Menyusun

Project
Charter
WEEK 03

9/15/2020 8:08 AM 1
 Pengertian Contoh Tempalte

Penjelasan project Salah satu contoh

charter bentuk project Charter

Pembahasan
Waktu membuat project
Charter Di siklus hidup
proyek
Kapan Project Charter
dibuat

9/15/2020 8:08 AM 2
Pengertian
➢Project Charter merupakan suatu dokumen yang menggambarkan tujuan proyek
dengan menyertakan informasi spesifik lainnya seperti yang berkaitan dengan proyek,
misal hasil pekerjaan yang dihasilkan, biaya yang dibutuhkan , waktu pengerjaan
dan hal lainnya.

➢TOR / Term of Reference = KAK / kerangka Acuan Kegiatan/kerja

➢Dokumen dasar untuk suatu kegiatan proyek
➢Menjadi bahan acuan pembuatan proposal
➢ Siapa pembuat TOR ? Umumnya perusahaan / individu pemberi proyek

9/15/2020 8:08 AM 3
 Kapan Project Charter diterbitkan ?

Project Charter diterbitkan

pada fase Initiating dimana
digunakan sebagai masukan
pada saat phase Planning

source : IT Project Management,

Joseph Phllips, third edition
9/15/2020 8:08 AM 4
 Contoh Template

Element dari Project Charter terdiri dari :

1. Nama Project
2. Sponsor Proyek
3. Manajer Proyek
4. Tujuan Proyek
5. Scope proyek
6. Business Case untuk Proyek
7. Hasil Pekerjaan
8. Waktu Pelaksanaan
9. Resource (budget, staff dan vendor)
10. Asumsi dan kendala
11. Risiko

source : IT Project Management,

Joseph Phllips, third edition

9/15/2020 8:08 AM 5
 Contoh : Project Charter

• Nama Project :
Penggantian sistem aplikasi office dari Microsoft Office 2016 ke LibreOffice 5.0

• Sponsor Proyek : CIO PT XYZ

• Manajer Proyek : Manajer Senior / Analis Sistem

• Tim Proyek :
• Analis sistem,
• Teknisi,
• Software Support

9/15/2020 8:08 AM 6
 Contoh : Project Charter

• Tujuan Proyek :
Mengganti aplikasi office dari Microsoft Office 2016 ke LibreOffice pada 200
unit komputer dan sudah siap untuk digunakan per tanggal 30 Desember
2018

• Scope Proyek :
1. Penggantian aplikasi dari Microsoft Office ke LiberOffice
2. Konversi data dokumen
3. Trainning User.

9/15/2020 8:08 AM 7
 Contoh : Project Charter

• Business Case :
Microsoft Office 2016 merupakan suatu paket aplikasi yang umum
digunakan untuk pengolahan data. Microsoft Office ini sudah
digunakan di perusahaan ini lebih dari 2 tahun sejak tahun 2016.
Sejak diberlakukan UU ITE maka penggunaan aplikasi office ini
akan dihentikan karena dapat melanggar aturan yang
berlaku.Sebagai gantinya akan diberlakukan penggunaan
LibreOffice 5 untuk melakukan semua pengolahan data yang ada
diperusahaan ini.

Aplikasi LibreOffice ini dapat melakukan sebagian besar pekerjaan

yang dilakukan pada program aplikasi Microsoft Office. Selain free
aplikasi ini juga tidak kalah dengan aplikasi Microsoft Office.

9/15/2020 8:08 AM 8
 Contoh : Project Charter
• Hasil Pekerjaan (Deliverables):
1. Semua desktop akan diganti dari Aplikasi Microsoft Office 2016 ke
LibreOffice 5.0
2. Trainning User akan dilakukan selama 1 Bulan dari tanggal 1 sd 30
Oktober 2018
3. Tanggal 30 Desember 2018 semua desktop sudah menggunakan Aplikasi
LibreOffice 5.0

• Waktu Pelaksanaan :
Oktober 2018 : melakukan Trainning
November 2018 : Instalasi Aplikasi LibreOffice & Migrasi dokumen
Desember 2018 : Final penggunaan LibreOffice

9/15/2020 8:08 AM 9
 Contoh : Project Charter
• Resource (budget, staff dan vendor) :
Budget : maksimal Rp. 50.000.000
Total Tim : 4 orang

• Asumsi dan kendala :

a.Target penyelesaian sebelum tanggal 30 Desember 2018
b. Hari Kerja Senin sd Jumat
c. Spesifikasi komputer minimun Core i 3 Memory 2 GB
d.Biaya proyek tidak lebih Rp. 50.000.000

• Risiko :
Apabila dalam proyek ini gagal dan perusahaan harus mempergunakan / membeli
microsoft office 2016 maka biaya yang harus dikeluarkan ini pengadaan ini adalah :
200 pc x @2.745.000 = 549.000.000

9/15/2020 8:08 AM 10
 Proposal

➢ Dokumen yang merinci ruang lingkup proyek, biaya dan jadwal

proyek, serta menjelaskan langkah-langkah yang akan diambil
oleh tim proyek untuk menghasilkan produk yang diinginkan.
➢ Dokumen PERENCANAAN PROYEK
➢ Dibuat berdasarkan TOR / Project Charter

9/15/2020 8:08 AM 11
Kegunaan Proposal
1. Berisi perkiraan tim proyek
2. Untuk proyek eksternal
3. Sebagai alat penjualan

9/15/2020 8:08 AM 12
 Contoh Outline Proposal

1. Halaman Judul
Tercantum judul sistem, pembuat, tanggal, no. revisi, logo
perusahaan.
2. Daftar Isi
3. Ruang lingkup
4. Keuangan
Tercantum harga total dan tanggal pengiriman. Bila termasuk
hardware, perincian harga hardware dan sistem operasinya.
Bila ada pembelian software dicantumkan juga jenis dan
versinya
9/15/2020 8:08 AM 13
5. Rencana
Menggambarkan langkah-langkah rencana untuk membangun
proyek.
6. Penerimaan (Acceptance)
Berhubungan dengan diterima atau tidaknya sistem oleh user.
7. Kondisi dan asumsi
Berisi semua daftar kondisi dan asumsi yang mempengaruhi
biaya proyek.
8. Istilah khusus

9/15/2020 8:08 AM 14
Kick off Meeting
▪Adalah rapat perdana proyek di antara semua pihak yang terkait dengan pelaksanaan
proyek.
▪ suatu rapat perdana proyek yang melibatkan semua pihak yang terkait dalam pelaksanaan proyek
perlu diadakan untuk mendapat pemahaman yang sama tentang proyek tersebut.

▪ Topik utama : membahas project charter atau TOR Project

▪ Presentasi dilaksanakan oleh Tim Pengembang

9/15/2020 8:08 AM 15
Langkah-langkah presentasi :
1. Buatlah ucapan pembuka. Perkenalkan tiap peserta, dan
nyatakan tujuan pertemuan tersebut.
2. Perkenalkan proposal secara garis besar.
3. Bagikan proposal.
4. Beri waktu peserta untuk membaca proposal.
5. Beri penekanan utama disetiap bagian yang penting.
6. Terakhir, tutup dan sarankan user untuk membeli dan
membeli secepatnya.

9/15/2020 8:08 AM 16
Contoh outline TOR dan
proposal

9/15/2020 8:08 AM 17
Outline TOR/ Term of Reference
1. Latar Belakang
2. Tujuan Proyek
3. Sasaran proyek (dampak hasil pekerjaan)
4. Lingkup Kegiatan
5. Deliverables
6. Sumber daya (man, money, material)
7. Waktu Pelaksanaan
8. Metodologi pengembangan

9/15/2020 8:08 AM
RA ~
18
Cakupan Project Planning
1. Pendahuluan, menggambarkan tujuan atau sasaran proyek dan membuat ruang
lingkup batasan (spt anggaran dan waktu ) yang berpengaruh pada manajemen proyek

2. Organisasi Proyek, menggambarkan cara-cara dalam tim pengembang diorganisasi,

orang-orang yang terlibat dan perannya dalam tim

3. Analisa Risiko, menggambarkan resiko-resiko proyek yang mungkin terjadi dan strategi
yang diusulkan untuk mengurangi tau menanggulangi resiko tersebut.

4. Kebutuhan Sumber daya Software dan hardware, menjelaskan kebutuhan sumber

daya Software dan hardware saat pengembangan dilakukan dengan memperkirakan
harga sumberdaya tsb.

5. Work Breakdown structure, menjelaskan turunan proyek ke dalam bentuk aktifitas atau
kegiatan dan mengidentifikasi milestone dan suatu yang dikirimkan terkait dengan
dokumen yang dihasilkan dengan aktifitas tersebut.

6. Penjadwalan Proyek, menggambarkan ketergantungan antar aktifitas, waktu estimasi

yang diminta untuk mecapai milestone dan alokasi atau penempatan orang/tenaga ahli
ke aktifitas-aktifitas tersebut

7. Perhitungan Anggaran Proyek (Cost) 9/15/2020 8:08 AM 19

→ Sesuai dengan motodologi

→ Buat peran dari Tim proyek

9/15/2020 8:08 AM 20
Tugas kelompok-1- PPSI
Ketentuan

1. Buat project charter sesuai template (11 poin) dengan mencantumkan metode sesuai
ketentuan di bagian asumsi

2. Dikirim melalui submit assignment di elearning oleh perwakilan kelompoknya

3. Nama File : PPSI P-CHARTER Kelx

4. Deadline 3 hari setelah jadwal UTS