PEMBEKALAN IMPLEMENTASI

PROYEK PERUBAHAN
DIKLATPIM TINGKAT IV

Oleh:
Tim Widyaiswara

BADAN DIKLAT PROVINSI JAWA TENGAH

TAHAP
LABORATORIUM KEPEMIMPINAN

Tahap melakukan implementasi Proyek Perubahan yang

telah dirancang
Off campus
Peserta memimpin pelaksanaan perubahan dengan
melibatkan stakeholders internal & eksternal dan resources
yang ada (dana, SDM, informasi, jejaring dsb).
Metoda pembelajaran : Coaching & Counselling
Atasan langsung berperan sebagai mentor yang
memberikan bimbingan langsung dan pemantauan
pelaksanaan proyek perubahan
Bimbingan Coach melalui portal, email, BBM, fb, WA,
telepon dan diskusi langsung
Progress kegiatan off campus dipantau oleh penyelenggara
melalui media teknologi informasi
2

LEADERSHIP LABORATORY

MENTOR

TIM

COACH
REFORMER/
PESERTA DIKLATPIM

Tahap IV : Breakthrough II
(Laboratorium Kepemimpinan);

1.

Implementasi Proyek Perubahan;

2.

Pelaporan Proses Implementasi Proyek

Perubahan;

3.

Laporan Implementasi Proyek Perubahan;

Seminar Laporan Implementasi Proyek
Perubahan;
Evaluasi Kepemimpinan

4.
5.

SISTEM PENYELENGGARAAN/TAHAPAN DIKLATPIM

Tahap I:
Diagnosa
Kebutuhan
Perubahan
Organisasi

Tahap II:
Breakthrou
gh 1:
Taking
Ownership

Tahap III
Merancang
Perubahan
dan
Membangu
n Tim

Tahap IV
Breakthrough
II: Leadership
Laboratory

Tahap V:
Evaluasi

Kompeten

Pemimpin
Perubaha
n

Implementasi Proyek
Perubahan
Mengarahkan peserta dan menguji
kapasitas kepemimpinannya dalam
mengimplementasikan proyek
perubahan;
Memasuki tahap Laboratorium
Kepemimpinan : 55 hari efektif;
Rancangan Proyek Perubahan sebagai
acuan.

Apa yang perlu

diperhatikan ?
1. Fokus pada area perubahan yang
telah disepakati;
2. Pentahapan kegiatan yang telah
direncanakan
3. Milestone yang telah dirumuskan;
4. Sinergi stakeholders;
5. Komunikasi

lanjutan
6.Sumberdaya (sarpras, dana,
jejaring, teknologi, dsb);
7.Waktu yang tersedia (terkait tugas
lain dari atasan);
8.Standar/kriteria keberhasilan vs hasil
inovasi yang dicapai;
9. Faktor pendukung keberhasilan;
10.Kendala & strategi mengatasi;

Siapa yang terlibat ?

Struktur pengelolaan proyek

perubahan;
Stakeholder internal & eksternal;
Mentor
Coach
Penyelenggara diklat

Contoh :
Mentor

Project
Leader

Coach

Pokja

01:28:00 AM

Pokja

Siapa yang mempengaruhi keberhasilan

pembaharuan Diklatpim Tk IV ?

KepalaB
KN

Menpan

Fasilitato
r

()

(+/
+)

Deputi V
(+/
+)

Pemrt
Pusat

Pakar
Kepala
LAN

Deputi
IV

+)

PKP2A
(+)

(+/

(+/

+)

LAN
Others

Lemb.
Diklat

Menkeu

External

(+)

(+/

(+/
)

Pemrt
Dae.

(+/
)

Reporting/coordinating
Advocacy
Funding
Informal relationship

(+)

Positive (+), Strongly Positive (++)

Negative (-), Strongly Negative (- -)
Neutral (+/-)

()

TUGAS PESERTA DIKLAT

1.Melakukan eksekusi keseluruhan tahapan
yang telah dirancang dengan
mendayagunakan seluruh sumber daya yang
dimiliki;
2.Secara aktif berdiskusi, bertanya dan
melaporkan perkembangan implementasi
proyek perubahan kepada coach minimal satu
minggu sekali.
3.Merujuk pada milestones yang telah
ditargetkan dlm pelaksanaan proyek sbg dasar
pencapaian target perubahan

Lanjutan
4.Mengumpulkan dokumen kegiatan yang dapat
dijadikan bukti dalam evaluasi dan untuk
pelengkap laporan kegiatan;
5.Menggerakkan seluruh stakeholder terkait
dalam mendukung keseluruhan tahapan
implementasi proyek perubahan;
6.Mengembangkan instrumen monitoring dan
melakukan perekaman terhadap setiap
progress yang dihasilkan dlm proses
implementasi.

Lanjutan

7. Menyusun laporan proyek perubahan

secara utuh, mulai dari rancangan proyek
perubahan sampai dengan hasil/capaian
dari implementasi proyek perubahan.
8. Menyerahkan laporan implementasi
proyek perubahan kepada penyelenggara
satu hari sebelum seminar.

KARTU KENDALI PROSES COACHING DIKLATPIM TK IV

Nama Peserta :
Nama Coach :
InstansI
:
NDH
:

No Tanggal
Substansi yg
Coaching dilaporkan /
dikonsultasikan

Media
komunikasi

Hasil coaching Paraf Coach

IMPLEMENTASI RANCANGAN
PROYEK PERUBAHAN
1.
2.
3.
4.

Lapor Mentor
Perbaiki RPP :
a. Masukkan catatan hasil Seminar RPP
RPP yang sudah diperbaiki kirim ke Badiklat /
Coach lewat jasa Pos
Memimpin Perubahan
a. Laksanakan kegiatan jangka pendek dengan
meperhatikan milestone, output dan arahkan kepada
pencapaian tujuan
b. Laporkan kegiatan secara mingguan (minimal 1 x dalam
seminggu, misal setiap hari Jumat)

IMPLEMENTASI RANCANGAN PROYEK

PERUBAHAN

4. Memimpin Perubahan
c. Jangan membuka halaman baru
d. Lampiran gunakan DOCS (jangan gunakan WinRAR)
e. Semua dokumen disimpan
f. Respon balik Coach seminggu satu kali
g. Coach akan memberi petunjuk lewat Portal
h. Buat Kertas Kerja Lap Impl Proyek Prerubahan
i. Siapkan video untuk paparan
5. Memasuki Tahap ke 5, dengan penuh percaya diri dan
bangga sebagai Pemimpin Perubahan

KERTAS KERJA
LAPORAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN
Oleh:
Tim Widyaiswara

Diklatpim Tk IV Provinsi Jawa Tengah

2016
1/12/17

18

FORMAT LAPORAN AKHIR

Latar belakang
2. Tujuan dan Manfaat
3. Deskripsi Proyek dan Ruang Lingkup
4. Indikasi Stakeholder dan Tim Efektif beserta Tata
Kelola Proyek Perubahan
5. Sumberdaya
6. Milestone (Rencana Tahapan)
7. Faktor Keberhasilan
8. Hasil Pelaksanaan
9. Penutup
10.Lampiran
1.

FORMAT LAPORAN AKHIR

1. Latar belakang
Berisi latar belakang permasalahan hingga diperlukan
terobosan inovasi, termasuk apa wujud terobosan
inovasinya
2. Tujuan dan Manfaat
Manfaat :
a. Untuk peningkatan kinerja organisasi dalam
rangka mendukung Reformasi Birokrasi di Instansi
b. Untuk perbaikan / peningkatan Pelayanan
Publik
c. Manfaat bagi stakeholders / pengguna
3. Deskripsi Proyek dan Ruang Lingkup

FORMAT LAPORAN AKHIR

4. Indikasi Stakeholder dan Tim Efektif beserta Tata Kelola
Proyek Perubahan
a. Indikasi Stakeholder
b. Tim Efektif
c. Tata Kelola ProPer
5. Sumberdaya
a. Pendayagunaan SDM
b. Pendayagunaan anggaran
c. Pendayagunaan sarpras
d. Pendayagunaan metoda
e. Pendayagunaan tekhnologi
6. Milestone (Rencana tahapan)

FORMAT LAPORAN AKHIR

7. Faktor Keberhasilan
8. Hasil Pelaksanaan
Merupakan persandingan antara rencana kegiatan dan
realisasi, bersama keterangan permasalahan yang ada
selama masa pelaksanaan
Realisasi bisa ditulis mencakup :
a. Nama kegiatan
b. Kapan dan dimana dilaksanakan kegiatan tsb
c. Stakeholders yang terlibat
d. Uraian hasil capaian Implementasi ProPer
e. Permasalahan yang ada
f. Foto pendukung bukti kegiatan (1 atau 2 saja)

FORMAT LAPORAN AKHIR

9. Penutup
a. Kesimpulan
1) menceritakan status pelaksanaan pada saat selesai
breakthrough
2) penjelasan kegiatan apa saja yang masih perlu
dilanjutkan
b. Rekomendasi
1) saran mengenai langkah apa saja yg perlu
dilakukan sampai dgn penyelesaian proyeknya

FORMAT LAPORAN AKHIR

10. Lampiran
Semua bukti pendukung, misal : surat, daftar
hadir, resume, bukti dukungan stakeholder,
kuesioner, pretest, modul / slide paparan,
sertipikat, regulasi, hasil (hasil studi kelayakan,
hasil studi banding, hasil sosialisasi) MoU, peta,
foto, poster, banner, dll.

LAIN-LAIN

Cover dibuat yang bagus / cantik

Buat Prakata
Buat daftar isi, tabel, diagram, skema,
peta, lampiran, dll
Buat Daftar Pustaka
Buat Biodata ringkas

1/12/17

25

SEMINAR
LAPORAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN

Bahan seminar diserahkan kepada penyelenggara

sehari sebelum pelaksanaan seminar;
Bahan seminar berupa kertas kerja
Peserta juga menyerahkan soft copy Laporan
Implementasi Proper;
Dalam seminar, alokasi waktu 45 menit tiap peserta,
diawali dengan presentasi peserta selama 15 menit
yang menekankan pada implementasi proper;
Mentor, Coach dan Narasumber/Penguji yang hadir
diharapkan sama seperti yang hadir saat seminar
rancangan proper.

KEBIJAKAN KA LAN

Tahun 2016, proses e-learning harus sudah berjalan

Presentasi Lap Hasil Laboratorium Kepemimpinan

wajib menggunakan video, yang berisi :
a) Resume saat Membangun Komitmen Bersama
b) Uraian Hasil Capaian Implementasi ProPer,
c) Pengalaman Kepemimpinan (Lesson
Learnt / Leadership Experience /
Leadership Exercise )

EVALUASI KEPEMIMPINAN

Dilaksanakan dalam forum angkatan pada sesi

terakhir dalam jadwal diklatpim;
Tujuan evaluasi kepemimpinan adalah untuk
berbagi pengalaman / best practices kepemimpinan
diantara sesama project leader;
Tiap kelompok diwakili seorang presenter yang
memaparkan best practices kepemimpinan dalam
melaksanakan proper.
Selain itu, masing-masing Peserta membuat tulisan
Pengalaman Kepemimpinan (Lesson Learned),
dimasukkan kedalam Laporan Impl ProPer

SELAMAT
MENGIMPLEMENTASIKAN
PROYEK PERUBAHAN
SEMOGA SUKSES.

Terima
Kasih

01:28:00 AM