1

PROPOSAL
RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN
MENGOPTIMALKAN PELAYANAN PERIZINAN LEMBAGA PENDIDIKAN ANAK
USIA DINI PROGRAM TK (PAUD FORMAL) MELALUI PENETAPAN
STANDAR OPERASIONAL PELAYANAN (SOP)

DISUSUN OLEH:
CUT MEURAH ELVIDAYANTI, SH
NIP. 19660528 199203 2 009
NDH. 05

BADAN KEPEGAWAIAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN ACEH

BEKERJASAMA DENGAN BKPP KOTA BANDA ACEH
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN II
BANDA ACEH, BULAN AGUSTUS 2014

DAFTAR ISI (Proposal)

Kata Pengantar
Daftar Isi
BAB I : PENDAHULUAN
A.
B.
C.
D.
E.

Latar belakang
Area dan Fokus Proyek Perubahan
Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan
Ruang Lingkup Proyek Perubahan
Kriteria Keberhasilan

BAB II : DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

A. Out Kunci Proyek Perubahan
B.
Pentahapan Proyek Perubahan
C. Tata Kelola Proyek Perubahan
D. Steakholders Proyek Perubahaan
E.
Faktor Kunci Keberhasilan Proyek Perubaahan
F.
Target Capain Kinerja (berisi target kuantitatif/persentase pencapaian
output sesuai kriteria keberhasilan)
G.
Adopsi Hasil Benchmarking ke Best Practice

KERTAS KERJA
PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL

MENGOPTIMALKAN PELAYANAN PERIZINAN LEMBAGA PENDIDIKAN ANAK

USIA DINI PROGRAM TK (PAUD FORMAL) MELALUI PENETAPAN
STANDAR OPERASIONAL PELAYANAN (SOP)

DISUSUN OLEH:
CUT MEURAH ELVIDAYANTI, SH
NIP. 19660528 199203 2 009
NDH. 05

BADAN KEPEGAWAIAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN ACEH

BEKERJASAMA DENGAN BKPP KOTA BANDA ACEH
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN II
BANDA ACEH, BULAN AGUSTUS 2014

DAFTAR ISI (LAPORAN/KKPP)

Kata Pengantar
Daftar Isi
BAB I : PENDAHULUAN
A.
B.
C.
D.
E.

Latar belakang
Area dan Fokus Proyek Perubahan
Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan
Ruang Lingkup Proyek Perubahan
Kriteria Keberhasilan

BAB II : DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

A.
Out Kunci Proyek Perubahan
B. Pentahapan Proyek Perubahan
C. Tata Kelola Proyek Perubahan
D. Steakholders Proyek Perubahaan
E. Faktor Kunci Keberhasilan Proyek Perubaahan
F.
Target Capain Kinerja (berisi target kuantitatif/persentase pencapaian
output sesuai kriteria keberhasilan)
G. Adopsi Hasil Benchmarking ke Best Practice
BAB III : PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
A. Penyajian Pengalaman Memimpin Proyek Perubahan
B. Hasil Capaian Proyek Perubahan
C. Kendala Implementasi Proyek Perubahan (internal dan eksternal)
D. Strategi Mengatasi Kendala
BAB IV : PENUTUP
A. Kesimpulan
B. Rekomendasi
Lampiran-lampiran pendukung
Project Charter (termasuk persetujuan atas terhadap area perubahan), Foto
kegiatan, notulen rapat, SK, Nota Dinas, Memo dll.

FORMULIR PROYEK PERUBAHAN

Formulir 1
Kesepakatan Area Perubahan

KESEPAKATAN AREA PERUBAHAN PESERTA DIKLTPIM TINGKAT IV

1. DESKRPSI SINGKAT TUGAS DAN FUNGSI UNIT KERJA

Menyelenggarakan pendidikan dan memberikan pelayanan teknis di bidang

pendidikan luar sekolah
2. AREA ORGANISASI YANG BERMASALAH
Perizinan lembaga Pendidikan Anak Usia Dini (PAUD) yang selama ini
dilaksanan menggunakan standar operasional pelayanan secara menyeluruh
yaitu program Taman Penitipan Anak (TPA), Kelompok Bermain dan Taman
Kanak-Kanak (TK)
3. AREA ORGANISASI YANG MENJADI AREA PERUBAHAN
Diharapkan dengan proyek perubahan ini adanya perizinan secara lebih
kongkrit untuk izin penyelenggaraan program taman kanak-kanan agar
lembaga-lembaga TK menghasilkan anak didik yang memiliki karakter yang
baik dimasa yang akan datang

Banda Aceh, 3 September 2014

PESERTA DIKLAT,

(Cut Meurah Elvidayanti, SH)

ATASAN LANGSUNG PESERTA

DIKLAT,

(Drs. Muhammad)

Lampiran 2
FORMULIR KEGIATAN PESERTA DIKLAT PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP
1. Nama Peserta

: Cut Meurah Elvidayanti, SH

2. Instansi

: Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kota Banda Aceh

3. Rencana Area : Mengoptimalisasi Pelayanan Perizinan Lembaga Pendidikan

Anak Usia Dini Program TK (PAUD Formal) melalui penetapan Standar
Operasional Pelayanan (SOP)

No
1.

2.

Hari/ Tgl
Selasa/2-92014

Rabu/3-92014

Kegiatan

Output

Diinfokan ke
Paraf
Coach
Mentor
Tanggal

Melapor kepada mentor tentang

proyek perubahan yang akan
dilaksanakan di Instansi Dinas
Pendidikan Pemuda dan Olahraga
Kota Banda Aceh Khususnya Sesi
Pendidikan Luar Sekolah

Mentor menyetujui Diinfokan

proyek
perubahan melalui emai
yang diusulkan
coach tanggal

Melakukan rapat kecil (Diskusi

Restorasi/sosialisasi) yang dihadiri
oleh Mentor, Kasi Pendidikan Luar
Biasa, Kasi sapran PLBLS, serta
seluruh staf pada bidang PLBLS

Proyek
perubahan
yang disosialisasikan
kepada ara peserta
mendapat tanggapan
positif dan memang
sesuatu
yang
diharapkan
oleh
semua
peserta
sosialisasi.
Waktu
yang dilaksanakan
jam 11.30 s.d selesai
sebelum dzuhur

Menulis area organisasi yang

Terdokumentasi area

2 September
2014, jam
20.18 WIB
Diinfokan
melalui email
coach tanggal
3 September
2014

7
Kamis/4-92014

4.

Jumat/
2014

bermasalah dan area organisasi yang

menjadi area perubahan

Konsultasi dengan mentor tentang

5-9- kepastian pelaksanaan proyek
perubahan

Konsultasi dengan coach tentang

Selasa/ 9-9- kepastian dari judul pelaksanaan
2014
proyek perubahan

5.

1.

masalah yang akan

menjadi
objek
perubahan
Teridentifikasi bahanbahan pelaksanaan
proyek perubahan
Disetujui judul proyek
Konsultasi
perubahan yaitu
dengan coach
Mengoptimalisasi
Pelayanan Perizinan
Lembaga Pendidikan
Anak Usia Dini
Program TK (PAUD
Formal) melalui
penetapan Standar
Operasional
Pelayanan (SOP)

Banda Aceh, 3 September 2014

Peserta Diklatpim tingkat IV,

(Cut Meurah Elvidayanti, SH)

Lampiran 3
FORMULIR BAGI MENTOR PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP

1. Nama Peserta

: Cut Meurah Elvidayanti, SH

2. Instansi

: Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kota Banda Aceh

3. Rencana Area : Mengoptimalisasi Pelayanan Perizinan Lembaga Pendidikan

Anak Usia Dini Program TK (PAUD Formal) melalui penetapan Standar
Operasional Pelayanan (SOP)
CATATAN TERHADAP RENCANA ATAS PERUBAHAN YANG DISIAPKAN PESERTA

Area Perubahan yang dibahas telah sesuai dengan tupoksi yang bersangkutan
sehingga proposal proyek perubahan dapat dilanjutkan

REKOMENDASI
.................................................................................................................
...................................................................................................................
.................................................................................................................
...................................................................................................................
Banda Aceh, September 2014
Mentor
(

Lampiran 4

Drs. Muhammad)

FORMULIR BAGI COACH PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP

1. Nama Peserta

: Cut Meurah Elvidayanti, SH

2. Instansi

: Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kota Banda Aceh

3. Rencana Area : Mengoptimalisasi Pelayanan Perizinan Lembaga Pendidikan

Anak Usia Dini Program TK (PAUD Formal) melalui penetapan Standar
Operasional Pelayanan (SOP)

CATATAN TERHADAP RENCANA ATAS PERUBAHAN YANG

DISIAPKAN PESERTA
.......... ............................................................................................
.............................
.......... ............................................................................................
RRR

REKOMENDASI

......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................

Banda Aceh, September 2014

Coach
(Azhar, S.Pd, M.Pd )

10

Lampiran 5

FORMULIR KEGIATAN PESERTA DIKLAT PADA TAHAP LABORATORIUM

KEPEMIMPINAN

1. Nama Peserta
2. Instansi
3. Rencana Area Perubahan

No

Hari/Tgl

Kegiatan

: ..
: ..
: .

Output

Diinfokan ke
Coach Tanggal

Paraf
Mentor

.., ..2014
Peserta Diklatpim tingkat IV,

(.)

11

CATATAN TERHADAP RENCANA ATAS PERUBAHAN YANG DISIAPKAN PESERTA

................................................................................................................
.......................................................................................................dst

REKOMENDASI
.................................................................................................................
...................................................................................................................
.................................................................................................................
...................................................................................................................
Banda Aceh,...............
Mentor
(
)

12
Lampiran 6

FORMULIR BAGI MENTOR PADA TAHAP LABORATORIUM KEPEMIMPINAN

1. Nama Peserta
2. Instansi
3. Judul Proyek Perubahan
No

Hari/Tgl

: ..
: ..
: .

Kegiatan yang dilakukan

Output

Paraf Mentor

.., ..2014
Peserta Diklatpim tingkat IV,

(.)

13

7. FORMAT DOKUMEN PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN

01 . IDENTITAS PROYEK
Judul

Judul proyek perubahan yang akan dilakukan

Deskripsi

Gambaran singkat mengenai proyek perubahan

Sponsor

Atasan/pejabat yg ditunjuk oleh pimpinan instansi yang akan

menjadi pengarah dan pendukung proyek perubahan

Project Leader

Penanggung jawab proyek perubahan

Sumber daya tim

Sumber dukungan dan

legitimasi bagi tim untuk
menjalankan proyek
perubahan

Penjelasan
singkat
Penjelasan
singkat
Penjelasan
singkat

02. LATARBELAKANG (BURNING PLATFORM)

Latar belakang perlunya proyek dilakukan. Berangkat dari kondisi ideal atau normatif
yang akan dicapai dan permasalahan yang dihadapi. Identifikasi permasalahan
sangat penting untuk menentukan fokus proyek perubahan.

14

03. TUJUAN
tujuan proyek perubahan yang akan dicapai baik jk pjg , menengah dan jk
pendek dan pada kolom ini anya diisi jak pendek dan jk menengah

04. MANFAAT
Manfaat proyek perubahan dalam mendukung reformasi birokrasi dan
perbaikan kinerja kebijakan serta kualitas pelayanan publik yang menjadi
tanggungjjawab instansinya

05. RUANG LINGKUP

Kegiatan penting yang akan dilakukan dalam proyek perubahan, rumusan
kegiatan tersebut disesuaikan dengan tujuan pada bagian 03.

06. OUTPUT KUNCI

( KEY PROJECT DELIVERABLES)

Nama

Deskripsi

Nama output kunci yang akan

Penjelasan singkat output yang hendak
dihasilkan.Output berupa output antara
dihasilkan dalam proyek perubahan
(yang akan dicapai dalam jangka pendek
dan menengah) dan output akhir yang
akan dicapai dalam jangka menengah.

07. PENTAHAPAN
(MILESTONES)

15

No

TAHAP UTAMA

Urutan

Tahapan dalam proyek perubahanTarget waktu

merupakan capaian capaian yang pelaksanaan (minggu,
sangat penting sehingga harusbulan, tahun)
diperhatikan dalam menjamin
terlaksananya proyek perubahan
secara tepat waktu dan tepat
sasaran.
Milestone
berbeda
dengan time schedule yang akan
diuraikan secara lebih rinci pada
laporan Breaktrhough 2
Milestone bisa dibedakan antara
tahapan jangka pendek dan
panjang

08 TATA KELOLA PROYEK

STRUKTUR

Gambarkan struktur
tim/orang yang terlibat
dalam penyelenggaraan
proye perubahan

Contoh :
sponsor

Deskripsi
(Penjelasan peran masing masing
dalam penyelenggaraan proye
perubahan)

Sponsor .........

Project leader.......

Pokja ......

Coach ...........

Coach.... Pokja
leader
Pokja.
pokja

09. ANGGARAN
JUMLAH

Waktu

Deskripsi

16

Penjelasan peruntukan

Estimasi jumlah
anggaran yang
dibutuhkan

10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER

Identifikasi instansi/individu yang berkepentingan
dan memiliki sedikit banyak pengaruh terhadap hasil
akhir dari proyek perubahan. Pengaruh tersebut
dapat bersifat positif yang berarti mendukung atau
negatif yaitu menjadi sumber penghambat.
Stakeholder dapat dibedakan antara stakeholder
internal (masih dalam satu instansi) atau eksternal
yaitu instansi lain atau individu yang berpengaruh
diluar instansi peserta.

NO

11. PERSETUJUAN

Banda Aceh,.........................
Project sponsor :
Project Leader:
(atasan peserta diklat)
(Peserta Diklat)
ttd
ttd

Nama

Nama

Lampiran 8.
FORMAT DOKUMEN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
Sama dengan proposal proyek perubahan namun ditambahkan unsur unsur sebagai
berikut :

17

12. PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF

1). Penjelasan tugas dan wewenang masing- masing anggota tim kerja
2). Penjelasan masa berlaku Tim kerja serta etika dan mekanisme tim kerja

13. IDENTIFIKASI/POTENSI/KENDALA/MASALAH
Deskripsi
1). Penjelasan tentang potensi kendala yang akan menghambat kelancaran atau
keberhasilan pencpaian target dan tujuan proyek perubahan.
2). Penjelasan tentang resiko yang harus diantisipasi bagi keberhasilan pencapaian tujuan
proyek perubahan sesuai wktu yang dietapkan.
3). Penjelasan strategi mengatasi kendala/masalah.

14. KRITERIA DAN FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN

1). Penjelasan tentang ukuran keberhasilan dalam pelaksanaan proyek
perubahan. Ukuran tersebut harus dapat diukur misalnya dengan presentase
capaian, norma waktu, uang, dsb

15. DAFTAR RENCANA KEGIATAN PELAKSANAAN PROYEK

PERUBAHAN
1). Penjelasan tentang daftar kegiatan pelaksanaan proyek perubahan beserta siapa
melakukan apa, target waktu penyelesaian, kapan mulai dilaksanakan dan output
kegiatan
2). Penjelasan tentang rencana evaluasi dan monitoring serta evaluasi kegiatan
3). Penjelasan tentang sistem dan format pelaporan yang dipakai oleh tim

16.PERSETUJUAN

Project sponsor :
(atasan peserta diklat)
ttd

Nama

Banda Aceh,.........................
Project Leader:
(Peserta Diklat)
ttd

Nama

18