Manajemen

Modul ke: Konstruksi

10 Fakultas
Project Communication & Stakeholder Management

FAKULTAS TEKNIK
PERENCANAAN DAN
DOSEN : Ir. Ernanda Dharmapribadi, MM
DESAI ernanda.99@gmail.com
N
Program Studi
TEKNIK SIPIL
www.mercubuana.ac.id
Mapping Knowledge Area & Process
• Communication & Stakeholder Management merupakan salah satu knowledge
area yang terjadi dalam setiap tahapan proses manajemen proyek. Bandingkan
dengan knowledge area lainnya dalam tabel di bawah ini
Pendahuluan
• Komunikasi adalah proses yang menghubungkan antara orang dan
informasi seputar pelaksanaan proyek. Meliputi seluruh proses yang
diperlukan untuk menerbitkan , mengumpulkan, mendistribusikan
informasi proyek secara akurat pada waktu yang tepat

• Keahlian komunikasi yang diperlukan dalam pengelolaan proyek antara

lain :
• Mendengarkan secara aktif
• Memberi umpan balik yang jelas
• Edukasi anggota tim
• Pembuktian kebenaran sebuah informasi
• Mengelola harapan para stakeholder
• Mempengaruhi orang lain untuk mengerjakan sesuatu
• Negosiasi untuk mencapai kesepakatan yang menguntungkan
• Penyelesaian konflik
Communication Management Overview
Terdiri dari tiga proses sbb :
• Perencanaan manajemen
komunikasi proyek

• Pengelolaan komunikasi

• Kontrol proses komunikasi

Perencanaan Komunikasi
• Perencanaan Komunikasi adalah proses identifikasi informasi yang
diperlukan oleh stakeholder dan menentukan cara berkomunikasi
kepada masing – masing dari mereka

• Secara prinsip, perencanaan komunikasi proyek adalah

mengidentifikasi siapa yang membutuhkan, apa yang dibutuhkan,
bagaimana pendistribusiannya dan siapa yang akan melaksanakannya

• Perencanaan komunikasi yang tidak baik akan menyebabkan

keterlambatan penyampaian berita, salah alamat atau informasi yang
tidak sampai pada tujuan

• Dengan adanya banyak pihak berkepentingan terhadap proyek, maka

komunikasi yang baik adalah prioritas utama. Proses ini erat kaitannya
dengan manajemen sumberdaya manusia dan manajemen stakeholder
Pengelolaan Komunikasi
• Meliputi informasi yang diperlukan, siapa yang memerlukan dan kapan
diperlukan
Pengelolaan Komunikasi
• Perencanaan komunikasi yg kurang matang akan menyebabkan
masalah dalam pengelolaan komunikasi dalam sebuah proyek, karena
pelaksana proyek adalah sebuah tim yang harus sinergi
Pengelolaan Komunikasi
• Strategi berkomunikasi kepada tingkatan manajemen yang lebih tinggi
memerlukan persiapan lebih matang, waktu yang tepat dan kesabaran

• Komunikasi kepada tingkatan stakeholder yang sama atau lebih

rendah dapat dilakukan secara spontan, karena bila terjadi kesalahan
akan lebih mudah memperbaikinya
Identifikasi Stakeholder
• Adalah proses identifikasi seluruh orang atau
organisasi yang berkepentingan untuk suksesnya
proyek. Contoh : konsultan, kontraktor, owner, tim
pengawas, suplier, sponsor, aparat pemerintahan dan
sebagainya
• Orang – orang yang berkepentingan negatif terhadap
proyek termasuk juga kategori stakeholder. Contoh :
kompetitor maupun tetangga yang terdampak berisik
proyek
• Stakeholder harus diberi informasi yang relevan sesuai
kepentingan mereka. Informasi yang diberikan harus
disusun sedemikian rupa sehingga mensuport
kelancaran proyek
Identifikasi Stakeholder
• Stakeholders adalah semua orang yang berkepentingan terhadap
suatu proyek, baik yang bersifat positif maupun negatif. Terdapat tiga
kategori stakeholders sebagai berikut :
1. Orang yg terlibat (involved) : tim proyek, owner, konsultan, dll
2. Orang yang terdampak (afected) : customer, suplier, aparat
pemerintahan dll
3. Orang yg negatif terhadap proyek : tetangga, wartawan,
organisasi masa dll

• Dengan mengetahui golongan stakeholders, kita dapat menyusun

strategi komunikasi (high level atau low level)

• Komunikasi dengan stakeholder pada posisi yang lebih tinggi harus

memenuhi harapannya, mengerti akan kepentingannya, menggunakan
cara negosiasi yang efektif, dilakukan pada suasana yang tepat
Monitoring Komunikasi
• Monitoring komunikasi digunakan untuk memastikan bahwa rencana
komunikasi sudah dijalankan dengan baik. Beberapa cara yang dapat
dilakukan adalah sebagai berikut :

• Informasi dari kemajuan pekerjaan : monitoring pada prosedur

komunikasi yang sedang dijalankan, apakah dapat menyelesaikan
masalah atau memicu problem baru. Bila ada efek negatif dari
rencana semula, maka strategi harus ditinjau kembali

• Monitoring pada perubahan – perubahan dalam proyek yang

menyimpang dari kontrak awal. Bila seluruh proses perubahan
dapat diakomodir dengan lancar, maka sistem komunikasi telah
berjalan baik

Hasil dari monitoring ini dapat digunakan sebagai feedback untuk

rencana manajemen proyek yg telah dibuat dan bahkan feedback
untuk sistem prosedur perusahaan
Stakeholder Management Overview
• Manajemen stakeholders proyek mencakup proses yang
dibutuhkan untuk mengidentifikasi individu, grup, atau
organisasi yang dapat memengaruhi proyek, menganalisis
ekpektasi stakeholders yang dapat berpengaruh di dalam
proyek, dan untuk mengembangkan strategi manajemen
yang tepat untuk proses pengikutsertaan stakeholders

• Terdiri dari 4 proses, yaitu :

• Identifikasi stakeholder meliputi proses penentuan siapa
saja yang mempunyai kepentngan terhadap proyek
• Perencanaan stakeholder, adalah proses menentukan
strategi untuk melibatkan tipe stakeholder tertentu
untuk keperluan proyek
Stakeholder Management Overview
• Mengelola keterlibatan stakeholder, yaitu proses
melibatkan stakeholder dan bekerja bersama mereka
• Kontrol stakeholder, yaitu memantau dan memastikan
dilaksanakannya rencana pengelolaan stakeholder
Identifikasi Stakeholder
Daftar Pustaka

• Iman Soeharto, Manajemen Proyek, dari konseptual sampai

operasional, Penerbit Erlangga, 1997

• Budi Santosa, Manajemen Proyek, Konsep & Implementasi, Penerbit

Graha Ilmu, 2009

• Ahuja Hira, Project Management, Techniques in Planning & Controlling

Construction Project, John Willey & Sons, 1994

• Husen Abrar, Manajemen Proyek, Penerbit Andi, 2011

• A Guide to The Project Management Body of Knowledge, fifth edition,

Project Management Institute Inc, 2013