Project

Stakeholder
Agnesya Trisna Budiono
Sendy Aditya Putra
Bahruddin Syah Sudtika
Stevie Raissa Veda
Muhammad Reza Saifullah
 Apa itu project Stakeholder?
Project Stakeholder merangkum proses yang dibutuhkan untuk mengenali orang,
kelompok, ataupun organisasi yang bisa berakibat atau terkena dampak proyek, untuk
menganalisis harapan pemangku kepentingan serta dampaknya pada proyek, dan untuk
meningkatkan strategi manajemen yang pas untuk menyertakan pemangku kepentingan
secara efektif dalam keputusan proyek.
Manajemen pemangku kepentingan juga berfokus pada komunikasi berkepanjangan
dengan pemangku kepentingan untuk memahami kebutuhan serta harapan mereka, mengatasi
permasalahan yang berlangsung, mengelola kepentingan yang berlawanan, serta mendorong
keterlibatan pemangku kepentingan yang sesuai dalam keputusan dan aktifitas proyek.
Kepuasan pemangku kepentingan wajib dikelola sebagai tujuan utama proyek.
 Project Stakeholder Management
Manajer proyek harus mengelola dampak atas berbagai stakeholder
yang berhubungan dengan persyaratan proyek untuk memastikan hasil
yang memuaskan atau berhasil.
Stakeholder proyek dapat terlibat secara aktif maupun pasif dalam
suatu proyek dan dapat memiliki kepentingan positif atau negatif
terhadap kinerja atau penyelesaian suatu proyek, sehingga stakeholder
harus dapat diidentifikasi sejak sebelum dimulainya proyek agar dapat
dikelola dan dikoordinasikan dengan baik oleh manajer proyek.
Terdapat 4 tahapan proses yang terjadi pada Stakeholders :
 Terdapat 4 tahapan proses yang terjadi pada stakeholders :
1. Mengidentifikasi stakeholder melibatkan mengidentifikasi semua orang yang terlibat dalam proyek atau
terpengaruh olehnya, dan menentukan cara terbaik untuk mengelola hubungan dengan mereka. Keluaran utama
dari proses ini adalah daftar stakeholder.

2. Perencanaan manajemen stakeholder melibatkan penentuan strategi untuk secara efektif melibatkan

stakeholder dalam keputusan dan kegiatan proyek berdasarkan kebutuhan, minat, dan potensi dampak mereka.
Keluaran dari proses ini adalah rencana pengelolaan stakeholder dan pembaruan dokumen proyek.

3. Mengelola keterlibatan stakeholder melibatkan komunikasi dan bekerja dengan stakeholder proyek untuk
memenuhi kebutuhan dan harapan mereka, menyelesaikan masalah, dan mendorong keterlibatan dalam keputusan
dan kegiatan proyek. Keluaran dari proses ini adalah log masalah, permintaan perubahan, pembaruan rencana
manajemen proyek, pembaruan dokumen proyek, dan pembaruan aset proses organisasi.

4. Mengontrol keterlibatan stakeholder melibatkan pemantauan hubungan stakeholder dan menyesuaikan rencana

dan strategi untuk melibatkan stakeholder sesuai kebutuhan. Keluaran dari proses ini adalah informasi kinerja
kerja, permintaan perubahan, pembaruan dokumen proyek, dan pembaruan aset proses organisasi.
 Initiating (Identify Stakeholders)
1. Pemangku kepentingan proyek internal biasanya tercantum sponsor proyek,
regu proyek, staf pendukung, serta pelanggan internal untuk proyek tersebut.
Pemangku kepentingan internal yang lain termasuk manajemen puncak,
manajer fungsional lainnya, serta manajer proyek lainnya karena organisasi
mempunyai sumber daya yang terbatas

2. Pemangku kepentingan proyek eksternal tercantum pelanggan proyek (bila

mereka berasal dari luar organisasi), pesaing, pemasok, serta kelompok
eksternal lainnya yang berpotensi ikut serta dalam proyek ataupun terkena
dampaknya, seperti pejabat pemerintah serta masyarakat yang peduli.
 Initiating ( Stakeholfer Register)
Catatan pemangku kepentingan mencakup informasi dasar tentang pemangku
kepentingan:

● Data identifikasi: Nama pemangku kepentingan, posisi, lokasi, peran dalam proyek,
serta informasi kontak

● Data penilaian: Persyaratan serta harapan utama pemangku kepentingan, pengaruh

potensial, dan fase proyek yang paling diminati oleh pemangku kepentingan

● Klasifikasi pemangku kepentingan: Apakah pemangku kepentingan internal ataupun

eksternal organisasi? Apakah pemangku kepentingan merupakan pendukung proyek
atau menolaknya?
 Planning (Planning Stakeholder Management)
Setelah mengidentifikasi serta menganalisis pemangku kepentingan, tim proyek wajib
mengembangkan rencana pengelolaan mereka

Rencana pengelolaan pemangku kepentingan dapat mencakup :

● Tingkatan keterlibatan saat ini serta yang diinginkan

● Keterkaitan antar pemangku kepentingan

● Persyaratan komunikasi

● Strategi pengelolaan potensial untuk setiap pemangku kepentingan

● Tata cara untuk memperbarui rencana pengelolaan pemangku kepentingan

 Planning (Sensitive Information)
● Karna rencana pengelolaan pemangku kepentingan sering kali mencakup data
sensitif, itu tidak boleh menjadi bagian dari dokumen resmi proyek, yang umumnya
tersedia untuk ditinjau oleh seluruh pemangku kepentingan.

● Dalam banyak permasalahan, hanya manajer proyek serta sebagian anggota regu
lainnya yang wajib mempersiapkan rencana pengelolaan pemangku kepentingan

● Bagian dari rencana pengelolaan pemangku kepentingan tidak ditulis, dan bila ada,
distribusinya sangat dibatasi
 Executing (Managing Stakeholder Engagement)
● Keberhasilan proyek kerap diukur dari segi kepuasan pelanggan/ sponsor

● Sponsor proyek sering kali memeringkat sasaran ruang lingkup, waktu, serta
anggaran dalam urutan kepentingannya dan memberikan pedoman tentang teknik
menyeimbangkan batasan rangkap tiga

● Peringkat ini dapat ditunjukkan dalam matriks manajemen ekspektasi untuk

membantu memperjelas ekspektasi
 Executing (Issue Logs)
● Memahami ekspektasi pemangku kepentingan dapat membantu dalam mengelola
masalah

● Permasalahan harus didokumentasikan dalam log permasalahan, perlengkapan yang

digunakan untuk mendokumentasikan, memantau, serta melacak permasalahan yang
perlu diselesaikan

● Permasalahan yang belum terselesaikan bisa jadi sumber utama konflik serta
menyebabkan harapan pemangku kepentingan tidak terpenuhi

● Log permasalahan juga bisa mangulas bidang pengetahuan yang lain

 Monitoring and Controlling
(Controlling Stakeholder Engagement)
● Anda tidak dapat mengontrol pemangku kepentingan, namun
Anda bisa mengontrol tingkatan keterlibatan mereka

● Keterlibatan mengaitkan diskusi di mana orang mencari uraian

serta penyelesaian untuk permasalahan yang menjadi perhatian
bersama
 Contoh Stakeholder Proyek
01
Sponsor
Merupakan pihak pemilik. Dalam
konteks sebagai kontraktor, sponsor
adalah manajemen perusahaan.
03
Staff Proyek
Merupakan individu-individu yang
menjadi karyawan atas organisasi
proyek. Seperti staf pemilik proyek,
staf kontraktor, staf konsultan, dll.
02
Consultans
Merupakan pihak yang berperan
dalam membantu pemilik proyek
dalam merencanakan, mengawasi dan
mengendalikan proyek.
04
Customer dan user
Merupakan pihak yang akan
memanfaatkan hasil dari pelaksanaan
proyek. Contoh jika proyek adalah
berupa pembangunan apartemen, maka
customer adalah pihak pembeli
apartemen.
Contoh lain Melibatkan atau Tidak Melibatkan
Siswa (atau Pemangku Kepentingan Lainnya)
Jika seorang guru (atau manajer) tidak melakukan apa-apa selain
memberi “ceramah” pada hari pertama kelas (atau pada pertemuan) atau
mengkritik orang pertama yang memberikan komentar, siswa (atau pekerja)
akan segera memutuskan bahwa strategi terbaik mereka adalah diam dan
mungkin bahkan tidak menghadiri kelas (atau pertemuan)
Di sisi lain, jika guru (atau manajer) menggunakan banyak aktivitas
untuk membuat semua peserta berbicara atau menggunakan teknologi untuk
berpartisipasi, mereka akan berharap menjadi peserta aktif di kelas (atau
pertemuan) di masa depan.
Kegagalan dalam mengelola stakeholder proyek dapat menyebabkan
beberapa dampak yang jelek terhadap kinerja proyek seperti:

1. Keterlambatan akibat lamanya keputusan diambil atau tidak

disetujuinya langkah percepatan yang diperlukan.

2. Peningkatan biaya akibat hambatan stakeholder terhadap

approval langkah untuk mengatasi risiko proyek.

3. Hal-hal yang tidak diharapkan akibat tingginya konflik yang

tidak teratasi.

4. Dampak negatif lainnya seperti penghentian proyek akibat

konflik yang sudah terlalu tinggi.
Thanks!
CREDITS: This presentation template was created by
Slidesgo, including icon by Flaticon, and infographics
& images from Freepik