Chapter 13:

Introducing Project
Stakeholder Management
Anastasia Andari Roefita Riabrata / 195103145
Yustina Albertha Bela / 205103217
Setia Indah Melati / 205103277
 Stakeholders ?

Stakeholder adalah individu kunci dalam proyek: pelanggan proyek, manajer proyek, manajer
program, tim proyek, vendor, dan pengambil keputusan untuk proyeknya. Pemangku kepentingan
utama ini dapat mempengaruhi proyek dan mengalihkan proyek kearah tertentu, dan mereka
memiliki kekuatan politik untuk membantu mengatasi rintangan yang mungkin timbul.

Pemangku kepentingan juga dapat menolak keputusan proyek, menantang pemangku

kepentingan utama lainnya, berdebat tentang pekerjaan proyek, dan menghentikan kemajuan
proyek.

Pemangku kepentingan positif, seperti yang Anda duga, adalah pendukung. Pemangku kepentingan
negative bertentangan dengan proyek Anda. Pemangku kepentingan netral tidak peduli apakah proyek
Anda berhasil atau tidak, tetapi mereka masih terlibat dengan pekerjaan proyek. Pemangku kepentingan
yang netral bisa menjadi karyawan di departemen pengadaan perusahaan Anda yang terlibat dengan
proyek Anda, tetapi dia yang tidak terlalu peduli dengan kesuksesan atau kegagalan proyek Anda.

2
Building a Strong Stakeholder Management Foundation

Tujuan dari manajemen pemangku

Manajemen pemangku kepentingan
kepentingan adalah untuk menjaga
adalah bidang pengetahuan
pemangku kepentingan yang terlibat,
manajemen proyek yang berfokus pada
tertarik, dan mendukung lingkup proyek
empat kegiatan.
yang disepakati.

Keberhasilan proyek dimulai dengan

mengidentifikasi apa yang merupakan
keberhasilan proyek tersebut.
Membentuk kesuksesan proyek akan
mudah dilihat dari persyaratan, biaya,
kualitas, dan jadwal.

3
 Leading Stakeholder Management
Manajemen pemangku kepentingan terkemuka dimulai dengan mengidentifikasi pemangku
kepentingan proyek, semuanya para pemangku kepentingan, bukan hanya orang-orang yang terkait
erat dengan proyek. Kumpulan yang lebih luas ini pemangku kepentingan dapat mencakup inspektur,
badan pengatur, kelompok lobi, pecinta lingkungan, komunitas Anda, dan bahkan media.

Identifikasi pemangku kepentingan adalah langkah pertama dan salah satu langkah terpenting untuk
memimpin pemangku kepentingan. Jika Anda mengabaikan orang yang harus terlibat dalam proyek
Anda, Anda mungkin akan memiliki beberapa orang yang tidak terlalu terlibat senang dengan Anda,
dan itu adalah situasi yang sulit untuk diatasi.

Manajemen pemangku kepentingan lebih dari sekadar mengidentifikasi pemangku kepentingan; ini
juga tentang melibatkan orang dan membuat orang tetap terlibat selama proyek. Manajemen
pemangku kepentingan termasuk yang berikut ini:

Menjaga tim proyek tetap terlibat dengan keterlibatan pemangku kepentingan.

Secara berkala meninjau pemangku kepentingan untuk memastikan bahwa pemangku kepentingan baru telah masuk proyek.
Bertemu dengan para pemangku kepentingan untuk membahas bagaimana proyek dapat mempengaruhi mereka, yang mana
termasuk konsep kreasi bersama — artinya pemangku kepentingan menjadi mitra dalam proyek, bukan hanya penerima proyek.

4
 Tailoring the Stakeholder Management
Processes

Setiap organisasi, setiap proyek, dan setiap pemangku kepentingan berbeda, sehingga
Anda pasti dapat menyesuaikan proyek untuk memenuhi kekhawatiran dan harapan
proyek pemangku kepentingan. Saat Anda mulai menyesuaikan proses manajemen
pemangku kepentingan, ada tiga pertimbangan utama:

Keragaman pemangku kepentingan Jumlah pemangku kepentingan, organisasi budaya, dan bahkan
pertimbangan
pertimbangan sosial
sosial organisasi
organisasi dan
dan proyek
proyek dapat
dapat mempengaruhi
mempengaruhi bagaimana
bagaimana proses
proses disesuaikan.
disesuaikan.

Kompleksitas
Kompleksitas hubungan
hubungan pemangku
pemangku kepentingan
kepentingan Semakin
Semakin besar
besar proyek,
proyek, semakin
semakin banyak
banyak kompleks
kompleks
bagian-bagian
bagian-bagian proyek
proyek akan.
akan. Saat
Saat pemangku
pemangku kepentingan
kepentingan dianggap
dianggap bagian
bagian dari
dari banyak
banyak kelompok
kelompok
yang berbeda, miskomunikasi bisa terjadi, konflik bisa meletus di antara kelompok, dan informasi
yang
yang buruk
buruk dapat
dapat mengalir
mengalir ke
ke berbagai
berbagai jenis
jenis atau
atau kategori
kategori pemangku
pemangku kepentingan.
kepentingan.

Teknologi komunikasi Keterlibatan pemangku kepentingan sejalan dengan proyek rencana

manajemen komunikasi. Teknologi komunikasi perlu dipertimbangkan karena dapat memengaruhi
cara
cara Anda
Anda berkomunikasi
berkomunikasi dan
dan siapa
siapa yang
yang dapat
dapat menerima
menerima komunikasi
komunikasi berdasarkan
berdasarkan modalitas
modalitas teknis
teknis
yang
yang Anda
Anda pilih
pilih untuk
untuk proyek
proyek tersebut.
tersebut.
 Identifying the Project Stakeholders
Semua pemangku kepentingan proyek harus diidentifikasi sebelum perencanaan proyek
menjadi terlalu jauh sedang berlangsung. Salah satu proses manajemen proyek pertama yang
harus dilakukan manajer proyek, identifikasi pemangku kepentingan memastikan bahwa semua
pemangku kepentingan diidentifikasi dan diwakili, dan kebutuhan, harapan, dan perhatian mereka
ditangani.
Identifikasi pemangku kepentingan membantu manajer proyek dan tim proyek merencanakan
kegiatan proyek, sumber daya, dan hasil. Manajer proyek dan tim proyek dapat memimpin proses
identifikasi pemangku kepentingan, atau analis bisnis dapat membantu mengidentifikasi pemangku
kepentingan. Dalam kedua kasus tersebut, sangatlah ideal untuk mengelompokkan pemangku
kepentingan berdasarkan pengaruh mereka secara keseluruhan keputusan proyek, keterlibatan
mereka dalam pekerjaan proyek, dan minat mereka dalam proyek hasil. Kategorisasi ini dapat
membantu merampingkan komunikasi.

6
 Preparing for Stakeholder Identification
Untuk mempersiapkan proses identifikasi pemangku kepentingan, Anda memerlukan
tujuh masukan:

Piagam proyek : Piagam mengidentifikasi orang dan kelompok-kelompok yang merupakan bagian
proyek. Ini adalah hal yang tepat untuk mulai mengumpulkan nama dan persyaratan orang yang
berpengaruh mengerjakan proyek.

Dokumen bisnis : Kasus bisnis akan memberikan daftar awal proyek pemangku kepentingan.
Rencana manajemen bermanfaat juga dapat menyediakan pemangku kepentingan yang mau
mendapatkan keuntungan dari proyek.

Rencana manajemen proyek Anda secara khusus akan mereferensikan komunikasi tersebut
rencana manajemen dan rencana keterlibatan pemangku kepentingan.

7
Dokumen proyek Log perubahan merupakan masukan untuk proses ini, sebagai perubahan proyek dapat
memperkenalkan pemangku kepentingan baru. Log masalah juga dapat mengidentifikasi pemangku
kepentingan berdasarkan masalah. Dokumentasi persyaratan juga dapat membantu mengidentifikasi
pemangku kepentingan.

Perjanjian : Jika Anda menyelesaikan proyek untuk entitas lain, proyek itu kontrak akan membantu Anda
mengidentifikasi beberapa pemangku kepentingan yang perlu Anda kelola. Jika proyek Anda
mendapatkan barang dan jasa, vendor tempat Anda akan membeli juga pemangku kepentingan yang
perlu Anda kelola.

Faktor lingkungan perusahaan : Budaya organisasi, peraturan yang mempengaruhi proyek, pertimbangan
pemangku kepentingan global, lokasi fisik pekerjaan dan sumber daya, serta tren dan praktik organisasi
semuanya adalah faktor lingkungan perusahaan yang dapat mempengaruhi identifikasi pemangku
kepentingan.

Aset proses organisasi : Jika Anda menyelesaikan proyek serupa saat ini ke proyek sebelumnya, Anda dapat
menggunakan informasi historis untuk membantu Anda menilai pemangku kepentingan, kelompok, dan vendor. Anda juga
dapat menggunakan daftar pemangku kepentingan dari proyek sebelumnya sebagai templat, dan gunakan pelajaran yang
diperoleh dan rencana dari proyek-proyek sebelumnya untuk membantu mengidentifikasi pemangku kepentingan dalam
proyek saat ini.

8
 Performing Stakeholder Identification

Salah satu pendekatan terbaik untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan adalah

bertemu dengan proyek pemangku kepentingan yang Anda kenal dan tanyakan siapa lagi yang
harus terlibat dalam proyek. Ini rapat, terkadang disebut rapat analisis profil, membantu manajer
proyek belajar tentang pemangku kepentingan proyek dan memastikan bahwa pemangku
kepentingan yang sesuai terlibat, diperhitungkan, dan berkontribusi pada kesuksesan proyek.
Pertemuan analisis profil memeriksa setiap peran dalam proyek dan mendokumentasikan minat,
masalah, pengaruh, pengetahuan tentang proyek, dan sikap terhadap proyek tersebut.

9
Analisis pemangku kepentingan bertujuan untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan dan apa yang
menjadi kepentingan mereka dalam proyek mungkin. Kepemilikan dalam proyek ditentukan sebagai berikut:

Kepentingan
 Pemangku kepentingan dipengaruhi oleh proyek.

Hak (hak hukum atau moral)

 Pemangku kepentingan mungkin memiliki hak hukum, seperti keselamatan fisik, atau hak moral, seperti
masalah lingkungan tentang di mana pekerjaan proyek sedang berlangsung.
Kepemilikan
• Pemangku kepentingan memiliki kepemilikan atas suatu aset.

Pengetahuan
• Pemangku kepentingan memiliki pengetahuan yang dapat membantu proyek.

Kontribusi
• Pemangku kepentingan berkontribusi pada proyek melalui dana, sumber daya, atau dukungan proyek.

10
 Visualizing Stakeholder Influence
→ Memvisualisasikan bagaimana pemangku kepentingan dapat memengaruhi proyek .
→ Model klasifikasi dapat membantu Anda menilai pemangku kepentingan siapa memiliki kekuatan
dan pengaruh paling besar atas proyek tersebut. Salah satu model paling umum, ditunjukkan pada
Gambar 13-1, adalah jaringan kepentingan. Alih-alih mencantumkan nama pemangku kepentingan,
Anda bisa gunakan huruf atau angka untuk memplot power-interest mereka di grid.

GAMBAR 13-1
Sebuah kepentingan kekuasaan
grid menggambarkan pemangku
kepentingan'
kekuasaan dan minat atas proyek.

11
 Nama dan klasifikasi
Keluaran utama dari pemangku Pengaruh proyek
identifikasi pemangku kepentingan
kepentingan adalah daftar
pemangku kepentingan. Fase proyek yang paling
Dokumen ini mendefinisikan Lokasi geografis diperhatikan oleh pemangku
kepentingan
pemangku kepentingan
untuk proyek dan mereka
kontak informasi. Daftar Peran dan kontribusi Detail
Detail tentang
kepentingan
tentang peran
kepentingan —
peran pemangku
— misalnya,
pemangku
misalnya, internal
internal atau
atau

pemangku kepentingan proyek eksternal,

eksternal, pendukung proyek, pemangku
pendukung
kepentingan
proyek,
negatif, atau
pemangku
netral.
kepentingan negatif, atau netral.

adalah direktori semua

pemangku kepentingan dan Persyaratan dan
seharusnya termasuk dalam harapan proyek
berikut ini :

12
 Planning for Stakeholder Management
Stakeholder management planning/Pemangku kepentingan adalah proses
pembuatan strategi untuk mengelola. pemangku kepentingan dalam proyek. Ini
adalah analisis dari proyek yang diinginkan pemangku kepentingan lakukan,
bagaimana persyaratan pemangku kepentingan selaras dengan persyaratan
pemangku kepentingan lainnya, dan bagaimana pemangku kepentingan
diprioritaskan dalam proyek. Dengan kata lain, ini melibatkan penyeimbangan
pemangku kepentingan terpenting dalam proyek dengan pemangku kepentingan
yang kurang berminat dan pengaruh atas persyaratan proyek. Manajemen
pemangku kepentingan adalah tentang mengelola bagaimana proyek akan
mempengaruhi semua pemangku kepentingan selama pelaksanaan proyek dan
setelah proyek selesai. Sebuah perangkat lunak proyek pengembangan, misalnya,
mungkin memasukkan masukan pemangku kepentingan pada tahap desain, tetapi
Anda juga harus menangani dukungan pasca proyek untuk pengguna akhir.

13
  Organizing the Planning
Membuat strategi untuk mengelola pemangku kepentingan proyek, harus
mengumpulkan beberapa dokumen dan komponen proyek untuk menyusun
pendekatan Anda secara efektif. Harl ini berfungsi untuk membantu memahami
pemangku kepentingan untuk melihat proyek dan hasil dari perspektif mereka
dan untuk memandu strategi. Rencana pengelolaan pemangku kepentingan akan
berjalan melalui pembuatan versi sebagai kemajuan proyek. Waktu yang kurang
jelas untuk memperbarui Rencana tersebut termasuk ketika masyarakat tidak lagi
dianggap sebagai pemangku kepentingan karena mereka meninggalkan
departemen, kelompok, atau proyek dan saat pemangku kepentingan baru
masuk ke dalam proyek. Perubahan dalam proyek, seperti risiko atau perubahan
ruang lingkup, dapat memperkenalkan atau menghilangkan pemangku
kepentingan juga.
Berikut untuk membuat rencana pengelolaan Stakeholder :

• Project Charter
• Project Management Plan
• Project documents
• Agreements
• Enterprise environmental factors
• Organizational process assets
  Building the Stakeholder Management Plan
Rencana manajemen stakeholder membantu manajer proyek dan tim proyek
menentukan strategi untuk mengelola pemangku kepentingan proyek. Ini
membantu membangun pemangku kepentingan keterlibatan pada peluncuran
proyek dan sepanjang siklus hidup proyek. Manajemen stakeholder tidak selalu
bertujuan untuk memenangkan semua pemangku kepentingan terhadap visi
proyek, tetapi ini dapat membantu mengelola sikap stakeholder terhadap proyek.

Rencana pengelolaan stakeholder menjelaskan hal-hal berikut:

■ Tingkat keterlibatan pemangku kepentingan saat ini dan tujuan untuk perbaikan
■ Bagaimana proyek akan mempengaruhi para pemangku kepentingan
■ Hubungan antar pemangku kepentingan
■ Persyaratan komunikasi untuk pemangku kepentingan proyek
■Rencanakan dan jadwalkan untuk memperbarui rencana pengelolaan
stakeholder sesuai kebutuhan tentang kondisi dalam proyek

16
 Managing Stakeholder Engagement
Keterlibatan stakeholder terkait erat dengan komunikasi proyek. Komunikasi
proyek harus akurat, tepat waktu, dan tepat, atau manajer proyek dapat
merusak hubungan antara proyek dan pemangku kepentingan. Komunikasi
tentang kabar baik atau buruk adalah sesuatu yang harus selalu dilakukan oleh
manajer proyek.

Berikut merupakan empat masukan total dalam mengelola proses keterlibatan

Stakeholder :
• Project management plan
• Project documents
• Enterprise environmental factors
• Organizational process assets

17
Berikut ini keterampilan interpersonal untuk melibatkan Stakeholder :
 Manajemen konflik
 Kesadaran budaya
 Negosiasi
 Pengamatan dan percakapan
 Kesadaran politik

Berikut merupakan keterampilan manajemen stakeholder :

 Kemampuan untuk menyajikan informasi proyek
 Kemampuan bernegosiasi dengan pemangku kepentingan
 Kemampuan menulis dan berkomunikasi
 Kemampuan berbicara di depan umum
Keterampilan manajemen ini terkait dalam beberapa cara dengan komunikasi. Komunikasi
adalah prinsip dasar untuk melibatkan stakeholder secara efektif. Saat kamu berkomunikasi
dengan stakeholder, Anda berinteraksi dengan mereka, Anda memberikan informasi, dan
Anda menerima informasi itu adalah keterlibatan para pemangku kepentingan. Komunikasi
sangat penting bagi manajer proyek sehingga jika Anda gagal berkomunikasi dengan baik,
proyek Anda berhasil kemungkinan besar akan gagal.

Tiga jenis komunikasi terkait dengan keterlibatan stakeholder yang efektif:

 Komunikasi interaktif Informasi mengalir di antara para stakeholder dalam sebuah forum.
Rapat, konferensi video, konferensi telepon, dan bahkan percakapan ad hoc
..

 Komunikasi Dorong Dalam komunikas ini, pengirim mendorong yang sama pesan ke
banyak orang. Berupa memo, faks, siaran pers, siaran email: ini semua didorong dari
satu sumber ke beberapa penerima.
 Komunikasi Tarik sering digunakan
situs web untuk menyajikan informasi proyek, laporan, pembaruan status, dan dokumen
untuk stakeholder proyek untuk membaca dengan teliti.

19
 Examining Results of Stakeholder Engagement

Keterlibatan stakeholder memberikan banyak manfaat bagi manajer proyek, tetapi

menjadi yang utama mereka adalah umpan balik dari pemangku kepentingan
proyek. Inti dari keterlibatan pemangku kepentingan adalah untuk membuat
pemangku kepentingan tetap terlibat dalam proyek, untuk mendorong komunikasi,
dan untuk menjaga proyek dari penundaan, pemborosan waktu, dan
miskomunikasi. Beberapa hal ditinjau dalam Meneliti Hasil Keterlibatan
stakeholder :
 Mengubah permintaan
 Memperbaharui perencanaan manajemen proyek
 Memperbaharui dokumen proyek
 Monitoring Stakeholder Engagement

Stakeholder biasanya menaruh kepercayaan dan kepercayaan mereka pada kita untuk
memimpin proyek, tetapi akan terjadi waktu ketika keputusan atau tindakan tidak
akan membuat semua stakeholder puas dan puas dengan proyek tersebut. Ini adalah
momen yang kita perlukan untuk bertindak, untuk berkomunikasi stakeholder dan
membantu mereka melihat mengapa tindakan, keputusan, dan penilaian Anda yang
terbaik proyek keseluruhan. Untuk memantau keterlibatan stakeholder, Kita
memerlukan beberapa komponen untuk membantu proses :
 Perencanaan manajemen proyek
 Dokumen proyek
 Data prestasi kerja
 Faktor lingkungan perusahaan
 Aset proses organisasi

21
Berikut merupakan alat Enam alat dan teknik
dan teknik untuk diperlukan untuk
mengidentifikasi mengelola keterikatan
stakeholder : stakeholder :
■ Keputusan ahli Enam alat dan teknik ■ Keputusan ahli
■ Pengumpulan data digunakan untuk ■ Inspeksi
■ Analisis data merencanakan keterlibatan ■ Keterampilan
■ Representasi data stakeholder : komunikasi
■ Rapat ■ Keputusan ahli ■ Keterampilan
■ Pengumpulan data interpersonal dan tim
■ Analisis data ■ Aturan dasar
■ Pengambilan keputusan ■ Rapat
■ Representasi data
■ Rapat

22
enam alat dan teknik untuk memantau keterlibatan stakeholder :
■ Analisis data
■ Pengambilan keputusan
■ Representasi data
■ Keterampilan komunikasi
■ Keterampilan interpersonal dan tim
■ Rapat

23
THANK YOU!