MANAJEMEN PROYEK

FAKULTAS TEKNIK DAN MANAJEMEN INDUSTRI - MANAJEMEN PROYEK

Download file docs : BAB I Manajemen Proyek

Manajemen Proyek adalah salah satu mata kuliah pilihan di Jurusan Teknik dan Manajemen
Industri Sekolah Tinggi Teknologi Garut. Pengalaman saya belajar mata kuliah ini, hari ini saya
di arahkan untuk merencanakan sebuah proyek. Proyek tersebut adalah merencanakan sebuah
usaha, usaha tersebut adalah merencanakan membuat sebuah pabrik. Proses perencanaan
sebuah pabrik ini direncankan bersama dengan kelompok yang sudah ditentukan.

kelompok saya ini beranggotakan 9 orang yang terdiri dari 4 perempuan dan 5 laki - laki. Setelah
Penjelasan Dosen mengenai perencanaan berakhir kami pun berdiskusi mengenai nama pabrik
yang akan kami rencanakan, maksud nama disini adalah , kami harus merencanakan ingin
membuat pabrik "pembuatan apa" bukan nama dari pabrik yang rencananya akan kami buat :)

Dengan memikirkan apa yang akan dibuat dalam perencanaan pabrik ini, kami merasakan
kebingungan yang cukup lama, maklum kami belum pernah terjun ataupun sekedar
merencanakan tentang hal seperti ini sebelumnya.

Saya akan membagikan Materi yang diambil dari buku Manajemen Proyek Ir.Abrar MT

Download file docs : BAB I Manajemen Proyek

BAB I
MANAJEMEN PROYEK
1.1 PENDAHULUAN
Kemajuan dalam kegiatan industri pada beberapa aspek memerlukan manajemen atau
pengelolaan yang dituntut memiliki kinerja, kecermatan, keekonomisan, keterpaduan, kecepatan,
ketepatan, ketelitian serta keamanan yang tinggi dalam rangka memperoleh hasil akhir yang sesuai
harapan. Pengelolaan suatu kegiatan dengan investasi berskala besar dan tingkat kompleksitas
yang sangat sulit membutuhkan cara teknik/ metode yang teruji, sumber daya yang berkualitas,
serta penerapan ilmu pengetahuan yang tepat dan up to date.
Manajemen sebagai ilmu mengelola suatu kegiatan yang skalanya dapat bersifat kecil atau
bahkan sangat besar, mempunyai ukuran tersendiri terhadap hasil akhir. Dengan menerapkan
prinsip – prinsip dasar manajemen yang sama oleh individu atau organisasi yang berbeda, hasil
akhir proses manajemen dapat berbeda satu sama lain. Ini karena ada perbedaan – perbedaan
budaya, pengalaman, lingkungan, kondisi sosial, tingkat ekonomi, karakter sumber daya manusia
serta kemampuan untuk menguasai prinsip – prinsip dasar manajemen.
Perkembangan ilmu pengetahuan tentang manajemen berjalan beriringan dengan
perkembangan praktis yang terjadi sehari – hari dalam laju kemajuan implementasi prinsip –
prinsip manajemen pada masyarakat. Pengalaman selama proses implementasi memberikan suatu
data primer yang berguna untuk mengembangkan teori – teori manajemen agar menjadi lebih luas
dan mempunyai nilai tambah, sehingga dapat menyesuaikan dengan perubahan – perubahan yang
 terjadi dan memberikan kontribusi bagi perkembangan ilmu manajamen baik secara teoritis
maupun praktis.

Untuk memberikan gambaran tentang manajemen, selanjutnya diuraikan ruang lingkup

manajemen, seperti definisi dan kegiatan – kegiatan dalam manajemen, manajemen proyek,
karakteristik proyek, stakeholder ( pemangku kepentingan ) pada proyek serta organisasi proyek,
kontrak - kontrak pada proyek, kinerja proyek, manajemen lingkungan, manajemen resiko serta
sistem informasi manajemen proyek yang dijelaskan dalam uraian berikut :
Download file docs : BAB I Manajemen Proyek
Download file docs : 1.3.1 Siklus Proyek
1.2 DEFINISI DAN ASPEK – ASPEK DALAM KEGIATAN MANAJEMEN PROYEK
Manajemen
Suatu ilmu pengetahuan tentang seni memimpin organisasi yang terdiri dari kegiatan
perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian terhadap sumber – sumber daya
yang terbatas dalam usaha mencapai tujuan dan sasaran yang efektif dan efisien.
Tujuan Manajemen
Mendapatkan metode atau cara teknis yang paling baik agar dengan sumber – sumber daya
yang terbatas diperoleh hasil maksimal dalam hal ketepatan, kecepatan, penghematan dan
keselamatan kerja serta komprehensif.
Unsur – unsur Manajemen
Tujuan: sasaran yang hendak dicapai dalam optimasi biaya, mutu, waktu dan keselamatan.
Pemimpin : mengarahkan orgnisasi dalam mencapai sasaran dan tujuan.
Sumber – sumber daya yang terbatas: manusia, modal/biaya, peralatan dan material
Kegiatan : Perencanaan, Pengorganisasian, Pelaksanaan dan Pengendalian.
Perencanaan (Planning)
Pada kegiatan ini dilakukan antisipasi tugas dan kondisi yang ada dengan menetapkan
sasaran dan tujuan yang harus dicapai serta menentukan kebijakan pelaksanaan, program yang
akan dilakukan, jadwal waktu pelaksanaan, prosedur pelaksanaan secara administrative dan
operasional serta alokasi anggaran biaya dan sumber daya.
Perencanaan harus dibuat dengan cermat, lengkap, terpadu dan dengan tingkat kesalahan
paling minimal. Namun hasil dari perencanaan bukanlah dokumen yang bebas dari koreksi karena
sebagai acuan bagi tahapan pelaksanaan dan pengendalian, perencanaan harus terus
disempurnakan secara iterative untuk menyesuaikan dengan perubahan dan perkembangan yang
terjadi pada proses selanjutnya.
Download file docs : BAB I Manajemen Proyek
Download file docs : 1.3.1 Siklus Proyek
Pengorganisasian (Organizing)
Pada kegiatan ini dilakukan identifikasi dan pegelompokan jenis – jenis pekerjaan,
menentukan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab personel serta meletakkan dasar bagi
 hubungan masing – masing unsur organisasi. Untuk menggerakkan organisasi, pimpinan harus
mampu mengarahkan organisasi dan menjalin komunikasi antarpribadi dalam hierarki organisasi.
Semua itu dibangkitkan melalui tanggung jawab dan partisipasi semua pihak.
Struktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan proyekk dan kerangka penjabaran tugas
personel penanggung jawab yang jelas, serta kemampuan personel yang sesuai keahliannya, akan
diperoleh hasil positif bagi organisasi.
Download file docs : BAB I Manajemen Proyek
Pelaksanaan (Actuating)
Kegiatan ini adalaha implementasi dari perencanaan yang telah ditetapkan, dengan
melakukan tahapan pekerjaan yang sesungguhnya secara fisik atau non fisik sehingga produk akhir
sesuai dengan sasaran daan tujuan yang telah ditetapkan. Karena kondisi perencanaan sifatnya
masih ramalan dan subyektif serta masih perlu penyempurnaan, dalam tahapan ini sering terjadi
perubahan – perubahan dari rencana yang telahditetapkan.
Biasanya pada tahapan pelaksanaan, pihak – pihak yang terlibat lebih beragam. Oleh
karena itu, dibutuhkan koordinasi terpadu untuk mencapai keserasian dan keseimbangan kerja.
Pada tahapan ini juga telah ditetapkan konsep pelaksanaan serta personel yng terlibat pada
organisasinya, kemudian secara detail menetapkan jadwal, program, alokasi biaya, serta alokai
sumber daya yang digunakan.
Pengendalian ( Controlling )
Kegiatan yang dilakukan pada tahapan ini dimaksudkan untuk memastikan bahwa program
dan aturan kerja yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan penyimpangan paling minimal dan
hasil paling memuaskan. Untuk itu dilakukan bentuk – bentuk kegiatan seperti berikut :
 Supervisi : melakukan serankaian tindakan koordinasi pengawasan dalam batas wewenang dan
tanggung jawab menurut prosedur organisasi yang telah ditetapkan, agar dalam operasional dapat
diakukan secara bersama – sama oleh semua personel dengan kendai pengawas.
 Inspeksi: melakukan pemeriksaan terhadap hasil pekerjaan dengan tujuan menjamin spesifikasi
mutu dan produk sesuai dengan yang direncanakan.
 Tindakan Koreksi : melakukan perubahan dan perbaikan terhadap rencana yang telah ditetapkan
untuk menyesuaikan dengan kondisi pelaksanaan.
Proses dalam manajemen sifatnya umum dan dapat digunakan dalam berbagai
kegiatan/bidang yang membutuhkan pengelolaan yang sistematis, terarah serta memiliki sasaran
dan tujuan yang jelas. Macam dan bidang yang menggunakan ilmu manajemen adalah manajemen
pemerintahan, manajemen industri, manajemen perusahaan, manajemen sumber daya, manajemen
proyek, dan lain sebagainya. Untuk manajemen proyek biasanya kurun waktu dibatasi oleh
program – program yang sifatnya sementara dan berakhir bila sasaran dan tujuan organisasi proyek
sudah tercapai. Bila membuat proyek sejenis pada waktu sesuadahnya biasanya sasaran dan
tujuannya lebih inovatif dengan memodifikasi program – program sebelumnya.
Download file docs : BAB I Manajemen Proyek
Proyek :
 Gabungan dari sumber – sumber daya seperti manusia, material, peralatan dan modal/
biaya yang dihimpun dalam suatu wadah organisasi sementara untuk mencapai sasaran dan tujuan.
Dari semua uraian diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen proyek adalah
penerapan ilmu pengetahuan, keahlia, dan keterampilan. Cara teknis yang terbaik dan dengan
sumber daya yang terbatas, untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditentukan agar
mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja biaya, mutu dan waktu, serta
keselamatan kerja.
Dari Gambar 1.1 dapat diuraikan bahwa proses manajemen proyek dimulai dari kegiatan
perencanaan hingga pengendalian yang didasarkan atas input – input seperti tujuan dan sasaran
proyek, informasi dandata yang digunakan, serta penggunaan sumber daya yang benar dan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan.
Dalam proses sesungguhnya, pemimpin dengan dengan wewenang yang ada dalam
organisasi proyek mengelola dan mengarahkan segala perangkat dan sumber daya yang ada
dengan kondisi terbatas, tetapi berusaha memperoleh pencapaian paling maksimal sesuai dengan
standar kinerja proyek dalam hal biaya, mutu, waktu dan keselamatan kerja yang telah ditetapkan
sebelumnya.
Untuk mendapatkan produk akhir yang maksimal, segala macam kegiatan pada proses
manajemen proyek direncanakan dengan detail dan akurat untuk mengurangi penyimpangan –
penyimpangan. Dan bila ada tindakan koreksi dalam proses selanjutnya, diusahakan koreksi
tersebut tidak terlalu banyak.

Download file docs : BAB I Manajemen Proyek

Download file docs : 1.3.1 Siklus Proyek
1.1.1 ASPEK – ASPEK DALAM MANAJEMEN PROYEK
Dalam manajemen proyek, yang perlu dipertimbangkan agar output proyek sesuai dengan
sasaran dan tujuan yang direncanakan adalah mengidentifikasi berbagai masalah yang mungkin
 timbul ketika proyrk dilaksanakan. Beberapa aspek yang dapat diidentifikasi dan menjadi masalah
dalam manajemen proyek serta membutuhkan penanganan yang cermat adalah sebagai berikut :
 Aspek Keuangan : Masalah ini berkaitan dengan pembelanjaan dan pembiayaan proyek.
Biasanya berasal dari modal sendiri dan/ atau pinjaman dari bank atau investor dalam jangka
pendek atau jangka panjang.
Pembiayaan proyek menjadi sangat krusial bila proyek berskala besar dengan tingkay
kompleksitas yang rumit, yang membutuhkan analisis keuangan yang cermat dan terencana.
 Aspek Anggaran Biaya : masalah ini berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian biaya
selama proyek berlangsung. Perencanaan yang matang dan terperinci akan memudahkan proses
pengendalian biaya, sehingga biaya yang dikeluarkan sesuai dengan anggaran yang direncanakan.
Jika sebaliknya, akan terjadi peningkatan biaya yang besar dan merugikan bila proses perencanaan
salah.
 Aspek Manajemen Sumber Daya Manusia : Masalah ini berkaitan dengan kebutuhan dan
alokasi SDM selama proyek berlangsung yang berfluktuatif. Agar tidak menimbulkan masalah
yang kompleks, perencanaan SDM didasarkan atas organisasi proyek yang dibentuk sebelumnya
dengan melakukan langkah – langkah, proses staffing SDM,deskripsi kerja, perhitungan beban
kerja, deskripsi wewnang dan tanggung jawab SDM serta penjelasan tentang sasaran dan tujuan
proyek.
 Aspek Manajemen Produksi : Masalah ini berkaitan dengan hasilakhir dari proyek; hasil akhir
proyek negative bila proses perencanaan dan pengendaliannya tidak baik. Agar hal ini tidak terjadi,
maka dilakukan berbagai usaha untuk meningkatkan produktivitas SDM, meningkatkan efisiensi
proses produksi dan kerja, meningkatkan kualitas produksi melalui jaminan mutu dan
pengendalian mutu.
 Aspek Harga : Masalah ini timbul karena kondisi eksternal dalam hal persaingan harga, yang
dapat merugikan perusahaan karena produk yang dihasilkan membutuhkan biaya produksi yang
tinggi dan kalah bersaing dengan produk lain.
 Aspek Efektivitas dan Efisiensi : Masalah ini dapat merugikan bila fungsi produk yang
dihasilkan tidak terpenuh/ tidak efektif ataudapat juga terjadi bila faktor efisiensi tidak terpenuhi,
sehingga usaha produksi membutukan biaya yang besar.
 Aspek Pemasaran : Masalah ini timbul berkaitan dengan perkembangan faktor eksternal
sehubungan dengan persaingan harga, strategi promosi, mutu produk serta analisispasar yang salah
terhadap produksi yang dihasilkan.
 Aspek Mutu : Masalah ini berkaitan dengan kualitas produk akhir yang nantinya dapat
meningkatkan daya saing serta memberikan kepuasan bagi pelanggan.
 Aspek Waktu : Masalah waktu dapat menimbulkan kerugian biaya bila terlambat dari yang
direncanakan serta akan menguntungkan bila dapat dipercepat.
Download file docs : BAB I Manajemen Proyek
1.2 KARAKTERISTIK DAN SIKLUS PROYEK
 Timbulnya suatu proyek, dalam kurun waktu yang dibatasi, biasanya disertai dengan
kebutuhan – kebutuhan yang sifatnya mendesak karena tuntutan pengembangan dan tingkat
pertumbuhan sosial dan ekonomi dari suatu lokasi atau daerah tertentu. Proyek biasanya difasiitasi
oleh pemerintah atau dapat juga dilatarbelakangi semata – mata oleh manfaat ekonomis, yang
biasanya dilakukan oleh sector swasta.
Besar kecilnya proyek yang biasa difasilitasi oleh pemerintah menentukan jumlah
keterlibatan sumber daya. Karena itu, nilai sosialdan ekonomis proyek terhadap pertumbuhan
suatu daerah menjadi pertimbangan penting dalam perwujudannya. Proyek – proyek yang besar
biasanya dipenuhi dengan kegiatan – kegiatan yang membutuhkan dukungan dan suplai sumber
daya seperti tenaga kerja, material, peralatan dan modal yang besar pula, sehingga sangat
mempengaruhi pertumbuhan ekonomi dari hulu sampai hilir pada daerah lokasi proyek
tersebut. Manfaat yang diperoleh dari kegiatan investasi ini dapat berupa penyerapan sumber daya
yang cukup besar, peningkatan hasil akhir yang lebih efektif dan efisien, penghematan devisa, dan
lain sebagainya.
Besar kecilnya jenis proyek juga dapat memberikan indikasi kegiatan utama yang
dilakukan didalamnya. Masing –masing proyek biasanya mempunyai karakteristik tersendiri
dalam kegiatan yang dilakukan, tujuan dan sasaran, serta produk akhir. Untuk lebih jelas, berikut
ini diuraikan jenis proyek berdasarkan komponen kegiatan utama dan produk akhir.
 Proyek Konstruksi : kegiatan utamanya adalah studi kelayakan, design engineering, pengadaan
dan konstruksi. Hasilnya berupa pembangunan jembatan, gedung, pelabuhan, jalan raya, dan
sebagainya, yang biasanya menyerap kebutuhan sumber daya yang besar serta dapat dimanfaatkan
oleh orang banyak.
 Proyek Industri Manufaktur : Kegiatan utamanya adalah design engineering, pengembangan
produk, pengadaann, manufaktur, perakitan, uji coba terhadap produk serta pemasaran. Produknya
dapat berupa kendaraan, alat elektronik, bahan tekstil, pakaian,serta lainnya yang dapat diproduksi
dalam jumlah massal,penggunaanya dapat bersifat individu atau dapat digunakan orang banyak.
 Proyek Penelitian dan Pengembangan : kegiatan utama pada proyek ini adalah melakukan
penelitian dan pengembangan dalam rangka menghasilkan produk tertentu. Proses pelaksanaan
serta lingkup kerja yang dilakukan sering mengalami perubahan untuk menyesuaikan dengan
tujuan akhir proyek. Tujuan proyek dapat dapat berupa memperbaiki atau meningkatkan produk,
pelayanan, atau metode produksi.
 Proyek Padat Modal : jenis proyek ini tidak diartikan berdasarkan komponen kegiatannya saja,
tetapi lebih kepadajumlah dana capital yang digunakan dengan jumlah cukup besar. Proyek padat
modal tidak selalu berarti padat tenaga kerja, namun dapat saja proyek dengan teknologi tinggi
yang membutuhkan biaya besar dengan tenaga kerja secukupnya. Sebagai contoh adalah proyek
pembebasan lahan, pembelian material dan peralatan dengan jumlah besar, pembangunan fasilitas
produksi, dan lain sebagainya.
 Proyek Pengembangan Produk Baru : Proyek ini merupakan gabungan antara proyek penelitian
dan pengembangan dengan proyek padat modal, lau dilanjutkan dengan mendirikan unit percobaan
 dalam bentuk pilot plan. Setelah hasil uji coba berhasil dan dapat diproduksi secara massal,
dilanjutkan dengan proyek padat modal untuk membangun fasilitas produksi sesuai dengan
kapasitas yang diinginkan.
 Proyek Pelayanan Manajemen : Proyek ini berkenaan dengan kegiatan – kegiatan spesifik suatu
perusahaan dimana produk akhirnya berupa jasa atau dalam bentuk nonfisik. Laporan akhir dari
proyek dapat dipakai oleh perusahaan pemilik proyek sebagai rekomendasi untuk pedoman
pelaksanaan, serta efisiensi pengelolaan suatu pekerjaan. Contoh jenis proyek ini adalah proyek
pengemabangan sistem informasi perusahaan, perbaikan efisiensi kinerja perusahaan, dan
sebagainya.
 Proyek Infrastruktur : Proyek ini biasanya berkaitan dengan penyediaan kebutuhan masyarakat
secara luas dalam hal prasarana transportasi, pembangunan waduk pembangkit tenaga listrik,
pengairan sawah,sarana instalasi telekomunikasi dan penyediaan sumber air minum. Biasanya
proyek ini padat modal dan padat karya yang mendapat bantuan pinjaman dari donator luar negeri
dengan pinjaman jangka panjang, yang pembayaran serta pengelolaan dananya dilakukan oleh
pemerintah atau dapat juga dengan investasi pihak swasta kemudian pemerintah memberi konsesi.
Kompleksitas proyek dapat ditunjukkan berdasarkan skala proyek, modal yang ditanamkan,
sumber daya,tingkat keunikan, hubungan internal dan eksternal pada proyek, serta toleransi
penyimpangan yang dapat diterima. Besar kecil proyek tidak dapat menentukan kompleksitas
proyek karena proyek kecil dapat saja lebih kompleks pengelolaannya daripada proyek besar.
Keunikan proyek membutuhkan cara penangan yang berbeda – beda. Sebagai contoh jenis
proyek konstruksi memiliki keunikan dan kompleksitas tersendiri karena lokasi site, keadaan
alam, querry, tenaga kerja local yang berganti – ganti, keterampilan tenaga kerja yang relative
rendah, lokasi dilapangan terbuaka dengan keadaan cuaca yang berubah – ubah, jumlah SDM yang
terlibat cukup banyak, penggunaan peralatan dari skala kecil dan pengelolaaanya akan berbeda
walau jenis konstruksinya sama. Dengan keadaan diatas, tingkat kelalaian serta toleransi
penyimpangannya cukup besar, yang sebanding dengan tingkat komleksitas proyek, karena itu
pencapaian kinerja proyek masih di bawah proyek – proyek manufaktur.
Proyek manufaktur dengan penggunaan sumber daya yang relative lebih sedikit dan tingkat
kualitas sumberdaya yang cukup,lokasi proyrknya cenderung tertutup, toleransipenyimpangan
terhadap produk akhirnya dapat ditekan dengan teknologi yang lebih maju, cara pengendalian lebih
sistematis serta tingkat kecermatan lebih tinggi, produk akhirnya lebih terukur dan presisi daripada
proyek konstruksi, serta lebih mudah sempurna sesuai sasaran dan tujuan proyek, dengan toleransi
penyimpangan (dalam hal pemenuhan kualitas, keselamatan serta biaya/harga bersaing) paling
minimal karena akan sangat berpengaruh terhadap perusahaan ketika produk akhir dilepas kepada
masyarakat. Sedangkan untuk proyek infrastruktur, yang biasanya jumlah modalnya sangat
besar,langsung ditangani oleh pemerintah dengan dana APBN atau dana APD.
Namun kecenderungan yang terjadi sekarang adalah mengurangi peran pemerintah dan
memberi peran yang lebih besar kepada pihak swasta dengan alasan – alasan efisiensi
danefektivitas proyek,dana dan anggaran pemerintah yang terbatas, subsidi ke masyarakat
dikurangi serta untuk mendapatkan akuntabilitas serta transparansi penyelnggaraanproyek. Pihak
pemerintah lebih berperan sebagai fasilitator yang memberikn aturan – aturan kebijakan yang tidak
merugikan masyarakat maupun investor.
Konsekuensinya adalah pihak swasta mengeluarkan sejumlah biaya lalu diberi hak
pengelolaan dengan konsesi penyelenggaraan dan pemungutan biaya kepada masyarakat serta
kepemilikan asset dalamkurun waktu tertentu sesuai kesepakatan antara pihak pemerintah dan
swasta. Pihak swasta dengan modal yang ada diberi otoritas yang proporsional. Mereka
mengajukan proposal atau diundang pemerintah dalampengembangan dan pengelolaan proyek
infrastruktur yang akan dibangun sejak pernecanaan hingga penyerahan kembali kepada
pemerintah.
Skema tersebut seringdisebut sebagai Build Operate Transfer (BOT), dimana pembiayaan
proyek oleh swasta secara penuh atau sebagian dan kepadanya diberikan hak penyelenggaraan
dalam kurun waktu tertentu, kemudian pihak pemerintah mengambil alih seluruh asetproyek dan
menjadi penyelenggara selama umur sisa proyek dan bahkan dapat saja tanpa melakukan pungutan
biaya bila secara finansialtelah menguntungkan dalam rangaka meningkatkan pelayanan kepada
masyarakat.
Skema BOT diperkenalkan pertama kali oleh PM Turki Turgut Ozal pada awaltahun 1980-
an dan selanjutnya oleh Mark Augenblick. Dalam bukunya pada tahun 1990, Scott Custer Jr.
Menguraikan alasan lahirnya BOT di negara – negaraberkembang karena pertumbuhan ekonomi
yang meningkat. Pada tahun – tahun berikutnya konsep BOT makin banyak dipakai untuk proyek
infrastruktur oleh Negara berkembang.