MODUL 1

MANAJEMEN PROYEK DAN MICROSOFT PROJECT

Manajemen Proyek

Definisi Manajemen
Manajemen menurut Stoner adalah proses perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengawasan terhadap usaha-usaha para anggota organisasi
dengan menggunakan sumberdaya organisasi lainnya agar tercapai tujuan
organisasi yang ditetapkan. Adapun menurut Terry adalah suatu proses yang
terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan yang
memanfaatkan ilmu pengetahuan dan seni untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.

Dari 2 definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa di dalam manajemen

tercakup hal-hal:
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pelaksanaan
4. Pengawasan

Proyek
Proyek adalah suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang dibatasi
oleh waktu dan sumberdaya yang tersedia.

Manajemen Proyek
Manajeman proyek adalah penerapan fungsi-fungsi manajemen secara sistematis
pada suatu proyek dengan menggunakan sumberdaya secara efektif dan efisien
agar tujuan proyek tercapai secara optimal. Dalam setiap proyek ada 3 hal
penting:
1. Time, waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek yang didalamnya
terdapat schedul berbagai kegiatan
2. Money, anggaran proyek berdasarkan biaya SDM, peralatan dan bahan-bahan
dalam pelaksanaan proyek
3. Scope, tujuan akhir dan kegiatan-kegiatan di dalam proyek tersebut

Microsoft Project
Microsoft Corporation mengembangkan software untuk mempermudah
manajemen proyek yang software tersebut dikenal dengan Microsoft Project.
Microsoft Project menyimpan dan mengolah informasi-informasi proyek berupa:
skedul pekerjaan dan pembiayaan berdasarkan variabel-variabel pelaksanaan
proyek tersebut. Versi yang digunakan dalam modul ini adalah Microsoft Project
2002. Microsoft Project dapat berjalan di berbagai versi Windows, seperti

1-1
Windows 98/SE, Windows NT 4.0, Windows XP, Windows Milenium Edition,
Windows 2000 dan versi-versi yang lebih baru.

Dalam Microsoft Project ada 3 bagian penting:

1. Menu View, menu untuk memilih tampilan pada Microsoft Project yaitu:

Calendar, menampilkan proyek dalam format kalender

Gantt Chart, rencana proyek dalam bentuk daftar pekerjaan yang akan
dilakukan dalam pelaksanaan proyek

Network Diagram, menampilkan/merencanakan proyek dalam bentuk
network diagram

Task Usage, menampilkan rencana proyek dalam bentuk jam kerja SDM dan
jumlah material yang digunakan

Tracking Gantt, menampilkan diagram rencana proyek dengan kenyataan
pelaksanaan

Resource Graph, menampilkan grafik alokasi dan overalokasi resources

Resource Sheet, tabel sumber daya proyek seperti pekerja dan material

Resource Usage, menampilkan penggunaan sumberdaya proyek

More View, menampilkan berbagai jenis informasi yang berkaitan dengan
proyek.
2. Gantt Chart, yang berisi daftar pekerjaan
3. Char Bar, merupakan gambaran rencana proyek dalam diagram batang
berdasarkan waktu tiap pekerjaan

Latihan 1.1.
Installasi Microsoft Project

Untuk bisa menggunakan Microsoft Project, tentunya kita harus menginstall

terlebih dahulu software tersebut. Langkah-langkahnya adalah:

1. Pengecekan sistem operasi

Pastikan bahwa sistem operasi yang Anda pakai bisa diinstall Microsoft
Project. Microsoft Project 2002 jalan di sistem operasi: Windows 98/SE,
Windows NT 4.0, Windows XP, Windows Milenium Edition, Windows 2000
dan versi Windows yang lebih baru.

Hasil Pengecekan
Sistem Operasi :

2. Pengecekan space hardisk

Microsoft Project 2002 memerlukan space hardisk sebesar :

105 MB untuk installasi tipe typical

310 MB untuk installasi tipe full installation
Lakukan pengecekan sisa space hardisk Anda melalui Windows Explorer.

Klik kanan drive tempat Microsoft Project akan diinstall (misalkan drive C)

1-2

Klik Properties, sehingga tampil informasi sisa space hardisk Anda

Hasil Pengecekan
Sisa space :
hardisk

3. Memulai installasi dengan mengklik file setup.exe.

Pilihlah tipe installasi complete jika space kosong hardisk Anda mencukupi

Tempatkan path direktori Microsoft Project di C:\Program Files\Microsoft
Office\ seperti pada gambar di bawah ini:

Gambar 1.1. Tipe Installasi dan path direktori Microsoft Projek

Gambar 1.2. Kebutuhan installasi dan space yang tersedia

1-3
 Setelah Anda yakin bahwa Microsoft Project dapat terinstall di komputer
Anda, tekanlah tombol install sehingga tampil gambar sebagai berikut:

Gambar 1.3. Proses installasi

Hasil proses installasi

Installasi :
sukses/gagal?

4. Setelah selesai proses intallasi berhasil, restartllah komputer Anda.

Latihan 1.2.
Memulai Microsoft Project

Setelah berhasil menginstall Microsoft Project, maka kita bisa memulai untuk
menggunakannya.

1. Menjalankan Microsoft Project

Start →Program →Microsoft Project

1-4
 Gambar 1.4. Menjalankan Microsoft Project

2. Pilihlah New From Template → General Template → Project Templates →

Software Development

Gambar 1.5. Project baru dengan menggunakan template

Setelah proses pemilihan template selesai maka akan terlihat diagram

proyek dengan menggunakan template.

1-5
 Gambar 1.6. Mengelola proyek dengan Microsoft Project

3. Menyimpan file dalam Microsoft Project, File → Save As, isikan nama file
proyek Anda, misalkan software development

Gambar 1.7. Menyimpan file proyek

4. Melihat properties proyek, File →Properties

Ada beberapa informasi yang terdapat dalam file proyek

1-6
 Gambar 1.8 Properties dalam file proyek

General

Type file, menyatakan jenis file

Location, menyatakan lokasi file

Size, menyatakan ukuran file

Created, menyatakan tanggal dibuat

Modified, menyatakan tanggal perubahan

Accessed, menyatakan tanggal terakhir file diakses

Summary, informasi dalam summary diisikan sendiri oleh pengguna

Title, menyatakan informasi judul proyek

Subject, menyatakan informasi judul yang lebih spesifik dari proyek

Author, menyatakan informasi pemilik proyek

Manager, menyatakan informasi manajer proyek tersebut

Company, menyatakan informasi perusahaan yang menangani proyek
tersebut

Category, menyatakan informasi kategori proyek

Keywords, menyatakan informasi kata yang akan berguna saat pencarian
file

Comments, menyatakan informasi sesuatu komentar yang berguna saat
pencarian file

Hyperlink, menyatakan informasi hubungan dengan file lain jika ada

1-7
 Statistik, berisi data-data pemakaian file tersebut

Created, menyatakan tanggal dibuat

Modified, menyatakan tanggal perubahan

Accessed, menyatakan tanggal terakhir diakses

Printed, tanggal pencetakan

Last save by, menyatakan user terakhir yang melakukan penyimpanan

Revision number, menyatakan banyaknya perubahan

Total editing time, menyatakan waktu yang diperlukan dalam mengedit

Contents, berisi informasi:

Start, menyatakan waktu mulainya proyek dilaksanakan

Finish, menyatakan waktu selesai proyek dilaksanakan

Duration, menyatakan jumlah hari proyek

Work, menyatakan jumlah jam kerja

Cost, menyatakan jumlah biaya proyek

% Complete , menyatakan prosentase proyek selesai sampai saat ini

% Work Complete, menyatakan prosentase jam kerja sampai saat ini

Custom, berisi data-data yang dapat diisi sendiri sesuai kebutuhan

5. Mengakhiri Microsoft Project, File →Exit

6. Membuka file Microsoft Project, File →Open tentukan file yang akan dibuka

Gambar 1.9. Membuka file proyek

7. Menyeting dokumen, File →Page Setup

Dari sini Anda bisa melakukan seting halaman, margin header dan footernya

1-8
 Gambar 1.10. Menyeting halaman dokumen

8. Mencetak file proyek, File →Print

Gambar 1.11. Mencetak file proyek

Pada Print Range: Pilihlah All jika semua halaman akan dicetak dan
Page(s) From … To … jika Anda akan mencetak hanya halaman dalam
rentang tersebut.

Pada Timescale: Pilihlah All jika semua tanggal proyek akan dicetak dan
Dates From … To … jika Anda akan mencetak dokumen proyek pada
rentang tanggal tersebut.

1-9
Pilihlah Print left column of pages only jika Anda hanya akan mencetak
bagian tabel Gantt.

Masukan jumlah rangkap cetakan Anda pada Number of Copies

Sebelum printer mencetak dokumen, Anda bisa melihat tampilan hasilnya

pada print preview seperti pada gambar di bawah ini

Gambar 1.12. Print Preview sebuah file proyek

1-10