MS PROJECT
1. Pendahuluan
Salah satu tools untuk membantu penjadwalan proyek adalah Microsoft Project, fasilitas yang
disediakan adalah editor kegiatan yang mudah diisi (mirip dengan Microsoft Excel), menyediakan Gantt
Chart, pengecekan ‘jalur kritis’ dalam pelaksanaan proyek, pengecekan penyelesaian tahap-tahap
proyek (kemajuan dari proyek), penggunaan wizard serta beberapa fasilitas pelengkap lainnya. Fasilitas
tersebut diatas akan sangat membantu dalam mengatur sebuah proyek terutama dua bagian penting
yaitu perencanaan proyek dan kontrol kemajuan proyek.
Menu Toolbar
Project Tasks
Wizard
Gantt Chart
Project
Worksheet
Worksheet
3. Perencanaan Proyek
Perhatikan Project Worksheet, isilah Task Name (nama tugas) dan Duration (durasi/hari) seperti gambar
berikut :
Isilah Task Name mulai dari Identifikasi Perusahaan sampai dengan Penulisan Proposal, untuk Duration
hanya perlu diisikan angkanya saja. Selanjutnya untuk menyisipkan Task baru :
Sisipkan beberapa Task baru sehingga menghasilkan Project Worksheet berikut (lihat gambar) :
Perhatikan untuk Survey, Pengumpulan Data Sekunder dan Analisis Data menjadi bagian dari Phase
Penelitian. Gunakan menu Indent untuk ke tiga Task Name tersebut
Indent
Pilih ke tiga Task Name tersebut lalu klik Indent. Jika terjadi kesalahan dalam menyisipkan Task Name
hapuslah Task tersebut dengan memilih menu Edit lalu pilih Delete Task.
4. Predecessor Task
Perhatikan Gantt Chart Worksheet, dari hasil input Task Name diatas chart yang dihasilkan dimulai dari
tanggal yang sama. Untuk mengatur tahapan penyelesaian sebuah proyek lakukan hal sebagai berikut :
- double klik di Indicator ‘Identifikasi Perusahaan’
- perhatikan menu Task Information
- pilih sub menu Predecessor Menu, gambarnya adalah sebagai berikut :
- Pada Task Name Predecessor pilih Mulai Proyek (1), pilih Type ‘Finish-to-Start’ (default), artinya tahap
Identifikasi Perusahaan (2) dapat dilaksanakan setelah tahap Mulai Proyek (1) selesai
- Klik Ok
- Lakukan hal yang sama pada Task Name yang lain sehingga hasil di Project Worksheet adalah sebagai
berikut :
- Perhatikan nilai Predecessor, artinya setiap Task Name akan dilaksanakan maka harus menunggu Task
Name Predecessor nya selesai
- Perhatikan Task Name Analisis Data (7) mempunyai 2 Predecessor yaitu Survey (5) dan Pengumpulan
Data Sekunder (6)
- Hasil Gantt Chart nya adalah sebagai berikut :
Perhatikan skala waktu di Gantt Chart diatas, itu adalah ‘default’ tampilannya. Untuk mengubahnya
adalah sebagai berikut :
- Klik Ok
- Untuk melihat Gantt Chart keseluruhan gunakan menu Zoom In / Zoom Out
6. Critical Task
Untuk menentukan tahap proyek mana saja yang termasuk tahap kritis, pilihlah :
- Pilih Next
Untuk mengevaluasi tahap kemajuan proyek atau seberapa jauh sebuah tahap proyek telah
diselesaikan, contohnya untuk mengisi kemajuan tahap ‘Identifikasi Perusahaan’ pilihlah :
- Pilih Tracking
- Isi % Complete dengan 80%, artinya tahap ‘Identifikasi Perusahaan’ telah dikerjakan sampai 80%
- Klik Ok
8. View
Selain Gantt Chart cobalah untuk melihat penggambaran Chart lainnya di menu View seperti
• Calendar
• Network Diagram
• Task Usage
• Tracking Gantt
9. Latihan 1
Ubahlah tampilan Gantt Chart proyek di atas menjadi seperti gambar berikut :
- gunakan Gantt Chart Wizard untuk menampilkan tanggal awal dan akhir setiap tahap
- gunakan Project Tracking dimana tahap 2 selesai 100%, tahap 3 selesai 100%, tahap 5 selesai 50% dan
tahap 6 selesai 50%
1. Menghubungkan Tasks
Menghubungkan satu task dengan task lainnya di Microsoft Project dapat dilakukan dalam empat cara
yaitu :
- Finish-to-Start (FS) dimana task berikutnya akan dimulai setelah predecessor selesai
- Start-to-Finish (SF) dimana task berikutnya diakhiri pada saat predecessor dimulai
Latihan : buatlah proyek baru dengan 2 kegiatan, untuk Predecessor di Task Information cobalah ke
empat cara di atas dan perhatikan Gantt Chart yang dihasilkan.
- manajer proyek
- analis
- programmer
- tester
- dokumentasi
- tim instalasi
Untuk resources di atas, dapat diisi melalui Indicators > Task Information > Resources atau langsung di
kolom Resources di Worksheet. Untuk latihan ini, proyek ini dimulai pada tanggal 1 Oktober 2007.
Buatlah proyek diatas lalu tampilkan :
- Gantt Chart
- Critical Tasks
Setelah Gantt Chart proyek diatas selesai selanjutnya adalah menghitung biaya (cost) proyek, hal yang
pertama dilakukan adalah menentukan gaji dari para pelaksana proyek. Caranya adalah sebagai berikut :
- Klik dua kali pada kolom Resource Name, akan keluar tampilan berikut :
- Isilah :
- Hasilnya input diatas ditampilkan dalam Resource Sheet
catatan : untuk mengubah mata uang $ (default MS Project) menjadi Rp, pilih Tools Options Views
ubahlah Symbol $ menjadi Rp dan atur Placements.
Pilih Resource Information dan pilih halaman Working Time dengan tampilan :
Nilai default dari Working Time MS Project adalah hari kerja mulai Senin sampai dengan Jumat dengan
jam kerja 08.00 – 12.00 dan 13.00 – 17.00.
Latihan : karena proyek dimulai tanggal 1 Nopember 2020 tentukan hari libur karyawan selain hari Sabtu
dan Minggu sesuai dengan kalender hari libur nasional tahun 2020 (contoh : hari raya Idul Fitri, Natal
dan Tahun Baru), pilihlah Nonworking Time untuk tanggal tersebut. Hal ini harus dilakukan terhadap
semua Resource yang terlibat dalam proyek.
- Klik Apply
- Pilih Options
- Klik Ok
- Pilih Table
- Pilih Cost
Buatlah sebuah proyek dengan bantuan aplikasi MS Project dengan kasus persiapan laboratorium
komputer Unbaja menghadapi praktikum mahasiswa semester baru. Buatlah kegiatan-kegiatan yang
mencakup :
• persiapan ruangan
• instalasi software
dengan waktu proyek tidak lebih dari 10 (sepuluh) hari dimulai tanggal 10 November 2020. Syarat
lainnya :
• biaya untuk pemasangan dan pemeriksaan jaringan komputer rp. 5.000,- / jam
Tugas per grup (1 grup = 2 orang) per kelas praktikum. Dikumpulkan dalam bentuk softcopy (file) dan
laporan print out. Isi laporan :