Definisi manajemen

Menurut Ricky W.Griffin, manajemen adalah sebuah proses perencanaan, organisasi koordinasi, dan
kontrol pada sumber daya agar tujuan tercapai secara efektif dan efisien. Arti kata efektif di sini
diartikan sebagai keadaan di mana tujuan tercapai sesuai rencana, dan kata efisien diartikan sebagai
kegiatan manajemen yang dilakukan secara cermat, terorganisir, dan tepat waktu. Secara umum,
manajemen dapat diartikan sebagai sebuah seni dalam ilmu dan pengorganisasian yang terdiri dari
menyusun rencana, membangun organisasi dan pengorganisasiannya, hingga pengendalian dan
pengawasan.

Manajemen sangat penting untuk kehidupan yang terorganisir dan diperlukan untuk menjalankan
semua jenis manajemen. Manajemen yang baik adalah tulang punggung organisasi yang sukses.
Mengelola kehidupan berarti menyelesaikan sesuatu untuk mencapai tujuan hidup dan mengelola
organisasi berarti menyelesaikan sesuatu dengan dan melalui orang lain untuk mencapai tujuannya.

Seorang pemimpin memiliki kualitas dan sifat yang melekat yang akan membantunya dalam memainkan
peran mengarahkan dan menggunakan pengaruh memerintah kepada yang lain. Kepemimpinan adalah
bagian integral dari manajemen dan memainkan peran penting dalam operasi manajerial, sedangkan
manajemen merupakan komponen integral dari proses teknis dan sosial. Praktik manajemen sama
tuanya dengan peradaban manusia. Namun, studi tentang manajemen dengan cara yang sistematis dan
ilmiah sebagai kumpulan pengetahuan yang berbeda baru muncul beberapa waktu belakangan ini.

Manajemen dalam beberapa bentuk atau lainnya merupakan bagian integral dari kehidupan dan sangat
penting di mana pun upaya manusia harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Bahan
dasar manajemen selalu berperan, apakah kita mengelola hidup kita atau bisnis kita.

Manajemen adalah proses menyelesaikan sesuatu melalui orang lain dengan bantuan beberapa
kegiatan dasar seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, koordinasi, dan pengendalian untuk
mencapai tujuan dan sasaran yang diinginkan. Ini adalah dasar untuk di setiap organisasi. Sebuah
organisasi tidak dapat berjalan untuk waktu yang lama jika semua perangkatnya tidak dikelola dengan
baik dan benar.

Dengan kata lain, manajemen adalah tindakan menyelaraskan 5M yang mana 5M ini adalah men
(orang), money (uang), material (bahan), machine (mesin), dan method (metode) menuju pencapaian
tujuan dan sasaran yang diinginkan.

Fungsi manajemen
pengertian manajemen proyek

Dalam Catatan Teori Organisasi, Luther Gulick yang dikenal sebagai ilmuwan, profesor, dan pakar
administrasi publik, membuat inisial yang mewakili tujuh fungsi manajemen, yaitu:

Planning (perencanaan)

Organizing (mengorganisir)

Staffing (staf)

Directing (mengarahkan)

Controlling (koordinasi)

Raport (pelaporan)

Breach (penganggaran

Namun, hanya lima fungsi manajemen yang diakui secara luas, yaitu perencanaan, pengorganisasian,
penempatan, pengarahan, dan pengkoordinasian.

Perencanaan

Perencanaan adalah cara yang sistematis, dan rasional yang berorientasi ke masa depan untuk
menentukan arah suatu perusahaan atau organisasi. Perencanaan berorientasi pada masa depan dan
menentukan arah organisasi. Ini adalah cara yang rasional dan sistematis untuk membuat keputusan
hari ini yang akan mempengaruhi masa depan perusahaan. Cara ini adalah semacam tinjauan ke masa
depan yang terorganisir serta tinjauan ke belakang yang korektif. Hal ini melibatkan memprediksi masa
depan serta mencoba untuk mengontrol peristiwa yang ada. Cara ini tentunya melibatkan kemampuan
untuk meramalkan efek dari tindakan saat ini dalam jangka panjang di masa depan.

Dengan perencanaan yang efektif biasanya akan menggabungkan faktor internal dan eksternal. Dalam
hal ini faktor internal dapat diartikan sebagai peluang pertumbuhan terbatas yang membutuhkan
perubahan pola kerja, desentralisasi, diverifikasi, dan struktur organisasi. Sementara itu, faktor eksternal
biasanya meliputi kurangnya sumber daya material dan modal, yang menyangkut ketidakstabilan politik
internasional, tren inflasi dan suku bunga, peraturan pemerintah, dan kemajuan teknologi.

Pengorganisasian

Fungsi ini akan menentukan kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi
atau perusahaan. Caranya adalah dengan memberikan tugas kepada personel yang tepat, termasuk
mendelegasikan wewenang untuk melaksanakan kegiatan secara terkoordinasi dan terintegrasi.
Pengorganisasian memerlukan struktur wewenang formal dan arah serta aliran wewenang yang
melaluinya pembagian kerja ditetapkan, diatur, dan dikoordinasikan sehingga setiap bagian
berhubungan dengan bagian lain secara terpadu dan koheren untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan.

Staf

Sesuai dengan namanya, fungsi ini bertujuan untuk menyaring, merekrut, melatih, mengembangkan,
mengevaluasi, dan mempertahankan tenaga kerja yang dianggap sesuai untuk suatu perusahaan pada
tingkat manajerial atau non-manajerial. Untuk mendapatkan crew yang sesuai dengan perusahaan
diperlukan pemahaman yang mendalam bahwa selain kompetensi teknis, kompetensi operasional,
struktur psikologis dan sosiologis juga penting. Karena unsur manusia merupakan faktor yang paling vital
dalam proses manajemen, maka penting untuk merekrut personel yang tepat.

Mengarahkan

Pengarahan erat kaitannya dengan kepemimpinan, pengawasan, motivasi, dan komunikasi agar
karyawan melakukan pekerjaan untuk mencapai target dengan se-efisien mungkin. Kepemimpinan
melibatkan instruksi dan bimbingan dari atasan kepada bawahan mengenai metode dan prosedur yang
ada.

Pengawasan sangat penting untuk mengetahui progress suatu tugas atau proyek dan memastikan
bahwa apa yang dilakukan oleh bawahan sesuai dengan instruksi. Untuk kinerja karyawan yang
maksimal, seorang atasan harus memberikan motivasi yang didukung dengan komunikasi dua arah.
Dengan begitu, baik atasan maupun rekanan kerja akan mendapatkan informasi dan umpan balik yang
dibutuhkan untuk memajukan suatu tugas atau proyek.

Koordinasi

Fungsi ini terdiri dari serangkaian kegiatan, seperti menetapkan standar prestasi kerja, lalu mengukur
prestasi kerja, dan membandingkan hasil tersebut dengan standar yang sudah ditetapkan. Kegiatannya
terdiri dari menetapkan standar kinerja, mengukur kinerja dan membandingkannya dengan standar
yang ditetapkan ini, dan mengambil tindakan korektif jika diperlukan, untuk memperbaiki
penyimpangan. Jika terjadi adanya penyimpangan, mereka akan mengambil tindakan koreksi yang benar
dengan tujuan untuk memperbaiki keadaan tersebut.

Fungsi pengendalian meliputi:

Penetapan kinerja standar

Pengukuran kinerja yang sebenarnya.

Mengukur kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan dan mengetahui penyimpangannya.

Mengambil tindakan korektif.

Definisi proyek

Proyek dapat didefinisikan sebagai kegiatan sekali lewat yang dibatasi oleh anggaran, jadwal, dan mutu,
(triple constraint). Berbeda dengan kegiatan operasional umum perusahaan, kegiatan proyek memiliki
sifat yang khusus sehingga membuat kedua jenis kegiatan ini terpisah. Perbedaannya antara lain terletak
pada sifat kegiatan proyek yang tidak rutin, siklusnya pendek, bersifat dinamis, dan terdiri dari banyak
pekerjaan dengan intensitas yang mudah berubah-ubah.

Pengertian manajemen proyek

Jadi, pengertian manajemen proyek adalah usaha pengerjaan suatu proyek yang dibatasi oleh anggaran,
jadwal, dan mutu dengan tujuan tercapainya proyek tersebut secara efisien dan efektif. Usaha
pengerjaan yang di maksud di atas meliputi proses Planning (Perencanaan), Organizing (Pengaturan),
dan Controlling (Pengendalian).

Pengertian Manajemen proyek lainnya pun juga bisa mengenai penggunaan pengetahuan,
keterampilan, alat, dan teknik khusus untuk memberikan sesuatu yang bernilai kepada orang-orang.
Pengembangan perangkat lunak untuk proses bisnis yang lebih baik, pembangunan gedung, upaya
bantuan setelah bencana alam, perluasan penjualan ke pasar geografis baru—ini semua adalah contoh
proyek.

Jika melihat pengertian manajemen proyek lainnya yang berfokus pada upaya sementara untuk
menciptakan nilai melalui produk, layanan, atau hasil yang unik. Semua proyek memiliki awal dan akhir.
Mereka memiliki tim, anggaran, jadwal, dan serangkaian harapan yang harus dipenuhi tim. Setiap
proyek adalah unik dan berbeda dari operasi rutin—aktivitas organisasi yang sedang berlangsung—
karena proyek mencapai kesimpulan setelah tujuan tercapai.

Sifat pekerjaan yang berubah karena kemajuan teknologi, globalisasi, dan faktor-faktor lain berarti
mengartikan semakin banyak, pekerjaan diatur di sekitar proyek dengan tim yang disatukan berdasarkan
keterampilan yang dibutuhkan untuk tugas-tugas tertentu.
Skill manajemen proyek penting untuk dikuasai bukan tanpa alasan kuat. Lewat pengertian manajemen
proyek yang baik, Anda bisa mengelola risiko trial dan error dengan tenang dan tepat, memaksimalkan
potensi anggota dan tim, mampu membuat sketsa perencanaan proyek yang tepat, jeli memanfaatkan
peluang, dan mampu menjaga integrasi proyek agar terus berkesinambungan.

Proses manajemen proyek

Melansir dari PMI, tidak ada cara tunggal untuk menjalankan semua proyek. Banyak organisasi
menghabiskan banyak waktu untuk membuat kesalahan dan menyesuaikan pendekatan mereka untuk
melakukannya dengan benar, hanya untuk merasa perlu penyesuaian lagi.

Mengubah kebutuhan dan tujuan bisnis, staf dan keahlian baru atau berbeda, dan teknologi yang
berkembang atau baru hanyalah beberapa alasan mengapa proses harus beradaptasi. Itulah mengapa
memiliki kerangka kerja dasar tentang bagaimana proyek beroperasi di organisasi atau tim Anda sangat
penting.

Saat Anda meneliti manajemen proyek, Anda akan menemukan sebagian besar model mengatur
aktivitas ke dalam 3 fase dasar (dengan berbagai nama, tugas, dan hasil):

1. Penelitian, penemuan, dan perencanaan

Biasanya, sebuah organisasi akan melakukan beberapa tingkat penelitian untuk menentukan validitas
proyek. Ini bisa berupa riset pasar, riset pengguna, analisis persaingan, atau aktivitas lainnya.

Langkah-langkah penting dalam proyek ini membantu menentukan tujuan dan persyaratan untuk apa
yang perlu dirancang atau dibangun. Fase ini juga ketika tim proyek berkumpul untuk menentukan
bagaimana mereka akan bekerja bersama dan apa rencana eksekusi mereka, dengan
mempertimbangkan semua faktor luar.

2. Melaksanakan

Setelah proyek direncanakan, saatnya untuk mengeksekusi. Eksekusi proyek dapat dimainkan dengan
beberapa cara berbeda, baik tim Anda menggunakan manajemen proyek Waterfall, metodologi Agile,
atau pendekatan hybrid.

Pada dasarnya apa yang akan Anda temukan dalam fase ini adalah waktu untuk kolaborasi, pembuatan,
peninjauan, dan iterasi. Tim akan bermitra dengan kelompok pemangku kepentingan untuk
mempresentasikan pekerjaan, menerima umpan balik, dan menyelesaikan hasil yang disepakati
bersama, yang mengarah ke hasil akhir.

Fase ini penuh dengan perubahan, penundaan, dan terkadang bahkan perselisihan. Karena alasan itu, ini
juga merupakan fase di mana manajer proyek paling aktif.

3. Pengujian, pengukuran, dan iterasi

Setelah sebuah proyek diluncurkan, inilah saatnya untuk memastikan bahwa proyek berjalan dengan
baik terhadap tujuannya.

Dalam proyek Agile, produk yang layak minimum (atau MVP) akan diluncurkan untuk mendapatkan
umpan balik awal untuk iterasi. Pada proyek Waterfall, produk dengan fitur lengkap akan diluncurkan
dan diuji. Dalam kedua kasus tersebut, hasil pengujian akan mengungkapkan apa yang—dan tidak—
berfungsi untuk pengguna dan pemangku kepentingan.

Tim akan mengambil hasil pengujian dan mengubah—atau membangun—produk untuk menciptakan
sesuatu yang lebih mendekati tujuan tersebut. Ini wajar untuk proyek Agile, tetapi tidak untuk proyek
Waterfall, yang memerlukan proyek baru atau “Fase 2” untuk ditambahkan.

Tidak ada cara yang benar atau salah untuk menggelar sebuah proses. Pastikan itu sesuai dengan nilai
dan bakat organisasi. Jika suatu proses tidak cocok untuk tim, itu akan segera menjadi jelas karena orang
tidak akan senang dan masalah akan muncul dalam pekerjaan.

Contoh Manajemen Proyek

Masih bingung bagaimana gambaran contoh manajemen proyek? Tenang, simak 4 contoh bidang
manajemen proyek beserta penjelasan di bawah ini, yuk!

Proyek konstruksi: Contohnya adalah pembangunan gedung, jalan raya, jalan tol, jembatan, pabrik, jalur
transportasi dan fasilitas publik, dan lain sebagainya.

Protek manufaktur: Contohnya adalah kegiatan menciptakan sebuah produk atau jasa baru yang dimulai
dari tahap perancangan hingga produksi.
Proyek penelitian: Contohnya adalah kegiatan pengembangan atau perbaikan suatu produk atau jasa
agar kualitasnya meningkat.

Proyek padat modal: Contohnya adalah kegiatan pengadaan atau pembelian suatu produk atau jasa,
pembebasan tanah, dan lain sebagainya.