LECTURE NOTES

ISYS6300
Business Process Fundamental

Week ke - 7

The Production Cycle

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 LEARNING OUTCOMES

1. Menerapkan DFD dan diagram alur sistem ke siklus pemasukan, siklus pengeluaran, siklus
produksi, siklus SDM, buku besar dan pelaporan keuangan.

OUTLINE MATERI :

1. Penjelasan siklus produksi dan tujuan utamanya

2. Proses siklus produksi

3. Siklus produksi dalam DFD

4. Skema ERP

5. Ancaman dan pengendalian

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 ISI MATERI

1. Penjelasan siklus produksi dan tujuan utamanya

Siklus produksi (production cycle) adalah serangkaian kegiatan bisnis yang berulang dan
operasi pemrosesan informasi terkait yang terkait dengan pembuatan produk.

Kegiatan produksi dilakukan oleh organisasi yang tertarik untuk memproduksi barang (product)
untuk dijual kepada pelanggannya. Menurut Brett (2010), siklus produksi dimulai ketika sebuah
produk dirancang, dan berakhir ketika semua biaya produksi telah dicatat. Dalam siklus produksi
semua kegiatan produksi dan penjadwalan harus disahkan dan disetujui oleh pimpinan produksi.
Tingkat persediaan termasuk bahan baku, barang dalam proses dan barang jadi harus tetap aman
dan digunakan secara benar. Semua produksi yang sedang berjalan perlu dijadwalkan, dicatat
perkembangannya, dan dianggarkan dengan akurat. Berbeda dengan siklus pemasukan dan siklus
pengeluaran, siklus produksi sangat bervariasi dan berbeda tergantung jenis produk yang
dihasilkannya, oleh karenanya event operasional siklus produksi dari suatu perusahaan akan
berbeda dengan perusahaan yang lain, bahkan walaupun produk yang dihasilkan hampir sama.
Hal ini tergantung pada perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan evaluasi yang ditetapkan
oleh perusahaan terhadap produk yang akan dihasilkan. Hollander (2000), mengelompokkan
event operasional pada siklus produksi berdasarkan struktur pembiayaan (costing) menjadi dua
kelompok yaitu: job order costing dan process costing.

2. Proses siklus produksi

Proses siklus produksi secara umum dapat dilihat dari DFD context diagram-nya pada gambar 1.
Sistem informasi siklus pemasukan menyediakan informasi pesanan pelanggan (customer
orders) dan perkiraan penjualan (sales forecast) yang digunakan untuk merencanakan tingkat
produksi dan persediaan. Sebagai balasannya, sistem informasi siklus produksi mengirimkan

ISYS6300 – Business Process Fundamental

informasi ke siklus pemasukan tentang barang jadi yang telah diproduksi dan tersedia untuk
dijual (finished goods). Informasi tentang kebutuhan bahan baku dikirim ke sistem informasi
siklus pengeluaran dalam bentuk permintaan pembelian (purchase requisition).

Sebagai gantinya, sistem siklus pengeluaran memberikan informasi tentang akuisisi bahan baku
dan juga tentang pengeluaran lain yang termasuk dalam biaya overhead pabrik. Informasi
tentang kebutuhan tenaga kerja (labor needs) dikirim ke siklus sumber daya manusia, yang pada
gilirannya menyediakan data tentang biaya (labor cost) dan ketersediaan tenaga kerja (labor
availability). Akhirnya, informasi tentang biaya pokok produksi (cost of goods manufactured)
dikirim ke buku besar (general ledger) dan sistem informasi pelaporan (reporting system). Tidak
lupa pula laporan-laporan (reports) yang dibutuhkan juga didistribusikan ke tim manajemen
terkait semua informasi produksi.

Gambar 1 DFD context diagram siklus produksi. (Sumber : Accounting Information System, Romney, 2018. Hal.
460)

3. Siklus produksi dalam DFD

Siklus produksi memiliki empat aktivitas utama di dalamnya, antara lain :

ISYS6300 – Business Process Fundamental

[1] Perancangan produk (product design)

[2] Perencanaan dan penjadwalan (planning and scheduling)

[3] Operasi produksi (production operations)

[4] Akuntansi biaya (cost accounting)

Gambar 2 DFD level 0 siklus produksi. (Sumber : Accounting Information System, Romney, 2018. Hal. 460)

ISYS6300 – Business Process Fundamental

3.1 Product design

Tujuan dari aktivitas perancangan produk (product design) adalah untuk menciptakan produk
yang memenuhi kebutuhan pelanggan dalam hal kualitas, daya tahan, dan fungsi sekaligus
meminimalkan biaya produksi. Pada tahapan ini dihasilkan dua buah dokumen yaitu : bill of
materials dan operation lists. Berikut adalah contoh kedua dokumen tersebut :

XYZ Company
Bill of Material
Finished products: DVD Player
Part number Description Quantity for Unit of measure Decision
each assembly
100 Control unit 1 Each Buy
101 Back panel 1 Each Make
102 Side panel 2 Each Make
205 Timer 1 Each Buy

Operation list: Create side panel

Operation number Description Machine number Standard time
105 Cut to Shape ML15-12 2:00
106 Corner Cut ML15-9 3:15
124 Turn and Shape S28-17 4:00
142 Finish F54-5 7:10

3.2 Planning and scheduling

Tujuan dari proses perencanaan dan penjadwalan (planning and scheduling) ini adalah untuk
mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan
mengantisipasi permintaan jangka pendek sambil meminimalkan persediaan bahan baku dan
barang jadi.
4

ISYS6300 – Business Process Fundamental

Metode perencanaan produksi yang dapat dipakai antara lain :
[1] Material Requirement Planning (MRP) II
Merupakan perluasan dari metode perencanaan kebutuhan bahan (material requirement
planning) yang berupaya menyeimbangkan kapasitas produksi yang ada dan kebutuhan
bahan baku untuk memenuhi permintaan penjualan yang diperkirakan. Disebut juga
sebagai push manufacturing karena barang diproduksi dengan harapan akan ada
permintaan dari pelanggan.
[2] Lean manufacturing
Merupakan perluasan dari prinsip-prinsip sistem persediaan just-in-time ke seluruh proses
produksi untuk meminimalkan atau menghilangkan persediaan bahan baku, pekerjaan
dalam proses, dan barang jadi. Lean manufacturing sering disebut sebagai pull
manufacturing karena barang diproduksi dalam menanggapi permintaan pelanggan.

Dokumen-dokumen yang dipakai atau dihasilkan dari aktivitas ini antara lain :

[1] Master Production Schedule (MPS) - Menentukan berapa banyak dari setiap produk
yang akan diproduksi selama periode perencanaan dan kapan produksi itu harus terjadi.

[2] Perintah pelaksanaan produksi (production order) - Sebuah dokumen yang

mengesahkan pembuatan dari jumlah tertentu dari produk tertentu.

[3] Permintaan bahan (material requisition) - Mengesahkan pemindahan atau pengeluaran

bahan baku sejumlah yang diperlukan dari gudang.

[4] Tiket pemindahan (move tickets) - Dokumen yang mengidentifikasi transfer internal
antar bagian, lokasi transfer, dan waktu transfernya.

3.3 Production operations

Di aktivitas ketiga inilah proses manufaktur dilakukan, baik itu membangun produk baru
maupun melakukan perakitan. Proses manufaktur saat ini rata-rata sudah terintegrasi dengan
komputer dan robot, hal ini disebut dengan computer-integrated manufacturing (CIM). CIM

ISYS6300 – Business Process Fundamental

adalah proses manufaktur yang menggunakan pendekatan di mana banyak dari proses
manufaktur dilakukan dan dipantau oleh peralatan komputer, sebagian melalui penggunaan
robotika dan pengumpulan data real-time dari aktivitas manufaktur.

Dokumen yang dipakai dalam aktivitas ini diantaranya :

[1] Request for proposal (RFP) - Permintaan dari organisasi atau departemen ke pemasok
agar memberikan penawaran untuk memasok aset tetap yang memiliki karakteristik
khusus.

3.4 Cost accounting

Sistem akuntansi biaya memiliki tiga buah tujuan antara lain adalah :
[1] Memberikan informasi untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengevaluasi kinerja
operasi produksi.
[2] Menyediakan data biaya yang akurat tentang produk untuk digunakan dalam penentuan
harga dan keputusan bauran produk (product mix).
[3] Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung nilai
persediaan dan harga pokok penjualan yang muncul dalam laporan keuangan perusahaan.

Untuk dapat mencapai tujuan-tujuan tersebut maka sistem akuntansi biaya harus dapat
melakukan hal berikut ini :

[1] Mengumpulkan data real time tentang kinerja kegiatan produksi sehingga manajemen
dapat membuat keputusan tepat waktu.

[2] Mengklasifikasikan biaya berdasarkan berbagai kategori dan kemudian menetapkan biaya
tersebut untuk produk dan unit organisasi tertentu.

Metode-metode pembiayaan yang dapat dipakai dalam aktivitas ini adalah :

[1] Job order costing. Sistem pembiayaan yang menetapkan biaya untuk kumpulan atau
pekerjaan produksi tertentu.

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 [2] Process costing. Sistem pembiayaan yang menetapkan biaya untuk setiap proses, atau
pusat kerja (work center), dalam siklus produksi, dan kemudian menghitung biaya rata-
rata untuk semua unit yang diproduksi.

Dokumen yang digunakan dalam aktivitas ini antara lain :

[1] Job time ticket - Dokumen yang digunakan untuk mengumpulkan data tentang aktivitas
tenaga kerja dengan mencatat jumlah waktu yang dihabiskan seorang pekerja untuk
setiap tugas pekerjaan tertentu.

4. Skema ERP

Dari skema flowchart ERP siklus produksi dapat diperhatikan bahwa ada beberapa input manual
yang dilakukan, antara lain :
[1] Spesifikasi produk – oleh tim engineering
[2] Estimasi penjualan dan pemesanan – oleh tim sales
[3] Perintah pelaksanaan dan jadwal produksi – oleh tim production planning
[4] Biaya-biaya standar dan overhead – oleh tim cost accounting
[5] Permintaan material – oleh tim inventory
[6] Data produksi – oleh tim produksi melalui workstations yang ada di pabrik.

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 Gambar 3 Skema ERP dari siklus produksi. (Sumber : Accounting Information System, Romney, 2018. Hal. 461)

Sedangkan permintaan informasi (inquiry) yang dapat dilakukan dari sistem informasi siklus
produksi antara lain :

[1] Laporan-laporan status produksi – oleh tim sales dan tim production planning

[2] Analisa-analisa biaya – oleh tim cost accounting

[3] Laporan-laporan kinerja – oleh para supervisor pabrik.

8

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 Untuk database yang terkait antara lain :

[1] General Ledger – menyimpan data pembukuan

[2] Bill of Material – menyimpan data harga material atau barang

[3] Operations List – menyimpan daftar aktivitas operasi

[4] Master Production Schedule – menyimpan jadwal produksi

[5] Inventory – menyimpan data persediaan

[6] Production Orders – menyimpan perintah-perintah pelaksanaan produksi

[7] Work in Process – menyimpan pekerjaan-pekerjaan produksi yang sedang berjalan

5. Ancaman dan pengendalian

Dalam setiap siklus dan semua proses di dalamnya, terdapat ancaman yang bisa dieksploitasi
oleh pihak yang tidak bertanggungjawab sehingga beresiko merugikan perusahaan. Ancaman-
ancaman tersebut harus kita identifikasi. Kemudian untuk setiap ancaman, kita harus mampu
menentukan tindakan pengendaliannya. Tindakan pengendalian yang apabila dilakukan akan
memperkecil kemungkinan terjadinya ancaman tersebut.

Untuk siklus produksi, berikut adalah tabel ancaman dan pengendaliannya :

Aktivitas Ancaman Pengendalian

Masalah umum di seluruh siklus 1. Data master yang tidak akurat
produksi atau tidak valid
2. Pengungkapan informasi
sensitif yang tidak sah
3. Kehilangan atau rusaknya data
1.1 Pengendalian integritas
pemrosesan data
1.2 Pembatasan akses ke data
master
1.3 Tinjau semua perubahan
untuk menguasai data
2.1 Kontrol akses
2.2 Enkripsi

ISYS6300 – Business Process Fundamental


Product design 4. Desain produk yang buruk
mengakibatkan biaya berlebih
Planning and scheduling 5. Produksi berlebih dan/atau
kurang.
Production operations 6. Pencurian persediaan
7. Pencurian aset tetap
8. Kinerja buruk
9. Investasi suboptimal dalam
aset tetap
10. Kehilangan inventaris atau
aset tetap karena kebakaran atau
bencana lainnya
11. Gangguan operasi
10
ISYS6300 – Business Process Fundamental
3.1 Prosedur pencadangan dan
pemulihan bencana
4.1 Analisis akuntansi biaya yang
timbul dari pilihan desain produk
4.2 Analisis biaya garansi dan
perbaikan
5.1 Sistem perencanaan produksi
5.2 Meninjau dan menyetujui
jadwal dan pesanan produksi
5.3 Pembatasan akses ke pesanan
produksi dan jadwal produksi
6.1 Pengendalian akses fisik
6.2 Dokumentasi semua
pergerakan inventaris
6.3 Pemisahan tugas —
dipisahkannya tugas
penyimpanan aset dari pencatatan
dan otorisasi penghapusan
6.4 Pembatasan akses ke data
master inventaris
6.5 Penghitungan fisik
persediaan secara berkala dan
rekonsiliasi penghitungan
tersebut ke jumlah yang direkam
7.1 Inventaris fisik semua aset
tetap
7.2 Pembatasan akses fisik ke
aset tetap
7.3 Menyimpan catatan rinci
tentang aset tetap, termasuk
pembuangan

Cost accounting 12. Data biaya tidak akurat
13. Alokasi biaya overhead yang
tidak tepat
14. Laporan yang menyesatkan
11
ISYS6300 – Business Process Fundamental
8.1 Pelatihan
8.2 Laporan kinerja
9.1 Persetujuan yang tepat untuk
akuisisi aset tetap, termasuk
penggunaan dokumen request for
proposal untuk meminta
beberapa penawaran kompetitif
10.1 Perlindungan fisik (mis.,
Alat penyiram api)
10.2 Asuransi
11.1 Rencana pencadangan dan
pemulihan bencana
12.1 Otomatisasi data sumber
12.2 Kontrol integritas
pemrosesan data
13.1 Penetapan biaya berbasis
aktivitas yang didorong oleh
waktu
14.1 Metrik kinerja inovatif
(mis., Throughput)
 SIMPULAN

1. Siklus produksi atau production cycle memiliki empat proses utama yaitu, product design,
planning and scheduling, production operations dan cost accounting.

2. Metode perencanaan produksi yang dapat diterapkan adalah : MRP II, Lean manufancturing.

3. Metode pembiayaan yang dapat diterapkan adalah : job order costing, process costing.

4. Dokumen yang terlibat dalam siklus produksi, baik sebagai input maupun output antara lain :
bill of material, operations list, master production schedule, production order, material
requisition, move tickets, RFP, job time ticket.

12

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 DAFTAR PUSTAKA

1. Romney, Marshal B., Steinbart, Paul John. (2018). Accounting Information System
(Global Edition). 14. Pearson Education Limited. Essex. ISBN: 1292220082. Chapter 14.

2. Considine, Brett at all. (2012). Accounting Information Systems – Understanding

business processes. 04. Wiley. New York. ISBN: 978-0-7303-0247-6. Chapter 11, pages
491-538

13

ISYS6300 – Business Process Fundamental