Business Process Improvement

Dalam dunia bisnis saat ini setiap perusahaan dituntut untuk lebih lebih
fleksibel, inovatif dan profesional. Dalam suatu perusahaan , setiap bisnisnya
diatur dan dioperasikan dengan proses bisnis. Hal ini lah yang menyebabkan
tingkat kesuksesan suatu bisnis akan sangat dipengaruhi oleh seberapa
baiknya managemen dari proses-proses yang ada diperusahaan tersebut.
Perusahaan yang mampu menciptakan, mengontrol, merubah, dan
memperbaiki setiap proses bisnisnya dengan mudah dan fleksibel akan
mempunyai kemampuan untuk tetap berada di barisan terdepan dalam
persaingan.
Sebuah perusahaan akan mempertahankan dan mengembangkan bisnisnya
dengan berbagai macam cara dimana salah satunya adalah dengan perbaikan
proses bisnis. Business Process Improvement atau Perbaikan proses bisnis ini
biasanya dilakukan oleh perusahaanperusahaan yang sudah matang atau
sudah lama, dimana untuk mempertahankan bisnis perusahaannya dari
perusahaan-perusahaan baru, dilakukanlah proses perbaikan bisnis yang
terus menerus. Salah satu metodenya adalah dengan Business Process
Improvement Business Process Improvement atau BPI, sebagai salah satu
metode dalam menjalankan Continuous Improvement, didefinisikan sebagai
kerangka sistematis yang dibangun untuk membantu organisasi dalam
membuat kemajuan yang signifikan dalam pelaksanaan proses bisnisnya. BPI
memberikan suatu sistem yang akan membantu dalam proses
penyederhanaan (streamlining) prosesproses bisnis, dengan memberi jaminan
bahwa pelanggan internal dan eksternal dari organisasi akan mendapatkan
output yang lebih baik dari sebelumnya (Harrington,1991).
Manfaat Business Process Improvement
Dengan adanya proses bisnis yang jelas dan terstruktur, maka manfaat yang
akan didapat perusahaan adalah:
Eliminasi kesalahan-kesalahan
Maksimasi penggunaan asset
Minimasi waktu tunggu (delay)
Memberikan pemahaman dan memudahkan penggunaan
Dekat dengan pelanggan internal maupun eksternal
Kemampuan adaptif tehadap keinginan pelanggan
Memberikan perusahaan keuntungan yang kompetitif
Menghilangkan kelebihan-kelebihan pengeluaran

Sasaran Utama Business Process Improvement

Perbaikan proses bisnis ini memiliki sasaran-sasaran utama sebagai berikut
(Harrington,1991):
1. Membuat proses efektif : mengeluarkan hasil yang diinginkan
2. Membuat proses efisien : meminimasi sumber daya
3. Membuat proses adaptif : dapat beradaptasi terhadap perubahan
kebutuhan pelanggan maupun kebutuhan bisnis
Dasar-dasar pemilihan proses bisnis yang akan di perbaiki
Pemilihan proses bisnis untuk diperbaiki merupakan sesuatu hal yang sangat
kritis dalam siklus proses perbaikan proses bisnis. Pada umumnya, dipilihnya
suatu proses untuk diperbaiki adalah sebagai berikut:
1. Adanya keluhan-keluhan atau masalah dari pelanggan
2. Proses-proses berbiaya tinggi
3. Proses dengan waktu siklus panjang
4. Adanya cara atau proses yang lebih baik
5. Tersedianya teknologi baru
6. Arahan manajemen untuk menerapkan metode baru
Fase-fase pada Business Process Improvement
Fase-fase perbaikan yang digunakan di sini didasarkan pada konsep Business
Process Improvement oleh Harrington, 1991, yang terdiri dari :
1. Mengorganisir perbaikan
Dimana sasarannya adalah untuk mendapatkan suatu kesuksesan
dengan membangun kepemimpinan, pemahaman dan komitmen.
Mendefinisikan proses bisnis yang kritis
Pemilihan process owner
Mendefinisikan batas-batas awal perbaikan
Pembentukan dan pelatihan tim perbaikan proses
Mengembangkan model perbaikan
Menetapkan ukuran-ukuran keberhasilan
2. Pemahaman proses
Sasaran yang akan dicapai adalah pemahaman seluruh dimensi dari
proses bisnis yang sedang berlangsung
Membuat bagan alir proses
Hubungan-hubungan dengan sebuah proses yang berjalan
Melakukan analisa waktu proses

 Pelaksanaan perbaikan yang cepat

Pengaturan proses dan prosedur
3. Penyederhanaan proses
Sasaran yang dicapai adalah memperbaiki efisiensi, efektivitas, dan
adaptabilitas dari proses bisnis
Menyederhanakan proses
Pemilihan proses yang dikehendaki
Mengurangi birokrasi
Meng-upgrade peralatan
Standarisasi proses
Mengurangi waktu proses
4. Pengukuran dan Kontrol
Sasaran yang akan dicapai adalah mengimplementasikan suatu system
untuk mengontrol jalannya proses perbaikan.
Mengembangkan pengukuran proses dan target yang dicapai
Menyediakan system umpan balik
Melakukan pemeriksaan proses secara berkala
5. Perbaikan Berkelanjutan
Sasaran yang akan dicapai adalah untuk mengimplemantasikan proses
perbaikan selanjutnya
Mengevaluasi dampak perubahan terhadap bisnis dan pelanggan
Mengkualifikasikan proses
Mencari dan menghilangkan masalah proses
Studi banding proses
Melihat kembali kualifikasi secara berkala