KAIZEN SYSTEM GUIDANCE

2017

FOR CONTINUOUSLY IMPROVEMENT

AT KALLA AUTOMOTIVE

2017
 DAFTAR ISI

I. Apakah Kaizen System itu ? .................................................................................................................. 2

II. Kaizen System, Performa Karyawan, dan Perusahaan ................................................................ 2
III. Bagaimana Terlibat Dalam Kaizen System Tersebut ................................................................... 3
IV. Struktur Organisasi Kaizen System .................................................................................................... 4
V. Bagaimana Melakukan Kaizen System Tersebut........................................................................... 6
A. Metode PDCA Delapan Langkah .................................................................................... 6

B. TA (Tujuh Alat/Seven Tools of Quality) yang banyak digunakan ................................ 7

C. Penyampaian Ide Improvement ................................................................................... 10

VI. Teknik Penyelesaian Masalah & Ide Inovasi .................................................................................11

VII. Mekanisme Penilaian Kaizen System ..............................................................................................12
VII. 1. Kategori Penilaian dan Time Schedule.................................................................... 12
VII. 2. Mekanisme Penilaian Kaizen System ...................................................................... 13

VIII. Kategori Pemenang dan Bentuk Apresiasi ....................................................................................17

Lampiran A.1 - Form Pengajuan Judul IP/SGP/GP .......................................................... 19

Lampiran A.2 - Form Summary A3 Group Project (GP) ................................................... 20

Lampiran B.1 - Form Audit Kaizen Activity........................................................................ 21

Lampiran B.2 - Form Audit Kaizen Implementation ......................................................... 22

Lampiran C.1 Contoh Template Presentasi Pelaporan SGP ......................................... 23

Lampiran C.2 Contoh Template Presentasi Pelaporan IP ............................................. 25

1
 KAIZEN SYSTEM GUIDANCE 2017

FOR CONTINUOUSLY IMPROVEMENT AT KALLA AUTOMOTIVE

I. Apakah Kaizen System itu ?

Kaizen System atau Program Perbaikan Berkelanjutan adalah sebuah sistem yang
dibentuk untuk mendorong ide kreatif dan pemecahan masalah dengan menggunakan
Kaizen Skill (Problem Solving Skill) melalui langkah-langkah yang tepat, berlangsung
secara konsisten dan berkesinambungan.

Tujuan dari Kaizen System adalah :

Mendorong improvement/inovasi yang diperlukan dalam mendukung pencapaian
sasaran perusahaan
Mendorong peningkatan kualitas, baik kualitas personal maupun kualitas hasil kerja
Menjadi tempat mengembangkan dan menggali potensi diri
Membangun budaya kerja yang peka terhadap masalah dan potensi masalah di
lingkungan kerjanya

II. Kaizen System, Performa Karyawan, dan Perusahaan

Selama 2 (dua) tahun Kaizen System dijalankan, berbagai improvement telah
dikembangkan dan memberikan kontribusi terhadap performa perusahaan, antara lain
berupa percepatan lead time, cost reduction pada kegiatan operasional dan supporting,
penerapan SOP baru, serta sinergi yang lebih baik antar bagian kerja.
Pada tahun ketiga pelaksanaan Kaizen System 2017 akan dilaksanakan di seluruh area
Kalla Automotive. Penentuan target ini sesuai dengan scorecard di area internal business
process yaitu implementasi best practice dalam process & quality management di Kalla
Automotive. Hal ini terkait langsung dengan KPI Kalla Automotive yaitu (%) Participant
Improvement dengan target 50% participant dari seluruh karyawan Kalla Automotive.

Gambar 1 KPI Automotive

2
III. Bagaimana Terlibat Dalam Kaizen System Tersebut
Kaizen System terdiri atas 5 jenis problem solving project, digambarkan sebagai
berikut :

Gambar 2 Hierarki Kaizen System Project 2017

1. IP adalah suatu sistem yang menampung dan mengimplementasikan saran (usulan)

tertulis dari pekerja (terdiri 1 orang). Saran ini merupakan hasil pemikiran maupun
percobaan sehingga implementasinya dapat membantu kelancaran/percepatan
proses kerja atau meningkatkan pre-Kaizen lingkungan kerja berupa 5S/5R.

2. SGP / SGA adalah sekelompok pekerja (terdiri dari 3-5 orang) pada unit kerja yang
sama yang bertemu secara berkala mengupayakan pengendalian mutu dengan cara
mengidentifikasi, menganalisa, dan mencari pemecahan masalah yang dihadapi
dalam pekerjaan pada unit kerjanya tersebut dengan menggunakan teknik problem
solver secara berkesinambungan.

3. GP merupakan sekelompok pekerja yang terdiri atas orang-orang pada unit kerja
berbeda, yang membutuhkan sinergi dengan bagian lain untuk meningkatkan hasil
kerjanya, menyangkut lebih dari satu bagian/lintas departemen (posisi department
head). Misal: kerusakan Equipment dibagian Service, maka untuk mengatasi
permasalahan tersebut tidaklah cukup jika hanya dari bagian Maintenance yang
menanganinya, perlu juga melibatkan bagian Engineering, bagian Procurement,
bagian Keuangan, dan lainnya.

3
IV. Struktur Organisasi Kaizen System

Gambar 3 Struktur Organisasi Head Office

Gambar 4 Struktur Organisasi Cabang (Branch)

Tugas dan Tanggung Jawab Jabatan pada Organisasi Kaizen System sebagai berikut :

Advisor
a. Menempatkan IP/SGP/GP sebagai salah satu aktivitas dibagiannya.
b. Menghargai faktor kemanusiaan.
c. Mempunyai kepekaan terhadap mutu, masalah, dan aktivitas improvement.
d. Memberikan pengarahan dan dukungan kepada IP/SGP/GP.

4
Facilitator
a. Membuat rencana mengajar, membimbing dan mengarahkan:
1. agar sasaran aktivitas tercapai
2. agar aktivitasnya semakin berkembang
b. Menciptakan suasana agar karyawan berpartisipasi secara sukarela dalam aktivitas
tersebut.
c. Memberikan pelatihan bagaimana membuat laporan akhir dan melakukan presentasi
yang baik.
d. Memberikan apresiasi dan dukungan atas hasil aktivitas.
e. Mengadakan hubungan dan penyesuaian dengan circle lain.

Leader
a. Meningkatkan kinerja melalui peningkatan pengetahuan dan skill dirinya sendiri serta
anggotanya melalui :
1. Evaluasi prestasi kelompok
2. Evaluasi PDCA
b. Mengadakan training
c. Mengatasi masalah-masalah yang ada baik sistem maupun SDMnya.
d. Tanggapan terhadap sikon yang ada
e. Memberikan solusi (team building)
f. Try & error (strategi & kreativitas)
g. Aktivitas lain berkaitan sebagai pusat aktivitas tema, bertanggung jawab terhadap
keberhasilan tema sebagai berikut :
1. Menunjukkan sikap kepemimpinan.
2. Menguasai hal-hal yang berkaitan dengan tema yang dipilih.
3. Membuat rencana aktivitas, rencana meeting dengan circle leader.
4. Mengadakan komunikasi dengan circle leader, facilitator dan pimpinan.

Member
a. Rajin hadir.
b. Pro-aktif dalam meeting.
1. Berani mengeluarkan pendapat
2. Menghargai pendapat orang lain
c. Aktif dalam pengumpulan data, improvement, report dan aktivitas lain.
d. Berbagi ilmu, pengetahuan dan pengalaman.

Notulen
a. Membuat ringkasan hasil pertemuan.
b. Membagikan ringkasan hasil pertemuan kepada anggota.
c. Menyimpan dokumen yang ada hubungannya dengan aktivitas SGP/GP dengan rapi.
d. Mengingatkan leader hasil pertemuan terakhir, sebelum memulai meeting

5
 Selain jabatan pada Organisasi Kaizen System, juga terdapat Jury Committee yang
dibentuk melalui Surat Keputusan Manajemen, dengan kategori :

1. Juri Tetap (penilaian tahap awal s.d akhir)

2. Juri Tamu (penilaian tahap kedua)
3. Juri Final Presentation (penilaian tahap akhir)
4. Juri IP (juri khusus IP)

dengan tugas dan tanggung jawab semua kategori, sebagai berikut :

Juri
a. Membuat ringkasan hasil pertemuan.
b. Memberikan hasil penilaian yang obyektif dan dapat menjadi acuan Manajemen
dalam menindaklanjuti peningkatan kualitas & kuantitas IP/SGP/GP.
c. Melakukan audit kaizen activity (Genchi Genbutsu).
d. Melakukan audit kaizen implementation (Genchi Genbutsu).
e. Menunjukkan kekuatan & kelemahan individu/group baik teknis maupun non teknis.
f. Memberikan masukan & saran perbaikan.
g. Memotivasi & memberi dorongan/ semangat.
h. Mendampingi peserta/group yang dikirimkan untuk external competition.

V. Bagaimana Melakukan Kaizen System Tersebut

Menyelesaikan masalah atau penuangan ide improvement dengan konsep Kaizen
System menggunakan metode PDCA dalam setiap kegiatan dan proses, karena dapat
dilakukan dengan sederhana dan mudah dalam pelaksanaannya.

Penjabaran PDCA terdiri dari 8 Delapan Langkah Tujuh Alat (DELTA)

A. Metode PDCA Delapan Langkah

8 Steps Problem Solving 1. Alasan Pemilihan Tema

ACTIO PLA 2. Analisa Kondisi yang Ada
1 2
8 3 3. Penetapan Target
4
5 4. Analisa Sebab Akibat
5. Rencana Penanggulangan
6. Penanggulangan dan Pemeriksaan Hasil
7
6 7. Evaluasi Proses & Hasil
CHEC
DO 8. Standardisasi & Penentuan Tema Berikutnya

Gambar 5 Langkah - Langkah PDCA

Lima langkah pertama merupakan penjabaran dari "PLAN" atau Perencanaan.

Langkah keenam merupakan "DO" atau Pelaksanaan.

6
 Langkah ketujuh merupakan "CHECK" sebagai langkah evaluasi atau
pemeriksaan.
Langkah kedelapan merupakan penjabaran "ACTION" atau tindakan pelaksanaan
standardisasi dan rencana selanjutnya.

B. TA (Tujuh Alat/Seven Tools of Quality) yang banyak digunakan :

1. Lembar Pemeriksaan (Check Sheet)
2. Histogram
3. Diagram Pareto
4. Diagram Sebab Akibat
5. Diagram Pencar
6. Stratifikasi
7. Peta Kendali

1. Lembar Pemeriksaan (Check Sheet)

Check Sheet biasanya berbentuk formulir kertas dengan item-item yang
diperlukan sudah dicantumkan dan disusun sedemikian rupa. Digunakan untuk
mengumpulkan data hasil pemeriksaan (pengecekan), disebut juga dengan
Lembar Pengumpul Data.
Tujuan penggunaan Check Sheet adalah sebagai alat untuk mengumpulkan data
dan informasi mengenai aspek dan kondisi tertentu yang diperlukan serta untuk
memudahkan proses pengumpulan dan analisa data.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat Check Sheet, antara
lain:
Sasarannya harus jelas
Keterangan yang diperlukan memenuhi sasaran
Dapat diisi dengan mudah dan cepat
Dapat disimpulkan dengan cepat

Gambar 6 Contoh Pengisian Check Sheet

7
2. Histogram
Histogram merupakan jenis grafik balok khusus yang menggambarkan penyebaran
data sebagai hasil satu macam pengukuran dari suatu kejadian atau proses, apakah
data tersebut keluar dari batas pengendalian atau tidak.

Gambar 7 Contoh Histogram

3. Diagram Pareto
Diagram Pareto merupakan suatu alat untuk melihat permasalahan yang paling
tinggi prioritasnya, digambarkan dalam sebuah diagram yang tersusun mulai data
terbesar/terbanyak. Kegunaan dari Diagram Pareto adalah sebagai berikut :
Menunjukkan masalah utama/pokok masalah
Menyatakan perbandingan masing-masing masalah terhadap keseluruhan
Menunjukkan perbandingan masalah sebelum dan sesudah perbaikan

Gambar 8 Contoh Diagram Pareto

4. Diagram Sebab Akibat (Fish Bone)

Fish Bone adalah diagram yang berfungsi untuk mengidentifikasi penyebab suatu
masalah. Karena fungsi tersebut, diagram Fish Bone sering juga disebut "Cause &
Effect Diagram". Pada diagram Fish Bone penyebab biasanya berupa suatu
permasalahan yang akan diperbaiki dan ditempatkan pada "kepala ikan". Penyebab
dari masalah kemudian diletakkan disepanjang "tulang", dan diklasifikasikan ke
dalam tipe berbeda sepanjang cabang. Penyebab masalah berikutnya dapat
ditempatkan di samping sisi cabang berikutnya.

8
 Penggunaan Analisis Sebab Akibat :
Untuk mengenal penyebab yang penting
Untuk memahami semua akibat dan penyebab
Untuk membandingkan prosedur kerja
Untuk menemukan pemecahan yang tepat
Untuk memecahkan hal apa yang harus diilakukan
Untuk mengembangkan proses

Gambar 9 Contoh Fish Bone

5. Diagram Pencar
Scatter Diagram digunakan untuk menyatakan hubungan antara sebab dan akibat,
adalah diagram yang digunakan untuk mengetahui apakah 2 variabel mempunyai
hubungan (korelasi) yang saling mempengaruhi atau tidak.

Gambar 10 Contoh Scatter Diagram

6. Stratifikasi (Pemisahan Masalah)

Gambar 11 Contoh Stratifikasi

9
 Stratifikasi adalah mengelompokkan data menjadi kelompok yang lebih homogen
(tunggal). Tujuannya adalah untuk menghindarkan salah interpretasi dalam
membaca suatu data sehingga persoalan menjadi lebih jelas/sederhana.

7. Peta Kendali
Peta Kendali untuk menunjukkan batas maksimum dan batas minimum daerah
pengendalian serta memperlihatkan perkembangan yang dinamis suatu proses.

Gambar 12 Chart Peta Kendali

C. Penyampaian Ide Improvement :

Penyampaian Ide
Penyampaian ide improvement pertama kali dilakukan dengan mengirimkan
judul/tema improvement dengan mengisi Form Registrasi yang dikirimkan oleh
Panitia Kaizen System.

Pembuatan Materi Power Point (PPT)

Penyampaian ide IP dan SGP dituliskan dalam bentuk power point sesuai format
materi yang ditentukan Panitia. Materi power point ini selanjutnya dikirimkan melalui
email kepada Panitia Kaizen System sesuai batas waktu yang telah ditentukan.
Pengiriman materi dapat dilakukan secara bertahap sesuai dengan progress
selesainya materi, sampai dengan H-7 sebelum tahap presentasi dimulai.

Pembuatan Materi A3
Penyampaian ide GP dituliskan dalam bentuk A3 dan Power Point sesuai format
materi yang ditentukan Panitia. Materi power point ini selanjutnya dikirimkan melalui
email kepada Panitia Kaizen System sesuai batas waktu yang telah ditentukan.
Pengiriman materi dapat dilakukan secara bertahap sesuai dengan progress
selesainya materi, sampai dengan H-7 sebelum tahap presentasi dimulai.

10
VI. Teknik Penyelesaian Masalah & Ide Inovasi

L an gk ah P DCA Urai an K egi atan Tu j u h A l at IP SGP GP

- Checksheet
- Stratifikasi
- Diagram Pareto
1 Pemilihan Tema Ya Ya Ya
- Bagan Kendali
- Histogram

- Stratifikasi
- Diagram Pareto
- Bagan Kendali
2 Analisa Kondisi yang Ada Ya Ya Ya
- Histogram
- Diagram Pencar

- Bagan Kendali
- Histogram

3 PLAN Penetapan Target Ya Ya Ya

- Checksheet
- Stratifikasi
- Diagram Sebab Akibat
4 Analisa Sebab Akibat Ya Ya Ya
- Diagram Pareto
- Diagram Pencar

5 Rencana Penanggulangan 5W+2H Ya Ya Ya

6 DO Penanggulangan & Pemeriksaan Hasil 5W+2H Ya Ya Ya

- Checksheet
- Stratifikasi
- Diagram Pareto
7 CHECK Evaluasi Proses & Hasil Ya Ya Ya
- Bagan Kendali
- Histogram

- Checksheet
- Stratifikasi
Standardisasi & Penentuan Tema - Diagram Pareto Standardisasi : Ya Standardisasi : Ya
8 ACTION Ya
Berikutnya - Bagan Kendali Tema Berikut : Tidak Tema Berikut : Tidak
- Histogram

Teknik Pembuatan Materi Power Point Individual Project (IP), Small Group Project (SGP), dan
Form A3 untuk Group Project (GP) diuraikan lebih lanjut pada training Kaizen atau file
terpisah.
Tata cara pengisian Form Summary A3 untuk GP adalah sebagai berikut:
1. Scope tema terkait problem yang melibatkan cross Department/Branch.
2. Pada form terdapat pilihan apakah tema terkait dengan SWOT perusahaan khususnya
untuk mengatasi Company Weakness.

11
VII. Mekanisme Penilaian Kaizen System
VII. 1. Kategori Penilaian dan Time Schedule
a. Internal Competition IP dibagi dalam kategori supporting dan operation, sehingga
setiap karyawan disemua level jabatan dan area kerja secara otomatis akan masuk
kategori peilaian sesuai area kerja. Peserta IP yang terpilih sebagai Pemenang atau
dengan urutan score tertinggi, akan mewakili SBUnya masing-masing pada Kalla
Kaizen Contest 2017 (jika terdapat kategori IP pada KKC 2017). Peserta IP terbaik dari
area operation Kalla Toyota akan mewakili Kalla Toyota pada Regional Kaizen
Marathon 2017 dan National Kaizen & Innovation Marathon 2017 yang dilaksanakan
oleh PT Toyota Astra Motor.

b. Internal Competition SGP dibagi dalam kategori supporting dan operation, sehingga
setiap SGP secara otomatis akan masuk ke dalam kategori penilaian sesuai area
kerjanya. Contoh: SGP Marketing akan otomatis berkompetisi antar SGP di area
operation; SGP Finance otomatis berkompetisi antar SGP di area supporting. Peserta
SGP yang terpilih sebagai Pemenang atau dengan urutan score tertinggi, akan
mewakili SBUnya masing-masing pada Kalla Kaizen Contest 2017. Peserta SGP
terbaik dari area operation Kalla Toyota akan mewakili Kalla Toyota pada Regional
Kaizen Marathon 2017 dan National Kaizen & Innovation Marathon 2017 yang
dilaksanakan oleh PT Toyota Astra Motor. Juga akan direkomendasikan untuk
mengikuti external competition lainnya seperti Operational Excellence Conference.
Penentuan akhir untuk Peserta yang akan dikirimkan ke external competition akan
diseleksi kembali sesuai kriteria penilaian dan bobot external competition yang akan
diikuti.

c. Internal Competition GP tidak dibagi dalam kategori, setiap GP akan berkompetisi

dengan Peserta GP lainnya. Peserta GP yang terpilih sebagai Pemenang akan
direkomendasikan untuk mengikuti external competition seperti Operational
Excellence Conference, dan lainnya. Penentuan akhir untuk Peserta yang akan
dikirimkan ke external competition akan diseleksi kembali sesuai kriteria penilaian dan
bobot external competition yang akan diikuti.

Individual Project

12
 Small Group Project

Group Project

Juri Juri
Peserta Juri Final
Division Internal External
IP/SGP/GP Presentation
Competition Competition

Kaizen Activity Genchi Genbutsu (Audit Kaizen

1 2
Activity)
Materi Pres
Presentation Material Interview
3 (Optional) 3
b
Presentation &
4

Genchi Genbutsu (Audit Kaizen Implementation)

5

Presentation & A3
Review
6

VII. 2. Mekanisme Penilaian Kaizen System

A. Penilaian Tahap Awal (Presentasi 1)

SGP/SGA
Penilaian Tahap Awal berupa Review Materi Power Point dihadapan Juri Tetap.
Penyerahan Materi Presentasi kepada Panitia sesuai batas waktu pengumpulan
materi Presentasi 1
Presentasi 1 dilakukan dihadapan Juri Tetap
Peserta dipersilahkan membawa alat peraga berupa contoh alat atau hasil
improvement

13
 Setiap Juri Tetap akan memberikan feedback berupa masukan, saran, dan kritik
membangun
Juri memberikan penilaian sementara sesuai poin penilaian yang ditentukan
Panitia

IP
Tidak terdapat Tahap Awal untuk Penilaian IP.

GP
Penilaian Tahap Awal berupa Presentasi dihadapan Juri Tetap dan Juri Tamu (all
Division Head)
Penyerahan Materi Presentasi & A3 kepada Panitia sesuai batas waktu
pengumpulan materi Presentasi 1
Presentasi 1 dilakukan dihadapan Juri Tetap dan Juri Tamu
Peserta dipersilahkan membawa alat peraga berupa contoh alat atau hasil
improvement
Setiap Juri Tetap dan Juri Tamu akan memberikan feedback berupa pertanyaan
menguji, evaluasi, masukan, saran, dan kritik membangun
Juri memberikan penilaian sesuai poin penilaian yang ditentukan Panitia

B. Penilaian Tahap Kedua (Presentasi 2 dan Genba)

SGP/SGA
Penilaian Tahap Kedua berupa Presentasi seleksi dihadapan Juri Tetap dan Juri Tamu
(cross department head)
Penyerahan Materi Presentasi (revisi) kepada Panitia sesuai batas waktu
pengumpulan materi Presentasi 2
Presentasi 2 dilakukan dihadapan Juri Tetap dan Juri Tamu
Peserta dipersilahkan membawa alat peraga berupa contoh alat atau hasil
improvement
Setiap Juri Tetap dan Juri Tamu akan memberikan feedback berupa pertanyaan
menguji, evaluasi, masukan, saran, dan kritik membangun
Juri memberikan penilaian sesuai poin penilaian yang ditentukan Panitia
Juri Tetap akan melakukan genba (genchi genbutsu) pada area kerja Peserta
untuk memastikan pelaksanaan hasil/proses Kaizen dengan melakukan Audit
Kaizen Implementation
Panitia akan mengumumkan 20 besar yang akan mengikuti Presentasi Final

IP
Tidak terdapat Tahap Kedua untuk Penilaian IP.

14
 GP
Tidak terdapat Tahap Kedua untuk Penilaian SGP.

C. Kriteria Penilaian Kaizen System

IP, SGP/SGA, GP
Indikator penilaian pada tahap Plan :
Keterkaitan tema dengan KPI & Action Plan
Keterlibatan anggota di dalam menentukan tema
Pendataan & Evidence
Peran atasan
Metode melakukan ANAKONDA (Analisa kondisi yang ada) Man, Method,
Material, Machine, Environments
Bukti-bukti pengamatan
Ilustrasi pada risalah
Unsur target Specific, Measurable, Achievable, Reliable, Tangible (SMART)
Pengujian sebab akibat
Metode perhitungan
Ketajaman mengurai
Proses pencarian solusi penanggulangan
Kejelasan (5W2H) Why, What, Who, Where, When, How, How Much

Indikator penilaian pada tahap Do :

Bentuk ide penanggulangan
Aktivitas PDCA dalam mewujudkan target penanggulangan
Ilustrasi penanggulangan

Indikator penilaian pada tahap Check :

Pencapaian target 100%
Data perbandingan kondisi sebelum dan sesudah
Cost/benefit (aspek safety)

Indikator penilaian pada tahap Action :

Standarisasi
Tindak lanjut dan penetapan tema berikutnya

D. Penilaian Tahap Akhir (Presentasi 3)

SGP/SGA
Presentasi Akhir akan dilakukan dihadapan Juri Final Presentation (BOD Kalla
Automotive)
Penyerahan Materi Presentasi (revisi) kepada Panitia sesuai batas waktu
pengumpulan materi Presentasi 3
15
 Presentasi 3 dilakukan dihadapan Juri Final Presentation
Peserta dipersilahkan membawa alat peraga berupa contoh alat atau hasil
improvement
Juri Final Presentation tidak memberikan feedback kepada Peserta
Juri Final Presentation akan memberikan penilaian melalui Papan Score, yang
langsung akan dicatat oleh Panitia
Setiap Peserta akan mendapatkan score total yang merupakan akumulasi score
yang diberikan oleh para Juri Final Presentation

Penentuan Pemenang SGP dilakukan oleh Panitia berdasarkan akumulasi nilai

Presentasi Awal, Presentasi Kedua, hasil Genba, dan Presentasi Akhir.

IP
Peserta IP akan memaparkan idenya pada satu kali sesi Presentasi dihadapan Juri
Tetap dan Juri dari Organizational Development Division.
Penilaian dilakukan oleh atasan langsung Peserta IP, yang dituliskan pada
kolom penilaian pada Form A3
Penilaian juga dilakukan pada sesi presentasi dihadapan Juri Tetap dan Juri
khusus IP
Total penilaian IP adalah jumlah total penilaian Juri Tetap dan Juri Khusus IP,
ditambahkan hasil penilaian pada A3 Paper
Penentuan Pemenang IP dilakukan oleh Panitia berdasarkan akumulasi nilai dari
Juri Tetap dan Juri khusus IP.

GP
Penilaian Tahap Akhir berupa Presentasi dihadapan Juri Final Presentation (BOD
Kalla Automotive)
Penyerahan Materi Presentasi & A3 kepada Panitia sesuai batas waktu
pengumpulan materi Presentasi Akhir
Presentasi Akhir dilakukan dihadapan Juri Final Presentation
Peserta dipersilahkan membawa alat peraga berupa contoh alat atau hasil
improvement
Setiap Juri Final Presentation akan memberikan feedback berupa pertanyaan
menguji, evaluasi, masukan, saran, dan kritik membangun
Juri Final Presentation akan memberikan penilaian melalui Papan Score, yang
langsung akan dicatat oleh Panitia
Setiap Peserta akan mendapatkan score total yang merupakan akumulasi score
yang diberikan oleh para Juri Final Presentation
Penentuan Pemenang SGP dilakukan oleh Panitia berdasarkan akumulasi nilai
Presentasi dan A3 Paper.

16
 E. Penilaian Total Kaizen System

Skor Penilaian IP/SGP/GP Platinum / Gold / Silver / Bronze

Langkah-langkah penilaian IP/SGP/GP sebagai berikut:

1. Berikan nilai dalam bentuk poin untuk setiap item kriteria penilaian yang ada pada
tabel penilaian IP/SGP/GP berdasarkan kesesuaian setiap item dengan
improvement yang dilakukan peserta dan bukti (evidence) yang ada selama proses
penilaian. Range nilai untuk setiap kriteria diberikan dalam tabel penilaian
(Lampiran B.1 s/d Lampiran B.6).
2. Membuat catatan-catatan sebagai bahan wawancara (jika diperlukan).
3. Menjumlahkan nilai seluruh item kriteria penilaian.
4. Menetapkan jenis penghargaan (awarding category) sesuai dengan kriteria
sebagai berikut :

Jenis Penghargaan Skor Akhir

Platinum Skor 800

Gold 600 Skor < 800

Silver 450 < Skor < 600

Bronze 400 < Skor 449

VIII.

VIII. Kategori Pemenang dan Bentuk Apresiasi

Perusahaan sangat mengapresiasi keikutsertaan setiap karyawan secara aktif dalam
Kaizen System baik dalam bentuk IP/SGP/SGA/GP. Apresiasi ini diberikan berupa reward
pemenang dalam bentuk nominal rupiah, medali, plakat, dan paket trip. Keikutsertaan
ini juga, baik secara individu maupun organisasi akan mempengaruhi secara langsung
penilaian kinerja tahunan dan menjadi pertimbangan dalam pemberian bonus tahunan.
Kaizen System juga dapat menjadi ajang untuk menunjukkan bakat dan potensi yang
dimiliki, yang seringkali tidak dapat terlihat secara maksimal pada proses kerja sehari-
hari.

17
Insentif Motivasi
a. Insentif motivasi diberikan sebagai apresiasi kepada Peserta IP/SGA dari
cabang/bengkel Kalla Toyota
b. Setiap karyawan cabang/bengkel dari semua area kerja berhak mendapatkan insentif
motivasi, dengan syarat menjadi Peserta IP/SGP dan atau ide IP/SGPnya terpilih
mewakili cabang/bengkelnya mengikuti kompetisi Kaizen System 2017
c. Mekanisme pemberian insentif motivasi untuk cabang/bengkel akan diatur
kemudian oleh Customer First Department (Kaizen Support Section)

Pemenang IP & Bentuk Apresiasi

Kategori Pemenang dan apresiasi yang diberikan adalah sebagai berikut:
8 Pemenang untuk kategori operation, total apresiasi sebesar Rp 11.250.000,-
8 Pemenang untuk kategori supporting, total apresiasi sebesar Rp 11.250.000,-
1 Pemenang Best of the Best, apresiasi berupa Paket Umroh
Masing-masing Pemenang akan mendapatkan medali Gold, Silver, Bronze sesuai
score yang didapatkan

Pemenang SGP dan Bentuk Apresiasi

Kategori Pemenang dan apresiasi yang diberikan adalah sebagai berikut:
5 Pemenang untuk kategori operation, total apresiasi sebesar Rp 14.500.000,-
5 Pemenang untuk kategori supporting, total apresiasi sebesar Rp 14.500.000,-
1 Pemenang Best of the Best, dalam bentuk Trophy bergilir
1 Pemenang the Best Kaizen Implementation 2016, total apresiasi sebesar Rp
3.000.000,-
Pemenang kategori operation, supporting, dan the Best Kaizen Implementation juga
akan mendapatkan Plakat

Pemenang GP dan Bentuk Apresiasi

Pemenang dan apresiasi yang diberikan adalah sebagai berikut:
1 Pemenang untuk Best GP, total apresiasi sebesar Rp 5.000.000,-
Pemenang juga akan mendapatkan Plakat

18
Lampiran A.1 - Form Pengajuan Judul IP/SGP/GP

Kaizen System 2016

Monitoring Progress (8 Step)
Sect./Dept./Div.

Nama Karyawan Judul IP No Tahapan Status

1 Menentukan Tema
2 Analisa Kondisi Yang Ada
INDIVIDUAL PROJECT 3
4
Penetapan Target
Analisa Sebab Akibat
5 Rencana Penanggulangan
6 Penanggulangan & Pemeriksaan Hasil
7 Evaluasi Hasil
8 Standarisasi & Tema Berikutnya

Notes:
1. Isilah kolom yang berwarna merah
2. Berikan tanda checklist () di kolom Status untuk tahapan yang sudah dilalui IP anda

Kaizen System 2016

Monitoring Progress (8 Step)
Sect./Dept./Div.

Nama SGP Nama Anggota SGP Judul SGP No Tahapan Status

Leader 1 Menentukan Tema
SMALL GROUP Anggota 2 Analisa Kondisi Yang Ada
Anggota 3 Penetapan Target
PROJECT Anggota 4 Analisa Sebab Akibat
Anggota 5 Rencana Penanggulangan
6 Penanggulangan & Pemeriksaan Hasil
7 Evaluasi Hasil
8 Standarisasi & Tema Berikutnya

Notes:
1. Isilah kolom yang berwarna merah
2. Berikan tanda checklist () di kolom Status untuk tahapan yang sudah dilalui SGP anda

Kaizen System 2016

Monitoring Progress (8 Step)
Sect./Dept./Div.

GROUP PROJECT Nama GP Nama Anggota GP Judul GP No Tahapan Status

Leader 1 Menentukan Tema
Anggota 2 Analisa Kondisi Yang Ada
Anggota 3 Penetapan Target
Anggota 4 Analisa Sebab Akibat
Anggota 5 Rencana Penanggulangan
6 Penanggulangan & Pemeriksaan Hasil
7 Evaluasi Hasil
8 Standarisasi & Tema Berikutnya

Notes:
1. Isilah kolom yang berwarna merah
2. Berikan tanda checklist () di kolom Status untuk tahapan yang sudah dilalui GP anda

19
 PT HADJI KALLA AKTIVITAS GROUP PROJECT (GP)
PERIODE TEMA Non KPI KPI: Financial/Customer/Internal Process/Learning & Growth NAMA GP
TEMA DIRECTORATE DIVISI ................ & ..................
KE QUALITY COST DELIVERY SAFETY
DEP'T ......... & ........... SECT. ......... & ......... GROUP ....... & .......
MORALE PRODUCTIVITY ENVIRONMENT DLL

PERSONIL : PROJECT LEADER CATATAN PERTEMUAN

Tgl/Bulan
TEMA LEADER
Jam
NOTULIS
Hadir (%)

1. Alasan Pemilihan Tema 2. Analisa Kondisi yang Ada 3. Penetapan Target

Satuan target Target
Saran Division Head / Facilitator

Periode Mulai Berakhir

Tanggal Bulan Tahun Tanggal Bulan Tahun

Rencana Kerja
Periode
No Langkah PIC

3 Penetapan target

4 Analisa sebab - akibat

5 Rencana penanggulangan

6 Penanggulangan & cek hasil

Saran DVH/
.. 7 Evaluasi hasil
Facilitator
Saran Dir /
.. 8 Kesimpulan
Advisor

4. Analisa Sebab-Akibat Saran DVH/

Facilitator 6. Penanggulangan & Pemeriksaan Hasil
5. Rencana Penanggulangan
Lampiran A.2 - Form Summary A3 Group Project (GP)

Saran DVH/ Saran DVH/ Saran DVH/

.. ..
Facilitator Facilitator Facilitator
Penilaian Penilaian
7. Evaluasi Hasil (Evaluasi terhadap Nilai target) 8. Standardisasi Aspek Pengelolaan Aspek Teknis
Sendiri Advisor Sendiri Advisor

Kemandirian Penentuan Tema

No Is i Tgl/Bln PIC
Kerja Sama Penelitian/Analisa

Saling Asah/Sinergi Penanggulangan

(P Pembagian Kerja Hasil

Standardisasi
Kualitas Masalah istimewa Standardisasi

Peningkatan Teknik GP Cara Penyimpulan

Catatan :
Bagus sekali Rata-rata Usaha lagi
Perhitungan hasil dalam Rupiah (gross) Kesan-kesan Aktivitas (hal-hal Positif dan Penting) Tindak lanjut : Saran Advisor (Division Head) Saran Director
Hasil bersih
Hal-hal positif : - Berkomitmen implementasi
standar yang telah dibuat
terus-menerus.
Hal-hal Penting :

20
Rp. ../Bln

Saran DVH / Nama : Nama :

..
Advisor
 Audit Kaizen Activity
PT HADJI KALLA
Kaizen System

Nama IP/SGP/GP : Department/Section:

Tema yang Dibahas : Advisor / Nopek :
Fasilitator / Nopek :
Progress PDCA (Status Langkah Kegiatan) yang Telah Selesai Leader / Nopek :
1. Alasan Pemilihan Tema 6. Penanggulangan & Pemeriksaan Hasil Do Anggota/ Nopek
2. Analisa Kondisi yang Ada Plan 7. Evaluasi Proses & Hasil Check
3. Penetapan Target 8. Standardisasi & Penentuan Tema Action
4. Analisa Sebab Akibat Berikutnya
5. Rencana Penanggulangan
Keterangan :
Lampiran B.1 - Form Audit Kaizen Activity

Auditee Ttd:

Auditor :
Nama Ttd:

21
Tanggal :
 Audit Kaizen Implementation
Kaizen System PT HADJI KALLA

Judul Risalah : Department/Section :

IP SGP GP
Nama Gugus :
Value Creation Quality Cost Delivery Moral HSSE
Keterangan masing-masing :
Lampiran B.2 - Form Audit Kaizen Implementation

Kondisi Saat ini :

Auditor Tanda Tangan Auditee Tanda Tangan Tanggal

22
1
2
3
Lampiran C.1 Contoh Template Presentasi Pelaporan SGP

23
24
Lampiran C.2 Contoh Template Presentasi Pelaporan IP

4
1

7
3
6

Keterangan :

Peserta IP dipersilahkan menggunakan format pelaporan 1 (satu) slide seperti

contoh di atas
Peserta IP juga diperbolehkan untuk melakukan modifikasi pada slide presentasi.
Tidak hanya menampilkan 1 slide, tetapi boleh menambahkan slide dengan jumlah
maksimal 5 (lima) slide, dengan batasan seluruh langkah langkah pada contoh
slide di atas terpenuhi, yaitu :
1. Cek Kondisi dan Temukan Masalah
2. Identifikasi Penyebab
3. Ambil Tindakan Perbaikan
4. Sebelum Perbaikan
5. Sesudah Perbaikan
6. Improvement Selanjutnya
7. Tanda Tangan Persetujuan

25