KAIZEN SYSTEM GUIDANCE

2018

FOR CONTINUOUSLY IMPROVEMENT

AT KALLA GROUP

QUALITY SYSTEM – QS & SCM DIVISION

CORPORATE STRATEGIC DEVELOPMENT DIRECTORATE

1
 DAFTAR ISI

I. Apakah Kaizen System itu? ............................................................................................................................ 4

II. Kaizen System, Performa Karyawan, dan Perusahaan ............................................................................... 4

III. Apakah Jenis-Jenis Penerapan Kaizen System di Kalla Group? ................................................................ 5

IV. Struktur Organisasi Kaizen System ............................................................................................................... 7

V. Struktur Komite Juri Kaizen System ............................................................................................................. 8

VI. Bagaimana Melakukan Kaizen System Tersebut ...................................................................................... 10

A. Metode PDCA Delapan Langkah ........................................................................................................ 10

B. Tujuh Alat/Seven Tools of Quality yang dapat digunakan ............................................................. 10

C. Penyampaian Ide Improvement .......................................................................................................... 14

VII. Teknik Penyelesaian Masalah & Ide Inovasi.............................................................................................. 14

VIII. Mekanisme Penilaian Kaizen System ......................................................................................................... 18

A. Kriteria Penilaian IP ............................................................................................................................... 18

B. Kriteria Penilaian SGP ........................................................................................................................... 19

C. Kriteria Penilaian GP ............................................................................................................................. 21

D. Kategori Penilaian ................................................................................................................................. 24

1. Kategori Penilaian dan Time Schedule Internal Sub-Holding ............................................... 24

2. Kategori Penilaian Kalla Excellence Day ................................................................................... 24

E. Mekanisme Penilaian Kaizen (Internal Sub-Holding/SBU) .............................................................. 26

1. Fase Pengendalian/Review Project (Project Controlling) ....................................................... 26

2. Genba ............................................................................................................................................. 27

3. Penilaian Tahap Akhir / Final Presentation (IP, SGP dan GP)................................................ 28

F. Mekanisme Penilaian Kalla Excellence Day ........................................................................................ 29

1. Genba ............................................................................................................................................. 29

2. Penilaian Tahap Akhir (Presentasi Final) .................................................................................. 29

G. Penilaian Total Kaizen System ............................................................................................................. 30

IX. Net Quality Income (NQI) ............................................................................................................................ 31

X. Kategori Pemenang dan Bentuk Apresiasi ................................................................................................ 33

Lampiran A - Form Registrasi & Pengajuan Judul IP/SGP/GP ............................................................. 35

Lampiran B.1 - Form Penilaian Project ..................................................................................................... 39

Lampiran B. 2 - Genba Kaizen Implementation ...................................................................................... 47

Lampiran C. 1 – Contoh Template Presentasi Pelaporan SGP & GP..................................................... 48

Lampiran C. 2 – Contoh Template Presentasi Pelaporan IP .................................................................. 50

Lampiran D – Net Quality Income ............................................................................................................. 49

Lampiran E – Format Quality Management System ............................................................................... 52

2
3
BUKU PETUNJUK PENYUSUNAN LAPORAN PENYELESAIAN

IDE PERBAIKAN BERDASARKAN METODE KAIZEN SYSTEM

I. Apakah Kaizen System itu?

Kaizen System atau Program Perbaikan Berkelanjutan adalah sebuah sistem yang dibentuk

untuk mendorong ide kreatif dan pemecahan masalah menggunakan Kaizen Skill (Problem
Solving Skill) dengan metode pengembangan yang fokus pada penggalian akar masalah pada

proses yang telah ada melalui langkah-langkah yang tepat, berlangsung secara konsisten dan

berkesinambungan.

Tujuan dari Kaizen System adalah:

• Mendorong improvement/inovasi yang diperlukan dalam mendukung pencapaian sasaran

perusahaan
• Mendorong peningkatan kualitas, baik kualitas personal maupun kualitas hasil kerja

• Menjadi tempat mengembangkan dan menggali potensi diri

• Membangun budaya kerja yang peka terhadap masalah dan potensi masalah di
lingkungan kerjanya

II. Kaizen System, Performa Karyawan, dan Perusahaan

Pada lingkup Kalla Group, Kaizen System belum terimplementasi secara menyeluruh di seluruh

anak perusahaan Kalla Group. Berdasarkan data yang ada di tahun 2017 jumlah karyawan yang
turut berpartisapasi hanya sekitar 30% dari jumlah total karyawan di Kalla Group. Oleh karena

itu, perlunya untuk meningkatkan awareness seluruh karyawan mengenai pentingnya untuk

berkontribusi dalam program perbaikan berkelanjutan ini. Hal ini dikarenakan sangat banyak

keuntungan yang bisa diperoleh oleh karyawan dan perusahaan apabila dapat
mengimplementasikan Program Kaizen System ini secara baik, antara lain :

 Perbaikan dapat berkontribusi terhadap peningkatan performa perusahaan

 Percepatan lead time pada suatu proses

 Cost reduction pada kegiatan operasional dan supporting

 Penerapan standardisasi baru telah teruji melalui proses kaizen

 Sinergi yang lebih baik antar bagian kerja melalui project yang dikerjakan bersama

 Efisiensi dan efektivitas proses yang dapat menghasilkan produk kerja yang berkualitas

4
 GAMBAR 1 - Skema Implementasi Improvement Kalla Group

Pada tahun 2018 tahapan implementasi Kaizen System meliputi :

 Peningkatan participant improvement minimal 70% dari jumlah karyawan

 Jumlah registrasi project minimal 15 project di seluruh divisi

 Fokus pada Net Quality Income

 Implementasi breakthrough project

 Pelaksanaan kompetisi berjenjang di SBU, Sub-Holding hingga level Holding

Tahapan Implementasi Kaizen System ini selaras dengan scorecard di area internal business

process yaitu “implementasi best practice dalam process & quality management di Kalla Group”.
Hal ini terkait langsung dengan KPI Kalla Group yaitu Rp Net Quality Income dengan target Rp

25 M dari seluruh SBU Kalla Group.

Gambar 2 KPI Kalla Group

III. Apakah Jenis-Jenis Penerapan Kaizen System di Kalla Group?

Kaizen System terdiri atas 3 jenis problem solving project, digambarkan sebagai berikut:
1. Individual Project (IP) adalah suatu sistem yang menampung dan mengimplementasikan

saran (usulan) tertulis dari pekerja (terdiri 1 orang). Saran ini merupakan hasil pemikiran

maupun percobaan sehingga implementasinya dapat membantu kelancaran/percepatan

proses kerja atau meningkatkan pre-Kaizen lingkungan kerja berupa 5S/5R.

5
 BREAKTHROUGH
Focused
Trouble
Related Parties KPI Appraisement Result In 2016 Plan in 2017
Shooting
Area
VCP Cross Company Company
Business
New Business Not Activated Yet Not Activated Yet
Planning,
Portofolio Re-Enginering Organizing,
Value Chain Project
KAIZEN (VCP,BUP) Six Sigma Business Process Actuating,
BUP Within 1 Business (RBP) Controling
Company Business Not Activated Yet Not Activated Yet
Business Unit Project Company Portofolio (POAC)
KAIZEN

Cross
GP Division/ Unfinished in Continued GP
Department/ Operation KPI
Group Project Department 2016 (HO) 2016
Branch
Intra
SGP Department/
Department/
Operation KPI
Activated in 2016 Implemented in
Small Group Project Section (HO) Kalla Automotive
Branch
IP Activated in 2016 Implemented in
Individual Process Operation KPI Process
Individual Project (HO) Kalla Automotive

Gambar 3 Hirarki Kaizen System Project 2018

2. Small Group Project (SGP) adalah sekelompok pekerja (terdiri lebih dari 1 orang dan

maksimal 5 orang termasuk leader) pada unit kerja (Department) yang sama yang bertemu

secara berkala mengupayakan pengendalian mutu dengan cara mengidentifikasi,

menganalisa, dan mencari pemecahan masalah yang dihadapi dalam pekerjaan pada unit

kerjanya tersebut dengan menggunakan teknik problem solver secara berkesinambungan.

3. Group Project (GP) merupakan sekelompok pekerja yang terdiri atas orang-orang pada

unit kerja berbeda, yang membutuhkan sinergi dengan bagian lain untuk meningkatkan
hasil kerjanya, menyangkut lebih dari satu bagian/lintas departemen (posisi department

head). Misal: “Meningkatkan performa services melalui utilisasi database pelanggan”, maka

untuk mengatasi permasalahan tersebut tidaklah cukup jika hanya dari bagian services

yang menanganinya, perlu juga melibatkan bagian Procurement, ICT, Sales, dan bagian
lainnya.

4. Business Unit Project (BUP) merupakan sekelompok pekerja yang terdiri atas orang-

orang pada unit kerja berbeda (menyangkut lebih dari satu bagian/lintas divisi dengan
level posisi division head) dalam satu perusahaan yang membuat perbaikan terhadap
portofolio bisnis perusahaan dan fokus hasil project berdampak langsung kepada customer.
Kategori BUP masuk dalam breakthrough project, sehingga akan dibahas lebih lanjut dalam

Guidance Breakthrough Project.

5. Value Chain Project (VCP) merupakan sekelompok pekerja yang terdiri atas orang-orang
pada perusahaan berbeda (menyangkut bagian yang ada di lintas Sub-Holding/SBU dengan

level posisi minimal division head) yang membutuhkan sinergi dengan lintas perusahaan

sehingga dihasilkan produk atau bisnis baru. Kategori VCP masuk dalam breakthrough

project, sehingga akan dibahas lebih lanjut dalam Guidance Breakthrough Project.

6
IV. Struktur Organisasi Kaizen System

GAMBAR 4 - Struktur Organisasi Kaizen

Tugas dan Tanggung Jawab Jabatan pada Organisasi Kaizen System sebagai berikut:

Advisor

1. Menempatkan IP/SGP/GP sebagai salah satu aktivitas dibagiannya.

2. Menghargai faktor kemanusiaan.

3. Mempunyai kepekaan terhadap mutu, masalah, dan aktivitas improvement.

4. Memberikan pengarahan dan dukungan kepada IP/SGP/GP.

Facilitator

1. Membuat rencana mengajar, membimbing dan mengarahkan:

a. agar sasaran aktivitas tercapai

b. agar aktivitasnya semakin berkembang

2. Menciptakan suasana agar karyawan berpartisipasi secara sukarela dalam aktivitas

tersebut.
3. Memberikan pelatihan bagaimana membuat laporan akhir dan melakukan presentasi yang

baik.

4. Memberikan apresiasi dan dukungan atas hasil aktivitas.

5. Mengadakan hubungan dan penyesuaian dengan circle lain.

Leader

1. Meningkatkan kinerja melalui peningkatan pengetahuan dan skill dirinya sendiri serta

anggotanya melalui :
a. Evaluasi prestasi kelompok

7
 b. Evaluasi PDCA

2. Mengadakan training

3. Mengatasi masalah-masalah yang ada baik sistem maupun SDMnya.

4. Tanggapan terhadap sikon yang ada

5. Memberikan solusi (team building)

6. Try & error (strategi & kreativitas)

7. Aktivitas lain berkaitan sebagai pusat aktivitas tema, bertanggung jawab terhadap
keberhasilan tema sebagai berikut :

a. Menunjukkan sikap kepemimpinan.

b. Menguasai hal-hal yang berkaitan dengan tema yang dipilih.

c. Membuat rencana aktivitas, rencana meeting dengan circle leader.

d. Mengadakan komunikasi dengan circle leader, facilitator dan pimpinan.

Member

1. Rajin hadir.

2. Pro-aktif dalam meeting.

a. Berani mengeluarkan pendapat

b. Menghargai pendapat orang lain

3. Aktif dalam pengumpulan data, improvement, report dan aktivitas lain.

4. Berbagi ilmu, pengetahuan dan pengalaman.

Notulen

1. Membuat ringkasan hasil pertemuan.

2. Membagikan ringkasan hasil pertemuan kepada anggota.

3. Menyimpan dokumen yang ada hubungannya dengan aktivitas SGP/GP dengan rapi.

4. Mengingatkan leader hasil pertemuan terakhir, sebelum memulai meeting.

V. Struktur Komite Juri Kaizen System

Selain jabatan pada organisasi Kaizen System, diperlukan pula komite juri yang akan menilai

project yang akan dipresentasikan oleh seluruh karyawan yang terdaftar dalam kompetesi Kaizen

System di perusahaan masing-masing. Komite juri ini akan dibentuk melalui surat keputusan
management dengan kategori:

1. Juri Tetap (IP/SGP/GP)

2. Juri Final Presentation

3. Juri Tamu
4. Juri KED

5. Asisten Juri

8
Tugas dan tanggung jawab juri semua kategori adalah sebagai berikut :

1. Juri Tetap
Tim Juri Tetap adalah tim juri yang akan memberikan penilaian untuk seluruh Project

Improvement untuk kategori IP, SGP dan GP yang terdaftar dalam periode registrasi

Program Kaizen System 2018. Juri tetap akan menilai pada project controlling dan genba

serta merupakan manajemen Divisi/Department pelaksana Program Kaizen System 2018 dan
representasi dari fungsi Finance dan fungsi lainnya yang ditunjuk langsung oleh manajemen.

2. Juri Final Presentation

Juri Final Presentation adalah tim juri yang akan memberikan score secara langsung pada

sesi presentasi Final untuk seluruh project (IP, SGP, GP) yang lolos pada sesi Semi Final.
Team Juri terdiri atas Direksi SBU

3. Juri Tamu

Juri Tamu adalah tim juri yang dipilih untuk memberikan feedback dari sudut pandang lain

serta berada di luar dari fungsi tim kaizen yang akan mempresentasikan projectnya.
Komposisi juri tamu merupakan department/division head dari fungsi lain atau seseorang

yang ahli dan memahami materi project yang akan dinilai. Juri tamu akan memberikan

penilaian pada tahap seleksi Semi Final untuk seluruh project (IP,SGP,GP) yang terdaftar

dalam periode registrasi Program Kaizen System 2018.

4. Juri Kalla Exellence Day

Tim Juri KED adalah juri yang melaksanakan Genba dan memberikan penilaian pada Final

Presentation KED. Tim Juri terdiri dari Holding Kalla Group maupun profesional yang

ditunjuk dari instansi eksternal.

5. Asisten Juri

Asisten juri adalah tim panitia kaizen atau karyawan yang telah memiliki pengalaman dalam

pelaksanaan project kaizen minimal 2 (dua) tahun atau pernah menjadi juara kompetisi

kaizen internal atau eksternal. Asisten juri dapat menggantikan dan memperoleh delegasi
tugas dari juri tetap pada saat juri tetap berhalangan untuk hadir pada jadwal penjurian

untuk menjaga komposisi juri tetap sesuai dengan jumlah minimal terlaksananya proses

penjurian. Delegasi penjurian kepada asisten juri terkait segala hasil penjurian akan tetap

menjadi tanggung jawab juri.

Uraian tugas pokok dan tanggung jawab tim juri Kaizen System 2018 akan ditetapkan oleh top

management secara lebih detail pada SK Juri yang akan diterbitkan oleh masing-masing Sub-
Holding & SBU.

9
 Kriteria Juri Kaizen

1. Bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa

2. Jujur, adil dan objektif

3. Memahami konsep continous improvement dengan baik

4. Telah mengikuti pelatihan continous improvement, kaizen, six sigma dan atau training

improvement lainnya
5. Berpengalaman dalam membuat/menyusun risalah project improvement (pernah menjadi

member project min. 1 kali)

6. Level Manager-Up/Pernah menjadi leader project improvement dan memenangkan contest

improvement/Pernah menjadi juri project improvement minimal selama 2 (dua) tahun

VI. Bagaimana Melakukan Kaizen System Tersebut

Menyelesaikan masalah atau penuangan ide improvement dengan konsep Kaizen System

menggunakan metode PDCA dalam setiap kegiatan dan proses, karena dapat dilakukan
dengan sederhana dan mudah dalam pelaksanaannya.

Penjabaran PDCA terdiri dari 8 Delapan Langkah Tujuh Alat (DELTA)

A. Metode PDCA Delapan Langkah

8 Steps Problem Solving 1. Alasan Pemilihan Tema

ACTION PLAN 2. Analisa Kondisi yang Ada
1 2
8 3 3. Penetapan Target
4
5 4. Analisa Sebab Akibat
5. Rencana Penanggulangan

7 6. Penanggulangan dan Pemeriksaan Hasil

CHECK 6 7. Evaluasi Proses & Hasil

DO 8. Standardisasi & Penentuan Tema Berikutnya

Gambar 5 Langkah - Langkah PDCA

1. Lima langkah pertama merupakan penjabaran dari "PLAN" atau Perencanaan.

2. Langkah keenam merupakan "DO" atau Pelaksanaan.

3. Langkah ketujuh merupakan "CHECK" sebagai langkah evaluasi atau pemeriksaan.

4. Langkah kedelapan merupakan penjabaran "ACTION" atau tindakan pelaksanaan

standardisasi dan rencana selanjutnya.

B. Tujuh Alat/Seven Tools of Quality yang dapat digunakan

1. Lembar Pemeriksaan (Check Sheet)

Check Sheet biasanya berbentuk formulir kertas dengan item-item yang diperlukan

10
 sudah dicantumkan dan disusun sedemikian rupa. Digunakan untuk

mengumpulkan data hasil pemeriksaan (pengecekan), disebut juga dengan Lembar

Pengumpul Data.
Tujuan penggunaan Check Sheet adalah sebagai alat untuk mengumpulkan data

dan informasi mengenai aspek dan kondisi tertentu yang diperlukan serta untuk

memudahkan proses pengumpulan dan analisa data. Hal-hal yang perlu

diperhatikan dalam membuat Check Sheet, antara lain:

 Sasarannya harus jelas

 Keterangan yang diperlukan memenuhi sasaran

 Dapat diisi dengan mudah dan cepat

 Dapat disimpulkan dengan cepat

Gambar 6 Contoh Pengisian Check Sheet

2. Histogram
Histogram merupakan jenis grafik balok khusus yang menggambarkan penyebaran
data sebagai hasil satu macam pengukuran dari suatu kejadian atau proses, apakah

data tersebut keluar dari batas pengendalian atau tidak.

Gambar 7 Contoh Histogram

3. Diagram Pareto
Diagram Pareto merupakan suatu alat untuk melihat permasalahan yang paling tinggi

prioritasnya, digambarkan dalam sebuah diagram yang tersusun mulai data

11
 terbesar/terbanyak. Kegunaan Diagram Pareto adalah sebagai berikut :

 Menunjukkan masalah utama/pokok masalah

 Menyatakan perbandingan masing-masing masalah terhadap keseluruhan

 Menunjukkan perbandingan masalah sebelum dan sesudah perbaikan

Gambar 8 Contoh Diagram Pareto

4. Diagram Sebab Akibat (Fish Bone)

Fish Bone adalah diagram yang berfungsi untuk mengidentifikasi penyebab suatu

masalah. Karena fungsi tersebut, diagram Fish Bone sering juga disebut "Cause & Effect

Diagram". Pada diagram Fish Bone penyebab biasanya berupa suatu permasalahan
yang akan diperbaiki dan ditempatkan pada "kepala ikan". Penyebab dari masalah

kemudian diletakkan disepanjang "tulang", dan diklasifikasikan ke dalam tipe berbeda

sepanjang cabang. Penyebab masalah berikutnya dapat ditempatkan di samping sisi

cabang berikutnya. Penggunaan Analisis Sebab Akibat :

 Untuk mengenal penyebab yang penting

 Untuk memahami semua akibat dan penyebab
 Untuk membandingkan prosedur kerja

 Untuk menemukan pemecahan yang tepat

 Untuk memecahkan hal apa yang harus diilakukan

 Untuk mengembangkan proses

Gambar 9 Contoh Fish Bone

12
5. Diagram Pencar
Scatter Diagram digunakan untuk menyatakan hubungan antara sebab dan akibat,
adalah diagram yang digunakan untuk mengetahui apakah 2 variabel mempunyai

hubungan (korelasi) yang saling mempengaruhi atau tidak.

Gambar 10 Contoh Scatter Diagram

6. Stratifikasi (Pemisahan Masalah)

Stratifikasi adalah mengelompokkan data menjadi kelompok yang lebih homogen
(tunggal). Tujuannya adalah untuk menghindari salah interpretasi dalam membaca

suatu data sehingga persoalan menjadi lebih jelas/sederhana.

Gambar 11 Contoh Stratifikasi

7. Peta Kendali
Peta Kendali untuk menunjukkan batas maksimum dan batas minimum daerah

pengendalian serta memperlihatkan perkembangan yang dinamis suatu

proses.

Gambar 12 Chart Peta Kendali

13
 C. Penyampaian Ide Improvement

Penyampaian Ide
Penyampaian ide improvement pertama kali dilakukan dengan mengirimkan

judul/tema improvement melalui sistem aplikasi (apabila telah ada) atau dengan

mengisi Form Registrasi yang dikirimkan oleh Panitia Kaizen System.

Pembuatan Materi Power Point (PPT)

Penyampaian ide IP, SGP dan GP dituliskan dalam bentuk power point sesuai

format materi yang ditentukan Panitia. Materi power point ini selanjutnya

dikirimkan melalui email kepada Panitia Kaizen System sesuai batas waktu yang

telah ditentukan. Pengiriman materi dapat dilakukan secara bertahap sesuai

dengan progress selesainya materi dan timeline yang telah ditentukan oleh panitia.

VII. Teknik Penyelesaian Masalah & Ide Inovasi

A. Matrix Langkah dan Penggunaan Teknik Dasar Kendali
No Langkah-Langkah Teknik Dasar

1 MENETAPKAN TEMA DAN SASARAN TEMA Diagram Pareto

1. Identifikasi masalah

2. Stratifikasi masalah

3. Menentukan prioritas masalah

4. Menentukan tema dan sasaran tema

5. Alasan penetapan masalah berdasarkan analisis

dan data historis

6. Tindakan darurat untuk mencegah meluasnya

masalah
7. Persetujuan atasan langsung

Histogram

14
 Peta Kendali

Alat yang sering digunakan : stratifikasi

brainstorming, pareto, grafik (pie, line, bar)

2 MENCARI FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB Brainstorming

1. Melakukan brainstorming Stratifikasi

2. Pengelompokan penyebab Diagram sebab akibat (Fishbone diagram)

3. Menggambarkan dalam diagram sebab akibat

4. Mencari akar penyebab

3 MENETAPKAN PENYEBAB DOMINAN Diagram Pencar

1. Megumpulkan fakta dan akar penyebab

2. Menganalisis faktor-faktor penyebab

3. Menentukan urutan penyebab dominan

4. Menggambarkan diagram pareto penyebab

Diagram Pareto

4 MERENCANAKAN PENANGGULANGAN DAN 5W2H

SASARAN ANTARA Why (mengapa) : Faktor penyebab

1. Penyusunan rencana penanggulangan HOW (bagaimana) : Cara menanggulangi

berdasarkan diagram pareto penyebab WHAT (apa) : Sasaran antara

dominan WHEN (kapan) : Batas waktu

2. Merencanakan penanggulangan berpedoman WHO (siapa) : Penanggung Jawab

pada 5W2H WHERE (dimana) : Tempat

15
 3. Persetujuan atasan langsung HOW MUCH (berapa) : Biaya (bila ada)

5 PELAKSANAAN PENANGGULANGAN Pelaporannya menggunakan Pedoman 4W2H

1. Melaksanakan penanggulangan oleh masing- bila perlu gunakan foto/gambar untuk
masing pelaksana yang dikoordinir oleh memperjelas.

penanggung jawab

2. Monitoring hasil penanggulangan HOW (bagaimana) : Cara menanggulangi

WHAT (apa) : Sasaran antara

WHEN (kapan) : Batas waktu

WHO (siapa) : Penanggung jawab

WHERE (dimana) : Tempat

HOW MUCH (berapa) : Biaya (bila ada)

6 MENGEVALUASI HASIL PENANGGULANGAN Diagram Pareto

1. Membandingkan hasil penanggulangan dengan

sasaran dampak terhadap QCDSMPE (Quality,

Cost, Delivery, Safety, Morale, Productivity,

Environment)

2. Membandingkan :

a. Sasaran antara yang dicapai terhadap

sasaran antara yang direncanakan

b. Diagram pareto penyebab sebelum dan Histogram

sesudah penanggulangan bila ada data

3. Membandingkan diagram pareto masalah

sebelum dan sesudah penanggulangan

Peta Kendali

7 STANDARISASI Spesifikasi standarisasi baru :

1. Membuat usulan standar yang mencakup  Flowchart hasil

standar masukan, proses, dan hasil  Penanggulangan

2. Standar masukan, proses, dan hasil harus dibuat  Prosedur kerja (SOP)
dalam bentuk dokumen kualitas sesuai dengan  Instruksi kerja (WI)

16
 Quality Management System (QMS) atau  Format Quality Management System (QMS)
sertifikasi manajemen sistem yang digunakan mengacu pada lampiran

pada perusahaan (contohnya: ISO)

3. Bila perlu tampilkan perubahan proses

4. Persetujuan atasan langsung

8 MENENTUKAN TEMA BERIKUTNYA Masukkan dalam rencana berikutnya dan mulai

1. Menegaskan penyebab masalah yang belum lagi dengan langkah No.1, memulai dengan
terpecahkan tema baru dengan persetujuan atasan

2. Bila sasaran tema (sasaran akhir) telah tercapai

ditetapkan tema berikutnya

B. Kaitan antara siklus PDCA, DELTA dan Kaizen System

Langkah PDCA Uraian Kegiatan Tujuh Alat IP SGP GP

1 PLAN Menentukan tema  Checksheet

dan sasaran  Stratifikasi

 Pareto YA YA YA
 Peta Kendali

 Histogram

2 Mencari faktor  Stratifikasi

penyebab  Fishbone diagram YA YA YA

 Diagram pencar

3 Menentukan  Checksheet
penyebab utama  Stratifikasi
YA YA YA
 Pareto

 Diagram pencar

4 Membuat rencana 5W + 2H

perbaikan dan YA YA YA
target

5 DO Melaksanakan 5W + 2H
YA YA YA
perbaikan

6 CHECK Mengevaluasi  Checksheet

hasil perbaikan  Stratifikasi
YA YA YA
 Pareto

 Diagram kendali

17
  Histogram

7 ACTION Standarisasi solusi - YA YA YA

8 Menentukan tema  Checksheet

berikutnya  Stratifikasi

 Pareto - YA -
 Diagram kendali

 Histogram

Teknik Pembuatan Materi Power Point Individual Project (IP), Small Group Project (SGP),

dan Group Project (GP) diuraikan lebih lanjut pada training Kaizen atau file terpisah.

VIII. Mekanisme Penilaian Kaizen System

A. Kriteria Penilaian IP
Indikator penilaian pada tahap Plan:

Analisa
 Tingkat urgensi masalah yang diangkat

 Tingkat kreatifitas solusi/konsepsi

 Detail rencana yang akan dilakukan

 Tingkat keaslian ide

 Mutu persetujuan atasan

Indikator penilaian pada tahap Do:

 Usaha yang dilakukan

 Kemandirian dalam menyelesaikan permasalahan

 Akurasi pengukuran dalam perbaikan

Indikator penilaian pada tahap Check:

 Pencapaian target ditinjau dari panca mutu (Q/C/D/S/M)

 Pengembangan kompetensi

 Manfaat bagi pihak lain

Indikator penilaian pada tahap Action:

Standarisasi
 Mutu isi standard (meliputi masukan, proses dan hasil)

 Standar baru aplikatif dan efektif

Kepastian Hasil

18
  Metode yang menjamin pelaksanaan standar baru

 Mutu persetujuan atasan

Indikator penilaian pada Risalah:

Mutu Isi

 Sistematika penulisan/alur step aktivitas

 Penggunaan dan penggambaran tools

Penyajian

 Kelengkapan Informasi

 Kejelasan tampilan (tulisan, grafik, gambar dan tabel)

 Kesesuaian format risalah

Indikator penilaian pada Presentasi:

Kejelasan Presentasi

 Penyajian presentasi terstruktur dan fokus

 Jawaban pertanyaan tepat dan mudah dipahami

 Bahan presentasi dan alat peraga mendukung

Waktu Presentasi
 Waktu Presentasi 08-12 menit

Teknik Presentasi

 Presentasi disampaikan dengan lancar dan terpadu

 Presentasi memiliki sifat khusus dan unik

B. Kriteria Penilaian SGP

Indikator penilaian pada tahap Plan:

Pemilihan tema dan Analisis Data

 Problem merupakan permasalahan beberapa unit kerja

 Data pendukung memadai

 Sasaran yang jelas sesuai panca mutu (Q/C/D/S/M)

 Prediksi resiko/masalah potensial yang timbul

Analisa Sebab Permasalahan Faktor-Faktor yang Berpengaruh

 Ketajaman analisa sebab akibat secara kuantitatif

 Bukti korelasi & penentuan penyebab dominan

19
Alternatif Penetapan Solusi

 Analisa alternatif solusi dan resiko

 Rencana pelaksanaan mencakup aspek 5W2H

 Kontribusi anggota tim proporsional

Indikator penilaian pada tahap Do:

Kemampuan Melaksanakan Pemecahan Masalah

 Kemandirian dalam penyelesaian

 Kemandirian dalam menyelesaikan permasalahan

 Akurasi pengukuran dalam perbaikan

Pemantauan Progress Perbaikan/Peningkatan

 Kemandirian dalam penyelesaian

 Usaha dalam menyelesaikan masalah

Pengelolaan Dokumen

 Penggunaan dokumen pendukung

 Pencatatan progres perbaikan

Indikator penilaian pada tahap Check:

Hasil Perbaikan ditinjau dari Panca Mutu

 Prosentase pencapaian sasaran

 Korelasi hasil vs aktivitas

Dampak (Efek Samping) Penanggulangan

 Pengaruh ke problem utama

 Pengaruh positif terhadap panca mutu

 Peningkatan pengetahuan dan kemampuan anggota

 Solusi mengatasi dampak negatif

Indikator penilaian pada tahap Action:

Standarisasi

 Mutu isi standard (meliputi masukan, proses dan hasil)

 Standard baru mudah dipahami

 Dapat diaplikasikan di tempat lain

Komitmen Pelaksanaan Standard Baru

 Sistem yang menjamin pelaksanaan standard baru

 Peran atasan dalam implementasi standard baru

20
 Menetapkan Masalah & Tema Berikutnya

 Mutu identifikasi dan analisa masalah baru

 Kelengkapan penetapan jadwal rencana kerja

 Mutu persetujuan atasan

Indikator penilaian pada Risalah:

Mutu Isi
 Sistematika penulisan/alur step aktivitas

 Penggunaan dan penggambaran tools

Penyajian

 Kelengkapan Informasi
 Kejelasan tampilan (tulisan, grafik, gambar dan tabel)

 Kesesuaian format risalah

Indikator penilaian pada Presentasi:

Kejelasan Presentasi
 Penyajian presentasi terstruktur dan fokus

 Jawaban pertanyaan tepat dan mudah dipahami

 Bahan presentasi dan alat peraga mendukung

Waktu Presentasi

 Waktu Presentasi 13-15 menit

Kerjasama Tim

 Presentasi disampaikan dengan lancar dan terpadu

 Presentasi memiliki sifat khusus dan unik

C. Kriteria Penilaian GP

Indikator penilaian pada tahap Plan:

Pemilihan tema dan Analisis Data

 Problem merupakan permasalahan beberapa unit kerja

 Data pendukung memadai

 Sasaran yang jelas sesuai panca mutu (Q/C/D/S/M/P/E)

 Prediksi resiko/masalah potensial yang tibul

Penetapan Sasaran Berdasarkan Panca Mutu (Q/C/D/S/M)

 Sasaran yang jelas dan menantang

21
Analisis Sebab Akibat

 Pembahasan potensial penyebab langsung

 Mutu metode analisa sebab akibat

 Sistematika penentuan penyebab dominan

Rencana Tindakan/Upaya yang Dilakukan

 Rencana pelaksanaan & cakupan aspek 5W2H

 Sistem dokumentasi dalam rencana pelaksanaan

 Korelasi target antara di-tiap aktivitas dengan target utama

 Mutu alternatif solusi yang ditemukan

 Mutu persetujuan atasan

Indikator penilaian pada tahap Do:

Upaya Dalam Melaksanakan Perbaikan

 Kemandirian dalam penyelesaian

 Kesesuaian rencana dengan pelaksanaan

 Kemampuan mencapai sasaran antara

 Mutu usaha yang telah dilakukan

Pemantauan Progress Perbaikan dan Dokumentasi

 Mutu sistem pemantauan proses

 Konsistensi tindakan untuk mengatasi tiap masalah

 Kelengkapan dan mutu data pendukung

Keterlibatan dan Partisipasi Anggota Group

 Keterlibatan anggota dalam proses perbaikan

 Pengetahuan anggota dalam aktivitas masing-masing

Indikator penilaian pada tahap Check:

Hasil Perbaikan ditinjau dari Panca Mutu

 Prosentase pencapaian sasaran

 Korelasi hasil vs aktivitas

Dampak (Efek Samping) Penanggulangan

 Pengaruh ke problem utama

 Pengaruh positif terhadap panca mutu

 Peningkatan pengetahuan dan kemampuan anggota

 Solusi mengatasi dampak negatif

22
Indikator penilaian pada tahap Action:

Standarisasi
 Mutu isi standard (meliputi masukan, proses dan hasil)

 Standard baru mudah dipahami

 Dapat diaplikasikan di tempat lain

Komitmen Pelaksanaan Standard Baru

 Sistem yang menjamin pelaksanaan standard baru

 Peran atasan dalam implementasi standard baru

Menetapkan Masalah & Tema Berikutnya

 Mutu identifikasi dan analisa masalah baru

 Kelengkapan penetapan jadwal rencana kerja

 Mutu persetujuan atasan

Indikator penilaian pada Risalah:

Mutu Isi
 Sistematika penulisan/alur step aktivitas

 Penggunaan dan penggambaran tools

Penyajian
 Kelengkapan Informasi

 Kejelasan tampilan (tulisan, grafik, gambar dan tabel)

 Kesesuaian format risalah

Indikator penilaian pada Presentasi:

Kejelasan Presentasi

 Penyajian presentasi terstruktur dan fokus

 Jawaban pertanyaan tepat dan mudah dipahami

 Bahan presentasi dan alat peraga mendukung

Waktu Presentasi

 Waktu Presentasi 13-15 menit

Kerjasama Tim
 Presentasi disampaikan dengan lancar dan terpadu

 Presentasi memiliki sifat khusus dan unik

23
D. Kategori Penilaian

1. Kategori Penilaian dan Time Schedule Internal Sub-Holding

a. Internal competition IP, SGP dan GP di setiap anak perusahaan diserahkan

kepada Sub-holding masing-masing untuk melaksanakan teknis

pelaksanaannya secara mandiri.

b. Setiap Sub-Holding dipersilahkan untuk mengatur time schedule secara

mandiri namun tetap mengacu kepada timeline kaizen program yang

ditetapkan oleh Kalla Group.

c. Project yang ada di internal sub-holding dapat mengikuti external

competition sesuai dengan rekomendasi Top Management disetiap sub-

holding atau penunjukan langsung dari Kalla Group.

GAMBAR 13 - Time schedule program Kaizen System kalla group

2. Kategori Penilaian Kalla Excellence Day

a. Setiap perusahaan berhak mengikuti Kalla Excellence Day sesuai dengn

rasio keikutsertaan participant improvement di perusahaan tersebut.

Dengan ketentuan sebagai berikut :

 Apabila suatu perusahaan mencapai 50% participant improvement:

maka perusahaan tersebut berhak mengirimkan 1 (satu) project

 Apabila suatu perusahaan mencapai 80% participant improvement:

maka perusahaan tersebut berhak mengirimkan 2 (dua) project

24
  Apabila suatu perusahaan mencapai 100% participant improvement:

maka perusahaan tersebut berhak mengirimkan 3 (tiga) project

Project yang diikutsertakan pada KED diperbolehkan dalam bentuk IP,

SGP, atau GP sesuai dengan persetujuan top management di Sub-Holding

atau SBU terkait. Prosentasi ini berlaku untuk perusahaan dengan jumlah

karyawan 0 – 500. Apabila karyawan >500 maka slot akan diakumulasikan.

Contoh karyawan dengan jumlah participant 1000 :

 50% participant : 2 slot project

 80% participant : 3 slot project

 100% participant : 4 slot project

Hadji Kalla

KARS
Kalla OTO
BJU

BLT

Bumi Karsa

Baruga
Holding

Kalla
BSB
Konperty
BSU

KIK

KES

HSI KKI

BMS

GAMBAR 14 - Pembagian Holding, Sub-Holding, dan SBU

b. Pembagian kategori penilaian adalah sebagai berikut :

 Quality, kategori perbaikan fokus pada kualitas produk atau proses

 Cost, kategori perbaikan fokus pada dampak biaya yang timbul

25
  Delivery, kategori perbaikan fokus pada waktu pengiriman/waktu

proses pengerjaan
 Safety, kategori perbaikan fokus pada keselamatan dan kesehatan

kerja

 Morale, kategori perbaikan fokus pada perilaku

 Productivity, kategori perbaikan fokus pada optimalisasi hasil kerja

 Environment, kategori perbaikan fokus pada area kerja

 Best of the best IP, kategori ini akan diberikan kepada Individual

Project terbaik

 Best of the best SGP, kategori ini akan diberikan kepada Small Group
Project terbaik

 Best of the best GP, kategori ini akan diberikan kepada Group Project

terbaik

Kategori best of the best hanya akan diberikan apabila terdapat minimal
dua project yang teregistrasi dalam satu kategori project yang sama

c. Peserta IP, SGP dan GP yang terpilih sebagai Pemenang (Best of The

Best) di Kalla Excellence Day akan direkomendasikan untuk mengikuti

external competition yang disetujui oleh Board of Directors. Penentuan

akhir untuk Peserta yang akan dikirimkan ke external competition akan

diseleksi kembali sesuai kriteria penilaian dan bobot external competition

yang akan diikuti.

E. Mekanisme Penilaian Kaizen (Internal Sub-Holding/SBU)

1. Fase Pengendalian/Review Project (Project Controlling)

Tahapan ini disebut project controlling. Fase ini dapat dilakukan beberapa kali
sesuai dengan kebutuhan implementasi kaizen di setiap perusahaan. Seluruh

kategori project sebaiknya melewati fase project controlling baik dalam bentuk

penjurian langsung atau pemberian feedback melalui sistem aplikasi atau

email. Fase project controlling dapat dibagi menjadi :

a. Pengendalian project tahap awal (project controlling 1), presentasi tahap

awal bertujuan untuk melakukan fungsi kontrol dan monitoring sejauh

26
 mana progress improvement berjalan dan kesesuaian dengan struktur

atau skema 8 step Kaizen sehingga belum ada pemberian nilai terhadap
project. Untuk kategori SGP dan GP materi kaizen dipresentasikan kepada

juri tetap. Khusus untuk IP, pelaksanaan project controlling 1 dilakukan

oleh panitia pelaksana kaizen (yang telah memperoleh SK sebagai asisten

juri) di Sub-Holding/SBU masing-masing melalui feedback langsung,

melalui email atau melalui sistem aplikasi (apabila telah ada).

b. Pengendalian project tahap kedua (project controlling 2), berupa

presentasi seleksi dihadapan Juri Tetap dan Juri Tamu (cross department

head) bertujuan untuk melakukan penilaian terhadap project

improvement yang telah dilaksanakan.

Dalam fase project controling, jumlah pelaksanaannya diatur oleh masing-

masing Sub Holding.

Adapun yang perlu di perhatikan saat project controlling adalah sebagai

berikut:

 Penyerahan Materi Presentasi kepada Panitia sesuai batas waktu sebelum

pelaksanaan project controlling yang telah ditentukan

 Peserta dipersilahkan membawa alat peraga berupa contoh alat atau hasil

improvement

 Setiap Juri Tetap atau asisten juri akan memberikan feedback berupa
masukan, saran, dan kritik membangun

 Apabila pada saat pelaksanaan project controlling juri berhalangan hadir,

maka dapat digantikan oleh asisten juri. Adapun segala bentuk penilaian

asisten juri akan menjadi tanggung jawab juri yang diwakilkan

 Presentasi 2 dilakukan dihadapan Juri Tetap dan Juri Tamu

 Juri memberikan penilaian sesuai poin penilaian yang ditentukan Panitia

2. Genba

Genba atau tinjauan langsung lapangan ini dilakukan oleh perwakilan panitia

pelaksana kaizen program dan perwakilan juri tetap. Genba ini bertujuan

untuk melakukan validasi langsung terhadap implementasi produk

27
 improvement yang telah dibuat oleh tim. Genba dapat dilakukan untuk semua

kategori project dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Adapun tahapan pelaksanaan Genba mencakup point-point berikut :

 Panitia pelaksana mengirimkan surat terkait jadwal pelaksanaan genba

kepada tim terkait

 Juri Tetap akan melakukan genba (genchi genbutsu) pada area kerja
Peserta untuk memastikan pelaksanaan hasil/proses Kaizen dengan

melakukan Audit Kaizen Implementation

 Tim dipersilahkan mempersiapkan materi hardcopy presentasi dan produk

kaizen yang siap untuk ditinjau langsung

 Juri memberikan penilaian sesuai poin penilaian yang ditentukan Panitia

 Panitia akan mengumumkan team yang akan mengikuti Presentasi Final

setelah seluruh nilai project controlling dan genba lengkap

Penentuan IP, SGP dan GP yang masuk kedalam tahap Final Presentation
dilakukan oleh Panitia berdasarkan akumulasi nilai hasil Genba dan Final

Project Controling 2.

3. Penilaian Tahap Akhir / Final Presentation (IP, SGP dan GP)

Presentasi Akhir SGP dan GP akan dilakukan dihadapan Juri Final Presentation

(BOD SBU). Khusus untuk presentasi akhir IP akan dilakukan dihadapan Juri

Tetap tiap SBU. Adapun tahapan pelaksanaan final presentation mencakup

point-point berikut:

 Penyerahan Materi Presentasi (revisi) kepada Panitia sesuai batas waktu

pengumpulan materi presentasi akhir

 Presentasi akhir dilakukan dihadapan Juri Final Presentation

 Peserta dipersilahkan membawa alat peraga berupa contoh alat atau hasil

improvement

 Juri Final Presentation tidak memberikan feedback kepada Peserta

 Juri Final Presentation akan memberikan penilaian melalui Papan Score,

yang langsung akan dicatat oleh Panitia

28
  Setiap Peserta akan mendapatkan score total yang merupakan akumulasi

score yang diberikan oleh para Juri Final Presentation

Penentuan pemenang dilakukan oleh panitia berdasarkan akumulasi nilai dari

penilaian seluruh juri pada Final Presentation.

F. Mekanisme Penilaian Kalla Excellence Day

1. Genba

Genba atau tinjauan langsung lapangan ini dilakukan oleh perwakilan panitia

dan perwakilan juri KED. Genba ini bertujuan untuk melakukan validasi

langsung terhadap implementasi produk improvement yang telah dibuat oleh

tim. Adapun tahapan pelaksanaan Genba mencakup point-point berikut :

 Panitia pelaksana mengirimkan surat terkait jadwal pelaksanaan genba

kepada tim terkait

 Juri Tetap akan melakukan genba (genchi genbutsu) pada area kerja
Peserta untuk memastikan pelaksanaan hasil/proses Kaizen dengan

melakukan Audit Kaizen Implementation

 Tim dipersilahkan mempersiapkan materi hardcopy presentasi dan produk

kaizen yang siap untuk ditinjau langsung

 Juri memberikan penilaian sesuai poin penilaian yang ditentukan Panitia

2. Penilaian Tahap Akhir (Presentasi Final)

Presentasi Akhir IP, SGP dan GP akan dilakukan dihadapan Juri Final
Presentation KED.

 Penyerahan Materi Presentasi kepada Panitia sesuai batas waktu

pengumpulan materi Presentasi Final KED

 Presentasi Final dilakukan dihadapan Juri Final Presentation KED

 Peserta dipersilahkan membawa alat peraga berupa contoh alat atau hasil

improvement
 Juri Final Presentation KED memberikan feedback kepada Peserta berupa

kritik dan saran membangun terkait project

29
  Setiap Peserta akan mendapatkan score total yang merupakan akumulasi

score yang diberikan oleh para Juri Final Presentation

Penentuan Pemenang IP, SGP dan GP dilakukan oleh Panitia berdasarkan

akumulasi nilai hasil Genba dan Final Presentation.

G. Penilaian Total Kaizen System

Skor Penilaian IP/SGP/GP Platinum / Gold / Silver / Bronze

Langkah-langkah penilaian IP/SGP/GP sebagai berikut:

1. Berikan nilai dalam bentuk poin untuk setiap item kriteria penilaian yang ada
pada tabel penilaian IP/SGP/GP berdasarkan kesesuaian setiap item dengan

improvement yang dilakukan peserta dan bukti (evidence) yang ada selama
proses penilaian.

2. Membuat catatan-catatan sebagai bahan wawancara (jika diperlukan).

3. Menjumlahkan nilai item kriteria penilaian.

4. Menetapkan jenis penghargaan (awarding category) sesuai dengan kriteria

sebagai berikut :

Jenis Penghargaan Skor Akhir

Platinum Skor ≥ 900

Gold 750 ≤ Skor < 900

Silver 500 < Skor < 750

Bronze 400 < Skor ≤ 500

VIII.

30
IX. Net Quality Income (NQI)

Net Quality Income adalah hasil yang didapat dari project improvement dengan
menggunakan rumus:

Manfaat Riil (Financial Benefit) – Biaya Project (Incremental Cost Only)

1. Manfaat Riil (Financial Benefit)

a. Penurunan Biaya Operasi adalah biaya berupa pengeluaran uang untuk

melaksanakan kegiatan pokok, yaitu berupa biaya penjualan dan administrasi

untuk memeroleh pendapatan, tidak termasuk pengeluaran yang telah

diperhitungkan dalam harga pokok penjualan dan penyusutan. Seperti

Penurunan Rework/Scrap, Biaya Overtime, Penghematan Material, Penurunan

Biaya Garansi/Klaim dll

b. Peningkatan Pendapatan adalah jumlah uang yang diterima oleh

perusahaan dari aktivitasnya, kebanyakan dari penjualan produk dan/atau jasa

kepada pelanggan. Seperti Peningkatan Kapasitas, Pendapatan Baru, New

Market, New Product dll.

c. Pendapatan Bunga atau Interested Earned adalah yaitu diterima atas

pinjaman uang yang diberikan kepada pihak lain. Seperti peningkatan

pendapatan Bunga, penurunan beban bunga dll

d. Aliran Kas adalah bagian dari aliran pemasukan dan pengeluaran kas yang

mengubah kondisi kas project atau perusahaan dalam setiap periode

pembukuan. Seperti Penurunan penggunaan fasilitas, penurunan tagihan (AR),

penurunan holding cost inventory.

2. Biaya Project (Incremental Cost Only)

a. Pengembangan Project adalah proses pengembangan kualitas project

berupa pengembangan kompetensi tim/karyawan, alat dan material yang

mendukung tercapainya sebuah project

b. Implementasi Project adalah pengaplikasian pengetahuan, keterampilan, alat

dan Teknik dalam aktivitas project untuk kebutuhan suatu project dalam
mencapai sebuah tujuan yang jelas, seperti Pelatihan, Sosialisasi, Peralatan dll

QCDSMPE adalah aspek kualitas yang meliputi:

1. Quality. Fokus pada perbaikan kualitas produk atau proses (aktivitas kerja)

31
 Contoh Project:

a. Melakukan Improvement Non Conforming Product Menjadi Chocolate

Bar Premium

b. Meningkatkan Kualitas Kontrol & Evaluasi Key Performance Indicator (KPI)

Kalla Automotive

2. Cost. Fokus pada perbaikan dampak biaya yang timbul

Contoh Project:

a. Meningkatkan Revenue dan Menurunkan CD by Improving Schedule Parts

Sales Visit

b. Mengurangi biaya operasional pembelian kebutuhan rutin

3. Delivery. Fokus pada perbaikan waktu pengiriman/waktu proses pengerjaan

Contoh Project:

a. Mengurangi leadtime pemasangan ban jeep

b. Mengurangi lead time pengerjaan pengukuran wiring dengan

menggunakan kabel tester

4. Safety. Fokus pada perbaikan keselamatan dan kesehatan kerja

Contoh Project:
a. Mengurangi Resiko Deffect pada Unit Display Toyota

b. Membentuk Pilot Project Panitia Pembina Keselamatan & Kesehatan Kerja

(P2K3) PT. Hadji Kalla Cabang Urip

5. Morale. Fokus pada perbaikan perilaku

Contoh Project:

a. Meningkatkan motivasi kerja karyawan melalui program HC Champion

b. Meningkatkan kedisiplinan dalam menjalankan custumer retention

6. Productivity. Fokus pada optimalisasi hasil kerja

Contoh Project:

a. Meningkatkan pelayanan service dengan mengoptimalkan Manpower

yang ada
b. Meningkatkan efektivitas kerja penggantian absorber pada shock breaker

dengan alat PCS Portable

7. Environment. Fokus pada perbaikan area kerja

Contoh Project:

32
 a. Melakukan Implementasi 5S pada Area Learning Center

b. Melaksanakan Rekayasa transportasi umum trans jogja "KALLA

TRANSPORT" dan perusda Yogyakarta "PT. Anindya Mitra Internasional

(AMI) di DIY

Hasil perhitungan Net Quality Income (NQI) setiap project harus mendapat

persetujuan dari atasan langsung, atasan tidak langsung dan Finance Department

X. Kategori Pemenang dan Bentuk Apresiasi

Perusahaan sangat mengapresiasi keikutsertaan setiap karyawan secara aktif dalam

Kaizen System baik dalam bentuk IP/SGP/GP. Apresiasi ini diberikan berupa reward

pemenang dalam bentuk nominal rupiah, medali, plakat, dan paket trip. Keikutsertaan
ini juga, baik secara individu maupun organisasi akan mempengaruhi secara langsung
penilaian kinerja tahunan dan menjadi pertimbangan dalam pemberian bonus tahunan.

Kaizen System juga dapat menjadi ajang untuk menunjukkan bakat dan potensi yang

dimiliki, yang seringkali tidak dapat terlihat secara maksimal pada proses kerja sehari-
hari.

1. Pemenang Best Quality, Cost, Delivery, Safety, Morale, Productivity dan

Environment KED & Bentuk Apresiasi

Kategori Pemenang dan apresiasi yang diberikan adalah sebagai berikut:

 1 Pemenang untuk setiap kategori, total apresiasi maing-masing sebesar Rp

2.000.000,-
 Masing-masing Pemenang akan mendapatkan plakat dan sertifikat

2. Pemenang Best of The Best IP KED & Bentuk Apresiasi

Kategori ini akan dibuka jika ada 2 (dua) atau lebih Individual Project (IP) yang

mengikuti kontes KED. Kategori Pemenang dan apresiasi yang diberikan adalah
sebagai berikut:

 1 Pemenang Best of the Best, apresiasi berupa uang tunai sebesar Rp 2.500.000,-

 Pemenang akan mendapatkan piala bergilir

33
3. Pemenang Best of The Best SGP KED dan Bentuk Apresiasi

Kategori ini akan dibuka jika ada 2 (dua) atau lebih Small Group Project (SGP) yang
mengikuti kontes KED. Kategori Pemenang dan apresiasi yang diberikan adalah

sebagai berikut:

 1 Pemenang Best of the Best, apresiasi berupa uang tunai sebesar Rp

10.000.000,-
 Pemenang akan mendapatkan piala bergilir

4. Pemenang Best of The Best GP KED dan Bentuk Apresiasi

Kategori ini akan dibuka jika ada 2 (dua) atau lebih Group Project (GP) yang
mengikuti kontes KED. Kategori Pemenang dan apresiasi yang diberikan adalah

sebagai berikut:

 1 Pemenang Best of the Best, apresiasi berupa uang tunai sebesar Rp

15.000.000,-
 Pemenang akan mendapatkan piala bergilir

5. Pemenang Kategori Tambahan

Kategori ini diberikan kepada Best Presentation, Best Leader, Best Inovation, Best

Theme Selection, Best Rootcause Analysis, Best Booth, Best Supporter dan lain-lain

dengan jumlah apresiasi total sebesar Rp 8.500.000,-

6. Pemenang IP, SGP dan GP SBU dan Bentuk Apresiasi

Jumlah insentif maupun apresiasi untuk setiap kategori IP, SGP dan GP diatur oleh

masing-masing SBU

34
Lampiran A - Form Registrasi & Pengajuan Judul IP/SGP/GP
FORM REGISTRASI

Kaizen Improvement System

"Break The Limit to Gain Net Quality Income"
Form 1

FORM REGISTRASI

Nama Lengkap :
NIK :
Email :
Jabatan :
Section :
Departemen :
Divisi :
Atasan Langsung :
Atasan Tidak Langsung :
Kaizen yang Diikuti : Individual Project (IP)
Small Group Project (SGP)
Group Project (GP)
Breakthrough Project (B-Project)

…. , …. 2018

(Atasan Tidak Langsung) (Atasan Langsung) (Nama Lengkap)

35
INDIVIDUAL PROJECT

Kaizen Improvement System

"Break The Limit to Gain Net Quality Income"
Form 2

FORM REGISTRASI INDIVIDUAL PROJECT (IP)

Nama Project :
Tujuan Project :

Tanggal Dimulai Project :

Estimasi Tanggal Berakhir Project :
Estimasi Update Project Berikutnya :

…. , …. 2018

(Atasan Tidak Langsung) (Atasan Langsung) (Nama Lengkap)

36
SMALL GROUP PROJECT

Kaizen Improvement System

"Break The Limit to Gain Net Quality Income"
Form 3

FORM REGISTRASI SMALL GROUP PROJECT (SGP)

Nama Kelompok :
Ketua Kelompok
Nama Lengkap/NIK :
Anggota Kelompok
1 Nama Lengkap/NIK :
2 Nama Lengkap/NIK :
3 Nama Lengkap/NIK :
4 Nama Lengkap/NIK :
5 Nama Lengkap/NIK :
Nama Project :
Tujuan Project :

Tanggal Dimulai Project :

Estimasi Tanggal Berakhir Project :
Estimasi Update Project Berikutnya :

…. , …. 2018

(Atasan Tidak Langsung) (Atasan Langsung) (Nama Lengkap)

37
GROUP PROJECT

Kaizen Improvement System

"Break The Limit to Gain Net Quality Income"
Form 4

FORM REGISTRASI GROUP PROJECT (GP)

Nama Kelompok :
Ketua Kelompok
Nama Lengkap/NIK/Departmen/Divisi :
Anggota Kelompok
1 Nama Lengkap/NIK/Departemen/Divisi :
2 Nama Lengkap/NIK/Departemen/Divisi :
3 Nama Lengkap/NIK/Departemen/Divisi :
4 Nama Lengkap/NIK/Departemen/Divisi :
5 Nama Lengkap/NIK/Departemen/Divisi :
6 Nama Lengkap/NIK/Departemen/Divisi :
7 Nama Lengkap/NIK/Departemen/Divisi :
8 Nama Lengkap/NIK/Departemen/Divisi :
9 Nama Lengkap/NIK/Departemen/Divisi :
10 Nama Lengkap/NIK/Departemen/Divisi :
Nama Project :
Tujuan Project :

Tanggal Dimulai Project :

Estimasi Tanggal Berakhir Project :
Estimasi Update Project Berikutnya :

…. , …. 2018

(Atasan Tidak Langsung) (Atasan Langsung) (Nama Lengkap)

38
Lampiran B.1 - Form Penilaian Project
INDIVIDUAL PROJECT
KRITERIA PENILAIAN IP
No PENILAIAN
SUB KRITERIA PENILAIAN
I PERENCANAAN (PLAN) NILAI MAKS
I.1 Analisa 200
a. Tingkat urgensi masalah yang diangkat 50
b. Tingkat kreatifitas solusi/konsepsi 50
c. Detail rencana yang akan dilakukan 40
d. Tingkat keaslian ide 40
e. Mutu persetujuan atasan 20
Total Perencanaan (PLAN) 200
II. PELAKSANAAN (DO)
a. Usaha yang dilakukan 70
b. Kemandirian dalam menyelesaikan permasalahan 65
c. Akurasi pengukuran dalam perbaikan 65
Total Pelaksanaan (DO) 200
III EVALUASI HASIL (CHECK)
a. Pencapaian target ditinjau dari mutu improvement (Q/C/D/S/M/P/E) 150
b. Pengembangan kompetensi 100
c. Manfaat bagi pihak lain 100
Total Evaluasi Hasil (CHECK) 350
IV TINDAK LANJUT (ACTION)
IV.1 Standarisasi 75
a. Mutu isi standard (meliputi masukan, proses dan hasil) 50
b. Standar baru aplikatif dan efektif 25
IV.2 Kepastian Hasil 25
a. Metode yang menjamin pelaksanaan standar baru 15
b. Mutu persetujuan atasan 10
Total Tindak Lanjut (ACTION) 100
V RISALAH
V.1 Mutu Isi 20
a. Sistematika penulisan/alur step aktivitas 10

39
 b. Penggunaan dan penggambaran tools 10
V.2 Penyajian 30
a. Kelengkapan Informasi 10
b. Kejelasan tampilan (tulisan, grafik, gambar dan tabel) 10
c. Kesesuaian format risalah 10
Total RISALAH 50
VI PRESENTASI
VI.1 Kejelasan Presentasi 40
a. Penyajian presentasi terstruktur dan fokus 20
b. Jawaban pertanyaan tepat dan mudah dipahami 10
c. Bahan presentasi dan alat peraga mendukung 10
VI.2 Waktu Presentasi 20
Waktu Presentasi 08-12 menit 20
VI.3 Teknik Presentasi 40
a. Presentasi disampaikan dengan lancar dan terpadu 15
b. Presentasi memiliki sifat khusus dan unik 25
Total Presentasi 100
Total Nilai Akhir 1000

40
SMALL GROUP PROJECT
KRITERIA PENILAIAN SGP
No PENILAIAN
SUB KRITERIA PENILAIAN
I PERENCANAAN (PLAN) NILAI MAKS
I.1 Pemilihan Tema dan Analisis Data 75
a. Problem merupakan permasalahan beberapa unit kerja 20
b. Data pendukung memadai 20
c. Sasaran yang jelas sesuai mutu improvement (Q/C/D/S/M/P/E) 20
d. Prediksi resiko/masalah potensial yang timbul 10
I.2 Analisa Sebab Permasalahan Faktor-Faktor yang Berpengaruh 50
a. Ketajaman analisa sebab akibat secara kuantitatif 25
b. Bukti korelasi & penentuan penyebab dominan 25
I.3 Alternatif Penetapan Solusi 125
a. Analisa alternatif solusi dan resiko 90
b. Rencana pelaksanaan mencakup aspek 5W2H 25
c. Mutu persetujuan atasan 10
Total Perencanaan (PLAN) 250
II. PELAKSANAAN (DO)
II.1 Kemampuan Melaksanakan Pemecahan Masalah 140
a. Kemandirian dalam penyelesaian 30
b. Usaha dalam menyelesaikan masalah 80
c. Kontribusi anggota tim proporsional 30
II.2 Pemantauan Progress Perbaikan/Peningkatan 30
a. Pemantauan Proses Pemecahan Masalah 15
b. Kesesuaian pelaksanaan dengan rencana 15
II.3 Pengelolaan Dokumen 30
a. Penggunaan dokumen pendukung 15
b. Pencatatan progres perbaikan 15
Total Pelaksanaan (DO) 200
III EVALUASI HASIL (CHECK)
III.1 Hasil Perbaikan Ditinjau dari Panca Mutu 100
a. Prosentase pencapaian sasaran 60
b. Korelasi hasil vs aktivitas 40

41
III.2 Dampak (Efek Samping) Penanggulangan 150
a. Pengaruh ke problem utama 50
b. Pengaruh positif terhadap panca mutu 35
c. Peningkatan pengetahuan dan kemampuan anggota 35
d. Solusi mengatasi dampak negatif 30
Total Evaluasi Hasil 250
IV TINDAK LANJUT (ACTION)
IV.1 Standarisasi 35
a. Mutu isi standard (meliputi masukan, proses dan hasil) 15
b. Standar baru mudah dipahami 10
c. Dapat diaplikasikan di tempat lain 10
IV.2 Komitmen Pelaksanaan Standard Baru 30
a. System yang menjamin pelaksanaan standard baru 15
b. Peran atasan dalam implementasi standar baru 15
IV.3 Menetapkan Masalah & Tema Berikutnya 35
a. Mutu identifikasi dan analisa masalah baru 10
b. Kelengkapan penetapan jadwal rencana kerja 15
c. Mutu persetujuan atasan 10
Total Tindak Lanjut (ACTION) 100
V RISALAH
V.1 Mutu Isi 20
a. Sistematika penulisan/alur step aktivitas 10
b. Penggunaan dan penggambaran tools 10
V.2 Penyajian 30
a. Kelengkapan Informasi 10
b. Kejelasan tampilan (tulisan, grafik, gambar dan tabel) 10
c. Kesesuaian format risalah 10
Total RISALAH 50
VI PRESENTASI
VI.1 Kejelasan Presentasi 40
a. Penyajian presentasi terstruktur dan fokus 20
b. Jawaban pertanyaan tepat dan mudah dipahami 10
c. Bahan presentasi dan alat peraga mendukung 10

42
VI.2 Waktu Presentasi 20
Waktu Presentasi 13-15 menit 20
VI.3 Kerjasama Tim 40
a. Presentasi disampaikan dengan lancar dan terpadu 15
b. Presentasi memiliki sifat khusus dan unik 25
Total Presentasi 100
Total Nilai Akhir 1000

43
GROUP PROJECT
KRITERIA PENILAIAN GP
No PENILAIAN
SUB KRITERIA PENILAIAN
I PERENCANAAN (PLAN) NILAI MAKS
I.1 Pemilihan Tema dan Analisis Data 60
a. Mutu & kuantitas stratifikasi masalah 20
b. Lingkup/kapasitas group vs Tema 15
c. Mutu persetujuan atasan 15
d. Prediksi resiko/masalah potensial yang timbul 10
Penetapan Sasaran Berdasarkan Mutu Improvement
I.2 (Q/C/D/S/M/P/E) 40
Sasaran yang jelas dan menantang 40
I.3 Analisis Sebab Akibat 100
a. Pembahasan potensial penyebab langsung 30
b. Mutu metode analisa sebab akibat 40
c. Sistematika penentuan penyebab dominan 30
I.4 Rencana Tindakan/Upaya yang Dilakukan 150
a. Rencana pelaksanaan & cakupan aspek 5W2H 35
b. Sistem dokumentasi dalam rencana pelaksanaan 35
c. Korelasi target antara di-tiap aktivitas dengan target utama 35
d. Mutu alternatif solusi yang ditemukan 35
e. Mutu persetujuan atasan 10
Total Perencanaan (PLAN) 350
II. PELAKSANAAN (DO)
II.1 Upaya Dalam Melaksanakan Perbaikan 75
a. Kemandirian dalam penyelesaian 30
b. Kesesuaian rencana dengan pelaksanaan 10
c. Kemampuan mencapai sasaran antara 15
d. Mutu usaha yang telah dilakukan 20
II.2 Pemantauan Progress Perbaikan dan Dokumentasi 45
a. Mutu sistem pemantauan proses 15
b. Konsistensi tindakan untuk mengatasi tiap masalah 15
c. Kelengkapan dan mutu data pendukung 15

44
II.3 Keterlibatan dan Partisipasi Anggota Group 30
a. Keterlibatan anggota dalam proses perbaikan 15
b. Pengetahuan anggota dalam aktivitas masing-masing 15
Total Pelaksanaan (DO) 250
III EVALUASI HASIL (CHECK)
III.1 Hasil Perbaikan Ditinjau dari Panca Mutu 100
a. Prosentase pencapaian sasaran 60
b. Korelasi hasil vs aktivitas 40
III.2 Dampak (Efek Samping) Penanggulangan 150
a. Pengaruh ke problem utama 50
b. Pengaruh positif terhadap panca mutu 35
c. Peningkatan pengetahuan dan kemampuan anggota 35
d. Solusi mengatasi dampak negatif 30
Total Evaluasi Hasil 250
IV TINDAK LANJUT (ACTION)
IV.1 Standarisasi 35
a. Mutu isi standard (meliputi masukan, proses dan hasil) 15
b. Standar baru mudah dipahami 10
c. Dapat diaplikasikan di tempat lain 10
IV.2 Komitmen Pelaksanaan Standard Baru 30
a. System yang menjamin pelaksanaan standard baru 15
b. Peran atasan dalam implementasi standar baru 15
IV.3 Menetapkan Masalah & Tema Berikutnya 35
a. Mutu identifikasi dan analisa masalah baru 10
b. Kelengkapan penetapan jadwal rencana kerja 15
c. Mutu persetujuan atasan 10
Total Tindak Lanjut (ACTION) 100
V RISALAH
V.1 Mutu Isi 20
a. Sistematika penulisan/alur step aktivitas 10
b. Penggunaan dan penggambaran tools 10
V.2 Penyajian 30
a. Kelengkapan Informasi 10

45
 b. Kejelasan tampilan (tulisan, grafik, gambar dan tabel) 10
c. Kesesuaian format risalah 10
Total RISALAH 50
VI PRESENTASI
VI.1 Kejelasan Presentasi 40
a. Penyajian presentasi terstruktur dan fokus 20
b. Jawaban pertanyaan tepat dan mudah dipahami 10
c. Bahan presentasi dan alat peraga mendukung 10
VI.2 Waktu Presentasi 20
Waktu Presentasi 13-15 menit 20
VI.3 Kerjasama Tim 40
a. Presentasi disampaikan dengan lancar dan terpadu 15
b. Presentasi memiliki sifat khusus dan unik 25
Total Presentasi 100
Total Nilai Akhir 1000

46
Lampiran B. 2 - Genba Kaizen Implementation
KRITERIA PENILAIAN GENBA

Kaizen Team:
Tema Kaizen:
Information

Kaizen Leader:
Tanggal Genba:
Audit/Team Leader:
Audit Team Member:
Facilitator:
No Pertanyaan Respon (Jelaskan semua jawaban 'Tidak') Nilai Nilai Max
1 Apakah ide Kaizen bersumber dari Team? Y N 10
2 Apakah semua anggota team aktif bekerjasama mengerjakan project Kaizen? Y N 10
3 Apakah setiap member telah dibekali materi/pengetahuan mengenai Kaizen? Y N 10
Development

4 Apakah pengukuran gap dan target valid? Y N 10

5 Apakah metode pengumpulan data dilakukan dengan benar dan terdokumentasi? Y N 10
6 Apakah project kaizen berjalan sesuai dengan rencana? Y N 10
7 Apakah progress project didokumentasi dengan baik? Y N 10
8 Apakah atasan langsung berperan dalam keberhasilan project kaizen? Y N 10
9 Apakah pehitungan Net Quality Income (NQI) tervalidasi oleh tim Finance? Y N 10
10 Apakah proses baru masih berlaku (atau lebih ditingkatkan)? Y N 10
Implementasi

11 Apakah proses baru didokumentasikan secara resmi (standarisasi)? Y N 10

12 Apakah anggota tim semua dilatih tentang proses baru? Y N 10
13 Apakah anggota tim di area kerja puas dengan kondisi pasca-kaizen? Y N 10
14 Apakah ada resistensi atau efek samping dari kaizen? Y N 10
15 Apakah positif persepsi umum terkait hasil kaizen? Y N 10
Jumlah 150
Scoring Penilaian:
9-10 BS (Baik Sekali)
7-8 B (Baik)
4-6 C (Cukup)
1-3 K (Kurang)

47
Lampiran C. 1 – Contoh Template Presentasi Pelaporan SGP & GP

48
49
Lampiran C. 2 – Contoh Template Presentasi Pelaporan IP

4
1

7
3
6

Keterangan :
 Peserta IP dipersilahkan menggunakan format pelaporan 1 (satu) slide seperti contoh
di atas
 Peserta IP juga diperbolehkan untuk melakukan modifikasi pada slide presentasi. Tidak
hanya menampilkan 1 slide, tetapi boleh menambahkan slide dengan jumlah
maksimal 5 (lima) slide, dengan batasan seluruh langkah – langkah pada contoh slide
di atas terpenuhi, yaitu :
1. Cek Kondisi dan Temukan Masalah
2. Identifikasi Penyebab

3. Ambil Tindakan Perbaikan

4. Sebelum Perbaikan

5. Sesudah Perbaikan
6. Improvement Selanjutnya

7. Tanda Tangan Persetujuan

50
Lampiran D – Net Quality Income

FORM SUMMARY BENEFIT AKTIVITAS IMPROVEMENT

Tanggal: Project Atasan Atasan Tidak Finance
Leader Langsung Langsung Department

Nama IP/SGP/GP ttd ttd ttd ttd

Judul/Tema
Kategori Safety Quality Cost Delivery Moral Productivity Environment

MANFAAT POTENSIAL (NON FINANCIAL BENEFIT) jelaskan manfaat potensial yang didapatkan (aspek QCDSMPE & Ergonomy)

MANFAAT RIIL (FINANCIAL BENEFIT)

1. PENURUNAN BIAYA OPERASI
1,1 Penurunan Rework/Scrap
1,2 Penurunan Biaya Overtime
1,3 Penghematan Material
1,4 Penurunan Biaya Garansi/Klaim
1,5 Lain-lain: ______________
2. PENINGKATAN PENDAPATAN
2,1 Peningkatan Kapasitas
2,1 Pendapatan Baru (riil)
3. PENDAPATAN BUNGA
3,1 Peningkatan pendapatan bunga
3,2 Penurunan beban bunga
4. ALIRAN KAS
4,1 Penurunan penggunaan fasilitas
4,2 Penurunan tagihan [A/R]
4,3 Penurunan holding cost inventory
A. TOTAL MANFAAT [ 1 + 2 + 3 + 4 ] Rp -

BIAYA PROYEK (Incremental cost only)

1. PENGEMBANGAN PROYEK
1,1 Man Hour Tim
1,2 Biaya pencetakan, material, dll
1,3 Lain-lain: _______________
2. IMPLEMENTASI PROYEK
2,1 Pelatihan
2,2 Sosialisasi
2,3 Peralatan, dll.
B. TOTAL BIAYA PROYEK [ 1 + 2 ] Rp -
NET QUALITY INCOME [A-B ] Rp -
RASIO MANFAAT/BIAYA [ B/A ] #DIV/0!

51
Lampiran E – Format Quality Management System
Contoh Format Cover Pedoman Kerja

52
Contoh Format Daftar Isi Pedoman Kerja

53
54
Contoh Format Catatan Perubahan Pedoman Kerja

55
Contoh Format Daftar Penyusun dan Narasumber SKK Pedoman Kerja

56
Contoh Format Lampiran Approval Pedoman Kerja

57
Contoh Format Cover Prosedur Kerja

58
Contoh Format Daftar Isi Prosedur Kerja

59
Contoh Format Catatan Perubahan Prosedur Kerja

60
Contoh Format Daftar Penyusun dan Narasumber SKK Prosedur Kerja

61
Contoh Format Lampiran Approval Prosedur Kerja

62
Contoh Format Diagram Alir (Flow Chart) Prosedur Kerja

63
64
Contoh Format Cover Instruksi Kerja

65
Contoh Format Daftar Isi Instruksi Kerja

66
Contoh Format Catatan Perubahan Instruksi Kerja

67
Contoh Format Daftar Penyusun dan Narasumber SKK Instruksi Kerja

68
Contoh Format Lampiran Approval Instruksi Kerja

69
Contoh Format Diagram Alir (Flow Chart) Instruksi Kerja

70