PDCA Workshop

Tukang Bakso
Pedagang Kaki
Lima
Pedagang Warung
Apa persamaan
ketiganya?
Apapun bisnisnya,
hanya 2 hal ini
yang dikejar.
Hanya ada 2 pilihan
dalam bisnis
Apa yang harus dilakukan??
 Control your
own destiny or
someone else
will
Apa yang perlu di-kontrol?
Value / Nilai apa yang
dibutuhkan
Customer?
Akan selalu ada 2 value yang harus
Value dipenuhi
Company

Total
Value
Value
Customer
Mulai dari mana??
Membuat Rencana Kerja
Siapa yang
membuat?
 CEO

Board of
Director

g Divisi - General
R Manager
n
ni e Dept. - Manager
n vi Section -
la e Supervisor
w
P Sub Section -
in Foreman / Admin
g
Sub Section –
Team Leader

Employee
Apa yang perlu saya buat?
 CO OPERATIO PROCESS SUB PROCESS
ST M N LEVEL LEVEL
EP PA (DIVISION) (DEPART
NY MENT)
S LE
VE
L
CEO Ge Manager Supervis
& ne or,
BO ral Foreman
D M , Admin,
an etc.
ag
er

P Fo Long Term Goal & Vision, Mission. WBAWI. Business

r 5 tahun Strateg Portfolio. 5 Year Policy. IKSF/CKSF.
Winning Concept.
m y
ul
ati
ng
Sho Pr 1 Year
rt esi Strategic
Ter de Policy
m1 n
tah Let
un ter
.1
Ye
ar
Tra
nsf
or
ma
tio
Bagaimana mengontrol &
memastikannya selaras?
Kita perlu
sebuah
metode..!
 (P) Plan

Menentukan target dan proses

yang dibutuhkan
 (D) Do
Melaksanakan apa yang
direncanakan
(C) Check

Mengukur pencapaian hasil

dibanding target
(A) Action

Melakukan analisa penyebab

masalah & memperbaiki proses &
produk
 PICA dan PIPA Action
Lesson Learned
Rencana Berikut
Review berkala Check
Plan vs Actual
Do
Implementasi Rencana Kerja
Rencana Kerja 1 tahunan (Divisi, Departemen, Seksi, Plan
Individu)
Mekanisme dan jadwal review
 Summary 1
•Apa value yang diinginkan perusahaan?
•Apa value yang diinginkan customer?
•Siapa yang harus membuat planning pertama
kali?
•Darimanakah arah Planning? Review?
•Apa yang terjadi jika planning dari bawah?
•Apa pengertian singkat tiap komponen PDCA?
Sasaran Strategis
KPI
Aktivitas
Sasaran Strategis

Sasaran penting,
strategis dan
prioritas tinggi dari
manajemen
 Key Performance
Indicator (KPI)

Sebuah ukuran kuantitas

yang telah disetujui dan
merefleksikan faktor
keberhasilan organisasi
 Aktivitas

Kegiatan untuk mencapai

target yang telah
ditetapkan
 KPI tidak terpisahkan dengan Sasaran
Strategis yang mau dicapai dan Aktivitas
yang akan dilakukan
Visi & Misi

Sasaran
Analisa Strategis
Lingkungan
Sasaran Strategis (Contoh)

Increase Revenue
Manage Cost Efficiency
Growth

Increase Employee Expand Market

Satisfaction Share

Enhance Employee Achieve Operational

Productivity Excellence

Drive Demand through Implement Good

Cust. Relation Mgmt. Environmental Policy
Sasaran Strategis – KPI – Aktivitas

Sasaran
Strategis

KPI yang mengukur

Measure pencapaian hasil akhir
KPIs Result
Result yang ingin dituju oleh
Sasaran Strategis

KPI yang mengukur

Measure KPIs Process pencapaian proses atau
Activity aktivitas yang dilakukan
untuk mencapai Result
Sasaran Strategis – KPI – Aktivitas
Improve customer
satisfaction on
service

- Cust. Satisfaction Index -BTL Campaign

Measure Result - Number of complaints -Consumer Gathering

-Review standard of F/U

# follow-up call center
Measure Activity product / service delivery
-Refresh Call center
employee
Sasaran Strategis – KPI – Aktivitas

Increase Sales
Revenue

Measure - New Product Launch

- Sales Revenue
Result - Product Promo

Measure - Jumlah kunjungan ke Klien

Prospektif -Melakukan Client visit
Activity - Jumlah RTD yang dilakukan
Sasaran Strategis – KPI – Aktivitas
Develop
Competent
Employee

- Rata-rata Skor -Melaksanakan program

Measure Result Kompetensi Karyawan Training & Development

- Jumlah Pelatihan per -Melaksanakan Training

Measure karyawan per tahun sesuai jadwal
Activity - % Karyawan yang realisasi -Follow up pencapaian IDP
IDP per 3 bulan
 Kegunaan
KPI ?
Informasi aktual vs target

Fakta, bukan asumsi

Dasar pengambilan
keputusan
 KPI yang
Baik ?
Relevan
Mudah dikontrol Actionable
Simpel Mudah Diupdate
Data mudah diperoleh
Format Standar
Key Performance Indicator or
Performance Indicator ?
Jakarta – Bandung.
KPI-nya ? PI-nya ?
# waktu sampai
# kecelakaan
# konsumsi bensin
# tekanan ban
# makan siang
# kecepatan
# suhu radiator
# jumlah klakson
# jumlah pengereman
KPI of Sales (contoh)
NO. Key Performance Indicator (KPI) – Ukuran Keberhasilan Unit Pengukuran

1 Persentase pertumbuhan sales revenue Persentase

2 Jumlah sales revenue per kategori produk (baik untuk produk Rupiah
lama ataupun produk baru)
3 Persentase order produk yang dipenuhi sesuai skedul Persentase

4 Jumlah agen/outlet per kabupaten/kotamadya Angka

5 Rata-rata jumlah penjualan per agen/outlet Rupiah
6 Persentase jumlah tagihan (dalam nominal rupiah) dari total Persentase
tagihan yang dibayarkan tepat waktu
7 Persentase jumlah outlet/agen yang melakukan pembayaran Persentase
tepat waktu
8 Rata-rata waktu yang dubutuhkan untuk pengiriman produk Hari/Minggu
ke outlet/agen dimulai sejak adanya ‘purchase order’ (order
pemesanan produk)

9 Jumlah biaya transportasi dan distribusi Rupiah

KPI of Manufacturing(contoh)
NO. Key Performance Indicator (KPI) – Ukuran Keberhasilan Unit Pengukuran

1 Produktivitas Angka
2 Kualitas Produk Angka atau %

3 Penggunaan Material Persentase

4 Down Time Waktu
5 Kecelakaan Kerja Angka
6 Biaya Produksi Rupiah
KPI Tree

KPI dapat diturunkan menjadi

beberapa indikator
pendukung
KPI Tree (Contoh)
LEVEL Financial Customer Int. Process Learn & Growth

Company NIAT CSI Productivity ESI

Key Position
Division Financial Cost Cust. Survey Engineering LT
Readiness

Operating Parts Available Production LT

Margin Part Lead Man hour
Dept. GP Variance Time Var.
Fast Moving
Ach.
Stock
Training Hour
Selling
Expense Var. Stock Accuracy
OPEX Var. Correctness Vendor
Stock Quality
Motivation
Voluntary
Turn Over
Absenteeis
m
Selalu cek hubungan sebab akibat
antara :
1.KPI dengan Sasaran Strategis
2.KPI dengan Turunannya
3.KPI dengan Aktivitasnya
 Summary 2
•Apa 3 hal yang tidak bisa
dipisahkan dari perencanaan kerja?
•Apa beda KPI dengan PI?
•Apa yang harus selalu dicek
hubungan sebab akibatnya?
 Performance
Review

Proses peninjauan
hasil terhadap target
yang ditetapkan
Performance
Review
Tell the
Story

Report Follow
Up
Report

Tampilkan data-data penting

menggunakan

LeTPACo
Report
LeTPACo
Level :
Aktual vs Target
Aktual vs Standar
Trend :
Kecenderungan data pada beberapa periode
Pattern :
Pola data pada beberapa periode
Anomali :
Data yang paling berbeda dibanding lainnya
Comparison :
Perbandingan data dengan industri sejenis (kompetitor)
Report
LeTPACo
PROGRESS REPORT
Laporan sementara (Belum selesai)
FINAL REPORT
Laporan Akhir (Sudah selesai)
Tell the Story

Ceritakan kesimpulan dari

kumpulan data yang ada
LeTPACo
Pattern

Anomali
LeTPACo
6

Comparison
PT Abadi
3 PT Bagus
PT Cahaya
PT Delta

0
Produk 1 Produk 2 Produk 3 Produk 4
Follow Up

Pahami situasi yang terjadi dan

berikan solusi penanggulangannya
 So Now
What? What? What?

Tanyakan 3
pertanyaan ini untuk tiap data
penting yang ada sebelum bercerita
What?

Apa yang terjadi?

Gejala apa yang muncul?
 So What?

Apakah berbahaya bila

tidak segera ditanggulangi?
Apakah memiliki dampak terhadap hal
berikut?
 Now What?

Apa yang harus dilakukan?

Penyebab?
Minimal ada 4 acuan
dalam mencari
penyebab masalah…
 Man Method

Material Machine
Akar & Penanggulangan Masalah
1. Persepsi Awal Masalah
Actual vs Target
2. Klarifikasi Masalah
Cek ke lapangan (Real Place, Real Thing, Real
Fact)
3. Lokalisir Masalah (Point of Cause)
Persempit area permasalahan, kumpulkan &
lisa data-data relevan, amati pola yang terjadi, mencari
penyebab langsung
4. Investigasi Penyebab (5 WHY)
Bertanya ‘mengapa’ minimal 5 x untuk mencari akar masalah,
periksa hubungan sebab-akibat
5. Penanggulangan
Perbaikan sementara sampai ditemukan penanggulangan
permanen untuk akar penyebab, lakukan pencegahan berulangnya
kejadian
6. Evaluasi
Lakukan evaluasi keberhasilan penanganan masalah
7. Standarisasi
Buat standarisasi penanggulangan & pencegahan masalah
 Corrective Action

Tindakan sementara untuk mengurangi

abnormalitas
 Preventive Action
Tindakan untuk
mencegah
abnormalitas
 Tuliskan ke dalam
format PICA & PIPA
PI : Problem Identification
Masalah dan Akar Penyebab

CA : Corrective Action
Tindakan Perbaikan Sementara
PA : Preventive Action
Tindakan Pencegahan agar tidak terulang lagi
 Due Date PIC

Tambahkan 3 hal Status

ini pada PICA &
PIPA untuk
menjamin
pelaksanaannya
 Laporkan status
pelaksanaan PICA & PIPA
 Summary 3
•Apa 3 bagian penting dari
Performance Review?
•Apa kepanjangan LeTPACo?
•Apa perbedaan Corrective dengan
Preventive?
•Apa yang perlu ditambahkan ke
dalam rencana kerja untuk
Dengan semua ini, maka
KITA SUDAH
MENGONTROL ‘hidup’
kita sendiri
Walaupun 2 hal ini akan terus ada, tapi
kita bisa mengantisipasinya
Dan, 2 hal ini tetap
menjadi milik KITA
 tusriyono.fajar
@nabatisnack.co.id

FINISH