Professional • Care • Accountable

LEAN MANAGEMENT

speaker
Tim Lean Management
PT Pelindo Husada Citra
 Tujuan Pembelajaran
 Peserta mampu merencanakan dan melaksanakan
pekerjaan secara efektif dan efisien
 Peserta mampu membiasakan inisiatif dalam bekerja
 Peserta mampu menggunakan logika, penalaran dan
analisis untuk menyelesaikan masalah
 Peserta mampu menjelaskan peran lean management
dalam kendali mutu dan biaya perusahaan

Professional • Care • Accountable

RUANG LINGKUP / SASARAN

1. PT. Pelindo Husada Citra

2. Rumah Sakit PHC Surabaya

3. Klinik PHC Semarang

4. Klinik PHC Surabaya & Banjarmasin

Tim Lean Management

STRUKTUR TIM LEAN MANAJEMEN PT.PHC
SK.Direksi PT.PHC No: Um.5.02.SPPT/11/9/PT.PHC-2019, Tgl. 07 Mei 2019

JABATAN NAMA UNIT KERJA

Pelindung / Pengarah President Director PT. Pelindo Husada Citra

Ketua Aprillia Laksmi Palupi Risk & Quality Management

Sekretaris Noor Wendo Internal Audit

Anggota drg. Sinta Mayasari Customer Care RS

Siti Nurhidayati Human Capital

Rahayu Susiana Inpatient RS

Dika Febriany Wahyu Utami Procurement

Nur Hayati Ningsih Nursing

Novi Dwisuryani Human Capital

Tim Lean Management

 LATAR BELAKANG
• Critical issue in global healthcare
• Di era JKN rumah sakit mengalami perubahan dalam system pembayaran
From FEE for Service to PROSPECTIVE PAYMENT SISTEM

• Target layanan bagi rumah sakit swasta dari Middle-up market → Middle -
low

• RS harus tetap untung dengan kondisi pembayaran klaim yang minim &
tersendat, shg salah satu upaya adalah penghematan/ efisiensi di segala
bidang

Tim Lean Management

 BENTUK
SIAPA YANG KEGIATAN
MULAI DARI HARUS
BERAPA LAMA LEAN ITU
WAKTU MANA??? DIAJAK
SEPERTI
IMPLEMENTASI MELAKUKAN
? APA???
LEAN??

Tim Lean Management

LEAN Management

Sebuah pendekatan strategi bahkan filosofi dengan dua prinsip utama yaitu :

1. Eleminasi kegiatan tanpa nilai manfaat ( Elemination of waste ) dan

2. Menghargai pegawai (Respect to people).

1/29/2021 7
Tim Lean Management
 LEAN Healthcare
• Eliminasi pemborosan dalam setiap bidang kegiatan dengan
tujuan mengurangi persediaan, siklus waktu layanan, dan biaya,
sehingga pada akhirnya pelayanan pasien bermutu tinggi dapat
diberikan dengan cara se-efisien, se-efektif, dan se-responsif
mungkin, sementara tetap mempertahankan nilai ekonomis
organisasi (Doss dan Orr, 2007)

RINGKAS
Tim Lean Management
 LEAN Management Tools

Diagram Proses (Value Stream Mapping) → Pemetaan alur produksi

maupun alur informasi untuk memproduksi produk yang bermutu

KAIZEN (Continuous Improvement) → Suatu perbaikan yang dilakukan

mandiri dari pelaksana di area kerja masing-masing secara berkelanjutan dan tidak
terhenti sampai yang diinginkan tercapai untuk mengurangi pemborosan

Budaya 5R → Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin

Visual Management → Membuat masalah lebih mudah terlihat, mudah

dilihat agar dapat segera dicari solusinya (kartu ide kaizen, papan kaizen, dll)

Tim Lean Management

 Konsep - Plan Do Check Act (PDCA)

Tindak Lanjuti
Standarisasi Hasil Perbaikan
sehingga dapat dipergunakan
secara berkesinambungan
Rencanakan
Meletakkan sasaran dan
proses yang dibutuhkan
untuk memberikan hasil
yang sesuai

Check
Menguji hasil perbaikan Kerjakan
yang telah dikerjakan Melakukan apa yang telah
direncanakan

Tim Lean Management

Tim Lean Management
 5 R Sebagai Alat Bantu
Ringkas

Rapi

Resik

Rawat

Rajin

Professional • Care • Accountable

Tim Lean Management
 Implementasi

BUDAYA 5R
di Lingkungan
PT. Pelindo Husada Citra

Tim Lean Manajemen PT.PHC

SK.Direksi PT.PHC No: Um.5.02.SPPT/11/9/PT.PHC-2019, Tgl. 07 Mei 2019
 SIAPA YANG BENTUK
MULAI DARI HARUS DIAJAK KEGIATAN 5R
BERAPA LAMA MANA??? MELAKUKAN ITU SEPERTI
WAKTU
IMPLEMENTASI?
5R?? APA???

2
TimLeanManagement
 Tujuan Pembelajaran
1

Dampak 5R 6 2 Konsep 5R

Materi
Pelaksanaan 5R 5 3 Tahapan 5R

4
Program 5R

TimLeanManagement
1 Tujuan
Pembelajaran

Penerapan Prinsip 5R

1. Menciptakan kepedulian dan pemahaman dasar-

dasar 5R
2. Meningkatkan pengetahuan tentang konsep dan
teknik 5R 5R
3. Mengimplementasikan secara bertahap prinsip dan
teknik 5R di lingkungan kerja

4. Meningkatkan produktivitas dan efisiensi di

tempat kerja

TimLeanManagement
 MULAI
SIAPA DARI
YANG MANA???
HARUS

Bagaimana Penerapan 5 R ??? DIAJAK

MELAKUK
AN 5R??

BENTUK
KEGIATA
N 5R ITU
SEPERTI
APA???

TimLeanManagement
2. KENAL KONSEP 5R

Apa itu 5R???

5R adalah kependekan dari Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan

Rajin

5R adalah suatu cara (metode) untuk mengatur mengelola

tempat kerja menjadi tempat kerja yang lebih baik secara
berkelanjutan.

TimLeanManagement
 Kenapa harus 5R???
R Efisiensi meningkat dengan mengatasi kesemrawutan di ruang kerja
yang sangat terorganisir dengan baik
R Memudahkan dalam mengidentifikasi alat dan komponen yanyg
diperlukan
R Set-up time berkurang karena organisasi peralatan secara jelas
diberi label dan sangat terlihat secara visual
R Pekerjaan akan lebih mudah
R Kualitas ditingkatkan karena cara standar atau pemeliharaan kerja
R Meningkatkan keselamatan karena penghapusan kesemrawutan
yang menciptakan bahaya

TimLeanManagement
 Tidak menyalahkan
Membangun partisipasi
Tidak ada satupun ide yang jelek

TimLeanManagement
RINGKAS adalah

RINGKAS artinya :
• Memilah barang yg diperlukan & tidak diperlukan
• Memilah barang yang rusak & yg masih dapat digunakan
• Memilah barang yg harus dibuang atau tidak
• Memilah barang yang sering atau jarang digunakan

www.cakrawijaya.com

TimLeanManagement
www.cakrawijaya.com

TimLeanManagement
RAPI adalah
Setiap item yang diperlukan di area kerja memiliki tempat penyimpanannya dan
jelas status keberadaannya.

RAPI artinya :
• Menata/ mengurutkan peralatan/barang berdasarkan alur proses kerja
• Menata/ mengurutkan peralatan/ barang berdasarkan keseringan
penggunaannya, keseragaman, fungsi, dan batas waktu penggunaannya
• Pengaturan (pengendalian) visual spy peralatan/ barang mudah ditemukan,
teratur, dan selalu pada tempatnya

TimLeanManagement
SASARAN “RAPI”

Menciptakan sistim penyimpanan dan tata letak sarana kerja untuk menjamin

bahwa barang-barang yang diperlukan menjadi mudah dikenali dan mudah

ditemukan serta mudah dikembalikan ke kondisi standarnya

TimLeanManagement
RESIK adalah
Setiap item yang diperlukan di area kerja dalam kondisi yang optimum dan area
kerja yang bebas dari sumber kontaminasi.

RESIK artinya :
• Membersihkan tempat kerja dari dari semua kotoran, debu, dan sampah
• Menyediakan sarana dan prasarana kebersihan di tempat kerja
• Meminimalisir sumber sumber kotoran dan sampah
• Memperbarui/ memperbaiki tempat kerja yang sudah usang/ rusak

TimLeanManagement
Kendali Visual RESIK “5D”

D-dengar D-sentuh D-lihat D-hirup D-rasakan

TimLeanManagement
RAWAT adalah
Menjadikan sebagai sebuah standar yang dipelihara, dirawat, dibiasakan dan
dilakukan secara teratur

SASARAN “RAWAT”
Memperkuat 3R (Ringkas, Rapi, Resik) sebelumnya dengan menghasilkan
prosedur kerja standar, menetapkan cara terbaik dari praktek pekerjaan
dan menemukan cara untuk memastikan bahwa setiap orang melakukan
dengan cara yang sama "terbaiknya"

TimLeanManagement
STANDAR PROSEDUR KERJA

TimLeanManagement
RAJIN adalah
Lakukan secara berkelanjutan, dan kembangkan perbaikan berkelanjutan bila
memungkinkan

Sasaran Penerapan “RAJIN”

• Kepemimpinan
• Sosialisasi dan Pelatihan Pegawai
• Penghargaan dan Pengakuan Manajemen terhadap pegawai yang telah
berupaya mencapai 5R perusahaan

TimLeanManagement
3. TAHAPAN SIKAP 5R

Dalam Penerapan 5R di area kerja, tahapan sikap kerja

yang :

 DIPAKSA (Manusia pada dasarnya Malas)

 TERPAKSA (Kendali dg Sistem)

 BISA (Proses pembelajaran sampai TAHU)

 BIASA (Sikap yg TERMOTIVASI)

 BUDAYA (Perilaku yg mengarah pada KEYAKINAN)

TimLeanManagement
4 PROGRAM PENERAPAN 5R

1. RINGKAS
✓ Membuang barang yg tdk
3. RESIK
perlukan
✓ Pengelompokkan barang ✓ Mengatur prosedur
(rusak, dibuang, dipindah kebersihan harian termasuk
dll) penanggung jawab

2. RAPI
4. RAWAT
✓ Membenahi tempat ✓ Mempertahankan dan
penyimpanan menindaklanjuti dari ke-3
✓ Mengatur tata letak langkah sebelumnya
peralatan kerja ✓ Pemeriksaan ke lapangan

5. RAJIN

✓ Pengendalian visual tempatkerja

✓ Menciptakan KEBIASAAN yg rajin sehingga menjadi BUDAYA
✓ Membuat Slogan-slogan

TimLeanManagement
TimLeanManagement
5. PELAKSANAAN 5R

TimLeanManagement
FOTO (Before) KETERANGAN
KODE 5R (0)
Tanggal 14 Juni 2017
Lokasi Pintu masuk ruang Hemodialisa
Uraian  Kursi roda pasien tidak tertata rapi
(5R)  Wastafel tertutup kursi roda jika pasien penuh
 Area kursi roda terlihat sempit
 Tidak ada tulisan tempat kursi roda
 Tidak ada penandaan area kursi roda

FOTO (After) KETERANGAN

KODE 5R (1)
Tanggal 14 Juni 2017
Lokasi Pintu masuk ruang Hemodialisa
Uraian R Kursi roda pasien tertata lebih rapi
(5R) R Wastafel tidak tertutup kursi roda
R Area kursi roda terlihat lebih luas
R Terdapat tulisan tempat kursi roda dan
himbauan untuk melipat kursi roda
R Area kursi roda diberi pembatas/penanda
menggunakan lakban warna kuning
TimLeanManagement
Foto “NOW”

KETERANGAN
KODE 5R (2)
Tanggal 11 November 2019
Lokasi Pintu masuk ruang Hemodialisa
Uraian R Kursi roda pasien tidak dilipat, ada kursi roda
(5R) di area tunggu HD (kursi roda tidak pada
tempatnya
R Wastafel tidak tertutup kursi roda
R Area kursi roda terlihat lebih luas
R Terdapat tulisan tempat kursi roda dan
himbauan untuk melipat kursi roda
R Area kursi roda diberi pembatas/penanda
menggunakan lakban warna kuning
FOTO (Before) KETERANGAN
KODE 5R (0)
Tanggal 14 Juni 2017
Lokasi Ruang Pasien Hemodialisa
Uraian  Tensi meter tidak tertata rapi
(5R)  Tensi meter sering berpindah tempat/tidak
kembali ke tempat semula
 Inventarisasi alat tensimeter tidak dapat
dilakukan secara cepat
 Tidak ada penanda penempatan alat tensimeter

FOTO (After) KETERANGAN

KODE 5R (1)
Tanggal 14 Juni 2017
Lokasi Pintu masuk ruang Hemodialisa
Uraian R Tensi meter tertata rapi
(5R) R Setelah pemakaian, tensi meter dikembalikan ke
tempat semula (sesuai tanda)
R Alat tensimeter dapat di deteksi keberadaannya
secara cepat (inventarisasi)
R Ada penanda tempat alat tensimeter berupa
lakban warna kuning
TimLeanManagement
Foto “NOW”

KETERANGAN
KODE 5R (2)
Tanggal 11 November 2019
Lokasi Pintu masuk ruang Hemodialisa
Uraian R Tensi meter tertata rapi
(5R) R Setelah pemakaian, tensi meter dikembalikan ke
tempat semula (sesuai tanda)
R Alat tensimeter dapat di deteksi keberadaannya
secara cepat (inventarisasi)
R Ada penanda tempat alat tensimeter berupa
lakban warna kuning
FOTO (Before) KETERANGAN
KODE 5R (0)
Tanggal 14 Juni 2017
Lokasi Alkes Counter Ruang Mirah
Uraian  Dokumen berantakan
(5R)  Kesulitan mencari barang yang dibutuhkan
dengan cepat
 Tempat alat tidak ada penanda dan identitas

FOTO (After) KETERANGAN

KODE 5R (1)
Tanggal 14 Juni 2017
Lokasi Alkes Counter Ruang Mirah
Uraian R Rapi dan bersih
(5R) R Setiap alkes diberi identitas
R Penandaan tempat alat menggunakan lakban
warna

TimLeanManagement
Foto “NOW”

KETERANGAN
KODE 5R (2)
Tanggal 12 November 2019
Lokasi Alkes Counter Ruang Mirah
Uraian R Rapi dan bersih
(5R) R Penandaan tempat alat menggunakan
lakban warna
6. DAMPAK IMPLEMENTASI 5R

Menurunkan INVENTORY
RINGKAS Menurunkan lamanya pencarian barang

Memperbaiki fungsi peralatan /

RAPI mesin
Mengefisienkan pekerjaan

Memperbaiki suasana kerja

RESIK Meningkatkan produktivitas
Membersihkan dan memeriksa mesin

RAWAT Mengurangi kesemrawutan

dan kecelakaan kerja
Meningkatkandisiplin

RAJIN Mematuhi aturan

Hubungan kerja lebih baik

SASARAN :
Produktivitas, Mutu, Biaya, Waktu,
Keselamatan kerja, Semangat kerja
5R

TimLeanManagement
Lean Journey

TimLeanManagement
TimLeanManagement
 Professional • Care • Accountable

KAIZEN
(CONTINUOUS IMPROVEMENT)

speaker
Tim Lean Management
PT. Pelindo Husada Citra
 Tujuan Pembelajaran
• Peserta mampu merencanakan dan memprioritaskan
pekerjaan secara efektif dalam menyelesaikan pekerjaan

• Peserta mampu membiasakan inisiatif dalam bekerja

• Peserta mampu menggunakan logika, penalaran dan

analisis untuk menyelesaikan masalah

• Peserta mampu menjelaskan peran lean management

dalam kendali mutu dan biaya perusahaan

Professional • Care • Accountable

( CONTINUOUS
IMPROVEMENT)

Tim Lean Management

 KAIZEN INOVASI

1. Orientasi Umum 1. Orientasi pada Keahlian

2. Orientasi pada Manusia / proses 2. Orientasi pada Teknologi / hasil

3. Perhatian pada Pendalaman 3. Perhatian Lompatan Jauh

4. Dibangun dengan Teknologi yang ada 4. Cari Teknologi Baru

5. Informasi terbuka, dibagikan 5. Informasi tertutup, Perorangan

6. Kelompok Kerja 6. Individual

Tim Lean Management

Manfaat KAIZEN
 Karyawan/Pegawai
1. Mampu melakukan perbaikan secara terus-menerus dengan
memunculkan ide dan memberikan aksi/tindakan perbaikan yang
bernilai bagi pasien/pelanggan.
2. Mampu berkoordinasi dan lebih komunikatif dalam mewujudkan ide
perbaikan dengan menggunakan media yang ter-visualisasi
 Perusahaan
1. Mampu mendapatkan kualitas pelayanan yang lebih baik dengan
Kendali Mutu dan Kendali Biaya
2. Menciptakan kaderisasi kepemimpinan perusahaan yang unggul
melalui penilaian kinerja pegawai secara langsung.

Tim Lean Management

Muri

Mura

Muda

LEAN (No 3M)

Tim Lean Management

Biaya Rendah / Tanpa Biaya

Mengurangi/menghilangkan DOWNTIME

Terukur dengan satuan

Mengutamakan kreatifitas pemilik proses /pelaksana dalam

menyelesaikan masalah
 MUDA
(8 Waste/Pemborosan)
D O W N

T I M E

Tim Lean Management

DEFECTS
❖ Mengulang pekerjaan akibat terjadi kesalahan terkait masalah kualitas atau
peralatan

AREA KLINIS
• Salah pemberian obat
• Infeksi nosokomial
• Pasien jatuh

AREA NON-KLINIS
• Salah ketik Surat Rujukan
• Salah mencetak kitir/nota
pemeriksaan
• Informasi tidak akurat

Tim Lean Management

 OVER-PRODUKSI
❖ Memproduksi lebih awal atau lebih cepat dari yang diperlukan proses berikutnya

AREA KLINIS
• Meminta pemeriksaan lab lengkap tanpa melihat kebutuhan
spesifik pasien
• Obat tidak terpakai dan dikembalikan ke farmasi

AREA NON-KLINIS
• Mencetak copy surat terlalu banyak

Tim Lean Management

WAITING
❖ Penundaan waktu, saat tidak terjadi aktivitas apapun

AREA KLINIS
• Pasien menunggu pemeriksaan oleh dokter
• Pasien menunggu obat pulang

AREA NON-KLINIS
• Surat pengadaan/pesanan menunggu persetujuan tanda
tangan Direktur/Pimpinan
• Menunggu proses loading aplikasi SIRS di komputer
• Komputer pendaftaran “error”

Tim Lean Management

 NON UTILIZED TALENT
❖ Pemanfaatan pegawai yang tidak sesuai dengan kompetensi atau keterampilannya
yang berisiko pada keselamatan pasien, organisasi dan dirinya sendiri

AREA KLINIS
• Perawat, Apoteker, datang jam 07.00 tetapi dokter mulai
praktik jam 10.00

AREA NON-KLINIS
• Penempatan SDM tidak sesuai kompetensi tetapi
berdasarkan senioritas atau kedekatan personal

Tim Lean Management

TRANSPORT
❖ Pergerakan produk atau pasien yang tidak perlu

AREA KLINIS
• Perpindahan alat medis (contoh : stetoskop) dari satu
ruangan ke ruangan lainnya
• Perjalanan pasien dari titik pendaftaran – ke kamar periksa-
ke farmasi – dst sampai pulang

AREA NON-KLINIS
• Perjalanan pasien atau keluarganya untuk tanda tangan
billing rawat inap di bagian depan RS, yang seharusnya dapat
di print di masing-masing ruang perawatan

Tim Lean Management

 INVENTORY
❖ Memproduksi, menyimpan atau membeli barang yang tidak perlu. Kehabisan
barang akibat salah perencanaan

AREA KLINIS
• Penumpukan obat-obat nyaris expired di gudang obat

AREA NON-KLINIS
• Penumpukan form tidak dipakai atau tidak berlaku di laci-laci
counter perawat/admisi

Tim Lean Management

MOTION
❖ Pergerakan yang berlebihan dari staff, posisi kerja yang tidak ergonomik

AREA KLINIS
• Pergerakan perawat (berjalan, membungkuk, mengangkat
beban) saat menangani pasien
• Pergerakan asisten apoteker saat penyiapan obat di farmasi

AREA NON-KLINIS
• Gerakan bolak-balik oleh petugas satpam, kebersihan,
tukang parkir, tukang kebun karena tidak diatur zona/area

Tim Lean Management

 EXTRA PROCESSING
❖ Melakukan proses yang tidak perlu, memberikan kualitas lebih tinggi daripada
yang dibutuhkan proses selanjutnya

AREA KLINIS
• Mengisi informasi identitas pasien yang sama pada formulir
yang berbeda-beda

AREA NON-KLINIS
• Laporan terlalu panjang
• Mengulang input data

Tim Lean Management

 KAIZEN
KAIZEN Kecil (point Kaizen)

KAIZEN Sedang (Kaizen Event)

KAIZEN Besar (Sistem Kaizen)

Tim Lean Management

 KAIZEN ITU MUDAH
Temukan
1. Temukan pemborosan
(DOWNTIME)
2. Diskusikan ide untuk
Diskusikan menghilangkan/
mengurangi pemborosan
(Diagram Proses)
3. Implementasikan ide
Implementasikan
terpilih (Papan Ide Kaizen)

4. Dokumentasikan proses
Dokumentasikan perbaikan (sebelum dan
sesudah)
5. Bagikan hasilnya dengan
Bagikan kelompok lain
Tim Lean Management
 4. PELAYANAN
PERUBAHAN JADWAL PRAKTEK FARMASI PERUBAHAN WAKTU LAYANAN
dimulai 10.00 POLIKLINIK DI PAGI HARI
DOKTER POLIKLINIK 5. PELAYANAN ADMISI
RUJUKAN POLI WAKTU
2. PELAYANAN dimulai 10.00 KEGIATAN
REGISTRASI BEFORE AFTER
1. PERSIAPAN Pelayanan registrasi 1. Persiapan Layanan
OPERASIONAL pasien dimulai 07.30 3. PEMERIKSAAN 07.00 06.00
Penunjang
PELAYANAN DOKTER
Perawat, Gizi, Rekam Pelayanan dimulai 2. Pelayanan
07.30 06.30
Medis, C S, Admision, 09.00 / 10.00 Registrasi
Farmasi dimulai
3. Pemeriksaan
07.00 09.00 07.00
Dokter
4. Pelayanan Farmasi 10.00 07.30
Before 06.00 06.30 07.00 07.30 08.00 09.00 10.00
5. Pelayanan admisi
10.00 07.30
After 06.00 06.30 07.00 07.30 - - - rujukan poli

1. PERSIAPAN DAMPAK BAGI PELAYANAN PASIEN

4. PELAYANAN
OPERASIONAL
3. PEMERIKSAAN FARMASI
PELAYANAN Pasien poliklinik pagi hari dapat terlayani
DOKTER dimulai 07.30
Perawat, Gizi, Rekam lebih cepat 2 jam oleh dokter, hal ini sangat
Medis, Cleaning Service, Pelayanan dimulai
Admision, Farmasi dimulai 07.00 5. PELAYANAN ADMISI SIGNIFIKAN mengurai ANTRIAN
06.30 RUJUKAN POLI REGISTRASI, ANTRIAN DOKTER, ANTRIAN
2. PELAYANAN dimulai 07.30
REGISTRASI FARMASI dan ANTRIAN PARKIR
Pelayanan registrasi
pasien dimulai 06.30

Tim Lean Management

 Diagram Proses (potensi Waste)
Farmasi Rawat Jalan
1. Layanan 3. Layanan
Administrasi Penyerahan Obat

1.1 Penerimaan
resep (1’) 1.2. Verifikasi : 3.1 Penyerahan
Waiting - BPJS (10’) obat (4’)
Time - Non BPJS (1’)
Motion Non-Utilized
1.3. Entry resep Talent
dan nota (3’) 3.2 Penandatanganan
resep dan konfirmasi no
1.4 Pembayaran (2’) telp pasien (2’)
1.5 Pemberian no
antrian (1’)

Pelayanan obat Pelayanan sesuai

rawat jalan standar

Inventory
2.1. Pengambilan obat (3’) • Lead Time (39’)
Motion 2.2 Peracikan • Cycle time
(15’)
admin pasien
BPJS (15’)
Extra
Processing
2.3. Penulisan etiket (6’) • Cycle time
2.4 Pengecekan admin pasien
(3’)
non-BPJS (8’)
2. Layanan Penyiapan Obat

Tim Lean Management

Tim Lean Management
 QUOTE

KAIZEN is about changing the way things are.

If you assume that things are all right the way
they are, you can't do KAIZEN.

“So CHANGE SOMETHING!!”

Taiichi Ohno
“TOYOTA”

Tim Lean Management

#Salam RINGKAS, STOP Waste

Tim Lean Management

 Professional • Care • Accountable

WORKSHOP
KAIZEN
(CONTINUOUS IMPROVEMENT)

speaker
Tim Lean Management
Tim Lean Management
 Tujuan Pembelajaran

• Peserta mampu menyampaikan ide solusi yang ter-visualisasi

• Peserta mampu menggunakan logika, penalaran dan analisis

untuk menyelesaikan masalah dengan menggunakan
tahapan metode KAIZEN Story (Papan Kaizen)

Professional • Care • Accountable

✓ Tinggalkan ide statis/dogmatis
✓ Tinggalkan alasan
✓ Cari SOLUSI
✓ Koreksi PROSES (bukan Orangnya)
✓ Pilih solusi paling sederhana
✓ Perbaiki Defek/kesalahan dengan segera
✓ Gunakan KREATIVITAS (bukan uang)
✓ MASALAH = Gunung Emas
✓ Tanya “Mengapa?” untuk mencari masalah
✓ Cari IDE dari banyak orang
✓ Perbaikan terus menerus

Tim Lean Management

 1
1 1
TEMA
MASALAH PROSES
PERBAIKAN

10 langkah
pembuatan
KAIZEN Story

Tim Lean Management

1. IDENTIFIKASI MASALAH
DESKRIPSIKAN MASALAH DENGAN JELAS APA MASALAHNYA??

DIMANA TERJADI
MASALAH
TERSEBUT??

Tim Lean Management

2. PENGUKURAN KONDISI SAAT INI (AS IS)
UKURAN DARI MASALAH
Gunakan satuan yang mudah diukur dan relevan :
Waktu, Rupiah, Jumlah tes, Jumlah komplain, Jumlah pasien

TENTUKAN TARGET PERBAIKAN !!!

Tim Lean Management

3. ANALISA AKAR MASALAH
❑ GENBA
Tempat dimana kebenaran dapat ditemukan

atau Tempat sesungguhnya

❑ TULISKAN SEMUA PENYEBAB MASALAH YANG

TERIDENTIFIKASI

❑ PILIH 1 AKAR MASALAH YANG AKAN

DISELESAIKAN

Tim Lean Management

 5 Whys Analysis
• Pertanyaan mengapa yang diulang beberapa kali sampai
menemukan akar masalah
• Untuk sampai pada akar masalah, bisa pada pertanyaan ke 5 atau
lebih/ kurang tergantung tipe masalah
• Hal ini untuk mencegah masalah tersebut berulang

Contoh : Masalah mesin breakdown

1. Mengapa ? Komponen automator tidak berfungsi
2. Mengapa tidak berfungsi ? Usia melebihi lifetime 12 bulan
3. Mengapa tidak diganti ? Tidak ada yang tahu
4. Mengapa tidak ada yg tahu ? Tdk ada jadwal rutin
maintenance
5. Mengapa tidak ada jadwal ? → Inilah Akar Masalah

Professional • Care • Accountable

 Penumpukan Antrian pendaftaran pasien BPJS
di Front Office GRHA
Metode 5 Why Jawaban
Mengapa terjadi penumpukan antrian Karena verifikasi data pasien yang
pendaftaran pasien BPJS di Front dilakukan petugas FO berlangsung
Office? lama

Mengapa verifikasi data pasien yang Karena banyak berkas yang diverifikasi
dilakukan petugas FO berlangsung ternyata kurang lengkap
lama?

Mengapa banyak berkas yang Karena tidak semua pasien tahu berkas
diverifikasi ternyata kurang lengkap ? apa saja yang harus dibawa

Mengapa tidak semua pasien tahu Karena belum ada pengumuman

berkas apa saja yang harus dibawa? berkas apa saja yang harus dibawa

Mengapa belum ada pengumuman

berkas apa saja yang harus dibawa ? Akar Masalah
4. KUMPULKAN IDE

➢ KUMPULKAN IDE DARI ANGGOTA

TIM, BAGAIMANA MEMECAHKAN
AKAR MASALAH YANG SUDAH
DIPILIH BERSAMA

➢ GUNAKAN KARTU KAIZEN DAN

PAPAN KAIZEN

Tim Lean Management

 Contoh Pengisian KARTU IDE
Permasalahan
Kenaikan Take Home Pay
Ide / Gagasan
Ada insentif berbasis kinerja
Manfaat yang diharapkan : Langkah/Tahapan Pelaksanaan :
- Motivasi kerja - Rapat antar unit, identifikasi indikator kinerja
- Sepakati % dari keuntungan untuk dibagi ke
- Loyalitas
karyawan
- Semangat kerja - Minta tolong diajukan ke Direksi
- Sepakati indikator dan % dari keuntungan disahkan
dalam SK Direksi
Unit Kerja / Pihak yang Terlibat : - Buat tim susun formula rumusan pembagian insentif
- SDM - Basis indeks pengukuran menggunakan kinerja unit
kerja, kinerja individu, dll
- Setiap bulan nilai indeks pencapaian indikator
diumumkan/diedarkan jadi pegawai mengetahui
- SAYA bersedia SIAP jadi TIMnya PAK
Tgl. Ide Disampaikan 03 Mei 2018
Pemilik Ide Ttd/paraf

Nama & Unit Kerja Sutikno (Customer Care)

Perlu Persetujuan Atasan Ya Tidak

Tgl. Selesai 05 Juli 2018 Merupakan Metode Baru Ya Tidak

Tim Lean Management


Pencapaian mutu pelayanan unit kerja belum dapat diketahui secara cepat dan tepat oleh Direksi – DEFECT
Pembuatan aplikasi/program indikator mutu yang akan diisi oleh PIC unit kerja
Manfaat yang diharapkan :
- Efisiensi kertas
- Akurasi data
- Kecepatan pengumpulan data mutu
Unit Kerja / Pihak yang Terlibat :
- Teknologi dan Informasi (TI)
- Semua unit kerja dan tim/panitia
Tgl. Ide Disampaikan
Pemilik Ide
Contoh Pengisian KARTU IDE
Permasalahan
Ide / Gagasan
Langkah/Tahapan Pelaksanaan :
- Draft usulan indikator mutu berdasarkan peraturan
pemerintah
- Meminta usulan indikator mutu ke unit kerja melalui
E-Doc (tembusan Direksi)
- Rapat pembahasan penentuan indikator mutu
antara Unit Mutu dengan Unit Kerja yang nantinya
ditetapkan melalui SK Direksi
- Usulan pembuatan aplikasi/program ke Unit TI untuk
pengisian indikator mutu oleh PIC Unit Kerja
(SISMADAK –Akreditasi)
- Sosialisasi penggunaan aplikasi ke PIC Unit Kerja
- Pemantauan dan evaluasi pencapaian indikator
03 Mei 2018
Ttd/paraf

Nama & Unit Kerja Syafrida (Risk & Quality)

Perlu Persetujuan Atasan Ya Tidak

Tgl. Selesai 03 Oktober 2018 Merupakan Metode Baru Ya Tdk

Tim Lean Management
5. PILIH 1 IDE SOLUSI YANG AKAN DIIMPLEMENTASIKAN

➢ Pilih 1 ide solusi berdasarkan

kesepakatan anggota Tim

1 IDE UNTUK DIIMPLEMENTASIKAN 1 WAKTU !!!

Tim Lean Management

6. IMPLEMENTASIKAN PADA MASA UJI COBA

➢ Lakukan persiapan implementasi

➢ Tetapkan apa yang akan diukur selama masa uji coba
(sesuaikan dengan ukuran masalah – As Is)

Tim Lean Management

7. EVALUASI

➢ Bandingkan data selama uji coba dengan

data As-Is
➢ Apakah sudah tercapai targetnya?
➢ Apakah perubahan yang dilakukan sudah
memberikan manfaat positif bagi
stakeholdernya?
➢ Jika targetnya belum tercapai, cari ide
solusi lain dari Papan Kaizen
➢ Ulangi proses 5,6,7

Tim Lean Management

8. STABILISASI & STANDARISASI

➢ APAKAH SOLUSI YANG DIPEROLEH

MERUPAKAN METODE BARU?

• Jika YA, buatkan standarisasinya

• Jika TIDAK, stabilkan dengan revisi
atau tambahan instruksi kerja atau
ceklist dan sejenisnya

➢ AGAR SETIAP ORANG DI GEMBA TERSEBUT

MELAKUKAN PEKERJAAN DENGAN CARA
YANG SAMA

Tim Lean Management

9. RAYAKAN !!!
 Dokumentasikan hasil perbaikan (form
dokumentasi KAIZEN)
 Deskripsikan kondisi “Sebelum” dan
“Sesudah”
 Tuliskan nama-nama orang yang terlibat
 Publikasikan/bagikan saat Briefing, Rapat,
grup Sosial Media
 Pilih hasil-hasil KAIZEN untuk KAIZEN
Event
 Buat slide presentasi singkatnya
 Laporkan

Tim Lean Management

10. NEXT KAIZEN

Tim Lean Management

 Ukur kondisi Analisa akar
Identifikasi Kumpulkan
saat ini masalah
masalah ide
(As-Is)

Pilih 1 ide
Next KAIZEN solusi utk
implementasi

Rayakan Stabilisasi & Implementasi

Evaluasi
standarisasi utk ujiicoba

Tim Lean Management

Tim Lean Management
#Salam RINGKAS, STOP Waste

Tim Lean Management