PANDUAN

ROOT CASE ANALYSIS (RCA) DAN

FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS (FMEA)
RS. GRIYA HUSADA MADIUN

RS. GRIYA HUSADA MADIUN

Jl. Mayjend Panjaitan No. 22, Telp. (0351) 472802 Huntng, Fax (0351) 472803
MADIUN
 BAB I
PENDAHULUAN

Upaya peningkatan mutu dan keselamatan pasien di RS Griya Husada Madiun

dilakukan dengan menggunakan pendekatan proaktif dalam melaksanakan manajemen resiko
disemua unit. Alat-alat manajemen resiko yang digunakan terdiri dari :
1. Non statisticaltools : untuk mengembangkan ide, mengelompokkan, memprioritaskan
dan memberikan arah dalam pengambilan keputusan. Alat-alat tersebut meliputi fish
bone, bagian air, RCS, dan FMEA.
2. Statiscal tools seperti Diagram Pereto, lembar periksa (check sheet).

Perbedaan RCA dengan FMEA, yaitu RCA merupakan pendekatan analisis sistem yang
reaktif sementara FMEA merupakan pendekatan proaktif untuk mencegah kegagalan sistem.

Persamaan RCA dengan FMEA, yaitu:

 Harus ada komitmen pimpinan.
 Bertujuan mengurangi kemungkinan cidera yang akan terjadi.
 Mencakup identifikasi kondisi-kondisi yang menimbulkan cidera.
 Merupakan metode analisis non statistical.
 Merupakan aktifitas sebuah tim yang memerlukan dukungan SDM, waktu, material dan
penunjang lainnya.

RCA dan FMEA saling berhubungan, bagian pendekatan yang satu dapat digunakan
pada bagian pendekatan yang lainnya. FMEA dapat digunakan untuk membantu
mengevaluasi perubahan strategi hasil analisa dengan RCA. Pendekatan FMEA dapat melihat
titik-titik potensial kegagalan berbagai proses dan kemudian mengidentifikasi kegagalan-
kegagalan baru yang ditimbulkan dari penerapan proses baru. RCA dapat digunakan untuk
mengidentifikasi proses-proses mana saja yang membutuhkan FMEA dan kemudian
menentukan akar permasalahan secara spesifik.
 BAB II
ROOT CAUSE ANALYSIS (RCA)

A. Pengertian
Root Cause (akar masalah), akar atau isu fundamental, adalah titik awal dimana
bila pada titik tersebut diambil suatu tindakan (pencegahan) maka peluang terjadinya
insiden akan berkurang.
RCA diterapkan pada kejadian resiko tinggi, berdampak luas yaitu semua KTD
dan Sentinel. Apabila terjadi insiden lain seperti KTC, KNC, dan KPC cukup dilakukan
investigasi sederhana. Setiap proses pengelolaan insiden harus dapa menetapkan tingkat
investigasi dan tindakan yang diperlukan.
RS memastikan bahwa seluruh staf yang terkait mampu melakukan analisis akar
masalah untuk belajar bagaimana dan mengapa maslah terjadi untuk kemudian
menyusun rencana tindak Injutnya. RCA dilakukan oleh Tim RCA, sementara komite
Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien bertanggung jawab untuk:
 Mengingatkan untuk dilaksanakannya RCA.
 Mengatur Penyelenggaraan suatu investigasi.
 Mengelola tim RCA.
 Pelaporan secara organisatoris dan memonitor tindak lanjut upaya pengurangan
resiko.
 Koordinasi program RCA.
 Evaluasi program RCA.

B. Langkah-langkah Root Cause Analysis (RCA)

1. Identifikasi Insiden Yang Akan Di Investigasi
2. Tentukan Tim Investigator
3. Kumpulan Data dan Informasi
 Observasi
 Dokumentasi
 Interview
4. Petakan Kronologi Kejadian
 Narrative Chronology
 Timeline
  Tabular Timeline
 Time Person Grid
5. Identifikasi CMP (Care Management Problem)
 Brainstroming, brainwriting
6. Analisis Informasi
 5 Why's
 Analisis Perubahan
 Analisis Penghalang
 Fishbone / Analisis Tulang Ikan
7. Rekomendasi dan Rencana Kerja Untuk Improvement

C. Tahapan Melakukan Root Cause Analysis (RCA)

 LANGKAH 1 dan 2 : Identifikasi insiden dan tentukan tim, dengan menggunakan
form seperti dibawah ini :

INSIDEN :
________________________________________________________________
________________________________________________________________

Ketua :
________________________________________________________________

Anggota : 1._____________________ 4._____________________

2._____________________ 5._____________________
3._____________________ 6._____________________

Apakah semua area yang terkait sudah terwakili? YA TIDAK

Apakah macam-macam dan tingkat pengetahuan yang berbeda, sudah diwakili

dalam tim tersebut? YA TIDAK

Siapa yang menjadi Notulen?_______________________________________

Tanggal dimulai_________________Tanggal dilengkapi_________________
 LANGKAH 3 : Kumpulkan data dan informasi
Dengan menggunakan form seperti dibawah ini :
- Observasi langsung : ______________________________________
- Dokumentasi : 1. .......................................................................
2. .......................................................................
3. .......................................................................
4. .......................................................................
5. .......................................................................
- Interview (Dokter/Staf yang terlibat) :
1. ....................................................
2. ....................................................
3. ....................................................
4. ....................................................
5. ....................................................

 LANGKAH 4 : petakan kronologi kejadian dengan menggunakan bantuan

beberapa form dibawah ini :
FORM TABULAR TIMELINE
WAKTU / KEJADIAN
KEJADIAN
INFORMASI TAMBAHAN
GOOD PRACTICE
MASALAH PELAYANAN

 LANGKAH 5 : Identifikasi Care Management Programs

FORM MASALAH / CARE MANAGEMENT PROBLEM (CMP)
MASALAH INSTRUMENT/TOOLS
1.
2.
3.
4.
5.
 LANGKAH 6 : Analisis perubahan dengan beberapa cara :
FORM TEKNIK 5 MENGAPA (5 WHY’S)
MASALAH INSTRUMENT/TOOLS
1. Mengapa
2. Mengapa
3. Mengapa
4. Mengapa
5. Mengapa

FORM ANALISIS PERUBAHAN

PROSEDUR YANG APAKAH TERDAPAT
PROSEDUR YANG
DILAKUKAN SAAT BUKTI PERUBAHAN
NORMAL (SOP)
INSIDEN DALAM PROSES

FISH BONE/ANALISIS TULANG IKAN

Adalah alat untuk menggambarkan penyebab-penyebab suatu masalah secara
rinci. Diagram tersebut memfasilitasi proses identifikasi masalah sebagai langkah awal
untuk menentukan fokus perbaikan, menggambarkan ide pengumpulan data, menggali
penyebab terjadinya masalah dan menganalisa masalah tersebut. Untuk pengisian
diagram fish bone ini dilakukan dengan melihat faktor-faktor kontributor.

Faktor pasien Faktor staf Faktor tugas Faktor RS Faktor tim

Ket : Faktor Faktor Faktororganisasi dan

komunikasi lingkungan kerja manajemen
FAKTOR KONTRIBUTOR, KOMPONEN & SUBKOMPONEN DALAM
INVESTIGASI INSIDEN KLINIS

1. FAKTOR KONTRIBUTOR EKSTERNAL DILUAR RS KOMPONEN :

 Regulator dan ekonomi
 Peraturan dan kebijakan DEPKES
 Peraturan nasional
 Hubungan dengan organisasi lain

2. FAKTOR KONTRIBUTOR ORGANISASI DAN MANAJEMEN

Komponen Sub Komponen
Organisasi dan a. Struktur Organisasi
Manajemen b. Pengawasan
c. Jenjang Pengambilan Keputusan
Kebijakan, Standar & a. Tujuan dan misi
Tujuan b. Penyusunan Fungsi Manajemen
c. Kontrak Servis
d. Sumber Keuangan
e. Pelayanan Informasi
f. Kebijakan Diklat
g. Prosedur dan Kebijakan
h. Fasilitas dan Perlengkapan
i. Manajemen Resiko
j. Manajemen K3
k. Quality Improvement
Administrasi Sistem Administrasi
Budaya Keselamatan a. Attitude Kerja
b. Dukungan Manajemen Oleh Seluruh Staf
SDM a. Ketersediaan
b. Tingkat Pendidikan & Keterampilan Staf yang
berbeda
c. Beban Kerja yang Optimal
Diklat Manajemen Training / Pelatihan / Refreshing
3. FAKTOR LINGKUNGAN KERJA
Komponen Sub Komponen
Rancang dan Bangunan a. Manajemen Pemeliharaan
b. Penilaian Ergonomik
c. Fungsionalitas
Lingkungan a. Housekeeping
b. Pengawasan Lingkungan Fisik
c. Perpindahan Pasien Antar Ruangan
Perlengkapan a. Malfungsi Alat
b. Ketidak Tersediaan
c. Manajemen Pemeliharaan
d. Fungsionalitas
e. Rancang, Penggunaan & Maintenance Peralatan

4. FAKTOR KONTRIBUTOR : TIM

Komponen Sub Komponen
Supervisi & Konsultasi a. Adanya kemauan staff junior berkomunikasi
b. Cepat tanggap
Konsistensi a. Kesamaan tugas antar profesi
b. Kesamaan tugas antar staff yang singkat
Kepemimpinan a. Kepemimpinan Efektif
Tanggung Jawab b. Job Description jelas
Respon terhadap Insiden Dukungn per grup setelah insiden

5. FAKTOR KONTRIBUTOR : STAFF

Komponen Sub Komponen
Kompetensi a. Verifikasi Kualifikasi
b. Verifikasi Pengetahuan & Keterampilan
Stressor Fisik dan Mental a. Motivasi
b. Stressor Mental : efek beban kerja beban mental
c. Stressor Fisik : Efek beban kerja = gangguan
fisik
6. FAKTOR KONTRIBUTOR : TUGAS
Komponen Sub Komponen
Ketersediaan SOP a. Prosedur Peninjauan & Revisi SOP
b. Ketersediaan SOP
c. Kualitas Informasi
d. Prosedur Investigasi
Ketersediaan & Akurasi a. Test tidak dilakukan
Hasil Test b. Ketidak sesuaian antara interprstasi hasil test
Faktor Penunjang Dalam a. Ketersediaan, penggunaan, reliabilitas
Validasi Alat Medis b. Kalibrasi
Rancang Tugas Penyelesaian tugas tepat waktu dan sesuai SOP

7. FAKTOR KONTRIBUTOR : PASIEN

Komponen Sub Komponen
Kondisi Penyakit yang kompleks, berat, multikomplikasi
Personal a. Kepribadian
b. Bahasa
c. Kondisi Sosial
d. Keluarga
Pengobatan Mengetahui Resiko yang berhubungan dengan
pengobatan
Riwayat a. Riwayat Medis
b. Riwayat Kepribadian
c. Riwayat Emosi
Hubungan Staf dan Hubungan yang baik
Pasien
8. FAKTOR KONTRIBUTOR : KOMUNIKASI
Komponen Sub Komponen
Komunikasi Verbal a. Komunikasi antara staf junior dan senior
b. Komunikasi antar profesi
c. Komunikasi antar staf dan pasien
d. Komukasi antar Unit Departemen
Komunikasi Tertulis Ketidaklengkapan Informasi

 LANGKAH 7 : Menyusun Rencana Perbaikan Dengan Menggunakan Form

Rekomendasi Dan Rencana Tindakan
SUMBER
AKAR TINGKAT BUKTI
TINDAKAN PJ WAKTU DAYA YANG PARAF
MASALAH REKOMENDASI PENYELESAIAN
DIBUTUHKAN

Menulis Laporan RCA :

Laporan dituliskan untuk mengkomunikasikan temuan – temuan,
kesimpulan dan rekomendasi hasil investigasi RCA. Laporan disusun oleh komite
peningkatan mutu dan keselamatan pasien setelah semua solusi telah
dipertimbangkan dan direkomendasikan untuk tindakan koreaktif yang
ditetapkan.
 BAB III
FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS (FMEA)

Proses mengurangi resiko di RSUD Baturaja dilakukan paling sedikit sat kali dala
setahun dan dibuat dokumentasinya, dengan menggunakan Failure Mode and Effect Analysis
(FMEA). Proses yang dipilih adalah proses dengan resiko tinggi.

A. Pengertian Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)

Beberapa definisi FMEA :
 Adalah suatu alat mutu untuk mengkaji suatu prosedur secara rinci dan mengenali
model-model adanya kegagalan/kesalahan dan mencari solusi dengan melakukan
perubahan desain/prosedur.
 Adalah metode perbaikan kinerja dengan mengidentifikasi dan mencegah potensi
kegagalan sebelum terjadi. Hal tersebut dirancang untuk menyelamatnkan
keselamatan pasien.
 Adalah proses proaktif, dimana kesalahan dapat dicegah dan diprediksi.
Mengantisipasi kesalahan akan meminimalkan dampak buruk.
 Kelebihan utama dari FMEA yaitu membuat pengguna dapat fokus pada proses
merancang ulang proses-proses yang memiliki potensial masalah untuk mencegah
terjadinya kegagalan di kemudian hari.
Delapan tahap FMEA (JCAHO, 2005):
1. Memilih proses yang bersiko tinggi dan membentuk tim.
2. Membuat diagram proses atas alur proses dengan flow chart yang rinci
3. Untuk setiap kemungkinan kegagalan (failure mode) identifikasi efek yang
memungkinkan terjadi ke pasien (the effect).
4. Menetapkan kemungkinan tingkat keparahan dari efek tersebut ke pasien (RPN
(Risk Priority Numbers) )
5. Melakukan root cause analysis dari failure mode
6. Rancangan ulang proses
7. Analisa dan uji coba proses yang baru.
8. Implementasi dan monitoring proses baru
B. Tahapan Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)
 LANGKAH 1: Pilih proses yang beresiko tinggi dan bentuk TIM
Pilih proses yang akan dianalisa. Proses yang dipilih dapat berupa proses
klinis dan berhubungan langsung dengan perawatan kepada pasien atau yang
tidak berorientasi klinis dan tidak berhubungan dengan perawatan pasien. Pilih
proses yang akan dianalisa. Tentukan salah satu proses / sub proses bila
prosesnya kompleks.

Judul Proses :
_________________________________________________________
_________________________________________________________

Ketua : _______________________________________________

Anggota : 1._____________________ 4._____________________

2._____________________ 5._____________________
3._____________________ 6._____________________

Apakah semua area yang terkait sudah terwakili? YA TIDAK

Apakah macam-macam dan tingkat pengetahuan yang berbeda, sudah diwakili

dalam tim tersebut? YA TIDAK

Siapa yang menjadi Notulen?_______________________________________

Tanggal dimulai_________________Tanggal dilengkapi_________________

 LANGKAH 2A : GAMBARKAN ALUR PROSES

Tahapan Proses :
Jelaskan proses setiap kegiatan sesuai kebijakan dan prosedur yang berlaku.
Jika proses terlalu kompleks, pilih satu proses atau sub proses untuk di tindak
lanjuti
1 2 3 4 5 6
 Cantumkan beberapa sub proses untuk setiap tahapan proses
Sub Proses Sub Proses Sub Proses Sub Proses Sub Proses Sub Proses
A.__________A._________A._________A._________A._________A.________
B.__________B._________B._________B._________B._________B.________
C.__________C._________C._________C._________C._________C.________
D.__________D._________D._________D._________D._________D.________
E.___________E._________E._________E._________E._________E.________

 LANGKAH 2B : GAMBARKAN ALUR SUB PROSES

1 2 3 4 5 6

Jelaskan sub proses kegiatan yang dipilih dan kemungkinan kegagalan pada
setiap sub proses
Sub Proses Sub Proses Sub Proses Sub Proses Sub Proses Sub Proses
A.__________A._________A._________A._________A._________A.________
B.__________B._________B._________B._________B._________B.________
C.__________C._________C._________C._________C._________C.________
D.__________D._________D._________D._________D._________D.________
E.___________E._________E._________E._________E._________E.________

 LANGKAH 3 : IDENTIFIKASI EFEK YANG MUNGKIN TERJADI KE

PASIEN (THE EFFECT)
Failures mode adalah suatu perilaku yang dapat gagal, dan secara umum
menjelaskan bagaimana suatu kegagalan terjadi dan dampaknya terhadap suatu
proses. E (efek) adalah hasil dari kegagalan tertentu atau kestabilan seluruh atau
sebagian proses. Efek kegagalan adalah konsekuensi dari failure mode pada
operasional, fungsi atau status dari tahapan proses.
 LANGKAH 4 : MENETAPKAN KEMUNGKINAN TINGKAT BAHAYA
DAN KEPARAHAN DARI EFEK TERSEBUT KE PASIEN
Dalam menentukan tingkat bahaya harus mempertimbangkan hal-hal
berikut, yaitu
Kriteria Failure mode
 Probabilitas terjadinya failure mode (Sering disebut frekuensi atau
likelihood dari suatu kejadian)
 Kemudahan untuk di deteksi
Kriteria Efek
 Probabilitas terjadinya efek
 Tingkat keparahan
Kriteria lain
 Biaya, waktu dan ketersediaan sumber daya lain.

RPN (Risk Priority Number) merupakan cara untuk menghitung tingkat

bahaya dan disebut juga sebagai Critially Index, yang berdasarkan tingkat
keparahan, tingkat kejadian dan nilai kemudahan dideteksi.

RPN = Severity x occurance x detectability

Tujuan menyusun prioritas adalah mengidentifikasi failure mode yang paling

butuh dianalisis untuk meningkatkan proses dan mengurangi risiko mencelakai
pasien.

TINGKAT KEPARAHAN (SEVERITY)

LEVEL DESKRIPSI CONTOH
1 MINOR Tidak akan dirasakan/ diketahui oleh pasien dan
tidak akan berefek pada proses
Dapat berdampak pada pasien dan dapat
menimbulkan beberapa efek pada proses
2 MODERAT Kegagalan dapat mempengaruhi proses
pelayanan kesehatan tetapi menimbulkan
kerugian minor
 Dapat berdampak pada pasien dan dapat
menimbulkan efek yang sangat besar
3 MAYOR Kegagalan menyebabkan kerugian yang lebih
besar terhadap pasien
4 MAYOR INJURY Dapat membuat pasien mengalami luka parah
dan menimbulkan efek yang besar pula pada
proses
5 TERMINAL Sangat berbahaya: kegagalan akan berakibat
INJURY pada kematian dan menimbulkan efek yang
sangat besar terhadap proses

TINGKAT PROBABILITAS O = Occurrance (keserigan)

LEVEL DESKRIPSI CONTOH
5 Sangat sering dan Sangat sering muncul, mungkin beberapa kali
pasti dalam 1 bulan
4 Sering (Frequent) Hampir sering muncul dalam waktu yang relatif
singkat (mungkin terjadi beberapa kali dalam 1
tahun)
3 Kadang-kadang Kemungkinan akan muncul (dapat terjadi
(Occasional) beberapa kali dalam 1 sampai 2 tahun)
2 Jarang Kemungkinan akan muncul (dapat terjadi dalam
(Uncommon) >2 sampai 5 tahun)
1 Hampir Tidak Jarang terjadi (dapat terjadi dalam > 5 sampai 30
Pernah (Remote) tahun)

TINGKAT D = DETECTABLE (TERDETEKSI)

LEVEL DESKRIPSI
5 Tidak mungkin terdeteksi
4 Kemungkinan kecil terdeteksi
3 Mungkin terdeteksi
2 Sangat mungkin terdeteksi
1 Selalu terdeteksi
 LANGKAH 5 MELAKUKAN ROOT CAUSE ANALYSIS DARI FAILURE
MODE
Lihat bab 2

 LANGKAH 6 RANCANG ULANG PROSES

Merancang ulang sebuah proses dan sistem pendukungnya adalah langkah yang
paling penting. Tujuannya adalah untuk menghindari cidera yang mungkin
terjadi. Merancang ulang sebuah proses dapat dilakukan dengan :
 Mengurangi keragaman
 Standarisasi proses
 Menyederhanakan proses
 Mengoptimalkan back up untuk mengurangi kemungkinan kegagalan
 Menggunakan teknologi otomatis
 Membangun mekanisme perlindungan kegagalan
 Melakukan dokumentasi / pencatatan

 LANGKAH 7 ANALISA DAN UJI COBAKAN PROSES YANG BARU

Sangat penting tim untuk menganalisa dan menguji coba terlebih dahulu
sebelum menerapkan secara penuh serta mengevaluasi efek dari subproses-
subproses yang baru dalam proses yang lebih besar sebelum menerapkan
perubahan. Ujicoba proses baru dengan menggunakan prinsip PDCA (Plan-Do-
Check-Act).

 LANGKAH 8 IMPLEMENTASI DAN MONITORING PROSES BARU

Monitoring dilakukan dengan
1. Dokumentasi, tim FMEA memastikan terdapat regulasi yang diperlukan
untuk implementasi proses baru (kebijakan, penduan, SPO,dll).
2. Pelatihan, pelatihan ulang dan uji kompetensi. Memastikan seluruh staf
mendapatkan pelatihan yang dibutuhkan terkait proses baru.
3. Monitoring berkelanjutan.