01 General Affairs (Pengantar) Tambahan

General Affairs (Pengantar)
Dr. Oktri Mohammad Firdaus, S.T., M.T., IPM.

Training itu…
Learning
Update &
Sharing Upgrade Networking Refreshing
2
Bagaimana pendapat anda tentang hal-hal
berikut ini???
3
Lalu Bagaimana dengan ini???
4
Bagaimana dengan hal ini???
5
Mana yang Anda pilih???
Survive Sustain
6
Some Examples
7
…Some Examples
8
…Some Examples
9
Mana yang lebih membahayakan dari sudut
pandang GA???
Intervensi dari Pihak Eksternal dan Internal
Ekspektasi Tinggi, namun Anggaran terbatas
Over Stock ATK
Salah memilih Vendor
Karyawan Outsourcing yang tidak perform
10
BAGAIMANA DENGAN PERUSAHAAN ANDA???
11
MARI KITA CEK KREATIVITAS
ANDA...
Semoga anda termasuk orang yang kreatif
TEPUK TANGAN ANDA
Jempol KANAN atau KIRI

yang berada di atas?
Apakah anda
“bersahabat” dengan
RISIKO ???
Masih adakah barang yang tidak diperlukan,
namun tetap disimpan di dompet anda???
Mobil manakah yang tepat untuk Inventaris
Level Manager???
Efektivitas atau
Efisiensi ???
Kebutuhan atau
Keinginan ???
General Affair =
“Jujur” ???
General Affair =
“Menyenangkan” ???
General Affair =
“Rigid” /
“Flexible” ???
Manakah yang lebih
kompleks
“Partner” atau
“Vendor” ???
Apa arti
WAKTU dari sudut
pandang
General Affair???
BOLEHKAH KARYAWAN KITA MENIKAH
DENGAN KARYAWAN PERUSAHAAN
VENDOR???
Vendor/Supplier sering
“terlambat” dan “keliru”
mengirim barang pesanan
Salah Siapa ???
Bolehkah Vendor/Supplier =
Pensiunan
Perusahaan
Anda???
Purchase Order belum
“terbit”, namun barang
sudah dikirim oleh vendor
Salah Siapa???
General Affair ???
Tugas Utama General Affairs
• Melakukan pengelolaan kendaraan dinas
• Pengadaan kendaraan dinas
• Perawatan gedung
• perawatan lingkungan kantor (lahan parkir, halaman
kantor, gudang, dsb)
• Kebersihan lingkungan kerja (ruang kerja, lobby dan
semua area perusahaan)
• Perawatan dan pengadaan instalasi listrik (Mechanical
dan electrical)
• Semua bentuk perizinan perusahaan
Start small and think simple © OMF

…Tugas Utama General Affairs
• Pengadaan dan distribusi ATK dan alat-alat kerja lainnya (meja,
kursi, laptop, komputer, dll)
• Keamanan perusahaan (satpam, security)
• Berhubungan dengan pihak eksternal (Pemda, Kepolisian,
pemkab, muspida, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan dll)
• Mengurusi semua kebutuhan operasional perusahaan
• Mengurusi dan berhubungan dengan outsourcing company
• Mengurusi karyawan outsourcing (office boy, security, driver,
resepsionis, dll)
• Mengurusi semua kebutuhan dan operasional saluran
komunikasi (telepon, fax, HP, BB, dll)
• Mengurusi dan mengelola kantin jika ada

Pengadaan Barang Kebutuhan
General Affairs (GA)

Dr. Arief Rahmana, S.T., M.T., CIPMP.

Procurement = Purchasing ???

KONSEP PROCUREMENT/PENGADAAN
Serangkaian aktivitas organisasi yang

berhubungan dengan pengadaan barang untuk
pemenuhan kebutuhan perusahaan
dengan kualitas, kuantitas, waktu dan harga
yang tepat serta sesuai dengan aturan yang ada,
sehingga mendukung pencapaian tujuan
perusahaan.

Prinsip Procurement
Kualitas
Harga Kuantitas
Aturan Waktu
PERSPEKTIF TOP MANAGEMENT
Tepat
Tepat Barang Tepat Waktu
Transportasi
Tepat Mutu TEPAT SIKAP Tepat Kontrak
Tepat Sumber
Tepat Harga Tepat Jumlah
Barang / Jasa
OBJEKTIF PENGADAAN
 Mempertahankan kualitas material.
 Membeli material dengan harga termurah
dan kualitas serta service yang dibutuhkan
 Optimasi persediaan.
 Menghindari waste, duplikasi dan
obsolescene.

... OBJEKTIF PENGADAAN
 Mempertahankan posisi kompetitif
perusahaan.
 Ketersediaan terjamin dan biaya pengadaan
efisien
 Mencari material baru yang memungkinkan
dilakukan peningkatan efisiensi dan
produktifitas perusahaan.

KEBIJAKAN PEMBELIAN
• Kebijakan internal
• Kebijakan eksternal
• Hierarki kebijakan
• Kebijakan yang efektif

CENTRALIZED AND
DECENTRALIZED MIX

THE BEST MIX
• Kebijakan, form dan prosedur dibuat seragam.
• Dibuat laporan bulanan dari cabang ke kantor
pusat.
• Ada pembatasan wewenang nilai kontrak
untuk setiap cabang.

THE BEST MIX
• Barang yang umum dipakai diseluruh
perusahaan dibeli di kantor pusat.
• Barang khusus yang hanya dipakai di
cabang dibeli oleh manajer pengadaan
cabang.
• Kontrak barang umum dilakukan oleh
kantor pusat.

Beberapa CATATAN
• The best mix untuk suatu perusahaan belum
tentu cocok untuk perusahaan lain.
• The mix mungkin berubah dari waktu ke
waktu.
• The mix mungkin berbeda untuk satu jenis
barang dengan barang lainnya.

Beberapa CATATAN
• Mungkin ada masalah organisasi.
• The mix mungkin tidak disukai.
• The mix mungkin kompleks dalam
implementasinya.

MEMBUAT
SEMUA
BARANG
SENDIRI
MEMBUAT
MEMBUAT
SEBAGIAN
SAJA
PEMBELIAN
BIASA MEMBELI
PEMBELIAN
KREDIT
SEWA
CARA PENGADAAN
BIASA
MENYEWA
SEWA
CARA PENGADAAN

BELI
CAPITAL
LEASING
LEASING
OPERATIONAL
LEASING
MEMBUAT SENDIRI VS MEMBELI
BUAT SENDIRI MEMBELI SAJA

Jika: Jika:
• Biaya buat sendiri < beli • Beli<buat
• Kapasitas lebih & kemampuan • Keperluan sedikit
• Desain perlu dirahasiakan • Rekanan canggih
• Kontrol langsung secara ketat • Kapasitas terbatas
• Pemasok tidak dapat • Bahan baku sulit
diandalkan • Hak paten perusahaan orang
lain

MEMBELI VS MENYEWA
MEMBELI MENYEWA
Keuntungan: Keuntungan:
• Menguasai sepenuhnya/Lebih • Efisiensi dalam pemeliharaan
leluasa menggunakan • Tidak membutuhkan investasi
• Menambah kekayaan yang tinggi
• Operasi lebih terjamin • Tidak perlu menyimpan suku
• Mengurangi ketergantungan cadang
pada pihak lain • Tidak perlu operator
• Terhindar dari risiko
obsolesence

Beberapa Pertimbangan
Beli atau Sewa
• Tersedianya pasar
• Keamanan operasi
• Kebutuhan fleksibilitas
• Biaya
• Jangka waktu keperluan
• Kecepatan proses pengadaan

LEASING
FINANCIAL LEASE VS OPERATING LEASE
FINANCIAL LEASE OPERATING LEASE

• Titik berat pada pembiayaan • Titik berat pada penyediaan
• Lessor hanya menanggung jasa operasi
risiko keuangan • Lessor menanggung risiko
• Lessee mempunyai hak opsi rusak dan hilang
untuk membeli • Lessee tidak mempunyai hak
• Pengoperasian, pemeliharaan opsi
oleh lessee • Pengoperasian, pemeliharaan
oleh lessor

FUNGSI DAN PROSES PEMBELIAN
12. Analisis Nilai
11. Pengendalian Mutu
10. Pembinaan Pemasok
9.Pemeliharaan Hub dg Pemasok
8.Pencatatan Pembelian
7. Pengangkutan Barang
6. Penindaklanjutan Pesanan
5. Penempatan Pesanan
4. Penentuan Harga & Negosiasi
3.Pemilihan Sb Pembelian
2. Penentuan Kebutuhan
1. Pengenalan Kebutuhan

Studi Kasus
Vendor Selection for Reduce
your Procurement RISK

PERBANDINGAN HARUS “APPLE TO APPLE”

Memilih City Car
Layanan Purna Fitur dan

Konsumsi BBM Desain Eksterior
Jual Teknologi
Jazz Yaris Mazda2 Fiesta KIA Rio

Memilih Calon Istri
Latar Belakang
Paras Hobby Pendidikan
Keluarga
Isyana Sarasvati Cita Citata Pevita Pearce Maudy Ayunda Citra Kirana

Kasus - 1 (Notebook)
After Sales Service
Durability
Graphics Quality
Material
Features

Kasus - 2 (Air Conditioner)
Delivery Time
Reliability
Features
After Sales Service
Product Design

Kasus - 3 (Airlines)
Routes
On-Time
Safety
Flight Attendant
Ground Service

Kasus - 4 (Double Cabin Cars)
Durability
After Sales Service
Fuel Consumption
Exterior Design
Suspension

BAGAIMANA DENGAN PERJALANAN DINAS???
Apakah tanggung jawab GA???
Start small and think simple © OMF 60

Perencanaan Perjalanan Dinas

Dr. Arief Rahmana, S.T., M.T., CIPMP.

Mendeskripsikan Perjalanan Bisnis
Pengertian Perjalanan Bisnis
Adalah perjalanan yang dilaksanakan oleh karyawan atau

pimpinan baik satu atau beberapa orang karyawan dalam
rangka kegiatan bisnis untuk mempercepat kelancaran
komunikasi dan meningkatkan hubungan dengan relasi.

Pengertian Perjalanan Dinas
Adalah perjalanan yang dilaksanakan oleh karyawan atau

pimpinan baik dari level bawahan sampai level atasan dalam
rangka kedinasan.
Start small and think simple © OMF Bisnis dan Manajemen

Persamaan dan perbedaan antara perjalanan bisnis dan perjalanan dinas
Persamaan antara perjalanan bisnis dan perjalanan dinas adalah:

1. Keduanya melakukan perjalanan ke luar kantor/kota/daerah/luar
negeri untuk mewakili kantor /instansi
2. Dilakukan oleh perorangan atau kelompok
3. Biaya perjalanan ditanggung oleh kantor atau instansi
4. Setelah selesai perjalanan membuat laporan
5. Keduanya dilakukan dalam rangka mempercepat kelancaran
komunikasi dan meningkatkan hubungan dengan relasi

Perbedaan antara perjalanan bisnis dan perjalanan dinas

adalah:
Perjalanan Bisnis Perjalanan Dinas
1. Dilaksanakan oleh 1. Dilaksanakan oleh

kantor swasta / kantor-kantor
BUMN pemerintah
2. Berorientasi pada 2. Berorientasi pada
perolehan pelayanan
keuntungan masyarakat

Melaksanakan Penanganan Perjalanan Bisnis
Menggumpulkan keterangan yang dilakukan secara lengkap,

jelas dan terinci, yaitu mengenai:
• tujuan perjalanan, persinggahan dan
permberhentian baik pada waktu berangkat maupun
kembali
• tanggal keberangkatan dan kembalinya
• tanggal, waktu, tempat dan dengan siapa saja pimpinan
membuat janji pertemuan
• waktu keberangkatan
• jenis transportasi perjalanan (pesawat terbang, kereta api,
bus, kapal laut atau mobil dinas)

…Melaksanakan Penanganan Perjalanan Bisnis
• jenis pelayanan (kelas utama atau ekonomi)

• hotel yang dikehendaki di setiap kota yang dikunjungi
• angkutan lokal yang diperlukan

Mempersiapkan Daftar Perjalanan
Daftar perjalanan adalah perpaduan antara daftar kunjungan

dan daftar janji temu.
Daftar Perjalanan berisi:

a. hari, tanggal, waktu keberangkatan
b. Nomor penerbangan, waktu kedatangan, nama stasiun,
nama hotel, dsb.

Daftar Janji Temu berisi:

a. hari, tanggal, waktu bertemu
b. dengan siapa dan untuk tujuan apa pertemuan itu dilakukan
c. Dokumen yang diperlukan

Melaksanakan Penanganan
Perjalanan Bisnis
Contoh Jadwal Perjalanan Dinas
Tanggal Waktu Kegiatan Tempat Keterangan
1 Jan 10 14.00-17.00 Berangkat ke Jakarta Kereta Api

18.00 Check In Hotel Jayakarta
2 Jan 10 09.00-16.00 Seminar Hotel Jayakarta Grand Room
3 Jan 10 10.00-15.00 Negosiasi Proyek PT. Suka Maju
Jl. Daan Mogot
No. 50 Jak-Ut
4 Jan 10 10.00-12.00 Kunjungan ke Kadin Jl. Keramat
Pusat Raya No. 203
Jak-Pus
13.00 Check Out

14.00-17.00 Perjalanan pulang ke Kereta Api
Bandung

Perjalanan Bisnis
Mempersiapkan Dokumen Perjalanan
Dokumen perjalanan terdiri dari:

a. Surat Tugas
yaitu surat yang berisi penugasan kepada seseorang untuk
melakukan perjalanan keluar kantor (keluar negeri)
sehubungan dengan masalah dalam perusahaan yang
memerlukan hubungan keluar.

Perjalanan Bisnis
b. Paspor
yaitu dokumen perjalanan yang merupakan izin untuk
meninggalkan negaranya dan berpergian ke negara
tertentu.

Perjalanan Bisnis
c. Visa
yaitu tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor
untuk mengunjungi suatu negara tertentu dalam waktu
tertentu.

Perjalanan Bisnis
d. Fiskal
Yaitu pajak yang harus
dikeluarkan oleh warga
negara yang akan
berangkat ke luar negeri,
yang harus dipenuhi di
lapangan udara dan saat
keberangkatan.

Perjalanan Bisnis
e. Health Certificate
Yaitu sejenis sertifikat
kesehatan yang diberikan
Departemen Kesehatan
kepada warga negara yang
akan ke luar negeri.

Perjalanan Bisnis
Mempersiapkan Pengangkutan
Ada beberapa cara menyiapkan pengangkutan, misalnya

dengan menghubungi kantor penyewaan mobil setempat
atau meminta ke penyewaan penerbangan untuk
memesankan mobil travel.

Perjalanan Bisnis
Beberapa macam transportasi perjalanan dinas, yaitu:
a. Angkutan setempat
b. Angkutan jarak sedang
c. Angkutan jarak jauh
d. Angkutan udara
e. Angkutan sungai / pantai
f. Angkutan laut
g. Angkutan darat
h. Angkutan bawah tanah

Perjalanan Bisnis
Mempersiapkan Penginapan dan Perhotelan
Fasilitas penginapan dari perhotelan bergantung kepada

peraturan kantor/perusahaan.
Hal-hal yang dipesan dapat berupa:

a. ETA (Estimated Time of Arrival)
b. ETD (Estimated Time of Departure)
c. nomor penerbangan
d. jenis kamar dan kelas hotel

Perjalanan Bisnis
Mempersiapkan Uang Perjalanan
Bila perusahaan menerapkan kebijakan membayar di muka

biaya perjalanan dinas, perlu ditanyakan berapa banyak
uang yang dibutuhkan sesuai dengan standar perusahaan.

Perjalanan Bisnis
Ada dua sistem yang dapat dipakai, yaitu:
1. Retribusi
yaitu penggantian biaya perjalanan dinas sesuai dengan
pengeluaran yang dibuktikan dengan voucher.
2. Lump Sum
yaitu penggantian biaya perjalanan dinas berdasarkan
standar (tarif) tanpa memperhatikan voucher (bon, kwitansi,
bukti pembayaran lainnya).

Perjalanan Bisnis
Beberapa tanda bayar yang dapat dipakai selama
perjalanan, yaitu:
1. Uang Tunai
Untuk perjalanan ke luar negeri, sekretaris harus
mengetahui mata uang apa yang dipakai di negara tersebut.

2. Kartu Kredit (Credit Card)
Kartu yang dikeluarkan

oleh Bank, hotel, biro
perjalanan atau badan
lain yang memberikan
hak kepada pembawa
untuk memperoleh
barang atau jasa dalam
batas nilai tertentu
menurut persyaratan
yang ditetapkan.

3. Traveller Cheque
Alat pembayaran
yang diciptakan
khusus untuk orang
yang berpergian
dan dapat
diuangkan pada
bank atau pihak-
pihak yang ditunjuk.

Perjalanan Bisnis
Membuat Laporan Perjalanan Bisnis
 Teknik pengumpulan data yaitu metode

mengumpulkan bahan pembuatan laporan.
 Penyusunan laporan terdiri dari perencanaan isi
dan susunan laporan.
 Pengetikan laporan.
 Penggandaan laporan.

So ... ???

Think before you Talking
Think before you Doing
Think before you POSTING
Start small and think simple © OMF 86

01 General Affairs (Pengantar) Tambahan

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

01 General Affairs (Pengantar) Tambahan

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

General Affairs (Pengantar)

Dr. Oktri Mohammad Firdaus, S.T., M.T., IPM.

Ekspektasi Tinggi, namun Anggaran terbatas

Over Stock ATK

Salah memilih Vendor

Karyawan Outsourcing yang tidak perform

Jempol KANAN atau KIRI

Start small and think simple © OMF

Start small and think simple © OMF

Dr. Oktri Mohammad Firdaus, S.T., M.T., IPM.

Start small and think simple © OMF

Start small and think simple © OMF

Serangkaian aktivitas organisasi yang

Start small and think simple © OMF

Tepat Mutu TEPAT SIKAP Tepat Kontrak

Start small and think simple © OMF

Start small and think simple © OMF

Start small and think simple © OMF

Start small and think simple © OMF

Start small and think simple © OMF

Start small and think simple © OMF

Start small and think simple © OMF

Start small and think simple © OMF

Start small and think simple © OMF

BUAT SENDIRI MEMBELI SAJA

Start small and think simple © OMF

Start small and think simple © OMF

Start small and think simple © OMF

FINANCIAL LEASE VS OPERATING LEASE

FINANCIAL LEASE OPERATING LEASE

Start small and think simple © OMF

Start small and think simple © OMF

Start small and think simple © OMF

Start small and think simple © OMF

Layanan Purna Fitur dan

Jazz Yaris Mazda2 Fiesta KIA Rio

Start small and think simple © OMF

Start small and think simple © OMF

Start small and think simple © OMF

After Sales Service

Start small and think simple © OMF

Start small and think simple © OMF

After Sales Service

Start small and think simple © OMF

Apakah tanggung jawab GA???

Start small and think simple © OMF 60

Dr. Oktri Mohammad Firdaus, S.T., M.T., IPM.

Start small and think simple © OMF

Pengertian Perjalanan Bisnis

Adalah perjalanan yang dilaksanakan oleh karyawan atau

Start small and think simple © OMF

Pengertian Perjalanan Dinas

Adalah perjalanan yang dilaksanakan oleh karyawan atau

Start small and think simple © OMF Bisnis dan Manajemen

Persamaan dan perbedaan antara perjalanan bisnis dan perjalanan dinas

Persamaan antara perjalanan bisnis dan perjalanan dinas adalah:

Start small and think simple © OMF Bisnis dan Manajemen

Perbedaan antara perjalanan bisnis dan perjalanan dinas

1. Dilaksanakan oleh 1. Dilaksanakan oleh

Start small and think simple © OMF Bisnis dan Manajemen

Menggumpulkan keterangan yang dilakukan secara lengkap,

Start small and think simple © OMF

• jenis pelayanan (kelas utama atau ekonomi)