HR Service

Departemen HR Services membawahi unit-unit kerja yaitu, HR MITRA, HR ADMIN dan HR Payrol. Sebenarnya ada satu lagi unit atau bagian dibawah HR services yaitu unit Compesation & Benefit, tetapi untuk sementara unit tersebut masih tergabung dalam HR Payroll. HR SERVICES Department

Compensation & Benefit

HR Payroll

HR Mitra

HR Admin

HR MITRA HR Mitra di dalam struktur HR & Services memiliki tugas: Mengelola NIP, ID CARD dan pendaftaran absensi karyawan BCAF Mengelola cuti karyawan Mereview kinerja karyawan mitra dan berkoordinasi dengan HR IR-ER Menginformasikan kepada perusahaan mitra perihal pembayaran

tunjangan Kost dan Datasering Memproses ungkapan duka cita dan sukacita Memproses administrasi kepegawaian (pengkinian data karyawan, status, posisi, level, wewenang, rotasi, mutasi, promosi maupun demosi. Memproses pangajuan klaim medical karyawan mita ke perusahaan mitra Memonitoring absensi karyawan mitra Monitoring jatuh tempo kontrak karyawan mitra Filling personal karyawan mitra

HR Admin HR Admin di dalam struktur HR Services memiliki tugas: Mengelola NIP, ID Card dan Pendaftaran absensi karyawan BCAF Mengelola cuti karyawan Memproses pembayaran perjalanan dinas, tunjangan Kost & detasering, ungkapan sukacita dan dukacita Memproses administrasi kepegawaian ( Pengkinian data karyawan, status, posisi, level, wewenang, rotasi, mutasi, promosi dan demosi) Menyediakan laporan HeadCount Memproses pengajuan klaim medical karyawan ( Medical kantor & Asuransi) Me-review vendor asuransi medical Memonitoring absensi karyawan BCAF Monitoring jatuh tempo kontrak karyawan BCAF Filling personal file karyawan HRIS

HR Payrol HR Payrol di dalam struktur HR services memiliki tugas Memproses pembayaran cash remuneration karyawan BCAF (gaji,

tunjangan, insentif, lembur, UMKL, booster, bonus dan THR) Melakukan proses pelaporan pencadangan dana pesangon Memproses dan mengelola loan karyawan pajak PPh 21, Jamsostek, DPLK dan

Melakukan proses wajib lapor ketenagakerjaan Rekonsiliasi gaji, pajak dan employee loan Mereview gaji karyawan

HR DEVELOPMENT
HR Development memiliki tujuan untuk meningkatkan profit perusahaan.

Cara yang dilakukan oleh HR Development adalah membuat struktur organisasi perusahaan yang efektif dan efisien dan mengembangkan potensi karyawan yang ada di perusahaan. Menempatkan karyawan yang tepat pada posisi yang tepat dan waktu yang tepat akan meningkatkan produktivitas karyawan. HR Development melakukan 8 tugas utama yaitu: 1. Organizational Development: outputnya adalah organisasi yang efektif dan efisien 2. Recruitment Managment: outputnya adalah terpenuhinya karyawan dari sisi kuantitas, kualitas dan waktu. 3. People Development Managment: outputnya adalah karyawan yang memiliki kompetensi sesuai dengan job requirements 4. Performance Management: outputnya adalah karyawan yang memiliki kinerja minimal sesuai dengan target yang ditetapkan 5. Termination Management: outputnya adalah proses terminasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku 6. Reward Management : outpuntya adalah pengelolaan balas jasa yang menarik minat kandidat berprestasi memotivasi dan mempertahankan karyawan berprestasi. 7. Industrial/ Employee Relation Managment: outputnya adalah iklim kerja yang menjamin ketenangan bekerja dan keberlangsungan usaha 8. Personel Management : outputnya service excellent

Cakupan HR dalam hal Manpower plan adalah:

Proses pertama dalam pemenuhan man power adalah melakukan rekrutmen dan seleksi karyawan. Rekrutmen dan seleksi ini didasarkan pada job description dan job spesification. Setelah itu melakukan training dan program pengembangan untuk karyawan-karyawan yang telah dipilih. Training ini dilakukan untuk membentuk karyawan yang sesuai dengan kompetensi yang diinginkan. Setelah rangkaian training dilakukan, dilaksanakanlah evaluasi terhadap performa karyawan tersebut apakah sudah sesuai dengan KPI kompetensi yang diinginkan. Selanjutnya jika performanya baik maka diberikan reward sedang jika performanya buruk maka diberikan punishment. Training dan evaluasi dilakukan beberapa kali sehingga bila ada karyawan yang performanya belum juga meningkat maka dengan terpaksa pelu dilakukan terminasi pada karyawan tersebut. Fungsi-Fungsi yang ada di HR Development adalah: 1. Recruitment karyawan 2. Talent Managment : Mengembangkan dan mempertahankan talenta : Menyeleksi dan memnuhi kebetuhan

agar organisasi tetap memiliki jajaran karyawan terbaik 3. Training : Mengembangkan kompetensi dan

meminimalkan gap antara persyaratan dan aktual 4. Industrial/ employee relations : Menciptakan iklim kerja yang kondusif

5. Organization Development

: Mengembangkan infrastruktur HR yang

sejalan dengan strategi perusahaan HR Development Department

Recruitme nt

Talent Manageme nt

Training

IR/ER

Organizatio n Developme

1.Recruitment Memiliki 3 tugas pokok yaitu: Planing : mengidentifikasi dan menentukan cara yang tepat dalam memenuhi kebutuhan SDM Organize : melakukan proses seleksi calon karyawan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan untuk memastikan terjaganya kualitas dan kuantitas proses seleksi Reporting : mengontrol, mencatat dan mrmbuat laporan yang berkaitan dengan proses seleksi dan penerimaan karyawan untuk menjaga bahwa segala proses seleksi dari awal hingga akhir.

2. Talent Managment Memiliki 3 tugas pokok: Competency identification : melakukan perbandingan kompetensi yang diinginkan perusahaan dengan kompetensi yang dimiliki karyawan. Menganalisa hal itu kemudian membuat program yang sesuai untuk meningkatkan kompetensi tersebut

Career Development : membuat career plan yang di dalamnya termasuk sistem rotasi dan promosi. Membuat individual career plan untuk pengembangan karir karyawan. Membuat, memonitor dan mengevaluasi individual Development plan yang telah dibuat

Perencanaan kaderisasi: bersama Management menetukan targeted key position yang akan dibuat rencana kaderisasinya dan menentukan kader untuk targeted key position.

3. Training Memiliki tugas-tugas pokok yaitu: Development identification Development training System Training delivery Modul Development Distribusi modul Evaluasi dan Monitoring

Unit training di departemen HR Development ini memiliki core basis yaitu training deployment dan material Development. Pemberian training dilakukan berdasarkan jabatan yang dimiliki karyawan. Untuk staf dilakukan training SDC (staff Development course), untuk middle Management dilakukan training BMC ( basic Management course) dan untuk Departement Head keatas dilakukan training SMC ( Strategic Management course). Training ini bisa dilakukan oleh pihak internal BCA Finance, lalu bisa juga bersifat in haouse training, dimana tempat trainningnya tetap di BCA Finance dengan trainner dari luar BCA Finance. Terakhir training dilakukan secara eksternal dimana tempat dan trainnernya di luar BCA Finance. KPI dari unit training ini salah satunya adalah modul Development dimana untuk modul yang diminta

oleh user harus selesai dalam 30 hari. Modul-modul yang dibuat oleh unit training ini 80% merupakan permintaan dari user.

4. IR/ ER relation Unit IR/ER ini memiliki tugas yang utama adalah: Membina hubungan baik dengan instansi pemerintah yang berhubungan dengan ketenagakerjaan Menyusun peraturan ketenaga kerjaan yang berlaku dan menyelesaikan semua permasalahan ketenagakerjaan di perusahaan Mengelola kegiatan karyawan

Salah satu KPI dari unit IR/ ER relation di BCA Finance ini adalah menjadi Juara umum dalam POR APPI, 5.Organization Development Unit organization Development di departemen HR Development memiliki tugas pokok yaitu: Membuat rancangan funsi organisasi. Analisa perumusan produktivitas organisasi: menganalisa produktivitas organisasi dan mengevaluasi pencapaian target produktivitas secara berkala sebagai bahan untuk membuat rencana tindak lanjut Membuat perencanaan Sumber daya manusia (Manpower Plan) Performance Management: mendesain sistem adadan pengukuran organisasi: mendesain dan mereview struktur

organisasi, mendefinisikan job desc dan job value untuk masing-masing

performance/ kinerja karyawan berdasarkan KPI yang diturunkan dari organisasi dalam bentuk individual performance plan serta melakukan sosialisasi untuk implementasinya. Mendesain mekanisme coaching dan counceling untuk membantu karyawan mencapai KPI-nya

Dalam mendesain struktur organisasi unit organization Development ini juga mendapat input dari user dan manajemen tentang kebutuhan struktur organisasi yang sesuai dengan pertumbuhan perusahaan.

GS (General Services)
GENERAL SERVICES DEPARTMENT

Building & Asset Management

Office & Pool Management

General Services memiliki 3 fungsi utama: Logistik dan Building Supply distribution Pool dan inventor

GS dibagi menjadi 2 unit yaitu Office Services & Pool Management dan Building & Asset Managment. Unit Office services & pool Management meliputi: 1. Office Services, dimana Office services ini mengurusi/ menangani: Sekretariat (ekspedisi), termasuk untuk urusan back up documents Messenger (untuk wilayah Jabodetabek dan Karawang) Cleaning services (untuk cabang-cabang tertentu saja)

Security Signage (neon box dan back drop) Building Management untuk KP Penyediaan Media cetak

2. Office Supply, pengadaan untuk barang seperti: ATK (alat tulis kantor) untuk daerah DKI dan Jabodetabek Toner Barang-barang cetakan Stempel

3. Cost Management Melakukan proses pembayaran di GS Analisa penggunaan telepon dan MFP ( Multi Function Printer)

4. Pool Managment Pool kendaraan, ada 24 pool kendaraan nasional Alokasi kendaraan Service kendaraan Asuransi kendaraan Surat-surat kendaraan

Unit Building dan Asset Management memiliki tugas 1. Building, atau bangunan, mengurusi masalah sewa, beli dan fisik gedung. Tugas spesifiknya meliputi:

a. Renovasi: renovasi ini meliputi pekerjaan untuk relokasi kantor, perbesaran ruangan dan pembukaan cabang baru. b. Perbaikan atau Maintenance c. Pembayaran sewa d. Pembuatan akte sewa, bisa untuk sewa baru, perpanjangan sewa dan perubahan waktu sewa (adendum) 2. Asset, aset meliputi barang-barang aset dan gedung (hak milik). Asset Management memiliki tugasnya yaitu o o o Stock opname- rekonsiliasi dengan bagian accounting Membuat laporan bulanan soal Asset WO, merupakan hasil dari penilaian accounting. Barang-barang WO ini bisa di lelang, dijual/tukar tambah dan di hibahkan o o Mengasuransikan aset yang dimiliki. Melakukan project barcode untuk penandaan/ penomoran semua barang aset yang dimiliki agar mudah dalam stock opname. o o Pengajuan penambahan aset (barang-barang). Monitoring aset tugas untuk mengurusi barang-barang aset,

Untuk melakukan Renovasi step atau tahapan yang dilakukan adalah: Membuat denah/ layout ruangan yang akan direnovasi Melakukan BQ (build of quantity), menentukan spesifikasi yang diinginkan Bagian Asset Management akan melakukan penilaian tentang spesifikasi tersebut Setelah selesai renovasi dilakukan pembayaran jasa ke kontraktor

Pembayaran Jasa ke Kontraktor dibagi dalam beberapa term, yaitu:

Term I, DP 10% (hubungan Vendor/ kontraktor dengan Procurement) Term II, payment 30 % ( pekerjaan selesai 50 %, pekerjaan kontraktor/ vendor dinilai dulu oleh GS kemudian jika GS sudah OK, baru selanjutnya pembayaran oleh procurement)

Term III, payment 50% (pekerjaan sudah selesai 100%, pekerjaan dinilai terlebih dahulu oleh GS, jika sudah OK dan sesuai dengan spesifikasi dan desain maka dilakukan pembayaran oleh procurement

Term IV, retensi 10% (dibayarkan sisa pembayaran, setelah masa garansi kontraktor berakhir, untuk proyek kecil dibawah 1 milyar retensinya selama 1 bulan)

PROCUREMENT DEPARTMENT
Departemen Procurement dibagi menjadi 2 unit kerja yaitu , Purchasing & stock unit dan Expense settlement & control. PROCUREMENT DEPARTMENT

Expense Settlement & Control

Purchasing & Stock Unit

Bagian purchasing & stock unit mengatur soal pemesanan barang (stok barang atau bunga papan) dan service kendaraan dinas, sedangkan bagian expense settlement & control menangani pembayaran dan reimbursement di departemen Procurement. Alur prosesur permintaan barang adalah sebagai berikut:

Kirim memo permohonan barang (PIC Cabang)

Analisa Permintaan Barang (GS)

Cek Harga & proses Persetujuan BOD (Procurement)

Barang diterima

Barang diterima atau dikirim ke cabang (GS)

Order Barang (Procurement)

Persetujuan Pengadaan Barang (BOD)

Persetujuan untuk pengadaan barang di GS berdasarkan nominal yang dibutuhkan, untuk barang yang berharga hingga Rp. 500,000 persetujuannya bisa oleh Departement head Procurement, dari Rp. 500,000 hingga 1,000,000 persetujuan harus sampai Division head. Pengadaan barang dengan biaya 1-2 juta persetujuan harus sampai ke Deputy Director, dari 2- 10 juta sampai ke BOD dengan persetujuan 1 Direktur. Untuk pengadaan barang lebih dari 10 juta persetujuan harus dari 2 Direktur.

Untuk pengajuan bunga papan untuk ucapan sukacita atau dukacita perlu melakukan prosedur sbb:

Prosedur

REKANAN a. Buat persetujuan terkait b. Setelah

KARYAWAN memo HRD mengirim undangan/ BOD info dept. disetujui, Pemesanan dilakukan oleh ke procurement

Pemesanan

bunga dipesan a. JABODETABEK:

departemen procurement b. NON Reimbursement biaya JABODETABEK: Pemesanan dilakukan oleh cabang bersangkutan Lampiran: Kuitansi asli, Surat Jalan, Foto Bunga, memo persetujuan

Level pemberian bunga papan adalah sebagai berikut: LEVEL Staff Manager/ rekanan Direksi/ VIP HARGA Rp. 450,000 Rp. 550, 000 Rp. 800,000 Spesifikasi 200x 120 cm 200x 150 cm 200x 150 cm Yang perlu diperhatikan dalam pemesanan bunga papan adalah salah satunya kesesuaian bunga papan dengan spesifikasi dan yang utamanya lagi adalah penulisan logo perusahaan dan nama perusahaan yang tepat.

Untuk service kendaraan dinas, flow permohonannya sebagai berikut

Cabang/ User Kirim form services

GM/ Direksi memberikan persetujuan

GS melakukan proses pendataan

Cabang atau User melakukan proses service

GS mengirim SPK ke bengkel

Form service yang akan disetujui oleh Direksi atau GM, berisi: Keluhan yang ada terhadap kendaraan Angka KM saat ini Nama bengkel Estimasi biaya

Procurement melakukan Pembuatan SPK ke bengkel

Persetujuan service dengan biaya < 2.000.000 sampai level GM, jika lebih dari Rp. 2.000.000 hingga BOD

SPK (Surat Perintah Kerja) dibuat oleh procurement setelah form service kendaraan disetujui GM/BOD. SPK ini bisa diambil/ di-fax setelah memo (asli) diterima procurement department. Untuk Cabang Jabodetabek service dilakukan di bengkel rekanan GS, sedangkan untuk yang diluar Jabodetabek service dilakukan di bengkel resmi cabang bersangkutan. Proses pembayaran di departemen procurement bisa dilakukan dengan 3 cara yaitu dengan: Advance payment voucher, ini dilakukan untuk pembayaran yang belum ada kuitansi aslinya, seperti untuk pembiayaan di muka dan lainnya. Deadline untuk melengkapi kuitansi aslinya adalah selama 14 hari. Formulir pembayaran/ pembelian barang, ini digunakan untuk pembayaran yang sudah ada kuitansi aslinya dan yang sistemnya transfer. Petty cash voucher, ini digunakan untuk pembelian barang yang kurang atau dibawah Rp. 500.000 Sedangka flow prosedur verifikasi pembayaran dan reimbursement dilakukan sebagai berikut: Expense Settlement memeriksa kelengkapan dokumen, tanda tangan, nominal dan tanggal kuitansi atau voucher Dept. Head procurement Melakukan check & verified BOD Menyetujui voucher

Cabang mengirim Voucher-Voucher ke Expense settlement via sekretariat KP

Finance Melakukan proses pembayaran