Sharing Session : HR Talk

Venue : Little Talk Coffe

Vida BEKASI
PARADIGMA Baru Analisa Beban Kerja ABK & Dody Guntur Lembono
PERAN Technology dalam Recruitment HR Data Scientist & HR Analyst
 Human Resource FRAMEWORK
Analyze, set direction & control
Corporate Strategic Corporate organization congruency with the demand
of the strategic business objectives & plan
Business Plan HR
1. Strategic HCM Planning
2. Org. Chart & Description
3. Man Power Planning

10. Integrated Talent Strategic HR Planning, Organization Strategy,

Managemnt Organization Development, HR budget, HRIS,
Manpower Planning strategy, Succession &
11. Strategic Termination Planning Replacement Planning
/ Retirement 4. Strategic Recruitment,
Selection and Assesment
Integration of maintaining &
retrenchment Retirement
Analysis Bench strength strategy Recruitment &
Talent Management Strategy Selection, Placement
Strategy

Retaining Evaluating Acquiring

Dynamic HR Cycles Which is led
by Corporate Business Plan
Training &Dev Strategy Performance
Mgt Strategy Career Dev. Strategy
Competency Dev. Strategy

Compensation & Benefits Strategy

Maintaining Developing
(Rewards Strategy) Industrial Relation
Strategy Corporate family Work-family life 5. Competency Based Man Power
balance program Training & Development
8. Strategic Remuneration 6. Performance management
& Incentive Syatem &KPI
9. Industrial Relation 7. Strategic Career Planning
 TARGET Pembelajaran

1. Memahami Konsep ABK

2. Mampu melakukan ABK

MEKANISME PENYUSUNAN KEBUTUHAN PEGAWAI
• STRUKTUR
TUGAS ORGANISASI
POKOK ANALISIS ANALISIS
• NAMA JABATAN
DAN JABATAN BEBAN KERJA
• IKHTISAR JABATAN
FUNGSI
• URAIAN TUGAS

KEBUTUHAN
PEGAWAI

PETA
JABATAN
KEBUTUHAN
 Work Load Analysis (analisis beban kerja):
tergantung pada sifat beban kerja di departemen,
cabang atau divisi. Analisis beban kerja (work load
analysis) menurut Ranupandojo dan Suad Husnan
(1990:322) serta oleh Komarrudin (1996:43)
 PENGERTIAN

Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk

menentukan jumlah formasi pegawai
suatu Organisasi /unit kerja / pemegang jabatan yang
dilakukan secara sistematis dengan
menggunakan metode tertentu
 TUJUAN ABK

 Untuk menghitung beban kerja ( jumlah kebutuhan tenaga

kerja ) seorang pegawai di suatu jabatan (pekerjaan), suatu unit
kerja (seksi, bagian, divisi, cabang, wilayah), bahkan suatu
organisasi/ perusahaan secara keseluruhan.
 FUNGSI & KEGUNAAN ABK

 Penyusunan rencana kebutuhan riil pegawai sesuai beban kerja

 Program seleksi, rotasi, dan promosi pegawai dari unit yang
kelebihan pegawai ke unit yang kekurangan pegawai;
 Program pemerataan beban kerja pegawai yang memiliki beban
yang tinggi ke pegawai yang memiliki beban kerja rendah
 Penataan/penyempurnaan struktur organisasi;
 Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja;
 Bahan penentuan kebutuhan pendidikan dan pelatihan
 TAHAPAN PROSES ABK

• Menentukan Skope ABK ( Bagian/ divisi, unit/cabang dari suatu organisasi )

• Membuat Jadwal pelaksanaan ABK
• Mengumpulkan Data pendukung ABK (Struktur Organisasi, Job description, daftar karyawan ,
Persiapan prosedur kerja, flow bisnis proses, formulir survey, daftar hadir )

• Rapat pembukaan ABK ( Sosialisasi Jadwal pelaksanaan )

• Pelaksanaan pengamatan dan wawancara beban kerja
• Konfirmasi hasil ABK ( penambahan atau pengurangan skope/ waktu pekerjaan )
Pelaksanaan

• Penyusunan draf laporan ABK

• Rapat penutupan ABK
• Penyusunan laporan final ABK
Pelaporan
 TINGKATAN BEBAN KERJA

Nilai Beban Level Kriteria

Kerja

>1 A Over load

0,9 - 1
B Sangat Baik

0,7 - 0,89
C Baik (Standard)

0,5 - 0,69
D cukup

<0,5 E Kurang
 TAHAPAN PERHITUNGAN
KEBUTUHAN TENAGA KERJA

I. Penetapan Uraian Pekerjaan / Kegiatan.

II. Penetapan Waktu Kerja
III. Penetapan Jumlah Transaksi dan Frekuensi
Kegiatan
IV. Penetapan Kebutuhan Waktu Kerja
V. Perhitungan Jumlah Kebutuhan Tenaga Kerja
 I. PENETAPAN URAIAN PEKERJAAN /
KEGIATAN

Tujuan :
Untuk mengetahui jenis-jenis kegiatan apa saja yang
dilakukan di masing-masing Bagian/unit.
Secara umum, jenis kegiatan dikelompokkan
menjadi 2 (dua) bagian, yaitu :
1. Kegiatan untuk melayani operasional
2. Kegiatan untuk membuat laporan (administratif)
Cara Mendapatkan Uraian Kegiatan

 Membuat daftar uraian tugas dari jobdesc/tupoksi

 Wawancara langsung dengan staff maupun atasan
dari staff yang bertanggung jawab untuk melakukan
kegiatan tersebut.
 Melakukan diary sampling (pengamatan dari staf
maupun informasi dari atasannya).
 Pengamatan langsung di lapangan.
 II. PENETAPAN WAKTU
Tujuan : KERJA
 Untuk mengetahui rata rata waktu kerja yang
dibutuhkan oleh seorang karyawan untuk
melakukan suatu aktivitas /kegiatan kerja
 Pengertian Waktu kerja disini adalah waktu
kegiatan yang dilakukan dalam kondisi yang
normal oleh seorang staff dengan kemampuan
rata-rata.
Cara Memperoleh Waktu Kerja :
1. Melaksanakan pengamatan waktu kerja secara
sampling terhadap karyawan yang melakukan
aktifitas kerja sesuai dengan masing-masing jenis
transaksi / sesuai dengan masing-masing tugas
dan tanggung jawabnya.
2. Melakukan wawancara dengan staff maupun
atasan dari staff yang bertanggung jawab
terhadap suatu kegiatan,
 Metode ini digunakan untuk kegiatan-kegiatan yang
sedang tidak dilakukan / sedang tidak ada transaksi
pada saat dilakukannya pengamatan.
 Untuk mengetahui waktu kerja ini, maka didasarkan
pada pengalaman masa lalu dalam melaksanakan
kegiatan kerja tersebut.
3. Melakukan diary sampling, yaitu
pengamatan staff maupun atasan dari staff
terkait kegiatan-kegiatan yang seharusnya
menjadi tugas tanggung jawabnya, untuk
memperoleh informasi mengenai waktu
kerja yang dibutuhkan dalam
melaksanakan kegiatan tersebut.
 III. PENETAPAN JUMLAH
TRANSAKSI DAN
• Tujuan : FREKUENSI
Untuk mengetahui berapa jumlah transaksi yang
terjadi selama periode satu bulan, untuk tiap-tiap
jenis kegiatan yang dilakukan.
• Frekuensi digolongkan menjadi:
* Kegiatan yang dilakukan secara harian
* Kegiatan yang dilakukan setiap minggu sekali
* Kegiatan yang dilakukan setiap satu bulan
sekali
 IV. PENETAPAN
KEBUTUHAN WAKTU
Tujuan : KERJA
1. Untuk mengetahui waktu kerja yang dibutuhkan untuk
melakukan tiap-tiap jenis kegiatan, sesuai dengan data
waktu kerja per kegiatan dan Jumlah Transaksi ataupun
Frekuensi untuk melakukan suatu kegiatan.
2. Untuk menetapkan Waktu Kerja Efektif yang dimiliki oleh
tiap staff untuk melakukan kegiatan kerjanya selama
periode satu bulan.
Penetapan Waktu Kerja Efektif per karyawan selama
periode satu bulan, dihitung dengan asumsi-asumsi
sebagai berikut :

1. Jam Kerja per karyawan per hari adalah 8 Jam (Jam

Kerja : 08.00-16.30 dengan Istirahat 30 menit) Untuk
menetapkan Waktu Kerja Efektif yang dimiliki oleh tiap
staff untuk melakukan kegiatan kerjanya selama
periode satu bulan.
2. Hari Kerja per minggu adalah selama 5 hari kerja
(Senin sampai Jumat)
3. Satu bulan ditetapkan selama 20 hari kerja (5 hari kerja
per minggu dikalikan 4 minggu per bulan)
 V. PENETAPAN KEBUTUHAN
TENAGA KERJA
• Tujuan :
Untuk mengetahui berapa jumlah tenaga yang
dibutuhkan saat ini didasarkan dari total waktu
kegiatan perbulan dalam satuan jam dibagi dengan
total waktu kerja standar perbulan dalam satuan
jam
FORMULIR SURVEY
 SARAN & REKOMENDASI ABK
1. Rekomendasi perhitungan kebutuhan riil pegawai pada unit tertentu /
organisasi menyesuikan dengan perkembangan bisnis saat ini
2. Rekomendasi beberapa jabatan staf yang secara struktural memang harus
ada
3. Promosi dan rotasi pegawai dari unit yang kelebihan pegawai ke unit yang
kekurangan pegawai
4. Penetapan dan penyempurnaan dalam pembagian tugas dan tanggungjawab
dan pemahamannya.
5. Tumpang tindihnya pembagian tugas dan tanggungjawab antar tenaga kerja
6. Kendala-kendala terkait dengan pelaksaan tugas dan tanggungjawab
7. Review prosedur kerja sesuai dengan alur proses saat ini
8. Penataan struktur organisasi, menyesuaikan dengan beban kerja saat ini
9. Penentuan kebutuhan pendidikan dan pelatihan untuk beban keja yang
rendah, divisi baru atau untuk pengembangan sdm
10. Perlunya mempertimbangkan penggunaan sarana dan prasarana Teknologi
Informasi yang ada dalam rangka mempercepat proses kerja
 Sifat Tenaga Kerja:
1. Tenaga Kerja Aktif (Operator)
2. Tenaga Kerja Pendukung Operator
3. Tenaga Kerja Administrasi dalam Proses
4. Tenaga Kerja Pasif, adalah tenaga kerja yang
tidak terkait langsung dengan proses

Ke semua Tenaga Kerja tersebut diatas harus

teridentifikasi jumlah dan posisinya tanpa
terkecuali
  Ukuran loading yang normal untuk suatu pekerjaan yang telah
ditetapkan adalah dengan besaran angka 1 artinya Fit
 Jika total perhitungan Job Load < 1 (lebih kecil dari 1) maka dapat
disimpulkan UNDERLOAD
 Jika sebaliknya > 1 (lebih besar dari 1) maka dapat disimpulkan
OVERLOAD
 Tapi biasanya jika total FTE berada di kisaran 1,1 – 1,3 maka karyawan
tsb masih efektif melaksanakan pekerjaan tsb karena ada mekanisme
lembur untuk menyelesaikan pekerjaan tsb
 Perhatikan faktor efektivitas waktu kerja

Redesign job  Penambahan pekerjaan

Bagaimana bila nilai FTE kurang dari 0,5??

- Redesign job
- Replacement
Recruitment & Technology
Old & Now …
REVOLUSI
INDUSTRI 4.0
 POSISI STRATEGIS
40
REKRUTMEN
 Bisnis hanya dapat
berjalan bila ada
manpower yang cukup
dan memenuhi
kualifikasi
 Kesalahan dalam proses
recruitment & selection
tidak dapat di-perbaiki
lagi
 Bisnis memerlukan
percepatan, dan dpt di-
provide melalui
recruitment
 POSISI STRATEGIS
41
REKRUTMEN
 Merupakan posisi dalam
perusahaan yang
berhubungan dengan
berbagai institusi serta
berbagai lapisan
masyarakat
 Representasi dari
kebijakan/policy
management
 Refleksi baik atau
buruknya suatu
perusahaan
 Cara atau
42
metode yang
dipilih &
digunakan
dalam
proses RS
RECRUITMENT
di-sesuaikan
& dengan
SELECTION strategi
perusahaan
 HAL-2 YG HARUS43DI-PERHATIKAN
 STRATEGY BISNIS PERUSAHAAN
 STRATEGY KOMPENSASI
 PENYELARASAN STRATEGY TERSEBUT DENGAN
RS STRATEGY
STRATEGY PERUSAHAAN
44
GROWTH STRATEGY
ATAU
SHORT-TERM STRATEGY ?
 Aplikasi Google Form

https://bit.ly/2zxDrv4
Overview Overview
Define Social Media

Social Media in Recruitment

Social Media Tools & case studies

Recruiting Strategy

Challenges and Roadblocks

Questions
Teori Kepribadian Lima Besar (Big Five Personality Traits Model)
Berikut ini adalah penjelasan singkat mengenai Sifat Kepribadian Model Lima Besar atau dalam bahasa Inggris disebut
dengan Big Five Personality Traits Model.
1. Openness to Experience (Terbuka terhadap Hal-hal baru)
Dimensi Kepribadian Opennes to Experience ini mengelompokan individu berdasarkan ketertarikannya terhadap hal-hal baru
dan keinginan untuk mengetahui serta mempelajari sesuatu yang baru. Karakteristik positif pada Individu yang memiliki
dimensi ini cenderung lebih kreatif, Imajinatif, Intelektual, penasaran dan berpikiran luas.
Sifat kebalikan dari “Openness to Experience” ini adalah individu yang cenderung konvensional dan nyaman terhadap hal-hal
yang telah ada serta akan menimbulkan kegelisahan jika diberikan tugas-tugas baru.
2. Conscientiousness (Sifat Berhati-hati)
Individu yang memiliki Dimensi Kepribadian Conscientiousness ini cenderung lebih berhati-hati dalam melakukan suatu
tindakan ataupun penuh pertimbangan dalam mengambil sebuah keputusan, mereka juga memiliki disiplin diri yang tinggi
dan dapat dipercaya. Karakteristik Positif pada dimensi adalah dapat diandalkan, bertanggung jawab, tekun dan berorientasi
pada pencapain.
Sifat kebalikan dari Conscientiousness adalah individu yang cendurung kurang bertanggung jawab, terburu-buru, tidak teratur
dan kurang dapat diandalkan dalam melakukan suatu pekerjaan.
3. Extraversion (Ekstraversi)
Dimensi Kepribadian Extraversion ini berkaitan dengan tingkat kenyamanan seseorang dalam berinteraksi dengan orang lain.
Karakteristik Positif Individu Extraversion adalah senang bergaul, mudah bersosialisasi, hidup berkelompok dan tegas.
Sebaliknya, Individu yang Introversion (Kebalikan dari Extraversion) adalah mereka yang pemalu, suka menyendiri, penakut
dan pendiam.
4. Agreeableness (Mudah Akur atau Mudah Bersepakat)
Individu yang berdimensi Agreableness ini cenderung lebih patuh dengan individu lainnya dan memiliki kepribadian yang
ingin menghindari konfilk. Karakteristik Positif-nya adalah kooperatif (dapat bekerjasama), penuh kepercayaan, bersifat baik,
hangat dan berhati lembut serta suka membantu.
Karakteristik kebalikan dari sifat “Agreeableness” adalah mereka yang tidak mudah bersepakat dengan individu lain karena
suka menentang, bersifat dingin dan tidak ramah.
5. Neuroticism (Neurotisme)
Neuroticism adalah dimensi kepribadian yang menilai kemampuan seseorang dalam menahan tekanan atau stress.
Karakteristik Positif dari Neuroticism disebut dengan Emotional Stability (Stabilitas Emosional), Individu dengan Emosional
yang stabil cenderang Tenang saat menghadapi masalah, percaya diri, memiliki pendirian yang teguh.
Sedangkan karakteristik kepribadian Neuroticism (karakteristik Negatif) adalah mudah gugup, depresi, tidak percaya diri dan
mudah berubah pikiran. Oleh karena itu, Dimensi Kepribadian Neuroticism atau Neurotisme yang pada dasarnya merupakan
sisi negatif ini sering disebut juga dengan dimensi Emotional Stability (Stabilitas Emosional) sebagai sisi positifnya, ada juga
yang menyebut Dimensi ini sebagai Natural Reactions (Reaksi Alami).
 58
 Identifikasi alur proses atau
aktifitas saat ini
 Diskusikan proses mana yang
menyebabkan “stop”, dan
proses mana yang masih
memungkinkan “go”
 Diskusikan faktor efisiensi-
nya
 Design/rancang proses baru
 Dokumentasi proses baru