WORKSHOP ANALISA BEBAN KERJA

PT. BANK PEMBANGUNAN DAERAH

SULAWESI UTARA DAN GORONTALO

1
 AGENDA
1 Fungsi Human Capital
2 Infrastruktur Human Capital
3 Job Analysis
4 Job Evaluation
5 Analisa Beban Kerja
6 Accountability Matrix
7 Perhitungan Waktu Kerja Efektif
8 Form Pengukuran Analisa Beban Kerja
9 Teknik Pengolahan Data
10 Laporan Akhir Analisa Beban Kerja
2
Fungsi Human Capital

3
Perubahan Peran Fungsi SDM

Fokus ke Depan
Strategic Partner Change Agent
Intinya bagaimana Intinya bagaimana
menselaraskan antara mengajak karyawan untuk
Manajemen dengan berubah sesuai dg kondisi di
strategi bisnis luar

Manajemen Employee
Administrative Expert
Intinya bagaimana Employee Champion
melayani kebutuhan Intinya bagaimana menciptakan
manajemen dengan kondisi lingkungan yg kondusif
sempuirna dan akurat

Operational/day to day

4
Pengaruh Lingkungan Terhadap SDM
Corporate Strategy & HR Strategy
Visi & Misi

Corporate Strategy Internal Analysis

External Analysis - People
- Political Competency
HR Competency
- Economic - HR Strategic
Profile
- Socio-cultural Policy
-Technology & Operational
HR Strategy -HR System

Recruitment & Performance

Selection Management

Training & Reward

Development Management

5
Infrastruktur Human Capital

6
 Infrastruktur Human Capital

Job
Job Job
Job Job
Job Job
Job Reward
Position
Position Analysis
Analysis Evaluation
Evaluation Grade
Grade System

Job Cluster
Organization
structure
Performance System
1. Bonus/incentive
2. Salary increament
Competency Model
3. Career Path

Business Process Finish

Assessment Gap Mapping
Deploy to
employee
Start

MPP
Business Plan
Training & Development
Cascade to
function

Road Map Strategy

7
Job Analysis

8
Definisi

1. Job Analysis:
Proses yang sistematis dari menghimpun informasi dari tugas, kewajiban dan tanggung
jawab dari pekerjaan tertentu.
2. Job Description:
Pernyataan faktual dan terorganisasi perihal kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan
tertentu.
3. Job Specification:
Menunjukkan kualitas yang disyaratkan bagi pelaksanaan pekerjaan yang dapat
diterima.
4. Job Evaluation:
Proses sistematik dan beruntun untuk menentukan nilai suatu pekerjaan (dalam
menentukan kompensasi).

9
 Job Analysis
TEKNIK JOB ANALYSIS
1. Observasi
– Analisis Pekerjaan Fungsional
2. Wawancara
3. Kuesioner
– Kuesioner disesuaikan
– Kuesioner Informasi Analisis Pek.
– Kuesioner lengkap
– Kuesioner analisis posisi
4. Catatan harian karyawan.

10
 Job Analysis

Tasks Responsibilities Duties

• Human Resource Planning
• Recruitment
• Selection
• Training and Development
Job Descriptions
• Performance Appraisal
Job Analysis Job Standards • Compensation and Benefits
• Safety and Health
Job Specifications • Employee and Labor Relations
• Legal Considerations
• Job Analysis for Teams

Knowledge Skills Attitudes

11
Job Evaluation

12
 Job Evaluation

Definisi
1. Proses menganalisis dan menilai suatu jabatan secara sistematik untuk mengetahui nilai
relatif bobot berbagai jabatan dalam suatu organisasi
2. Merupakan aktivitas yang dilakukan untuk menentukan nilai relative atau nilai jabatan
(job value) antara jabatan satu dengan jabatan yang lain.

Tujuan
1. Mempermudah penentuan gaji pokok bagi karyawan eksisting dan karyawan baru
2. Mempermudah penetapan gaji pokok bagi SDM yang promosi atau mutasi
3. Mempermudah memberikan keputusan “Special Assignment” pada SDM yang belum
memperoleh posisi.
4. Menentukan nilai relative dari jabatan-jabatan yang ada dalam suatu organisasi dengan
cara yang logis dan disepakati bersama-sama.

13
 Faktor Evaluasi Jabatan
Job Evaluation
Metoda Job Evaluasi
Informasi tentang Uraian Pekerjaan:
Pengetahuan dan pemahaman
Atas uraian pekerjaan dari para
Komite JE

Kesepakatan:
Penilaian dari
para Job Evaluator
ASUMSI :
Harus menilai “pekerjaan”
Bukan “Pemangku jabatan”
Dengan tampilan standar

Bobot
pekerjaan

1. Yang diukur adalah isi dari pekerjaan, BUKAN orangnya, jadi siapapun orangnya yang menjabat saat ini TIDAK relevan
untuk dievaluasi.
2. Pekerjaan tersebut diukur pada saat ini, bukan bagaimana pekerjaan itu didesain di masa datang, oleh karena itu evaluasi
jabatan adalah proses yang dilakukan secara terus menerus.

14
Faktor Evaluasi Jabatan

Job Evaluation

INPUT THROUGHPUT OUTPUT

ACCOUNT-
KNOW-HOW
ABILITY

PROBLEM
SOLVING

15
Faktor Evaluasi Jabatan

Job Evaluation

KNOW-HOW PROBLEM SOLVING ACCOUNTABILITY

Technical Thinking Freedom

Know-How Environment to Act

Management Thinking

}
Area of
Challenge Impact
Breadth

Human Relations Nature of

Skills Impact

16
1. Know How, yakni seluruh unsur pengetahuan, keilmuan, ketrampilan dan pengalaman yang
dibutuhkan untuk melaksanakan jabatan sesuai dengan standar kinerja. Parameter know how ini
diketahui berdasarkan :
a. adanya unsur pengetahuan, keilmuan, ketrampilan, prosedur praktis, keahlian teknis dan disiplin
ilmu yang dibutuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan (technical know how)
b. adanya unsur pengetahuan dan ketrampilan yang dibutuhkan dalam memadukan aspek-aspek
kompleksitas, keragaman, keluasan wilayah kerja dan perencanaan kerja (management breadth)
c. tingkat kemampuan mempengaruhi (human relations skill) yang dibutuhkan oleh suatu
pekerjaan
2. Problem Solving, yakni tantangan pemikiran yang dibutuhkan dalam pekerjaan untuk menganalisa,
mengevaluasi, menciptakan, menjelaskan dan mengambil suatu kesimpulan yang dilakukan
berdasarkan Undang-undang praktek organisasi dan profesionalisme pekerjaan. Tingkat kemampuan
problem solving ini dapat dilihat dari dua hal, yakni :
a. tantangan pemikiran dalam mengidentifikasikan masalah
b. tantangan pemikiran dalam menjawab masalah
3. Accountability, merupakan hasil dan konsekuensi dari suatu tindakan atau keputusan yang telah
dibuat. Dampak akuntabilitas diukur dari hasil kerja jabatan. Akuntabilitas memiliki tiga dimensi
sesuai dengan tingkat kepentingannya, yaitu :
a. tingkat kebebasan dalam bertindak (freedom to act)
b. dampak jabatan terhadap hasil akhir (type of impact)
c. dampak pekerjaan terhadap organisasi (area of impact)

17
17
 Faktor Evaluasi Jabatan

Job Evaluation

INPUT PROCESS OUTPUT

Kemampuan/
Penyelesaian masalah Hasil/dampak
Kecakapan
(problem solving) (outcome)
(Ability)

1. Pendidikan formal 1. Kemampuan analisa

1. Resiko keuangan
2. Ketrampilan 2. Manajemen skill
2. Kompleksitas
3. Pengetahuan 3. Ketentuan dan prosedur

UPAYA (EFFORT)

1. Kewenangan
2. Kemampuan komunikasi
3. Hubungan kerja

18
Metode Evaluasi Jabatan

Job Evaluation

Job Evaluation Methods

Non-Analytical Methods Analytical Methods

Classification Factor
Ranking Method Point Method
Method Comparison

Methods designed on the basis Methods designed on the basis

of the jobs as a whole of the requirements and
elements of the jobs

19
Analisa Beban Kerja

20
Mekanisme Penyusunan Kebutuhan Pegawai

Tugas
Pokok Dan
Fungsi

ANALISIS 1. Nama Jabatan

Analisis Informasi Analisis
JABATAN 2. Ikhtisar Jabatan
Jabatan Jabatan Beban Kerja
3. Uraian Tugas

Peta Jabatan Kebutuhan

Kebutuhan Pegawai

21
Analisis Beban Kerja

Analisa Beban Kerja (ABK) adalah

proses/teknik yang digunakan untuk
menetapkan berapa jumlah dan jenis
tugas kegiatan, serta pegawai yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan
pekerjaan dan mendapatkan hasil
dalam waktu tertentu.

22
 Analisa Beban Kerja
10
Konsep Analisa Beban Kerja

Seimbang

Ketersediaan Beban Kerja

Pegawai Saat ini

Bagaimana mengetahui jumlah

Pegawai seimbang dengan
beban kerja? Total waktu melakukan Accountability Tetap
Total untuk melakukan Accountability Variabel

= Total waktu untuk melakukan seluruh Accountability

Analisa Keban Kerja Total waktu kerja untuk 1 pegawai (Full Time Equivalent)
= Jumlah pegawai yang diperlukan

23
Indikator Analisis Beban Kerja

1. Nama jabatan
2. Standar kompetensi jabatan;
3. Ihktisar jabatan;
4. Hasil Kerja secara fisik (Bukti Kerja / BK).
5. Volume beban kerja;
6. Jam kerja setiap bukti kerja/BK;
7. Total jam kerja pertahun;
8. Jam kerja efektif pertahun;
9. Jumlah pemangku jabatan saat ini;
10. Kebutuhan standar Pegawai perjabatan;
11. Kebutuhan Pegawai kurang;
12. Kebutuhan Pegawai lebih

24
Kegunaan Analisis Beban Kerja

1. Penataan/penyempurnaan struktur organisasi;

2. Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja;
3. Penyusunan rencana kebutuhan riil pegawai sesuai beban
kerja
4. Penilaian kinerja dengan metode Sasaran Kerja Pegawai
5. Program seleksi, rotasi, dan promosi pegawai dari unit yang
kelebihan pegawai ke unit yang kekurangan pegawai;
6. Bahan penentuan kebutuhan diklat

25
Tiga Aspek Perhitungan Beban Kerja

1. Aspek Fisik
Meliputi perhitungan beban kerja berdasarkan kriteria fisik manusia
2. Aspek Mental
Merupakan perhitungan beban kerja dengan mempertimbangkan aspek
mental (psikologis)
3. Aspek Penggunaan Waktu
Mempertimbangkan pada aspek penggunaan waktu bekerja
26
Subjective Workload Assesment Technique -SWAT-

Metode dengan menggunakan Teknik Pengukuran Beban Kerja Subjektif (Subjective

Workload Assessment Technique - SWAT). Metode SWAT merupakan multi dimensional
scale. Dalam model SWAT, performansi kerja manusia terdiri dari tiga dimensi ukuran beban
kerja yang dihubungkan dengan performansi, yaitu :

1. Time load atau beban waktu yang

menunjukan jumlah waktu yang tersedia
dalam perencanaan, pelaksanaan dan
monitoring tugas.
2. Mental effort atau beban usaha mental, yang
berarti banyaknya usaha mental dalam
melaksanakan suatu pekerjaan.
3. Psychological stress atau beban tekanan
psikologis yang menunjukkan tingkat resiko
pekerjaan, kebingungan, dan frustasi.

27
Metode Analisa Beban Kerja

1 KUESIONER
1. Daftar pertanyaan terbuka tentang uraian/rincian tugas
2. Tugas tambahan sesuai Job Desc
3. Tugas tambahan di luar Job Desc

2 WAWANCARA
1. Panduan wawancara terbuka tentang uraian/rincian tugas dan tugas tambahan
2. Pengambilan sampel atau seluruh pegawai

3 METODE PENGAMATAN LANGSUNG

1. Lembar observasi (check list)
2. Lokasi tempat kerja

28
Standar Kemampuan Rata-Rata
Standar kemampuan rata-rata diukur dari
1. Satuan Waktu (Norma Waktu)

Norma Waktu = Orang x Waktu

Hasil

2. Satuan Hasil (Norma Hasil)

Norma Hasil = Hasil

Orang x Waktu

29
Pendekatan Analisa Beban Kerja

1 HASIL KERJA
Pendekatan ini untuk jabatan yang hasilnya berupa kerja fisik/kebendaan atau non fisik yang
dapat dikuantifisir. Informasi yang diperlukan antara lain :
1. Wujud hasil kerja dan satuannya
2. Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai
3. Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja

Contoh :

Jabatan : Pengentri Data Beban Kerja : 200 Data

Hasil Kerja : Data Standar Kemampuan Rata2 : 30 Data/Hari

Beban Kerja 200 Data

Kebutuhan Pegawai = x 1 orang = x 1 orang
SKR 30 Data
= 6,67 orang = 7 orang (dibulatkan)

30
Pendekatan Analisa Beban Kerja

2 OBYEK KERJA
Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung dari jumlah objek yang
harus dilayani. Informasi yang diperlukan :
1. Wujud objek kerja dan satuannya
2. Jumlah beban kerja yang tercermin dari objek kerja yang harus dilayani
3. Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja

Contoh :

Jabatan : Customer Service Beban Kerja : 20 Nasabah

Objek Kerja : Nasabah Standar Kemampuan Rata2 : 5 Nasabah/Hari

Beban Kerja 20 Nasabah

Kebutuhan Pegawai = x 1 orang = x 1 orang
SKR 7 Nasabah
= 2,85 orang = 3 orang (dibulatkan)

31
Pendekatan Analisa Beban Kerja

3 PERALATAN KERJA
Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung pada peralatan kerjanya.
Informasi yang diperlukan :
1. Jumlah dan satuan alat kerja
2. Jabatan yang diperlukan dalam pengoperasian alat kerja
3. Rasio jumlah pegawai per alat kerja

Contoh :

Satuan & jumlah alat kerja : 10 Mobil

Jabatan yang diperlukan & rasio : 1 Supir & cadangan

10 Mobil x 2 orang
Kebutuhan Pegawai =
1
= 4 orang

32
Pendekatan Analisa Beban Kerja

4 TUGAS PER TUGAS

Pendekatan ini dipergunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil
kerjanya abstrak atau beragam yang artinya hasil kerja dalam jabatan tersebut banyak jenisnya.
Informasi yang dibutuhkan :
1. Uraian tugas
2. Satuan hasil
3. Waktu penyelesaian rata-rata setiap uraian tugas
4. Volume/beban kerja dari setiap uraian tugas
5. Waktu kerja efektif

33
Metode Tugas per Tugas

1 URAIAN TUGAS
Uraian tugas pokok yang mencerminkan apa yang dikerjakan (what), bagaimana cara
mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan (why)

2 WAKTU PENYELESAIAN RATA-RATA

Waktu rata-rata yang di ukur dari satuan waktu yang digunakan menyelesaikan suatu tugas
jabatan yang di pengaruhi beberapa faktor, antara lain :
1. Perangkat kerja
2. Kondisi lingkungan kerja
3. Prosedur kerja
4. Kompetensi pemegang jabatan

34
Metode Tugas per Tugas

3 VOLUME/BEBAN KERJA
Jumlah banyaknya satuan hasil kerja yang harus diselesaikan dalam waktu kerja efektif
harian, mingguan, bulanan dan/atau tahunan

Jumlah Kebutuhan Waktu Penyelesaian Rata-Rata

= x Beban Kerja
Per Jabatan Waktu Kerja Efektif

35
 Tahapan Melakukan Analisa Beban Kerja

1 Develop 1. Menetapkan Unit Kerja dan Jabatan

Accountability 2. Melakukan kajian terhadap proses bisnis di unit kerja ybs.
Matrix 3. Membuat Matriks Accountability existing:
a. Identifikasi Accountability untuk setiap posisi
b. Identifikasi tingkat keterlibatan dari setiap Accountability (R, A, C, I)
c. Melakukan kajian terhadap Matriks Accountability Existing
4. Berdasarkan kajian tsb, consultant akan membuat Matriks Accountability baru

2 Analisa Beban 1. Menentukan Parameter:

Kerja a. Jam Kerja Efektif
b. Parameter yang digunakan (merujuk kepada Matriks Accountability Baru)
c. Menentukan Accountability Tetap & Accountability Variabel.
2. Analisa Beban Kerja
3. Menentukan jumlah pegawai (FTE) yang dibutuhkan
3 Laporan Analisa Laporan hasil analisa beban kerja dan Inter Relation Matrix Accountability
Beban Kerja dan
IRMA

36
Accountability Matrix

37
Concept of Accountability

Accountability Matrix

Hasil Akhir atau Output dari suatu proses Karekter Utama Accountibility :
pekerjaan/aktivitas a. Komprehensif
b. Fokus pada hasil
c. Berbeda
Mereka diharuskan untuk menjawab
d. Terukur
pertanyaan :
e. Job Specific
“Apa tugas/aktivitas yang anda kerjakan
untuk memperoleh/ mendapatkan tujuan
dari pekerjaan/aktivitas tersebut?”

38
 Concept of Accountability

Accountability Matrix
Inter Relation Accountability Matrix

P Sr Manager
D
1sr Line Manager 1st Line Manager

Spv Spv

Staff Staff Staff

A C

39
Concept of Accountability

Inter Relation Matrix Accountability (IRMA) Accountability Matrix

P Sr Manager
D
1sr Line Manager 1st Line Manager

Spv Spv

Staff Staff Staff

A C
P Sr Manager
D
L1
1sr Line Manager 1st Line Manager

Spv Spv

P
Staff Staff Staff

A C
Sr Manager

D
1sr Line Manager 1st Line Manager

Spv Spv

L2 Staff Staff Staff

A C
L3
40
Concept of Accountability

Accountability Matrix

Description of Accountability Codes (Involvement level)

1 Responsible (R)
Pihak yang secara langsung bertanggung jawab menangani pekerjaan tsb.

2 Accountable (A)
Pihak yang paling bertanggungjawab akan pekerjaan yg ditangani staf / bawahannnya
tadi,  dan memiliki hak untuk menyatakan: Ya/Tidak, (memiliki hak veto).

Consulted (C)
3 Pihak yang memberikan masukan dan kontribusi terhadap pekerjaan tadi.

Inform (I)
4 Pihak yang perlu mengetahui keputusan atau action apa yang diambil/ terjadi.

41
Concept of Accountability

Contoh Matrix Accountabilities Accountability Matrix

WA. PIM CUSTOMER

0 1 2 3 4 5 PIN CAB
CABANG
SPV OPS TELLER
SERVICE

Pembukaan Giro

Mengiformasikan semua produk giro R

Meminta &, memverifikasi dan mengecek data profil
nasabah di KPDHN
R

Menginput giro R
Meregister R
Scan spesimen tanda tangan R
Meminta persetujuan SPV untuk pengesahan rekening
giro A R
Pengesahan W apim/Pinca pembukaan Giro A A R
Membantu nasabah untuk setoran awal ke teller R
Proses Adm Giro (CN/DN)

Mencetak rekening koran setelah setoran R

Arsip R
Memproses sampai dengan terbitnya buku cek untuk
nasabah (min saldo 5 Jta) R
Pengkinian Data CIF Nasabah giro R
Laporan Buku Cek/BG Hilang R
Memblokir rekening nasabah R
Membantu nasabah dalam membuat surat berita
kehilangan (memberikan informasi No Buku Cek/Bilyet)
R
Memproses penutupan buku cek bilyet giro yang hilang R
Memproses pembukaan BG rekening baru R
Biaya ADM cek (CN/DN) R

42
42
Perhitungan Waktu Kerja Efektif

43
Konsep Perhitungan Waktu Kerja Efektif

Analisa Beban Kerja

Konsep Perhitungan Efektivitas/Efisiensi Jabatan

Total beban kerja pemegang jabatan

Bagaimana mengetahui efektifitas Jumlah pemegang jabatan X Jam kerja efektif setahun
dan efisiensi jabatan (EJ) ? =
Indeks Efektifitas & Efisiensi Jabatan

> 1.30 Overload

1.00 =< X <= 1.30 Stretch Nilai rata –rata yang didapat dari
Indeks Efektifitas dan hasil riset Hay Group atas beban
Efisiensi Jabatan pekerjaan yang mampu ditangani
oleh setiap orang.
0.70 < X <1.00 Normal

< 0.70 Under load

44
Perhitungan Waktu Kerja Efektif

Analisa Beban Kerja

Contoh perhitungan waktu efektif bekerja

PERHITUNGAN WAKTUKERJA
PERHITUNGAN WAKTU KERJAEFETIF
EFEKTIF
PERPER
HARIHARI PERHITUNGAN WAKTUKERJA
PERHITUNGAN WAKTU KERJAEFETIF
EFEKTIF
PERPER TAHUN
TAHUN

Jumlah JamKerja
Jumlah Jam Kerja/ /hari
hari(jam)
(jam) 9 9 Jumlah Minggu
Jumlah Minggu perperTahun
Tahun 52 52
Jumlah Hari Kerja per minggu
minggu 5 5

Istirahat &
Istirahat & Waktu
Waktu Pribadi (jam)
Pribadi (jam) 2,5
2,5
Jumlah Hari
Jumlah HariKerja
Kerja//Tahun
Tahun(Gross)
(Gross) 260 260
Total waktu efektif // hari
hari (jam)
(jam) 6,5
6,5
Jumlah HariLibur
Jumlah Hari Libur//Tahun
Tahun 14 14
Jumlah Hari Sakit // Tahun
Tahun 3 3
Jumlah Cuti // Tahun
Tahun 12 12

Jumlah Hari
Jumlah HariKerja
Kerja//Tahun
Tahun(Net)
(Net) 231 231

Total Waktu
Total Waktu Efektif
Efektif // Hari (jam)
Hari (jam) 6,5 6,5

Total
Total Waktu
Waktu Efektif
Efektif // Tahun
Tahun (jam)
(jam) 1501,5
1501,5

45
Perhitungan Waktu Kerja Efektif

Analisa Beban Kerja

Contoh Perhitungan Beban Kerja

Total Waktu efektif / tahun 1740

Frequency Lead time Total Time required

Accountability / Aktifitas Tetap
per Year per Activity per Year
1 Kurs Check 52 1 52 Klasifikasi Rasio Beban
2 Update the lates version of financial planning 4 2,5 10 Kerja
3 Reporting to Managers 12 1 12 FTE: > 1.30  overload
Total Waktu untuk Aktifitas Tetap 74 FTE: 1.00 – 1.30 
Stretched
Accountability / Aktifitas Variabel
FTE: 0.70 – 1.00  normal
1 Analisa Pembelian Bulanan 12 16 192
FTE: < 0.70 underload
2 Analisa BOM vs Actual 12 16 192
3 Analisa FIFO 12 8 96
4 Melakukan Stock Taking 4 16 64
5 Analisa Movement Stock 12 8 96
6 Analisa Slow Moving 12 8 96
7 Analisa Turn Over Produc 12 3 36

Total Waktu untuk Aktifitas Variabel 772

TOTALWAKTU SELURUH AKTIFITAS 846
FTE per Employee 0,49
Headcount Required

46
Form Pengukuran Analisa Beban Kerja

47
Formulir Pengukuran Analisa Beban Kerja
Nama Jabatan :
Unit Kerja :
Ikhtisar Jabatan :
Waktu
Hasil Penyele- Waktu Beban/ Pegawai
No Uraian Tugas Kerja saian Kerja Volume Yang Keterangan
Rata2 Efektif Kerja Dibutuh
kan

1
2
3
4
5
6
7
8
Jumlah

48
Petunjuk Pengisian
URAIAN KETERANGAN
Nama Jabatan Tulislah nama jabatan yang sekarang saudara pangku dengan nama yg
tersebut dalam surat keputusan
Unit Kerja Tulislah unit kerja tempat saudara bekerja
Ikhtisar Jabatan Adalah uraian jabatan dalam bentuk ringkas yang memberikan gambaran
secara umum tentang ruang lingkup atau kompleksitas jabatan dalam satu
kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (What), bagaimana cara
mengerjakan (How), dan mengapa dikerjakan (Why)
Uraian Tugas Tulislah dengan ringkas , jelas, dan lengkap uraian tugas pokok saudara
secara berurutan dari yang paling berat, kurang berat dan ringan dalam satu
kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (what), bagaimana cara
mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan (why)
Hasil Kerja Tulislah hasil kerja yang saudara peroleh dalam melaksanakan tugas pada
setiap uraian tugas, hasil kerja tersebut diisi dalam bentuk kata, yaitu
rencana, surat, data, berkas, buku, laporan,dll.

49
Petunjuk Pengisian
URAIAN KETERANGAN
Waktu Rata-rata yang diukur satuan waktu yang digunakan dalam penyelesaian
Penyelesaian suatu tugas jabatan
Rata2
Waktu Kerja Waktu yang efektif digunakan untuk bekerja, yaitu 1 hari waktu efektif = 300
Efektif menit, 1 minggu = 1500 menit, 1 bulan = 6000 menit dan 1 tahun = 72000
menit
Beban/Volume Beban/volume kerja yang harus diselesaikan dalam harian, mingguan,
Kerja bulanan, atau tahunan
Pegawai Yang Diisi dengan menggunakan rumus perbandingan antara isi jabatan (IKJ)
Dibutuhkan dengan Waktu Kerja Efektif (WKE) selama satu tahun

50
Petunjuk Pengisian (Contoh)
Nama Jabatan : Analis Pengembangan HC
Unit Kerja : Divisi Human Capital
Ikhtisar : Melaksanakan proses penyusunan dan penerapan Human Capital
Jabatan Planning, sesuai kebutuhan pengembangan organisasi; rencana
strategis; dan rencana bisnis bank.

No Uraian Tugas Hasil Frekuensi Rata2 Beban Kerja Per

Kerja Waktu Kategori SDM
Melaksanakan proses penyusunan dan Laporan Hasil 2 24 jam 48 jam
penerapan Human Capital Planning, Penyusunan
sesuai kebutuhan pengembangan
organisasi; rencana strategis; dan
rencana bisnis bank.

Mempersiapkan Profil Kompetensi Laporan 12 5 60 jam

posisi jabatan struktural dan jabatan Profil
profesional. Kompetensi
Melakukan supervisi atas proses
penyusunan Individual Development
Plan para pegawai pada jabatan
struktural dan pada jabatan profesional.

51
Pengolahan Data

52
Teknik Pengolahan Data

1. Menghitung beban kerja setiap jabatan yang berada pada satu unit organisasi
sesuai dengan produk-produk/hasil kerjanya dengan Rumus:

2. Membuat rekapitulasi beban kerja jabatan untuk menghitung jumlah beban kerja
per jabatan dengan menjumlahkan beban kerja seluruh produk pada masing-
masing jabatan.
3. Menghitung kebutuhan pegawai dan efektivitas dan efisiensi kerja jabatan dengan
menggunakan rumus:

53
Teknik Pengolahan Data

4. Membuat rekapitulasi kebutuhan pegawai unit dengan cara menjumlahkan

kebutuhan pegawai/pejabat dalam satu unit organisasi serta efektivitas/efisiensi
unit dengan menggunakan rumus:

5. Menghitung jumlah kelebihan/kekurangan pegawai dengan menggunakan rumus:

54
Laporan Akhir Analisa Beban Kerja

55
Laporan Akhir Analisa Beban Kerja (Contoh)
Divisi Human Capital
Pejabat/Pegawai Yang
Dianalisa
Analis Penyediaan & Pengembangan HC
Analis Remunerasi & Manajemen Kinerja
Analis Pendidikan & Pelatihan
Asisten administrasi Remunerasi &
Manajemen Kinerja
Asisten Operasional penyediaan &
Pengembangan HC
Beberapa Produk Yang Dihasilkan Dalam Tahun 20..
Penyusunan dan penerapan Human Resource Planning, melaksanakan proses pengembangan
karir / promosi pegawai dan melakukan supervisi atas implementasinya di cabang, Merencanakan
dan melaksanakan proses rekrutmen pegawai sesuai dengan HR Planning, Mengelola proses
orientasi dan penempatan pegawai, mengelola dokumen legal perjanjian kerja, melaksanakan
program pra purna bakti dan pensiun pegawai, penyusunan laporan terkait Penyediaan &
Pengembangan Pegawai
Melakukan kajian terkait remunerasi dan manajemen kinerja, mengelola pencapaian KPI unit
Kerja, mengelola remunerasi pengurus dan pegawai, penyelesaian masalah hubungan industrial,
pengelolaan fasilitas yang diperoleh Direksi, Analisa indeks kepuasan pegawai
Menyusun analisa Kebutuhan Pelatihan (Learning Needs Analysis/LNA) dan mengidentifikasi
kebutuhan pendidikan dan pelatihan pegawai, melaksanakan program pendidikan & pelatihan
(public training dan in house training), melakukan evaluasi setiap penyelenggaraan training,
melaksanakan proses pengembangan manajerial dan program sertifikasi kompetensi, menjalankan
administrasi terkait penyelanggaraan Diklat, mengelola database Diklat, mengelola permohonan
magang dari sekolah/universitas.
Mengelola surat-menyurat terkait remunerasi dan manajemen kinerja, mengelola administrasi
terkait remunerasi pegawai seperti rekapitulasi absensi, pembayaran honor, cuti, uang duka,
pernikahan, biaya representasi, bantuan uang pendidikan dll.
Melaksanakan kegiatan administrasi (surat-menyurat) terkait perencanaan rekrutmen, penempatan
pegawai baru, rotasi/mutasi, pengurusan dokumen legal perjanjian kerja pegawai, terlibat dalam
kegiatan pra analisa penyusunan HR Planning, dan mendukung kegiatan pelaporan terkait
penyediaan dan pengembangan pegawai.
56
Laporan Akhir Analisa Beban Kerja (Contoh)

Struktur Divisi HC
Pemimpin Divisi
Human Capital

Pim. Departemen.
Pim. Departemen Rekrutmen & Pim. Departemen
Penyediaan &
Pengembangan Pegawai (1) Penddidikan & Pelatihan (1)
Pengembangan HC (1) 1.20 “Strech”
0,78 “Normal” 0,97 “Normal”

Analis Penyediaan & Analis Remunerasi dan Analis Pendidikan &

Pengembangan HC (4) Manajemen Kinerja (5) Pelatihan (3)
0,70 “Normal” 0,85 “Normal” 0,90 (Normal)

Asisten Operasional Asisten Administrasi

Penyediaan & Remunerasi dan Manajemen Trainer (1)
Pengembangan HC (1) Kinerja (1)
0,76 “Normal” 1,21 “Strech”

57
57
 Laporan Akhir Analisa Beban Kerja (Contoh)
FORM - 5
PENGHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI/PEJABAT,
TINGKAT EFISIENSI & EFEKTIVITAS KERJA JABATAN (EJ) DAN PRESTASI KERJA JABATAN (PJ)

UNIT ORGANISASI : BANK SULUTGO

SATUAN KERJA : DIVISI HUMAN CAPITAL
LOKASI : KANTOR PUSAT

Jml. Beban Jml.Pej

Penghitungan Jumlah Kebutuhan
No. Nama Jabatan (Bobot) Kerja / Peg +/- EJ PJ Keterangan
Pejabat/Pegawai
Jab Yg ada

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

1 Pim. Dept. Penyediaan & Pengembangan HC 1,231.00 1231 : 1582 = 0.78 = 1 Orang 1 0 0.78 Normal C
2 Pim. Dept. Remunerasi & Manajemen Kinerja 1,891.67 1892 : 1582 = 1.20 = 1 Orang 1 0 1.20 Stretch B
3 Pim. Dept. Pendidikan & Pelatihan 1,534.00 1534 : 1582 = 0.97 = 1 Orang 1 0 0.97 Normal C
4 Sr. Analis Penyediaan & Pengembangan HC 1,189.33 1189 : 1582 = 0.75 = 1 Orang 1 0 0.75 Normal C
5 Analis Penyediaan & Pengembangan HC 3,261.33 3261 : 1582 = 2.06 = 2 Orang 3 1 0.69 Under Load D
6 Sr. Analis Remunerasi & Manajemen Kinerja 3,345.53 3346 : 1582 = 2.11 = 2 Orang 2 0 1.06 Stretch B
7 Analis Remunerasi & Manajemen Kinerja 1,116.00 1116 : 1582 = 0.71 = 1 Orang 1 0 0.71 Normal C
8 Jr. Analis Remunerasi & Manajemen Kinerja 2,250.00 2250 : 1582 = 1.42 = 2 Orang 2 0 0.71 Normal C
9 Sr. Analis Pendidikan & Pelatihan 1,360.50 1361 : 1582 = 0.86 = 1 Orang 1 0 0.86 Normal C
10 Jr. Analis Pendidikan & Pelatihan 2,928.37 2928 : 1582 = 1.85 = 2 Orang 2 0 0.93 Normal C
11 Trainer - 0 : 1582 = - = 0 Orang 1 1 0.00 Under Load D
Asisten administrasi Remunerasi &
12 1,921.95 1922 : 1582 = 1.21 = 1 Orang 1 0 1.21 Stretch B
Manajemen Kinerja
Asisten Operasional penyediaan &
13 1,199.33 1199 : 1582 = 0.76 = 1 Orang 1 0 0.76 Normal C
Pengembangan HC

Jumlah : 23,229.02 14.68 = 16 Orang 18 2 0.82 Normal C

58
58
TERIMA KASIH

59