Key PI HRGA

Area Kinerja Utama Key Performance Indicators Task & Responsibility Cara Mengukur KPI
No.
(berperan sebagai) (poin poin/aspek yg dinilai) (list pekerjaan yang harus dilakukan) (hal yg menjadi dasar penilaian)

Membuat Poster / Iklan Rekrutmen,

Waktu Pelaksanaan Rekrutmen
Memposting Poster Iklan Rekrutmen, Mengelola
Pemilihan Waktu
Data Pelamar yg masuk, Melakukan Seleksi
(akurasi & ketepatan)
Berkas Pelamar, Melakukan Pemanggilan Tes &
dan Penggunaan Durasi Waktu
Intv, Melaksanakan Tes dan Interview,
(efektifitas & efisiensi)
Mengoreksi Hasil Tes sampai dengan
Memutuskan Pelamar yg diterima

PELAKSANA UTAMA
1 Kesesuaian redaksi & visual iklan, Banyaknya
RECRUITMENT
orang yg melihat iklan, Kelengkapan Data
Komunikasi yang sangat baik,
Pelamar yg masuk, Ketepatan kualifikasi pelamar
Data yg dibuat & dilaporkan,
yg masuk sesuai dengan kebutuhan yg dicari,
Penyajian Data Statistik
Persiapan tempat, alat & berkas berkas
Kualitas Hasil Rekrutmen (dgn angka/grafik sederhana)
pendukung utk tes - interview pelamar,
dan Kerapian proses pelaksanaan
Ketepatan dalam mengoreksi lembar tes hingga
hingga Filing semua archives pelamar
menyajikan hasil kpd Direksi, Melakukan
(Database, CV & PF)
pemanggilan pelamar yang telah diterima sesuai
keputusan Direksi

Menyiapkan Lembar Briefing Awal pada hari

pertama masuk utk anggota baru, Menyiapkan
Lembar Job Desc dan Juklak sebagai pedoman Kelengkapan dan ketepatan data pada dokumen
Kualitas Pendampingan Anggota Baru dalam anggota baru dalam menjalankan masa orientasi anggota baru (trainee) serta pemahaman anggota
Masa Orientasi / OJT bekerja, Menyiapkan dan memberikan simulasi baru terhadap peraturan & budaya dalam
tentang pengisian serta kegunaan KMS, perusahaan
Meminta anggota baru mengisi Form Database
Anggota di hari pertama kerja

Menyusun rencana pembuatan dan ide

pembaharuan / pengembangan, meliputi :
1. Struktur Organisasi & Visi Misi GWA
2. Joc Description sesuai Struktur Orgns.
Kualitas Perencanaan dan Pengembangan Kelengkapan, kerapian dan kerajinan
3. SOP, Workflow dan Juklak
terkait Keanggotaan, Keorganisasian dan dalam pembaharuan data secara berkala,
PENGELOLA DATA DAN 4. KMS (Kartu Menuju Sukses)
SOP Perusahaan penyajian data dlm format yang baik & benar
2 PELAYANAN ADMINISTRASI 5. Weekly Report
SUMBER DAYA MANUSIA 6. KPI dan Lembar Evaluasi Anggota
7. Psikotest (DISC dan MBTI Test)
8. Default Script untuk surat menyurat

Mengingatkan team Internal utk mengisi daily,

weekly & regular form, meliputi :
1. KMS (daily)
2. Timeline Schedule Internal (weekly)
3. Project Progress Report (regular) Kedisiplinan dan konsistensi dalam menjalankan
Menjalankan fungsinya sebagai pelaksana Menyiapkan dan menyampaikan monthly Raport rutinitas, Ketegasan dan ketepatan data dalam
program HRD hingga proses administrasi dengan berkas berkas pendukung / pelengkap, pengambilan keputusan, Keberhasilan komunikasi
penilaian anggota meliputi : yang tidak menimbulkan misunder- standing /
1. Lembar Rekap Absensi Anggota kesalah pahaman
2. Surat Cuti (jika ada cuti di bulan tsb)
3. Lembar Grafik Work Performance
4. Lembar Grafik Soft Skill Progression
5. Print Out Slip Gaji

Membuat, mencetak & menyajikan form untuk

Menjalankan fungsinya sebagai
"Request Form Center"
anggota sesuai dengan kebutuhan,
Mensosialisasikan prosedur penggunaan
tatacara pengisian masing masing form,
Mencatat penggunaan form dengan detail
nomor surat keluar + tanggal penerbitan
Kelengkapan & Ketersediaan Form,
& Pencatatan & Ketepatan Penggunaan Form
(sesuai versi yang paling update),
Akurasi & Kesesuaian Data pada Laporan

PENGELOLA DATA DAN Membuat Database dan Checklist untuk semua

3 PELAYANAN ADMINISTRASI Inventaris Perusahaan, meliputi :
OPERASIONAL KANTOR 1. Data Keanggotaan (Baru dan Tetap)
2. Data Daily Consume (Kesejahteraan) Kelengkapan dan Ketepatan Data,
Menjalankan fungsinya sebagai 3. Data Furnitures & Barang Elektronik Kerapian dan Ketepatan Pembaharuan Pencatatan
"Sumber Database Perusahaan" 4. Data Kelengkapan Alat Tulis Kantor secara berkala,
5. Data Kelengkapan Dokumen Proyek Penyajian Data dlm format yg baik & benar
6. Data Keperpustakaan Kantor (Buku)
7. Data Copy Surat Penting dan Berharga
8. Data Tagihan / Billing
 ROUTINE :
Menyiapkan bahan meeting internal dan
mengirimkan nya kepada Direksi by email (max.
H-1), Memimpin agenda Weekly Meeting
Internal (membuka agd, memberi giliran tiap
team untuk melaporkan data, memberikan
kesimpulan, menyelesaikan notulen untuk Pemilihan Waktu,
diberikan kpd Direksi, lalu menutup), Pemilihan Event,
Memastikan seluruh team (baik yg sedang Kebermanfaatan & Efektifitas Acara,
berada di dalam maupun di luar kantor) Komunikasi yang sangat baik,
Menjalankan fungsinya sebagai
melaksanakan tugas harian dan mengupdate Kesesuaian dan kelengkapan data
Co-Event Organizer & Co-Coordinator
progress pekerjaan melalui KMS dan Progress yg dibuat hingga dilaporkan,
untuk kegiatan team internal (bekerjasama
Report, Membuat Daily Summary Report utk Kerapian proses pelaksanaan,
dengan HR&GA)
diinfokan kpd Direksi Penyajian data dalam format yang baik
OCCASIONAL : dan mudah dipahami (meski sederhana),
Mengusulkan agenda pengembangan utk Ketepatan pencatatan,
INTERNAL Potential Member dan juga Team Building, Kedisiplinan & konsistensi
4
PUBLIC RELATION Menyusun jadwal untuk event Training dan
Outing, Mengkomunikasikan & mengambil
peran serta tanggung jawab dalam rangka
mensukseskan event tsb, Membuat semua
usulan agenda dalam bentuk Proposal dan
melaporkan nya dalam bentuk LPJ (simple)

Surat - surat yg perlu disiapkan, yaitu :

1. Surat Penerimaan Anggota Baru
2. Surat Pemberitahuan Tidak Diterima
Menguasai pengelolaan berbagai macam 3. Surat Kontrak Kerja Anggota
Kelengkapan, kerapian dan ketepatan
internal & outgoing letter (menyusun - 4. Surat Penugasan utk PM dan Team nya
dalam penerbitan surat tepat guna,
menyiapkan - menyediakan - menerbitkan - 5. Surat Pemanggilan & Peringatan
penyajian data dlm format yg baik & benar
menyampaikan - melaporkan) 6. Surat Pemberitahuan Skorsing Anggota
7. Surat Pemberhentian Anggota
8. Surat Rekomendasi Kerja
9. Surat Referensi Kerja

KPI HRD GA
Area Kinerja Utama Key Performance Indicators Task & Responsibility Cara Mengukur KPI
No.
(berperan sebagai) (poin poin/aspek yg dinilai) (list pekerjaan yang harus dilakukan) (hal yg menjadi dasar penilaian)

Memantau pekerjaan Admin HRD meliputi :

Pembuatan Poster / Iklan Rekrutmen,
Perilisan Poster Iklan Rekrutmen,
Pengelolaan Data Pelamar yg masuk,
Penyeleksian Berkas Pelamar hingga saat
Pemanggilan Pelamar untuk melaksanakan
Tes & Interview Efektifitas dan Efisiensi dalam :
Waktu Controlling dan Koordinasi Hadir dan Menjadi Pendamping/Wakil Pemilihan Waktu Pelaksanaan,
pada proses pelaksanaan Rekrutmen Direksi saat Melaksanakan Interview, Penggunaan Durasi Waktu,
Melakukan pengecekan terhadap Hasil Tes dan Ketepatan Waktu Pelaksanaan
yg telah dikoreksi Admin HRD dan membuat
Resume Hasil (dalam bentuk Deskripsi)
PENANGGUNG JAWAB UTAMA
sesuai dengan Buku Panduan untuk
1 DALAM PELAKSANAAN
diserahkan kepada Direksi,
KEGIATAN RECRUITMENT
Merekomendasikan kandidat Pelamar yg
layak diterima

Memastikan kelancaran dan keberhasilan

proses Rekrutmen yg dilakukan Adm HRD, Inisiatif,
Melakukan koordinasi dan pengarahan yang Komunikasi,
konsisten dan berkesinambungan terhadap Kecekatan dan Kerapian,
Kualitas Pemantauan, Evaluasi dan Analisa
Admin HRD untuk memastikan semua Konsitensi,
Hasil Rekrutmen
kebutuhan (tempat, alat, dokumen Ketepatan data yg dibuat dan dilaporkan,
pendukung) lengkap dan siap digunakan, Berhasil didapatkannya Anggota Baru sesuai
Memberikan (atau membuat) penilaian Standard Mutu Perusahaan
sesuai dengan Standard KPI Perusahaan

Membuat dan menyediakan Dokumen :

Lembar Briefing Awal
Kelengkapan dan ketepatan data
Kualitas Monitoring pekerjaan Admin HRD pada hari pertama masuk utk anggota baru,
pada dokumen pelengkap
dalam Pendampingan Anggota Baru saat Lembar Job Desc dan Juklak
serta pemahaman Admin HRD terhadap
Masa Orientasi / OJT sebagai pedoman anggota baru dalam
Task & Responsibilities nya
menjalankan masa orientasi nya,
Guide Book Tata cara Pengisian KMS

Membuat dan mengajukan hasil penyusunan

dokumen yang meliputi :
1. Struktur Organisasi & Visi Misi GWA
2. Joc Description sesuai Struktur Orgns.
3. SOP, Workflow dan Juklak Kelengkapan, kerapian dan ketepatan
Kualitas Pelaksanaan Program 4. KMS (Kartu Menuju Sukses) dalam pembaharuan data
Pengembangan terkait Keanggotaan, 5. Weekly Report sesuai kebutuhan,
PUSAT DATA DAN Keorganisasian dan SOP Perusahaan 6. KPI dan Lembar Evaluasi Anggota penyajian data dalam format
MONITORING PELAYANAN 7. Psikotest (DISC dan MBTI Test) yang baik dan benar
2
ADMINISTRASI SUMBER DAYA 8. Default Script untuk surat menyurat
MANUSIA kepada Direksi untuk disahkan dan melakukan
sosialisasi saat update dokumen dokumen
tersebut SAH di ACC

Menjalankan fungsinya sebagai Penanggung
Jawab pelaksanaan program HRD hingga
agenda
Evaluasi Anggota
Menjalankan fungsinya sebagai "Pengelola
Kegiatan Rumah Tangga"
PENANGGUNG JAWAB
3 KEGIATAN OPERASIONAL
INTERNAL PERUSAHAAN
Menjalankan fungsinya sebagai
"Poros Ketiga / Jendral Manager"
Menjalankan fungsinya sebagai
Event Organizer, Coordinator, Assesor
untuk program kegiatan tim internal
(bekerjasama dengan Admin HRD)
GENERAL COMMUNICATOR,
4
COUNSELOR & ADVISOR
Kualitas Pelaksanaan Program
Enforcement, Counseling & Appraisal
Mengingatkan Team untuk mengumpulkan daily,
weekly & regular form, meliputi :
1. KMS (daily)
2. Timeline Schedule Internal (weekly)
3. Project Progress Report (regular) Kedisiplinan dan konsistensi dalam menjalankan
Melakukan pengecekan dan evaluasi thd rutinitas, Ketegasan dan ketepatan data dalam
Monthly Raport dengan kelengkapan berkas pengambilan keputusan, Keberhasilan komunikasi
pendukung, meliputi : yang tidak menimbulkan misunder- standing /
1. Lembar Rekap Absensi Anggota kesalah pahaman
2. Surat Cuti (jika ada cuti di bulan tsb)
3. Lembar Grafik Work Performance
4. Lembar Grafik Soft Skill Progression
5. Print Out Slip Gaji
Membuat AD/ART sesuai dengan priority
kebutuhan anggota dan perusahaan lalu
mengajukan anggaran tsb kepada Direksi,
Memastikan Pengadaan Barang & Jasa yg
dibutuhkan oleh Perusahaan dan Anggota
dapat terpenuhi sesuai prioritas nya,
Melakukan pengecekan rutin terhadap
Inventory Database Perusahaan dalam Form2
Checklist yang selanjutnya dilaporkan kpd Kerapian dan Ketepatan Pencatatan, Kelengkapan
Direksi secara berkala, Dokumen yg dibutuhkan
Membuat Checklist Kebutuhan (Harian, untuk mendukung Laporan,
Mingguan, Bulanan & Tahunan) Kantor, Kesesuaian antara Rencana/Proposal dengan
Membuat Jadwal Catering Harian Realisasi/LPJ,
(for ex : buat jadwal menu makan untuk
seminggu ke depan setiap hari Jum'at & Terciptanya suasana kantor yg
melakukan konfirmasi ke pihak Catering rapi dan bersih - aman dan nyaman
at least H-2 jika ada perubahan request tertib dan teratur - aktif dan produktif
untuk macam menu makanan nya) disiplin dan berbudaya serta
Membuat Program Kegiatan Mingguan, rukun dan harmonis,
Bulanan dan Tahunan yang diluar konteks
pekerjaan utama, misal : OOT Day,
Makan di Luar, Bedah Buku, English Week,
NoBar, Games, Masak (BBQ or Sambelan)
Membuat Laporan Program Kegiatan
Mingguan, Bulanan dan Tahunan tersebut
di atas dgn format yg baik yg disesuaikan dengan
"skala" kegiatan + anggaran nya
Mensosialisasikan Peraturan Kantor dan
mengembangkan program Budaya Kantor,
Mengatur penggunaan aset perusahaan dan
memastikan ter-maintain dengan baik, Kelengkapan dan Ketepatan Data, Kerapian dan
Memonitor segala bentuk pengurusan Ketepatan Pembaharuan Pencatatan secara berkala,
perizinan yg dibutuhkan perusahaan, Penyajian Data dalam format yang baik & benar
Menjalin hubungan dengan pihak external,
Mengadakan survey kepuasan anggota dlm
rangka peningkatan kualitas pelayanan SDM
ROUTINE :
Mengoreksi bahan meeting internal sebelum
dikirim kepada Direksi by email (max. H-1),
Memimpin agenda Weekly Meeting Internal
(memberikan kesimpulan, mengoreksi/cek
notulen sblm diberikan kpd Direksi, lalu Penentuan Waktu, Penentuan Event,
menutup meeting dengan briefing), Kebermanfaatan & Efektifitas Acara,
Memastikan seluruh team melaksanakan tugas Komunikasi yang sangat baik,
harian dan mengupdate progress pekerjaan Ketelitian dalam pengecekan data,
melalui KMS dan Progress Report, Kesesuaian dan kelengkapan data
Memeriksa "Daily Summary Report" yg dibuat hingga dilaporkan,
yang dibuat oleh Admin HRD Penyajian data dalam format simple
OCCASIONAL : yang baik dan mudah dipahami,
Merealisasikan agenda pengembangan utk Keberhasilan Program dan Agenda
Potential Member dan Team Building, sesuai dengan tujuan utama nya
Bertanggung jawab dlm mensukseskan event
tsb,
Melakukan pengecekan dan evaluasi terhadap
Proposal Agenda & LPJ yang dibuat oleh Admin
HRD kemudian melaporkan nya kepada Direksi
Enforcement/Penegakan untuk hal hal yg masih
sangat lambat dibudayakan dalam lingkungan
kantor dan yang berpengaruh buruk terhadap
kualitas kinerja anggota
Counseling/Penyuluhan dan sharing time untuk
anggota yg mengalami hambatan dan
kebingungan dalam proses bekerja agar dapat
Ketepatan penyusunan form & materi,
segera dicarikan solusinya dan/atau
Kesesuaian dan akurasi pencatatan,
"terklarifikasi" masalah dan penyebabnya untuk
Waktu dan tempat pelaksanaan,
mengetahui dan menganalisa serta memberi
Kualitas data yg disajikan & dilaporkan
opini/saran treatment (depend on each
kepada Direksi untuk bahan Evaluasi,
case/problem)
Kerahasiaan dokumen
Appraisal/Penilaian dalam rangka "data
collecting" terhadap anggota per individu, untuk
menelaah kebutuhan & keinginan anggota serta
mendapatkan pemahaman yg lebih luas, lengkap
- mendalam tentang individu tsb, guna
membantunya mendapatkan pemahaman akan
dirinya sendiri. lets say memotivasi/encouraging
Business letters can be divided into two broad categories, based on the intended recipient :
Business-to-Business Letters and Business-to-Customer Letters.

It is important to note that a lot of confusion exists as to what are true business letters and what are NOT business letters.
For example, a "cover letter" for a resume or c.v. is NOT a business letter - it is a personal employment-related letter.
On the other hand, a "cover letter" used to transmit a report or a legal document IS a business letter.

Letters that some people loosely define as business letters which are NOT business letters at all include :
resume cover letters, personal character and job reference letters, complaint letters, letters to landlords, personal thank you letters, resignation letters, job inquiry and application letters; and
other letters of a personal nature such as letters of apology, congratulations, invitation, and condolence, among others.

Business-to-business letters are letters that businesses send in "normal" business situations, including internal correspondence.
The term "business" is used here in the broad sense to include any kind of enterprise, for-profit or non-profit, for which activities focus on the creation and/or delivery of a good or service to
customers. "Customer" refers to any recipient of a good or service delivered by a business.

Actual real-life templates for the most requested business-to-business letters :

Appreciation letter - thanking a conference speaker / trainer.
Business introduction letter - introducing yourself and/or a service.
Business letter - confirmation follow-up after business meeting.
Business memorandum - internal memorandum to employee.
Business thank you letter - to another company for assistance.
Congratulations letter - to a former employee.
Contract letter - request to expedite payment.
Contract letter - notification of audit.
Cover letter - transmit annual report to a business.
Donation letter - typical fundraising solicitation letter.
Fundraising letter - request business donation for business project.
Invitation letter - invite conference speaker.
Letter of commendation - commend an employee.
Letter of credit - construction project guarantee.
Letter of introduction - to introduce professional contact.
Letter of interest - to participate in a project.
Letter of recognition - to recognize and thank a speaker.
Letter of reference - business customer reference.
Performance evaluation letter - medical residency candidate.
Recommendation letter - former employee - marketing job.
Reference letter - former employee - sales job.
Sympathy letter - death of long-time employee.
Termination letter - when terminating an employee.

Business-to-customer letters are defined as typical letters that businesses send to their customers under normal operating circumstances.
The term "business" is used here in the broad sense to include any kind of enterprise, for-profit or non-profit, which activities focus on the creation and/or delivery of a good or service to
customers. "Customer" refers to any recipient of a good or service delivered by a business, including internal customers.

The following links go to real-life templates for the most requested business-to-customer letters :
Apology letter - customer service error.
Collection letter - third notice letter in a standard series.
Contract letter - request for more information.
Cover letter - transmit franchise application forms.
Donation letter - fundraising campaign.
Follow-up letter - after customer's initial visit.
Invoice letter template - for professional services.
Letter of acceptance - mortgage application accepted.
Letter of appreciation - to special customer list.
Letter of condolence - death of customer and friend.
Letter of invitation - for special event.
Letter of rejection - turned down for loan.
Marketing letter - to promote a conference event.
Rejection letter - to unsuccessful job applicant.
Sales letter - to promote a product or service.
Welcome letter - to welcome a new customer.