MP SOP GA 004 Pelayanan Transportasi Pengelolaan Kendaraan Ops

PROSEDUR
PELAYANAN TRANSPORTASI DAN

PENGELOLAAN KENDARAAN OPERASIONAL
MP-P-GA-004
Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
Mochammad Furqon Dodi Hilman dr. Thomas Tabalujan, Msc

Koordinator GA Manager HR dan GA President Director
Dokumen ini milik PT. Kartika Bina Medikatama. Dilarang memperbanyak sebagian atau
seluruhnya tanpa izin dari Management Representative PT. Kartika Bina Medikatama
PROSEDUR PELAYANAN TRANSPORTASI
DAN PENGELOLAAN KENDARAAN
NOMOR DOKUMEN NO. REVISI TANGGAL TERBIT HALAMAN
MP-P-GA-004 0 2 Mei 2011 2 dari 9
Sejarah Perubahan
No. Revisi Tanggal Uraian Perubahan Halaman
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL 1
SEJARAH PERUBAHAN 2
MP-P-GA-004 0 2 Mei 2011 3 dari 9
DAFTAR ISI 3
TUJUAN 4
RUANG LINGKUP 4
REFERENSI 4
PENANGGUNG JAWAB 4
DETAIL PROSEDUR 5
FORMULIR YANG DIGUNAKAN 7
1. TUJUAN
Prosedur ini dibuat untuk mengatur pelayanan transportasi dan pengelolaan
kendaraan operasional yang menjadi kebutuhan Karyawan dalam menjalankan
tugas dengan tujuan,
a. Mobilitas Karyawan untuk melaksanakan tugas sehari - hari dapat terpenuhi
tanpa hambatan/berjalan efektif.
b. Biaya transportasi terkendali dan mobilitas Karyawan dapat dilakukan dengan
cara yang paling efisien,
MP-P-GA-004 0 2 Mei 2011 4 dari 9
c. Penggunaan kendaraan operasional kantor dapat dilakukan secara

terkoordinasi dan optimal sesuai prioritas/kepentingan Perusahaan,
d. Kendaraan perusahaan terjaga kondisinya sehingga dapat dipergunakan saat
diperlukan dan terhindar dari gangguan atau kecelakaan dalam perjalanan
serta terhindar kerusakan akibat kurang perawatan.
e. Kendaraan selalu laik jalan, termasuk terpenuhinya persyaratan yang
ditentukan pemerintah atas kendaraan (STNK, dsbnya).
2. RUANG LINGKUP
a. Pengelolaan layanan transportasi untuk memenuhi kebutuhan kerja Karyawan,
b. Pengelolaan operasional kendaraan Perusaahaan, khususnya yang menjadi
wewenang Bagian GA (diluar mobil ambulance yang pengelolaannya dilakukan
oleh bagian operasional),
c. Pemeliharaan fisik kendaraan Perusahaan,
d. Pengaturan penyediaan dan pengisian bahan bakar kendaraan,
e. Perizinan dan asuransi kendaraan,
f. Perawatan berkala dan perbaikan kendaraan yang rusak, termasuk perbaikan
mobil ambulance jika rusak.
3. REFERENSI
3.1. Pedoman Mutu PT. Kartika Bina Medikatama
3.2. Persyaratan ISO 9001:2008 Klausul 6.3.
3.3. Persyaratan OHSAS 18001:2007
4. PENANGGUNG JAWAB
4.1. Manager HR & GA
4.2. Koordinator GA
4.3. Staff GA
5. DETAIL PROSEDUR
5.1. Pelayanan Permintaan Layanan Transportasi

5.1.1. Karyawan atau bagian yang membutuhkan layanan transportasi
menyampaikan permintaan ke Bagian GA sehari sebelumnya.
5.1.2. Kebutuhan transportasi untuk staff Marketing ditangani langsung oleh
sBagian Marketing dengan kendaaraan operasional Marketing yang
khusus disediakan. Staff Marketing dapat mengajukan ke GA jika
kendaraan operasional Marketing lagi dipergunakan saat diperlukan.
MP-P-GA-004 0 2 Mei 2011 5 dari 9
5.1.3. GA menerima permintaan pelayanan transportasi dari Karyawan atau

departemen yang bersangkutan dengan menggunakan email atau
melalui formulir permintaan layanan transportasi.
5.1.4. GA melakukan pemeriksaan jadwal rencana penggunaan kendaraan
opersaional (umum) dan membicarakan dengan supir,
5.1.5. Apabila kendaraan tersedia maka GA akan menyiapkan kendaraan
dan Supir sesuai dengan permohonan Karyawan.
5.1.6. Apabila jadwal rencana penggunaan kendaraan operasional umum
sudah terisi pada waktu yang dibutuhkan, maka
a. GA mencek mana kebutuhan yang lebih prioritas (dari segi
kepentingan dan kemendesakan). Kebutuhan yang lebih penting
dan mendesak lebih diprioritaskan, dan diatur kembali jadwal
penggunaan.
b. Cek jadwal penggunaan kendaraan operasional Marketing. Jika
masih kosong pada waktu yang diperlukan, staff GA
mengkoordinasikan peminjaman kendaraan operasional Marketing
untuk melayani kebutuhan Karyawan bukan Marketing
c. Jika semua kendaraan sudah terjadwal pada waktu diperlukan,
maka ditawarkan penggunaan taksi (taxi voucher).
5.2. Penggunaan Kendaraan Operasional Umum/ Marketing

5.2.1. Staff GA mencatat/ memperbarui jadwal rencana penggunaan
kendaraan operasional dan menyampaikan ke supir.
5.2.2. melakukan pemeriksaan kondisi dan kesiapan kendaraan melalui supir,
5.2.3. Melakukan pengaturan tugas Supir dan membuat Surat Jalan/surat
tugas untuk perjalanan luar kota,
5.2.4. Supir mengantar Karyawan ke tempat tujuan,
5.2.5. Supir mencatatkan dan merekap bon parkir serta penggunaan BBM.
5.3. Perawatan Kendaraan Secara Berkala (Rutin), termasuk Ambulance

5.3.1. Perusahaan menetapkan ketentuan/ kebijakan tentang perawatan
kendaraan yang berkala harus dilakukan, termasuk penggantian oli, air
radiator, penggantian suku cadang tertentu (kanvas rem, kopling),
service besar (tune up) dan penggantian ban, dan sebagainya sesuai
pedoman pabrik atau dealer mobil.
5.3.2. GA membuat dan memelihara buku perawatan untuk masing masing
kendaraan yang disimpan di Bagian GA, dan catatan perawatan
kendaraan berupa kartu diletakan di dalam kendaraan.
MP-P-GA-004 0 2 Mei 2011 6 dari 9
5.3.3. Secara berkala setiap bulan, Supir melaporkan kepada Koordinator GA

perawatan yang harus dilakukan sesuai data/ catatan yang di kartu
perawatan dan Koordinator GA mencek ke buku perawatan kendaraan,
5.3.4. Supir mengajukan permintaan perawatan kendaraan sesuai waktunya.
5.3.5. Koordinator GA akan melakukan verifikasi permintaan perawatan
kendaraan.
5.3.6. GA mengkonfirmasi kepada bengkel rekanan/yang ditunjuk.
5.3.7. Pihak bengkel akan menerbitkan perincian estimasi harga, dan oleh
GA dilaporkan ke Manager HR & GA. Untuk perkiraan biaya diatas
satu juta, dimintakan persetujuan direksi.
5.3.8. Apabila perkiraan biaya perawatan disetujui, GA membuat SPK atau
Surat Perintah Kerja (SPK) ke bengkel yang ditunjuk serta mengajukan
permintaan biaya ke Bagian Keuangan.
5.3.9. Bengkel melaksanakan perawatan sesuai permintaan Perusahaan,
dan invoice diterima GA untuk diproses pembayaran oleh Bagian
Keuangan dengan cara ditransfer ke rekening bank milik bengkel.
5.4. Perbaikan Kendaraan yang Mengalami Kerusakan

5.4.1. Supir melaporkan ke GA jika ada kerusakan atas kendaraan dan
mengajukan permintaan perbaikan kendaraan,
5.4.2. Koordinator GA melakukan verifikasi atas kerusakan yang terjadi pada
kendaraan dan melaporkan kepada HR & GA Manager dan
Manajemen
5.4.3. GA mengkonfirmasi kepada bengkel rekanan/yang ditunjuk.
5.4.4. Pihak bengkel akan menerbitkan perincian estimasi ongkos perbaikan,
dan oleh GA dilaporkan ke Manager HR & GA dan dimintakan
persetujuan direksi.
5.4.5. Apabila perkiraan ongkos perbaikan disetujui, GA membuat SPK atau
Surat Kerja ke bengkel yang ditunjuk
5.4.6. Bengkel melaksanakan perbaikan sesuai permintaan Perusahaan, dan
setelah selesai invoice diterima GA untuk diproses pembayaran oleh
Bagian Keuangan dengan cara ditransfer ke rekening bank milik
bengkel.
6. FORMULIR YANG DIGUNAKAN

6.1. FM-GA-004-01 Form Peminjaman Kendaraan Perusahaan
6.2. FM-GA-004-02 Form Permintaan dan Pemakaian Voucher Taksi
6.3. FM-GA-001-04 Form permintaan perbaikan
MP-P-GA-004 0 2 Mei 2011 7 dari 9
6.4. FM-GA-002-01 Form masa berlaku dokumen
MP-P-GA-004 0 2 Mei 2011 8 dari 9
MP-P-GA-004 0 2 Mei 2011 9 dari 9

MP SOP GA 004 Pelayanan Transportasi Pengelolaan Kendaraan Ops

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

MP SOP GA 004 Pelayanan Transportasi Pengelolaan Kendaraan Ops

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PROSEDUR

PELAYANAN TRANSPORTASI DAN

Mochammad Furqon Dodi Hilman dr. Thomas Tabalujan, Msc

No. Revisi Tanggal Uraian Perubahan Halaman

FORMULIR YANG DIGUNAKAN 7

c. Penggunaan kendaraan operasional kantor dapat dilakukan secara

5.1. Pelayanan Permintaan Layanan Transportasi

5.1.3. GA menerima permintaan pelayanan transportasi dari Karyawan atau

5.2. Penggunaan Kendaraan Operasional Umum/ Marketing

5.3. Perawatan Kendaraan Secara Berkala (Rutin), termasuk Ambulance

5.3.3. Secara berkala setiap bulan, Supir melaporkan kepada Koordinator GA

5.4. Perbaikan Kendaraan yang Mengalami Kerusakan

6. FORMULIR YANG DIGUNAKAN

6.4. FM-GA-002-01 Form masa berlaku dokumen

Anda mungkin juga menyukai