PDCA

Penyelesaian Masalah

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 1

 APA YANG SEHARUSNYA
LAPORAN LAKUKAN?

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 2

 Memuaskan penulis?
Membingungkan pembaca?
terlihat indah?
format yang logic dan mudah dibaca?
Komunikasikan situasi?
Analisa masalah?
menyembunyikan masalah?
Mendorong kreatifitas?
Mendidik pembaca?
Mendidik penulis?
Menampilkan pembuatan keputusan?
Memperbaiki efisiensi ?
V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 3
APA YANG ORANG INGINKAN
DARI SEBUAH LAPORAN?

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 4

 Alasan
Fakta
Analisis data
Kesimpulan
Tindakan rekomendasi:
 Jangja Pendek
 Jangka Panjang
Pengawasan Aktivitas
Tindak Lanjut
V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 5
 Mana yang anda PILIH?
1 PAGE REPORT

1 BOOK REPORT

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 6

 LAPORAN ADALAH

Cerminan yang jelas dari bagaimana

pekerjaan dilakukan

Laporan mencerminkan konseptual, analisis dan

kemampuan logic sebaik kemampuan organisasi
dari penulis.

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 7

 MAKA ITU

MENGEMBANGKAN
KEMAMPUAN MEMBUAT
LAPORAN DALAM 1 HALAMAN

MENGEMBANGKAN KEMAMPUAN
KERJA ANDA UNTUK LEBIH
TERSTRUKTUR, EFISIEN DAN
EFEKTIF

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 8

 LEAN  PDCA Cycle

ACTION PLAN

CHECK DO

Dasar bagi 1 Page Report

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 9
 Panduan untuk 1 page report

• Gunakan Visual Display untuk

merepresentasikan fakta & logika.

• Layout tergantung pada tipe laporan.

• Pertimbangkan pihak yang ditujukan.

• Selalu membayakngkan diri anda dalam

posisinya.

• Pertimbangkan sudut pandang pembaca.

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 10

 KESIMPULAN 1 PAGE REPORT
Informasi

Pengirim Penerima

Masukan

Alat Komunikasi (2 arah)

Alat Mendidik
Lebih sedikit waktu yang dihabiskan
Dapat disatukan dengan sistem pengajuan
Cocok bagi SEMUA ORANG

KOMPONEN DASAR BAGAIMANA KERJA DISELESAIKAN DALAM

V 4.0PABRIK
- Sept. 04 LEAN. PROSESNOS
DASAR
Training PENGEMBANGAN
Team PEKERJA.11
 PDCA REPORT FORMAT
Theme

Present Situation Countermeasure(s)

Short Term
Standard Long Term
Current Situation Recurrence Prevention
Discrepancy Why Recommended
Extent
Rationale
Implementation
Target What Where Who When
Do What
To What
How Much
By When
Follow-Up
Analysis What Where Who When
Target
Potential Causes/ Investigation Actual
5-Why Root Cause Analysis
V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 12
 PDCA REPORT FORMAT

KEUNTUNGAN :

• Sistematis, pendekatan yang terstandarisasi

• FAKTA dan DATA, bukan perkiraan
• Sejarah
• Sederhana

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 13

 PDCA REPORT FORMAT
Theme PLAN

Problem Situation PLAN Countermeasure(s) PLAN

Standard Short Term
Current Situation Long Term
Discrepancy Why Recommended
Extent
Rationale
Implementation DO
Target PLAN What Where Who When
Do What
To What
How Much
By When
Follow-Up CHECK
Cause Analysis What Where Who When
PLAN Target
Potential Causes/ Investigation Actual
5-Why Root Cause Analysis
V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 14
 PROSES PENYELESAIAN MASALAH
4 TAHAP PDCA
(USAHA)
ACTION

CHECK
PLAN
DO

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 15

 Kesadaran terhadap Masalah:
Pemicu
Dimana saya dapat menemukan masalah ?
• Keamanan:
– Meninjau kembali laporan
• Kualitas: data kecelakaan
– Meninjau ulang data cacat
– Memeriksa penggunaan alat
– Memeriksa proses/produk
pada saat dimulai /istirahat pengamanan
– Mengamati keseluruhan – Mengamati apakah standar
proses atau produk kerja telah diikuti
– Meninjau kembali peta
standar kerja
• Biaya:
– Lembur
– Operating supply cost

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 16

 Kesadaran terhadap Masalah:
Pemicu (lanjutan...)
• Individu: • Produksi (Jumlah):
– Grafik kehadiran
– Jumlah pasang sepatu di
– Peta rotasi kerja dalam line
– Peta pelatihan dan
pengembangan
– Andon
– Meninjau kembali saran – Laju produktivitas
dari anggota tim – Pengelompokan kembali
tugas untuk pemerataan
– Menijau kemnali laporan
scrap
• Lain-lain:
– Cheeck shet pemeriksaan

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 17

 Evaluasi Masalah
• Kriteria yang digunakan untuk menuntun evaluasi ini
adalah:
– Kepentingan: Seberapa serius masalah tersebut
mempengaruhi biaya, keamanan, atau kualitas dan
sebagainya?
[ Ukuran : Tinggi – Menengah – Rendah ]

– Urgensi: Seberapa cepat masalah itu harus segera

diselesaikan untuk menghindari masalah yang lebih serius
[ Ukuran : Tinggi – Menengah – Rendah ]

– Kecenderungan: apakah masalah itu semakin parah, sama

saja, atau semakin baik?
• Masalah mungkin mempunyai tingkat kepentingan, urgensi atau kecenderungan
yang tinggi, menengah, atau rendah. Semua faktor tersebut membutuhkan
pertimbangan jika ada masalah muncul pada saat yang sama dan harus ditentukan
prioritasnya.
V 4.0 - Sept. 04 [ Ukuran : Semakin
NOS Parah – Sama
Training – Semakin Baik ]
Team 18
 Penuntun Evaluasi Masalah
Masalah Kepentingan Urgensi Kecenderungan
1.

2.

3.

4.

Keterangan :
•Ukuran kepentingan : Tinggi – Menengah – Rendah
•Ukuran Urgensi : Tinggi – Menengah – Rendah
•Ukuran Kecenderungan : Semakin Parah – Sama – Semakin Baik
V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 19
Permasalahan
Standar
Situasi saat ini
Rencana – Permasalahan
Perbedaan
Berapa lama terjadi (Harus TERPERINCI dan
Berapa Sering Terjadi
Dampak SESUAI FAKTA)
•Standar (Apa yang seharusnya terjadi / Apa standarnya?)
•Situasi saat ini (Apa yang tejadi secara aktual?)
•Perbedaan (Apa perbedaan antara standar dan aktual?)
•Berapa Lama terjadi (Bagaimana trennya/ kapan hal itu dimulai/
apa yang menyebabkannya/kapan masalah terjadi, kapan tidak)
•Berapa Sering terjadi (setiap hari?/tiap minggu?/tiap ganti
model?/tiap shift malam?/tiap hari tertentu?)
•Dampak (Mengapa masalah ini harus diselesaikan/seberapa
penting masalah ini harus diselesaikan/ apa yang terjadi jika
masalah
V 4.0 - Sept. 04 tersebut tidak diselesaikan?)
NOS Training Team 20
CONTOH
Rencana – Permasalahan
(Harus TERPERINCI dan SESUAI FAKTA)
•Standar : Target 1200 prs/hari pada pemotongan insole A.Jader
IL w’s di cutting L.10
•Situasi saat ini : Rata-rata 612 prs/haripada pemotongan insole
A.Jader IL w’s di cutting L.10
•Perbedaan : 588 prs/hari kurang target pada pemotongan insole
A.Jader IL w’s di cutting L.10
•Berapa lama terjadi : sejak tanggal 15 Juli 2004
•Berapa sering terjadi : setiap hari
•Dampak : menyelesaikan masalah ini akan dapat meningkatkan
produksi di bagian cutting dan assembling, mengurangi biaya
lembur, mengurangi pemborosan
V 4.0 - Sept. 04
menunggu di Assembling. 21
NOS Training Team
 FORMAT LAPORAN PDCA
RENCANA – PERMASALAHAN

Hasil Produksi Cutting Insole

Produksi (prs)

1400
1200
1000 Target
800
600
400 Produksi
200
0
04

04

04

04

04

04

04
20

20

20

20

20

20

20
5/

6/

7/

8/

9/

0/

1/
/1

/1

/1

/1

/1

/2

/2
07

07

07

07

07

07

07
Tanggal

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 22

Target
Melakukan apa
Pada apa
FORMAT LAPORAN
Berapa banyak
Kapan PDCA
RENCANA - TARGET

•Melakukan apa: (Kata kunci – Meningkatkan, Mengurangi,

Menghilangkan)
•Pada apa: (Tujuan - Focus Area- tulis dengan lengkap)
•Berapa banyak: (Pengukuran kuantitas - berdasarkan STANDAR)
•Kapan: (Tanggal yang spesifik tgl/bln/thn dimana masalah
ditargetkan telah dapat diselesaikan)

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 23

CONTOH
FORMAT LAPORAN
PDCA
RENCANA - TARGET

•Melakukan apa: Menambah

•Pada apa: Target pemotongan insole cutting di cutting L.10
•Berapa banyak: 588 prs/hari pada pemotongan insole di
cutting L.10
•Kapan: Tidak lebih dari tnggal 28/7/2004

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 24

Tema
FORMAT LAPORAN
PDCA
RENCANA - TEMA
(Situasi umum yang digenggam - Satu Kalimat/ Frase )
TEMA: (Apa yang BENAR-BENAR ingin diselesaikan –
Masukkan semua data dalam kotak TARGET, dan jadikan satu
kalimat)

CONTOH
Tema: Menambah target pada pemotongan insole di cutting line
10 dari 612 prs/hari menjadi 1200 prs/hari pada 28 Juli 2004

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 25

 Gemba Time!!
• Cari Masalah
• Situasi saat ini
• Target
• Tema

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 26

Analisis Penyebab
FORMAT LAPORAN
Penyebab potensial/ Penyelidikan
Analisis penyebab utama 5-Why

PDCA
RENCANA – ANALISIS (Berdasarkan FAKTA)
•Penyebab potensial: (Daftar dari semua penyebab yang
mungkin / sumber masalah – diambil dari Diagram Tulang
Ikan)
•Cara Memeriksa? (Metode untuk membuktikan apakah
dengan penyebab tersebut masalah benar-benar terjadi)
•Hasil Pemeriksaan? (Hasil permeriksaan – Periksa ke
Lapangan)
•Penyebab paling potensial: (Berdasarkan FAKTA, hasil
penyelidikan, asumsi yang beralasan)

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 27

 FORMAT LAPORAN PDCA
FISHBONE DIAGRAM (Sebab & Akibat)
•Menjabarkan hubungan antar variabel
•Digunakan pada saat tukar pikiran untuk
mengidentifikasikan penyebab masalah atau kondisi yang
mungkin terjadi
•Tukar pikiran melibatkan pihak-pihak terkait (misal :TL/
GL/ Operator/ Maintenance/Material/dll)
•Tulis saja apapun masukan mereka tanpa didebat

AKIBAT/
MASALAH
(Hasil yang tidak
V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team diinginkan) 28
 FORMAT LAPORAN PDCA
FISHBONE DIAGRAM (Sebab & Akibat)

Kategori Kategori
PENYEBAB PENYEBAB
Utama Utama

AKIBAT
(Hasil yang tidak
diinginkan)

Kategori Kategori Kategori

PENYEBAB PENYEBAB PENYEBAB
Utama Utama Utama

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 29

 FORMAT LAPORAN PDCA
FISHBONE DIAGRAM (Sebab & Akibat)
Kategori PENYEBAB Utama secara umum dapat
diklasifikasikan sebagai berikut:

MANUSIA METODE MESIN

-Tingkat ketrampilan -Urutan kerja -Fungsi
-Moral individu -Takt Time -Properly
-Pelatihan -Posture -Capable
-Kemampuan

MATERIAL LINGKUNGAN
-Tersedia sesuai kebutuhan-Moral Grup/Tim
-Memenuhi standar -Penerangan
-Iklim
-Susunan area kerja
V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 30
 FORMAT LAPORAN PDCA
FISHBONE DIAGRAM (Sebab & Akibat)

Manusia
Tingkat ketrampilan
Pelatihan
Morale Individu Kemampuan
Tidak ada tanda Macet
pada cutting dies
Metode
Memotong per 1 pcs
Posture
Lama waktu siklus
Urutan kerja Kurang target pada
pemotongan insole
Penerangan Area

Mesin Tidak ada tanda Susunan Area Kerja

pada material

Lingkungan
Material

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 31

 FORMAT LAPORAN PDCA
RENCANA - ANALISIS
(Berdasarkan FAKTA)
Penyebab Potensial Bagaimana Hasil?
Permeriksaannya
Tidak ada tanda pada Menggunakan tanda 40 dtk/ps = 28800/40
material sementara =720 prs
 Target Kurang
Tidak ada tanda pada Mencoba memotong Operator tidak dapat
cutting dies bahan memotong insole

Pemotongan per 1 pcs Memotong dengan 2 Target meningkat,

cutting dies tapi kerusakan pada
Cutting Dies lebih sering
terjadi

Penyebab paling potensial: Tidak ada tanda pada material

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 32

 FORMAT LAPORAN PDCA
RENCANA - ANALISIS

•Masalah: Rumusan Masalah (penyebab langsung)

•5-Whys?: Metode untuk menemukan penyebab yang
potensial – pergi dan lihat/ penyelidikan sendiri HARUS
dilakukan
•Rumusan masalah – satu kalimat perumusan masalah
•Mengapa? (penyelidikan – mencari fakta)
•Mengapa? (penyelidikan – mencari fakta)
•Mengapa? (penyelidikan – mencari fakta)
•Mengapa? (penyelidikan – mencari fakta)
•Mengapa? (penyelidikan – mencari fakta)
•PENYEBAB UTAMA
V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 33
 FORMAT LAPORAN PDCA
RENCANA - ANALISIS

•Penyebab Utama: Penyebab utama dapat ditemukan ketika:

•Dapat ditemukan secara langsung
•Solusi yang efektif dapat dilakukan secara langsung untuk
mencegah berulangnya kembali masalah tersebut
•Jika analisis dilakukan lebih jauh lagi, masalah lain akan
ditemukan
•Jika dapat diselesaikan, ketidakcocokan akan kembali ke
standar
•Konfirmasikan dengan tes “maka itu” (the “therefore” test)

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 34

 FORMAT LAPORAN PDCA
RENCANA - ANALISIS

Tes “Maka Itu”:

•PENYEBAB UTAMA…
- Maka itu… Mengapa 5-
- Maka itu… Mengapa 4-
- Maka itu… Mengapa 3-
- Maka itu… Mengapa 2-
- Maka itu… Mengapa 1-
- Maka itu… Rumusan masalah.
V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 35
CONTOH
FORMAT LAPORAN PDCA
RENCANA - ANALISIS
•Masalah: Rumusan masalah (penyebab langsung)
•5-Whys?: Metode untuk menemukan penyebab yang potensial –
pergi dan lihat/ penyelidikan sendiri HARUS dilakukan
•Rumusan masalah – Kurang Target pada pemotongan insole
•Mengapa? Tidak ada tanda pada material
•Mengapa? Vendor tidak membuat tanda
•Mengapa? Bag. Logistik tidak memberi tahu
•Mengapa? Specsheet dari IDC tidak lengkap
•Mengapa? Tidak ada standar baku pada pola penurunan
specsheet di IDC
PENYEBAB UTAMA Tidak ada standar baku pada pola
V 4.0 - Sept. 04 NOS Trainingpenurunan
Team specsheet di IDC 36
CONTOH
FORMAT LAPORAN
RENCANA - ANALISIS PDCA

Tes “Maka Itu”:

Tidak ada standar baku pada pola penurunan specsheet di
IDC

-Maka itu… Specsheet dari IDC tidak lengkap

-Maka itu… Bag. Logistik tidak memberi tahu vendor
-Maka itu… Vendor tidak membuat tanda
-Maka itu… Tidak ada tanda pada material
-Maka itu… Kurang Target pada
pemotongan insole

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 37

 Gemba Time!!
• Diagram Tulang Ikan
• Penyebab potensial & Investigasi
• 5-mengapa

Cari lebih
dalam!!
V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 38
Solusi
Jangka Pendek
Jangka Panjang
FORMAT LAPORAN
Alasan direkomendasikan
PDCA
RENCANA - SOLUSI
•Jangka pendek: Berisi masalah / menghentikan pendarahan
•Jangka panjang: Menemukan penyebab utama sehingga
masalah tersebut tidak terjadi lagi untuk penyebab utama yang
sama
•Alasan direkomendasikan: Mengevaluasi berdasarkan biaya,
aktualitas, kelayakan, efektivitas, dampak

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 39

 Dampak
• Mempertimbangkan dampak yang lain
• Menanyakan apakah solusi tersebut
akan mempunyai pengaruh pada:
– Pekerjaanku?
– Timku?
– Operasi yang lain?
– Departemen yang lain?
– Perusahaan secara keseluruhan?
V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 40
 Dampak
• Berusaha untuk mempertimbangkan
pengaruh (positif atau negatif) pada yang
lain jika anda menggunakan rating tinggi-
menengah rendah:

– Tinggi = Akan mempunyai pengaruh yang

besar pada yang lain
– Menengah = Akan mempunyai pengaruh yang
sedang pada yang lain
– Rendah = Akan mempunyai pengaruh yang
kecil pada yang lain
V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 41
CONTOH
FORMAT LAPORAN PDCA
RENCANA - SOLUSI

•Jangka pendek: Membuat tanda sementara pada semua cutting dies insole A Jader IL
• meminta vendor untuk membuat tanda sementara pada material yang
akan dikirim sesuai dengan standar yang ad pada specsheet

•Jangka panjang:
• Team Leader dan Group Leader melakukan pengetesan pemotongan
pada material dan cutting dies untuk setiap model sepatu baru, satu
minggu sebelum masuk produksi
• Meminta IDC membuat standar menurunkan specsheet

•Alasan direkomendasikan: Dengan pengetesan pemotongan akan

mengidentifikasi masalah sebelum terjadi sehingga penyelesaian masalah lebih
mudah dan dampak dari masalah dapat dihindari.

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 42

Pelaksanaan
Apa Dimana Siapa Kapan Status FORMAT LAPORAN
PDCA
PELAKSANAAN - IMPLEMENTASI

•Rencana Tindakan: Apa, Dimana, Siapa, Kapan, Status

•Komunikasi: Buat rencana komunikasi yang diperlukan.
Pastikan Semua orang yang terlibat memahami dan
mendukung rencana
•Eksekusi: Lakukan!

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 43

CONTOH
FORMAT LAPORAN PDCA
PELAKSANAAN - IMPLEMENTASI

Rencana Implementasi
APA DIMANA SIAPA KAPAN STATUS


Membuat tanda sementara Cutting L.10 Maintenance 16/07/04

Meminta IDC untuk IDC Staf IDC 24/07/04

membuat standar yang
baku pada cara
menurunkan spec.sheet
-

Meminta vendor untuk Logistik Vendor (Mr. Basumi) 26/07/04
membuat tanda sementara
pada material insole
A.Jader


Membuat rencana test Cutting L.10 Team Leader 27/07/04
cutting dies dan material
pada setiap model sepatu
baru

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 44

Tindak Lanjut
Target
Aktual
FORMAT LAPORAN
PDCA
PEMERIKSAAN – TINDAK LANJUT
•Bagaimana permeriksaannya: Metode (visual, dengan alat, dsb.)
•Kapan pemeriksaannya: Kapan/seberapa sering
•Siapa yang memeriksa: Orang yang bertanggungjawab
•Grafik: Quick visual: Target vs. aktual – bergantung pada
standar
•Kemajuan implementasi: Sesuai jadwal?
•Efektifitas solusi: Apakah masalah terjadi lagi? Apakah situasi
sudah kembali seperti biasa?
V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 45
CONTOH
FORMAT LAPORAN PDCA
PEMERIKSAAN – TINDAK LANJUT
•Bagaimana pemeriksaannya: Mengecek hasil produksi secara
berkala
•Kapan pemeriksaannya: setiap hari 2 kali (jam 12.00 & 16.00)
•Siapa yang memeriksa: Staf Administrasi Produksi
•Grafik: Hasil Produksi Cutting Insole

1400
Produksi (prs)

1200
1000
800 Target
600 Produksi
400
200
0
/2 04

/2 04

/2 04
04
07 200

07 200

07 200

07 200
20

20
2

2
1/

2/

3/

4/

5/

6/

7/

8/
/2

/2

/2

/2

/2
07

07

07

07

Tanggal

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 46

Tindakan yang direkomendasikan

FORMAT LAPORAN PDCA

TINDAKAN – TINDAKAN YANG DIREKOMENDASIKAN

•Berdasarkan hasil tahap PEMERIKSAAN

•Sesuai target: Penyeragaman solusi
•Sesuai target (tetapi masalah dapat terjadi lagi): Mengulang
PDCA
•Target tidak tercapai: Mengulang PDCA
•Hasilnya campuran: Penyeragaman solusi yang efektif dan
mengulang PDCA

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 47

CONTOH
FORMAT LAPORAN PDCA
TINDAKAN – TINDAKAN YANG DIREKOMENDASIKAN

• Bila target tercapai maka, teruskan upaya yang telah

dilakukan dan seragamkan standar yang berlaku
•Bila target tidak tercapai maka, tetap upayakan langkah
solusi yang belum dapat dilakukan atau kembali ke tahap
perencanaan solusi.

 Finish
V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 48
 Gemba Time!!

• Solusi Jangka Pendek & jangka Panjang

• Rencana Implementasi
• Tindak Lanjut

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 49

 Problem Solving Summary

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 50

 PDCA/ Kaizen

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 51

 Further Reading
• PDCA Tools

150 Time Distribution of Calls

50

125
40
Units per Labor Hour

Number of Calls

30
100

20

75
10

0
50
10:00

10:30

11:00

11:30

12:00

12:30
7:30

8:00

8:30

9:00

9:30

1:00

1:30

2:00

2:30

3:00

3:30

4:00

4:30

5:00

>5:00
3/8 3/22 4/5 4/19 5/3 5/17 5/31 6/14 6/28 7/12 7/26 8/9 8/23 9/6 9/20 10/4 10/18 11/1 11/15 11/29 12/13
Week
Time of Day (data from Feb 13 - March 8)

V 4.0 - Sept. 04 NOS Training Team 52