MENYUSUN PROPOSAL KAIZEN

TRAINING 4
KGTS
 Pelaksanaan Aktivitas Kaizen

MEMBANGUN SISTEM
❸ (Willingness)
Siste
m
Kaize Implementasi
n Kaizen di lapangan

❷
MEMBANGUN Metode
KEMAMPUAN
Problem Menyusun
(Skill) Proposal Kaizen
Solving
(PDCA)

❶ MEMBANGUN •Kesadaran akan

KESADARAN masalah
(Awareness)
disekitar kita
• Disiplin K3 & 5R
 Memastikan Kesiapan

TAHAPAN TINDAKAN

 Memahami 7 tools Kaizen

Membangun  Cara berpikir A3
SISTEM Kaizen  Mengembangkan small group activities
Siste [SGA]
m
Kaize
 Memiliki dedikasi dalam menjalankan
n Memahami kaizen
Metode
PROBLEM  Memahami dan mampu menjalankan
SOLVING kaizen dengan metode problem
Metode solving
Problem
Solving  Memahami & menjalankan konsep 3M,
5R, dan K3
(PDCA) Sadar SITUASI di
 Membangun sistem untuk membuat
sekitar masalah mudah dikenali [Standarisasi &
Visualisasi]
Kesadaran akan
masalah
 Tujuan Training #4

NO ITEM
Peserta dapat memahami lebih dalam penerapan
1
problem solving di area sekolah

2 Memahami cara menuliskan ide dalam bentuk

proposal

Peserta dapat merencanakan kegiatan kaizen yang akan

3
dilakukan di sekolah
 Isi Proposal Kaizen KGTS

ITEM PANDUAN KETERANGAN

1. Nama KGTS
2. Struktur Organisasi
RESUME Penjelasan umum mengenai 3. Tema Kaizen
KAIZEN kegiatan Kaizen 4. Latar Belakang Pemilihan Tema
5. Dampak yang Diharapkan
6. Persetujuan Kepala Sekolah

1. Klarifikasi Masalah
2. Memecah Masalah
ISI PROPOSAL  1-5 Langkah Problem 3. Menentukan Target
Solving* 4. Analisis Akar Penyebab Masalah
5. Mengembangkan Rencana
Penanggulangan

*) bentuk proposal dapat berupa word, excel, atau power porint

 Bentuk Proposal Kaizen
Menggunakan format word, Menggunakan format
excel Power Point / Sejenisnya

Analysa Akar Penyebab Masalah

Latar Belakang dan
Klarifikasi Masalah

• Rencana Penanggulangan dan Laporan

Proses Pelaksanaan

Memecah Masalah

Menetapkan Target
Menentukan Tema Kaizen
1. Sadar SITUASI di sekitar kita
• Bagaimana kondisi 5R ??
- Apakah tempat kerja saya sudah rapi ?
- Apakah lingkungan sekolah saya sudah bersih ?
- . . .
• Bagaimana Disiplin K3 ??
- Adakah potensi bahaya keselamatan di
sekolah ?
- Apakah semua warga sekolah
mematuhi
disiplin berkendara saat berangkat
sekolah?
- . . .
• Bagaimana Standardisasi & Visualisasi ??
- Apakah semua proses di sekolah sudah
memiliki standard/peraturan?
- Adakah penyimpangan dari
standard/peraturan tersebut ?
Menentukan Tema Kaizen
2. Amati SITUASI dan buat ukuran hasil pengamatan
• Bagaimana kondisi 5R ??
- Cek List untuk mengukur tingkat kerapian
- Cek List untuk mengukur tingkat kebersihan
- . . .
• Bagaimana Disiplin K3 ??
- Jumlah potensi bahaya di sekolah
- Jumlah siswa/guru tidak mengenakan helm
saat bersepedamotor ke sekolah
- Jumlah pelanggaran jalur hijau keselamatan
- . . .
• Bagaimana Standardisasi & Visualisasi ??
- Jumlah Standard Sekolah Pusat
Keunggulan yang belum di penuhi
- Target Sekolah yang belum di capai
- . . .
Menentukan Tema Kaizen Fakta & Data

3. Kumpulkan Informasi dan Data

Contoh Tools :

KASUS 1 2 3 31

A
B
C
D
OTHERS
 Menentukan Tema Kaizen
4. Rapat SGA untuk memilih TEMA Secara Jumlah
Kecil Tapi
Kebijakan Sekolah
Secara Biaya
Besar

TARGET &
Bagaimana kalau SGA Leader
kita pilih TEMA
nya ini …..??
KTGS
Coordinator
ARAHAN
Tema
Leader

Data Pengamatan SITUASI

KASUS 1 2 3 31

A
Untuk Mendukung
B
kebijakan sekolah ini
C
D
sejalan…..
OTHERS

Saya sudah
atur jadwal
rapat-rapat
selanjutnya Notulis
… Setuju..!!
 PROBLEM SOLVING FLOW
5. Rapat SGA untuk memetakan masalah dan solusinya
a. Alur Penyelesaian Masalah (Problem Solving Flow Chart)
 RINGKASAN AKTIVITAS KAIZEN

5. Rapat SGA untuk memetakan masalah dan solusinya

b. Contoh Hasil Rapat SGA sebelum Menyusun Proposal Kaizen
 RESUME PROPOSAL SGA [NAMA SGA]
[NAMA SEKOLAH]
NAMA SEKOLAH :

TEMA KAIZEN :

NAMA SGA :

STRUKTUR
ORGANISASI SGA
LATAR BELAKANG :
SGA KOORDINATOR :
PEMILIHAN TEMA

INSTRUKTUR :

SGA LEADER :

NOTULIS :
DAMPAK YANG :
DIHARAPKAN
TEMA LEADER :

:
: TTD KEPALA
ANGGOTA
: SEKOLAH
:
CONTOH #1 Isi Proposal
Kaizen
1. Klarifikasi
Masalah
Biaya Operasional Sekolah Melebihi Anggaran Belanja Bulanan
Anggaran Bulanan = Rp 5.0 juta/bulan dan Aktualnya Rata-Rata = Rp 6.0 juta/bulan,
Selisih Rp 1.0 Juta/bulan atau 20% diatas anggaran

IDEAL = Rp 5.0 jt/bulan

Sesuai Anggaran
M
A
S
A
L
A
H
= Rp 1.0 jt/bulan
2. Memecah Selisih Biaya
Pegawai
Masalah IDEAL 0.0 juta
(5.0)
Selisih Biaya Biaya
MASALAH
ATK Komunikasi
1.0 juta 0.2 juta 0.2 juta
ACTUAL
(6.0) Selisih Biaya
Energi & Biaya Listrik
Komunikasi 0.2 juta
0.8 juta

Biaya Air
0.4 juta

Proses Penggunaan Air :

Menutup
Persiapan Buka Keran Pakai Air
Keran
2. Memecah
Masalah
Catat hasil Pengamatan “X “= tidak dilakukan “O” = melakukan

ITEM CHECK LIST PEMAKAI AIR (#SISWA) MASALAH

No PROSES (kebalikan dari hipotesa) #KEJADIAN
1 2 3 … 30

1 Persiapan Siswa membuka keran setelah O O O O O 0

melipat bagian pakaian

2 Membuka Siswa membuka keran dengan X X O ... X 6

Keran debit air rendah

3 Pakai Air Siswa membasuh secukupnya O X O ... X 3

4 Menutup Siswa menutup keran dengan O O O ... O 0

Keran sempurna

Persiapan Buka Keran Pakai Air Menutup Keran

 3. Menentukan
Target

Specific Measurable Achievable Reasonable Time-

based
Menurunkan Penuruna Berdasarkan data pengamatan, Bulan Januar
Penggunaan dimana ternyata ada 6 dari 2023 i
Air bersih
n angka 30 siswa (atau 20% siswa)
di SMK sebesar membuka keran dengan
ABC 20% debit air tinggi

Menurunkan penggunaan air bersih sebesar 20% pada

bulan Januari 2023
4. Analisa Akar Penyebab
Masalah

Siswa membuka Siswa membuka Keran tidak

keran dengan keran dengan memiliki stopper
debit air tinggi putaran penuh putaran penuh
Penggunaan
Air Bersih di
sekolah
tinggi
5. Mengembangkan Rencana
Penanggulangan
• Pilih penanggulangan yang memiliki nilai tambah tinggi
Bisa dilakukan dengan brainstoring dan penilaian dari anggota tim

EFEKTIVITAS

KESULITA
WAKTU
ALTERNATIF PENANGGULANGAN

RISIKO
BIAY
TOTAL
(Keran tidak memiliki stopper putaran

A
SCORE
penuh)

N
Memasang pengatur debit air
sebelum keran 4 2 2 3 5 16

Membuat stopper tambahan

ALTERNATIF TERBAIK!
pada keran 5 5 5 4 5 24
5. Mengembangkan Rencana
Penanggulangan
Why What Where WHO When How Much

ACTIVITAS Pelaku Nov 2022 Des 2022

AKAR PENYEBAB PENANGGULANGAN LOKASI BIAYA
MASALAH (SOLUSI) (PIC)
M3 M4 M1 M2 M3 M4

Keran tidak Membuat Di seluruh Joko Pembelian

Analisa & Evaluasi
memiliki stopper penambahan toilet yang Proposal material
Konsumsi Air
putaran penuh stopper pada ada di SMK stopper Rp
keran Muda Impelemen 25 Ribu
Uji t asi
Karya Coba
Ala
t
CONTOH #2 Proposal Kaizen
1. Klarifikasi
Masalah
1. Klarifikasi
Masalah
50/225 [22,2% motor
Semua kendaraan parkir 1 mobil siswa parkir di luar]
di dalam sekolah [300
kendaraan] 50 motor siswa
20 persen
kendaraan parkir di 53 motor
luar sekolah

60 kendaraan parkir di 3 motor guru

luar sekolah 6 sepeda
2. Memecah
Masalah
1 mobil

50 motor siswa 50/225 [22,2% motor

20 persen siswa parkir di luar]
kendaraan parkir di 53 motor
luar sekolah
3 motor guru

6 sepeda

MMAASSU MASUK KELUAR

PARKIR
UKK AREA AREA
MOTO
GGEERRBB PARKIR PARKIR
AANNGG R
SSEEKKOOL
LAAHH
2. Memecah
Mas a l a h
An ali s aK ondi

MMAASSU MASUK KELUAR

PARKIR
UKK AREA AREA
MOTO
GGEERRBB PARKIR PARKIR
AANNGG R
SSEEKKOOL
LAAHH

* Jumlah kapasitas parkir motor siswa yang tersedia

di sekolah sebanyak 215 motor
 3. Menentukan
Target

Specific Measurable Achievable Reasonable Time-

based
Menurunkan Penuruna Berdasarkan data pengamatan Bulan Februar
jumlah maksimal yang tidak dapat 2023 i
sepeda
n angka parkir adalah 5% dari jumlah
motor siswa sebesar motor siswa
yang parkir 17,2%
di lua
MENURUNKAN JUMLAH SEPEDA MOTOR SISWA YANG
TIDAK PARKIR DI AREA PARKIR DARI 22,2% MENJADI
5%
4. Analisa Akar Penyebab
Masalah
5. Mengembangkan Rencana
Penanggulangan
5. Mengembangkan Rencana
Penanggulangan
TERIMA
KASIH