Anda di halaman 1dari 62

Manual Peserta

DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

MANUAL PESERTA

Developing People

Nama : ..

Dept. : ..

Info lain : ..

Ver 2.0 Page 1


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Tantangan Anda

Sebutkan tantangan yang Anda hadapi saat ini sebagai seorang Leader dalam
mengembangkan orang lain :

1.

2.

3.

4.

Ver 2.0 Page 2


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Jika Saya Atasan vs. Jika Saya Bawahan

Jika Saya Atasan :

Apa yang akan saya lakukan untuk mengembangkan bawahan saya ?

Harapan Realita

Jika Saya Bawahan :

Apa yang akan saya lakukan ketika atasan mengembangkan saya ?

Harapan Realita

Ver 2.0 Page 3


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Bagaimana Anda Mengembangkan Orang Lain

Ketika Anda mengelola sebuah tim, hasil kinerja tim Anda sering tergantung dari cara Anda
mengembangkan dan melatih bawahan Anda.

Setiap orang membutuhkan pelatihan dan pengembangan yang berkelanjutan untuk membantu
mereka menjadi lebih efektif, dan mengambil tantangan yang lebih besar. Bawahan anda
membutuhkan bantuan untuk belajar keterampilan baru yang menjadi prasyarat pekerjaan dan
mendukung proses perubahan yang sering terjadi di dalam organisasi.

Di banyak organisasi, seringkali terjadi keterbatasan pelatihan dan pengembangan untuk


karyawan baru dan orang-orang pindah ke peran baru. Pada kondisi bisnis saat ini, pelatihan
yang berkelanjutan membantu orang menyesuaikan diri dengan perubahan kebutuhan
pekerjaan. Hal ini juga menciptakan calon kader yang berkualitas dan siap untuk melangkah ke
peran baru. Proses pengembangan akan membantu Anda mengembangkan tenaga kerja yang
lebih efektif, efisien, produktif, dan termotivasi. Jika dilakukan dengan benar, proses
pengembangan akan membantu Anda untuk mencapai tujuan dan meningkatkan posisi
kompetitif Anda.

Dalam mengembangkan orang lain, anda harus memahami paradigma yang benar dalam
mengembangkan orang lain.

Paradigma pengembangan orang lain adalah :

1. Mulai dari diri sendiri

o Berkeinginan untuk meningkatkan diri

2. Mendorong orang lain

o Mau memahami kebutuhan orang lain

o Menggali potensi orang lain

o Meningkatkan ketrampilan orang lain

3. Menerima manfaat

o Semangat berbagi pengetahuan

Ver 2.0 Page 4


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

o Membimbing dan membina

Bagan : Paradigma Pengembangan Orang Lain

1. Memulai dari diri sendiri

Dalam pengembangan orang lain, Anda yang menjadi orang pertama yang harus
dikembangkan. Sikap Anda dalam mencari pengetahuan dan berhasrat dalam pengembangan
akan menentukan cara anda mengembangkan orang lain.

Sikap positif dan antusias Anda sangat dibutuhkan bawahan ketika mereka akan
dikembangkan. Bawahan anda dapat merasakan bahkan mengikuti ritme Anda dalam
melakukan pengembangan. Ketika Anda bersungguh - sungguh meningkatkan keterampilan
anda sendiri maka sikap anda akan menjadi antusias, penuh gairah dan menunjukkan
semangat. Bawahan Anda juga akan merasakan hal itu dan tertular oleh semangat positif Anda.

Ver 2.0 Page 5


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

2. Mendorong orang lain.

Ketika anda dapat membangun sikap positif dalam pengembangan diri sendiri, maka Anda
memiliki modal yang cukup dalam mendorong pengembangan orang lain.

Dalam mengembangkan orang lain, Anda perlu memiliki kesadaran untuk mendorong
pengembangan bawahan Anda. Anda perlu memperluas kemampuan untuk dapat memahami
kebutuhan, menggali potensi dan meningkatkan ketrampilan.

a. Memahami kebutuhan orang lain.

Sebelum mengembangkan tim Anda, Anda harus terlebih dahulu mengidentifikasi peluang
pengembangan terbaik bagi bawahan Anda dalam organisasi Anda.

Anda perlu mengadakan pertemuan rutin satu-satu dengan bawahan untuk membahas dan
memahami kebutuhan perkembangan yang dibutuhkan. Selama proses ini, Anda
menumbuhkan rasa ingin tahu mengenai bawahan anda dan menemukan motif yang dapat
menggerakkan mereka untuk belajar.

b. Menggali potensi orang lain

Organisasi biasanya menempatkan banyak usaha dalam mengembangkan pemimpin masa


depan. Jika Anda mengidentifikasi dan mengembangkan bawahan anda, maka Anda
memastikan kesuksesan Anda berada di tangan Anda. Anda akan dipandang membantu
organisasi dan berpartisipasi dalam membanngun keunggulan bersaing. Yakinlah bahwa
kesuksesan Anda juga berada pada kinerja yang dihasilkan unit kerja anda.

c. Meningkatkan ketrampilan orang lain

Setiap orang perlu mencapai potensi penuh dalam pengembangan. Anda perlu mendorong
mereka belajar sepanjang karir mereka.

Carilah cara untuk melatih staf setiap hari melalui umpan balik yang cepat dan efektif. Tawarkan
kursus pelatihan dan program-program untuk membantu pengembangan keterampilan khusus
yang dibutuhkan. Sikap proaktif Anda sangat penting untuk terus memberikan kesempatan dan
terlibat dalam proses pengembangan.

Ver 2.0 Page 6


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

3. Menerima Manfaat

Setelah Anda mengembangkan orang lain, saatnya Anda memetik keuntungan. Evaluasi dan
gali hal hal yang sudah dipelajari dari orang lain. Anda mulai belajar untuk memahami dampak
proses pengembangan. Anda mulai mencari tahu hal hal yang dapat dilakukan untuk
memperkuat hasil pengembangan. Tanpa disadari, Anda juga belajar dari bawahan Anda. Anda
menjadi lebih perhatian dan mampu memperhatikan perubahan perubahan dalam diri
bawahan Anda.

a. Semangat berbagi pengetahuan

Dalam banyak organisasi, mempertahankan dan berbagi pengetahuan organisasi sangat


penting untuk keberhasilan pengembangan. Berbagi pengetahuan adalah cara lain untuk
memberikan peluang pengembangan untuk bawahan Anda, karena mereka berbagi ide dan
keahlian dengan satu sama lain, mengidentifikasi praktik terbaik, dan mencari cara untuk
bekerja lebih efisien dengan satu sama lain. Setiap kali orang mulai berbicara tentang praktek
kerja, Anda mungkin akan menemukan cara untuk menginspirasi dan berinovasi, yang menarik
bagi individu serta bermanfaat bagi organisasi. Mintalah bawahan anda untuk memberikan
umpan balik sehingga Anda memiliki pengalaman baru untuk belajar.

b. Membimbing dan Membina

Cara terbaik untuk mengembangkan orang-orang adalah untuk membimbing dan membina
pertumbuhan mereka. Anda dapat memilih berbagai cara, mulai dari pembinaan informal
sampai dengan pendampingan staf untuk pembangunan jangka panjang. Tunjukkan sikap
kepada bawahan Anda bahwa Anda benar-benar peduli untuk meningkatkan keterampilan
mereka dan mengembangkan karir yang memuaskan. Hal ini sangat memotivasi dan hampir
dijamin untuk meningkatkan kinerja .

Sebagai pelatih dan mentor, peran utama Anda adalah untuk membantu orang lebih memahami
posisi mereka. Keuntungan bagi Anda adalah Anda memiliki kesempatan untuk melihat
bawahan Anda tumbuh, belajar dari kesalahannnya, dan pada akhirnya anda mengembangkan
kemampuan Anda sendiri selama dalam proses pengembangan.

Ver 2.0 Page 7


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Model Pengembangan Di Tempat kerja.

Dengan adanyan perkembangan teknologi informasi dan metodologi pemebelajaran yang


modern, kesempatan belajar menjadi lebih luas, tanpa batasan dan instan. Profesional dapat
belajar dengan berbagai metode pembelajaran dengan cara belajar di kelas, langsung di tempat
kerja, pusat pelatihan, kursus online, perangkat mobil dan e-learning.

Pembelajaran orang dewasa mengacu pada pengalaman belajar sepanjang hidup, Kunci dalam
belajar dapat diperoleh dari 3 kunci pengembangan yaitu:

1. Pengalaman
Pengalaman belajar diperoleh berdasarkan dari pekerjaan secara langsung. Setiap
individu mendapat wawasan pengetahuan dan keterampilan secara langsung melalui uji
coba lapangan, tugas dan pemecahan masalah.

2. Bimbingan
Pembelajaran diperoleh melalui bimbingan dari coaching, mentorinf dan
mengembangkan orang lain. Individu mendapatkan bimbingan dari atasan atau mentor
yang ditunjuk melalui diskusi, mengikuti contoh (shodowing) atau kegiatan interaksi
sosial.

3. Pendidikan
Pembelajaran diperoleh dari pendidikan formal, pelatihan, seminar dan sertifikasi.
Individu mendapatkan wawasan terbaru melalui belajar di kelas melalui metodologi
pendidikan formal, seperti e-learning, belajar di kelas, diskusi kelompok melalui pola
belajar modern.

3 kunci pengembangan ini yang sering dijadikan model pengembangan di tempat kerja untuk
membantu pemimpin mengembangan bawahanya. Model pengembangan SDM diembangkan
oleh McCall, Eichenger dan Lombardo pada tahun 1980. Model pengembangan ini sering
disebut dengan model 70/20/10. Model ini sangat memfokuskan agar individu akan sukses
apabila mendapat pengembangan melalui 70% pengembangan, 20% bimbingan dan 10%
pendidikan formal. Peran atasan sangat vital dalam proses pengembangan bawahan, bahkan
fokus pengembangan sangat bergantung dengan peran atasan dalam menjalankan proses
pengembangan .

Sejalan dengan perkembangan metodologi pembelajaran yang lebih modern, Kajewski &
Madsen melakukan penelitian mengenai implementasi model pengembangan pada tahun 2012.
Berdasarkan temuan yang dilakukan pada berbagai perusahaan yang memiliki pusat pelatihan
dan corporate university, model pengembangan 70/20/10 bergeser nenjadi 50/30/20 maupun

Ver 2.0 Page 8


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

40/30/30. Pergeseran dari model pengembangan ini terjadi karena pengembangan menjadi
lebih berimbang dan dibagi tanggung jawabnya secara merata antara pengalaman, bimbingan
dan pendidikan. Faktor pendidikan meningkat menjadi 2 3 kali lebih penting karena atasan
dilibatkan dan difasilitasi dalam proses pendidikan yang dapat memberikan simulasi yang
memperkaya pengalaman seperti di tempat kerja secara langsung.

Atasan mendapat dukungan penuh untuk dapat menjalankan pembelajaran melalu institusi
pendidikan di dalam korporasi maupun di luar organisasi. Akses dalam memberikan
pembelajaran tidak menjadi tanggung jawab atasan saja tapi juga ditanggung oleh perusahaan.

Berdasarkan dari penelitian di atas maka peran atasan dalam mengembangkan bawahan
adalah:

1.

2.

3.

Kesimpulan:

Ver 2.0 Page 9


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

5 Langkah untuk Mengembangkan SDM

Langkah langkah di bawah ini akan membantu orang untuk merasa diakui, dimengerti,
diterima, dan dihargai. Proses pemgembangan SDM akan meningkatkan perasaan positif
mengenai harga diri, identitas, dan hubungan kita dengan orang lain. Hal ini meningkatkan
keunikan dan perasaan penting seseorang.

Langkah Pengembangan SDM tersebut adalah :

Ver 2.0 Page 10


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Langkah 1 :

MEMAHAMI POTENSI & KOMPETENSI

Ver 2.0 Page 11


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

1. MEMAHAMI POTENSI & KOMPETENSI

Bagaimana cara Anda mengenali kemampuan bawahan Anda ?

Apa yang menjadi kelebihan bawahan Anda ?

Apa yang menjadi kelemahan bawahan Anda ?

Ver 2.0 Page 12


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

POTENSI vs KOMPETENSI

Potensi adalah

Contoh:

Kompetensi adalah

Contoh:

Ver 2.0 Page 13


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Diskusi

Mana Yang Lebih Mudah Dikembangkan, Potensi Atau Kompetensi?

Tuliskan jawaban anda di sini!

Ver 2.0 Page 14


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Beberapa Metode untuk Mengenali Bawahan Anda

1. Asumsi umum, adalah :

Anda dapat memunculkan asumsi dari sikap, penampilan, dan tampilan visual dari bawahan
Anda.

2. Bertanya kepada bawahan secara langsung

Anda menanyakan secara langsung kepada bawahan Anda melalui percakapan


sehari hari.

3. Mencari referensi orang lain

Anda mencari mencari referensi dari orang lain mengenai kemampuan bawahan.

4. Pengamatan lapangan secara acak

Anda melakukan pengamatan secara langsung di pekerjaan sehari - hari.

5. Observasi lapangan dan data - data kinerja

Anda melakukan penjadwalan untuk mengamati pekerjaan. Anda juga melakukan


pencatatan secara sistematis

6. Interview dengan bawahan

Anda melakukan interview untuk membahas kinerja secara terstruktur.

7. Psikotest

Anda membaca laporan hasil pemeriksaan psikotest bawahan Anda

8. Assessement Center

Anda membaca hasil assessment center bawahan Anda.

Ver 2.0 Page 15


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Metode lain untuk mengenali bawahan :

Diskusi

Dari beberapa metode yang sudah Anda ketahui, mana yang lebih baik dari segi :

a. Kecepatan

b. Kemudahan

c. Ketepatan

d. Biaya

Dalam mengenali seseorang, tidak cukup hanya sekedar melihat penampilan dan hasil
kerjanya saja. Seorang pemimpin harus mampu mengenali potensi terbaik dari bawahanya

~ Jack Welch

Ver 2.0 Page 16


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Setelah Anda mengenali bawahan Anda, apa hasil kerja yang harus dicapai bawahan Anda ?

Berdasarkan dari hasil kerja yang harus dicapai dengan kemampuan saat ini, apakah ada
kesenjangan ?

Apa yang dibutuhkan bawahan anda untuk mengatasi kesenjangan tersebut ?

Cara Anda menentukan hal - hal yang harus dilakukan bawahan Anda akan menentukan hasil
kinerja secara keseluruhan.

~ Jack Welch

Ver 2.0 Page 17


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Gunakan Memahami Kebutuhan Pada Saat Project Assignment

Anda dapat menggunakan langkah memahami kebutuhan dalam project assignment dengan cara :

Ver 2.0 Page 18


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Langkah 2 :

MERENCANAKAN PENGEMBANGAN

Ver 2.0 Page 19


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

2. Merencanakan pengembangan

Apa yang Anda lakukan untuk mengembangkan bawahan Anda ?

Apa hasilnya ?

Apakah sesuai dengan harapan Anda ?

Apa kendala Anda dalam mengembangkan bawahan ?

Ver 2.0 Page 20


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Dalam mengembangkan bawahan, Anda dapat mempergunakan model di bawah ini :

1. Pengkayaan Pekerjaan

Memberikan variasi tugas yang lebih kaya dibanding tugas saat ini (pengkayaan secara
vertikal disebut job enrichment; sementara pengkayaan tugas secara horizontal disebut job
enlargement).

2. On the Job Development

Memberikan ketrampilan, pengetahuan dan arahan secara langsung on the spot di tempat
kerja.

3. Special Assignment

Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk menangani suatu tugas/proyek khusus


dengan maksud untuk meningkatkan pengalaman karyawan yang bersangkutan.

4. Mentoring

Ver 2.0 Page 21


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Secara periodik meminta karyawan untuk melakukan proses pembelajaran dalam bidang
tertentu yang dipilih dengan karyawan senior (mentor) yang dianggap ahli.

5. Pelatihan / Lokakarya / Tugas Belajar

Mengirimkan karyawan untuk mengikuti pelatihan / seminar / kursus / lokakarya / tugas


belajar untuk meningkatkan ketrampilan/pengetahuannya dalam bidang tertentu.

6. Rotasi atau Transfer Pekerjaan

Memindahkan karyawan dari satu pekerjaan ke pekerjaan lainnya dengan maksud untuk
memperluas pengetahuan, pengalaman, dan wawasannya.

7. Action Based Learning

Proses training yang dilakukan secara berkelanjutan dengan mengacu pada pemecahan
problem riil yang ditemui di lapangan. Peserta belajar mengenai konsep sambil
memecahkan problem riil (learning by doing principle).

8. Cross Training

Mengirimkan karyawan untuk mengikuti training dalam bidang lain (cross skills); bertujuan
untuk mempersiapkannya masuk dalam beragam pilihan jabatan.

9. Studi Literatur

Memberi manual, buku, laporan, video atau kaset sebagai bahan referensi belajar secara
mandiri.

10. Coaching & Counseling

Memberikan bimbingan secara tatap muka kepada bawahan Anda. Coaching lebih
menitikberatkan pada masalah ketrampilan sementara counseling berfokus memecahkan
masalah perilaku.

11. E-Learning

Mengirimkan peserta untuk mengikuti program E-learning yaitu modul pembelajaran


mandiri berbasis web. Setiap peserta memilih waktu pembelajaran secara bebas tanpa
harus meninggalkan pekerjaan atau lokasi kerja.

Ver 2.0 Page 22


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

12. Project Assignment

Memberikan penugasan peserta untuk menjalankan proyek dalam waktu tertentu. Proyek
akan dievaluasi berdasarkan dari pencapaian hasil maupun pengembangan ketrampilan.

Diskusi :

Apa metode yang paling tepat untuk mengembangkan di unit Anda ?

Ver 2.0 Page 23


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Gunakan Merencanakan Pengembangan Pada Saat Project Assignment

Anda dapat menggunakan langkah merencanakan pengembangan dalam project assignment dengan
cara :

Ver 2.0 Page 24


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Langkah 3 :

MELAKUKAN COACHING & COUNSELING

Ver 2.0 Page 25


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

3. Memberikan Coaching & Counseling

Mengapa coaching & counseling itu penting ?

Apa yang terjadi jika kita tidak melakukan coaching & counseling ?

Ver 2.0 Page 26


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Pemahaman Coaching & Counseling

Salah satu metode pengembangan yang dapat dilakukan oleh Anda adalah Coaching &
Counseling. Metode ini memiliki keunggulan karena hampir dapat dilakukan oleh semua orang,
sudah memiliki standar yang mudah untuk diikuti dan menjadi alat Anda yang paling murah
untuk menjalankannya.

Pemahaman Coaching

Pengertian coaching : Proses komunikasi tatap muka untuk mengatasi MASALAH


KETRAMPILAN dalam menjalankan pekerjaaannya

Coaching merupakan proses mendorong anak buah untuk bertindak secara benar, tepat,
akurat, sesuai standar keterampilan professional. Sebagai atasan, anda membangun bawahan
atas kekuatan mereka, khususnya kompetensi keterampilan mereka dengan cukup waktu,
fasilitas, dan kesempatan.

Melatih ini bukan sekedar teori lagi namun langsung di lapangan.

Pemahaman Counseling

Pengertian counseling : Proses untuk membantu karyawan untuk mengatasi MASALAH


PERILAKU yang dapat mempengaruhi kinerja.

Counseling merupakan proses yang dilakukan seorang atasan untuk mendukung bawahannya
untuk mendefinisikan dan mengatasi masalah perilaku yang dapat mempengaruhi kinerja.
Seringkali masalah masalah pribadi dianggap sepele namun ternyata bisa mengganggu
pekerjaan di tempat kerja (contoh : Cekcok rumaha tangga, hubungan yang kurang harmonis
dengan rekan kerja, dll)

Ver 2.0 Page 27


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Tugas atasan membantu masalah pribadi yang terjadi sehubungan dengan kinerja. Jika
masalah berlanjut, segera meminta bantuan konselor profesional.

Ver 2.0 Page 28


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

COACHING

Langkah langkah pembinaan :

1. Memberikan Arahan

Prinsip dalam memberikan arahan adalah SAYA LAKUKAN.

Atasan memberikan arahan hal hal yang dilakukan.

2. Menuntun Caranya

Prinsip dalam menuntun caranya adalah KITA LAKUKAN.

Atasan menjelaskan cara melakukan disertai dengan contohnya. Atasan juga menjelaskan
situasi dan kondisi terkait dengan pekerjaan tersebut.

3. Merubah Perilaku

Prinsip dalam merubah perilaku adalah KAMU LAKUKAN .

Atasan memberikan dorongan agar bawahannya menjalankan arahan yang sudah diberikan.
Atasan membangkitkan semangat serta rasa percaya diri bawahan agar mau menjalankan
arahan.

Berapa kali seharusnya Anda Melakukan Coaching ?

Berapa kali saat ini Anda melakukan Coaching ?

Apa yang harus Anda lakukan untuk meningkatkan pelaksanaan Coaching ?

Ver 2.0 Page 29


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

COUNSELING

Langkah-langkah untuk Konseling

Langkah konseling :

1. Mengenali gejalanya.

2. Tempat yang tepat, waktu yang tepat, suasana yang tepat.

3. Melakukan diskusi

4. Menindaklanjuti kesepakatan

Ver 2.0 Page 30


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

1. Mengenali gejala-gejala

Seorang atasan harus selalu mengamati bawahannya akan tanda-tanda atau isyarat dari setiap
kesulitan. Seorang atasan harus mengenali gejala-gejala dari situasi yang mungkin memerlukan
konseling.

Gejalanya bisa berkaitan dengan stress, moral, produktivitas, kepribadian, atau kesehatan.

Di bawah ini, silakan tuliskan beberapa contoh yang menunjukkan beberapa gejala dari gejala-
gejala tersebut :

Ver 2.0 Page 31


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

2. Membuat waktu yang tepat, tempat yang tepat dan atmosfer yang baik

Ketika kita akhirnya memutuskan untuk melakukan diskusi dengan bawahan, kita perlu untuk
selalu mempertimbangkan dua aspek ini : waktu dan tempat.

Di mana tempat terbaik untuk melakukan konseling ?

Kapan waktu terbaik untuk melakukan konseling?

Faktor-faktor apa yang mungkin mempengaruhi jalannya konseling?

Banyak sesi konseling yang jadi masalah karena mereka tidak bisa menciptakan suasana yang
mendukung.

Ver 2.0 Page 32


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

3. Melakukan Diskusi

Ada 3 tahap dalam melakukan diskusi :

A. Mengklarifikasi masalahnya

B. Mencari solusi

C. Menetapkan tindakan

4. Menindaklanjuti perbaikan

Jangan bertanya berulang-ulang, tanyakan setelah ada kemajuan.

Pastikan bahwa penyelesaian masalah Anda telah bergerak ke arah penyelesaiannya.

Diskusikan tindakan yang akan dilakukan.

Catatan lain :

Hasil Konseling

Ver 2.0 Page 33


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Untuk menjadi sukses, konseling perlu untuk mencapai hasil bagi Anda dan hasil untuk anggota
staf. Hasilnya mungkin berbeda. Untuk mendapatkan hasil konseling yang baik, terdapat aturan
umum untuk melakukan Coaching & Counseling.

Ada tujuh kiat melakukan yang harus diperhatikan oleh Anda :

1. Mulailah dengan ramah dan bahkan berilah pujian lebih dahulu atas hal yang positif
dilakukan.

2. Usahakan jujur melihat persoalan dari kacamata anak buah, bukan diri pribadi sebagai
Supervisor.

3. Ajukan pertanyaan di seputar masalah yang ada dengan sikap untuk memahami, bukan
mengintrogasi.

4. Tunjukkan kekeliruan secara positif dan minta anak buah mengubahnya.

5. Demonstrasikan cara yang benar dan minta anak buah mengulangi apa yang kita lakukan.

6. Bila ada perubahan, pujilah sekecil apa pun.

7. Komunikasikan betapa pentingnya anak buah bagi pekerjaannya bahkan perusahaan.

Apabila kiat ini dijalankan dengan benar, maka akan terjadi peningkatan keterampilan yang
mana membuat pekerjaan atasan menjadi lebih cepat. Dengan demikian, atasan dapat
memikirkan hal-hal yang lebih penting lainnya untuk pemberdayaan dan pengembangan anak
buahnya.

Gunakan Coaching & Counseling Pada Saat Project Assignment

Ver 2.0 Page 34


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Anda dapat menggunakan langkah melakukan coaching & counseling dalam project assignment dengan
cara :

Ver 2.0 Page 35


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Langkah 4 :

MEMBERIKAN CONTOH DAN DEMONSTRASI

Ver 2.0 Page 36


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

4. Memberikan Contoh dan Demonstrasi

Ketika anda mengajarkan orang lain dengan hanya menjelaskan secara lisan, apa
responnya?

Ketika anda mengajarkan orang lain dengan menggunakan penjelasan secara tertulis dan
lisan, apa responnya?

Ketika anda mengajarkan orang lain dengan menggunakan penjelasan secara tertulis, lisan
dan ditunjukkan caranya, apa responnya?

Ver 2.0 Page 37


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Prinsip dalam memberikan contoh dan demonstrasi sebenarnya sudah ada dari zaman
China. Bahkan prinsip memberikan contoh menjadi salah satu pondasi pengajaran yang
dilakukan Confusius ketika meletakkan dasar - dasar pemerintahan china. Untuk menguatkan
kemampuan para pejabat negara pada 500 sebelum mahesi, Confusius berprinsip agar setiap
pejabat dapat menjadi suri teladan bagi orang lain dengan cara menjalankan kata kata ke
dalam perbuatan.

Prinsip Confusius ini berevolusi dalam pemikiran modern dalam bentuk integritas. Pemimpin
yang baik adalah dapat menjalankan kata - kata ke dalam tindakan secara konsisten.
Kemampuan pemimpin memberikan contoh menjadi salah kunci untuk membangun
kepercayaan dan memberikan inspirasi.

Ver 2.0 Page 38


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Pemahaman memberikan contoh dan demonstrasi

Dalam manajemen, memberikan contoh dan demonstrasi sering disebut dengan On the Job
Training. Secara sederhana, memberikan contoh dan demonstrasi digambarkan ketika seorang
atasan memberikan contoh cara menjalankan pekerjaan secara langsung pada bawahan.

Pemahaman memberikan contoh & demonstrasi antara lain :

Pelatihan karyawan yang dilakukan di lokasi kerja langsung pada pekerjaannya.


Biasanya ada seorang pelatihan profesional atau karyawan yang lebih pengalaman
berperan sebagai instruktur dengan menggunakan pedoman tertulis didukung dengan
pelatihan kelas. (Robert Sears)

Suatu demonstrasi menunjukkan dan merencanakan bagaimana suatu pekerjaan atau


bagaimana sesuatu itu dikerjakan. Metode ini melibatkan penguraian dan memeragakan
sesuatu melalui contoh-contoh. (Septian Prima Rusbriandi)

Suatu metode pelatihan tatap muka yang langsung dilakukan pada lokasi kerja dengan
cara memberikan contoh cara menjalankan sebuah tugas. (Musselman Hughes)

Kesimpulan :

Keuntungan :

Biaya murah, yaitu :

Fokus pada tugas, yaitu :

Bisa dilakukan dalam bentuk kelompok kecil, yaitu :

Ver 2.0 Page 39


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Keterbatasan :

Tidak konsisten, yaitu :

Tidak lengkap, yaitu :

Tidak memiliki dasar yang jelas, yaitu :

Menularkan kebiasaan buruk, yaitu :

4 Langkah dalam memberikan contoh dan demonstrasi

Langkah langkah dalam menjalankan memberikan contoh dan demonstrasi adalah :

a.

b.

c.

d.

Ver 2.0 Page 40


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Bagan : Proses Memberikan Contoh & Demontrasi

a. Memahami proses kerja yang akan diajarkan

Sebelum Anda memberikan contoh, Anda perlu memahami proses kerja yang dilakukan pada
unit Anda. Proses kerja digunakan sebagai acuan untuk memecah proses dalam memberikan
contoh sehingga bawahan Anda dapat memahaminya dengan lebih mudah. Proses
menguraikan proses kerja dipecah menjadi modul modul aktivitas yang lebih kecil dengan
jangka waktu yang lebih praktis. Anda menyusun peta belajar untuk menunjukkan jalan
kemajuan dalam urutan logis, sehingga mendapatkan gambaran untuk memberikan contoh.

Ver 2.0 Page 41


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Contoh Proses Kerja

Ver 2.0 Page 42


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Tugas Anda :

Pecahlah proses kerja memasak makan siang di rumah ke dalam unit aktivitas yang lebih kecil
sehingga dapat lebih mudah dipelajari bagi orang lain.

Ver 2.0 Page 43


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

b. Membuat panduan modul aktivitas

Panduan modul aktivitas merupakan panduan pelajaran yang disediakan untuk setiap aktivitas
kerja, mengacu pada proses kerja. Panduan pelajaran menguraikan tujuan ke dalam langkah
demi langkah sehingga bawahan anda memahami aktivitas yang harus dilakuan. Panduan juga
menjadi standar instruktur dalam memberikan pengajaran sehingga mudah dalam memberikan
pengajaran. Dengan adanya panduan ini memungkinkan peserta pelatihan untuk menjadi lebih
aktif dalam pelatihan dengan mengajukan pertanyaan secara lebih terarah.

Panduan modul aktivitas membantu proses memberikan contoh dan demonstrasi dalam hal :

Instruktur dan peserta mendapatkan dokumen yang sama.

Instruktur memberikan standar terori yang sama kepada tiap peserta.

Instruktur memiliki panduan yang tepat untuk mendemontrasikan aktivitas tugas.

Peserta dapat menjalankan aktivitas tugas dalam pengawasan yang terstandarisasi dari
instruktur.

Peserta langsung mendapat umpan balik dari instruktur.

Tugas Anda :

Pilihlah salah satu aktivitas dari proses kerja Memasak di rumah kemudian gunakan lembar
pada halaman berikut untuk membuat panduan modul aktivitas.

Ver 2.0 Page 44


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Lembar Panduan Modul Aktivitas

Nama Proses Kerja : _________________________________________________________

No Aktivitas PIC Waktu


(dalam Menit)

Total Waktu

Ver 2.0 Page 45


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

c. Menetapkan ukuran kinerja yang diukur

Setelah anda memberikan pengajaran dengan menggunakan panduan modul aktivitas, inilah
saatnya untuk melakukan evaluasi secara obyektif. Pada dasarnya setiap aktvitas kerja sudah
memiliki ukuran kinerja yang dapat disusun sebagai suatu standar yang harus dicapai. Mintalah
bawahan Anda untuk mendemonstrasikan contoh yang sudah diajarkan sebelumnya, kemudian
nilailah sesuai dengan ukuran kinerja yang harus dicapai.

Ukuran kinerja aktivitas dapat diukur dari beberapa kriteria :

a. Waktu , yaitu :

Contoh :

b. Ketepatan , yaitu :

Contoh :

c. Kuantitas , yaitu :

contoh :

d. Kualitas , yaitu :

Contoh :

Ver 2.0 Page 46


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Tugas Anda:

Tetapkanlah ukuran kinerja dari panduan modul aktivitas yang sudah anda buat. Gunakan
lembar dibawah ini :

Nama Proses Kerja : ______________________________________________________

No Ukuran Kinerja Bobot

Total Bobot

(Total bobot harus 100%)

d. Dokumentasikan hasil pemberian contoh

Dalam proses memberikan contoh dan demonstrasi, Anda harus melakukan pencatatan
terhadap hasil yang dicapai bawahan anda. Evaluasi harus dicatat dengan benar. Jika
memungkinkan, gunakan dokumen yang sudah ada sebagai acuan untuk mendokumentasikan
hasil .

Contoh Dokumen yang dapat dipergunakan :

Ver 2.0 Page 47


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Instruksi Kerja

Petunjuk Keselamatan

Standard Operting Procedure (SOP)

Prosedur pemeliharaan

Checklist dan job aids

Peraturan dan regulai

Tugas Anda :

Lakukan permainan peran untuk memberikan contoh kepada rekan anda :

1. Lakukan persiapan terlebih dahulu dengan menggunakan panduan modul aktivitas yang
sudah anda buat. Berikan contoh kepada rekan anda sesuai dengan panduan modul
aktivitas yang Anda buat. Waktu : 10 Menit

2. Mintalah rekan anda untuk mendemontrasikan aktivitas yang diajarkan. Lakukan


evaluasi dengan menggunakan lembar ukuran kinerja pada halaman berikut.
Waktu evaluasi : 5 menit

Nama Proses Kerja : ______________________________________________________

Ver 2.0 Page 48


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

No Ukuran Kinerja Bobot Hasil Penilaian

Total

Tugas Mandiri : Membuat Modul Aktivitas

Ver 2.0 Page 49


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Buatlah modul aktivitas untuk memberikan contoh dan demonstrasi di unit kerja Anda. Modul
aktivitas ini juga sekaligus latihan bagi anda untuk menjalankan pengembangan Bawahan
secara langsung. Anda dapat memilih topik topik di bawah ini :

1. Sosialisasi penggunaaan listrik pintar

2. Sosialisasi PLN Bersih

3. Sosialisasi K3

4. Sosialisasi pelayanan call center PLN 123

Pengumpulan tugas dilakukan pada tanggal : ___________________________________

Sebelum pukul : ____________________________

Anggota Kelompok Anda :

Nama Kontak

Ver 2.0 Page 50


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Gunakan Memberi Demonstrasi & Contoh Pada Saat Project Assignment

Anda dapat menggunakan langkah memberi demonstrasi & contoh dalam project assignment dengan
cara :

Ver 2.0 Page 51


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Langkah 5 :

MENGEVALUASI PEMBERDAYAAN

Ver 2.0 Page 52


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

5. Mengevaluasi Pemberdayaan

Setelah pengembangan , apa yang anda lakukan ketika bawahan anda menunjukkan
perubahan :

a. Meningkat !

Dari mana Anda tahu meningkat? Apa cirinya?

Tindakan yang dilakukan:

b. Tidak berubah.

Dari mana Anda tahu tidak berubah? Apa cirinya?

Tindakan yang dilakukan:

c. Menurun ?

Dari mana anda tahu menurun? Apa cirinya?

Tindakan yang dilakukan

Ver 2.0 Page 53


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Memberikan Umpan Balik Pengembangan

Feedback : The Breakfast for the Champion

Feedback digunakan untuk memastikan proses pengembangan menghasilkan perubahan


perilaku. Dalam proses pengembangan, memberi dan menerima feedback adalah keahlian
yang sangat penting di tempat kerja. Akan tetapi hal ini juga sulit dan menantang. Sayangnya
banyak orang yang masih menyepelekan keahlian memberikan feedback ini. Mereka tidak
mengembangkan keterampilan yang akan memudahkan mereka dalam memberikan feedback
yang efektif kepada orang lain.

Apakah Anda mengalami kesulitan dalam memberikan umpan balik kepada anggota tim Anda ?

Mengapa ?

Ver 2.0 Page 54


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Dua Jenis Feedback :

1. Positive Feedback

Umpan balik positif memberikan informasi kepada seseorang mengenai apa yang sudah
dilakukannya dengan baik, dan mendorongnya untuk mengulang kinerja baik itu.

Caranya :

What - Jelaskan tindakan yang dilakukan

Why - Jelaskan mengapa hal tersebut baik / efektif

Contoh :

What : Cara Anda menangani pelanggan tadi sangat baik.

Why : Anda mendengarkan keluhannya dengan sungguh-sungguh, meresponnya dengan


berempati, meminta maaf atas kejadian tersebut dan mengambil langkah-langkah yang
diperlukan.

What : Presentasi Anda sangat menarik.

Why : Anda menggunakan berbagai ilustrasi dan contoh-contoh yang kongkret sesuai dengan
kenyataan yang terjadi di lapangan

Latihan (Exercise):

Ambillah satu contoh kasus bawahan Anda yang sudah menjalankan tugas dengan baik.
Simulasikan dengan rekan Anda dan lakukan role play untuk memberikan positive feedback.

Ver 2.0 Page 55


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

2. Feedback for Improvement

Memberitahu seseorang apa yang dapat dilakukan untuk memperbaiki kinerjanya. Ini akan
membantu orang yang bersangkutan untuk mengambil tindakan bila ia menghadapi situasi yang
serupa di masa mendatang

Contoh 1 :

What : Sepertinya selama seminggu terakhir ini Anda tidak dapat berkonsentrasi penuh
terhadap pekerjaan.

Why : Ada banyak keluhan yang saya terima baik dari customer maupun rekan-rekan kerja
Anda. Bagaimana kalau kita duduk bersama untuk mencari jalan keluarnya?

Contoh 2 :

What : Saya memiliki beberapa concern mengenai laporan yang Anda buat.

Why : Ada beberapa data yang kurang akurat. Saya ingin mendiskusikan hal ini bersama Anda
untuk menghindari terjadi hal yang sama di waktu yang akan datang.

Latihan (Exercise) :

Ambillah satu contoh kasus bawahan Anda yang belum menjalankan tugas dengan baik.
Simulasikan dengan rekan Anda dan lakukan role play untuk memberikan feedback for
improvement.

Ver 2.0 Page 56


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Tiga Ciri Feedback Yang Efektif :

1. Spesifik

Bagaimana perasaan Anda seandainya pada suatu hari atasan Anda datang dan menepuk
punggung Anda sambil mengatakan Good Job!

Bagaimana pula perasaan Anda bila suatu hari atasan Anda mendatangi Anda sambil menahan
kemarahannya dan mengatakan Anda memang orang yang malas.

Feedback haruslah diberikan secara spesifik agar orang yang menerima feedback mengetahui
apa yang harus ia lakukan. Untuk bisa memberikan feedback secara spesifik, kita harus
menggunakan kata kerja dan menghindari penggunaan kata sifat.

2. Seimbang

Sebuah umpan balik harus diberikan secara seimbang. Umpan balik yang hanya berfokus pada
hal-hal yang perlu ditingkatkan saja dapat menghancurkan harga diri seseorang, sebaliknya
umpan balik yang hanya berfokus pada kinerja yang baik saja juga tidak efektif.

3. Segera (Langsung pada saatnya)

Pernahkah Anda menerima feedback setelah kejadiannya berlangsung cukup lama ?

Bagaimana perasaan Anda pada saat itu?

Feedback yang baik adalah feedback yang segera diberikan tepat waktu. Kalau feedback
tersebut positif maka orang yang bersangkutan akan dapat terus memperkuat perilakunya.
Sementara bila feedback tersebut negatif, maka orang yang bersangkutan dapat segera
menghentikan perilakunya dan berusaha segera melakukan perubahan yang diperlukan.

Ver 2.0 Page 57


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Hasil Pengembangan Menentukan Pemberdayaan

Hasil akhir pengembangan pada akhirnya akan mempengaruhi sasaran kinerja KPI. Pada saat
melakukan monitoring perubahan, atasan akan melihat perilaku (kompetensi) maupun hasik
kerja (kinerja) untuk dapat mengevaluasi perubahan. Hasil pengembangan diharapkan dapat
membangun pemberdayaan bawahan dalam mencapai sasaran kinerja.

Pemberdayaan adalah kemampuan untuk membuat orang lain berkomitmen dan mampu
menggunakan segenap kemampuannya untuk dapat menjalankan tugas secara baik.
Pemberdayaan menentukan keberhasilan dari pengembangan yang dilakukan oleh seorang
pemimpin. Pemberdayaan menunjukkan peningkatan kompetensi maupun kompetensi
bawahan untuk bisa menjalankan tugas yang sudah diberikan. Pemimpin yang berhasil akan
menghasilkan level pemberdayaan yang tinggi, karena mampu mengembangkan kesadaran
bagi bawahan untuk menggunakan potensinya dan mengaktualisasikan kompetensi secara
nyata dalam bentuk perilaku. Sebaliknya, pemimpin yang gagal justru mengubur potensi
bawahan sehingga tidak akan muncul perilaku produktif yang menyebabkan turunnya
produktivitas.

Level pemberdayaan memiliki jenjang. Semakin tinggi tingkat pemberdayaan, maka semakin
baik kualitas pengembangan yang diberikan.

Level 1 adalah Contoh perilaku level 1

Level 2 adalah Contoh perilaku level 2

Level 3 adalah Contoh perilaku level 3

Level 4 adalah Contoh perilaku level 4

Level 5 adalah Contoh perilaku level 5

Ver 2.0 Page 58


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Diskusi
Sejauh Mana Anda ingin memberdayakan bawahan dalam mencapai KPI?

Tuliskan hasil diskusi di sini!

Ver 2.0 Page 59


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Gunakan Mengevaluasi Kemajuan Pada Saat Project Assignment

Anda dapat menggunakan langkah mengevaluasi kemajuan dalam project assignment dengan cara :

Ver 2.0 Page 60


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Nama :
Kesimpulan Pembelajaran
NIP :

Unit :
Kesimpulan dari materi yang saya peroleh adalah sebagai berikut :

Rencana tindakan saya untuk menjalankan materi pelatihan adalah :

Aktivitas / Materi pelatihan Batas Waktu

Ver 2.0 Page 61


Manual Peserta
DEVELOPING PEOPLE PROGRAM - SUPERVISORY EDUCATION I

Catatan Tambahan:

Ver 2.0 Page 62