Modul Pembelajaran
Supervisory Education 1
5 Paradigma Pelayanan
Coffee Break
4. Membangun Relasi
• Manual Peserta
• Fasilitator, dan
»Anda
KIRI KANAN
- Simple - Inspiring - Performing - Phenomenal -
Paradigma #1
>
Apa Yang
Kita Berikan
Apa Yang
Kita Dapat
Selalu Banyak Memberi
Giving < Getting Customer Complaint
Bekerja Ikhlas
MEMBERI
Give More Give Less
Expect More
WAJAR K -- AJAR
Expect Less
IKHLAS WAJAR
Paradigma #5
BUKAN
Kuis
- Simple - Inspiring - Performing - Phenomenal -
Keterampilan
Pelayanan Pelanggan PLN
1. Memahami kebutuhan pelanggan
2. Menjalankan rantai pelayanan
3. Memberikan solusi yang tepat kepada
pelanggan
4. Membangun relasi dengan panduan perilaku
PLN
5. Membangun kerjasama pelayanan
3.
Memberikan
Solusi
4
Membangun
Relasi
5.
Membangun
Kerja Sama
27
Pelayanan Pelanggan PLN
3.
Memberikan
Solusi
4
Membangun
Relasi
5 Paradigma
1.
Pelayanan
Memahami 5.
Kebutuhan Membangun
Pelanggan Kerja Sama
28
Diskusi
• Apa yang harus dilakukan PLN dalam
memberikan pelayanan ?
Proses Proses
Pembangkitan Transmisi
Orang
Nilai yang
/SDM
diterima
Pelanggan Proses
Proses
Distribusi Pendukung
Tingkat Level 2 :
Pemahaman Hot Line, Networks, Service Desk, Survei tidak
Kebutuhan terstruktur, Analisis data, Umpan balik
Pelanggan pelanggan
Level 1 :
Menampung
Keluhan
Rendah
Perilaku
Reaktif Pelayanan
Proaktif
- Simple - Inspiring - Performing - Phenomenal - 32
Hirarki Kepuasan Pelanggan
Unanticipated
Desired
Expected
Basic
Below
Core Service & Personal Service
Tingkat
Kepuasan Loyal
Putus Biasa Pemberi
Kecewa Puas
Asa Saja Referens
i
Tingkat
Pelayanan
Dibawah Sangat
Gagal Rata-Rata Baik
Rata2 Baik
Personal
Core Service
Service
- Simple - Inspiring - Performing - Phenomenal -
Gunakan Memahami Kebutuhan Pelanggan
pada saat Project Assignment
• Memahami kebutuhan pelanggan internal
maupun eksternal
• Menjalankan 5 paradigma pelayanan dalam
berhubungan dengan pelanggan
• Memiliki semangat untuk mencapai kepuasan
pelanggan Unanticipated
• Tidak sekedar mencapai TMP yang ditetapkan
• ___________________________________
Kuis
- Simple - Inspiring - Performing - Phenomenal -
Pelayanan Pelanggan PLN
3.
Memberikan
Solusi
4
Membangun
Relasi
5.
Membangun
Kerja Sama
36
Diskusi
• Apa Yang Menjadi Ukuran Keberhasilan
Pelayanan di Unit Kerja Anda?
Pelanggan
Ngamuk di PLN
Aceh
Pikirkan situasi pekerjaan anda dan tuliskan di bawah ini orang/bagian yang menjadi
customers anda dan orang/bagian yang menjadi suppliers anda.
Customer Supplier
Internal
Process
Storing &
Inventory
Preparation
Installment
RASCI CHART
• Dipergunakan untuk memetakan proses secara
komprehensif
• Memastikan setiap proses sudah memiliki
penanggung jawab.
A: Accountable
Orang berwewenang
mengambil keputusan
S: Supportive
Orang yang mendukung
aktivitas
C: Consulted
Orang yang memberikan
saran. Tanggung jawabnya
sebatas memberikan
bantuan
I : Informed
Orang yang mendapat
laporan dan pemberitahuan
4
Membangun
Relasi
5.
Membangun
Kerja Sama
46
Memberikan Solusi :
Core Service Skill
Mr Bean
Bad Customer
Service
Core Service Skill
Memahami
Membangun Masalah Mencari
Kesan Awal Penyebabnya
Basic
Customer
Service
Memberikan Merumuskan
Sentuhan Akhir Menawarkan Solusi Masalah
Menang – menang
Cara Membangun Kesan Awal
Sikap & gaya bahasa kurang baik Sikap & gaya bahasa yang baik
Membuat kontak mata dengan pelanggan
Tidak ada kontak mata
Jabat tangan secara tegas tapi
Jabat tangan secara lemah tidak menekan
Nada bicara lemah Volume bicara kuat, suara jelas dan meyakinkan
Menuduh dan menyalahkan Bertanggung jawab dan membantu
orang lain menyelesaikan masalah
4
Membangun
relasi
5.
Membangun
Kerja Sama
58
Diskusi: Membangun Relasi
• Dengan siapa saja anda akan berhubungan?
• Bagaimana cara Anda membangun relasi
dengan pelanggan maupun stakeholder Anda?
• Adakah panduan yang harus anda jalankan ?
Ben Stiller
(Service
Qualtiy)
• Menunjukkan empati
• Berkomunikasi secara positif
Personal • Memberikan feedback
Keterampilan Servce Skill • Menjalankan panduan
Membangun
Relasi dengan
perilaku PLN dalam
pelanggan menghadapi pelanggan
untuk dapat
memenangkan
hati mereka
Menunjukkan Empati
tentang perasaan
EMPATI
tentang situasi
Contoh:
“Saya memahami maksud Anda…”
“Benar…”
“Itu benar, saya pernah menghadapi situasi ini...”
“Ya, memang tidak mudah untuk…”
“Saya mengerti susahnya untuk…”
Berkomunikasi secara Positif
Ajukan pertanyaan secara positif
Misalnya:
Negatif Positif
Kamu bisa kerjakan Apa Anda bisa
sekarang juga kan? kerjakan sekarang?
Gunakan bahasa yang sederhana
Sampaikan pesan secara positif
Jangan menyalahkan orang lain dalam organisasi
Anda atau pelanggan
Berkomunikasi secara Positif
Kalimat Negatif Kalimat Positif
Bapak nggak ngerti sih Saya akan menjelaskan kembali
Ibu nggak membantu saya kalau seperti itu Saya yakin ibu bisa membantu
Itu bukan pekerjaan saya Maaf, saya tidak begitu paham tapi saya akan
mencari informasi. Mohon menunggu.
Anda salah Coba kita lihat yang sebenarnya.
Ah, keluhan ibu sudah biasa kok Kami segera menyelesaikan hal ini
4
Membangun
Relasi
5.
Membangun
Kerja Sama
68
Hambatan Dalam Kerjasama
Pelayanan
• Tuliskan 1 masalah yang sering memunculkan
konflik dalam memberikan pelayanan
B C
B
A
Merendahkan A
71
Respons Yang Mendorong Kerjasama
Untuk menyelesaikan konflik antara A dengan B, maka respon
harus dirubah untuk mendorong kerjasama dengan cara :
A B Menemukan kepentingan
Menghadirkan mediator A B bersama
Melihat kembali
B Membiarkannya “ “
dari sudut pandang lain
72
Bergerak Dari Konflik Ke
Kerjasama
Apa yang berubah?
74
Role Play
Tiga orang dalam satu kelompok:
• 1 orang sebagai atasan/kolega
• 1 orang sebagai bawahan/kolega
• 1 orang sebagai pengamat
75
Gunakan Membangun Kerjasama pada saat
Project Assignment
• Mengatasi konflik kerjasama dalam
memberikan pelayanan
• Menjalankan langkah kerjasama ketika terjadi
konflik dalam project assignment
• Mengantisipasi respon umum dari konflik dan
segera membangun kerjasama
• ___________________________________
Kuis
- Simple - Inspiring - Performing - Phenomenal -
Kesimpulan Pembelajaran form