Organization process approaches

Bab ini menjelaskan intervensi proses di seluruh sistem program perubahan yang diarahkan pada
peningkatan proses seperti pemecahan masalah organisasi, kepemimpinan, visi, dan penyelesaian
tugas antar kelompok—untuk subsistem utama atau untuk keseluruhan organisasi.

Jenis intervensi pertama, pertemuan konfrontasi organisasi, adalah salah satu pendekatan proses
organisasi yang paling awal. Ini membantu memobilisasi sumber daya pemecahan masalah dari
subsistem utama atau seluruh organisasi dengan mendorong anggota untuk mengidentifikasi dan
menghadapi masalah yang mendesak.

Pendekatan proses organisasi kedua disebut hubungan antarkelompok. Ini terdiri dari dua
intervensi: pertemuan resolusi konflik antarkelompok dan kelompok mikrokosmos. Kedua intervensi
ditujukan untuk mendiagnosis dan menangani proses tingkat organisasi yang penting, seperti konflik,
koordinasi unit organisasi, dan keragaman. Intervensi konflik antarkelompok secara khusus
berorientasi pada proses konflik, sedangkan kelompok mikrokosmos adalah strategi perubahan
sistem yang lebih umum.

Pendekatan proses ketiga dan terakhir di seluruh sistem, intervensi kelompok besar, telah menerima
banyak perhatian baru-baru ini dan merupakan salah satu area dengan pertumbuhan tercepat di PO.
Intervensi kelompok besar mendapatkan "seluruh sistem ke dalam ruangan" dan menciptakan
proses yang memungkinkan berbagai pemangku kepentingan untuk berinteraksi secara simultan.

Tahapan Aplikasi

Pertemuan konfrontasi organisasi biasanya melibatkan langkah-langkah berikut:

1. Pertemuan kelompok dari semua yang terlibat dijadwalkan dan diadakan di tempat yang
sesuai. Biasanya tugasnya adalah mengidentifikasi masalah yang berkaitan dengan
lingkungan kerja dan efektivitas organisasi.
2. Kelompok ditunjuk mewakili semua departemen organisasi. Dengan demikian, setiap
kelompok mungkin memiliki satu atau lebih anggota dari penjualan, pembelian, keuangan,
operasi, dan jaminan kualitas. Untuk alasan yang jelas, bawahan tidak boleh berada dalam
kelompok yang sama dengan atasannya, dan manajemen puncak harus membentuk
kelompoknya sendiri. Ukuran kelompok dapat bervariasi dari lima hingga lima belas anggota,
tergantung pada faktorfaktor seperti ukuran organisasi dan tempat pertemuanyang tersedia.
3. Intinya ditekankan bahwa kelompok harus terbuka dan jujur dan bekerja keras untuk
mengidentifikasi masalah yang mereka lihat dalam organisasi. Tidak ada yang akan dikritik
karena mengemukakan masalah dan, pada kenyataannya, kelompok akan dinilai
berdasarkan kemampuan mereka untuk melakukannya.
4. Kelompok diberi waktu satu atau dua jam untuk mengidentifikasi masalah organisasi.
Umumnya, seorang praktisi OD pergi dari kelompok ke kelompok, mendorong keterbukaan
dan membantu kelompok dengan tugas-tugas mereka.
5. Kelompok-kelompok kemudian berkumpul kembali di tempat pertemuan pusat. Setiap
kelompok melaporkan masalah yang telah diidentifikasi dan terkadang menawarkan solusi.
 Karena setiap kelompok mendengar laporan dari yang lain, jumlah maksimum informasi
yang dibagikan.
6. Baik saat itu atau nanti, daftar induk masalah dipecah menjadi beberapa kategori. Ini dapat
dilakukan oleh peserta, oleh orang yang memimpin sesi, atau oleh manajer dan stafnya.
Proses ini menghilangkan duplikasi dan tumpang tindih dan memungkinkan masalah untuk
dipisahkan sesuai dengan bidang fungsional atau lainnya yang sesuai.
7. Setelah kategorisasi masalah, peserta dibagi ke dalam kelompok-kelompok pemecahan
masalah yang komposisinya mungkin, dan biasanya, berbeda dari kelompok-kelompok
identifikasi masalah asli. Misalnya, semua masalah operasi dapat ditangani oleh orang-orang
di subunit itu. Atau gugus tugas yang mewakili bagian-bagian yang sesuai dari organisasi
dapat dibentuk.
8. Setiap kelompok mengurutkan masalah, mengembangkan rencana aksi taktis, dan
menentukan jadwal yang tepat untuk menyelesaikan fase proses ini.
9. Setiap kelompok kemudian secara berkala melaporkan daftar prioritas dan rencana aksi
taktisnya kepada manajemen atau kelompok yang lebih besar.
10. jadwal pertemuan tindak lanjut berkala (sering bulanan) ditetapkan. Pada sesi ini, para
pemimpin tim melaporkan baik kepada manajemen puncak, kepada pemimpin tim lainnya,
atau kepada kelompok secara keseluruhan mengenai kemajuan tim mereka dan rencana
tindakan di masa depan. Pembentukan formal pertemuan-pertemuan tindak lanjut tersebut
memastikan tindakan yang berkelanjutan dan modifikasi prioritas dan jadwal sesuai
kebutuhan.

INTERVENSI HUBUNGAN ANTAR KELOMPOK

Kemampuan untuk mendiagnosis dan memahami hubungan antarkelompok penting bagi praktisi PO
karena

1. kelompok sering kali harus bekerja dengan dan melalui kelompok lain untuk mencapai
tujuan mereka;
2. kelompok-kelompok dalam organisasi sering menimbulkan masalah dan saling menuntut
3. kualitas hubungan antar kelompok dapat mempengaruhi tingkat efektivitas organisasi.

Kelompok Mikrokosmos

Sebuah kelompok mikrokosmos terdiri dari sejumlah kecil individu yang mencerminkan masalah
yang sedang ditangani. Misalnya, kelompok mikrokosmos yang terdiri dari anggota yang mewakili
spektrum latar belakang etnis, budaya, dan ras dapat dibuat untuk mengatasi masalah keragaman
dalam organisasi. Kelompok ini, dibantu oleh praktisi OD, dapat membuat program dan proses yang
ditargetkan pada isu-isu tertentu. Selain mengatasi masalah keragaman, kelompok mikrokosmos
telah digunakan untuk melakukan diagnosa organisasi, memecahkan masalah komunikasi,
mengintegrasikan dua budaya, memperlancar transisi ke struktur baru, dan mengatasi proses politik
yang disfungsional.
Tahapan Aplikasi

Proses menggunakan kelompok mikrokosmos untuk mengatasi masalah di seluruh organisasi

melibatkan lima langkah berikut

1. Mengidentifikasi masalah. Langkah ini melibatkan menemukan masalah sistem yang akan
ditangani. Ini mungkin hasil dari diagnosis organisasi atau mungkin ide yang dihasilkan oleh
anggota organisasi atau gugus tugas.
2. Rapatkan grup. Setelah masalah diidentifikasi, kelompok mikrokosmos dapat dibentuk.
Prinsip pertemuan yang paling penting adalah bahwa keanggotaan kelompok perlu
mencerminkan campuran pemangku kepentingan yang tepat terkait dengan masalah
tersebut. Jika masalahnya adalah keragaman organisasi, maka kelompok tersebut harus
mencerminkan masalah dalam hal ras, jenis kelamin, usia, kecacatan, orientasi seksual,
budaya, atau dimensi lain.
3. Memberikan pelatihan kelompok. Setelah kelompok mikrokosmos terbentuk, pelatihan
diberikan dalam pemecahan masalah kelompok dan pengambilan keputusan. Intervensi
pembangunan tim juga mungkin tepat. Pelatihan kelompok berfokus pada penetapan misi
atau piagam kelompok, hubungan kerja antar anggota, norma pengambilan keputusan
kelompok, dan definisi masalah yang akan ditangani.
4. Atasi masalah ini. Langkah ini melibatkan pemecahan masalah dan implementasi solusi.
Praktisi OD dapat membantu kelompok mendiagnosis, merancang, mengimplementasikan,
dan mengevaluasi perubahan. Isu utama adalah mendapatkan komitmen dalam organisasi
yang lebih luas untuk mengimplementasikan solusi kelompok
5. Bubarkan grup. Kelompok mikrokosmos dapat dibubarkan setelah berhasil menerapkan
perubahan. Ini biasanya melibatkan penulisan laporan akhir atau mengadakan pertemuan
akhir.

Menyelesaikan Konflik Antarkelompok

Intervensi konflik antarkelompok dirancang khusus untuk membantu dua kelompok atau
departemen dalam suatu organisasi menyelesaikan konflik disfungsional. Konflik antarkelompok
tidak baik atau buruk dalam dirinya sendiri, dan dalam beberapa kasus, konflik antar departemen
diperlukan dan produktif untuk organisasi. Ini berlaku di mana ada sedikit saling ketergantungan
antar departemen dan konflik atau persaingan di antara mereka dapat memacu tingkat produktivitas
yang lebih tinggi.

Tahapan Aplikasi

Strategi dasar untuk meningkatkan hubungan antardepartemen atau antarkelompok adalah dengan
mengubah persepsi (mungkin, lebih tepatnya, salah persepsi) yang dimiliki kedua kelompok
terhadap satu sama lain.

1. Seorang konsultan di luar kedua kelompok memperoleh persetujuan mereka untuk bekerja secara
langsung dalam meningkatkan hubungan antarkelompok. (Penggunaan konsultan luar sangat
dianjurkan karena tanpa pengaruh moderat dari pihak ketiga yang netral, hampir tidak mungkin bagi
kedua kelompok untuk berinteraksi tanpa menjadi buntu dan terpolarisasi dalam posisi bertahan.)
2. Waktu yang ditetapkan untuk kedua kelompok bertemu—sebaiknya jauh dari situasi kerja normal
mereka.

3. Konsultan, bersama dengan manajer kedua kelompok, menjelaskan maksud dan tujuan
pertemuan: untuk mengembangkan hubungan timbal balik yang lebih baik, menggali persepsi
kelompok satu sama lain, dan merumuskan rencana untuk meningkatkan hubungan.

4. Kedua kelompok ditempatkan di ruangan yang terpisah dan diminta untuk menuliskan jawaban
mereka atas ketiga pertanyaan tersebut.

5. Setelah menyelesaikan daftar mereka, kedua kelompok berkumpul kembali. Perwakilan dari setiap
kelompok mempresentasikan pernyataan tertulis. Hanya dua perwakilan yang diperbolehkan
berbicara.

INTERVENSI KELOMPOK BESAR

Intervensi proses di seluruh sistem ketiga disebut intervensi kelompok besar. Program perubahan
semacam itu telah disebut dengan beragam sebagai "konferensi pencarian," "pertemuan ruang
terbuka," "perencanaan sistem terbuka," "kafe dunia," "pencarian masa depan," "akselerator
keputusan," dan "KTT Penyelidikan Apresiatif.

Intervensi kelompok besar dapat bervariasi pada beberapa dimensi, termasuk tujuan, ukuran,
panjang, struktur, dan jumlah. Tujuan dari metode perubahan ini dapat mencakup menciptakan
masa depan dan menetapkan arah, mendefinisikan kembali pekerjaan, struktur organisasi, dan
sistem, dan merencanakan atau memecahkan masalah organisasi tertentu

Meningkatkan Hubungan Antarkelompok dalam Evaluasi Obat Johnson & JohnsonDepartemen

Johnson & Johnson (J&J) adalah salah satu produsen produk perawatan kesehatan terbesar di dunia.
Tujuan mendasar dari perusahaan ini adalah untuk menyediakan produk dan layanan yang
berkualitas tinggi secara ilmiah untuk membantu menyembuhkan orang sakit, menyembuhkan
penyakit, dan meningkatkan kualitas hidup. Pada pertengahan tahun 2000, J&J membuat keputusan
strategis untuk menggabungkan dua organisasi penelitian dan pengembangan dalam
Pharmaceuticals Group. Departemen di Robert Wood Johnson Pharmaceutical Research Institute,
yang berkantor pusat di New Jersey, dan Janssen Research Foundation, yang berkantor pusat di
Belgia, diintegrasikan untuk menciptakan fungsi global terdepan yang disebut organisasi Drug
Evaluation (DE). Tujuan DE adalah menghasilkan data dengan cepat yang memungkinkan J&J
membuat keputusan investasi terbaik tentang portofolio obat. Dalam keseluruhan proses R&D,
kelompok adalah jembatan antara penemuan senyawa baru dan pengembangan penuh obat baru.

Tahapan Aplikasi

Melakukan intervensi kelompok besar umumnya melibatkan persiapan pertemuan, pelaksanaannya,

dan tindak lanjut hasil. Kegiatan-kegiatan tersebut dijelaskan di bawah ini.

1. Tema pertemuan yang menarik. Intervensi kelompok besar memerlukan alasan kuat atau
titik fokus untuk perubahan. Meskipun "masalah orang" dapat menjadi fokus penting, alasan
 yang lebih kuat untuk upaya kelompok besar termasuk mengelola merger atau reorganisasi
yang akan datang, menanggapi ancaman dan peluang lingkungan, atau mengusulkan
perubahan organisasi yang radikal.
2. Peserta yang sesuai. Tujuan mendasar dari intervensi kelompok besar adalah untuk
mendapatkan seluruh sistem di dalam ruangan
3. Tugas yang relevan untuk membahas tema konferensi. Seperti dijelaskan di bawah,
tugastugas ini biasanya ditugaskan ke beberapa subkelompok yang bertanggung jawab
untuk memeriksa tema dan menarik kesimpulan untuk tindakan

Metode Sistem Terbuka

Metode Sistem Terbuka. Berbagai pendekatan kelompok besar, seperti konferensi pencarian,
perencanaan sistem terbuka, akselerator keputusan, dan perubahan strategis waktu nyata, memiliki
dasar dalam metode sistem terbuka dan termasuk di antara proses kelompok besar yang lebih
terstruktur.

1. Memetakan lingkungan saat ini di sekitar organisasi. Pada langkah ini, domain atau bagian
lingkungan yang berbeda diidentifikasi dan diprioritaskan. Ini melibatkan daftar semua
kelompok eksternal yang secara langsung berinteraksi dengan organisasi, seperti pelanggan,
pemasok, atau lembaga pemerintah, dan memberi peringkat pada kepentingan mereka.
2. Menilai tanggapan organisasi terhadap harapan lingkungan. Langkah ini meminta peserta
untuk menjelaskan bagaimana organisasi saat ini menangani ekspektasi lingkungan yang
diidentifikasi pada langkah
3. Identifikasi misi inti organisasi. Langkah ini membantu mengidentifikasi tujuan yang
mendasari atau misi inti organisasi, yang diturunkan dari cara organisasi merespons tuntutan
eksternal.
4. Buat skenario masa depan yang realistis dari ekspektasi lingkungan dan tanggapan
organisasi. Langkah ini meminta anggota untuk memproyeksikan organisasi dan
lingkungannya dalam waktu dekat, dengan asumsi tidak ada perubahan nyata dalam
organisasi.
5. Buat skenario masa depan yang ideal dari ekspektasi lingkungan dan tanggapan organisasi.
Anggota diminta untuk menciptakan alternatif masa depan yang diinginkan.
6. Bandingkan masa kini dengan masa depan yang ideal dan siapkan rencana tindakan untuk
mengurangi perbedaan tersebut. Langkah terakhir ini mengidentifikasi tindakan spesifik
yang akan menggerakkan lingkungan dan organisasi menuju masa depan yang diinginkan.

Metode Ruang Terbuka

Pendekatan kedua untuk intervensi kelompok besar mencoba untuk mengatasi empat dilema
dengan memaksakan tingkat minimal struktur formal. Metode ruang terbuka untuk sementara
merestrukturisasi atau "mengatur sendiri" peserta di sekitar minat dan topik yang terkait dengan
tema konferensi.

1. Tetapkan kondisi untuk mengatur diri sendiri. Pada langkah pertama, praktisi atau manajer
PO yang bertanggung jawab atas intervensi kelompok besar mengatur panggung dengan
mengumumkan tema sesi dan norma yang akan mengaturnya.
Metode Positif

Intervensi kelompok besar terakhir merupakan pendekatan hibrida untuk empat dilema. Hal ini
dibedakan dari dua metode lainnya dengan menggunakan pendekatan positif untuk perubahan yang
dijelaskan dalam bab 2. Faktanya, banyak latihan masa depan dan visi dalam pendekatan sistem
terbuka yang membantu membimbing anggota dalam menciptakan "gambaran potensi" menuju
mana organisasi dapat tumbuh dan berkembang diambil dari pendekatan ini.

1. Temukan inti positif organisasi. Sehubungan dengan tujuan pertemuan puncak, peserta
pertama-tama berpasangan dengan orang lain dan melakukan wawancara apresiatif. Jika
KTT diselenggarakan untuk memanfaatkan peluang pasar baru, pertanyaan-pertanyaan
tersebut akan menghasilkan cerita tentang pengalaman di mana suatu kelompok atau
organisasi paling berhasil menjadi wirausaha dan cepat.
2. Bermimpi tentang dan membayangkan masa depan yang lebih diinginkan dan memuaskan.
Pada langkah ini, peserta menggunakan tema dan faktor keberhasilan dari kegiatan pertama
untuk mengembangkan gambaran masa depan yang menarik.
3. Rancang susunan struktural dan sistem yang paling mencerminkan dan mendukung visi atau
impian. Anggota KTT mengidentifikasi fitur desain (strategi, struktur, sistem, proses) yang
perlu ada untuk membuat visi menjadi kenyataan.
4. Buat rencana tindakan spesifik yang akan memenuhi tujuan organisasi. Tugas utama langkah
takdir adalah mengidentifikasi proyek, inisiatif, dan rencana aksi yang diperlukan untuk
mengimplementasikan kriteria desain. Gugus tugas dibentuk, tim secara sukarela mengambil
proyek, dan mekanisme tata kelola apa pun yang diperlukan untuk mengoordinasikan upaya
dibuat.

Menindaklanjuti Hasil Rapat Upaya tindak lanjut sangat penting untuk mengimplementasikan
rencana aksi dari intervensi skala besar. Upaya ini melibatkan mengkomunikasikan hasil pertemuan
ke seluruh organisasi,mendapatkan komitmen yang lebih luas terhadap perubahan, dan menyusun
proses perubahan