Machine Translated by Google

BAB Siklus Pengeluaran:

Pembelian ke Tunai

13 Pencairan

TUJUAN PEMBELAJARAN

1. Diskusikan aktivitas bisnis dasar dan operasi pemrosesan informasi terkait dalam siklus pengeluaran,
jelaskan ancaman umum terhadap aktivitas tersebut, dan jelaskan kontrol yang dapat mengurangi
ancaman tersebut.

2. Jelaskan proses dan keputusan kunci yang terlibat dalam pemesanan barang dan jasa, identifikasi
ancaman terhadap aktivitas tersebut, dan jelaskan kontrol yang dapat mengurangi ancaman tersebut.

3. Jelaskan proses dan keputusan kunci yang terlibat dalam penerimaan barang dan jasa, identifikasi
ancaman terhadap aktivitas tersebut, dan jelaskan kontrol yang dapat mengurangi ancaman tersebut.

4. Jelaskan proses dan keputusan kunci yang terlibat dalam menyetujui faktur pemasok
untuk barang dan jasa, identifikasi ancaman terhadap aktivitas tersebut, dan jelaskan kontrol yang
dapat mengurangi ancaman tersebut.

5. Jelaskan proses dan keputusan kunci yang terlibat dalam melakukan pengeluaran kas
kepada pemasok, mengidentifikasi ancaman terhadap aktivitas tersebut, dan menjelaskan kontrol
yang dapat mengurangi ancaman tersebut.

KASUS INTEGRATIF Alpha Omega Electronics

Meskipun sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) yang baru di Alpha Omega Electronics (AOE) telah

memungkinkan perusahaan memangkas biaya yang terkait dengan pembelian dan hutang dagang, Linda Spurgeon, presiden

AOE, yakin bahwa perbaikan tambahan diperlukan. Dia sangat prihatin dengan masalah yang baru-baru ini diangkat oleh

LeRoy Williams, wakil presiden manufaktur untuk AOE. LeRoy kesal karena beberapa proses produksi tertunda di pabrik

Wichita karena komponen yang menurut catatan persediaan AOE sebenarnya tidak tersedia. Ada juga penundaan di pabrik

Dayton karena pemasok tidak mengirimkan komponen tepat waktu atau mengirimkan produk di bawah standar.

Linda bertanya kepada Elizabeth Venko, controller, dan Ann Brandt, wakil presiden AOE untuk sistem formasi, untuk

beberapa rekomendasi tentang bagaimana sistem ERP baru AOE dapat membantu mengatasi masalah ini. Secara khusus,

dia meminta Elizabeth dan Ann untuk menyampaikan hal-hal berikut

masalah:

394
Machine Translated by Google

1. Apa yang harus dilakukan untuk memastikan bahwa catatan inventaris AOE terkini dan akurat untuk menghindari
kekurangan komponen yang tidak terduga seperti yang dialami di pabrik Wichita?
2. Bagaimana masalah di pabrik Dayton dapat dihindari di masa mendatang? Apa yang dapat dilakukan untuk
memastikan pengiriman komponen berkualitas tepat waktu?
3. Apakah mungkin untuk mengurangi investasi AOE pada persediaan material?
4. Bagaimana sistem informasi dapat memberikan informasi yang lebih baik untuk memandu perencanaan dan
produksi?
5. Bagaimana TI dapat digunakan untuk merekayasa ulang aktivitas siklus pengeluaran lebih lanjut?

Seperti yang diungkapkan kasus ini, kekurangan dalam sistem informasi yang digunakan untuk mendukung kegiatan
siklus pengeluaran dapat menimbulkan masalah keuangan yang signifikan bagi organisasi. Informasi terkini dan akurat siklus pengeluaran -
Serangkaian aktivitas bisnis
tentang persediaan, pemasok, dan status pembelian yang beredar sangat penting untuk mengelola siklus pengeluaran berulang dan operasi
pemrosesan data terkait yang
secara efektif. Saat Anda membaca bab ini, pikirkan tentang bagaimana mengatasi masalah AOE dengan aktivitas siklus
terkait dengan pembelian dan
pengeluarannya. pembayaran barang dan jasa.

pengantar
Siklus pengeluaran adalah serangkaian kegiatan bisnis yang berulang dan operasi
pemrosesan informasi terkait yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang
dan jasa (Gambar 13-1). Bab ini berfokus pada perolehan bahan baku, barang jadi,

Barang dan jasa GAMBAR 13-1

Pendapatan
Faktur dersHaids
HAIr Siklus Diagram Konteks dari
k
c HaifG
Hai

B p
sebuah

t
Siklus Pengeluaran
e
saya
ceR
Kebutuhan Pembelian Inventaris
Pemasok
Tanda terima barang Kontrol

Pengeluaran
Order pembelian Siklus Kebutuhan Pembelian

Pembayaran Tanda terima barang Berbagai

t dn R
sebuah
w
Departemen

Rec Mter
sebuah
sebuah

te
h _ sD
sebuah
sebuah

sebuah

P rc men ep
saya

N
aku
sebuah

Jurnal umum saya

dan
P
kamu _kamu f G eeds
t Hai
Produksi
Sistem pelaporan
HaiHai
ds
Siklus

395
Machine Translated by Google

396 BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

persediaan, dan jasa. Bab 14 dan 15 membahas dua jenis pengeluaran khusus lainnya: masing-masing perolehan aset
tetap dan jasa tenaga kerja.
Dalam siklus pengeluaran, pertukaran informasi eksternal utama adalah dengan pemasok (vendor). Di dalam
organisasi, informasi tentang kebutuhan untuk membeli barang dan material mengalir ke siklus pengeluaran dari siklus
pendapatan dan produksi, pengendalian persediaan, dan berbagai departemen. Setelah barang dan bahan tiba,
pemberitahuan penerimaannya mengalir kembali ke sumber-sumber tersebut dari siklus pengeluaran. Data pengeluaran
juga mengalir dari siklus pengeluaran ke buku besar dan fungsi pelaporan untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan
dan berbagai laporan manajemen.

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan
persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi. Untuk mencapai tujuan ini,
manajemen harus membuat keputusan kunci berikut:

• Berapa tingkat persediaan dan persediaan yang optimal untuk dibawa?

• Pemasok mana yang memberikan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik?
• Bagaimana organisasi dapat mengkonsolidasikan pembelian di seluruh unit untuk mendapatkan harga yang optimal?
• Bagaimana teknologi informasi (TI) dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi fungsi logistik masuk?

• Bagaimana organisasi mempertahankan kas yang cukup untuk memanfaatkan setiap diskon
penawaran pemasok?
• Bagaimana pembayaran ke vendor dikelola untuk memaksimalkan arus kas?

Jawaban atas pertanyaan tersebut memandu bagaimana sebuah organisasi melakukan empat pengeluaran dasar
kegiatan siklus diture digambarkan pada Gambar 13-2:

1. Memesan bahan, persediaan, dan layanan

2. Menerima bahan, persediaan, dan layanan
3. Menyetujui faktur pemasok
4. Pengeluaran tunai

Bab ini menjelaskan bagaimana sistem informasi organisasi mendukung setiap aktivitas tersebut. Kita mulai dengan
menjelaskan rancangan sistem informasi siklus pengeluaran dan pengendalian dasar yang diperlukan untuk memastikan
bahwa sistem tersebut memberikan informasi yang andal kepada manajemen untuk menilai efisiensi dan efektivitas
operasional. Kami kemudian membahas secara rinci masing-masing dari empat kegiatan siklus pengeluaran dasar. Untuk
setiap aktivitas, kami menjelaskan bagaimana informasi yang diperlukan untuk melakukan dan mengelola aktivitas tersebut
dikumpulkan, diproses, dan disimpan. Kami juga menjelaskan kontrol yang diperlukan untuk memastikan tidak hanya
keandalan informasi tersebut tetapi juga pengamanan sumber daya organisasi.

Sistem Informasi Siklus Pengeluaran

Seperti yang ditunjukkan Tabel 13-1, aktivitas dalam siklus pengeluaran merupakan cerminan dari aktivitas dasar yang
dilakukan dalam siklus pendapatan. Keterkaitan erat antara aktivitas siklus pengeluaran pembeli dan aktivitas siklus
pendapatan penjual memiliki implikasi penting bagi desain sistem informasi akuntansi kedua belah pihak. Secara khusus,
dengan menerapkan pengembangan TI baru untuk merekayasa ulang aktivitas siklus pengeluaran, perusahaan menciptakan
peluang bagi pemasok untuk merekayasa ulang aktivitas siklus pendapatan mereka. Sebaliknya, menggunakan TI untuk
mendesain ulang siklus pendapatan perusahaan dapat menciptakan peluang bagi pelanggan untuk mengubah siklus
pengeluaran mereka sendiri. Faktanya, perubahan dalam operasi satu perusahaan mungkin memerlukan perubahan yang
sesuai dalam operasi perusahaan lain yang berbisnis dengannya. Misalnya, pabrikan mobil besar dan banyak peritel besar,
seperti Walmart, mewajibkan pemasok mereka mengirimkan faktur melalui pertukaran data elektronik (electronic data
interchange/EDI), atau mereka tidak akan melakukan bisnis dengan mereka. Konsekuensinya, pemasok tersebut harus
memodifikasi sistem informasi akuntansi mereka untuk memasukkan penggunaan EDI.

PROSES
Seperti kebanyakan organisasi besar, AOE menggunakan sistem ERP. Gambar 13-3 menunjukkan porsi sistem ERP yang
mendukung aktivitas bisnis siklus pengeluaran AOE.
Machine Translated by Google

BAB 13 SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN HINGGA PENGELUARAN TUNAI 397

Produksi Berbagai Inventaris

GAMBAR 13-2
Siklus Departemen Kontrol Aliran Data Tingkat 0
Diagram untuk
Siklus Pengeluaran
Memesan
Permintaan
Salinan
dari
Pembelian

Permintaan Pembelian Permintaan

Pembelian
Pesanan Pembelian
Salinan Pesanan Pembelian
Pembelian
Salinan

1.0
Memerintah

Pembelian
Memesan
Pesanan Kembali

Pembelian Pendapatan
Inventaris Pemasok Pemasok
Pesanan Siklus

Resi
Item Barang dan
Slip Pengepakan

2.0
Menerima

Menerima Faktur

Laporan

Inventaris
Toko
(Gudang)
Pembayaran

Menerima
Laporan

3.0
Menyetujui
pemasok
Faktur

Akun Umum Voucher

Dapat dibayar buku besar Kemasan

4.0
Uang tunai

Pencairan

Meskipun Gambar 13-3 menunjukkan bahwa departemen pengendalian persediaan AOE memiliki
tanggung jawab utama untuk memastikan jumlah bahan dan persediaan yang memadai, departemen
mana pun dapat mengajukan permintaan untuk membeli barang. Setelah permintaan pembelian disetujui,
sistem mencari file induk inventaris untuk mengidentifikasi pemasok pilihan untuk item tersebut. Sistem
kemudian membuat pesanan pembelian yang dikirim ke pemasok melalui EDI. (Jika perlu, salinan kertas
dicetak dan dikirimkan.) Departemen penerima memiliki akses ke file pesanan pembelian terbuka
sehingga dapat merencanakan dan memverifikasi validitas pengiriman. Hutang usaha diberitahukan
tentang atau ders sehingga dapat merencanakan komitmen keuangan yang tertunda. Departemen yang
membuat daftar permintaan pembelian juga diberitahu bahwa permintaannya telah disetujui.
Machine Translated by Google

398 BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

TABEL 13-1 Perbandingan Kegiatan Siklus Pendapatan dan Pengeluaran

KEGIATAN SIKLUS PENDAPATAN KEGIATAN SIKLUS PENGELUARAN

Entri pesanan penjualan—memproses pesanan dari
pelanggan
Pengiriman—mengirimkan barang dagangan atau layanan
kepada pelanggan (logistik keluar)
Penagihan—mengirim faktur ke pelanggan
Pengumpulan uang tunai—memproses pembayaran dari
pelanggan
Pemesanan bahan, pasokan, dan layanan—
mengirim pesanan ke pemasok
Menerima — menerima barang dagangan atau layanan
dari pemasok (logistik masuk)
Memproses faktur—meninjau dan menyetujui faktur dari
pemasok
Pengeluaran kas—memproses pembayaran ke pemasok

Pemasok utama mengirimkan pemberitahuan elektronik tentang pengiriman yang akan datang, yang
memungkinkan AOE merencanakan untuk memiliki staf yang memadai untuk memproses pengiriman yang
masuk di gudangnya. Ketika pengiriman tiba, pekerja dok penerima menggunakan sistem pemrosesan
pertanyaan untuk memverifikasi bahwa pesanan diharapkan dari pemasok itu. Sebagian besar pemasok
kode batang atau RFID (identifikasi frekuensi radio) menandai produk mereka untuk memudahkan
penghitungan barang. Pekerja dok penerima memeriksa barang dan menggunakan terminal online untuk
memasukkan informasi tentang jumlah dan kondisi barang yang diterima. Sistem memeriksa data tersebut
terhadap pesanan pembelian terbuka, dan setiap ketidaksesuaian segera ditampilkan di layar sehingga
dapat diselesaikan. Waktu pengiriman yang tepat juga dicatat untuk membantu mengevaluasi kinerja pemasok.
Setelah transfer barang ke gudang, petugas inventaris memverifikasi jumlah barang dan memasukkan
data tersebut ke dalam sistem. Untuk pemasok yang tidak mengirimkan invoice, sistem secara otomatis
menjadwalkan pembayaran sesuai dengan ketentuan yang disepakati saat pesanan dilakukan. Panitera
hutang memasukkan informasi dari pemasok yang mengirim EDI, dan kadang-kadang kertas, faktur. Sistem
kemudian membandingkan faktur pemasok dengan informasi tersebut

GAMBAR 13-3 Inventaris

Gudang
Kontrol
Gambaran Umum Sistem ERP
Pembelian
Pembelian
Desain untuk Mendukung Pemasok Pesanan Inventaris
Permintaan tanda terima
Siklus Pengeluaran Membuka
Pembelian
Pembelian Pesanan
Pembelian Pesanan

Pembelian Menerima
Pembelian Program Program Menerima

Pesanan masuk Masuk Menerima

Data

Akuntansi
Akun Basis Data Terintegrasi: Uang tunai

Pemasok, Inventaris, Pencairan

Menyetujui Dapat dibayar
Order pembelian, Lakukan Pembayaran
Faktur Pemasok Program Program
Menerima Laporan
Perbendaharaan

FEDI
Faktur
Faktur Cek
Bank
Pertanyaan
dan

Pemasok Laporan

Pemasok

Pembelian pemasok
Inventaris Akun
Memesan
Status
Status Status

Berbagai Departemen
dan Manajer
Machine Translated by Google

BAB 13 SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN HINGGA PENGELUARAN TUNAI 399

terkandung dalam pesanan pembelian dan laporan penerimaan untuk memastikan akurasi dan validitas.
Untuk pembelian persediaan atau layanan yang biasanya tidak melibatkan pesanan pembelian dan laporan
penerimaan, faktur dikirim ke penyelia yang sesuai untuk disetujui. Faktur pemasok itu sendiri juga diperiksa
keakuratan matematisnya. Sistem secara otomatis menjadwalkan tagihan untuk pembayaran berdasarkan
tanggal jatuh tempo.
AOE, seperti kebanyakan perusahaan, menggunakan pemrosesan batch untuk membayar pemasoknya.
Setiap hari, bendahara menggunakan sistem pemrosesan pertanyaan untuk meninjau faktur yang jatuh tempo
dan menyetujui pembayarannya. AOE melakukan pembayaran ke beberapa pemasoknya yang lebih besar
menggunakan pertukaran data elektronik keuangan (FEDI) tetapi masih mencetak cek kertas untuk banyak
pemasoknya yang lebih kecil. Ketika pembayaran transfer dana elektronik (EFT) diotorisasi atau cek dicetak,
sistem memperbarui file hutang dagang, faktur terbuka, dan buku besar umum. Untuk setiap pemasok, total
semua voucher dijumlahkan, dan jumlah tersebut dikurangi dari kolom saldo dalam catatan file induk pemasok
tersebut. Pesanan pembelian yang relevan dan laporan penerimaan ditandai untuk menandai bahwa transaksi
tersebut telah dibayar. Faktur yang dibayar kemudian dihapus dari file faktur terbuka. Saran pengiriman uang
disiapkan untuk setiap pemasok, yang mencantumkan setiap tagihan yang dibayarkan dan jumlah diskon atau
tunjangan yang diambil. Untuk pembayaran yang dilakukan melalui EFT, data pengiriman uang menyertai
pembayaran EFT sebagai bagian dari paket FEDI. Untuk pembayaran yang dilakukan dengan cek,
pemberitahuan pengiriman uang tercetak menyertai cek yang ditandatangani. Setelah semua transaksi
pencairan diproses, sistem menghasilkan entri jurnal ringkasan, mendebit hutang dan mengkredit kas, dan
memposting entri itu ke buku besar.
Kasir meninjau cek terhadap dokumen pendukung dan kemudian menandatanganinya.
Cek di atas jumlah tertentu juga memerlukan tanda tangan kedua oleh bendahara atau manajer lain yang
berwenang. Kasir kemudian mengirimkan cek yang telah ditandatangani dan saran pengiriman uang kepada
pemasok. Transaksi EFT juga dilakukan oleh kasir dan direview oleh bendahara.
Akses mudah ke informasi terkini dan akurat memungkinkan manajer memantau kinerja dengan cermat.
Namun, kualitas keputusan tergantung pada keakuratan informasi dalam database. Kami sekarang membahas
ancaman umum yang terkait dengan aktivitas siklus pengeluaran dan menjelaskan kontrol yang dapat
menguranginya.

ANCAMAN DAN KONTROL

Gambar 13-3 menunjukkan bahwa semua aktivitas siklus pengeluaran bergantung pada basis data terintegrasi
yang berisi informasi tentang pemasok, inventaris, dan aktivitas pembelian. Oleh karena itu, ancaman umum
pertama yang tercantum dalam Tabel 13-2 adalah data master yang tidak akurat atau tidak valid. Kesalahan
dalam data induk pemasok dapat mengakibatkan pemesanan dari pemasok yang tidak disetujui, pembelian
bahan dengan kualitas rendah, pengiriman tidak tepat waktu, pengiriman pembayaran ke alamat yang salah,
dan pembayaran curang ke pemasok fiktif. Kesalahan dalam data master inventaris dapat mengakibatkan
penundaan produksi karena kekurangan bahan utama yang tidak terduga atau pembelian yang tidak perlu
dan kelebihan inventaris. Kesalahan dalam data master pembelian dapat mengakibatkan pembelian yang
tidak sah dan gagal memanfaatkan diskon yang dinegosiasikan.
Tabel 13-2 menunjukkan bahwa salah satu cara untuk mengurangi ancaman data master yang tidak
akurat atau tidak valid adalah dengan menggunakan kontrol integritas pemrosesan data (kontrol 1.1) yang
dijelaskan di Bab 10. Penting juga untuk membatasi akses ke data master siklus pengeluaran dan
mengonfigurasi sistem sehingga hanya karyawan yang berwenang yang dapat melakukan perubahan pada
data master (kontrol 1.2). Hal ini memerlukan perubahan konfigurasi default peran karyawan dalam sistem
ERP untuk memisahkan tugas-tugas yang tidak kompatibel secara tepat. Misalnya, pertimbangkan situasi di
mana petugas bagian hutang memasukkan nama pemasok yang saat ini tidak ada dalam daftar pemasok
yang disetujui. Konfigurasi default dari banyak sistem ERP akan menghasilkan pertanyaan cepat apakah
petugas ingin membuat catatan pemasok baru. Hal ini melanggar pemisahan tugas yang semestinya dengan
mengizinkan orang yang bertanggung jawab mencatat pembayaran kepada pemasok untuk juga mengotorisasi
pembuatan akun baru. Demikian pula, konfigurasi default dari banyak sistem ERP memungkinkan staf hutang
tidak hanya membaca harga berbagai produk dan saldo saat ini yang harus dibayar kepada pemasok tetapi
juga untuk mengubah nilai item data tersebut. Contoh-contoh ini hanyalah beberapa dari banyak pengaturan
konfigurasi yang perlu ditinjau untuk memastikan pemisahan tugas yang tepat. Namun, karena kontrol preventif
seperti itu tidak akan pernah 100% efektif, Tabel 13-2 juga menunjukkan bahwa kontrol detektif yang penting
adalah membuat laporan secara teratur dari semua perubahan pada data master dan meninjaunya untuk
memverifikasi bahwa database tetap akurat (kontrol 1.3) .
Machine Translated by Google

400 BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

TABEL 13-2 Ancaman dan Kendali dalam Siklus Pengeluaran

AKTIVITAS ANCAMAN KONTROL (NOMOR PERTAMA MENGACU ANCAMAN YANG SESUAI)

Masalah umum 1. Tidak akurat atau tidak valid 1.1 Kontrol integritas pemrosesan data
sepanjang data master 1.2 Pembatasan akses ke data master

seluruh siklus 2. Tidak sah 1.3 Tinjauan semua perubahan pada data master
pengeluaran pengungkapan 2.1 Kontrol akses
informasi sensitif 2.2 Enkripsi
3. Kehilangan atau kehancuran 3.1 Prosedur pencadangan dan pemulihan bencana
data 4.1 Laporan manajerial
4. Performa buruk
Memerintah 5. Kehabisan persediaan dan 5.1 Sistem persediaan perpetual
kelebihan persediaan 5.2 Bar coding atau tag RFID
6. Membeli barang yang 5.3 Perhitungan fisik persediaan secara berkala
tidak dibutuhkan 6.1 Sistem persediaan perpetual
7. Membeli dengan 6.2 Review dan persetujuan permintaan pembelian
harga yang dinaikkan 6.3 Fungsi pembelian terpusat
8. Membeli barang dengan 7.1 Daftar harga
kualitas rendah 7.2 Penawaran kompetitif
9. Pemasok yang tidak dapat diandalkan 7.3 Tinjauan pesanan pembelian
10. Membeli dari yang 7.4 Anggaran
tidak sah 8.1 Membeli hanya dari pemasok yang disetujui
pemasok 8.2 Meninjau dan menyetujui pembelian dari pemasok baru
11. Suap 8.3 Pelacakan dan pemantauan kualitas produk oleh pemasok
8.4 Memegang tanggung jawab manajer pembelian atas pengerjaan ulang dan biaya memo
9.1 Mewajibkan pemasok untuk memiliki sertifikasi mutu (misalnya, ISO 9000)
9.2 Mengumpulkan dan memantau data kinerja pengiriman pemasok
10.1 Mempertahankan daftar pemasok yang disetujui dan mengonfigurasi sistem untuk
mengizinkan pesanan pembelian hanya untuk pemasok yang disetujui
10.2 Meninjau dan menyetujui pembelian dari pemasok baru
10.3 Kontrol khusus EDI (akses, tinjauan pesanan, enkripsi, kebijakan)
11.1 Melarang penerimaan hadiah dari pemasok
11.2 Rotasi pekerjaan dan liburan wajib
11.3 Mewajibkan agen pembelian untuk mengungkapkan kepentingan keuangan dan pribadi
di pemasok
11.4 Audit pemasok
Menerima 12. Menerima 12.1 Mensyaratkan adanya pesanan pembelian yang disetujui sebelum menerima apapun
barang yang tidak dipesan pengiriman
13. Kesalahan dalam menghitung 13.1 Jangan memberi tahu karyawan penerima tentang jumlah yang dipesan
14. Tidak memverifikasi 13.2 Mengharuskan karyawan penerima untuk menandatangani berita acara penerimaan
penerimaan layanan 13.3 Insentif
15. Pencurian inventaris 13.4 Penggunaan kode batang dan tag RFID
13.5 Konfigurasi sistem ERP untuk menandai ketidaksesuaian antara kuantitas yang diterima dan
dipesan yang melebihi batas toleransi untuk penyelidikan
14.1 Kontrol anggaran
14.2 Audit

15.1 Pembatasan akses fisik ke inventaris

15.2 Dokumentasi semua transfer inventaris antara penerimaan dan penemuan
karyawan tory
15.3 Perhitungan fisik persediaan dan rekonsiliasi secara periodik untuk dicatat
jumlah
15.4 Pemisahan tugas: penyimpanan inventaris versus penerimaan
Menyetujui faktur 16. Kesalahan dalam faktur 16.1 Verifikasi keakuratan faktur
plier pemasok pemasok 16.2 Memerlukan tanda terima terperinci untuk pembelian kartu pengadaan
17. Kesalahan dalam 16.3 ER

memposting ke hutang dagang 16.4 Pembatasan akses ke data master pemasok

16.5 Verifikasi tagihan pengiriman dan penggunaan saluran pengiriman yang disetujui
17.1 Kontrol edit entri data
17.2 Rekonsiliasi catatan utang usaha terperinci dengan akun pengendali buku besar umum
Machine Translated by Google
BAB 13 SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN HINGGA PENGELUARAN TUNAI 401

TABEL 13-2 Lanjutan

AKTIVITAS ANCAMAN KONTROL (NOMOR PERTAMA MENGACU ANCAMAN YANG SESUAI)

Uang tunai 18. Gagal mengambil
pengeluaran keuntungan dari
diskon untuk
pembayaran segera
19. Membayar barang yang
tidak diterima
20. Pembayaran duplikat
21. Pencurian uang tunai
22. Periksa perubahan
23. Masalah arus kas
18.1 Pengajuan faktur berdasarkan tanggal jatuh tempo untuk diskon
18.2 Anggaran arus kas
19.1 Mewajibkan semua faktur pemasok dicocokkan dengan dokumen pendukung
yang diakui oleh penerimaan dan pengendalian persediaan
19.2 Anggaran (untuk layanan)
19.3 Mewajibkan kuitansi untuk biaya perjalanan
19.4 Penggunaan kartu kredit perusahaan untuk biaya perjalanan
20.1 Membutuhkan paket voucher lengkap untuk semua pembayaran
20.2 Kebijakan untuk membayar hanya dari salinan asli faktur pemasok
20.3 Membatalkan semua dokumen pendukung saat pembayaran dilakukan
21.1 Pengamanan fisik cek kosong dan mesin penandatangan cek
21.2 Akuntansi berkala dari semua cek yang diberi nomor urut oleh kasir
21.3 Kontrol akses ke terminal EFT

21.4 Penggunaan komputer dan browser khusus untuk perbankan online

21.5 Blok ACH pada akun yang tidak digunakan untuk pembayaran
21.6 Pemisahan fungsi penulisan cek dari hutang usaha
21.7 Mewajibkan tanda tangan ganda pada cek yang lebih besar dari jumlah tertentu
21.8 Rekonsiliasi rutin rekening bank dengan jumlah yang dicatat oleh seseorang yang
independen dari prosedur pengeluaran kas
21.9 Pembatasan akses ke file induk pemasok
21.10 Membatasi jumlah karyawan dengan kemampuan untuk membuat pemasok satu kali
dan memproses tagihan dari pemasok satu kali
21.11 Menjalankan kas kecil sebagai dana imprest
21.12 Audit kejutan dana kas kecil
22.1 Mesin pelindung pemeriksaan
22.2 Penggunaan tinta dan kertas khusus
22.3 Pengaturan “Pembayaran Positif” dengan bank
23.1 Anggaran arus kas

Ancaman umum kedua dalam siklus pengeluaran adalah pengungkapan informasi sensitif yang tidak
sah, seperti informasi perbankan tentang pemasok dan diskon harga khusus yang ditawarkan oleh
pemasok pilihan. Tabel 13-2 menunjukkan bahwa salah satu cara untuk mengurangi risiko ancaman ini
adalah dengan mengkonfigurasi sistem untuk menggunakan kontrol akses yang kuat yang membatasi
siapa yang dapat melihat informasi tersebut (kontrol 2.1). Penting juga untuk mengonfigurasi sistem untuk
membatasi kemampuan karyawan menggunakan kemampuan kueri bawaan sistem ke tabel dan bidang
tertentu. Selain itu, data sensitif harus dienkripsi (kontrol 2.2) dalam penyimpanan untuk mencegah
karyawan TI yang tidak memiliki akses ke sistem ERP menggunakan utilitas sistem operasi untuk melihat
informasi sensitif. Informasi yang dipertukarkan dengan pemasok melalui Internet juga harus dienkripsi
selama transmisi.
Seperti yang ditunjukkan Tabel 13-2, ancaman umum ketiga dalam siklus pengeluaran menyangkut
hilangnya atau rusaknya data induk. Cara terbaik untuk mengurangi risiko ancaman ini adalah dengan
menggunakan prosedur pencadangan dan pemulihan bencana (kontrol 3.1) yang telah dibahas di Bab 10.
Praktik terbaik adalah menerapkan sistem ERP sebagai tiga contoh terpisah. Satu contoh, disebut
sebagai produksi, digunakan untuk memproses aktivitas sehari-hari. Yang kedua digunakan untuk
pengujian dan pengembangan. Instans ketiga harus dipertahankan sebagai cadangan online ke sistem
produksi untuk menyediakan pemulihan yang hampir real-time.
Kemampuan pelaporan ekstensif sistem ERP (kontrol 4.1) dapat digunakan untuk memantau
ancaman kinerja yang buruk. Karena inventaris mewakili investasi modal kerja yang cukup besar, laporan
yang membantu mengelola inventaris sangat berharga. Ukuran kunci untuk mengevaluasi manajemen
persediaan adalah perputaran persediaan, yang merupakan rasio harga pokok penjualan dibagi dengan
persediaan yang ada. Perhatikan contoh berikut: penjualan tahunan adalah $500 juta, dan harga pokok
penjualan tahunan total $360 juta. Rasio perputaran persediaan 1 berarti bahwa perusahaan secara
efektif membawa persediaan persediaan setahun, mengikat $360 juta. Meningkatkan
Machine Translated by Google

402 BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

rasio perputaran persediaan menjadi 3 akan mengurangi investasi yang tidak menguntungkan menjadi $120 juta,
dengan demikian membebaskan $240 juta yang dapat digunakan untuk tujuan lain.
Akuntan perlu memahami bagaimana aktivitas bisnis dilakukan untuk merancang laporan lain yang dapat
membantu manajemen mengelola inventaris dengan lebih baik. Misalnya, berguna untuk memantau persentase
permintaan yang diisi dari persediaan yang ada. Untuk barang-barang penting, ini harus mendekati 100% untuk
menghindari kehabisan stok dan keterlambatan dalam memenuhi pesanan pelanggan.
Namun, untuk sebagian besar barang, tingkat pengisian yang tinggi seperti itu tidak diinginkan karena memerlukan
terlalu banyak persediaan. Laporan lain dapat membantu manajemen mengidentifikasi kepentingan relatif dari
berbagai item inventaris. Sebagai contoh, mungkin berguna untuk mengklasifikasikan item dalam beberapa dimensi,
seperti frekuensi pembelian, frekuensi penggunaan atau penjualan kembali, dan kontribusi terhadap profitabilitas.
Barang-barang yang sering dibeli dan digunakan serta memberikan kontribusi yang signifikan terhadap profitabilitas
sangat penting dan harus dikelola untuk mempertahankan tingkat pengisian yang tinggi. Sebaliknya, manajemen
mungkin ingin mempertimbangkan untuk mengeliminasi item yang jarang dibeli, sering digunakan, dan yang tidak
berkontribusi banyak pada profitabilitas. Seperti yang akan kita lihat di bagian berikut, akuntan dapat membantu
manajer dengan merancang berbagai laporan dan metrik terperinci yang relevan untuk mengevaluasi setiap aktivitas
bisnis dalam siklus pengeluaran.

Memesan Bahan, Suplai, dan Layanan

Aktivitas bisnis utama pertama dalam siklus pengeluaran (lingkaran 1.0 pada Gambar 13-2) adalah memesan
inventaris, perlengkapan, atau layanan. Gambar 13-4 menunjukkan bahwa ini melibatkan pertama-tama
mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak yang akan dibeli, dan kemudian memilih dari pemasok mana yang akan dibeli.

MENGIDENTIFIKASI APA, KAPAN, DAN BERAPA BANYAK YANG HARUS DIBELI

Seperti yang ditunjukkan oleh kasus pendahuluan, catatan inventaris yang tidak akurat dapat menciptakan masalah
yang signifikan bagi organisasi. Oleh karena itu, akuntan dan profesional sistem perlu memahami praktik terbaik untuk
mengelola inventaris.

PROSES Pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan adalah mempertahankan persediaan yang cukup
sehingga produksi dapat berlanjut tanpa gangguan bahkan jika penggunaan persediaan lebih besar dari

GAMBAR 13-4
Siklus Pendapatan Kembali
Aliran Data Tingkat 1
Memesan

Diagram: Pengurutan
1.1
Pembelian
Bahan, Perlengkapan, dan Tentukan Apa
Pengeluaran Daftar permintaan
untuk Memesan
Layanan (dijelaskan untuk
Siklus
menyertakan ancaman)
5 6

Pembelian
Inventaris
Daftar permintaan
Kontrol & Berbagai
Inventaris
Departemen

Salinan dari
1.2
Pembelian
Memesan
Pilih Pemasok
Menerima
Pemasok
Departemen
78 9

10 11

Pembelian Pembelian
Memesan Pesanan

Pemasok
Machine Translated by Google

BAB 13 SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN HINGGA PENGELUARAN TUNAI 403

diharapkan atau jika pemasok terlambat melakukan pengiriman. Pendekatan tradisional ini sering disebut pendekatan kuantitas
pesanan ekonomi (EOQ) karena didasarkan pada penghitungan ukuran pesanan optimal untuk meminimalkan jumlah biaya kuantitas pesanan ekonomis
(EOQ) - Ukuran pesanan optimal untuk
pemesanan, pengangkutan, dan kehabisan persediaan. Biaya pemesanan termasuk semua biaya yang terkait dengan
meminimalkan jumlah biaya pemesanan,
pemrosesan transaksi pembelian. Carrying cost adalah biaya yang berkaitan dengan penyimpanan persediaan. Biaya kehabisan pengangkutan, dan kehabisan persediaan.
persediaan adalah biaya yang dihasilkan dari persediaan yang berumur pendek, seperti kehilangan penjualan atau penundaan
produksi.
Aplikasi sebenarnya dari pendekatan EOQ bervariasi tergantung pada jenis itemnya. Untuk item dengan biaya tinggi atau
penggunaan tinggi, seperti penggunaan chip komputer dan display AOE, ketiga jenis biaya tersebut dimasukkan ke dalam rumus.
Untuk barang-barang berbiaya rendah atau pemakaian rendah, seperti sekrup dan pegas yang digunakan AOE untuk merakit
produknya, biaya pemesanan dan pengangkutan biasanya diabaikan, dan satu-satunya tujuan adalah mempertahankan tingkat
persediaan yang memadai. Rumus EOQ digunakan untuk menghitung berapa banyak yang harus dipesan. Titik pemesanan
ulang menentukan kapan harus memesan. Perusahaan biasanya menetapkan titik pemesanan ulang berdasarkan waktu reorder point - Menentukan tingkat di
mana saldo persediaan suatu barang
pengiriman dan tingkat persediaan pengaman yang diinginkan untuk menangani fluktuasi permintaan yang tidak terduga.
harus turun sebelum pesanan untuk
Pendekatan EOQ tradisional untuk pengendalian persediaan sering kali menghasilkan persediaan dalam jumlah yang mengisi kembali persediaan dimulai.
signifikan. Uang yang diinvestasikan dalam membawa inventaris tidak menghasilkan apa-apa. Akibatnya, dalam beberapa tahun
terakhir banyak perusahaan manufaktur AS yang besar, termasuk Xerox, Ford, Motorola, NCR, Intel, McDonnell Douglas, dan
Delco Electronics, telah meminimalkan atau bahkan menghilangkan jumlah persediaan yang ada dengan mengadopsi
perencanaan persyaratan bahan atau hanya sistem manajemen persediaan waktu.

Perencanaan kebutuhan bahan (MRP) berusaha untuk mengurangi tingkat persediaan yang diperlukan dengan perencanaan kebutuhan bahan (MRP) -
Sebuah pendekatan untuk manajemen
meningkatkan akurasi teknik peramalan untuk menjadwalkan pembelian yang lebih baik untuk memenuhi kebutuhan produksi.
persediaan yang berusaha untuk
Misalnya, departemen perencanaan produksi perusahaan yang menggunakan MRP akan menggunakan prakiraan penjualan mengurangi tingkat persediaan yang
untuk menyiapkan jadwal terperinci yang menentukan jumlah setiap produk jadi yang akan diproduksi dalam periode waktu dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi
teknik peramalan untuk menjadwalkan
tertentu, seperti tiga bulan ke depan. Jadwal ini dan spesifikasi teknik untuk setiap produk mengidentifikasi jumlah bahan baku,
pembelian yang lebih baik untuk memenuhi
suku cadang, dan persediaan yang dibutuhkan dalam produksi dan titik waktu kapan barang tersebut dibutuhkan. Dengan kebutuhan produksi.
demikian, sistem MRP mengurangi ketidakpastian tentang kapan bahan baku dibutuhkan dan oleh karena itu memungkinkan
perusahaan untuk membawa lebih sedikit persediaan.

Sistem persediaan just-in-time (JIT) mencoba untuk meminimalkan, jika tidak sama sekali menghilangkan, persediaan sistem persediaan just-in-time (JIT)
- Sebuah sistem yang meminimalkan
barang jadi dengan membeli dan memproduksi barang hanya sebagai respons terhadap penjualan aktual, bukan perkiraan.
atau hampir menghilangkan persediaan
Akibatnya, sistem JIT dicirikan oleh seringnya pengiriman sejumlah kecil bahan, suku cadang, dan pasokan langsung ke lokasi dengan membeli dan memproduksi
spesifik yang membutuhkannya saat dibutuhkan, daripada pengiriman massal yang jarang ke fasilitas penerima dan penyimpanan barang hanya sebagai tanggapan atas
penjualan aktual, bukan yang diperkirakan.
pusat. Oleh karena itu, pabrik yang menggunakan sistem JIT akan memiliki beberapa dermaga penerima, masing-masing
ditugaskan untuk menerima pengiriman barang yang dibutuhkan di pusat kerja terdekat.

Perbedaan utama antara sistem MRP dan JIT adalah penjadwalan produksi. Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk
memenuhi perkiraan penjualan, sehingga menciptakan jumlah persediaan barang jadi yang “optimal”. Sistem JIT menjadwalkan
produksi sebagai respons terhadap permintaan pelanggan, sehingga secara virtual menghilangkan persediaan barang jadi, tetapi
mereka membutuhkan jumlah bahan baku yang cukup untuk menyesuaikan produksi dengan cepat sebagai respons terhadap
permintaan konsumen. Baik sistem MRP dan JIT dapat mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi. Memilih di antara keduanya
bergantung, sebagian, pada jenis produk yang dijual perusahaan. Sistem MRP lebih efektif digunakan dengan produk yang
memiliki pola permintaan yang dapat diprediksi, seperti bahan pokok konsumen. Untuk barang-barang seperti itu, perusahaan
dapat merencanakan pembelian untuk meminimalkan kehabisan persediaan (dengan hasil penjualan yang hilang) sekaligus
meminimalkan risiko kelebihan persediaan dan biaya selanjutnya untuk mengurangi atau membuang kelebihan persediaan.
Sebaliknya, sistem persediaan JIT sangat berguna untuk produk yang memiliki siklus hidup yang relatif singkat dan permintaan
yang tidak dapat diprediksi secara akurat, seperti mainan yang terkait dengan film tertentu. Dalam kasus seperti itu, penting agar
bisnis dapat dengan cepat mempercepat produksi untuk memenuhi permintaan yang tidak terduga serta menghentikan produksi
dengan cepat untuk menghindari akumulasi persediaan besar yang harus diturunkan untuk pembersihan karena produk tidak lagi
diminati.

Permintaan untuk membeli barang atau suplai dipicu oleh fungsi kontrol inventaris atau saat karyawan melihat kekurangan
bahan. Sistem kontrol inventaris canggih yang digunakan di perusahaan manufaktur besar, seperti IBM dan Ford, secara otomatis
menghasilkan permintaan pembelian ketika jumlah barang yang ada di tangan turun di bawah titik pemesanan ulang. Namun, di
perusahaan kecil, karyawan yang menggunakan item mencatat saat stok hampir habis dan meminta agar dipesan ulang.

Selain itu, bahkan di perusahaan besar, karyawan biasanya mengajukan permintaan untuk memesan ulang perlengkapan kantor.
Machine Translated by Google
404 BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
GAMBAR 13-5
Permintaan Pembelian
Layar Entri Data
permintaan pembelian - Sebuah
dokumen atau formulir elektronik
yang mengidentifikasi permintaan;
menentukan lokasi pengiriman dan
tanggal yang diperlukan;
mengidentifikasi nomor barang,
deskripsi, jumlah, dan harga setiap
barang yang diminta; dan mungkin
menyarankan pemasok.
Informasi opsional
Harus memasukkan nomor barang dan jumlah; sistem mengambil informasi lainnya
Sumber: 2010 © NetSuite Inc.
Terlepas dari sumbernya, kebutuhan untuk membeli barang atau perlengkapan sering kali menghasilkan
pembuatan daftar permintaan pembelian yang mengidentifikasi pihak yang meminta; menentukan lokasi
pengiriman dan tanggal yang diperlukan; mengidentifikasi nomor barang, keterangan, jumlah, dan harga setiap
barang yang diminta; dan mungkin menyarankan pemasok. Orang yang menyetujui permintaan pembelian
menunjukkan nomor departemen dan nomor rekening di mana pembelian harus ditagih.
Gambar 13-5 menunjukkan layar entri data permintaan pembelian yang umum digunakan dalam sistem ERP.
Meminimalkan jumlah data yang harus dimasukkan secara manual meningkatkan efisiensi dan akurasi. Jadi, pada
Gambar 13-5, karyawan yang memulai permintaan pembelian hanya perlu melengkapi bidang pemasok (vendor),
tanggal yang diperlukan, dan lokasi (tempat pengiriman barang dagangan) di bagian tajuk (bagian atas layar) dan
nomor item dan jumlah yang diminta di bagian rincian. Sistem kemudian menarik semua informasi relevan lainnya
dari file master terkait. Anda mungkin memperhatikan kesamaan desain dengan layar entri data pesanan penjualan
(lihat Gambar 12-6). Ini disengaja; itu memudahkan karyawan untuk belajar bagaimana melakukan tugas pekerjaan
baru yang timbul dari promosi atau transfer.
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN Pencatatan persediaan yang tidak akurat dapat mengakibatkan kehabisan
persediaan yang menyebabkan hilangnya penjualan atau kelebihan persediaan yang meningkatkan biaya
(ancaman 5). Untuk mengurangi risiko masalah ini, metode persediaan perpetual harus digunakan untuk
memastikan bahwa informasi tentang stok persediaan selalu terkini (pengendalian 5.1). Namun, kesalahan
entri data dapat mengakibatkan catatan persediaan perpetual yang tidak akurat karena juru ketik ahli pun
membuat kesalahan. Oleh karena itu, menggunakan teknologi informasi (kontrol 5.2) untuk menghilangkan
kebutuhan entri data manual dapat meningkatkan akurasi catatan persediaan perpetual.
Bar-coding adalah salah satu pilihan, tapi itu bukan obat mujarab. Kesalahan masih dapat terjadi jika
karyawan berupaya menghemat waktu dengan memindai satu item lalu memasukkan jumlahnya secara manual.
Misalnya, toko kelontong memesan 12 jenis soda merek pribadi, tetapi petugas penerima hanya dapat memindai
satu kaleng dan kemudian memasukkan nomor yang dibeli secara manual. Karena semua rasa memiliki harga
yang sama, jumlah pembelian dihitung dengan benar. Namun, catatan persediaan perpetual akan salah karena
jumlah rasa yang dibeli tidak dicatat dengan benar.
Membubuhkan tag RFID ke masing-masing produk menghilangkan masalah yang baru saja dibahas karena
pembaca secara otomatis merekam setiap item. Teknologi RFID juga lebih efisien daripada kode batang karena
tidak perlu manusia untuk menyelaraskan kode batang pada produk dengan pembaca. Namun, teknologi RFID
lebih mahal daripada barcode dan tidak dapat digunakan untuk setiap jenis produk.
Penting juga untuk secara berkala menghitung persediaan yang ada dan menyelidiki setiap perbedaan
antara penghitungan tersebut dan catatan persediaan perpetual (kontrol 5.3 pada Tabel 13-2). Satu hitungan
persediaan fisik tahunan umumnya tidak akan cukup untuk memelihara catatan persediaan yang akurat, terutama
untuk sistem MRP dan JIT. Sebagai gantinya, analisis biaya ABC harus digunakan untuk mengklasifikasikan item
menurut tingkat kepentingannya: Item yang paling kritis (item A) harus paling sering dihitung, dan item yang paling
tidak kritis (item C) dapat dihitung lebih jarang. Jika penghitungan sementara tersebut mengungkapkan perbedaan
yang signifikan dengan catatan inventaris,
Machine Translated by Google

BAB 13 SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN HINGGA PENGELUARAN TUNAI 405

perhitungan semua persediaan harus segera dilakukan. Pendekatan ini mungkin telah mengingatkan manajemen di
pabrik Wichita AOE dalam kasus pengantar bab tentang kekurangan komponen utama cukup awal untuk menghindari
penundaan produksi.
Ancaman lainnya adalah membeli barang yang saat ini tidak dibutuhkan. Catatan inventaris perpetual yang
akurat (kontrol 6.1) memastikan validitas permintaan pembelian yang dihasilkan oleh sistem kontrol inventaris secara
otomatis. Supervisor perlu meninjau dan menyetujui permintaan pembelian (kontrol 6.2) yang dimulai oleh masing-
masing karyawan. Masalah terkait adalah beberapa pembelian barang yang sama oleh subunit organisasi yang berbeda.
Akibatnya, organisasi mungkin membawa inventaris yang lebih besar dari yang diinginkan dan mungkin gagal
memanfaatkan diskon volume yang mungkin tersedia. Fungsi pembelian terpusat (kontrol 6.3) mengurangi ancaman ini.

MEMILIH PEMASOK
Setelah kebutuhan untuk membeli telah diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah memilih pemasok. Agen pembelian
(terkadang disebut pembeli) biasanya melakukan tugas ini. Pada perusahaan manufaktur seperti AOE, fungsi pembelian
berkaitan erat dengan siklus produksi. Jadi, seperti yang ditunjukkan Gambar 12-1, Ryan McDaniel, kepala departemen
pembelian di AOE, melapor langsung ke Le Roy Williams, wakil presiden manufaktur.

PROSES Beberapa faktor harus dipertimbangkan saat memilih pemasok:

• Harga
• Kualitas bahan
• Dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman

Perhatikan bahwa mengevaluasi pemasok dengan benar melibatkan lebih dari sekadar membandingkan harga.
Perusahaan juga mengeluarkan biaya, seperti pengerjaan ulang dan skrap, terkait dengan kualitas produk yang dibeli.
Ada juga biaya yang terkait dengan kinerja pengiriman pemasok (seperti masalah yang dijelaskan dalam kasus
pengantar di pabrik Dayton AOE). Ketergantungan pemasok sangat penting bagi perusahaan yang menggunakan
sistem JIT karena pengiriman yang terlambat dapat menghentikan seluruh sistem.
Setelah pemasok dipilih untuk suatu produk, identitas pemasok harus menjadi bagian dari catatan induk inventaris
produk untuk menghindari pengulangan proses pemilihan pemasok untuk setiap pesanan berikutnya. (Namun, dalam
beberapa kasus, seperti untuk pembelian barang berbiaya tinggi dan penggunaan rendah, manajemen mungkin secara
eksplisit ingin mengevaluasi kembali semua pemasok potensial setiap kali produk itu dipesan.) Daftar pemasok alternatif
potensial untuk setiap barang juga harus dipertahankan, jika pemasok utama kehabisan stok barang yang dibutuhkan.

Pesanan pembelian (Gambar 13-6) adalah dokumen atau formulir elektronik yang secara resmi meminta pemasok pesanan pembelian - Dokumen yang
secara formal meminta pemasok untuk
untuk menjual dan mengirimkan produk tertentu dengan harga yang ditentukan. Ini juga merupakan janji untuk
menjual dan mengirimkan produk
membayar dan menjadi kontrak setelah pemasok menerimanya. Pesanan pembelian mencakup nama pemasok dan tertentu dengan harga yang ditentukan.
agen pembelian, pesanan dan tanggal pengiriman yang diminta, lokasi pengiriman dan metode pengiriman, serta Ini juga merupakan janji untuk
membayar dan menjadi kontrak
informasi tentang barang yang dipesan. Seringkali, beberapa pesanan pembelian dibuat untuk memenuhi satu daftar
setelah pemasok menerimanya.
permintaan pembelian, karena pemasok yang berbeda mungkin menjadi pemasok pilihan untuk berbagai barang yang
diminta. Kuantitas yang dipesan mungkin juga berbeda dari yang diminta untuk memungkinkan pembeli memanfaatkan
diskon kuantitas.
Banyak perusahaan mempertahankan pengaturan pembelian khusus dengan pemasok penting. Blanket purchase
order atau blanket order adalah komitmen untuk membeli barang - barang tertentu dengan harga yang ditentukan dari blanket purchase order atau blan ket
order - Komitmen untuk membeli
pemasok tertentu untuk jangka waktu tertentu, seringkali satu tahun. Pesanan pembelian menyeluruh mengurangi
barang tertentu dengan harga yang
ketidakpastian pembeli tentang sumber bahan baku yang andal dan membantu pemasok merencanakan kapasitas dan ditentukan dari pemasok tertentu untuk
operasinya secara lebih efektif. jangka waktu tertentu, seringkali satu
tahun.
Penggerak biaya utama dalam fungsi pembelian adalah jumlah pesanan pembelian yang diproses. Dengan
demikian, menemukan cara untuk mengurangi jumlah pesanan yang diproses dan merampingkan langkah-langkah
yang terlibat dapat menghasilkan penghematan yang signifikan. Penggunaan EDI merupakan salah satu cara untuk
meningkatkan proses pembelian. EDI mengurangi biaya dengan menghilangkan pekerjaan klerikal yang terkait dengan
pencetakan dan pengiriman dokumen kertas. Waktu antara mengenali kebutuhan untuk memesan ulang item dan
kemudian menerimanya juga berkurang. Akibatnya, risiko kehabisan stok berkurang, yang dapat meningkatkan
profitabilitas secara signifikan. Di masa lalu, EDI mahal karena memerlukan penggunaan jaringan dan perangkat lunak
pihak ketiga yang dipatenkan. Namun, pengembangan standar EDI melalui Internet (EDINT), seperti protokol AS2 untuk
pertukaran elektronik yang aman
Machine Translated by Google

406 BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

GAMBAR 13-6
Elektronik Alfa Omega Nomor 2463

Contoh Pembelian Referensi nomor di atas pada semua

Alamat Penagihan: 2431 Bradford Lane
Pesan (item yang dicetak tebal sudah San Francisco, CA 94403 (314) faktur dan dokumen pengiriman
467-2341
dicetak sebelumnya)

PESANAN PEMBELIAN

Kepada: Pasokan Kantor Kirim Ke: AOE, Inc.

Terbaik 4567 Olive Blvd. 1735 Sandi Dr.
Dayton, OH 33422-1234 Dayton, OH 33421–2243

Penjual Tanggal pemesanan: Daftar permintaan Pembeli: Ketentuan:

Nomor: 121 Nomor:
03/07/2018 89010 Fred Mozart 1/10, n/30

FOB Kirim Melalui: Tanggal Catatan:

Tujuan Pilihanmu Pengiriman: 07/15/2018

Barang Satuan

Nomor barang Kuantitas Keterangan Harga

32047 15 kotak Kertas Xerox 4200, 20 berat, kotak 10 rim $33,99

1 80170 5 kotak Moore 2600 bentuk kontinu, 20 lb. $31,99
2 81756 20 kotak Tempat CD, sekotak $6,49
34 10407 100 CD 10 700 MB, 1 kotak $19,99

Disetujui oleh: Susan Beethoven

vendor-managed
inventory (VMI) - Praktik di
mana produsen dan distributor
mengelola inventaris pelanggan
ritel menggunakan EDI. Pemasok
mengakses sistem titik penjualan
pelanggannya untuk memantau
inventaris dan mengisi kembali
produk secara otomatis saat
jatuh ke tingkat yang disepakati.
dokumen, telah secara drastis memotong biaya EDI. Misalnya, AS2 memungkinkan pengirim untuk menyandikan dan
penerima untuk mendekode pesanan pembelian dan dokumen lainnya dengan benar.
Program inventaris yang dikelola vendor menyediakan cara lain untuk mengurangi biaya pembelian dan inventaris.
Program inventaris yang dikelola vendor (VMI) pada dasarnya mengalihdayakan sebagian besar fungsi kontrol inventaris
dan pembelian: Pemasok diberi akses ke data penjualan dan inventaris dan diberi wewenang untuk mengisi kembali
inventaris secara otomatis saat stok jatuh ke titik pemesanan ulang yang telah ditentukan sebelumnya. Pengaturan ini
memangkas biaya penyimpanan dengan mengurangi jumlah persediaan yang ada dan menurunkan biaya pemrosesan
dengan menghilangkan kebutuhan untuk membuat dan menukar pesanan pembelian formal.
Lelang terbalik menyediakan teknik lain untuk mengurangi biaya terkait pembelian.
Dalam lelang terbalik, pemasok bersaing satu sama lain untuk memenuhi permintaan dengan harga terendah.
Meskipun pelelangan terbalik dapat menghasilkan penghematan biaya yang signifikan, karena fokus utamanya adalah pada
harga, pelelangan mungkin paling cocok untuk pembelian barang komoditas daripada komponen penting yang mengutamakan
kualitas, keandalan vendor, dan kinerja pengiriman.
Salah satu cara lain untuk mengurangi biaya terkait pembelian adalah dengan melakukan audit pra-penghargaan. Audit
pra-penghargaan biasanya digunakan untuk pembelian besar yang melibatkan penawaran formal oleh pemasok. Auditor
internal mengunjungi setiap pemasok potensial yang telah melakukan pemotongan akhir dalam proses kontrak untuk
memverifikasi keakuratan tawarannya. Audit pra-penghargaan sering mengidentifikasi kesalahan matematis sederhana
dalam rumus penetapan harga yang kompleks dan perbedaan lain yang, bila dikoreksi, dapat memberikan penghematan yang cukup besar.
EDI, inventaris yang dikelola vendor, pelelangan balik, dan audit pra-penghargaan adalah teknik untuk mengurangi
biaya terkait pembelian bahan baku dan inventaris barang jadi. Perkembangan TI baru juga dapat mengubah cara perusahaan
memperhitungkan inventaris mereka. Secara tradisional, sebagian besar perusahaan telah menggunakan pendekatan LIFO,
FIFO, atau rata-rata tertimbang untuk mengalokasikan biaya ke persediaan dan harga pokok penjualan. RFID, bagaimanapun,
menyediakan kemampuan untuk melacak item inventaris individual.
Dengan demikian, RFID memungkinkan perusahaan untuk lebih akurat memperhitungkan biaya terkait inventaris aktual
dengan beralih ke metode identifikasi khusus untuk akuntansi inventaris.

ANCAMAN DAN KONTROL Tabel 13-2 mencantumkan lima ancaman untuk menempatkan pesanan dengan
pemasok. Satu (ancaman 7) melibatkan pembelian barang dengan harga yang dinaikkan. Biaya komponen
yang dibeli mewakili sebagian besar dari total biaya banyak produk manufaktur. Oleh karena itu, perusahaan
Machine Translated by Google

BAB 13 SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN HINGGA PENGELUARAN TUNAI 407

berusaha untuk mengamankan harga terbaik untuk barang yang mereka beli. Beberapa prosedur dapat membantu
memastikan bahwa perusahaan tidak membayar terlalu banyak untuk produk tertentu. Daftar harga untuk barang-
barang yang sering dibeli harus disimpan dalam komputer dan dikonsultasikan saat pemesanan dilakukan
(pengendalian 7.1). Harga banyak barang murah dapat dengan mudah ditentukan dari katalog. Tawaran tertulis yang
kompetitif harus diminta untuk produk khusus dan berbiaya tinggi (pengendalian 7.2). Pesanan pembelian harus
ditinjau (pengendalian 7.3) untuk memastikan bahwa kebijakan ini telah diikuti.
Anggaran (pengendalian 7.4) juga membantu dalam mengendalikan pengeluaran pembelian. Pembelian harus
dibebankan ke rekening yang menjadi tanggung jawab orang atau departemen yang menyetujui permintaan tersebut.
Biaya aktual harus dibandingkan secara berkala dengan tunjangan anggaran.
Untuk memfasilitasi pengendalian, laporan ini harus menyoroti setiap penyimpangan yang signifikan dari jumlah yang
dianggarkan untuk penyelidikan lebih lanjut (prinsip manajemen dengan pengecualian).
Dalam upaya mendapatkan harga serendah mungkin, ancaman lain adalah membeli produk dengan kualitas
rendah. Produk di bawah standar dapat mengakibatkan penundaan produksi yang mahal. Selain itu, biaya skrap dan
pengerjaan ulang sering menghasilkan total biaya produksi yang lebih tinggi daripada jika bahan berkualitas lebih
tinggi dan lebih mahal dibeli pada awalnya. Melalui pengalaman, pembeli sering mengetahui pemasok mana yang
menyediakan barang dengan kualitas terbaik dengan harga bersaing. Pengetahuan informal tersebut harus
dimasukkan ke dalam prosedur kontrol formal sehingga tidak hilang ketika karyawan tertentu meninggalkan
perusahaan. Salah satu praktik terbaik adalah membuat daftar pemasok yang disetujui yang diketahui menyediakan
barang dengan kualitas yang dapat diterima (pengendalian 8.1). Pesanan pembelian harus ditinjau untuk memastikan
bahwa hanya pemasok yang disetujui ini yang digunakan (pengendalian 8.2). Selain itu, sistem informasi akuntansi
harus mengumpulkan data kualitas produk yang terperinci (pengendalian 8.3). Misalnya, AOE dapat mengukur
kualitas produk pemasok dengan melacak seberapa sering barangnya gagal lolos pemeriksaan di departemen
penerima dan jumlah produksi yang harus dikerjakan ulang atau dibuang karena bahan di bawah standar. Manajer
pembelian harus secara teratur meninjau data tersebut untuk memelihara dan merevisi daftar pemasok yang disetujui.
Terakhir, manajer pembelian harus bertanggung jawab atas total biaya pembelian (kontrol 8.4), yang tidak hanya
mencakup harga pembelian tetapi juga biaya pengerjaan ulang dan skrap terkait kualitas. Melakukan hal ini
membutuhkan perancangan sistem untuk melacak biaya terakhir sehingga dapat dialokasikan kembali ke departemen
pembelian.
Seperti yang ditunjukkan oleh kasus pendahuluan, masalah potensial lainnya adalah kinerja pemasok yang
tidak dapat diandalkan (ancaman 9 pada Tabel 13-2). Salah satu cara untuk mengurangi risiko masalah dengan
ketergantungan pemasok adalah dengan mewajibkan pemasok disertifikasi memenuhi standar kualitas internasional
seperti ISO 9000 (kontrol 9.1). Namun, sistem informasi akuntansi juga harus dirancang untuk menangkap dan
melacak informasi tentang kinerja pemasok (kontrol 9.2).
Misalnya, AOE dapat melacak tanggal pengiriman aktual versus tanggal yang dijanjikan. Memang, sistem ERP dapat
dikonfigurasi untuk secara otomatis menghasilkan laporan pesanan pembelian yang belum terkirim dalam jangka
waktu yang dijanjikan.
Membeli dari pemasok yang tidak sah (ancaman 10) dapat mengakibatkan banyak masalah.
Item mungkin berkualitas rendah atau terlalu mahal. Pembelian tersebut bahkan dapat menimbulkan masalah hukum.
Berbagai lembaga pemerintah, seperti Kantor Pengawasan Aset Asing dan Biro Perindustrian dan Keamanan di
Departemen Perdagangan, menyimpan daftar individu dan perusahaan yang ilegal untuk bertransaksi bisnis.
Pembayaran kepada entitas dalam daftar tersebut dapat mengakibatkan denda yang besar dan, terkadang, hukuman
penjara. Konsekuensinya, sistem ERP harus dikonfigurasi untuk mencegah dikeluarkannya pesanan pembelian ke
pemasok yang tidak ada dalam file induk yang disetujui (kontrol 10.1). Semua pesanan pembelian harus ditinjau untuk
memastikan bahwa hanya pemasok yang disetujui yang digunakan (pengendalian 10.2). Sangatlah penting untuk
membatasi akses ke daftar pemasok yang disetujui dan secara berkala meninjau daftar untuk setiap perubahan yang
tidak sah.
Menggunakan EDI untuk pesanan pembelian membutuhkan prosedur kontrol tambahan. Akses ke sistem EDI
harus dikontrol dan dibatasi untuk personel yang berwenang melalui penggunaan kata sandi, ID pengguna, matriks
kontrol akses, dan kontrol akses fisik. Prosedur untuk memverifikasi dan mengautentikasi transaksi EDI juga
diperlukan. Sebagian besar sistem EDI diprogram untuk mengirim pemberitahuan untuk setiap transaksi, yang
memberikan pemeriksaan akurasi dasar. Perlindungan lebih lanjut terhadap masalah transmisi, yang dapat
mengakibatkan hilangnya pesanan, disediakan dengan pemberian stempel waktu dan penomoran semua transaksi
EDI. Perusahaan harus memelihara dan secara berkala meninjau log dari semua transaksi EDI untuk memastikan
bahwa semua telah diproses dan bahwa kebijakan yang ditetapkan telah diikuti. Enkripsi dapat memastikan privasi
transaksi EDI, yang sangat penting untuk penawaran kompetitif. Tanda tangan digital harus digunakan untuk
memastikan keaslian transaksi.
Machine Translated by Google
408 BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Banyak ancaman terkait kebijakan juga muncul dengan EDI, yang masing-masing harus dicakup dalam
perjanjian perdagangan. Contoh dari jenis masalah ini termasuk yang berikut:

• Pada titik proses mana pesanan dapat dibatalkan?

• Pihak mana yang bertanggung jawab atas biaya pengiriman kembali jika persyaratan kontrak tidak diikuti?
• Pihak mana yang bertanggung jawab atas kesalahan dalam kode batang, tag RFID, dan label?
• Apa yang terjadi jika kesalahan dalam sistem penjualan perusahaan pembelian menyebabkan kesalahan tambahan
dalam jumlah barang yang disediakan pemasok?
• Dapatkah pemasok mengirimkan lebih banyak persediaan daripada yang dipesan jika hal itu mengurangi total biaya pengangkutan
karena itu menghasilkan muatan truk penuh, bukan sebagian?

suap - Hadiah yang diberikan
oleh pemasok kepada agen
pembelian untuk tujuan
mempengaruhi pilihan pemasok mereka. ekonomi, pemasok harus menemukan cara untuk mendapatkan kembali uang yang dihabiskan untuk suap. Ini biasanya
Tabel 13-2 menunjukkan bahwa suap, yang merupakan hadiah dari pemasok kepada agen pembelian untuk
tujuan mempengaruhi pilihan mereka terhadap pemasok, merupakan ancaman lainnya. Agar suap masuk akal secara
dilakukan dengan menaikkan harga pembelian berikutnya atau dengan mengganti barang dengan kualitas rendah.
Bahkan jika tidak satu pun dari masalah ini terjadi, suap merusak objektivitas pembeli.
Untuk mencegah suap, perusahaan harus melarang agen pembelian untuk menerima hadiah apa pun (kontrol
11.1) dari pemasok potensial atau yang sudah ada. (Pernak-pernik yang jelas-jelas bernilai tidak penting boleh
diizinkan.) Kebijakan ini harus berlaku tidak hanya untuk pemberian barang berwujud, tetapi juga untuk layanan.
Misalnya, perencana rapat harus diberi tahu bahwa adalah melanggar kebijakan perusahaan untuk menerima poin
yang sering bepergian dari hotel untuk memesan rapat perusahaan di sana. Pelatihan karyawan bagaimana menanggapi
"hadiah" yang tidak diminta dari pemasok juga penting, karena banyak skema suap dimulai ketika pemasok yang tidak
etis mengirimkan "token penghargaan", biasanya dalam bentuk uang tunai, kepada karyawan yang tidak waspada.
Setelah karyawan menerima hadiah tersebut, pemasok mengancam akan mengungkapkan pembayaran tersebut
kepada penyelia kecuali jika karyawan melakukan pembelian tambahan dari pemasok tersebut.

Rotasi pekerjaan (kontrol 11.2) adalah kontrol penting lainnya untuk mengurangi risiko suap: Agen pembelian
tidak boleh berurusan dengan pemasok yang sama tanpa batas waktu, karena hal itu meningkatkan risiko bahwa
mereka mungkin menyerah pada godaan terus-menerus yang ditawarkan oleh pemasok yang tidak etis. Jika organisasi
terlalu kecil untuk merotasi tugas pekerjaan di agen pembelian yang berbeda, organisasi harus secara berkala
melakukan audit terperinci atas aktivitas agen pembelian. Agen pembelian juga harus diminta untuk mengambil waktu
liburan yang diberikan setiap tahun, karena banyak penipuan ditemukan ketika pelaku tidak ada dan tidak dapat terus
menutupi aktivitas terlarang. Terakhir, agen pembelian harus diminta untuk menandatangani pernyataan konflik
kepentingan tahunan, (kontrol 11.3) mengungkapkan setiap kepentingan keuangan yang mungkin mereka miliki
terhadap pemasok saat ini atau calon pemasok.
Suap sulit untuk dicegah, jadi kontrol detektif juga diperlukan. Fokus 13-1
membahas satu pengendalian deteksi yang sangat efektif: audit pemasok (pengendalian 11,4).

FOKUS 13-1 Audit Pemasok: Sarana untuk Mengontrol Pembelian

Audit pemasok mungkin merupakan salah satu alat terbaik untuk
menilai efektivitas pengendalian siklus pengeluaran. Mereka
mengharuskan auditor internal mengunjungi kantor pemasok untuk
memeriksa catatannya. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi
pemasok yang mungkin terkait dengan masalah seperti suap.
Bendera merah yang menunjukkan potensi masalah meliputi:
1. Sebagian besar penjualan kotor pemasok adalah untuk perusahaan
yang melakukan audit pemasok.
2. Metode penetapan harga pemasok berbeda dari standar dalam
praktik industri.
3. Pemasok tidak memiliki peralatan yang disewanya tetapi menyewa
sendiri peralatan tersebut dari pihak ketiga.
4. Biaya hiburan tinggi dalam hal per
persentase penjualan kotor pemasok.
5. Pemasok mengajukan pihak ketiga yang diubah atau fiktif
faktur.
6. Alamat pemasok pada fakturnya adalah fiktif.
Audit pemasok dapat menghasilkan pengembalian yang
substansial. Satu perusahaan memulihkan lebih dari $250.000 untuk
masalah seperti tagihan duplikat. Audit pemasok juga sering
mengungkap pelanggaran kebijakan konflik kepentingan perusahaan.
Menariknya, banyak pemasok mendukung gagasan audit pemasok,
karena proses tersebut memberi mereka “alasan yang baik” untuk tidak
menawarkan hadiah atau hiburan kepada agen pembelian.
Namun demikian, organisasi harus menyertakan klausul “hak untuk
mengaudit” dalam semua pesanan pembelian dan kontrak dengan
pemasok untuk memastikan kemampuan untuk menggunakan kontrol
deteksi yang kuat ini.
Machine Translated by Google

BAB 13 SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN HINGGA PENGELUARAN TUNAI 409

Menerima
Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran (lingkaran 2.0 pada Gambar 13-2) adalah penerimaan dan
penyimpanan barang pesanan. Gambar 13-7 menunjukkan kedua langkah ini sebagai proses yang berbeda karena
masing-masing dilakukan oleh fungsi organisasi yang berbeda. Departemen penerimaan bertanggung jawab untuk
menerima pengiriman dari pemasok. Biasanya melapor ke manajer gudang, yang pada gilirannya melapor ke wakil
presiden manufaktur. Departemen penyimpanan persediaan, yang juga melapor kepada manajer gudang,
bertanggung jawab atas penyimpanan barang.
Informasi tentang penerimaan barang dagangan yang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi pengendalian
persediaan untuk memperbarui catatan persediaan.

PROSES
Ketika pengiriman tiba, petugas penerima membandingkan nomor pesanan pembelian yang dirujuk pada slip
pengepakan pemasok dengan file pesanan pembelian terbuka untuk memverifikasi bahwa barang telah dipesan.
Petugas penerima kemudian menghitung jumlah barang yang dikirimkan. Sebelum mengarahkan inventaris ke
gudang atau pabrik, petugas penerima juga harus memeriksa setiap pengiriman untuk tanda-tanda kerusakan yang
nyata.
Laporan penerima mendokumentasikan rincian tentang setiap pengiriman, termasuk tanggal penerimaan, laporan penerimaan - Dokumen
yang mencatat perincian tentang
pengirim, pemasok, dan nomor pesanan pembelian (Gambar 13-8). Untuk setiap item yang diterima, itu menunjukkan
setiap pengiriman, termasuk tanggal
nomor item, deskripsi, satuan ukuran, dan kuantitas. Laporan penerimaan juga berisi ruang untuk mengidentifikasi penerimaan, pengirim, pemasok,
orang-orang yang menerima dan memeriksa barang serta keterangan tentang kualitas barang yang diterima. dan jumlah yang diterima.

Tiga kemungkinan pengecualian untuk proses ini adalah (1) menerima jumlah barang yang berbeda dari
jumlah yang dipesan, (2) menerima barang rusak, atau (3) menerima barang dengan kualitas rendah yang gagal
diperiksa. Dalam ketiga kasus tersebut, departemen pembelian harus menyelesaikan situasi dengan pemasok.
Biasanya pemasok akan memberikan izin kepada pembeli untuk mengoreksi faktur jika ada perbedaan kuantitas.
Dalam hal barang rusak atau berkualitas buruk, dokumen yang disebut memo debit disiapkan setelah pemasok
setuju untuk mengambil kembali barang atau memberikan pengurangan harga. Memo debit mencatat penyesuaian
yang diminta. Satu salinan memo debit dikirim ke pemasok, yang kemudian membuat dan mengembalikan memo memo debit - Sebuah dokumen yang
digunakan untuk mencatat
kredit sebagai tanda terima. Departemen hutang dagang diberitahu dan menyesuaikan saldo hutang kepada pemasok
pengurangan saldo karena pemasok.
itu. Salinan memo debit menyertai barang ke departemen pengiriman untuk mengesahkan pengembaliannya ke
pemasok.

Menghitung dan mencatat pengiriman persediaan adalah tugas padat karya. Salah satu cara bagi perusahaan
seperti AOE untuk meningkatkan efisiensi proses ini adalah dengan mewajibkan pemasok untuk melakukan barcode

GAMBAR 13-7
2.1 Aliran Data Tingkat 1
Barang &
Menerima Barang
Slip Pengepakan Pembelian Diagram: Menerima
Pemasok
Pesanan
12 13
(dijelaskan untuk
14 15
menyertakan ancaman)

Inventaris Barang & Penerimaan Pemasok

Laporan

Pemberitahuan dari
2.2
Barang & Penerimaan Kembali
Transfer Barang ke
Inventaris Barang yang dipesan
Menerima Laporan Pendapatan
Kontrol & Berbagai Toko Inventaris
Siklus
Departemen atau Departemen

13 15

Menerima Laporan

Akun

Dapat dibayar
Machine Translated by Google

410 BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

GAMBAR 13-8
Contoh Penerimaan
Melaporkan Entri Data
Layar

3 bidang kritis untuk dimasuki

Sumber: 2010 © NetSuite Inc.

atau membubuhkan tag RFID pada produk mereka. Salah satu pendekatan menyederhanakan penghitungan barang
yang diterima tetapi tidak menghilangkan kebutuhan untuk memeriksa kualitas.
EDI dan teknologi satelit memberikan cara lain untuk meningkatkan efisiensi logistik masuk. Pemberitahuan
pengiriman awal EDI menginformasikan perusahaan ketika produk telah dikirim.
Dengan menggunakan perusahaan pelayaran yang truknya dilengkapi dengan terminal data yang terhubung ke satelit,
bisnis dapat melacak lokasi yang tepat dari semua pengiriman yang masuk dan memastikan bahwa staf yang setara
akan ada di sana untuk menurunkan truk. Pengemudi truk juga dapat diarahkan untuk berhenti di dermaga pemuatan
tertentu yang terdekat dengan tempat barang akan digunakan.

ANCAMAN DAN KONTROL

Menerima pengiriman barang yang tidak dipesan (ancaman 12) mengakibatkan biaya yang terkait dengan pembongkaran,
penyimpanan, dan kemudian pengembalian barang tersebut. Prosedur pengendalian terbaik untuk mengurangi ancaman
ini adalah menginstruksikan departemen penerima untuk hanya menerima pengiriman yang ada pesanan pembelian
yang disetujui (pengendalian 12.1). Itulah mengapa Gambar 13-7 menunjukkan departemen penerima membutuhkan
akses ke file pesanan pembelian terbuka.
Ancaman lainnya adalah melakukan kesalahan dalam menghitung barang yang diterima. Menghitung dengan
benar kuantitas yang diterima sangat penting untuk memelihara catatan persediaan perpetual yang akurat. Ini juga
memastikan bahwa perusahaan hanya membayar untuk barang yang benar-benar diterima. Untuk mendorong petugas
penerima menghitung secara akurat apa yang dikirim, banyak perusahaan merancang sistem pemrosesan permintaan
sehingga ketika meninjau pesanan pembelian terbuka, pekerja dok penerima tidak melihat jumlah yang dipesan (kontrol
13.1). (Jika dokumen kertas masih digunakan, bidang kuantitas yang dipesan dihitamkan pada salinan pesanan
pembelian departemen penerima.) Meskipun demikian, petugas penerimaan masih mengetahui jumlah barang yang
diharapkan karena pemasok biasanya menyertakan slip pengepakan dengan masing-masing memesan. Konsekuensinya,
ada godaan untuk melakukan perbandingan visual cepat dari jumlah yang diterima dengan yang ditunjukkan pada slip
pengepakan, untuk mengarahkan barang dengan cepat ke tempat yang dibutuhkan. Oleh karena itu, perusahaan harus
berkomunikasi dengan jelas kepada pegawai penerima tentang pentingnya menghitung semua pengiriman dengan hati-
hati dan akurat. Sarana komunikasi yang efektif adalah meminta juru tulis penerimaan tidak hanya mencatat jumlah yang
diterima tetapi juga menandatangani laporan penerimaan atau memasukkan nomor ID karyawan mereka ke dalam
sistem (pengendalian 13.2). Prosedur semacam itu menunjukkan asumsi tanggung jawab, yang biasanya menghasilkan
kerja yang lebih rajin. Beberapa perusahaan juga menawarkan bonus (kontrol 13.3) kepada juru tulis penerima karena
mengetahui ketidaksesuaian antara slip pengepakan dan kuantitas aktual yang diterima sebelum petugas pengiriman
pergi. Jika memungkinkan, penggunaan kode batang dan tag RFID (kontrol 13.4) dapat secara signifikan mengurangi
kesalahan yang tidak disengaja dalam penghitungan. Terakhir, sistem ERP harus dikonfigurasi untuk secara otomatis
menandai ketidaksesuaian antara jumlah penerimaan dan jumlah pesanan yang melebihi tingkat toleransi yang telah
ditentukan sehingga dapat segera diselidiki (pengendalian 13.5).

Sejauh ini, diskusi berpusat pada pembelian barang inventaris. Prosedur yang berbeda diperlukan untuk
mengontrol pembelian jasa, seperti pekerjaan pengecatan atau pemeliharaan.
Tantangan utama di bidang ini adalah menetapkan bahwa layanan benar-benar dilakukan
Machine Translated by Google

BAB 13 SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN HINGGA PENGELUARAN TUNAI 411

(ancaman 14), yang mungkin sulit. Misalnya, inspeksi visual dapat menunjukkan apakah sebuah ruangan telah
dicat; itu tidak mengungkapkan, bagaimanapun, apakah dinding telah disiapkan dengan tepat, kecuali
pemeriksaan dilakukan selama proses pengecatan, yang mungkin tidak selalu memungkinkan.

Salah satu cara untuk mengendalikan pembelian jasa adalah meminta pertanggungjawaban penyelia
yang sesuai untuk semua biaya yang dikeluarkan oleh departemen tersebut. Supervisor diharuskan untuk
mengakui penerimaan layanan, dan biaya terkait kemudian dibebankan ke akun yang menjadi tanggung
jawabnya. Pengeluaran aktual versus yang dianggarkan harus dibandingkan secara rutin dan setiap
ketidaksesuaian diselidiki (pengendalian 14.1).
Sulit untuk mencegah penagihan penipuan untuk layanan. Oleh karena itu, detektif kontrol juga diperlukan.
Salah satu teknik yang paling efektif adalah agar fungsi audit internal secara berkala melakukan tinjauan
terperinci atas kontrak jasa (pengendalian 14.2), termasuk audit catatan pemasok, seperti yang dibahas dalam
Fokus 13-1.
Pencurian persediaan adalah ancaman lain. Beberapa prosedur pengendalian dapat digunakan untuk
melindungi persediaan dari kerugian. Pertama, inventaris harus disimpan di lokasi yang aman dengan akses
terbatas (pengendalian 15.1). Kedua, semua transfer persediaan dalam perusahaan harus didokumentasikan
(pengendalian 15.2). Misalnya, baik departemen penerima maupun departemen penyimpanan persediaan harus
mengetahui transfer barang dari dok penerima ke dalam persediaan. Demikian pula, baik toko persediaan
maupun departemen produksi harus mengetahui pelepasan persediaan ke dalam produksi. Dokumentasi ini
memberikan informasi yang diperlukan untuk menetapkan akuntabilitas atas kekurangan apa pun, sehingga
mendorong karyawan untuk berhati-hati dalam mencatat semua pergerakan inventaris secara akurat. Ketiga,
penting untuk secara berkala menghitung persediaan yang ada dan merekonsiliasi perhitungan tersebut dengan
persediaan (pengendalian 15.3).

Terakhir, pemisahan tugas yang tepat (pengendalian 15.4) selanjutnya dapat membantu meminimalkan
risiko pencurian persediaan. Karyawan yang bertanggung jawab untuk mengontrol akses fisik ke inventaris tidak
boleh menyesuaikan catatan inventaris tanpa peninjauan dan persetujuan. Baik karyawan yang bertanggung
jawab atas penyimpanan inventaris maupun mereka yang diberi wewenang untuk menyesuaikan catatan
inventaris tidak boleh bertanggung jawab atas fungsi penerimaan atau pengiriman.

Menyetujui Faktur Pemasok

Kegiatan utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran
paket voucher - Kumpulan
(lingkaran 3.0 pada Gambar 13-2). dokumen yang digunakan untuk
mengotorisasi pembayaran ke
pemasok. Ini terdiri dari pesanan
PROSES pembelian, laporan penerimaan, dan faktur pemaso

Departemen utang usaha menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran. Kewajiban hukum untuk membayar
sistem nonvoucher - Sebuah metode
pemasok muncul pada saat barang diterima. Namun, untuk alasan praktis, sebagian besar perusahaan mencatat untuk memproses utang usaha di
hutang dagang hanya setelah penerimaan dan persetujuan faktur pemasok. mana setiap faktur yang disetujui
diposting ke catatan pemasok individu
Perbedaan waktu ini biasanya tidak penting untuk pengambilan keputusan sehari-hari, tetapi memerlukan
dalam file utang usaha dan kemudian
pembuatan jurnal penyesuaian yang tepat untuk menyusun laporan keuangan yang akurat pada akhir periode disimpan dalam file faktur terbuka.
fiskal. Kontras dengan sistem voucher.

Ketika faktur pemasok diterima, departemen utang usaha bertanggung jawab untuk mencocokkannya
dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan yang sesuai. Kombinasi faktur pemasok dan dokumentasi sistem voucher - Sebuah metode
pendukung terkait ini menciptakan apa yang disebut paket voucher. Gambar 13-9 menunjukkan contoh layar untuk memproses utang usaha di
mana voucher pengeluaran disiapkan
entri data untuk menyetujui pemasok melalui suara. Setelah pemberi persetujuan memverifikasi bahwa
sebagai ganti memposting faktur
perusahaan menerima apa yang telah dipesannya, suara yang masuk disetujui untuk pembayaran. langsung ke catatan pemasok di
buku besar pembantu utang usaha.
Ada dua cara untuk memproses faktur pemasok, disebut sebagai sistem nonvoucher atau voucher. Dalam Voucher pencairan mengidentifikasi
pemasok, mencantumkan faktur yang
sistem nonvoucher, setiap faktur yang disetujui (bersama dengan dokumen pendukung) diposting ke catatan belum dibayar, dan menunjukkan
pemasok individu dalam file hutang dagang dan kemudian disimpan dalam file faktur terbuka. Ketika cek ditulis jumlah bersih yang harus dibayar
setelah dikurangi diskon dan
untuk membayar tagihan, usia paket voucher dihapus dari file faktur terbuka, faktur ditandai lunas, dan kemudian
tunjangan yang berlaku. Berbeda
paket voucher disimpan dalam file faktur berbayar. Dalam sistem voucher, dokumen tambahan disebut dengan sistem nonvoucher.
Machine Translated by Google
412 BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
GAMBAR 13-9
Contoh Pemasok
Layar Persetujuan Faktur
voucher pencairan - Dokumen
yang mengidentifikasi pemasok,
mencantumkan faktur yang belum
dibayar, dan menunjukkan jumlah
bersih yang harus dibayar setelah
dikurangi diskon dan tunjangan yang
berlaku.
dievaluasi penyelesaian
penerimaan (ERS) - Pendekatan
tanpa faktur untuk hutang dagang
yang menggantikan proses
pencocokan tiga arah (faktur
pemasok, laporan penerimaan, dan
pesanan pembelian) dengan
pencocokan dua arah dari pesanan
pembelian dan laporan penerimaan.
kartu pengadaan - Kartu kredit
perusahaan yang hanya dapat
digunakan karyawan di pemasok
yang ditunjuk untuk membeli jenis
barang tertentu.
klik "Simpan" untuk menyetujui
Sumber: 2010 © NetSuite Inc.
voucher pengeluaran juga dibuat ketika faktur pemasok disetujui untuk pembayaran. Voucher pencairan
mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yang belum dibayar, dan menunjukkan jumlah bersih
yang harus dibayar setelah dikurangi diskon dan tunjangan yang berlaku.
Sistem voucher menawarkan tiga keunggulan dibandingkan sistem nonvoucher. Pertama, mereka
mengurangi jumlah cek yang perlu ditulis, karena beberapa faktur dapat disertakan dalam satu voucher
pencairan. Kedua, karena voucher pencairan adalah dokumen yang dibuat secara internal, maka dapat
diberi nomor sebelumnya untuk mempermudah pelacakan semua hutang. Ketiga, karena voucher
memberikan catatan eksplisit bahwa faktur pemasok telah disetujui untuk pembayaran, ini memfasilitasi
pemisahan waktu persetujuan faktur dari waktu pembayaran faktur. Ini membuatnya lebih mudah untuk
menjadwalkan kedua aktivitas untuk memaksimalkan efisiensi.
Proses hutang dagang, yang mencocokkan faktur pemasok dengan pesanan pembelian dan
menerima laporan, adalah kandidat utama untuk otomatisasi. Perusahaan global besar dapat memproses
lebih dari satu juta faktur pemasok setiap tahun. Efisiensi pemrosesan dapat ditingkatkan dengan meminta
pemasok mengirimkan faktur secara elektronik, dengan EDI, dan membuat sistem secara otomatis
mencocokkan faktur tersebut dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan yang sesuai. Hanya
faktur pemasok yang gagal dalam proses pencocokan ini yang perlu diproses secara manual.
Pilihan lainnya adalah menghilangkan faktur pemasok. Lagi pula, untuk sebagian besar pembelian
berulang, perusahaan mengetahui harga barang dan jasa pada saat dipesan. Jadi, segera setelah
penerimaan barang atau jasa diverifikasi, semua informasi yang diperlukan untuk membayar pemasok
sudah diketahui. Pendekatan “tanpa faktur” ini disebut dengan Evaluated Receipt Settlement (ERS). ERS
menggantikan proses pencocokan tiga arah tradisional (faktur pemasok, laporan penerimaan, dan pesanan
pembelian) dengan pencocokan dua arah antara pesanan pembelian dan laporan penerimaan (Gambar
13-10). ERS menghemat waktu dan uang dengan mengurangi jumlah dokumen yang perlu dicocokkan
dan, karenanya, jumlah potensi ketidaksesuaian. Faktanya, sistem ERS sering kali dikonfigurasikan untuk
mengotomatiskan proses pencocokan dua arah dan menghasilkan pembayaran secara otomatis; Tinjauan
manual diperlukan hanya bila ada ketidaksesuaian antara laporan penerimaan dan pesanan pembelian.
ERS juga menghemat waktu dan biaya bagi pemasok untuk membuat dan melacak faktur. Ini adalah
contoh bagaimana peningkatan dalam proses siklus pengeluaran satu perusahaan memberikan manfaat
bagi proses siklus pendapatan perusahaan lain. Akhirnya, seperti yang ditunjukkan oleh Fokus 13-2,
peningkatan dramatis seringkali dapat dihasilkan dari rekayasa ulang proses utang usaha itu sendiri.
Pembelian persediaan non-persediaan mungkin memberikan peluang terbesar untuk meningkatkan
efisiensi hutang dagang dan pengeluaran kas. Pembelian non-persediaan biasanya mencakup sebagian
besar transaksi utang dagang, tetapi mewakili persentase kecil dari total nilai dolar dari semua pembelian.
Misalnya, survei yang disponsori AICPA menemukan bahwa lebih dari 60% dari semua faktur yang
diproses oleh departemen hutang adalah untuk jumlah di bawah $2.000. Kartu pengadaan memberikan
satu cara untuk menghilangkan kebutuhan pembayaran akun yang dapat memproses banyak faktur kecil
semacam itu. Kartu pengadaan adalah kartu kredit perusahaan yang hanya dapat digunakan karyawan di
pemasok yang ditunjuk untuk membeli jenis barang tertentu. Pengeluaran
Machine Translated by Google

BAB 13 SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN HINGGA PENGELUARAN TUNAI 413

Pertandingan Tiga Arah Tradisional Pendekatan Penyelesaian Tanda Terima yang Dievaluasi (Two-Way Match). GAMBAR 13-10
Perbandingan dari
2. Terima
1. Kirim
1. Kirim Barang dan Tiga Arah Tradisional
Pembelian
Pembelian Mengisi
Pesan ke Cocok untuk Akun
Kirim Salinan Pesan ke
dari Menerima
pemasok
pemasok Kirim Salinan
Laporan
Dibayar dengan
Pembelian dari
Pesan ke Pencocokan Dua Arah yang digunakan
Menerima
Akun Kirim Salinan dari Kirim Salinan dari
Melapor kepada oleh Tanda Terima yang Dievaluasi
2. Terima Pesanan Pembelian ke Menerima Laporan ke
Dapat dibayar Akun
Barang dan Akun hutang Akun hutang Penyelesaian (ERS)
Dapat dibayar
Mengisi Sistem
Menerima
Laporan
Pembelian Menerima
Memesan Laporan

3. Akun
Dapat dibayar
Menerima
pemasok 3. Hitung Jumlah Utang = Kuantitas
Faktur Diterima (Dari
Menerima Laporan) Waktu
Harga Per Unit (Dari
Pesanan Pembelian)
Salinan dari pemasok Salinan dari
Pembelian Faktur Menerima
Memesan Laporan

Membayar

pemasok

4. Lakukan Kuantitas pada Pemasok

Faktur = Jumlah pada
Menerima Laporan dan
Harga pada Faktur Pemasok
= Harga yang Dikutip pada
Pesanan Pembelian?

Tidak Ya

Panggilan
Membayar

Pemasok dan pemasok

Mendamaikan Faktur
Faktur ke
Mendukung
Dokumen

batas dapat diatur untuk setiap kartu. Selain itu, nomor rekening pada setiap kartu pengadaan dapat dipetakan
ke rekening buku besar tertentu, seperti perlengkapan kantor. Kartu pengadaan menyederhanakan hutang
dagang karena perusahaan menerima satu laporan bulanan yang meringkas pembelian non-persediaan
berdasarkan kategori akun. Kartu pengadaan juga meningkatkan efisiensi proses pengeluaran kas karena
perusahaan hanya perlu melakukan satu kali pembayaran untuk semua pembelian nonpersediaan selama
periode waktu tertentu, daripada melakukan pembayaran terpisah ke berbagai pemasok.

ANCAMAN DAN KONTROL

Tabel 13-2 menunjukkan bahwa salah satu ancaman adalah kesalahan pada faktur pemasok, seperti
perbedaan antara kuotasi dan harga aktual yang dibebankan atau kesalahan perhitungan jumlah total yang
harus dibayar. Konsekuensinya, akurasi matematis faktur pemasok harus diverifikasi (kontrol 16.1) dan harga
serta jumlah yang tercantum di dalamnya harus dibandingkan dengan yang ditunjukkan pada laporan
pembelian atau pesanan dan penerimaan. Untuk pembelian kartu pengadaan, pengguna harus diminta untuk menyimpannya
Machine Translated by Google
414 BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

FOKUS 13-2 Menerapkan Prinsip Peningkatan Proses Manufaktur untuk

Akun hutang

Medtronic, Inc., sebuah perusahaan teknologi medis global,
mendemonstrasikan bahwa prinsip perbaikan proses yang awalnya
dikembangkan untuk meningkatkan aktivitas manufaktur juga dapat
berhasil diadopsi untuk meningkatkan fungsi hutang dagang.
Seperti banyak pabrikan, Medtronic telah berhasil menggunakan
prinsip Six Sigma dan Lean untuk merampingkan aktivitas alur
kerjanya dan meningkatkan kualitas produk. Six Sigma adalah
filosofi yang berfokus pada peningkatan kualitas dengan mengurangi
kesalahan. Analisis lean berupaya meningkatkan efisiensi dengan
menghilangkan kemacetan dan redun dancies. Medtronic
memutuskan untuk mencoba menerapkan teknik yang sama yang
digunakan dalam manufaktur ke fungsi hutang dagangnya. Motivasi
awal untuk melakukannya adalah melihat bahwa transaksi
keuangan, seperti pembuatan produk, melibatkan pemindahan
barang (misalnya faktur pemasok) melalui urutan langkah-langkah.
Medtronic memprakarsai serangkaian proyek intensif selama
lima hari, yang disebut kaizen, untuk menerapkan prinsip Six Sigma
dan Lean guna meningkatkan hutang dagang. Pada hari pertama,
sebuah tim yang terdiri dari karyawan utang dagang dan pakar
perbaikan proses manufaktur mempelajari dengan cermat
bagaimana faktur pemasok diproses, dimulai dengan saat surat
pertama kali dibuka hingga pencetakan dan cek pengiriman. Pada
hari ke-2, tim mengukur waktu yang diperlukan untuk melakukan
setiap langkah proses dan volume transaksi yang melewati setiap
langkah. Pada
hari 3 dan 4, tim membuat diagram aliran fisik dari semua
dokumentasi hutang usaha. Mereka kemudian menata kembali bilik
dan meja dan menambahkan gerobak beroda baru dan tempat
sampah kertas untuk memangkas jarak fisik yang ditempuh faktur
pemasok dari 1.464 menjadi 165 kaki. Mereka juga memodifikasi
proses pemindaian gambar untuk dapat menggabungkan semua
faktur pemasok (untuk pembelian inventaris, dengan pesanan
pembelian terkait, dan yang tanpa pesanan pembelian) ke dalam
satu antrian. Pada hari ke-5, tim memandu seluruh departemen
melalui proses alur kerja yang direkayasa ulang.
Penerapan teknik perbaikan proses Medtronic menghasilkan
peningkatan dramatis dalam efisiensi dan efektivitas fungsi hutang
dagangnya:
• Waktu yang diperlukan untuk membuka surat dan menyortir,
memproses, dan mencatat faktur pemasok berkurang dari tiga
hari menjadi satu hari.
• Jumlah faktur yang diskon untuk pembayaran cepat diambil
meningkat sebesar 15%.
• Waktu pemrosesan pembayaran dipotong 50%.
Penting untuk dicatat bahwa manfaat ini diperoleh dengan
karyawan yang sama yang telah bekerja di hutang sebelum upaya
rekayasa ulang. Hal ini menunjukkan bahwa ketika perusahaan
berusaha untuk meningkatkan hasil, mereka harus fokus pertama
memperbaiki proses, bukan mengganti orang yang melakukan itu.

penerimaan (kontrol 16.2) dan memverifikasi keakuratan laporan bulanan. Mengadopsi pendekatan ERS (kontrol 16.3)
menghilangkan potensi kesalahan dalam faktur pemasok karena perusahaan membayar dengan mencocokkan jumlah yang
mereka terima dengan harga yang dikutip saat barang dipesan. Namun, penggunaan ERS membuatnya penting untuk mengontrol
akses ke file induk pemasok (kontrol 16.4) dan memantau semua perubahan yang dibuat padanya karena file induk pemasok
sekarang berisi informasi tentang harga berbagai barang yang dibeli. Setelah memasukkan data tentang jumlah barang yang
diterima, sistem menggunakan harga tersebut untuk menetapkan jumlah yang harus dibayarkan kepada pemasok. Dengan
demikian, perubahan yang tidak sah pada harga tersebut dapat mengakibatkan pembayaran berlebih kepada pemasok.

Bahkan dengan ERS, biaya pengiriman memerlukan pertimbangan khusus karena kompleksitasnya menciptakan banyak
peluang untuk terjadi kesalahan. Cara terbaik untuk mengurangi ancaman terkait pengiriman adalah dengan memberikan
pelatihan yang memadai kepada staf bagian pembelian dan utang usaha tentang praktik dan terminologi transportasi. Misalnya,
jika kontrak pembelian mengatakan "pengiriman penuh diperbolehkan", maka pemasok bertanggung jawab atas biaya pengiriman.
Ketika organisasi pembelian bertanggung jawab atas biaya pengiriman, menggunakan pengangkut yang ditunjuk untuk semua
pengiriman yang masuk dapat mengurangi biaya. Namun, diskon hanya akan direalisasikan jika pemasok memenuhi permintaan
untuk menggunakan operator itu. Oleh karena itu, pengendalian detektif yang penting adalah meminta audit internal secara
berkala memverifikasi keakuratan tagihan pengiriman dan faktur untuk memastikan bahwa perusahaan tidak dikenai biaya
transportasi yang seharusnya dibayar oleh pemasok (pengendalian 16.5).

Kesalahan dalam mencatat dan memposting pembayaran kepada pemasok (ancaman 17) mengakibatkan kesalahan
tambahan dalam laporan keuangan dan kinerja yang, pada gilirannya, dapat berkontribusi pada pengambilan keputusan yang buruk.
Machine Translated by Google

BAB 13 SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN HINGGA PENGELUARAN TUNAI 415

Entri data dan kontrol pemrosesan untuk memastikan integritas pemrosesan yang dibahas dalam Bab 10 (kontrol
17.1) diperlukan untuk mencegah jenis masalah ini. Salah satu kontrol tersebut adalah membandingkan selisih
saldo rekening pemasok dengan jumlah total faktur yang diproses—sebelum dan sesudah memproses pemeriksaan.
Total semua saldo akun pemasok (atau voucher yang belum dibayar) juga harus direkonsiliasi secara berkala
dengan jumlah akun kontrol hutang dagang dalam buku besar (kontrol 17.2).

Pengeluaran Tunai
Aktivitas terakhir dalam siklus pengeluaran adalah membayar pemasok (lingkaran 4.0 pada Gambar 13-2).

PROSES
Kasir, yang melapor kepada bendahara, bertanggung jawab untuk membayar pemasok. Ini memisahkan fungsi
penjagaan, yang dilakukan oleh kasir, dari fungsi otorisasi dan pencatatan, masing-masing dilakukan oleh
departemen pembelian dan hutang dagang. Pembayaran dilakukan ketika hutang mengirimkan paket voucher
kepada kasir. Meskipun banyak pembayaran tetap dilakukan dengan cek, penggunaan EFT dan FEDI semakin
meningkat.

ANCAMAN DAN KONTROL

Gagal memanfaatkan diskon pembelian untuk pembayaran segera (ancaman 18) dapat merugikan.
Misalnya, diskon 1% untuk pembayaran dalam 10 hari, bukan 30 hari, menunjukkan penghematan 18% per tahun.
Pengajuan yang tepat dapat secara signifikan mengurangi risiko ancaman ini. Faktur yang disetujui harus diajukan
berdasarkan tanggal jatuh tempo, dan sistem harus dirancang untuk melacak tanggal jatuh tempo faktur dan
mencetak daftar periodik dari semua faktur yang belum dibayar (pengendalian 18.1). Anggaran arus kas (kontrol
18.2) yang mengindikasikan arus kas masuk yang diharapkan dan komitmen yang belum dibayar juga dapat
membantu perusahaan merencanakan untuk memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia. Informasi dalam
anggaran ini berasal dari beberapa sumber. Piutang usaha memberikan proyeksi koleksi kas masa depan. Utang
usaha dan file pesanan pembelian terbuka menunjukkan jumlah komitmen saat ini dan yang tertunda kepada
pemasok, dan fungsi sumber daya manusia menyediakan informasi tentang kebutuhan penggajian.

Ancaman lainnya adalah membayar barang yang tidak diterima. Kontrol terbaik untuk mencegah ancaman ini
adalah dengan membandingkan jumlah yang ditunjukkan pada faktur pemasok dengan jumlah yang dimasukkan
oleh orang yang mengontrol persediaan, yang menerima transfer barang tersebut dari departemen penerimaan.
Banyak perusahaan memerlukan departemen pengendalian persediaan untuk memverifikasi kuantitas pada laporan
penerimaan sebelum dapat digunakan untuk mendukung pembayaran faktur pemasok (pengendalian 19.1).
Verifikasi bahwa layanan (misalnya, pembersihan atau pengecatan) dilakukan dengan cara yang ditagih lebih sulit.
Oleh karena itu, sebagian besar perusahaan bergantung pada pengendalian anggaran dan tinjauan yang cermat
atas pengeluaran departemen (pengendalian 19.2) untuk menunjukkan potensi masalah yang perlu diselidiki.
Penggantian biaya perjalanan dan jamuan karyawan memerlukan perhatian khusus karena ini adalah area di
mana penipuan sering terjadi dan tren teknologi telah memudahkan karyawan untuk mengajukan klaim penipuan.
Misalnya, sebagian besar maskapai penerbangan sekarang mendorong para pelancong untuk mencetak boarding
pass mereka di rumah. Hal ini menghemat waktu traveler saat check-in, tetapi juga mengurangi nilai boarding pass
sebagai dokumen pendukung untuk biaya yang diklaim karena dokumen tersebut dapat diubah oleh traveler atau
dicetak tetapi tidak pernah digunakan. Konsekuensinya, banyak organisasi meminta karyawan untuk menyerahkan
bukti tambahan, seperti agenda konferensi yang mengidentifikasi peserta, untuk membuktikan bahwa mereka benar-
benar melakukan perjalanan (pengendalian 19.3). Lain
ancaman potensial adalah karyawan memesan beberapa penerbangan atau hotel, membatalkan semua kecuali
yang paling murah, tetapi mengajukan klaim penggantian untuk opsi yang paling mahal. Cara terbaik untuk
mencegah masalah ini adalah dengan mewajibkan semua karyawan menggunakan kartu kredit korporat untuk
perjalanan (pengendalian 19.4), karena ini memastikan bahwa organisasi akan menerima jejak audit lengkap dari semua biaya dan
kredit ke akun.
Pembayaran rangkap (ancaman 20) dapat terjadi karena berbagai alasan. Ini mungkin faktur duplikat yang
dikirim setelah cek perusahaan sudah dikirim, atau mungkin terpisah dari dokumen lain dalam paket voucher.
Meskipun pemasok
Machine Translated by Google

416 BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

biasanya mendeteksi pembayaran ganda dan mengkredit rekening perusahaan, hal ini dapat mempengaruhi kebutuhan
arus kas perusahaan. Selain itu, catatan keuangan akan salah, setidaknya sampai pembayaran duplikat terdeteksi.

Beberapa prosedur kontrol terkait dapat mengurangi ancaman ini. Pertama (kontrol 20.1), faktur harus disetujui
untuk pembayaran hanya bila disertai dengan paket voucher lengkap (pesanan pembelian dan laporan penerimaan).
Kedua, hanya salinan asli dari faktur yang harus dibayar (kontrol 20.2). Sebagian besar faktur rangkap yang dikirimkan
pemasok dengan jelas menunjukkan bahwa faktur tersebut tidak asli. Pembayaran tidak boleh diotorisasi untuk fotokopi
faktur. Ketiga, ketika cek untuk membayar tagihan ditandatangani, tagihan dan paket voucher harus dibatalkan (ditandai
“lunas”) dengan cara yang akan mencegah penyerahan kembali (kontrol 20.3).

Meskipun ERS menghilangkan faktur vendor seluruhnya, masih penting untuk menandai semua laporan penerimaan
sebagai pembayaran untuk menghindari pembayaran ganda.
Mungkin ancaman yang paling serius terkait dengan fungsi pengeluaran kas adalah pencurian atau penyalahgunaan
dana (ancaman 21). Karena uang tunai adalah aset termudah untuk dicuri, akses ke uang tunai, cek kosong, dan mesin
penandatangan cek harus dibatasi (pengendalian 21.1). Cek harus diberi nomor urut dan dipertanggungjawabkan secara
berkala (pengendalian 21.2) oleh kasir.
EFT, baik dengan sendirinya atau sebagai bagian dari FEDI, membutuhkan prosedur kontrol tambahan. Kontrol
akses yang ketat atas semua transaksi EFT keluar (kontrol 21.3) adalah penting. Kata sandi dan ID pengguna harus
digunakan untuk secara khusus mengidentifikasi dan memantau setiap karyawan yang diberi wewenang untuk memulai
transaksi EFT. Lokasi terminal asal juga harus dicatat. Transaksi EFT di atas ambang batas tertentu harus memerlukan
persetujuan pengawasan waktu nyata. Juga harus ada batasan jumlah dolar total transaksi yang diperbolehkan per hari
per individu.
Semua transmisi EFT harus dienkripsi untuk mencegah perubahan. Selain itu, semua transaksi EFT harus diberi stempel
waktu dan nomor untuk memfasilitasi rekonsiliasi selanjutnya. Program khusus, yang disebut modul audit tertanam, dapat
dirancang ke dalam sistem untuk memantau semua transaksi dan mengidentifikasi setiap transaksi yang memiliki
karakteristik khusus. Laporan transaksi yang ditandai tersebut kemudian dapat diberikan kepada manajemen dan audit
internal untuk ditinjau dan, jika perlu, penyelidikan yang lebih rinci.

Transaksi perbankan online membutuhkan pemantauan konstan. Deteksi tepat waktu atas transaksi mencurigakan
dan pemberitahuan segera dari bank diperlukan untuk memulihkan dana yang dicairkan secara curang. Ancaman serius
adalah bahwa perangkat lunak keystroke-logging dapat menginfeksi komputer yang digunakan untuk perbankan online
dan memberikan kredensial perbankan organisasi kepada penjahat. Memang, dalam beberapa tahun terakhir penjahat
telah mengarahkan serangan spear phishing (lihat Bab 6) pada bendahara untuk mencoba melakukan ini. Cara terbaik
untuk mengurangi ancaman ini adalah dengan menetapkan komputer tertentu yang akan digunakan untuk perbankan
daring (kontrol 21.4), untuk membatasi akses ke komputer tersebut hanya untuk bendahara atau siapa pun yang
bertanggung jawab untuk mengesahkan pembayaran, dan menggunakan komputer itu hanya untuk perbankan daring
dan tidak ada aktivitas lain. Jika tidak, jika bendahara menggunakan komputer yang sama untuk email dan perbankan
online dan menjadi korban serangan spear phishing, penjahat dapat menginstal perangkat lunak keylogging,
menggunakannya untuk mendapatkan kredensial perbankan organisasi, dan kemudian mencuri dana organisasi.
Perusahaan juga harus mempertimbangkan untuk menempatkan blok Automated Clearing House (ACH), yang
menginstruksikan bank untuk tidak mengizinkan debit ACH (arus keluar) dari akun tertentu. Misalnya, jika perusahaan
melakukan semua pembayaran kepada pemasoknya hanya dari rekening giro operasi utamanya, ia mungkin ingin
menginstruksikan bank untuk memblokir semua debit ACH dari rekening bank lainnya (kontrol 21.5).

Pencairan penipuan, khususnya penerbitan cek kepada pemasok fiktif, adalah jenis penipuan yang umum.
Pemisahan tugas yang tepat (kontrol 21.6) dapat secara signifikan mengurangi risiko ancaman ini. Fungsi hutang usaha
harus mengotorisasi pembayaran, termasuk perakitan paket voucher; namun, hanya bendahara atau kasir yang harus
menandatangani cek. Untuk memastikan bahwa cek dikirim ke penerima yang dituju, kasir harus mengirimkan cek yang
ditandatangani daripada mengembalikannya ke hutang. Kasir juga harus membatalkan semua dokumen dalam paket
voucher untuk mencegah pengiriman ulang untuk mendukung pencairan lainnya. Cek yang melebihi jumlah tertentu,
seperti $5.000 sampai $10.000, harus memerlukan dua tanda tangan (kontrol 21.7), sehingga memberikan tinjauan
independen lain atas pengeluaran tersebut. Terakhir, seseorang yang tidak berpartisipasi dalam pemrosesan baik
penerimaan maupun pengeluaran kas harus merekonsiliasi semua rekening bank (kontrol 21.8). Kontrol ini memberikan
pemeriksaan independen atas akurasi dan mencegah seseorang dari penyalahgunaan uang tunai dan kemudian
menyembunyikan pencurian dengan menyesuaikan laporan bank.
Machine Translated by Google

BAB 13 SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN HINGGA PENGELUARAN TUNAI 417

Akses ke daftar pemasok yang disetujui harus dibatasi (pengendalian 21.9), dan setiap perubahan pada
daftar itu harus ditinjau dan disetujui secara hati-hati. Sangatlah penting untuk membatasi kemampuan untuk
membuat pemasok satu kali (kontrol 21.10) dan memproses faktur sehingga karyawan yang sama tidak dapat
membuat pemasok baru sekaligus mengeluarkan cek untuk pemasok tersebut.
Jika memungkinkan, pengeluaran harus dilakukan dengan cek atau EFT. Namun demikian, seringkali lebih
nyaman untuk membayar pembelian kecil, seperti kopi atau donat, secara tunai. Dana kas kecil (pengendalian
21.11), dikelola oleh seorang karyawan yang tidak memiliki tanggung jawab penanganan kas atau akuntansi
lainnya, harus dibentuk untuk menangani pengeluaran tersebut. Dana kas kecil harus disiapkan sebagai dana
imprest. Dana imprest memiliki dua karakteristik: ditetapkan pada jumlah yang tetap, seperti $100, dan dana imprest - Rekening kas dengan dua
karakteristik: (1) Ditetapkan pada jumlah
memerlukan voucher untuk setiap pencairan. Setiap saat, jumlah uang tunai plus voucher harus sama dengan
yang tetap, seperti $100; dan (2) voucher
saldo dana yang telah ditetapkan. Ketika saldo dana menipis, voucher disajikan ke hutang untuk diisi ulang. diperlukan untuk setiap pencairan.
Setelah hutang mengotorisasi transaksi ini, kasir kemudian menulis cek untuk mengembalikan dana kas kecil ke
Setiap saat, jumlah uang tunai plus
tingkat yang ditentukan. Seperti halnya dokumen pendukung yang digunakan untuk pembelian biasa, voucher
voucher harus sama dengan saldo dana
yang digunakan untuk mendukung pengisian kembali dana kas kecil harus dibatalkan pada saat dana yang telah ditentukan sebelumnya.
dikembalikan ke tingkat yang telah ditentukan sebelumnya.

Pengoperasian dana kas kecil imprest secara teknis melanggar prinsip pemisahan tugas, karena orang
yang sama yang memegang kas juga mengotorisasi pencairan dana dan menyimpan catatan saldo dana.
Ancaman penyelewengan lebih dari diimbangi, bagaimanapun, dengan kenyamanan tidak harus memproses
pembelian lain-lain kecil melalui siklus pengeluaran normal. Selain itu, risiko penyalahgunaan dapat dimitigasi
dengan meminta auditor internal menghitung saldo dana dan voucher secara berkala dan meminta
pertanggungjawaban orang yang bertanggung jawab atas dana kas kecil atas kekurangan yang ditemukan
selama audit mendadak tersebut (pengendalian 21.12).

Pencurian juga dapat terjadi melalui perubahan cek (ancaman 22). Mesin proteksi cek (kontrol 22.1) dapat
mengurangi risiko ancaman ini dengan mencetak jumlahnya dalam warna yang berbeda, biasanya kombinasi
tinta merah dan biru. Menggunakan tinta khusus yang berubah warna jika diubah dan mencetak cek pada kertas
khusus (kontrol 22.2) yang mengandung tanda air selanjutnya dapat mengurangi kemungkinan perubahan.
Banyak bank juga menyediakan layanan khusus untuk membantu melindungi perusahaan dari cek palsu. Salah
satu layanan tersebut, yang disebut Pembayaran Positif (kontrol 22.3), melibatkan pengiriman daftar harian
semua cek yang sah ke bank, yang kemudian akan menghapus hanya cek yang muncul di daftar itu. Rekonsiliasi
rekening bank setiap bulan merupakan kontrol deteksi penting untuk mengidentifikasi penipuan cek. Penting
untuk merekonsiliasi rekening bank pada waktu yang tepat karena banyak bank akan menanggung kerugian cek
buruk hanya jika perusahaan segera memberi tahu mereka tentang cek yang ditemukan.

Terakhir, penting untuk merencanakan dan memantau pengeluaran untuk menghindari masalah arus kas
lem (ancaman 23). Anggaran arus kas (kontrol 23.1) adalah cara terbaik untuk mengurangi ancaman ini.

Ringkasan dan Kesimpulan Kasus

Aktivitas bisnis dasar yang dilakukan dalam siklus pengeluaran meliputi pemesanan bahan, perlengkapan, dan
layanan; menerima bahan, pasokan, dan layanan; menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran; dan membayar
barang dan jasa.
Efisiensi dan efektivitas kegiatan ini secara signifikan dapat mempengaruhi kinerja perusahaan secara
keseluruhan. Misalnya, kekurangan dalam meminta dan memesan inventaris dan persediaan yang diperlukan
dapat menyebabkan kemacetan produksi dan mengakibatkan hilangnya penjualan karena kehabisan stok barang-
barang populer. Masalah dalam prosedur yang berkaitan dengan penerimaan dan penyimpanan persediaan
dapat mengakibatkan perusahaan membayar barang yang tidak pernah diterimanya, menerima pengiriman dan
menimbulkan biaya penyimpanan untuk barang yang tidak dipesan, dan mengalami pencurian persediaan.
Masalah dalam menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran dapat mengakibatkan pemasok membayar lebih
atau gagal mengambil diskon yang tersedia untuk pembayaran tepat waktu. Kelemahan dalam proses pencairan
kas dapat mengakibatkan penyalahgunaan kas.
TI dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan siklus pengeluaran yang dilakukan.
Secara khusus, EDI, bar-coding, RFID, dan EFT dapat secara signifikan mengurangi waktu dan biaya yang terkait
dengan pemesanan, penerimaan, dan pembayaran barang. Kontrol yang tepat
Machine Translated by Google

418 BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

prosedur, terutama pemisahan tugas, diperlukan untuk memitigasi berbagai ancaman seperti kesalahan dalam
melakukan aktivitas siklus pengeluaran dan pencurian persediaan atau uang tunai.
Pada pertemuan eksekutif berikutnya, Ann Brandt dan Elizabeth Venko menyampaikan rekomendasi mereka
kepada Linda Spur untuk meningkatkan aktivitas bisnis siklus pengeluaran AOE. Ann mengindikasikan bahwa rencana
LeRoy Williams untuk melakukan penghitungan fisik komponen bahan baku utama yang lebih sering akan
meningkatkan keakuratan database dan mengurangi kemungkinan kehabisan stok di pabrik Wichita di masa
mendatang. Dia juga merancang kueri untuk menghasilkan laporan kinerja pemasok harian yang akan menyoroti tren
negatif apa pun sebelum menjadi jenis masalah yang mengganggu produksi di pabrik Dayton. Ann juga menunjukkan
bahwa akan mungkin untuk menghubungkan inventaris AOE dan sistem perencanaan produksi dengan pemasok
utama untuk mengelola tingkat inventaris AOE dengan lebih baik.

Elizabeth Venko menyatakan bahwa dia sedang bekerja untuk meningkatkan jumlah pemasok yang
menggunakan kode batang atau RFID menandai pengiriman mereka. Hal ini akan meningkatkan efisiensi dan
keakuratan proses penerimaan dan juga keakuratan catatan inventaris AOE, sehingga memberikan kemungkinan
pengurangan tambahan dalam biaya penyimpanan inventaris. Selain itu, Elizabeth ingin mendorong lebih banyak
pemasok untuk mengirimkan faktur melalui EDI atau menyetujui ERS, yang akan meningkatkan efisiensi dan akurasi
pemrosesan faktur serta mengurangi biaya yang terkait dengan penanganan dan penyimpanan faktur kertas.
Bersamaan dengan itu, Elizabeth berencana untuk meningkatkan EFT sebanyak mungkin untuk semakin
merampingkan proses pengeluaran kas dan mengurangi biaya yang terkait dengan pemrosesan pembayaran melalui
cek.
Saat pertemuan hampir berakhir, LeRoy Williams bertanya apakah Elizabeth dan Ann dapat bertemu dengannya
untuk mencari cara tambahan untuk meningkatkan cara sistem baru AOE melacak aktivitas manufaktur.

SYARAT KUNCI

siklus pengeluaran 395 pesanan pembelian 405 sistem nonvoucher 411

kuantitas pesanan ekonomi pesanan pembelian selimut sistem kupon 411
(EOQ) 403 atau pesanan selimut 405 voucher pencairan 412
titik pemesanan ulang 403 persediaan yang dikelola vendor
perencanaan kebutuhan (VMI) 406 penyelesaian penerimaan yang dievaluasi
bahan (MRP) 403 suap 408 (ERS) 412
sistem persediaan just-in-time (JIT) menerima laporan 409 kartu pengadaan 412
403 nota debet 409 dana imprest 417
permintaan pembelian 404 paket voucher 411

AIS beraksi
KUIS BAB

1. Manakah dari metode pengendalian persediaan berikut yang paling mungkin digunakan untuk produk yang
penjualannya dapat diperkirakan secara andal?
sebuah. JIT c. MRP
b. EOQ d. ABC

2. Manakah dari kecocokan berikut yang dilakukan dalam penyelesaian tanda terima yang dievaluasi (ERS)?
sebuah. faktur vendor dengan laporan penerimaan
b. pesanan pembelian dengan laporan penerimaan
c. faktur pemasok dengan pesanan pembelian
d. faktur pemasok, laporan penerimaan, dan pesanan pembelian
Machine Translated by Google

BAB 13 SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN HINGGA PENGELUARAN TUNAI 419

3. Manakah dari berikut ini yang benar?

sebuah. Lebih mudah memverifikasi keakuratan faktur untuk pembelian layanan daripada faktur
untuk pembelian bahan baku.
b. Menyiapkan kas kecil sebagai dana imprest melanggar pemisahan tugas.
c. Rumus EOQ digunakan untuk mengidentifikasi kapan harus memesan ulang persediaan.
d. Paket voucher biasanya menyertakan nota debit.

4. Dokumen mana yang digunakan untuk membuat kontrak pembelian barang atau jasa dari
pemasok?
sebuah. faktur pemasok c. pesanan pembelian
b. permintaan pembelian d. voucher pencairan

5. Metode mana yang akan memberikan peningkatan efisiensi terbesar untuk pembelian barang-barang non-persediaan
seperti perlengkapan kantor lain-lain?
sebuah. kode batang c. kartu pengadaan
b. EDI d. EFT

6. Aktivitas siklus pengeluaran mana yang dapat dihilangkan melalui penggunaan TI atau rekayasa ulang?

sebuah. pemesanan barang c. menerima barang

b. menyetujui faktur vendor d. pengeluaran kas

7. Apa prosedur pengendalian terbaik untuk mencegah pembayaran tagihan yang sama dua kali?
sebuah. Pisahkan fungsi persiapan cek dan penandatanganan cek.
b. Siapkan cek hanya untuk faktur yang telah dicocokkan dengan laporan penerimaan dan pur
mengejar perintah.

c. Membutuhkan dua tanda tangan pada semua cek di atas batas tertentu.
d. Batalkan semua dokumen pendukung saat cek ditandatangani.

8. Untuk pengendalian internal yang baik, siapa yang harus menandatangani cek?
sebuah. kasir c. agen pembelian
b. akun hutang d. pengontrol

9. Manakah dari prosedur berikut ini yang dirancang untuk mencegah agen pembelian menerima suap?

sebuah. mempertahankan daftar pemasok yang disetujui dan mewajibkan semua pembelian dilakukan dari pemasok
dalam daftar itu
b. mewajibkan agen pembelian untuk mengungkapkan investasi keuangan apa pun pada pemasok potensial
c. membutuhkan persetujuan dari semua pesanan pembelian
d. prapenomoran dan akuntansi berkala untuk semua pesanan pembelian

10. Dokumen manakah yang digunakan untuk mencatat penyesuaian utang usaha berdasarkan pengembalian persediaan
yang tidak dapat diterima kepada pemasok?
sebuah. menerima laporan c. memo debit
b. memo kredit d. pesanan pembelian

PERTANYAAN DISKUSI

13.1 Dalam bab ini dan Bab 12, pengontrol AOE memainkan peran utama dalam mengevaluasi dan merekomendasikan cara
penggunaan TI untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Haruskah chief information officer perusahaan membuat
keputusan ini? Haruskah pengontrol dilibatkan dalam membuat keputusan semacam ini? Mengapa atau mengapa
tidak?

13.2 Perusahaan seperti Walmart telah beralih dari JIT ke sistem inventaris yang dikelola vendor (VMI). Diskusikan potensi
keuntungan dan kerugian dari pengaturan ini. Kontrol khusus apa, jika ada, yang harus dikembangkan untuk
memantau sistem VMI?
Machine Translated by Google

420 BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

13.3 Kartu pengadaan dirancang untuk meningkatkan efisiensi pembelian non-persediaan kecil
mengejar. Kontrol apa yang harus ditempatkan pada penggunaannya? Mengapa?

13.4 Dengan cara apa Anda dapat menerapkan prosedur pengendalian yang dibahas dalam bab ini untuk pembayaran
hutang pribadi (misalnya, tagihan kartu kredit)?

13.5 Haruskah setiap perusahaan beralih dari proses pencocokan tiga arah tradisional (pesanan pembelian, laporan
penerimaan, dan faktur pemasok) ke pencocokan dua arah (pesanan pembelian dan laporan penerimaan)
yang digunakan dalam penyelesaian penerimaan yang dievaluasi (ERS)? Mengapa atau mengapa tidak?

13.6 Haruskah perusahaan mengizinkan agen pembelian untuk memulai bisnis mereka sendiri yang memproduksi
barang yang sering dibeli perusahaan? Mengapa? Apakah Anda akan mengubah jawaban Anda jika
perusahaan agen pembelian dinilai oleh layanan independen, seperti Consumer Reports, sebagai penyedia
nilai terbaik untuk harga? Mengapa?

MASALAH

13.1 Prosedur pengendalian internal mana yang paling hemat biaya dalam menangani ancaman siklus pengeluaran
berikut?
sebuah. Agen pembelian memesan bahan dari pemasok yang dia miliki sebagian.
b. Personel dermaga penerima mencuri inventaris dan kemudian mengklaim bahwa inventaris telah dikirim
gudang.
c. Pasokan kertas printer laser yang tidak dipesan yang dikirim ke kantor diterima dan dibayar karena
"harganya tepat". Namun, setelah semua printer laser macet, menjadi jelas bahwa kertas "murah"
memiliki kualitas yang lebih rendah.
d. Perusahaan gagal memanfaatkan diskon 1% untuk segera membayar vendor
faktur.
e. Sebuah perusahaan terlambat membayar tagihan tertentu. Akibatnya, faktur kedua dikirim, yang melintasi
pembayaran faktur pertama melalui pos. Faktur kedua diserahkan untuk diproses dan juga dibayar.

f. Catatan inventaris menunjukkan bahwa persediaan kertas fotokopi yang memadai harus tersedia, tetapi
tidak ada yang tersedia di rak persediaan.
g. Catatan inventaris diperbarui secara tidak benar saat karyawan dermaga penerima en
ters nomor produk yang salah di terminal.
h. Seorang pegawai klerikal memperoleh cek kosong dan menulis sejumlah besar utang kepada a
perusahaan fiktif. Karyawan kemudian mencairkan cek tersebut.
saya. Faktur fiktif diterima dan cek dikeluarkan untuk membayar barang yang tidak pernah
dipesan atau dikirim.
j. Penjaga kas kecil mengaku telah “meminjam” $12.000 selama lima
bertahun-tahun.

k. Agen pembelian menambahkan catatan baru ke file induk pemasok. Perusahaan tidak ada. Selanjutnya,
agen pembelian mengajukan tagihan dari perusahaan palsu untuk berbagai layanan kebersihan. Faktur
dibayar.
l. Petugas membubuhkan label harga yang ditujukan untuk TV layar datar kelas bawah ke model kelas atas.
Teman petugas itu kemudian membeli barang itu, yang dipindai oleh petugas di kasir.

13.2 Cocokkan istilah di kolom kiri dengan definisi yang sesuai di kolom kanan.
Ketentuan definisi

1. Kuantitas pesanan ekonomis sebuah. Dokumen yang menciptakan kewajiban hukum

(EOQ) untuk membeli dan membayar barang atau jasa

2. Perencanaan kebutuhan bahan b. Metode yang digunakan untuk mempertahankan kas

(MRP) saldo dalam akun kas kecil

Machine Translated by Google
BAB 13 SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN HINGGA PENGELUARAN TUNAI
3. Sistem penemuan just-in-time
(JIT)
4. Permintaan pembelian
5. Dana Imprest
6. Pesanan pembelian
7. Suap
8. Kartu Pengadaan
9. Pesanan pembelian selimut
10.Evaluated receipts settlement
(ERS)
11. Voucher pencairan
12. Menerima laporan
13. Nota debit
14. Inventaris yang dikelola vendor
15. Paket Voucher
16. Sistem nonvoucher
17. Sistem kupon
421
c. Waktu untuk menyusun ulang inventaris dipicu
ketika jumlah yang ada turun ke tingkat yang
telah ditentukan
d. Dokumen yang digunakan untuk mengesahkan
pengurangan utang dagang karena barang
dagangan telah dikembalikan ke pemasok
e. Sistem kontrol inventaris yang memicu produksi
berdasarkan penjualan aktual
f. Sebuah sistem pengendalian persediaan yang
memicu produksi berdasarkan perkiraan
penjualan
g. Dokumen yang hanya digunakan secara internal
untuk memulai pembelian bahan, persediaan, atau
layanan
h. Suatu proses untuk menyetujui faktur pemasok
berdasarkan pencocokan dua arah antara laporan
penerimaan dan pesanan pembelian
saya. Sebuah proses untuk menyetujui faktur pemasok
berdasarkan pencocokan tiga arah dari pesanan
pembelian, laporan penerimaan, dan faktur pemasok
j. Sebuah metode untuk mempertahankan
pembayaran akun di mana setiap faktur
pemasok dilacak dan dibayar secara terpisah
k. Sebuah metode pemeliharaan hutang yang
menghasilkan satu cek untuk membayar
satu set faktur dari pemasok yang sama
l. Kombinasi pesanan pembelian, laporan penerimaan,
dan faktur pemasok yang semuanya berhubungan
dengan transaksi yang sama
m. Sebuah dokumen yang digunakan untuk mendaftar setiap faktur menjadi
dibayar dengan cek
n. Suatu sistem pengendalian persediaan yang berupaya
meminimalkan jumlah biaya pemesanan, pengangkutan,
dan kehabisan persediaan
Hai. Sebuah sistem dimana pemasok diberikan
akses ke point-of-sale (POS) dan data inventaris
untuk secara otomatis mengisi tingkat persediaan
p. Kesepakatan untuk membeli set quanti
ikatan pada interval tertentu dari pemasok tertentu
q. Dokumen yang digunakan untuk mencatat kuantitas
ikatan dan kondisi barang yang dikirim oleh
pemasok
r. Kartu kredit tujuan khusus yang digunakan untuk
membeli persediaan
s. Penipuan di mana pemasok membayar pembeli
atau agen pembelian untuk menjual produk atau
layanannya
Machine Translated by Google

422 BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

13.3 Proyek Excel: Menggunakan Hukum Benford untuk Mendeteksi Penipuan Pencairan Potensial.*

YG DIBUTUHKAN

sebuah. Baca artikel “Menggunakan Spreadsheet dan Hukum Benford untuk Menguji Data Akuntansi” oleh
Mark G. Simkin dalam ISACA Journal, 2010, Vol. 1, tersedia di www.isaca.org.
b. Ikuti langkah-langkah dalam artikel untuk menganalisis kumpulan faktur pemasok berikut ini:

NOMOR FAKTUR JUMLAH

2345 $7.845
2346 $2.977
2347 $1.395
2348 $3.455
2349 $7,733
2350 $1,455
2351 $6.239
2352 $2,573
2353 $1,862
2354 $1.933
2355 $7.531
2356 $4.400
2357 $5.822
2358 $7.925
2359 $2.100
2360 $8.256
2361 $1.863
2362 $3.375
2363 $6.221
2364 $1.799
2365 $1.450
2366 $7.925
2367 $2.839
2368 $1.588
2369 $2.267
2370 $7.890
2371 $7.945
2372 $1.724
2373 $9,311
2374 $4.719

Petunjuk: Anda mungkin perlu menggunakan fungsi VALUE untuk mengubah hasil menggunakan fungsi
LEFT untuk mengurai digit utama di setiap jumlah faktur.

13.4 Cocokkan ancaman di kolom kiri dengan prosedur pengendalian yang sesuai di kolom kanan
umn. Lebih dari satu kontrol mungkin berlaku.
Ancaman Prosedur Kontrol

1. Gagal mengambil diskon sebuah. Terima hanya pengiriman yang pesanan

pembelian yang tersedia pembeliannya terbukti.
untuk pembayaran cepat

2. Merekam dan memposting b. Dokumentasikan semua transfer inventaris.

kesalahan dalam hutang dagang

3. Membayar barang yang c. Batasi akses fisik ke inventaris.

tidak diterima

4. Suap d. Ajukan faktur berdasarkan tanggal jatuh tempo.

5. Pencurian inventaris e. Pertahankan anggaran kas.

* Kesempatan belajar seumur hidup: lihat hal. xxx di pendahuluan.

Machine Translated by Google

BAB 13 SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN HINGGA PENGELUARAN TUNAI 423

6. Membayar tagihan yang sama dua f. Melakukan perbandingan otomatis dari total
kali perubahan uang tunai dengan total perubahan
hutang usaha.
7. Kehabisan persediaan g. Mengadopsi sistem persediaan perpetual.

8. Membeli barang dengan h. Wajibkan agen pembelian untuk dis

harga yang melambung menutup kepentingan keuangan atau pribadi dalam
pemasok.

9. Penyalahgunaan uang tunai saya. Mengharuskan pembelian dilakukan hanya dari

pemasok yang disetujui.

10. Membeli barang dengan j. Batasi akses ke master pemasok

kualitas rendah data.

11. Membuang waktu dan biaya k. Batasi akses ke cek kosong.

mengembalikan barang
dagangan yang tidak dipesan ke pemasok
12. Kehilangan data pembelian
secara tidak sengaja
13. Pengungkapan sensitif
informasi pemasok (misalnya, data
perbankan)
l. Mengeluarkan cek hanya untuk paket voucher lengkap
(laporan penerimaan, faktur pemasok, dan pesanan
pembelian).
m. Batalkan atau tandai dokumen pendukung “Bayar”
pada paket voucher saat cek diterbitkan.

n. Lakukan pencadangan rutin basis data siklus pengeluaran.

Hai. Latih karyawan tentang cara yang benar

menanggapi hadiah atau insentif yang ditawarkan
oleh pemasok.

p. Memegang manajer pembelian bertanggung jawab

atas biaya memo dan pengerjaan ulang.

q. Pastikan bahwa seseorang selain kasir merekonsiliasi

rekening bank.

13.5 Gunakan Tabel 13-2 untuk membuat daftar periksa kuesioner yang dapat digunakan untuk mengevaluasi pengendalian
untuk setiap aktivitas dasar dalam siklus pengeluaran (memesan barang, menerima, menyetujui faktur pemasok, dan
pengeluaran kas).

YG DIBUTUHKAN

sebuah. Untuk setiap masalah kontrol, tulis pertanyaan Ya/Tidak sehingga jawaban "Tidak" mewakili kelemahan
kontrol. Misalnya, satu pertanyaan mungkin "Apakah dokumen pendukung, seperti pesanan pembelian dan
laporan penerimaan, ditandai 'dibayar' saat cek dikeluarkan ke vendor?"

b. Untuk setiap pertanyaan Ya/Tidak, tulis penjelasan singkat mengapa jawaban “Tidak” menunjukkan kelemahan
kontrol.

13.6 Proyek Excel

sebuah. Perluas anggaran arus kas yang Anda buat di Soal 12.4 untuk menyertakan baris untuk ex
arus kas keluar yang diharapkan sama dengan 77% dari penjualan bulan berjalan.
b. Tambahkan juga baris untuk menghitung jumlah uang tunai yang perlu dipinjam untuk
mempertahankan saldo kas minimal $50.000 pada akhir setiap bulan.
c. Tambahkan baris lain untuk menunjukkan arus kas masuk dari pinjaman.
d. Tambahkan baris lain untuk menunjukkan jumlah kumulatif yang dipinjam.
e. Tambahkan baris lain untuk menunjukkan jumlah pinjaman yang dapat dilunasi, pastikan untuk
pertahankan saldo akhir minimal $50.000 setiap bulan.
f. Tambahkan kontrol validasi data yang sesuai untuk memastikan akurasi spreadsheet.
Machine Translated by Google

424 BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

13.7 Tabel berikut menyajikan hasil penggunaan alat CAAT untuk menginterogasi sistem ERP Perusahaan XYZ untuk
aktivitas siklus pengeluaran. Ini menunjukkan berapa kali setiap karyawan melakukan tugas tertentu.

MEMPERTAHANKAN SUP MENYETUJUI

PLIER MASTER MENERIMA PEMASOK DI MEMBAYAR REKON
MEMESAN FILE (TAMBAHKAN, DE INVEN SUARA UNTUK PEMASOK TANDA SURAT BANK CILE
INVENTARIS BIARKAN, EDIT) TOR PEMBAYARAN MELALUI EFT PERIKSA PERIKSA AKUN

Karyawan A 150 5
Karyawan B 100 100 100
Karyawan C 306 7 10
Karyawan D 70 10 10
Karyawan E 425
Karyawan F 150 125
Karyawan G 400 25
Karyawan H 1
Karyawan I 300

YG DIBUTUHKAN

Identifikasi tiga contoh pemisahan tugas yang tidak tepat dan jelaskan sifat dari setiap masalah yang Anda
temukan.

13.8 Daftar berikut mengidentifikasi beberapa fitur kontrol yang penting. Untuk setiap kontrol, (1) jelaskan tujuannya,
dan (2) jelaskan bagaimana cara terbaik untuk menerapkannya dalam sistem ERP terintegrasi.

sebuah. Pembatalan paket voucher oleh kasir setelah menandatangani cek

b. Pemisahan tugas menyetujui faktur untuk pembayaran dan menandatangani cek
c. Penomoran awal dan akuntansi berkala untuk semua pesanan pembelian
d. Hitungan fisik persediaan secara berkala
e. Membutuhkan dua tanda tangan pada cek untuk jumlah besar
f. Mengharuskan salinan laporan penerimaan disalurkan melalui toko inventaris
departemen sebelum pergi ke hutang
g. Membutuhkan rekonsiliasi rekening bank secara teratur oleh orang lain selain orang yang bertanggung
jawab untuk menulis cek
h. Mempertahankan daftar pemasok yang disetujui dan memeriksa bahwa semua pesanan pembelian adalah
digugat hanya untuk pemasok pada daftar itu

13.9 Untuk pengendalian internal yang baik, manakah dari tugas berikut yang dapat dilakukan oleh orang yang sama
individu?
1. Setujui pesanan pembelian
2. Negosiasikan persyaratan dengan pemasok
3. Rekonsiliasi rekening bank organisasi
4. Menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran
5. Batalkan dokumen pendukung dalam paket voucher
6. Tandatangani cek
7. Cek surat
8. Meminta persediaan untuk dibeli
9. Memeriksa kuantitas dan kualitas persediaan yang diterima

13.10 Tahun lalu, Diamond Manufacturing Company membeli peralatan kantor senilai lebih dari $10 juta di bawah
sistem "pemesanan khusus", dengan pesanan individu berkisar antara $5.000 hingga $30.000. Pesanan
khusus adalah untuk barang-barang bervolume rendah yang telah dimasukkan dalam anggaran manajer
departemen. Anggaran, yang membatasi jenis dan jumlah dolar peralatan kantor yang dapat diminta oleh
kepala departemen, disetujui pada awal
tahun oleh direksi. Sistem pemesanan khusus berfungsi sebagai berikut.

Pembelian Formulir permintaan pembelian disiapkan dan dikirimkan ke bagian pembelian. Setelah menerima
permintaan pembelian, salah satu dari lima agen pembelian (pembeli) memverifikasi bahwa pemohon memang
kepala departemen. Pembeli selanjutnya memilih pemasok yang sesuai dengan mencari berbagai katalog
yang tersimpan. Pembeli kemudian
Machine Translated by Google

BAB 13 SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN HINGGA PENGELUARAN TUNAI 425

menelepon pemasok, meminta penawaran harga, dan memesan secara lisan. Pesanan pembelian yang diberi nomor
sebelumnya diproses, dengan yang asli dikirim ke pemasok dan salinannya ke kepala departemen, penerimaan, dan
hutang. Satu salinan juga disimpan dalam file permintaan terbuka. Ketika departemen penerima secara lisan
memberi tahu pembeli bahwa barang telah diterima, pesanan pembelian dipindahkan dari file terbuka ke file yang
terisi.
Sebulan sekali, pembeli meninjau file yang tidak terisi untuk menindaklanjuti pesanan terbuka.

Penerimaan Departemen penerima mendapat salinan dari setiap pesanan pembelian. Saat peralatan diterima,
salinan pesanan pembelian tersebut dicap dengan tanggal, dan, jika berlaku, setiap perbedaan antara jumlah yang
dipesan dan jumlah yang diterima dicatat dengan tinta merah. Petugas penerima kemudian meneruskan pesanan
pembelian dan peralatan yang telah distempel ke kepala departemen permintaan dan secara lisan memberi tahu
departemen pembelian bahwa barang telah diterima.

Hutang Dagang Setelah menerima pesanan pembelian, petugas hutang dagang menyimpannya dalam file pesanan
pembelian terbuka. Ketika faktur vendor diterima, itu dicocokkan dengan pesanan pembelian yang berlaku, dan
hutang dibuat dengan mendebit akun peralatan departemen yang meminta. Faktur yang belum dibayar diajukan
berdasarkan tanggal jatuh tempo. Pada tanggal jatuh tempo, cek disiapkan dan diteruskan ke bendahara untuk
ditandatangani. Faktur dan pesanan pembelian kemudian diajukan berdasarkan nomor pesanan pembelian dalam
file faktur berbayar.

Cek Bendahara yang diterima setiap hari dari departemen hutang dipilah menjadi dua kelompok: yang di atas dan
yang di bawah $10.000. Cek kurang dari $10.000 ditandatangani dengan mesin. Kasir menyimpan kunci mesin
tanda tangan cek dan plat tanda tangan serta memantau penggunaannya. Baik kasir maupun bendahara
menandatangani semua cek di atas $10.000.

YG DIBUTUHKAN

sebuah. Jelaskan kelemahan yang berkaitan dengan pembelian dan pembayaran “pesanan khusus” oleh Perusahaan
Manufaktur Diamond.
b. Merekomendasikan prosedur pengendalian yang harus ditambahkan untuk mengatasi kelemahan identitas
diajukan pada bagian a.

c. Jelaskan bagaimana prosedur kontrol yang Anda rekomendasikan di bagian b harus dimodifikasi jika Diamond
merekayasa ulang aktivitas siklus pengeluarannya untuk memaksimalkan penggunaan TI saat ini (misalnya, EDI,
EFT, pemindaian kode batang, dan formulir elektronik sebagai pengganti dokumen kertas). (Pemeriksaan CPA,
diadaptasi)
d. Gambarlah diagram BPMN yang menggambarkan siklus pengeluaran yang direkayasa ulang oleh Diamond.

13.11 Perusahaan ABC melakukan aktivitas siklus pengeluarannya menggunakan sistem ERP terintegrasi sebagai berikut:

• Karyawan di departemen mana pun dapat memasukkan permintaan pembelian untuk item yang mereka catat
sebagai barang habis atau dalam jumlah kecil.
• Perusahaan menerapkan sistem persediaan perpetual.
• Setiap hari, karyawan di departemen pembelian memproses semua permintaan pembelian dari hari sebelumnya.
Sedapat mungkin, permintaan barang yang tersedia dari pemasok yang sama digabungkan menjadi satu
pesanan pembelian yang lebih besar untuk mendapatkan potongan harga. Agen pembelian menggunakan
Internet untuk membandingkan harga untuk memilih pemasok. Jika pencarian di Internet menemukan pemasok
baru yang potensial, agen pembelian memasukkan informasi yang relevan ke dalam sistem, sehingga
menambahkan pemasok ke daftar pemasok yang disetujui. Pesanan pembelian di atas $10.000 harus disetujui
oleh manajer departemen pembelian. EDI digunakan untuk mengirimkan pesanan pembelian ke sebagian besar
pemasok, tetapi pesanan pembelian kertas dicetak dan dikirimkan ke pemasok yang tidak memiliki kemampuan
EDI.

• Karyawan departemen penerima memiliki akses baca-saja ke pembelian yang belum selesai. Biasanya, mereka
memeriksa sistem untuk memverifikasi keberadaan pesanan pembelian sebelum menerima pengiriman, tetapi
kadang-kadang selama periode sibuk mereka membongkar truk dan menempatkan barang di sudut gudang
tempat mereka duduk sampai ada waktu untuk menggunakan sistem untuk mengambil barang. pesanan
pembelian yang relevan. Dalam kasus seperti itu, jika pesanan pembelian tidak ditemukan, karyawan penerima
menghubungi pemasok untuk mengatur pengembalian barang.
Machine Translated by Google

426 BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

• Karyawan departemen penerima membandingkan jumlah yang dikirimkan dengan jumlah yang
ditunjukkan pada pesanan pembelian. Setiap kali perbedaan lebih besar dari 5%, karyawan penerima
mengirim email ke manajer departemen pembelian. Karyawan penerima menggunakan terminal online
untuk memasukkan kuantitas yang diterima sebelum memindahkan material ke departemen
penyimpanan persediaan.
• Persediaan disimpan di ruang terkunci. Selama jam kerja normal, karyawan inventaris mengizinkan
karyawan mana pun yang mengenakan lencana identitas untuk memasuki ruang penyimpanan dan
mengeluarkan barang-barang yang diperlukan. Karyawan gudang inventaris menghitung jumlah yang
dipindahkan dan memasukkan informasi tersebut di terminal online yang terletak di gudang.

• Kadang-kadang, barang-barang khusus yang dipesan tidak disimpan secara teratur sebagai bagian
dari persediaan dari pemasok khusus yang tidak akan digunakan untuk pembelian biasa. Dalam kasus
ini, petugas bagian hutang membuat catatan pemasok satu kali.
• Semua faktur pemasok (baik reguler maupun satu kali) dialihkan ke hutang dagang untuk ditinjau dan
disetujui. Sistem dikonfigurasi untuk melakukan pencocokan tiga arah otomatis dari faktur pemasok
dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan yang sesuai.

• Setiap hari Jumat, faktur pemasok yang disetujui yang akan jatuh tempo dalam minggu berikutnya
dikirim ke departemen bendahara untuk pembayaran. Kasir dan bendahara adalah satu-satunya
karyawan yang diberi wewenang untuk mencairkan dana, baik dengan EFT maupun dengan mencetak cek.
Cek dicetak pada printer khusus yang terletak di bagian bendahara, menggunakan kertas stok
khusus yang disimpan dalam lemari terkunci yang hanya dapat diakses oleh bendahara dan kasir.
Cek kertas dikirim ke hutang untuk dikirim ke pemasok.

• Setiap bulan, bendahara merekonsiliasi laporan bank dan menyelidiki ketidaksesuaian dengan saldo
kas yang tercatat.

YG DIBUTUHKAN

sebuah. Identifikasi kelemahan dalam prosedur siklus pengeluaran ABC yang ada, jelaskan masalahnya,
dan sarankan solusinya. Sajikan jawaban Anda dalam tabel tiga kolom dengan
judul ini: Kelemahan, Masalah, Solusi.
b. Gambarlah diagram BPMN yang menggambarkan proses siklus pengeluaran ABC yang didesain ulang
masukkan jawaban Anda ke langkah a.

13.12 Gambar 13-11 menggambarkan aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus pengeluaran Lexsteel. Itu
informasi tambahan berikut melengkapi angka itu:
• Karena masalah arus kas, Lexsteel selalu membayar pemasok pada hari terakhir sebelum dikenakan
denda atas keterlambatan pembayaran. Faktur pemasok diproses dan dibayar setiap minggu. Setiap
hari Jumat, petugas bagian hutang meninjau dan menyetujui semua suara dengan tanggal jatuh
tempo pada minggu berikutnya.
• Manajer pembelian meninjau dan menyetujui semua pembelian sebelum mengirimkannya melalui email
kepada pemasok.
• Setelah menghitung dan memeriksa pengiriman yang masuk, petugas penerima memasukkan informasi
berikut ke dalam sistem:
• Kuantitas yang diterima untuk setiap item inventaris
• Tanggal dan waktu diterima
• Nomor pemasok
• Setelah memasukkan informasi tersebut, petugas penerimaan membawa persediaan ke departemen
pengendalian persediaan untuk disimpan.
• Akses ke departemen kontrol inventaris dibatasi.
• Inventaris hanya dirilis ke produksi ketika permintaan yang diotorisasi dengan benar diterima. Ketika
persediaan dilepaskan, petugas pengendalian persediaan memperbarui sistem persediaan per petual.

• Perhitungan fisik persediaan dilakukan setiap tiga bulan. Perbedaan antara jumlah dan jumlah yang
tercatat di tangan diselidiki. Setelah penyelesaian penyelidikan, manajer pabrik mengotorisasi
penyesuaian catatan persediaan perpetual untuk mengubahnya ke jumlah sebenarnya yang ada.
Machine Translated by Google

BAB 13 SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN HINGGA PENGELUARAN TUNAI 427

Karyawan Aktivitas yang Dilakukan (berurutan, kiri-ke-kanan di semua baris)

Produksi
Terbitkan RUU
Kontrol
dari

Bahan

Pembelian
Memesan

Inventaris

Petugas Penerima
Menerima
& Menghitung

Inventaris

Inventaris
Kontrol
Toko

Inventaris

Akun
Gunakan PO dan
Menerima
Dapat dibayar RR untuk Menyetujui
Faktur dari
Faktur dan
pemasok
Perbarui A/P

Bendahara Bulanan
Membuat
Menerima &
EFT
Rekonsiliasi Bank
Pembayaran untuk
Penyataan
pemasok

GAMBAR 13-11

Prosedur Siklus Pengeluaran Lexsteel

YG DIBUTUHKAN

Identifikasi setidaknya tiga kelemahan kontrol dalam siklus pengeluaran Lexsteel. Untuk setiap kelemahan,
jelaskan ancamannya dan sarankan bagaimana mengubah prosedur untuk mengurangi ancaman tersebut.

13.13 Soal Excel

YG DIBUTUHKAN

Unduh spreadsheet untuk masalah ini dari situs web kursus dan lakukan tugas berikut:

1. Jelajahi fungsi AutoFilter Excel.

sebuah. Di bagian bawah tabel, di sel C79, masukkan kata "Total (jumlah)" dan di sel
D79 masukkan fungsi SUM untuk menjumlahkan semua jumlah di kolom D.
b. Di bagian bawah tabel, di sel C80 masukkan kata-kata “Total (subtotal)” dan di sel D80 masukkan
fungsi SUBTOTAL untuk menjumlahkan semua jumlah di kolom D.
c. Gunakan AutoFilter untuk menampilkan semua pembelian dari pemasok di Kode Pos 85110. Apa
yang ditampilkan di sel D79 dan D80? Mengapa?
d. Ulangi langkah 3 untuk Kode Pos 85111 dan 85116. Berapa nilai menggunakan fungsi Au toFilter?

2. Gunakan fungsi AutoFilter dan Sort untuk mengidentifikasi tanda-tanda peringatan berikut dari
kemungkinan faktur pemasok palsu:
sebuah. Pemasok yang hanya memiliki inisial nama
b. Pemasok berbeda dengan PO Box yang sama untuk alamat
c. Pemasok yang mengirimkan faktur bernomor urut
d. Faktur tepat di bawah ambang batas yang memerlukan persetujuan; misalnya, faktur di bawah ini
$1.000
e. Gandakan nomor faktur dari pemasok yang sama
Machine Translated by Google

428 BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

13.14 Jawablah pertanyaan pilihan ganda berikut:

1. Prosedur kontrol untuk membandingkan paket voucher dengan faktur vendor dirancang untuk
mengurangi resiko a. .

kegagalan memanfaatkan diskon untuk pembayaran tepat waktu

b. kesalahan dalam memposting ke hutang
c. membayar barang yang tidak diterima
d. pencurian persediaan
e. melakukan pembayaran rangkap

2. Manakah dari pernyataan berikut yang benar?

sebuah. Penerbitan kartu pengadaan pegawai merupakan salah satu contoh prosedur pengendalian yang dimaksud
sebagai "otorisasi umum".
b. Organisasi dapat mengurangi risiko pencairan penipuan dengan mengirimkan daftar semua cek yang dikeluarkan
kepada bank mereka, sebuah proses yang disebut sebagai "Pembayaran Positif".
c. Kedua pernyataan di atas benar.
d. Tidak ada pernyataan di atas yang benar.

3. Prosedur kontrol untuk melarang karyawan menerima hadiah dirancang untuk re

mengurangi risiko a. .

pencurian persediaan
b. suap
c. pengeluaran uang tunai palsu
d. kehabisan stok
e. bukan dari salah satu di atas

4. Prosedur pengendalian pembatalan dokumen dalam paket voucher dirancang untuk

mengurangi resiko a. .

melakukan pembayaran rangkap

b. membayar barang yang tidak diterima
c. pengeluaran uang tunai palsu
d. kegagalan memanfaatkan diskon untuk pembayaran tepat waktu
e. pencurian persediaan

5. Manakah dari prosedur pengendalian berikut yang dirancang untuk mengurangi risiko perubahan pemeriksaan?
penipuan?
sebuah. Blok ACH pada akun yang tidak digunakan untuk pembayaran
b. Penggunaan komputer dan browser khusus untuk perbankan online
c. Membangun pengaturan “Pembayaran Positif” dengan bank
d. Kontrol akses untuk terminal EFT

e. Pranomor semua cek

6. Manakah dari prosedur pengendalian berikut ini yang dirancang untuk mengurangi risiko pencurian
inventaris?
sebuah. Pembatasan akses fisik ke inventaris
b. Perhitungan fisik periodik persediaan dan rekonsiliasi ke jumlah tercatat pada
tangan

c. Dokumentasi semua transfer inventaris antar karyawan

d. Semua yang di atas
e. Bukan dari salah satu di atas

7. Manakah dari prosedur pengendalian berikut yang dirancang untuk mengurangi risiko pemesanan persediaan yang
tidak diperlukan?
sebuah. Pelacakan dan pemantauan kualitas produk oleh pemasok
b. Membeli hanya dari pemasok yang disetujui
c. Memegang manajer pembelian yang bertanggung jawab atas pengerjaan ulang dan biaya memo
d. Semua yang di atas
e. Bukan dari salah satu di atas
Machine Translated by Google

BAB 13 SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN HINGGA PENGELUARAN TUNAI 429

8. Manakah dari dokumen berikut yang tidak diperlukan lagi jika perusahaan menggunakan sistem evaluasi penerimaan (ERS)
dengan pemasoknya?
sebuah. Pesanan pembelian

b. Menerima laporan
c. Faktur pemasok
d. Memo debit
e. Bukan dari salah satu di atas

9. Suap merupakan masalah karena meningkatkan risiko a. membeli persediaan .

yang tidak diperlukan

b. membeli barang-barang berkualitas rendah
c. membeli dengan harga melambung
d. semua yang di atas
e. bukan dari salah satu di atas

10. Ancaman manakah yang paling mungkin menghasilkan kerugian terbesar dalam waktu singkat?
sebuah. Perubahan cek atau pembayaran EFT
b. Pencurian persediaan
c. Gandakan pembayaran ke pemasok
d. Semua yang di atas
e. Bukan dari salah satu di atas

Proyek Penelitian KASUS 13-1 : Dampak Teknologi Informasi pada Aktivitas Siklus Pengeluaran,
Ancaman, dan Kontrol

Telusuri majalah bisnis dan teknologi populer (Business Week, Forbes,
Fortune, CIO, dll.) untuk menemukan artikel tentang penggunaan TI secara
inovatif yang dapat digunakan untuk meningkatkan satu atau lebih aktivitas
dalam siklus pengeluaran.
Tulis laporan bahwa:
sebuah. Menjelaskan bagaimana TI dapat digunakan untuk mengubah
aktivitas siklus pengeluaran.
b. Mendiskusikan implikasi kontrol. Lihat Tabel 13-2, dan jelaskan bagaimana
prosedur baru mengubah ancaman dan prosedur pengendalian yang
tepat untuk mengurangi ancaman tersebut.

Solusi Aksi AIS

KUNCI KUIS

1. Manakah dari metode pengendalian persediaan berikut yang paling mungkin digunakan untuk produk yang penjualannya
dapat diperkirakan secara andal?
sebuah. JIT [Salah. JIT berusaha meminimalkan persediaan dengan melakukan pembelian hanya setelah penjualan.
Ini digunakan terutama untuk produk yang permintaannya sulit diperkirakan.]
b. EOQ [Salah. EOQ mewakili jumlah persediaan yang optimal untuk dibeli guna meminimalkan jumlah biaya pemesanan,
pengangkutan, dan kehabisan persediaan.]
c . MRP [Benar. MRP memperkirakan penjualan dan menggunakan informasi itu untuk membeli inventaris guna memenuhi
kebutuhan yang diantisipasi.]
d. ABC [Salah. ABC adalah metode untuk mengelompokkan inventaris berdasarkan kepentingan dan menjadwalkan
penghitungan inventaris yang lebih sering untuk item yang lebih penting.]
Machine Translated by Google

430 BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

2. Manakah dari kecocokan berikut yang dilakukan dalam penyelesaian tanda terima yang dievaluasi (ERS)?
sebuah. faktur vendor dengan laporan penerimaan [Salah. ERS menghilangkan vendor
faktur.]
ÿ b. pesanan pembelian dengan laporan penerimaan [Benar. ERS meniadakan vendor melalui suara dan
menjadwalkan pembayaran berdasarkan pencocokan pesanan pembelian dan laporan penerimaan.]

c. faktur pemasok dengan pesanan pembelian [Salah. ERS menghilangkan vendor

faktur.]
d. faktur pemasok, laporan penerimaan, dan pesanan pembelian [Salah. ERS menghilangkan faktur vendor.]

3. Manakah dari berikut ini yang benar?

sebuah. Lebih mudah memverifikasi keakuratan faktur untuk pembelian layanan daripada faktur untuk
pembelian bahan baku. [Salah. Verifikasi invoice pembelian bahan baku lebih mudah karena dapat
dibandingkan dengan laporan penerimaan. Menerima laporan biasanya tidak ada untuk pembelian layanan.]

ÿ b. Menyiapkan kas kecil sebagai dana imprest melanggar pemisahan tugas. [Benar. Secara teknis, menyiapkan
kas kecil sebagai dana imprest melanggar pemisahan tugas karena orang yang sama memiliki hak asuh
aset—kas—mengotorisasi pencairannya, dan memelihara catatan.]

c. Rumus EOQ digunakan untuk mengidentifikasi kapan harus memesan ulang persediaan. [Salah. Rumus EOQ
digunakan untuk menentukan berapa banyak yang harus dipesan. Titik pemesanan ulang mengidentifikasi kapan
harus memesan ulang inventaris.]
d. Paket voucher biasanya menyertakan memo debit. [Salah. Paket voucher terdiri dari pesanan pembelian,
laporan penerimaan, dan faktur vendor, jika diterima; memo debit digunakan untuk mencatat penyesuaian
hutang dagang.]

4. Dokumen mana yang digunakan untuk membuat kontrak pembelian barang atau jasa dari
pemasok?
sebuah. faktur vendor [Salah. Faktur vendor adalah tagihan.]
b. permintaan pembelian [Salah. Permintaan pembelian adalah dokumen internal.]
c . pesanan pembelian [Benar. Pesanan pembelian adalah penawaran untuk membeli barang.]
d. voucher pencairan [Salah. Voucher pencairan digunakan untuk menentukan ac mana
dihitung untuk mendebet saat membayar faktur vendor.]

5. Metode mana yang akan memberikan peningkatan efisiensi terbesar untuk pembelian barang-barang non-
persediaan seperti perlengkapan kantor lain-lain?
sebuah. kode batang [Salah. Bar-coding meningkatkan akurasi penghitungan item inventaris. Masalah terkait
efisiensi terbesar dengan pembelian non-persediaan adalah waktu dan upaya yang diperlukan untuk
menghasilkan pesanan pembelian, membuat paket voucher, dan melakukan pembayaran untuk sejumlah
besar pembelian dalam jumlah kecil.]
b. EDI [Salah. EDI jarang digunakan untuk pembelian lain-lain.]
c . kartu pengadaan [Benar. Kartu pengadaan dirancang khusus untuk pembelian
mengejar item noninventaris.]
d. EFT [Salah. EFT meningkatkan efisiensi pembayaran, tetapi tidak meningkatkan efisiensi pemesanan dan
persetujuan faktur pemasok.]

6. Aktivitas siklus pengeluaran mana yang dapat dihilangkan melalui penggunaan TI atau rekayasa ulang?

sebuah. memesan barang [Salah. Bahkan dengan inventaris yang dikelola vendor, sistem vendor
harus memulai proses pemesanan.]
ÿ b. menyetujui faktur vendor [Benar. Sistem ERS menghilangkan faktur vendor.]
c. menerima barang [Salah. Barang pesanan harus selalu diterima dan dipindahkan ke
lokasi yang sesuai.]
d. pengeluaran kas [Salah. IT dapat mengubah metode yang digunakan untuk melakukan pengeluaran kas,
seperti dengan EFT bukan dengan cek, tetapi fungsinya tetap harus dilakukan.]
Machine Translated by Google

BAB 13 SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN HINGGA PENGELUARAN TUNAI 431

7. Apa prosedur pengendalian terbaik untuk mencegah pembayaran tagihan yang sama dua kali?
sebuah. Pisahkan fungsi persiapan cek dan penandatanganan cek. [Salah. Ini bagus
prosedur kontrol, tetapi tujuannya adalah untuk memastikan bahwa pembayaran itu sah.]
b. Siapkan cek hanya untuk faktur yang telah dicocokkan dengan laporan penerimaan dan pesanan pembelian.
[Salah. Ini adalah prosedur kontrol yang baik, tetapi tujuannya adalah untuk memastikan bahwa organisasi
hanya membayar barang yang dipesan dan diterima.]
c. Membutuhkan dua tanda tangan pada semua cek di atas batas tertentu. [Salah. Ini adalah prosedur
pengendalian yang baik, tetapi tujuannya adalah untuk lebih mengontrol arus kas keluar yang besar.]
ÿ d. Batalkan semua dokumen pendukung saat cek ditandatangani. [Benar. Hal ini memastikan bahwa dokumen
pendukung tidak dapat diajukan kembali untuk membayar kembali tagihan yang sama.]

8. Untuk pengendalian internal yang baik, siapa yang harus menandatangani cek?
ÿ Sebuah. kasir [Benar. Kasir bertanggung jawab untuk mengelola kas dan melaporkannya ke bagian
bendahara.]
b. hutang dagang [Salah. Utang dagang menyimpan catatan vendor.]
c. agen pembelian [Salah. Agen pembelian mengizinkan perolehan barang.]
d. pengontrol [Salah. Pengontrol bertanggung jawab atas akuntansi, pencatatan
fungsi.]

9. Manakah dari prosedur berikut ini yang dirancang untuk mencegah agen pembelian menerima suap?

sebuah. mempertahankan daftar pemasok yang disetujui dan mewajibkan semua pembelian dilakukan dari
pemasok dalam daftar tersebut [Salah. Tujuan dari pengendalian ini adalah untuk meminimalisir resiko
pembelian barang inferior dengan harga yang melambung atau melanggar peraturan.]
ÿ b. mewajibkan agen pembelian untuk mengungkapkan investasi keuangan apa pun pada pemasok potensial
[Benar. Tujuan pengungkapan tersebut adalah untuk meminimalkan risiko benturan kepentingan yang dapat
mengakibatkan suap.]
c. membutuhkan persetujuan dari semua pesanan pembelian [Salah. Kontrol ini dirancang untuk memastikan
bahwa hanya barang yang benar-benar dibutuhkan yang dipesan dan dipesan dari vendor yang disetujui.]

d. penomoran awal dan akuntansi secara berkala untuk semua pesanan pembelian [Salah. Prosedur kontrol ini
dirancang untuk memastikan bahwa semua pesanan pembelian yang valid dicatat.]

10. Dokumen manakah yang digunakan untuk mencatat penyesuaian utang usaha berdasarkan pengembalian
persediaan yang tidak dapat diterima kepada pemasok?
sebuah. menerima laporan [Salah. Dokumen ini mencatat jumlah barang yang diterima.]
b. memo kredit [Salah. Dokumen ini digunakan dalam siklus pendapatan untuk menyesuaikan cus
akun tomer.]
c . memo debit [Benar. Dokumen ini digunakan untuk menyesuaikan hutang dagang.]
d. pesanan pembelian [Salah. Dokumen ini menetapkan kewajiban hukum untuk membeli
barang.]
Machine Translated by Google

BAB
Siklus Produksi
14
TUJUAN PEMBELAJARAN

1. Jelaskan kegiatan bisnis utama dan keputusan kunci yang harus dibuat dalam siklus produksi,
ancaman untuk mencapai tujuan siklus produksi, dan kontrol yang dapat mengurangi ancaman
tersebut.

2. Menjelaskan keputusan utama dan kebutuhan informasi dalam desain produk, yaitu
ancaman terhadap aktivitas tersebut, dan kontrol yang dapat mengurangi ancaman tersebut.

3. Menjelaskan keputusan kunci dan kebutuhan informasi dalam perencanaan dan penjadwalan
produksi, ancaman terhadap aktivitas tersebut, dan kontrol yang dapat mengurangi ancaman
tersebut.

4. Menjelaskan keputusan utama dan kebutuhan informasi dalam operasi produksi, ancaman terhadap
aktivitas tersebut, dan kontrol yang dapat mengurangi ancaman tersebut.

5. Jelaskan keputusan utama dan kebutuhan informasi untuk akuntansi biaya yang akurat, ancaman
terhadap aktivitas tersebut, dan kontrol yang dapat mengurangi ancaman tersebut.

KASUS INTEGRATIF Alpha Omega Electronics

LeRoy Williams, wakil presiden manufaktur di Alpha Omega Electronics (AOE), prihatin dengan masalah yang
terkait dengan perubahan misi strategis perusahaan. Dua tahun lalu, manajemen puncak AOE memutuskan untuk
menggeser perusahaan dari posisi tradisionalnya sebagai produsen produk elektronik konsumen berbiaya rendah
ke strategi diferensiasi produk. Sejak saat itu, AOE telah meningkatkan variasi ukuran, gaya, dan fitur di setiap lini
produknya.
Untuk mendukung perubahan fokus strategis ini, AOE telah banyak berinvestasi dalam otomatisasi pabrik.
Manajemen puncak juga mendukung keputusan LeRoy untuk mengadopsi teknik manufaktur ramping, dengan
tujuan untuk secara dramatis mengurangi tingkat persediaan barang jadi. Akan tetapi, sistem akuntansi biaya AOE
belum diubah. Misalnya, biaya overhead manufaktur masih dialokasikan berdasarkan jam tenaga kerja langsung,
meskipun otomatisasi telah secara drastis mengurangi jumlah tenaga kerja langsung yang digunakan untuk
memproduksi suatu produk. Konsekuensinya, investasi dalam peralatan dan mesin baru menghasilkan peningkatan
dramatis dalam tarif biaya overhead manufaktur. Situasi ini telah menciptakan masalah berikut:

1. Pengawas produksi mengeluhkan sistem akuntansi yang tidak masuk akal dan sebagainya
mereka dihukum karena melakukan investasi yang meningkatkan efisiensi secara keseluruhan. Memang,
432
Machine Translated by Google

menurut sistem, beberapa produk sekarang lebih mahal untuk diproduksi menggunakan
peralatan canggih daripada sebelum peralatan baru dibeli. Namun peralatan baru telah
meningkatkan kapasitas produksi sekaligus mengurangi cacat.
2. Para eksekutif desain produk dan pemasaran sama sekali tidak memedulikan angka biaya produk
sistem karena tidak berguna untuk menetapkan harga atau menentukan potensi keuntungan dari
produk baru. Memang, beberapa pesaing telah mulai memberi harga produk mereka di bawah
sistem akuntansi biaya AOE yang menyatakan biaya untuk memproduksi barang tersebut.
3. Meskipun sejumlah langkah telah diambil untuk meningkatkan kualitas, sistem akuntansi biaya
tidak memberikan ukuran yang memadai untuk mengevaluasi dampak dari langkah-langkah
tersebut dan untuk menunjukkan area yang memerlukan perbaikan lebih lanjut. Akibatnya, LeRoy
dibuat frustrasi oleh ketidakmampuannya menghitung efek dari peningkatan kualitas yang telah terjadi.
4. Laporan kinerja terus berfokus terutama pada ukuran keuangan. Manajer lini di pabrik,
bagaimanapun, mengeluh bahwa mereka membutuhkan informasi yang lebih akurat dan tepat
waktu tentang aktivitas fisik, seperti unit yang diproduksi, tingkat kerusakan, dan waktu produksi.
5. LeRoy frustrasi karena peralihan ke manufaktur ramping berhasil mengurangi tingkat inventaris
secara nyata tahun lalu, tetapi laporan keuangan berbasis GAAP tradisional menunjukkan bahwa
ini telah menurunkan profitabilitas secara signifikan.

LeRoy mengungkapkan keprihatinan ini kepada Linda Spurgeon, presiden AOE, yang setuju bahwa
masalah ini serius. Linda kemudian mengadakan pertemuan dengan LeRoy; Ann Brandt, wakil presiden
sistem informasi AOE; dan Elizabeth Venko, pengontrol AOE. Pada pertemuan tersebut, Elizabeth dan
Ann sepakat untuk mempelajari bagaimana memodifikasi sistem akuntansi biaya agar lebih akurat
mencerminkan proses produksi baru AOE. Untuk memulai proyek ini, LeRoy setuju untuk membawa
Elizabeth dan Ann dalam tur pabrik sehingga mereka dapat melihat dan memahami bagaimana teknologi
baru telah memengaruhi aktivitas siklus produksi.
Seperti yang disarankan oleh kasus ini, kekurangan dalam sistem informasi yang digunakan untuk
mendukung kegiatan siklus produksi dapat menimbulkan masalah yang signifikan bagi organisasi. Saat
Anda membaca bab ini, pikirkan tentang bagaimana pengenalan teknologi baru dalam siklus produksi
mungkin memerlukan perubahan yang sesuai dalam sistem akuntansi biaya perusahaan.

pengantar
siklus produksi - Serangkaian
aktivitas bisnis berulang dan
Siklus produksi adalah serangkaian kegiatan bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan
operasi pemrosesan data
informasi terkait yang terkait dengan pembuatan produk. Gambar 14-1 menunjukkan terkait yang terkait dengan
bagaimana siklus produksi dihubungkan dengan subsistem lain dalam sistem informasi perusahaan.
pembuatan produk.
433
Machine Translated by Google

434 BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

GAMBAR 14-1 Pesanan Pelanggan

Pembelian
Diagram Konteks dari Permintaan
Prakiraan Penjualan Siklus
Siklus Produksi Siklus Pendapatan Atas Pengeluaran
produksi Siklus
Barang jadi Bahan baku

Tenaga kerja

Biaya Barang Biaya Kebutuhan Tenaga Kerja

Diproduksi
Laporan
Buku Besar dan Sumber daya manusia
Pelaporan Pengelolaan/
Sistem Siklus Penggajian
Pengelolaan

Sistem informasi siklus pendapatan (lihat Bab 12) menyediakan informasi (pesanan pelanggan
dan prakiraan penjualan) yang digunakan untuk merencanakan tingkat produksi dan persediaan.
Sebagai imbalannya, sistem informasi siklus produksi mengirimkan informasi siklus pendapatan
tentang barang jadi yang telah diproduksi dan tersedia untuk dijual. Informasi tentang kebutuhan
bahan baku dikirim ke sistem informasi siklus pengeluaran (lihat Bab 13) dalam bentuk permintaan
pembelian. Sebagai gantinya, sistem siklus pengeluaran memberikan informasi tentang perolehan
bahan baku dan juga tentang pengeluaran lain yang termasuk dalam biaya overhead manufaktur.
Informasi tentang kebutuhan tenaga kerja dikirim ke siklus sumber daya manusia (lihat Bab 15),
yang sebagai gantinya menyediakan data tentang biaya dan ketersediaan tenaga kerja. Terakhir,
informasi tentang harga pokok produksi dikirim ke buku besar dan sistem informasi pelaporan (lihat Bab 16).
Gambar 14-2 menggambarkan empat aktivitas dasar dalam siklus produksi: desain produk,
perencanaan dan penjadwalan, operasi produksi, dan akuntansi biaya. Meskipun akuntan

GAMBAR 14-2
Barang jadi Prakiraan Penjualan
Aliran Data Tingkat 0 Siklus Pendapatan Siklus Pengeluaran
Pembelian
Diagram dari Permintaan
Pelanggan
Siklus Produksi
Pesanan
(dijelaskan untuk
2.0
menyertakan ancaman) Bill of material Perencanaan dan
1.0 Bahan baku
Penjadwalan
Desain
Produk Daftar Operasi 5
Pesanan Produksi
4
WIP
Biaya
Tenaga kerja Tenaga kerja

Kebutuhan Tersedia
Pesanan Produksi,
Barang jadi
Permintaan Bahan, dan
Pindahkan Tiket
Sumber daya manusia
Tenaga kerja

Biaya Pengelolaan/ WIP

Siklus Penggajian
4.0 3.0
Operasi
Tiket Waktu Kerja, Tiket Pindah, dan Permintaan Material
Akuntansi Biaya Produksi
12 13 14 6 7 8
Bahan Baku dan
Biaya Barang Biaya Overhead 9 10 11

Laporan Diproduksi

Buku Besar dan

Pengelolaan Pelaporan
Sistem
Machine Translated by Google

BAB 14 SIKLUS PRODUKSI 435

terlibat terutama dalam langkah keempat, akuntansi biaya, mereka harus memahami tiga proses lainnya
untuk dapat merancang laporan yang menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen untuk
mengelola aktivitas siklus produksi perusahaan manufaktur modern. Misalnya, satu pendekatan populer
untuk meningkatkan kinerja manufaktur, yang disebut Six Sigma, dimulai dengan pengukuran dan
analisis yang cermat terhadap proses saat ini untuk menemukan cara memperbaikinya. Akuntan harus
berpartisipasi dalam upaya tersebut dengan membantu merancang pengukuran yang akurat;
kemampuan mereka untuk melakukannya, bagaimanapun, mensyaratkan bahwa mereka memahami
kegiatan produksi yang diukur.
Bab ini menjelaskan bagaimana sistem informasi organisasi mendukung setiap aktivitas siklus
produksi. Kami mulai dengan menjelaskan desain sistem informasi dan kontrol dasar yang diperlukan
untuk memastikan bahwa manajemen menyediakan informasi yang andal untuk menilai efisiensi dan
efektivitas kegiatan siklus produksi. Kami kemudian membahas secara rinci masing-masing dari empat
kegiatan siklus produksi dasar. Untuk setiap aktivitas, kami menjelaskan bagaimana informasi yang
diperlukan untuk melakukan dan mengelola aktivitas tersebut dikumpulkan, diproses, dan disimpan.
Kami juga menjelaskan kontrol yang diperlukan untuk memastikan tidak hanya keandalan informasi
tersebut tetapi juga pengamanan sumber daya organisasi.

Sistem Informasi Siklus Produksi

Gambar 14-3 menyajikan porsi perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) yang mendukung siklus
produksi organisasi.

Rekayasa Penjualan Produksi Biaya Inventaris Pabrik GAMBAR 14-3

Perencanaan Akuntansi Stasiun kerja
Gambaran Umum Sistem ERP
Produk Prakiraan Produksi Biaya Standar Bahan Produksi
Desain untuk Mendukung
Spesifikasi dan Pesanan Pesanan dan Overhead Permintaan Data
dan Jadwal Tarif Siklus Produksi

Produksi Daring Manufaktur

Umum CIM
Informasi Kontrol
Antarmuka
buku besar
Sistem Spesifikasi

Pabrik
Stasiun kerja
Produksi
Jadwal
Induk Produksi
Siklus
Basis data Bahan Bill of Daftar Operasi
Inventaris
Pesanan Produksi
di
Kerja
Proses Instruksi dan

Jadwal

Pertanyaan

Pengolahan
Sistem

Produksi Produksi Biaya

Pertunjukan
Status Status
Analisis Laporan
Laporan Laporan

Penjualan Produksi Biaya Pabrik

Perencanaan Akuntansi Pengawas
Machine Translated by Google

436 BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PROSES
Perhatikan bagaimana sistem informasi siklus produksi mengintegrasikan data operasional dan keuangan dari
banyak sumber. Departemen teknik bertanggung jawab untuk mengembangkan spesifikasi produk. File bill of
material menyimpan informasi tentang komponen produk, dan file daftar operasi berisi informasi tentang cara
membuat setiap produk. Untuk mengembangkan spesifikasi tersebut, teknik mengakses kedua file tersebut untuk
memeriksa desain produk serupa. Ini juga mengakses file buku besar dan inventaris untuk informasi yang diperlukan
untuk menghitung biaya desain produk alternatif. Departemen penjualan memasukkan informasi tentang perkiraan
penjualan dan pesanan pelanggan. Departemen perencanaan produksi menggunakan informasi tersebut, ditambah
data tentang tingkat persediaan saat ini, untuk mengembangkan jadwal induk produksi dan membuat catatan baru
dalam file pesanan produksi untuk mengesahkan produksi barang tertentu. Pada saat yang sama, catatan baru
ditambahkan ke file barang dalam proses untuk mengumpulkan data biaya. Permintaan bahan dikirim ke departemen
toko persediaan untuk mengotorisasi pelepasan bahan baku. Computer-integrated manufacturing (CIM) di antarmuka
mengirimkan instruksi terperinci ke workstation pabrik. Antarmuka CIM juga mengumpulkan data biaya dan
operasional yang masing-masing digunakan untuk memperbarui file barang dalam proses dan pesanan produksi.

ANCAMAN DAN KONTROL

Seperti yang ditunjukkan Gambar 14-3, aktivitas siklus produksi bergantung pada dan memperbarui basis data
terintegrasi yang berisi data induk tentang spesifikasi produk dan inventaris (baik barang jadi maupun bahan
mentah). Oleh karena itu, ancaman pertama yang tercantum dalam Tabel 14-1 adalah risiko data master yang tidak
akurat atau tidak valid. Data yang tidak akurat tentang operasi pabrik dapat mengakibatkan kesalahan biaya produk
dan penilaian persediaan. Catatan inventaris yang tidak akurat dapat mengakibatkan kegagalan untuk memproduksi
barang jadi tepat waktu atau produksi yang tidak perlu. Kesalahan dalam spesifikasi produk (tagihan bahan dan
daftar operasi) dapat menghasilkan produk yang dirancang dengan buruk. Berbagai kontrol integritas pemrosesan
yang dibahas dalam Bab 10 (kontrol 1.1) dapat mengurangi risiko entri data yang tidak akurat. Penting juga untuk
membatasi akses ke data master siklus produksi (kontrol 1.2) untuk mencegah perubahan tidak sah pada data
produksi. Menegakkan kontrol akses yang tepat dan pemisahan tugas mengharuskan pengontrol atau CFO
meninjau dan menyarankan konfigurasi hak pengguna yang sesuai dalam sistem ERP terintegrasi. Instalasi default
dari sistem semacam itu biasanya memberi setiap karyawan terlalu banyak daya.

Oleh karena itu, penting untuk memodifikasi izin pengguna untuk memastikan bahwa karyawan hanya diberi hak
istimewa yang diperlukan untuk melakukan tugas pekerjaan yang ditentukan. Selain autentikasi multifaktor
karyawan, kontrol akses berbasis lokasi pada perangkat juga harus digunakan. Sebagai contoh, sistem harus
diprogram untuk menolak segala upaya untuk mengubah catatan persediaan dari terminal yang berlokasi di
departemen teknik. Terakhir, log dari semua aktivitas, terutama tindakan yang melibatkan persetujuan manajerial,
seperti permintaan bahan baku tambahan atau lembur, harus dicatat dan dipelihara untuk peninjauan selanjutnya
(kontrol 1.3) sebagai bagian dari jejak audit.

Ancaman lain adalah pengungkapan informasi produksi yang tidak sah, seperti rahasia dagang dan perbaikan
proses yang memberi perusahaan keunggulan kompetitif. Berbagai kontrol akses yang dibahas sebelumnya
menyediakan satu cara untuk mengurangi ancaman ini (kontrol 2.1).
Selain itu, data sensitif, seperti prosedur tepat yang harus diikuti dalam pembuatan produk tertentu, harus dienkripsi
(kontrol 2.2) baik saat disimpan maupun selama transmisi melalui Internet ke pabrik manufaktur dan mitra bisnis.

Ancaman umum ketiga yang tercantum dalam Tabel 14-1 adalah hilangnya atau rusaknya data produksi.
Basis data siklus produksi harus dilindungi dari kehilangan atau kerusakan yang disengaja atau tidak disengaja.
Seperti yang dibahas dalam Bab 10, pencadangan rutin semua file data adalah penting (kontrol 3.1). Salinan
tambahan dari file master utama, seperti pesanan produksi terbuka dan inventaris bahan mentah, harus disimpan
di luar lokasi. Untuk mengurangi kemungkinan penghapusan file penting secara tidak sengaja, semua disk dan
kaset harus memiliki label file eksternal dan internal.

Sekarang kami telah memberikan gambaran umum tentang sistem informasi siklus produksi, biarkan
kami memeriksa setiap kegiatan dasar yang digambarkan pada Gambar 14-2 secara lebih rinci.
Machine Translated by Google
BAB 14 SIKLUS PRODUKSI 437

TABEL 14-1 Ancaman dan Kontrol dalam Siklus Produksi

AKTIVITAS ANCAMAN KONTROL (NOMOR PERTAMA MENGACU ANCAMAN YANG SESUAI)
Masalah umum 1. Tidak akurat atau tidak valid 1.1 Kontrol integritas pemrosesan data 1.2
di seluruh data master Pembatasan akses ke data master
2. Pengungkapan yang tidak sah 1.3 Meninjau semua perubahan pada data master
siklus produksi informasi sensitif 2.1 Kontrol akses
3. Hilang atau rusaknya 2.2 Enkripsi 3.1
data Prosedur pencadangan dan pemulihan bencana 4.1
Desain produk 4. Desain produk yang buruk Analisis akuntansi biaya yang muncul dari pilihan desain produk 4.2 Analisis biaya
mengakibatkan kelebihan biaya jaminan dan perbaikan 5.1 Sistem perencanaan produksi 5.2 Peninjauan dan
Perencanaan 5. Berlebihan dan persetujuan jadwal dan pesanan produksi 5.3 Pembatasan akses ke pesanan
dan penjadwalan kurang produksi produksi dan jadwal produksi 6.1 Fisik kontrol akses 6.2 Dokumentasi semua
pergerakan inventaris 6.3 Pemisahan tugas—penahanan aset dari pencatatan dan
Operasi 6. Pencurian persediaan otorisasi pemindahan
produksi 7. Pencurian aset tetap 8.
Kinerja buruk 9. Investasi
aset tetap kurang optimal 10.
Kehilangan persediaan atau 6.4 Pembatasan akses ke data induk inventaris 6.5
Penghitungan fisik inventaris secara berkala dan rekonsiliasi penghitungan tersebut
aset tetap karena kebakaran ke jumlah yang tercatat 7.1
atau bencana lainnya 11. Inventaris fisik semua aset tetap 7.2 Pembatasan
Gangguan operasi akses fisik ke aset tetap 7.3 Memelihara catatan rinci aset
tetap, termasuk pelepasan 8.1 Pelatihan 8.2 Laporan kinerja 9.1 Persetujuan yang
tepat atas akuisisi aset tetap, termasuk penggunaan permintaan

untuk proposal untuk meminta beberapa penawaran kompetitif

Biaya 12. Data biaya yang tidak
akuntansi akurat 13. Alokasi biaya overhead
yang tidak tepat 14. Laporan
yang menyesatkan
10.1 Pengamanan fisik (misalnya alat penyiram api)
10.2 Asuransi
11.1 Pencadangan dan rencana pemulihan
bencana 12.1 Otomasi data sumber 12.2 Kontrol
integritas pemrosesan data 13.1 Pembiayaan
berdasarkan aktivitas berbasis waktu 14.1 Metrik
kinerja inovatif (mis. throughput)

Desain produk
Langkah pertama dalam siklus produksi adalah desain produk (lingkaran 1.0 pada Gambar 14-2).
Tujuannya adalah untuk menciptakan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan dalam hal kualitas,
daya tahan, dan fungsionalitas sekaligus meminimalkan biaya produksi. Kriteria ini sering bertentangan
satu sama lain, membuat desain produk menjadi tugas yang menantang.

PROSES
Aktivitas desain produk menciptakan dua keluaran. Yang pertama, daftar bahan (Gambar 14-4), bill of material - Sebuah dokumen yang
menentukan nomor bagian, deskripsi,
menentukan nomor bagian, deskripsi, dan jumlah setiap komponen yang digunakan dalam produk jadi.
dan jumlah setiap komponen yang
Yang kedua adalah daftar operasi (Gambar 14-5), yang menentukan urutan langkah-langkah yang digunakan dalam suatu produk.
harus diikuti dalam membuat produk, peralatan mana yang digunakan, dan berapa lama setiap langkah
harus dilakukan.
daftar operasi - Sebuah dokumen
Alat seperti perangkat lunak manajemen siklus hidup produk (PLM) dapat membantu meningkatkan yang menentukan urutan langkah-
efisiensi dan efektivitas proses desain produk. Perangkat lunak PLM terdiri dari tiga komponen utama: langkah yang harus diikuti dalam

perangkat lunak computer-aided design (CAD) untuk merancang produk baru, perangkat lunak membuat suatu produk, peralatan apa
yang digunakan, dan berapa lama
manufaktur digital yang mensimulasikan bagaimana produk tersebut akan diproduksi, dan perangkat setiap langkah harus dilakukan.
lunak manajemen data produk yang menyimpan semua data yang terkait dengan produk. Perangkat
lunak CAD memungkinkan produsen untuk merancang dan menguji model produk virtual 3-D, dengan demikian
Machine Translated by Google
438 BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

GAMBAR 14-4 PRODUK AKHIR: BLU-RAY PLAYER

Contoh Bill of Nomor Bagian Keterangan Kuantitas

Bahan 105 Unit Kontrol 1
125 Panel belakang
148 Panel samping 12

155 Panel Atas/Bawah 2

173 Timer 1
195 Panel depan 1
199 Baut 6

GAMBAR 14-5 DAFTAR OPERASI UNTUK: BUAT PANEL SAMPING

Contoh sebuah Waktu standar

Nomor Mesin (menit:detik)
Daftar Operasi Keterangan Nomor Operasi
105 Potong ke Bentuk ML15-12 2:00
106 Potongan Sudut ML15-9 3:15
124 Putar dan Bentuk S28-17 4:00
142 Menyelesaikan F54-5 7:10
155 Melukis P89-1 9:30

menghilangkan biaya yang terkait dengan pembuatan dan penghancuran prototipe fisik. Perangkat
lunak CAD memfasilitasi kolaborasi oleh tim desain yang tersebar di seluruh dunia dan menghilangkan
biaya yang terkait dengan pertukaran salinan statis dari desain produk. Perangkat lunak manufaktur
digital memungkinkan perusahaan untuk menentukan tenaga kerja, mesin, dan persyaratan proses
untuk memproduksi barang secara optimal di berbagai fasilitas di seluruh dunia untuk meminimalkan
biaya. Perangkat lunak manajemen data produk menyediakan akses mudah ke spesifikasi teknis terperinci

FOKUS 14-1 Menggunakan Perangkat Lunak PLM untuk Meningkatkan Desain Produk: Kebutuhan untuk
Keterlibatan Manajemen

Manfaat potensial dari perangkat lunak PLM sangat besar.
Sebagai contoh, General Motors memperkirakan biayanya sekitar
$500.000 untuk menjalankan uji tabrak dengan mobil nyata dan
berharap perangkat lunak CAD dapat mengurangi jumlah uji tersebut
hingga 85%. Namun, seperti yang dipelajari Airbus, perangkat lunak
PLM juga memiliki kekurangan. Pada tahun 2006 diumumkan bahwa
produksi pesawat superjumbo A380 akan ditunda hingga dua tahun,
menyebabkan Airbus kehilangan keuntungan sekitar $6 miliar.
Masalah? Penggunaan versi berbeda dari perangkat lunak CAD yang
sama oleh tim desain di Jerman dan Prancis mengakibatkan
ketidakcocokan antara badan pesawat depan dan belakang. Setiap
A380 berisi lebih dari 300 mil kabel dan lebih dari 40.000 konektor
untuk menyalakan segala sesuatu di kabin pelanggan dan kokpit.
Ketika para pekerja mencoba merakit bagian depan dan belakang
badan pesawat, mereka menemukan bahwa kabel tidak dapat
dihubungkan dengan benar.
Bagaimana bisa menggunakan dua edisi perangkat lunak yang
sama menciptakan masalah seperti itu? Jawabannya adalah bahwa
setiap versi memperlakukan gambar dengan cara yang berbeda,
menghasilkan model yang berbeda. Insinyur menggunakan versi lama di Jerman
mengimplementasikan perangkat lunak yang kompleks seperti PLM.
Pabrik harus mengotak-atik gambar secara manual untuk menunjukkan
di mana saluran harus ditempatkan, sedangkan versi terbaru dari
perangkat lunak yang digunakan di pabrik Prancis melakukannya
secara otomatis. Selain itu, banyak catatan teknis yang berisi informasi
penting tentang spesifikasi produk dan unit pengukuran hilang ketika
gambar dikonversi antara dua versi perangkat lunak.
Pengalaman Airbus tidak unik. Sebuah survei menemukan bahwa
hampir 50% perusahaan yang menggunakan perangkat lunak CAD
harus mendesain ulang produk karena ketidakcocokan antara
perangkat lunak CAD yang digunakan oleh tim desain yang berbeda.
Eksekutif Airbus tidak memaksa insinyur di pabrik yang berbeda untuk
menggunakan versi perangkat lunak CAD yang sama. Keputusan ini
pada awalnya menghemat uang dengan menghindari kebutuhan untuk
membeli perangkat lunak baru dan waktu serta biaya yang terkait
dengan pelatihan ulang insinyur. Tetapi penghematan jangka pendek
itu lebih dari diimbangi oleh hilangnya keuntungan berikutnya karena
penundaan produksi. Ini menggarisbawahi pentingnya manajemen
dalam keterlibatan dan dukungan setiap kali perusahaan
Machine Translated by Google

BAB 14 SIKLUS PRODUKSI 439

dan data produk lainnya untuk memfasilitasi desain ulang produk, modifikasi, dan pemeliharaan pasca penjualan.
Meskipun PLM dapat secara dramatis meningkatkan efisiensi dan efektivitas desain produk, Fokus 14-1
menunjukkan bahwa menuai manfaat sepenuhnya membutuhkan pengawasan yang cermat dari manajemen
senior.

ANCAMAN DAN KONTROL

Desain produk yang buruk (ancaman 4 pada Tabel 14-1) menaikkan biaya dalam beberapa cara. Menggunakan
terlalu banyak komponen unik saat memproduksi produk serupa meningkatkan biaya yang terkait dengan
pembelian dan pemeliharaan persediaan bahan baku. Hal ini juga sering mengakibatkan proses produksi yang
tidak efisien karena terlalu rumitnya perubahan dari produksi satu produk ke produk lainnya. Produk yang dirancang
dengan buruk juga cenderung menimbulkan biaya garansi dan perbaikan yang tinggi.
Untuk mengurangi ancaman ini, akuntan harus berpartisipasi dalam aktivitas desain produk (kontrol 4.1)
karena 65% sampai 80% biaya produk ditentukan pada tahap proses produksi ini. Akuntan dapat menganalisis
bagaimana penggunaan komponen alternatif dan perubahan pada proses produksi mempengaruhi biaya. Selain
itu, akuntan dapat menggunakan informasi dari siklus pendapatan tentang biaya perbaikan dan garansi
(pengendalian 4.2) terkait dengan produk yang ada untuk mengidentifikasi penyebab utama kegagalan produk
dan menyarankan peluang untuk mendesain ulang produk guna meningkatkan kualitas.

Perencanaan dan Penjadwalan

Langkah kedua dalam siklus produksi adalah perencanaan dan penjadwalan (lingkaran 2.0 pada Gambar 14-2).
Tujuannya adalah untuk mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang
ada dan permintaan jangka pendek yang diantisipasi sambil meminimalkan persediaan bahan baku dan barang
jadi.

METODE PERENCANAAN PRODUKSI

Dua metode umum perencanaan produksi adalah perencanaan sumber daya manufaktur dan manufaktur ramping.
Perencanaan sumber daya manufaktur (MRP-II) adalah perluasan dari perencanaan kebutuhan bahan (dibahas perencanaan sumber daya
dalam Bab 13) yang berusaha untuk menyeimbangkan kapasitas produksi yang ada dan kebutuhan bahan baku manufaktur (MRP-II) - Perpanjangan
perencanaan kebutuhan bahan yang
untuk memenuhi perkiraan permintaan penjualan. Sistem MRP-II sering disebut sebagai push manufacturing, berupaya menyeimbangkan kapasitas
karena barang diproduksi dengan harapan permintaan pelanggan. produksi yang ada dan kebutuhan
bahan baku untuk memenuhi permintaan
penjualan yang diperkirakan sebelumnya.
Sama seperti MRP-II yang merupakan perpanjangan dari sistem kontrol inventaris MRP, manufaktur ramping Juga disebut sebagai manufaktur dorong
memperluas prinsip sistem persediaan just-in-time (dibahas dalam Bab 13) ke seluruh proses produksi. Tujuan karena barang diproduksi dengan
dari lean manufacturing adalah untuk meminimalkan atau menghilangkan persediaan bahan baku, barang dalam ekspektasi permintaan pelanggan.

proses, dan barang jadi. Lean manufacturing sering disebut sebagai pull manufacturing, karena barang diproduksi
sebagai respons terhadap permintaan pelanggan. Secara teoretis, sistem manufaktur ramping berproduksi hanya lean manufacturing - Memperluas
sebagai tanggapan atas pesanan pelanggan. Namun dalam praktiknya, sebagian besar sistem manufaktur ramping prinsip sistem persediaan just-in-
time ke seluruh proses produksi untuk
mengembangkan rencana produksi jangka pendek. Misalnya, Toyota mengembangkan rencana produksi bulanan
meminimalkan atau menghilangkan
sehingga dapat memberikan jadwal yang stabil kepada para pemasoknya. Strategi ini memungkinkan pemasok persediaan bahan mentah, barang

merencanakan jadwal produksi mereka sehingga mereka dapat mengirimkan produk mereka ke Toyota pada dalam proses, dan barang jadi. Lean
manu facturing sering disebut sebagai
waktu yang tepat sesuai kebutuhan.
pull manufacturing karena barang
Dengan demikian, baik MRP-II dan sistem lean manufacturing merencanakan produksi terlebih dahulu. diproduksi sebagai tanggapan atas
Mereka berbeda, bagaimanapun, dalam panjang cakrawala perencanaan. Sistem MRP-II dapat mengembangkan permintaan pelanggan.

rencana produksi hingga 12 bulan sebelumnya, sedangkan sistem lean manufacturing menggunakan cakrawala
perencanaan yang jauh lebih pendek. Jika permintaan untuk produk perusahaan dapat diprediksi dan produk
memiliki siklus hidup yang panjang, maka pendekatan MRP-II dibenarkan. Sebaliknya, pendekatan lean
manufacturing lebih tepat jika produk perusahaan dicirikan oleh siklus hidup yang pendek, permintaan yang tidak
dapat diprediksi, dan penurunan harga yang sering dari kelebihan persediaan.
jadwal induk produksi
(MPS) - Menentukan berapa banyak
DOKUMEN DAN FORMULIR KUNCI dari setiap produk yang akan diproduksi
selama periode perencanaan dan
Informasi tentang pesanan pelanggan, prakiraan penjualan, dan tingkat persediaan barang jadi digunakan untuk kapan produksi tersebut harus dilakukan
menentukan tingkat produksi. Hasilnya adalah jadwal produksi induk (MPS), terjadi.
Machine Translated by Google

440 BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

GAMBAR 14-6 JADWAL PRODUKSI INDUK

Contoh Guru Nomor produk 120 Keterangan: Pemutar Blu-ray
Jadwal produksi
Waktu memimpin: a Nomor Minggu
(MPS)
1 minggu 1 2 3 4 567 8

Kuantitas di
tangan 500 350b 350 300 350 300 450 300
Produksi
terjadwal 150c 300 250 300 250 400 250 300

Penjualan yang

diramalkan 300 300 300 250 300 250 400 250

Bersih tersedia 350d 350 300 350 300 450 300 350

aWaktu pembuatan produk (1 minggu untuk pemutar Blu-ray). jumlah

akhir di tangan (tersedia bersih) dari minggu sebelumnya. c Dihitung
dengan mengurangkan kuantitas yang ada dari jumlah perkiraan penjualan minggu ini dan minggu depan, ditambah stok
penyangga 50 unit. Misalnya, mulailah minggu 1 dengan 500 unit. Proyeksi penjualan untuk minggu 1 dan 2 total 600 unit.
Menambahkan 50 unit persediaan buffer yang diinginkan menghasilkan 650 unit yang dibutuhkan pada akhir minggu pertama.
Mengurangkan persediaan awal sebanyak 500 unit menghasilkan produksi yang direncanakan sebanyak 150 unit selama minggu
ke-1. dKuantitas awal yang ada ditambah produksi terjadwal dikurangi penjualan yang diperkirakan.

yang menentukan berapa banyak dari setiap produk yang akan diproduksi selama periode perencanaan dan
kapan produksi tersebut harus dilakukan (Gambar 14-6). Meskipun bagian jangka panjang dari MPS dapat
dimodifikasi dalam menanggapi perubahan kondisi pasar, rencana produksi untuk banyak produk harus
dibekukan beberapa minggu sebelumnya untuk menyediakan waktu yang cukup untuk pengadaan bahan
baku, persediaan, dan sumber daya tenaga kerja yang diperlukan. .
Kompleksitas penjadwalan meningkat secara dramatis seiring dengan bertambahnya jumlah pabrik.
Misalnya, perusahaan manufaktur besar seperti Intel dan General Motors harus mengoordinasikan produksi
di banyak pabrik berbeda di berbagai negara. Beberapa dari pabrik tersebut menghasilkan komponen dasar,
dan yang lainnya merakit produk akhir. Sistem informasi produksi harus mengoordinasikan aktivitas ini untuk
meminimalkan hambatan dan penumpukan inventaris yang sebagian selesai.

MPS digunakan untuk mengembangkan jadwal terperinci yang menentukan produksi harian dan untuk
menentukan apakah bahan baku perlu dibeli. Untuk melakukan ini, perlu “meledakkan” bill of material untuk
menentukan kebutuhan bahan baku langsung untuk memenuhi tujuan produksi yang tercantum dalam MPS
(Tabel 14-2). Persyaratan ini dibandingkan dengan tingkat persediaan saat ini, dan jika bahan tambahan
diperlukan, permintaan pembelian dibuat dan dikirim ke departemen pembelian untuk memulai proses akuisisi.

pesanan produksi - Sebuah
dokumen otorisasi pembuatan
jumlah tertentu dari produk
tertentu.
permintaan bahan - Otorisasi
pemindahan jumlah bahan
baku yang diperlukan dari
gudang.
pindahkan tiket - Dokumen
yang mengidentifikasi transfer
internal suku cadang, lokasi
tujuan transfer, dan waktu
transfer.
Gambar 14-2 menunjukkan bahwa aktivitas perencanaan dan penjadwalan menghasilkan tiga dokumen
lain: pesanan produksi, permintaan bahan, dan tiket pindah. Pesanan produksi (Gambar 14-7) mengizinkan
pembuatan sejumlah tertentu produk tertentu. Ini mencantumkan operasi yang perlu dilakukan, jumlah yang
akan diproduksi, dan lokasi di mana produk jadi harus dikirim. Itu juga mengumpulkan data tentang masing-
masing kegiatan tersebut. Permintaan bahan (Gambar 14-8) mengizinkan pemindahan jumlah bahan baku
yang diperlukan dari gudang ke lokasi pabrik di mana mereka akan digunakan. Dokumen ini berisi nomor
pesanan produksi, tanggal penerbitan, dan, berdasarkan bill of material, nomor bagian dan jumlah semua
bahan baku yang diperlukan. Pemindahan selanjutnya dari bahan baku di seluruh pabrik didokumentasikan
pada tiket pemindahan, yang mengidentifikasi bagian-bagian yang dipindahkan, lokasi tujuan pemindahan,
dan waktu pemindahan (Gambar 14-9 menunjukkan contoh layar entri data transfer inventaris ).
Perhatikan bahwa banyak dokumen yang digunakan dalam siklus produksi melacak pergerakan dan
penggunaan bahan mentah. Penggunaan kode batang dan tag RFID memberikan peluang untuk
meningkatkan efisiensi dan keakuratan kegiatan penanganan bahan ini dengan menghilangkan kebutuhan
untuk memasukkan data secara manual. RFID juga memfasilitasi lokasi inventaris tertentu karena perangkat
pemindaian tidak terbatas hanya membaca barang-barang yang berhadapan langsung.
Ini bisa sangat berguna di gudang besar dan fasilitas penyimpanan, di mana barang dapat dipindahkan untuk
memberi ruang bagi pengiriman baru.
Machine Translated by Google

BAB 14 SIKLUS PRODUKSI 441

TABEL 14-2 Contoh “Meledak” Bill of Material

KOMPONEN DI SETIAP BLU-RAY PLAYER
Langkah 1: Kalikan JUMLAH TOTAL
persyaratan komponen untuk BAGIAN NO. KETERANGAN KUANTITAS PEMAIN BLU-RAY PERSYARATAN
SATU produk dengan jumlah 105 Unit Kontrol 1 2.000 2.000
produk yang akan diproduksi 125 Panel belakang 2.000 2.000
periode berikutnya (dari MPS). 148 Panel samping 14 2.000 8.000
173 Timer 1 2.000 2.000
195 Panel depan 1 2.000 2.000
199 Baut 6 2.000 12.000
135 Panel Atas 1 2.000 2.000
136 Panel bawah 1 2.000 2.000

KOMPONEN DI SETIAP CD PLAYER

JUMLAH TOTAL
BAGIAN NO. KETERANGAN KUANTITAS PEMUTAR CD PERSYARATAN
103 Unit Kontrol 1 3.000 3.000
120 Panel depan 1 3.000 3.000
121 Panel belakang 1 3.000 3.000
173 Timer 1 3.000 3.000
190 Panel samping 4 3.000 12.000
199 Baut 4 3.000 12.000
135 Panel Atas 1 3.000 3.000
136 Panel bawah 1 3.000 3.000

Langkah 2: Hitung total BAGIAN NO. Pemutar CD Pemutar BLU-RAY TOTAL

kebutuhan komponen dengan 103 3.000 3.000
menjumlahkan produk. 105 0 2.000
120 2.000 0 0 3.000
121 0 3.000 3.000
125 2.000 3.000 0 2.000
148 8.000 0 8.000
173 2.000 3.000 5.000
190 0 12.000 12.000
195 2.000 0 2.000
199 12.000 12.000 24.000
135 2.000 3.000 5.000
136 2.000 3.000 5.000

Langkah 3: Ulangi langkah 1 BAGIAN NO. MINGGU 1 MINGGU 2 MINGGU 3 MINGGU 4 MINGGU 5 MINGGU 6
dan 2 untuk setiap minggu selama 103 3,000 2,000 2.500 3.000 2.500 3.000
perencanaan cakrawala. 105 2,000 2,000 2.500 2.500 2.000 3.000
120 3,000 2,000 2.500 3.000 2.500 3.000
121 3,000 2,000 2.500 3.000 2.500 3.000
125 2,000 2,000 2.500 2.500 2.000 3.000
148 8,000 8,000 10.000 10.000 8.000 12.000
173 5,000 4,000 5.000 5.500 4.500 6.000
190 12,000 12,000 10.000 12.000 10.000 12.000
195 2,000 2,000 2.500 2.500 2.000 3.000
199 24,000 20,000 25.000 27.000 22.000 30.000
135 5,000 5,000 5.000 5.000 5.000 5.000
136 5,000 5,000 5.000 5.000 5.000 5.000

Akhirnya, perencanaan produksi yang akurat memerlukan integrasi informasi tentang pelanggan atau
pelanggan (dari siklus pendapatan) dengan informasi tentang pembelian dari pemasok (dari siklus
pengeluaran), bersama dengan informasi tentang ketersediaan tenaga kerja (dari siklus SDM/penggajian).
Gambar 14-10 mengilustrasikan bagaimana sistem ERP menyediakan integrasi ini. Sistem pertama memeriksa
Machine Translated by Google

442 BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

GAMBAR 14-7 4587

Produksi Sampel Rekayasa Alpha Omega

Pesan Alpha Omega PESANAN PRODUKSI

Elektronik Pesanan Produk No. Keterangan: Kuantitas Produksi
2289 No. 4430 Panel Samping Kabinet 1000

Rilis yang Disetujui Masalah Penyelesaian Kirim ke:

oleh: Departemen Perakitan
Tanggal: 02/24/2018 Tanggal: 25/02/2018 Tanggal: 03/09/2018

Operasi
stasiun Produk No. Operasi Awal Menyelesaikan

kerja no. Deskripsi Kuantitas Tanggal Waktu Tanggal Waktu

MH25 100 1.003 Transfer dari stok 02/28 0700 02/28 0800
ML15-12 105 1.003 Potong sesuai bentuk 02/28 0800 02/28 1000 02/28 1030 02/28
ML15-9 106 1.002 Potongan 1200
S28-17 124 1.002 Putar & bentuksudut 02/28 1300 02/28 1700 03/01 0800 03/01 1100
F54-5 142 1.001 Menyelesaikan 03/01 1300 03/02 1300
P89-1 155 1.001 Melukis

QC94 194 1.001 Periksa 03/02 1400 03/02 1600

MH25 101 1.000 Transfer ke perakitan 03/02 1600 03/02 1700

Penjelasan angka pada kolom Quantity:

1. Total 1.003 lembar bahan baku yang digunakan untuk menghasilkan 1.000 panel bagus dan 3 panel reject.
2. Satu panel tidak dipotong menjadi bentuk yang tepat, sehingga hanya 1.002 unit yang melakukan operasi 106 dan 124
pada mereka.

3. Satu panel tidak diputar dan dibentuk dengan benar; karenanya hanya 1.001 panel yang selesai, dicat, dan
menerima pemeriksaan akhir.
4. Satu panel ditolak selama pemeriksaan akhir; jadi hanya 1.000 panel bagus yang ditransfer ke perakitan
departemen.

persediaan di tangan untuk menentukan berapa banyak kebutuhan yang harus diproduksi untuk memenuhi pesanan
baru. Kemudian menghitung kebutuhan tenaga kerja dan menentukan apakah ada kebutuhan untuk menjadwalkan
lembur atau menyewa bantuan sementara untuk memenuhi tanggal pengisian yang dijanjikan. Pada saat yang sama,
informasi dalam bill of material digunakan untuk menentukan komponen apa, jika ada, yang perlu dipesan. Setiap
pesanan pembelian yang diperlukan dikirim ke pemasok melalui pertukaran data elektronik (electronic data interchange/
EDI). MPS kemudian disesuaikan untuk memasukkan orde baru. Perhatikan bagaimana pembagian informasi di seluruh
siklus pendapatan, produksi, dan pengeluaran dengan cara yang baru saja dijelaskan memungkinkan perusahaan
mengelola inventaris secara efisien dengan mengatur waktu pembelian mereka untuk memenuhi permintaan pelanggan yang sebenarnya.

GAMBAR 14-8 Nomor 2345

Bahan Sampel PERSYARATAN BAHAN

Permintaan untuk Alpha Diterbitkan untuk: Tanggal Nomor Pesanan Produksi: 62913
Perakitan Penerbitan: 15/08/2018
Omega Elektronik
Bagian

Nomor Keterangan Kuantitas Biaya Unit $ Biaya Total $

115 Satuan Kalkulator 2.000 2.95 5.900,00

135 Casing Bawah 2.000 .45 900,00
198 Baut 16.000 .02 320,00
178 Baterai 2.000 .75 1.500,00
136 Casing Atas 2.000 .80 1.600,00
199 Baut 12.000 .02 240,00

Dikeluarkan oleh: AKL 10.460,00

Diterima oleh: GWS Biaya oleh: ZBD

Catatan: Informasi biaya dimasukkan ketika permintaan bahan diserahkan ke departemen

akuntansi biaya. Informasi lain, kecuali tanda tangan, dicetak oleh sistem saat dokumen disiapkan.
Machine Translated by Google

BAB 14 SIKLUS PRODUKSI 443

GAMBAR 14-9
Contoh Inventaris
Layar Transfer

Karyawan memasukkan data di bidang ini

Sumber: 2010 © NetSuite Inc.

ANCAMAN DAN KONTROL

Tabel 14-1 menunjukkan bahwa ancaman utama dalam aktivitas perencanaan dan penjadwalan adalah
kelebihan atau kekurangan produksi. Overproduksi dapat mengakibatkan pasokan barang yang melebihi
permintaan jangka pendek, sehingga menciptakan potensi masalah arus kas karena sumber daya terikat
di dalam persediaan. Overproduksi juga meningkatkan risiko membawa persediaan yang menjadi usang.
Sebaliknya, produksi yang kurang dapat mengakibatkan hilangnya penjualan dan ketidakpuasan
pelanggan karena kurangnya ketersediaan barang yang diinginkan. Ancaman ini sangat penting bagi
perusahaan yang memproduksi produk baru dan inovatif, seperti pakaian mode saat ini, karena permintaan
akan produk tersebut jauh lebih tidak stabil daripada permintaan bahan pokok dan komoditas, seperti
makanan atau perlengkapan kantor.
Sistem perencanaan produksi (pengendalian 5.1) dapat mengurangi risiko kelebihan dan kekurangan
produksi. Peningkatan membutuhkan perkiraan penjualan yang akurat dan terkini serta data tentang stok
persediaan, informasi yang dapat disediakan oleh sistem siklus pendapatan dan pengeluaran. Sebagai
tambahan untuk peramalan yang lebih baik, informasi tentang kinerja produksi, khususnya mengenai tren
waktu total untuk memproduksi setiap produk, harus dikumpulkan secara teratur. Sumber data ini harus
digunakan secara berkala untuk meninjau dan menyesuaikan MPS.

GAMBAR 14-10
Pelanggan
Pesanan pelanggan dapat Ilustrasi Cara
dimasukkan secara manual,
seperti yang ditunjukkan, atau menjadi Integrasi Sistem ERP
Memesan
dimasukkan secara otomatis Siklus Produksi
melalui situs web
atau melalui EDI
Informasi dengan
Masukkan Pelanggan
Memesan
Data dari Siklus Lain

Produksi

Periksa Inventaris dan

Ketersediaan Tenaga Kerja;
Jadwal Produksi Inventaris

Karyawan
Order pembelian
untuk Bahan Baku

Kebutuhan Kepegawaian

Pemasok SDM
Machine Translated by Google

444 BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Persetujuan dan otorisasi yang tepat atas pesanan produksi (pengendalian 5.2) adalah pengendalian lain
untuk mencegah kelebihan atau kekurangan produksi barang-barang tertentu. Peninjauan dan persetujuan
yang cermat juga memastikan bahwa pesanan produksi yang benar dikeluarkan (pengendalian 5.2). Risiko
pesanan produksi yang tidak sah dapat dikurangi dengan membatasi akses ke program penjadwalan produksi
(pengendalian 5.3).

Operasi Produksi
Langkah ketiga dalam siklus produksi adalah pembuatan produk yang sebenarnya (lingkaran 3.0 pada
Gambar 14-2). Cara pelaksanaan aktivitas ini sangat bervariasi di seluruh perusahaan, berbeda menurut jenis
produk yang diproduksi dan tingkat otomasi yang digunakan dalam proses produksi.

Penggunaan berbagai bentuk teknologi informasi (TI) dalam proses produksi, seperti robot dan mesin
computer-integrated yang dikendalikan komputer, disebut sebagai computer-integrated manufacturing (CIM). CIM dapat
manufacturing (CIM) - mempengaruhi proses produksi secara signifikan. Misalnya, pencetakan 3-D secara dramatis mengurangi
Pendekatan manufaktur di
mana sebagian besar proses waktu dan biaya untuk membuat produk. Pencetakan 3-D juga memungkinkan pembuatan produk yang tidak
manufaktur dilakukan dan dapat dibuat menggunakan proses manufaktur tradisional.
dipantau oleh peralatan Kemampuan untuk memasang sensor ke setiap peralatan (bagian dari apa yang terkadang disebut Industrial
terkomputerisasi, sebagian
melalui penggunaan robotika Internet of Things) memudahkan untuk memastikan dilakukannya pemeliharaan preventif, sehingga
menghindari
dan pengumpulan data real-time dari aktivitas biaya dan penundaan akibat kerusakan.
manufaktur.
Akuntan tidak perlu menjadi ahli di setiap aspek CIM, tetapi mereka harus memahami bagaimana
pengaruhnya terhadap operasi dan akuntansi biaya. Salah satu efek operasional CIM adalah pergeseran dari
produksi massal ke manufaktur pesanan khusus. Kemampuan ini memerlukan desain ulang sistem manajemen
inventaris dan alur kerja untuk memfasilitasi perubahan cepat dalam produksi. Seperti yang akan kita bahas di
bagian akhir bab ini, fleksibilitas seperti itu dalam operasi manufaktur juga memiliki implikasi untuk desain
sistem akuntansi biaya.

ANCAMAN DAN KONTROL

Pencurian persediaan (ancaman 6) dan aset tetap (ancaman 7) menjadi perhatian utama (lihat Tabel 14-1).
Selain hilangnya aset, pencurian juga mengakibatkan saldo aset yang dilebih-lebihkan, yang dapat
menyebabkan kesalahan analisis kinerja keuangan dan produksi yang rendah.
Untuk mengurangi risiko kehilangan persediaan, akses fisik ke persediaan harus dibatasi (pengendalian
6.1), dan semua pergerakan internal persediaan harus didokumentasikan (pengendalian 6.2).
Dengan demikian, permintaan bahan harus digunakan untuk mengotorisasi pelepasan bahan baku ke
produksi. Baik petugas pengendalian persediaan dan karyawan produksi yang menerima bahan baku harus
menandatangani permintaan untuk mengakui pelepasan barang ke produksi.
Permintaan bahan tambahan yang melebihi jumlah yang ditentukan dalam bill of material harus
didokumentasikan dan disahkan oleh personel pengawas. Tiket pindahan harus digunakan untuk
mendokumentasikan pergerakan inventaris selanjutnya melalui berbagai tahapan proses produksi.
Pengembalian bahan yang tidak digunakan dalam produksi juga harus didokumentasikan. Jika memungkinkan,
tag RFID atau kode batang harus digunakan untuk mengotomatiskan pelacakan inventaris.

Pemisahan tugas yang tepat (pengendalian 6.3) penting untuk mengamankan inventaris. Mempertahankan
penjagaan fisik persediaan bahan mentah dan barang jadi adalah tanggung jawab departemen penyimpanan
persediaan. Pengawas departemen atau pabrik memiliki tanggung jawab utama atas persediaan barang dalam
proses. Fungsi otorisasi, yang diwakili oleh persiapan pesanan produksi, permintaan bahan, dan tiket pindahan,
adalah tanggung jawab perencana produksi atau, semakin meningkat, sistem informasi produksi itu sendiri.
Peralatan RFID, pemindai kode batang, dan terminal online dapat digunakan untuk mencatat pergerakan
inventaris, sehingga mempertahankan catatan inventaris perpetual yang akurat. Konsekuensinya, kontrol
akses yang tepat dan uji kompatibilitas penting untuk memastikan bahwa hanya personel yang berwenang
yang memiliki akses ke catatan tersebut (kontrol 6.4). Akhirnya, seorang karyawan tanpa tanggung jawab
kustodian harus secara berkala menghitung persediaan yang ada
Machine Translated by Google

BAB 14 SIKLUS PRODUKSI 445

(kontrol 6.5). Setiap perbedaan antara jumlah fisik dan jumlah yang tercatat harus diselidiki.

Kontrol serupa diperlukan untuk melindungi aset tetap. Pertama, semua aset tetap harus diidentifikasi
dan dicatat (kontrol 7.1) sehingga manajer dapat diberi tanggung jawab dan akuntabilitas untuk aset tetap di
bawah kendali mereka. Tag RFID menyediakan cara yang hemat biaya untuk memantau lokasi aset tetap.
Seperti halnya inventaris, langkah-langkah keamanan harus dilakukan untuk mengontrol akses fisik ke aset
tetap (kontrol 7.2). Karena mesin dan peralatan manufaktur sering diganti sebelum benar-benar aus, penting
untuk secara resmi menyetujui dan mencatat penjualan atau pembuangannya secara akurat (kontrol 7.3).
Laporan dari semua transaksi aset tetap harus dicetak secara berkala dan dikirim ke pengontrol, yang harus
memverifikasi bahwa setiap transaksi telah diotorisasi dan dieksekusi dengan benar. Sistem akuntansi biaya
juga perlu memelihara catatan akurat tentang biaya perolehan, perbaikan, dan penyusutan agar dapat
menghitung dengan tepat keuntungan atau kerugian yang timbul dari transaksi tersebut.

Kinerja yang buruk adalah ancaman lain terhadap operasi produksi. Pelatihan (kontrol 8.1) adalah salah
satu cara untuk mengurangi ancaman ini. Memang, survei perusahaan manufaktur melaporkan hubungan
langsung antara waktu yang dihabiskan untuk pelatihan dan produktivitas secara keseluruhan. Penting juga
untuk secara teratur menyiapkan dan meninjau laporan kinerja (pengendalian 8.2) untuk mengidentifikasi
kapan pelatihan tambahan diperlukan.
Ancaman lain yang terkait dengan aktivitas siklus produksi adalah investasi aset tetap yang kurang
optimal. Investasi berlebihan dalam aset tetap dapat menciptakan biaya berlebih; kurangnya investasi dapat
mengganggu produktivitas. Kedua masalah mengurangi profitabilitas. Jadi, otorisasi yang tepat atas transaksi
aset tetap (pengendalian 9.1) adalah penting.
Perolehan aset tetap mewakili jenis pengeluaran khusus dan mengikuti proses dasar yang sama
(memesan aset tetap, menerimanya, dan membayarnya) dan prosedur pengendalian yang dibahas di Bab
13. Meskipun demikian, ukuran sebagian besar transaksi aset tetap memerlukan beberapa modifikasi proses
yang digunakan untuk memperoleh persediaan dan perlengkapan lainnya. Seorang penyelia atau manajer,
yang memberikan perincian tentang arus kas yang diharapkan dan biaya serta manfaat lain dari pengeluaran
yang diusulkan, pertama-tama harus merekomendasikan pengeluaran modal yang besar. Semua rekomendasi
tersebut harus ditinjau oleh eksekutif senior atau oleh komite eksekutif dan berbagai proyek yang diurutkan
berdasarkan prioritas. Pengeluaran modal yang lebih kecil (misalnya, biaya $10.000 atau kurang) biasanya
dapat dibeli langsung dari anggaran departemen, yang menghindari proses persetujuan formal. Memegang
tanggung jawab manajer atas pengembalian aset tetap departemen mereka memberikan insentif untuk
mengendalikan pengeluaran tersebut.
Perbedaan lainnya adalah bahwa pesanan untuk mesin dan peralatan hampir selalu melibatkan
permintaan formal untuk penawaran kompetitif dari pemasok potensial. Sebuah dokumen yang disebut request for proposal (RFP) -
request for proposal (RFP), yang menentukan properti aset yang diinginkan, dikirim ke setiap calon Permintaan oleh organisasi atau
departemen agar pemasok
pemasok. Komite investasi modal harus meninjau tanggapan dan memilih penawaran terbaik. Setelah mengajukan tawaran untuk
pemasok dipilih, akuisisi aset dapat ditangani melalui proses siklus pengeluaran reguler, seperti yang memasok aset tetap yang memiliki karakteristik kh
dijelaskan dalam Bab 13. Secara khusus, pesanan pembelian formal disiapkan, penerimaan aset
didokumentasikan secara formal menggunakan laporan penerimaan, dan voucher pengeluaran digunakan
untuk mengotorisasi pembayaran kepada pemasok. Serangkaian kontrol pemrosesan dan pemeriksaan edit
yang sama yang digunakan untuk pembelian lain juga harus digunakan untuk akuisisi aset tetap (untuk
detailnya, lihat kembali pembahasan di Bab 13).

Ancaman lain yang dicatat pada Tabel 14-1 adalah bahwa persediaan dan aset tetap dapat mengalami
kerugian akibat kebakaran atau bencana lainnya. Perlindungan fisik (pengendalian 10.1), seperti sistem
pencegah kebakaran, dirancang untuk mencegah bencana tersebut. Namun, karena pengendalian preventif
tidak pernah 100% efektif, organisasi juga perlu membeli asuransi yang memadai (pengendalian 10.2) untuk
menutupi kerugian tersebut dan menyediakan penggantian aset tersebut.
Kekhawatiran terkait adalah terganggunya kegiatan produksi (ancaman 11). Tingkat otomasi yang
tinggi dalam aktivitas siklus produksi berarti bencana, seperti pemadaman listrik, tidak hanya mengganggu
fungsi sistem informasi tetapi juga dapat mengganggu aktivitas manufaktur.
Sumber daya cadangan (kontrol 11.1), seperti generator, dan perangkat catu daya tak terputus harus
diperoleh untuk memastikan bahwa peralatan dan mesin kritis tidak rusak oleh hilangnya daya secara tiba-
tiba dan proses produksi penting dapat berlanjut
Machine Translated by Google
446 BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Job-order costing - Sistem biaya
yang membebankan biaya ke
batch produksi atau pekerjaan tertentu.
process costing - Sistem biaya
yang membebankan biaya ke setiap
proses, atau pusat kerja, dalam
siklus produksi, dan kemudian
menghitung biaya rata-rata untuk
semua unit yang diproduksi.
sesuai jadwal. Perusahaan juga perlu menyelidiki kesiapsiagaan bencana pemasok utama dan mengidentifikasi sumber
alternatif untuk komponen penting. Hal ini sangat penting bagi perusahaan yang mempraktekkan lean manufacturing;
mereka mempertahankan persediaan bahan baku dan barang jadi yang rendah, sehingga gangguan apa pun terhadap
aktivitas manufaktur mereka atau pemasok mereka dapat dengan cepat mengakibatkan hilangnya penjualan.
Akuntansi biaya
Langkah terakhir dalam siklus produksi adalah akuntansi biaya (lingkaran 4.0 pada Gambar 14-2). Tiga tujuan utama sistem
akuntansi biaya adalah (1) menyediakan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan evaluasi kinerja operasi produksi;
(2) menyediakan data biaya yang akurat tentang produk untuk digunakan dalam penentuan harga dan keputusan bauran
produk; dan (3) mengumpulkan dan mengolah informasi yang digunakan untuk menghitung nilai persediaan dan harga
pokok penjualan yang muncul dalam laporan keuangan perusahaan.
Untuk berhasil mencapai tujuan pertama, sistem akuntansi biaya harus dirancang untuk mengumpulkan data real-
time tentang kinerja kegiatan produksi sehingga manajemen dapat membuat keputusan tepat waktu. Untuk mencapai dua
tujuan lainnya, sistem akuntansi biaya harus mengklasifikasikan biaya berdasarkan berbagai kategori dan kemudian
membebankan biaya tersebut ke produk dan unit organisasi tertentu. Hal ini memerlukan pengkodean data biaya yang
cermat selama pengumpulan, karena seringkali biaya yang sama dapat dialokasikan dalam berbagai cara, untuk beberapa
tujuan yang berbeda.
Misalnya, biaya pengawasan pabrik dapat dibebankan ke departemen untuk tujuan evaluasi kinerja tetapi ke produk
tertentu untuk penentuan harga dan keputusan bauran produk.
PROSES
Sebagian besar perusahaan menggunakan biaya pesanan atau biaya proses untuk membebankan biaya produksi.
Perhitungan biaya pesanan membebankan biaya ke batch produksi tertentu, atau pekerjaan, dan digunakan ketika produk
atau layanan yang dijual terdiri dari item yang dapat diidentifikasi secara terpisah. Misalnya, perusahaan konstruksi
menggunakan penetapan biaya berdasarkan pesanan untuk setiap rumah yang sedang dibangun. Demikian pula, akuntan
publik dan firma hukum menggunakan penetapan biaya pesanan untuk memperhitungkan biaya audit individu atau kasus, masing-masing.
AOE saat ini menggunakan perhitungan biaya pesanan.
Sebaliknya, perhitungan biaya proses membebankan biaya ke setiap proses, atau pusat kerja, dalam siklus
produksi, dan kemudian menghitung biaya rata-rata untuk semua unit yang diproduksi. Biaya proses digunakan ketika
barang atau jasa serupa diproduksi dalam jumlah massal dan unit diskrit tidak dapat dengan mudah diidentifikasi. Misalnya,
tempat pembuatan bir mengakumulasikan biaya yang terkait dengan berbagai proses (misalnya menumbuk, fermentasi
primer, penyaringan, dan pembotolan) dalam memproduksi satu jenis bir tertentu dan kemudian menghitung biaya total unit
rata-rata untuk produk tersebut.
Demikian pula, reksa dana mengakumulasi biaya yang terkait dengan penanganan simpanan dan penarikan nasabah dan
kemudian menghitung biaya per unit dari transaksi tersebut.
Pilihan penetapan biaya berdasarkan pesanan atau proses hanya memengaruhi metode yang digunakan untuk
membebankan biaya ke produk, bukan metode yang digunakan untuk mengumpulkan data tersebut. Mari kita periksa
bagaimana data tentang bahan baku yang digunakan, jam tenaga kerja yang dikeluarkan, operasi mesin yang dilakukan,
dan biaya overhead manufaktur dikumpulkan.
DATA PENGGUNAAN BAHAN BAKU Ketika produksi dimulai, penerbitan permintaan bahan memicu debit barang dalam
proses untuk bahan baku yang dikirim ke produksi. Jika diperlukan bahan tambahan, debit lain dibuat untuk barang dalam
proses. Sebaliknya, barang dalam proses dikreditkan untuk setiap bahan yang tidak digunakan dan dikembalikan ke
persediaan. Banyak bahan baku diberi kode batang sehingga data penggunaan dapat dikumpulkan dengan memindai
produk saat dilepaskan dari, atau dikembalikan ke, inventaris. Semakin banyak, produsen menggunakan tag RFID untuk
lebih meningkatkan efisiensi penggunaan bahan pelacakan. Bahkan, jika tag RFID diterapkan pada produk individual,
perusahaan dapat, jika diinginkan, mengadopsi metode identifikasi khusus untuk melacak inventaris.
Namun, sulit untuk menggunakan kode batang atau tag RFID untuk beberapa item, seperti cairan. Petugas inventaris dan
pekerja pabrik harus menggunakan terminal online untuk memasukkan data penggunaan barang-barang tersebut.
Machine Translated by Google

BAB 14 SIKLUS PRODUKSI 447

BIAYA TENAGA KERJA LANGSUNG Di masa lalu, AOE dan produsen lain menggunakan dokumen kertas
yang disebut tiket waktu kerja untuk mengumpulkan data tentang aktivitas tenaga kerja. Dokumen ini mencatat tiket waktu kerja - Dokumen yang
digunakan untuk mengumpulkan data
jumlah waktu yang dihabiskan seorang pekerja untuk setiap tugas pekerjaan tertentu. Sekarang, seperti yang
tentang aktivitas tenaga kerja dengan
ditunjukkan pada Gambar 14-3, para pekerja memasukkan data ini menggunakan terminal online di setiap mencatat jumlah waktu yang dihabiskan
stasiun kerja pabrik. Untuk lebih membuktikan efisiensi proses ini, AOE sedang mempertimbangkan untuk beralih seorang pekerja untuk setiap tugas pekerjaan tertentu.

ke kartu identifikasi berkode, yang akan dijalankan pekerja melalui pembaca lencana atau pemindai kode batang
saat mereka memulai dan menyelesaikan tugas apa pun. Penghematan waktu yang terkait dengan penggunaan
kode batang untuk mengotomatiskan pengumpulan data dapat menjadi signifikan. Misalnya, Perusahaan Diesel
Terkonsolidasi menemukan bahwa menggunakan pemindai kode batang untuk menangkap data tentang
penggunaan bahan dan operasi tenaga kerja menghemat sekitar 12 detik per stasiun kerja, per aktivitas.
Meskipun tampaknya tidak banyak, jika dikalikan dengan ratusan stasiun kerja dan beberapa aktivitas yang
dilakukan setiap hari oleh ratusan karyawan, perubahan tersebut menghasilkan peningkatan produktivitas
sebesar 15% secara permanen.

PENGGUNAAN MESIN DAN PERALATAN Ketika perusahaan menerapkan CIM untuk mengotomatiskan
proses produksi, proporsi biaya produk yang semakin besar terkait dengan mesin dan peralatan yang
digunakan untuk membuat produk tersebut. Data tentang penggunaan mesin dan peralatan dikumpulkan
pada setiap langkah dalam proses produksi, seringkali bersamaan dengan data tentang biaya tenaga
kerja. Misalnya, ketika pekerja merekam aktivitas mereka di stasiun kerja tertentu, sistem juga dapat
merekam informasi yang mengidentifikasi mesin dan peralatan yang digunakan serta durasi penggunaan
tersebut. Sampai saat ini, data ini dikumpulkan dengan kabel pabrik sehingga setiap peralatan
terhubung ke sistem komputer. Hal ini membatasi kemampuan untuk mendesain ulang tata letak lantai
toko dengan cepat dan mudah guna meningkatkan efisiensi produksi. Konsekuensinya, banyak
perusahaan manufaktur mengganti koneksi kabel tersebut dengan teknologi tanpa kabel. Melakukan
hal itu memungkinkan mereka untuk menggunakan perangkat lunak simulasi 3-D baru untuk
mengevaluasi efek dari memodifikasi tata letak lantai toko dan alur kerja dan dengan mudah dan cepat
menerapkan perubahan yang bermanfaat.

BIAYA OVERHEAD MANUFAKTUR Biaya manufaktur yang tidak layak secara ekonomi untuk dilacak langsung
ke pekerjaan atau proses tertentu dianggap sebagai biaya overhead manufaktur. biaya overhead manufaktur - Semua biaya
manufaktur yang tidak layak secara
Contohnya termasuk biaya air, listrik, dan utilitas lainnya; persediaan aneka; sewa, asuransi, dan pajak properti
ekonomi untuk dilacak langsung ke
untuk pabrik pabrik; dan gaji supervisor pabrik. Sebagian besar biaya ini dikumpulkan oleh sistem informasi pekerjaan atau proses tertentu.
siklus pengeluaran (lihat Bab 13), dengan pengecualian gaji pengawas, yang diproses oleh sistem informasi
siklus sumber daya manusia (lihat Bab 15).

Akuntan dapat memainkan peran kunci dalam mengendalikan biaya overhead dengan hati-hati menilai
bagaimana perubahan bauran produk mempengaruhi total biaya overhead manufaktur. Namun, mereka harus
melampaui sekadar mengumpulkan data semacam itu, dan mengidentifikasi faktor-faktor mendasar yang
mendorong perubahan biaya total. Informasi ini kemudian dapat digunakan untuk menyesuaikan rencana
produksi dan tata letak pabrik guna memaksimalkan efisiensi dan profitabilitas. Seperti yang diilustrasikan oleh
kasus AOE, untuk melakukan hal ini secara efektif mengharuskan sistem akuntansi biaya didesain ulang untuk
mengumpulkan dan melaporkan biaya dengan cara yang konsisten dengan teknik perencanaan produksi
perusahaan. Misalnya, lean manu facturing menekankan kerja dalam tim dan berupaya memaksimalkan efisiensi
dan sinergi semua tim yang terlibat dalam pembuatan produk tertentu. Konsekuensinya, Elizabeth Venko
menyadari bahwa mengumpulkan dan melaporkan perbedaan tenaga kerja pada tingkat individu atau tim dapat
menciptakan insentif disfungsional untuk memaksimalkan kinerja lokal dengan mengorbankan kinerja seluruh pabrik.
Oleh karena itu, dia berencana untuk mendesain ulang sistem akuntansi biaya AOE sehingga dapat
mengumpulkan dan melaporkan biaya dengan cara yang menyoroti kontribusi bersama dari semua tim yang
membuat produk tertentu.

ANCAMAN DAN KONTROL

Seperti yang diilustrasikan dalam kasus AOE, data biaya yang tidak akurat (ancaman 12 pada Tabel 14-1) dapat
mengurangi efektivitas penjadwalan produksi dan mengurangi kemampuan manajemen untuk memantau dan
mengendalikan operasi manufaktur. Misalnya, data biaya yang tidak akurat dapat terjadi
Machine Translated by Google
448 BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Activity-Based Costing (ABC) -
Sistem biaya yang dirancang untuk
melacak biaya ke aktivitas yang
menciptakannya.
dalam keputusan yang tidak tepat tentang produk mana yang harus dibuat dan bagaimana menetapkan harga jual
saat ini. Kesalahan dalam catatan inventaris dapat menyebabkan kelebihan atau kekurangan produksi barang.
Aktiva tetap yang dibesar-besarkan meningkatkan biaya melalui penyusutan ekstra dan pajak properti yang lebih
tinggi. Aset tetap yang terlalu rendah juga dapat menyebabkan masalah; misalnya, penghitungan jumlah komputer
pribadi yang digunakan secara tidak akurat dapat menyebabkan perusahaan tanpa sadar melanggar persyaratan
lisensi perangkat lunak yang terlambat. Ketidakakuratan dalam laporan keuangan dan laporan manajerial dapat
mendistorsi analisis kinerja masa lalu dan keinginan investasi masa depan atau perubahan operasi.
Prosedur kontrol terbaik untuk memastikan bahwa entri data akurat adalah mengotomatisasi pengumpulan
data (kontrol 12.1) menggunakan teknologi RFID, pemindai kode batang, pembaca lencana, dan perangkat lainnya.
Ketika ini tidak memungkinkan, terminal online harus digunakan untuk entri data dan harus menggunakan berbagai
kontrol edit entri data yang dibahas di Bab 10 (kontrol 12.2). Sebagai contoh, cek angka dan verifikasi loop tertutup
harus digunakan untuk memastikan bahwa informasi tentang bahan baku yang digunakan, operasi yang dilakukan,
dan nomor karyawan dimasukkan dengan benar. Pengecekan validitas, seperti membandingkan nomor bagian
bahan baku dengan yang tercantum dalam file bill of material, memberikan jaminan akurasi lebih lanjut. Terakhir,
untuk memverifikasi keakuratan catatan basis data, penghitungan fisik persediaan dan aset tetap secara berkala
harus dibuat dan dibandingkan dengan jumlah yang tercatat (pengendalian 12.3).
Namun, data biaya yang akurat tidak cukup. Seperti yang ditunjukkan oleh kasus AOE, sistem akuntansi biaya
yang dirancang dengan buruk salah mengalokasikan biaya ke produk (ancaman 13) dan menghasilkan laporan yang
menyesatkan tentang aktivitas siklus produksi (ancaman 14), yang keduanya dapat menyebabkan keputusan yang
salah dan frustrasi. Dua subbagian berikut menjelaskan bagaimana sistem penetapan biaya berbasis aktivitas dan
metrik kinerja inovatif dapat mengurangi masalah ini.
PENINGKATAN KONTROL DENGAN SISTEM BIAYA BERBASIS AKTIVITAS Sistem biaya tradisional
menggunakan basis yang digerakkan oleh volume, seperti tenaga kerja langsung atau jam mesin, untuk
membebankan biaya overhead ke produk. Namun, banyak biaya overhead tidak bervariasi secara langsung dengan
volume produksi. Biaya pembelian, misalnya, bervariasi dengan jumlah pesanan pembelian yang diproses. Demikian
pula, menerima biaya bervariasi dengan jumlah pengiriman dari pemasok. Biaya penyetelan dan penanganan bahan
berbeda dengan jumlah batch berbeda yang dijalankan, bukan dengan jumlah total unit yang diproduksi. Dengan
demikian, pengalokasian jenis biaya overhead ini ke produk berdasarkan volume output melebih-lebihkan biaya
produk yang diproduksi dalam jumlah besar. Ini juga mengecilkan biaya produk yang diproduksi dalam batch kecil.
Selain itu, mengalokasikan biaya overhead berdasarkan masukan tenaga kerja langsung dapat mendistorsi
biaya di seluruh produk. Ketika investasi dalam otomatisasi pabrik meningkat, jumlah tenaga kerja langsung yang
digunakan dalam produksi menurun. Akibatnya, jumlah biaya overhead yang dibebankan per unit tenaga kerja
meningkat secara dramatis. Akibatnya, perbedaan kecil dalam jumlah tenaga kerja yang digunakan untuk
menghasilkan dua produk dapat menghasilkan perbedaan biaya produk yang signifikan.
Penetapan biaya berdasarkan aktivitas1 (kontrol 13.1) dapat memperbaiki dan meningkatkan alokasi biaya
di bawah sistem biaya pesanan dan proses. Ini mencoba untuk melacak biaya ke aktivitas yang menciptakannya,
seperti penggilingan atau pemolesan, dan baru kemudian mengalokasikan biaya tersebut ke produk atau departemen.
Tujuan mendasar dari penetapan biaya berdasarkan aktivitas adalah untuk menghubungkan biaya dengan strategi
perusahaan. Strategi perusahaan menghasilkan keputusan tentang barang dan jasa apa yang akan diproduksi.
Kegiatan harus dilakukan untuk menghasilkan barang dan jasa ini, yang pada gilirannya menimbulkan biaya. Dengan
demikian, strategi perusahaan menentukan biaya. Konsekuensinya, dengan mengukur biaya aktivitas dasar, seperti
penanganan bahan baku atau pemrosesan pesanan pembelian, penetapan biaya berdasarkan aktivitas memberikan
informasi kepada manajemen untuk mengevaluasi konsekuensi dari keputusan strategis.
Sistem penetapan biaya berdasarkan aktivitas berbeda dari sistem akuntansi biaya konvensional dalam tiga
cara penting:
1. Sistem biaya berbasis aktivitas mencoba untuk secara langsung melacak proporsi yang lebih besar dari biaya
overhead ke produk. Kemajuan dalam TI membuat ini layak. Misalnya, teknologi RFID dan
1Pada bagian ini, kami memberikan ikhtisar biaya berdasarkan aktivitas, pengaruhnya terhadap sistem akuntansi biaya, dan manfaatnya.
Untuk detail tambahan tentang mekanisme penetapan biaya berdasarkan aktivitas, lihat buku teks akuntansi biaya mana pun.
Machine Translated by Google

BAB 14 SIKLUS PRODUKSI 449

bar-coding memfasilitasi pelacakan jumlah yang tepat dari bermacam-macam bagian yang digunakan di setiap produk
atau tahap proses. Saat menerapkan sistem penetapan biaya berdasarkan aktivitas, akuntan mengamati operasi
produksi dan mewawancarai pekerja pabrik dan supervisor untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang
bagaimana aktivitas manufaktur memengaruhi biaya.
2. Sistem biaya berbasis aktivitas menggunakan lebih banyak kumpulan biaya untuk mengakumulasi biaya tidak langsung
(overhead manufaktur). Sementara sebagian besar sistem biaya tradisional menyatukan semua biaya overhead, sistem
penetapan biaya berdasarkan aktivitas membedakan tiga kategori overhead yang terpisah: • Overhead terkait batch.
Contohnya termasuk biaya pemasangan, inspeksi, dan penanganan material. Sistem biaya berbasis aktivitas

mengakumulasikan biaya ini untuk satu batch dan kemudian mengalokasikannya ke unit yang diproduksi dalam batch
tersebut. Dengan demikian, produk yang diproduksi dalam jumlah besar memiliki biaya overhead terkait batch per
unit yang lebih rendah daripada produk yang diproduksi dalam jumlah kecil. • Overhead terkait produk. Biaya ini
terkait dengan keragaman lini produk perusahaan. Contohnya termasuk penelitian dan pengembangan,
percepatan, pengiriman dan penerimaan, peraturan lingkungan, dan pembelian. Sistem biaya berbasis aktivitas
mencoba menghubungkan biaya ini dengan produk tertentu jika memungkinkan. Misalnya, jika sebuah perusahaan
memproduksi tiga lini produk, salah satunya menghasilkan limbah berbahaya, sistem biaya berdasarkan aktivitas
hanya akan membebankan satu rangkaian produk tersebut untuk semua biaya kepatuhan terhadap peraturan
lingkungan. Biaya lain, seperti pembelian bahan mentah, mungkin dialokasikan ke seluruh produk berdasarkan
jumlah pesanan pembelian relatif yang diperlukan untuk membuat setiap produk. • overhead seluruh perusahaan.
Kategori ini mencakup biaya seperti sewa atau properti

pajak. Biaya ini berlaku untuk semua produk. Dengan demikian, sistem biaya berbasis aktivitas biasanya
mengalokasikannya menggunakan tarif departemen atau pabrik.
3. Sistem biaya berbasis aktivitas mencoba untuk merasionalisasi alokasi biaya overhead ke produk dengan mengidentifikasi
pemicu biaya. Penggerak biaya adalah segala sesuatu yang memiliki hubungan sebab-akibat pada biaya. Misalnya, cost driver - Segala sesuatu yang
jumlah pesanan pembelian yang diproses adalah salah satu pemicu biaya dari biaya departemen pembelian; yaitu, total memiliki hubungan sebab-akibat
dengan biaya.
biaya pemrosesan pesanan pembelian (misalnya, gaji departemen pembelian, perangko) bervariasi secara langsung
dengan jumlah pembelian atau pesanan yang diproses. Seperti dalam contoh ini, pemicu biaya dalam sistem biaya
berbasis aktivitas seringkali merupakan variabel nonfinansial. Sebaliknya, sistem penetapan biaya tradisional sering
menggunakan variabel keuangan, seperti volume pembelian dolar, sebagai dasar untuk mengalokasikan overhead
manufaktur.

Sistem ERP mempermudah penerapan penetapan biaya berdasarkan aktivitas karena menyediakan informasi terperinci
tentang langkah-langkah yang diperlukan untuk memproses transaksi. Sebagai contoh, waktu (dan karenanya biaya)
permintaan bahan baku yang dibutuhkan untuk memproduksi suatu produk bergantung pada jumlah komponen dalam produk
jadi. Akuntan dan insinyur dapat mengamati dan menghitung waktu rata-rata yang diperlukan untuk mengambil satu komponen
dari inventaris.
Ukuran waktu tersebut kemudian dapat dikalikan dengan jumlah item baris dalam pesanan produksi (dicatat secara otomatis
oleh sistem ERP) untuk menghitung biaya permintaan bahan untuk setiap produk jadi yang berbeda.

Pendukung penetapan biaya berdasarkan aktivitas berpendapat bahwa ini memberikan dua manfaat penting: Data
biaya yang lebih akurat menghasilkan bauran produk dan keputusan penetapan harga yang lebih baik, dan data biaya yang
lebih rinci meningkatkan kemampuan manajemen untuk mengendalikan dan mengelola biaya total.

KEPUTUSAN YANG LEBIH BAIK. Sistem biaya tradisional cenderung menerapkan terlalu banyak biaya overhead untuk
beberapa produk dan terlalu sedikit untuk produk lainnya, karena kumpulan biaya yang digunakan terlalu sedikit. Ini mengarah
pada dua jenis masalah, yang keduanya dialami AOE. Pertama, perusahaan dapat menerima kontrak penjualan untuk
beberapa produk dengan harga di bawah biaya produksi sebenarnya. Akibatnya, meski penjualan meningkat, keuntungan
menurun. Kedua, perusahaan mungkin memberi harga terlalu tinggi pada produk lain, sehingga mengundang pesaing baru
untuk memasuki pasar. Ironisnya, jika tersedia data biaya yang lebih akurat, perusahaan akan menemukan bahwa mereka
dapat memangkas harga untuk menjauhkan pesaing dari pasar dan tetap menghasilkan keuntungan pada setiap penjualan.
Sistem biaya berbasis aktivitas menghindari masalah ini karena biaya overhead dibagi menjadi tiga kategori dan diterapkan
menggunakan penggerak biaya yang secara kausal terkait dengan produksi. Oleh karena itu, data biaya produk lebih akurat.
Machine Translated by Google

450 BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

TABEL 14-3 Perbandingan Laporan Berdasarkan Aktivitas dan Tradisional

Sistem Biaya

LAPORAN BIAYA TRADISIONAL, BERDASARKAN KATEGORI AKUN UMUM

ANGGARAN SEBENARNYA PERBEDAAN

Gaji $386.000 $375.000 $11.000
Perangkat lunak komputer 845.000 855.000 (10.000)
Bepergian 124.000 150.000 (26.000)
Persediaan 25.000 20.000 5.000
Total $1.380.000 $1.400.000 ($20.000)

ANALISIS BIAYA BERBASIS AKTIVITAS

ANGGARAN SEBENARNYA PERBEDAAN

Analisis sistem $200,000 $210.000 ($10.000)

Pengkodean 440,000 400.000 40.000
Pengujian 235,000 250.000 (15.000)
Pemeliharaan 250,000 275.000 (25.000)
Dukungan pengguna 90,000 50.000 40.000
Laporan 87,000 75.000 12.000
Pelatihan 78,000 140.000 (62.000)
Total $1,380,000 $1.400.000 ($20.000)

Penetapan biaya berdasarkan aktivitas juga memanfaatkan data produksi dengan lebih baik untuk meningkatkan
desain produk. Misalnya, biaya yang terkait dengan pemrosesan pesanan pembelian dapat digunakan untuk menghitung
overhead terkait pembelian yang terkait dengan setiap komponen yang digunakan dalam produk jadi. Rekayasa dapat
menggunakan informasi ini, bersama dengan data tentang penggunaan komponen relatif di seluruh produk, untuk
mengidentifikasi komponen unik yang dapat diganti dengan suku cadang berbiaya rendah dan lebih umum digunakan.

Akhirnya, data biaya berbasis aktivitas meningkatkan pengambilan keputusan manajerial dengan memberikan
informasi tentang biaya yang terkait dengan aktivitas tertentu, alih-alih mengklasifikasikan biaya tersebut berdasarkan
kategori laporan keuangan. Tabel 14-3 menunjukkan contoh bagaimana penataan ulang data ini dapat meningkatkan
analisis manajerial dengan memusatkan perhatian pada proses-proses utama. Perhatikan bagaimana laporan biaya
tradisional menarik perhatian pada fakta bahwa biaya perjalanan dan perangkat lunak di atas anggaran.
Sebaliknya, laporan biaya berdasarkan aktivitas menunjukkan aktivitas mana (pelatihan, pengujian, pemeliharaan, dan
analisis sistem) yang berjalan melebihi anggaran, dan mana yang tidak.

PENINGKATAN MANAJEMEN BIAYA. Para pendukung berpendapat bahwa keuntungan lain dari penetapan biaya
berdasarkan aktivitas adalah bahwa hal itu secara jelas mengukur hasil tindakan manajerial terhadap profitabilitas secara keseluruhan.
Sementara sistem biaya tradisional hanya mengukur pengeluaran untuk memperoleh sumber daya, sistem biaya berbasis
aktivitas mengukur jumlah yang dikeluarkan untuk memperoleh sumber daya dan konsumsi sumber daya tersebut.
Perbedaan ini tercermin dalam rumus berikut:

Biaya kemampuan aktivitas 5 Biaya aktivitas yang digunakan 1 Biaya kapasitas yang tidak digunakan

Sebagai ilustrasi, pertimbangkan fungsi penerimaan di perusahaan manufaktur seperti AOE. Total biaya karyawan
bulanan di departemen penerima, termasuk gaji dan tunjangan, mewakili biaya penyediaan fungsi ini—menerima kiriman
dari pemasok. Asumsikan bahwa beban gaji departemen penerimaan adalah $100.000, dan asumsikan bahwa jumlah
karyawan cukup untuk menangani 500 pengiriman. Biaya per pengiriman akan menjadi $200.

Akhirnya, asumsikan bahwa 400 pengiriman benar-benar diterima. Sistem biaya berdasarkan aktivitas akan melaporkan
bahwa biaya aktivitas penerimaan yang digunakan adalah $80.000 ($200 3 400 pengiriman) dan sisa biaya gaji $20.000
mewakili biaya kapasitas yang tidak digunakan.
Dengan cara ini, kinerja melaporkan bahwa sistem biaya berbasis aktivitas menghasilkan bantuan mengarahkan
perhatian manajerial pada bagaimana keputusan kebijakan yang dibuat di satu area mempengaruhi biaya di area lain.
Misalnya, manajer departemen pembelian dapat memutuskan untuk meningkatkan ukuran minimum pesanan untuk
mendapatkan diskon yang lebih besar untuk pembelian dalam jumlah besar. Ini akan mengurangi jumlah yang masuk
Machine Translated by Google

BAB 14 SIKLUS PRODUKSI 451

pengiriman yang harus ditangani oleh departemen penerima, sehingga meningkatkan kapasitasnya yang tidak terpakai.
Demikian pula, tindakan yang diambil untuk meningkatkan efisiensi operasi, seperti mengharuskan vendor untuk
mengirim produk dalam wadah berkode batang, meningkatkan kapasitas praktis dan membuat tambahan kapasitas
yang tidak terpakai. Dalam kedua kasus, laporan kinerja biaya berbasis aktivitas menyoroti kelebihan kapasitas ini
untuk perhatian manajerial. Manajemen kemudian dapat mencoba meningkatkan profitabilitas dengan menerapkan
kapasitas yang tidak terpakai itu ke aktivitas penghasil pendapatan lainnya.

PENINGKATAN KONTROL DENGAN METRIK KINERJA INOVATIF Pendekatan modern untuk produksi, seperti lean
manufacturing, berbeda secara signifikan dari produksi massal tradisional.
Satu perbedaan utama adalah pengurangan yang nyata dalam tingkat persediaan barang jadi, karena produksi
dijadwalkan sebagai tanggapan atas permintaan pelanggan, bukan proyeksi berdasarkan tahun-tahun sebelumnya.
Meskipun hal ini bermanfaat dalam jangka panjang, hal ini seringkali menciptakan penurunan profitabilitas jangka
pendek yang dilaporkan. Alasannya: Akuntansi keuangan tradisional memperlakukan inventaris sebagai aset.
Dengan demikian, biaya produksi persediaan tidak diakui sampai produk terjual. Ketika sebuah perusahaan beralih dari
produksi massal ke manufaktur ramping, itu mengurangi tingkat inventaris yang ada, dengan hasil bahwa biaya yang
dikeluarkan pada periode sebelumnya untuk membuat inventaris itu sekarang terbebani. Selain itu, karena lean
manufacturing berusaha untuk meminimalkan penciptaan persediaan tambahan, hampir semua biaya tenaga kerja dan
overhead dibebankan pada periode saat ini, bukannya dialokasikan ke persediaan dan dengan demikian diperlakukan
sebagai aset dan ditangguhkan ke periode mendatang.
Efek gabungan dari perubahan ini sering menghasilkan peningkatan biaya yang nyata pada tahun transisi ke akuntansi
lean. Meskipun efek ini hanya bersifat sementara, namun dapat menimbulkan kekhawatiran yang signifikan di antara
para manajer, khususnya jika evaluasi kinerja mereka terutama didasarkan pada laporan keuangan perusahaan yang
dilaporkan.
Untuk mengatasi masalah ini, CPA yang bekerja untuk dan dengan perusahaan yang telah mengadopsi teknik
manufaktur ramping menganjurkan untuk melengkapi laporan keuangan tradisional berdasarkan Prinsip Akuntansi yang
Diterima Secara Umum (GAAP) dengan laporan tambahan berdasarkan prinsip akuntansi ramping2. Satu perubahan
yang disarankan melibatkan pembebanan biaya ke lini produk alih-alih departemen. Misalnya, semua biaya yang
dikeluarkan untuk merancang, memproduksi, menjual, mengirim, memproses pembayaran pelanggan, dan memberikan
dukungan pascapenjualan dikelompokkan berdasarkan produk. Perubahan lain melibatkan pelaporan biaya overhead
sebagai item terpisah, daripada memasukkannya ke dalam perhitungan harga pokok penjualan. Laporan lean-accounting
juga mengidentifikasi perubahan persediaan sebagai item pengeluaran terpisah, untuk mengungkapkan dengan lebih
jelas pengaruh tingkat persediaan pada laba yang dilaporkan.

Selain mengubah struktur laporan kinerja, akuntan juga harus mengembangkan dan menyempurnakan ukuran
baru yang dirancang untuk fokus pada isu-isu penting bagi manajer siklus produksi (pengendalian 14.1). Dua isu yang
sangat penting adalah tingkat keluaran yang dapat digunakan yang dihasilkan per unit waktu dan ukuran pengendalian
kualitas.

THROUGHPUT: UKURAN EFEKTIVITAS PRODUKSI. Throughput menunjukkan jumlah unit barang yang diproduksi throughput - Ukuran efisiensi
dalam periode waktu tertentu. Ini terdiri dari tiga faktor, yang masing-masing dapat dikontrol secara terpisah, seperti produksi yang mewakili
jumlah unit "baik" yang
yang ditunjukkan dalam rumus berikut: diproduksi dalam periode
waktu tertentu.
Throughput 5 (Total unit yang diproduksi / Waktu pemrosesan) 3 (Waktu pemrosesan / Total waktu)
3 (Unit bagus / Total unit)

Kapasitas produktif, istilah pertama dalam rumus, menunjukkan jumlah unit maksimum yang dapat diproduksi
menggunakan teknologi saat ini. Kapasitas produktif dapat ditingkatkan dengan meningkatkan efisiensi tenaga kerja
atau mesin, dengan mengatur ulang tata letak lantai pabrik untuk mempercepat pergerakan material, atau dengan
menyederhanakan spesifikasi desain produk. Waktu pemrosesan produktif, istilah kedua dalam formula, menunjukkan
persentase total waktu produksi yang digunakan untuk membuat produk. Waktu pemrosesan yang produktif dapat
ditingkatkan dengan meningkatkan pemeliharaan untuk mengurangi waktu henti alat berat atau dengan penjadwalan
pengiriman material dan suplai yang lebih efisien

2 Materi pengantar di bagian ini didasarkan pada sebuah artikel oleh Karen M. Kroll, “The Lowdown on Lean
Accounting,” Jurnal Akuntansi (Juli 2004): 69–76.
3 Rumus ini dikembangkan oleh Carole Cheatham dalam “Measuring and Meningkatkan Throughput,” Jurnal Akuntansi
(Maret 1990): 89–91.
Machine Translated by Google

452 BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

untuk mengurangi waktu tunggu. Yield, istilah ketiga dalam rumus, mewakili persentase unit bagus (tidak cacat)
yang diproduksi. Menggunakan bahan baku berkualitas lebih baik atau meningkatkan keterampilan pekerja dapat
meningkatkan hasil.

TINDAKAN PENGENDALIAN KUALITAS. Informasi tentang biaya kualitas dapat membantu perusahaan
menentukan efek dari tindakan yang diambil untuk meningkatkan hasil dan mengidentifikasi area untuk perbaikan lebih lanjut.
Biaya kontrol kualitas dapat dibagi menjadi empat area:

1. Biaya pencegahan dikaitkan dengan perubahan pada proses produksi yang dirancang untuk dikurangi
tingkat kecacatan produk.
2. Biaya inspeksi dikaitkan dengan pengujian untuk memastikan bahwa produk memenuhi standar kualitas.
3. Biaya kegagalan internal terkait dengan pengerjaan ulang, atau penghapusan, produk yang diidentifikasi
sebagai cacat sebelum dijual.
4. Biaya kegagalan eksternal terjadi ketika produk cacat dijual ke pelanggan. Mereka termasuk biaya seperti klaim
kewajiban produk, garansi dan biaya perbaikan, hilangnya kepuasan pelanggan, dan rusaknya reputasi
perusahaan.

Tujuan akhir dari kontrol kualitas adalah untuk "melakukannya dengan benar pertama kali" dengan
memproduksi produk yang memenuhi spesifikasi pelanggan. Hal ini sering membutuhkan pertukaran di antara
empat kategori biaya kualitas. Misalnya, meningkatkan biaya pencegahan dapat menurunkan biaya inspeksi serta
biaya kegagalan internal dan eksternal. Memang, banyak perusahaan telah menemukan bahwa peningkatan
pengeluaran untuk mencegah cacat mengurangi total biaya manufaktur. Selain itu, kontrol kualitas yang lebih baik
juga dapat membantu perusahaan menjadi “lebih hijau”. Misalnya, ketika pabrik Subaru di Indiana mendesain ulang
proses manufakturnya, jumlah listrik yang dibutuhkan untuk memproduksi mobil berkurang sebesar 14% dan sama
sekali menghilangkan limbah yang dikirim ke tempat pembuangan sampah.

Ringkasan dan Kesimpulan Kasus

Siklus produksi terdiri dari empat aktivitas dasar: desain produk, perencanaan dan penjadwalan produksi, operasi
produksi, dan akuntansi biaya. Perusahaan terus berinvestasi di TI untuk meningkatkan efisiensi tiga kegiatan
pertama. Namun, agar bisnis dapat memperoleh manfaat penuh dari perubahan ini, modifikasi yang sesuai juga
harus dilakukan pada sistem akuntansi biaya. Selain itu, akuntan perlu memodifikasi laporan keuangan dan
mengembangkan ukuran baru yang lebih akurat mencerminkan dan mengukur kinerja manufaktur.

Setelah menyelesaikan tur pabriknya, Elizabeth Venko yakin bahwa beberapa perubahan besar diperlukan
dalam sistem akuntansi biaya AOE. Misalnya, meskipun operasi produksi AOE sangat terotomatisasi, biaya
overhead manufaktur masih dialokasikan berdasarkan jam tenaga kerja langsung. Hal ini mengakibatkan biaya
produk terdistorsi karena perbedaan kecil dalam jumlah tenaga kerja langsung yang digunakan untuk merakit setiap
item. Elizabeth memutuskan bahwa solusinya adalah melakukan lebih dari sekadar mengubah basis alokasi.
Sebaliknya, AOE akan menerapkan penetapan biaya berdasarkan aktivitas. Sejumlah kumpulan yang berbeda akan
digunakan untuk mengakumulasi biaya overhead, dan pemicu biaya yang sesuai akan diidentifikasi untuk digunakan
dalam membebankan biaya tersebut ke produk tertentu. Berdasarkan penelitiannya, termasuk percakapan dengan
pengontrol di perusahaan lain yang baru-baru ini menerapkan sistem penetapan biaya berbasis aktivitas, Elizabeth
percaya bahwa perubahan ini akan menyelesaikan masalah AOE dengan penetapan harga produk dan keputusan
campuran dan secara lebih akurat mencerminkan efek investasi di pabrik. otomatisasi.

Elizabeth juga memutuskan bahwa tiga perubahan besar lainnya diperlukan dalam laporan yang dihasilkan
oleh sistem informasi siklus produksi. Pertama, data tentang semua biaya yang terkait dengan kendali mutu, bukan
hanya yang melibatkan pengerjaan ulang dan skrap, harus dikumpulkan dan dilaporkan.
Kedua, laporan kinerja harus mencakup ukuran nonfinansial, seperti throughput, selain ukuran finansial. Ketiga,
prinsip akuntansi ramping, daripada GAAP, dapat digunakan untuk membuat laporan keuangan yang ditujukan
untuk penggunaan internal. Dia mendiskusikan dengan LeRoy kemungkinan efek perilaku dari perubahan ini.
Mereka sepakat bahwa mengidentifikasi berbagai komponen biaya kendali mutu harus mendorong investasi
berkelanjutan yang kemungkinan akan meningkatkan tingkat hasil keseluruhan. Selanjutnya, secara terpisah
menunjukkan pengaruh perubahan tingkat persediaan pada
Machine Translated by Google

BAB 14 SIKLUS PRODUKSI 453

keuntungan akan membuatnya lebih mudah untuk menghargai upaya untuk mengurangi tingkat persediaan. Mereka juga menyepakati
perlunya memantau dengan cermat efek dari setiap laporan kinerja baru dan membuat modifikasi yang sesuai.

Ann Brandt menyadari bahwa perubahan yang diusulkan Elizabeth memerlukan desain ulang database siklus produksi AOE.
Selain itu, keinginan untuk mendapatkan informasi yang lebih tepat waktu dan akurat akan membutuhkan investasi tambahan dalam
teknologi RFID untuk menggantikan penggunaan kode batang jika memungkinkan.

Elizabeth dan Ann mempresentasikan rencana mereka pada rapat eksekutif berikutnya. LeRoy Williams merasa puas bahwa
perubahan tersebut memang akan mengatasi keluhannya tentang sistem informasi siklus produksi AOE saat ini. Linda Spurgeon
mendukung proposal tersebut dan setuju untuk mendanai perubahan yang diperlukan. Dia kemudian memberi tahu Elizabeth dan Ann
bahwa tugas mereka selanjutnya adalah mencari cara untuk meningkatkan proses SDM dan penggajian AOE.

SYARAT KUNCI

siklus produksi 433 bill of
material 437 daftar operasi
437 perencanaan sumber
daya manufaktur (MRP-II) 439
lean manufacturing 439 jadwal
induk produksi
pesanan produksi 440
permintaan bahan 440 tiket pindah
440 manufaktur terintegrasi komputer
(CIM) 444 permintaan proposal
(RFP)
445
penetapan biaya proses 446
tiket waktu kerja 447 biaya
overhead pabrik 447
penetapan biaya berbasis aktivitas
448 pemicu biaya 449 throughput 451

(MPS) 439 pesanan pekerjaan seharga 446

AIS beraksi
KUIS BAB

1. Sebagian besar biaya terkunci pada tahap mana dalam siklus produksi? sebuah. desain
produkc. operasi produksib. perencanaan produksi d. akuntansi biaya

2. Manakah dari berikut ini yang merupakan keuntungan dari pengkodean batang dibandingkan RFID?
sebuah. c. biaya

kecepatan b. ketepatan d. keamanan

3. Dokumen mana yang mencantumkan komponen yang diperlukan untuk membuat produk tertentu? sebuah. daftar
operasi b. jadwal induk produksi c. daftar bahan d. pesanan

produksi

4. Dokumen mana yang menangkap informasi tentang tenaga kerja yang digunakan dalam produksi?
sebuah. memindahkan tiket c. daftar operasi b. tiket waktu kerja d. Bill of material

5. Peningkatan komponen biaya kualitas mana yang paling mungkin mengakibatkan penurunan tiga komponen lainnya? sebuah. biaya
pencegahan b. biaya pemeriksaan
c. biaya kegagalan internal
d. biaya kegagalan eksternal

6. Penetapan biaya berbasis aktivitas dapat digunakan untuk memperbaiki yang berikut ini? sebuah.
penetapan biaya berdasarkan pesanan b. penetapan biaya proses c. perhitungan biaya pesanan dan proses d. baik
berdasarkan pesanan maupun biaya proses
Machine Translated by Google

454 BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

7. Sistem mana yang paling mungkin digunakan oleh perusahaan yang memproduksi secara massal dalam jumlah besar
item standar untuk mengantisipasi permintaan pelanggan? sebuah.
MRP-II b. manufaktur ramping c. penetapan biaya berdasarkan
aktivitas d. throughput

8. Pengembangan MPS akan paling efektif dalam mencegah hal-hal berikut ini
ancaman?
sebuah. kesalahan pencatatan dan c. produksi barang berkualitas rendah d.
posting b. hilangnya persediaan kelebihan produksi

9. Prosedur pengendalian mana yang mungkin paling tidak efektif dalam mengurangi ancaman persediaan

kehilangan? sebuah. membatasi akses fisik ke d. secara berkala menghitung persediaan dan
persediaan b. mendokumentasikan semua transfer persediaan menyelidiki setiap perbedaan antara jumlah
dalam perusahaan c. tersebut dan dicatat
laporan penggunaan bahan reguler yang jumlah

menyoroti perbedaan dari standar

10. Disebut apakah jumlah unit barang yang diproduksi dalam periode waktu tertentu? sebuah. kapasitas
produktif c. hasil b. waktu proses produktif d. throughput

PERTANYAAN DISKUSI

14.1 Ketika laporan biaya berbasis aktivitas menunjukkan adanya kelebihan kapasitas, manajemen sebaiknya mencari
alternatif penggunaan untuk meningkatkan pendapatan untuk kapasitas tersebut atau menghilangkannya melalui
perampingan. Faktor apa saja yang mempengaruhi keputusan manajemen? Apa kemungkinan efek samping
perilaku dari setiap pilihan? Apa implikasi dari efek samping tersebut untuk kegunaan jangka panjang dari sistem
biaya berbasis aktivitas?

14.2 Mengapa akuntan harus berpartisipasi dalam desain produk? Wawasan apa tentang biaya yang dapat disumbangkan
akuntan yang berbeda dari perspektif manajer pembelian dan insinyur?

14.3 Beberapa perusahaan telah meniadakan pengumpulan dan pelaporan analisis terperinci atas biaya tenaga kerja
langsung yang dipecah oleh berbagai aktivitas. Sebaliknya, supervisor lini pertama bertanggung jawab untuk
mengendalikan total biaya tenaga kerja langsung. Pembenaran untuk argumen ini adalah bahwa biaya tenaga
kerja hanya mewakili sebagian kecil dari total biaya produksi suatu produk dan tidak sebanding dengan waktu
dan upaya untuk melacak aktivitas individu. Apakah Anda setuju atau tidak setuju dengan argumen ini? Mengapa?

14.4 Biasanya, McDonald's memproduksi item menu sebelum pesanan pelanggan berdasarkan permintaan yang
diantisipasi. Sebaliknya, Burger King memproduksi item menu hanya sebagai tanggapan atas pesanan pelanggan.
Sistem mana (MRP-II atau lean manufacturing) yang digunakan setiap perusahaan? Apa keuntungan dan
kerugian relatif dari masing-masing sistem?

14.5 Beberapa perusahaan telah beralih dari filosofi "manajemen dengan pengecualian" ke sudut pandang "perbaikan
berkelanjutan". Perubahannya halus, tetapi signifikan. Peningkatan berkelanjutan berfokus pada membandingkan
kinerja aktual dengan yang ideal (yaitu, kesempurnaan).
Akibatnya, semua varian negatif (bagaimana Anda bisa melakukan lebih baik dari sempurna?). Variasi terbesar
menunjukkan area dengan jumlah “limbah” terbesar, dan, secara bersamaan, peluang terbesar untuk meningkatkan
keuntungan. Apa keuntungan dan kerugian dari praktik ini?
Machine Translated by Google

BAB 14 SIKLUS PRODUKSI 455

MASALAH

14.1 Cocokkan istilah di kolom kiri dengan definisinya dari kolom kanan: a. Faktor yang menyebabkan biaya
1. Daftar bahan berubah b. Ukuran jumlah unit barang yang diproduksi

2. Daftar operasi dalam periode waktu tertentu

3. Jadwal induk produksi c. Daftar bahan baku yang digunakan untuk membuat sirip
produk isian

4. Manufaktur ramping d. Sebuah dokumen yang digunakan untuk mengotorisasi penghapusan bahan mentah

bahan dari persediaan

5. Urutan produksi e. Metode akuntansi biaya yang membebankan biaya ke
produk berdasarkan proses tertentu yang dilakukan

6. Permintaan bahan f. Metode akuntansi biaya yang membebankan biaya ke

batch atau proses produksi tertentu dan digunakan
ketika produk atau layanan terdiri dari item yang dapat
diidentifikasi secara unik
7. Pindahkan tiket g. Metode akuntansi biaya yang membebankan biaya ke
setiap langkah atau pusat kerja dan kemudian menghitung
biaya rata-rata untuk semua produk yang melewati langkah
atau pusat kerja tersebut
8. Tiket waktu kerja h. Dokumen yang mencatat biaya tenaga kerja yang terkait
dengan pembuatan suatu produk

9. Perhitungan biaya berdasarkan pesanan saya. Dokumen yang melacak transfer inventaris dari satu
pusat kerja ke pusat kerja lainnya

10. Penggerak biaya j. Dokumen yang mengizinkan pembuatan barang jadi

11. Hasil k. Sebuah dokumen yang berisi daftar langkah-langkah

yang diperlukan untuk memproduksi barang jadi l.

12. Manufaktur yang terintegrasi Sebuah dokumen yang menentukan berapa banyak barang
dengan komputer jadi yang akan diproduksi selama periode waktu tertentu
mA teknik perencanaan produksi yang merupakan

perpanjangan metode pengendalian persediaan just-in-

time

n. Teknik perencanaan produksi yang merupakan

pengembangan dari metode pengendalian persediaan
perencanaan kebutuhan bahan
Hai. Istilah yang digunakan untuk merujuk pada penggunaan
robot dan teknik IT lainnya sebagai bagian dari proses
produksi

14.2 Prosedur pengendalian internal apa yang paling baik untuk mencegah atau mendeteksi masalah berikut? sebuah.
Pesanan produksi dimulai untuk produk yang sudah terlalu banyak menimbun di
gudang perusahaan.
b. Seorang karyawan produksi mencuri item persediaan barang dalam proses. c. Tag
"rush-order" pada pekerjaan produksi yang diselesaikan sebagian menjadi terlepas
material dan hilang, mengakibatkan penundaan yang mahal.
d. Seorang karyawan produksi memasukkan formulir permintaan bahan ke dalam sistem untuk mencuri suku
cadang senilai $300 dari gudang bahan baku. e. Seorang pekerja produksi yang memasukkan data waktu
kerja di terminal online salah memasukkan 3.000 bukannya 300 di bidang "kuantitas selesai".
Machine Translated by Google

456 BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

f. Seorang pekerja produksi yang memasukkan data waktu kerja pada terminal online secara keliru memposting
penyelesaian operasi 562 ke pesanan produksi 7569, bukan pesanan produksi 7596. g. Petugas gudang suku
cadang mengeluarkan suku cadang dalam jumlah 10% lebih rendah dari yang ditunjukkan pada
beberapa permintaan bahan dan mencuri kelebihan jumlah.
h. Seorang manajer produksi mencuri beberapa mesin mahal dan menutupi kerugian tersebut dengan menyerahkan
formulir ke departemen akuntansi yang menunjukkan bahwa mesin yang hilang sudah usang dan harus
dihapuskan sebagai tidak berharga.

saya. Saldo kuantitas di tangan untuk komponen utama menunjukkan saldo negatif. j. Seorang supervisor
pabrik mengakses file daftar operasi dan meningkatkan standar pekerjaan yang diselesaikan di departemennya.
Konsekuensinya, laporan kinerja mendatang menunjukkan varians anggaran yang menguntungkan untuk
departemen tersebut.
k. Seorang supervisor pabrik menghapus mesin perakitan robot karena dijual untuk diselamatkan
tapi sebenarnya menjual mesin itu dan mengantongi hasilnya.
l. Kelebihan produksi dari produk yang bergerak lambat mengakibatkan persediaan yang berlebihan yang harus
akhirnya akan ditandai dan dijual rugi.

14.3 Gunakan Tabel 14-1 untuk membuat daftar periksa kuesioner yang dapat digunakan untuk mengevaluasi pengendalian
untuk setiap aktivitas dasar dalam siklus produksi (desain produk, perencanaan dan penjadwalan, operasi produksi,
dan akuntansi biaya).

YG DIBUTUHKAN

sebuah. Untuk setiap masalah kontrol, tulis pertanyaan Ya/Tidak sehingga jawaban "Tidak" mewakili kelemahan
kontrol.

b. Untuk setiap pertanyaan Ya/Tidak, tulis penjelasan singkat mengapa jawaban “Tidak” menunjukkan kelemahan
kontrol.

14.4 Anda baru-baru ini dipekerjakan sebagai pengontrol untuk sebuah perusahaan manufaktur kecil yang membuat televisi
definisi tinggi. Salah satu tugas pertama Anda adalah mengembangkan laporan yang mengukur throughput.

YG DIBUTUHKAN

Jelaskan data yang diperlukan untuk mengukur throughput dan metode pengumpulan data yang paling efisien dan
akurat.

14.5 The Joseph Brant Manufacturing Company membuat alas kaki atletik. Pemrosesan pesanan produksi adalah sebagai
berikut: Pada akhir setiap minggu, departemen perencanaan produksi menyiapkan jadwal induk produksi (MPS)
yang mencantumkan gaya dan kuantitas sepatu mana yang akan diproduksi selama minggu berikutnya. Program
persiapan pesanan produksi mengakses MPS dan daftar operasi (disimpan dalam file disk permanen) untuk
menyiapkan pesanan produksi untuk setiap jenis sepatu yang akan diproduksi. Setiap pesanan produksi baru
ditambahkan ke file master pesanan produksi terbuka yang disimpan di disk.

Setiap hari, pegawai departemen suku cadang meninjau pesanan produksi terbuka dan MPS untuk menentukan
bahan mana yang perlu dirilis ke produksi. Semua bahan diberi kode batang. Pekerja pabrik bekerja secara individu
di area kerja berbentuk U yang dirancang khusus yang dilengkapi dengan beberapa mesin untuk membantu mereka
membuat sepasang sepatu sepenuhnya.
Pekerja pabrik memindai kode batang saat mereka menggunakan bahan. Untuk mengoperasikan mesin, pekerja
pabrik menggesek lencana ID mereka melalui alat pembaca. Hal ini mengakibatkan sistem secara otomatis
mengumpulkan data yang mengidentifikasi siapa yang memproduksi setiap pasang sepatu dan berapa lama waktu
yang dibutuhkan untuk membuatnya.

Setelah sepasang sepatu selesai, itu ditempatkan di dalam kotak. Mesin terakhir di setiap sel kerja mencetak
label kode batang yang ditempelkan pekerja ke kotak. Sepatu yang telah selesai kemudian dikirim ke gudang.

YG DIBUTUHKAN

sebuah. Siapkan diagram aliran data dari semua operasi yang dijelaskan. b.
Prosedur kontrol apa yang harus dimasukkan dalam sistem?
Machine Translated by Google

BAB 14 SIKLUS PRODUKSI 457

14.6 Proses produksi Perusahaan XYZ saat ini memiliki tingkat sisa 15% dan tingkat pengembalian 3%.
Biaya memo (bahan terbuang) adalah $12 per unit; biaya garansi/perbaikan rata-rata $60 per unit yang
dikembalikan. Perusahaan sedang mempertimbangkan alternatif berikut untuk meningkatkan proses
produksinya: • Opsi A: Investasikan $400.000 untuk peralatan baru. Proses baru ini juga membutuhkan
tambahan $1,50 bahan mentah per unit yang diproduksi. Opsi ini diperkirakan akan mengurangi tingkat
memo dan pengembalian sebesar 40% dari level saat ini.

• Opsi B: Investasikan $50.000 untuk peralatan baru, tetapi gunakan tambahan $3,20 untuk bahan
mentah berkualitas lebih tinggi per unit yang diproduksi. Opsi ini diperkirakan akan mengurangi
tingkat memo dan pengembalian hingga 90% dari level saat ini. • Opsi C: Investasikan $2 juta untuk
peralatan baru. Proses baru tidak memerlukan perubahan bahan baku. Opsi ini diperkirakan akan
mengurangi tingkat memo dan pengembalian sebesar 50% dari level saat ini.

YG DIBUTUHKAN

sebuah. Asumsikan bahwa tingkat produksi 1 juta unit saat ini akan berlanjut. Opsi mana yang Anda
rekomendasikan? Mengapa? b. Asumsikan bahwa semua perubahan yang diusulkan akan
meningkatkan kualitas produk sehingga produksi akan melonjak menjadi 1,5 juta unit. Opsi mana yang
Anda rekomendasikan? Mengapa?

14.7 Soal Excel

YG DIBUTUHKAN

sebuah. Unduh spreadsheet untuk soal 14.7 dari situs web buku pelajaran ini. b. Buat rumus
untuk menghitung hal-hal berikut: • Akumulasi penyusutan (semua aset menggunakan metode
garis lurus; semua aset yang diperoleh setiap saat sepanjang tahun mendapatkan penyusutan
awal setahun penuh) • Penyusutan tahun berjalan (metode garis lurus, jumlah penuh untuk
awal tahun masuk
aset mana yang diperoleh)
• Akumulasi penyusutan akhir • Nilai buku
bersih pada akhir periode • Tahun berjalan
pada sel di sebelah kanan frasa “Skedul penyusutan untuk
tahun"
• Jumlah kolom untuk biaya perolehan, penyusutan awal, penyusutan saat ini,
akumulasi penyusutan akhir, nilai buku bersih
• Pada sel di sebelah kanan tanda panah setelah teks “Cross-footing test”, buatlah rumus yang
memeriksa apakah jumlah kolom nilai buku bersih sama dengan jumlah biaya akuisisi dikurangi
jumlah akhir akumulasi penyusutan. Jika kedua nilai cocok, rumus akan menampilkan teks
"Oke"; jika tidak, itu akan menampilkan teks "Kesalahan." c. Buat tabel di bagian bawah lembar
kerja Anda yang terdiri dari dua kolom: (1) sebagai nama set (nilai harus berupa kursi, meja,
laptop, monitor, perangkat lunak, dan stasiun kerja); dan (2) nilai buku bersih (buat rumus untuk
menghitung angka ini), dengan asumsi tanggal saat ini adalah 30/06/2018. Kemudian: • Buat rumus
yang menjumlahkan total nilai buku bersih untuk semua kelas aset. • Di sel di sebelah kanan total
nilai buku bersih untuk semua kelas aset, buat rumus yang membandingkan total nilai buku bersih
untuk semua kelas aset dengan jumlah semua nilai buku bersih di bagian atas spreadsheet. Rumus
harus mengembalikan "Oke" jika kedua total cocok atau "Kesalahan: Jumlah nilai buku bersih
menurut kelas aset tidak sama dengan jumlah semua nilai buku bersih" jika kedua total tidak
sama satu sama lain.

d. Masukkan nama Anda di baris 1 di sel di sebelah kanan teks "Nama".

Machine Translated by Google

458 BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

14.8 Soal Excel*

Tugas: Gunakan add-in Excel dan Solver untuk mengeksplorasi efek dari berbagai batasan sumber
daya pada bauran produk yang optimal. sebuah. Baca artikel “Tingkatkan Keuntungan Dengan Excel,”
oleh James A. Weisel, dalam Journal of Accountancy edisi Desember 2003 (tersedia online di situs web
AICPA, http://www.journalofaccountancy.com). b. Unduh contoh spreadsheet yang dibahas dalam
artikel, dan cetak tangkapan layar yang menunjukkan bahwa Anda menggunakan alat Solver seperti
yang dibahas dalam artikel. c. Jalankan kembali program Solver untuk menentukan efek dari tindakan
berikut terhadap pendapatan (cetak hasil dari setiap opsi): • Batasan pangsa pasar ganda untuk
ketiga produk • Batasan pangsa pasar ganda untuk ketiga produk ditambah batasan berikut: penjualan
sauce case tidak boleh melebihi 50% dari jumlah penjualan sup dan kotak casserole

14.9 Soal Excel*

YG DIBUTUHKAN

Unduh spreadsheet untuk soal 14.9 dari situs web buku pelajaran ini. Tulis rumus untuk menghitung
total biaya penyusutan dan untuk menampilkan nilai yang benar dalam tiga kolom berikut: Usia, Tingkat
Penyusutan, dan Biaya Penyusutan.
(Petunjuk: Anda perlu menggunakan fungsi VLOOKUP dan MATCH untuk melakukan ini. Anda mungkin
juga ingin membaca artikel “Double-Teaming in Excel,” oleh Judith K. Welch, Lois S.
Mahoney, dan Daniel R. Brickner, dalam Journal of Accountancy edisi November 2005 , dari mana
masalah ini diadaptasi.)

14.10 Jawablah semua pertanyaan pilihan ganda berikut.

1. Dalam hal tindakan pengendalian mutu, biaya sisa dan pengerjaan ulang merupakan .
bagian dari a. biaya pencegahan b. biaya pemeriksaan c. biaya kegagalan internal d.
biaya kegagalan eksternal

2. Bagian mana dari formula throughput yang memberikan informasi tentang dampak waktu henti peralatan
terhadap produktivitas secara keseluruhan? sebuah. Kapasitas produktif b. Waktu proses yang produktif
c. Hasil d. Bukan dari salah satu di atas

3. Manakah dari berikut ini yang kemungkinan besar merupakan pemicu biaya untuk biaya hutang dagang
yang terkait dengan pemrosesan faktur pemasok? sebuah. Jumlah suku cadang berbeda yang dibeli b.
Total harga pembelian c. Jumlah pemasok yang digunakan d. Jumlah pembelian yang dilakukan e.
Semua metrik yang tercantum di atas

4. Tiket pindahan adalah prosedur kontrol yang dirancang untuk mengurangi risiko .
sebuah. hilangnya atau musnahnya data
produksi b. pencurian persediaan c. gangguan
operasional d. alokasi biaya overhead yang
tidak tepat

*Peluang belajar seumur hidup: lihat hal. xxii di kata pengantar.

Machine Translated by Google

BAB 14 SIKLUS PRODUKSI 459

5. Pada tahap proses produksi mana akuntan dapat berkontribusi secara signifikan
mengurangi harga pokok penjualan?
sebuah. Desain produkb.
Perencanaan dan penjadwalan c.
Operasi produksi d. Bukan dari salah
satu di atas

6. MRP-II kemungkinan besar akan digunakan oleh perusahaan yang .

memproduksi a. kadar susu yang berbeda (misalnya, utuh, 2%, dan skim)
b. kartrid toner untuk printer laser c. mainan berdasarkan film baru d. semua
hal di atas e. bukan dari salah satu di atas

7. Dalam hal tindakan pengendalian mutu, biaya yang terkait dengan penerbitan memo kredit ke
pelanggan yang mengembalikan produk cacat adalah bagian .
dari a. biaya pencegahan b. biaya pemeriksaan c. biaya
kegagalan internal d. biaya kegagalan eksternal e. bukan dari
salah satu di atas

8. Prosedur pengendalian mana yang paling efektif dalam mengurangi risiko kelebihan atau kekurangan
produksi? sebuah. Meninjau semua perubahan data master b. Penetapan biaya berdasarkan aktivitas c.
Sistem perencanaan produksi d. Manufaktur yang terintegrasi dengan komputer e. Laporan yang menyoroti
komponen throughput

KASUS 14-1 Akuntan dan CIM

Periksa terbitan Jurnal Akuntansi, Keuangan Strategis, dan
majalah bisnis lainnya selama tiga tahun terakhir untuk menemukan
cerita tentang perkembangan terkini dalam otomasi pabrik. Tulis
laporan singkat yang membahas implikasi akuntansi dari satu
perkembangan: bagaimana
hal ini mempengaruhi efisiensi dan akurasi pengumpulan data dan
setiap peluang baru untuk meningkatkan kualitas laporan kinerja.
Juga diskusikan bagaimana pengembangan mempengaruhi risiko
berbagai ancaman siklus produksi dan prosedur pengendalian yang
digunakan untuk mengurangi risiko tersebut.

Solusi Aksi AIS

KUNCI KUIS

1. Sebagian besar biaya terkunci pada tahap mana dalam siklus produksi? ÿ
Sebuah. desain produk [Benar. Keputusan yang dibuat selama desain produk menentukan yang utama
biaya.]
b. perencanaan produksi [Salah. Keputusan yang dibuat selama desain produk menentukan sebagian besar
biaya.] c. operasi produksi [Salah. Keputusan yang dibuat selama desain produk menentukan sebagian
besar biaya.] d. akuntansi biaya [Salah. Keputusan yang dibuat selama desain produk menentukan ma

sebagian besar biaya.]

Machine Translated by Google

460 BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

2. Manakah dari berikut ini yang merupakan keuntungan dari pengkodean batang
dibandingkan RFID? sebuah. kecepatan [Salah. Teknologi RFID dapat membaca informasi dari banyak item
sekaligus, sedangkan pemindai kode batang hanya dapat membaca satu item dalam satu waktu. Selain itu,
karyawan menghabiskan waktu menyelaraskan kode batang pada setiap item dengan pembaca.] b. akurasi
[Salah. Dalam aplikasi tertentu, RFID lebih akurat daripada pengodean batang. Misalnya, di toko ritel, ketika
memeriksa barang yang serupa tetapi tidak identik—misalnya, rasa soda yang berbeda—petugas sering
memasukkan kode batang untuk satu barang dan kemudian memasukkan jumlah, katakanlah, 7, daripada
memindai kode batang setiap item; pembaca RFID, sebaliknya, akan mengidentifikasi tujuh produk spesifik mana
yang dijual.]
c . biaya [Benar. Bar-coding saat ini lebih murah daripada RFID.]
d. keamanan [Salah. Tidak ada perbedaan dalam keamanan pengodean batang dan RFID.]

3. Dokumen mana yang mencantumkan komponen yang diperlukan untuk membuat produk tertentu?
sebuah. daftar operasi [Salah. Dokumen ini mencantumkan urutan langkah-langkah pembuatan
produk.]
b. jadwal produksi induk [Salah. Dokumen ini digunakan untuk merencanakan produksi
kegiatan.]
c . bill of material [Benar. Bill of material mencantumkan komponen yang sudah jadi
produk.]
d. pesanan produksi [Salah. Dokumen ini mengesahkan aktivitas produksi.]

4. Dokumen mana yang menangkap informasi tentang tenaga kerja yang digunakan dalam produksi?
sebuah. memindahkan tiket [Salah. Tiket pindah mendokumentasikan pergerakan material.] ÿ b. tiket
waktu kerja [Benar. Tiket waktu kerja mencatat waktu yang dihabiskan untuk setiap aktivitas.]
c. daftar operasi [Salah. Daftar operasi menentukan urutan langkah-langkah untuk memproduksi suatu produk.] d.
daftar bahan [Salah. Tagihan bahan mengidentifikasi komponen yang digunakan untuk

memproduksi produk.]

5. Peningkatan komponen biaya kualitas mana yang paling mungkin mengakibatkan penurunan tiga komponen lainnya?
ÿ Sebuah. biaya pencegahan [Benar. Kenaikan biaya pencegahan sering kali mengurangi waktu dan biaya
pemeriksaan produk, serta proporsi produk cacat.]

b. biaya inspeksi [Salah. Peningkatan biaya inspeksi tidak serta merta mengurangi
tiga biaya kontrol kualitas lainnya.]
c. biaya kegagalan internal [Salah. Kenaikan biaya kegagalan internal tidak berpengaruh pada biaya pencegahan
atau inspeksi.] d. biaya kegagalan eksternal [Salah. Kenaikan biaya kegagalan eksternal tidak mengurangi
lainnya
komponen biaya kualitas.]

6. Penetapan biaya berbasis aktivitas dapat digunakan untuk memperbaiki yang berikut ini?
sebuah. penetapan biaya berdasarkan pesanan [Salah. Penetapan biaya berbasis aktivitas dapat digunakan dengan
penetapan biaya berdasarkan pesanan atau proses.] b. biaya proses [Salah. Penetapan biaya berbasis aktivitas dapat
digunakan dengan pesanan pekerjaan atau
biaya proses.] ÿ c. baik
pesanan-pekerjaan maupun penetapan biaya proses [Benar. Penetapan biaya berbasis aktivitas dapat digunakan dengan
penetapan biaya berdasarkan pesanan atau proses.]
d. baik pesanan pekerjaan maupun biaya proses [Salah. Penetapan biaya berbasis aktivitas dapat digunakan dengan
penetapan biaya berdasarkan pesanan atau proses.]

7. Sistem mana yang paling mungkin digunakan oleh perusahaan yang memproduksi secara massal dalam jumlah besar
item standar untuk mengantisipasi permintaan pelanggan?
ÿ Sebuah. MRP-II [Benar. MRP-II adalah bentuk dorongan manufaktur yang sesuai untuk produksi massal barang-barang
standar yang permintaannya dapat diprediksi.]
b. manufaktur ramping [Salah. Lean manufacturing berusaha untuk meminimalkan persediaan dengan
memproduksi hanya sebagai tanggapan atas pesanan pelanggan.]
c. penetapan biaya berdasarkan aktivitas [Salah. Penetapan biaya berdasarkan aktivitas adalah sistem alokasi biaya,
bukan teknik perencanaan produksi.] d. throughput [Salah. Throughput adalah ukuran efisiensi.]
Machine Translated by Google

BAB 14 SIKLUS PRODUKSI 461

8. Pengembangan MPS akan paling efektif dalam mencegah hal-hal berikut ini
ancaman?
sebuah. merekam dan memposting kesalahan [Salah. Validasi data dan kontrol pemrosesan akan
paling baik meminimalkan kesalahan pencatatan dan pengeposan.]
b. hilangnya persediaan [Salah. Kontrol akses dan penghitungan fisik persediaan yang sering
akan paling baik mengurangi risiko pencurian inventaris.]
c. produksi barang berkualitas buruk [Salah. Desain produk mengatasi masalah ini.] ÿ d. kelebihan produksi
[Benar. MPS menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan dan,
oleh karena itu, mengurangi kemungkinan kelebihan produksi.]

9. Prosedur pengendalian mana yang mungkin paling tidak efektif dalam mengurangi ancaman persediaan

kehilangan? sebuah. membatasi akses fisik ke inventaris [Salah. Kontrol akses fisik adalah penting
metode tant untuk mengurangi risiko pencurian persediaan.]
b. mendokumentasikan semua transfer inventaris dalam perusahaan [Salah. Dokumentasi yang memadai
merupakan kontrol penting untuk mengurangi risiko pencurian inventaris.] ÿ c. laporan penggunaan bahan
reguler yang menyoroti perbedaan dari standar [Benar.
Meskipun varians dapat mengindikasikan pencurian, mereka lebih cenderung mencerminkan perubahan
efisiensi.]
d. menghitung persediaan secara berkala dan menyelidiki perbedaan antara jumlah tersebut dan jumlah yang
tercatat [Salah. Penghitungan inventaris secara berkala merupakan kontrol penting untuk mengurangi risiko
pencurian inventaris.]

10. Disebut apakah jumlah unit barang yang diproduksi dalam periode waktu tertentu?
sebuah. kapasitas produktif [Salah. Kapasitas produktif adalah komponen throughput yang mewakili jumlah total
unit, baik dan buruk, yang diproduksi per unit waktu.] b. waktu proses produktif [Salah. Waktu pemrosesan
produktif adalah komponen throughput yang mengukur proporsi waktu yang benar-benar dihabiskan untuk
memproduksi output.] c. hasil [Salah. Hasil adalah komponen throughput yang mengukur proporsi

unit bagus yang diproduksi per batch.] ÿ

d. throughput [Benar. Throughput adalah ukuran jumlah unit barang yang diproduksi per unit waktu.]