THE EXPENDITURE CYCLE : PURCHASING TO CASH

DISBURSMENT
Dosen : Lely Dahlia, SE., M.Ak., CIPSAS

Disusun oleh :
Endah Putria Dewi Yati (21102001)
Mila Saraswati (21102012)
Nanda Tasrifah (21102014)
Nova Asriyanti (21102015)
Frida Salsabila (21102024)

PRODI AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI BISNIS DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS TRILOGI

Jl. TMP. Kalibata No.1, RT.4/RW.04, Duren Tiga, Kec. Pancoran, Kota
Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12760
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI.......................................................................................................................................... 2
Expenditure Cycle Information System .............................................................................................. 3
Ordering Materials, Supplies, and Services ....................................................................................... 7
RECEIVING ....................................................................................................................................... 13
Approving Supplier Invoices ............................................................................................................. 17
Cash Disbursement ............................................................................................................................. 20
Expenditure Cycle Information System
(Nova Asriyanti)

Seperti yang ditunjukkan Tabel 13-1, aktivitas dalam siklus pengeluaran adalah bayangan
cermin dari aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus pendapatan. Keterkaitan erat antara pengeluaran
pembeli ini aktivitas siklus dan aktivitas siklus pendapatan penjual memiliki implikasi penting untuk
desain sistem informasi akuntansi kedua belah pihak. Secara khusus, dengan menerapkan
perkembangan TI baru untuk merekayasa ulang aktivitas siklus pengeluaran, perusahaan menciptakan
peluang bagi pemasok untuk merekayasa ulang aktivitas siklus pendapatan mereka. Sebaliknya,
menggunakan TI untuk mendesain ulang pendapatan perusahaan siklus dapat menciptakan peluang bagi
pelanggan untuk memodifikasi siklus pengeluaran mereka sendiri. Sebenarnya, perubahan dalam
operasi satu perusahaan mungkin memerlukan perubahan yang sesuai dalam operasi perusahaan lain
yang melakukan bisnis dengannya.

PROSES

Seperti kebanyakan organisasi besar, AOE menggunakan sistem ERP. Gambar 13-3
menunjukkan porsi sistem ERP yang mendukung aktivitas bisnis siklus pengeluaran AOE.
 Meskipun Gambar 13-3 menunjukkan bahwa departemen pengendalian persediaan AOE
memiliki tanggung jawab utama untuk memastikan jumlah bahan dan persediaan yang memadai,
departemen mana pun dapat mengajukan permintaan untuk membeli barang. Setelah permintaan
pembelian disetujui, sistem mencari file induk inventaris untuk mengidentifikasi pemasok pilihan untuk
item tersebut. Sistem kemudian membuat pesanan pembelian yang dikirim ke pemasok melalui EDI.
(Jika perlu, salinan kertas dicetak dan dikirimkan.) Departemen penerima memiliki akses ke file
pesanan pembelian terbuka sehingga dapat merencanakan dan memverifikasi validitas pengiriman.
Hutang usaha diberitahukan tentang pesanan sehingga dapat merencanakan komitmen keuangan yang
tertunda. Departemen yang menghasilkan permintaan pembelian juga diberitahukan bahwa
permintaannya telah disetujui.

Pemasok utama mengirim pemberitahuan elektronik tentang pengiriman yang akan datang,
yang memungkinkan AOE untuk berencana untuk memiliki staf yang memadai untuk memproses
pengiriman yang masuk di gudangnya. Ketika kiriman tiba, pekerja dok penerima menggunakan sistem
pemrosesan pertanyaan untuk memverifikasi bahwa pesanan diharapkan dari pemasok tersebut.
Sebagian besar pemasok kode batang atau RFID (identifikasi frekuensi radio) menandai produk mereka
untuk memudahkan penghitungan barang. Pekerja dok penerima memeriksa barang dan menggunakan
terminal online untuk memasukkan informasi tentang jumlah dan kondisi barang yang diterima. Sistem
memeriksa data tersebut terhadap pesanan pembelian terbuka, dan setiap perbedaan segera ditampilkan
di layar sehingga dapat diselesaikan. Tepat waktu pengiriman juga dicatat untuk membantu
mengevaluasi kinerja pemasok.

Setelah transfer barang ke gudang, petugas inventaris memverifikasi jumlah item dan
memasukkan data tersebut ke dalam sistem. Untuk pemasok yang tidak mengirimkan faktur, sistem
secara otomatis menjadwalkan pembayaran sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati saat
pemesanan ditempatkan. Petugas bagian utang usaha memasukkan informasi dari pemasok yang
mengirim EDI, dan terkadang kertas, faktur.
 Sistem kemudian membandingkan faktur pemasok dengan informasi yang terdapat dalam
pesanan pembelian dan laporan penerimaan untuk memastikan akurasi dan validitas. Untuk pembelian
persediaan atau layanan yang biasanya tidak melibatkan pesanan pembelian dan laporan penerimaan,
faktur dikirim ke penyelia yang sesuai untuk disetujui. Faktur pemasok itu sendiri juga diperiksa untuk
akurasi matematis. Sistem secara otomatis menjadwalkan faktur untuk pembayaran pada tanggal jatuh
tempo.
AOE, seperti kebanyakan perusahaan, menggunakan pemrosesan batch untuk membayar
pemasoknya. Setiap hari, bendahara menggunakan sistem pemrosesan pertanyaan untuk meninjau
faktur yang jatuh tempo dan menyetujuinya untuk pembayaran. AOE melakukan pembayaran ke
beberapa pemasoknya yang lebih besar menggunakan elektronik keuangan pertukaran data (FEDI)
tetapi masih mencetak cek kertas untuk banyak pemasok yang lebih kecil. Kapan pembayaran transfer
dana elektronik (EFT) diotorisasi atau cek dicetak, sistem memperbarui file hutang, faktur terbuka, dan
buku besar. Untuk setiap pemasok,total semua voucher dijumlahkan, dan jumlah itu dikurangkan dari
bidang saldo di dalamnya catatan file induk pemasok. Pesanan pembelian dan laporan penerimaan yang
relevan ditandai untuk menandai bahwa transaksi tersebut telah dibayar. Faktur yang dibayarkan
kemudian dihapus dari file faktur terbuka. Saran pengiriman uang disiapkan untuk setiap pemasok, yang
mencantumkan masing-masing faktur dibayar dan jumlah diskon atau tunjangan yang diambil. Untuk
pembayaran yang dilakukan oleh EFT, data pengiriman uang menyertai pembayaran EFT sebagai
bagian dari paket FEDI.

Kasir meninjau cek terhadap dokumen pendukung dan kemudian menandatanganinya. Cek di
atas jumlah yang ditentukan juga memerlukan tanda tangan kedua oleh bendahara atau orang lain
manajer yang berwenang. Kasir kemudian mengirimkan cek yang telah ditandatangani dan saran
pengiriman uang ke pemasok. Transaksi EFT juga dilakukan oleh kasir dan direview oleh bendahara.

ANCAMAN DAN KONTROL

Gambar 13-3 menunjukkan bahwa semua aktivitas siklus pengeluaran bergantung pada
database terintegrasi yang berisi informasi tentang pemasok, persediaan, dan aktivitas pembelian. Oleh
karena itu, yang pertama ancaman umum yang tercantum dalam Tabel 13-2 adalah data master yang
tidak akurat atau tidak valid. Kesalahan dalam pemasok data master dapat mengakibatkan pemesanan
dari pemasok yang tidak disetujui, pembelian bahan dengan kualitas rendah, pengiriman yang tidak
tepat waktu, pengiriman pembayaran ke alamat yang salah, dan pembayaran palsu kepada pemasok
fiktif. Kesalahan dalam data induk persediaan dapat mengakibatkan produksi penundaan karena
kekurangan bahan utama yang tidak terduga atau pembelian dan kelebihan yang tidak perlu inventaris.
Kesalahan dalam data master pembelian dapat mengakibatkan pembelian yang tidak sah dan kegagalan
untuk memanfaatkan diskon yang dinegosiasikan.

Standarnya konfigurasi banyak sistem ERP akan menghasilkan pertanyaan cepat apakah
petugas ingin membuat catatan pemasok baru. Ini melanggar pemisahan tugas yang tepat dengan
mengizinkan orang yang bertanggung jawab untuk mencatat pembayaran kepada pemasok untuk juga
mengotorisasi pembuatan dari akun baru. Demikian pula, konfigurasi default dari banyak sistem ERP
mengizinkan akun staf yang dibayar tidak hanya untuk membaca harga berbagai produk dan saldo saat
ini yang harus dibayar pemasok tetapi juga untuk mengubah nilai item data tersebut.

Ancaman umum kedua dalam siklus pengeluaran adalah pengungkapan yang tidak sah atas
informasi sensitif informasi, seperti informasi perbankan tentang pemasok dan diskon harga khusus
yang ditawarkan oleh pemasok pilihan. Tabel 13-2 menunjukkan bahwa salah satu cara untuk
mengurangi risiko ancaman ini adalah mengkonfigurasi sistem untuk menggunakan kontrol akses yang
kuat yang membatasi siapa yang dapat melihat informasi tersebut (kontrol 2.1). Penting juga untuk
mengonfigurasi sistem untuk membatasi kemampuan karyawan untuk menggunakan kemampuan kueri
bawaan sistem ke tabel dan bidang tertentu.

Seperti yang ditunjukkan Tabel 13-2, ancaman umum ketiga dalam siklus pengeluaran
menyangkut kerugian atau penghancuran data induk. Cara terbaik untuk mengurangi risiko ancaman
ini adalah dengan mempekerjakan prosedur pencadangan dan pemulihan bencana (kontrol 3.1) yang
dibahas dalam Bab 10. Praktik terbaik adalah menerapkan sistem ERP sebagai tiga contoh terpisah.
Satu contoh, disebut sebagai produksi, digunakan untuk memproses aktivitas sehari-hari. Satu detik
digunakan untuk menguji dan perkembangan. Instance ketiga harus dipertahankan sebagai cadangan
online untuk produksi sistem untuk menyediakan pemulihan hampir real-time.

Kemampuan pelaporan ekstensif sistem ERP (kontrol 4.1) dapat digunakan untuk memantau
ancaman kinerja yang buruk. Karena persediaan mewakili investasi kerja yang cukup besar modal,
laporan yang membantu mengelola inventaris sangat berharga. Ukuran kunci untuk mengevaluasi
manajemen persediaan adalah perputaran persediaan, yang merupakan rasio harga pokok penjualan
dibagi dengan persediaan di tangan. Perhatikan contoh berikut: penjualan tahunan adalah $500 juta, dan
harga pokok penjualan tahunan total $360 juta. Rasio perputaran persediaan 1 berarti bahwa perusahaan
secara efektif membawa persediaan persediaan selama satu tahun, mengikat $360 juta. Meningkatkan
rasio perputaran persediaan menjadi 3 akan mengurangi investasi yang tidak menguntungkan itu
menjadi $120 juta, sehingga membebaskan $240 juta yang dapat digunakan untuk tujuan lain.

Akuntan perlu memahami bagaimana aktivitas bisnis dilakukan untuk merancang laporan lain
yang dapat membantu manajemen mengelola inventaris dengan lebih baik. Misalnya, ini berguna untuk
memantau persentase permintaan yang diisi dari persediaan yang ada. Untuk kritis item, ini harus
mendekati 100% untuk menghindari kehabisan stok dan keterlambatan dalam mengisi pesanan
pelanggan. Namun, untuk sebagian besar item, tingkat pengisian yang begitu tinggi tidak diinginkan
karena memerlukan pengangkutan juga banyak persediaan. Laporan lain dapat membantu manajemen
mengidentifikasi kepentingan relatif dari berbagai item inventaris. Misalnya, mungkin berguna untuk
mengklasifikasikan item sepanjang beberapa dimensi, seperti frekuensi pembelian, frekuensi
penggunaan atau penjualan kembali, dan kontribusi terhadap profitabilitas. Item yang sering dibeli dan
digunakan dan yang memberikan kontribusi signifikan terhadap profitabilitas adalah sangat penting dan
harus dikelola untuk mempertahankan tingkat pengisian yang tinggi. Sebaliknya, manajemen mungkin
ingin mempertimbangkan untuk mengeliminasi barang-barang yang jarang dibeli, jarang digunakan,
dan yang tidak banyak berkontribusi pada profitabilitas. Seperti yang akan kita lihat di bagian berikut,
akuntan dapat membantu manajer dengan merancang berbagai laporan terperinci dan metrik yang
relevan untuk mengevaluasi setiap aktivitas bisnis dalam siklus pengeluaran.
Ordering Materials, Supplies, and Services
(Frida Salsabila)

Aktivitas bisnis utama pertama dalam siklus pengeluaran (lingkaran 1.0 pada Gambar 13-2)
adalah memesan inventaris, perlengkapan, atau layanan. Gambar 13-4 menunjukkan bahwa ini
melibatkan pertama-tama mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak yang akan dibeli, dan
kemudian memilih dari pemasok mana yang akan dibeli.

IDENTIFYING WHAT, WHEN, AND HOW MUCH TO PURCHASE

PROSES Pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan adalah mempertahankan

persediaan yang cukup sehingga produksi dapat berlanjut tanpa gangguan bahkan jika penggunaan
persediaan lebih besar dari diharapkan atau jika pemasok terlambat melakukan pengiriman. Pendekatan
tradisional ini sering disebut pendekatan kuantitas pesanan ekonomi (EOQ) karena didasarkan pada
penghitungan ukuran pesanan optimal untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, pengangkutan,
dan kehabisan persediaan. Biaya pemesanan termasuk semua biaya yang terkait dengan pemrosesan
transaksi pembelian. Carrying cost adalah biaya yang berkaitan dengan penyimpanan persediaan. Biaya
kehabisan persediaan adalah biaya yang dihasilkan dari persediaan yang berumur pendek, seperti
kehilangan penjualan atau penundaan produksi.

Aplikasi sebenarnya dari pendekatan EOQ bervariasi tergantung pada jenis itemnya. Untuk
barang-barang berbiaya rendah atau pemakaian rendah, seperti sekrup dan pegas yang digunakan AOE
untuk merakit produknya, biaya pemesanan dan pengangkutan biasanya diabaikan, dan satu-satunya
tujuan adalah mempertahankan tingkat persediaan yang memadai. Titik pemesanan ulang menentukan
kapan harus memesan. Pendekatan EOQ tradisional untuk pengendalian persediaan sering kali
menghasilkan persediaan dalam jumlah yang signifikan.

Perencanaan kebutuhan bahan (MRP) berusaha untuk mengurangi tingkat persediaan yang
diperlukan dengan meningkatkan akurasi teknik peramalan untuk menjadwalkan pembelian yang lebih
baik untuk memenuhi kebutuhan produksi. Misalnya, departemen perencanaan produksi perusahaan
yang menggunakan MRP akan menggunakan prakiraan penjualan untuk menyiapkan jadwal terperinci
yang menentukan jumlah setiap produk jadi yang akan diproduksi dalam periode waktu tertentu, seperti
tiga bulan ke depan. Jadwal ini dan spesifikasi teknik untuk setiap produk mengidentifikasi jumlah
bahan baku, suku cadang, dan persediaan yang dibutuhkan dalam produksi dan titik waktu kapan barang
tersebut dibutuhkan.

Sistem persediaan just-in-time (JIT) mencoba untuk meminimalkan, jika tidak sama sekali
menghilangkan, persediaan barang jadi dengan membeli dan memproduksi barang hanya sebagai
respons terhadap penjualan aktual, bukan perkiraan.

Perbedaan utama antara sistem MRP dan JIT adalah penjadwalan produksi. Sistem MRP
menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan penjualan, sehingga menciptakan jumlah
persediaan barang jadi yang “optimal”. Baik sistem MRP dan JIT dapat mengurangi biaya dan
meningkatkan efisiensi. Memilih di antara keduanya bergantung, sebagian, pada jenis produk yang
dijual perusahaan. Untuk barang-barang seperti itu, perusahaan dapat merencanakan pembelian untuk
meminimalkan kehabisan persediaan sekaligus meminimalkan risiko kelebihan persediaan dan biaya
selanjutnya untuk mengurangi atau membuang kelebihan persediaan. Sebaliknya, sistem persediaan JIT
sangat berguna untuk produk yang memiliki siklus hidup yang relatif singkat dan permintaan yang tidak
dapat diprediksi secara akurat, seperti mainan yang terkait dengan film tertentu.

Sistem kontrol inventaris canggih yang digunakan di perusahaan manufaktur besar, seperti IBM
dan Ford, secara otomatis menghasilkan permintaan pembelian ketika jumlah barang yang ada di tangan
turun di bawah titik pemesanan ulang. Namun, di perusahaan kecil, karyawan yang menggunakan item
mencatat saat stok hampir habis dan meminta agar dipesan ulang.Selain itu, bahkan di perusahaan besar,
karyawan biasanya mengajukan permintaan untuk memesan ulang perlengkapan kantor.

Terlepas dari sumbernya, kebutuhan untuk membeli barang atau perlengkapan sering kali
menghasilkan pembuatan daftar permintaan pembelian yang mengidentifikasi pihak yang meminta;
menentukan lokasi pengiriman dan tanggal yang diperlukan; mengidentifikasi nomor barang,
keterangan, jumlah, dan harga setiap barang yang diminta; dan mungkin menyarankan pemasok. Orang
yang menyetujui permintaan pembelian menunjukkan nomor departemen dan nomor rekening di mana
pembelian harus ditagih.

Gambar 13-5 menunjukkan layar entri data permintaan pembelian yang umum digunakan
dalam sistem ERP. Meminimalkan jumlah data yang harus dimasukkan secara manual meningkatkan
efisiensi dan akurasi. Jadi, pada Gambar 13-5, karyawan yang memulai permintaan pembelian hanya
perlu melengkapi bidang pemasok , tanggal yang diperlukan, dan lokasi di bagian tajuk dan nomor item
dan jumlah yang diminta di bagian rincian.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN Pencatatan persediaan yang tidak akurat dapat

mengakibatkan kehabisan persediaan yang menyebabkan hilangnya penjualan atau kelebihan
persediaan yang meningkatkan biaya (ancaman 5). Untuk mengurangi risiko masalah ini, metode
persediaan perpetual harus digunakan untuk memastikan bahwa informasi tentang stok persediaan
selalu terkini (pengendalian 5.1). Namun, kesalahan entri data dapat mengakibatkan catatan persediaan
perpetual yang tidak akurat karena juru ketik ahli pun membuat kesalahan. Oleh karena itu,
menggunakan teknologi informasi (kontrol 5.2) untuk menghilangkan kebutuhan entri data manual
dapat meningkatkan akurasi catatan persediaan perpetual.

Bar-coding adalah salah satu pilihan, tapi itu bukan obat mujarab. Kesalahan masih dapat terjadi
jika karyawan berupaya menghemat waktu dengan memindai satu item lalu memasukkan jumlahnya
secara manual.

Membubuhkan tag RFID ke masing-masing produk menghilangkan masalah yang baru saja
dibahas karena pembaca secara otomatis merekam setiap item. Namun, teknologi RFID lebih mahal
daripada barcode dan tidak dapat digunakan untuk setiap jenis produk.

Penting juga untuk secara berkala menghitung persediaan yang ada dan menyelidiki setiap
perbedaan antara penghitungan tersebut dan catatan persediaan perpetual . Satu hitungan persediaan
fisik tahunan umumnya tidak akan cukup untuk memelihara catatan persediaan yang akurat, terutama
untuk sistem MRP dan JIT. Jika penghitungan sementara tersebut mengungkapkan perbedaan yang
signifikan dengan catatan inventaris, perhitungan semua persediaan harus segera dilakukan.

Ancaman lainnya adalah membeli barang yang saat ini tidak dibutuhkan. Supervisor perlu
meninjau dan menyetujui permintaan pembelian yang dimulai oleh masingmasing karyawan.
Akibatnya, organisasi mungkin membawa inventaris yang lebih besar dari yang diinginkan dan
mungkin gagal memanfaatkan diskon volume yang mungkin tersedia.

CHOOSING SUPPLIERS

Setelah kebutuhan untuk membeli telah diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah memilih
pemasok. Agen pembelian biasanya melakukan tugas ini. Pada perusahaan manufaktur seperti AOE,
fungsi pembelian berkaitan erat dengan siklus produksi.

PROSES Beberapa faktor harus dipertimbangkan saat memilih pemasok:

● Harga
● Kualitas bahan
● Dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman

Perhatikan bahwa mengevaluasi pemasok dengan benar melibatkan lebih dari sekadar
membandingkan harga. Perusahaan juga mengeluarkan biaya, seperti pengerjaan ulang dan skrap,
terkait dengan kualitas produk yang dibeli. Ada juga biaya yang terkait dengan kinerja pengiriman
pemasok .
 Setelah pemasok dipilih untuk suatu produk, identitas pemasok harus menjadi bagian dari
catatan induk inventaris produk untuk menghindari pengulangan proses pemilihan pemasok untuk
setiap pesanan berikutnya. Daftar pemasok alternatif potensial untuk setiap barang juga harus
dipertahankan, jika pemasok utama kehabisan stok barang yang dibutuhkan.

Pesanan pembelian (Gambar 13 - 6) adalah dokumen atau formulir elektronik yang secara resmi
meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk tertentu dengan harga yang ditentukan.
Pesanan pembelian mencakup nama pemasok dan agen pembelian, pesanan dan tanggal pengiriman
yang diminta, lokasi pengiriman dan metode pengiriman, serta informasi tentang barang yang dipesan.
Blanket purchase order atau blanket order adalah komitmen untuk membeli barang - barang
tertentu dengan harga yang ditentukan dari pemasok tertentu untuk jangka waktu tertentu, seringkali
satu tahun.

Penggerak biaya utama dalam fungsi pembelian adalah jumlah pesanan pembelian yang
diproses. EDI mengurangi biaya dengan menghilangkan pekerjaan klerikal yang terkait dengan
pencetakan dan pengiriman dokumen kertas. Di masa lalu, EDI mahal karena memerlukan penggunaan
jaringan dan perangkat lunak pihak ketiga yang dipatenkan. Namun, pengembangan standar EDI
melalui Internet , seperti protokol AS2 untuk pertukaran elektronik yang aman dokumen, telah secara
drastis memotong biaya EDI.

Program inventaris yang dikelola vendor menyediakan cara lain untuk mengurangi biaya
pembelian dan inventaris. Pengaturan ini memangkas biaya penyimpanan dengan mengurangi jumlah
persediaan yang ada dan menurunkan biaya pemrosesan dengan menghilangkan kebutuhan untuk
membuat dan menukar pesanan pembelian formal.
 Lelang terbalik menyediakan teknik lain untuk mengurangi biaya terkait pembelian. Meskipun
pelelangan terbalik dapat menghasilkan penghematan biaya yang signifikan, karena fokus utamanya
adalah pada harga, pelelangan mungkin paling cocok untuk pembelian barang komoditas daripada
komponen penting yang mengutamakan kualitas, keandalan vendor, dan kinerja pengiriman. Audit pra-
penghargaan biasanya digunakan untuk pembelian besar yang melibatkan penawaran formal oleh
pemasok. Auditor internal mengunjungi setiap pemasok potensial yang telah melakukan pemotongan
akhir dalam proses kontrak untuk memverifikasi keakuratan tawarannya.

EDI, inventaris yang dikelola vendor, pelelangan balik, dan audit pra-penghargaan adalah
teknik untuk mengurangi biaya terkait pembelian bahan baku dan inventaris barang jadi. Secara
tradisional, sebagian besar perusahaan telah menggunakan pendekatan LIFO, FIFO, atau rata-rata
tertimbang untuk mengalokasikan biaya ke persediaan dan harga pokok penjualan. Dengan demikian,
RFID memungkinkan perusahaan untuk lebih akurat memperhitungkan biaya terkait inventaris aktual
dengan beralih ke metode identifikasi khusus untuk akuntansi inventaris.

ANCAMAN DAN KONTROL Tabel 13-2 mencantumkan lima ancaman untuk menempatkan
pesanan dengan pemasok. Satu melibatkan pembelian barang dengan harga yang dinaikkan. Biaya
komponen yang dibeli mewakili sebagian besar dari total biaya banyak produk manufaktur. Oleh karena
itu, perusahaan berusaha untuk mengamankan harga terbaik untuk barang yang mereka beli. Beberapa
prosedur dapat membantu memastikan bahwa perusahaan tidak membayar terlalu banyak untuk produk
tertentu. Daftar harga untuk barangbarang yang sering dibeli harus disimpan dalam komputer dan
dikonsultasikan saat pemesanan dilakukan . Harga banyak barang murah dapat dengan mudah
ditentukan dari katalog. Tawaran tertulis yang kompetitif harus diminta untuk produk khusus dan
berbiaya tinggi . Pesanan pembelian harus ditinjau untuk memastikan bahwa kebijakan ini telah diikuti.

Pengetahuan informal tersebut harus dimasukkan ke dalam prosedur kontrol formal sehingga
tidak hilang ketika karyawan tertentu meninggalkan perusahaan. Salah satu praktik terbaik adalah
membuat daftar pemasok yang disetujui yang diketahui menyediakan barang dengan kualitas yang
dapat diterima . Pesanan pembelian harus ditinjau untuk memastikan bahwa hanya pemasok yang
disetujui ini yang digunakan . Selain itu, sistem informasi akuntansi harus mengumpulkan data kualitas
produk yang terperinci . Misalnya, AOE dapat mengukur kualitas produk pemasok dengan melacak
seberapa sering barangnya gagal lolos pemeriksaan di departemen penerima dan jumlah produksi yang
harus dikerjakan ulang atau dibuang karena bahan di bawah standar. Manajer pembelian harus secara
teratur meninjau data tersebut untuk memelihara dan merevisi daftar pemasok yang disetujui. Terakhir,
manajer pembelian harus bertanggung jawab atas total biaya pembelian , yang tidak hanya mencakup
harga pembelian tetapi juga biaya pengerjaan ulang dan skrap terkait kualitas. Seperti yang ditunjukkan
oleh kasus pendahuluan, masalah potensial lainnya adalah kinerja pemasok yang tidak dapat
diandalkan. Salah satu cara untuk mengurangi risiko masalah dengan ketergantungan pemasok adalah
dengan mewajibkan pemasok disertifikasi memenuhi standar kualitas internasional seperti ISO 9000 .
Namun, sistem informasi akuntansi juga harus dirancang untuk menangkap dan melacak informasi
tentang kinerja pemasok . Berbagai lembaga pemerintah, seperti Kantor Pengawasan Aset Asing dan
Biro Perindustrian dan Keamanan di Departemen Perdagangan, menyimpan daftar individu dan
perusahaan yang ilegal untuk bertransaksi bisnis. Pembayaran kepada entitas dalam daftar tersebut
dapat mengakibatkan denda yang besar dan, terkadang, hukuman penjara. Konsekuensinya, sistem ERP
harus dikonfigurasi untuk mencegah dikeluarkannya pesanan pembelian ke pemasok yang tidak ada
dalam file induk yang disetujui . Semua pesanan pembelian harus ditinjau untuk memastikan bahwa
hanya pemasok yang disetujui yang digunakan .
 Banyak ancaman terkait kebijakan juga muncul dengan EDI, yang masing-masing harus
dicakup dalam perjanjian perdagangan. Contoh dari jenis masalah ini termasuk yang berikut:
1. Pada titik proses mana pesanan dapat dibatalkan?
2. Pihak mana yang bertanggung jawab atas biaya pengiriman kembali jika persyaratan kontrak tidak
diikuti?
3. Pihak mana yang bertanggung jawab atas kesalahan dalam kode batang, tag RFID, dan label?
4. Apa yang terjadi jika kesalahan dalam sistem penjualan perusahaan pembelian menyebabkan
kesalahan tambahan dalam jumlah barang yang disediakan pemasok?
5. Dapatkah pemasok mengirimkan lebih banyak persediaan daripada yang dipesan jika hal itu
mengurangi total biaya pengangkutan karena itu menghasilkan muatan truk penuh, bukan
sebagian?

Tabel 13-2 menunjukkan bahwa suap, yang merupakan hadiah dari pemasok kepada agen
pembelian untuk tujuan mempengaruhi pilihan mereka terhadap pemasok, merupakan ancaman lainnya.
Agar suap masuk akal secara ekonomi, pemasok harus menemukan cara untuk mendapatkan kembali
uang yang dihabiskan untuk suap. Untuk mencegah suap, perusahaan harus melarang agen pembelian
untuk menerima hadiah apa pun dari pemasok potensial atau yang sudah ada. Kebijakan ini harus
berlaku tidak hanya untuk pemberian barang berwujud, tetapi juga untuk layanan. Misalnya, perencana
rapat harus diberi tahu bahwa adalah melanggar kebijakan perusahaan untuk menerima poin yang sering
bepergian dari hotel untuk memesan rapat perusahaan di sana. Rotasi pekerjaan adalah kontrol penting
lainnya untuk mengurangi risiko suap: Agen pembelian tidak boleh berurusan dengan pemasok yang
sama tanpa batas waktu, karena hal itu meningkatkan risiko bahwa mereka mungkin menyerah pada
godaan terus-menerus yang ditawarkan oleh pemasok yang tidak etis. Jika organisasi terlalu kecil untuk
merotasi tugas pekerjaan di agen pembelian yang berbeda, organisasi harus secara berkala melakukan
audit terperinci atas aktivitas agen pembelian.
RECEIVING
( Endah Putria Dewi Yati_21102001)

Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran (lingkaran 2.0 pada Gambar 13-2)
adalah penerimaan dan penyimpanan barang pesanan. Gambar 13-7 menunjukkan kedua langkah ini
sebagai proses yang berbeda karena masing-masing dilakukan oleh fungsi organisasi yang berbeda.
Departemen penerimaan bertanggung jawab untuk menerima pengiriman dari pemasok. Biasanya
melapor ke manajer gudang, yang pada gilirannya melapor ke wakil presiden manufaktur. Departemen
penyimpanan persediaan, yang juga melapor kepada manajer gudang, bertanggung jawab atas
penyimpanan barang. Informasi tentang penerimaan barang dagangan yang dipesan harus
dikomunikasikan ke fungsi pengendalian persediaan untuk memperbarui catatan persediaan.

PROSES

Ketika pengiriman tiba, petugas penerima membandingkan nomor pesanan pembelian yang
dirujuk pada slip pengepakan pemasok dengan file pesanan pembelian terbuka untuk memverifikasi
bahwa barang telah dipesan. Petugas penerima kemudian menghitung jumlah barang yang dikirimkan.
Sebelum mengarahkan inventaris ke gudang atau pabrik, petugas penerima juga harus memeriksa setiap
pengiriman untuk tanda-tanda kerusakan yang nyata.

Laporan penerima mendokumentasikan rincian tentang setiap pengiriman, termasuk tanggal

penerimaan, pengirim, pemasok, dan nomor pesanan pembelian. Untuk setiap item yang diterima, itu
menunjukkan nomor item, deskripsi, satuan ukuran, dan kuantitas. Laporan penerimaan juga berisi
ruang untuk mengidentifikasi orang-orang yang menerima dan memeriksa barang serta keterangan
tentang kualitas barang yang diterima.

Tiga kemungkinan pengecualian untuk proses ini adalah

1) menerima jumlah barang yang berbeda dari jumlah yang dipesan,
2) menerima barang rusak, atau
3) menerima barang dengan kualitas rendah yang gagal diperiksa.
Dalam ketiga kasus tersebut, departemen pembelian harus menyelesaikan situasi dengan
pemasok. Biasanya pemasok akan memberikan izin kepada pembeli untuk mengoreksi faktur jika ada
perbedaan kuantitas. Dalam hal barang rusak atau berkualitas buruk, dokumen yang disebut memo
debit disiapkan setelah pemasok setuju untuk mengambil kembali barang atau memberikan
pengurangan harga. Memo debit mencatat penyesuaian yang diminta. Satu salinan memo debit dikirim
ke pemasok, yang kemudian membuat dan mengembalikan memo kredit sebagai tanda terima.
Departemen hutang dagang diberitahu dan menyesuaikan saldo piutang kepada pemasok itu. Salinan
memo debit menyertai barang ke departemen pengiriman untuk mengesahkan pengembaliannya ke
pemasok.
Menghitung dan mencatat pengiriman inventaris adalah tugas padat karya. Salah satu cara
bagi perusahaan seperti AOE untuk meningkatkan efisiensi proses ini adalah dengan meminta pemasok
untuk melakukan barcode atau membubuhkan tag RFID pada produk mereka. Salah satu pendekatan
merampingkan penghitungan barang yang diterima tetapi tidak menghilangkan kebutuhan untuk
memeriksa kualitas.
 EDI dan teknologi satelit memberikan cara lain untuk meningkatkan efisiensi logistik masuk.
Pemberitahuan pengiriman awal EDI menginformasikan perusahaan ketika produk telah dikirim.
Dengan menggunakan perusahaan pelayaran yang truknya dilengkapi dengan terminal data yang
terhubung ke satelit, bisnis dapat melacak lokasi yang tepat dari semua pengiriman yang masuk dan
memastikan bahwa staf yang memadai akan ada di sana untuk menurunkan truk. Pengemudi truk juga
dapat diarahkan untuk berhenti di dermaga pemuatan tertentu yang terdekat dengan tempat barang akan
digunakan.

ANCAMAN DAN KONTROL

Menerima pengiriman barang yang tidak dipesan mengakibatkan biaya yang terkait dengan
pembongkaran, penyimpanan, dan kemudian pengembalian barang tersebut. Prosedur pengendalian
terbaik untuk mengurangi ancaman ini adalah menginstruksikan departemen penerima untuk hanya
menerima pengiriman yang ada pesanan pembelian yang disetujui (pengendalian 12.1). Itulah mengapa
menunjukkan departemen penerima membutuhkan akses ke file pesanan pembelian terbuka.

Ancaman lainnya adalah melakukan kesalahan dalam menghitung barang yang diterima.
Menghitung jumlah yang diterima dengan benar sangat penting untuk mempertahankan catatan
persediaan perpetual yang akurat. Ini juga memastikan bahwa perusahaan hanya membayar untuk
barang yang benar-benar diterima. Untuk mendorong petugas penerima untuk secara akurat menghitung
apa yang dikirimkan, banyak perusahaan merancang sistem pemrosesan pertanyaan sehingga ketika
meninjau pesanan pembelian terbuka, pekerja dok penerima tidak melihat kuantitas yang dipesan . (Jika
dokumen kertas masih digunakan, bidang kuantitas yang dipesan dihitamkan pada salinan pesanan
pembelian departemen penerima.) Meskipun demikian, petugas penerimaan masih mengetahui jumlah
barang yang diharapkan karena pemasok biasanya menyertakan slip pengepakan dengan setiap
pesanan. Konsekuensinya, ada godaan untuk melakukan perbandingan visual cepat dari jumlah yang
diterima dengan yang ditunjukkan pada slip pengepakan, untuk mengarahkan barang dengan cepat ke
tempat yang dibutuhkan. Oleh karena itu, perusahaan harus dengan jelas berkomunikasi dengan juru
tulis penerima tentang pentingnya menghitung semua pengiriman dengan hati-hati dan akurat. Sarana
komunikasi yang efektif adalah meminta juru tulis penerimaan tidak hanya mencatat jumlah yang
diterima tetapi juga menandatangani laporan penerimaan atau memasukkan nomor ID karyawan mereka
ke dalam sistem. Prosedur semacam itu menunjukkan asumsi tanggung jawab, yang biasanya
menghasilkan kerja yang lebih rajin. Beberapa perusahaan juga menawarkan bonus kepada juru tulis
penerima karena mengetahui ketidaksesuaian antara slip pengepakan dan kuantitas aktual yang diterima
sebelum petugas pengiriman pergi. Jika memungkinkan, penggunaan kode batang dan tag RFID dapat
secara signifikan mengurangi kesalahan yang tidak disengaja dalam penghitungan. Terakhir, sistem
ERP harus dikonfigurasi untuk secara otomatis menandai ketidaksesuaian antara jumlah penerimaan
dan jumlah pesanan yang melebihi tingkat toleransi yang telah ditentukan sehingga dapat segera
diselidiki.

Sejauh ini, diskusi berpusat pada pembelian barang inventaris. Prosedur yang berbeda
diperlukan untuk mengontrol pembelian jasa, seperti pekerjaan pengecatan atau pemeliharaan.
Tantangan utama di bidang ini adalah menetapkan bahwa layanan benar-benar dilakukan(ancaman 14),
yang mungkin sulit. Misalnya, inspeksi visual dapat menunjukkan apakah sebuah ruangan telah dicat;
itu tidak mengungkapkan, bagaimanapun, apakah dinding telah disiapkan dengan tepat, kecuali
pemeriksaan dilakukan selama proses pengecatan, yang mungkin tidak selalu memungkinkan.

Salah satu cara untuk mengendalikan pembelian jasa adalah meminta pertanggungjawaban
supervisor yang sesuai atas semua biaya yang dikeluarkan oleh departemen tersebut. Supervisor
diharuskan untuk mengakui penerimaan layanan, dan biaya terkait kemudian dibebankan ke akun yang
menjadi tanggung jawabnya. Pengeluaran aktual versus yang dianggarkan harus dibandingkan secara
rutin dan setiap ketidaksesuaian diselidiki

Sulit untuk mencegah penagihan penipuan untuk layanan. Oleh karena itu, detektif kontrol
juga diperlukan. Salah satu teknik yang paling efektif adalah agar fungsi audit internal secara berkala
melakukan tinjauan rinci kontrak untuk layanan, termasuk audit catatan pemasok, Pencurian inventaris
adalah ancaman lain. Beberapa prosedur pengendalian dapat digunakan untuk melindungi persediaan
dari kerugian. Pertama, inventaris harus disimpan di lokasi yang aman dengan akses terbatas. Kedua
semua transfer persediaan dalam perusahaan harus didokumentasikan. Sebagai contoh, baik
departemen penerima maupun departemen penyimpanan persediaan harus mengetahui transfer barang
dari dok penerima ke dalam persediaan. Demikian pula, baik toko persediaan maupun departemen
produksi harus mengakui pelepasan persediaan ke dalam produksi. Dokumentasi ini memberikan
informasi yang diperlukan untuk menetapkan akuntabilitas atas kekurangan apa pun, sehingga
mendorong karyawan untuk berhati-hati dalam mencatat semua pergerakan inventaris secara akurat.
Ketiga, penting untuk secara berkala menghitung persediaan yang ada dan merekonsiliasi perhitungan
tersebut dengan persediaan

Terakhir, pemisahan tugas yang tepat selanjutnya dapat membantu meminimalkan risiko
pencurian persediaan. Karyawan yang bertanggung jawab untuk mengontrol akses fisik ke inventaris
tidak boleh menyesuaikan catatan inventaris tanpa peninjauan dan persetujuan. Baik karyawan yang
bertanggung jawab atas penyimpanan inventaris maupun mereka yang diberi wewenang untuk
menyesuaikan catatan inventaris tidak boleh bertanggung jawab atas fungsi penerimaan atau
pengiriman.
Approving Supplier Invoices
(Frida Salsabila)

Kegiatan utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur pemasok untuk
pembayaran (lingkaran 3.0 pada Gambar 13-2).

PROSES

Departemen utang usaha menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran. Kewajiban hukum
untuk membayar pemasok muncul pada saat barang diterima. Namun, untuk alasan praktis, sebagian
besar perusahaan mencatat hutang dagang hanya setelah penerimaan dan persetujuan faktur pemasok.

Ketika faktur pemasok diterima, departemen utang usaha bertanggung jawab untuk
mencocokkannya dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan yang sesuai. Kombinasi faktur
pemasok dan dokumentasi pendukung terkait ini menciptakan apa yang disebut paket voucher. Gambar
13-9 menunjukkan contoh layar entri data untuk menyetujui pemasok melalui suara.

Ada dua cara untuk memproses faktur pemasok, disebut sebagai sistem nonvoucher atau
voucher. Ketika cek ditulis untuk membayar tagihan, usia paket voucher dihapus dari file faktur terbuka,
faktur ditandai lunas, dan kemudian paket voucher disimpan dalam file faktur berbayar. Voucher
pencairan mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yang belum dibayar, dan menunjukkan
jumlah bersih yang harus dibayar setelah dikurangi diskon dan tunjangan yang berlaku.

Sistem voucher menawarkan tiga keunggulan dibandingkan sistem non voucher. Pertama,
mereka mengurangi jumlah cek yang perlu ditulis, karena beberapa faktur dapat disertakan dalam satu
voucher pencairan. Kedua, karena voucher pencairan adalah dokumen yang dibuat secara internal, maka
dapat diberi nomor sebelumnya untuk mempermudah pelacakan semua hutang. Ketiga, karena voucher
memberikan catatan eksplisit bahwa faktur pemasok telah disetujui untuk pembayaran, ini memfasilitasi
pemisahan waktu persetujuan faktur dari waktu pembayaran faktur. Ini membuatnya lebih mudah untuk
menjadwalkan kedua aktivitas untuk memaksimalkan efisiensi.

Proses hutang dagang, yang mencocokkan faktur pemasok dengan pesanan pembelian dan
menerima laporan, adalah kandidat utama untuk otomatisasi. Efisiensi pemrosesan dapat ditingkatkan
dengan meminta pemasok mengirimkan faktur secara elektronik, dengan EDI, dan membuat sistem
secara otomatis mencocokkan faktur tersebut dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan yang
sesuai. Hanya faktur pemasok yang gagal dalam proses pencocokan ini yang perlu diproses secara
manual. Jadi, segera setelah penerimaan barang atau jasa diverifikasi, semua informasi yang diperlukan
untuk membayar pemasok sudah diketahui.

ERS menghemat waktu dan uang dengan mengurangi jumlah dokumen yang perlu dicocokkan
dan, karenanya, jumlah potensi ketidaksesuaian. Akhirnya, seperti yang ditunjukkan oleh Fokus 13-2,
peningkatan dramatis seringkali dapat dihasilkan dari rekayasa ulang proses utang usaha itu sendiri.
Misalnya, survei yang disponsori AICPA menemukan bahwa lebih dari 60% dari semua faktur yang
diproses oleh departemen hutang adalah untuk jumlah di bawah $2.000. Kartu pengadaan memberikan
satu cara untuk menghilangkan kebutuhan pembayaran akun yang dapat memproses banyak faktur kecil
semacam itu.

Kartu pengadaan adalah kartu kredit perusahaan yang hanya dapat digunakan karyawan di
pemasok yang ditunjuk untuk membeli jenis barang tertentu. Kartu pengadaan menyederhanakan
hutang dagang karena perusahaan menerima satu laporan bulanan yang meringkas pembelian non-
persediaan berdasarkan kategori akun.
THREATS AND CONTROLS

Kesalahan dalam mencatat dan memposting pembayaran kepada pemasok (ancaman 17)
mengakibatkan kesalahan tambahan dalam laporan keuangan dan kinerja yang, pada gilirannya, dapat
berkontribusi pada pengambilan keputusan yang buruk. Entri data dan kontrol pemrosesan untuk
memastikan integritas pemrosesan yang dibahas dalam Bab 10 (kontrol 17.1) diperlukan untuk
mencegah jenis masalah ini. Salah satu kontrol tersebut adalah membandingkan selisih saldo rekening
pemasok dengan jumlah total faktur yang diproses—sebelum dan sesudah memproses pemeriksaan.
Total semua saldo akun pemasok (atau voucher yang belum dibayar) juga harus direkonsiliasi secara
berkala dengan jumlah akun kontrol hutang dagang dalam buku besar (kontrol 17.2).
Cash Disbursement
Nanda Tasrifah (21102014)

Pengeluaran tunai

PROSES

Kasir, yang melapor kepada bendahara, bertanggung jawab untuk membayar pemasok. Ini
memisahkan fungsi penjagaan, yang dilakukan oleh kasir, dari fungsi otorisasi dan pencatatan, masing-
masing dilakukan oleh departemen pembelian dan hutang dagang. Pembayaran dilakukan ketika hutang
mengirimkan paket voucher kepada kasir. Meskipun banyak pembayaran terus dilakukan dengan cek,
penggunaan EFT dan FEDI semakin meningkat.

ANCAMAN DAN KONTROL

Gagal memanfaatkan diskon pembelian untuk pembayaran segera (ancaman 18) dapat
merugikan. Misalnya, diskon 1% untuk pembayaran dalam 10 hari, bukan 30 hari, merupakan
penghematan 18% per tahun. Pengajuan yang tepat dapat secara signifikan mengurangi risiko ancaman
ini. Faktur yang disetujui harus diajukan berdasarkan tanggal jatuh tempo, dan sistem harus dirancang
untuk melacak tanggal jatuh tempo faktur dan mencetak daftar periodik dari semua faktur yang belum
dibayar (pengendalian 18.1). Anggaran arus kas (kontrol 18.2) yang mengindikasikan arus kas masuk
yang diharapkan dan komitmen yang belum dibayar juga dapat membantu perusahaan merencanakan
untuk memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia.

Informasi dalam anggaran ini berasal dari beberapa sumber. Piutang usaha memberikan
proyeksi penerimaan kas di masa depan. File hutang dan pesanan pembelian terbuka menunjukkan
jumlah komitmen saat ini dan yang tertunda kepada pemasok, dan fungsi sumber daya manusia
memberikan informasi tentang kebutuhan penggajian.

Ancaman lainnya adalah membayar barang yang tidak diterima. Kontrol terbaik untuk
mencegah ancaman ini adalah dengan membandingkan jumlah yang ditunjukkan pada faktur pemasok
dengan jumlah yang dimasukkan oleh orang yang mengontrol persediaan, yang menerima transfer
barang tersebut dari departemen penerimaan.

Banyak perusahaan memerlukan departemen pengendalian persediaan untuk memverifikasi

kuantitas pada laporan penerimaan sebelum dapat digunakan untuk mendukung pembayaran faktur
pemasok (pengendalian 19.1). Verifikasi bahwa layanan (mis., Pembersihan atau pengecatan) dilakukan
dengan cara yang ditagih lebih sulit. Oleh karena itu, sebagian besar perusahaan bergantung pada
pengendalian anggaran dan tinjauan yang cermat atas pengeluaran departemen (pengendalian 19.2)
untuk menunjukkan potensi masalah yang perlu diselidiki.

Penggantian biaya perjalanan dan hiburan karyawan memerlukan perhatian khusus karena ini
adalah area di mana penipuan sering terjadi dan tren teknologi telah memudahkan karyawan untuk
mengajukan klaim penipuan. Misalnya, sebagian besar maskapai penerbangan sekarang mendorong
para pelancong untuk mencetak boarding pass mereka di rumah. Hal ini menghemat waktu traveler saat
check-in, tetapi juga mengurangi nilai boarding pass sebagai dokumen pendukung untuk biaya yang
diklaim karena dokumen tersebut dapat diubah oleh traveler atau dicetak tetapi tidak pernah digunakan.
Konsekuensinya, banyak organisasi meminta karyawan untuk menyerahkan bukti tambahan, seperti
agenda konferensi yang mengidentifikasi peserta, untuk membuktikan bahwa mereka benar-benar
melakukan perjalanan (pengendalian 19.3). Ancaman potensial lainnya adalah karyawan memesan
beberapa penerbangan atau hotel, membatalkan semua kecuali yang termurah, tetapi mengajukan klaim
penggantian untuk opsi yang paling mahal. Cara terbaik untuk mencegah masalah ini adalah dengan
mewajibkan semua karyawan menggunakan kartu kredit korporat untuk perjalanan (pengendalian 19.4),
karena hal ini memastikan bahwa organisasi akan menerima jejak audit lengkap dari semua biaya dan
kredit ke akun. Pembayaran rangkap (ancaman 20) dapat terjadi karena berbagai alasan. Ini mungkin
faktur duplikat yang dikirim setelah cek perusahaan sudah dikirim, atau mungkin terpisah dari dokumen
lain dalam paket voucher. Meskipun pemasok biasanya mendeteksi pembayaran ganda dan mengkredit
rekening perusahaan, hal ini dapat mempengaruhi kebutuhan arus kas perusahaan. Selain itu, catatan
keuangan akan salah, setidaknya sampai terdeteksi pembayaran ganda.

Beberapa prosedur kontrol terkait dapat mengurangi ancaman ini. Pertama (kontrol 20.1),
faktur harus disetujui untuk pembayaran hanya bila disertai dengan paket voucher lengkap (pesanan
pembelian dan laporan penerimaan). Kedua, hanya salinan asli dari faktur yang harus dibayar (kontrol
20.2). Sebagian besar faktur rangkap yang dikirimkan pemasok dengan jelas menunjukkan bahwa faktur
tersebut tidak asli. Pembayaran tidak boleh diotorisasi untuk fotokopi faktur. Ketiga, ketika cek untuk
membayar tagihan ditandatangani, tagihan dan paket voucher harus dibatalkan (ditandai “lunas”)
dengan cara yang akan mencegah penyerahan kembali (kontrol 20.3). Meskipun ERS menghilangkan
faktur vendor seluruhnya, masih penting untuk menandai semua laporan penerimaan sebagai
pembayaran untuk menghindari pembayaran ganda.

Mungkin ancaman yang paling serius terkait dengan fungsi pengeluaran kas adalah pencurian
atau penyalahgunaan dana (ancaman 21). Karena uang tunai adalah aset termudah untuk dicuri, akses
ke uang tunai, cek kosong, dan mesin penandatangan cek harus dibatasi (pengendalian 21.1). Cek harus
diberi nomor urut dan dipertanggungjawabkan secara berkala (pengendalian 21.2) oleh kasir.

EFT, baik dengan sendirinya atau sebagai bagian dari FEDI, membutuhkan prosedur kontrol
tambahan. Kontrol akses yang ketat atas semua transaksi EFT keluar (kontrol 21.3) adalah penting.
Kata sandi dan ID pengguna harus digunakan untuk secara khusus mengidentifikasi dan memantau
setiap karyawan yang diberi wewenang untuk memulai transaksi EFT. Lokasi terminal asal juga harus
dicatat. Transaksi EFT di atas ambang batas tertentu harus memerlukan persetujuan pengawasan waktu
nyata. Juga harus ada batasan jumlah dolar total transaksi yang diperbolehkan per hari per individu.
Semua transmisi EFT harus dienkripsi untuk mencegah perubahan. Selain itu, semua transaksi EFT
harus diberi stempel waktu dan nomor untuk memfasilitasi rekonsiliasi selanjutnya. Program khusus,
yang disebut modul audit tertanam, dapat dirancang ke dalam sistem untuk memantau semua transaksi
dan mengidentifikasi setiap transaksi yang memiliki karakteristik khusus. Laporan transaksi yang
ditandai tersebut kemudian dapat diberikan kepada manajemen dan audit internal untuk ditinjau dan,
jika perlu, penyelidikan yang lebih rinci. Transaksi perbankan online membutuhkan pemantauan
konstan. Deteksi tepat waktu atas transaksi mencurigakan dan pemberitahuan segera dari bank
diperlukan untuk memulihkan dana yang dicairkan secara curang. Ancaman serius adalah bahwa
perangkat lunak keystroke-logging dapat menginfeksi komputer yang digunakan untuk perbankan
online dan memberikan kredensial perbankan organisasi kepada penjahat. Memang, dalam beberapa
tahun terakhir penjahat telah mengarahkan serangan spear phishing (lihat Bab 6) pada bendahara untuk
mencoba melakukan ini. Cara terbaik untuk mengurangi ancaman ini adalah dengan menetapkan
komputer tertentu yang akan digunakan untuk perbankan daring (kontrol 21.4), untuk membatasi akses
ke komputer tersebut hanya untuk bendahara atau siapa pun yang bertanggung jawab untuk
mengesahkan pembayaran, dan menggunakan komputer itu hanya untuk perbankan daring dan tidak
ada aktivitas lain.

Jika tidak, jika bendahara menggunakan komputer yang sama untuk email dan perbankan online
dan menjadi korban serangan spear phishing, penjahat dapat menginstal perangkat lunak keylogging,
menggunakannya untuk mendapatkan kredensial perbankan organisasi, dan kemudian mencuri dana
organisasi. Perusahaan juga harus mempertimbangkan untuk menempatkan blok Automated Clearing
House (ACH), yang menginstruksikan bank untuk tidak mengizinkan debit ACH (arus keluar) dari akun
tertentu. Misalnya, jika perusahaan melakukan semua pembayaran kepada pemasoknya hanya dari
rekening giro operasi utamanya, ia mungkin ingin menginstruksikan bank untuk memblokir semua debit
ACH dari rekening bank lainnya (kontrol 21.5).

Pencairan penipuan, khususnya penerbitan cek untuk pemasok fiktif, adalah jenis penipuan
yang umum. Pemisahan tugas yang tepat (kontrol 21.6) dapat secara signifikan mengurangi risiko
ancaman ini. Fungsi hutang harus mengotorisasi pembayaran, termasuk perakitan paket voucher;
namun, hanya bendahara atau kasir yang harus menandatangani cek. Untuk memastikan bahwa cek
dikirim ke penerima yang dituju, kasir harus mengirimkan cek yang ditandatangani daripada
mengembalikannya ke hutang dagang.

Jika memungkinkan, pengeluaran harus dilakukan dengan cek atau EFT. Namun demikian,
seringkali lebih nyaman untuk membayar pembelian kecil, seperti kopi atau donat, secara tunai. Dana
kas kecil (kontrol 21.11), yang dikelola oleh karyawan yang tidak memiliki tanggung jawab penanganan
kas atau akuntansi lainnya, harus dibentuk untuk menangani pengeluaran tersebut. Dana kas kecil harus
disiapkan sebagai dana imprest. Dana imprest memiliki dua karakteristik: ditetapkan pada jumlah tetap,
seperti $100, dan memerlukan voucher untuk setiap pencairan. Setiap saat, jumlah uang tunai plus
voucher harus sama dengan saldo dana yang telah ditetapkan. Ketika saldo dana hampir habis, voucher
disajikan ke hutang untuk diisi ulang. Setelah hutang mengotorisasi transaksi ini, kasir kemudian
menulis cek untuk mengembalikan dana kas kecil ke tingkat yang ditentukan. Seperti dokumen
pendukung yang digunakan untuk pembelian rutin, voucher yang digunakan untuk mendukung
pengisian dana kas kecil harus dibatalkan pada saat dana dikembalikan ke tingkat yang telah ditetapkan.
Pengoperasian dana kas kecil imprest secara teknis melanggar prinsip pemisahan tugas, karena orang
yang sama yang memegang kas juga mengotorisasi pengeluaran dari dana tersebut dan menyimpan
catatan saldo dana. Ancaman penyelewengan lebih dari sekadar diimbangi oleh kenyamanan karena
tidak harus memproses pembelian lain-lain dalam jumlah kecil melalui siklus pengeluaran normal.
Selain itu, risiko penyalahgunaan dapat dimitigasi dengan meminta auditor internal menghitung saldo
dana dan voucher secara berkala dan meminta pertanggungjawaban orang yang bertanggung jawab atas
dana kas kecil atas kekurangan yang ditemukan selama audit mendadak tersebut (pengendalian 21.12).
Pencurian juga dapat terjadi melalui pengubahan cek (ancaman 22). Mesin pelindung pemeriksaan
(pengendalian 22.1) dapat mengurangi risiko ancaman ini dengan mencetak jumlah dalam warna yang
khas, biasanya kombinasi tinta merah dan biru. Menggunakan tinta khusus yang mengubah warna jika
diubah dan mencetak cek pada kertas khusus (kontrol 22.2) yang mengandung tanda air dapat
mengurangi lebih lanjut kemungkinan perubahan. Banyak bank juga menyediakan layanan khusus
untuk membantu melindungi perusahaan dari cek palsu. Salah satu layanan tersebut, disebut
Pembayaran Positif (kontrol 22.3), melibatkan pengiriman daftar harian dari semua cek yang sah ke
bank, yang kemudian hanya akan menghapus cek yang muncul dalam daftar tersebut.

Rekonsiliasi rekening bank setiap bulan merupakan kontrol detektif yang penting untuk
mengidentifikasi penipuan cek. Penting untuk melakukan rekonsiliasi rekening bank secara tepat waktu
karena banyak bank akan menutupi kerugian cek yang buruk hanya jika perusahaan segera memberi
tahu mereka tentang cek yang ditemukannya.

Terakhir, penting untuk merencanakan dan memantau pengeluaran untuk menghindari masalah
arus kas (ancaman 23). Anggaran arus kas (kontrol 23.1) adalah cara terbaik untuk mengurangi ancaman
ini.