lOMoARcPSD|14864645

Pdfcoffee - SIKLUS PENGELUARAN

Sistem Informasi (Universitas Trisakti)

StuDocu is not sponsored or endorsed by any college or university

Downloaded by Fitria Nurhapizah

 lOMoA

RINGKASAN MATERI KULIAH

THE EXPENDITURE CYCLE : PURCHASING TO CASH DISBURSEMENTS

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

KELOMPOK 6
AKUNTANSI-D

172114145 RISMA FEBRI ASTUTI (PENYUSUN DAN

PENGUMPUL)
172114160 PUTU KRISTANTO BERRY (PENYUSUN)

172114166 THERESIA EKARISTI NUGROHO S. (PRESENTER)

172114184 NANDA AL IFANTRIN CHOIRI (PENYUSUN)

172114186 FEBIOLA RAMBU PATTI (PENYUSUN)

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA

DHARMA

2019

Downloaded by Fitria Nurhapizah

 lOMoA

Downloaded by Fitria Nurhapizah

 lOMoA

Tujuan Pembelajaran:

Mahasiswa mampu menjelaskan aktivitas bisnis dasar dan operasi pemrosesan

informasi terkait yang dijalankan dalam siklus pengeluaran.
Mahasiswa mampu mendiskusikan keputusan penting yang perlu dibuat dalam
siklus pengeluaran serta mengidentifikasi informasi yang diperlukan untuk
membuat keputusan tersebut.
Mahasiswa mampu mengidentifikasi ancaman utama dalam siklus
pengeluaran dan mengevaluasi kecukupan berbagai prosedur pengendalian
untuk menghadapi ancaman tersebut.

Siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan

operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan
pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Downloaded by Fitria Nurhapizah

 lOMoA

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya
perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang
diperlukan perusahaan untuk berfungsi.

Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen harus membuat keputusan penting

sebagai berikut :
Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang harus dimiliki?
Pemasok manakah yang menyediakan kualitas dan layanan terbaik dengan
harga terbaik?
Bagaimana perusahaan dapat mengonsolidasikan pembelian antarunit untuk
mendapatkan harga optimal?
Bagaiamana teknologi informasi dapat digunakan untuk meningkatkan
efisiensi dan keakuratan fungsi logistik inbound?

Downloaded by Fitria Nurhapizah (fitrianurhap11@gmail.com)

Downloaded by Fitria Nurhapizah
 lOMoA

Bagaimana perusahaan dapat memelihara kas yang cukup untuk

memanfaatkan setiap diskon yang ditawarkan pemasok?
Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus
kas?
Empat aktivitas siklus pengeluaran :
1. Memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa.
2. Menerima bahan baku, perlengkapan, dan jasa.
3. Menyetujui faktur pemasok.
4. Pengeluaran kas.

SISTEM INFORMASI SIKLUS PENGELUARAN

Aktivitas-aktivitas dalam siklus pengeluaran adalah cerminan dari aktivitas dasar
yang dijalankan dalam siklus pendapatan. Hubungan erat antara aktivitas siklus
pengeluaran pembeli dan aktivitas siklus pendapatan penjual memiliki peranan
penting dalam mendesain sistem informasi akuntansi kedua pihak.
Tabel 13-1 Perbandingan Aktivitas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran

Aktivitas siklus pendapatan Aktivitas siklus pengeluaran

Entri pesanan penjualan : memproses Pesanan bahan baku, perlengkapan, dan
pesanan dari pelanggan jasa : mengirimkan pesanan ke pemasok

Pengiriman : mengantar barang dagangan Penerimaan : menerima barang atau jasa

atau jasa ke pelanggan (logistik outbond) dari pemasok (logistik inbound)

Penagihan : mengirimkan faktur ke Memproses faktur : meninjau dan

pelanggan menyetujui faktur dari pemasok

Penerimaan kas : memproses pembayaran Pengeluaran kas : memproses

Downloaded by Fitria Nurhapizah (fitrianurhap11@gmail.com)

Downloaded by Fitria Nurhapizah
 lOMoA

dari pelanggan pembayaran ke pemasok

PROSES

Seperti kebanyakan organisasi besar, AOE menggunakan sebuah sistem

ERP, gambar 13-3 menunjukkan porsi dari sistem ERP yang mendukung aktivitas
bisnis siklus pengeluaran AOE. Gambar 13-3 menunjukkan bahwa departemen
pengendalian persediaan AOE memiliki tanggungjawab utama untuk memastikan
kuantitas yang cukup atas bahan baku dan perlengkapan setiap departemen dapat
mengirimkan permintaan untuk membeli barang. Setelah permintaan pembelian telah
disetujui, sistem akan mencari file induk persediaan untuk mengindentifikasi pemasok
yang cocok untuk barang tersebut. Sistem tersebut tersebut kemudian menciptakan
sebuah pesanan pembelian yang dikirmkan ke pemasok melalui EDI departemen
penerimaan memiliki akses ke file pesanan pembelian terbuka sehingga dapat
merencanakan dan memverifikasi validalitas pengiriman. Bagian utang diberitahukan
pesanan tersebut sehingga dapat merencanakan komitmen keuangan yang tertunda.

Downloaded by Fitria Nurhapizah (fitrianurhap11@gmail.com)

Downloaded by Fitria Nurhapizah
 lOMoA

Departemen yang menghasilkan permintaan pembelian juga diberitahu bahwa

permintaannya telah disetujui.
Sebelum transfer barang ke gudang, petugas persediaan memverifikasi
perhitungan barang dan memasukkan data tersebut ke dalam sistem. Bagi para
pemasok yang tidak mengirimkan faktur, sistem secara otomatis menjadwalkan
sebuah pembayaran berdasarkan syarat yang disetujui ketika pesanan ditempatkan.
Petugas bagian utang memasukkan informasi dari pemasok yang mengirimkan faktur
EDI dan terkadang faktur kertas.
AOE menggunakan pemrosesan batch untuk membayar pemasoknya. AOE
membuat pembayaran ke beberapa pemasok yang lebih besar menggunakan financial
electronic data interchange (FEDI) tetapi masih tetap mencetak cek kertas bagi
banyak pemasoknya yang lebih kecil. Ketika sebuah pembayaran electronic funds
transfer (EFT) diotorisasi atau sebuah cek dicetak, sistem tersebut memperbarui file
utang, faktur terbuka atau buku besar umum. Untuk setiap pemasok total dari seluruh
voucher dijumlahkan dan jumlah tersebut dikurangkan dari kolom saldo dalam catatan
file induk pemasok tersebut. Pesanan pembelian yang relevan dan laporan penerimaan
ditandai untuk menandai bahwa transaksi tersebut belum dibayar. Faktur yang dibayar
kemudian dihapus dari file faktur terbuka. Sebuah nota pengiriman uang (remittance
advice) disiapkan untuk setiap pemasok yang mencantumkan setiap faktur yang
dibayarkan dan jumlah diskon atau potongan yang diambil. Untuk pembayaran yang
dibuat EFT, data pengiriman uang akan menyertai pembayaran EFT sebagai bagian
dari paket FEDI. Untuk pembayaran yang dibuat dengan cek, nota pengiriman uang
tercetak akan menyertai cek yang telah ditandatangani. Setelah seluruh transaksi
pengeluaran telah diproses, sistem tersebut menghasilkan sebuah entri jurnal
ringkasan, mendebit utang dan mengkredit kas, serta posting entri tersebut ke buku
besar umum.
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN
Gambar 13-3 menunjukkan bahwa seluruh aktivitas siklus pengeluaran tergantung
pada database terintegrasi yang berisi informasi mengenai pemasok, persediaan, dan
aktivitas pembelian. Oleh karena itu, ancaman umum pertama yang tercantum dalam
gambar 13-2 adalah data induk yang tidak akurat atau tidak valid. Kesalahan dalam data
induk pemasok dapat menyebabkan pemesanan dari pemasok yang tidak disetujui,
pembelian bahan baku yang kualitasnya rendah, pengiriman yang

Downloaded by Fitria Nurhapizah (fitrianurhap11@gmail.com)

Downloaded by Fitria Nurhapizah
 lOMoA

tidak tepat waktu, pengiriman pembayaran ke alamat yang salah, dan penipuan
pembayaran ke pemasok fiktif.
Pada gambar 13-2 menunjukkan bahwa salah satu cara untuk menanggulangi
ancaman atas data induk yang tidak akurat atau tidak valid adalah menggunakan
pengendalian integritas pemrosesan data. Ancaman umum kedua dalam siklus
pengeluaran adalah pengungkapan yang tidak diotorisasi atas informasi sensitif,
seperti informasi perbankan, mengenai pemasok dan diskon harga khusus yang
ditawarkan oleh pemasok yang dipilih. Salah satu cara untuk menanggulangi ancaman
ini adalah untuk mengonfigurasi sistem tersebut untuk menggunakan pengendalian
akses kuat untuk membatasi siapa yang dapat menampilkan informasi seperti itu.
Ancaman umum ketiga adalah pengeluaran berkaitan dengan kehilangan atau
penghancuran data induk. Cara untuk menanggulangi risiko ini adalah menggunakan
backup dan prosedur pemulihan bencana. Sebuah cara untuk mengimplementasikan
sistem ERP sebagai tiga aktivitas terpisah. Yang pertama disebut produksi, digunakan
untuk memproses aktivitas harian. Kedua, digunakan untuk pengujian dan
pengembangan. Ketiga, seharusnya dipertahankan sebagai backup online terhadap
sistem produksi untuk menyediakan pemulihan secara real-time. Tabel 13-2 Ancaman
dan Pengendalian dalam Siklus Pengeluaran

AKTIVITAS ANCAMAN PENGENDALIAN

Masalah-masalah umum
keseluruhan siklus
pengeluaran
1. Data induk yang tidak 1.1 Pengendalian integritas
akurat atau tidak valid pemrosesan data
1.2 Pembatasan akses
terhadap data induk
1.3 Tinjauan atas seluruh
perubahan terhadap
data induk

2. Pengungkapan yang 2.1 Pengendalian akses

tidak diotorisasi atas 2.2 Enkripsi
informasi sensitif

3. Kehilangan atau 3.1 Backup dan prosedur

penghancuran data pemulihan bencana

4. Kinerja yang buruk 4.1 Laporan manajerial

5. Kekurangan dan 5.1 Sistem persediaan

Downloaded by Fitria Nurhapizah

 lOMoA

kelebihan persediaan perpetual

5.2 Kode bar atau label
RFID
5.3 Perhitungan persediaan
fisik secara periodik

6. Membeli barang yang 6.1 Sistem persediaan

tidak dibutuhkan perpetual
6.2 Tinjauan dan
persetujuan
permintaan pembelian
6.3 Fungsi pembelian
tersentralisasi

7. Membeli pada harga 7.1 Daftar harga

yang melambung 7.2 Penawaran yang
kompetitif
7.3 Tinjauan pesanan
pembelian
7.4 Anggaran

8. Membeli barang yang 8.1 Membeli hanya dari

berkualitas rendah pemasok yang
disetujui
8.2 Tinjauan dan
persetujuan dari
pemasok yang baru
8.3 Menahan manajer
pembelian yang
bertanggungjawab
untuk biaya
pengerjaan ulang dan
scrap
8.4 Pelacakan dan
pemantauan kualitas
produk dengan

Downloaded by Fitria Nurhapizah

 lOMoA

pemasok
9. Pemasok yang tidak 9.1 Meminta pemasok
dapat diandalkan untuk memiliki
sertifikasi kualitas
(misalnya, ISO 9000)

9.2 Mengumpulkan dan

mengawasi data
kinerja pengiriman
pemasok

10. Membeli dari 10.1 Mengurus sebuah

pemasok yang tidak daftar pemasok yang
diotorisasi disetujui dan
mengonfigurasi sistem
untuk mengizinkan
pesanan pembelian
hanya ke pemasok
yang disetujui
10.2 Tinjauan dan
persetujuan atas
pembelian dari
pemasok baru
10.3 Pengendalian EDI
secara spesifik (akses,
tinjauan pesanan,
enkripsi, kebijakan)

11. Penyuapan 11.1 Melarang penerimaan

(kickbacks) hadiah dari pemasok
11.2 Rotasi pekerjaan dan
liburan wajib
11.3 Mensyaratkan agen
pembelian untuk
mengungkap
kepentingan keuangan

Downloaded by Fitria Nurhapizah

 lOMoA

dan pribadi dalam

kelompok
11.4 Audit pemasok

Penerimaan 12. Menerima barang 12.1 Mensyaratkan

yang tidak dipesan keberadaan pesanan
pembelian yang
disetujui sebelum
menerima setiap
pengiriman

13. Kesalahan dalam 13.1 Tidak

perhitungan menginformasikan
pegawai penerimaan
mengenai kuantitas
yang dipesan
13.2 Mensyaratkan
pegawai penerimaan
untuk menandatangani
laporan penerimaan
13.3 Insentif
13.4 Penggunaan kode
batang dan label RFID
13.5 Konfigurasi sistem
ERP untuk menandai
diskrepansi antara
kuantitas dipesan dan
diterima melebihi
toleransi ambang batas
untuk penyelidikan

14. Memverifikasi 14.1 Pengendalian

penerimaan jasa anggaran
14.2 Audit

15. Pencurian persediaan 15.1 Pembatasan akses

fisik atas ke

Downloaded by Fitria Nurhapizah

 lOMoA

persediaan
15.2 Dokumentasi atas
seluruh transfer
persediaan antara para
pegawai peneriamaan
dan persediaan
15.3 Perhitungan
persediaan fisik secara
periodik dan
rekonsiliasi untuk
mencatat kuantitas
15.4 Pemisahan tugas :
penyimpanan dan
penerimaan

Menyetujui faktur 16. Kesalahan dalam 16.1 Verifikasi atas

pemasok faktur pemasok keakuratan faktur
16.2 Mensyaratkan tanda
terima mendetail untuk
pembelian kartu
pelanggan
16.3 ERS
16.4 Pembatasan akses ke
data induk pemasok
16.5 Verifikasi tagihan
biaya pengiriman dan
penggunaan saluran
pengiriman yang
disetujui

17. Kesalahan dalam 17.1 Pengendalian edit ke

memposting ke utang entri data
17.2 Rekonsiliasi catatan
utang yang detail
dengan akun kontrol
buku besar umum

Downloaded by Fitria Nurhapizah

 lOMoA

Pengeluaran kas 18. Kegagalan untuk 18.1 Pengisian faktur

memanfaatkan diskon berdasarkan tanggal
bagi pembayaran tepat jatuh tempo untuk
waktu diskon
18.2 Anggaran arus kas

19. Membayar untuk 19.1 Mensyaratkan bahwa

barang yang tidak seluruh faktur
diterima pemasok dicocokkan
dengan dokumen
pendukung yang
diakui baik oleh
penerimaan dan
pengendalian
persediaan
19.2 Anggaran (bagi jasa)
19.3 Mensyaratkan tanda
terima bagi biaya
perjalanan
19.4 Penggunaan kartu
kredit perusahaan
untuk biaya perjalanan

20. Pembayaran duplikat 20.1 Mensyaratkan sebuah

paket voucher yang
lengkap untuk semua
pembayaran
20.2 Kebijakan untuk
membayar hanya dari
salinan asli atas faktur
pemasok
20.3 Membatalkan seluruh
dokumen pendukung
ketika pembayaran
dibuat

Downloaded by Fitria Nurhapizah

 lOMoA

21. Pencurian kas 21.1 Keamanan fisik atas

cek kosong dan mesin
penandatanganan cek
21.2 Akuntansi periodik
atas seluruh cek yang
dinomori secara urut
oleh kasir
21.3 Pengendalian akses
terhadap terminal EFT
21.4 Penggunaan
komputer dan browser
yang didedikasikan
bagi perbankan secara
online
21.5 Blok ACH pada
rekening yang tidak
digunakan untuk
pembayaran
21.6 Pemisahan fungsi
penulisan cek dari
utang
21.7 Mensyaratkan tanda
tangan rangkap pada
cek yang lebih besar
dari jumlah tertentu
21.8 Rekonsiliasi rutin
pada rekening bank
dengan jumlah yang
dicatat oleh seseorang
yang independen atas
prosedur pengeluaran
kas
21.9 Pembatasan akses
terhadap file induk

Downloaded by Fitria Nurhapizah

 lOMoA

pemasok
21.10 Membatasi jumlah
pegawai dengan
kemampuan untuk
membuat pemasok
satu kali dan
memproses faktur dari
pemasok satu kali
21.11 Menjalankan kas
kecil sebahai dana
imprest
21.12 Audit pre-award
atas dana kas kecil
22. Mengecek perubahan 22.1 Mesin perlindungan
cek
22.2 Penggunaan tinta dan
kertas khusus
22.3 Pengaturan
“Pembayaran Positif”
dengan bank

23. Masalah arus kas 23.1 Anggaran arus kas

1. MEMESAN BAHAN BAKU, PERLENGKAPAN, DAN JASA

Aktivitas bisnis utama dalam siklus pengeluaran adalah memesan bahan baku,
perlengkapan dan, jasa.
MENGIDENTIFIKASI APA, KAPAN, DAN BERAPA BANYAK UNTUK
PEMBELIAN
Catatan persediaan yang tidak akurat dapat menyebabkan masalah yang
signifikan bagi perusahaan.
PROSES
Pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan adalah menjaga stok yang
cukup sehingga produksi dapat berlangsung tanpa gangguan bahkan jika persediaan
yang digunakan lebih besar dari yang diharapkan atau jika pemasok terlambat dalam

Downloaded by Fitria Nurhapizah

 lOMoA

pengiriman. Pendekatan ini disebut dengan pendekatan economic order quantity

(EOQ) karena pendekatan ini didasarkan pada perhitungan ukuran pesanan optimal
untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penyimpanan, kehabisan stok.
Aplikasi yang sebenarnya dari pendekatan EOQ berbeda-beda berdasarkan jenis
barang. Perusahaan biasanya menetapkan reorder point berdasarkan waktu
pengiriman dan tingkat yang diinginkan dari stok pengaman (safety stock) untuk
menangani fluktuasi yang tidak diharapkan dalam permintaan.
Materials requirements planning (MRP) berupaya untuk mengurangi tingkat
persediaan yang dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi (ketepatan) teknik
perkiraan untuk menjadwalkan pembelian dengan lebih baik guna memenuhi
kebutuhan produksi. Jadi, sistem MRP mengurangi ketidakpastian mengenai kapan
bahan baku dibutuhkan dengan demikian memungkinkan perusahaan untuk
menyimpan persediaan lebih sedikit.

Sitem persediaan just in time (JIT) berupaya untuk meminimalkan tetapi tidak
mengeliminasi secara total persediaan barang jadi dengan membeli dan memproduksi
barang hanya sebagai respons terhadap penjualan aktual bukan yang diperkirakan.
Perbedaan besar antara sistem MRP dan JIT adalah penjadwalan produksi. Sistem
MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi penjualan yang diperkirakan sehingga
membuat kuantitas optimal pada persediaan barang jadi. Sistem JIT menjadwalkan
produksi sebagai respons terhadap permintaan pelanggan sehingga secara virtual
mengeliminasi persediaan barang jadi tetapi perlu menyimpan bahan baku dalam
jumlah yang cukup dalam rangka menyesuaikan produksi dengan cepat sebagai
respons terhadap permintaan pelanggan. Sistem MRP lebih efektif digunakan dengan

Downloaded by Fitria Nurhapizah

 lOMoA

produk yang memiliki pola permintaan yang dapat diprediksi, seperti bahan pokok
konsumen. Sedangkan sistem JIT berguna terutama bagi produk yang relatif memiliki
siklus hidup yang pendek dan permintaannya tidak dapat diprediksi dengan akurat.
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN
Catatan persediaan yang tidak akurat dapat menyebabkan kehabisan stok yang
akan mengakibatkan pada hilangnya penjualan atau menyimpan persediaan yang
berlebih yang dapat meningkatkan biaya. Untuk mengurangi risiko ini, metode
persediaan perpetual seharusnya digunakan untuk memastikan bahwa informasi
mengenai stok persediaan selalu terbaharui. Ancaman lainnya adalah pembelian
barang yang tidak diperlukan. Untuk mengatasinya dengan cara fungsi pembelian
tersentralisasi.
MEMILIH PEMASOK
Setelah kebutuhan untuk membeli telah diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah
memilih pemasok.
PROSES
Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan ketika memili pemasok :
Harga.
Kualitas bahan baku.
Keandalan dalam pengiriman.
Pesanan pembelian (purchase order) adalah dokumen atau formulir yang secara
formal meminta seorang pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk tertentu
pada harga tertentu. Pesanan pembelian merupakan janji untuk membayar dan
menjadi sebuah kontrak setelah pemasok menerimanya.
Blanket purchase order adalah sebuah komitmen untuk membeli barang tertentu
pada harga yang telah ditentukan dari pemasok untuk jangka waktu yang telah
ditetapkan, misalnya satu tahun.
Vendor managed inventory (VMI) adalah suatu program dimana produsen dan
distribusi mengelola persediaan pelanggan eceran dengan menggunakan EDI.
Pemasok mengakses sistem point on sales pelanggannya untuk mengawasi persediaan
dan secara otomatis mengisi kembali produk ketika produk tersebut jatuh pada tingkat
yang telah disepakati.

Downloaded by Fitria Nurhapizah

 lOMoA

Reverse auction merupakan cara untuk mengurangi biaya yang terkait dengan
pembelian. Dalam sistem ini, para pemasok bersaing dengan satu sama lain untuk
memenuhi permintaan pada harga yang rendah.
Audit pre-award biasanya digunakan untuk pembelian besar yang melibatkan
tawaran formal oleh pemasok.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Salah satu ancaman dalam memilih pemasok adalah melibatkan pembelian
barang pada harga yang melambung, membeli produk yang berkualitas rendah,
kinerja yang tidak dapat diandalkan oleh pemasok. Cara untuk mengrangi resiko
masalah dengan ketergantungan pemasok adalah mensyaratkan pemasok tersebut agar
memiliki sertifikasi dengan memenuhi standar kualtitas internasional, seperti ISO
9000.
Berbagai ancaman terkait dengan kebijakan juga timbul dengan EDI yang
masing-masing harus ditutupi dalam perjanjian perdagangan. Contoh dari jenis isu ini
sebagai berikut :
Pada titik proses apa pesanan dapat dibatalkan?
Pihak mana yang bertanggungjawab untuk biaya pengiriman kembali jika
syarat kontrak tersebut tidak diikuti?
Pihak mana yang bertanggungjawab untuk kesalahan dalam kode batang, tag
RFID, dan label?
Apa yang terjadi jika kesalahan dalam sistem penjualan perusahaan pembelian
menyebabkan kesalahan tambahan dalam jumlah barang yang disediakan
pemasok?

Downloaded by Fitria Nurhapizah

 lOMoA

Dapatkah pemasok mengirimkan lebih banyak persediaan daripada yang

dipesan jika dengan melakukannya mengurangi total biaya pengiriman karena
ini menghasilkan muatan truk penuh, bukan sebagian?
2. PENERIMAAN
Aktivitas bisnis besar kedua siklus pengeluaran adalah penerimaan dan
penyimpanan atas barang yang dipesan.
PROSES
Ketika pengiriman tiba, seorang petugas penerimaan membandingkan nomor
pesanan pembelian yang direferensikan pada slip pengepakan pemasok dengan
pemesanan pembelian terbuka untuk memverifikasi bahwa barang yang dipesan.
Petugas penerimaan kemudian menghitung kuantitas atas barang yang dikirimkan.
Sebelum melakukan rute persediaan ke gudang atau pabrik, petugas penerimaan juga
harus memeriksa setiap pengiriman sebagai tanda atas kerusakan.
Receiving report mendokumentasikan detail mengenai setiap pengiriman
termasuk tanggal diterima, pengirim, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.
Tiga pengecualian yang mungkin dalam proses ini adalah menerima kuantitas
barang yang berbeda dari jumlah yang dipesan, menerima barang yang rusak,
menerima barang berkualitas rendah yang gagal inspeksi.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Salah satu ancaman dalam proses ini adalah menerima pengiriman barang yang
tidak dipesan menghasilkan biaya-biaya yang terkait dengan pembongkaran,
penyimpanan, dan pengembalian barang. Cara untuk menanggulangi ancaman
tersebut adalah menginstruksikan departemen penerimaan untuk menerima hanya

Downloaded by Fitria Nurhapizah

 lOMoA

pengiriman yang ada dalam pesanan pembelian yang disetujui. Ancaman lain adalah
kesalahan dalam menghitung barang yang diterima.
3. MENYETUJUI FAKTUR PEMASOK
Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur pemasok
untuk pembayaran.
PROSES
Ketika faktur pemasok diterima, departemen bagian utang bertanggungjawab
untuk mencocokkannya dengan pesanan pembelian dan lapora penerimaan yang
berkaitan. Setelah pemberi persetujuan (approver) memverifikasi bahwa perusahaan
telah menerima apa yang telah dipesan, faktur tersebut disetujui untuk pembayaran.
Ada dua cara untuk memproses faktur pemasok, disebut dengan voucher atau
nonvoucher. Dalam sistem nonvoucher, tiap faktur yang disetujui diposting ke catatan
pemasok individual dalam file utang dan kemudian disimpan dalam file faktur
terbuka. Ketika sebuah cek dituliskan untuk membayar sebuah faktur, paket voucher
dihapus dari file terbuka, faktur ditandai dibayar dan kemudian paket voucher
disimpan dalam file faktur dibayar. Dalam sistem voucher, dibuat ketika sebuah faktur
pemasok disetujui untuk pembayaran. Disbursement voucher mengidentifikasi
pemasok, mencantumkan faktur yang beredar dan mengindikasikan jumlah bersih
untuk dibayarkan setelah dikurangi dengan diskon atau potongan yang berlaku.
Sistem voucher menawarkan tiga manfaat atas sistem nonvoucher. Pertama,
sistem tersebut mengurangi jumlah cek yang diperlu ditulis karena beberapa faktur
mungkin disertakan dalam satu voucher pencairan. Kedua, karena voucher pencairan
adalah sebuah dokumen yang dihasilkan secara internal dapat diberi nomor
sebelumnya untuk menyederhanakan pelacakan seluruh utang. Ketiga, karena
voucher menyediakan sebuah catatan eksplisit yang faktur pemasok telah disetujui
untuk pembayaran, voucher tersebut memfasilitasi pemisahan waktu persetujuan
faktur dari waktu pembayaran faktur. Ini mempermudah untuk menjadwalkan kedua
aktivitas untuk memaksimalkan efisiensi.
Evaluated receipt settlement (ERS) adalah sebuah pendekatan tanpa faktur
terhadap utang yang menggantikan proses pencocokan tiga cara (faktur pemasok,
laporan penerimaan, dan pesanan pembelian) dengan mencocokkan dua cara atas
pesanan pembelian dan laporan penerimaan.
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Downloaded by Fitria Nurhapizah

 lOMoA

Gambar 13-2 mengindikasikan bahwa satu ancaman adalah kesalahan dalam

faktur pemasok, seperti ketidaksesuaian antara harga yang dicantumkan dan harga
aktual yang dibebankan atau salah hitung dari total jumlah jatuh tempo. Cara terbaik
untuk mengurangi ancaman terkait dengan pengiriman adalah menyediakan para staf
pembelian dan utang dengan pelatihan yang cukup mengenai praktik dan terminologi
transportasi.

4. PENGELUARAN KAS
Aktivitas terakhir dalam siklus pengeluaran kas adalah membayar pemasok.
PROSES
Kasir, orang yang melapor ke bendahara, bertanggungjawab untuk membayar
pemasok. Pembayaran dibuat ketika utang mengirimkan kasir sebuah voucher.
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN
Salah satu ancaman dalam proses ini adalah kegagalan untuk memanfaatkan
diskon pembelian bagi pembayaran yang tepat waktu dapat menjadi mahal, membayar
barang yang tidak diterima, pembayaran duplikat dapat terjadi untuk berbagai alasan.
Pengendalian yang tepat untuk ancaman ini adalah faktur seharusnya disetujui untuk
pembayaran hanya saat disertai dengan paket voucher lengkap. Kedua, hanya salinan
asli pada faktur harus dibayarkan. Ketiga, ketika cek untuk membayar faktur yang
telah ditandatangani, faktur dan paket voucher harus dibatalkan untuk mencegah
pengiriman ulang. Kemungkinan besar ancaman pada fungsi pengeluaran kas adalah
pencurian atau penyalahgunaan dana. Dikarenakan kas adalah aset yang mudah dicuri,
akses ke kas, cek kosong, dan mesin penandatanganan cek harus dibatasi. Cek harus
dinomori secara urut dan secara periodik dihitung oleh kasir.
DAFTAR PUSTAKA

Downloaded by Fitria Nurhapizah

 lOMoA

Romney, Marshall. B dan P. J. Steinbard. (2017). Accounting Information Systems.

New Jersey : Pearson Education Inc.

Downloaded by Fitria Nurhapizah