Sistem Informasi Akuntansi

KELOMPOK 2
SIKLUS PENGELUARAN
PEMBELIAN DAN
PENGELUARAN KAS

AKUNTANSI S1
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MAKASSAR

 Nasruddin (1892141026)
 Muhammad Rafly Awaluddin (1892142002)
 Selvi widianingsih (1892142006)
 Nurpah Alpriani (1892142010)
 Andi Syarifah Syahrayni (1892142014)
 Husnul Khatimah (1892142018)
 Yuliana M (1892142022)
 Reza Amanda (1892142026)
 Nur Fadiah (1892142030)
 Surya Saputra (1892142034)
 Andi Nur Reskyani Mustafa (1892142038)
 Hafshah Zainuddin (1892142042)
 Elsamawati Putri Pratama (1892142046)
 KATA PENGANTAR

Syukur alhamdulillah penulis panjatkan puja dan puji syukur kehadirat

Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat serta hidayah-Nya kepada penulis
sehingga kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “ Siklus Pengeluaran
Pembelian Dan Pengeluaran Kas ”. Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas
mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi.
Penulis menyadari bahwa keberhasilan penulisan makalah ini tidak terlepas dari
bantan semua pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan
terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian
makalah ini.
Dalam penulisan makalah ini penulis juga menyadari bahwa terdapat banyak
kekurangan. Untuk itu saran dan kritik yang membangun sangat penulis harapkan
dari pembaca agar kami dapat memberikan yang lebih baik untuk yang
selanjutnya. Semoga makalah ini dapat memberi manfaat yang berkelanjutan bagi
pembaca ataupun penulis.

Makassar 11 April 2020

Penulis

i
 Daftar Isi

Kata Pengantar……………………………………………………………...............i

Daftar Isi……………………………………………………………………………ii

Bab I Pendahuluan

1.1 Latar Belakang……………………………………………………………….…1

1.2 Rumusan Masalah……………………………………………………………....1

1.3 Tujuan………………………………………………………………………......1

Bab II Pembahasan

2.1 Sistem Informasi Siklus Pengeluaran……………………………………….….3

2.2 Memesan Bahan Baku, Perlengkapan dan Jasa……………………………..….6

2.3 Penerimaan………………………………………………………………….…
11

2.4 Menyetujui Faktur Pemasok………………………………………………..

….13

2.5 Pengeluaran
Kas……………………………………………………………….15

Bab III Penutup

3.1 Kesimpulan……………………………………………………………………..
…18

3.2 Saran………………………………………………………………………..…18
Daftar Pustaka……………………………………………………………………..19

ii
 BAB 1

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Penggunaan pengetahuan tentang bisnis dan industri klien untuk membahas
materialitas, menilai risiko inheren, melaksanakan prosedur analitis, dan menilai
risiko prosedur analitis untuk siklus pengeluaran.
Pemahaman aspek-aspek pengendalian internal dan penilaian risiko pengendalian
untuk siklus pengeluaran. Penekanan dalam bagian ini akan ditujukan pada
pengendalian manajemen dan pengendalian terprogram. Perancangan pengujian
substantif rincian yang tepat untuk hutang usaha.

1.2. Rumusan Masalah

Bagaimana Siklus Pengeluaran Pembelian Dan Pengeluaran Kas yang adala dalam
proses SIA?

1.3. Tujuan Penulisan

Untuk mengetahui aktivitas yang terjadi didalam Siklus Pengeluaran Pembelian
Dan Pengeluaran Kas

1
 BAB II
PEMBAHASAN

Siklus pengeluaran (expenditure cycle): serangkaian aktivitas bisnis dan operasi

pemrosesan informasi terkait yang terus menerus berhubungan dengan pembelian
serta pembayaran barang dan jasa.
Berikut diagram konteks dari siklus pengeluaran:

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya
perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang

2
diperlukan perusahaan untuk berfungsi. Untuk mencapai tujuan tersebut,
manajemen harus membuat keputusan penting sebagai berikut.

• Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang harus

diambil?
• Pemasok manakah yang menyediakan kualitas dan layanan terbaik
dengan harga terbaik?
• Bagaimana perusahaan dapat mengonsolidasikan pembelian antarunit
untuk mendapatkan harga optimal?
• Bagaimana teknologi informasi (TI - information technology) dapat
digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan keakuratan fungsi logistic
inbound?
• Bagaimana perusahaan dapat memelihara kas yang cukup untuk
memanfaatkan setiap diskon yang ditawarkan pemasok?
• Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan
arus kas?
Empat aktivitas siklus pengeluaran dasar adalah sebagai berikut:
1. Memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa.
2. Menerima bahan baku, perlengkapan, dan jasa.
3. Menyetujui faktur pemasok.
4. Pengeluaran kas.

2.1 Sistem Informasi Siklus Pengeluaran

Aktivitas-aktivitas dalam siklus pengeluaran adalah cerminan dari aktivitas-
aktivitas dasar yang dijalankan dalam siklus pendapatan. Hubungan erat antara
aktivitas siklus pengeluaran pembeli dan siklus pendapatyan penjual memiliki
implikasi penting untuk mendesain system informasi akuntansi kedua pihak.

3
Proses
Seperti kebanyakan organisasi besar, AOE (Alpha Omega Electronics)
menggunakan system ERP. Berikut ini table yang menunjukan porsi dari system
ERP yang mendukung aktivitas bisnis siklus pengeluaran AOE:

Tabel diatas menunjukkan bahwa departemen pengendalian persediaan AOE

memiliki tanggung jawab utama untuk memastikan jumlah bahan dan persediaan
yang memadai, setiap departemen dapat mengajukan permintaan untuk membeli
barang. Setelah permintaan pembelian disetujui, sistem akan mencari file induk
inventaris untuk mengidentifikasi pemasok pilihan untuk item itu.

4
Ancaman dan Pengendalian
Ancaman umum pertama adalah data induk yang tidak akurat atau tidak
valid. Kesalahan dalam data induk pemasok dapat menyebabkan pemesanan dari
pemasok yang tidak disetujui, pembelian bahan baku yang kualitasnya inferior
(rendah), pengiriman yang tidak tepat waktu, pengiriman pembayaran ke alamat
yang salah, dan penipuan pembayaran ke pemasok fiktif Berikut ancaman dan
pengendalian dalam siklus pengeluaran:

5
 Tabel diatas menunjukan bahwa salah satu cara (pengendalian 1.1) untuk
menanggulangi ancaman atas data induk yang tidak akurat atau tidak valid adalah
menggunakan pengendalian integritas pemrosesan data yang dijelaskan di bab 10.
Ini juga penting untuk membatasi akses data induk siklus pengeluaran dan
mengonfigurasi system sehingga hanya pegawai berwenang yang dapat membuat
perubahan atas data induk (pengendalian 1.2). Tabel tersebut juga mengindikasikan
bahwa sebuah pengendalian detektif yang penting adalah untuk secara teratur
menghasilkan sebuah laporan atas seluruh perubahan untuk data induk dan
meninjaunya untuk memverifikasi bahwa database tetap akurat (pengendalian 1.3).
Ancaman umum kedua adalah pengungkapan yang tidak diotorisasi atas
informasi sensitive, seperti informasi perbankan mengenai pemasok dan diskon
harga khusus yang ditawarkan oleh pemasok yang dipilih.

2.2 Memesan Bahan Baku, Perlengkapan, dan Jasa

Aktivitas bisnis utama yang pertama dalam siklus pengeluaran adalah
memesan bahan baku, perlengkapan, atau jasa. Pemesanan ini terlebih dahulu
melibatkan untuk mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak yang dibeli, dan
kemudian memilih dari pemasok mana untuk membeli
Mengidentifikasi Apa, Kapan, dan Berapa Banyak Untuk Pembelian
Catatan persediaan yang tidak akurat dapat menciptakan masalah signifikan
bagi perusahaan. Oleh karena itu, akuntansi dan sistem professional perlu
memahami praktik terbaik untuk mengelola persediaan.
Ancaman dan Pengendalian
Catatan persediaan yang tidak akurat dapat menyebabkan kehabisan stok
yang akan mengakibatkan pada hilangnya penjualan atau menyimpan persediaan
berlebih yang dapat meningkatkan biaya (ancaman 5). Untuik mengurangi resiko
pada masalah seperti ini, metode persediaan perpetual seharusnya digunakan untuk
memastikan bahwa informasi mengenai stok persediaan selalu terbarui.

6
 Meskipun demikian, kesalahan entri data dapat menyebabkan catatan
persediaan perpetual yang tidak akurat karena pengetik ahli juga membuat
kekeliruan. Oleh karena itu diperlukan penggunaan teknologi informasi untuk
mengeliminasi kebutuhan bagi entri data manual agar dapat meningkatkan
ketepatan pencatatan persediaan perpetual.
Pemberian kode batang adalah salah satu opsi, tetapi ini bukanlah yang
paling ampuh. Kesalahan masih dapat terjadi jika pegawai berupaya untuk
menghemat waktu dengan memindai satu barang dan kemudian memasukkan
kuantitas secara manual.
Meletakkan label RFID kemasing-masing produk dapat mengeliminasi
masalah yang baru saja didiskusikan karena pembaca secara otomatis mencatat
seetiap barang. Teknologi ini terbilang efisien dari pada kode batang karena tidak
perlu bagi manusia untuk menyelaraskan kode batang pada produk dengan dengan
pembaca. Meskipun demikian, teknologi RFID lebih mahal dibandingkan kode
batang dan tidak dapat digunakan untuk setiap jenis produk.
Penting juga untuk menghitung persediaan barang ditangan secara periodik
dan menyelidiki sikap ketidakpuasan antara hitungan tersebut dan catatan
persediaan perpetual. Satu-satu perhitungan persediaan fisik tahunan umunya tidak
akan cukup untuk memelihara catatan persediaan secara akurat, terutama pada
sistem MRP dan JIT. Sebaliknya, analisis biaya ABC seharusnya digunakan untuk
mengklasifikasikan barang berdasarkan kepentingannya. Barang yang paling
penting (barang A) seharusnya dihitung paling sering, dan barang yang paling
kurang penting (barang C) dapat dihitung tidak sering. Jika perhitungan interim
tersebut dapat mengungkapkan diskrepansi yang signifikan dengan catatan
persediaan, perhitungan komprehensif atas seluruh persediaan harus segera
dilakukan.
Ancaman lainnya adalah pembelian barang yang saat ini tidak diperlukan.
Catatn persediaan perpetual yang akurat memastikan validitas permintaa
pembelian yang dihasilkan sistem pengendalian persediaan secara otomatis. Para
penyedia perlu meninjau dan menyetujui permintaan pembelian. Yang dimulai dari
masing-masing pegawai. Sebuah masalah terkait adalah berbagai pembelian barang
yang sama oleh sub-unit yang berbeda dari perusahaan. Akibatnya, perusahaan
mungkin menyimpan persediaan yang lebih besar dibandingkan dengan persediaan
yang diinginkan dan mungkin akan gagal dalam memanfaatkan diskon volume
yang
 7
tersedia. Sebuah fungsi dan pembelian tersentralisasi menanggulangi ancaman
semacam ini.

Memilih Pemasok
Setelah kebutuhan untuk membeli telah diidentifikasi, langkah selanjutnya
adalah memilih pemasok. Para agen pembeli (terkadang disebut sebagai pembeli)
biasanya menjalankan tugas ini.
Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan ketika memilih pemasok:
• Harga
• Kualitas bahan baku
• Keandalan dalam pengiriman
Perlu diperhatikan bahwa mengevaluasi pemasok yang tepat melibatkan
lebih dari sekedar membandingkan harga. Perusahaan juga mengeluarkan biaya,
seperti pengerjaan ulang dan bahan yang tersisa setelah produksi (scrap), terkait
dengan kualitas dari produk yang dibeli.
Setelah pemasok telah dipilih bagi sebuah produk, identitas pemasok harus
menjadi bagian dari catatan induk persediaan produk untuk menghindari
pengulangan proses pemilihan pemasok untuk setiap pesanan selanjutnya. Sebuah
daftar pemasok alternatif potensial bagi setiap barang seharusnya juga dipelihara,
untuk mengantisipasi bila pemasok utama kehabisan stok barang yang dibutuhkan.
Pesanan pembelian (purchase order) adalah dokumen atau formulir
elektronik yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan
produk tertentu pada harga yang ditentukan. Ini juga merupakan sebuah janji untuk
membayar dan menjadi sebuah kontrak setelah pemasok menerimanya. Pesanan
pembelian mencakup nama pemasok dan agen pembelian, tanggal pesanan dan
pengiriman yang diminta, lokasi pengiriman dan metode pengiriman, serta
informasi mengenai barang yang dipesan. Seringkali, beberapa pesanan pembelian
dihasilkan untuk mengisi satu permintaan pembelian, karena vendor yang berbeda
mungkin menjadi pemasok yang ditunjuk untuk berbagai barang yang diminta.
Kuantitas yang dipesan mungkin juga berbeda dari yang di minta, untuk
mengizinkan pembeli mengambil manfaat dari diskon kuantitas.
 8
Pesanan pembelian selimut (blanket purchase order) atau pesanan
menyeluruh adalah sebuah komitmen untuk membeli barang tertentu pada harga
yang telah ditentukan dan pemasok tertentu untuk jangka waktu yang telah
ditetapkan, seringnya setahun. Pesanan pembelian selimut mengurangi
ketidakpastian dari pembeli mengenai sumber bahan baku yang dapat diandalkan
dan membantu pemasok merencanakan kapasitas dan operasinya dengan lebih
efektif.
Pemicu biaya besar dalam fungsi pembelian adalah jumlah pesanan
pembelian yang diproses. Oleh karena itu, menemukan cara untuk mengurangi
jumlah pesanan yang diproses dan mempersingkat langkah-langkah yang terlibat
dapat menghasilkan penghematan yang signifikan. Penggunaan EDI adalah salah
satu cara untuk meningkatkan proses pembelian. EDI mengurangi biaya dengan
mengeliminasi pekerjaan klerikal yang terkait dengan mencetak dan mengirimkan
dokumen kertas. Waktu antara mengenali kebutuhan untuk memesan kembali
sebuah barang dan selanjutnya menerimanya juga dapat dikurangi. Akibatnya,
risiko dari kehabisan stok akan berkurang, yang dapat meningkatkan profitabilitas
secara signifikan.
Sebuah program vendor-managed inventory (VMI-persediaan vendor yang
dikelola) secara esensial mengalihdayakan sebagian besar pengendalian persediaan
dan fungsi pembelian: Para pemasok diberi akses terhadap data penjualan dan
persediaan dan diotorisasi secara otomatis untuk mengisi kembali persediaan
ketika stok jatuh pada titik pemesanan ulang yang telah ditentukan. Persetujuan ini
memotong biaya penyimpanan dengan mengurangi jumlah persediaan di tangan
dan menurunkan biaya pemrosesan dengan mengeliminasi kebutuhan untuk
menghasilkan dan mempertukarkan pesanan pembelian formal.
Pelelangan terbalik (reverse auction) menyediakan teknik lain untuk
mengurangi biaya yang terkait pembelian. Dalam pelelangan terbalik, para
pemasok bersaing dengan satu sama lain untuk memenuhi permintaan pada harga
terendah. Meskipun pelelangan terbalik dapat menghasilkan penghematan biaya
yang signifikan, karena fokus utamanya adalah pada harga, pelelangan ini mungkin
paling cocok untuk membeli barang komoditas dibandingkan komponen penting
yang berkualitas, keandalan vendor, dan kinerja pengirimannya sangat penting.
Salah satu cara untuk mengurangi biaya yang terkait pembelian lainnya
adalah melakukan audit pre-award. Audit pre-award biasanya digunakan untuk
pembelian besar yang melibatkan tawaran formal oleh pemasok. Audit pre-award
biasanya
9
mengidentifikasi kesalahan matematis sederhana dalam formula pemberian harga
yang rumit dan diskrepansi lain, ketika dikoreksi, yang dapat memberikan
penghematan yang cukup. EDI, vendor-managed inventory, pelelangan terbalik,
dan audit pre-award adalah teknik-teknik untuk mengurangi biaya terkait
pembelian bahan baku dan persedian barang jadi.
Ancaman Pengendalian
Ada lima ancaman untuk menempatkan pesanan dengan pemasok. Salah
satunya melibatkan pembelian barang pada harga yang melambung. Biaya
komponen yang dibeli menunjukan sebuah porsi substansial dari total biaya
beberapa produk yang diproduksi.
Anggaran juga membantu dalam mengendalikan biaya pembelian.
Pembelian seharusnya dibebankan pada sebuah rekening yang merukapan
tanggung jawab dari seorang atau departemen yang menyutujui permintaan. Dalam
upaya untuk dalam mendapatkan harga yang mungkin terendah, ancaman lainnya
adalah membeli produk berkualitas inferior. Terlebih lagi, biaya scrap pengerjaan
ulang sering menghasilkan biaya total produksi yang lebih tinggi dibandingkan jika
bahan baku berkualitas tinggi dan lebih mahal yang telah dibeli sebelumnya.
Salah satu cara untuk mengurangi resiko masalah dengan ketergantungan
pemasok adalah mensyaratkan pemasok tersebut memiliki sertifikat dengan
memenuhi standar kualitas internasional, seperti ISO 9000. Pembelian dari
pemasok tidak diotorisasi dapat menghasilkan berbagai masalah. Berbagai
badanpemerintah, seperti Office of Foreign Asset Control dan Bureau of Industry
and Security dalam departemen perdagangan, memelihara daftar individu dan
perusahaan dengan siapa itu illegal untuk bertransaksi bisnis dengannya.
Menggunakan EDI untuk pesanan pembelian memerlukan prosedur
pengendalian tambahan. Akses ke sistem EDI seharusnya dikendalikan dan
dibatasi ke personel yang diotorisasi melalui penggunaan kata sandi, ID pengguna,
matriks control akses, dan pengendalian akses fisik.
 Beberapa ancaman terkait kebijakan juga timbul dengan EDI, yang masing-
masing harus ditutupi dalam perjanjian perdagangan. Contoh dari jenis isu ini
termasuk sebagai berikut :

10
· Pada titik proses apa pesanan dapat dibatalkan?
· Pihak mana yang bertanggung jawab untuk biaya
pengiriman kembali jika syarat kontak tersebut tidak
diikuti?
· Pihak mana yang bertanggung jawab untuk kesalahan
dalam kode batang, tag RFID dan label?
· Apa yang terjadi jika kesalahan dalam sistem
penjualan perusahaan pembelian menyebabkan
kesalahan tambahan dalam jumlah barang yang
disediakan pemasok?
Dapatkah pemasok mengirimkan lebih banyak persediaan dari pada yang
dipesan jika dengan melakukannya mengurangi biaya total biaya pengiriman
karena ini menghasilkan muatan truk penuh, bukannya sebagian?
Penyuapan ( kicksbacks), yang merupakan hadiah dari pemasok kea gen
pembelian untuk tujuan mempengaruhi proses pilihan mereka mengenai pemasok,
adalah ancaman yang lainnya. Rotasi pekerjaan adalah pekerjaan pengendalian
penting lainnya untuk mengurangi resiko atas penyuapan.

2.3.Penerimaan
Aktivitas bisnis besar kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan
dan penyimpanan atas barang yang dipesan.
Proses
Audit pemasok mungkin salah satu alat terbaik untuk menilai efektivitas dari
pengendalian siklus pengeluaran. Tujuannya adalah untuk mengindentifikasi
pemasok yang cenderung terkait dengan masalah penyuapan. Bendera merah yang
mengindikasikan masalah potensi termasuk:
 1. Presentase besar atas penjualan kotor pemasok adalah untuk
perusahaan yg menjalankan audit pemasok.
2. Metode penetapan harga pemasok berbeda dari prakti industry
standar.
3. Pemasok tidak memiliki peralatan yg ia sewa tetapi ia sendiri
menyewakan peralatan tersebut dari pihak ketiga
11
4. Biaya hiburan tinggi dalam hal persentase dari penjualan kotor
pemasok tersebut.
5. Pemasok mengirimkan faktur pihak ketiga yang diubah atau fiktif.
6. Alamat pemasok dalam fakturnya fiktif.
Laporan penerimaan ( receiving report ) mendokumentasikan detail-detail
mengenai setiap pengiriman, termasuk tanggal yg diterima, pengirim pemasok, dan
nomor pesanan pembelian.
Tiga pengecualian yg mungkin terhadap proses ini adalah (1) menerima
kuantitas barang yang berbeda dari jumlah yang dipesan, (2) menerima barang
rusak atau, (3) menerima barang berkualitas infrerior yang gagal inspeksi. Memo
debit (debit memo) mencatat penyesuaian yang diminta. Satu salinan memo debit
dikirimkan pemasok, yang berikutnya membuat dan mengembalikan sebuah memo
kredit dalam pengakuan.
Ancaman dan Pengendalian
Menerima pengiriman barang yang tidak dipesan menghasilkan biaya-biaya
terkait dengan pembongkaran, penyimpanan, dan kemudian pengembalian barang-
barang tersebut. Prosedur pengendalian terbaik untuk menanggulangi ancaman ini
adalah mengintruksikan departemen penerimaan untuk menerima hanya
pengiriman yang ada dalam pesanan pembelian yang disetujui.
Ancaman lain adalah membuat kesalahan dalam menghitung barang yang
diterima. Menghitung dengan benar kuantitas yang diterima sangat penting untuk
memelihara catatan persediaan perpetual yang akurat. Ini juga memastikan bahwa
perusahaan membayar hanya barang-barang yg benar diterima. Untuk mendorong
petugas penerimaan agar tepat menghitung apa yang dikirimkan, banyak
perusahaan yang mendisain sistem pemrosesan permintaan sehingga ketika
meninjau pesanan pembelian terbuka, para pekerja dok penerimaan tidak melihat
kuantitas yang dipesan.
 Prosedur-prosedur yang berbeda diperlukan untuk untuk mengembalikan
pembelian dan jasa, seperti pekerjaan pengecatan dan pemeliharaan. Tantangan
besar dalam area ini adalah menetapkan bahwa jasa ini benar-benar dijalankan ,
yang mungkin sulit. Sebagai contoh, inspeksi visual dapat mengindikasikan apakah
sebuah ruangan sudah dicat; ini tidak mengungkap, meski demikian, apakah
tembok dengan layak diberi cat dasar, kecuali inspeksi dilakukan selama proses
pengecatan,
12
yang mungkin tidak selalu memungkinkan.
Salah satu cara untuk mengendalikan pembelian jasa adalah menahan
penyelia yang sesuai agar bertanggung jawab atas seluruh biaya yang dikeluarkan
departemen tersebut. Sulit untuk mencegah penagihan yang curang bagi jasa. Oleh
karena itu, pengendalian detektif juga diperlukan. Salah satu teknik yang paling
efektif adalah bagi fungsi audit internaluntuk menjalankan tinjauan menditail
secara periodic atas jasa , termasuk audit catatan pemasok.
Pencurian persediaan adalah ancaman yang lainnya. Beberapa prosedur
pengendalian dapat digunakan untuk mengamankan persediaan terhadap
kehilangan. Pertama, persediaan seharusnya disimpan secara aman dengan akses
yang terbatas. Kedua, seluruh transfer persediaan dalam perusahaan seharusnya
didokumentasikan. Ketiga, penting untuk menghitung persediaan di tangan secara
periodik dan merekonsiliasi perhitungan tersebut dengan persediaan.

2.4 Menyetujui Faktur Pemasok

Aktivitas Utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur
pemasok untuk pembayaran.
Proses
Paket voucher (voucher package): seperangkat dokumen yang digunakan
untuk mengotorisasi pembayaran kepada pemasok. Ini terdiri dari pesanan
pembelian, laporan penerimaan, dan faktur pemasok.
Sistem nonvoucher (nonvoucher system): sebuah metode untuk memproses
utang yang tiap-tiap fakturnya disetujui untuk diposting ke catatan pemasok
individual dalam file utang kemudian disimpan dalam file faktur terbuka.
Berkebalikan dengan system voucher.
Sistem voucher (voucher system): metode untuk memproses utang yang
mana voucher pencairan disiapkan, bukannya memposting faktur secara langsung
ke catatan pemasok dalam buku besar pembantu utang. Voucher pencairan
mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yang beredar, dan
mengindikasikan jumlah bersih yang dibayarkan setelah dikurangi diskon dan
potongan yang berlaku. Berkebalikan dengan system nonvoucher.
13
Voucher pencairan (disbursement voucher): dokumen yang
mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yang beredar, dan
mengindikasikan jumlah bersih yang dibayarkan setelah dikurangi setiap diskon
dan potongan yang berlaku.
Evaluated receipt settlement (ERS): sebuah pendekatan tanpa faktur
terhadap utang yang menggantikan proses pencocokan tiga cara (faktur pemasok,
laporan penerimaan, dan pesanan pembelian) dengan mencocokan dua cara atas
pesanan pembelian dan laporan penerimaan.

Kartu pengadaan (procurement card): sebuah kartu kredit korporasi yang

para pegawai dapat digunakan hanya pada pemasok tertentu untuk membeli jenis-
jenis barang tertentu.
Ancaman dan Pengendalian
mengindikasikan bahwa satu ancaman adalah kesalahan dalam faktur
pemasok, seperti ketidaksesuaian antara barang yang dicantumkan dan harga actual
yang dibebankan atau salah hitung dari total jumlah jatuh
tempo.Akibatnya.ketepatan macmatis dan faktur pemasok harus di verifikasi dan
harga serta kuantitas yang di cabtumkan disana di bandingkan dengan yang
diindikasikan pada pesanan pembelian dan laporan penerimaan.untuk pembelian
kartu pengadaan,para pengguna harus disyaratkan untuk menyimpan tanda bukti
dan memverivikasi ketepatan atas laporan bulanan.mengadopsi pendekatan ERS
mengeliminasi potensi atas kesalahan dalam faktur pemasok karena perusahaan
membayar dengan mencocokkan perhitungan dengan apa yang mereka terima
dengan harga yang di cantumkan ketika barang di pesan. Meskipun demikian
pengguna ERS membuatnya penting untuk mengendalikan akses terhadap file
induk pemasok dan mengawasi seluruh perubahan yang di buat terhadapnya karena
file induk pemasok sekarang berisi informasi mengenai harga dari berbagai barang
yang di beli .
Kesalahan dalam mencatat dan posting pembayaran ke pemasok
menghasilkan kesalahan tambahan dalam laporan keuangan dan kinerja,pada
akhirnya yang dapat berkontribusi pada pembuatan kepeutusan yang buruk.
Pengendalian entri data dan pemerosesan untuk memastikan integritas
pemerosesan.

14

2.5 Pengeluaran Kas

Proses
Kasir, orang yang melapor ke bendahara, bertanggung jawab untuk
membayar pemasok. Hal ini memisahkan fungsi penyimpanan, yang dijalankan
kasir, dari fungsi otorisasi dan pencatatan, yang dijalankan oleh masing-masing
departemen pembelian dan utang. Pembayaran dibuat ketika utang mengirimkan
kasir sebuah paket voucher. Meskipun banyak pembayaran terus dibuat dengan
cek, penggunaan EFT dan FEDI semakin meningkat.

Ancaman dan Pengendalian

Sebuah anggaran arus kas yang mengindikasikan arus kas masuk yang
diharapkan dan komitmen yang luar biasa juga dapat membantu perusahaan
berencana untuk memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia. Informasi dalam
anggaran ini berasal dari sejumlah sumber. Piutang menyediakan proyeksi
penerimaan kas di masa depan. Utang dan file pesanan pembelian terbuka
mengindikasikan jumlah komitmen terkini dan tertunda terhadap pemasok, dan
fungsi sumber daya manusia menyediakan informasi mengenai kebutuhan
penggajian. Ancaman lainnya adalah membayar untuk barang yang tidak diterima.
Pengendalian terbaik untuk mencegah ancaman ini adalah membandingkan
kuantitas yang diindikasikan dalam faktur pemasok dengan kuantitas yang
dimasukkan oleh pihak pengendalian persediaan. yang menerima transfer atas
barang-barang tersebut dari departemen penerimaan. Oleh karena itu, sebagian
besar perusahaan tergantung pada pengendalian penganggaran dan peninjauan
cermat pada biaye departemen untuk mengindikasikan masalah potensial yang
memerlukan penyelidikan.
Ancaman potensial lainnya adalah bagi seorang pegawai untuk memesan
berbagai penerbangan atau hotel, membatalkan semuanya kecuali yang termurah,
tetapi menyerahkan klaim penggantian untuk opsi yang termahal. Cara terbaik
untuk mencegah masalah ini adalah mensyaratkan selurun pegawai untuk
menggunakan kartu kredit perusahaan untuk perjalanan, karena hal ini memastikan
bahwa perusahaan akan menerima jejak audit lengkap atas seiuran beban dan
mengkredit ke rekening.
15
- Beberapa prosedur pengendalian yang terkait akan dapat menanggulangi
ancaman :
1. Faktur seharusnya disetujui untuk pembayaran hanya saat disertai
dengan paket voucher lengkap (pesanan pembelian dan laporan
penerimaan).
2. Hanya salinan asli pada faktur harus dibayarkan.
3. ketika cek untuk membayar faktur yang telah ditandatangani, faktur
dan paket voucher harus dibatalkan (ditandai "dibayar") untuk
menghindari Kemungkinan Pembayaran duplikat
Kemungkinan besar ancaman serius yang dikaitkan dengan fungsi
pengeluaran kas adalah penyalahgunaan dana. Dikarenakan kas
adalah aset yang mudah dicuri, akses ke kas, cek kosong, dan
mesin perandatangan cek harus dibatasi. Cek harus dinomori secara
urut dan secara periodik dihitung oleh kasir.
Transaksi perbankan secara online mnemerlukan pengawasan konstan.
Deteksi tepat waktu atas transaksi mencurigakan dan notifikasi segera dari bank
diperlukan untuk memulihkan dana yang dicairkan secara curang. Sebuah ancaman
serius adalah bahwa perangkat lunak keystroke-logging dapat menginfeksi
komputer yang digunakan untuk perbankan online dan menyediakan
Pencarian yang curang, terutama penerbitan cek untuk pemasok fiktif,
adalah jenis umum dari penipuan. Pemisahan tugas yang tepat dapat secara
signifikan mengurangi risiko atas ancaman ini. Fungsi utang harus mengotorisasi
pembayaran, termasuk perakitan sebuah paket voucher, meski demikian, hanya
bendahara atau kasir yang harus menandatangani cek. Untuk memastikan baha cek
dikirimkan ke penerima yang dikehendaki, kasir harus mengirimkan cek yang
ditandatangani bukannya mengembalikannya ke utang. Kasir tersebut juga harus
membatalkan seluruh dokumen dalam paket voucher untuk mencegah dikirim
ulang untuk mendukung pengeluaran yang lain.
Akses terhadap daftar pemasok yang disetujui harus dibatasi dan setiap
perubahan terhadap daftar tersebut harus dengan cermat ditinjau dan disetujui. Ini
terutama penting untuk membatasi kemampuan untuk membuat pemasok satu kali
dan memproses faktur sehingga pegawai yang sama tidak dapat membuat pemasok
baru dan menerbitkan sebuah cek kepada pemasok itu.
16

Ketika memungkinkan, pengeluaran harus dibuat dengan cek atau EFT.

Meskipun demikian, biasanya lebih nyaman untuk membayar bagi pembelian
minor, seperti kopi atau pensil, secara tunai. Sebuah dana kas kecil, dikelola oleh
seorang pegawai yang tidak memiliki tanggung jawab penanganan kas atau
akuntansi lain, harus ditetapkan untuk menangani pengeluaran seperti itu. Dana kas
kecil seharusnya diatur sebagai dana imprest.
Operasi dari dana imprest kas kecil secara teknis melanggar prinsip-prinsip
pemisahan tugas karena orang yang sama memiliki hak memelihara kas juga
mengotorisasi pencarian dari dana tersebut dan memelihara catatan atas saldo dana.
Ancaman penyalahgunaan lebih dari mengimbangi(offset), bagaimanapun, dengan
kenyamanan tidak harus memproses pembelian lain-lain yang kecil melalui siklus
pengeluaran normal, bahkan, risiko penyalahgunaan dapat ditanggulangi dengan
memiliki auditor internal membuat hitungan yang tidak diumumkan secara
periodik atas saldo dana dan voucher dan dengan menahan orang yang
bertanggung jawabatas akuntabilitas dana kas kecil untuk setiap kekurangan yang
ditemukan selama audit kejutan tersebut.
Pencurian juga dapat terjadi melalui perubahan cek. Mesin perlindungan cek
dapat mengurangi risiko ancaman ini dengan mencetak jumlah dalam warna yang
berbeda, biasanya kombinasi tinta merah dan biru. Menggunakan tinta khusus yang
mengubah tanda air dapat lebih jauh mengurangi kemungkinan perubahan. Banyak
bank juga menyediakan layanan khusus untuk membantu melindungi perusahaan
terhadap cek palsu. Satu layanan seperti itu, disebut pembayaran positif,
melibatkan pengiriman sebuah daftar harian atas seluruh cek sah kepada bank,
yang kemudian akan menghapus hanya cek yang muncul dalam daftar tersebut.
Terakhir, penting untuk merencanakan dan mengawasi pengeluaran untuk
menghindari masalah arus kas. Sebuah anggaran arus kas adalah cara terbaik untuk
menanggulangi ancaman ini.

17

BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan.
SIA Adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan,
mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan
pengambilan keputusan yang relevan kepada pihak eksternal (pajak, investor,
kreditor) dan pihak internal ( manajemen, karyawan, pemilik)
Siklus ini mencakup kegiatan pembelian dan pembayaran dalam bentuk uang tunai.
Siklus pengeluaran di perlukan untuk setiap Perusahaan karena mempunyai tujuan
sebagai berikut yaitu: 1) Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan
yang dibutuhkan. 2) Menerima barang dalam kondisi baik. 3) Mengamankan
barang hingga dibutuhkan. 4) Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa
dengan benar. 5) Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat. 6)
Mengirimkan uang ke pemasosk yang tepat. 7) Menjamin semua pengeluaran kas
berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan. 8) Mencatat dan
mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.
3.2 Saran
Demikian makalah yang dapat kami susun, mudah-mudahan bisa bermanfaat untuk
pembelajaran kedepannya. Kami harap ada perbaikan lebih terhadap isi dan konten
dari makalah ini.

18

Daftar Pustaka

https://purnamiap.blogspot.com/2017/01/makalahsiklus-pengeluaran-pembelian-
dan.html
http://lautanhidupku.blogspot.com/2013/10/v-behaviorurldefaultvmlo.html
http://anyacallista.blogspot.com/2018/11/bab-13-siklus-pengeluaran-pembelian-
dan.html
http://monicaganda.blogspot.com/2012/04/siklus-pengeluaran-kas.html
buku cetak sistem akuntansi akuntansi
19