APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Makalah
Sistem Informasi Akuntansi dan Manajemen

Dosen Pengampu:
Anissa Hakim Purwantini, S.E., M.Sc.

Disusun Oleh
Kelompok 4
Agus Budiarto 14.0102.0011
Rofik Kurnia Sandi 14.0102.0043
Rizki Novita Nugraheni 14.0102.0049
Rizki Novianti Kurniasari 14.0102.0050
Nurwindy Agustina 14.0102.0051
Ulvie Ariesta Nurfalla 14.0102.0052
Wulan Kurnia 14.0102.0077
Shela Yoanita 14.0102.0079

FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI AKUNTANSI

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MAGELANG
2016
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam menjalani aktivitas hari tidak lepas dengan kegiatan yang berkaitan dengan
perekonomian, seperti layaknya jual beli, bisnis, tagihan, utang piutang, dan sebagainya. Ada
beberapa istilah dalam bidang ekonomi, salah satu yang akan kami bahas adalah masalah
siklus pendapatan. Siklus itu sendiri merupakan suatu rangkaian yang saling terkait, sehingga
siklus pendapatan dapat diartikan sebagai rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan
informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para
pelanggan. Tidak hanya siklus pendapatan terdapat juga siklus pengeluaran. Siklus
pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait
yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan
dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan
perusahaan. Aktivitas-aktivitas dalam siklus pengeluaran adalah cerminan dari aktivitas-
aktivitas dasar yang dijalankan dalam siklus pendapatan.
Seluruh aktivitas pengeluaran yang bergantung pada database terintegrasi yang berisi
informasi mengenai pemasok, persediaan, dan aktivitas pembelian memiliki beberapa
ancaman. Salah satu cara untuk menanggulangi ancaman atas data induk yang tidak akurat
atau tidak valid adalah menggunakan pengendalian integritas pemrosesan data. Sistem
informasi sumber daya manusia adalah sistem yang bertugas untuk mengumpulkan dan
memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi
informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Adanya sistem akuntansi yang
memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi
setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai
laporan keuangan (stakeholder) lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi.
Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran
gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan pengupahan.
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penerimaan Kas
Siklus adalah serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang
terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas
sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.
1. Sistem Informasi Siklus Pendapatan
a. Proses
Para pelanggan AOE dapat menempatkan pesanan secara langsung melalui
internet. Selain itu, tenaga penjualan menggunakan laptop portabel untuk
memasukkan pesanan ketika menghubungi para pelanggan. Departemen penjualan
memasukkan pesanan pelanggan yang diterima melalui, telepon, faks, atau surat. Para
pegawai gudang dan pengiriman memasukkan data mengenai aktivitas mereka segera
setelah aktivitas dijalankan, sehingga memperbarui informasi mengenal status
persediaan secara real team.
b. Ancaman dan Pengendalian
Seluruh aktivitas siklus pendapatan tergantung pada database terintergrasi yang
berisi informasi mengenai pelanggan, persediaan, dan harga. Oleh karena itu,
ancaman umum yang pertama adalah data induk yang tidak akurat atau tidak valid.
Kesalahan dalam data induk pelanggan dapat menyebabkan pengiriman barang ke
lokasi yang salah, atau menjual kepada pelanggan yang melebihi batas kreditnya.
Kesalahan dalam data induk harga dapat menyebabkan ketidakpuasan pelanggan
karena penagihan yang berlebihan atau pendapatan yang hilang karena penagihan
yang berkurang.
Pengendalian menunjukkan bahwa salah satu cara untuk menanggulangi ancaman
pada data induk yang tidak akurat adalah menggunakan berbagai pengendalian
integritas pemrosesan untuk meminimalkan risiko kesalahan input data. Ancaman
umum kedua dalam siklus pendapatan adalah pengungkapan yang tidak sah terhadap
informasi sensitif. Salah satu cara untuk menanggulangi risiko ancaman ini adalah
mengonfigurasi sistem untuk menggunakan pengendalian akses yang kuat untuk
membatasi siapa yang dapat menampilkan informasi tersebut. Dan ancaman ketiga
 dalam siklus pendapatan adalah kekhawatiran akan kehilangan atau kehancuran data
induk. Cara terbaik untuk menanggulangi dari ancaman ini adalah menggunakan
backup dan prosedur pemulihan bencana.

2. Entri Pesanan Penjualan

Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan.
Departeman bagian pesanan penjualan, yang bertanggung jawab pada wakil direktur
utama bagian pemasaran, melakukan proses entri pesanan penjualan. Entri pesanan
penjualan mencakup tiga tahap: mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan
menyetujui kredit pelanggan, serta memeriksa ketersediaan persediaan dan juga
menjawab permintaan pelanggan.
a. Mengambil Pesanan Penjualan
Data pesanan pelanggan dicatat dalam sebuah dokumen pesanan penjualan.
Pesanan penjualan merupakan dokumen yang dibuat selama entri pesanan penjualan
yang mencantumkan nomor barang, kuantitas, harga, dan syarat penjualan.
1) Proses
Organisasi semakin berusaha memanfaatkan TI agar para pelanggan
melakukan lebih banyak entri data sendiri. Salah satu cara melakukannya adalah
membuat para pelanggan melengkapi sebuah formulir dalam situs perusahaan
tersebut. Cara lain bagi pelanggan adalah menggunakan electronic data
interchange (EDI) untuk mengirimkan pesanan secara elektronik dalam format
yang kompatibel dengan sistem pemrosesan pesanan penjualan perusahaan.
Kedua teknik tersebut meningkatkan efisiensi dan memotong biaya dengan
mengeliminasi kebutuhan keterlibatan manusia dalam proses entri pesanan
penjualan. Selain memotong biaya, situs juga menyediakan peluang untuk
meningkatkan penjualan. Salah satu teknik yang digunakan oleh banyak pengecer
adalah menggunakan informasi sejarah penjualan untuk membuat pesan
pemasaran yang disesuaikan dengan pelanggan individu.
2) Ancaman dan Pengendalian
Sebuah ancaman dasar selam entri pesanan penjualan adalah bahwa data
penting mengenai pesanan akan hilang atau tidak akurat. Ini tidak hanya
 menciptakan inefisiensi tetapi juga mungkin secara negatif memengaruhi persepsi
pelanggan sehingga memberikan dampak negatif bagi penjualan di masa depan.
Sistem ERP menggunakan berbagai pengendalian edit entri data untuk
menanggulangi ancaman ini. Sistem ERP selalu menjalankan sebuah pengecekan
validitas atas nama pelanggan dan nomor barang persediaan yang dimasukkan
oleh tenaga penjualan. Sistem ERP seharusnya juga dikonfigurasi untuk
menjalankan uji kewajaran untuk membandingkan kuantitas dipesan dengan
nomor barang dan sejarah penjualan masa lalu.
b. Persetujuan Kredit
Untuk pelanggan yang sudah ada dengan sejarah pembayaran yang baik,
pemeriksaan kredit formal bagi setiap penjualan biasanya tidak diperlukan.
Sebaliknya, manajemen memberikan staf penjualan otorisasi umum untuk menyetujui
pesanan dari para pelanggan dengan kinerja yang baik, berarti mereka tanpa saldo
melewati jatuh tempo, dengan ketentuan bahwa penjualan tersebut tidak
meningkatkan total saldo rekening pelanggan melampaui batas kredit. Batas kredit
(credit limit) adalah saldo rekening kredit maksimum yang diizinkan bagi setiap
pelanggan, berdasarkan sejarah kredit masa lalu dan kemampuan untuk membayar.
Untuk menjadi efektif, persetujuan kredit harus dilakukan sebelum barang
dikeluarkan dari persediaan dan dikirimkan ke pelanggan. Meskipun demikian,
masalah akan terjadi dan beberapa pelanggan akhirnya tidak membayar utangnya.
Sebuah laporan yang berguna untuk melakukan hal ini adalah laporan umur piutang
(account receivable aging report) adalah sebuah laporan yang mencantumkan saldo
rekening pelanggan berdasarkan lamanya waktu yang beredar (outstanding).
c. Mengecek Ketersediaan Persediaan
Selain mengecek kredit seorang pelanggan, tenaga penjualan juga perlu
menentukan apakah persediaan cukup tersedia untuk mengisi pesanan sehingga para
pelanggan dapat megetahui tanggal pengiriman yang diharapkan.
1) Proses
Departemen pengiriman, pengendalian persediaan, dan penagihan
kemudian diberitahu atas penjualan tersebut,dan sebuah tanda terima akan
dikirimkan ke palanggan. Jika tidak ada persediaan ditangan yang cukup untuk
 mengisi pesanan, pemesan kembali (back order) akan dilakukan untuk
mengotorisasi pembelian atau produksi dari barang-barang yang harus dibuat.
Dalam perusahaan manufaktur membuat back order melibatkan departemen
produksi untuk memulai produksi atas barang-barang yang diminta. Sekalipun
ketersediaan persediaan telah ditentukan, sistem kemudian menghasilkan sebuah
kartu pengambilan (picking ticket) yang mencantumkan barang dan kuantitas dari
tiap-tiap barang yang dipesan.
2) Ancaman dan Pengendalian
Catatan persediaan yang akurat sangat penting untuk mencegah kahabisan
stok dan kelebihan persediaan. Kehabisan stok (stockout) akan menyebabkan
kerugian penjualan jika pelanggan tidak bersedia dan membeli dari sumber lain.
Sebalinya, kelebihan persediaan meningkatkan biaya penyimpanan dan bahkan
mungkin akan mensyaratkan penurunan harga yang signifikan yang dapat
mengurangi profitabilitas. Penurunan harga sering dapat mengubah citra sebuah
perusahaan menjadi pengecer diskon sehingga mengondisikan para pelanggan
untuk mengahrapkan potongan harga.
d. Merespon Permintaan Pelanggan
Layanan pelanggan sangat penting bagi perusahaan sehingga banyak
menggunakan paket perangkat lunak khusus, sistem manajemen hubungan pelanggan
(costumer relationship management system-CRM), untuk mendukung proses penting
ini. Sistem CRM membantu oraganisasi menjelaskan informasi para pelanggan untuk
memfasilitasi layanan lebih efisien dan lebih personal. Layanan pelanggan dapat
ditingkatkan lebih lanjut dengan menggunakan data seperti penjualan kumulatif selam
beberapa periode waktu untk mengidentifikasi pelanggan prioritas.
Meskipun demikian, banyak permintaan pelanggan yang bersifat rutin.
Akibatnya, perusahaan dapt dan harus menggunakan TI untuk mengotomatiskan
respon terhadap permintaan umum, seperti pertayaan mengenai saldo rekening dan
status pesanan, sehingga perwakilan pesanan penjualan dan layanan pelanggan dapat
mengosentrasikan waktu dan upayanya untuk mengenai pemintaan yang lebih rumit
dan lebih rinci.
3. Pengiriman
Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah mengisi pesanan pelanggan
dan mengirimkan barang yang diminta.
a. Mengambil dan Mengepak Pesanan
Langkah pertama dalam mengisi sebuah pesanan melibatkan peningkatan barang
yang benar dari persediaan dan mengepaknya untuk pengiriman.
1) Proses
Kartu pengambilan yang dibuat oleh proses entri pesanan penjualan akan
memicu proses pengambilan dan pengepakan. Para pekerja gudang menggunakan
kartu pengambilan untuk mengidentifikasi produk dan kauntitas dari setiap
produk untuk mengeluarkannya dari persediaan. Para pekerja gudang mencatat
kuantitas setiap barang yang benar-benar dipilih, baik dalam kartu pengambilan
sendiri atau dimasukkan kedalam sistem.
AOE, telah membuat investasi signifikan dalam sistem gudang otomatis
yang terdiri atas komputer, pemindai kode batang, sabuk konveyor, dan teknologi
komunikasi. Tujuan dari investasi tersebut adalah mengurangi waktu dan biaya
dari memindahkan persediaan masuk dan keluar gudang, sementara juga
meningkatkan ketepatan dari sistem perpetual. Teknologi nirkabel, meningkatkan
produktivitas gudang dengan mengeliminasi kebutuhan bagi para pekerja untuk
berulang kali kembali ke pusat pengiriman tersentralisasi untuk menerima
perintah tercetak.
2) Ancaman dan Pengendalian
b. Mengirim Pesanan
Setelah dikeluarkan dari gudang, barang dikirimkan ke pelanggan.
1) Proses
Departemen pengiriman seharusnya membandingkan perhitungan fisik
persediaan dengan kuantitas yang diindikasikan dalam kartu pengambilan dan
dengan kuantitas yang diindikasikan pada pesanan penjualan. Setelah petugas
pengiriman menghitung barang yang dikirim dari gudang, nomor barang, dan
kuantitas dimasukkan menggunakan terminal online. Proses ini memperbarui
 kolom kuantitas di tangan dalam file induk persediaan. Proses ini juga
menghasilkan sebuah slip pengepakan dan berbagai salinan dari bill of lading.
Slip pengepakan mencantumkan kuantitas dan deskripsi setiap barang yang
disertakan dalam pengiriman. Bill of lading atau konosemen adalah sebuah
kontrak hukum yang menjelaskan tanggung jawab atas barang dalam transit. Ini
mengidentifikasi kurir, asal tujuan, dan setiap perintah pengiriman khusus, dan
mengindikasi siapa yang harus membayar kurir. Sebuah salinan bill of lading dan
slip pengepakan yang menyertai pengiriman. Jika pelanggan yang membayar
biaya pengiriman, salinan bill of lading ini dapat berfungsi sebagai pengiriman
tagihan untuk mengindikasi bahwa jumlah yang pelanggan harus bayar ke kurir.
Dalam kasus lainnya pengiriman tagihan adalah dokumen yang terpisah.
2) Ancaman dan Pengendalian
Terdapat dua masalah potensial, yaitu pencurian dan kesalahan
pengiriman. Pada bagian sebelumnya kita telah mendiskusikan berbagai
pengendalian untuk mengurangi ancaman pencurian. Rekonsiliasi yang teratur
atas informasi mengenai pengiriman dengan pesanan penjualan (pengendalian-1)
memungkinkan deteksi tepat waktu atas penundaan atau kegagalan untuk
mengirimkan barang kepada pelanggan. Selain itu, sistem RFD (pengendalian-2)
dapat menyediakan informasi secara real-time mengenai status pengiriman
sehingga dapat menyediakan informasi tambahan mengenai kemungkinan
penundaan.
Efektivitas dari pengendalian tergantung pada ketepatan informasi yang
dikumpulkan mengenai kiriman keluar. Untuk mengurangi kesalahan entri data
oleh pegawai pengiriman, kode batang dan label RFID harus digunakan bila
memungkinan (pengendalian-3). Jika data pengiriman harus dimasukkan secara
manual pada sebuah terminal, pengendalian entri data seperti pengecekan field,
pengecekan batas atau jangkauan, dan uji sangat diperlukan (pengendalian-4).
Pengiriman duplikat menghasilkan peningkatan biaya yang terkait dengan
pengiriman dan kemudian memproses retur barang. Untuk menanggulangi
ancaman ini, sistem ERP harus dikonfigurasi untuk memblokir jalur barang
pada pesanan penjualan setelah dokumen pengiriman dicetak (pengendalian-5),
 untuk mencegah penggunaan pesanan penjualan yang sama guna mengotorisasi
pengiriman lain bagi barang yang sama ke pelanggan yang sama.

4. Penagihan
Aktivitas ini melibatkan dua tugas terpisah, namun terkait erat, yaitu:
a. Penagihan Faktur
Penagihan yang akurat dan tepat waktu untuk barang yang dikirim sangat penting.
Aktivitas yang terlibat hanyalah sebuah informasi yang memproses aktivitas yang
mengemas ulang dan meringkas informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas
pengiriman. Aktivitas ini memerlukan informasi dari departemen pengiriman yang
mengindikasi barang dan kuantitas yang dikirim dan informasi mengenai harga dan
setiap persyaratan penjualan khusus dari departemen penjualan.
1) Proses
Dokumen yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan,
yang memberitahu pelanggan mengenai jumlah yng harus dibayar dan ke mana
harus mengirimkan pembayaran. Seperti kebanyakan perusahaan, AOE masih
mencetak faktur kertas yang dikirimkan ke banyak pelanggan yang lebih kecil.
Para pelanggan yang lebih besar, meskipun demikian, menerima faktur melalui
EDI. EDI tidak hanya mengeliminasi biaya cetak dan kirim, tetapi juga tenaga
kerja yang terlibat dalam menjalankan pekerjaan tersebut. Bagi perusahaan yang
menghasilkan ratusan ribu faktur penjualan setiap tahun, menghemat bahkan
hanya beberapa detik per faktur dapat menghasilkan pengurangan biaya yang
signifikan. Faktur EDI dan pembayaran tagihan online juga bermanfaat bagi
pelanggan dengan mengurangi waktu dan biaya, yang harus meningkatkan
kepuasan dan loyalitas.
Sebuah sistem ERP terintegras juga menyediakan peluang untuk
menggabungkan proses penagihan dengan fungsi penjualan dan pemasaran
dengan menggunakan data mengenai sejarah pembelian pelanggan masa lalu
untuk mengirimkan informasi mengenai produk dan jasa terkait. Periklanan yang
disesuaikan seperti itu mungkin menghasilkan penjualan tambahan dengan sedikit
biaya inkremental.
 2) Ancaman dan Pengendalian
Salah satu ancaman yang terkait dengan proses penagihan faktur adalah
kegagalan untuk menagih pelanggan, yang menyebabkan kerugian aset dan data
yang salah mengenai penjualan, persediaan, dan piutang. Pemisahan fungsi
pengiriman dan penagihan (pengendalian-1) mengurangi resiko ini terjadi dengan
sengaja. Untuk mengurangi risiko dari kegagalan yang tidak disengaja untuk
menagih, sistem ERP perlu dikonfigurasi secara teratur untuk membandingkan
pesanan penjualan, kartu pengambilan, dan okumen pengiriman dengan faktur
penjualan untuk menghasilkan laporan pengiriman yang fakturnya belum dibuat
(pengendalian-2). Manajemen perlu meninjau secara teratur laporan tersebut dan
mengambil tindakan korektif.
Ancaman yang lainnya adalah kesalahan penagihan, seperti salah harga
dan penagihan pelanggan untuk barang yang tidak dikirimkan atau dalam dalam
back order, mencerminkan potensi ancaman lainnya. Penagihan yang berlebihan
(overbilling) dapat menyebabkan ketidakpuasan pelanggan dan penagihan yang
kurang (underbilling) menyebabkan kerugian aset. Kesalahan memberikan harga
dapat dihindari dengan memiliki sitem yang memuat data yang tepat dari file
induk harga (pengendalian-1) dan dengan membatasi kemampuan dari pegawai
untuk membuat data tersebut (pengendalian-2). Jika pegawai harus memasukkan
data penagihan secara manual, penggunaan atas pengendalian edit entri data dapat
meminimalkan kesalahan (pengendalian-3). Kesalahan yang melibatkan kuantitas
yang dikirimkan dapat diketahui dengan merekonsiliasi kuantitas yang tercantum
dalam slip pengepakan dengan kuantitas dalam pesanan penjualan (pengendalian-
4).
b. Pemeliharaan Piutang
Fungsi bagian piutang, yang melapor kepada kontrolir, menjalankan dua tugas
utama yaitu menggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk mendebit rekening
pelanggan dan berikutnya mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran diterima.
 1) Proses
Dua cara dasar untuk memelihara piutang adalah metode faktur terbuka
dan saldo maju. Dua metode tersebut berbeda dalam persyaratan pada saat
pelanggan mengirimkan uang pembayaran, bagaimana pembayaran tersebut
diterapkan untuk memperbarui file induk piutang, dan format dari laporan bulanan
yang dikirim ke pelanggan. Dalam metode faktur terbuka, pelanggan biasanya
membayar membayar berdasarkan setiap faktur. Sedangkan pada metode kedua
yaitu metode saldo maju dimana metode pemeliharaan piutangyang mana
pelanggan biasanya membayar berdasarkan jumlah yang ditunjukkan dalam
sebuah laporan bulanan bukan berdasarkan tiap fakturnya.
2) Ancaman dan Pengendalian
Kesalahan dalam memelihara rekening pelanggan dapat mengarah kepada
kerugian penjualan di masa depan dan juga dapat mengindifikasi kemungkinan
pencurian kas. Untuk memastikan bahwa seluruh pengiriman uang diproses,
jumlah rekening pelanggan yang diperbarui harus dibandingkan dengan jumlah
cek yang diterima. Rekonsiliasi ini harus dilakukan oleh seseorang yang tidak
terlibat dalam pemrosesan transaksi. Karena akan lebih mudah melihat kesalahan
orang lain ketimbang kesalahan pribadi dan memberikan sebuah sarana untuk
mengidentifikasi kemungkinan kasus penipuan.

5. Penerimaan Kas
Langkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah penerimaan proses pembayaran
dari para pelanggan.
a. Proses
Oleh karena kas dan cek pelanggan dapat dicuri dengan mudah, penting untuk
mengambil langkah yang tepat untuk mengurangi risiko pencurian. Hal ini berarti
nahwa fungsi piutang yang bertanggung jawab untuk mencatat pengiriman uang
pelanggan, tidak harus memiliki akses fisik terhadap kas atau cek. Oleh karena itu
terdapat solusi berupa daftar pengiriman uang yang merupakan sebuah dokumen yang
mencantumkan nama dan jumlah dari seluruh pembayaran pelanggan yang diterima
dalam surat. Alternatif selanjutnya yakni peti uang yang merupakan alamat pos yang
 pelanggan tuju ketika pelanggan tersebut mengirimkan uangnya. Namun semakin
majunya perkembangan zaman terdapat peti uang elektronik dimana pengaturan
secara elektronik. Lalu terdapat electronic funds transfer yaitu pengiriman melalui
perangkat lunak perbankan yang dilakukan secara online. Selanjutnya terdapat
financial electronic data interchange (FEDI) yang merupakan kombinasi dari EFT
dan EDI yang memungkinkan data pengiriman uang dan instruksi transfer dana untuk
disertakan pada satu paket elektronik.
b. Ancaman dan Pengendalian
Prosedur pengendalian khusus harus dipergunakan karena kas sangat mudah
dicuri. Pemisahan tugas adalah prosedur pengendalian paling efektif untuk
mengurangi risiko atas pencurian. Secara spesifik, pasangan tugas berikut harus
dipisahkan:
a. Menangani kas atau cek dan memposting pengiriman uang ke rekening pelanggan.
Seseorang yang menjalankan kedua tugas ini dapat melakukan jenis khusus dari
penggelapan yang disebut lapping. Hanya data pengiriman uanng yang seharusnya
dapat dikirim ke departemen piutang, dengan pembayaran pelanggan dikirimkan
ke kasir.
b. Menangani kas atau cek dan mengotorisasi memo kredit. Seseorang yang
menjalankan tugas ini dapat menyamarkan pencurian kas dengan membuat sebuah
memo kredit yang sama dengan jumlah yang dicuri.
c. Menangani kas atau cek dan merekonsiliasi laporan bank. Dengan rekonsiliasi
yang dijalankan oleh seseorang yang tidak memiliki akses terhadap kas atau
pengiriman uang pelanggan memberikan sebuah pengecekan independen pada
kasir dan mencegah manupulasi laporan bank untuk menyamarkan pencurian kas.
Secara umum, penanganan uang dan cek dalam organisasi harus diminimalkan.
Metodenya adalah dengan lockbox bank atau penggunaan EFT, FEDI, atau kartu
kredit untuk pembayaran pelanggan, yang secara keseluruhan mengeliminasi akses
pegawai terhadap pembayaran pelanggan.
Prosedur pengendalian terbaik untuk mengurangi risiko atas penurunan kas yang
tidak diantisipasi adalah menggunakan sebuah anggaran arus kas. Sebuah anggaran
arus kas menyajikan estimasi arus kas masuk dan arus kas keluar. Sebuah anggaran
 arus kas dapat memperingatkan sebuah organisasi untuk menunda penurunan kas
jangka pendek sehingga memungkinkan untuk mengamankan pinjaman jangka
pendek pada tingkat yang mungkin terbaik.

B. Siklus Pengeluaran: Pembelian dan Pengeluaran Kas

Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi
terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan
jasa. Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya
perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan
perusahaan untuk berfungsi.
1. Sistem Informasi Siklus Pengeluaran
Aktivitas dalam siklus pengeluaran adalah cerminan dari aktivitas-aktivitas dasar
yang dijalankan dalam siklus pendapatan. Secara spesifik, dengan menerapkan
perkembangan TI untuk merekayasa ulang aktivitas siklus pengeluaran, perusahaan
menciptakan peluang bagi para pemasok untuk merekayasa ulang aktivitas siklus
pendapatannya. Faktanya, perubahan dalam operasi satu perusahaan mungkin
mengharuskan perubahan yang sesuai dalam operasi perusahaan lain dengan siapa ia
berbisnis.
a. Proses
Departemen pengendalian persediaan AOE memiliki tanggung jawab utama untuk
memastikan kuantits yang cukup ats bahan baku dan perlengkapan. Setiap
departemen dapat mengirimkan permintaan untuk membeli barang. Setelah
permintaan disetujui, sistem akan mencari file induk persediaan untuk
mengidentifikasi pemasok yang cocok untuk barang tersebut. Sistem menciptakan
pesanan pembelian yang dikirimkan ke pemasok melalui EDI. Departemen
penerimaan memiliki akses ke file pesanan pembelian terbuka. Bagian hutang
diberitahukan pesanan tsb sehingga dapat merencanakan komitmen keuangan yang
tertunda. Departemen yang menghasilkan permintaan pembelian juga diberitahu
bahwa permintaannya telah disetujui.
 b. Ancaman dan Pengendalian
Ancaman umum yang pertama adalah data induk yang tidak akurat atau tidak
valid. Kesalahan dalam data induk pemasok dapat menyebabkan pemesanan dari
pemasok yang tidak disetujui, pembelian bahan baku yang kualitasnya inferior,
pengiriman yang tidak tepat waktu, penerimaan pembayaran ke alamat yang salah,
dan pembayaran penipuan ke pemasok fiktif. Kesalahan dalam data induk persediaan
dapat menghasilkan penundaan produksi dikarenakan kurangnya bahan baku kunci
yang tidak diantisipasi atau pembelian yang tidak perlu dan kelebihan persediaan.
Ancaman umum kedua dalam siklus pengeluaran adalah pengungkapan yang
tidak diotorisasi atas informasi sensitif, seperti informasi perbankan mengenai
pemasok dan diskon harga khusus yang ditawarkan oleh pemasok yang dipilih. Salah
satu cara untuk menanggulangi risiko atas ancaman ini adalah untuk mengonfigurasi
sistem tersebut untuk menggunakan pengendalian akses kuat untuk membatasi siapa
yang dapat menampilkan informasi.
Ancaman umum ketiga berkaitan dengan kehilangan atau penghancuran data
induk. Cara terbaik untuk menanggulangi risiko ancaman ini adalah menggunakan
back-up dan prosedur pemulihan bencana. Para akuntan perlu untuk memahami
bagaimana aktivitas bisnis dijalankan dalam rangka untuk mendesain laporan lain
yang dapat membantu manajemen mengelola persedaan dengan lebih baik. Barang-
barang yang seingkali dibeli dan digunakan dan yang membuat kontribusi signifikan
terhadap profitabilitas adalah kepentingan yang tinggi dan seharusnya dikelola
sehingga menjaga fit rate yang tinggi, dan sebaliknya.

2. Memesan Bahan Baku, Perlengkapan, dan Jasa

a. Mengidentifikasi Apa, Kapan, dan Berapa Banyak untuk Pembelian
1) Proses
Pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan adalah menjaga stok
yang cukup sehingga produksi dapat berlangsung tanpa gangguan bahkan jika
persediaan yang digunakan lebih besar dari yang diharapkan atau jika pemasok
terlambat dala pengiriman. Biasanya disebut economic order quantity (EOQ).
Formula EOQ digunakan untuk menghitung berapa banyak untuk memesan.
Reorder point (titik pemesanan ulang) menentukan kapan untuk memesan.
Perusahaan biasanya menetapkan reorder point berdasrkan waktu pengiriman dan
tingkat yang diinginkan dari stok pengaman untuk menangani fluktuasi yang tidak
diharapkan dalam permintaan.

Perencana kebutuhan material (materials requirements planning-MRP)

berupaya untuk mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan
meningkatkan akurasi teknik perkiraan untuk menjadwalkan pembelian denga
lebih baik guna memenuhi kebutuhan produksi. Sistem persediaan just-int-time
(JIT) berupaya untuk meminimalkan, tetapi tidak mengeliminasi secara total,
persediaan barang jadi untuk membeli dan memproduksi barang hanya sebagai
respons terhadap penjualan aktual, bukannya yang diperkirakan. Akibatnya,
sistem JIT ditandai dengan pengiriman yang sering atas jumlah kecil bahan baku,
suku cadang, dan perlengkapan secara langsung ke lokasi tertentu yang
memerlukannya saat mereka diperlukan.
Perbedaan antara MRP dan JIT adalah penjadwalan produksi. Sistem MRP
menjadwalkan produksi untuk memenuhi penjualan yang diperkirakan, sehingga
membuat kuantitas optimal pada persediaan barang jadi. Sistem JIT
menjadwalkan produksi sebagai respons terhadap permintaan pelanggan, sehingga
secara virtual mengeliminasi persediaan barang jadi, tetapi perlu menyimpan
 bahan baku dalam jumlah yang cukup dalam rangka untuk menyesuaikan
produksi dengan cepat sebagai respons terhadap permintaan pelanggan. Sistem
MRP lebih efektif digunakan denga produk yang memiliki pola permintaan yang
dapat diprediksi. Sebaliknya, sistem JIT berguna terutama bagi produk yang
relatif memiliki siklus hidup yang pendek dan permintaannya tidak dapat
diprediksi dengan akurat.
Terlepas dari sumbernya, kebutuhan untuk membeli barang atau
perlengkapan sering menghasilkan penciptaan sebuah permintaan pembelian,
yang mengidentifikasi requisitioner (orang yang mengeluarkan pesanan
pembelian); menentukan lokasi pengiriman dan tanggal yang diperlukan;
mengidentifikasi nomor barang, deskripsi, kuantitas, dan harga dari setiap barang
yang diminta; dan mungkin akan menyarankan seorang pemasok.
2) Ancaman dan Pengendalian
Salah satu masalah potensial adalah risiko pengambilan barang yang salah
satu atau dalam kuantitas yang salah (ancaman 10 dalam Tabel 12-1).
Ancaman lainnya melibatkan pencurian persediaan (ancaman 11). Selain
hilangnya aset, pencurian juga dapat membuat catatan persediaan tidak akurat,
yang menyebabkan masalah pelanggan dalam memenuhi pesanan pelanggan.
Tabel 12-1 mencantukan beberapa prosedur pengendalian yang dapat mengurangi
risiko atas pencurian persediaan.Pertama, persediaan harus disimpan dalam
senuah lokasi yang aman dengan akses fisik terbatas (pengendalian 11.1). Kedua,
seluruh transfer persediaan dalam perusahaan harus didokumentasikan
(pengendalian 11.2).
b. Memilih Pemasok
1) Proses
Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan ketika memilih pemasok
diantaranya harga, kualitas bahan baku, dan keandalan dalam pengiriman. Setelah
pemasok telah dipilih bagi sebuah produk, identitas pemasok harus menjadi
bagian dari catatan induk persediaan produk untuk menghindari pengulangan
proses pemilihan pemasok untuk setiap pesanan selanjutnya. Sebuah daftar
 pemasok alternatif potensial bagi setiap barang juga dipelihara, untuk
mengantisipasi bila pemasok utama kehabisan stock barang yang dibutuhkan.
Pesanan pembelian (purchase order) adalah dokumen atau formulir
elektronik yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan
produk tertentu pada harga yang ditentukan. Ini juga sebuah janji untuk
membayar dan menjadi sebuah kontrak setelah pemasok menerimanya. Pesanan
pembelian selimut (blanket purchase order) atau pesanan menyeluruh adalah
sebuah komitmen untuk membeli barang-barang tertentu pada harga yang telah
ditentukan dari pemasok tertentu untuk jangka waktu yang telah ditetapkan,
seringnya satu tahun. Pemicu biaya besar dalam fungsi pembelian adalah jumlah
pesanan pembelian yang diproses. Oleh karena itu, menemukan cara untuk
mengurangi jumlah pesanan yang diproses dan mempersingkat langkah-langkah
yang terlibat dapat menghasilkan penghematan yang signifikan.
Penggunaan EDI, vendor-managed inventory (VMI), pelelangan terbalik,
dan audit pre-ward adalah teknik-teknik untuk mengurangi biaya terkait
pembelian bahan baku dan pesedian barang jadi. EDI mengurangi biaya dengan
mengeliminasi pekerjaan klerikal yang terkait dengan mencetak dan mengirimkan
dokumen kertas. Waktu antara mengenali kebutuhan untuk memesan kembali
sebuah barang dan selanjutnya menerimanya juga dapat dikurangi. Akibatnya,
risiko dari kehabisan stok akan berkurang, yang dapat meningkatkan profitabilitas
secara signifikan. Sebuah program VMI-persediaan vendor yang dikelola scara
esensial mengalihdayakan sebagian besar pengendalian persediaan dan fungsi
pembelian: Para pemasok diberi kses terhdap data penjualan dan persedian dan
diotorisasi secara otomatis untuk mengisi kambali persediaan ketika stok jatuh
pada titik pemesanan ulang yang telah ditentukan.
2) Ancaman dan Pengendalian
Salah satu ancamannya adalah melibatkan pembelian barang pada harga
yang melambung. Biaya komponen yang dibeli menunjukan sebuah porsi
substansial dari total biaya beberapa produk yang diproduksi. Oleh karena itu,
perusahaan-perusahaan berjuang mengankan harga terbaik bagi barang-barang
yang mereka beli. Beberapa prosedur yang dapat membantu memastikan
 perusahaan tidak membayar terlalu tinggi untuk produk tertentu adalah
memperhatikan daftar harga, penawaran yang kompetitif, meninjau pesanan
pembelian, dan anggaran.
Dalam upaya untuk mendapatkan harga yang mungkin terendah, ancaman
lainnya adalah membeli produk berkualitas inferior. Produk di bawah standar
dapat menghasilkan penundaan produksi yang mahal. Terlebih lagi biaya scrap
dan pengerjaan ulang. Untuk mengatasi masalah ini salah satu caranya adalah
menetapkan daftar pemasok yang disetujui dan diketahui menyediakan barang
dengan kualitas yang dapat diterima. Selain itu, sistem informasi akuntansi harus
mengumpulkan data kualitas produk yang detail. Dan terakhir melakukan
pelacakan dan pematauan kualitas produk dengan pemasok.
3. Penerimaan
Departemen penerimaan bertanggung jawab untuk menerima pengriman dari para
pemasok. Ia biasanya melapor ke manajer gudang, yang kemudian melapor ke wakil
direktur manufaktur. Departemen penyimpanan persediaan, yang jug melapor ke manajer
gudang, yang bertanggung jawab untuk penyimpanan barang. Informasi mengenai tanda
terima barang dagangan yang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi pengendalian
persediaan untuk memperbarui catatan persediaan.
a. Proses
Ketika pengiriman tiba, seorang petugas penerimaan membandingkan nomor
pesanan pembelian yang direferensikan pada slip pengepakan pemasok dengan
pesanan pembelian terbuka untuk memverifikasi bahwa barang dipesan. Petugas
penerimaan kemudian menghitung kuantitas atas barang yang dikirimkan. Sebelum
melakukan rute persediaan ke gudang atau pabrik, petugas penerimaan juga harus
memerikas setiap pengiriman sebagai tanda-tanda atas kerusakan yang jelas.
Laporan penerimaan (receiving report) mendokumentasikan detail-detail
mengenai setiap pengiriman, termasuk tanggal diterima, pengirim, pemasok, dan
nomor pesanan pembelian. Untuk setiap barang yang diterima, ia menunjukan nomor
barang, deskripsi, unit ukuran, dan kuanitas (jumlah). Tiga pengecualian yang
mungkin terhadap proses ini adalah (1) menerima kuantitas barang yang berbeda dari
jumlah yang dipesan, (2) menerima barang rusak, atau (3) menerima barang
 berkualitas inferior yang gagal inspeksi). Dalam seluruh tiga kasus tersebut,
departemen pembelian harus mengatasi situasi dengan pemasok.
EDI dan teknologi satelit menyediakan cara lain untuk meningkatakn efisiensi
logistik ke dalam (inbound.) Pemberitahuan pengiriman di awal EDI
menginformasikan perusahaan ketika produk telah dikirimkan. Dengan menggunakan
perusahaan pengiriman yang truknya dilengkapi dengan terminal data yang berurutan
denga satelit, sebuah bisnis dapat melacak lokasi pasti dari seluruh pengiriman yang
datang dan memastikan bahwa staf cukup akan berada disana untuk membongkar
truk.
b. Ancaman dan Pengendalian
Menerima pengiriman barang yang tidak dipesan menghasilakn biaya-biaya
terkait dengan pembongkaran, penyimpanan, dan kemudian pengembalian barang
tersebut. Untuk itu departemen penerimaan harus menerima hanya pengiriman yang
ada dalam pesanan pembelian yang disetujui. Itulah mengapa departemen penerimaan
perlu akses untuk membuka file pesanan pembelian.

4. Menyetujui Faktur Pemasok

a. Proses
Sebuah kewajiban hukum untuk membayar pemasok timbul pada saat batang
diterima. Untuk alasan praktis meski demikian sebagian besar perusahaan mencatat
utang hanya setelah penerimaan dan persetujuan atas faktor pemasok. Paket vocher
merupakan seperangkat dokumen yang digunakan untuk mengotorisasi pembayaran
kepada pemasok. Ini terdiri dari pesan pembelian,laporan pemeriksaan dan faktur
pemasok. Sistem nonvocher yaitu sebuah metode untuk memproses utang yang tiap-
tiap faturnya disetujui untuk di posting ke catatan pemasok individual dalam file
utang dan kemudian disimpan dalam filefaktur terbuka berkaitan dengan sistem
voucher. Sistem voucher yaitu metode untuk memproses utang yang mana voucher
pencairan disiapkan,bukanya memposting fatur secara langsung ke catatan pemasok
dalam buku besar pembantu utang vovher pencairan mengidentifikasi
pemasok,mencantumkan faktur yang beredar dan mengidentifikasikan jumlah bersih
yang dibayarkan setelah dikurangi diskon dan potongan yang berlaku berkaitan
 dengan sistem nonvocher. Vocher pencairan dokumen mengidentifikasi
pemasok,mencantumkan faktur yang berbeda dan mengidentifikasian jumlah bersih
yang dibayarkan setelah dikurangi seriap diskon dan potongan yang berlaku.
b. Ancaman dan Pengendalian
Dalam ancaman pemasok adalah kesalahan dalam faktur pemasok. Seperti
ketidaksesuaian antara harga yang dicantumkan dan harga akrual yang dibebankan
atau salah hitung dari total jatuh tempo. Akibatnya ketepatan matematis dari faktur
pemasok harus diverifikasi dan harga serta kuantitas dicantumkan disana
dibandingkan dengan yang diidentifikasi pada laporan penerimaan.

5. Pengeluaran Kas
a. Proses
Seorang karyawan yang melapor ke bendahara bertanggung jawab untuk
membayar pemasok. Hal ini memisahkan fungsi penyimpanan yang dijalankan
karyawan tersebut. Pemisahan sari fungsi otorisasi dan pencatatan. Pembayaran
dibuat ketika utang mengirimkan paket voucer. Pembayaran terus dibuat dengan cek,
penggunaan EFT dan FEDI semakin meningkat.
b. Ancaman dan Pengendalian
Ancaman yang diterima untuk kegagalan untuk pembayaran tepat waktu
semakin sering terjadi. Terdapat juga ancaman membayar untuk barang yang tidak
diterima. Penggantian pembayaran atas biaya perjalanan dan hiburan pegawai
menjadi perhatian khusus karena menjadi peroalan penipuan yang terjadi. Cara
terbaik untuk mencegah masalah ini dengan mensyaratkan seluruh pegawai untuk
menggunakan kartu kredit perusahaan. Dikarenakan terdapat jejak transaksi yang
dapat membantu menelusuri jejak audit.
 BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) memiliki beberapa sistem bagian (sub-sistem) yang
berupa siklus-siklus akuntansi. Siklus akuntansi menunjukkan prosedur akuntansi mulai dari
sumber data sampai ke proses pencatatan/ pengolahan akuntansinya. Siklus pendapatan
adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus
berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai
pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. Dalam siklus pendapatan (daur penjualan)
yang merupakan prosedur pendapatan dimulai dari bagian penjualan, otorisasi kredit,
pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan sampai dengan penerimaan kas. Empat
aktivitas dasar dalam siklus pendapatan adalah entri pesanan penjualan, pengiriman,
penagihan dan piutang usaha, serta penagihan kas. SIA harus didesain untuk
memaksimalkan efisiensi dimana setiap fungsi ini dilakukan. SIA juga harus memsukkan
prosedur pengendalian internal yang memadai untuk menurunkan ancaman seperti penjualan
yang tidak tertagih, kesalahan dalam penagihan, serta hilangnya atau penyalahgunaan
persediaan dan kas. Sedangkan dalam siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis
dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan
pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Untuk mendukung aktivitas siklus pengeluaran
dapat menciptakan masalah keuangan yang signifikan bagi seluruh perusahaan. Informasi
terkini dan akurat mengenai persediaan, pemasok, dan status pesanan pembelian sangat
penting dalam mengelola siklus pengeluaran secara efektif.
 REFERENSI

Romney and Steinbart. 2014. Accounting Information Systems. 13th ed. Pearson. Salemba Empat