Diterjemahkan dari bahasa Inggris ke bahasa Indonesia - www.onlinedoctranslator.

com

BAB Siklus Pengeluaran:

13
Pembelian Tunai
Pencairan

TUJUAN PEMBELAJARAN
Diskusikan aktivitas bisnis dasar dan operasi pemrosesan informasi terkait dalam siklus
pengeluaran, jelaskan ancaman umum terhadap aktivitas tersebut, dan jelaskan kontrol
yang dapat mengurangi ancaman tersebut.
Jelaskan proses dan keputusan kunci yang terlibat dalampemesanan barang dan jasa, mengidentifikasi
ancaman terhadap aktivitas tersebut, dan menjelaskan kontrol yang dapat mengurangi ancaman
tersebut.
Jelaskan proses dan keputusan kunci yang terlibat dalammenerima barang dan jasa, mengidentifikasi
ancaman terhadap aktivitas tersebut, dan menjelaskan kontrol yang dapat mengurangi ancaman
tersebut.
Jelaskan proses dan keputusan kunci yang terlibat dalammenyetujui faktur pemasok untuk barang dan
jasa, mengidentifikasi ancaman terhadap aktivitas tersebut, dan menjelaskan kontrol yang dapat
mengurangi ancaman tersebut.
Jelaskan proses dan keputusan kunci yang terlibat dalam pembuatanpengeluaran tunai kepada pemasok,
mengidentifikasi ancaman terhadap aktivitas tersebut, dan menjelaskan kontrol yang dapat mengurangi
ancaman tersebut.

KASUS TERINTEGRASI Alpha

Meskipun Omega
sistem Elektronik
perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) baru di Alpha Omega Electronics (AOE)
telah memungkinkan perusahaan untuk memangkas biaya yang terkait dengan pembelian dan
hutang, Linda Spurgeon, presiden AOE, yakin bahwa perbaikan tambahan diperlukan. Dia sangat
prihatin dengan masalah yang baru-baru ini diangkat oleh LeRoy Williams, wakil presiden manufaktur
untuk AOE. LeRoy kesal karena beberapa proses produksi tertunda di pabrik Wichita karena
komponen yang menurut catatan inventaris AOE ada dalam persediaan sebenarnya tidak ada. Ada
juga penundaan di pabrik Dayton karena pemasok tidak mengirimkan komponen tepat waktu atau
mengirimkan produk di bawah standar.
Linda meminta Elizabeth Venko, pengontrol, dan Ann Brandt, wakil presiden sistem informasi
AOE, untuk beberapa rekomendasi tentang bagaimana sistem ERP baru AOE dapat membantu
memecahkan masalah ini. Secara khusus, dia meminta Elizabeth dan Ann untuk mengatasi masalah
berikut:

394
 1. Apa yang harus dilakukan untuk memastikan bahwa catatan inventaris AOE terkini dan akurat untuk

menghindari kekurangan komponen yang tidak terduga seperti yang dialami di pabrik Wichita?
2. Bagaimana masalah di pabrik Dayton dapat dihindari di masa depan? Apa yang dapat dilakukan untuk

memastikan pengiriman komponen berkualitas tepat waktu?

3. Apakah mungkin untuk mengurangi investasi AOE dalam persediaan bahan?

4. Bagaimana sistem informasi dapat memberikan informasi yang lebih baik untuk memandu perencanaan dan

produksi?

5. Bagaimana TI dapat digunakan untuk merekayasa ulang aktivitas siklus pengeluaran lebih lanjut?

Seperti yang terungkap dalam kasus ini, kekurangan dalam sistem informasi yang digunakan untuk

mendukung aktivitas siklus pengeluaran dapat menciptakan masalah keuangan yang signifikan bagi suatu siklus pengeluaran- Serangkaian
aktivitas bisnis yang berulang
organisasi. Informasi terkini dan akurat tentang persediaan, pemasok, dan status pesanan pembelian yang beredar
dan operasi pemrosesan data
sangat penting untuk mengelola siklus pengeluaran secara efektif. Saat Anda membaca bab ini, pikirkan tentang terkait yang terkait dengan
pembelian dan pembayaran
bagaimana memecahkan masalah AOE dengan aktivitas siklus pengeluarannya.
barang dan jasa.

pengantar
Itusiklus pengeluaranadalah serangkaian aktivitas bisnis yang berulang dan operasi
pemrosesan informasi terkait yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan
jasa (Gambar 13-1). Bab ini berfokus pada perolehan bahan baku, barang jadi,

Barang dan GAMBAR 13-1

jasa Faktur Pendapatan

siklus Diagram Konteks dari

Siklus Pengeluaran

Pemasok Inventaris
Kontrol
Pengeluaran
Order pembelian siklus
Pembayaran
Berbagai
departem

Jurnal

umum Produksi
dan siklus

395
3 BAGIAN IIIAPLIKASI SISTEM INFORMASI

persediaan, dan layanan. Bab 14 dan 15 membahas dua jenis pengeluaran khusus lainnya:
perolehan aset tetap dan jasa tenaga kerja, masing-masing.
Dalam siklus pengeluaran, pertukaran informasi eksternal utama adalah dengan pemasok
(vendor). Di dalam organisasi, informasi tentang kebutuhan untuk membeli barang dan bahan
mengalir ke siklus pengeluaran dari siklus pendapatan dan produksi, pengendalian persediaan, dan
berbagai departemen. Setelah barang dan bahan tiba, pemberitahuan penerimaan mereka mengalir
kembali ke sumber-sumber dari siklus pengeluaran. Data pengeluaran juga mengalir rendah dari
siklus pengeluaran ke buku besar dan fungsi pelaporan untuk dimasukkan dalam laporan keuangan
dan berbagai laporan manajemen.
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan
pemeliharaan persediaan, persediaan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk
berfungsi. Untuk mencapai tujuan ini, manajemen harus membuat keputusan kunci berikut:

- Berapa tingkat persediaan dan persediaan yang optimal untuk dibawa?

- Pemasok mana yang memberikan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik?
- Bagaimana organisasi dapat mengkonsolidasikan pembelian di seluruh unit untuk mendapatkan harga yang optimal?

- Bagaimana teknologi informasi (TI) dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi

dan akurasi fungsi logistik masuk?
- Bagaimana organisasi dapat mempertahankan kas yang cukup untuk memanfaatkan diskon yang
ditawarkan pemasok?
- Bagaimana pembayaran ke vendor dikelola untuk memaksimalkan arus kas?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut memandu bagaimana sebuah organisasi melakukan empat aktivitas siklus

pengeluaran dasar yang digambarkan dalam Gambar 13-2:

1. Memesan bahan, persediaan, dan layanan

2.Menerima bahan, persediaan, dan layanan
3.Menyetujui faktur pemasok
4.Pengeluaran tunai
Bab ini menjelaskan bagaimana sistem informasi organisasi mendukung setiap aktivitas tersebut. Kami
mulai dengan menjelaskan desain sistem informasi siklus pengeluaran dan kontrol dasar yang diperlukan
untuk memastikan bahwa sistem itu menyediakan informasi yang andal bagi manajemen untuk menilai
efisiensi dan efektivitas operasional. Kami kemudian membahas secara rinci masing-masing dari empat
kegiatan siklus pengeluaran dasar. Untuk setiap aktivitas, kami menjelaskan bagaimana informasi yang
dibutuhkan untuk melakukan dan mengelola aktivitas tersebut dikumpulkan, diproses, dan disimpan. Kami
juga menjelaskan kontrol yang diperlukan untuk memastikan tidak hanya keandalan informasi itu tetapi juga
pengamanan sumber daya organisasi.

Sistem Informasi Siklus Pengeluaran

Seperti yang ditunjukkan Tabel 13-1, aktivitas dalam siklus pengeluaran adalah bayangan cermin dari
aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus pendapatan. Keterkaitan erat antara aktivitas siklus pengeluaran
pembeli dan aktivitas siklus pendapatan penjual ini memiliki implikasi penting bagi desain sistem informasi
akuntansi kedua belah pihak. Secara khusus, dengan menerapkan pengembangan TI baru untuk merekayasa
ulang aktivitas siklus pengeluaran, perusahaan menciptakan peluang bagi pemasok untuk merekayasa ulang
aktivitas siklus pendapatan mereka. Sebaliknya, menggunakan TI untuk mendesain ulang siklus pendapatan
perusahaan dapat menciptakan peluang bagi pelanggan untuk memodifikasi siklus pengeluaran mereka
sendiri. Bahkan, perubahan dalam operasi satu perusahaan mungkinmemerlukanperubahan yang sesuai
dalam operasi perusahaan lain yang melakukan bisnis dengannya. Misalnya, produsen mobil besar dan
banyak pengecer besar, seperti Walmart, mengharuskan pemasok mereka untuk mengirimkan faktur melalui
pertukaran data elektronik (EDI), atau mereka tidak akan berbisnis dengan mereka. Akibatnya, pemasok
tersebut harus memodifikasi sistem informasi akuntansi mereka untuk memasukkan penggunaan EDI.

PROSES
Seperti kebanyakan organisasi besar, AOE menggunakan sistem ERP. Gambar 13-3 menunjukkan
porsi sistem ERP yang mendukung aktivitas bisnis siklus pengeluaran AOE.
 BAB 13SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN UNTUK PENGELUARAN 3

Produksi Berbagai Inventaris GAMBAR 13-2

siklus departemen Kontrol
Diagram Aliran
Data Level 0 untuk
Siklus Pengeluaran

Purchase
Copy of
Purcha
se
1.0
Memerintah

Pendapatan
Pembelian Pemasok
InventarisPemasok siklus
Pesanan

2.0
menerima

menerima
Laporan

Inventaris
Toko
(Gudang)

menerima
Laporan

3.0
Menyetujui
pemasok
Faktur
Akun Umum Voucher
buku besar Kemasan
Hutang

4.0
Uang tunai

Pencairan

Meskipun Gambar 13-3 menunjukkan bahwa departemen pengendalian persediaan AOE memiliki
tanggung jawab utama untuk memastikan jumlah bahan dan persediaan yang memadai, departemen mana
pun dapat mengajukan permintaan untuk membeli barang. Setelah permintaan pembelian disetujui, sistem
mencari file induk inventaris untuk mengidentifikasi pemasok pilihan untuk barang tersebut. Sistem
kemudian membuat pesanan pembelian yang dikirim ke pemasok melalui EDI. (Jika perlu, salinan kertas
dicetak dan dikirimkan.) Departemen penerima memiliki akses ke file pesanan pembelian terbuka sehingga
dapat merencanakan dan memverifikasi validitas pengiriman. Hutang usaha diberitahukan tentang pesanan
sehingga dapat merencanakan komitmen keuangan yang tertunda. Departemen yang membuat permintaan
pembelian juga diberitahu bahwa permintaannya telah disetujui.
3 BAGIAN IIIAPLIKASI SISTEM INFORMASI

TABEL 13-1Perbandingan Aktivitas Siklus Pendapatan dan Pengeluaran

KEGIATAN SIKLUS PENDAPATAN KEGIATAN SIKLUS PENGELUARAN

Entri pesanan penjualan—memproses pesanan dari
pelanggan
Pengiriman—mengirimkan barang dagangan atau layanan ke
pelanggan (logistik keluar)
Penagihan—mengirim faktur ke pelanggan
Penagihan tunai—proses pembayaran dari pelanggan
Pemesanan bahan, perbekalan, dan
layanan—mengirim pesanan ke pemasok Menerima—menerima barang daganga
dari pemasok (logistik masuk)
Memproses faktur—tinjau dan setujui faktur dari pemasok
Pengeluaran tunai—memproses pembayaran ke
pemasok

Pemasok utama mengirimkan pemberitahuan elektronik tentang pengiriman yang akan datang, yang
memungkinkan AOE untuk merencanakan memiliki staf yang memadai untuk memproses pengiriman yang masuk di
gudangnya. Ketika kiriman tiba, pekerja dok penerima menggunakan sistem pemrosesan pertanyaan untuk
memverifikasi bahwa pesanan diharapkan dari pemasok itu. Sebagian besar pemasok kode batang atau RFID
(identifikasi frekuensi radio) menandai produk mereka untuk memudahkan penghitungan barang. Pekerja dok
penerima memeriksa barang dan menggunakan terminal online untuk memasukkan informasi tentang jumlah dan
kondisi barang yang diterima. Sistem memeriksa data tersebut terhadap pesanan pembelian terbuka, dan setiap
perbedaan segera ditampilkan di layar sehingga dapat diselesaikan. Waktu pengiriman yang tepat juga dicatat untuk
membantu mengevaluasi kinerja pemasok.
Setelah pengiriman barang ke gudang, petugas inventaris memverifikasi jumlah barang dan
memasukkan data tersebut ke dalam sistem. Untuk pemasok yang tidak mengirimkan faktur, sistem secara
otomatis menjadwalkan pembayaran sesuai dengan ketentuan yang disepakati saat pemesanan dilakukan.
Petugas bagian utang usaha memasukkan informasi dari pemasok yang mengirimkan EDI, dan terkadang
kertas, faktur. Sistem kemudian membandingkan faktur pemasok dengan informasi

GAMBAR 13-3 Inventaris Kontrol

Gudang
Tinjauan Desain Sistem Pembelian Pesanan
Inventaris
ERP untuk Mendukung Pemasok Pembelian
tanda terima
permintaan
Siklus Pengeluaran Membuka

Pembelian Pesanan
Pembelian Pesanan
pembelian
pembelian Program menerima
menerima
Pembelian Program
Masuk Menerima
Pesanan masuk
Data

Akuntansi
Basis Data Terintegrasi: Pemasok, Inventaris,
Akun Hutang Program Uang tunai
Order pembelian, Menerima Laporan
Pencairan
Menyetujui
Lakukan Pembayaran
Program
Faktur Pemasok

Perbendaharaan

Faktur
Faktur cek FEDI
Bank
Pertanyaan

dan
Pemasok Laporan

Pemasok

Pembelian pemasok
Inventaris Status Memesan
Akun
Status
Status

Berbagai Departemen
dan Manajer
 BAB 13SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN UNTUK PENGELUARAN 3

terkandung dalam pesanan pembelian dan laporan penerimaan untuk memastikan akurasi dan validitas.
Untuk pembelian persediaan atau layanan yang biasanya tidak melibatkan pesanan pembelian dan laporan
penerimaan, faktur dikirim ke penyelia yang sesuai untuk disetujui. Faktur pemasok itu sendiri juga diperiksa
keakuratan matematisnya. Sistem secara otomatis menjadwalkan faktur untuk pembayaran pada tanggal
jatuh tempo.
AOE, seperti kebanyakan perusahaan, menggunakan pemrosesan batch untuk membayar pemasoknya. Setiap hari, bendahara

menggunakan sistem pemrosesan pertanyaan untuk meninjau faktur yang jatuh tempo dan menyetujuinya untuk pembayaran. AOE melakukan

pembayaran ke beberapa pemasoknya yang lebih besar menggunakan pertukaran data elektronik keuangan (FEDI) tetapi masih mencetak cek

kertas untuk banyak pemasoknya yang lebih kecil. Ketika pembayaran transfer dana elektronik (EFT) diotorisasi atau cek dicetak, sistem memperbarui

file hutang, faktur terbuka, dan buku besar umum. Untuk setiap pemasok, total semua voucher dijumlahkan, dan jumlah tersebut dikurangkan dari

bidang saldo dalam catatan file induk pemasok tersebut. Pesanan pembelian dan laporan penerimaan yang relevan ditandai untuk menandai bahwa

transaksi tersebut telah dibayar. Faktur yang dibayar kemudian dihapus dari file faktur terbuka. Sebuah saran pengiriman uang disiapkan untuk

setiap pemasok, yang mencantumkan setiap faktur yang dibayar dan jumlah diskon atau tunjangan yang diambil. Untuk pembayaran yang dilakukan

dengan EFT, data pengiriman uang menyertai pembayaran EFT sebagai bagian dari paket FEDI. Untuk pembayaran yang dilakukan dengan cek,

saran pengiriman uang yang dicetak menyertai cek yang ditandatangani. Setelah semua transaksi pengeluaran diproses, sistem membuat jurnal

ringkasan, mendebet hutang dan mengkredit kas, dan memposting entri ke buku besar. Untuk pembayaran yang dilakukan dengan cek, saran

pengiriman uang yang dicetak menyertai cek yang ditandatangani. Setelah semua transaksi pengeluaran diproses, sistem membuat jurnal ringkasan,

mendebet hutang dan mengkredit kas, dan memposting entri ke buku besar. Untuk pembayaran yang dilakukan dengan cek, saran pengiriman uang

yang dicetak menyertai cek yang ditandatangani. Setelah semua transaksi pengeluaran diproses, sistem

membuat jurnal ringkasan, mendebet hutang dan mengkredit kas, dan memposting entri ke buku besar.

Kasir meninjau cek terhadap dokumen pendukung dan kemudian menandatanganinya. Cek di
atas jumlah tertentu juga memerlukan tanda tangan kedua oleh bendahara atau manajer lain yang
berwenang. Kasir kemudian mengirimkan cek yang telah ditandatangani dan saran pengiriman uang
kepada pemasok. Transaksi EFT juga dilakukan oleh kasir dan direview oleh bendahara.
Akses mudah ke informasi terkini dan akurat memungkinkan manajer memantau kinerja dengan
cermat. Namun, kualitas keputusan tergantung pada keakuratan informasi dalam database. Kami
sekarang membahas ancaman umum yang terkait dengan aktivitas siklus pengeluaran dan
menjelaskan kontrol yang dapat menguranginya.

ANCAMAN DAN KONTROL

Gambar 13-3 menunjukkan bahwa semua aktivitas siklus pengeluaran bergantung pada database terintegrasi yang
berisi informasi tentang pemasok, inventaris, dan aktivitas pembelian. Oleh karena itu, ancaman umum pertama
yang tercantum dalam Tabel 13-2 adalah data master yang tidak akurat atau tidak valid. Kesalahan dalam data induk
pemasok dapat mengakibatkan pemesanan dari pemasok yang tidak disetujui, pembelian bahan dengan kualitas
rendah, pengiriman yang tidak tepat waktu, pengiriman pembayaran ke alamat yang salah, dan pembayaran palsu
kepada pemasok fiktif. Kesalahan dalam data induk persediaan dapat mengakibatkan keterlambatan produksi
karena kekurangan bahan utama yang tidak terduga atau pembelian yang tidak perlu dan kelebihan persediaan.
Kesalahan dalam data master pembelian dapat mengakibatkan pembelian yang tidak sah dan kegagalan untuk
memanfaatkan diskon yang dinegosiasikan.
Tabel 13-2 menunjukkan bahwa salah satu cara untuk mengurangi ancaman data master yang tidak
akurat atau tidak valid adalah dengan menggunakan kontrol integritas pemrosesan data (kontrol 1.1) yang
dijelaskan dalam Bab 10. Penting juga untuk membatasi akses ke data master siklus pengeluaran dan
mengkonfigurasi sistem sehingga hanya karyawan yang berwenang yang dapat melakukan perubahan pada
data master (kontrol 1.2). Ini memerlukan perubahan konfigurasi default peran karyawan dalam sistem ERP
untuk memisahkan tugas yang tidak kompatibel dengan tepat. Misalnya, pertimbangkan situasi di mana
petugas bagian hutang memasukkan nama pemasok yang saat ini tidak ada dalam daftar pemasok yang
disetujui. Konfigurasi default dari banyak sistem ERP akan menghasilkan pertanyaan cepat apakah petugas
ingin membuat catatan pemasok baru. Ini melanggar pemisahan tugas yang tepat dengan mengizinkan
orang yang bertanggung jawab untuk mencatat pembayaran kepada pemasok untuk juga mengizinkan
pembuatan akun baru. Demikian pula, konfigurasi default dari banyak sistem ERP memungkinkan staf
hutang tidak hanya untuk membaca harga berbagai produk dan saldo saat ini yang terutang kepada
pemasok tetapi juga untuk mengubah nilai item data tersebut. Contoh-contoh ini hanyalah beberapa dari
banyak pengaturan konfigurasi yang perlu ditinjau untuk memastikan pemisahan tugas yang tepat. Namun,
karena pengendalian preventif tersebut tidak akan pernah bisa 100% efektif, Tabel 13-2 juga menunjukkan
bahwa pengendalian detektif yang penting adalah secara teratur menghasilkan laporan semua perubahan
pada data induk dan meninjaunya untuk memverifikasi bahwa basis data tetap akurat (pengendalian 1.3) .
4 BAGIAN IIIAPLIKASI SISTEM INFORMASI

TABEL 13-2 Ancaman dan Kontrol dalam Siklus Pengeluaran

AKTIVITAS ANCAMAN KONTROL (NOMOR PERTAMA MERUJUK PADA ANCAMAN YANG SESUAI)
Masalah umum 1. Data master tidak akurat 1.1 Kontrol integritas pemrosesan data
selama atau tidak valid 1.2 Pembatasan akses ke data master
seluruh pengeluaran-
2. Tidak sah 1.3 Tinjauan semua perubahan pada data master
siklus penguraian
pengungkapan 2.1 Kontrol akses
informasi sensitif 2.2 Enkripsi
3. Hilang atau 3.1 Prosedur pencadangan dan pemulihan bencana
rusaknya data 4.1 Laporan manajerial
4. Performa buruk
Memerintah 5. Kehabisan Stok dan 5.1 Sistem inventaris abadi
kelebihan persediaan 5.2 Pengkodean batang atau tag RFID
6. Membeli barang 5.3 Perhitungan fisik persediaan secara berkala
tidak dibutuhkan 6.1 Sistem persediaan abadi
7. Pembelian di 6.2 Peninjauan dan persetujuan permintaan pembelian
harga melambung
6.3 Fungsi pembelian terpusat
8. Membeli barang dengan 7.1 Daftar harga
kualitas rendah 7.2 Penawaran kompetitif
9. Pemasok yang tidak dapat diandalkan 7.3 Tinjauan pesanan pembelian
10.Membeli dari 7.4 Anggaran
tidak sah 8.1 Membeli hanya dari pemasok yang disetujui
pemasok 8.2 Review dan persetujuan pembelian dari pemasok baru
11.Kickback 8.3 Pelacakan dan pemantauan kualitas produk oleh pemasok
8.4 Memegang manajer pembelian yang bertanggung jawab atas biaya pengerjaan ulang dan skrap

9.1 Mewajibkan pemasok untuk memiliki sertifikasi mutu (misalnya, ISO 9000)
9.2 Mengumpulkan dan memantau data kinerja pengiriman pemasok
10.1Mempertahankan daftar pemasok yang disetujui dan mengkonfigurasi sistem untuk
mengizinkan pesanan pembelian hanya untuk pemasok yang disetujui
10.2Review dan persetujuan pembelian dari pemasok baru
10.3Kontrol khusus EDI (akses, tinjauan pesanan, enkripsi, kebijakan)
11.1Melarang penerimaan hadiah dari pemasok
11.2Rotasi pekerjaan dan cuti wajib
11.3Mewajibkan agen pembelian untuk mengungkapkan kepentingan keuangan dan pribadi dalam
pemasok

11.4Audit pemasok
menerima 12. Menerima 12.1 Memerlukan adanya pesanan pembelian yang disetujui sebelum menerima pengiriman
barang tidak dipesan apa pun
13. Kesalahan dalam menghitung 13.1Jangan menginformasikan kepada karyawan penerima tentang jumlah yang dipesan
14. Tidak memverifikasi 13.2Mewajibkan karyawan penerima untuk menandatangani laporan penerimaan
penerimaan layanan
13.3Insentif
15. Pencurian inventaris 13.4Penggunaan kode batang dan tag RFID
13.5Konfigurasi sistem ERP untuk menandai perbedaan antara jumlah yang diterima dan
dipesan yang melebihi ambang batas toleransi untuk penyelidikan
14.1Kontrol anggaran
14.2Audit
15.1Pembatasan akses fisik ke inventaris
15.2Dokumentasi semua transfer inventaris antara karyawan penerima dan
karyawan inventaris
15.3Perhitungan fisik persediaan secara periodik dan rekonsiliasi dengan kuantitas yang
tercatat
15.4Pemisahan tugas: penyimpanan inventaris versus penerimaan
Menyetujui sup- 16. Kesalahan dalam faktur 16.1Verifikasi keakuratan faktur
faktur tang pemasok 16.2Memerlukan tanda terima terperinci untuk pembelian kartu pengadaan
17.Kesalahan dalam 16.3ERS
memposting ke hutang 16.4Pembatasan akses ke data master pemasok
16.5Verifikasi tagihan pengiriman dan penggunaan saluran pengiriman yang disetujui
17.1Kontrol edit entri data
17.2Rekonsiliasi catatan utang usaha terperinci dengan akun pengendali
buku besar umum
 BAB 13SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN UNTUK PENGELUARAN 4

TABEL 13-2 Lanjutan

AKTIVITAS ANCAMAN KONTROL (NOMOR PERTAMA MERUJUK PADA ANCAMAN YANG SESUAI)
Uang tunai 18.Gagal 18.1Pengajuan faktur pada tanggal jatuh tempo untuk diskon
pengeluaran memanfaatkan 18.2Anggaran arus kas
diskon untuk 19.1Mewajibkan semua faktur pemasok dicocokkan dengan dokumen
pembayaran cepat pendukung yang diakui oleh penerimaan dan pengendalian persediaan
19. Membayar untuk barang yang tidak 19.2Anggaran (untuk layanan)
diterima 19.3Memerlukan tanda terima untuk biaya perjalanan
20. Pembayaran duplikat 19.4Penggunaan kartu kredit perusahaan untuk biaya perjalanan
21. Pencurian uang tunai 20.1Membutuhkan paket voucher lengkap untuk semua pembayaran
22. Periksa perubahan 20.2Kebijakan untuk membayar hanya dari salinan asli faktur pemasok
23.Masalah arus kas 20.3Membatalkan semua dokumen pendukung saat pembayaran dilakukan
21.1Keamanan fisik cek kosong dan mesin penandatangan cek
21.2Akuntansi berkala dari semua cek yang diberi nomor urut oleh kasir
21.3Kontrol akses ke terminal EFT
21.4Penggunaan komputer dan browser khusus untuk perbankan online
21,5 Blok ACH pada akun yang tidak digunakan untuk pembayaran
21.6Pemisahan fungsi penulisan cek dari hutang usaha
21.7Memerlukan tanda tangan ganda pada cek lebih besar dari jumlah tertentu
21.8Rekonsiliasi rutin rekening bank dengan jumlah tercatat oleh
seseorang yang independen dari prosedur pengeluaran kas
21.9Pembatasan akses ke file induk pemasok
21.10 Membatasi jumlah karyawan dengan kemampuan untuk membuat
pemasok satu kali dan memproses faktur dari pemasok satu kali
21.11 Menjalankan kas kecil sebagai dana imprest
21.12 Audit kejutan dana kas kecil
22.1Mesin proteksi cek
22.2Penggunaan tinta dan kertas khusus
22.3Pengaturan “Pembayaran Positif” dengan bank
23.1Anggaran arus kas

Ancaman umum kedua dalam siklus pengeluaran adalah pengungkapan informasi sensitif yang tidak
sah, seperti informasi perbankan tentang pemasok dan diskon harga khusus yang ditawarkan oleh pemasok
pilihan. Tabel 13-2 menunjukkan bahwa salah satu cara untuk mengurangi risiko ancaman ini adalah dengan
mengkonfigurasi sistem untuk menggunakan kontrol akses yang kuat yang membatasi siapa yang dapat
melihat informasi tersebut (kontrol 2.1). Penting juga untuk mengonfigurasi sistem untuk membatasi
kemampuan karyawan dalam menggunakan kemampuan kueri bawaan sistem ke tabel dan bidang tertentu.
Selain itu, data sensitif harus dienkripsi (kontrol 2.2) dalam penyimpanan untuk mencegah karyawan TI yang
tidak memiliki akses ke sistem ERP menggunakan utilitas sistem operasi untuk melihat informasi sensitif.
Informasi yang dipertukarkan dengan pemasok melalui Internet juga harus dienkripsi selama transmisi.

Seperti yang ditunjukkan Tabel 13-2, ancaman umum ketiga dalam siklus pengeluaran menyangkut
hilangnya atau rusaknya data induk. Cara terbaik untuk mengurangi risiko ancaman ini adalah dengan
menggunakan prosedur pencadangan dan pemulihan bencana (kontrol 3.1) yang telah dibahas di Bab 10.
Praktik terbaik adalah menerapkan sistem ERP sebagai tiga contoh terpisah. Satu contoh, disebut sebagai
produksi, digunakan untuk memproses aktivitas sehari-hari. Yang kedua digunakan untuk pengujian dan
pengembangan. Instans ketiga harus dipertahankan sebagai cadangan online ke sistem produksi untuk
menyediakan pemulihan yang hampir real-time.
Kemampuan pelaporan ekstensif sistem ERP (kontrol 4.1) dapat digunakan untuk memantau ancaman
kinerja yang buruk. Karena inventaris mewakili investasi modal kerja yang cukup besar, laporan yang
membantu mengelola inventaris sangat berharga. Ukuran kunci untuk mengevaluasi manajemen persediaan
adalah perputaran persediaan, yang merupakan rasio harga pokok penjualan dibagi dengan persediaan
yang ada. Perhatikan contoh berikut: penjualan tahunan adalah $500 juta, dan harga pokok penjualan
tahunan total $360 juta. Rasio perputaran persediaan 1 berarti bahwa perusahaan secara efektif membawa
persediaan persediaan setahun, mengikat $360 juta. meningkatkan
 4 BAGIAN IIIAPLIKASI SISTEM INFORMASI

rasio perputaran persediaan menjadi 3 akan mengurangi investasi yang tidak menguntungkan itu menjadi $120 juta, dengan
demikian membebaskan $240 juta yang dapat digunakan untuk tujuan lain.

Akuntan perlu memahami bagaimana aktivitas bisnis dilakukan untuk merancang laporan lain yang dapat
membantu manajemen mengelola inventaris dengan lebih baik. Misalnya, berguna untuk memantau persentase
permintaan yang diisi dari persediaan yang ada. Untuk item kritis, ini harus mendekati 100% untuk menghindari
kehabisan stok dan keterlambatan dalam memenuhi pesanan pelanggan. Namun, untuk sebagian besar item, rasio
pengisian yang tinggi tidak diinginkan karena memerlukan terlalu banyak persediaan. Laporan lain dapat membantu
manajemen mengidentifikasi kepentingan relatif dari berbagai item inventaris. Misalnya, mungkin berguna untuk
mengklasifikasikan item menurut beberapa dimensi, seperti frekuensi pembelian, frekuensi penggunaan atau
penjualan kembali, dan kontribusi terhadap profitabilitas. Barang-barang yang sering dibeli dan digunakan dan yang
memberikan kontribusi signifikan terhadap profitabilitas sangat penting dan harus dikelola untuk mempertahankan
tingkat pengisian yang tinggi. Sebaliknya, manajemen mungkin ingin mempertimbangkan untuk mengeliminasi
barang-barang yang jarang dibeli, jarang digunakan, dan yang tidak banyak berkontribusi terhadap profitabilitas.
Seperti yang akan kita lihat di bagian berikut, akuntan dapat membantu manajer dengan merancang berbagai
laporan terperinci dan metrik yang relevan untuk mengevaluasi setiap aktivitas bisnis dalam siklus pengeluaran.

Memesan Bahan, Perlengkapan, dan Layanan

Aktivitas bisnis utama pertama dalam siklus pengeluaran (lingkaran 1.0 pada Gambar 13-2) adalah memesan inventaris,
perlengkapan, atau layanan. Gambar 13-4 menunjukkan bahwa ini melibatkan terlebih dahulu mengidentifikasi apa, kapan,
dan berapa banyak yang akan dibeli, dan kemudian memilih dari pemasok mana yang akan dibeli.

MENGIDENTIFIKASI APA, KAPAN, DAN BERAPA BANYAK YANG HARUS DIBELI

Seperti yang ditunjukkan oleh kasus pendahuluan, catatan inventaris yang tidak akurat dapat menciptakan masalah
yang signifikan bagi organisasi. Oleh karena itu, akuntan dan profesional sistem perlu memahami praktik terbaik
untuk mengelola inventaris.

PROSESPendekatan tradisional untuk mengelola persediaan adalah mempertahankan persediaan yang cukup
sehingga produksi dapat berlanjut tanpa gangguan bahkan jika penggunaan persediaan lebih besar dari

GAMBAR 13-4
Diagram Alir Data Siklus Pendapatan

Level 1: Pemesanan
1.1
Bahan, Perlengkapan, dan Pembelian
Pengeluaran siklus Daftar permintaan Tentukan Apa
Layanan (diberi keterangan pada untuk Memesan

termasuk ancaman)

Inventaris 56
Kontrol & Berbagai
Inventaris
departemen
Pembelian
Daftar permintaan

Salinan dari
Pembelian
1.2
menerima Memesan Pilih Pemasok
Departemen Pemasok
7 8 9
1011

Pembelian Pembelian
Memesan Pesanan

Pemasok
 BAB 13SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN UNTUK PENGELUARAN 4

diharapkan atau jika pemasok terlambat dalam melakukan pengiriman. Pendekatan tradisional ini sering disebutkuantitas
pesanan ekonomi (EOQ)pendekatan ini karena didasarkan pada perhitungan ukuran pesanan yang optimal untuk
kuantitas pesanan ekonomi (EOQ)- Ukuran
meminimalkan jumlah biaya pemesanan, pengangkutan, dan kehabisan persediaan.Biaya pemesananmencakup semua pesanan yang optimal untuk

biaya yang terkait dengan pemrosesan transaksi pembelian.Membawa biayaadalah mereka yang terkait dengan meminimalkan jumlah biaya pemesanan,
pengangkutan, dan kehabisan persediaan.
memegang persediaan.Biaya kehabisan stokadalah mereka yang dihasilkan dari kekurangan persediaan, seperti
kehilangan penjualan atau penundaan produksi.
Penerapan sebenarnya dari pendekatan EOQ bervariasi tergantung pada jenis item. Untuk item berbiaya tinggi atau
penggunaan tinggi, seperti penggunaan chip komputer dan tampilan AOE, ketiga jenis biaya disertakan dalam rumus. Untuk
barang berbiaya rendah atau penggunaan rendah, seperti sekrup dan pegas yang digunakan AOE untuk merakit produknya,
biaya pemesanan dan penyimpanan biasanya diabaikan, dan satu-satunya tujuan adalah mempertahankan tingkat
persediaan yang memadai. Rumus EOQ digunakan untuk menghitungberapa harganyauntuk memesan. Itutitik
pemesanan ulangmenentukanKapanuntuk memesan. Perusahaan biasanya menetapkan titik pemesanan ulang
titik pemesanan ulang- Menentukan
berdasarkan waktu pengiriman dan tingkat persediaan pengaman yang diinginkan untuk menangani fluktuasi permintaan tingkat di mana saldo persediaan suatu
yang tidak terduga. barang harus turun sebelum pesanan
untuk mengisi kembali persediaan
Pendekatan EOQ tradisional untuk pengendalian persediaan sering kali menghasilkan persediaan dimulai.
dalam jumlah yang signifikan. Uang yang diinvestasikan dalam membawa persediaan tidak menghasilkan
apa-apa. Akibatnya, dalam beberapa tahun terakhir banyak perusahaan manufaktur besar AS, termasuk
Xerox, Ford, Motorola, NCR, Intel, McDonnell Douglas, dan Delco Electronics, telah meminimalkan atau
bahkan menghilangkan jumlah persediaan yang ada dengan mengadopsi perencanaan kebutuhan bahan
atau justin-time. sistem manajemen persediaan.
perencanaan kebutuhan bahan (MRP)-
Perencanaan kebutuhan material (MRP)berusaha untuk mengurangi tingkat persediaan yang diperlukan Pendekatan manajemen persediaan
dengan meningkatkan akurasi teknik peramalan untuk menjadwalkan pembelian yang lebih baik untuk memenuhi yang berupaya mengurangi tingkat
persediaan yang dibutuhkan dengan
kebutuhan produksi. Misalnya, departemen perencanaan produksi perusahaan yang menggunakan MRP akan
meningkatkan akurasi teknik peramalan
menggunakan prakiraan penjualan untuk menyiapkan jadwal terperinci yang menentukan jumlah setiap produk jadi untuk menjadwalkan pembelian dengan

yang akan diproduksi dalam periode waktu tertentu, seperti tiga bulan ke depan. Jadwal ini dan spesifikasi teknik lebih baik guna memenuhi kebutuhan
produksi.
untuk setiap produk mengidentifikasi jumlah bahan mentah, suku cadang, dan persediaan yang dibutuhkan dalam
produksi dan titik waktu kapan mereka akan dibutuhkan. Dengan demikian, sistem MRP mengurangi ketidakpastian
tentang kapan bahan baku dibutuhkan dan oleh karena itu memungkinkan perusahaan untuk membawa lebih
sedikit persediaan.
sistem persediaan just-in-time (JIT)- Sebuah
SEBUAHsistem persediaan just-in-time (JIT)upaya untuk meminimalkan, jika tidak sepenuhnya sistem yang meminimalkan atau hampir

menghilangkan, persediaan barang jadi dengan membeli dan memproduksi barang hanya sebagai tanggapan atas menghilangkan persediaan dengan
membeli dan memproduksi barang hanya
penjualan aktual, bukan perkiraan. Akibatnya, sistem JIT dicirikan oleh seringnya pengiriman sejumlah kecil bahan,
sebagai tanggapan atas penjualan aktual,
suku cadang, dan persediaan langsung ke lokasi tertentu yang membutuhkannya saat dibutuhkan, daripada bukan perkiraan.

pengiriman massal yang jarang ke fasilitas penerimaan dan penyimpanan pusat. Oleh karena itu, sebuah pabrik
yang menggunakan sistem JIT akan memiliki beberapa dok penerima, masing-masing ditugaskan untuk menerima
pengiriman barang yang dibutuhkan di pusat kerja terdekat.
Perbedaan utama antara sistem MRP dan JIT adalah penjadwalan produksi. Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan penjualan, sehingga

menciptakan kuantitas persediaan barang jadi yang “optimal”. Sistem JIT menjadwalkan produksi sebagai tanggapan atas permintaan pelanggan, sehingga secara virtual menghilangkan

persediaan barang jadi, tetapi mereka memerlukan membawa bahan baku dalam jumlah yang cukup untuk menyesuaikan produksi dengan cepat dalam menanggapi permintaan

konsumen. Baik sistem MRP dan JIT dapat mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi. Memilih di antara mereka tergantung, sebagian, pada jenis produk yang dijual perusahaan.

Sistem MRP lebih efektif digunakan dengan produk yang memiliki pola permintaan yang dapat diprediksi, seperti kebutuhan pokok konsumen. Untuk barang-barang seperti itu,

perusahaan dapat merencanakan pembelian untuk meminimalkan kehabisan stok (dengan hasil penjualan yang hilang) sekaligus meminimalkan risiko kelebihan stok dan biaya

selanjutnya untuk mengurangi atau membuang kelebihan persediaan. Sebaliknya, sistem inventaris JIT sangat berguna untuk produk yang memiliki siklus hidup yang relatif pendek

dan yang permintaannya tidak dapat diprediksi secara akurat, seperti mainan yang terkait dengan film tertentu. Dalam kasus seperti itu, penting bahwa bisnis dapat dengan cepat

mempercepat produksi untuk memenuhi permintaan yang tidak terduga serta dengan cepat menghentikan produksi untuk menghindari akumulasi persediaan besar yang harus

ditandai untuk pembersihan karena produk tidak lagi diminati. Sistem inventaris JIT sangat berguna untuk produk yang memiliki siklus hidup yang relatif pendek dan yang

permintaannya tidak dapat diprediksi secara akurat, seperti mainan yang terkait dengan film tertentu. Dalam kasus seperti itu, penting bahwa bisnis dapat dengan cepat mempercepat

produksi untuk memenuhi permintaan yang tidak terduga serta dengan cepat menghentikan produksi untuk menghindari akumulasi persediaan besar yang harus ditandai untuk

pembersihan karena produk tidak lagi diminati. Sistem inventaris JIT sangat berguna untuk produk yang memiliki siklus hidup yang relatif pendek dan yang permintaannya tidak dapat

diprediksi secara akurat, seperti mainan yang terkait dengan film tertentu. Dalam kasus seperti itu, penting bahwa bisnis dapat dengan cepat mempercepat produksi untuk memenuhi

permintaan yang tidak terduga serta dengan cepat menghentikan produksi untuk menghindari akumulasi persediaan besar yang harus

ditandai untuk pembersihan karena produk tidak lagi diminati.

Permintaan untuk membeli barang atau persediaan dipicu baik oleh fungsi pengendalian persediaan atau
ketika karyawan melihat kekurangan bahan. Sistem kontrol inventaris canggih yang digunakan di perusahaan
manufaktur besar, seperti IBM dan Ford, secara otomatis menghasilkan permintaan pembelian ketika jumlah item
yang ada di bawah titik pemesanan ulang. Namun, di perusahaan kecil, karyawan yang menggunakan barang
tersebut mencatat saat stok hampir habis dan meminta agar dipesan ulang. Selain itu, bahkan di perusahaan besar,
karyawan biasanya mengajukan permintaan untuk memesan ulang perlengkapan kantor.
404 BAGIAN IIIAKUNTANSI
GAMBAR 13-5
Permintaan Pembelian
Layar Entri Data
permintaan pembelian- Sebuah
dokumen atau formulir elektronik yang
mengidentifikasi pemohon;
menentukan lokasi pengiriman dan
tanggal yang dibutuhkan;
mengidentifikasi nomor barang,
deskripsi, jumlah, dan harga setiap
barang yang diminta; dan mungkin
menyarankan pemasok.
Informasi opsional
Harus memasukkan nomor dan kuantitas barang; sistem mengambil informasi lain
Sumber: 2010 © NetSuite Inc.
Terlepas dari sumbernya, kebutuhan untuk membeli barang atau persediaan sering mengakibatkan
terciptanya apermintaan pembelianyang mengidentifikasi pemohon; menentukan lokasi pengiriman dan
tanggal yang dibutuhkan; mengidentifikasi nomor barang, deskripsi, jumlah, dan harga setiap barang yang
diminta; dan mungkin menyarankan pemasok. Orang yang menyetujui permintaan pembelian menunjukkan
nomor departemen dan nomor rekening di mana pembelian harus ditagih.
Gambar 13-5 menunjukkan layar entri data permintaan pembelian yang umum digunakan dalam sistem
ERP. Meminimalkan jumlah data yang harus dimasukkan secara manual meningkatkan efisiensi dan akurasi.
Jadi, pada Gambar 13-5, karyawan yang mengajukan permintaan pembelian hanya perlu melengkapi bidang
pemasok (vendor), tanggal yang diperlukan, dan lokasi (di mana mengirim barang dagangan) di bagian
header (bagian atas layar) dan kolom nomor barang dan jumlah yang diminta di bagian detail. Sistem
kemudian menarik semua informasi relevan lainnya dari file master terkait. Anda mungkin memperhatikan
kesamaan desain dengan layar entri data pesanan penjualan (lihat Gambar 12-6). Ini disengaja; itu
memudahkan karyawan untuk belajar bagaimana melakukan tugas pekerjaan baru yang timbul dari promosi
atau transfer.
ANCAMAN DAN KONTROLPencatatan persediaan yang tidak akurat dapat mengakibatkan kehabisan persediaan yang
mengakibatkan hilangnya penjualan atau kelebihan persediaan yang meningkatkan biaya (ancaman 5). Untuk
mengurangi risiko masalah ini, metode persediaan perpetual harus digunakan untuk memastikan bahwa informasi
tentang persediaan selalu terkini (pengendalian 5.1). Namun, kesalahan entri data dapat mengakibatkan catatan
inventaris perpetual yang tidak akurat karena bahkan juru ketik ahli pun melakukan kesalahan. Oleh karena itu,
penggunaan teknologi informasi (kontrol 5.2) untuk menghilangkan kebutuhan entri data manual dapat
meningkatkan akurasi catatan persediaan perpetual.
Bar-coding adalah salah satu pilihan, tapi itu bukan obat mujarab. Kesalahan masih dapat terjadi jika
karyawan berusaha menghemat waktu dengan memindai satu item dan kemudian memasukkan jumlahnya
secara manual. Misalnya, sebuah toko kelontong memesan 12 jenis soda merek pribadi, tetapi petugas
penerima hanya dapat memindai satu kaleng dan kemudian memasukkan nomor yang dibeli secara manual.
Karena semua rasa diberi harga yang sama, jumlah pembelian dihitung dengan benar. Namun, catatan
persediaan perpetual akan salah, karena jumlah pasti rasa yang dibeli tidak dicatat dengan benar.
Membubuhkan tag RFID ke produk individual menghilangkan masalah yang baru saja dibahas karena
pembaca secara otomatis mencatat setiap item. Teknologi RFID juga lebih efisien daripada kode batang
karena tidak perlu manusia untuk menyelaraskan kode batang pada produk dengan pembaca. Namun,
teknologi RFID lebih mahal daripada bar-coding dan tidak dapat digunakan untuk setiap jenis produk.
Penting juga untuk secara berkala menghitung persediaan yang ada dan menyelidiki perbedaan antara
jumlah tersebut dan catatan persediaan perpetual (kontrol 5.3 pada Tabel 13-2). Satu hitungan persediaan
fisik tahunan umumnya tidak akan cukup untuk memelihara catatan persediaan yang akurat, terutama untuk
sistem MRP dan JIT. Sebagai gantinya, sebuahAnalisis biaya ABCharus digunakan untuk mengklasifikasikan
item menurut kepentingannya: Item yang paling kritis (item A) harus paling sering dihitung, dan item yang
paling tidak kritis (item C) dapat dihitung lebih jarang. Jika penghitungan sementara tersebut
mengungkapkan perbedaan yang signifikan dengan catatan inventaris,
 BAB 13SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN UNTUK PENGELUARAN 4

penghitungan semua inventaris harus segera dilakukan. Pendekatan ini mungkin telah mengingatkan
manajemen di pabrik Wichita AOE dalam kasus pengantar bab tentang kekurangan komponen utama cukup
awal untuk menghindari penundaan produksi.
Ancaman lainnya adalah membeli barang yang saat ini tidak dibutuhkan. Catatan persediaan perpetual
yang akurat (kontrol 6.1) memastikan validitas permintaan pembelian yang dihasilkan oleh sistem
pengendalian persediaan secara otomatis. Supervisor perlu meninjau dan menyetujui permintaan pembelian
(kontrol 6.2) yang dimulai oleh masing-masing karyawan. Masalah terkait adalah beberapa pembelian
barang yang sama oleh subunit organisasi yang berbeda. Akibatnya, organisasi mungkin membawa
inventaris yang lebih besar dari yang diinginkan dan mungkin gagal memanfaatkan diskon volume yang
mungkin tersedia. Fungsi pembelian terpusat (kontrol 6.3) mengurangi ancaman ini.

MEMILIH PEMASOK
Setelah kebutuhan untuk membeli telah diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah memilih pemasok.
Agen pembelian (kadang disebut pembeli) biasanya melakukan tugas ini. Pada perusahaan
manufaktur seperti AOE, fungsi pembelian berkaitan erat dengan siklus produksi. Jadi, seperti yang
ditunjukkan Gambar 12-1, Ryan McDaniel, kepala departemen pembelian di AOE, melapor langsung ke
Le-Roy Williams, wakil presiden manufaktur.

PROSESBeberapa faktor yang harus dipertimbangkan ketika memilih pemasok:

- Harga
- Kualitas bahan
- Keandalan dalam melakukan pengiriman

Perhatikan bahwa mengevaluasi pemasok dengan benar melibatkan lebih dari sekadar membandingkan harga.
Perusahaan juga mengeluarkan biaya, seperti pengerjaan ulang dan skrap, terkait dengan kualitas produk yang
dibeli. Ada juga biaya yang terkait dengan kinerja pengiriman pemasok (seperti masalah yang dijelaskan dalam
kasus pengantar di pabrik Dayton AOE). Ketergantungan pemasok sangat penting bagi perusahaan yang
menggunakan sistem JIT karena pengiriman yang terlambat dapat menghentikan seluruh sistem.
Setelah pemasok dipilih untuk suatu produk, identitas pemasok harus menjadi bagian dari catatan
induk inventaris produk untuk menghindari pengulangan proses pemilihan pemasok untuk setiap pesanan
berikutnya. (Namun, dalam beberapa kasus, seperti untuk pembelian barang berbiaya tinggi dan
penggunaan rendah, manajemen mungkin secara eksplisit ingin mengevaluasi kembali semua pemasok
potensial setiap kali produk itu dipesan.) Daftar pemasok alternatif potensial untuk setiap barang juga harus
dipertahankan, jika pemasok utama kehabisan stok barang yang dibutuhkan.
SEBUAHpesanan pembelian(Gambar 13-6) adalah dokumen atau formulir elektronik yang secara resmi
pesanan pembelian- Sebuah dokumen yang
meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk tertentu dengan harga yang ditentukan. Ini juga secara resmi meminta pemasok untuk
merupakan janji untuk membayar dan menjadi kontrak setelah pemasok menerimanya. Pesanan pembelian menjual dan mengirimkan produk tertentu
dengan harga yang ditentukan.
mencakup nama pemasok dan agen pembelian, pesanan dan tanggal pengiriman yang diminta, lokasi pengiriman
Ini juga merupakan janji untuk
dan metode pengiriman, serta informasi tentang barang yang dipesan. Seringkali, beberapa pesanan pembelian membayar dan menjadi kontrak
dibuat untuk memenuhi satu permintaan pembelian, karena vendor yang berbeda mungkin merupakan pemasok setelah pemasok menerimanya.

pilihan untuk berbagai item yang diminta. Kuantitas yang dipesan mungkin juga berbeda dari yang diminta untuk
memungkinkan pembeli memanfaatkan diskon kuantitas.
Banyak perusahaan mempertahankan pengaturan pembelian khusus dengan pemasok penting. SEBUAH
pesanan pembelian selimut atau pesanan selimutadalah komitmen untuk membeli barang tertentu dengan
pesanan pembelian selimut atau
harga yang ditentukan dari pemasok tertentu untuk jangka waktu tertentu, seringkali satu tahun. Pesanan pesanan selimut- Komitmen untuk
pembelian menyeluruh mengurangi ketidakpastian pembeli tentang sumber bahan baku yang andal dan membantu membeli barang tertentu dengan harga
yang ditentukan dari pemasok tertentu
pemasok merencanakan kapasitas dan operasinya secara lebih efektif.
untuk jangka waktu tertentu, seringkali
Penggerak biaya utama dalam fungsi pembelian adalah jumlah pesanan pembelian yang diproses. Dengan satu tahun.
demikian, menemukan cara untuk mengurangi jumlah pesanan yang diproses dan merampingkan langkah-langkah
yang terlibat dapat menghasilkan penghematan yang signifikan. Menggunakan EDI adalah salah satu cara untuk
meningkatkan proses pembelian. EDI mengurangi biaya dengan menghilangkan pekerjaan administrasi yang terkait
dengan pencetakan dan pengiriman dokumen kertas. Waktu antara mengenali kebutuhan untuk memesan ulang
suatu barang dan kemudian menerimanya juga berkurang. Akibatnya, risiko kehabisan stok berkurang, yang secara
signifikan dapat meningkatkan profitabilitas. Di masa lalu, EDI mahal karena memerlukan penggunaan jaringan dan
perangkat lunak pihak ketiga. Namun, pengembangan standar untuk EDI melalui Internet (EDINT), seperti protokol
AS2 untuk pertukaran elektronik yang aman
 4 BAGIAN IIIAPLIKASI SISTEM INFORMASI

GAMBAR 13-6
Alpha Omega Elektronik Nomor 2463
Contoh Pesanan Pembelian
(item yang dicetak tebal Alamat tagihan: 2431 Bradford Lane Referensi nomor di atas pada semua
San Francisco, CA 94403 faktur dan dokumen pengiriman
adalah pra-cetak) (314) 467-2341

PESANAN PEMBELIAN

Ke: Perlengkapan Kantor Terbaik Dikirim AOE, Inc.

ke:
4567 Zaitun Blvd. 1735 Sandy dr.
Dayton, OH 33422-1234 Dayton, OH 33421–2243

Penjual Tanggal pemesanan: Daftar permintaan Pembeli: Ketentuan:

Nomor: Nomor:
121 03/07/2018 89010 Fred Mozart 1/10, t/30

FOB Kirim Melalui: Tanggal pengiriman: Catatan:

Tujuan Pilihanmu 15/07/2018

Barang Satuan

Barang Nomor Kuantitas Keterangan Harga

1 32047 15 kotak Kertas Xerox 4200, 20 wt., 10 rim box $33,99

2 80170 5 kotak Moore 2600 continuous form, 20 lb. $31,99
3 81756 20 kotak Kotak CD, kotak berisi $6.49
4 10407 100 10.700 MB CD, 1 kotak $19.99

Disetujui oleh: SusanBeethoven

invensi yang dikelola vendor-
tory (VMI)- Praktik di mana produsen
dan distributor mengelola inventaris
pelanggan ritel menggunakan EDI.
Pemasok mengakses sistem point-
ofsale pelanggannya untuk
memantau persediaan dan secara
otomatis mengisi kembali produk
ketika mereka jatuh ke tingkat yang
disepakati.
dokumen, telah secara drastis memotong biaya EDI. Misalnya, AS2 memungkinkan pengirim untuk mengkodekan
dan penerima untuk memecahkan kode pesanan pembelian dan dokumen lainnya dengan benar.
Program inventaris yang dikelola vendor menyediakan cara lain untuk mengurangi biaya pembelian dan
inventaris. SEBUAHinventaris yang dikelola vendor (VMI)program pada dasarnya mengalihdayakan sebagian
besar kontrol inventaris dan fungsi pembelian: Pemasok diberi akses ke data penjualan dan inventaris dan diberi
wewenang untuk secara otomatis mengisi kembali inventaris ketika stok jatuh ke titik pemesanan ulang yang telah
ditentukan. Pengaturan ini memotong biaya penyimpanan dengan mengurangi jumlah persediaan yang ada dan
menurunkan biaya pemrosesan dengan menghilangkan kebutuhan untuk menghasilkan dan menukar pesanan
pembelian formal.
Lelang terbalik menyediakan teknik lain untuk mengurangi biaya terkait pembelian. Dalam lelang
terbalik, pemasok bersaing satu sama lain untuk memenuhi permintaan dengan harga terendah. Meskipun
lelang terbalik dapat menghasilkan penghematan biaya yang signifikan, karena fokus utamanya adalah pada
harga, lelang tersebut mungkin paling cocok untuk pembelian item komoditas daripada komponen penting
yang kualitas, keandalan vendor, dan kinerja pengirimannya penting.
Salah satu cara lain untuk mengurangi biaya terkait pembelian adalah dengan melakukan audit pra-penghargaan. Audit pra-

penghargaan biasanya digunakan untuk pembelian besar yang melibatkan penawaran formal oleh pemasok. Auditor internal

mengunjungi setiap pemasok potensial yang telah melakukan pemotongan terakhir dalam proses kontrak untuk memverifikasi

keakuratan tawarannya. Audit pra-penghargaan sering kali mengidentifikasi kesalahan matematis sederhana dalam rumus penetapan

harga yang kompleks dan perbedaan lain yang, bila dikoreksi, dapat memberikan penghematan yang cukup besar.

EDI, inventaris yang dikelola vendor, lelang terbalik, dan audit pra-penghargaan adalah teknik untuk
mengurangi biaya terkait pembelian bahan baku dan inventaris barang jadi. Perkembangan TI baru juga dapat
mengubah cara perusahaan memperhitungkan inventaris mereka. Secara tradisional, sebagian besar perusahaan
telah menggunakan pendekatan LIFO, FIFO, atau rata-rata tertimbang untuk mengalokasikan biaya ke persediaan
dan harga pokok penjualan. Namun, RFID menyediakan kemampuan untuk melacak item inventaris individual.
Dengan demikian, RFID memungkinkan perusahaan untuk lebih akurat memperhitungkan biaya terkait persediaan
aktual dengan beralih ke metode identifikasi khusus untuk akuntansi persediaan.

ANCAMAN DAN KONTROLTabel 13-2 mencantumkan lima ancaman untuk menempatkan pesanan dengan
pemasok. Satu (ancaman 7) melibatkan pembelian barang dengan harga yang meningkat. Biaya komponen yang
dibeli mewakili sebagian besar dari total biaya banyak produk yang diproduksi. Oleh karena itu, perusahaan
 BAB 13SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN UNTUK PENGELUARAN 4

berusaha untuk mengamankan harga terbaik untuk item yang mereka beli. Beberapa prosedur dapat
membantu memastikan bahwa perusahaan tidak membayar terlalu banyak untuk produk tertentu. Daftar
harga untuk barang yang sering dibeli harus disimpan di komputer dan dikonsultasikan saat pesanan dibuat
(kontrol 7.1). Harga banyak barang murah dapat dengan mudah ditentukan dari katalog. Penawaran tertulis
yang kompetitif harus diajukan untuk produk khusus dan berbiaya tinggi (kontrol 7.2). Pesanan pembelian
harus ditinjau (kontrol 7.3) untuk memastikan bahwa kebijakan ini telah diikuti.
Anggaran (kontrol 7.4) juga membantu dalam mengendalikan pengeluaran pembelian. Pembelian harus
dibebankan ke akun yang menjadi tanggung jawab orang atau departemen yang menyetujui permintaan
tersebut. Biaya aktual harus dibandingkan secara berkala dengan tunjangan anggaran. Untuk memfasilitasi
kontrol, laporan ini harus menyoroti setiap penyimpangan signifikan dari jumlah yang dianggarkan untuk
penyelidikan lebih lanjut (prinsip manajemen dengan pengecualian).
Dalam upaya untuk mendapatkan harga serendah mungkin, ancaman lain adalah membeli produk berkualitas rendah. Produk di bawah standar dapat mengakibatkan penundaan produksi yang

mahal. Selain itu, biaya skrap dan pengerjaan ulang sering kali menghasilkan total biaya produksi yang lebih tinggi daripada jika bahan yang lebih mahal dan berkualitas lebih tinggi pada awalnya dibeli.

Melalui pengalaman, pembeli sering kali mengetahui pemasok mana yang menyediakan barang berkualitas terbaik dengan harga bersaing. Pengetahuan informal tersebut harus dimasukkan ke dalam

prosedur pengendalian formal sehingga tidak hilang ketika karyawan tertentu meninggalkan perusahaan. Salah satu praktik terbaik adalah membuat daftar pemasok yang disetujui yang diketahui

menyediakan barang dengan kualitas yang dapat diterima (kontrol 8.1). Pesanan pembelian harus ditinjau untuk memastikan bahwa hanya pemasok yang disetujui ini yang digunakan (kontrol 8.2).

Sebagai tambahan, sistem informasi akuntansi harus mengumpulkan data kualitas produk yang terperinci (pengendalian 8.3). Misalnya, AOE dapat mengukur kualitas produk pemasok dengan melacak

seberapa sering barangnya gagal melewati pemeriksaan di departemen penerima dan jumlah produksi yang harus dikerjakan ulang atau dibatalkan karena bahan di bawah standar. Manajer pembelian

harus secara teratur meninjau data tersebut untuk memelihara dan merevisi daftar pemasok yang disetujui. Akhirnya, manajer pembelian harus bertanggung jawab atas total biaya pembelian

(pengendalian 8.4), yang tidak hanya mencakup harga pembelian tetapi juga biaya pengerjaan ulang dan skrap yang berhubungan dengan kualitas. Melakukan hal ini memerlukan perancangan sistem

untuk melacak biaya terakhir sehingga dapat dialokasikan kembali ke departemen pembelian. Misalnya, AOE dapat mengukur kualitas produk pemasok dengan melacak seberapa sering barangnya gagal

melewati pemeriksaan di departemen penerima dan jumlah produksi yang harus dikerjakan ulang atau dibatalkan karena bahan di bawah standar. Manajer pembelian harus secara teratur meninjau data

tersebut untuk memelihara dan merevisi daftar pemasok yang disetujui. Akhirnya, manajer pembelian harus bertanggung jawab atas total biaya pembelian (pengendalian 8.4), yang tidak hanya mencakup

harga pembelian tetapi juga biaya pengerjaan ulang dan skrap yang berhubungan dengan kualitas. Melakukan hal ini memerlukan perancangan sistem untuk melacak biaya terakhir sehingga dapat

dialokasikan kembali ke departemen pembelian. Misalnya, AOE dapat mengukur kualitas produk pemasok dengan melacak seberapa sering barangnya gagal melewati pemeriksaan di departemen

penerima dan jumlah produksi yang harus dikerjakan ulang atau dibatalkan karena bahan di bawah standar. Manajer pembelian harus secara teratur meninjau data tersebut untuk memelihara dan

merevisi daftar pemasok yang disetujui. Akhirnya, manajer pembelian harus bertanggung jawab atas total biaya pembelian (pengendalian 8.4), yang tidak hanya mencakup harga pembelian tetapi juga

biaya pengerjaan ulang dan skrap yang berhubungan dengan kualitas. Melakukan hal ini memerlukan perancangan sistem untuk melacak biaya terakhir sehingga dapat dialokasikan kembali ke departemen pembelian. AOE dapat mengukur kualitas produk pemasok dengan melacak seb

Seperti yang ditunjukkan oleh kasus pendahuluan, masalah potensial lainnya adalah kinerja pemasok
yang tidak dapat diandalkan (ancaman 9 pada Tabel 13-2). Salah satu cara untuk mengurangi risiko masalah
dengan ketergantungan pemasok adalah dengan mewajibkan pemasok disertifikasi sebagai memenuhi
standar kualitas internasional seperti ISO 9000 (kontrol 9.1). Namun, sistem informasi akuntansi juga harus
dirancang untuk menangkap dan melacak informasi tentang kinerja pemasok (kontrol 9.2). Misalnya, AOE
dapat melacak tanggal pengiriman aktual versus yang dijanjikan. Memang, sistem ERP dapat dikonfigurasi
untuk secara otomatis menghasilkan laporan pesanan pembelian yang belum dikirimkan dalam jangka
waktu yang dijanjikan.
Pembelian dari pemasok yang tidak sah (ancaman 10) dapat mengakibatkan banyak
masalah. Barang mungkin berkualitas rendah atau terlalu mahal. Pembelian tersebut bahkan
dapat menyebabkan masalah hukum. Berbagai lembaga pemerintah, seperti Kantor
Pengawasan Aset Asing dan Biro Industri dan Keamanan di Departemen Perdagangan,
menyimpan daftar individu dan perusahaan yang dengannya transaksi bisnis ilegal.
Pembayaran kepada entitas dalam daftar tersebut dapat mengakibatkan denda yang cukup
besar dan, terkadang, hukuman penjara. Akibatnya, sistem ERP harus dikonfigurasi untuk
mencegah penerbitan pesanan pembelian kepada pemasok yang tidak ada dalam file induk
yang disetujui (kontrol 10.1). Semua pesanan pembelian harus ditinjau untuk memastikan
bahwa hanya pemasok yang disetujui yang digunakan (kontrol 10.2).
Menggunakan EDI untuk pesanan pembelian memerlukan prosedur kontrol tambahan. Akses ke sistem
EDI harus dikontrol dan dibatasi untuk personel yang berwenang melalui penggunaan kata sandi, ID
pengguna, matriks kontrol akses, dan kontrol akses fisik. Prosedur untuk memverifikasi dan mengotentikasi
transaksi EDI juga diperlukan. Sebagian besar sistem EDI diprogram untuk mengirim pengakuan untuk
setiap transaksi, yang menyediakan pemeriksaan akurasi yang belum sempurna. Perlindungan lebih lanjut
terhadap masalah transmisi, yang dapat mengakibatkan hilangnya pesanan, disediakan dengan penandaan
waktu dan penomoran semua transaksi EDI. Perusahaan harus memelihara dan meninjau log semua
transaksi EDI secara berkala untuk memastikan bahwa semua telah diproses dan kebijakan yang ditetapkan
telah diikuti. Enkripsi dapat memastikan privasi transaksi EDI, yang sangat penting untuk penawaran yang
kompetitif. Tanda tangan digital harus digunakan untuk memastikan keaslian transaksi.
 4 BAGIAN IIIAPLIKASI SISTEM INFORMASI

Berbagai ancaman terkait kebijakan juga muncul dengan EDI, yang masing-masing harus tercakup
dalam perjanjian perdagangan. Contoh dari jenis masalah ini adalah sebagai berikut:

- Pada titik mana dalam prosesnya pesanan dapat dibatalkan?

- Pihak mana yang bertanggung jawab atas biaya pengiriman kembali jika persyaratan kontrak tidak diikuti?
- Pihak mana yang bertanggung jawab atas kesalahan dalam kode batang, tag RFID, dan label?
- Apa yang terjadi jika kesalahan dalam sistem penjualan perusahaan pembelian menyebabkan kesalahan
tambahan dalam jumlah barang yang disediakan pemasok?
- Dapatkah pemasok mengirimkan lebih banyak inventaris daripada yang dipesan jika hal itu mengurangi total biaya
pengiriman karena menghasilkan muatan truk penuh, bukan sebagian?

suap- Hadiah yang diberikan oleh
pemasok kepada agen pembelian
untuk tujuan mempengaruhi pilihan
pemasok mereka.
Tabel 13-2 menunjukkan bahwasuap, yang merupakan hadiah dari pemasok kepada agen pembelian untuk
tujuan mempengaruhi pilihan pemasok mereka, adalah ancaman lain. Agar suap masuk akal secara ekonomi,
pemasok harus menemukan cara untuk memulihkan uang yang dihabiskan untuk suap. Hal ini biasanya dicapai
dengan menggelembungkan harga pembelian berikutnya atau dengan mengganti barang dengan kualitas yang
lebih rendah. Bahkan jika tidak satu pun dari masalah ini terjadi, suap merusak objektivitas pembeli.
Untuk mencegah suap, perusahaan harus melarang agen pembelian untuk menerima
hadiah apa pun (kontrol 11.1) dari pemasok potensial atau pemasok yang sudah ada. (Pernak-
pernik yang jelas-jelas tidak penting nilainya mungkin diperbolehkan.) Kebijakan ini harus
berlaku tidak hanya untuk hadiah barang berwujud, tetapi juga untuk layanan. Misalnya,
perencana rapat harus diberi tahu bahwa adalah melanggar kebijakan perusahaan untuk
menerima poin pelancong yang sering bepergian dari hotel untuk memesan rapat perusahaan
di sana. Melatih karyawan bagaimana menanggapi "hadiah" yang tidak diminta dari pemasok
juga penting, karena banyak skema suap dimulai ketika pemasok yang tidak etis mengirimkan
"token penghargaan", biasanya dalam bentuk uang tunai, kepada karyawan yang tidak
waspada. Setelah karyawan menerima hadiah,
Rotasi pekerjaan (kontrol 11.2) adalah kontrol penting lainnya untuk mengurangi risiko
pembayaran kembali: Agen pembelian tidak boleh berurusan dengan pemasok yang sama tanpa
batas waktu, karena hal itu meningkatkan risiko bahwa mereka mungkin menyerah pada godaan
terus-menerus yang ditawarkan oleh pemasok yang tidak etis. Jika organisasi terlalu kecil untuk
merotasi tugas pekerjaan di seluruh agen pembelian yang berbeda, organisasi tersebut harus secara
berkala melakukan audit terperinci atas aktivitas agen pembelian. Agen pembelian juga harus diminta
untuk mengambil waktu liburan yang diberikan setiap tahun, karena banyak penipuan ditemukan
ketika pelaku tidak ada dan tidak dapat terus menutupi aktivitas terlarang. Akhirnya, agen pembelian
harus diminta untuk menandatangani pernyataan konflik kepentingan tahunan, (kontrol 11.
Suap sulit untuk dicegah, jadi kontrol detektif juga diperlukan. Fokus 13-1
membahas satu kontrol deteksi yang sangat efektif: audit pemasok (kontrol 11,4).

FOKUS 13-1Audit Pemasok: Sarana untuk Mengontrol Pembelian

Audit pemasok mungkin merupakan salah satu alat terbaik untuk

5.Pemasok mengirimkan faktur pihak ketiga yang diubah
menilai efektivitas pengendalian siklus pengeluaran. Mereka
atau fiktif.
mengharuskan auditor internal mengunjungi kantor pemasok untuk
6.Alamat pemasok pada fakturnya adalah fiktif.
memeriksa catatannya. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi
pemasok yang mungkin terkait dengan masalah seperti suap. Audit pemasok dapat menghasilkan pengembalian yang
Bendera merah yang menunjukkan potensi masalah meliputi: substansial. Satu perusahaan memulihkan lebih dari $250.000 untuk
masalah seperti tagihan duplikat. Audit pemasok juga sering kali
1. Sebagian besar dari penjualan kotor pemasok adalah untuk
mengungkap pelanggaran kebijakan konflik kepentingan perusahaan.
perusahaan yang melakukan audit pemasok.
Menariknya, banyak pemasok mendukung gagasan audit pemasok,
2. Metode penetapan harga pemasok berbeda dari praktik
karena proses tersebut memberi mereka “alasan yang baik” untuk
industri standar.
tidak menawarkan hadiah atau hiburan kepada agen pembelian.
3. Pemasok tidak memiliki peralatan yang disewanya tetapi
Namun demikian, organisasi harus menyertakan klausul "hak untuk
menyewa peralatan itu sendiri dari pihak ketiga.
mengaudit" dalam semua pesanan pembelian dan kontrak dengan
4. Biaya hiburan tinggi dalam hal persentase dari
pemasok untuk memastikan kemampuan untuk menggunakan
penjualan kotor pemasok.
kontrol detektif yang kuat ini.
 BAB 13SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN UNTUK PENGELUARAN 4

menerima
Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran (lingkaran 2.0 pada Gambar 13-2) adalah penerimaan
dan penyimpanan barang pesanan. Gambar 13-7 menunjukkan kedua langkah ini sebagai proses yang
berbeda karena masing-masing dilakukan oleh fungsi organisasi yang berbeda. Departemen penerimaan
bertanggung jawab untuk menerima pengiriman dari pemasok. Biasanya melapor ke manajer gudang, yang
pada gilirannya melapor ke wakil presiden manufaktur. Departemen penyimpanan persediaan, yang juga
melapor kepada manajer gudang, bertanggung jawab atas penyimpanan barang. Informasi tentang
penerimaan barang dagangan yang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi pengendalian persediaan
untuk memperbarui catatan persediaan.

PROSES
Ketika pengiriman tiba, petugas penerima membandingkan nomor pesanan pembelian yang dirujuk pada slip
pengepakan pemasok dengan file pesanan pembelian terbuka untuk memverifikasi bahwa barang telah dipesan.
Petugas penerima kemudian menghitung jumlah barang yang dikirim. Sebelum mengarahkan persediaan ke gudang
atau pabrik, petugas penerima juga harus memeriksa setiap pengiriman untuk mencari tanda-tanda kerusakan yang
nyata.
Itumenerima laporanmendokumentasikan rincian tentang setiap pengiriman, termasuk tanggal menerima laporan- Sebuah dokumen
diterima, pengirim, pemasok, dan nomor pesanan pembelian (Gambar 13-8). Setiap barang yang diterima yang mencatat rincian tentang setiap
pengiriman, termasuk tanggal
menunjukkan nomor barang, keterangan, satuan ukuran, dan jumlah. Laporan penerimaan juga berisi ruang
diterima, pengirim, pemasok, dan
untuk mengidentifikasi orang yang menerima dan memeriksa barang serta untuk keterangan tentang jumlah yang diterima.
kualitas barang yang diterima.
Tiga kemungkinan pengecualian untuk proses ini adalah (1) menerima jumlah barang yang
berbeda dari jumlah yang dipesan, (2) menerima barang rusak, atau (3) menerima barang dengan
kualitas rendah yang gagal diperiksa. Dalam ketiga kasus, departemen pembelian harus
menyelesaikan situasi dengan pemasok. Biasanya pemasok akan memberikan izin kepada pembeli
untuk memperbaiki faktur jika ada perbedaan kuantitas. Dalam hal barang rusak atau berkualitas
buruk, dokumen yang disebut nota debit disiapkan setelah pemasok setuju untuk mengambil kembali
barang atau memberikan pengurangan harga. Itumemo debitmencatat penyesuaian yang diminta. memo debit- Sebuah dokumen yang

Satu salinan memo debit dikirim ke pemasok, yang kemudian membuat dan mengembalikan memo digunakan untuk mencatat
pengurangan saldo karena pemasok.
kredit sebagai tanda terima. Departemen hutang dagang diberitahu dan menyesuaikan saldo akun
terutang kepada pemasok itu. Salinan memo debit menyertai barang ke departemen pengiriman
untuk mengesahkan pengembaliannya ke pemasok.
Menghitung dan mencatat pengiriman persediaan adalah tugas padat karya. Salah satu cara bagi perusahaan seperti
AOE untuk meningkatkan efisiensi proses ini adalah dengan mewajibkan pemasok untuk membuat kode batang

GAMBAR 13-7
2.1
Barang & Diagram Aliran Data
Pemasok Slip Pengepakan Terima Barang
Pembelian Level 1: Menerima
Pesanan
12 13
(dijelaskan untuk menyertakan
14 15
ancaman)

Inventaris Barang & Penerimaan Pemasok

Laporan

pemberitahuan dari
2.2 Penerimaan Kembali-
Inventaris Barang &
Transfer
Menerima Barang ke Toko Inventaris atau Barang
Laporan
yang dipesan
Departemen Pendapatan
Kontrol & Berbagai 13 15 siklus
departemen

Menerima Laporan

Akun
Hutang
4 BAGIAN

GAMBAR 13-8
Contoh Entri Data
Laporan Penerimaan
Layar

3 bidang kritis untuk dimasuki

Sumber: 2010 © NetSuite Inc.

atau menempelkan tag RFID ke produk mereka. Kedua pendekatan tersebut menyederhanakan penghitungan barang yang
diterima tetapi tidak menghilangkan kebutuhan untuk memeriksa kualitas.

Teknologi EDI dan satelit menyediakan cara lain untuk meningkatkan efisiensi logistik masuk.
Pemberitahuan pengiriman di muka EDI memberi tahu perusahaan ketika produk telah dikirim. Dengan
menggunakan perusahaan pelayaran yang truknya dilengkapi dengan terminal data yang terhubung ke
satelit, bisnis dapat melacak lokasi yang tepat dari semua pengiriman yang masuk dan memastikan bahwa
staf yang memadai akan ada di sana untuk menurunkan truk. Pengemudi truk juga dapat diarahkan untuk
menepi ke dok pemuatan tertentu yang terdekat dengan tempat barang akan digunakan.

ANCAMAN DAN KONTROL

Menerima pengiriman barang yang tidak dipesan (ancaman 12) menghasilkan biaya yang terkait dengan pembongkaran,
penyimpanan, dan kemudian pengembalian barang-barang tersebut. Prosedur pengendalian terbaik untuk mengurangi
ancaman ini adalah dengan menginstruksikan departemen penerima untuk hanya menerima pengiriman yang ada pesanan
pembelian yang disetujui (pengendalian 12.1). Itulah sebabnya Gambar 13-7 menunjukkan departemen penerima
membutuhkan akses ke file pesanan pembelian terbuka.

Ancaman lainnya adalah membuat kesalahan dalam menghitung barang yang diterima. Menghitung dengan
benar kuantitas yang diterima sangat penting untuk memelihara catatan persediaan perpetual yang akurat. Ini juga
memastikan bahwa perusahaan hanya membayar barang yang benar-benar diterima. Untuk mendorong petugas
penerima agar menghitung secara akurat apa yang dikirimkan, banyak perusahaan merancang sistem pemrosesan
permintaan sehingga ketika meninjau pesanan pembelian terbuka, pekerja dok penerima tidak melihat jumlah yang
dipesan (kontrol 13.1). (Jika dokumen kertas masih digunakan, bidang kuantitas yang dipesan dihitamkan pada
salinan pesanan pembelian departemen penerima.) Meskipun demikian, petugas penerima masih mengetahui
jumlah barang yang diharapkan karena pemasok biasanya menyertakan slip pengepakan pada setiap pesanan.
Akibatnya, ada godaan untuk melakukan perbandingan visual cepat dari jumlah yang diterima dengan yang
ditunjukkan pada slip pengepakan, untuk mengarahkan barang dengan cepat ke tempat yang dibutuhkan. Oleh
karena itu, perusahaan harus dengan jelas mengomunikasikan kepada petugas penerima tentang pentingnya
menghitung semua pengiriman dengan cermat dan akurat. Cara komunikasi yang efektif adalah dengan meminta
petugas penerima tidak hanya mencatat jumlah yang diterima tetapi juga menandatangani laporan penerimaan
atau memasukkan nomor ID karyawan mereka ke dalam sistem (kontrol 13.2). Prosedur-prosedur seperti itu
menunjukkan suatu asumsi tanggung jawab, yang biasanya menghasilkan pekerjaan yang lebih rajin. Beberapa
perusahaan juga menawarkan bonus (kontrol 13.3) kepada petugas penerima karena menemukan ketidaksesuaian
antara slip pengepakan dan jumlah aktual yang diterima sebelum petugas pengiriman pergi. Sedapat mungkin,
penggunaan kode batang dan tag RFID (kontrol 13.4) dapat secara signifikan mengurangi kesalahan yang tidak
disengaja dalam penghitungan. Akhirnya, sistem ERP harus dikonfigurasi untuk secara otomatis menandai
perbedaan antara jumlah penerimaan dan jumlah pesanan yang melebihi tingkat toleransi yang telah ditentukan
sehingga dapat segera diselidiki (kontrol 13.5).

Sejauh ini, diskusi telah berpusat pada pembelian item persediaan. Prosedur yang berbeda
diperlukan untuk mengontrol pembelian layanan, seperti pekerjaan pengecatan atau pemeliharaan.
Tantangan utama di bidang ini adalah menetapkan bahwa layanan benar-benar dilakukan
 BAB 13SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN UNTUK PENGELUARAN 4

(ancaman 14), yang mungkin sulit. Misalnya, inspeksi visual dapat menunjukkan apakah suatu ruangan telah
dicat; Namun, hal itu tidak mengungkapkan apakah dinding-dinding tersebut telah diberi lapisan dasar yang
tepat, kecuali jika inspeksi dilakukan selama proses pengecatan, yang mungkin tidak selalu dapat dilakukan.

Salah satu cara untuk mengontrol pembelian jasa adalah dengan meminta pertanggungjawaban
penyelia yang sesuai untuk semua biaya yang dikeluarkan oleh departemen tersebut. Supervisor diminta
untuk mengakui penerimaan layanan, dan biaya terkait kemudian dibebankan ke rekening yang menjadi
tanggung jawabnya. Biaya aktual versus yang dianggarkan harus dibandingkan secara rutin dan setiap
perbedaan diselidiki (kontrol 14.1).
Sulit untuk mencegah penipuan penagihan untuk layanan. Oleh karena itu, kontrol detektif juga
diperlukan. Salah satu teknik yang paling efektif adalah agar fungsi audit internal secara berkala
melakukan tinjauan terperinci atas kontrak layanan (pengendalian 14.2), termasuk audit catatan
pemasok, seperti yang dibahas dalam Fokus 13-1.
Pencurian persediaan adalah ancaman lain. Beberapa prosedur pengendalian dapat
digunakan untuk mengamankan persediaan dari kerugian. Pertama, inventaris harus
disimpan di lokasi yang aman dengan akses terbatas (kontrol 15.1). Kedua, semua
pemindahan persediaan di dalam perusahaan harus didokumentasikan (pengendalian
15.2). Misalnya, baik departemen penerimaan maupun departemen penyimpanan
persediaan harus mengakui transfer barang dari dok penerima ke dalam persediaan.
Demikian pula, baik toko persediaan dan departemen produksi harus mengakui pelepasan
persediaan ke dalam produksi. Dokumentasi ini memberikan informasi yang diperlukan
untuk menetapkan akuntabilitas atas setiap kekurangan, sehingga mendorong karyawan
untuk berhati-hati dalam mencatat semua pergerakan inventaris secara akurat. Ketiga,

Akhirnya, pemisahan tugas yang tepat (kontrol 15.4) selanjutnya dapat membantu meminimalkan risiko
pencurian inventaris. Karyawan yang bertanggung jawab untuk mengendalikan akses fisik ke inventaris seharusnya
tidak dapat menyesuaikan catatan inventaris tanpa peninjauan dan persetujuan. Baik karyawan yang bertanggung
jawab atas penyimpanan inventaris maupun mereka yang berwenang untuk menyesuaikan catatan inventaris tidak
boleh bertanggung jawab atas fungsi penerimaan atau pengiriman.

Menyetujui Faktur Pemasok

Kegiatan utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran (lingkaran
paket voucher- Kumpulan dokumen
3.0 pada Gambar 13- yang digunakan untuk mengotorisasi
pembayaran kepada pemasok. Ini terdiri

PROSES dari pesanan pembelian, laporan

penerimaan, dan faktur pemasok.

Departemen hutang usaha menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran. Kewajiban hukum untuk
sistem nonvoucher- Sebuah metode
membayar pemasok muncul pada saat barang diterima. Namun, untuk alasan praktis, sebagian besar
untuk memproses hutang usaha di
perusahaan mencatat utang usaha hanya setelah menerima dan menyetujui faktur pemasok. Perbedaan mana setiap faktur yang disetujui
waktu ini biasanya tidak penting untuk pengambilan keputusan sehari-hari, tetapi hal itu membutuhkan diposting ke catatan pemasok
individu dalam file hutang usaha dan
pembuatan jurnal penyesuaian yang tepat untuk menyiapkan laporan keuangan yang akurat pada akhir
kemudian disimpan dalam file faktur
periode fiskal. terbuka. Kontras dengan sistem
Ketika faktur pemasok diterima, departemen hutang bertanggung jawab untuk mencocokkannya voucher.

dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan yang sesuai. Kombinasi faktur pemasok dan
sistem voucher- Sebuah metode
dokumentasi pendukung terkait menciptakan apa yang disebut apaket voucher. Gambar 13-9 untuk memproses utang usaha di
menunjukkan contoh layar entri data untuk menyetujui faktur pemasok. Setelah pemberi persetujuan mana voucher pengeluaran
disiapkan sebagai pengganti posting
memverifikasi bahwa perusahaan menerima apa yang telah dipesannya, faktur disetujui untuk
faktur langsung ke catatan pemasok
pembayaran. dalam buku besar pembantu utang
Ada dua cara untuk memproses faktur pemasok, yang disebut sebagai sistem nonvoucher atau usaha. Voucher pencairan
mengidentifikasi pemasok,
voucher. Di sebuahsistem nonvoucher, setiap faktur yang disetujui (bersama dengan dokumentasi
mencantumkan faktur terutang, dan
pendukung) diposting ke catatan pemasok individu dalam file hutang usaha dan kemudian disimpan menunjukkan jumlah bersih yang
dalam file faktur terbuka. Ketika cek ditulis untuk membayar faktur, paket voucher dihapus dari file harus dibayar setelah dikurangi
diskon dan tunjangan yang berlaku.
faktur terbuka, faktur ditandai dibayar, dan kemudian paket voucher disimpan dalam file faktur
Kontras dengan sistem
dibayar. Di sebuahsistem voucher, dokumen tambahan yang disebut nonvoucher.
 4 BAGIAN
GAMBAR 13-9
Contoh Pemasok
Layar Persetujuan Faktur
voucher pencairan- Dokumen yang
mengidentifikasi pemasok,
mencantumkan faktur terutang, dan
menunjukkan jumlah bersih yang
harus dibayar setelah dikurangi
diskon dan tunjangan yang berlaku.
penyelesaian penerimaan yang
dievaluasi (ERS)- Pendekatan tanpa
faktur untuk utang usaha yang
menggantikan proses pencocokan tiga
arah (faktur pemasok, laporan
penerimaan, dan pesanan pembelian)
dengan pencocokan dua arah dari
pesanan pembelian dan laporan
penerimaan.
kartu pengadaan- Kartu kredit
perusahaan yang hanya dapat
digunakan karyawan di pemasok
yang ditunjuk untuk membeli jenis
barang tertentu.
klik "Simpan" untuk menyetujui
Sumber: 2010 © NetSuite Inc.
voucher pengeluaran juga dibuat ketika faktur pemasok disetujui untuk pembayaran. Itu voucher
pencairanmengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur terutang, dan menunjukkan jumlah
bersih yang harus dibayar setelah dikurangi diskon dan tunjangan yang berlaku.
Sistem voucher menawarkan tiga keunggulan dibandingkan sistem nonvoucher. Pertama, mereka mengurangi
jumlah cek yang perlu ditulis, karena beberapa faktur dapat dimasukkan dalam satu voucher pengeluaran. Kedua,
karena voucher pencairan adalah dokumen yang dibuat secara internal, voucher tersebut dapat diberi nomor
terlebih dahulu untuk menyederhanakan pelacakan semua hutang. Ketiga, karena voucher memberikan catatan
eksplisit bahwa faktur pemasok telah disetujui untuk pembayaran, ini memfasilitasi pemisahan waktu persetujuan
faktur dari waktu pembayaran faktur. Hal ini membuat lebih mudah untuk menjadwalkan kedua kegiatan untuk
memaksimalkan efisiensi.
Proses hutang dagang, yang mencocokkan faktur pemasok dengan pesanan pembelian dan laporan
penerimaan, adalah kandidat utama untuk otomatisasi. Perusahaan global besar dapat memproses lebih dari satu
juta faktur pemasok setiap tahun. Efisiensi pemrosesan dapat ditingkatkan dengan meminta pemasok untuk
menyerahkan faktur secara elektronik, oleh EDI, dan membuat sistem secara otomatis mencocokkan faktur tersebut
dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan yang sesuai. Hanya faktur pemasok yang gagal dalam proses
pencocokan ini yang perlu diproses secara manual.
Pilihan lain adalah menghilangkan faktur pemasok. Lagi pula, untuk sebagian besar
pembelian berulang, perusahaan mengetahui harga barang dan jasa pada saat dipesan. Jadi,
segera setelah penerimaan barang atau jasa diverifikasi, semua informasi yang diperlukan
untuk membayar pemasok sudah diketahui. Pendekatan "tanpa tagihan" ini disebut
penyelesaian penerimaan yang dievaluasi (ERS). ERS menggantikan proses pencocokan tiga
arah tradisional (faktur pemasok, laporan penerimaan, dan pesanan pembelian) dengan
pencocokan dua arah dari pesanan pembelian dan laporan penerimaan (Gambar 13-10). ERS
menghemat waktu dan uang dengan mengurangi jumlah dokumen yang perlu dicocokkan dan,
karenanya, jumlah potensi ketidakcocokan. Faktanya, sistem ERS sering dikonfigurasi untuk
mengotomatiskan proses pencocokan dua arah dan secara otomatis menghasilkan
pembayaran; tinjauan manual diperlukan hanya jika ada perbedaan antara laporan penerimaan
dan pesanan pembelian. ERS juga menghemat waktu dan biaya pemasok untuk menghasilkan
dan melacak faktur. Ini adalah contoh bagaimana perbaikan dalam proses siklus pengeluaran
satu perusahaan memberikan manfaat bagi proses siklus pendapatan perusahaan lain.
Akhirnya, seperti yang ditunjukkan Focus 13-2,
Pembelian non-persediaan untuk persediaan mungkin memberikan peluang terbesar untuk
meningkatkan efisiensi utang usaha dan pengeluaran kas. Pembelian non-persediaan biasanya mencakup
sebagian besar transaksi hutang usaha tetapi mewakili persentase kecil dari total nilai dolar dari semua
pembelian. Misalnya, survei yang disponsori AICPA menemukan bahwa lebih dari 60% dari semua faktur
yang diproses oleh departemen utang usaha berjumlah di bawah $2.000. Kartu pengadaan menyediakan
satu cara untuk menghilangkan kebutuhan akan hutang dagang untuk memproses banyak faktur kecil
seperti itu. SEBUAHkartu pengadaanadalah kartu kredit perusahaan yang hanya dapat digunakan karyawan
di pemasok yang ditunjuk untuk membeli jenis barang tertentu. Pengeluaran
 BAB 13SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN UNTUK PENGELUARAN 4

Pertandingan Tiga Arah Tradisional Pendekatan Penyelesaian Penerimaan yang Dievaluasi (Pencocokan Dua Arah) GAMBAR 13-10
Perbandingan dari

1. Kirim 2. Tiga Arah Tradisional

1. Kirim Terima
Pembel
Pembelian
ian Barang Cocok untuk Akun
Kirim Salinan
Pesan ke dan
dari Kirim Salinan Pesan
pemasok Mengisi
Dibayar dengan
Pembelian dari
Pesan ke menerima Pertandingan Dua Arah digunakan

Akun Melapor kepada Kirim Salinan dari Kirim Salinan dari

oleh Tanda Terima yang Dievaluasi
Hutang 2. Terima Akun Pesanan Pembelian ke Menerima Laporan ke
Barang dan Hutang Akun hutang Akun hutang Penyelesaian (ERS)
Mengisi
Sistem
menerima
Laporan
Pembelian menerima
Memesan Laporan

3. Akun
Hutang
menerima
pemasok
3. Hitung Jumlah Hutang =
Faktur Jumlah yang Diterima (Dari
Laporan Penerimaan) Kali
Harga Per Unit (Dari
Purchase Order)
Salinan dari Salinan dari
pemasok
Pembelian menerima
Faktur
Memesan Laporan

Membayar

pemasok

4. Apakah Kuantitas pada Faktur

Pemasok = Kuantitas pada
Laporan Penerimaan dan
Harga pada Faktur Pemasok =
Harga yang Dikutip pada
Pesanan Pembelian?

Tidak Ya

Panggilan Membayar

pemasok dan pemasok

Mendamaikan Faktur
Faktur ke
mendukung
Dokumen

batas dapat diatur untuk setiap kartu. Selain itu, nomor rekening pada setiap kartu pengadaan dapat
dipetakan ke rekening buku besar tertentu, seperti perlengkapan kantor. Kartu pengadaan
menyederhanakan hutang usaha karena perusahaan menerima satu laporan bulanan yang
merangkum pembelian non-persediaan menurut kategori akun. Kartu pengadaan juga meningkatkan
efisiensi proses pengeluaran kas karena perusahaan hanya perlu melakukan satu pembayaran untuk
semua pembelian non-persediaan selama periode waktu tertentu, daripada melakukan pembayaran
terpisah ke berbagai pemasok.

ANCAMAN DAN KONTROL

Tabel 13-2 menunjukkan bahwa salah satu ancamannya adalah kesalahan pada faktur pemasok, seperti perbedaan
antara harga yang dikutip dan harga aktual yang dibebankan atau salah perhitungan jumlah total yang harus
dibayar. Akibatnya, akurasi matematis dari faktur pemasok harus diverifikasi (kontrol 16.1) dan harga serta jumlah
yang tercantum di dalamnya dibandingkan dengan yang ditunjukkan pada pesanan pembelian dan laporan
penerimaan. Untuk pembelian kartu pengadaan, pengguna harus diminta untuk menyimpan
4 BAGIAN IIIAPLIKASI SISTEM INFORMASI

FOKUS 13-2 Menerapkan Prinsip-Prinsip Perbaikan Proses Manufaktur pada

Hutang Usaha

Medtronic, Inc., sebuah perusahaan teknologi medis global,

hari ke 3 dan 4, tim membuat diagram aliran fisik dari semua
menunjukkan bahwa prinsip-prinsip perbaikan proses yang
dokumentasi hutang usaha. Mereka kemudian menata ulang
awalnya dikembangkan untuk meningkatkan aktivitas
bilik dan meja serta menambahkan gerobak beroda dan tempat
manufaktur juga dapat berhasil diadopsi untuk meningkatkan
sampah kertas baru untuk memangkas jarak fisik yang ditempuh
fungsi hutang usaha. Seperti banyak pabrikan, Medtronic telah
faktur pemasok dari 1.464 menjadi 165 kaki. Mereka juga
berhasil menggunakan prinsip Six Sigma dan Lean untuk
memodifikasi proses pemindaian gambar untuk dapat
merampingkan aktivitas alur kerjanya dan meningkatkan kualitas
menggabungkan semua faktur pemasok (untuk pembelian
produk. Six Sigma adalah filosofi yang berfokus pada
inventaris, dengan pesanan pembelian terkait, dan yang tanpa
peningkatan kualitas dengan mengurangi kesalahan. Analisis
pesanan pembelian) ke dalam satu antrean. Pada hari ke-5, tim
lean berusaha untuk meningkatkan efisiensi dengan
memandu seluruh departemen melalui proses alur kerja yang
menghilangkan kemacetan dan redundansi. Medtronic
direkayasa ulang.
memutuskan untuk mencoba menerapkan teknik yang sama
Penerapan teknik perbaikan proses Medtronic
yang digunakan dalam manufaktur ke fungsi hutang dagangnya.
menghasilkan peningkatan dramatis dalam efisiensi dan
Motivasi awal untuk melakukannya adalah pemahaman bahwa
efektivitas fungsi hutang dagangnya:
transaksi keuangan, seperti halnya pembuatan produk,
•Waktu yang diperlukan untuk membuka surat dan menyortir,
melibatkan pemindahan barang (mis.
memproses, dan mencatat faktur pemasok berkurang dari tiga
Medtronic memulai serangkaian proyek lima hari yang
hari menjadi satu hari.
intensif, yang disebutkaizen, untuk menerapkan prinsip Six
•Jumlah faktur yang diskon untuk pembayaran cepat
Sigma dan Lean untuk meningkatkan hutang usaha. Pada hari
diambil meningkat sebesar 15%.
pertama, sebuah tim yang terdiri dari karyawan bagian utang
•Waktu pemrosesan pembayaran dipotong 50%.
usaha dan ahli perbaikan proses manufaktur mempelajari
Penting untuk dicatat bahwa manfaat ini diperoleh dengan
dengan cermat bagaimana faktur pemasok diproses, dimulai
karyawan yang sama yang telah bekerja di bagian hutang usaha
dengan saat surat pertama kali dibuka hingga pencetakan dan
sebelum upaya rekayasa ulang. Ini menunjukkan bahwa ketika
cek pos. Pada hari ke-2, tim mengukur waktu yang dibutuhkan
perusahaan berusaha untuk meningkatkan hasil, mereka harus
untuk melakukan setiap langkah proses dan volume transaksi
fokus terlebih dahulu pada memperbaiki proses, daripada
yang melewati setiap langkah. Pada
mengganti orang yang melakukannya.

penerimaan (kontrol 16.2) dan memverifikasi keakuratan laporan bulanan. Mengadopsi pendekatan ERS
(kontrol 16.3) menghilangkan potensi kesalahan dalam faktur pemasok karena perusahaan membayar
dengan mencocokkan jumlah yang mereka terima dengan harga yang dikutip saat barang dipesan. Namun,
penggunaan ERS membuatnya penting untuk mengontrol akses ke file induk pemasok (kontrol 16.4) dan
memantau semua perubahan yang dibuat padanya karena file induk pemasok sekarang berisi informasi
tentang harga berbagai item yang dibeli. Setelah memasukkan data tentang jumlah barang yang diterima,
sistem menggunakan harga tersebut untuk menetapkan jumlah yang harus dibayarkan kepada pemasok.
Dengan demikian, perubahan yang tidak sah pada harga tersebut dapat mengakibatkan pembayaran lebih
kepada pemasok.
Bahkan dengan ERS, biaya pengiriman memerlukan pertimbangan khusus karena
kompleksitasnya menciptakan banyak peluang untuk terjadi kesalahan. Cara terbaik
untuk mengurangi ancaman terkait pengangkutan adalah dengan memberikan
pelatihan yang memadai kepada staf bagian pembelian dan utang usaha tentang
praktik dan terminologi transportasi. Misalnya, jika kontrak pembelian mengatakan
"pengiriman penuh diperbolehkan", maka pemasok bertanggung jawab atas biaya
pengiriman. Ketika organisasi pembelian bertanggung jawab atas biaya pengiriman,
menggunakan operator yang ditunjuk untuk semua pengiriman yang masuk dapat
mengurangi biaya. Diskon hanya akan direalisasikan, namun, jika pemasok memenuhi
permintaan untuk menggunakan operator itu. Karena itu,

Kesalahan dalam mencatat dan memposting pembayaran kepada pemasok (ancaman 17) mengakibatkan kesalahan tambahan

dalam laporan keuangan dan kinerja yang, pada gilirannya, dapat berkontribusi pada pengambilan keputusan yang buruk.
 BAB 13SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN UNTUK PENGELUARAN 4

Entri data dan kontrol pemrosesan untuk memastikan integritas pemrosesan yang dibahas dalam Bab
10 (kontrol 17.1) diperlukan untuk mencegah jenis masalah ini. Salah satu pengendalian tersebut
adalah membandingkan perbedaan saldo akun pemasok dengan jumlah total faktur yang diproses—
sebelum dan sesudah memproses cek. Total semua saldo akun pemasok (atau voucher yang belum
dibayar) juga harus direkonsiliasi secara berkala dengan jumlah akun pengendali utang usaha di buku
besar (pengendalian 17.2).

Pengeluaran Tunai
Aktivitas terakhir dalam siklus pengeluaran adalah membayar pemasok (lingkaran 4.0 pada Gambar 13-2).

PROSES
Kasir, yang melapor kepada bendahara, bertanggung jawab untuk membayar pemasok. Ini
memisahkan fungsi penyimpanan, yang dilakukan oleh kasir, dari fungsi otorisasi dan pencatatan,
yang masing-masing dilakukan oleh departemen pembelian dan hutang dagang. Pembayaran
dilakukan ketika hutang mengirimkan paket voucher kepada kasir. Meskipun banyak pembayaran
tetap dilakukan dengan cek, penggunaan EFT dan FEDI semakin meningkat.

ANCAMAN DAN KONTROL

Gagal memanfaatkan diskon pembelian untuk pembayaran segera (ancaman 18) bisa
berakibat mahal. Misalnya, diskon 1% untuk pembayaran dalam 10 hari, bukan 30 hari,
menunjukkan penghematan 18% per tahun. Pengarsipan yang tepat dapat secara
signifikan mengurangi risiko ancaman ini. Faktur yang disetujui harus diajukan sebelum
tanggal jatuh tempo, dan sistem harus dirancang untuk melacak tanggal jatuh tempo
faktur dan mencetak daftar periodik semua faktur yang belum dibayar (kontrol 18.1).
Anggaran arus kas (pengendalian 18.2) yang menunjukkan arus kas masuk yang
diharapkan dan komitmen yang belum diselesaikan juga dapat membantu perusahaan
merencanakan untuk memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia. Informasi dalam
anggaran ini berasal dari beberapa sumber. Piutang usaha memberikan proyeksi koleksi
kas masa depan.
Ancaman lain adalah membayar barang yang tidak diterima. Pengendalian terbaik untuk mencegah ancaman
ini adalah dengan membandingkan jumlah yang tertera pada faktur pemasok dengan jumlah yang dimasukkan oleh
orang pengendalian persediaan, yang menerima transfer barang tersebut dari departemen penerima. Banyak
perusahaan memerlukan departemen pengendalian persediaan untuk memverifikasi jumlah pada laporan
penerimaan sebelum dapat digunakan untuk mendukung pembayaran faktur pemasok (pengendalian 19.1).
Verifikasi bahwa layanan (misalnya, pembersihan atau pengecatan) dilakukan dengan cara yang ditagih lebih sulit.
Oleh karena itu, sebagian besar perusahaan mengandalkan pengendalian anggaran dan tinjauan yang cermat
terhadap pengeluaran departemen (pengendalian 19.2) untuk menunjukkan potensi masalah yang perlu diselidiki.
Penggantian biaya perjalanan dan hiburan karyawan memerlukan perhatian khusus karena ini adalah area di
mana penipuan sering terjadi dan tren teknologi telah memudahkan karyawan untuk mengajukan klaim penipuan.
Misalnya, sebagian besar maskapai penerbangan sekarang mendorong wisatawan untuk mencetak boarding pass
mereka di rumah. Hal ini menghemat waktu wisatawan pada saat check-in, tetapi juga mengurangi nilai boarding
pass sebagai dokumentasi pendukung untuk biaya yang diklaim karena dokumen tersebut dapat diubah oleh
wisatawan atau dicetak tetapi tidak pernah digunakan. Akibatnya, banyak organisasi mengharuskan karyawan untuk
menyerahkan bukti tambahan, seperti agenda konferensi yang mengidentifikasi peserta, untuk membuktikan bahwa
mereka benar-benar melakukan perjalanan (kontrol 19.3). Ancaman potensial lainnya adalah bagi karyawan untuk
memesan beberapa penerbangan atau hotel, membatalkan semua kecuali yang termurah, tetapi ajukan klaim
penggantian untuk opsi yang paling mahal. Cara terbaik untuk mencegah masalah ini adalah dengan mewajibkan
semua karyawan menggunakan kartu kredit perusahaan untuk perjalanan (kontrol 19.4), karena ini memastikan
bahwa organisasi akan menerima jejak audit lengkap dari semua biayadan kredit ke akun.

Pembayaran duplikat (ancaman 20) dapat terjadi karena berbagai alasan. Ini mungkin
faktur rangkap yang dikirim setelah cek perusahaan telah dikirim melalui pos, atau
mungkin terpisah dari dokumen lain dalam paket voucher. Meskipun pemasok
4 BAGIAN IIIAPLIKASI SISTEM INFORMASI

biasanya mendeteksi pembayaran duplikat dan mengkredit rekening perusahaan, hal itu dapat
mempengaruhi kebutuhan arus kas perusahaan. Selain itu, catatan keuangan akan salah, setidaknya sampai
pembayaran duplikat terdeteksi.
Beberapa prosedur pengendalian terkait dapat mengurangi ancaman ini. Pertama (kontrol 20.1),
faktur harus disetujui untuk pembayaran hanya jika disertai dengan paket voucher lengkap (pesanan
pembelian dan laporan penerimaan). Kedua, hanya salinan asli dari faktur yang harus dibayar (kontrol
20.2). Sebagian besar faktur duplikat yang dikirim pemasok dengan jelas menunjukkan bahwa itu
bukan asli. Pembayaran tidak boleh diotorisasi untuk fotokopi faktur. Ketiga, ketika cek untuk
membayar faktur ditandatangani, faktur dan paket voucher harus dibatalkan (ditandai “dibayar”)
dengan cara yang akan mencegah pengiriman kembali (kontrol 20.3). Meskipun ERS menghilangkan
faktur vendor seluruhnya, tetap penting untuk menandai semua laporan penerimaan sebagai dibayar
untuk menghindari pembayaran duplikat.
Mungkin ancaman paling serius yang terkait dengan fungsi pengeluaran kas adalah
pencurian atau penyelewengan dana (ancaman 21). Karena uang tunai adalah aset yang paling
mudah dicuri, akses ke uang tunai, cek kosong, dan mesin penandatangan cek harus dibatasi
(kontrol 21.1). Cek harus diberi nomor urut dan dicatat secara berkala (kontrol 21.2) oleh kasir.
EFT, baik dengan sendirinya atau sebagai bagian dari FEDI, memerlukan prosedur kontrol tambahan.
Kontrol akses yang ketat atas semua transaksi EFT keluar (kontrol 21.3) adalah penting. Kata sandi dan ID
pengguna harus digunakan untuk secara khusus mengidentifikasi dan memantau setiap karyawan yang
berwenang untuk memulai transaksi EFT. Lokasi terminal asal juga harus dicatat. Transaksi EFT di atas
ambang batas tertentu harus memerlukan persetujuan pengawasan waktu nyata. Juga harus ada batasan
jumlah dolar total transaksi yang diperbolehkan per hari per individu. Semua transmisi EFT harus dienkripsi
untuk mencegah perubahan. Selain itu, semua transaksi EFT harus diberi stempel waktu dan nomor untuk
memfasilitasi rekonsiliasi selanjutnya. Program khusus, disebutmodul audit tertanam, dapat dirancang ke
dalam sistem untuk memantau semua transaksi dan mengidentifikasi setiap transaksi yang memiliki
karakteristik tertentu. Laporan dari transaksi yang ditandai tersebut kemudian dapat diberikan kepada
manajemen dan audit internal untuk ditinjau dan, jika perlu, penyelidikan yang lebih rinci.

Transaksi perbankan online memerlukan pemantauan terus-menerus. Deteksi tepat waktu atas transaksi
mencurigakan dan pemberitahuan bank yang cepat diperlukan untuk memulihkan dana yang dicairkan secara
curang. Ancaman serius adalah perangkat lunak keystroke-logging dapat menginfeksi komputer yang digunakan
untuk perbankan online dan memberikan kredensial perbankan organisasi kepada penjahat. Memang, dalam
beberapa tahun terakhir para penjahat telah mengarahkan serangan spear phishing (lihat Bab 6) ke bendahara
untuk mencoba melakukan hal ini. Cara terbaik untuk mengurangi ancaman ini adalah dengan menunjuk komputer
tertentu yang akan digunakan untuk perbankan online (kontrol 21.4), untuk membatasi akses ke komputer itu ke
bendahara atau siapa pun yang bertanggung jawab untuk mengesahkan pembayaran, dan menggunakan komputer
itu. hanyauntuk perbankan online dan tidak ada aktivitas lainnya. Jika tidak, jika bendahara menggunakan komputer
yang sama untuk email dan perbankan online dan menjadi korban serangan spear phishing, penjahat dapat
menginstal perangkat lunak keylogging, menggunakannya untuk mendapatkan kredensial perbankan organisasi,
dan kemudian mencuri dana organisasi. Perusahaan juga harus mempertimbangkan untuk menempatkan blok
Automated Clearing House (ACH), yang menginstruksikan bank untuk tidak mengizinkan debit (aliran keluar) ACH
dari rekening tertentu. Misalnya, jika sebuah perusahaan melakukan semua pembayaran kepada pemasoknya hanya
dari rekening giro operasi utamanya, ia mungkin ingin menginstruksikan bank untuk memblokir semua debit ACH
dari rekening bank lainnya (kontrol 21.5).
Pencairan dana palsu, khususnya penerbitan cek kepada pemasok fiktif, adalah jenis penipuan yang
umum. Pemisahan tugas yang tepat (kontrol 21.6) dapat secara signifikan mengurangi risiko ancaman ini.
Fungsi hutang usaha harus mengotorisasi pembayaran, termasuk perakitan paket voucher; namun, hanya
bendahara atau kasir yang harus menandatangani cek. Untuk memastikan bahwa cek dikirim ke penerima
yang dituju, kasir harus mengirimkan cek yang telah ditandatangani daripada mengembalikannya ke hutang
dagang. Kasir juga harus membatalkan semua dokumen dalam paket voucher untuk mencegah pengiriman
ulang untuk mendukung pencairan lainnya. Cek yang melebihi jumlah tertentu, seperti $5.000 sampai
$10.000, harus memerlukan dua tanda tangan (kontrol 21.7), dengan demikian memberikan tinjauan
independen lain atas pengeluaran tersebut. Akhirnya, seseorang yang tidak berpartisipasi dalam
pemrosesan baik penerimaan atau pengeluaran kas harus merekonsiliasi semua rekening bank (kontrol
21.8). Kontrol ini memberikan pemeriksaan independen atas akurasi dan mencegah seseorang dari
penyalahgunaan uang tunai dan kemudian menyembunyikan pencurian dengan menyesuaikan laporan
bank.
 BAB 13SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN UNTUK PENGELUARAN 4

Akses ke daftar pemasok yang disetujui harus dibatasi (kontrol 21.9), dan setiap perubahan pada daftar
itu harus ditinjau dan disetujui dengan cermat. Sangat penting untuk membatasi kemampuan untuk
membuat pemasok satu kali (kontrol 21.10) dan memproses faktur sehingga karyawan yang sama tidak
dapat membuat pemasok baru sekaligus mengeluarkan cek kepada pemasok tersebut.
Jika memungkinkan, pengeluaran harus dilakukan dengan cek atau EFT. Namun demikian, seringkali
lebih mudah untuk membayar pembelian kecil, seperti kopi atau donat, secara tunai. Dana kas kecil
(pengendalian 21.11), dikelola oleh seorang karyawan yang tidak memiliki tanggung jawab penanganan kas
atau akuntansi lainnya, harus dibentuk untuk menangani pengeluaran tersebut. Dana kas kecil harus
ditetapkan sebagai dana imprest. Sebuahdana imprestmemiliki dua karakteristik: ditetapkan pada jumlah
dana imprest- Rekening kas dengan
yang tetap, seperti $100, dan memerlukan voucher untuk setiap pencairan. Setiap saat, jumlah uang tunai dua karakteristik: (1) Ditetapkan pada
plus voucher harus sama dengan saldo dana yang telah ditentukan sebelumnya. Ketika saldo dana menipis, jumlah yang tetap, seperti $100; dan (2)
voucher diperlukan untuk setiap
voucher disajikan ke hutang usaha untuk diisi ulang. Setelah hutang usaha mengotorisasi transaksi ini, kasir
pencairan. Setiap saat, jumlah uang
kemudian menulis cek untuk mengembalikan dana kas kecil ke tingkat yang ditentukan. Seperti halnya tunai plus voucher harus sama dengan
dokumen pendukung yang digunakan untuk pembelian biasa, voucher yang digunakan untuk mendukung saldo dana yang telah ditentukan
sebelumnya.
pengisian kembali dana kas kecil harus dibatalkan pada saat dana dikembalikan ke tingkat yang telah
ditetapkan sebelumnya.
Pengoperasian dana kas kecil imprest secara teknis melanggar prinsip pemisahan tugas, karena
orang yang sama yang memegang kas juga mengotorisasi pengeluaran dari dana dan memelihara
catatan saldo dana. Namun, ancaman penyelewengan lebih dari sekadar diimbangi dengan
kenyamanan tidak harus memproses pembelian lain-lain kecil melalui siklus pengeluaran normal.
Selain itu, risiko penyelewengan dapat dikurangi dengan meminta auditor internal melakukan
penghitungan saldo dana dan voucher secara berkala tanpa pemberitahuan sebelumnya dan dengan
meminta pertanggungjawaban orang yang bertanggung jawab atas dana kas kecil atas setiap
kekurangan yang ditemukan selama audit mendadak tersebut (pengendalian 21.12).
Pencurian juga dapat terjadi melalui perubahan cek (ancaman 22). Mesin proteksi
cek (kontrol 22.1) dapat mengurangi risiko ancaman ini dengan mencetak jumlahnya
dalam warna yang berbeda, biasanya kombinasi tinta merah dan biru. Menggunakan
tinta khusus yang berubah warna jika diubah dan mencetak cek pada kertas khusus
(kontrol 22.2) yang mengandung tanda air dapat mengurangi kemungkinan
perubahan lebih lanjut. Banyak bank juga menyediakan layanan khusus untuk
membantu melindungi perusahaan dari cek palsu. Salah satu layanan tersebut, yang
disebut Pembayaran Positif (kontrol 22.3), melibatkan pengiriman daftar harian semua
cek yang sah ke bank, yang kemudian akan menghapus hanya cek yang muncul di
daftar itu. Rekonsiliasi rekening bank setiap bulan adalah kontrol detektif penting
untuk mengidentifikasi penipuan cek.
Terakhir, penting untuk merencanakan dan memantau pengeluaran untuk menghindari masalah arus kas
(ancaman 23). Anggaran arus kas (kontrol 23.1) adalah cara terbaik untuk mengurangi ancaman ini.

Ringkasan dan Kesimpulan Kasus

Kegiatan bisnis dasar yang dilakukan dalam siklus pengeluaran meliputi pemesanan bahan,
persediaan, dan layanan; menerima bahan, persediaan, dan layanan; menyetujui faktur pemasok
untuk pembayaran; dan membayar barang dan jasa.
Efisiensi dan efektivitas kegiatan ini secara signifikan dapat mempengaruhi kinerja perusahaan secara
keseluruhan. Misalnya, kekurangan dalam meminta dan memesan inventaris dan persediaan yang diperlukan dapat
menciptakan kemacetan produksi dan mengakibatkan hilangnya penjualan karena kehabisan stok barang-barang
populer. Masalah dalam prosedur yang berkaitan dengan penerimaan dan penyimpanan persediaan dapat
mengakibatkan perusahaan membayar barang yang tidak pernah diterima, menerima pengiriman dan
mengeluarkan biaya penyimpanan untuk barang yang tidak dipesan, dan mengalami pencurian persediaan. Masalah
dalam menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran dapat mengakibatkan pemasok membayar lebih atau gagal
mengambil diskon yang tersedia untuk pembayaran segera. Kelemahan dalam proses pencairan uang tunai dapat
mengakibatkan penyelewengan uang tunai.
TI dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas aktivitas siklus pengeluaran yang dilakukan.
Secara khusus, EDI, kode batang, RFID, dan EFT dapat secara signifikan mengurangi waktu dan biaya yang
terkait dengan pemesanan, penerimaan, dan pembayaran barang. Kontrol yang tepat
4 BAGIAN IIIAPLIKASI SISTEM INFORMASI

prosedur, terutama pemisahan tugas, diperlukan untuk memitigasi berbagai ancaman seperti kesalahan
dalam melakukan aktivitas siklus pengeluaran dan pencurian persediaan atau uang tunai.
Pada pertemuan eksekutif berikutnya, Ann Brandt dan Elizabeth Venko menyampaikan kepada Linda
Spurgeon rekomendasi mereka untuk meningkatkan aktivitas bisnis siklus pengeluaran AOE. Ann
menunjukkan bahwa rencana LeRoy Williams untuk melakukan penghitungan fisik komponen bahan baku
utama yang lebih sering akan meningkatkan akurasi database dan mengurangi kemungkinan kehabisan stok
di pabrik Wichita. Dia juga merancang kueri untuk menghasilkan laporan kinerja pemasok harian yang akan
menyoroti tren negatif apa pun sebelum menjadi jenis masalah yang mengganggu produksi di pabrik
Dayton. Ann juga menunjukkan bahwa adalah mungkin untuk menghubungkan inventaris AOE dan sistem
perencanaan produksi dengan pemasok utama untuk mengelola tingkat inventaris AOE dengan lebih baik.

Elizabeth Venko menyatakan bahwa dia sedang berupaya untuk meningkatkan jumlah pemasok yang
menggunakan kode batang atau tag RFID pada pengiriman mereka. Hal ini akan meningkatkan efisiensi dan
keakuratan proses penerimaan dan juga keakuratan catatan inventaris AOE, sehingga memberikan
kemungkinan pengurangan tambahan dalam biaya penyimpanan inventaris. Selain itu, Elizabeth ingin
mendorong lebih banyak pemasok untuk mengirim faktur melalui EDI atau menyetujui ERS, yang akan
meningkatkan efisiensi dan akurasi pemrosesan faktur dan mengurangi biaya yang terkait dengan
penanganan dan penyimpanan faktur kertas. Secara bersamaan, Elizabeth berencana untuk meningkatkan
EFT sebanyak mungkin untuk lebih merampingkan proses pencairan uang tunai dan mengurangi biaya yang
terkait dengan pemrosesan pembayaran melalui cek.
Saat pertemuan hampir berakhir, LeRoy Williams bertanya apakah Elizabeth dan Ann dapat bertemu
dengannya untuk mencari cara tambahan guna meningkatkan cara sistem baru AOE melacak aktivitas
manufaktur.

KEYTE RM S

siklus pengeluaran 395

pesanan pembelian 405 sistem nonvoucher 411
kuantitas pesanan ekonomi
pesanan pembelian selimut atau sistem voucher 411
(EOQ) 403 voucher pencairan
pesanan selimut 405
titik pemesanan ulang 403
inventaris yang dikelola vendor 412
persyaratan bahan (VMI) 406 penyelesaian penerimaan yang dievaluasi
perencanaan (MRP) 403
suap 408 (ERS) 412
persediaan just-in-time (JIT)
menerima laporan 409 kartu pengadaan 412
sistem 403
nota debit 409 dana imprest 417
permintaan pembelian 404
paket voucher 411

AIS beraksi
BAB QU IZ

1. Manakah dari metode pengendalian persediaan berikut yang paling mungkin digunakan untuk produk yang

penjualannya dapat diramalkan dengan andal?

sebuah. JIT
c. MRP
b. EOQ
d. ABC
2. Manakah dari kecocokan berikut yang dilakukan dalam penyelesaian penerimaan yang dievaluasi (ERS)?

sebuah. faktur vendor dengan laporan penerimaan

b. pesanan pembelian dengan laporan penerimaan
c. faktur vendor dengan pesanan pembelian
d. faktur vendor, laporan penerimaan, dan pesanan pembelian
 BAB 13SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN UNTUK PENGELUARAN 4

3. Manakah dari berikut ini yang benar?

sebuah. Lebih mudah untuk memverifikasi keakuratan faktur untuk pembelian layanan daripada faktur
untuk pembelian bahan baku.
b. Menyiapkan kas kecil sebagai dana imprest melanggar pemisahan tugas.
c. Rumus EOQ digunakan untuk mengidentifikasi kapan harus memesan ulang persediaan.

d. Paket voucher biasanya menyertakan nota debit.

4. Dokumen mana yang digunakan untuk membuat kontrak pembelian barang atau jasa dari
pemasok?
sebuah. faktur vendor c. pesanan pembelian
b. permintaan pembelian d. voucher pencairan
5. Metode mana yang akan memberikan peningkatan efisiensi terbesar untuk pembelian barang-
barang non-persediaan seperti perlengkapan kantor lain-lain?
sebuah. kode batang
c. kartu pengadaan
b. EDI d. EFT
6. Manakah dari aktivitas siklus pengeluaran berikut yang dapat dihilangkan melalui penggunaan TI atau
rekayasa ulang?
sebuah. pemesanan barang c. menerima barang
b. menyetujui faktur vendor d. pengeluaran tunai
7. Apa prosedur kontrol terbaik untuk mencegah pembayaran faktur yang sama dua kali?
sebuah. Pisahkan fungsi persiapan cek dan penandatanganan cek.
b. Siapkan cek hanya untuk faktur yang telah dicocokkan dengan laporan penerimaan dan pesanan
pembelian.
c. Memerlukan dua tanda tangan pada semua cek di atas batas tertentu.
d. Batalkan semua dokumen pendukung saat cek ditandatangani.

8. Untuk pengendalian internal yang baik, siapa yang harus menandatangani cek?

sebuah. kasir
c. agen pembelian
b. akun hutang d. pengontrol

9.Manakah dari prosedur berikut yang dirancang untuk mencegah agen pembelian
menerima suap?
sebuah. memelihara daftar pemasok yang disetujui dan mewajibkan semua pembelian dilakukan dari
pemasok dalam daftar itu
b. mewajibkan agen pembelian untuk mengungkapkan investasi keuangan apa pun pada pemasok potensial
c. membutuhkan persetujuan dari semua pesanan pembelian

d. pra-penomoran dan akuntansi secara berkala untuk semua pesanan pembelian

10. Dokumen mana yang digunakan untuk mencatat penyesuaian utang usaha berdasarkan pengembalian
persediaan yang tidak dapat diterima ke pemasok?
sebuah. menerima laporan
c. memo debit
b. memo kredit d. pesanan pembelian

DISKUSI TENTANG QU ESTI ON S

13.1 Dalam bab ini dan Bab 12, pengontrol AOE memainkan peran utama dalam mengevaluasi dan
merekomendasikan cara menggunakan TI untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas.
Haruskah kepala informasi perusahaan membuat keputusan ini? Haruskah pengontrol terlibat
dalam membuat jenis keputusan ini? Mengapa atau mengapa tidak?

13.2 Perusahaan seperti Walmart telah beralih dari JIT ke sistem inventaris yang dikelola vendor
(VMI). Diskusikan potensi keuntungan dan kerugian dari pengaturan ini. Kontrol khusus
apa, jika ada, yang harus dikembangkan untuk memantau sistem VMI?
4 BAGIAN IIIAPLIKASI SISTEM INFORMASI

13.3 Kartu pengadaan dirancang untuk meningkatkan efisiensi pembelian non-persediaan kecil. Kontrol apa
yang harus ditempatkan pada penggunaannya? Mengapa?

13.4 Dengan cara apa Anda dapat menerapkan prosedur pengendalian yang dibahas dalam bab ini untuk membayar utang

pribadi (misalnya, tagihan kartu kredit)?

13.5 Haruskah setiap perusahaan beralih dari proses pencocokan tiga arah tradisional (pesanan pembelian, laporan

penerimaan, dan faktur pemasok) ke pencocokan dua arah (pesanan pembelian dan laporan penerimaan) yang
digunakan dalam penyelesaian penerimaan yang dievaluasi (ERS)? Mengapa atau mengapa tidak?

13.6 Haruskah perusahaan mengizinkan agen pembelian untuk memulai bisnis mereka sendiri yang
memproduksi barang yang sering dibeli perusahaan? Mengapa? Apakah Anda akan mengubah
jawaban Anda jika perusahaan agen pembelian dinilai oleh layanan independen, seperti:Laporan
konsumen, sebagai memberikan nilai terbaik untuk harga? Mengapa?

MASALAH EM S

13.1 Prosedur pengendalian internal manakah yang paling hemat biaya dalam menghadapi ancaman
siklus pengeluaran berikut?
sebuah. Agen pembelian memesan bahan dari pemasok yang sebagian dimilikinya.
b. Personil dok penerima mencuri inventaris dan kemudian mengklaim inventaris dikirim
ke gudang.
c. Persediaan kertas printer laser yang tidak dipesan yang dikirim ke kantor diterima dan
dibayar karena “harganya tepat”. Namun, setelah semua printer laser macet, menjadi
jelas bahwa kertas "tawar-menawar" itu berkualitas rendah.
d. Perusahaan gagal memanfaatkan diskon 1% untuk segera membayar faktur
vendor.
e. Sebuah perusahaan terlambat membayar tagihan tertentu. Akibatnya, faktur kedua
dikirim, yang melintasi pembayaran faktur pertama melalui pos. Faktur kedua
diajukan untuk diproses dan juga dibayar.
f. Catatan inventaris menunjukkan bahwa persediaan kertas fotokopi yang memadai harus tersedia, tetapi
tidak ada yang tersedia di rak persediaan.
g. Catatan inventaris salah diperbarui saat karyawan dok penerima
memasukkan nomor produk yang salah di terminal.
h. Seorang pegawai administrasi memperoleh cek kosong dan menulis sejumlah besar hutang kepada
perusahaan fiktif. Karyawan tersebut kemudian mencairkan cek tersebut.
saya. Faktur fiktif diterima dan cek dikeluarkan untuk membayar barang yang tidak pernah
dipesan atau dikirim.
j. Penjaga kas kecil mengaku telah “meminjam” $12.000 selama lima tahun terakhir.

k. Agen pembelian menambahkan catatan baru ke file induk pemasok. Perusahaan tidak
ada. Selanjutnya, agen pembelian menyerahkan faktur dari perusahaan palsu untuk
berbagai layanan pembersihan. Faktur dibayar.
l. Petugas menempelkan label harga yang ditujukan untuk TV panel-latan kelas bawah ke
model kelas atas. Teman petugas kemudian membeli barang itu, yang dipindai petugas di
konter kasir.

13.2Cocokkan istilah di kolom kiri dengan definisi yang sesuai di kolom kanan.
Ketentuan definisi
1.Kuantitas pesanan ekonomis sebuah. Sebuah dokumen yang menciptakan kewajiban hukum
(EOQ)
untuk membeli dan membayar barang atau jasa
2.Perencanaan kebutuhan
b. Metode yang digunakan untuk menjaga
material (MRP) saldo kas dalam akun kas kecil
 BAB 13SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN UNTUK PENGELUARAN
3.Sistem persediaan just-in-
time (JIT)
4.permintaan pembelian
5.Dana imprest
6.Pesanan pembelian
7.Kickback
8.Kartu pengadaan
9.Pesanan pembelian selimut
10.Penyelesaian penerimaan yang
dievaluasi (ERS)
11.Voucher pencairan
12.Menerima laporan
13.Memo debit
14.Inventaris yang dikelola vendor
15.paket voucher
16.Sistem non-voucher
17.Sistem voucher
4
c. Waktu untuk menyusun ulang inventaris dipicu
ketika jumlah yang ada turun ke tingkat yang
telah ditentukan
d. Sebuah dokumen yang digunakan untuk mengesahkan
pengurangan hutang usaha karena barang dagangan
telah dikembalikan ke pemasok
e. Sistem kontrol inventaris yang memicu
produksi berdasarkan penjualan aktual
f. Sistem kontrol inventaris yang memicu
produksi berdasarkan perkiraan penjualan
g. Dokumen yang hanya digunakan secara internal
untuk memulai pembelian bahan, persediaan, atau
layanan
h. Proses untuk menyetujui faktur pemasok
berdasarkan kecocokan dua arah antara laporan
penerimaan dan pesanan pembelian
saya. Proses untuk menyetujui faktur pemasok
berdasarkan kecocokan tiga arah dari pesanan
pembelian, laporan penerimaan, dan faktur
pemasok
j. Metode pemeliharaan hutang dagang di
mana setiap faktur pemasok dilacak dan
dibayar secara terpisah
k. Metode pemeliharaan hutang usaha yang
menghasilkan satu cek untuk membayar
satu set faktur dari pemasok yang sama
l. Kombinasi pesanan pembelian, laporan penerimaan,
dan faktur pemasok yang semuanya berhubungan
dengan transaksi yang sama
m. Sebuah dokumen yang digunakan untuk mendaftar setiap faktur
yang dibayar dengan cek
n. Sistem pengendalian persediaan yang berusaha
meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penyimpanan,
dan kehabisan persediaan
Hai. Sebuah sistem dimana pemasok diberikan
akses ke point-of-sale (POS) dan data
persediaan untuk secara otomatis mengisi
tingkat persediaan
p. Perjanjian untuk membeli jumlah tertentu
pada interval tertentu dari pemasok
tertentu
q. Dokumen yang digunakan untuk mencatat
jumlah dan kondisi barang yang dikirim oleh
pemasok
r. Kartu kredit tujuan khusus yang digunakan untuk
membeli persediaan
s. Penipuan di mana pemasok membayar pembeli
atau agen pembelian untuk menjual produk
atau layanannya
4 BAGIAN IIIAPLIKASI SISTEM INFORMASI

13.3 Proyek Excel: Menggunakan Hukum Benford untuk Mendeteksi Penipuan Pencairan Potensial.*

YG DIBUTUHKAN

sebuah. Baca artikel “Menggunakan Spreadsheet dan Hukum Benford untuk Menguji Data
Akuntansi” oleh Mark G. Simkin diJurnal ISACA, 2010, Jil. 1, tersedia di www.isaca.org.
b. Ikuti langkah-langkah dalam artikel untuk menganalisis kumpulan faktur pemasok berikut:

NOMOR FAKTUR JUMLAH

2345 $7.845
2346 $2.977
2347 $1,395
2348 $3,455
2349 $7,733
2350 $1,455
2351 $6.239
2352 $2,573
2353 $1,862
2354 $1,933
2355 $7,531
2356 $4.400
2357 $5.822
2358 $7,925
2359 $2.100
2360 $8,256
2361 $1,863
2362 $3,375
2363 $6.221
2364 $1,799
2365 $1.450
2366 $7,925
2367 $2,839
2368 $1.588
2369 $2,267
2370 $7.890
2371 $7,945
2372 $1.724
2373 $9,311
2374 $4.719

Petunjuk:Anda mungkin perlu menggunakan fungsi VALUE untuk mengubah hasil penggunaan
fungsi LEFT untuk mengurai digit prospek di setiap jumlah faktur.

13.4 Cocokkan ancaman di kolom kiri dengan prosedur kontrol yang sesuai di kolom kanan.
Lebih dari satu kontrol mungkin berlaku.
Ancaman Prosedur Kontrol
1.Gagal mengambil diskon pembelian
sebuah. Terima hanya pengiriman dengan
yang tersedia untuk
pesanan pembelian yang disetujui.
pembayaran cepat

2.Kesalahan pencatatan dan

b. Dokumentasikan semua transfer inventaris.
posting dalam utang usaha
3.Membayar untuk barang yang
c. Batasi akses fisik ke inventaris.
tidak diterima

4.Kickback d. File faktur dengan tanggal jatuh tempo.

5.Pencurian persediaan
e. Pertahankan anggaran kas.

* Kesempatan belajar seumur hidup: lihat hal. xxx di pendahuluan.

 BAB 13SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN UNTUK PENGELUARAN 4

6.Membayar faktur yang sama dua

f. Melakukan perbandingan otomatis dari total
kali
perubahan uang tunai dengan total
perubahan hutang usaha.
7.kehabisan stok g. Mengadopsi sistem persediaan perpetual.

8.Membeli barang dengan harga

h. Mengharuskan agen pembelian untuk
yang melambung
mengungkapkan kepentingan keuangan atau
pribadi dalam pemasok.

9.Penyalahgunaan uang tunai saya. Mengharuskan pembelian dilakukan hanya dari

pemasok yang disetujui.

10.Membeli barang dengan

kualitas rendah
11.Buang-buang waktu dan biaya untuk
mengembalikan tanpa pesanan
j. Batasi akses ke data master
pemasok.
k. Batasi akses ke cek kosong.

barang dagangan ke pemasok

12.Kehilangan data pembelian

yang tidak disengaja
13.Pengungkapan informasi pemasok
yang sensitif (misalnya, data
perbankan)
l. Mengeluarkan cek hanya untuk paket voucher
lengkap (laporan penerimaan, faktur
pemasok, dan pesanan pembelian).
m. Batalkan atau tandai dokumen pendukung
“Dibayar” dalam paket voucher saat cek
diterbitkan.

n. Lakukan pencadangan rutin basis data siklus

pengeluaran.
Hai. Latih karyawan tentang cara menanggapi hadiah
atau insentif yang ditawarkan oleh pemasok dengan
benar.

p. Memegang manajer pembelian bertanggung jawab atas

biaya memo dan pengerjaan ulang.

q. Pastikan bahwa orang lain selain kasir

merekonsiliasi rekening bank.

13.5 Gunakan Tabel 13-2 untuk membuat daftar periksa kuesioner yang dapat digunakan untuk
mengevaluasi pengendalian untuk setiap aktivitas dasar dalam siklus pengeluaran (pemesanan
barang, penerimaan, persetujuan faktur pemasok, dan pengeluaran kas).

YG DIBUTUHKAN

sebuah. Untuk setiap masalah pengendalian, tulislah pertanyaan Ya/Tidak sehingga jawaban “Tidak”
menunjukkan kelemahan pengendalian. Misalnya, satu pertanyaan mungkin "Apakah dokumen
pendukung, seperti pesanan pembelian dan laporan penerimaan, ditandai 'dibayar' saat cek dikeluarkan
ke vendor?"
b. Untuk setiap pertanyaan Ya/Tidak, tulislah penjelasan singkat mengapa jawaban “Tidak” menunjukkan
kelemahan pengendalian.

13.6Proyek Excel
sebuah. Perluas anggaran arus kas yang Anda buat di Soal 12.4 untuk memasukkan baris untuk arus kas
keluar yang diharapkan sama dengan 77% dari penjualan bulan berjalan.
b. Tambahkan juga baris untuk menghitung jumlah uang tunai yang perlu dipinjam untuk
mempertahankan saldo kas minimum $50.000 pada akhir setiap bulan.
c. Tambahkan baris lain untuk menunjukkan arus kas masuk dari pinjaman.
d. Tambahkan baris lain untuk menunjukkan jumlah kumulatif yang dipinjam.
e. Tambahkan baris lain untuk menunjukkan jumlah pinjaman yang dapat dilunasi, pastikan untuk
mempertahankan saldo akhir minimum $50.000 setiap bulan.
f. Tambahkan kontrol validasi data yang sesuai untuk memastikan akurasi spreadsheet.
4 BAGIAN IIIAPLIKASI SISTEM INFORMASI

13.7 Tabel berikut menyajikan hasil penggunaan alat CAAT untuk menginterogasi sistem ERP
Perusahaan XYZ untuk aktivitas siklus pengeluaran. Ini menunjukkan berapa kali setiap
karyawan melakukan tugas tertentu.

MEMPERTAHANKAN SUP- MENYETUJUI

PLIER MASTER MENERIMA PEMASOK DI- MEMBAYAR RECON-
MEMESAN FILE (TAMBAHKAN, DE- MENEMUKAN- SUARA UNTUK PEMASOK TANDA SURAT BANK CILE
INVENTARIS LETE, EDIT) TORY PEMBAYARAN MELALUI EFT PERIKSA PERIKSA AKUN
Karyawan A 150 5
Karyawan B 100 100 100
Karyawan C 306 7 10
Karyawan D 70 10 10
Karyawan E 425
Karyawan F 150 125
Karyawan G 400 25
Karyawan H 1
karyawan saya 300

YG DIBUTUHKAN

Identifikasi tiga contoh pemisahan tugas yang tidak tepat dan jelaskan sifat dari setiap masalah
yang Anda temukan.

13.8 Daftar berikut mengidentifikasi beberapa fitur kontrol penting. Untuk setiap pengendalian, (1) jelaskan tujuannya, dan (2)

jelaskan bagaimana pengendalian tersebut dapat diimplementasikan dengan sebaik-baiknya secara terpadu

SIstem ERP.
sebuah. Pembatalan paket voucher oleh kasir setelah menandatangani cek
b. Pemisahan tugas menyetujui faktur untuk pembayaran dan menandatangani cek
c. Pra-nomor dan akuntansi secara berkala untuk semua pesanan pembelian
d. Hitungan fisik persediaan secara berkala
e. Memerlukan dua tanda tangan pada cek untuk jumlah besar
f. Mengharuskan agar salinan laporan penerimaan disalurkan melalui departemen toko
persediaan sebelum masuk ke hutang usaha
g. Mewajibkan rekonsiliasi rutin rekening bank oleh orang lain selain orang yang
bertanggung jawab untuk menulis cek
h. Mempertahankan daftar pemasok yang disetujui dan memeriksa bahwa semua pesanan pembelian hanya
dikeluarkan untuk pemasok dalam daftar itu

13.9 Untuk pengendalian internal yang baik, manakah dari tugas berikut yang dapat dilakukan oleh individu
yang sama?
1. Setujui pesanan pembelian
2. Negosiasikan persyaratan dengan pemasok

3. Rekonsiliasi rekening bank organisasi

4. Menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran
5. Batalkan dokumen pendukung dalam paket voucher
6. Tanda tangani cek

7. Cek surat
8. Meminta persediaan untuk dibeli
9. Memeriksa kuantitas dan kualitas persediaan yang diterima

13.10 Tahun lalu, Diamond Manufacturing Company membeli peralatan kantor senilai lebih dari $10
juta di bawah sistem “pemesanan khusus”, dengan pesanan individu berkisar antara $5.000
hingga $30.000. Pesanan khusus adalah untuk barang bervolume rendah yang telah
dimasukkan dalam anggaran manajer departemen. Anggaran, yang membatasi jenis dan
jumlah dolar peralatan kantor yang dapat diminta oleh kepala departemen, disetujui pada awal
tahun oleh dewan direksi. Sistem pemesanan khusus berfungsi sebagai berikut.

pembelianFormulir permintaan pembelian disiapkan dan dikirim ke departemen pembelian.

Setelah menerima permintaan pembelian, salah satu dari lima agen pembelian (pembeli)
memverifikasi bahwa pemohon memang kepala departemen. Pembeli selanjutnya memilih
pemasok yang sesuai dengan mencari berbagai katalog pada file. Pembeli kemudian
 BAB 13SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN UNTUK PENGELUARAN 4

menelepon pemasok, meminta penawaran harga, dan memesan secara lisan. Pesanan pembelian
yang telah diberi nomor sebelumnya diproses, dengan yang asli dikirim ke pemasok dan salinannya
ke kepala departemen, penerimaan, dan hutang dagang. Satu salinan juga diajukan dalam file
permintaan terbuka. Ketika departemen penerima secara lisan memberi tahu pembeli bahwa barang
telah diterima, pesanan pembelian ditransfer dari file terbuka ke file yang diisi. Sekali sebulan,
pembeli meninjau file yang tidak terisi untuk menindaklanjuti pesanan yang terbuka.

menerima Departemen penerima mendapat salinan dari setiap pesanan pembelian. Kapan
peralatan diterima, salinan pesanan pembelian itu dicap dengan tanggal, dan, jika berlaku,
setiap perbedaan antara jumlah yang dipesan dan jumlah yang diterima dicatat dengan tinta
merah. Petugas penerima kemudian meneruskan pesanan pembelian dan peralatan yang telah
dicap kepada kepala departemen yang meminta dan secara lisan memberi tahu departemen
pembelian bahwa barang telah diterima.

Akun hutangSetelah menerima pesanan pembelian, petugas bagian utang usaha mengarsipkannya
dalam file pesanan pembelian terbuka. Ketika faktur vendor diterima, itu dicocokkan dengan pesanan
pembelian yang berlaku, dan hutang dibuat dengan mendebit akun peralatan departemen yang
meminta. Faktur yang belum dibayar diajukan pada tanggal jatuh tempo. Pada tanggal jatuh tempo,
cek disiapkan dan diteruskan ke bendahara untuk ditandatangani. Faktur dan pesanan pembelian
kemudian diajukan dengan nomor pesanan pembelian dalam file faktur dibayar.

BendaharaCek yang diterima setiap hari dari departemen hutang dagang diurutkan menjadi
dua kelompok: cek di atas dan di bawah $10.000. Cek kurang dari $10.000 ditandatangani oleh
mesin. Kasir menyimpan kunci mesin tanda tangan cek dan plat tanda tangan dan memantau
penggunaannya. Baik kasir dan bendahara menandatangani semua cek lebih dari $10.000.

YG DIBUTUHKAN

sebuah. Jelaskan kelemahan yang berkaitan dengan pembelian dan pembayaran “pesanan khusus”
oleh Perusahaan Manufaktur Diamond.
b. Merekomendasikan prosedur pengendalian yang harus ditambahkan untuk mengatasi kelemahan yang teridentifikasi pada

bagian a.

c. Jelaskan bagaimana prosedur kontrol yang Anda rekomendasikan di bagian b harus dimodifikasi jika
Diamond merekayasa ulang aktivitas siklus pengeluarannya untuk memanfaatkan TI saat ini secara
maksimal (misalnya, EDI, EFT, pemindaian kode batang, dan formulir elektronik sebagai pengganti
dokumen kertas).(Ujian CPA, disesuaikan)
d. Gambarlah diagram BPMN yang menggambarkan siklus pengeluaran yang direkayasa ulang Diamond.

13.11 Perusahaan ABC melakukan aktivitas siklus pengeluarannya menggunakan sistem ERP terintegrasi
sebagai berikut:
•Karyawan di departemen mana pun dapat memasukkan permintaan pembelian untuk item yang mereka catat
sebagai kehabisan stok atau dalam jumlah kecil.

•Perusahaan memelihara sistem persediaan perpetual.

•Setiap hari, karyawan di departemen pembelian memproses semua permintaan pembelian dari hari
sebelumnya. Sedapat mungkin, permintaan barang yang tersedia dari pemasok yang sama
digabungkan menjadi satu pesanan pembelian yang lebih besar untuk mendapatkan diskon
volume. Agen pembelian menggunakan Internet untuk membandingkan harga untuk memilih
pemasok. Jika pencarian Internet menemukan pemasok baru yang potensial, agen pembelian
memasukkan informasi yang relevan dalam sistem, sehingga menambahkan pemasok ke daftar
pemasok yang disetujui. Pesanan pembelian di atas $10.000 harus disetujui oleh manajer
departemen pembelian. EDI digunakan untuk mengirimkan pesanan pembelian ke sebagian
besar pemasok, tetapi pesanan pembelian kertas dicetak dan dikirimkan ke pemasok yang tidak
mampu EDI.
•Karyawan departemen penerimaan memiliki akses hanya-baca ke pesanan pembelian yang belum
diselesaikan. Biasanya, mereka memeriksa sistem untuk memverifikasi keberadaan pesanan pembelian
sebelum menerima pengiriman, tetapi kadang-kadang selama periode sibuk mereka menurunkan truk
dan menempatkan barang di sudut gudang tempat mereka duduk sampai ada waktu untuk
menggunakan sistem untuk mengambil barang. pesanan pembelian yang relevan. Dalam kasus seperti
itu, jika pesanan pembelian tidak ditemukan, karyawan penerima menghubungi pemasok untuk
mengatur pengembalian barang.
4 BAGIAN IIIAPLIKASI SISTEM INFORMASI

•Karyawan departemen penerimaan membandingkan jumlah yang dikirim dengan jumlah

yang tertera pada pesanan pembelian. Setiap kali perbedaan lebih besar dari 5%, karyawan
penerima mengirim email ke manajer departemen pembelian. Karyawan penerima
menggunakan terminal online untuk memasukkan jumlah yang diterima sebelum
memindahkan material ke departemen toko persediaan.
•Persediaan disimpan di ruang terkunci. Selama jam kerja normal, seorang karyawan inventaris
mengizinkan setiap karyawan yang mengenakan lencana identifikasi untuk memasuki ruang
penyimpanan dan mengeluarkan barang-barang yang dibutuhkan. Karyawan gudang inventaris
menghitung jumlah yang dipindahkan dan memasukkan informasi itu ke terminal online yang
terletak di gudang.
•Kadang-kadang, item khusus dipesan yang tidak disimpan secara teratur sebagai bagian dari
inventaris dari pemasok khusus yang tidak akan digunakan untuk pembelian reguler. Dalam
kasus ini, petugas bagian hutang membuat catatan pemasok satu kali.
•Semua faktur pemasok (baik reguler dan satu kali) dialihkan ke hutang dagang untuk ditinjau
dan disetujui. Sistem dikonfigurasi untuk melakukan pencocokan tiga arah otomatis dari
faktur pemasok dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan yang sesuai.

•Setiap hari Jumat, faktur pemasok yang disetujui yang jatuh tempo dalam minggu depan
diteruskan ke departemen bendahara untuk pembayaran. Kasir dan bendahara adalah satu-
satunya pegawai yang diberi wewenang untuk mencairkan dana, baik dengan EFT maupun
dengan mencetak cek. Cek dicetak pada printer khusus yang terletak di bagian bendahara,
menggunakan kertas stok khusus yang disimpan dalam lemari terkunci yang hanya dapat
diakses oleh bendahara dan kasir. Cek kertas dikirim ke hutang untuk dikirim ke pemasok.

•Setiap bulan, bendahara merekonsiliasi laporan bank dan menyelidiki setiap perbedaan
dengan saldo kas yang tercatat.

YG DIBUTUHKAN

sebuah. Identifikasi kelemahan dalam prosedur siklus pengeluaran ABC yang ada, jelaskan
masalahnya, dan sarankan solusi. Sajikan jawaban Anda dalam tabel tiga kolom dengan
judul berikut: Kelemahan, Masalah, Solusi.
b. Gambarlah diagram BPMN yang menggambarkan proses siklus pengeluaran ABC yang didesain ulang untuk
memasukkan jawaban Anda ke langkah a.

13.12 Gambar 13-11 menggambarkan aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus pengeluaran
Lexsteel. Informasi tambahan berikut melengkapi angka itu:
•Karena masalah arus kas, Lexsteel selalu membayar pemasok pada hari terakhir yang memungkinkan
sebelum dikenakan denda atas keterlambatan pembayaran. Faktur pemasok diproses dan dibayar setiap
minggu. Setiap hari Jumat, petugas bagian utang usaha meninjau dan menyetujui semua faktur dengan
tanggal jatuh tempo pada minggu berikutnya.
•Manajer pembelian meninjau dan menyetujui semua pembelian sebelum mengirimkannya melalui email kepada
pemasok.

•Setelah menghitung dan memeriksa pengiriman yang masuk, petugas penerima

memasukkan informasi berikut ke dalam sistem:
•Kuantitas yang diterima untuk setiap item inventaris
•Tanggal dan waktu diterima
•Nomor pemasok
•Setelah memasukkan informasi tersebut, petugas penerima membawa persediaan ke departemen
pengendalian persediaan untuk disimpan.
•Akses ke departemen pengendalian persediaan dibatasi.
•Inventaris hanya dirilis ke produksi ketika permintaan yang diotorisasi dengan benar
diterima. Ketika persediaan dilepaskan, petugas pengendalian persediaan memperbarui
sistem persediaan perpetual.
•Perhitungan fisik persediaan dilakukan setiap tiga bulan. Perbedaan antara jumlah dan
jumlah yang tercatat di tangan diselidiki. Setelah penyelesaian penyelidikan, manajer
pabrik mengotorisasi penyesuaian pada catatan persediaan perpetual untuk
mengubahnya ke jumlah yang sebenarnya ada di tangan.
 BAB 13SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN UNTUK PENGELUARAN 4

Karyawan Aktivitas Dilakukan (berurutan, kiri-ke-kanan di semua baris)

Produksi
Terbitkan RUU
Kontrol
dari
bahan

pembelian
Memesan

Inventaris

Petugas penerima
Menerima
& Menghitung

Inventaris

Inventaris
Kontrol
Toko
Inventaris

Akun
Gunakan PO dan
Hutang Menerima
RR untuk Menyetujui
Faktur dari
Faktur dan
pemasok Perbarui A/P

Bendahara Bulanan
Membuat
Menerima &
EFT
Rekonsiliasi Bank
Pembayaran untuk

pemasok Penyataan

GAMBAR 13-11
Prosedur Siklus Pengeluaran Lexsteel

YG DIBUTUHKAN

Identifikasi setidaknya tiga kelemahan kontrol dalam siklus pengeluaran Lexsteel. Untuk setiap kelemahan,
jelaskan ancamannya dan sarankan bagaimana mengubah prosedur untuk mengurangi ancaman itu.

13.13 Soal Excel

YG DIBUTUHKAN

Unduh spreadsheet untuk masalah ini dari situs web kursus dan lakukan
tugas berikut:
1. Jelajahi fungsi AutoFilter Excel.
sebuah. Di bagian bawah tabel, di sel C79 masukkan kata “Total (jumlah)” dan di sel D79
masukkan fungsi SUM untuk menjumlahkan semua jumlah di kolom D.
b. Di bagian bawah tabel, di sel C80 masukkan kata-kata “Total (subtotal)” dan di sel
D80 masukkan fungsi SUBTOTAL untuk menjumlahkan semua jumlah di kolom D.
c. Gunakan Filter Otomatis untuk menampilkan semua pembelian dari pemasok di Kode Pos 85110. Apa yang
ditampilkan di sel D79 dan D80? Mengapa?

d. Ulangi langkah 3 untuk Zipcodes 85111 dan 85116. Berapa nilai penggunaan fungsi
AutoFilter?
2. Gunakan fungsi AutoFilter and Sort untuk mengidentifikasi tanda-tanda peringatan berikut dari
kemungkinan penipuan faktur pemasok:
sebuah. Pemasok yang hanya memiliki inisial untuk namanya
b. Pemasok yang berbeda dengan PO Box yang sama untuk sebuah alamat
c. Pemasok yang mengirimkan faktur bernomor urut
d. Faktur tepat di bawah ambang batas yang membutuhkan persetujuan; misalnya, faktur di bawah
$1.000
e. Nomor faktur duplikat dari pemasok yang sama
4 BAGIAN IIIAPLIKASI SISTEM INFORMASI

13.14 Jawablah pertanyaan pilihan ganda berikut:

1. Prosedur pengendalian untuk membandingkan paket voucher dengan faktur vendor dirancang untuk
mengurangi risiko: .
sebuah. kegagalan untuk memanfaatkan diskon untuk pembayaran yang cepat
b. kesalahan dalam memposting ke hutang
c. membayar untuk barang yang tidak diterima

d. pencurian persediaan
e. melakukan pembayaran duplikat

2. Manakah dari pernyataan berikut yang benar?

sebuah. Penerbitan kartu pengadaan karyawan adalah contoh prosedur pengendalian yang disebut
sebagai “otorisasi umum”.
b. Organisasi dapat mengurangi risiko penipuan pembayaran dengan mengirimkan daftar semua cek yang diterbitkan
kepada bank mereka, sebuah proses yang disebut sebagai “Pembayaran Positif.”

c. Kedua pernyataan di atas adalah benar.

d. Tak satu pun dari pernyataan di atas yang benar.

3. Prosedur pengendalian untuk melarang karyawan menerima hadiah dirancang untuk

mengurangi risiko .
sebuah. pencurian persediaan

b. suap
c. penipuan pengeluaran uang tunai
d. kehabisan stok

e. bukan dari salah satu di atas

4. Prosedur pengendalian pembatalan dokumen dalam paket voucher dirancang untuk

mengurangi risiko .
sebuah. melakukan pembayaran duplikat

b. membayar untuk barang yang tidak diterima

c. penipuan pengeluaran uang tunai

d. kegagalan untuk memanfaatkan diskon untuk pembayaran yang cepat
e. pencurian persediaan

5. Manakah dari prosedur pengendalian berikut yang dirancang untuk mengurangi risiko penipuan
perubahan cek?
sebuah. Blok ACH pada akun yang tidak digunakan untuk pembayaran

b. Penggunaan komputer dan browser khusus untuk perbankan online

c. Menetapkan pengaturan “Pembayaran Positif” dengan bank
d. Kontrol akses untuk terminal EFT
e. Memberi nomor pada semua cek

6. Manakah dari prosedur pengendalian berikut yang dirancang untuk mengurangi risiko pencurian
persediaan?
sebuah. Pembatasan akses fisik ke inventaris
b. Hitungan fisik persediaan secara periodik dan rekonsiliasi dengan jumlah yang tercatat di
tangan
c. Dokumentasi semua transfer inventaris antar karyawan
d. Semua yang di atas
e. Bukan dari salah satu di atas

7. Manakah dari prosedur pengendalian berikut yang dirancang untuk mengurangi risiko pemesanan persediaan yang tidak

dibutuhkan?

sebuah. Pelacakan dan pemantauan kualitas produk oleh pemasok

b. Membeli hanya dari pemasok yang disetujui
c. Memegang manajer pembelian yang bertanggung jawab atas biaya pengerjaan ulang dan memo

d. Semua yang di atas

e. Bukan dari salah satu di atas
 BAB 13SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN UNTUK PENGELUARAN 4

8. Manakah dari dokumen berikut yang tidak lagi diperlukan jika perusahaan menggunakan sistem penerimaan
yang dievaluasi (ERS) dengan pemasoknya?
sebuah. Pesanan pembelian

b. Menerima laporan
c. Faktur pemasok
d. Memo debit
e. Bukan dari salah satu di atas

9.Kickback adalah masalah karena meningkatkan risiko .

sebuah. membeli persediaan yang tidak diperlukan
b. membeli barang-barang berkualitas rendah
c. membeli dengan harga melambung
d. semua yang di atas
e. bukan dari salah satu di atas

10. Ancaman mana yang paling mungkin menghasilkan kerugian terbesar dalam waktu singkat?
sebuah. Perubahan cek atau pembayaran EFT
b. Pencurian persediaan
c. Duplikat pembayaran ke pemasok
d. Semua yang di atas
e. Bukan dari salah satu di atas

KASUS 13-1 Proyek Penelitian: Dampak Teknologi Informasi pada Aktivitas Siklus Pengeluaran,
Ancaman, dan Kontrol

Cari majalah bisnis dan teknologi populer (Pekan Bisnis, Forbes,

sebuah. Menjelaskan bagaimana TI dapat digunakan untuk mengubah aktivitas
Fortune, CIO,dll.) untuk menemukan artikel tentang penggunaan
siklus pengeluaran.
TI yang inovatif yang dapat digunakan untuk meningkatkan satu
b. Membahas implikasi kontrol. Lihat Tabel 13-2, dan jelaskan
atau lebih aktivitas dalam siklus pengeluaran. Tulislah laporan
bagaimana prosedur baru mengubah ancaman dan prosedur
yang:
pengendalian yang tepat untuk mengurangi ancaman
tersebut.

Solusi Aksi AIS

QU IZKEY

1. Manakah dari metode pengendalian persediaan berikut yang paling mungkin digunakan untuk produk yang
penjualannya dapat diramalkan dengan andal?
sebuah. JIT [Salah. JIT berusaha meminimalkan persediaan dengan melakukan pembelian hanya setelah
penjualan. Ini digunakan terutama untuk produk yang permintaannya sulit diprediksi.]
b. EOQ [Salah. EOQ mewakili jumlah persediaan yang optimal untuk dibeli untuk meminimalkan jumlah
biaya pemesanan, penyimpanan, dan kehabisan persediaan.]
► c.MRP [Benar. MRP memperkirakan penjualan dan menggunakan informasi itu untuk membeli inventaris guna memenuhi
kebutuhan yang diantisipasi.]

d. ABC [Salah. ABC adalah metode untuk membuat stratifikasi inventaris menurut kepentingannya dan
menjadwalkan penghitungan inventaris yang lebih sering untuk item yang lebih penting.]
4 BAGIAN IIIAPLIKASI SISTEM INFORMASI

2. Manakah dari kecocokan berikut yang dilakukan dalam penyelesaian penerimaan yang dievaluasi (ERS)?
sebuah. faktur vendor dengan laporan penerimaan [Salah. ERS menghilangkan faktur
vendor.]
► b.pesanan pembelian dengan laporan penerimaan [Benar. ERS menghilangkan faktur vendor dan
menjadwalkan pembayaran berdasarkan pencocokan pesanan pembelian dan laporan penerimaan.]

c. faktur vendor dengan pesanan pembelian [Salah. ERS menghilangkan faktur

vendor.]
d. faktur vendor, laporan penerimaan, dan pesanan pembelian [Salah. ERS
menghilangkan faktur vendor.]

3. Manakah dari berikut ini yang benar?

sebuah. Lebih mudah untuk memverifikasi keakuratan faktur untuk pembelian layanan daripada
faktur untuk pembelian bahan baku. [Salah. Verifikasi invoice pembelian bahan baku lebih
mudah karena dapat dibandingkan dengan laporan penerimaan. Menerima laporan biasanya
tidak ada untuk pembelian layanan.]
► b. Menyiapkan kas kecil sebagai dana imprest melanggar pemisahan tugas. [Benar. Secara
teknis, menyiapkan kas kecil sebagai dana imprest melanggar pemisahan tugas karena orang
yang sama memiliki hak asuh aset—uang tunai—mengotorisasi pencairannya, dan
menyimpan catatan.]
c. Rumus EOQ digunakan untuk mengidentifikasi kapan harus memesan ulang persediaan. [Salah. Rumus EOQ digunakan untuk

menentukan berapa banyak yang harus dipesan. Titik pemesanan ulang mengidentifikasi kapan harus memesan ulang

inventaris.]

d. Paket voucher biasanya menyertakan nota debit. [Salah. Paket voucher terdiri dari
pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur vendor, jika diterima; nota debit
digunakan untuk mencatat penyesuaian utang usaha.]

4. Dokumen mana yang digunakan untuk membuat kontrak pembelian barang atau jasa dari
pemasok?
sebuah. faktur vendor [Salah. Faktur vendor adalah tagihan.]
b. permintaan pembelian [Salah. Permintaan pembelian adalah dokumen internal.]
► c.pesanan pembelian [Benar. Pesanan pembelian adalah penawaran untuk membeli barang.]
d. voucher pencairan [Salah. Voucher pencairan digunakan untuk menentukan akun mana yang
harus didebit saat membayar faktur vendor.]

5. Metode mana yang akan memberikan peningkatan efisiensi terbesar untuk pembelian barang-
barang non-persediaan seperti perlengkapan kantor lain-lain?
sebuah. kode batang [Salah. Bar-coding meningkatkan akurasi penghitungan item inventaris. Masalah
terkait efisiensi terbesar dengan pembelian non-persediaan adalah waktu dan upaya yang
diperlukan untuk menghasilkan pesanan pembelian, membuat paket voucher, dan melakukan
pembayaran untuk sejumlah besar pembelian dalam jumlah kecil.]
b. EDI [Salah. EDI jarang digunakan untuk pembelian lain-lain.]
► c.kartu pengadaan [Benar. Kartu pengadaan dirancang khusus untuk pembelian
barang non-persediaan.]
d. EFT [Salah. EFT meningkatkan efisiensi pembayaran, tetapi tidak meningkatkan
efisiensi pemesanan dan persetujuan faktur pemasok.]

6. Manakah dari aktivitas siklus pengeluaran berikut yang dapat dihilangkan melalui penggunaan TI atau
rekayasa ulang?
sebuah. memesan barang [Salah. Bahkan dengan inventaris yang dikelola vendor, sistem vendor harus
memulai proses pemesanan.]
► b.menyetujui faktur vendor [Benar. Sistem ERS menghilangkan faktur vendor.]
c. menerima barang [Salah. Barang pesanan harus selalu diterima dan dipindahkan ke
lokasi yang sesuai.]
d. pengeluaran kas [Salah. TI dapat mengubah metode yang digunakan untuk melakukan
pengeluaran uang tunai, seperti dengan EFT bukan dengan cek, tetapi fungsinya tetap harus
dijalankan.]
 BAB 13SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN UNTUK PENGELUARAN 4

7. Apa prosedur kontrol terbaik untuk mencegah pembayaran faktur yang sama dua kali?
sebuah. Pisahkan fungsi persiapan cek dan penandatanganan cek. [Salah. Ini adalah prosedur kontrol yang
baik, tetapi tujuannya adalah untuk memastikan bahwa pembayarannya valid.]
b. Siapkan cek hanya untuk faktur yang telah dicocokkan dengan laporan penerimaan dan pesanan pembelian.
[Salah. Ini adalah prosedur kontrol yang baik, tetapi tujuannya adalah untuk memastikan bahwa organisasi
hanya membayar barang yang dipesan dan diterima.]
c. Require two signatures on all checks above a certain limit. [Incorrect. This is a good
control procedure, but its purpose is to better control large outflows of cash.]
► d.Batalkan semua dokumen pendukung saat cek ditandatangani. [Benar. Ini memastikan bahwa
dokumen pendukung tidak dapat dikirim ulang untuk membayar tagihan yang sama lagi.]

8. Untuk pengendalian internal yang baik, siapa yang harus menandatangani cek?

► sebuah.kasir [Benar. Kasir bertanggung jawab untuk mengelola uang tunai dan melapor ke
bendahara.]
b. hutang dagang [Salah. Hutang usaha menyimpan catatan vendor.]
c. agen pembelian [Salah. Agen pembelian mengizinkan perolehan barang.]
d. pengontrol [Salah. Pengontrol bertanggung jawab atas akuntansi, fungsi
pencatatan.]

9.Manakah dari prosedur berikut yang dirancang untuk mencegah agen pembelian
menerima suap?
sebuah. memelihara daftar pemasok yang disetujui dan mewajibkan semua pembelian dilakukan dari pemasok
dalam daftar itu [Salah. Tujuan dari pengendalian ini adalah untuk meminimalkan risiko membeli barang
inferior dengan harga yang melambung atau melanggar peraturan.]
► b. mewajibkan agen pembelian untuk mengungkapkan investasi keuangan apa pun pada pemasok
potensial [Benar. Tujuan pengungkapan tersebut adalah untuk meminimalkan risiko konflik
kepentingan yang dapat mengakibatkan suap.]
c. membutuhkan persetujuan semua pesanan pembelian [Salah. Kontrol ini dirancang untuk
memastikan bahwa hanya barang yang benar-benar dibutuhkan yang dipesan dan dipesan dari
vendor yang disetujui.]
d. penomoran awal dan akuntansi secara berkala untuk semua pesanan pembelian [Salah. Prosedur kontrol ini
dirancang untuk memastikan bahwa semua pesanan pembelian yang valid dicatat.]

10. Dokumen mana yang digunakan untuk mencatat penyesuaian utang usaha berdasarkan pengembalian
persediaan yang tidak dapat diterima ke pemasok?
sebuah. menerima laporan [Salah. Dokumen ini mencatat jumlah barang yang diterima.]
b. nota kredit [Salah. Dokumen ini digunakan dalam siklus pendapatan untuk menyesuaikan akun
pelanggan.]
► c.nota debit [Benar. Dokumen ini digunakan untuk menyesuaikan hutang dagang.]
d. pesanan pembelian [Salah. Dokumen ini menetapkan kewajiban hukum untuk membeli
barang.]