Bab 13 Siklus Pengeluaran: Pembelian dan

Pengeluaran Kas
 TUJUAN
PEMBELAJARAN

1. 2.
Menjelaskan aktivitas bisnis Mendiskusikan keputusan
dasar dan operasi pemrosesan penting yang harus dibuat dalam
informasi terkait yang siklus pengeluaran, dan
dijalankan dalam siklus mengidentifikasi informasi yang
pengeluaran diperlukan untuk membuat
keputusan tersebut.
3.
Mengidentifikasi ancaman utama
dalam siklus pengeluaran, dan
mengevaluasi kecukupan berbagai
prosedur pengendalian untuk
menghadapi ancaman tersebut

2
1. Pendahuluan
Siklus Pengeluaran (expenditure
cycle) adalah serangkaian aktivitas
bisnis dan operasi pemrosesan
informasi terkait yang terus-
menerus berhubungan dengan
pembelian serta pembayaran
barang dan jasa. Tujuan utama
dalam siklus pengeluaran adalah
untuk meminimalkan total biaya
perolehan dan pemeliharaan
persedian ,perlengkapan, dan
berbagai layanan yang diperlukan
perusahaan untuk berfungsi.
 4 Aktivitas Siklus Pengeluaran Dasar

1. Memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa

2. Menerima bahan baku, perlengkapan, dan jasa
3. Menyetujui faktur pemasok
4. Pengeluaran kas

4
 Aktivitas Siklus Aktivitas Siklus
Pendapatan Pengeluaran
   
Pemesanan bahan baku,
Entri pesanan penjualan ---
perlengkapan, dan jasa ---
Sistem memproses pesanan dari
pelanggan.
mengirimkan pesanan ke
pemasok.

Informasi    
 
Penerimaan --- menerima
Siklus Pengiriman --- mengantar
barang dagangan atau
barang dan jasa dari
pemasok (logistic
jasa ke pelanggan outbond).
Pengeluran (logistic outbond).
 
 
 
   
Aktivitas-aktivitas dalam Penagihan --- Memproses faktur ---
siklus pengeluaran adalah mengirimkan faktur meninjau dan menyetujui
cerminan dari aktivitas- kepada pelanggan. faktur dari pemasok.
aktvitas dasar yang  
dijalankan dalam siklus    
pendapatan. Penerimaan kas --- Pengeluaran kas ---
memproses pembayaran memproses pembayaran
dari pelanggan. ke pemasok
 
5
 AOE (Alpha
Omega
Electronics)
menggunakan
system ERP.
Berikut ikhtisar
desain system
ERP untuk
mendukung
siklus
pengeluaran
AEO.

If you want to modify this graph, click on it, follow the link,
change the data and replace it

6
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN
Ancaman umum pertama adalah data induk yang tidak akurat
atau tidak valid. Kesalahan dalam data induk pemasok dapat
menyebabkan pemesanan dari pemasok yang tidak disetujui,
pembelian bahan baku yang kualitasnya inferior (rendah),
pengiriman yang tidak tepat waktu, pengiriman pembayaran ke
alamat yang salah, dan penipuan pembayaran ke pemasok fiktif.
Ancaman umum kedua adalah pengungkapan yang tidak
diotorisasi atas informasi sensitive, seperti informasi perbankan
mengenai pemasok dan diskon harga khusus yang ditawarkan
oleh pemasok yang dipilih. Berikut ancaman dan pengendalian
dalam siklus pengeluaran:
—Someone famous
Memesan
Bahan Baku, Perlengkapan, dan
Jasa
Aktivitas bisnis utama yang pertama dalam silus
pengeluaran adalah memesan bahan baku,
perlengkapan, atau jasa. Berikut diagram arus data
tingkat 1: memesan bahan baku, perlengkapan, dan
jasa (dijelaskan dengan menyertakan ancaman):

13
Proses
1. Economic order quantity (EQQ):
ukuran pesanan optimal untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penyimpanan, dan kehabisan stok.
2. Reorder point (titik pemesanan ulang):
menentukan tingkat yang mana saldo persediaan dari suatu barang harus berada sebelum pesanan untuk
mengisi stok dimulai.
3. Material requirement planning (MRP):
sebuah pendekatan untuk manajemen persediaan yang berupaya untuk mengurangi tingkat persediaan yang
dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi teknik perkiraan untuk menjadwalkan pembelian dengan lebih baik
guna memenuhi kebutuhan produksi.
4. Sistem persediaan just-in-time (JIT):
sebuah system yang meminimalkan atau mengeliminasi persediaan secara virtual dengan membeli dan
memproduksi barang hanya sebagai respons terhadap penjualan actual, bukannya yang diperkirakan.
5. Permintaan pembelian (purchase requisition):
sebuah dokumen atau formulir elektronik yang mengidentifikasi requisitioner, menentukan lokasi pengiriman
dan tanggal yang diperlukan; mengidentifikasi nomor barang, deskripsi, kuantitas, dan harga dari setiap
barang yang diminta; dan mungkin akan menyarankan seorang pemasok.
 Ancaman dan Pengendalian
Catatan persediaan yang tidak akurat dapat menyebabkan kehabisan stok yang akan
mengakibatkan pada hilangnya penjualan atau menyimpan persediaan berlebih yang
dapat meningkatkan biaya (Kekurangan dan kelebihan persedian) dan ancaman lainnya
adalah pembelian barang yang saat ini tidak diperlukan.

Ancaman Kekurangan dan Ancaman Pembelian Barang Yang

kelebihan persedian Tidak Dibutuhkan
1. Sistem Persedian Perpectual 1. Sistem Persedian Perpectual
2. Kode Bar atau label RFID 2. Tinjauan dan Persetujuan Permintaan
3. Perhitungan persediaan fisik secara periodik Pembelian
3. Fungsi Pembelian Tersentalisasi
Memilih
Pemasok
Setelah kebutuhan untuk membeli telah
diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah memilih
pemasok.

17
Proses
Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan ketika memilih pemasok:
• Harga.
• Kualitas bahan baku.
• Keandalan dalam pengiriman.

Pesanan pembelian (purchase order): sebuah dokumen yang secara formal meminta

seorang pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk tertentu pada harga tertentu.
Ini juga merupakan sebuah janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak setelah
pemasok menerimanya
Pesanan pembelian selimut (blanket purchase order): sebuah komitmen untuk membeli
barang-barang tertentu pada harga yang telah ditentukan dari pemasok tertentu untuk
jangka yang telah ditetapkan, seringnya satu tahun.
Vendor-managed inventory (VMI): praktik dimana para produsen dan distributor
mengelola persediaan pelanggan eceran dengan menggunakan EDI. Pemasok
mengakses system point-of-sales pelanggannya untuk mengawasi persediaan dan
secara otomatis mengisi kembali produk ketika produk tersebut jatuh pada tingkat
yang telah disepakati.
 Figur 13-5
Contoh Pesanan
Pembelian

Figur 13-5
Contoh pesanan
Pembelian
 Ancaman dan Pengendalian

Membeli Pada Harga Pemasok yang Tidak Membeli dari Pemasok yang
yang Melambung Dapat Diandalkan Tidak Diotorisasi
1. Daftar Harga 1. Meminta pemasok untuk 1. Mengurus sebuah daftar
2. Penawaran yang Kompetitif memiliki sertifikasi kualitas pemasok yang disetujui
3. Tinjauan Pesanan Pembelian 2. Mengumpulkan dan mengawasi dan menfigurasi sistem
4. Anggaran data kinerja pengiriman untuk mengizinkan
pemasok pesanan pembelian hanya
Membeli Barang Berkualitas ke pemasok yang disetujui
Penyuapan (Kickbacks) 2. Tinjauan dan persetujuan
Inferior
1. Melarang penermaan atas pembelian dar
1.. Membeli hanya dari pemasok yang
hadiah dari pemasok pemasok baru
telah disertujui
2. Rotasi pekerjaan dan 3. Pengendalian EDI secara
2. Tinjauan dari persetetujuan pembelian spesifik (akses, tujuan
liburan
dari pemasuk baru pesanan, enkripsi, dan
3. Mensyaratkan agen
3. Menahan manajer pembelian yang kebijakan
pembelian untuk
bettanggung jawab untuk biaya
mengungkap kepentingan
pengerjaan ulang dan scrap
keuangan dan pribadi
4. Pelacakan dan pemantauan kualitas
pemasok
produk dengan pemasok
4. Audit pemasok
Penerimaan
Aktivitas bisnis besar kedua dalam siklus pengeluaran
adalah penerimaan dan penyimpanan atas barang yang
dipesan.

21
Proses
Laporan penerimaan (receiving
report)
Sebuah dokumen yang mencatat detail setiap
pengiriman, termasuk tanggal diterima, pengirim,
pemasok, kuatitas diterima.
Memo debit (debit memo):
Sebuah dokumen yang digunakan untuk mencatat
pengurangan terhadap saldo yang harus
dibayarkan ke pemasok.
Ancaman dan Pengendalian
Menyetujui
Faktur Pemasok
Aktivitas Utama ketiga dalam siklus pengeluaran
adalah menyetujui faktur pemasok untuk
pembayaran.

24
Proses
● Paket voucher (voucher package) : Seperangkat dokumen yang digunakan untuk mengotorisasi pembayaran
kepada pemasok. Ini terdiri dari pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur pemasok.
● Sistem nonvoucher (nonvoucher system) : sebuah metode untuk memproses utang yang tiap-tiap fakturnya
disetujui untuk diposting ke catatan pemasok individual dalam file utang kemudian disimpan dalam file faktur
terbuka. Berkebalikan dengan system voucher.
● Sistem voucher (voucher system) : metode untuk memproses utang yang mana voucher pencairan disiapkan,
bukannya memposting faktur secara langsung ke catatan pemasok dalam buku besar pembantu utang. Voucher
pencairan mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yang beredar, dan mengindikasikan jumlah bersih
yang dibayarkan setelah dikurangi diskon dan potongan yang berlaku. Berkebalikan dengan system nonvoucher.
● Voucher pencairan (disbursement voucher): dokumen yang mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur
yang beredar, dan mengindikasikan jumlah bersih yang dibayarkan setelah dikurangi setiap diskon dan potongan
yang berlaku.
● Evaluated receipt settlement (ERS): sebuah pendekatan tanpa faktur terhadap utang yang menggantikan proses
pencocokan tiga cara (faktur pemasok, laporan penerimaan, dan pesanan pembelian) dengan mencocokan dua
cara atas pesanan pembelian dan laporan penerimaan.
● Kartu pengadaan (procurement card):  sebuah kartu kredit korporasi yang para pegawai dapat digunakan
hanya pada pemasok tertentu untuk membeli jenis-jenis barang tertentu.
 Ancaman dan Pengendalian
Tabel 13-2 mengindikasikan bahwa satu ancaman adalah kesalahan dalam faktur pemasok, seperti
ketidaksesuaian antara barang yang dicantumkan dan harga actual yang dibebankan atau salah hitung dari
total jumlah jatuh tempo.
Berikut perbandingan pencocokan tiga
cara tradisional untuk utang dengan
pencocokan dua cara yang digunakan
oleh system ERS:

Berikut perbandingan pencocokan tiga cara

tradisional untuk utang dengan pencocokan dua
cara yang digunakan oleh system ERS:
Pengeluaran
Kas
Aktivitas final dalam siklus pengeluaran adalah
membayar pemasok.

Proses

Kasir, orang yang melapor ke bendahara, bertanggung

jawab untuk membayar pemasok. Hal ini memisahkan
fungsi penyimpanan, yang dijalankan karsir, dari
fungsi otorisasi dan pencatatan, yang dijalankan oleh
masing-masing departemen pembelian dan utang.

28
 Ancaman dan
Pengendalian
Kegagalan untuk memanfaatkan diskon pembelian bagi pembayaran yang tepat waktu
(ancaman 18) dapat menjadi mahal. Ancaman lain adalah membayar untuk barang
yang tidak diterima.
Dana imprest (imperest fund): sebuah rekening kas dengan dua karakteristik: 1)
ini sudah diatur dengan jumlah tetap, seperti $100, dan 2) voucher diperlukan untuk
setiap pencairan. Pada setiap waktu, penjumlahan kas plus voucher harus sama
dengan saldo dana yang telah ditetapkan.
Tabel ancaman dan pengendalian pengeluaran kas
 Thanks!
Does anyone have any questions?