Ebook Audit SI CHPTR 10 (Id)

Diterjemahkan dari bahasa Inggris ke bahasa Indonesia - www.onlinedoctranslator.
com
BAB 10
Mengaudit Siklus Pengeluaran
TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah mempelajari bab ini, Anda harus:
• Memahami tugas-tugas utama yang terkait dengan siklus pengeluaran pada berbagai tingkat
teknologi.
• Memahami tujuan audit yang berkaitan dengan siklus pengeluaran.
• Memahami isu-isu pengendalian siklus pengeluaran yang berkaitan dengan teknologi alternatif.
• Mengenali hubungan antara tujuan audit siklus pengeluaran, pengendalian, dan pengujian
pengendalian.
• Memahami sifat pengujian substantif dalam mencapai tujuan audit siklus
pengeluaran.
• Memahami fitur-fitur umum dan fungsi ACL yang digunakan untuk melakukan
pengujian substantif.
T bab ini membahas prosedur audit yang terkait dengan siklus pengeluaran. Bab ini
dibagi menjadi tiga bagian utama. Ini dimulai dengan tinjauan teknologi komputer
yang digunakan baik dalam sistem lama maupun modern. Fokusnya adalah pada cara
tugas operasional utama dilaksanakan dalam lingkungan teknologi yang berbeda. Bagian
kedua membahas tujuan audit siklus pengeluaran, pengendalian, dan pengujian
pengendalian yang biasanya dilakukan auditor untuk mengumpulkan bukti yang
diperlukan untuk membatasi ruang lingkup, waktu, dan luas pengujian substantif. Bagian
terakhir menjelaskan pengujian substantif sehubungan dengan tujuan audit siklus
pengeluaran yang dapat dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak ACL.
KEGIATAN DAN TEKNOLOGI SIKLUS PENGELUARAN

Bab ini mengasumsikan bahwa pembaca telah familiar dengan prosedur umum yang membentuk
siklus pengeluaran dan dengan catatan akuntansi utama serta dokumen yang digunakan dalam
pemrosesan transaksi siklus pengeluaran. Mereka yang perlu meninjau kumpulan materi ini harus
membuka lampiran pada bagian ini, yang mana materi tersebut disajikan secara rinci.
Bagian ini mengkaji teknologi informasi alternatif yang digunakan untuk mendukung
kegiatan siklus pengeluaran. Yang pertama adalah sistem pembelian dan pengeluaran tunai itu
469
Hak Cipta 2011 Cengage Learning, Inc. Semua Hak Dilindungi Undang-undang. Tidak boleh disalin, dipindai, atau diduplikasi, seluruhnya atau sebagian.
470 Bab 10:Mengaudit Siklus Pengeluaran
menggunakan pemrosesan batch dan menggunakan file berurutan untuk menyimpan data akuntansi.
Sistem jenis ini adalah contoh sistem warisan awal. Pendekatan ini mencirikan era kepemilikan data di
mana file dirancang khusus untuk penggunaan satu pengguna. Berbagi data hampir tidak mungkin
dilakukan dalam situasi ini dan mengakibatkan banyak redundansi data dan keusangan data. Kedua,
kami meninjau fitur operasional sistem modern yang menggunakan pemrosesan real-time dan
menggunakan file atau database akses langsung. Contoh terakhir menggambarkan sistem penggajian
modern yang menggunakan pemrosesan waktu nyata dan teknologi basis data.
Anda harus menyadari bahwa keterbatasan ruang melarang peninjauan terhadap semua
kemungkinan konfigurasi teknologi pemrosesan, teknik, dan struktur file. Sebaliknya, tujuannya
adalah untuk menyajikan contoh-contoh pendekatan yang berbeda secara mendasar yang biasanya
ditemukan dalam praktik dan menguji implikasi pengendalian dan auditnya.
Prosedur Pembelian dan Pencairan Tunai Menggunakan Teknologi Batch Processing
Banyak fungsi manual dalam sistem batch yang disajikan pada Gambar 10.1 sama dengan yang
ditemukan dalam sistem pembelian manual. Perbedaan utamanya adalah tugas akuntansi rutin
dilakukan secara otomatis. Bagian berikut menjelaskan urutan kejadian yang terjadi dalam
sistem ini.
Departemen Pemrosesan Data: Langkah 1

Proses pembelian dimulai di departemen pengolahan data, dimana fungsi pengendalian persediaan
dilakukan. Siklus pendapatan (di perusahaan ritel) atau siklus konversi (di perusahaan manufaktur)
sebenarnya mengawali aktivitas ini. Ketika persediaan berkurang karena penjualan ke pelanggan atau
penggunaan dalam produksi, sistem menentukan apakah item yang terkena dampak dalam produksi
file pembantu inventaristelah jatuh ke titik pemesanan ulang.1Jika demikian, catatan dibuat dalam
file permintaan terbuka. Setiap catatan dalam file permintaan terbuka menentukan item inventaris
terpisah yang akan diisi ulang. Catatan tersebut memuat nomor barang persediaan, uraian barang,
jumlah yang akan dipesan, standar harga satuan, dan nomor vendor pemasok utama. Informasi yang
diperlukan untuk membuat catatan permintaan dipilih dari catatan persediaan anak perusahaan.
Catatan anak persediaan kemudian ditandai “Sedang Dipesan” untuk mencegah barang tersebut
dipesan lagi sebelum barang tersebut tiba.
Pada akhirnya, sistem mengurutkan file permintaan terbuka berdasarkan nomor vendor dan
menggabungkan beberapa item dari vendor yang sama ke dalam satu daftar permintaan. Selanjutnya,
informasi pengiriman vendor diambil dari file vendor yang valid untuk menghasilkan dokumen
permintaan pembelian. Salinan dokumen-dokumen ini dikirim ke prosedur manual di departemen
pembelian dan hutang dagang (AP).
Bagian pembelian.Setelah menerima daftar permintaan pembelian, departemen pembelian

menyiapkan lima bagian pesanan pembelian. Salinannya dikirim ke vendor, hutang dagang,
penerimaan, pemrosesan data, dan file milik departemen pembelian.
Sistem pada Gambar 10.1 menggunakan prosedur manual untuk mengontrol proses pemesanan. Sebuah
program komputer mengidentifikasi kebutuhan inventaris dan menyiapkan daftar permintaan pembelian tradisional,
sehingga memungkinkan agen pembelian memverifikasi transaksi pembelian sebelum melakukan pemesanan.
Beberapa perusahaan menggunakan teknik ini untuk mengurangi risiko penempatan yang tidak diperlukan
1 Ini mungkin bersifat batch atau real time, tergantung pada sistem siklus pendapatan dan konversi yang berinteraksi
dengan siklus pengeluaran. File persediaan bahan mentah dan barang jadi menghubungkan ketiga siklus transaksi ini
bersama-sama. Desain suatu sistem mempengaruhi sistem lainnya. Misalnya, jika proses penjualan (siklus pendapatan)
mengurangi persediaan secara real-time, sistem secara alami juga akan mengidentifikasi kebutuhan persediaan secara
real-time. Hal ini berlaku bahkan jika sistem pembeliannya berorientasi batch.
GAMBAR 10.1 Sistem Pembelian Batch
Pembelian Menerima Sistem Pengolahan Data Pembelian Akun hutang
A Pembelian Pembelian D Menerima B Pembelian

Daftar permintaan Memesan Inventaris Laporan Daftar permintaan
Prosedur Penjualan
Sub Berkas
Perbarui inventaris dan Langkah 3
mengidentifikasi item pada
Penjual C Pembelian
Mempersiapkan
titik pemesanan ulang. Ini Terminal
Memperbarui Memesan
PO program membuat file
Program
permintaan pembelian terbuka.
Sedang mengemas
PO Tergelincir E Menerima
Aktivitas dan Teknologi Siklus Pengeluaran
PO Menerima Laporan
PO Berkas Laporan
Buka Pembelian
PO
Berkas Permintaan
Mempersiapkan
Inventaris
Pembelian
RR Sub-Buku Besar Penjual
Memesan
Memperbarui
Urutkan berdasarkan Vendor Inventaris Pembayaran Rekening

C
dan mempersiapkan Berkas Tertunda
RR Buka Pembelian File Penjual
D Diperbarui Pemasok
Penjual RR Permintaan Inventaris Faktur
Menerima Langkah 1
E Menerima Cocokkan Faktur dengan
Laporan PR File AP Tertunda
A Berkas Laporan
Pembelian dan Siapkan Uang Tunai
Daftar permintaan Membuka Pembayaran

B Berkas PO Voucher
Tutup
Angkatan GL Buka PO
Total
PR
Pembelian Voucher
Tertutup PO
Daftar permintaan Pembelian
Berkas PO RR
Memesan
Pembelian
(Kelompok) Faktur
Memesan Voucher
Voucher
Langkah 2 (Kelompok)
Menerima
Laporan
Terminal
Langkah 4
Buka Pembelian Terminal
Berkas Permintaan
Memperbarui
Buka File Voucher
Mengajukan
Program
Tertutup
Voucher
Berkas Permintaan
Mengajukan
Penjual
Membuka
Mengajukan
Berkas PO Catatan
Voucher
di Daftar
Membuka
Angkatan GL Voucher Berkas AP
Total Daftar
471
472
GAMBAR 10.1 Sistem Pembelian Batch (Lanjutan)
Sistem Pencairan Kas Pengolahan Data Akun hutang Pencairan Tunai
Menyalin
PR Memeriksa
Menyalin A
Voucher PO Menyalin
Daftar RR
Faktur Memeriksa
Voucher Transaksi
Cari File Voucher
Daftar
untuk Item Jatuh Tempo. Menulis Angkatan GL Membuka
Cek, Catat Total Berkas voucher
Periksa Daftar Cocok
Transaksi Periksa Pertandingan dengan
Daftar Dokumen Pendukung Transaksi
di Buka File Voucher Daftar
A
Menyalin
Memeriksa Menyalin
Tertutup Menyalin
Daftar Menyalin
Berkas AP PR
PO
Memeriksa
(Pencairan Tunai RR Memeriksa
Jurnal) Faktur
Bab 10:Mengaudit Siklus Pengeluaran
Voucher
Memeriksa Mengajukan
Prosedur Akhir Hari: Pembaruan Buku Besar

Tanda
Cek
Total Batch
Inventaris Umum
buku besar File Voucher Tertutup
Memeriksa
Perbarui GL dari
Buka AP Total Batch
AP tertutup
Penjual
Diperbarui
Uang tunai
Pembayaran
Aktivitas dan Teknologi Siklus Pengeluaran 473
pesanan dengan vendor karena kesalahan komputer. Namun, intervensi manual seperti itu menimbulkan
penundaan dalam proses pemesanan. Jika pengendalian komputer yang memadai tersedia untuk mencegah
atau mendeteksi kesalahan pembelian, maka prosedur pemesanan yang lebih efisien dapat diterapkan.
Sebelum melanjutkan contoh kita, kita perlu mendiskusikan pendekatan alternatif untuk otorisasi
dan pemesanan inventaris. Gambar 10.2 mengilustrasikan tiga metode berbeda. Di dalam alternatif
satu, sistem memajukan prosedur yang ditunjukkan pada Gambar 10.1 satu langkah lebih jauh. Sistem
ini menyiapkan dokumen pesanan pembelian dan mengirimkannya ke departemen pembelian untuk
ditinjau dan ditandatangani. Agen pembelian kemudian mengirimkan pesanan pembelian yang
disetujui ke vendor dan mendistribusikan salinannya ke pengguna internal lainnya.
Sistem yang ditunjukkan padaalternatif keduamempercepat proses pemesanan dengan
mendistribusikan pesanan pembelian langsung ke vendor dan pengguna internal, sehingga melewati
departemen pembelian sepenuhnya. Sistem ini menghasilkan daftar transaksi barang yang dipesan
untuk ditinjau oleh agen pembelian.
Alternatif ketigamewakili sistem rekayasa ulang yang menggunakanpertukaran data
elektronik (EDI). Metode ini tidak menghasilkan dokumen fisik (pesanan pembelian atau
pesanan penjualan). Sebaliknya, sistem komputer perusahaan pembelian dan penjualan
dihubungkan melalui jalur telekomunikasi khusus. Pembeli dan penjual adalah pihak dalam
pengaturan mitra dagang di mana seluruh proses pemesanan dilakukan secara otomatis dan
tidak terhalang oleh campur tangan manusia.
Di masing-masing dari tiga alternatif, langkah otorisasi dan pengurutan dalam proses
dikonsolidasikan dan dilakukan oleh sistem komputer. Dokumen permintaan pembelian tidak
ada gunanya dalam sistem seperti itu dan tidak diproduksi. Namun, catatan permintaan
mungkin masih ada pada disk atau pita magnetik untuk memberikan jejak audit.

Kembali ke Gambar 10.1, pesanan pembelian digunakan untuk membuat catatan pesanan pembelian
terbuka dan untuk mentransfer catatan terkait dalam file permintaan pembelian terbuka ke file
permintaan pembelian tertutup.
Departemen Penerimaan
Pada saat barang tiba dari vendor, petugas penerima membuat laporan penerimaan.
Salinannya digunakan untuk pembelian, hutang, dan pemrosesan data.

Departemen pemrosesan data menjalankan pekerjaan batch (Langkah 3) yang memperbarui file anak
perusahaan inventaris dari laporan penerimaan dan menghapus tanda “Sesuai Pesanan” dari catatan
inventaris. Sistem menghitung total batch penerimaan inventaris untuk prosedur pembaruan buku
besar dan kemudian menutup catatan terkait dalam file pesanan pembelian terbuka ke file pesanan
pembelian tertutup.
Akun hutang.Ketika petugas hutang menerima faktur pemasok, dia merekonsiliasinya

dengan dokumen pendukung yang sebelumnya ditempatkan dalam file hutang yang tertunda.
Petugas kemudian menyiapkan voucher, mengarsipkannya dalam file voucher yang terbuka,
dan mengirimkan salinan voucher tersebut ke pemrosesan data.

Program batch memvalidasi catatan voucher terhadap file vendor yang valid, menambahkannya
ke register voucher (atau membuka file anak perusahaan AP), dan menyiapkan total batch
untuk diposting ke akun kontrol AP di buku besar.
GAMBAR 10.2 Prosedur Pemesanan Inventaris Alternatif
Pembelian Departemen Pengolahan Data Menerima Akun hutang
Pembelian
Berkas Permintaan
Salinan Buta
Salinan Akun Bayar Mempersiapkan
Salinan Buta Salinan Akun Bayar
Salinan Berkas Pembelian
Buka Pembelian
Pesanan File Penjual
Berkas Pesanan
Pembelian
Memesan
Salinan Buta
Salinan Akun Bayar
Salinan Berkas
Tinjauan
Dan Pembelian
Mendistribusikan Memesan
Salinan Buta
Salinan Akun Bayar
Salinan Berkas
Pembelian
Memesan
Penjual
ALTERNATIF 1
Pembelian Departemen Pengolahan Data Menerima Akun hutang
Pembelian
Transaksi
Berkas Permintaan
Daftar
Mempersiapkan
Salinan Buta Salinan Akun Bayar
Pembelian
Tinjauan Buka Pembelian
Dan Berkas Pesanan
Mengajukan
Salinan Buta
Salinan Akun Bayar
Pembelian AtauDe R
Transaksi
Daftar
Transaksi
Daftar Penjual
ALTERNATIF 2
Departemen Pengolahan Data
Pembelian
Berkas Permintaan
Mempersiapkan
Pembelian
Buka Pembelian
Berkas Pesanan
Transfer Elektronik Pesanan Pembelian

Langsung ke Sistem Komputer Vendor
Penjual
ALTERNATIF 3
Pencairan Tunai: Departemen Pengolahan Data.Setiap hari, sistem memindai

Bidang Tanggal Jatuh Tempo pada daftar voucher untuk item yang jatuh tempo. Cek dicetak
untuk barang-barang ini, dan setiap cek dicatat dalam daftar cek (jurnal pengeluaran kas).
Nomor cek dicatat dalam register voucher untuk menutup voucher dan mentransfer barang ke
file AP yang ditutup. Cek tersebut, bersama dengan daftar transaksi, dikirim ke departemen
pengeluaran kas. Terakhir, total batch hutang usaha yang ditutup dan pengeluaran kas
disiapkan untuk prosedur pembaruan buku besar.
Pada akhir hari, total batch hutang usaha yang terbuka (belum dibayar) dan tertutup
(sudah dibayar), penambahan persediaan, dan pengeluaran kas diposting ke pengendalian
hutang usaha, pengendalian persediaan, dan rekening kas di buku besar. Total hutang usaha
yang ditutup dan pengeluaran kas harus seimbang.
Pencairan Tunai: Departemen Pencairan Tunai

Petugas pengeluaran kas merekonsiliasi cek tersebut dengan daftar transaksi dan menyerahkan
bagian cek yang dapat dinegosiasikan kepada manajemen untuk ditandatangani. Cek tersebut
kemudian dikirimkan ke pemasok. Satu salinan dari setiap cek masuk ke hutang usaha, dan salinan
lainnya disimpan dalam pengeluaran tunai bersama dengan daftar transaksi.
Pencairan Tunai: Hutang Usaha.Setelah menerima salinan cek, petugas bagian hutang
mencocokkannya dengan voucher terbuka dan mentransfer barang-barang tertutup ini ke file
voucher tertutup. Proses siklus pengeluaran diakhiri dengan langkah ini.
Merekayasa Ulang Sistem Pembelian/Pencairan Tunai
Sistem otomatis yang baru saja dijelaskan hanya mereplikasi banyak prosedur dalam sistem manual. Secara
khusus, tugas utang usaha untuk merekonsiliasi dokumen pendukung dengan faktur pemasok
membutuhkan banyak tenaga kerja dan biaya. Contoh berikut menunjukkan bagaimana rekayasa ulang
proses ini dapat menghasilkan penghematan yang cukup besar.
Ford Motor Company mempekerjakan lebih dari 500 pegawai di departemen hutang dagangnya
di Amerika Utara. Analisis fungsi tersebut menunjukkan bahwa sebagian besar waktu pegawai utang
usaha Ford dicurahkan untuk merekonsiliasi perbedaan antara faktur pemasok, laporan penerimaan,
dan pesanan pembelian. Langkah pertama dalam memecahkan masalah ini adalah melakukan
perubahan mendasar dalam lingkungan bisnis. Ford memprakarsai perjanjian mitra dagang dengan
pemasok di mana mereka menyetujui terlebih dahulu persyaratan perdagangan seperti harga, jumlah
yang akan dikirim, diskon, dan waktu tunggu. Dengan dihilangkannya sumber-sumber
ketidaksesuaian ini, Ford merekayasa ulang alur kerja untuk memanfaatkan lingkungan baru. Diagram
alur pada Gambar 10.3 menggambarkan fitur-fitur utama dari sistem yang direkayasa ulang.
Pengolahan data
Tugas-tugas berikut dilakukan secara otomatis:
1.File inventaris dicari barang-barang yang telah jatuh ke titik pemesanan ulang.
2.Sebuah catatan dimasukkan dalam file daftar permintaan pembelian untuk setiap item yang akan diisi ulang.
3.Permintaan kemudian dikonsolidasikan berdasarkan nomor vendor.
4.Informasi pengiriman vendor diambil dari file vendor yang valid.
5.Pesanan pembelian disiapkan dan dikirim ke vendor. Alternatifnya, virus ini dapat ditularkan
menggunakan teknologi EDI.
6.Catatan setiap transaksi ditambahkan ke file pesanan pembelian terbuka.
7.Daftar transaksi pesanan pembelian dikirim ke departemen pembelian untuk
ditinjau.
GAMBAR 10.3 Sistem Pembelian/Pencairan Tunai yang Direkayasa Ulang
Pengolahan data Menerima Akun hutang
Inventaris
Pindai Inventaris Barang-barang
Tiba
Sah dan Mempersiapkan
Vendor Order pembelian

Inventaris Sedang mengemas
Pembelian Mengajukan
Membeli. Persyaratan. Tergelincir
Pesanan
Mengajukan
Penjual
Perbarui File Inventaris
dan Tandai Barang yang Diterima
Transaksi Terminal/
Buka PO di Buka File PO.
Daftar Pencetak
Mengajukan
Perbarui File GL.
Pembelian Pemindahan PO Tertutup
ke File AP Terbuka.
Menerima
Laporan
Mengajukan
GL Menerima
Kontrol Berkas Laporan
Kontrol GL
Kisah
Buka AP
AP tertutup Mengajukan
Mengajukan Terminal/
Pencetak
Program Batch di
Memeriksa Akhir Hari Memilih AP
Transtindakan
Daftar Jatuh Tempo, Menulis Transaksi
Daftar
Cek, dan Mencatat Daftar
Ini di Daftar.
Penjual Cek
Uang tunai
Pencairan
Mengajukan
Departemen Penerimaan
Pada saat barang sampai, petugas penerima mengakses file pesanan pembelian yang terbuka secara real
time dengan memasukkan nomor pesanan pembelian yang diambil dari slip pengepakan. Layar penerimaan,
diilustrasikan pada Gambar 10.4, kemudian meminta petugas untuk memasukkan jumlah yang diterima
untuk setiap item pada pesanan pembelian.
Pengolahan data
Tugas-tugas berikut ini dilakukan secara otomatis oleh sistem:
1.Jumlah barang yang diterima dicocokkan dengan catatan pesanan pembelian terbuka, dan
nilai “Y” ditempatkan di bidang logis untuk menunjukkan penerimaan persediaan.
2.Catatan ditambahkan ke file laporan penerimaan.
3.Catatan anak perusahaan inventaris diperbarui untuk mencerminkan penerimaan item
inventaris.
4.Akun pengendalian persediaan buku besar umum diperbarui.
5.Catatan dihapus dari file pesanan pembelian terbuka dan ditambahkan ke file AP terbuka, dan
tanggal jatuh tempo pembayaran ditetapkan.
GAMBAR 10.4
TANGGAL: 15/12/04 PEMBELIAN. MEMESAN # 567 ID CLERK MD
Layar Penerimaan
BARANG # RECVD JUMLAH PESANAN JUMLAH Perbedaan
Ditampilkan setelah Qty Recvd

telah dimasukkan
45-709 50 55 5
MASUK MANUAL =
Setiap hari, kolom Tanggal Jatuh Tempo pada catatan hutang dagang diperiksa untuk item
yang harus dibayar. Prosedur berikut dilakukan untuk item yang dipilih:
1.Cek dicetak, ditandatangani, dan didistribusikan ke ruang surat untuk dikirimkan ke vendor. Vendor
EDI menerima pembayaran secara elektronik.
2.Pembayaran dicatat dalam file register cek.
3.Item yang dibayar ditransfer dari file hutang terbuka ke file AP tertutup.
4.Akun hutang dan kas di buku besar umum diperbarui.
5.Laporan yang merinci transaksi-transaksi ini dikirimkan melalui terminal ke departemen
hutang usaha dan pengeluaran kas untuk ditinjau dan diarsipkan oleh manajemen.
Karena informasi keuangan mengenai pembelian diketahui terlebih dahulu dari

perjanjian mitra dagang, makafaktur vendortidak memberikan informasi penting yang
tidak dapat diperoleh dari laporan penerimaan. Dengan menghilangkan sumber potensi
perbedaan ini, Ford dapat menghilangkan tugas merekonsiliasi faktur vendor dengan
dokumen pendukung untuk sebagian besar transaksi pembelian. Sebagai hasil dari upaya
rekayasa ulang, perusahaan mampu mengurangi staf bagian hutang dari 500 menjadi
125.
Implikasi Pengendalian
Permasalahan pengendalian teknologi (yaitu yang berkaitan dengan penggunaan file sekuensial versus file
akses langsung) bersifat umum. Poin-poin yang dikemukakan pada bab terakhir juga berlaku pada siklus
pengeluaran. Oleh karena itu, mari kita periksa hanya masalah-masalah spesifik pada siklus ini dengan
berfokus pada perbedaan antara sistem yang terotomatisasi dan yang direkayasa ulang.
Sistem Otomatis
Peningkatan Kontrol Inventaris.Keuntungan terbesar dari sistem otomatis (batch) dibandingkan
sistem manual adalah peningkatan kemampuannya dalam mengelola kebutuhan inventaris.
Persyaratan inventaris terdeteksi saat muncul dan diproses secara otomatis. Hasilnya, risiko
akumulasi persediaan yang berlebihan atau kehabisan stok menjadi berkurang. Namun, dengan
keunggulan ini muncullah masalah pengendalian. Aturan otorisasi yang mengatur transaksi
pembelian dikonsolidasikan dalam program komputer. Kesalahan program atau model inventaris
yang cacat dapat menyebabkan perusahaan tiba-tiba kebanjiran inventaris atau sangat kekurangan
stok. Oleh karena itu, sangat penting untuk memantau keputusan otomatis. Sistem yang terkontrol
dengan baik akan memberikan manajemen laporan ringkasan yang memadai mengenai pembelian
inventaris, perputaran inventaris, pembusukan, dan barang yang perputarannya lambat.
Manajemen Kas yang Lebih Baik.Sistem jenis ini mendorong pengelolaan kas yang efektif dengan memindai file
voucher setiap hari untuk mencari item yang jatuh tempo, sehingga menghindari pembayaran lebih awal dan tanggal
jatuh tempo yang terlewat. Selain itu, dengan menulis cek secara otomatis, perusahaan mengurangi biaya tenaga
kerja, menghemat waktu pemrosesan, dan meningkatkan akurasi.
Sebagai pengendalian terhadap pembayaran yang tidak sah, membandingkan nomor vendor
pada voucher dengan file vendor yang valid akan memvalidasi semua entri dalam file voucher. Jika
nomor vendor tidak tercatat, catatan dianggap tidak valid dan dialihkan ke file kesalahan untuk
tinjauan manajemen.
Dalam sistem ini, seorang manajer di departemen pengeluaran kas secara fisik menandatangani cek,
sehingga memberikan kendali atas pencairan kas. Namun, banyak sistem komputer yang mengotomatiskan
penandatanganan cek dengan peralatan pencetakan khusus, yang lebih efisien ketika volume cek tinggi,
namun melepaskan sebagian kendali. Untuk mengimbangi paparan ini, perusahaan sering kali menetapkan
ambang batas materialitas untuk penulisan cek. Cek untuk jumlah di bawah ambang batas ditandatangani
secara otomatis, dan manajer yang berwenang atau bendahara menandatangani jumlah di atas ambang
batas.
Jeda Waktu Lebih Sedikit.Terdapat jeda antara kedatangan barang di departemen penerimaan dan
pencatatan penerimaan persediaan di file persediaan. Tergantung pada jenis sistem pesanan penjualan yang
diterapkan, keterlambatan ini dapat berdampak negatif pada penjualan. Karena jeda waktu ini, petugas
penjualan tidak akan mengetahui status persediaan saat ini, dan penjualan mungkin hilang.
Manajemen Waktu Pembelian yang Lebih Baik.Dalam sistem batch hipotetis ini, departemen
pembelian terlibat langsung dalam semua keputusan pembelian. Bagi banyak perusahaan, hal ini
menciptakan pekerjaan tambahan yang memperpanjang jeda waktu dalam proses pemesanan.
Sejumlah besar pembelian rutin dapat diotomatisasi. Dengan membebaskan agen pembelian dari
pekerjaan rutin, seperti menyiapkan pesanan pembelian dan mengirimkannya ke vendor, perhatian
dapat dipusatkan pada pesanan yang bermasalah (seperti barang khusus atau persediaan terbatas),
dan staf pembelian dapat dikurangi.
Pengurangan Dokumen Kertas. Sistem batch dasar sarat dengan dokumen kertas.
catatan. Semua departemen operasi membuat dokumen, yang dikirim ke pemrosesan data dan
pemrosesan data tersebut kemudian harus diubah menjadi media magnetik. Sejumlah biaya terkait
dengan dokumen kertas, karena kertas harus dibeli dan dokumen diarsipkan, disimpan, ditangani
oleh pembawa surat internal, dan dikonversi oleh personel pemrosesan data. Organisasi dengan
volume transaksi yang tinggi mendapat manfaat besar dari pengurangan atau penghapusan
dokumen kertas dalam sistem mereka.
Sistem yang Direkayasa Ulang

Sistem ini mengatasi banyak kelemahan operasional yang ditemukan dalam sistem batch dasar.
Secara khusus, perbaikan pada sistem ini adalah (1) menggunakan prosedur real-time dan file akses
langsung untuk mempersingkat jeda waktu dalam pencatatan; (2) menghilangkan prosedur manual
rutin melalui otomatisasi; dan (3) mencapai pengurangan signifikan dalam dokumen kertas dengan
menggunakan komunikasi elektronik antar departemen dan dengan menyimpan catatan pada media
akses langsung. Namun perbaikan operasional ini membawa implikasi pengendalian.
Pemisahan tugas.Sistem ini menghilangkan pemisahan mendasar antara otorisasi dan

pemrosesan transaksi. Di sini, program komputer mengotorisasi dan memproses pesanan pembelian
serta mengotorisasi dan mengeluarkan cek kepada vendor. Untuk mengimbangi paparan ini, sistem
perlu menyediakan daftar transaksi terperinci dan laporan ringkasan kepada manajemen. Dokumen-
dokumen ini menjelaskan tindakan otomatis yang diambil oleh sistem dan memungkinkan
manajemen menemukan kesalahan dan kejadian tidak biasa yang memerlukan penyelidikan.
Catatan Akuntansi dan Kontrol Akses.Sistem ini menyimpan catatan akuntansi secara eksklusif pada
disk magnetik. Untuk menjaga integritas catatan ini, organisasi harus menerapkan kontrol yang membatasi
akses ke disk. Akses tidak sah terhadap catatan magnetik membawa konsekuensi yang sama seperti akses
terhadap dokumen sumber, jurnal, dan buku besar dalam lingkungan manual. Organisasi dapat
menggunakan sejumlah teknik fisik dan perangkat lunak untuk menyediakan kontrol akses yang memadai.
Namun, perlu diingat bahwa beberapa teknik memerlukan biaya yang mahal, dan manajemen harus
membandingkan biaya tersebut dengan manfaat yang diharapkan.
Ikhtisar Prosedur Penggajian
Pemrosesan penggajian sebenarnya merupakan sistem pengeluaran khusus. Secara teori, cek
penggajian dapat diproses melalui sistem pembayaran utang dan pembayaran tunai biasa.
Namun, secara praktis, pendekatan ini mempunyai beberapa kelemahan:
• Prosedur pengeluaran umum yang berlaku untuk semua vendor tidak akan berlaku untuk
karyawan. Prosedur penggajian sangat berbeda antar kelas karyawan. Misalnya, prosedur yang
berbeda digunakan untuk karyawan per jam, karyawan bergaji, pekerja borongan, dan karyawan
yang ditugaskan. Selain itu, pemrosesan penggajian memerlukan prosedur akuntansi khusus
untuk pemotongan dan pemotongan pajak karyawan. Pencairan tunai untuk rekening
perdagangan tidak memerlukan proses khusus. Oleh karena itu, sistem pengeluaran umum tidak
dirancang untuk mengatasi komplikasi ini.
• Menulis cek kepada karyawan memerlukan kontrol khusus.Lebih mudah untuk menyembunyikan penipuan
penggajian ketika cek penggajian digabungkan dengan cek rekening perdagangan.
• Prosedur pengeluaran umum dirancang untuk mengakomodasi arus transaksi yang relatif
lancar.Perusahaan bisnis terus-menerus membeli inventaris dan menyalurkan dana ke vendor.
Tentu saja, mereka merancang sistem untuk menangani aktivitas transaksi normal pada tingkat
yang memadai. Aktivitas penggajian bersifat terpisah dan tidak berkelanjutan. Pencairan dana
kepada karyawan dilakukan setiap minggu, dua minggu sekali, atau setiap bulan. Membebankan
beban pemrosesan ini secara berkala pada sistem umum mungkin mempunyai efek beban
puncak yang luar biasa.
Karena sistem penggajian jarang dijalankan (mingguan atau bulanan), sistem ini sering kali
cocok untuk pemrosesan batch dan file berurutan. Gambar 10.5 menunjukkan diagram alur
untuk sistem tersebut. Departemen pemrosesan data menerima formulir tindakan personel dan
kartu waktu, yang diubah menjadi file berurutan. Program komputer batch melakukan fungsi
pencatatan rinci, penulisan cek, dan buku besar.
Implikasi Pengendalian
Kekuatan dan kelemahan sistem ini serupa dengan sistem batch untuk belanja umum yang
telah dibahas sebelumnya. Sistem ini meningkatkan akurasi akuntansi dan mengurangi
kesalahan penulisan cek. Selain itu, hal ini tidak meningkatkan efisiensi operasional secara
signifikan; namun, bagi banyak jenis organisasi, tingkat teknologi ini sudah memadai.
Merekayasa Ulang Sistem Penggajian

Untuk organisasi berukuran sedang dan besar, pemrosesan penggajian sering kali terintegrasi di dalam
sistem manajemen sumber daya manusia (SDM).Sistem HRM menangkap dan memproses berbagai
macam data terkait personel, termasuk tunjangan karyawan, perencanaan sumber daya tenaga kerja,
hubungan karyawan, keterampilan karyawan, tindakan personel (tingkat gaji, pemotongan, dan sebagainya),
serta penggajian. Sistem SDM harus mendukung akses real-time ke file personel untuk tujuan penyelidikan
langsung dan mencatat perubahan status karyawan saat perubahan tersebut terjadi. Gambar 10.6
mengilustrasikan sistem penggajian sebagai bagian dari sistem HRM.
480
GAMBAR 10.5 Sistem Penggajian Batch dengan File Berurutan
Produksi Pengolahan data Pencairan Tunai
Pekerjaan Pekerjaan Membayar

A
Tiket Tiket Cek
Terminal
Personil Tenaga kerja
Tindakan Jam
Tanda tangan dan Kirim ke
Pembayar untuk
Biaya Pekerjaan Distribusi

Personil
Kartu waktu
Jam
Memperbarui
Karyawan
Karyawan
Mengajukan
File Penggajian
Personil
Membayar
Tindakan
Cek
Membayar
A
Cek WIP Memperbarui
Mengajukan Berkas WIP

Daftar gaji
Kartu waktu
Daftar
Juru bayar
B
Menyiapkan daftar penggajian,
cek transfer dana, dan catatan
voucher jurnal. Posting untuk Dana
Terminal Daftar gaji
memeriksa register. Transfer
Daftar
Memeriksa
Voucher Distrik Buruh

Mengajukan Ringkasan
Dana Bandingkan Periksa dengan
Transfer Daftar Penggajian.
Tindakan Jam Memeriksa Tanda Tangan Periksa dan
Memeriksa Kirim ke Bank.

Daftar Memperbarui
Umum
Sortir dengan Daftar gaji buku besar
B
Karyawan Daftar
Nomor
Dana
Daftar gaji
Transfer
Voucher Daftar
Memeriksa
Mengajukan

Umum
Tindakan Jam
buku besar Tanda tangani dan Kirim
ke bank
GAMBAR 10.6 Sistem Penggajian dengan Elemen Real-Time
Biaya
Ketepatan Waktu Akuntansi Personalia Pengolahan data
Pemrosesan Waktu Nyata

Terminal
Pekerjaan Manusia
Tiket Sumber
Tenaga kerja
Tenaga kerja
Pengelolaan
File Penggunaan File Penggunaan
Aktivitas dan Teknologi Siklus Pengeluaran
Terminal
Karyawan Kehadiran Posting ke akun WIP
dan Mempersiapkan Tenaga Kerja
Biaya
Mengajukan Mengajukan
Kartu waktu File Akuntansi
Ringkasan Distrik
Distrik Buruh
Biaya Biaya
Ringkasan
Proses Batch
Distrik Buruh
Ringkasan
Terminal
Daftar gaji
Pengolahan
Voucher Distrik Buruh
Ringkasan Jenderal Buku Besar
Mengajukan
Daftar gaji
Akun Bayar
Daftar
Daftar gaji
Daftar Pencairan Tunai
Daftar gaji
Berkas Induk
Cek gaji
Memperbarui
Voucher Umum
Jenderal Buku Besar
Umum
buku besar
Dana buku besar
Transfer
Memeriksa
Daftar gaji
Daftar
Voucher
Voucher
Voucher
Mengajukan
Akun Bayar
481
Sistem ini berbeda dari sistem otomatis sederhana yang dijelaskan sebelumnya dalam hal
berikut: (1) departemen operasi mengirimkan transaksi ke pemrosesan data melalui terminal,
(2) file akses langsung digunakan untuk penyimpanan data, dan (3) banyak proses sekarang
dilakukan di waktu sebenarnya. Kami membahas fitur operasi utama sistem ini sebagai berikut:
Personil.Departemen personalia membuat perubahan pada file karyawan secara real time melalui
terminal. Perubahan tersebut meliputi penambahan pegawai baru, penghapusan pegawai yang
diberhentikan, perubahan tanggungan, perubahan pemotongan, dan perubahan status pekerjaan
(tingkat gaji).
Akuntansi biaya.Departemen akuntansi biaya memasukkan data biaya pekerjaan (waktu nyata atau harian) untuk
membuatfile penggunaan tenaga kerja.
Ketepatan waktu.Setelah menerima kartu absensi yang disetujui dari penyelia pada akhir minggu,
departemen pencatat waktu membuat kartu absensi terkiniberkas kehadiran.
Pengolahan data.Di akhir masa kerja, tugas-tugas berikut dilakukan dalam

proses batch:
1.Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai akun barang dalam proses, overhead, dan
pengeluaran.
2.File ringkasan distribusi tenaga kerja online dibuat. Salinan file tersebut dikirim ke
departemen akuntansi biaya dan buku besar.
3.Daftar penggajian online dibuat dari file kehadiran danberkas karyawan. Salinan
file tersebut dikirim ke departemen hutang usaha dan pengeluaran kas.
4.File catatan karyawan diperbarui.
5.Cek gaji disiapkan dan ditandatangani. Mereka dikirim ke bendahara untuk diperiksa
dan direkonsiliasi dengan daftar gaji. Gaji tersebut kemudian dibagikan kepada
karyawan.2
6.File voucher pencairan diperbarui dan cek disiapkan untuk transfer dana ke
rekening imprest penggajian.3Cek dan salinan cetak voucher pencairan
digunakan untuk pengeluaran tunai. Satu salinan voucher masuk ke departemen
buku besar, dan salinan terakhir masuk ke hutang dagang.
7.Pada akhir pemrosesan, sistem mengambil file ringkasan distribusi tenaga kerja
dan file voucher pencairan dan memperbarui file buku besar.
TUJUAN AUDIT SIKLUS PENGELUARAN, PENGENDALIAN, DAN

PENGUJIAN PENGENDALIAN
Bab 1 memperkenalkan konsep tujuan audit yang berasal dari asersi umum manajemen tentang
penyajian laporan keuangan. Asersi tersebut adalah keberadaan atau keterjadian, kelengkapan,
keakuratan, hak dan kewajiban, penilaian atau alokasi, serta penyajian dan pengungkapan. Tabel 10.1
menunjukkan bagaimana hal ini diterjemahkan ke dalam tujuan audit siklus pengeluaran tertentu.
Untuk mencapai tujuan audit ini memerlukan perancangan prosedur audit untuk mengumpulkan
bukti yang menguatkan atau menyangkal pernyataan manajemen. Seperti yang kita lihat di
2 Untuk menambah pengendalian internal, banyak perusahaan mendorong karyawannya untuk menyetorkan cek langsung
ke rekening bank mereka.
3 Akun imprest dibuat dengan jumlah total gaji yang telah ditentukan dan ditentukan sebelumnya. Ketika semua
gaji dihapus, saldo akun adalah 0.
Tujuan Audit Siklus Pengeluaran, Pengendalian, dan Pengujian Pengendalian 483
TABEL 10.1
Hubungan Antara Asersi Manajemen dan
Tujuan Audit Siklus Pengeluaran
Pernyataan Manajemen Tujuan Audit Siklus Pengeluaran
Keberadaan atau Kejadian Verifikasi bahwa saldo hutang usaha mewakili jumlah yang sebenarnya
terhutang oleh organisasi pada tanggal neraca. Menetapkan bahwa
transaksi pembelian mewakili barang dan jasa yang sebenarnya diterima
selama periode yang dicakup oleh laporan keuangan.
Tentukan bahwa transaksi penggajian mewakili upah atas jasa yang

sebenarnya dilakukan selama periode yang dicakup dalam laporan
keuangan.
Kelengkapan Tentukan bahwa hutang usaha mewakili seluruh jumlah

hutang organisasi untuk pembelian barang dan jasa pada
tanggal neraca.
Pastikan bahwa laporan keuangan mencerminkan semua barang dan jasa yang
diterima oleh organisasi, dikurangi pengembalian, untuk periode yang dicakup.
Verifikasi bahwa laporan keuangan mencerminkan semua upah untuk jasa yang
dilakukan selama periode yang dicakup.
Ketepatan Menetapkan bahwa transaksi pembelian dihitung secara akurat dan

didasarkan pada harga yang benar dan jumlah yang benar.
Pastikan bahwa buku besar pembantu utang dagang benar secara
matematis dan sesuai dengan akun buku besar umum.
Verifikasi bahwa jumlah penggajian didasarkan pada tingkat pembayaran
dan jam kerja yang benar dan dihitung secara akurat.
Hak dan kewajiban Menetapkan bahwa hutang usaha dan gaji yang masih harus dibayar
yang dicatat pada tanggal neraca adalah kewajiban hukum organisasi.
Penilaian atau Alokasi Verifikasi bahwa hutang usaha dinyatakan pada jumlah hutang yang benar.
Presentasi dan Pengungkapan Pastikan bahwa hutang usaha, gaji yang masih harus dibayar, dan biaya yang
dilaporkan untuk periode tersebut dijelaskan dan diklasifikasikan dengan benar
dalam laporan keuangan.
Pada bab terakhir, hal ini sering kali melibatkan kombinasi pengujian pengendalian dan pengujian
substantif atas rincian. Pengendalian khusus yang dibahas di sini didasarkan pada kerangka
pengendalian aplikasi yang disajikan pada Bab 7, yang mengklasifikasikan pengendalian ke dalam tiga
kategori besar: pengendalian masukan, pengendalian proses, dan pengendalian keluaran. Dalam
kerangka ini, kami memeriksa pengendalian penerapan, pengujian pengendalian, dan tujuan audit
yang terkait. Pengujian substantif dan hubungannya dengan asersi manajemen dan tujuan audit
terkait akan dibahas kemudian dalam bab ini.
Kontrol Masukan
Pengendalian input dirancang untuk memastikan bahwa transaksi valid, akurat, dan lengkap. Teknik
pengendalian sangat bervariasi antara sistem batch dan real-time. Pengendalian masukan berikut
berhubungan dengan operasi siklus pengeluaran.
Kontrol Validasi Data

Kontrol validasi input dimaksudkan untuk mendeteksi kesalahan transkripsi dalam data transaksi sebelum diproses.
Karena kesalahan yang terdeteksi sejak dini, kecil kemungkinannya untuk menyusup ke dalam sistem
catatan akuntansi, prosedur validasi paling efektif bila dilakukan sedekat mungkin dengan
sumber transaksi. Dalam sistem pembelian batch yang digambarkan pada Gambar 10.1, validasi
pesanan pembelian hanya terjadi setelah dikirim ke vendor. Karena kesalahan transkripsi yang
tidak dapat dihindari yang terjadi dalam penyiapan dokumen sumber, sistem seperti ini
dicirikan oleh kebutuhan akan koreksi kesalahan yang ekstensif dan prosedur pengiriman ulang
transaksi. Di sisi lain, input data kartu waktu secara real-time yang diilustrasikan pada Gambar
10.6 dapat mengidentifikasi dan mengatasi sebagian besar kesalahan yang terjadi. Pendekatan
ini juga meminimalkan entri data manusia sehingga mengurangi risiko kesalahan entri data.
Misalnya, ketika petugas memasukkan nomor karyawan, sistem secara otomatis mengambil
namanya, alamat surat, tingkat gaji, dan data relevan lainnya dari file karyawan.
Bab 7 menyajikan sejumlah jenis tes validasi secara umum. Contoh-contoh yang
relevan dengan siklus pengeluaran diulas dalam paragraf berikut.
Pemeriksaan data tidak adadigunakan untuk memeriksa isi bidang untuk mengetahui
keberadaan spasi kosong. Nomor karyawan yang hilang dari catatan kehadiran, jumlah nilai
yang diterima hilang dari laporan penerimaan, atau alamat surat yang tidak lengkap dalam
catatan pesanan pembelian akan menyebabkan transaksi ditolak. Ketika program validasi
mendeteksi bagian kosong yang diharapkan untuk melihat nilai data, situasi ini akan ditafsirkan
sebagai kesalahan.
Pemeriksaan data numerik-abjadmenentukan apakah bentuk data yang benar ada di suatu
bidang. Misalnya, bidang kuantitas dalam pesanan pembelian tidak boleh berisi data alfabet. Seperti
halnya blanko, data alfabet dalam bidang numerik dapat menyebabkan kesalahan pemrosesan yang
serius.
Batasi pemeriksaanmenentukan apakah nilai di bidang melebihi batas resmi. Misalnya, jika perusahaan
mempunyai kebijakan bahwa tidak ada karyawan yang bekerja lebih dari 44 jam per minggu, program
validasi sistem penggajian dapat menginterogasi kolom jam kerja dalam catatan penggajian mingguan untuk
nilai yang lebih besar dari 44.
Pemeriksaan jangkauanmenetapkan batas atas dan bawah untuk nilai data yang dapat diterima. Teknik ini
dapat digunakan untuk mengontrol pesanan yang dilakukan pada vendor. Misalnya, kisaran 500 hingga 1.000 unit
dapat ditetapkan sebagai jumlah pesanan normal untuk kelas produk tertentu. Pemeriksaan rentang juga berguna
untuk mengendalikan transaksi penggajian. Jika kisaran tingkat gaji untuk karyawan per jam di suatu perusahaan
adalah antara $8 dan $20, semua catatan penggajian dapat diperiksa untuk melihat bahwa kisaran ini tidak
terlampaui. Tujuan dari kontrol ini adalah untuk mendeteksi kesalahan penekanan tombol yang menggeser koma
desimal satu tempat atau lebih. Ini tidak akan mendeteksi kesalahan ketika tingkat pembayaran yang benar,
katakanlah, $9 salah dimasukkan sebagai $15.
Pemeriksaan validitasmembandingkan nilai aktual dalam suatu bidang dengan nilai yang diketahui
dapat diterima. Kontrol ini digunakan untuk memverifikasi hal-hal seperti singkatan negara atau kode
keterampilan kerja karyawan. Jika nilai dalam bidang tidak cocok dengan salah satu nilai yang dapat diterima,
maka rekaman dianggap salah.
Periksa angkakontrol mengidentifikasi kesalahan penekanan tombol di bidang kunci dengan menguji validitas
internalnya. Digit cek dapat digunakan untuk memverifikasi nomor vendor pada catatan pesanan pembelian.
Menguji Kontrol Validasi

Kesalahan entri data yang lolos dari program edit tanpa terdeteksi dapat menyebabkan jumlah
hutang dan pengeluaran yang dicatat salah saji secara material. Prosedur audit berikut
memberikan bukti tentang pernyataan keakuratan.
Masalah audit utama adalah apakah program validasi dalam sistem pengeditan data
berfungsi dengan benar dan berfungsi sebagaimana mestinya sepanjang periode. Namun,
menguji logika program validasi merupakan upaya yang signifikan. Auditor dapat memutuskan
untuk mengandalkan kualitas pengendalian lain untuk memberikan keyakinan yang diperlukan
untuk mengurangi pengujian substantif. Misalnya, setelah menelaah pengendalian pengembangan dan
pemeliharaan sistem, auditor dapat menentukan bahwa pengendalian atas rancangan dan pengujian
program awal serta perubahan selanjutnya terhadap program adalah efektif. Bukti ini memungkinkan auditor
untuk menilai risiko kesalahan program yang material pada tingkat yang rendah dan dengan demikian
mengurangi pengujian substantif yang terkait dengan keakuratan tujuan audit.
Namun, jika pengendalian atas pengembangan dan pemeliharaan sistem lemah, auditor dapat
memutuskan bahwa pengujian pengendalian pengeditan data akan lebih efisien daripada melakukan
pengujian substantif terhadap rincian secara ekstensif. Dalam kasus seperti ini, ITF atau pendekatan
data uji dapat memungkinkan auditor untuk melakukan pengujian logika validasi secara eksplisit.
Pengujian ini mengharuskan auditor untuk memahami seluruh prosedur validasi yang ada. Auditor
perlu membuat serangkaian transaksi pengujian yang komprehensif yang mencakup nilai data yang
valid dan salah yang termasuk dalam dan di luar parameter pengujian. Analisis terhadap hasil
pengujian akan menunjukkan kepada auditor jenis kesalahan apa, jika ada, yang dapat lolos tanpa
terdeteksi oleh program validasi. Bukti ini akan membantu auditor menentukan sifat, waktu, dan luas
pengujian substantif berikutnya.
Selain pengujian langsung logika program, auditor dapat mencapai tingkat keyakinan tertentu
dengan meninjau daftar kesalahan dan log kesalahan. Dokumen-dokumen ini memberikan bukti
efektivitas proses entri data, jenis dan volume kesalahan yang ditemukan, dan cara kesalahan
tersebut diperbaiki dan dimasukkan kembali ke dalam sistem. Ingat dari bab terakhir bahwa daftar
kesalahan dan log tidak memberikan bukti kesalahan yang tidak terdeteksi. Namun, analisis terhadap
kondisi kesalahan yang tidak terdapat dalam daftar dapat memandu auditor dalam merancang
pengujian substantif yang akan dilakukan. Misalnya, asumsikan bahwa daftar kesalahan file pesanan
pembelian tidak mengandung kesalahan kisaran jumlah pesanan. Fakta ini mungkin berarti bahwa
personel entri data terampil dan tidak terjadi kesalahan transkripsi semacam itu. Di sisi lain, ini
mungkin berarti bahwa program validasi tidak menguji jenis kesalahan ini. Untuk menentukan apakah
terdapat perbedaan jumlah pesanan yang material, auditor dapat melakukan pengujian substantif
yang membandingkan jumlah sebenarnya yang dipesan pada pesanan pembelian dengan data jumlah
pesanan yang disimpan dalam catatan persediaan.
Kontrol Batch
Kontrol batch digunakan untuk mengelola data transaksi dalam jumlah besar melalui suatu sistem.
Tujuan dari pengendalian batch adalah untuk merekonsiliasi keluaran yang dihasilkan oleh sistem
dengan masukan yang semula dimasukkan ke dalam sistem. Kontrol batch dimulai pada tahap input
data dan berlanjut melalui semua tahap pemrosesan data. Misalnya, kumpulan faktur pemasok
memasuki sistem pada tahap entri data; setelah setiap tahap pemrosesan berikutnya, batch ditinjau
kelengkapannya.
Informasi yang terkandung dalam lembar pengiriman dimasukkan sebagai catatan
pengendalian terpisah yang digunakan sistem untuk memverifikasi integritas bets. Rekonsiliasi
berkala antara data dalam catatan pengiriman dan hasil pemrosesan aktual memberikan
jaminan akan hal-hal berikut:
• Semua invoice yang masuk ke sistem telah diproses.

• Tidak ada faktur yang diproses dan dibayar lebih dari satu kali.
• Semua invoice yang masuk ke sistem diperhitungkan berhasil diproses atau
ditolak karena kesalahan.
Menguji Kontrol Batch

Kegagalan kontrol batch berfungsi dengan baik dapat mengakibatkan catatan hilang atau
diproses berkali-kali. Pengujian pengendalian batch memberikan auditor bukti yang berkaitan
dengan asersikelengkapanDanketepatan.
Pengujian pengendalian batch melibatkan peninjauan catatan pengiriman batch yang diproses
sepanjang periode dan merekonsiliasinya ke log pengendalian batch. kebutuhan auditor
untuk menyelidiki kondisi yang tidak seimbang untuk menentukan penyebabnya. Misalnya, asumsikan
bahwa catatan pengiriman untuk kumpulan faktur pemasok menunjukkan bahwa 100 catatan dengan
total faktur $285,458.86 memasuki sistem. Namun, log batch yang telah selesai menunjukkan bahwa
101 catatan telah diproses dengan total batch $288,312.50. Apa yang menyebabkan anomali ini?
Apakah sistem memproses satu catatan dua kali karena kesalahan pemrograman? Apakah catatan
tambahan dimasukkan ke dalam sistem selama pemrosesan? Apakah petugas entri data salah
menghitung total pengendalian batch? Dengan meninjau dan merekonsiliasi daftar transaksi dan
catatan kesalahan, auditor dapat memperoleh jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini.
Kontrol Otorisasi Pembelian

Otorisasi pembelian sebenarnya terjadi dalam siklus pendapatan ketika barang dijual kepada
pelanggan. Pada saat itu, sistem membandingkan kuantitas yang ada dengan titik pemesanan ulang
untuk menentukan apakah persediaan perlu dipesan ulang. Jika demikian, daftar permintaan
pembelian untuk jumlah pesanan standar dibuat dan barang tersebut ditandai “Sedang Dipesan”
untuk mencegah pesanan berikutnya dilakukan. Dalam siklus pengeluaran, file permintaan pembelian
diurutkan berdasarkan nomor vendor dan pesanan pembelian kemudian disiapkan.
Menguji Kontrol Otorisasi Pembelian

Kontrol otorisasi pembelian yang tidak berfungsi dengan benar dapat menyebabkan pemesanan yang
tidak perlu dan salah kepada vendor. Pengujian pengendalian berikut memberikan bukti yang
berkaitan dengan:ketepatanDanpenilaianpernyataan.
Karena daftar permintaan pembelian dibuat secara internal, maka daftar tersebut harus bebas dari
kesalahan administrasi dan tidak perlu divalidasi. Namun, kesalahan logika komputer dalam prosedur ini
dapat menyebabkan konsekuensi operasional dan finansial negatif yang mungkin tidak terdeteksi. Ada dua
kekhawatiran yang sangat penting. Pertama, auditor perlu memverifikasi bahwa jumlah pesanan yang benar
digunakan ketika daftar permintaan dibuat. Kesalahan dalam logika pemrograman (atau entri data) dapat
menyebabkan jumlah pesanan yang diharapkan sebesar 1.000 dicatat sebagai 100 atau 10.000. Kesalahan
semacam ini dapat mengakibatkan kehabisan stok yang tidak terduga, biaya pemesanan yang berlebihan,
atau investasi persediaan yang berlebihan. Kedua, auditor harus memverifikasi bahwa catatan persediaan
ditandai “Sedang Dipesan” ketika permintaan pertama kali disiapkan. Kegagalan untuk melakukan hal ini
akan mengakibatkan investasi berlebihan dalam inventaris karena beberapa pesanan dilakukan untuk item
yang sama. Pengujian pengendalian ini menggunakan CAATT melibatkan pembuatan catatan pengujian
inventaris dan transaksi penjualan yang mengurangi item inventaris di bawah titik pemesanan ulang.
Permintaan pembelian dan catatan inventaris yang dihasilkan kemudian dapat diperiksa untuk bukti
pengendalian yang berfungsi dengan baik.
Otorisasi Karyawan
Departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan formulir tindakan personalia ke departemen
penggajian. Dokumen-dokumen ini digunakan untuk mempengaruhi perubahan tingkat gaji per jam,
pemotongan gaji, dan klasifikasi pekerjaan. Mereka juga mengidentifikasi karyawan yang berwenang
menerima gaji. Informasi ini berperan penting dalam mencegah kesalahan dan penipuan penggajian.
Bentuk penipuan yang umum adalah menyerahkan kartu waktu atas nama karyawan yang tidak
dipekerjakan oleh perusahaan. Untuk mencegah penipuan semacam ini, seseorang di departemen
penggajian harus ditunjuk untuk membandingkan kartu waktu dengan daftar karyawan resmi yang
dikirim dari personel. Penipuan umum lainnya adalah membuat cek untuk karyawan “hantu”. Otorisasi
karyawan harus dilakukan sedemikian rupa untuk membantu mencegah penipuan semacam ini.
Ketika prosedur otorisasi karyawan terkomputerisasi, program penggajian

mencocokkan setiap catatan kehadiran dengan catatan yang sesuai dalam file tindakan
personel saat ini. Catatan kehadiran apa pun yang tidak cocok harus ditolak dan diselidiki
oleh manajemen.
Pengujian Prosedur Otorisasi Pegawai

Kegagalan dalam menerapkan prosedur otorisasi karyawan dapat mengakibatkan distribusi gaji
kepada individu yang tidak berwenang. Pengujian pengendalian berikut memberikan bukti yang
berkaitan dengan:keberadaan, keakuratan, penilaian,Danhak dan kewajibanpernyataan.
Auditor perlu menentukan bahwa ada prosedur efektif di departemen personalia untuk
mengidentifikasi karyawan saat ini, mengkomunikasikan status mereka secara lengkap dan benar
kepada fungsi penggajian, dan memantau kepatuhan terhadap prosedur otorisasi karyawan. Dengan
menggunakan pendekatan data pengujian atau fasilitas pengujian terintegrasi (ITF), auditor dapat
menilai kebenaran prosedur terprogram yang memvalidasi keaslian karyawan. Pengujian ini
melibatkan pembuatan file karyawan resmi tiruan dan file kehadiran terkait yang berisi catatan yang
cocok dan beberapa yang tidak. Auditor dapat menganalisis hasil pemrosesan untuk menentukan
apakah aplikasi penggajian mengidentifikasi dengan benar dan menolak transaksi yang tidak valid.
Integritas data yang ada merupakan pertimbangan penting dalam pengujian sebelumnya.
Aplikasi penggajian yang berfungsi dengan benar tidak dapat berhasil memvalidasi transaksi
penggajian jika file karyawan yang diotorisasi tidak valid. Auditor dapat memperoleh kepastian bahwa
file tersebut memiliki integritas ketika pengendalian berikut ini ada: akses ke file karyawan yang
berwenang dikontrol dengan kata sandi; penambahan dan penghapusan file dibatasi pada individu
yang berwenang di departemen personalia; dan catatan karyawan yang disimpan dalam file tersebut
dienkripsi.
Kontrol Proses
Pengendalian proses mencakup prosedur terkomputerisasi untuk memperbarui file dan membatasi
akses ke data. Tergantung pada tingkat teknologi komputer yang ada, pengendalian proses juga
dapat mencakup pengendalian fisik yang terkait dengan aktivitas manual. Kita mulai dengan
memeriksa tiga teknik kontrol yang berkaitan dengan pemutakhiran file. Akses dan kontrol fisik
diperiksa kemudian.
Kontrol Pembaruan File

Kontrol run-to-run menggunakan data kontrol batch yang dibahas di bagian sebelumnya untuk memantau
batch saat berpindah dari satu prosedur terprogram (dijalankan) ke prosedur terprogram lainnya. Kontrol ini
memastikan bahwa setiap proses yang dijalankan dalam sistem memproses batch dengan benar dan
lengkap. Setelah setiap operasi besar, bidang-bidang utama seperti jumlah faktur dan jumlah catatan
diakumulasikan dan dibandingkan dengan nilai terkait yang disimpan dalam catatan pengiriman. Perbedaan
dapat menunjukkan bahwa suatu catatan hilang dalam pemrosesan, suatu catatan dalam batch tidak
diproses, atau suatu catatan diproses lebih dari satu kali.
Kontrol Pemeriksaan Urutan.Dalam sistem yang menggunakan file master berurutan

(kebanyakan sistem lama), urutan catatan transaksi dalam batch sangat penting untuk memperbaiki
dan menyelesaikan pemrosesan. Saat batch bergerak melalui proses, batch tersebut harus diurutkan
ulang sesuai urutan file master yang digunakan dalam setiap proses. Catatan faktur pemasok yang
tidak berurutan dalam suatu batch akan mencegah pemrosesan catatan hilir lainnya. Dalam kasus
yang lebih serius, catatan hilir dapat diproses terhadap rekening pemasok yang salah. Kontrol
pemeriksaan urutan perlu dilakukan untuk membandingkan urutan setiap catatan dalam batch
dengan catatan sebelumnya untuk memastikan bahwa penyortiran yang tepat telah dilakukan.
Catatan yang tidak berurutan harus ditolak dan diserahkan kembali, sehingga catatan lain dalam
batch dapat diproses.
Kontrol Validasi Kewajiban.Kontrol penting dalam sistem pembelian/hutang adalah

validasi kewajiban sebelum melakukan pembayaran. Prosesnya melibatkan rekonsiliasi
dokumen pendukung termasuk pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan
faktur pemasok. Ketika dokumen-dokumen ini menyetujui barang dan jumlah yang dipesan dan
diterima, dan harga yang dikenakan sesuai dengan harga yang diharapkan, maka liabilitas (hutang
usaha) harus diakui dan dicatat. Di masa depan, uang tunai akan dikeluarkan untuk membayar
kewajiban.
Dalam lingkungan bisnis di mana perbedaan harga yang dikenakan dan jumlah yang diterima
merupakan hal biasa, proses validasi sulit untuk diotomatisasi. Aturan keputusan terprogram harus
diterapkan untuk menerima kecocokan yang kurang sempurna antara dokumen pendukung.
Misalnya, sistem mungkin dirancang untuk menerima harga faktur yang berada dalam kisaran lima
persen dari harga yang diharapkan. Namun, perbedaan dalam item dan jumlah yang dipesan dan
diterima lebih sulit diselesaikan. Mengatasi masalah ini sering kali memerlukan penataan ulang
inventaris dan/atau membuat penyesuaian pada catatan hutang usaha. Dalam lingkungan bisnis
seperti ini, banyak organisasi menerapkan prosedur manual untuk merekonsiliasi dokumen
pendukung dan memvalidasi tanggung jawab.
Hubungan mitra dagang (seperti contoh Ford yang dijelaskan sebelumnya) menstabilkan
lingkungan bisnis dan memungkinkan organisasi untuk meninggalkan prosedur akuntansi
tradisional. Karena harga, kuantitas, dan kualitas produk dijamin oleh perjanjian mitra dagang,
proses validasi tanggung jawab dapat disederhanakan dan diotomatisasi. Misalnya,
mencocokkan laporan penerimaan dengan pesanan pembelian asli adalah semua yang
diperlukan untuk menetapkan tanggung jawab.
File Vendor yang Valid.Itufile vendor yang validmirip dengan file karyawan resmi yang
dibahas sebelumnya. File ini terdiri dari daftar vendor yang biasanya berbisnis dengan
organisasi. Transaksi penipuan dalam siklus pengeluaran sering kali berujung pada
pembayaran kepada seseorang yang menyamar sebagai vendor yang sah. Sebelum
pembayaran, penerima pencairan tunai harus divalidasi terhadap file vendor yang valid. Catatan
apa pun yang tidak cocok harus ditolak dan diselidiki oleh manajemen.
Menguji Kontrol Pembaruan File.Kegagalan kontrol pembaruan file berfungsi dengan

baik dapat mengakibatkan transaksi (1) tidak diproses (kewajiban tidak diakui dan dicatat), (2)
diproses secara tidak benar (yaitu, pembayaran disetujui untuk penerima yang tidak
berwenang), atau (3) diposting ke rekening pemasok yang salah. Pengujian pengendalian
pembaruan file memberikan auditor bukti yang berkaitan dengan asersi manajemen
keberadaan, kelengkapan, hak dan kewajiban,Danketepatan.
Pengujian pemeriksaan urutan dapat dilakukan dengan menggunakan ITF atau pendekatan data
pengujian. Auditor harus membuat data pengujian yang berisi catatan-catatan yang tidak berurutan dalam
batch dan memverifikasi bahwa setiap catatan ditangani dengan benar. Selain itu, auditor perlu
memverifikasi kebenaran matematis prosedur tersebut. Misalnya, catatan laporan penerimaan 1.000 unit
produk seharga $10.000 akan meningkatkan kuantitas barang inventaris yang ada sebanyak 1.000 unit dan
meningkatkan total nilai tercatatnya sebesar $10.000. Demikian pula, catatan penggajian sebesar $1.000 yang
memperbarui catatan pendapatan karyawan tahun ini sebesar $10.000 akan menghasilkan saldo baru
sebesar $11.000.
Menguji logika validasi tanggung jawab memerlukan pemahaman aturan keputusan untuk
mencocokkan dokumen pendukung. Dengan membuat pesanan pembelian percobaan, laporan
penerimaan, dan faktur pemasok, auditor dapat memverifikasi apakah aturan keputusan diterapkan
dengan benar. Demikian pula, metode ITF dan data uji dapat digunakan untuk menguji efektivitas
pengendalian vendor yang valid. Pengujian ini melibatkan pembuatan file referensi vendor yang valid
dan file faktur pemasok (hutang) yang harus dibayar. Catatan faktur dengan nomor vendor yang tidak
cocok dengan catatan vendor yang valid harus ditolak oleh program dan diteruskan ke file kesalahan
untuk tinjauan manajemen.
Penggunaan CAATT pengujian logika yang efisien seperti ITF memerlukan penentuan terlebih
dahulu input dan kontrol proses yang akan diuji. Sebuah prosedur audit tunggal dapat dirancang
untuk melakukan banyak atau semua pengujian yang diperlukan. Misalnya, saat menguji penggajian,
satu transaksi yang menguji kontrol otorisasi karyawan, pemeriksaan urutan, dan akurasi
matematis dapat memberikan bukti yang mendukung berbagai tujuan audit.
Kontrol Akses
Pengendalian akses mencegah dan mendeteksi akses tidak sah dan ilegal terhadap aset perusahaan.
Persediaan dan uang tunai adalah aset fisik dari siklus pengeluaran. Teknik tradisional yang digunakan untuk
membatasi akses terhadap aset ini meliputi:
• Keamanan gudang, seperti pagar, alarm, dan penjaga.

• Memindahkan aset segera dari dermaga penerima ke gudang.
• Membayar karyawan dengan cek, bukan uang tunai.
Mengontrol akses terhadap catatan akuntansi juga tidak kalah pentingnya. Seseorang dengan
akses tidak terbatas terhadap data dapat memanipulasi aset fisik perusahaan dan menyebabkan
laporan keuangan salah saji secara material. File akuntansi yang disimpan pada media magnetis
sangat rentan terhadap akses yang tidak sah, baik penyebabnya tidak disengaja, tindakan kebencian
oleh karyawan yang tidak puas, atau upaya penipuan. Berikut ini adalah contoh risiko yang spesifik
pada siklus pengeluaran:
1.Seseorang yang memiliki akses ke buku besar pembantu AP (dan dokumen pendukung) dapat
menambahkan akunnya (atau akun orang lain) ke file tersebut. Setelah diakui oleh sistem
sebagai kewajiban yang sah, akun akan dibayar meskipun tidak ada transaksi pembelian
yang terjadi.
2.Akses ke kartu kehadiran karyawan dapat memungkinkan individu yang tidak berwenang untuk
memicu cek gaji yang tidak sah.
3.Seseorang yang memiliki akses terhadap catatan kas dan hutang dapat mengeluarkan kas dari
perusahaan dan mencatat tindakan tersebut sebagai pencairan yang sah.
4.Seseorang yang memiliki akses ke inventaris fisik dan catatan inventaris dapat mencuri produk dan
menyesuaikan catatan untuk menutupi pencurian tersebut.
Menguji Kontrol Akses

Kontrol akses merupakan inti dari integritas informasi akuntansi. Jika tidak ada pengendalian
yang memadai, faktur pemasok dapat dihapus, ditambah, atau dipalsukan. Saldo akun
penggajian individu dapat dihapus atau seluruh file hutang dapat dimusnahkan. Bukti yang
dikumpulkan mengenai efektivitas pengendalian akses menguji pernyataan manajemen
keberadaan, kelengkapan, keakuratan, penilaian dan alokasi, hak dan kewajiban, Danpresentasi
dan pengungkapan.
Karena pembayaran kepada vendor palsu mempunyai potensi kerugian material, auditor
mengkhawatirkan integritas file vendor yang valid. Dengan mendapatkan akses ke file tersebut,
penjahat komputer dapat mencantumkan namanya di file tersebut dan menyamar sebagai
vendor resmi. Oleh karena itu auditor harus menilai kecukupan kontrol akses yang melindungi
file. Ini termasuk kontrol kata sandi, membatasi akses ke pengelola resmi, dan menggunakan
enkripsi data untuk mencegah konten file dibaca atau diubah.
Seperti yang telah dibahas dalam bab sebelumnya, kontrol akses komputer bersifat keseluruhan
sistem dan spesifik aplikasi. Kontrol akses mencakup pengendalian akses ke sistem operasi, jaringan,
dan database yang berinteraksi dengan semua aplikasi. Auditor biasanya akan menguji pengendalian
ini sebagai bagian dari peninjauan pengendalian umum.
Kontrol Fisik
Pengendalian fisik mencakup aktivitas manual dan tindakan manusia untuk memulai prosedur
komputer guna menjaga aset organisasi. Pengendalian fisik yang relevan untuk pembelian dan
sistem penggajian menyusul.
Kontrol Sistem Pembelian

• Pemisahan pengendalian persediaan dari gudang.Aset utama yang berisiko dalam siklus
pengeluaran adalah inventaris dan uang tunai. Pegawai gudang yang bertanggung jawab atas
penyimpanan aset tidak boleh diberi tanggung jawab untuk memelihara catatan inventaris. Jika
tidak, persediaan dapat dikeluarkan dari gudang dan catatan akuntansi disesuaikan untuk
menyembunyikan kejadian tersebut.
• Pemisahan buku besar dan hutang usaha dari pengeluaran kas.Seseorang yang
mempunyai tanggung jawab gabungan dalam menulis cek, memposting ke rekening kas,
dan memelihara hutang usaha dapat melakukan penipuan terhadap perusahaan.
Seseorang dengan akses tersebut dapat menarik uang tunai dan kemudian menyesuaikan
rekening tunai untuk menyembunyikan transaksi. Selain itu, ia juga dapat membuat hutang palsu
(kepada rekanan di perusahaan vendor yang tidak ada) dan kemudian menulis cek untuk
melunasi kewajiban palsu tersebut. Dengan memisahkan fungsi-fungsi ini, manajemen
organisasi dapat mengurangi paparan ini secara signifikan.
• Pengawasan departemen penerimaan.Aset berharga dalam jumlah besar mengalir melalui departemen
penerimaan dalam perjalanannya ke gudang. Pengawasan yang ketat di sini mengurangi kemungkinan
terjadinya dua jenis paparan: kegagalan dalam memeriksa aset dengan benar dan pencurian aset.
• Pemeriksaan aset.Ketika barang tiba dari pemasok, petugas penerima harus memeriksa barang
untuk mengetahui jumlah dan kondisi yang tepat (kerusakan, pembusukan, dan sebagainya).
Oleh karena itu, petugas penerima menerima salinan buta pesanan pembelian asli
dari bagian pembelian. Pesanan pembelian buta memiliki semua informasi yang
relevan tentang barang yang diterima kecuali jumlah dan harga. Untuk memperoleh
informasi mengenai jumlah yang diperlukan untuk laporan penerimaan, petugas
penerima terpaksa menghitung dan memeriksa secara fisik barang tersebut. Jika
petugas penerima diberikan informasi kuantitas melalui dokumentasi formal (yaitu
pesanan pembelian), mereka mungkin tergoda untuk mentransfer informasi ini ke
laporan penerimaan tanpa melakukan penghitungan fisik. Memeriksa dan
menghitung barang yang diterima melindungi perusahaan dari pesanan yang tidak
lengkap dan barang rusak. Pengawasan sangat penting pada saat ini untuk
memastikan bahwa panitera melaksanakan tugas penting ini dengan benar. Barang
yang masuk disertai dengan slip pengepakan yang berisi informasi kuantitas yang
dapat digunakan untuk menghindari proses pemeriksaan. Pengawas harus menjaga
slip pengepakan saat petugas penerimaan menghitung dan memeriksa barang.
• Pencurian aset.Departemen penerima terkadang sibuk dan berantakan selama masa sibuk.
Dalam lingkungan ini, persediaan yang masuk rentan terhadap pencurian hingga disimpan
dengan aman di gudang. Prosedur pemeriksaan yang tidak tepat ditambah dengan
pengawasan yang tidak memadai dapat menciptakan situasi yang kondusif terhadap
pencurian persediaan dalam perjalanan.
• Rekonsiliasi dokumen pendukung.Departemen hutang dagang memainkan peran
penting dalam mengendalikan pencairan uang tunai ke vendor. Salinan dokumen
pendukung mengalir ke departemen ini untuk ditinjau dan dibandingkan. Setiap
dokumen berisi fakta unik tentang transaksi pembelian, yang perlu diverifikasi oleh
petugas hutang sebelum kewajiban diakui.
• Pesanan pembelian, yang menunjukkan bahwa agen pembelian hanya memesan
persediaan yang diperlukan dari vendor yang valid.4
4 Perusahaan sering kali membuat daftar vendor sah yang melakukan bisnis reguler dengan mereka. Agen pembelian
harus memperoleh inventaris hanya dari vendor yang sah. Teknik ini mencegah beberapa jenis penipuan, seperti agen
yang membeli dari pemasok yang mempunyai hubungan dengan dia (kerabat atau teman) atau membeli dengan harga
berlebihan dari vendor dengan imbalan suap atau suap.
• Laporan penerimaan, yaitu bukti penerimaan fisik barang, kondisinya,

dan jumlah yang diterima. Rekonsiliasi dokumen ini dengan pesanan
pembelian menandakan titik realisasi kewajiban.
• Faktur pemasok, yang menyediakan informasi keuangan yang diperlukan untuk mencatat
kewajiban ini sebagai hutang usaha. Petugas bagian hutang memverifikasi bahwa harga
pada faktur adalah wajar (sesuai dengan kebijakan organisasi) dibandingkan dengan harga
yang diharapkan yang dinyatakan dalam pesanan pembelian.
Kontrol Sistem Penggajian

• Verifikasi kartu waktu.Itukartu waktuadalah catatan formal kehadiran harian. Setiap hari di awal
shift, karyawan menempatkan kartu waktunya di jam khusus yang mencatat kedatangan. Mereka
keluar pada waktu makan siang dan pada akhir shift. Sebelum mengirimkan kartu waktu ke
bagian penggajian, penyelia harus memverifikasi keakuratannya dan menandatanganinya.
• Pengawasan. Kadang-kadang seorang karyawan akan bekerja untuk pekerja lain yang terlambat atau tidak
hadir. Supervisor harus mengamati proses pencatatan jam kerja dan merekonsiliasi kartu absensi dengan
kehadiran sebenarnya.
• Juru bayar. Penggunaan independenjuru bayaruntuk mendistribusikan cek (bukan
supervisor normal) membantu memverifikasi keberadaan karyawan. Pengendalian ini
berguna dalam mengungkap penipuan dimana supervisor berpura-pura membagikan gaji
kepada karyawan yang tidak ada.
• Akun penggajian imprest.Gaji karyawan diambil secara khususakun penggajian
imprestdi bank yang hanya digunakan untuk kliring penggajian. Dana harus
ditransfer dari rekening kas umum ke rekening imprest ini sebelum gaji dapat
diuangkan. Jumlah transfer dana ditentukan dari daftar penggajian, yang ditinjau
kebenarannya dan disetujui oleh hutang. Teknik akun imprest secara fisik
membatasi eksposur organisasi. Cek individu yang melebihi jumlah imprest tidak
akan dihapuskan. Hasil ini akan mengungkap adanya cek yang ditulis secara
keliru (duplikat) atau dibuat melalui kegiatan penipuan.
Menguji Kontrol Fisik

Pemisahan tugas yang tidak memadai dan kurangnya pengawasan dapat mengakibatkan kecurangan dan
kesalahan yang dapat menyebabkan laporan keuangan salah saji secara material. Masalah paparan di sini
mirip dengan masalah kontrol akses yang dibahas sebelumnya. Pemberian hak akses yang tidak tepat sering
kali disebabkan oleh pemberian tugas yang tidak sesuai kepada seseorang. Demikian pula, tujuan kolusi
adalah untuk mendapatkan akses tidak sah terhadap aset serta informasi yang diperlukan untuk
menyembunyikan kejahatan. Bukti yang dikumpulkan dengan meninjau pemisahan tugas dapat digunakan
untuk mengujisemuadari asersi manajemen yang diuraikan pada Tabel 10.1.
Tinjauan auditor terhadap struktur organisasi harus mengungkapkan contoh-contoh yang lebih
mengerikan dari tugas-tugas yang tidak sesuai, seperti satu individu membuka dan menyetujui kartu waktu,
mengesahkan pembayaran karyawan, dan menerima serta mendistribusikan gaji. Hubungan terselubung
yang dapat mengarah pada kolusi mungkin tidak terlihat dalam bagan organisasi. Misalnya, karyawan yang
sudah menikah (atau mereka yang mempunyai hubungan keluarga) yang bekerja di bidang yang tidak sesuai
mungkin luput dari perhatian. Auditor harus menentukan apakah organisasi memiliki kebijakan yang efektif
untuk menangani nepotisme.
Banyak tugas yang biasanya dipisahkan dalam sistem manual dikonsolidasikan dalam fungsi
pemrosesan data sistem berbasis komputer. Program komputer dalam siklus pengeluaran
mengotorisasi pembelian, memesan, memperbarui catatan inventaris, menyetujui pembayaran ke
vendor, dan menulis cek. Dalam lingkungan yang terotomatisasi, perhatian auditor harus fokus pada
integritas program komputer yang melakukan tugas-tugas ini. Pertanyaan-pertanyaan berikut perlu
dijawab: Apakah logika program komputer sudah benar? Punya siapa pun
merusak aplikasi sejak terakhir kali diuji? Apakah ada perubahan yang dilakukan pada program yang dapat
menyebabkan kesalahan yang dirahasiakan? Apakah terdapat prosedur formal yang memadai (misalnya
pengawasan) untuk mengkompensasi kurangnya pemisahan tugas? Prosedur formal ini dapat berupa
laporan, terutama laporan kesalahan, yang dikirimkan langsung kepada atasan.
Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini berasal dari tinjauan auditor terhadap pengendalian
pengembangan dan pemeliharaan sistem dan dengan meninjau struktur organisasi. Ingat bab
sebelumnya bahwa tugas yang berkaitan dengan desain, pemeliharaan, dan pengoperasian program
komputer perlu dipisahkan. Pemrogram yang menulis program komputer asli tidak bertanggung
jawab untuk membuat perubahan program. Selain itu, individu yang mengoperasikan sistem
komputer tidak boleh melakukan aktivitas desain, pemrograman, atau pemeliharaan sistem.
Hubungan pribadi (yaitu pernikahan) antara individu-individu dalam wilayah yang tidak cocok ini
mungkin memerlukan penyelidikan lebih lanjut.
Kontrol Keluaran
Pengendalian keluaran dirancang untuk memastikan bahwa informasi tidak hilang, salah arah, atau
rusak dan bahwa proses sistem berfungsi sebagaimana mestinya. Misalnya, ringkasan harian
pengeluaran kas ke vendor dan penerimaan inventaris harus disampaikan kepada manajer untuk
melaporkan status operasi mereka. Pengendalian keluaran dapat dirancang untuk mengidentifikasi
masalah operasional dan pengendalian internal. Misalnya, laporan pengecualian yang diperoleh dari
file Faktur Pemasok (hutang usaha) yang mencantumkan kewajiban yang telah jatuh tempo dapat
mengidentifikasi diskon yang hilang dan membantu manajemen menilai kinerja operasional proses
hutang usaha. Namun, keluarannya tidak terbatas pada pelaporan akhir hari saja. Keluaran sistem
juga diperlukan pada titik tengah di mana keakuratan pemrosesan dapat ditinjau dan diverifikasi serta
kesalahan dapat dideteksi dengan cepat dan diperbaiki.
Rekonsiliasi buku besar dapat mendeteksi jenis kesalahan pemrosesan transaksi tertentu.
Misalnya, total pengurangan utang usaha harus sama dengan total pengeluaran kas ke vendor.
Pengeluaran kas yang dimasukkan dalam jurnal tetapi tidak diposting ke akun vendor akan terdeteksi
oleh adanya ketidakseimbangan dalam buku besar. Penyebab spesifik dari kondisi di luar
keseimbangan mungkin tidak terlihat pada saat ini, namun kesalahannya akan diketahui. Menemukan
kesalahan mungkin memerlukan pemeriksaan semua transaksi yang diproses selama periode
tersebut dan dapat memakan waktu. Karena alasan ini, daripada meringkas transaksi sepanjang hari
dalam satu kumpulan, entitas sering kali mengelompokkan transaksi ke dalam kumpulan kecil yang
terdiri dari 50 hingga 100 item. Proses ini memfasilitasi rekonsiliasi saldo dengan mengisolasi masalah
ke kelompok tertentu.
Elemen penting lainnya dari pengendalian keluaran adalah pemeliharaan jejak audit.
Rincian pemrosesan transaksi yang dihasilkan pada titik perantara dapat memberikan jejak
audit yang mencerminkan aktivitas melalui setiap tahap operasi. Berikut ini adalah contoh
pengendalian keluaran jejak audit.
Laporan Perubahan Hutang

Dokumen ini merupakan ringkasan laporan yang menunjukkan perubahan keseluruhan utang
usaha. Angka-angka ini harus diselaraskan dengan total faktur vendor yang diterima, total
pengeluaran kas, dan buku besar.
Log Transaksi
Setiap transaksi yang berhasil diproses oleh sistem harus dicatat pada acatatan transaksi,yang
berfungsi sebagai jurnal. Transaksi yang ditolak karena kesalahan input harus ditempatkan dalam file
kesalahan, diperbaiki, dan dikirim kembali. Log transaksi dan file kesalahan digabungkan untuk
memperhitungkan semua aktivitas ekonomi.
Pengujian Substantif Akun Siklus Pengeluaran 493
Daftar Transaksi
Sistem harus menghasilkan (hard copy)daftar transaksidari semua transaksi yang berhasil.
Daftar harus diberikan kepada pengguna yang tepat untuk memfasilitasi rekonsiliasi dengan
masukan. Misalnya, daftar pengeluaran kas yang diproses akan masuk ke pengontrol untuk
digunakan dalam rekonsiliasi bank.
Log Transaksi Otomatis

Beberapa transaksi dipicu secara internal oleh sistem. Misalnya, pesanan pembelian EDI
dimulai dan diproses tanpa izin manusia. Untuk memelihara jejak audit atas aktivitas ini,
semua transaksi yang dihasilkan secara internal harus ditempatkan dalam log transaksi,
dan daftar transaksi ini harus dikirim ke manajer yang sesuai untuk ditinjau.
Pengidentifikasi Transaksi Unik

Setiap transaksi yang diproses oleh sistem harus diidentifikasi secara unik dengan nomor transaksi.
Fitur ini adalah satu-satunya cara praktis untuk melacak transaksi tertentu melalui database yang
terdiri dari ribuan atau bahkan jutaan catatan. Dalam sistem yang menggunakan pesanan pembelian
fisik, nomor unik yang tercetak pada dokumen dapat ditranskripsikan selama input data dan
digunakan untuk tujuan ini. Dalam sistem real-time yang tidak menggunakan dokumen sumber,
setiap pesanan pembelian harus diberi nomor unik oleh sistem.
Daftar Kesalahan
Daftar semua catatan kesalahan harus diberikan kepada pengguna yang tepat untuk mendukung koreksi kesalahan
dan pengiriman ulang.
Menguji Kontrol Keluaran

Tidak adanya pengendalian keluaran yang memadai mempunyai implikasi buruk terhadap efisiensi
operasional dan pelaporan keuangan. Bukti yang dikumpulkan melalui pengujian pengendalian keluaran
berkaitan dengankelengkapanDanketepatanpernyataan.
Pengujian pengendalian keluaran melibatkan peninjauan laporan ringkasan untuk keakuratan,
kelengkapan, ketepatan waktu, dan relevansinya dengan keputusan yang ingin didukungnya. Selain
itu, auditor harus menelusuri contoh transaksi melalui laporan jejak audit, termasuk daftar transaksi,
log kesalahan, dan log catatan yang diserahkan kembali. Namun, pengumpulan bukti semacam itu
mungkin memerlukan penyortiran ribuan transaksi.
Dalam sistem modern, jejak audit biasanya disimpan online sebagai file teks yang dapat dibaca oleh
program pengolah kata dan spreadsheet. Ekstraksi data CAATT seperti ACL mampu mencari file log untuk
catatan tertentu guna memverifikasi kelengkapan dan keakuratan laporan keluaran. Alternatifnya, auditor
dapat menguji pengendalian keluaran secara langsung menggunakan ITF. Sistem ITF yang dirancang dengan
baik akan memungkinkan auditor untuk menghasilkan sejumlah sampel transaksi, termasuk beberapa
catatan kesalahan, dan menelusurinya melalui seluruh tahapan pemrosesan, deteksi kesalahan, dan
pelaporan keluaran.
UJI SUBSTANTIF TERHADAP AKUN SIKLUS PENGELUARAN

Bagian ini membahas pengujian substantif yang dapat dilakukan auditor untuk mencapai tujuan audit
yang berkaitan dengan siklus pengeluaran. Strategi yang digunakan dalam menentukan sifat, saat,
dan luas pengujian substantif berasal dari penilaian auditor atas risiko inheren, risiko pengendalian
yang tidak dimitigasi, pertimbangan materialitas, dan kebutuhan untuk melaksanakan audit dengan
cara yang efisien.
Risiko Siklus Pengeluaran dan Kekhawatiran Audit
Dengan menggunakan pandangan fungsi atestasi yang paling sempit, auditor eksternal terutama menaruh
perhatian pada potensi pernyataan yang terlalu rendah atas liabilitas dan biaya terkait. Saldo yang dilaporkan
biasanya terdiri dari item-item yang telah direview, divalidasi, dan diakui oleh manajemen. Upaya untuk
memperbaiki penyajian laporan keuangan mungkin melibatkan tindakan untuk menekan pengakuan dan
pelaporan liabilitas yang valid terkait dengan periode yang ditinjau. Oleh karena itu, pengujian substantif atas
akun siklus pengeluaran diarahkan untuk mengumpulkan bukti adanya pernyataan yang terlalu rendah dan
penghilangan item-item material dibandingkan pernyataan yang berlebihan. Namun, kekhawatiran audit
operasional yang lebih luas mencakup efisiensi proses, penipuan, dan kerugian karena kesalahan. Dalam
konteks ini, penyajian yang berlebihan atas kewajiban dan biaya terkait juga penting.
Dalam menyelesaikan permasalahan ini, auditor akan mencari bukti dengan melakukan
kombinasi pengujian pengendalian internal dan pengujian substantif. Pengujian pengendalian
mencakup pengujian pengendalian umum (dibahas dalam Bab 2 sampai 5 dan pengendalian
penerapan yang secara khusus berkaitan dengan siklus pengeluaran). Berbagai teknik
pengujian pengendalian aplikasi diperiksa pada Bab 7 dan pengujian khusus yang berkaitan
dengan siklus pengeluaran dijelaskan dalam bab ini. Selain pengujian pengendalian, auditor
harus melakukan pengujian substantif untuk mencapai tujuan audit. Sisa bab ini membahas
tujuan audit yang berkaitan dengan akun siklus pengeluaran dan pengujian substantif yang
paling umum dilakukan. Perlu diingat bahwa kualitas pengendalian internal bergantung pada
sifat dan luas pengujian substantif yang dianggap perlu oleh auditor. Biasanya, tidak semua tes
berikut akan dilakukan.
Memahami Data
Pengujian substantif yang dijelaskan dalam bagian ini melibatkan penggalian data dari file
akuntansi untuk dianalisis. Untuk melakukan tugas ini, auditor perlu memahami sistem dan
pengendalian yang menghasilkan data serta karakteristik fisik file yang memuat data tersebut.
Sebagian besar bab ini dikhususkan untuk menjelaskan berbagai konfigurasi siklus pengeluaran
dan implikasi pengendaliannya. Bab 8 menjelaskan beberapa struktur file umum dan implikasi
auditnya. Pembahasan selanjutnya mengasumsikan bahwa auditor menggunakan ACL untuk
melakukan pengujian audit. Namun sebelum kita melanjutkan, kita perlu meninjau beberapa
poin penting mengenai persiapan file.
Pertama, auditor harus memverifikasi bahwa dia bekerja dengan versi file yang benar
untuk dianalisis. Untuk melakukan hal ini, auditor harus memahami prosedur pencadangan file
dan, bila memungkinkan, bekerja dengan file asli. Kedua, ACL dapat membaca sebagian besar
file sekuensial dan tabel database relasional secara langsung, namun struktur file esoterik dan/
atau kompleks mungkin memerlukan “perataan” sebelum dapat dianalisis. Proses ini mungkin
melibatkan prosedur tambahan dan program khusus untuk menghasilkan salinan file asli dalam
format yang dapat diterima ACL. Jika personel sistem organisasi melakukan proses perataan,
auditor harus memverifikasi bahwa versi yang benar dari file asli yang digunakan dan bahwa
semua catatan yang relevan dari file asli telah dipindahkan ke salinan untuk dianalisis.
Pembahasan selanjutnya mengasumsikan bahwa setiap penyalinan file yang diperlukan untuk
menghasilkan data pengujian dilakukan di bawah kendali yang memadai untuk menjaga integritas
data. Selain itu, pengujian yang dijelaskan dapat diterapkan pada lingkungan mainframe dan PC.
Fokus materi ini adalah menjelaskan logika yang mendasari berbagai pengujian substantif dan
mengilustrasikan fungsi ACL dalam mencapai tujuan audit. Prosedur audit yang dijelaskan didasarkan
pada struktur file pada Gambar 10.7. Struktur ini menunjukkan data kunci dan hubungan logis antar
file. Penjelasan masing-masing file berikut ini.
GAMBAR 10.7 Struktur File untuk Siklus Pengeluaran
hal
Barang Gudang Kuantitas Susun ulang Memesan PO Penjual Satuan Pengecer
Keterangan File Inventaris
Nomor Lokasi di Tangan Titik Kuantitas Nomor Nomor Biaya Harga
FK
hal
Menerima
PO PO PO PO Penjual
Laporan Membeli hase File Pesanan
Nomor Jumlah Tanggal Pemberi persetujuan Nomor
Nomor
Pengujian Substantif Akun Siklus Pengeluaran
FK
hal
PO Barang Memesan File Item Baris PO

Keterangan
Nomor Nomor Kuantitas
hal FK
Menerima
PO Pembawa Tanggal Penjual
Laporan Menerima File Laporan
Nomor Kode Diterima Nomor
Nomor Periksa File Daftar
hal
Memeriksa Pemasok
Tanggal Jumlah
Nomor Nama
hal FK FK
Pemasok
Voucher PO Tanggal Memeriksa Memeriksa Penjual
Jumlah Faktur File Voucher Pencairan
Nomor Nomor Jatuh tempo Nomor Tanggal Nomor
Nomor
FK
hal
Penjual Pemasok Pemasok Telepon Pembayaran
File Pemasok
Nomor Nama Alamat Nomor Ketentuan
495
File Inventaris
File Inventaris berisi data kuantitas, harga, pemasok, dan lokasi gudang untuk setiap item inventaris
produk. Proses pembelian diawali dengan peninjauan terhadap catatan persediaan untuk
mengidentifikasi barang persediaan yang perlu dipesan. Dalam organisasi ritel, langkah ini dilakukan
ketika penjualan barang jadi ke pelanggan dicatat dalam catatan persediaan. Dalam hal ini, proses
pembelian melibatkan pengisian kembali persediaan barang jadi. Sistem pembelian di perusahaan
manufaktur mengisi kembali persediaan bahan mentah saat barang-barang tersebut digunakan
dalam proses produksi. Dalam kedua kasus tersebut, ketika item inventaris dijual atau digunakan
dalam produksi, bidang Kuantitas yang Ada di Tangan dikurangi dengan aplikasi komputer. Dengan
setiap pengurangan persediaan, sistem menguji kondisi “pemesanan ulang”, yang terjadi ketika
kuantitas yang ada berada di bawah titik pemesanan ulang. Pada saat itu, sistem menyiapkan
pesanan pembelian, yang dikirim ke vendor, dan menambahkan catatan ke file Pesanan Pembelian.
Nilai kuantitas yang ada akan tetap berada di bawah titik pemesanan kembali sampai persediaan
diterima dari pemasok. Proses ini mungkin memakan waktu berhari-hari atau bahkan berminggu-
minggu. Untuk menandakan bahwa barang tersebut sedang dipesan dan untuk mencegah
pemesanan ulang setiap kali aplikasi komputer mendeteksi kondisi pemesanan ulang yang sama,
nomor pesanan pembelian yang dihasilkan komputer ditempatkan di bidang Nomor PO pada catatan
persediaan. Biasanya, bidang ini kosong.
File Pesanan Pembelian

File ini berisi catatan pembelian yang dilakukan pada pemasok. Catatan tetap terbuka sampai
persediaan tiba. Menempatkan nomor laporan penerimaan di bidang khusus akan menutup
catatan.
File Item Baris Pesanan Pembelian

File Item Baris berisi catatan setiap item yang dipesan. Karena satu transaksi dapat melibatkan satu
atau lebih produk, setiap catatan dalam file Pesanan Pembelian dikaitkan dengan (ditautkan ke) satu
atau lebih catatan dalam file ini. Perhatikan bahwa file tersebut berisi kunci utama gabungan—Nomor
Pesanan Pembelian dan Nomor Item. Kedua atribut ini diperlukan untuk mendefinisikan secara unik
setiap record dalam file. Mereka juga menyediakan tautan ke catatan terkait dalam file Pesanan
Pembelian dan Inventaris.
Menerima File Laporan

Ketika barang pesanan tiba dari pemasok, barang tersebut dihitung dan diperiksa, dan dokumen
penerimaan disiapkan. Melalui terminal, petugas penerima memasukkan informasi mengenai barang
yang diterima. Sistem secara otomatis melakukan tugas-tugas berikut: (1) meningkatkan bidang
Jumlah yang Ada di catatan inventaris; (2) menghilangkan kondisi pemesanan ulang dengan mengatur
ulang kolom Nomor PO ke keadaan kosong normal; (3) membuat catatan laporan penerimaan
kejadian; dan (4) menutup catatan pesanan pembelian dengan mencantumkan nomor laporan
penerimaan pada kolom yang telah ditentukan.
File Voucher Pencairan dan Cek File Register

Bagi sebagian besar perusahaan, perbedaan antara jumlah yang dipesan, diterima, dan ditagih
merupakan permasalahan sah yang harus diselesaikan sebelum pembayaran kepada vendor
disetujui. Karena kerumitannya, rekonsiliasi ini seringkali merupakan proses manual yang
dipicu oleh penerimaan faktur pemasok. Petugas hutang dagang meninjau catatan pendukung
dalam file Pesanan Pembelian dan Laporan Penerimaan dan membandingkannya dengan
faktur. Jika item, jumlah, dan harga cocok, maka catatan ditambahkan ke
File Voucher Pencairan.Berdasarkan ketentuan perdagangan pemasok dan kebijakan pembayaran

perusahaan, tanggal jatuh tempo pembayaran ditentukan dan ditempatkan dalam catatan voucher
pencairan.
Setiap hari pembayaran, aplikasi Pencairan Tunai memilih barang yang harus dibayar
dan menambahkan catatan pada File Check Register untuk setiap pembayaran. Ini
menandai item tersebut dibayardalam catatan voucher pencairan masing-masing dengan
memasukkan tanggal sekarang dan Nomor Cek yang ditetapkan sistem (kunci asing) ke
dalam kolom yang sesuai. Sistem kemudian memotong cek yang dikirimkan ke pemasok.
File Voucher Pencairan menyediakan dua informasi penting bagi auditor: (1) merupakan
catatan waktu dan jumlah faktur vendor yang diterima; dan (2) kapan saja, item terbuka
(voucher yang belum dibayar) dalam arsip merupakan saldo utang usaha perusahaan.
Prosedur Persiapan Berkas

Data yang terdapat dalam file sebelumnya memberikan bukti yang dapat menguatkan atau
menyangkal tujuan audit. Sebagian besar pengujian yang dijelaskan di bagian berikut
melibatkan penggunaan ACL untuk mengakses dan mengekstrak data dari file ini. Ingat dari
bab sebelumnya bahwa setiap file perlu didefinisikan berdasarkan lokasi fisik dan strukturnya.
Melalui serangkaian menu pop-up yang mudah digunakan, auditor menentukan nama file dan
lokasinya di mainframe atau PC. ACL kemudian meminta auditor untuk menentukan struktur
file dalam hal panjang setiap bidang dan tipe data yang terkandung dalam setiap bidang (yaitu
numerik, karakter, atau tanggal). Ketika definisi data selesai, data tersebut disimpan dengan
nama unik yang diberikan oleh auditor. Semua akses file di masa depan dilakukan hanya
dengan memilih definisi data dari menu ACL. ACL secara otomatis menemukan file dan
menampilkannya di layar, dimana auditor dapat meninjau dan memanipulasi isinya. Gambar
10.8 menunjukkan contoh layar definisi data ACL.
Terkadang isi kolom data berbeda dari yang seharusnya. Misalnya, bidang numerik dalam satu
atau lebih catatan mungkin berisi data alfabet karena kesalahan program atau kesalahan administrasi.
Selain itu, suatu bidang mungkin berisi data yang rusak karena kesalahan dalam proses perataan file.
Apa pun penyebabnya, sebelum melakukan pengujian substantif terhadap berkas baru, penting bagi
auditor untuk memvalidasi isinya. Data yang tidak valid akan merusak hasil pengujian dan dapat
menyebabkan kegagalan sistem. ACL Memeriksaperintah menganalisis bidang data dalam file yang
dipilih untuk memastikan bahwa isinya konsisten dengan jenis bidang dalam definisi file. Setiap
kesalahan validitas yang terdeteksi oleh ACL perlu ditelusuri ke sumbernya dan diselesaikan. Untuk
tujuan diskusi, kami berasumsi bahwa file yang digunakan dalam semua pengujian yang dijelaskan
selanjutnya telah didefinisikan dan diverifikasi dengan benar. Gambar 10.9 menunjukkan kotak
perintah ACL Verify.
Menguji Pernyataan Akurasi dan Kelengkapan
Prosedur audit yang diuraikan dalam bagian ini memberikan bukti yang berkaitan dengan
asersi manajemen atasketepatanDankelengkapan. Kita telah melihat di bab terakhir
bahwa auditor sering kali mengawali pengujian substantif atas rincian dengantinjauan
analitisdari saldo akun. Prosedur analitis dapat mengidentifikasi hubungan antara akun
dan risiko yang tidak terlihat. Dalam kasus siklus pengeluaran, tinjauan analitis dapat
memberikan auditor perspektif keseluruhan mengenai tren utang usaha dan biaya terkait.
Pengeluaran saat ini dapat dibandingkan dengan pengeluaran historis dan anggaran
manajemen. Misalnya, auditor dapat membandingkan biaya penggajian saat ini dengan:
Gambar
triwulan dengan periode yang sama pada tahun-tahun sebelumnya. Tren atau varians yang tidak
biasa harus dicatat dan diperiksa penyebabnya. Di satu sisi, prosedur analitis dapat menunjukkan
tren, bahkan dalam organisasi dengan pengendalian yang memadai, sehingga menyebabkan auditor
memperluas pengujian substantif. Di sisi lain, hal ini dapat memberikan keyakinan bahwa transaksi
dan akun telah disajikan secara wajar dan lengkap sehingga memungkinkan auditor untuk
mengurangi pengujian substantif.
Data pengeluaran dan hutang usaha organisasi berukuran menengah hingga besar
mungkin berjumlah ribuan atau mungkin jutaan catatan. Tidak seperti prosedur analitis, yang
dapat dilakukan tanpa CAATT, pengujian substantif terhadap rincian volume data tersebut tidak
dapat dilakukan secara efektif tanpa menggunakan CAATT. Pengujian substantif berikut yang
dapat dilakukan menggunakan ACL didasarkan pada struktur file yang digambarkan pada
Gambar 10.7.
Tinjau Voucher Pencairan untuk Tren dan Pengecualian yang Tidak Biasa
Prosedur audit yang berguna untuk mengidentifikasi potensi risiko audit melibatkan
pemindaian file data untuk transaksi dan saldo akun yang tidak biasa. Misalnya, pemindaian
hutang untuk saldo yang terlalu besar mungkin menunjukkan ketergantungan yang tidak
normal pada pemasok tertentu. Namun, banyaknya vendor dengan saldo kecil mungkin
mengindikasikan perlunya konsolidasi aktivitas bisnis. Berbagai survei perusahaan
memperkirakan biaya pemrosesan pesanan pembelian antara $50 dan $125. Membatasi jumlah
vendor yang berbisnis dengan organisasi dapat mengurangi biaya ini.
Gambar
Auditor dapat menggunakan ACLStratifikasiDanMenggolongkanfitur untuk mengidentifikasi berbagai

karakteristik dan anomali yang terkait dengan prosedur utang usaha. Kedua fungsi ini digunakan untuk
mengelompokkan data ke dalam interval yang telah ditentukan, menghitung jumlah record yang termasuk
dalam setiap interval, dan mengakumulasikan nilai finansial untuk setiap interval. Fungsi stratifikasi
mengelompokkan data keuangan ke dalam strata tertentu. Dengan menggunakan data yang mirip dengan
Tabel 10.2, kami mendemonstrasikan penggunaannya untuk membuat stratifikasi voucher pencairan dengan
mengakumulasi kolom Jumlah untuk setiap strata. Fungsi klasifikasi membentuk strata berdasarkan data
nonfinansial (dan nonnumerik). Pada contoh kita, fitur ini digunakan untuk mengelompokkan voucher
berdasarkan nomor vendor. Dalam hal ini juga, bidang Jumlah diakumulasikan. Hasil dari kedua prosedur
tersebut masing-masing disajikan pada Gambar 10.10 dan Gambar 10.11.
Laporan pertama memberikan auditor perspektif keseluruhan mengenai sifat proses

pembelian. Perhatikan bahwa 91 persen dari total jumlah voucher pencairan hanya
mencakup 15 persen volume bisnis pada periode tersebut. Laporan kedua menunjukkan
aktivitas bisnis yang terkait dengan masing-masing vendor. Lebih dari 40 persen
pembelian organisasi berasal dari satu vendor, sementara sebagian besar vendor lainnya
hanya menerima sebagian kecil dari total bisnis. Temuan ini mungkin mencerminkan
fenomena bisnis alami, atau mungkin menandakan potensi risiko.
Pembelian berlebihan dari satu pemasok mungkin mencerminkan ketergantungan bisnis yang tidak
biasa yang mungkin merugikan perusahaan jika pemasok menaikkan harga atau tidak dapat mengirimkan
barang sesuai jadwal. Situasi ini juga dapat menandakan adanya hubungan curang yang melibatkan suap
kepada agen pembelian atau manajemen lainnya.
TABEL 10.2
Contoh Data Voucher Pencairan
Pemasok
Voucher Memeriksa Memeriksa Faktur Penjual
Nomor nomor PO Jumlah Tenggat waktu Nomor Tanggal Nomor Nomor
12655 12923 158.32 21/12/09 6484 01/02/04 1223467 28788
512973 12958 1.802.63 15/01/10 6537 01/09/04 67783pl 15545
511810 12960 10.815,75 01/12/10 6567 01/09/04 88746pl 15545
1064 12998 4.427,99 15/01/10 6571 01/09/04 667223 28847
1060 13002 117.667,60 01/03/10 6611 01/09/04 844001 28847
77696 13006 150,95 12/04/09 6641 01/09/04 po2298 1564485
GAMBAR 10.10
Berstrata
Pembayaran
Data Voucher
Banyaknya pemasok dalam jumlah kecil merupakan bukti dari proses pembelian yang sangat tidak
efisien. Manajemen dapat mempertimbangkan untuk mengurangi jumlah pemasok dan meningkatkan
jumlah pesanan mereka untuk mengurangi jumlah pesanan yang dilakukan. Situasi ini juga dapat menjadi
sinyal bagi auditor bahwa pendekatan vendor dalam pembelian adalah validbukandigunakan. Kecil
kemungkinannya suatu organisasi akan menambahkan vendor ke dalam file untuk tujuan pengendalian
kecuali mereka mengharapkan tingkat bisnis yang signifikan.
GAMBAR 10.11
Pembayaran
Data Voucher
Diklasifikasikan pada
Nomor Penjual
Meninjau Harga Faktur yang Akurat

Membandingkan harga pada faktur pemasok dengan harga pesanan pembelian asli memberikan bukti untuk
menguji pernyataan manajemenketepatan. Perbedaan yang signifikan antara harga yang diharapkan dan
harga sebenarnya yang dibebankan mungkin disebabkan oleh kesalahan administrasi, kegagalan dalam
meninjau dokumen pendukung sebelum mengesahkan pembayaran, atau personel bagian utang usaha
melebihi kewenangannya dalam menangani perbedaan harga.
Secara tradisional, auditor memverifikasi keakuratan harga dengan membandingkan harga faktur
dengan pesanan pembelian berdasarkan sampel saja. Dari ribuan invoice yang diproses selama periode
tersebut, mungkin hanya satu atau dua ratus yang dapat diuji secara manual. ACL memungkinkan
TABEL 10.3
nomor PO Jumlah PO Tanggal PO Penyetuju PO Nomor Penjual Rek. Nomor Rp

12821 493.05 16/12/09 Pengendali 25152 10134
12838 138,95 24/01/10 PembelianMgr 25152 10101
12848 14.463,75 01/10/10 Pengendali 28847 10787
12891 2.845,57 30/01/10 Pengendali 28847 11663
12894 252.54 12/06/09 PembelianMgr 28529 11922
12946 238.65 13/12/09 PembelianMgr 28529 11475
12958 1.802.63 16/12/09 Pengendali 15545 11668
auditor untuk membandingkan harga yang dibebankan pada setiap faktur dalam file untuk periode
yang ditinjau. Pengujian akan melibatkan file Disbursement Voucher dan file Pesanan Pembelian yang
diilustrasikan dengan beberapa contoh data pada Tabel 10.3.
Menguji keakuratan harga melibatkan pencocokan catatan dari dua file menggunakan ACL Bergabung
fitur. Hal ini dapat dicapai dalam beberapa langkah sederhana. Pertama, ingat dari Bab 9 bahwa kedua file
yang digabungkan harus diurutkan pada kunci yang sama. Dalam contoh ini, Nomor PO adalah kunci
sekunder yang umum. Menata ulang kedua file pada bidang ini memerlukan pembukaan setiap file secara
terpisah, menjalankan fungsi pengurutan ACL, menentukan bidang pengurutan, dan menentukan nama file
untuk menerima keluaran yang diurutkan. Hasil dari proses ini adalah dua file baru yang diurutkan dalam
urutan yang sama.
Langkah selanjutnya adalah menggabungkan kedua file tersebut untuk membuat file keluaran
ketiga. Auditor mencapai hal ini denganBergabungmemerintah. Beberapa opsi tersedia saat
menggabungkan file. Opsi yang relevan dalam hal ini adalah membuat file keluaran yang hanya terdiri
dari catatan yang cocok dari dua file. ACLBergabungfitur ini memungkinkan auditor untuk
menentukan bidang dari dua file masukan yang akan diteruskan ke file keluaran baru. Biasanya, tidak
perlu dan tidak diinginkan untuk menyertakan semua kolom dari kedua file asli. Dalam contoh ini,
kolom yang diperlukan dari file Pesanan Pembelian untuk memverifikasi keakuratan harga adalah
Nomor PO dan Jumlah PO; dari file Disbursement Voucher yang diisikan adalah Nomor Voucher,
Jumlah, Nomor Cek, dan Nomor Vendor. Struktur file gabungan file PO/Disbursement baru dengan
beberapa contoh record disajikan pada Tabel 10.4.
TABEL 10.4
File Gabungan PO/Pencairan
Voucher
nomor PO Jumlah PO Nomor Jumlah Periksa Nomor Nomor Penjual
12821 493.05 121655 493.05 6484 25152
12838 138,95 512973 138,95 6537 25152
12848 14.463,75 511810 14.463,75 6537 28847
12891 2.845,57 105436 2.845,57 6541 28847
12894 252.54 102360 252.54 6544 28529
12946 238.65 776756 238.65 6555 28529
12958 1.802.63 514760 1.802.63 6652 15545
GAMBAR
Pada titik ini, file yang dihasilkan mungkin cukup besar. Memindai file secara visual untuk
mengetahui perbedaan harga dapat memakan waktu dan tidak efektif. Di sini sekali lagi adalah
aplikasi untuk a Saring. Menggunakan ACLPembangun Ekspresifitur ini, auditor dapat dengan mudah
membuat filter yang hanya akan memilih catatan dimana Jumlah dan Jumlah PO tidak sama. File yang
dihasilkan hanya akan berisi catatan dengan perbedaan harga. Dengan menggunakan fitur ACL
lainnya, auditor dapat menghitung varians harga total dan menentukan materialitasnya. Jika material,
masalah tersebut harus ditangani oleh manajemen. Gambar 10.12, menyajikan jendela Expression
Builder ACL.
Menguji Kelengkapan, Keberadaan, serta Penegasan Hak dan Kewajiban
Persediaan yang diterima dari pemasok yang sah sebagai tanggapan terhadap pesanan pembelian
resmi merupakan kewajiban. Namun dalam sebagian besar sistem, pemicu yang menyebabkan
liabilitas diakui dan dicatat sebagai utang usaha (dalam contoh kita, voucher pencairan) adalah
penerimaan faktur pemasok, yang seringkali terlambat dalam penerimaan barang dagangan.
Biasanya, jeda waktu antara realisasi dan pengakuan kewajiban tidak berdampak pada pelaporan
keuangan. Namun pada penutupan akhir periode, hal ini menjadi permasalahan yang memerlukan
perhatian khusus. Item persediaan yang diterima pada akhir periode audit, yang fakturnya belum
diterima hingga awal periode berikutnya, tidak dapat dimasukkan sebagai hutang usaha. Manajemen
harus memiliki prosedur untuk mengidentifikasi faktur
diterima pada periode berikutnya yang berhubungan dengan periode audit dan menyesuaikan
liabilitasnya. Pencarian liabilitas yang tidak tercatat yang dijelaskan dalam paragraf berikut
memberikan bukti yang mengujikelengkapan,adanya, Danhak dan kewajiban pernyataan.
Mencari Kewajiban yang Tidak Tercatat

Pencarian liabilitas yang belum dicatat melibatkan file Voucher Pencairan dan Laporan Penerimaan,
yang diilustrasikan tanpa data pada Tabel 10.5. Setiap catatan penerimaan inventaris yang terdapat
dalam File Laporan Inventaris untuk periode tersebut harus cocok dengan catatan terkait dalam file
Voucher Pencairan. Sekali lagi, menggunakanBergabungfiturnya, kedua file dapat dibandingkan untuk
mengetahui adanya catatan yang tidak cocok.
Seperti pada contoh sebelumnya, dua file yang digabungkan harus diurutkan pada kunci yang
sama, yang sekali lagi adalah Nomor PO. Karena file Voucher Pencairan sebelumnya telah diurutkan
pada kunci ini, file keluaran yang telah diurutkan tersebut dapat digunakan untuk pengujian ini juga.
Oleh karena itu, hanya file Laporan Penerimaan saja yang perlu ditata ulang. Langkah selanjutnya
adalah menggabungkan kedua file tersebut untuk membuat file keluaran gabungan. Namun kali ini,
opsi keluarannya berbeda dari contoh sebelumnya. Opsi yang relevan dalam hal ini adalah membuat
file keluaran yang hanya terdiri daritiada bandingancatatan dariutamamengajukan. Ingat, melalui
pengujian ini auditor berupaya mengidentifikasi catatan laporan penerimaan yang belum dicatat
sebagai kewajiban. File utama dalam hal ini adalah file Laporan Penerimaan, dan file Voucher
Pencairan adalah file sekunder. Dalam memilih opsi ini, semua penerimaan persediaan yang dicatat
dengan benar sebagai kewajiban akan diabaikan olehBergabungproses. Hanya catatan laporan
penerimaan yang tidak cocok yang akan dimasukkan dalam file keluaran baru. Struktur filenya sama
dengan file Laporan Penerimaan pada Tabel 10.5. Jika file keluaran berisi catatan apa pun, auditor
perlu meninjau informasi ini dengan manajemen untuk menentukan apakah penyesuaian yang tepat
telah dilakukan terhadap saldo hutang usaha.
Mencari Voucher Pencairan Tidak Sah

Variasi pada pengujian sebelumnya dapat digunakan untuk menjawab pertanyaan yang berkaitan
dengan utang usaha yang dilebih-lebihkan. Dengan memilih file Voucher Pencairan sebagai file utama
dan file Laporan Penerimaan sebagai file sekunder, pengujian sebelumnya akan menghasilkan file
voucher dimana organisasi tidak mempunyai catatan penerimaan inventaris. Hal ini mungkin
menunjukkan bahwa pembayaran disetujui semata-mata berdasarkan penerimaan faktur pemasok
dan bukan verifikasi bahwa inventaris telah dipesan dan benar-benar diterima. Voucher pencairan
yang tidak didukung mungkin menandakan upaya penipuan atau lingkungan kontrol yang buruk di
mana beberapa pembayaran dilakukan untuk pembelian yang sama. Situasi terakhir ini kini dikaji
lebih lanjut.
TABEL 10.5
Voucher Pencairan dan File Laporan Penerimaan
File Voucher Pencairan
Voucher PO Jumlah Jatuh tempo Memeriksa Memeriksa Faktur Penjual

Nomor Nomor Tanggal Nomor Tanggal Nomor Nomor
Menerima File Laporan
Rek.Rpt PO Pembawa Tanggal Penjual

Nomor Nomor Kode Diterima Nomor
Tinjau Beberapa Pemeriksaan ke Vendor

Kerugian perusahaan akibat pembayaran berkali-kali kepada vendor untuk barang dagangan yang
sama diperkirakan mencapai ratusan juta dolar per tahun. Program komputer yang tidak berfungsi,
kesalahan entri data, dan kegagalan kontrol otorisasi biasanya menjadi dasar terjadinya duplikat
pembayaran. Namun terkadang, hal ini disebabkan oleh vendor yang tidak jujur yang berupaya
menghindari pengendalian internal dengan mengirimkan dua faktur pemasok dengan nomor faktur
berbeda untuk pembelian yang sama. Terkadang mereka mengirimkan beberapa salinan faktur yang
sama atau sekadar menambahkan huruf di belakang salah satu nomor faktur untuk membedakannya.
Auditor dapat menguji duplikasi catatan dalam file besar dengan menggunakan ACLDuplikatfitur.
Teknik ini ditunjukkan di bawah ini dengan menggunakan file Disbursement Voucher pada Tabel 10.5.
Berbagai bidang atau kombinasi bidang dapat digunakan untuk menguji rekaman duplikat.
Namun auditor perlu memahami hubungan antar file untuk menarik kesimpulan yang berarti
dari hasil pengujian. Misalnya, dalam contoh kita, setiap voucher pencairan diterbitkan sebagai
pembayaran atas satu faktur pemasok, dan setiap faktur pemasok berkaitan dengan satu
pesanan pembelian. Menyadari hubungan ini, auditor dapat menyimpulkan bahwa nilai Nomor
PO yang sama biasanya tidak ada dalam dua catatan atau lebih dalam file Disbursement
Voucher. Pencarian untuk catatan duplikat dalam file menghasilkan laporan pada Gambar
10.13.
Laporan tersebut menunjukkan bahwa dua catatan (nomor voucher 10392 dan 10393) memiliki nomor
pesanan pembelian yang sama. Penyebab keadaan ini memerlukan pemeriksaan lebih lanjut dengan
berkonsultasi dengan penatalaksanaan yang sesuai. Penjelasannya mungkin saja karena voucher dibuat
karena kesalahan, dibatalkan, dan dikirimkan ulang. Namun, hasil tersebut mungkin menunjukkan bahwa,
pada dua kesempatan, cek diterbitkan untuk barang dagangan yang sama. Anomali ini mungkin disebabkan
oleh kesalahan komputer atau masalah pengendalian internal dalam proses persetujuan voucher, atau bisa
juga akibat penipuan.
Mengaudit Penggajian dan Akun Terkait

Pengujian gaji yang masih harus dibayar dan akun terkait untuk kelengkapan dan keakuratan
terutama terdiri dari a
GAMBAR 10.13
Catatan Duplikat
Laporan
periode berikutnya. Auditor harus menguji keakuratan matematis ringkasan penggajian

dan menelusuri totalnya ke catatan penggajian dan ke akun buku besar. Rata-rata gaji per
pegawai pada periode berjalan dapat dibandingkan dengan rata-rata tahun sebelumnya.
ACLStratifikasiFitur ini dapat membantu auditor mendeteksi tren yang tidak biasa dan
saldo abnormal dalam file penggajian. Namun, pengujian substantif terhadap rincian
biasanya tidak dilakukan pada akun beban penggajian kecuali jika prosedur analitis atau
kelemahan parah dalam pengendalian internal menunjukkan perlunya pengujian
tambahan.
RINGKASAN
Bab ini membahas prosedur audit yang terkait dengan siklus pengeluaran. Hal ini dimulai dengan
tinjauan terhadap teknologi alternatif yang digunakan baik dalam sistem lama maupun modern.
Fokusnya adalah pada tugas-tugas operasional utama yang meliputi pembelian, pencairan tunai, dan
prosedur penggajian. Bagian kedua menjelaskan tujuan audit siklus pengeluaran, pengendalian, dan
pengujian pengendalian yang biasanya dilakukan auditor. Bukti dari prosedur tersebut digunakan
untuk menentukan sifat, waktu, dan luas pengujian substantif. Bagian terakhir menjelaskan pengujian
substantif sehubungan dengan pernyataan siklus pengeluaran berdasarkan aplikasi perangkat lunak
ACL.
Lampiran
Ikhtisar Aktivitas Pembelian dan Pengeluaran Kas

Pada bagian lampiran ini kita mengkaji siklus pengeluaran secara konseptual. Dengan
menggunakan diagram aliran data (DFD) sebagai panduan, kami akan menelusuri urutan
aktivitas melalui dua proses yang membentuk siklus pengeluaran untuk sebagian besar
organisasi ritel, grosir, dan manufaktur. Ini adalah prosedur pemrosesan pembelian dan
pencairan tunai. Prosedur penggajian disajikan pada bagian berikutnya dari lampiran.
Diskusi ini dimaksudkan untuk menjadi netral teknologi. Tugas yang dijelaskan di sini dapat
dilakukan secara manual atau dengan komputer. Pada titik ini fokus kita adalah pada apa
(secara konseptual) yang perlu dilakukan, bukan pada bagaimana (secara fisik) hal tersebut
dicapai. Pada berbagai tahap proses, kami akan memeriksa dokumen, jurnal, dan buku besar
tertentu yang ditemui. Sekali lagi, ulasan ini netral terhadap teknologi. Dokumen dan file ini
mungkin berbentuk fisik (hard copy) atau digital (dihasilkan komputer). Di bagian utama bab ini
kita memeriksa contoh sistem fisik.
Prosedur Pemrosesan Pembelian

Prosedur pembelian mencakup tugas-tugas yang terlibat dalam mengidentifikasi kebutuhan
persediaan, menempatkan pesanan, menerima persediaan, dan mengakui kewajiban.
Hubungan antara tugas-tugas tersebut disajikan dengan DFD pada Gambar 10.14. Secara
umum, prosedur ini berlaku untuk perusahaan manufaktur dan ritel. Perbedaan utama antara
kedua jenis bisnis ini terletak pada cara pembelian diotorisasi. Perusahaan manufaktur membeli
bahan mentah untuk produksi, dan keputusan pembelian mereka disahkan oleh fungsi
perencanaan dan pengendalian produksi. Perusahaan dagang membeli barang jadi untuk dijual
kembali. Fungsi pengendalian persediaan memberikan otorisasi pembelian untuk jenis
perusahaan ini.
Pantau Catatan Inventaris.Perusahaan menghabiskan persediaannya dengan mentransfer bahan

mentah ke dalam proses produksi (siklus konversi) dan dengan menjual barang jadi ke pelanggan (siklus
pendapatan). Ilustrasi kami mengasumsikan kasus terakhir, di mana pengendalian persediaan memantau
dan mencatat tingkat persediaan barang jadi. Ketika persediaan turun ke titik pemesanan kembali yang telah
ditentukan, adaftar permintaan pembeliandisiapkan dan dikirim ke fungsi persiapan pesanan pembelian
untuk memulai proses pembelian. Gambar 10.15 menyajikan contoh daftar permintaan pembelian.
Meskipun prosedurnya berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya; biasanya daftar
permintaan pembelian terpisah akan disiapkan untuk setiap item inventaris saat kebutuhannya diketahui. Hal
ini dapat mengakibatkan beberapa permintaan pembelian untuk vendor tertentu. Daftar permintaan
pembelian ini perlu digabungkan menjadi satu pesanan pembelian (dibahas selanjutnya), yang kemudian
dikirim ke vendor. Dalam sistem jenis ini, setiap pesanan pembelian akan dikaitkan dengan satu atau lebih
daftar permintaan pembelian.
Siapkan Pesanan Pembelian.Fungsi Siapkan Pesanan Pembelian menerima daftar permintaan

pembelian yang diurutkan berdasarkan vendor jika diperlukan. Selanjutnya, apesanan pembelian (PO)
disiapkan untuk setiap vendor, seperti yang diilustrasikan pada Gambar 10.16. Salinan PO dikirimkan ke
507
508
GAMBAR 10.14 DFD untuk Sistem Pembelian
Inventaris
Buku Besar Pembantu
Inventaris
Tingkat File Vendor yang Valid
Pemasok Pemasok File AP Tertunda
Memantau
Inventaris Nama,
Catatan Alamat, Syarat
PO, Laporan Rek
Pembelian Faktur
Daftar permintaan
PO, Rek
Laporan
Salinan Pesanan Pembelian 2
Voucher Jurnal
Mempersiapkan Mempersiapkan
Pembelian Pembelian Salinan PO Akun

Memesan
Memesan 4 Hutang
Jumlah
Jatuh Tempo, Tanggal Jatuh Tempo
Jurnal
Pembelian Berkas voucher
Pesan 4 Terbuka/Tertutup
(Buta Berkas PO Pembelian
PO, Sub Buku Besar AP
Detil Disetujui
Tagihan dari Menyalin) Rek (Daftar Voucher) Jurnal
Muatan, Laporan,
Laporan Rek Voucher
Sedang mengemas Faktur
Salin 2 Posting ke
Tergelincir
Umum
Pembelian Buka File AP buku besar Postingan JV
Menerima
Menerima Salinan Laporan 3 (Utang Voucher) Detil
Barang-barang Jurnal
Menerima
Laporan
Ringkasan Inventaris Jurnal umum

Rek Menerima Salinan Laporan 4
Laporan Memperbarui
Menyalin Inventaris
5 Catatan Kuantitas
Menerima Diterima
Berkas Laporan
Toko
Sub Persediaan
buku besar
Lampiran: Ikhtisar Aktivitas Pembelian dan Pengeluaran Kas 509
GAMBAR 1
Hampshire Supply Co. TIDAK.89631

Permintaan Pembelian
Vendor yang Disarankan Jones dan Harper Co.

1620 Jalan Utama Utara.
Betlehem PA 18017
Tanggal Disiapkan Tanggal Dibutuhkan
15/8/2009 1/9/2009
Bagian No. Kuantitas Keterangan Harga satuan Harga tambahan
86329 200 Steker Inti Blok Mesin $1,10 $220
Siap Disetujui Total Penjual

Oleh: RBJ Oleh: Terima kasih Jumlah $220,00
Akun 4001
penjual. Selain itu, salinan dikirim ke fungsi pengaturan utang usaha (AP) untuk pengarsipan
sementara dalam file AP yang tertunda, dan salinan buta dikirim ke fungsi penerimaan barang,
yang disimpan hingga persediaan tiba. Salinan terakhir disimpan dibuka/tutup file pesanan
pembelian.
Untuk membuat proses pembelian menjadi efisien, fungsi pengendalian inventaris akan
menyediakan banyak informasi pemesanan rutin yang dibutuhkan departemen pembelian langsung
dari inventaris danvendor yang sahfile. Informasi ini mencakup nama dan alamat pemasok utama,
kuantitas pesanan ekonomis (EOQ) suatu barang, dan standar atau biaya per unit yang diharapkan
dari barang tersebut. Hal ini memungkinkan departemen pembelian mencurahkan upayanya untuk
memenuhi kebutuhan inventaris yang langka, mahal, atau tidak biasa. Untuk mendapatkan harga dan
persyaratan terbaik untuk barang-barang khusus, departemen pembelian mungkin perlu menyiapkan
spesifikasi produk secara rinci dan meminta tawaran dari vendor pesaing. Berurusan dengan
pembelian rutin seefisien izin kontrol yang baik adalah hal yang diinginkan di semua organisasi. File
vendor yang valid berkontribusi terhadap kontrol dan efisiensi dengan hanya mencantumkan vendor
yang disetujui untuk berbisnis dengan organisasi. Referensi ini membantu mengurangi skema
penipuan vendor tertentu yang dibahas di Bab 12.
Menerima Barang.Kebanyakan perusahaan menghadapi jeda waktu (terkadang sangat lama)

antara pemesanan dan penerimaan persediaan. Selama ini, salinan PO berada di file sementara di
berbagai departemen. Perlu dicatat bahwa belum ada peristiwa ekonomi yang terjadi. Pada titik ini,
perusahaan belum menerima persediaan dan tidak menimbulkan kewajiban keuangan. Oleh karena
itu, tidak ada dasar untuk membuat entri formal ke dalam akuntansi apa pun
GAMBAR 1

Pesanan Pembelian
Tolong tunjukkan
Ke : Jones dan Harper Co. nomor di atas pada semua
1620 St. Betlehem dokumen pengiriman

dan faktur.
Utama Utara PA 18017
Penjual Tanggal Tanggal Pembelian Ketentuan
Nomor Dipesan Diperlukan Agen

4001 15/8/09 1/9/09 J.Buell 2/10, n/30
Pembelian Bagian No. Kuantitas Keterangan Harga satuan Harga tambahan

Persyaratan. TIDAK.
89631 86329 200 Sepatu Rem Steker Inti $1,10 $220,00

89834 20671 100 Blok Mesin 9.50 950,00
89851 45218 10 Kompresor Pegas 33.00 330.00
Siap Disetujui Total

Oleh : BKG Oleh : RMS Jumlah $1.500,00
catatan. Namun, perusahaan sering kali membuat entri memo tentang penerimaan persediaan yang
tertunda dan kewajiban terkait.
Peristiwa selanjutnya dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan persediaan. Barang yang
datang dari vendor direkonsiliasi dengan blind copy PO. Itusalinan buta, diilustrasikan pada Gambar
10.17, tidak memuat informasi kuantitas atau harga tentang produk yang diterima. Tujuan dari blind
copy adalah untuk memaksa petugas penerima menghitung dan memeriksa persediaan sebelum
menyelesaikan laporan penerimaan. Kadang-kadang, dermaga penerima sangat sibuk dan staf
penerima berada di bawah tekanan untuk membongkar muatan truk pengantar dan menandatangani
bill of lading sehingga pengemudi truk dapat melanjutkan perjalanannya. Jika petugas penerima
hanya diberikan informasi kuantitas, mereka mungkin tergoda untuk menerima pengiriman
berdasarkan informasi ini saja, daripada memverifikasi kuantitas dan kondisi barang. Pengiriman yang
pendek atau berisi barang yang rusak atau salah harus dideteksi sebelum perusahaan menerima dan
menempatkan barang dalam persediaan. Salinan buta merupakan perangkat penting dalam
mengurangi paparan ini.
Setelah selesai penghitungan fisik dan pemeriksaan, petugas penerima menyiapkan a
menerima laporanmenyatakan jumlah dan kondisi persediaan. Gambar 10.18 berisi contoh
laporan penerimaan. Satu salinan laporan penerimaan menyertai persediaan fisik ke gudang
bahan mentah atau gudang barang jadi untuk diamankan. Salinan lain disimpan dalam file PO
terbuka/tertutup untuk menutup pesanan pembelian. Salinan ketiga dari laporan penerimaan
dikirim ke departemen AP, di mana laporan tersebut disimpan diFile AP tertunda. Salinan
keempat dari laporan penerimaan dikirim ke bagian pengendalian inventaris untuk
memperbarui catatan inventaris. Terakhir, salinan laporan penerimaan ditempatkan di
menerima berkas laporan.
GAMBAR 1

Pesanan Pembelian
Tolong tunjukkan
Ke : Jones dan Harper Co. nomor di atas pada semua
1620 St. Betlehem dokumen pengiriman

dan faktur.
Utama Utara PA 18017
Penjual Tanggal Tanggal Pembelian Ketentuan
Nomor Dipesan Diperlukan Agen

4001 15/8/09 1/9/09 J.Buell 2/10, n/30
Pembelian Bagian No. Kuantitas Keterangan Harga satuan Harga tambahan

Persyaratan. TIDAK.
89631 86329 Sepatu Rem Steker Inti

89834 20671 Blok Mesin
89851 45218 Kompresor Pegas
Siap Disetujui
Oleh :
BKG Oleh :
RMS Total
Jumlah
GAMBAR 1

Menerima Laporan
Penjual Jones dan Harper Co. Dikirim melalui : Penjual
Pesanan pembelian nomor. 23591 Tanggal Diterima 1/9/09
Bagian No. Kuantitas Keterangan Kondisi
86329 200 Sepatu Rem Steker Inti Bagus
20671 100 Blok Mesin Bagus
45218 10 Kompresor Pegas Telinga pada satu kesatuan tertekuk
Diterima oleh: Diperiksa Oleh: Dikirim ke:
RTS CAK DYT
GAMBAR
MESIN HAMPSHIRE CO.

Catatan Persediaan Abadi—Item #86329
Jumlah Total
Barang Satuan Satuan pada Susun ulang Jumlah aktif Penjual Standar Menemukan.
Keterangan Diterima Terjual Tangan Titik Memesan EOC Nomor Biaya Biaya
Inti Blok Mesin

Steker 200 200 30 200 4001 1.10 220
30 170 187
20 150 165
Perbarui Catatan Inventaris.Tergantung pada metode penilaian persediaan yang ada, prosedur
pengendalian persediaan mungkin agak berbeda antar perusahaan. Organisasi yang menggunakan asistem
biaya standarmembawa persediaan mereka pada nilai standar yang telah ditentukan tanpa memperhatikan
harga sebenarnya yang dibayarkan kepada vendor. Gambar 10.19 menyajikan salinan buku besar persediaan
biaya standar.
Posting ke buku besar persediaan biaya standar hanya memerlukan informasi tentang jumlah
yang diterima. Karena laporan penerimaan berisi informasi kuantitas, maka laporan ini memenuhi
tujuan tersebut. Memperbarui sebuahbuku besar persediaan biaya aktualmemerlukan informasi
keuangan tambahan, seperti salinan faktur pemasok ketika sudah tiba.
Siapkan Hutang Usaha.Selama transaksi ini, fungsi pengaturan AP telah menerima dan
menyimpan sementara salinan PO dan laporan penerimaan. Organisasi telah menerima
inventaris dari vendor dan telah menimbulkan (merealisasikan) kewajiban untuk membayar
barang tersebut.
Namun hingga saat ini, perusahaan tersebut belum menerima dana tersebutfaktur pemasok5
berisi informasi keuangan yang diperlukan untuk mencatat transaksi. Dengan demikian, perusahaan
akan menunda pencatatan (mengakui) kewajiban sampai faktur tiba. Situasi umum ini menyebabkan
sedikit jeda (beberapa hari) dalam proses pencatatan, yang mana selama waktu tersebut kewajiban
perusahaan secara teknis dikecilkan. Praktisnya, salah saji ini hanya menjadi masalah pada akhir
periode ketika perusahaan menyiapkan laporan keuangan. Untuk menutup pembukuan, akuntan
perlu memperkirakan nilai kewajiban sampai faktur tiba. Jika estimasi tersebut salah secara material,
maka jurnal penyesuaian harus dibuat untuk memperbaiki kesalahan tersebut. Karena penerimaan
faktur biasanya memicu prosedur AP, akuntan perlu menyadari bahwa kewajiban yang tidak tercatat
mungkin ada pada penutupan akhir periode.
Ketika faktur tiba, petugas AP merekonsiliasi informasi keuangan dengan laporan
penerimaan dan PO dalam file yang tertunda. Ini disebut pencocokan tiga arah, yang
memverifikasi bahwa apa yang dipesan telah diterima dan diberi harga yang wajar.
Setelah rekonsiliasi selesai, transaksi dicatat dalam jurnal pembelian dan diposting ke
5 Perhatikan bahwa faktur pemasok dalam siklus pengeluaran pembeli adalah faktur penjualan dalam siklus pendapatan
pemasok.
rekening pemasok diBuku besar pembantu AP. Gambar 10.20 menunjukkan hubungan
antara catatan akuntansi ini.
Ingatlah bahwa metode penilaian persediaan akan menentukan bagaimana pengendalian persediaan
akan mencatat penerimaan persediaan. Jika perusahaan menggunakan metode biaya aktual, petugas AP
akan mengirimkan salinan faktur pemasok ke pengendalian persediaan. Jika penetapan biaya standar
digunakan, langkah ini tidak diperlukan.
Setelah mencatat pertanggungjawaban, petugas AP mentransfer seluruh dokumen sumber (PO,
laporan penerimaan, dan faktur) kebuka berkas AP. Biasanya, file ini disusun berdasarkan tanggal
jatuh tempo pembayaran dan dipindai setiap hari untuk memastikan bahwa hutang dibayar pada
tanggal terakhir tanpa melewatkan tanggal jatuh tempo dan kehilangan diskon. Kami memeriksa
prosedur pengeluaran kas nanti di bagian ini. Terakhir, petugas AP merangkum entri dalam jurnal
pembelian untuk periode tersebut (atau batch) dan menyiapkan voucher jurnal untuk fungsi buku
besar (lihat Gambar 10.20). Dengan asumsi organisasi menggunakan metode persediaan perpetual,
entri jurnalnya adalah:
dr Kr
Inventaris—Kontrol 6.800,00
Hutang Usaha—Kontrol 6.800,00
Jika metode persediaan periodik digunakan, maka jurnalnya adalah:
dr Kr
Pembelian 6.800,00
Hutang Usaha—Kontrol 6.800,00
Sistem Pembayaran Voucher

Daripada menggunakan prosedur AP yang dijelaskan pada bagian sebelumnya, banyak perusahaan
menggunakan asistem pembayaran voucher. Dalam sistem ini, departemen AP menggunakan
voucher pengeluaran tunaidan memelihara daftar voucher. Setelah petugas AP melakukan
pertandingan tiga arah, dia menyiapkan voucher pengeluaran tunai untuk menyetujui pembayaran.
Voucher memberikan kontrol yang lebih baik terhadap pengeluaran kas dan memungkinkan
perusahaan untuk menggabungkan beberapa pembayaran ke pemasok yang sama dalam satu
voucher, sehingga mengurangi jumlah cek yang ditulis. Gambar 10.21 menunjukkan contoh voucher
pengeluaran tunai.
Setiap voucher dicatat didaftar voucher, seperti yang diilustrasikan pada Gambar 10.22. Daftar
voucher mencerminkan tanggung jawab AP perusahaan. Jumlah voucher yang belum dibayar dalam
register (yang tidak memiliki nomor cek dan tanggal pembayaran) adalah total saldo AP perusahaan.
Petugas AP mengarsipkan bukti pengeluaran kas beserta dokumen sumber pendukungnya ke dalam
file hutang voucher.File ini setara dengan file AP terbuka yang dibahas sebelumnya dan juga diatur
berdasarkan tanggal jatuh tempo. DFD pada Gambar 10.14 mengilustrasikan kedua metode
pengakuan kewajiban.
Posting ke Buku Besar.Fungsi buku besar menerima voucher jurnal dari departemen
AP dan ringkasan akun dari pengendalian persediaan. Fungsi buku besar memposting
dari voucher jurnal ke akun pengendalian persediaan dan AP dan merekonsiliasi akun
pengendalian persediaan dan ringkasan persediaan anak perusahaan. Voucher jurnal
yang disetujui kemudian diposting ke file voucher jurnal. Dengan langkah ini, fase
pembelian dari siklus pengeluaran selesai.
GAMBAR
Hampshire Supply Co.

Jurnal Pembelian
Debet Kredit
Tanggal Penjual Faktur Kontrol Penemuan Sub AP Pos Kontrol AP Pembelian
Nomor Akun #150 Akun # Ref (#400) Pengembalian #500
9/4 Pasokan Ozment Jones 2484 1.500,00 4001 1.500,00
9/5 dan Harper Co 4117 3.600,00 4002 3.600,00
9/6 Mesin Unggul Jones 2671 1.000,00 4001 1.000,00
9/7 dan Harper Co 9982 200,00 4005 200,00
9/8 Jones dan Harper Co. 2690 500,00 4001 500,00
6.800,00 6.800,00

Buku Besar Pembantu Hutang
4001 --Jones dan Harper

Voucher Jurnal
Tanggal Transaksi DEBET KREDIT KESEIMBANGAN
dr. Kr.
9/4 Pembelian Kredit 1.500,00 1.500,00
Inventaris
6.800,00 9/6 Pembelian Kredit 1.000,00 2.500,00
Kontrol
9/8 Pembelian Kredit 500,00 3.000,00
Akun Bayar
6.800,00
Kontrol 9/12 Pembayaran tunai 3.000,00 0
4002 -- Pasokan Ozment

Jurnal umum
Tanggal Transaksi DEBET KREDIT KESEIMBANGAN
9/5 Pembelian Kredit 3.600,00 3.600,00
GAMBAR

Voucher Pencairan Tunai
Tanggal___9_/1_2_/_0_9__
Cek Pencairan ke:Jones dan Harper Co.

1620 Jalan Utama Utara.
Betlehem Pa.18017
Faktur Faktur Faktur Diskon Bersih
Nomor Tanggal Jumlah Jumlah Jumlah

2484 9/4/09 $1.500 $1.500
2671 6/9/09 $1.000 $1.000
2690 8/9/09 $525 $25 $500
Siap Disetujui Akun4001

$3.000
Oleh: RJK Oleh: Januari
Total
Jumlah Didebit
GAMBAR

Daftar Voucher
Lain-lain Debit
Dibayar
Voucher Penjualan Tetap
Administratif
Tanggal Voucher Hutang Debit Barang Dagangan Debit Persediaan Pengeluaran Aktiva
Debit Biaya
TIDAK. Memeriksa
Tanggal (Kredit) Debet Debet Akt. TIDAK. Jumlah
TIDAK.
9/12/09 1870 104 14/9 3.000 3.000
13/9/09 1871 3.600 3.600
14/9/09 1872 105 15/9 500 500
Sistem Pencairan Tunai

Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran kewajiban yang timbul dalam sistem pembelian. Tujuan
utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa hanya kreditor sah yang menerima pembayaran dan
jumlah yang dibayarkan tepat waktu dan benar. Jika sistem melakukan pembayaran lebih awal, perusahaan
akan kehilangan pendapatan bunga yang seharusnya diperoleh dari dana tersebut. Namun, jika kewajiban
dibayar terlambat, perusahaan akan kehilangan diskon pembelian atau mungkin
merusak reputasi kreditnya. Gambar 10.23 menyajikan DFD yang secara konseptual menggambarkan
arus informasi dan tugas-tugas utama sistem pengeluaran kas.
Identifikasi Kewajiban Jatuh Tempo.Proses pencairan kas dimulai di departemen AP dengan

mengidentifikasi barang-barang yang sudah jatuh tempo. Setiap hari, fungsi AP meninjau file AP yang
terbuka (atau file hutang voucher) untuk barang-barang tersebut dan mengirimkan persetujuan
pembayaran dalam bentuk paket voucher (voucher dan/atau dokumen pendukung) ke departemen
pengeluaran kas.
Menyiapkan Pencairan Tunai.Petugas pengeluaran kas menerima paket

voucher dan meninjau dokumen untuk kelengkapan dan keakuratan administrasi.
Untuk setiap pencairan, petugas menyiapkan cek dan mencatat nomor cek, jumlah
dolar, nomor voucher, dan data terkait lainnya diperiksa daftar, yang juga disebut
jurnal pengeluaran kas.Gambar 10.24 menunjukkan contoh register cek.
Tergantung pada ambang batas materialitas organisasi, cek tersebut mungkin memerlukan
persetujuan tambahan dari manajer departemen pengeluaran kas atau bendahara (tidak ditunjukkan
pada Gambar 5-10). Bagian cek yang dapat dinegosiasikan dikirimkan ke pemasok, dan salinannya
dilampirkan pada paket voucher sebagai bukti pembayaran. Petugas menandai dokumen dalam paket
voucher yang telah dibayar dan mengembalikannya kepada petugas AP. Terakhir, uang tunai
GAMBAR 10.23 DFD Sistem Pengeluaran Tunai
Buka File AP
Periksa Daftar
(Utang Voucher)
Tenggat waktu, Pembayaran

Jumlah yang Harus Dibayar Detil
Paket Voucher
Memeriksa
Mengenali Mempersiapkan
Pemasok
Sub Buku Besar AP Kewajiban Uang tunai
(Daftar Voucher) Jatuh tempo Pembayaran

Periksa Salin
Periksa Nomor,
Tanggal pembayaran
Voucher Jurnal
Memperbarui
AP
Catatan
Paket Voucher,
Periksa Salin
AP
Ringkasan
Voucher Lebih Dekat
Mengajukan
Disetujui JV
Voucher Jurnal Detail Postingan
Posting ke
Umum
buku besar
Jurnal
Jurnal umum
Berkas voucher
GAMBAR
Jurnal Pengeluaran Kas

Kredit
Tanggal Memeriksa Voucher Keterangan GL / Anak Perusahaan Diposting Pembayaran Voucher Pengiriman barang Op Biaya Lainnya Diposting
Membeli.
TIDAK. TIDAK.
Uang tunai
Rekening Didebit 401 516 509
Cakram.
9/4/09 101 1867 Martin Motor 500 Mobil 500
9/4/09 102 1868 Kekuatan Pena 100 Kegunaan 100
9/12/09 103 1869 Puncak Otomatis 500 Pembelian 500
14/9/09 104 1870 Jones dan Harper 3.000 3.000
Petugas pengeluaran merangkum entri yang dibuat pada daftar cek dan mengirimkan
voucher jurnal dengan entri jurnal berikut ke departemen buku besar:
dr Kr
Akun hutang XXXX.XX
Uang tunai XXXX.XX
Perbarui Catatan AP.Setelah menerima paket voucher, petugas AP menghapus tanggung

jawab dengan mendebet rekening anak perusahaan AP atau dengan mencatat nomor cek dan
tanggal pembayaran di register voucher. Paket voucher disimpan dalam file voucher tertutup,
dan ringkasan akun disiapkan dan dikirim ke fungsi buku besar.
Posting ke Buku Besar.Fungsi buku besar menerima voucher jurnal pengeluaran kas
dan ringkasan akun dari AP. Voucher menunjukkan total pengurangan kewajiban dan
rekening kas perusahaan sebagai akibat pembayaran kepada pemasok. Angka-angka ini
direkonsiliasi dengan ringkasan AP, dan kontrol AP serta akun kas di buku besar
diperbarui sesuai dengan itu. Voucher jurnal yang disetujui kemudian diarsipkan. Ini
menyimpulkan prosedur pengeluaran kas.
Ikhtisar Aktivitas Penggajian
Prosedur penggajian tertentu berbeda-beda antar perusahaan dan industri. Namun, untuk mengilustrasikan
fitur-fitur utama, Gambar 10.25 menyajikan diagram aliran data (DFD) dari sistem penggajian perusahaan
manufaktur. Fungsi-fungsi yang disajikan dalam DFD dijelaskan pada paragraf berikut.
Departemen Personalia
Departemen personalia mempersiapkan dan menyerahkanformulir tindakan personelke fungsi persiapan
penggajian. Dokumen-dokumen ini mengidentifikasi karyawan yang berwenang menerima gaji dan
digunakan untuk mencerminkan perubahan tarif gaji per jam, pemotongan gaji, dan klasifikasi pekerjaan.
Gambar 10.26 menunjukkan formulir tindakan personalia yang digunakan untuk memberitahukan
penggajian mengenai kenaikan gaji karyawan.
518
GAMBAR 10.25 DFD Prosedur Penggajian
Ringkasan Distribusi Tenaga Kerja

Tiket Pekerjaan
Memperbarui
Produksi
departemen T WIP
Akun Jam, Tarif, Nomor Pekerjaan
Waktu
Kartu
Bekerja di
Umum
Proses buku besar
Mempersiapkan Jam, Nilai,
Personil
Personil Daftar gaji Pemotongan
Tindakan
departemen T
Karyawan
(Penggajian) Catatan
Postingan JV
Karyawan
Detil
Gaji
Voucher Pencairan
Memperbarui
Umum
buku besar
Disetujui
Jumlah, Tanggal Jatuh Tempo, Voucher Jurnal
Daftar Penggajian Periksa Nomor
Mempersiapkan
Mendistribusikan
Akun
Cek gaji Voucher Jurnal
Hutang
Mengajukan
Voucher
Karyawan
Karyawan Paket
Gaji
Voucher
Paket Voucher, Daftar
Periksa Salin
Karyawan
Gaji Mempersiapkan Voucher Jurnal
Uang tunai
Pembayaran
Jumlah,
Tanggal
Bank
Cek Gaji
Memeriksa
Daftar
Departemen produksi
Karyawan produksi menyiapkan dua jenis catatan waktu: tiket kerja dan kartu waktu.Tiket kerja
menangkap waktu yang dihabiskan pekerja individu pada setiap pekerjaan produksi. Akuntansi biaya
menggunakan dokumen-dokumen ini untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja langsung ke akun
barang dalam proses (WIP).Kartu waktumenangkap waktu karyawan sedang bekerja. Ini dikirim ke
fungsi persiapan penggajian untuk menghitung jumlah gaji karyawan. Gambar 10.27
mengilustrasikan tiket pekerjaan, dan Gambar 10.28 mengilustrasikan kartu waktu.
Setiap hari di awal shift, karyawan menempatkan kartu waktunya di jam khusus yang
mencatat waktu. Biasanya, mereka keluar pada waktu makan siang dan pada akhir shift. Kartu
waktu ini adalah catatan resmi kehadiran harian. Pada akhir minggu, supervisor meninjau,
menandatangani, dan mengirimkan kartu waktu ke departemen penggajian.
Perbarui Akun WIP

Setelah akuntansi biaya mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun WIP, biayanya dirangkum
dalam aringkasan distribusi tenaga kerjadan diteruskan ke fungsi buku besar.
Siapkan Penggajian
Departemen penggajian menerima data tingkat gaji dan pemotongan dari departemen
personalia dan data jam kerja dari departemen produksi. Seorang petugas penggajian
kemudian melakukan tugas-tugas berikut.
1.Mempersiapkan daftar penggajian (Gambar 10.29) yang menunjukkan gaji kotor, potongan, upah lembur,
dan gaji bersih.
2.Memasukkan informasi di atas ke dalam catatan penggajian karyawan (Gambar 10.30).
3.Menyiapkan gaji karyawan (Gambar 10.31).
4.Mengirimkan gaji ke fungsi mendistribusikan gaji.
5.Mengajukan kartu waktu, formulir tindakan personel, dan salinan daftar penggajian (tidak
diperlihatkan).
Bagikan Gaji
Suatu bentuk penipuan penggajian melibatkan penyerahan kartu waktu untuk karyawan yang tidak ada. Untuk
mencegah hal ini, banyak perusahaan menggunakan lembaga pembayaran untuk mendistribusikan gaji kepada
karyawan. Individu ini tidak bergantung pada proses penggajian—tidak terlibat dalam otorisasi penggajian atau tugas
persiapan. Jika karyawan yang sah tidak mengklaim gaji, pemberi pembayaran mengembalikan cek tersebut ke daftar
gaji. Alasan mengapa cek tersebut tidak diklaim kemudian dapat diselidiki.
Siapkan Hutang Usaha

Petugas bagian utang dagang (AP) meninjau daftar penggajian untuk mengetahui
kebenarannya dan menyiapkan salinan voucher pengeluaran kas untuk jumlah
penggajian. Petugas mencatat voucher dalam register voucher dan menyerahkan paket
voucher (voucher dan daftar gaji) ke pengeluaran kas. Salinan voucher pencairan dikirim
ke fungsi buku besar.
Menyiapkan Pencairan Tunai

Setelah menerima paket voucher, fungsi pengeluaran kas menyiapkan satu cek untuk
seluruh jumlah penggajian dan menyetorkannya ke rekening imprest penggajian. Gaji
karyawan diambil dari rekening ini, yang hanya digunakan untuk penggajian. Dana harus
ditransfer dari rekening kas umum ke rekening imprest ini sebelum gaji dapat diuangkan.
Petugas mengirimkan salinan cek bersama dengan voucher pencairan dan daftar
penggajian ke departemen AP, di mana mereka diarsipkan (tidak diperlihatkan). Terakhir,
voucher jurnal disiapkan dan dikirim ke fungsi buku besar.
GAMBAR
Rekomendasi Kenaikan Gaji

Berdasarkan formulir penilaian terlampir, diberikan rekomendasi sebagai berikut:
Nama: Jane Doe
Posisi: Petugas Akuntansi
Nomor KTP: 111 – 22 – 3333
Gaji saat ini: 23.520,00

Tingkat Bonus Saat Ini: 00%
Tanggal Kenaikan Terakhir: 22/08/08
Tanggal Kenaikan Berikutnya: 22/08/09
Peringkat Kinerja Saat Ini:

(dari penilaian terlampir) Bagus
Pedoman Kenaikan Gaji:

Luar Biasa: 6–9% 9–12 bulan
Unggul: 4–6% 12 bulan
Bagus: 3–4% 12–15 bulan
Sementara: 0% Tinjau lagi dalam 90 hari.
Mengingat Kinerja Saat Ini dan Pedoman Kenaikan Gaji, saya merekomendasikan
perlakuan gaji sebagai berikut:
Persentase Kenaikan: 4 %
Gaji Baru: $ 24.460
Tanggal berlaku: 8 /22/ 09
Promosi:
Dalam hal promosi, peningkatan standar sebesar 5% untuk promosi dan peningkatan prestasi yang
diprorata (berdasarkan waktu sejak peningkatan prestasi terakhir) adalah hal yang sesuai. Kenaikan
berikutnya akan dihitung sejak tanggal promosi.
Pertimbangan Lainnya:
Dalam beberapa situasi, dimungkinkan untuk menaikkan gaji melebihi pedoman di atas sebagai pengecualian,
dengan persetujuan Presiden. Beberapa situasi yang umum terjadi adalah, namun tidak terbatas pada,
penyesuaian ekuitas dan evaluasi ulang pekerjaan. Jika demikian halnya di sini, berikan alasan di bawah ini:
Persetujuan: JR Johnson Pengawas

HM Morris Direktur Personalia
Persetujuan pengecualian jika diperlukan: T/A Presiden
Perbarui Buku Besar

Fungsi buku besar menerima ikhtisar distribusi tenaga kerja dari akuntansi
biaya, voucher pencairan dari AP, dan voucher jurnal dari pengeluaran kas.
Dengan informasi ini, petugas buku besar membuat entri akuntansi berikut:
DARI RINGKASAN DISTRIBUSI TENAGA KERJA
dr Kr
Barang Dalam Proses (Tenaga Kerja Langsung) Biaya XXX.XX
Overhead Pabrik (Tenaga Kerja Tidak Langsung) XXX.XX
Hutang Gaji XXX.XX
DARI PENCAIRAN VOUCHER
dr Kr
Hutang Gaji XXX.XX
Uang tunai XXX.XX
Hutang Pemotongan Pajak Pendapatan Federal XXX.XX
Hutang Pemotongan Pajak Pendapatan Negara XXX.XX
Hutang Pemotongan Pajak Penghasilan FICA XXX.XX
Hutang Premi Asuransi Kelompok Hutang XXX.XX
Pemotongan Dana Pensiun Hutang Iuran Serikat XXX.XX
Pekerja XXX.XX
Debit dan kredit dari entri ini harus sama. Jika tidak, maka terjadi kesalahan dalam
penghitungan biaya distribusi tenaga kerja atau penggajian. Ketika kesetaraan telah diverifikasi,
petugas mengarsipkan voucher dan ringkasan distribusi tenaga kerja.
GAMBAR
2154 14P10 Perlengkapan 5100 14 1 VRN 400

BAGIAN NO.
DEPT NO. BAGIAN SELESAI

50 50 NO KARYAWAN. MACH. TIDAK. ORDER ULANG ATAU TIDAK
00 0 00 0 00 0000 0 0 0 00
25 25 11 1 1 1 1 1
11 1 11 1 1111
22 2 22 2 22 2222 2 2 2 2 2
TIKET KERJA
25 33 3 33 3 33 3333 3 3 3 3 3
44 4 44 4 44 4444 4 4 4 4 4
BERHENTI
55 5 55 5 55 5555 5 5 5 5 5
AWAL
66 6 66 6 66 6666 6 6 6 6 6
25 MEI 11.0 BERHENTI
77 7 77 7 77 7777 7 7 7 7 7
25 MEI 10.0
AWAL
88 8 88 8 88 8888 8 8 8 8 8
PENGAWAS TANGGAL
Donna Brown 30/5/09 99 9 99 9 99 9999 9 9 9 9 9
ANGKA
TIDAK.
447–32–4773 Bayar Akhir 15 Juni 2009
Nama Joe Smith Tanda tangan SELAI
M 8:02
Keluar
Di dalam
SENIN
M 12:40
MINGGU
Di dalam
Keluar
M 13:34
Keluar
Di dalam
M 17:05
Di dalam
Keluar
itu 8:00
Keluar
Di dalam
SELASA
itu 11:06
Di dalam
Keluar
SABTU
Keluar
Di dalam
Di dalam
Keluar
W 8:15
Keluar
Di dalam
RABU
W 12:35
Di dalam
Keluar
JUMAT
W 13:04
Keluar
Di dalam
W 17:06
Di dalam
Keluar
TH 12:02
Keluar
Di dalam
KAMIS
TH 16:02
Di dalam
Keluar
KAMIS
TH 16:08
Keluar
Di dalam
TH 21:08
Di dalam
Keluar
8:14
Keluar
Di dalam Perancis
11:45
JUMAT
Di dalam
Keluar Perancis
RABU
12:42
Keluar
Di dalam Perancis
17:32
Di dalam
Keluar Perancis
SA 09:08
Keluar
Di dalam
SABTU
SA 12:00
Di dalam
Keluar
SELASA
Keluar
Di dalam
Di dalam
Keluar
Keluar
Di dalam
MINGGU
Di dalam
Keluar
SENIN
Keluar
Di dalam
Di dalam
Keluar
MINGGU KEDUA
MINGGU PERTAMA
K14-32
GAMBAR
H
C SPERUSAHAAN PENYEDIA HAMPSHIRE
Daftar penggajian untuk Cek yang berakhir 31/10/09
periode: Semua
Karyawan): Semua
Periksa#5000 Dibayar ke Emp# CAS : CASEY, SUE

MEMBAYAR Jam Kecepatan Bruto PENGURANGAN
Reguler 173.33 1.000,00 SD SDI 9.00
Lembur 0,00 HL ASURANSI 100,00
Sakit 0,00 TABUNGAN SV 100,00
Hari libur 0,00 0,00
Liburan 0,00 diberi makan. menahan 16.25
0,00 tambahan. diberi makan. menahan 0,00
Pemotongan negara 21.77
Total 173.33 1.000,00 Keamanan sosial 62.00
Medicare 14.50
GAJI BERSIH 676.48

Hari-hari bekerja 21
Periksa#5001 Dibayar ke Emp# JON : JONES, JESSICA

MEMBAYAR Jam Kecepatan Bruto PENGURANGAN
Reguler 173.33 15.00 2.599,95 SD SDI 23.40
Lembur 30.00 0,00 HL ASURANSI 100,00
Sakit 15.00 0,00 TABUNGAN SV 260.00
Hari libur 45.00 0,00 0,00
Liburan 15.00 0,00 diberi makan. menahan 256.24
Pemotongan negara 116,98
Medicare 37.70
GAJI BERSIH 1.644,43

Hari-hari bekerja 21
Periksa#5002 Dibayar ke Emp # ROB : ROBERTS, WILLIAM
Reguler 173.33 15.00 2.599,95 SD SDI 23.40

Lembur 30.00 0,00 HL ASURANSI 100,00
Sakit 15.00 0,00 TABUNGAN SV 260.00
Hari libur 45.00 0,00 0,00
Liburan 15.00 0,00 diberi makan. menahan 396.07
Pemotongan negara 208.04
Medicare 37.70
Hari-hari bekerja 21 GAJI BERSIH

1.413,54
GAMBAR
H
C S PERUSAHAAN PENYEDIA HAMPSHIRE
Informasi gaji dan penghasilan karyawan
Periode Berakhir 31/10/09
Contoh# : JON SS# : 682–63–0897 JESSICA JONES
Kecepatan: 15.00/jam
tambahan FITW/periksa: 0,00
Pengurangan normal Jumlah

Ded 1 SD % 0,9000 0,00
Ded 2 HL % 0,0000 100,00
Ded 3 SV % 10.0000 0,00
hari raya 4 % 0,0000 0,00
Pendapatan:
– Kuartal hingga saat ini – – Tahun sampai saat ini
– Jam Jumlah –– Jam Jumlah
Reguler 173.3 2.599,95 173.3 2.599,95

Lembur 0,0 0,00 0,0 0,00
Sakit 0,0 0,00 0,0 0,00
Liburan 0,0 0,00 0,0 0,00
Hari libur 0,0 0,00 0,0 0,00
0,0 0,00 0,0 0,00
Menahan:
BUGAR 256.24 256.24
DUDUK 116,98 116,98
Keamanan sosial 161.20 161.20
Medicare 37.70 37.70
Pengurangan:
SDI 23.40 23.40
ASURANSI KESEHATAN 100,00 100,00
TABUNGAN 260.00 260.00
0,00 0,00
GAMBAR 10.
H HAMPSHIRESPENYEDIAANCPERUSAHAAN
CS 5001
JAM REGULER LEMBUR BAYAR LAINNYA
KECEPATAN BRUTO PERIODE BERAKHIR
REGULER LEMBUR PENDAPATAN PENDAPATAN UNIT KECEPATAN JUMLAH
173.33 00.00 R 15/Jam $2.599,95 $00,00 Hari libur 45.00 00.00 2.599,95 31/10/09
PL 30/Jam Sakit 15.00 00.00 TOTAL BERAT KOTOR
Liburan. 15.00 00.00 2.599,95

PENGURANGAN KONTROL
FICA FED. W/H NEGARA W/H SEJAUH TAHUN INI NOMOR
FICA FED. W/H NEGARA W/H LAINNYA
161.20 256.24 116,98 682-63-0897
37.70 161.20 256.24 116,98 SDI 23.40 PENGURANGAN TOTAL
HAI 100,00
SAV 260.00 955.52
Lampiran: Ikhtisar Aktivitas Pembelian dan Pengeluaran Kas
NAMA KARYAWAN DAN SOC. DETIK. TIDAK.

GAJI BERSIH
JONES, JESSICA
H HAMPSHIRESPENYEDIAANCPERUSAHAAN
406 DANAU AVE. PH. 323-555-744 8
682-63-0897 C S SEATTLE, CA 92801 1.644,43
Nomor 5001
H HAMPSHIRESPENYEDIAANCPERUSAHAAN BANK NEGARA

406 DANAU AVE. PH. 323-555-744 8 4000 PENNSYLVANIA AVE.
C S SEATTLE, CA 92801 UMA CA 98210
MEMBAYAR: Seribu Enam Ratus Empat Puluh Empat dan 43/100 dolar s JUMLAH $*******1.644,43
KE
PESANAN
JESSICA JONES TANGGAL
72 N.LOTUS AVE #1 31 Oktober 2009

SAN GABRIEL CA 91775-8321
00000 0 00000 00 0
525
ISTILAH UTAMA
File AP buku besar persediaan biaya formulir tindakan personel

aktual yang tertunda akun imprest penggajian
Buku besar pembantu AP pesanan pembelian (PO)
berkas kehadiran daftar permintaan pembelian
salinan buta menerima laporan

jurnal pengeluaran kas, menerima berkas laporan
register cek voucher sistem biaya standar
pengeluaran kas kartu Waktu faktur pemasok
file voucher pencairan (vendor).
file pegawai daftar transaksi
file anak inventaris sistem manajemen catatan transaksi
sumber daya manusia (HRM). file vendor yang valid
Tiket kerja faktur vendor
ringkasan distribusi tenaga kerja file file hutang voucher
penggunaan tenaga kerja daftar voucher sistem
buka berkas AP pembayaran voucher
juru bayar
PERTANYAAN TINJAUAN
1. Bedakan antara daftar permintaan pembelian dan 11. Bagaimana sistem pembelian yang terkomputerisasi
pesanan pembelian. membantu mengurangi risiko kemacetan pembelian?
2. Apa tujuan departemen pembelian? 12. Dokumen manakah yang digunakan oleh akuntansi biaya untuk
mengalokasikan biaya tenaga kerja langsung ke barang dalam proses?
3. Bedakan antara file hutang dagang dan file 13. Departemen mana yang mengizinkan perubahan tingkat
hutang voucher. gaji karyawan?
4. Apa tiga langkah logis dalam sistem 14. Mengapa atasan karyawan tidak boleh
pengeluaran kas? membagikan gaji?
5. Entri jurnal buku besar apa yang dipicu oleh 15. Mengapa gaji karyawan harus ditarik ke
sistem pembelian? rekening giro khusus?
6. Dua jenis paparan apa yang dapat dikurangi dengan 16. Mengapa karyawan yang masuk dan keluar dari pekerjaan
pengawasan ketat pada departemen penerima? harus diawasi?
7. Langkah-langkah verifikasi independen apa yang 17. Apa yang dimaksud dengan bentuk tindakan personel?
dilakukan departemen buku besar? 18. Tugas apa yang dilakukan petugas penggajian
8. Apa tujuan memelihara file vendor yang setelah menerima data jam kerja dari departemen
valid? produksi?
9. Apa tujuan dari salinan buta pesanan 19. Dokumen apa saja yang merupakan jejak audit
pembelian? penggajian?
10. Berikan satu keuntungan menggunakan sistem pembayaran
voucher.
PERTANYAAN DISKUSI
1. Apa pentingnya tiket kerja? Ilustrasikan alur sistem pemrosesan dan pemrosesan batch dengan input
dokumen ini dan informasinya dari awal data penjualan dan penerimaan inventaris secara real-
hingga dampaknya terhadap laporan time?
keuangan. 6. Keuntungan apa yang didapat dalam memilih:
2. Dokumen apa saja yang mendukung pembayaran invoice? A. sistem komputer batch dasar dibandingkan sistem
Diskusikan dari mana dokumen-dokumen ini berasal dan manual?
implikasi pengendalian yang diakibatkannya. B. sistem batch dengan input data real-time melalui
sistem batch dasar?
3. Diskusikan jeda waktu antara menyadari dan
mengenali peristiwa ekonomi dalam sistem
7. Diskusikan implikasi pengendalian utama sistem
pembelian dan penggajian. Bagaimana pandangan
batch dengan input data real-time. Prosedur
profesi akuntansi mengenai hal ini sehubungan
kompensasi apa yang tersedia?
8. Diskusikan beberapa contoh spesifik tentang bagaimana sistem
dengan kedua sistem tersebut?
informasi dapat mengurangi jeda waktu yang berdampak positif
4. Diskusikan pentingnya pengendalian pengawasan di
pada suatu organisasi.
departemen penerimaan dan alasan di balik blind
9. Diskusikan beberapa industri jasa yang mungkin mengharuskan
field pada laporan penerimaan, seperti kuantitas dan
pekerjanya menggunakan tiket kerja.
harga.
10. Penggajian sering digunakan sebagai contoh yang baik dari pemrosesan
5. Bagaimana perbedaan prosedur penentuan
batch yang menggunakan file berurutan. Jelaskan mengapa.
kebutuhan persediaan antara batch dasar
SOAL PILIHAN GANDA

1. Dokumen manakah yang membantu memastikan bahwa 4. Tugas apa saja yang harus dipisahkan?
petugas penerima benar-benar menghitung jumlah barang A. mencocokkan daftar permintaan pembelian, laporan
yang diterima? penerimaan, dan faktur serta otorisasi pembayaran
A. daftar pengepakan B. mengotorisasi pembayaran dan memelihara
B. salinan buta pesanan pembelian daftar cek
C. pemberitahuan pengiriman C. menulis cek dan memelihara daftar cek
D. faktur
2. Ketika barang sudah diterima dan laporan penerimaan D. mengotorisasi pembayaran dan memelihara buku
sudah dibuat, buku besar manakah yang boleh besar pembantu utang usaha
dimutakhirkan? 5. Dokumen manakah yang kemungkinan besar akan dipilih
A. buku besar persediaan biaya standar oleh auditor untuk diperiksa secara cermat guna
B. buku besar pembantu persediaan memastikan bahwa seluruh pengeluaran yang terjadi
C. jurnal umum selama periode akuntansi telah dicatat sebagai liabilitas?
D. buku besar pembantu hutang dagang A. faktur
3. Pernyataan yang manabukantepat untuk sistem pengeluaran B. order pembelian
dengan pengendalian internal yang tepat? C. daftar permintaan pembelian
A. Pengeluaran tunai memelihara mesin D. menerima laporan
kasir. 6. Tugas manakah yang masih memerlukan campur tangan
B. Hutang usaha memelihara buku besar manusia dalam sistem pembelian/pencairan tunai
pembantu hutang usaha. otomatis?
C. Hutang usaha bertanggung jawab untuk membayar A. penentuan kebutuhan persediaan
faktur. B. persiapan pesanan pembelian
D. Hutang usaha bertanggung jawab untuk C. persiapan laporan penerimaan
mengotorisasi faktur. D. persiapan daftar cek
7. Dalam struktur pengendalian internal yang dirancang dengan A. kartu waktu.

baik, ada dua tugas yang harus dilakukan oleh orang yang B. tiket pekerjaan.
berbeda C. formulir tindakan personel.
A. persiapan pesanan pembelian dan otorisasi D. formulir distribusi tenaga kerja.
penggajian bulanan. 12. Rekonsiliasi penting dalam sistem penggajian adalah
B. persiapan rekonsiliasi bank dan kapan
pencatatan pengeluaran kas. A. departemen buku besar membandingkan
C. pendistribusian cek gaji dan persetujuan ringkasan distribusi tenaga kerja dari
penjualan kredit. akuntansi biaya dengan voucher pencairan
D. memposting jumlah dari jurnal dari hutang dagang.
penerimaan kas dan jurnal pengeluaran B. departemen personalia membandingkan
kas ke buku besar. jumlah karyawan yang diberi wewenang
e. posting jumlah dari jurnal penerimaan kas untuk menerima gaji dengan jumlah gaji
ke buku besar dan distribusi cek yang disiapkan.
penggajian. C. departemen produksi membandingkan jumlah
8. Manakah dari situasi berikut yang menunjukkan jam yang dilaporkan pada tiket kerja dengan
kekuatan dalam pengendalian internal pembelian jumlah jam yang dilaporkan pada kartu
dan utang usaha? waktu.
A. Laporan penerimaan yang diberi nomor sebelumnya dikeluarkan D. departemen penggajian membandingkan ringkasan
secara acak. distribusi tenaga kerja dengan jam kerja yang
B. Faktur disetujui untuk pembayaran oleh dilaporkan pada kartu waktu.
departemen pembelian. 13. Pengendalian internal manakah yang bukan merupakan bagian penting
C. Laporan penerimaan yang tidak cocok ditinjau dari sistem penggajian?
setiap tahun. A. supervisor memverifikasi keakuratan kartu waktu

D. Faktur vendor dicocokkan dengan pesanan karyawan
pembelian dan laporan penerimaan sebelum B. gaji didistribusikan oleh pemberi pembayaran
kewajiban dicatat. independen
e. Departemen pembelian merekonsiliasi buku C. departemen hutang dagang memverifikasi
besar vendor pembantu utang usaha keakuratan daftar penggajian sebelum
dengan akun kendali buku besar umum. mentransfer dana penggajian ke rekening
9. Tugas manakah berikut ini yang TIDAK boleh giro umum
dilakukan oleh petugas pengeluaran kas? D. departemen buku besar merekonsiliasi
A. meninjau dokumen pendukung untuk ringkasan distribusi tenaga kerja dan
kelengkapan dan keakuratan voucher pencairan gaji
B. menyiapkan cek 14. Departemen yang bertanggung jawab menyetujui perubahan
C. menyetujui tanggung jawab tersebut tingkat gaji adalah
D. tandai dokumen pendukung yang telah dibayar A. daftar gaji
10. Manakah pernyataan berikut ini yang benar? B. bendahara
A. Fungsi pengeluaran kas merupakan bagian dari C. personil
hutang usaha. D. pengeluaran uang tunai
B. Pengeluaran kas adalah fungsi akuntansi 15. Fungsi manakah yang harus mendistribusikan gaji?
independen. A. personil
C. Pengeluaran tunai merupakan fungsi perbendaharaan. B. ketepatan waktu
D. Fungsi pengeluaran kas merupakan bagian dari C. juru bayar
departemen buku besar. D. daftar gaji
11. Dokumen yang mencatat jumlah waktu yang
dihabiskan seorang pekerja dalam setiap
pekerjaan produksi disebut a
MASALAH
1. Penipuan Penggajian penyelia departemen bertanggung jawab untuk merekrut,
John Smith bekerja di tempat penyimpanan sebuah perusahaan mempekerjakan, dan memberhentikan pekerja dalam bidang
pemasok bangunan besar. Suatu hari dia tiba-tiba dan tanpa tanggung jawab mereka. Organisasi ini menarik tenaga kerja lepas
pemberitahuan berangkat ke California, dan tidak pernah kembali. dan mengalami tingkat pergantian karyawan sebesar 20 hingga 30
Mandornya memanfaatkan kesempatan ini untuk terus persen per tahun. Sebagian dari prosedur penggajian Sherman
menyerahkan kartu absensi John ke departemen penggajian. Company adalah sebagai berikut:
Setiap minggu, sebagai bagian dari tugas normalnya, mandor Karyawan masuk dan keluar dari pekerjaan setiap hari
menerima gaji karyawan dari daftar gaji dan membagikannya untuk mencatat kehadiran mereka pada kartu waktu. Setiap
kepada pekerja pada shiftnya. Karena John Smith tidak hadir untuk departemen memiliki mesin jamnya sendiri yang terletak di
mengambil gajinya, mandor memalsukan nama John dan ruangan tanpa pengawasan, jauh dari area produksi utama.
menguangkannya. Setiap minggu, supervisor mengumpulkan kartu waktu,
meninjau keakuratannya, dan menandatangani serta
Diperlukan: menyerahkannya ke departemen penggajian untuk diproses.
Jelaskan dua teknik pengendalian untuk mencegah atau mendeteksi
Selain itu, supervisor menyerahkan formulir tindakan
skema penipuan ini.
personalia untuk mencerminkan karyawan yang baru direkrut
dan diberhentikan. Dari dokumen-dokumen ini, petugas
2. Kontrol Penggajian penggajian menyiapkan cek penggajian dan memperbarui
Lihat diagram alur Soal 2 di kolom berikutnya. catatan karyawan. Supervisor departemen penggajian
menandatangani cek gaji dan mengirimkannya ke supervisor
Diperlukan:
departemen untuk didistribusikan kepada karyawan. Daftar
A. Risiko apa saja yang terkait dengan prosedur penggajian yang
penggajian dikirim ke hutang untuk disetujui. Berdasarkan
digambarkan dalam diagram alur?
persetujuan ini, petugas pengeluaran kas mentransfer dana
B. Diskusikan dua teknik pengendalian yang akan mengurangi atau
ke rekening giro penggajian.
menghilangkan risiko.
Diperlukan:
Masalah 2: Kontrol Penggajian Diskusikan risiko penipuan penggajian dalam sistem penggajian
Daftar gaji
Sherman Company. Pengendalian apa yang akan Anda terapkan
Karyawan Pengawas Departemen untuk mengurangi risiko? Gunakan kerangka aktivitas
pengendalian COSO untuk mengatur respons Anda.
Kartu waktu Kartu waktu Kartu waktu

4. Analisis Diagram Alir
Periksa diagram Soal 4 di halaman 534 dan tunjukkan adanya
Pengawas Menyetujui kesalahan inisiasi dan/atau transfer dokumentasi. Masalah
dan Menandatangani Kartu Waktu
apa yang dapat ditimbulkan oleh hal ini?
5. Catatan dan File Akuntansi

Mempersiapkan
Gaji
Tunjukkan departemen mana—hutang, pengeluaran kas,
pemrosesan data, pembelian, inventaris, atau
penerimaan—memiliki kepemilikan atas file dan register
berikut:
Cek gaji Cek gaji Cek gaji A. Buka file Pesanan Pembelian
B. File Permintaan Pembelian
Supervisor Mendistribusikan
C. Buka file Daftar Permintaan Pembelian
Gaji kepada Karyawan D. File Permintaan Pembelian Tertutup
e. Berkas inventaris
F. File Pesanan Pembelian Tertutup
G. File Vendor yang valid
H. Daftar voucher
3. Kontrol Penggajian Saya. Buka file Hutang Voucher
Sherman Company mempekerjakan 400 pekerja J. Menerima file Laporan
produksi, pemeliharaan, dan kebersihan di delapan k. File Voucher ditutup
departemen terpisah. Selain mengawasi operasional, aku. Check register (jurnal pengeluaran kas)
530
FRSAYAHai
P leGEBM
R 14:0F
. A2nalisis grafik rendah
Penjual Pembelian Kontrol Inventaris Menerima Akun hutang Pencairan Tunai Jurnal umum
PO
Pembelian Inventaris Pembelian

Memesan buku besar
Daftar permintaan
A
PO
Sedang mengemas
Tergelincir
PO Menerima D
Mempersiapkan
Laporan
PR Bersama
mpare Sedang mengemas Pembelian
pembelian paket tidak tergelincir Tergelincir Daftar permintaan
3 PO
daftar permintaan 2 dengan P HAI dan Jurnal Jurnal
dan PO 1 persiapanadalah RR B Faktur PO
Pembelian Voucher Voucher
Daftar permintaan Menerima
Laporan
Memperbarui
C 3
Catat tanggung jawab di umum
2
1 daftar voucher dan buku besar
RR
menyiapkan voucher jurnal
Menerima
Laporan Umum
Sedang mengemas Voucher Jurnal
buku besar
3 Toko Voucher
Tergelincir Daftar
2
Pembelian
1
Daftar permintaan
Jurnal
3 E
2 PO Voucher
A 1 Jurnal
Pembelian
Voucher
Memesan Menerima
Laporan
Menerima
Faktur
Laporan
C Pencairan Tunai
Voucher
E
Perbarui inventaris
Inventaris
buku besar.
buku besar
Faktur Menerima File dan persiapkan
Laporan voucher jurnal. Jurnal
Voucher
3
2
1
B
D
6. Identifikasi Dokumen Sumber per tahun. Karena pembukuan yang ceroboh, sistem yang ada
Lihat gambar Soal 6 yang menunjukkan file dan atribut siklus saat ini hanya memanfaatkan sekitar 25 persen diskon yang
pengeluaran yang khas. Jelaskan secara rinci proses dimana data ditawarkan vendor untuk pembayaran tepat waktu. Diskon
ini diperoleh dan digunakan dalam daftar permintaan, pembelian, rata-rata adalah 2 persen jika pembayaran dilakukan dalam
dan pembayaran persediaan. waktu 10 hari. Pembayaran saat ini dilakukan sekitar hari ke
15 setelah invoice diterima. Buatlah asumsi Anda sendiri (dan
7. Pengendalian Internal nyatakan) mengenai berapa lama waktu yang dibutuhkan
Dengan menggunakan diagram alur Soal 7 dari sistem pembelian, untuk melakukan tugas tertentu. Diskusikan juga manfaat tak
identifikasi enam kelemahan pengendalian utama dalam sistem. berwujud dari sistem ini. (Jangan khawatir tentang biaya
Diskusikan dan klasifikasikan setiap kelemahan sesuai dengan dokumentasi kertas yang berlebihan.)
kerangka COSO.
9. Keluaran Pengolahan Data
8. Diskon Pembelian Hilang Dengan menggunakan informasi yang diberikan dalam Soal 8,
Perkirakan uang yang dapat dihemat oleh departemen diskusikan semua daftar transaksi dan laporan ringkasan
hutang dagang dan pengeluaran kas jika sistem yang diperlukan untuk sistem batch dengan input data real-
pemrosesan batch dasar diterapkan. Asumsikan bahwa time.
pekerja administrasi membebani perusahaan sebesar $12
10. Pengendalian Internal
per jam, bahwa 13.000 voucher disiapkan, dan 5.000 cek
Diskusikan kelemahan pengendalian yang ditemukan pada diagram alur Soal
ditulis per tahun. Asumsikan total pengeluaran kas ke
10. Merekomendasikan perubahan apa pun yang diperlukan.
vendor berjumlah $5 juta
ARA
PRBR
0HaiEle1M.63: Identifikasi Dokumen Sumber
Menemukan Keterangan Jumlah aktif Susun ulang Jumlah Aktif EOQ Penjual Standar Penemuan Total.
File Induk Inventaris
Nomor Tangan Titik Memesan Nomor Biaya Biaya
Satuan
Permintaan Pur Jumlah aktif Penjual File Permintaan Pembelian
Standar
Menemukan
Nomor Nomor Memesan Nomor

Biaya
Penjual
Alamat Ketentuan dari Tanggal Memimpin File Penjual
Nomor Berdagang Perintah terakhir Waktu
PO Permintaan Pur Jumlah aktif Penjual Standar

Mengharapkan Rek Menemukan
Terbuka (dan Tertutup)
Alamat Faktur
Menemukan
Nomor Nomor Nomor Memesan Nomor Biaya Bendera Bendera

Jumlah
Voucher Memeriksa Faktur Faktur Akt Akt Penjual Membuka Jatuh tempo Menutup
Nomor Nomor Nomor Jumlah Kr dr Nomor Tanggal Tanggal Tanggal
Daftar Voucher (Buka File AP)
Nilai pada kolom ini merupakan “tanda” bagi sistem untuk tidak memesan item untuk kedua kalinya.
Ketika persediaan diterima, bendera dihilangkan dengan mengubah nilai ini menjadi nol.
FIPro
GRBElem
107.:4Pengendalian Internal
Pembelian Vendor Kontrol Inventaris Menerima Akun hutang Pencairan Tunai Jurnal umum
Pembelian Barang tiba

menyiapkan tiga 3 dari vendor
Pembelian
salinan PO dengan slip pengepakan
Memesan
Uang tunai
Pembayaran
Faktur
Sedang mengemas
Tergelincir
Voucher
Inventaris
buku besar
Pembelian
Memesan
3 Buku Besar AP
Memeriksa
2
1 3 Menyalin
Pembelian
Pembelian
Memesan
Memesan
2 2
1 Umum
Menerima1 Uang tunai
MEMERIKSA
Laporan Pembayaran buku besar
Voucher
A Uang tunai
Faktur Pembayaran
Voucher
Faktur
Memeriksa Memeriksa
Menyalin Menyalin
Memeriksa
11. Pengendalian Internal disajikan pada halaman 538. Penjelasan mengenai prosedur yang berlaku saat ini
CMA 1288 5-3 adalah sebagai berikut.
Lexsteel adalah produsen furnitur baja terkemuka. Sumber Daya Komputer Tersedia
Meskipun perusahaan memiliki pabrik manufaktur Mainframe komputer host terletak di kantor pusat
dan fasilitas distribusi di seluruh Amerika Serikat, perusahaan dengan terminal entri pekerjaan jarak jauh yang
fungsi pembelian, akuntansi, dan perbendaharaan interaktif di setiap lokasi cabang. Secara umum, entri data
dipusatkan di kantor pusat perusahaan. terjadi pada sumbernya dan dikirimkan ke database
Saat mendiskusikan surat manajemen dengan auditor
terintegrasi yang dikelola di komputer host. Transmisi data
eksternal, Ray Lansdown, pengendali Lexsteel, menyadari
dilakukan antara kantor cabang dan komputer induk melalui
potensi masalah dengan sistem hutang usaha. Auditor harus
saluran telepon sewaan. Perangkat lunak ini memungkinkan
melakukan prosedur audit tambahan untuk membuktikan
fleksibilitas untuk mengelola akses pengguna dan mengedit
keabsahan prosedur utang usaha dan pisah batas. Auditor
input data.
telah merekomendasikan agar studi sistem yang terperinci
dilakukan terhadap prosedur yang ada saat ini. Kajian Tata Cara Pembelian Bahan Baku
semacam ini tidak hanya akan menilai paparan perusahaan Pesanan produksi dan tagihan bahan baku yang sesuai
terhadap potensi penggelapan dan penipuan, namun juga dihasilkan oleh komputer induk di kantor pusat
akan mengidentifikasi cara-cara untuk meningkatkan perusahaan. Berdasarkan bill of material ini, pesanan
pengendalian manajemen. pembelian bahan mentah dihasilkan oleh fungsi
Lansdown telah menugaskan tugas belajar kepada Dolores pembelian terpusat dan dikirimkan langsung ke vendor.
Smith, seorang akuntan yang relatif baru di departemen tersebut. Setiap pesanan pembelian menginstruksikan vendor
Karena Smith tidak dapat menemukan dokumentasi yang untuk mengirimkan bahan langsung ke pabrik yang
memadai mengenai prosedur hutang usaha, dia mewawancarai sesuai. Dengan asumsi bahwa pesanan pembelian yang
karyawan yang terlibat dan membuat diagram alur dari sistem diperlukan telah diterbitkan, pabrik melanjutkan pesanan
yang ada. Diagram alur Soal 11 adalah produksi yang diterima dari kantor pusat perusahaan.
Masalah 10: Pengendalian Internal dihitung oleh petugas entri data dengan menggunakan informasi yang
Akun Tunai tertera pada invoice.

Produksi Personil Daftar gaji Pencairan Hutang Seminggu sekali, faktur yang jatuh tempo pada minggu
berikutnya dicetak dalam urutan entri kronologis pada daftar
Baru Baru pembayaran, dan cek yang sesuai ditarik. Cek dan daftar
Karyawan Karyawan
Formulir Formulir pembayaran dikirim ke kantor bendahara untuk
ditandatangani dan dikirimkan ke penerima pembayaran.
Nomor cek dicetak oleh komputer dan ditampilkan pada cek,
Dihentikan Dihentikan dan daftar pembayaran divalidasi saat cek ditandatangani.
Karyawan Karyawan
Formulir Formulir
Setelah cek dikirimkan, daftar pembayaran dikembalikan ke
hutang untuk diajukan. Bila uang tunai tidak cukup untuk
membayar seluruh tagihan, cek tertentu dan daftar
pembayaran disimpan oleh bendahara sampai semua cek
Kartu waktu Kartu waktu
dapat dibayar. Ketika sisa cek dikirimkan, daftar tersebut
kemudian dikembalikan ke hutang usaha. Seringkali,
pengiriman cek mingguan menyertakan beberapa cek dari
minggu sebelumnya, namun jarang ada lebih dari dua daftar
mingguan yang terlibat.
Ketika hutang usaha menerima daftar pembayaran
Karyawan kembali dari kantor bendahara, biaya didistribusikan, diberi
Catatan
kode, dan diposting ke rekening pabrik atau pusat biaya yang
sesuai. Laporan ringkasan kinerja mingguan diproses
berdasarkan utang usaha untuk setiap pusat biaya dan lokasi
Daftar gaji
Cek cabang yang mencerminkan semua entri data ke titik

tersebut.
Daftar gaji
Diperlukan:
Daftar
A. Identifikasi dan diskusikan tiga area di mana Lexsteel
Corporation mungkin terkena penipuan atau penggelapan
karena kelemahan dalam prosedur yang dijelaskan, dan
rekomendasikan perbaikan untuk memperbaiki
Daftar gaji
Juru bayar
Cek kelemahan ini.
B. Jelaskan tiga area di mana informasi manajemen dapat
terdistorsi karena kelemahan dalam prosedur, dan
rekomendasikan perbaikan untuk memperbaiki
kelemahan ini.
Ketika barang diterima, pabrik manufaktur
C. Identifikasi tiga kekuatan dalam prosedur yang dijelaskan dan jelaskan
memeriksa dan memverifikasi penghitungan dengan slip
mengapa hal tersebut merupakan kekuatan.
pengepakan dan mengirimkan data penerimaan ke
hutang di kantor pusat perusahaan. Apabila pengiriman 12. Pengelolaan Data Sumber Daya Manusia
bahan baku tertinggal dari produksi, setiap manajer Dalam sistem penggajian dengan pemrosesan data manajemen sumber
cabang diberi wewenang untuk memesan bahan dan daya manusia secara real-time, permasalahan pengendalian menjadi hal
menerbitkan pesanan pembelian darurat langsung ke yang sangat penting. Sebutkan beberapa hal dalam sistem ini yang
vendor. Data tentang perintah darurat dan verifikasi mungkin sangat sensitif atau kontroversial. Jelaskan juga jenis data apa
penerimaan bahan dikirimkan melalui komputer ke yang harus dijaga dengan hati-hati untuk memastikan bahwa data
hutang di kantor pusat perusahaan. Karena perusahaan tersebut tidak diubah. Diskusikan beberapa prosedur pengendalian
menggunakan sistem persediaan perpetual yang yang mungkin diterapkan untuk mencegah perubahan yang tidak
terkomputerisasi, penghitungan fisik bahan baku diinginkan pada catatan karyawan.
dianggap tidak hemat biaya dan tidak dilakukan.
13. Kewajiban yang Tidak Dicatat
Prosedur Hutang Usaha
Anda sedang mengaudit laporan keuangan sebuah
Faktur vendor dikirimkan langsung ke kantor pusat
perusahaan di Kota New York yang membeli produk dari
perusahaan dan dimasukkan oleh personel hutang ketika
produsen di Los Angeles. Pembeli menutup bukunya pada
diterima; hal ini sering terjadi sebelum data penerima
tanggal 30 Juni. Asumsikan rincian berikut:
dikirimkan dari kantor cabang. Hari terakhir jangka waktu
pembayaran faktur dimasukkan sebagai tanggal jatuh tempo Ketentuan perdagangan: FOB Shipping Point 10 Juni, pembeli
pembayaran. Tanggal jatuh tempo ini pasti sering terjadi mengirimkan pesanan pembelian ke penjual
FIPro
GRBElem
101.16: Pengendalian Internal
Produksi Akun
Penjual Cabang Kontrol Pembelian Bendahara Hutang
Mengeluarkan RUU
Bahan
Mengajukan
Tagihan dari
Bahan
Tagihan dari
Bahan
Pembelian
Memesan
Masalah
Pembelian
Memesan
Barang-barang/
Mengajukan
Sedang mengemas
Barang-barang
Tergelincir
Dikirim
Slip Pengepakan
SAYA
suara
Menghitung
Barang-barang
Mengajukan
masuk ut Faktur
Penerimaan Masukan
Data
Data
P proses
Sedang mengemas
Bab eck dan
Tergelincir
Pa kamu
Daftar ment
Faktur
Cek
P pembayaran
Mengajukan
Daftar
Masalah
Faktur
Tanda
C sial
Keadaan darurat:
Surat
C sial
Masalah
Pembelian
Pembelian
Memesan
Memesan
Pembayaran
Daftar
Mengajukan
Faktur
Memasukkan
Distribusi
Memeriksa
Kode
Ringkasan
Laporan
Mengajukan
15 Juni, penjual mengirimkan barang 5 14. Alternatif Pemesanan Inventaris

Juli, pembeli menerima barang Lihat Gambar 10.2 dalam teks, yang mengilustrasikan tiga
10 Juli, pembeli menerima faktur penjual metode alternatif pemesanan inventaris.
Diperlukan: Diperlukan:
A. Mungkinkah transaksi ini mengakibatkan kewajiban A. Bedakan antara daftar permintaan pembelian dan pesanan
yang tidak dicatat dalam laporan keuangan pembeli? pembelian.
B. Jika ya, dokumen apa yang memberikan bukti jejak audit atas B. Diskusikan keunggulan utama alternatif kedua dibandingkan
liabilitas tersebut? alternatif satu. Bersikaplah spesifik.
C. Pada tanggal berapa pembeli menyadari tanggung jawabnya? C. Dalam kondisi apa Anda dapat membayangkan manajemen
D. Pada tanggal berapa pembeli mengakui liabilitasnya? menggunakan alternatif satu dibandingkan alternatif dua?
Asumsi baru:
Ketentuan perdagangan: tujuan FOB
e. Mungkinkah transaksi ini mengakibatkan kewajiban 15. Analisis Diagram Alir Penggajian
yang tidak dicatat dalam laporan keuangan pembeli? Diskusikan risiko yang digambarkan oleh diagram alur sistem
F. Jika ya, dokumen apa yang memberikan bukti jejak audit atas penggajian untuk Soal 15. Jelaskan perbaikan pengendalian
liabilitas tersebut? internal pada sistem yang diperlukan untuk mengurangi risiko
G. Pada tanggal berapa pembeli menyadari tanggung jawabnya? tersebut.
H. Pada tanggal berapa pembeli mengakui liabilitasnya?
Soal 15: Analisis Diagram Alir Penggajian

Pengawas Departemen Penggajian Akun hutang Pencairan Tunai
Kartu Waktu Daftar gaji

Waktu Pencairan Tunai
Kartu-kartu Personil Daftar Voucher
Tindakan
Tinjauan Transfer
Dan Dana untuk
Mempersiapkan
Mempersiapkan
Tinjau dan Daftar gaji
Personil Gaji Karyawan Mengizinkan Membersihkan
Tindakan
Dan Catatan Uang tunai Akun
Memperbarui
Transfer
Catatan
Kartu Waktu
Personil
Tindakan
Gaji Daftar gaji Daftar gaji Pencairan Tunai Pencairan Tunai
Daftar Daftar voucher Voucher
Gaji Transfer uang

Memeriksa
Tinjauan Bank
Dan
Mendistribusikan
Gaji
Karyawan
KASUS PENGENDALIAN INTERNAL

1. Smith's Market (Sistem Akuntansi Penjualan meninjau file sementara setiap hari, mencari faktur yang harus
dibayar. Dengan menggunakan PC departemen akuntansi,
Tunai Usaha Kecil)
petugas mencetak cek dan mencatatnya dalam register cek
Pada tahun 1989, Robert Smith membuka pasar buah dan sayur digital. Dia kemudian mengajukan faktur dan mengirimkan cek
kecil di Bethlehem, Pennsylvania. Awalnya Smith hanya menjual tersebut ke pemasok. Pada akhir hari, dia mencetak voucher
produk yang ditanam di pertanian dan kebun keluarganya. jurnal dalam bentuk hard copy dari PC, yang merangkum
Namun, seiring meningkatnya popularitas pasar, ia pengeluaran kas hari itu, dan mengirimkannya ke petugas
menambahkan roti, makanan kaleng, daging segar, dan bendahara untuk diposkan ke buku besar.
persediaan makanan beku yang terbatas. Saat ini, Smith's Market Dengan menggunakan PC departemen, petugas
adalah pasar petani lengkap dengan basis pelanggan lokal yang perbendaharaan memposting voucher jurnal dan informasi
kuat. Memang benar, reputasi pasar akan harga yang murah dan ringkasan pembelian ke akun buku besar yang sesuai.
kualitas yang tinggi menarik pelanggan dari kota-kota
Pennsylvania lainnya dan bahkan dari negara bagian tetangga, Diperlukan:
New Jersey. Smith's saat ini memiliki empat puluh karyawan, A. Buat diagram aliran data dari sistem saat ini.
termasuk staf penjualan, penyimpanan rak, buruh tani, B. Buat diagram alur sistem dari sistem saat ini.
supervisor shift, dan staf administrasi. Baru-baru ini Smith C. Menganalisis kelemahan pengendalian internal dalam sistem.
melihat adanya penurunan laba dan penjualan, sementara Modelkan respons Anda berdasarkan enam kategori aktivitas
pembelian produk untuk dijual kembali terus meningkat. pengendalian fisik yang ditentukan dalam model
Meskipun perusahaan tidak menyiapkan laporan keuangan yang pengendalian internal COSO.
telah diaudit, Robert Smith telah menugaskan kantor akuntan

publik Anda untuk menilai prosedur penjualan dan pengendalian
2. Spice is Right Import (Sistem Akuntansi
internal perusahaannya. Prosedur siklus pengeluaran Pasar Berbasis PC Mandiri)
Smith dijelaskan di bawah ini:
Spice Is Right didirikan pada tahun 1990 di Boston, dan
mulai mengimpor rempah-rempah eksotis dan saus
Siklus Pengeluaran masakan dari India dan Tiongkok. Perusahaan
Siklus pengeluaran dimulai di gudang yang berdekatan
mendistribusikan makanan khas ini ke toko makanan
dengan pasar tempat Smith's menyimpan inventaris
etnis, kafe, dan restoran di seluruh negeri. Selain kantor
barang-barang yang tidak mudah rusak, seperti barang
pusat dan gudang di Boston, perusahaan ini memiliki
kaleng dan produk kertas. Perusahaan juga mengelola
pusat distribusi di Elizabeth, New Jersey. Spice Is Right
inventaris produk dan produk mudah rusak lainnya selama
saat ini mempekerjakan lebih dari 100 orang, memiliki
satu hari di gudang sehingga perusahaan dapat dengan
lusinan pemasok, dan memperdagangkan ratusan
cepat mengisi kembali rak bila diperlukan. Pada penutupan
makanan etnis dan eksotik dari seluruh dunia.
bisnis setiap malam, petugas gudang memeriksa rak-rak
Baru-baru ini, Spice Is Right menerima keluhan dari
pasar untuk mencari barang-barang yang perlu diisi ulang.
pelanggan dan pemasok tentang kesalahan penagihan,
Petugas mengisi kembali rak dan menyesuaikan catatan
pengiriman, dan pembayaran. Manajemen yakin bahwa
stok digital dari PC gudang. Pada saat ini, petugas mencatat
keluhan ini sebagian berasal dari sistem komputer yang
apa yang perlu dipesan ulang dari pemasok dan mencetak
sudah ketinggalan zaman. Sistem informasi Spice saat
pesanan pembelian dari PC. Tergantung pada sifat produk
ini mencakup prosedur manual yang didukung oleh PC
dan urgensi kebutuhan, petugas mengirimkan pesanan
independen (non-jaringan) di setiap departemen, yang
pembelian ke pemasok atau memesan melalui telepon.
tidak dapat berkomunikasi satu sama lain. Alur
Pesanan melalui telepon ditindaklanjuti dengan
dokumen antar departemen seluruhnya dalam bentuk
mengirimkan pesanan pembelian melalui faks ke pemasok.
hard copy. Berikut penjelasan siklus pengeluarannya di
kantor pusat Boston.
Ketika barang tiba dari vendor, petugas gudang
meninjau slip pengepakan, mengisi kembali rak gudang, Proses pembelian
dan memperbarui catatan stok dari PC. Pada akhir hari, Agen pembelian memonitor tingkat persediaan dengan
petugas menyiapkan ringkasan pembelian dalam meninjau buku besar pembantu persediaan dari komputer
bentuk hard copy dari PC dan mengirimkannya ke departemennya. Dia memutuskan item mana yang perlu
petugas bendahara untuk diposting ke buku besar. diisi ulang dan memilih pemasok. Dia kemudian
Faktur vendor dikirim ke petugas akuntansi. Dia memasukkan informasi ini ke terminal komputer untuk
memeriksa kebenarannya dan menyimpannya dalam membuat pesanan pembelian digital. Terminal komputer
file sementara sampai waktunya dibayar. Petugas menghasilkan tiga salinan cetak pesanan pembelian. Itu
agen pembelian mengirimkan satu salinan ke pemasok, satu pelanggan di seluruh negeri dan sekarang
salinan ke departemen AP, di mana salinan tersebut disimpan mempekerjakan lebih dari 200 orang sebagai
sementara, dan mengarsipkan salinan ketiga di departemen perwakilan teknis, pembeli, pekerja gudang, serta
pembelian. staf penjualan dan kantor. Baru-baru ini, ABE
Pada saat barang diterima, bagian penerimaan memeriksa mengalami persaingan yang ketat dari toko diskon
dan memverifikasinya dengan menggunakan slip pengepakan online besar seperti Harbour Freight dan Northern
yang dilampirkan pada barang. Petugas penerima secara manual Supply. Selain itu, perusahaan juga mengalami
menyiapkan dua salinan cetak laporan penerimaan. Satu salinan inefisiensi operasional terkait sistem informasinya
menyertai barang ke gudang untuk disimpan. Petugas penerima yang kuno. Prosedur siklus pengeluaran ABE
mengirimkan salinan kedua ke agen pembelian, yang dijelaskan dalam paragraf berikut.
menggunakannya untuk memperbarui buku besar pembantu
persediaan dan menutup pesanan pembelian yang terbuka. Siklus Pengeluaran
Agen pembelian kemudian mengajukan laporan penerimaan di ABE menggunakan sistem akuntansi terpusat untuk
departemen. mengelola pembelian inventaris dan mencatat transaksi.
Sistem ini hampir seluruhnya tanpa kertas. Setiap
Prosedur Pencairan Hutang dan Kas departemen memiliki terminal komputer yang
terhubung ke “Sistem Pembelian/Hutang Usaha” yang
Petugas bagian hutang menerima faktur pemasok dan dijalankan dari departemen pemrosesan data kecil.
merekonsiliasinya dengan pesanan pembelian dalam Semua catatan akuntansi disimpan pada file komputer
file sementara. Dari terminal komputernya, petugas terpusat yang disimpan di server file di departemen
mencatat pembelian dalam jurnal pembelian dan pemrosesan data.
mencatat kewajibannya dengan membuat voucher
pengeluaran kas. Petugas kemudian memperbarui akun Pembelian
pengendalian persediaan dan pengendalian utang Prosesnya dimulai di departemen pembelian. Setiap
usaha di buku besar. Pesanan pembelian dan faktur pagi, agen pembelian meninjau tingkat persediaan dari
kemudian diarsipkan di departemen. terminal departemennya dan mencari barang-barang
Setiap hari, petugas secara visual mencari file yang telah jatuh ke titik pemesanan ulang dan perlu diisi
voucher pengeluaran kas dari terminalnya untuk ulang. Agen pembelian kemudian memilih vendor dan
mencari faktur terbuka yang harus dibayar. Dari membuat pesanan pembelian digital dalam file pesanan
terminal komputernya, petugas menyiapkan cek dan pembelian. Dia kemudian mencetak dua salinan cetak
mencatatnya dalam daftar cek. Bagian cek yang dapat dari setiap pesanan pembelian dan mengirimkannya ke
dinegosiasikan dikirimkan ke vendor, dan salinan cek vendor masing-masing.
disimpan. Petugas kemudian menutup register voucher
Menerima
dan mengupdate akun pengendalian hutang dan akun
Ketika barang telah diterima, petugas bagian
kas di buku besar.
penerimaan merekonsiliasi barang dengan slip
pengepakan yang terlampir dan pesanan pembelian
Diperlukan:
A. Buat diagram aliran data dari sistem saat ini. digital, yang dia akses dari terminal komputernya.
B. Buat diagram alur sistem dari sistem yang ada. Petugas kemudian membuat laporan penerimaan digital
C. Menganalisis kelemahan pengendalian internal dalam sistem. yang menyatakan kondisi bahan yang diterima. Sistem
Modelkan respons Anda berdasarkan enam kategori aktivitas secara otomatis menutup pesanan pembelian yang
pengendalian fisik yang ditentukan dalam model dibuat sebelumnya oleh agen pembelian. Selain itu,
pengendalian internal COSO. petugas penerima mencetak salinan laporan
D. Siapkan diagram alur sistem dari sistem berbasis komputer yang didesain
penerimaan, yang ia kirimkan bersama inventarisnya ke
ulang yang menyelesaikan kelemahan pengendalian yang Anda
gudang tempat penyimpanan barang.
identifikasi. Gudang
Setelah menerima persediaan, petugas gudang
3. ABE Plumbing, Inc. (Sistem merekonsiliasi barang-barang tersebut dengan laporan
Akuntansi Usaha Kecil Terpusat) penerimaan dan memperbarui buku besar pembantu
persediaan. Sistem akuntansi secara otomatis dan segera
ABE Plumbing, Inc., membuka pintunya pada tahun 1979
mengupdate akun pengendalian persediaan di buku besar.
sebagai pemasok grosir peralatan, perkakas, dan suku
cadang pipa ke toko perangkat keras, pusat perbaikan Akun hutang
rumah, dan tukang pipa profesional di wilayah metropolitan Setelah petugas hutang menerima faktur vendor, dia
Allentown–Bethlehem–Easton. Selama bertahun-tahun, merekonsiliasinya dengan pesanan pembelian dan
perusahaan telah memperluas operasinya untuk melayani menerima laporan dari terminalnya. Petugas itu kemudian
membuat catatan voucher pengeluaran tunai digital dan buku. Model bisnisnya adalah memperoleh buku dari penerbit
menetapkan tanggal jatuh tempo pembayaran. Sistem dengan harga diskon, menyimpannya di gudang, dan
secara otomatis memperbarui akun kontrol AP di buku menjualnya kembali ke jaringan toko buku besar.
besar. Setiap hari, petugas AP meninjau catatan voucher Walker Books, Inc., dengan cepat menjadi salah satu
pengeluaran kas yang terbuka dari terminalnya untuk distributor buku terbesar di negara ini. Meskipun masih berada
mencari item yang perlu dibayar. Petugas kemudian di lokasi aslinya di Palo Alto, California, ia mendistribusikan buku
membuat catatan pembayaran dalam register cek ke seluruh 50 negara bagian dan, oleh karena itu, kini
digital dan menutup voucher pengeluaran kas yang menghasilkan penjualan kotor sekitar $105.000.000 per tahun.
terbuka. Terakhir, petugas mencetak salinan cetak cek Ketika Pak Walker ditanya tentang kenangan terindahnya, dia
tersebut dan mengirimkannya ke vendor. Sistem secara selalu menjawab bahwa dia tidak akan pernah melupakan
otomatis mengupdate akun AP dan buku besar kas. bagaimana toko buku kecil, dengan dua karyawan, telah
berkembang hingga kini memiliki lebih dari 145 karyawan.
Diperlukan:
Berdasarkan model bisnisnya saat ini, semua
A. Buat diagram aliran data dari sistem saat ini.
pelanggan Walker adalah toko buku besar yang
B. Buat diagram alur sistem dari sistem yang ada.
menghasilkan pendapatan jutaan dolar per tahun. Namun,
C. Identifikasi kelemahan pengendalian internal dalam
beberapa pelanggan ini kini mengalami masalah dengan
sistem. Modelkan respons Anda berdasarkan enam
Walker Books yang mengancam hubungan bisnis mereka:
kategori aktivitas pengendalian fisik yang ditentukan
buku dipesan tetapi tidak dikirim, manajemen inventaris
dalam model pengendalian internal COSO.
Walker yang buruk menyebabkan kehabisan stok, dan
D. Siapkan diagram alur sistem dari sistem berbasis komputer
Walker biasanya tidak dapat memberikan dokumentasi
yang didesain ulang yang menyelesaikan kelemahan kontrol
transaksi yang sah.
yang Anda identifikasi.
Salah satu sumber potensial masalah ini terletak pada
4. Walker Books, Inc. (Sistem Manual dengan sistem akuntansi kuno Walker, yang merupakan kombinasi
Dukungan PC Minimal) prosedur manual yang didukung oleh stasiun kerja PC yang
berdiri sendiri. Komputer-komputer ini tidak terhubung ke
(Disiapkan oleh Matt Wisser, Lehigh University) Latar jaringan dan tidak dapat berbagi data antar departemen.
Semua komunikasi antardepartemen dilakukan melalui
Belakang Perusahaan
dokumen hard-copy.
Walker Books, Inc., adalah salah satu distributor buku dengan
Anda telah dipekerjakan sebagai ahli independen
pertumbuhan tercepat di Amerika Serikat. Didirikan pada tahun
untuk menyatakan pendapat tentang kesesuaian proses
1981 di Palo Alto, California, Walker Books awalnya merupakan
bisnis dan pengendalian internal Walker Books. Siklus
proyek sampingan dari pendiri dan presiden saat ini Curtis
pengeluaran dijelaskan di bawah ini:
Walker, yang pada saat itu bekerja di sebuah firma hukum
setempat. Karena membaca lebih dari sekedar hobinya, ia
Siklus Pengeluaran
memutuskan untuk menggunakan sebagian tabungannya untuk
membeli sebuah restoran yang ditinggalkan dan mengubahnya Sistem Pembelian
menjadi toko buku di lingkungan sekitar, terutama menjual Proses pembelian dimulai dengan agen pembelian, yang
buku-buku bekas yang disumbangkan dan diperoleh dari pasar memantau tingkat buku yang tersedia melalui terminal
loak. Ketika pintu pertama kali dibuka, istri Walker, Lauren, komputer yang mencantumkan persediaan saat ini. Setelah
adalah satu-satunya karyawan selama seminggu dan Curtis menyadari kekurangan dalam tingkat persediaan, agen
bekerja di akhir pekan. Pada akhir tahun fiskal pertama, Walker secara manual membuat empat salinan cetak pesanan
Books telah meraup $20.000 dalam penjualan. pembelian: satu dikirim ke AP, satu dikirim ke vendor, satu
Seiring berlalunya waktu, Curtis Walker keluar dari firma dikirim ke departemen penerima, dan yang terakhir
hukum dan mulai berkonsentrasi penuh pada toko bukunya. Dia disimpan di dalam departemen.
mempekerjakan lebih banyak karyawan, lebih banyak buku yang Vendor umumnya akan mengirimkan produk dalam
diperdagangkan, dan penjualan meningkat setiap tahunnya. waktu lima hari kerja setelah pemesanan. Ketika barang tiba
Namun, pada pertengahan tahun 1990-an, Walker dihadapkan di bagian penerima, slip pengepakan yang sesuai selalu
pada dua masalah: banyak toko buku besar dan kelas atas menyertainya. Petugas bagian penerimaan membongkar
sedang dibangun di daerah tersebut, dan penggunaan Internet barang dan kemudian merekonsiliasi slip pengepakan
untuk mencari dan memesan buku menjadi lebih murah dan dengan pesanan pembelian. Setelah membongkar barang,
populer bagi pelanggan saat ini. Pada tahun 1995, penjualan petugas secara manual menyiapkan tiga hard copy laporan
Walker mulai menurun. Memutuskan untuk mengambil risiko penerimaan. Satu salinan dikirim bersama barang ke
karena persaingan baru, dia menutup pintu bagi lingkungan gudang, salinan lainnya dikirim ke departemen pembelian,
sekitar, menginvestasikan lebih banyak uang untuk memperluas dan salinan terakhir disimpan di departemen penerimaan.
properti yang ada, dan mengubah perusahaannya dari sekadar Di gudang, salinannya cukup diarsipkan setelah barang
menjual buku bekas menjadi distributor buku baru. disimpan di rak. Dalam pembelian
departemen, petugas menerima salinan laporan penerimaan dan PC untuk memperbarui akun buku besar digital yang
mengarsipkannya dengan pesanan pembelian. sesuai.
Ketika departemen AP menerima pesanan pembelian,
pesanan tersebut disimpan sementara hingga faktur terkait tiba Diperlukan:
dari vendor. Setelah menerima faktur, petugas AP menghapus
A. Buat diagram aliran data dari sistem saat ini.
B. Buat diagram alur sistem dari sistem yang ada.
pesanan pembelian dari file sementara dan merekonsiliasi kedua
C. Menganalisis kelemahan pengendalian internal dalam
dokumen tersebut. Petugas kemudian secara manual mencatat
sistem. Modelkan respons Anda berdasarkan enam
kewajiban dalam buku besar pembantu AP dalam bentuk hard
kategori aktivitas pengendalian fisik yang ditentukan
copy. Terakhir, petugas mengarsipkan pesanan pembelian dan
dalam kerangka pengendalian internal COSO.
faktur dalam file AP terbuka di departemen. Pada akhir hari,
D. Siapkan diagram alur sistem dari sistem berbasis komputer yang didesain
petugas menyiapkan voucher jurnal dalam bentuk cetak dan
ulang yang menyelesaikan kelemahan pengendalian yang Anda
mengirimkannya ke departemen buku besar.
identifikasi.
Setelah departemen buku besar menerima voucher 5. A&V Safety, Inc. (Pemrosesan Komputer
jurnal, petugas memeriksa kesalahan yang jelas dan
Manual dan Mandiri)
kemudian memasukkan data yang relevan ke PC
departemen untuk memperbarui akun buku besar (Disiapkan oleh Adam Johnson dan Aneesh
digital yang sesuai. Varma, Universitas Lehigh)
A&V Safety, Inc., adalah perusahaan berkembang yang
Sistem Pencairan Tunai mengkhususkan diri dalam penjualan peralatan keselamatan ke
Petugas AP secara berkala meninjau file AP yang terbuka
entitas komersial. Saat ini perusahaan mempekerjakan 200 karyawan
untuk mengetahui kewajiban yang jatuh tempo. Untuk
penuh waktu yang semuanya bekerja di kantor pusatnya di San Diego,
memaksimalkan pengembalian uang tunai yang
California. Selama musim panas, perusahaan berkembang hingga
diinvestasikan, namun tetap memanfaatkan diskon vendor,
mencakup sekitar sepuluh pekerja magang musim panas yang
petugas akan menarik faktur dua hari sebelum tanggal
didelegasikan pekerjaan yang lebih kecil dan tugas lainnya. A&V saat
jatuh tempo yang berlaku. Setelah menemukan file hutang
ini bersaing dengan Office Safety, Inc., dan X-Safe, yang memimpin
terbuka yang memerlukan pembayaran, petugas secara
industri ini. Pemasok A&V termasuk Halotron Extinguishers, Kadelite,
manual menyiapkan cek untuk jumlah yang harus dibayar
dan Exit Signs, Inc. A&V berupaya mempertahankan tingkat inventaris
sesuai faktur. Buku besar AP dalam bentuk hard copy juga
yang cukup untuk melayani penjualan selama dua minggu. Tingkat ini
diperbarui oleh petugas AP. Nomor cek, jumlah dolar, dan
telah terbukti menghindari kehabisan stok, dan kelebihan persediaan
data terkait lainnya dicatat secara manual dalam daftar cek
disimpan di gudang di pinggiran kota San Diego.
cetak. Cek tersebut kemudian dikirim ke departemen
pengeluaran kas. Terakhir, faktur tersebut dibuang karena
A&V memiliki sistem akuntansi lama yang
tidak ada lagi informasi relevan yang belum dicatat di
menggunakan kombinasi prosedur manual yang
tempat lain.
didukung oleh PC mandiri di berbagai departemen.
Ketika petugas pengeluaran kas menerima cek yang
Baru-baru ini perusahaan tersebut mengalami
tidak ditandatangani, dia memeriksanya untuk memastikan
inefisiensi bisnis yang disebabkan oleh sistem
bahwa tidak ada orang yang mengubah informasi tersebut
akuntansinya yang kuno. Anda telah ditugaskan oleh
dan tidak ada kesalahan yang terjadi. Karena dia mengenal
manajemen A&V untuk meninjau prosedur
semua vendor yang bertransaksi dengan Walker, dia dapat
kepatuhannya terhadap Sarbanes-Oxley Act dan
mengidentifikasi vendor palsu atau jumlah pembayaran apa
untuk memberikan rekomendasi perbaikan. Siklus
pun yang tampak berlebihan. Dengan asumsi semuanya
pengeluaran A&V disajikan pada paragraf berikut.
beres, dia menandatangani cek menggunakan blok tanda
tangan yang menampilkan nama asisten bendahara, Tyler Siklus Pengeluaran
Matthews. Hanya tanda tangan Matthews yang dapat Perusahaan membeli perangkat keselamatan seperti alat
memvalidasi cek vendor. Petugas pengeluaran kas pemadam kebakaran, rambu keluar, dan sensor dari
kemudian memfotokopi cek tersebut untuk keperluan jejak berbagai pemasok. Ketika kuantitas produk tertentu turun
audit. ke tingkat rendah, petugas gudang memilih vendor dan
Setelah cek ditandatangani, cek dikirim langsung secara manual menyiapkan tiga salinan cetak pesanan
ke pemasok. Fotokopi cek tersebut ditandai telah lunas pembelian. Petugas mengirimkan satu salinan pesanan
dan kemudian diarsipkan ke bagian pengeluaran kas. pembelian ke vendor, satu salinan ke departemen buku
Petugas kemudian membuat voucher jurnal, yang besar, dan salinan ketiga ke departemen penerima untuk
dikirim ke departemen buku besar. Setelah departemen digunakan untuk memverifikasi barang ketika barang tiba.
buku besar menerima voucher jurnal, petugas Ketika barang tiba dari vendor, mereka terlebih dahulu
memeriksa kesalahan yang terlihat jelas dan kemudian menuju ke bagian penerima. Petugas penerima
memasukkan data yang relevan ke dalam departemen. mencocokkan slip pengepakan dalam kiriman dengan
pesanan pembelian yang telah dikirimkan petugas gudang C. Menganalisis kelemahan pengendalian internal dalam
sebelumnya. Setelah membandingkan jumlah dan produk pada slip sistem. Modelkan respons Anda berdasarkan enam
pengepakan dengan yang ditentukan dalam pesanan pembelian, kategori aktivitas pengendalian fisik yang ditentukan
petugas penerima menandatangani pesanan pembelian dan dalam kerangka pengendalian internal COSO.
mengirimkannya ke departemen akuntansi. Petugas penerima D. Siapkan diagram alur sistem dari sistem berbasis komputer
kemudian secara manual menyiapkan laporan penerimaan dalam yang didesain ulang yang menyelesaikan kelemahan kontrol
bentuk hard-copy, yang dia kirimkan bersama barang ke gudang. Dari yang Anda identifikasi.
PC departemennya, petugas gudang menggunakan laporan
penerimaan untuk memperbarui buku besar pembantu persediaan 6. Premier Sports Memorabilia (Jaringan Sistem
untuk mencerminkan penerimaan barang. Komputer dengan Prosedur Manual)
Selanjutnya, petugas AP bagian akuntansi menerima
faktur pemasok, yang dicocokkan dan direkonsiliasi dengan (Disiapkan oleh Chris Polchinski, Universitas Lehigh)
pesanan pembelian yang diterima sebelumnya dari petugas Premier Sports Memorabilia adalah pengecer online dan
penerima. Dari PC departemennya, petugas AP kemudian berbasis katalog berukuran sedang yang berkembang pesat
memperbarui buku besar pembantu utang usaha digital yang berpusat di Brooklyn, New York. Perusahaan ini
untuk mencerminkan kewajiban baru dan mencatat didirikan pada tahun 1990 dan mengkhususkan diri dalam
peristiwa tersebut dalam jurnal pembelian digital. menyediakan memorabilia olahraga otentik namun
terjangkau dari pemain dan tim favorit mereka, dulu dan
sekarang kepada pelanggannya. Secara tradisional,
Prosedur Pencairan Tunai pelanggan perusahaan berlokasi di wilayah timur laut
Petugas AP di departemen akuntansi meninjau kewajiban yang Amerika Serikat. Namun baru-baru ini, Premier
harus dibayar dengan mencari buku besar pembantu AP dari PC meluncurkan kampanye iklan yang sukses untuk
departemen. Petugas kemudian mencetak voucher pencairan memperluas basis pelanggannya. Hal ini telah
tunai dalam bentuk hardcopy untuk setiap barang yang harus meningkatkan penjualan, yang pada gilirannya membebani
dibayar. Petugas kemudian mengirimkan voucher pengeluaran sumber daya operasional organisasi. Perusahaan saat ini
kas ke bagian pengeluaran kas untuk pembayaran. Pada akhir mempekerjakan 205 karyawan, yang tersebar di tiga
hari, petugas mencetak ringkasan AP dalam bentuk hard copy gudang dan dua kantor di kawasan tristate.
dari PC departemen dan mengirimkannya ke departemen buku Perusahaan tersebut membeli dari sejumlah besar
besar. produsen dan dealer memorabilia di seluruh negeri dan
Dari PC departemennya, petugas pengeluaran kas selalu mencari kontak tambahan yang memiliki barang baru
menggunakan voucher pengeluaran kas untuk mencatat atau langka untuk ditawarkan.
pembayaran dalam daftar cek digital dan kemudian Perusahaan ini memiliki jaringan komputer yang
mencetak cek tiga bagian. Petugas menandatangani bagian terpasang, yang hingga saat ini, telah melayani dengan baik.
cek yang dapat dinegosiasikan dan mengirimkannya ke Namun, perusahaan tersebut kini mengalami inefisiensi
vendor. Satu salinan cek disimpan di departemen dan operasional dan kesalahan akuntansi. Perusahaan Anda
petugas mengirimkan salinan cek kedua, bersama dengan telah dipekerjakan untuk mengevaluasi proses bisnis dan
voucher pengeluaran kas asli, ke petugas AP departemen pengendalian internal Premier. Siklus pengeluaran
akuntansi. Pada akhir hari kerja, petugas mencetak dijelaskan dalam paragraf berikut.
ringkasan daftar cek dalam bentuk cetak dan
mengirimkannya ke departemen buku besar. Prosedur Sistem Pembelian
Dari PC bagian akuntansi, petugas AP Transaksi pembelian Premier dimulai ketika tingkat
menggunakan salinan cek dan voucher pengeluaran kas persediaan barang tertentu berada di bawah titik
untuk mencatat pembayaran dalam register cek digital pemesanan ulang yang ditentukan. Hal ini dipantau secara
dan menutup kewajiban dalam buku besar pembantu elektronik melalui sistem daftar permintaan inventaris
AP digital. Petugas kemudian mengarsipkan voucher Premier, yang terhubung langsung ke file inventaris. Setelah
pengeluaran kas dalam bentuk hard copy dan salinan item berada di bawah titik pemesanan ulang, catatan
ceknya ke departemen. permintaan terbuka secara otomatis dibuat. File vendor
Dari PC departemen, petugas buku besar yang valid digunakan untuk mengambil informasi vendor
memposting ringkasan yang diterima dari yang disimpan dan untuk memeriksa apakah barang
departemen akuntansi dan pengeluaran kas ke akun dipesan melalui vendor yang telah disetujui sebelumnya
buku besar yang sesuai. Petugas mengarsipkan yang pernah berbisnis dengan perusahaan di masa lalu.
ringkasan hard copy di departemen buku besar. Daftar permintaan pembelian digital tersedia bagi petugas
di departemen pengendalian inventaris dan departemen
Diperlukan: pembelian melalui terminal komputer.
A. Buat diagram aliran data dari sistem saat ini. Ketika petugas departemen pembelian melihat daftar permintaan
B. Buat diagram alur sistem dari sistem yang ada. digital, dia mempersiapkan dan mencetak lima lembar permintaan
salinan pesanan pembelian. Satu salinan disimpan di 7. Bait 'n Reel Superstore (Kombinasi
departemen. Salinan kedua dikirim ke departemen Jaringan Komputer dan Sistem Manual)
penerima. Salinan ketiga dikirim ke departemen AP.
Salinan keempat dikirim ke departemen pengendalian (Disiapkan oleh Matt Wisser, Universitas Lehigh)
inventaris. Salinan akhir dikirim ke vendor sebagai Bait 'n Reel didirikan pada tahun 1983 oleh Jamie Roberts,
penempatan pesanan. seorang nelayan dan pecinta lingkungan. Tumbuh di
Setelah menerima pesanan pembelian, petugas wilayah Pegunungan Pocono di Pennsylvania, Roberts cukup
pengendalian inventaris menggunakan terminal untuk beruntung memiliki sebuah danau besar di ujung jalan,
mengakses file permintaan terbuka dan menutup catatan. Selain tempat ia memancing sepanjang tahun. Sayangnya, dia
itu, program ini secara otomatis membuat catatan pembelian harus berkendara lebih dari 15 mil untuk membeli
terbuka digital yang tertunda. perlengkapan memancing, seperti tali pancing, kail, dan
Segera setelah menerima pesanan pembelian, umpan. Sepanjang awal masa dewasanya, Jamie sering
vendor akan mengirimkan barang dan slip pengepakan mendengar nelayan lain mengungkapkan ketidaksenangan
ke bagian penerima Premier. Setelah petugas penerima mereka karena tidak memiliki toko ikan lokal untuk melayani
memiliki pesanan pembelian dan slip pengepakan, dia kebutuhan mereka. Roberts bersumpah pada dirinya sendiri
memeriksa secara fisik kondisi barang dan memeriksa bahwa dia akan membuka tokonya sendiri jika dia bisa
apakah jenis dan jumlah yang diterima sudah benar. menabung cukup uang.
Setelah menyelesaikan pemeriksaan, petugas secara Pada tahun 1983, ia memiliki dana yang cukup dan
manual membuat tiga salinan laporan penerimaan. Satu peluang muncul ketika sebuah toko kelontong lokal mulai dijual.
salinan disimpan di departemen. Salinan kedua dikirim Dia membeli bangunan itu dan mengubahnya menjadi toko
ke AP untuk direkonsiliasi. Salinan ketiga dikirim ke pemancingan “Bait 'n Reel”. Bisnis awalnya hanya berupa
departemen pengendalian inventaris. transaksi tunai dengan nelayan setempat. Namun, pada
Ketika departemen pengendalian persediaan memperoleh pertengahan tahun 1990-an, gedung tersebut telah berkembang
laporan penerimaan, petugas menggunakan program pembaruan menjadi toko super yang menjual berbagai macam produk
pembelian untuk mengakses catatan pembelian terbuka yang olahraga dan perlengkapan berkemah. Orang-orang dari seluruh
tertunda dan menutupnya. Selain itu, petugas memperbarui file wilayah berbelanja di Bait 'n Reel saat Roberts meningkatkan
inventaris dengan memposting jumlah yang diterima ke berbagai upaya periklanannya, menekankan kemampuannya untuk
catatan inventaris yang terpengaruh. memberikan layanan terbaik dan beragam produk. Roberts
Ketika petugas departemen utang usaha menerima beralih dari bisnis yang hanya menggunakan uang tunai dan
faktur dari pemasok, dia mencocokkannya dengan pesanan mulai menawarkan kartu kredit toko kepada konsumen. Ia juga
pembelian pendukung dan laporan penerimaan yang menjadi pedagang grosir regional di banyak toko perlengkapan
masing-masing diterima dari departemen pembelian dan olahraga kecil.
penerimaan. Petugas secara manual merekonsiliasi ketiga Dengan bantuan temannya, Roberts memasang
dokumen dan menyiapkan catatan AP dari terminal jaringan komputer. Meskipun komputer ini membantu
departemen. mengotomatisasi proses bisnis perusahaan dan
Akhirnya, pada akhir setiap hari, departemen memfasilitasi pembagian data antar departemen,
pengendalian persediaan dan departemen hutang dagang sebagian besar komunikasi antardepartemen tetap
masing-masing membuat ringkasan persediaan dalam dilakukan melalui dokumen cetak.
bentuk cetak dan voucher jurnal hutang usaha, yang Pendapatan meningkat tajam selama empat
mencerminkan pengaruh seluruh transaksi hari itu. tahun setelah penerapan sistem komputer.
Dokumen-dokumen ini dikirim ke departemen buku besar, Meskipun demikian, Roberts mempunyai beberapa
di mana dokumen-dokumen tersebut direkonsiliasi dan pertanyaan tentang kualitas proses, karena banyak
diposting ke akun kontrol khusus dalam file buku besar. akun pembantu tidak cocok dengan akun kendali
buku besar. Namun hal ini tidak terbukti menjadi
Diperlukan: masalah material, hingga baru-baru ini, ketika
A. Buat diagram aliran data dari sistem saat ini. komputer mulai mencatat persediaan yang
B. Buat diagram alur sistem dari sistem yang ada. sebenarnya tidak ada di rak. Hal ini menimbulkan
C. Menganalisis kelemahan pengendalian internal dalam masalah karena pelanggan menjadi frustrasi karena
sistem. Modelkan respons Anda berdasarkan enam kehabisan stok. Roberts tahu ada yang tidak beres,
kategori aktivitas pengendalian fisik yang ditentukan tapi dia tidak bisa menjelaskannya.
dalam kerangka pengendalian internal COSO. Anda telah dipekerjakan oleh Roberts untuk
D. Siapkan diagram alur sistem dari sistem berbasis komputer yang didesain mengevaluasi proses dan pengendalian internal Bait 'n Reel
ulang yang menyelesaikan kelemahan pengendalian yang Anda dan membuat rekomendasi untuk perbaikan. Siklus
identifikasi. pengeluaran Bait 'n Reel dijelaskan dalam paragraf berikut.
Siklus Pengeluaran terminal. Ketiga dokumen tersebut beserta ceknya

kemudian diserahkan kepada asisten bendahara.
Sistem Pembelian Sebagai kontrol tambahan, asisten harta karun
Prosesnya dimulai ketika manajer pembelian meninjau dokumen pendukung dan membuat fotokopi
memeriksa buku besar pembantu persediaan di cek untuk keperluan pencatatan. Bendahara kemudian
terminal komputernya setiap pagi. Ketika persediaan menandatangani cek, yang segera dikirimkan ke vendor
dianggap terlalu sedikit, dia meninjau file vendor untuk pembayaran. Faktur, salinan pesanan pembelian,
yang valid, juga dari terminalnya, untuk memilih laporan penerimaan, dan salinan cek disimpan di
vendor untuk barang yang akan dibeli. Setelah departemen.
vendor ditemukan, dia menyiapkan versi elektronik
dari pesanan pembelian, selain dua salinan cetak Diperlukan:
dari pesanan pembelian. Satu salinan cetak segera A. Buat diagram aliran data dari sistem saat ini.
dikirim ke vendor, sementara salinan lainnya B. Buat diagram alur sistem dari sistem yang ada.
disimpan di departemen. Segera setelah kejadian ini, C. Menganalisis kelemahan pengendalian internal dalam
versi elektronik dari pesanan pembelian dikirim ke sistem. Modelkan respons Anda berdasarkan enam
dua terminal: satu di departemen penerimaan dan kategori aktivitas pengendalian fisik yang ditentukan
satu lagi di departemen hutang. dalam kerangka pengendalian internal COSO.
Ketika petugas di bagian penerima menerima pesanan D. Siapkan diagram alur sistem dari sistem berbasis komputer
pembelian elektronik, dia membacanya sekali untuk yang didesain ulang yang menyelesaikan kelemahan kontrol
memastikan pesanan tersebut benar. Ketika barang tiba, dia yang Anda identifikasi.
melakukan pemeriksaan rinci terhadap barang tersebut dan
merekonsiliasi barang tersebut dengan informasi terkait 8. Green Mountain Coffee Roasters, Inc.
yang terkandung dalam pesanan pembelian elektronik. Jika (Prosedur Manual dan PC Mandiri)
semuanya sudah benar, petugas secara manual menyiapkan
dua salinan cetak laporan penerimaan. Salah satu salinan ini (Disiapkan oleh Ronica Sharma,
menyertai barang ke departemen pengendalian/ Universitas Lehigh)
penyimpanan inventaris, di mana petugas memperbarui Green Mountain Coffee Roasters, Inc., didirikan pada tahun 1981
akun anak perusahaan inventaris dari terminalnya; sebagai kafe kecil di Waitsfield, Vermont, memanggang dan
kemudian diarsipkan setelah barang diletakkan di rak. menyajikan kopi premium di tempat tersebut. Green Mountain
Salinan lain dari laporan penerimaan dikirim ke departemen memadukan dan mendistribusikan kopi ke berbagai pelanggan,
hutang. termasuk kafe, toko makanan, dan restoran, dan saat ini
Setelah menerima laporan penerimaan, petugas memiliki sekitar 6.700 akun pelanggan yang menjangkau
hutang mencocokkannya dengan pesanan pembelian berbagai negara bagian di seluruh negeri. Seiring
elektronik yang bersangkutan di terminalnya. Dia berkembangnya perusahaan, beberapa minuman telah
kemudian memperbarui buku besar pembantu hutang ditambahkan ke lini produknya, termasuk campuran khas,
dari terminalnya untuk mencerminkan transaksi sangrai ringan dan berat, kopi dan teh tanpa kafein, dan teh
tersebut. Petugas untuk sementara mengarsipkan herbal. Green Mountain Coffee Roasters, Inc., telah
laporan penerimaan sampai invoice tiba dari vendor. diperdagangkan secara publik sejak tahun 1993.
Biasanya, vendor memberikan fotokopi pesanan Green Mountain Coffee memiliki gudang dan pabrik
pembelian asli beserta invoicenya sehingga jika ada yang berlokasi di Wilton, Vermont, yang saat ini
ketidaksesuaian dapat segera diketahui. Ketika petugas mempekerjakan 250 pekerja penuh waktu dan paruh waktu.
bagian hutang menerima salinan faktur dan pesanan Perusahaan menerima biji kopinya dalam jumlah besar dari
pembelian, dia mengambil laporan penerimaan dari file sekelompok distributor terpilih yang berlokasi di seluruh
sementara dan merekonsiliasi ketiga dokumen tersebut. dunia, dengan pemasok terbesar mereka adalah Columbia
Pada saat ini, petugas memperbarui akun kendali utang Beans Co. Green Mountain Coffee juga menjual aksesoris
usaha dan akun kendali inventaris di buku besar di yang melengkapi produknya, termasuk mug, termos, dan
terminalnya. Petugas mengirimkan faktur, laporan wadah kopi yang dibelinya dari pemasoknya, Coffee Lovers,
penerimaan, dan salinan pesanan pembelian ke Inc. Selain Green Mountain membeli produk kertas seperti
departemen pengeluaran kas. kantong kopi, cangkir kopi, dan pengaduk, yang
didistribusikan ke pelanggan.
Sistem Pencairan Tunai Sistem akuntansi Green Mountain terdiri dari prosedur
Setelah menerima dokumen dari departemen manual yang didukung oleh PC mandiri yang berlokasi di
hutang dagang, petugas pengeluaran kas berbagai departemen. Karena komputer-komputer ini tidak
menyiapkan cek untuk jumlah yang ditagih. Setelah terhubung ke jaringan, mereka tidak dapat berbagi data secara
ini selesai, dia memperbarui daftar cek, rekening digital, dan semua komunikasi antardepartemen dilakukan
anak perusahaan AP, dan buku besar dari miliknya melalui dokumen hard-copy.
Green Mountain adalah klien audit baru untuk D. Siapkan diagram alur sistem dari sistem berbasis komputer
perusahaan CPA Anda. Sebagai manajer dalam suatu yang didesain ulang yang menyelesaikan kelemahan kontrol
penugasan, Anda memeriksa pengendalian internalnya. yang Anda identifikasi.
Siklus pengeluaran dijelaskan dalam paragraf berikut.
Sistem Pembelian 9. Holly Company—Sistem Penggajian (Perusahaan Kecil

Green Mountain Coffee membeli biji kopi dan campurannya dari Menggunakan Prosedur Manual dengan Dukungan
pabrik lalu menjualnya ke toko pelanggan. Sara bertanggung jawab PC)
atas manajemen inventaris di gudang. Dari PC-nya, dia meninjau buku
besar inventaris untuk mengidentifikasi kebutuhan inventaris. Ketika Holly Company adalah produsen furnitur taman kayu, gudang,
barang jatuh ke titik pemesanan ulang yang telah ditentukan dan wadah penyimpanan kecil yang dikelola keluarga.
sebelumnya, dia menyiapkan daftar permintaan pembelian. Dia Perusahaan tersebut berlokasi di luar Pittsburgh, Pennsylvania,
menyimpan salinannya di departemennya untuk digunakan nanti, dan saat ini mempekerjakan 185 pekerja. Sebagian besar
mengarsipkannya di file daftar permintaan pembelian terbuka, dan pekerjaan manufaktur melibatkan pekerja lepas di tempat
mengirimkan salinannya ke AP. Pada akhirnya, dia menggunakan pembuatan kayu dan penggergajian kayu. Pekerjaannya berat,
daftar permintaan pembelian untuk menyiapkan empat bagian dan karyawan sering kali pindah setelah beberapa bulan.
pesanan pembelian. Satu salinan diarsipkan, dua salinan dikirim ke Meskipun perusahaan tidak menerbitkan laporan keuangan
pemasok, dan satu salinan dikirim ke Fayth di departemen AP. Saat yang telah diaudit, pemiliknya tetap meminta perusahaan Anda
barang sampai, Sara memeriksa dan menghitungnya serta untuk melakukan peninjauan terhadap pengendalian
mengirimkan slip pengepakan ke AP. Dengan menggunakan PC, Sara internalnya. Fokus ulasan Anda kali ini adalah proses penggajian.
memperbarui buku besar pembantu inventaris dan, pada akhir hari,
Sistem Pemrosesan Penggajian
mengirimkan ringkasan akun ke Vic di departemen buku besar umum.
Karyawan Holly menggunakan jam waktu di area tanpa
pengawasan untuk mencatat waktu mereka dalam pekerjaan.
Setelah memeriksa apakah daftar permintaan pembelian
Petugas pencatat waktu mencoba memantau proses, namun
dan pesanan pembelian ada untuk mendukung slip pengepakan,
sering kali terganggu oleh tugas lain. Setiap hari Jumat, mandor
Fayth mengarsipkan dokumen-dokumen tersebut dalam file AP
toko mengumpulkan kartu waktu untuk bawahannya, meninjau
yang tertunda. Faktur pemasok dikirimkan langsung ke Fayth,
dan menyetujuinya, dan menyerahkannya ke petugas
yang memeriksanya dengan dokumen di file yang tertunda.
penggajian.
Dengan menggunakan sistem komputer, dia memperbarui buku
Petugas penggajian menggunakan PC mandiri untuk
besar pembantu AP dan mencatat transaksi dalam jurnal
mencatat pendapatan karyawan dalam catatan karyawan
pembelian. Dia kemudian mengarsipkan daftar permintaan
dan mencetak salinan daftar penggajian. Petugas
pembelian, pesanan pembelian, slip pengepakan, dan faktur
penggajian mengirimkan satu salinan daftar penggajian ke
dalam file AP yang terbuka. Pada akhir hari, dia menyiapkan
departemen akuntansi. Petugas kemudian mengarsipkan
voucher jurnal, yang dikirimkan ke Vic di departemen buku
kartu waktu dan salinan daftar penggajian di departemen
besar. Dengan menggunakan sistem komputer terpisah, Vic
penggajian.
memperbarui akun kontrol yang terpengaruh oleh transaksi dan
Petugas departemen akuntansi menerima daftar
mengarsipkan ringkasan dan voucher jurnal.
penggajian, memeriksa keakuratannya, dan
Ringkasan Sistem Pencairan Kas menggunakan komputer departemen untuk mencatat
Fayth meninjau file AP yang terbuka untuk item yang harus transaksi dengan memposting ke akun pembantu dan
dibayar, menunggu hingga tanggal terakhir untuk melakukan buku besar, termasuk beban gaji, kas, dan berbagai
pembayaran dan masih memanfaatkan diskon. Dari PC-nya, dia akun pemotongan. Petugas kemudian mencetak cek
kemudian memperbarui (menutup) catatan anak perusahaan AP hard-copy, yang ditulis pada rekening kas umum.
yang sesuai, mencetak cek dua bagian, dan mencatat Petugas menandatangani gaji dan mengirimkannya ke
pembayaran dalam file register cek. Di penghujung hari, Fayth mandor, yang kemudian membagikannya kepada
mengirimkan cek tersebut ke pemasok, mengarsipkan karyawan. Akhirnya, petugas mengarsipkan daftar
salinannya, dan menyiapkan voucher jurnal, yang kemudian penggajian di departemen.
diberikan kepada Vic. Vic mencatat transaksi di akun buku besar
Diperlukan:
yang terpengaruh dan mengarsipkan voucher jurnal.
A. Buat diagram aliran data sistem penggajian.
Diperlukan: B. Buat diagram alur sistem sistem penggajian.
A. Buat diagram aliran data dari sistem saat ini. C. Menganalisis kelemahan pengendalian internal dalam
B. Buat diagram alur sistem dari sistem yang ada. sistem. Modelkan respons Anda berdasarkan enam
C. Menganalisis kelemahan pengendalian internal dalam kategori aktivitas pengendalian fisik yang ditentukan
sistem. Modelkan respons Anda berdasarkan enam dalam kerangka pengendalian internal COSO.
kategori aktivitas pengendalian fisik yang ditentukan D. Membuat rekomendasi untuk memperbaiki prosedur
dalam kerangka pengendalian internal COSO. penggajian.
10. A&V Safety, Inc.—Sistem Pemrosesan Penggajian ringkasan penggajian ke buku besar. Terakhir, petugas
(Proses Manual) penggajian mengirimkan cek gaji ke departemen

pengeluaran kas, di mana cek tersebut ditandatangani dan
(Disiapkan oleh Aneesh Varma, diteruskan ke supervisor, yang kemudian
Universitas Lehigh) mendistribusikannya ke karyawan masing-masing.
A&V Safety, Inc., adalah perusahaan berkembang yang Salinan cek penggajian yang telah ditandatangani
mengkhususkan diri dalam penjualan peralatan keselamatan ke dikembalikan ke departemen penggajian, di mana salinan
entitas komersial. Saat ini perusahaan mempekerjakan 200 tersebut dicocokkan dengan daftar penggajian dan diarsipkan
karyawan tetap, semuanya bekerja di kantor pusatnya di San secara lokal. Petugas pengeluaran kas menyiapkan daftar
Diego, California. Selama musim panas, perusahaan memperluas penerima yang terverifikasi. Dia mengirimkan satu salinan daftar
dengan menyertakan pekerja magang musim panas yang tersebut ke departemen AP. Petugas AP menggunakan daftar
didelegasikan pekerjaan yang lebih kecil dan tugas lainnya. tersebut untuk memperbarui buku besar AP untuk menutup
Proses penggajian A&V disajikan dalam paragraf berikut. akun hutang gaji. Petugas pengeluaran kas mengirimkan salinan
A&V Safety, Inc., supervisor mengumpulkan dan meninjau kedua daftar penerima ke petugas buku besar, yang
kartu waktu karyawan, yang kemudian diteruskan ke merekonsiliasinya dengan laporan ringkasan dan
departemen penggajian. Selama pemrosesan penggajian, mempostingnya ke buku besar.
tingkat upah masing-masing karyawan diambil secara manual
dari file personalia berdasarkan ID karyawan. Namun, pekerja Diperlukan:
magang yang bekerja di A&V tidak menerima kartu identitas dan A. Buat diagram aliran data dari sistem saat ini.
nomor karyawan karena mereka hanya berada di perusahaan B. Buat diagram alur sistem dari sistem yang ada.
tersebut selama 10 minggu. Dalam kasus seperti ini, atasan C. Menganalisis kelemahan pengendalian internal dalam sistem.
langsung menuliskan tingkat upah pada kartu waktu sebelum Modelkan respons Anda berdasarkan enam kategori aktivitas
diserahkan ke departemen penggajian. pengendalian fisik yang ditentukan dalam kerangka
Petugas penggajian kemudian secara manual menyiapkan cek pengendalian COSO.
penggajian, memperbarui daftar penggajian, dan mengarsipkan kartu D. Siapkan diagram alur sistem berbasis komputer yang didesain
waktu di departemen. Dia mengirimkan salinan daftar penggajian ke ulang yang menyelesaikan kelemahan pengendalian yang Anda
petugas AP yang memperbarui buku besar AP untuk hutang gaji. identifikasi.
Petugas penggajian kemudian mengirim
Tugas ACL
File yang digunakan untuk tugas berikut terletak 3. BukaEMPMAST(file induk karyawan) dan uji
diproyek sampel. aclyang menyertai ACL. duplikat catatan karyawan. Siapkan laporan
Beberapa penugasan menggunakan ACL hasil akhir yang mengidentifikasi anomali
HubunganDanBergabung fitur. Untuk informasi atau potensi kesalahan. Cetak laporan dan
rinci tentang penggunaan perintah ini dan komentari hasilnya.
perintah lainnya, lihat Bantuan online ACL. 4. MenggunakanHubunganfitur, membuat tampilan
data dari keduanyatiang utamaDanDaftar gajifile
1. BukaAP_Trans(pembelian) file dan stratifikasi yang menguji gaji kepada karyawan yang tidak ada.
pada bidang Kuantitas. Cetak jendela hasil 5. MenggunakanBergabungfitur, membuat tampilan

terakhir dan komentari tindakan yang akan data dari keduanyatiang utamaDanDaftar gajifile
diambil oleh auditor. yang menguji gaji kepada karyawan yang tidak ada.
2. MenggunakanHubunganfitur, buat tampilan dari 6. Kasus Komprehensif Bradmark.

data di keduanyaAP_Trans(pembelian) dan
Diperlukan:
Inventarisfile yang menunjukkan detail produk (
Deskripsi ProdukDankuantitas di tangan). Akses Kasus Bradmark ACL di bagian Sumber Daya Siswa
Cetak tampilan dan komentari hasilnya. di situs Web buku teks. Instruktur Anda akan memberi
tahu Anda pertanyaan mana yang harus dijawab.

Ebook Audit SI CHPTR 10 (Id)

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Ebook Audit SI CHPTR 10 (Id)

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Diterjemahkan dari bahasa Inggris ke bahasa Indonesia - www.onlinedoctranslator.

KEGIATAN DAN TEKNOLOGI SIKLUS PENGELUARAN

Prosedur Pembelian dan Pencairan Tunai Menggunakan Teknologi Batch Processing

Departemen Pemrosesan Data: Langkah 1

Bagian pembelian.Setelah menerima daftar permintaan pembelian, departemen pembelian

Pembelian Menerima Sistem Pengolahan Data Pembelian Akun hutang

A Pembelian Pembelian D Menerima B Pembelian

Urutkan berdasarkan Vendor Inventaris Pembayaran Rekening

Daftar permintaan Membuka Pembayaran

GAMBAR 10.1 Sistem Pembelian Batch (Lanjutan)

Sistem Pencairan Kas Pengolahan Data Akun hutang Pencairan Tunai

Prosedur Akhir Hari: Pembaruan Buku Besar

Departemen Pemrosesan Data: Langkah 2

Departemen Pemrosesan Data: Langkah 3

Akun hutang.Ketika petugas hutang menerima faktur pemasok, dia merekonsiliasinya

Departemen Pemrosesan Data: Langkah 4

GAMBAR 10.2 Prosedur Pemesanan Inventaris Alternatif

Pembelian Departemen Pengolahan Data Menerima Akun hutang

Pembelian Departemen Pengolahan Data Menerima Akun hutang

Transfer Elektronik Pesanan Pembelian

Pencairan Tunai: Departemen Pengolahan Data.Setiap hari, sistem memindai

Pencairan Tunai: Departemen Pencairan Tunai

Merekayasa Ulang Sistem Pembelian/Pencairan Tunai

GAMBAR 10.3 Sistem Pembelian/Pencairan Tunai yang Direkayasa Ulang

Pengolahan data Menerima Akun hutang

Pindai Inventaris Barang-barang

Vendor Order pembelian

Ditampilkan setelah Qty Recvd

Karena informasi keuangan mengenai pembelian diketahui terlebih dahulu dari

Sistem yang Direkayasa Ulang

Pemisahan tugas.Sistem ini menghilangkan pemisahan mendasar antara otorisasi dan

Ikhtisar Prosedur Penggajian

Merekayasa Ulang Sistem Penggajian

GAMBAR 10.5 Sistem Penggajian Batch dengan File Berurutan

Produksi Pengolahan data Pencairan Tunai

Pekerjaan Pekerjaan Membayar

Biaya Pekerjaan Distribusi

Mengajukan Berkas WIP

Voucher Distrik Buruh

Memeriksa Kirim ke Bank.

Personil Tenaga kerja

Pemrosesan Waktu Nyata

Pengolahan data.Di akhir masa kerja, tugas-tugas berikut dilakukan dalam

TUJUAN AUDIT SIKLUS PENGELUARAN, PENGENDALIAN, DAN

Tentukan bahwa transaksi penggajian mewakili upah atas jasa yang

Kelengkapan Tentukan bahwa hutang usaha mewakili seluruh jumlah

Ketepatan Menetapkan bahwa transaksi pembelian dihitung secara akurat dan

Kontrol Validasi Data

Menguji Kontrol Validasi

• Semua invoice yang masuk ke sistem telah diproses.

Menguji Kontrol Batch

Kontrol Otorisasi Pembelian

Menguji Kontrol Otorisasi Pembelian

Ketika prosedur otorisasi karyawan terkomputerisasi, program penggajian

Pengujian Prosedur Otorisasi Pegawai

Kontrol Pembaruan File

Kontrol Pemeriksaan Urutan.Dalam sistem yang menggunakan file master berurutan

Kontrol Validasi Kewajiban.Kontrol penting dalam sistem pembelian/hutang adalah

Menguji Kontrol Pembaruan File.Kegagalan kontrol pembaruan file berfungsi dengan

• Keamanan gudang, seperti pagar, alarm, dan penjaga.

Menguji Kontrol Akses

Kontrol Sistem Pembelian

• Laporan penerimaan, yaitu bukti penerimaan fisik barang, kondisinya,