Chapter 7: The Conversion Cycle

Siklus Konversi
Siklus konversi ada secara konseptual di semua organisasi, termasuk
industri jasa dan ritel. Akan tetapi, secara formal dan nyata di perusahaan
manufaktur. Siklus konversi perusahaan mengubah (mengubah) sumber daya
input, seperti bahan baku, tenaga kerja, dan overhead, menjadi produk atau
layanan jadi yang dijual. Diimulai dengan peninjauan model produksi batch
tradisional, yang terdiri dari empat proses dasar: (1) merencanakan dan
mengendalikan produksi, (2) melakukan operasi produksi, (3) mempertahankan
kontrol persediaan, dan (4) melakukan akuntansi biaya.

Kemudian membahas teknik dan teknologi manufaktur di perusahaan

kelas dunia. Banyak perusahaan yang mengejar status kelas dunia mengikuti
filosofi lean manufacturing. Pendekatan ini berkembang dari Toyota Production
System (TPS). Tujuan lean manufacturing adalah untuk meningkatkan efisiensi
dan efektivitas dalam desain produk, interaksi pemasok, operasi pabrik,
manajemen karyawan, dan hubungan pelanggan. Kunci keberhasilan lean
manufacturing adalah mencapai fleksibilitas manufaktur, yang melibatkan
organisasi fisik fasilitas produksi dan penggunaan teknologi otomatis, termasuk
mesin yang dikontrol numerik (CNC) komputer, manufaktur terintegrasi komputer
(CIM), penyimpanan otomatis dan sistem pengambilan (AS / RS) , robotika,
desain bantuan komputer (CAD), dan manufaktur bantuan komputer (CAM).

LINGKUNGAN MANUFAKTUR TRADISIONAL

Siklus konversi terdiri dari aktivitas fisik dan informasi yang terkait dengan
produk manufaktur untuk dijual. Produksi dipicu oleh pesanan pelanggan dari
siklus pendapatan dan / atau oleh perkiraan penjualan dari pemasaran. Input ini
digunakan untuk menetapkan target produksi dan menyiapkan rencana produksi,
yang menggerakkan kegiatan produksi. Permintaan pembelian bahan baku yang
diperlukan untuk memenuhi tujuan produksi dikirim ke prosedur pembelian (siklus
pengeluaran), yang menyiapkan pesanan pembelian untuk vendor. Tenaga kerja
yang digunakan dalam produksi ditransmisikan ke sistem penggajian (siklus
pengeluaran) untuk pemrosesan penggajian. Biaya produksi yang terkait dengan
pekerjaan-dalam-proses antara dan barang jadi (FG) dikirim ke buku besar (GL)
dan sistem pelaporan keuangan.

Riska Safitri Arief (A031171526)

Chapter 7: The Conversion Cycle

Bergantung pada jenis produk yang diproduksi, perusahaan akan

menggunakan salah satu metode produksi berikut:

1. Pemrosesan berkelanjutan menciptakan produk yang homogen melalui

serangkaian prosedur standar yang berkelanjutan. Semen dan petrokimia
diproduksi dengan metode manufaktur ini. Biasanya, di bawah pendekatan ini
perusahaan berusaha untuk mempertahankan persediaan barang jadi pada
tingkat yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan penjualan yang
diharapkan. Perkiraan penjualan bersama dengan informasi tentang tingkat
persediaan saat ini memicu proses ini.

2. Proses make-to-order melibatkan pembuatan produk diskrit sesuai

dengan spesifikasi pelanggan. Proses ini diprakarsai oleh pesanan penjualan
daripada tingkat persediaan habis.

3. Pemrosesan batch menghasilkan kelompok produk (batch) yang

berbeda. Setiap item dalam batch adalah serupa dan membutuhkan bahan baku
dan operasi yang sama. Untuk menjustifikasi biaya pengaturan dan pemasangan
kembali untuk setiap proses batch, jumlah item dalam batch cenderung besar. Ini
adalah metode produksi yang paling umum dan digunakan untuk memproduksi
produk-produk seperti mobil, peralatan rumah tangga, barang-barang kaleng,
ban otomotif, dan buku pelajaran.

SISTEM PENGOLAHAN BATCH

Gambaran konseptual dari sistem pemrosesan batch, yang terdiri dari

empat proses dasar: merencanakan dan mengontrol produksi, melakukan
operasi produksi, memelihara kontrol inventaris, dan melakukan akuntansi biaya
yang dapat dilakukan secara manual atau oleh computer.

Dokumen dalam Sistem Pemrosesan Batch

Proses manufaktur dapat dipicu oleh pesanan penjualan individu dari

siklus pendapatan atau oleh perkiraan penjualan yang disediakan oleh sistem
pemasaran. Prakiraan penjualan menunjukkan permintaan yang diharapkan
untuk FG perusahaan untuk periode tertentu. Untuk beberapa perusahaan,
pemasaran dapat menghasilkan perkiraan permintaan tahunan berdasarkan

Riska Safitri Arief (A031171526)

Chapter 7: The Conversion Cycle

produk. Untuk perusahaan dengan perubahan musiman dalam penjualan,

perkiraan akan untuk periode yang lebih pendek (triwulanan atau bulanan) yang
dapat direvisi sesuai dengan kondisi ekonomi.

Kegiatan Produksi Batch

Prosedur akuntansi biaya dimulai dengan memeriksa fungsi perencanaan

dan kontrol produksi. Ini terdiri dari dua kegiatan utama: (1) menentukan bahan
dan persyaratan operasi dan (2) penjadwalan produksi. Persyaratan RM untuk
kumpulan produk apa pun adalah perbedaan antara apa yang dibutuhkan dan
apa yang tersedia dalam inventaris RM. Persyaratan operasi untuk bets
melibatkan kegiatan perakitan dan / atau manufaktur yang akan diterapkan pada
produk. Ini ditentukan dengan menilai spesifikasi lembar rute.

Aktivitas kedua dari fungsi perencanaan dan kontrol adalah penjadwalan

produksi. Jadwal Tugas penjadwalan juga menghasilkan pesanan kerja,
memindahkan tiket, dan permintaan bahan untuk setiap batch dalam
menjalankan produksi. Operasi produksi yang sebenarnya dimulai ketika pekerja
mendapatkan bahan baku dari gudang dengan imbalan permintaan bahan baku.
Ketika tugas selesai di pusat kerja tertentu, pengawas atau orang yang
berwenang lainnya menandatangani tiket pindahan, yang memberi wewenang
kepada batch untuk melanjutkan ke pusat kerja berikutnya. Untuk bukti bahwa
tahap produksi telah selesai, salinan tiket pindah dikirim kembali ke perencanaan
produksi dan kontrol untuk memperbarui file pesanan pekerjaan terbuka. Setelah
menerima tiket pemindahan terakhir, file pesanan kerja terbuka ditutup. Produk
jadi bersama dengan salinan perintah kerja dikirim ke gudang barang jadi (FG).
Juga, salinan perintah kerja dikirim ke kontrol inventaris untuk memperbarui
catatan inventaris FG.

Fungsi kontrol inventaris terdiri dari tiga kegiatan utama. Pertama,

menyediakan perencanaan produksi dan kontrol dengan laporan status barang
jadi dan persediaan bahan baku. Kedua, fungsi kontrol inventaris terus terlibat
dalam memperbarui catatan persediaan bahan baku dari daftar permintaan
bahan baku, daftar permintaan bahan baku berlebih, dan tiket pengembalian
bahan baku. Akhirnya, setelah menerima perintah kerja dari pusat kerja terakhir,
pengendalian inventaris mencatat produksi yang telah selesai dengan
memperbarui catatan persediaan barang jadi.

Riska Safitri Arief (A031171526)

Chapter 7: The Conversion Cycle

KONTROL DI LINGKUNGAN TRADISIONAL

Terdapat enam kelas umum kegiatan pengendalian internal yang

diterapkan pada siklus konversi, yaitu:

a. Otorisasi transaksi

Berikut ini menjelaskan prosedur otorisasi transaksi dalam siklus konversi :

 Dalam lingkungan manufaktur tradisional, perencanaan dan kontrol

produksi mengizinkan kegiatan produksi melalui perintah kerja formal.
Dokumen ini mencerminkan persyaratan produksi, yang merupakan
perbedaan antara permintaan yang diharapkan untuk produk
(berdasarkan perkiraan penjualan) dan persediaan FG yang ada.
 Memindahkan tiket yang ditandatangani oleh penyelia di setiap pusat
kerja mengesahkan kegiatan untuk setiap kelompok dan untuk
pergerakan produk melalui berbagai pusat kerja.
 Permintaan bahan dan permintaan bahan berlebih mengotorisasi
pemilik toko untuk melepaskan bahan ke pusat kerja.
b. Pemisahan tugas

Salah satu tujuan dari prosedur pengendalian ini adalah untuk memisahkan
tugas otorisasi transaksi dan pemrosesan transaksi. Sebagai hasilnya,
departemen perencanaan dan kontrol produksi dipisahkan secara organisasi dari
pusat-pusat kerja. Tujuan pengendalian lainnya adalah untuk memisahkan
pencatatan dari penyimpanan aset. Akhirnya, untuk menjaga independensi
fungsi GL sebagai langkah verifikasi, departemen GL harus terpisah dari
departemen yang memiliki akun anak perusahaan. Oleh karena itu, departemen
GL dipisahkan secara organisasi dari pengendalian inventaris dan akuntansi
biaya.

c. Pengawasan

Prosedur pengawasan berikut berlaku untuk siklus konversi:

 Pengawas di pusat-pusat kerja mengawasi penggunaan RM dalam

proses produksi. Ini membantu memastikan bahwa semua bahan
yang dilepaskan dari toko digunakan dalam produksi dan bahwa

Riska Safitri Arief (A031171526)

Chapter 7: The Conversion Cycle

limbah diminimalkan. Kartu waktu karyawan dan tiket kerja juga harus
diperiksa keakuratannya.
 Pengawas juga mengamati dan meninjau kegiatan ketepatan waktu.
Ini mempromosikan kartu waktu dan tiket kerja karyawan yang akurat.
d. Kontrol akses

Siklus konversi memungkinkan akses langsung dan tidak langsung ke aset.

 Akses langsung ke aset mempengaruhi jenis kontrol akses yang

diperlukan. Perusahaan sering membatasi akses ke area sensitif,
seperti gudang, pusat kerja produksi, dan gudang FG serta
menggunaan biaya standar untuk menyediakan jenis kontrol
akses.
 Akses tidak langsung ke asset seperti uang tunai dan inventaris,
dapat dimanipulasi melalui akses ke dokumen sumber yang
mengendalikannya. Dalam siklus konversi, dokumen penting
termasuk daftar permintaan bahan, daftar permintaan bahan
berlebih, dan kartu waktu karyawan. Metode kontrol yang juga
mendukung jejak audit adalah penggunaan dokumen yang diberi
nomor sebelumnya.
e. Catatan akuntansi

Tujuan dari teknik kontrol ini adalah untuk menetapkan jejak audit untuk
setiap transaksi. Dalam siklus konversi ini dicapai melalui penggunaan perintah
kerja, lembar biaya, tiket pindah, tiket kerja, daftar permintaan bahan, file WIP,
dan file inventaris FG. Dengan memberi nomor awal pada dokumen sumber dan
merujuknya dalam catatan WIP, perusahaan dapat melacak setiap item
inventaris FG kembali melalui proses produksi ke sumbernya. Ini sangat penting
dalam mendeteksi kesalahan dalam produksi dan pencatatan, menemukan batch
yang hilang dalam produksi, dan melakukan audit berkala.

f. Verifikasi independen

Langkah-langkah verifikasi dalam siklus konversi dilakukan dengan

departemen akuntansi biaya merekonsiliasi bahan dan penggunaan tenaga kerja
yang diambil dari daftar permintaan bahan dan tiket kerja dengan standar yang
ditentukan. Personil akuntansi biaya kemudian dapat mengidentifikasi
keberangkatan dari standar yang ditentukan, yang secara resmi dilaporkan

Riska Safitri Arief (A031171526)

Chapter 7: The Conversion Cycle

sebagai varian. Kemudian departemen GL memeriksa total pergerakan produk

dari WIP ke FG. Ini dilakukan dengan merekonsiliasi voucher jurnal dari
akuntansi biaya dan ringkasan buku besar pembantu inventaris dari
pengendalian persediaan. Akhirnya, auditor internal dan eksternal secara berkala
memverifikasi inventaris RM dan FG yang ada melalui perhitungan fisik. Mereka
membandingkan jumlah aktual dengan catatan persediaan dan membuat
penyesuaian ke catatan bila perlu.

PRINSIP-PRINSIP PEMBUATAN LEAN

Lean manufacturing berevolusi dari Toyota Production System (TPS), yang

didasarkan pada model produksi just-intime (JIT). Pendekatan manufaktur ini
bertentangan langsung dengan manufaktur tradisional, yang ditandai dengan
tingkat inventaris tinggi, ukuran lot produksi besar, inefisiensi proses, dan
pemborosan. Sasaran produksi ramping adalah meningkatkan efisiensi dan
efektivitas di setiap bidang, termasuk desain produk, interaksi pemasok, operasi
pabrik, manajemen karyawan, dan hubungan pelanggan. Bersandar melibatkan
mendapatkan produk yang tepat ke tempat yang tepat, pada waktu yang tepat,
dalam jumlah yang tepat sambil meminimalkan limbah dan tetap fleksibel.
Sebagian besar kesuksesan tergantung pada pemahaman karyawan dan
merangkul prinsip lean manufacturing. Prinsip-prinsip berikut mencirikan lean
manufacturing.

a. Pengolahan Tarik, melibatkan menarik produk dari konsumen akhir

(permintaan), daripada mendorong mereka dari produksi akhir (pasokan).
Di bawah pendekatan lean, persediaan tiba dalam jumlah kecil dari
vendor beberapa kali per hari, tepat pada waktunya untuk masuk ke
produksi. Mereka ditarik ke produksi ketika kapasitas hilir tersedia.
Berbeda dengan proses push tradisional, pendekatan ini menghindari
penciptaan batch inventaris setengah jadi di kemacetan.

b. Kualitas Sempurna, keberhasilan model pemrosesan tarikan memerlukan

cacat nol dalam inventaris RM, WIP, dan FG. Kualitas buruk sangat
mahal bagi perusahaan. Pertimbangkan biaya memo, pengerjaan ulang,
keterlambatan penjadwalan, dan inventori tambahan untuk mengganti
bagian yang rusak, klaim garansi, dan layanan lapangan.

Riska Safitri Arief (A031171526)

Chapter 7: The Conversion Cycle

c. Minimasi Limbah, semua kegiatan yang tidak menambah nilai dan

memaksimalkan penggunaan sumber daya yang langka harus
dihilangkan. Sampah melibatkan keuangan, manusia, inventaris, dan aset
tetap. Berikut ini adalah contoh limbah di lingkungan tradisional, yang
lean berusaha meminimalkan.

SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA ENTERPRISE (ERP)

ERP mengintegrasikan departemen dan fungsi di seluruh perusahaan ke

dalam satu sistem aplikasi terintegrasi yang terhubung ke satu database umum.
Ini memungkinkan berbagai departemen untuk berbagi informasi dan
berkomunikasi satu sama lain. Sistem ERP terdiri dari modul fungsi-spesifik yang
mencerminkan praktik terbaik industri. Dirancang untuk berinteraksi dengan
modul-modul lain (misalnya, piutang dagang, hutang dagang, pembelian, dan
sebagainya), paket-paket komersial ini mendukung kebutuhan informasi seluruh
organisasi, bukan hanya fungsi manufaktur. ERP dapat menghitung kebutuhan
sumber daya, menjadwalkan produksi, mengelola perubahan pada konfigurasi
produk, memungkinkan perubahan produk yang direncanakan di masa depan,
dan memantau produksi lantai toko. Selain itu, ERP menyediakan entri pesanan,
penerimaan kas, pengadaan, dan fungsi pencairan kas bersama dengan
kemampuan pelaporan keuangan dan manajerial penuh.

Perusahaan lean manufacturing akan memiliki sistem ERP yang mampu

komunikasi eksternal dengan pelanggan dan pemasoknya melalui pertukaran
data elektronik (EDI). Tautan komunikasi EDI (melalui Internet atau koneksi
langsung) akan memungkinkan perusahaan untuk secara elektronik menerima
pesanan penjualan dan penerimaan uang tunai dari pelanggan, mengirim faktur
kepada pelanggan, mengirim pesanan pembelian ke vendor, menerima faktur
dari vendor dan membayar mereka, serta mengirim dan mengirim menerima
dokumen pengiriman.

Riska Safitri Arief (A031171526)