BAB 6 Siklus Pendapatan Buku

Siklus Penda
Penju
Penagih~
B a
Bela;ar
mempelajari bab ini, Anda diharapkan mampu untuk:
Menjelaskan berbagai aktivitas bisnis dasar dan operasi pemrosesan data terkait
yang dilaksanakan
dalam siklus pendapatan.
Mendiskusikan keputusan penting yang harus dibuat dalam siklus pendapatan dan me
ngidentifikasi
informasi yang dibutuhkan untuk membuat berbagai keputusan tersebut.
Mendokumentasikan pemahamail Anda tentang siklus pendapatan.
Mengidentifikasi ancaman-ancaman utama dalam siklus pendapatan dan mengevaluasi
kecukupan
berbagai prosedur pengendalian untuk mengatasi berbagai ancaman tersebut.
(Highlight comment compaq
12/16/2010 1:21:09 PM
blank)
memaharni model data (diagram REA) siklus pendapatan.Membaca dan
-Kasus Integratif: Alpha Omega Electronics
Alpha Omega Electronics (AOE) memproduksi berbagai produk elektronik sehari-hari
,
termasuk kalkulator, jam digital, radio, pager, mainan, game, dan peralatan dapu
r kecil.
Pelanggan utamaAOEadalah toka ritel, tetapiperusahaan tersebut baru-baru ini tel
ah mulai
menjual dalam jumlah besar kepada perusahaan penjual via surat pesanan(mail-orde
rfirm),
yang mengiklankandiri dalam berbagai katalog dan majalah. Gambar 11-1 memperliha
tkan
sebagian bagan struktur organisasi AOE. '
Linda Spurgeon, direktur utama AOE, mengadakan rapat dengan para eksekutif
perusahaan untuk mendiskusikan dua masalah penting.
12/16/2010 1:23:10 PM
blank)
Pertama,
12/16/2010 1:23:04 PM
blank)
AOE telah mengalami
BAGIAN III Aplikasi Sistem Infonnasi Akuntansi

12/16/2010 1:23:07 PM
blank)
penyusutan pangsa pasar selama tiga tahun terakhir.
12/16/2010 1:23:13 PM
blank)
Kedua,
12/16/2010 1:23:19 PM
blank)
masalah arus kas telah
.
.
12/16/2010 1:23:22 PM
blank)
meningkatkan desakan untuk melakukan pinjaman jangka pendek. Dalam rapat eksekut
if
tersebut, Trevor Whitman, wakildirektur utama bagian pemasaran, menjelaskan bahw
a
12/16/2010 1:23:34 PM
blank)
salah
12/16/2010 1:23:38 PM
blank)
satualasanpenurunan pangsapasarAOE adala~
para pesaing ternyata memberikan pelayanan
12/16/2010 1:23:41 PM
blank)
pelanggan yang lebih baik. Akan tetapi, ketika Linda meminta keterangan yang leb
ih jelas,
Trevormengakubahwapendapatnyaitu
12/16/2010 1:24:01 PM
blank)
hanyadidasarkanpadapercakapannyabaru-baruini
12/16/2010 1:24:03 PM
blank)
dengan dua pelanggan besar. Dia juga mengakui bahwa dia tidak dapat langsung
mengidentifikasi 10 pelanggan AOE yang paling menguntungkan. Linda kerTiudian be
rtanya
ke Elizabeth Yenko, kontroler perusahaan tersebut,
12/16/2010 1:24:47 PM
blank)
mengenai masalah arus kas AOE. Daftar
12/16/2010 1:24:50 PM
blank)
umur piutangusaha yang terbaru menunjukkan peningkatan yang signifikan atas juml
ah piutang
12/16/2010 1:24:54 PM
blank)
pelanggan yang jatuh tempo.
12/16/2010 1:24:59 PM
blank)
Akibatnya, AOE harus menambah pinjaman jangka pendeknya
12/16/2010 1:25:03 PM
blank)
karena penundaan dalam penagihan pembayaran pelanggan. Selain itu, BestYalue Com
pany,
jaringan ritel yang selama ini menjadi salah satu pelanggan utama AOE, baru-baru
ini bangkrut.
Elizabeth mengakui bahwa dia tidak yakin apakah AOE akan qapat menagih dari Best
Yalue
sejumlah besar piutang yang telah jatuh tempo.
Linda r'nerasa frustasi dengan
12/16/2010 1:25:21 PM
blank)
kurangnya informasi rinci mengenai kedua masalah tersebut.
Dia mengakhiri rapat tersebut dengan
12/16/2010 1:25:32 PM
blank)
meminta Elizabeth dan Trevor untuk
12/16/2010 1:25:45 PM
blank)
bekerja sama
dengan Ann Brandt, wakil direktur utama bagian sistem informasi,
12/16/2010 1:25:48 PM
blank)
untuk mengembangkan
12/16/2010 1:25:54 PM
blank)
sistem pelaporan yang disempurnakan agar AOE dapat lebih secara dekat mengawasi
dan
12/16/2010 1:25:59 PM
blank)
mengambillangkah untuk meningkatkan pelayananpada pelanggan dan manajemen arus
12/16/2010 1:26:02 PM
blank)
kasnya. Secara khusus, Linda meminta Elizabeth, Trevor, dan Ann untuk menangani
masalahmasalah
berikut ini:
1.
Bagaimana AOE dapat meningkatkan pelayanan kepada pelanggan? Informasi Apakah
yang dibutuhkanbagian pemasaran untuk melaksanakan tugasnya dengan lebih baik?
2.
Bagaimana AOE dapat mengidentifikasi para pelanggan dan pasarnya yang paling
menguntungkan?
3.
BagaimanaAOE dapatmeningkatkan pengawasan atas rekening kreditnya? Bagaimana
suatu perubahan dalam kebijakan kredit mempengaruhi baik penjualan maupun piutan
g
tidak tertagih?
4.
Bagaimana AOE dapat meningkatkan prosedur penagihan kasnya?
12/16/2010 1:27:14 PM
blank)
Seperti yang ditunjukkan dalam kasus AOE, kekurangan
12/16/2010 1:26:31 PM
blank)
dalam sistem informasi yang
12/16/2010 1:26:36 PM
blank)
digunakan untuk mendukung berbagai aktivitas siklus pendapatan dapat menimbulkan
masalah
12/16/2010 1:26:39 PM
blank)
besar bagi sebuah organisasi. Sewaktu Anda membacabab ini, pikirkan bagaimana si
stem
informasi AOE dapat didesain kembali untuk memberikan dukungan yang lebih efisie
n dan
efektif bagi berbagai aktivitas sikh.Js pendapatannya.
BAS 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kas

Direktur Audit Internal
Paul Reinhardt
Wakil Direktur
Wakil Direktur
Wakil Direktur Wakil Direktur Bagian
Wakil Direktur Bagian
Bagian Pemllsaran
Bagian Sumber
Bagian Produksi Sistem Informesi
Keuangan
Trevor Whitman
Daya Manusia
PeterWu
LeRoy Williams Ann Brandt
Stephanie Cromwell
Manajer Bagian
Kredit
Sofia Lopez
Akuntansi Umum
Mike Tumo
Gambar 11-1 Sebagian bagan struktur organisasi AGE
.PENDAHULUAN
12/16/2010 1:27:35 PM
blank)
Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesaninfor
masi
terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang danjasa kepara pelanggan d
an
12/16/2010 1:27:39 PM
blank)
menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut (Lihat Gambar 1
1
2).

12/16/2010 1:27:46 PM
blank)
Pertukaran informasi ekstemal yang paling utama dalam siklus ini ada dengan
12/16/2010 1:27:50 PM
blank)
pelanggan. Informasi mengenai berbagai aktivitas siklus pendapatan juga inengali
r ke
siklus akuntansi lainnya (melalui database terpusat, yang tidak diperlihatkan da
lam
Gambar 11-2, untuk mengurangi kebingungan). Contohriya, siklus pengeluaran dan
produksi menggunakan informasi mengenai transaksi penjualan untuk memulai
pembelian atau produksi persediaan tambahan untuk memenuhi permintaan. Siklus
sumber daya manusia/penggajian menggunakan informasi mengenai penjualan untuk
menghitung komisi penjualan danberbagai bonus. Fungsi buku besar dan pelaporan
menggunakan informasi yang dihasilkan oleh siklus pendapatan untuk inempersiapka
n
laporan keuangan dan kinerja.
12/16/2010 1:28:13 PM
blank)
Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di
tempat danwaktu yang tepatdengan harga yang sesuai. Guna mencapai tujuan tersebu
t,
pihak manajemen harus membuat beberapa keputusan rentingberikut ini:
BAGIAN III
Apl1kasl Slstem Informast Akuntansl
Sejauh apakah produk dapat dan harus disesuaikan dengan tiap kebutuhan dan
keinginan pelanggan?
Seberapabanyakpersediaanyangharusdimiliki, dandimanakahpersediaantersebut
ditempatkan?
Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim kepada para pelanggan? Haruskah
perusahaan melakukan fungsi pengiriman sendiri atau menggunakan pihak ketiga
yang mengkhususkan diri dalam pengiriman?
Berapakah harga optimal untuk setiap produk atau jasa?
Haruskah kredit ditawarkan kepada pelanggan?
Berapa banyak kredit yang seharusnya diberikan ke tiap pelanggan?
Apa syarat-syarat kredit yang seharusnya diberikan?
Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas?
Pennintaan
sumberdaya
manusialpenggajian
Informasi teritang
ketersediaan barang
Siklus
pengeluaran Pesanan
Sistem buku besar
dan pelaporan
Siklus manajemen
Dokumen
pengiriman
Slip
~
Kurir
Fakturpenjual_an .....
Jawaban alas permintaan----Pembayaran
Dokumen
pengirbnan
t
Pelanggan
Siklus
produksi
Kebutuhan alas
produksidan
pembelian
(pemesanan
ulang)
Gambar 11-2 Diagram konteks siklus pendapatan

Sebagai tambahan,
12/16/2010 1:30:58 PM
blank)
pihak manajemen harus mengawasi dan mengevaluasi efi$iensi
dan efektivitas proses siklus pendapatan. Hal ini membutuhkan akses yang mudah k
e
dataterinci mengenai sumber daya yang digunakan dalam siklus pendapatan, berbaga
i
kegiatanyangttlempengaruhiberbagaisumberdayatersebut, danparapelakuyangterlibat
dalam berbagai kegiatan tersebut. Kemudian, agar dapat berguna dan relevan untuk
pengambilan keputusan, data tersebut harus akurat, andal, dan tepat waktu.
BAB 11 S1klus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kas

Bab inimembahas
12/16/2010 1:31:35 PM
blank)
tiga fungsi dasarSIA dalam siklus pendapatan, yaitu: mendapatkan
dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis, meI.lyimpan dan mengatur
data
tersebutuntuk mendukung pengambilan keputusan, danmemberikan pengawasanuntuk
memastikan keandalandata serta menjaga sumber daya organisasi. Pembahasaridiawal
i
dengan menjelaskan berbagai aktivitas bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapa
tan.
Kemudian, akan dibahas metode yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan,
dan memproses data mengenai berbagai aktivitas siklus bisnis tersebut. Selanjutn
ya,
dibahas tujuan pengawasan utama dalam siklus pendapatan dan mendiskusikan
bagaimana cara mendesam SIA untuk mengurangi ancaman yang berkaitan dengan
berbagai aktivitas siklus pendapatan.Babini akan diakhiri dengan menyajikan mode
l
data terintegrasi yang menyimpan dan mengatur informasi mengenai berbagai aktivi
tas
siklus pendapatan yang akan memungkinkan pihakmanajemen untuk membuat berbagai
keputusanpenting dan untuk secara efektifmengawasi kinerja.
AKTIVITAS BISNIS SIKLUS PENDAPATAN
Gambar 11-3 menunjukkan empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus
pendapatan.
Entri Pesanan Penjualan
Siklus pendapatandimulai dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan.
.Departemen bagian pesanan penjualan, yang bertanggllI.lg jawab pada wakil direk
tur
utama bagian pemasaran (merujuk kembali pada Gambar 11-1),melakukan proses entri
pesanan penjualan. Gambar 11-4 menunjukkan bahwa
12/16/2010 1:33:50 PM
blank)
proses entri pesanan penjl1;alan
mencakup tiga tahap: mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui
kreditpelanggan,sertamemeriksaketersediaanpersediaan.Gambar 11-4jugamemasukkan
kegiatan pentingterkait yang mungkin ditangani oleh bagian pesanan penjualan ata
upun
oleh departemen terpisah untukpelayanan pelanggan(yangumumnya juga bertanggllI.l
g
jawab pada wakil direktur utama bagian pemasaran), yang menjawab permintaan
pelanggan.
Mengambil pesanan pelanggan
12/16/2010 1:34:21 PM
blank)
Pesanan pelanggan'dapat diterima dalam berbagai cara: di toko, melalui surat, me
lalui
telepon, melalui Web site, atau melalui tenaga penjualan di lapangan. Pada tahun
-tahun
terakhir ini, berbagai organisasi telah menemukan beberapa cara untuk menggunaka
n TI
gllI.la meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses entri pesanan penjualan. S
alah satu
cara untuk meningkatkan efisiensi entri pesanan penjualan adalah dengan mengizin
kan
para pelanggan untuk memasuki data pesanan penjualansendiri. Hal ini secara otom
atis
akan tercapai untuk penjualan melalui Web site, tetapi hal ini juga dapat dicapa
i baik
BAGIAN III Aplikasi Siste,m Informasl Akuntansi

dalampenjualan melalui taka maupun melalui surat. Cantahnya, taka ritel sepertiS
ervice
Merchandise, seperti juga ban'yakpemsahaan penjualan melalui surat pesanan lainn
ya,
meminta pelanggan menandai nomar barang dan mengisi jumlahbarang yang dipesan
pada farmulir pesanan yang telah dicetak yang dapat dibaca aleh alat pengenal ka
rakter
aptikal (optical character recognition-0CR).
12/16/2010 1:36:21 PM
blank)
Web site menyediakan cara lain untuk mengatamatisasikan pengentrian pesanan
penjualan. Kegunaannya tidak hanya untuk merigurangi biaya yang berkaitan dengan
pengambilan pesanan pelanggan, tetapi juga memberikan peluanguntuk meningkatkan
penjualan dengan memungkinkan
12/16/2010 1:36:55 PM
blank)
pelanggan
12/16/2010 1:36:32 PM
blank)
untuk
12/16/2010 1:36:44 PM
blank)
mendesain praduk mereka sendiri.
Sistern entri pesanan penjualari interaktif semacam inidisebut sebagai choiceboa
rds.
Komisi
Permintaan
1.0
=-~~;jf';:..Pesanan ,fr produksi dan Penjualan
Informas; pembelian
Persediaan ~
Informasi
kaasedaa1
barang
Siklus manajemen
sumberdaya
manusiaJ
penggajian
Persediaan
Siklus
pengeluaran
Siklus
Produksi Pelanggan
Pelanggan
Slip pengepakan
Dokumen pengiriman
t
Kurir
tPe~:~~aneUlang 2.0
r---\ Penginman ~
Slip pengepakan I "'_------J
Dokumen pengiriman
Dokumen
pengiriman
Sistam buku basar
dan pelaporan
Pengiriman uang
Penyimpanan
Bank
Laporan
4.0
pen:1shan11-~-"Tanda terima kas
/---Pelanggan
3.0
Penagihan
Penjualan Penjualan
Garnbar 11-3 Diagram arus data tingkat 0 untuk siklus pendapatan
BAB 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penaglhan Ras

12/16/2010 1:37:25 PM
blank)
Contohnya, pengunjung Web site Dell Computer dapatmencoba berbagai kombinasi
komponen dan fitur hingga mereka menemukan suatu konfigurasi yang memenuhi
kebutuhan mereka dengan harga yang mereka inginkan.
12/16/2010 1:37:41 PM
blank)
Hal ini tidak hanya
meningkatkan-penjualan, tetapi juga memungkinkan Dell untuk membuat berbagai
produksebagairesponsatas pesanan,sehinggamenghilangkankebutuhanuntukmemiliki
persediaan barang jadi dalam jumlah besar. Terlebih lagi, karena Dell menerima
pembayaran pada saatpesanan, arus.kasnya membaik dengan sangat dramatis.
Saatini terdapat
12/16/2010 1:37:53 PM
blank)
cara.lain untuk meningkatkan proses entri pesanan penjualan
melibatkan penggunaan electronic data interchange (EDI) untuk berhubungan secara
langsung dengan pelanggan. Dengan menggunakan
12/16/2010 1:38:06 PM
blank)
EDI, toko-toko ritel akan mengirim
pesananmerekalangsungkesistern pesananpenjualanAOE dalam
12/16/2010 1:38:17 PM
blank)
sebuahformatyang
12/16/2010 1:38:04 PM
blank)
12/16/2010 1:38:13 PM
blank)
akanmenghilangkan kebutuhanatasentridata. Beberapaprodusen dandistributorbahkari
menggunakan EDI untukmelimpahkan tanggung jawab pengelolaan persediaan ritel
pelanggan, yaitu sebuah proses yang disebut pula sebagai vendor-managed inventor
y
(VMI). Dengan VMI, pelanggan memberi pemasok akses ke data dari sistem point-ojsale
(POS) pelanggan. Pemasok tersebut menggunakan data itu untuk mengawasi tingkat
Pelanggan
Pennintaan
Bagian
Pengiriman
Bagian
.Pernbelian
Dattar
Pemesanan
U1ang
Gambar 11~4
Diagram arus data tingkat 1: entri pesanan penjualan
10 BAGIAN III AplikaSl Slstem'Infonnasl Akuntansl

persediaan dan secara otomatis memulai pengiriman pasokan ketika persediaan jatu
h
mencapai tingkat yang telah ditentukan. SistemVMI menguntungkan keduabelah pihak
.
Toko-toko ritel menghemat uang dengan melakukan outsourcing biaya yangberkaitan
dengan manajemen persediaan, dandengan mengurangi kemungkinan kerugian akibat
tidak tersedianya persediaan (penjualan yang hilang). Para produsen dan distribu
tor
mendapat untung karena perkiraan penjualan yang lebih akurat memungkinkan mereka
mengoptimalkan produksi dan jadwal pengiriman, dan berkurangnya kemungkinan
kerugian akibat habisnya persediaan akan meningkatkan total penjualan.
Teknologi informasijuga menyediakanbanyakpelnang untuk meningkatkanefisiensi
dan efektivitas tenaga penjualan, sebuah proses yang disebut sebagai otomatisasi
tenaga
penjualan. Contohnya,
12/16/2010 1:40:06 PM
blank)
e-ma.il adalah cara yang ekonomis untuk menginformasikan para
pegawai bagian penjualanmengenai perubahan harga dan promosipenjualan, serta unt
uk
mengingatkan mereka kebutuhan khusus dan ketertarikan tertentu para pelanggan.
E-mail juga menyediakan sarana untuk persetujuan real-time bagi kesepakatan penj
ualan
khusus. E-mail juga mengurangi kebutuhan para tenaga penjual untuk kembali ke ka
ntor
asal mereka, hingga meningkatkan proporsi waktu yang dapat mereka habiskan denga
n
para pelanggan. Teknologi juga meningkatkan kualitas presentasi penjualan. Kompu
ter
laptop memungkinkan tenaga penjual untuk membuat presentasi multimedia, yang
meningkatkan kemampuan mereka untuk mendemonstrasikan dan menjelaskan
kemampuan serta fitur produk teknis yang rumit. Fokus 11-1 menjelaskan beberapa
cara
yang digunakansebuahperusahaandenganalat-alatotomatisasi'tenagapenjualanuntuk
meningkatkan penjualan.
12/16/2010 1:42:19 PM
blank)
Bagaimanapun data pesanan pelanggan diterima pada awalnya/ merupakan hal
yang penting bahwa semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut
dikumpulkandandicatat secara akurat. Olehsebab itu, pemeriksaan editberikut inih
arus
dilakukan untuk me~astikanakurasi yang menyeluruh:
12/16/2010 1:42:33 PM
blank)
Pemeriksaan validitas rekening pelanggan dan nomor barang persediaan, dengan ,
cara mencocokkannya dengan informasi dalam file induk pelanggan dan
persediaannya.

12/16/2010 1:42:41 PM
blank)
Uji kelengkapan untuk memastikan bahwa semua informasi yang dibutuhkan,
termasuk alamat pengiriman dan penagihan untuk pelanggah, telah tercantum.
12/16/2010 1:42:50 PM
blank)
Uji kewajaran yang membandingkan kuantitas yang dipesan dengan pengalaman
terdahulu untuk barang dan pelanggan tersebut.
12/16/2010 1:43:17 PM
blank)
Sewaktu pemeriksaan inidilakukan, data dicatat dalam dokumen pesananpenjualan.
Dokumen tersebut biasanya merupakan formulir elektronik yang ditampil!<an di lay
ar
monitor komputer. Seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 11-5, pesanan penjuala
n
berisi informasi nomor barang, jumlah, harga, dan syarat penjualan lainnya.
BAB 11 S1klus Pendapatan: Penjualan dan Penagthan Ras

Fokus 11-1
Otomatisasi Tenaga Penjualan
Para pegawai bagian penjualan di McKesson General utamanya adalah
12/16/2010 1:45:07 PM
blank)
alat tersebut meningkatkan
Medical, sebuah divisi dari McKesson Corp., kemampuan tenaga penjual untuk menje
laskan dan
menggunakan sebuah
12/16/2010 1:44:39 PM
blank)
papanelektronikberbasis pena mendemonstrasikan produk-produk baru. Software
seukuran 8 kali 10 kali 1 inci untuk mendukung yang menggunakan logika if-then m
emungkinkan
usaha penjualannya.
12/16/2010 1:44:00 PM
blank)
Setiap malam, informasi terinci seorang tenaga penjual untuk membuat presentasi
mengenai data penjualan tt:irdahulupara dokter yang produk baru yang sama dengan
yang akan dibuat
akan ditelepon tenaga penjualan hari berikutnya dioleh
manajer produksi produsen tersebut.
download ke dalam alat tersebut. Softwarekemudian Tenaga penjual melaporkan bahw
a alat
akan menyarankan produk yang tepat untuk otomatisasi. tenaga penjual tersebut ti
dak hanya
diperlihatkan dan dapat merekomendasikan meningkatkan penjualanper kunjungan, te
tapijuga
beberapa altematif bagi barang apa pun yang saat secara signifikan mengurangi wa
ktu yang
ini kosong persediaannya. Tenaga penjualan dibutuhkan untuk melakukan penjualan
tersebut.
menyukai alat tersebut karena mereka dapat Antusiasme mereka tercermin dalam kes
ediaan
menggunakannya dengan mudah sambil berjalan di mereka untuk menghabiskan uang me
reka sendiri
kantor atau di rumah sakit dengan para dokter. hingga sebesar $6.000 untuk membe
li alat tersebut.
Percobaan awal sistem tersebut menghasilkan
peningkatan penjualan sebesar 30 persen. Alasan .
Sumbtr: Tun Slevens,"Medical Miracle: Technology-Assisled Selling Is JUSI What m
e Doctor Ordered." IndustryWfek (I Mar<! 1999); lemma di hllp://www.indusllyweek
.com/
CurrenIAnicies/asp/anicies.asp?AnicleId=496.
Persetujuan kredit
12/16/2010 1:45:40 PM
blank)
Sebagian besar penjualan antarperusahaan (business-to-business sales) dilakukan
secara
kredit. Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum diproses.

12/16/2010 1:45:51 PM
blank)
Bagi pelanggan lama
dengan catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit formal untuk setiap penj
ualan
biasanya tidak dibutuhkan. Sebagai gantinya, pengambil pesanan memiliki otorisas
i umum
untuk menyetujui pesanan dari pelanggan yang baik, artinya mereka yang tidak mem
ilili
saldo yang lewat jatuh tempo. Hal ini biasanya dicapai dengan membuat batas kred
it
(saldo kredit maksimum yangdiizinkan) untuk setiap pelangganberdasarkanpada cata
tan
kredit pelanggan terdahulu dan kemampuannya untuk membayar. Pada kasus semacam
ini,
12/16/2010 1:48:17 PM
blank)
menyetujui kredit bagi pelanggan melibatkan pemeriksaan file induk pelanggan unt
uk
memverifikasisaldoyangada, mengidentifikasibatas kreditpelanggan, danmemverifika
si
bahwa jumlahpesanan tersebut ditambah dengan saldo rekening yang ada tidak meleb
ihi
batas kredit ini. Proses ini dapat diotomatisasikan dengan menggunakan pemeriksa
an
edit lainnya selama proses entri pesanan, yaitu pemeriksaan batas.
Pemeriksaan batas dapat membandingkan jumlah pesanan dan saldo rekening
p~langganyang ada dengan batas kredit pelanggan tersebut. (Apabila pesanan baru
BAGIAN III Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi

--------~~~---~
12345
Harga
per
Jumlah
Unil
1795,00
17,95
2497.50
49.95
Terima Kasihl
PESANAN PENJUALAN
Alpha Omega Electronics
2431 Bradford Lane
St. Louis. MO 63105-2311
.
DI)ual Kepada:
Hardware City Dlklrlm Kepada: Hardware City
35 Appliance Way 6742 Mesa Dr.
Phgenix. AZ. 85201 Mesa. AZ. 85284
Tanggal;
Pesanan Pembelian
Tenaga
Inslruksi Pengiriman
Pelanggan No.
Penjuat
17Marel
7291
2003
Kilat
JKL
i. ____
-iii.-_
i>i.''''>
>i '
Jumlah
-Jumlah
Jumlah
yang
yang
yang
Dipesan
Nornor
Dipesan
Dikirim
Keterangan
Ulang
Barang
100
Katkulator
50
100
2741
Pager
50
3315
Gambar 11-5 Contoh pesanan penjualan AGE
tersebut tidak menyebabkan saldo rekening pelanggan melebihi batas kredit, maka
pesanan tersebut diterima. Apabila pesanan yang diajukan akan menyebabkan saldo
.
rekening pelangganmelebihi batas kredit, maka pesane-mail akandikirim ke manajer
bagian kredit untuk memutuskan apakah pesanan tersebut disetujui atau ditolak.)
12/16/2010 1:49:30 PM
blank)
Otorisasikhusus untukmenyetujuikreditdigunakanbagiparapelangganbam,
12/16/2010 1:49:42 PM
blank)
ketika
sebuah pesanan melebihi bat.as kredit pelanggan tersebut, atau ketika pelanggant
ersebut
memiliki saldo lewatjatuh tempo yang belum dibayar. Otorisasi jenis ini hams dil
akukan
oleh manajer bagian kredit.
Memeriksa ketersediaan persediaan
Langkah berikutnya adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk
memenuhi pesanan tersebut,
12/16/2010 1:50:39 PM
blank)
agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai perkiraan
tanggal pengiriman.
12/16/2010 1:50:53 PM
blank)
Akurasi proses ini adalah hal yangpenting, karena apabila catatan
persediaan tidak akurat dan sesuai dengan kondisi terakhir, pelanggan bisa saja
kecewa
ketika terjadi penundaan tidak terduga d\llam pemenuhan pesanan mereka tersebut.
BAH 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kl!; 'l~

Apabila tersedia cukup banyak persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut,
pesanan penjualan tersebut dilengkapi dan kolom jumlahyang tersedia.dalam file
persediaan untuk setiap barCing dikurangi sejumlah barang yang dipesan. Departem
en
pengiriman, pengawasan persediaan, dan departemen penagihan kemudian akan
diberitahukan mengenai penjualan. tersebut, dan pemberitahuan dapat dikirim ke
pelanggan.
12/16/2010 1:51:37 PM
blank)
Apabila tidak tersedia cukup banyak persediaan di perusahaan untuk
memenuhi pesanan tersebut, pemesanan ulang (back order) untuk barang-barang
tersebut harus dibuaL Oi perusahaan-perusahaan manufaktur, membuat pemesanan
kembali melibatkanpemberitahuan padadepartemenproduksi untuk memulai produksi
barang yang diminta. Di perusahaan-perusahaan ritel, departemen pembelian akan
diberitahukan mengenai kebutuhan untuk memesan barangyang diminta tersebuL .
12/16/2010 1:51:53 PM
blank)
Ketika ketersediaan persediaan telah dipastikan, sistem tersebut kemudian akan
membuat kartu pengambilan barang (picking ticket) yang berisi daftar jenis baran
gbarang,
dan jUinlah setiap jenis barang, yang dipesan pelanggan.
12/16/2010 1:53:05 PM
blank)
Kartu pengambilan
memberikan otorisasi bagi bagian pengawasan persediaan untuk melepaskan barang
dagangan ke bagian pengiriman. Walaupun secara tradisional merupakan dokumen dar
i
kertas, kartu pengambilansekarangsering kali merupakan formulir elektronis yang
dapat
ditampilkan ke alat yang mudah dibawa dengan tangan atau pada layar monitor yang
terdapat dalam forklift. Guna lebih meningkatkan efisiensi, kartu pengambilan ba
rang
sering kali mendaftar barang dalam urutan tempat mereka disimpan dalam gudang,
daripada dalam bentuk pesanan yang didaftar dalam pesanan penjualan.
Menjawab permintaan pelanggan
Selain metnproses pesanan pelanggan, Gambar 11-4 menunjukkan bahwa
12/16/2010 1:53:42 PM
blank)
12/16/2010 1:53:53 PM
blank)
proses entri
12/16/2010 1:53:50 PM
blank)
pesanan penjualan meliputi pemberian jawaban atas permintaan pelanggan. Kadang
kala, permintaan-permintaanini mendahului suatupesanan, del?sering kali mereka t
erjadi
setelah pesanan dibuat. Baikpada kasus pertama maupun kedua, menjawab permintaan
pelanggan adalah hal yang sangat penting. Bahkan,
12/16/2010 1:54:11 PM
blank)
kualitas pelayanan pelanggan yang
diberikan sering kali merupakan kunci keberhasilanperusah~an.
.Pelayanan pelanggan adalahhal yang begitu pentinghingga perusahaan-perusahaan
menggunakan
12/16/2010 2:19:49 PM
blank)
software khusus, yang disebut dengan sistem manajemen pelayanan
pelanggan (customer relationship management---cCRM), untuk mendukung proses pent
ing
ini.
12/16/2010 2:20:02 PM
blank)
SistemCRM membantu mengatur data terinci mengenai para pelanggan hingga data
tersebut dapat digunakan unhlk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta pe
rsona).
Contohnya, informasi mengenai preferensi pelanggan dan catatan transaksi dapat
digunakan untuk menyarankan produk-produk lainnya yang mungkin akan
dipertimbangkan olehpelanggan. Data terinci mengenai permintaan dan praktik bisn
is
pelanggan juga dapat digunakan untuk secara pro aktif menghubungi para pelanggan
mengenai kebutuhan untuk pemesanan kembali.
JPb
4J.~.
14 BAGIAN III ApUkasl Slstem infonnasl Akuntansl
12/16/2010 1:55:04 PM
blank)
Tujuan dari CRM adalah untuk mempertahankan pelanggan. Peraturan dasar umum
pemasaran adalah bahwa biaya yang akan dikeluarkan untuk mertarik dan menjual ke
pelanggan baru paling sedikit lima kali lebih besar dibandingkan dengan penjuala
n
berulang ke pelangganlama. UI\.tuk mempertahankan pelangganmembutuhkan lebih
dari hanya memuaskannya. Hal ini juga membutuhkan penciptaan loyalitas. Peneliti
an
menunjukkan bahwa apabila kepuasan pelanggan dinilai berdasarkan skala 1sampai 5
,
dengan 5 mewakili sangat puas dan 1 mewakili sangat tidak puas, para pelanggan y
ang
menilai tingkat kepuasan mereka 5 jauh lebih mungkin melakukan pembelian berulan
g
daripada pelanggan yang hanya menilai kepuasan mereka di tingkat 4. Kemudian,
penelitiqn yang sama tersebut menunjukkan bahwa kunci untuk menghasilkan kepuasa
n
total, yang akan mempertahankan pelanggan, adalah kualitas dan sifat hubungan pu
ma
jualdenganpelanggan. Olehsebab itu,sistern CRM seharusnya tidak dipandang sebaga
i
sebuah cara untuk mempertahankan pelanggan sewajar mungkin dan mengurangi, atau
secara mengotomatisasikan secanl total, semua hubungan dengan mereka. Sebaliknya
,
sistern CRM seharusnya dilihat sebagai sebuah cara untuk meningkatkan pelayanan
pelanggan yang diberikan. Tujuannya adalah untuk mengubah pelanggan yang loyal
menjadi pelanggan yang puas dengan cara memperdalam hubungan tersebut.
Akan tetapi,
12/16/2010 2:21:14 PM
blank)
banyak permintaan pelanggan merupakanhal yangbersifat rutin. Sebagai
konsekuensinya, perusahaan dapat dan harus menggunakan TI untuk mengotomatisasik
an
jawaban atas permintaan yang umum, seperti pertanyaan
12/16/2010 2:21:17 PM
blank)
mengenai saldo
12/16/2010 2:21:21 PM
blank)
rekening dan status pesanan, agar pegawai bagian pesanan penjualan dan pelayanan
pelanggan dapat memusatkan waktu dan tenaga mereka untuk menangani permintaan
yang lebih rumit dan tidak biasa. Contohnya, Web site rnemberikan aItematif yang
efektif
dari segibiaya daripada telepon bebas pulsa pelayanan pelanggancara lama, yaitu
d
12/16/2010 2:22:12 PM
blank)
engan
12/16/2010 2:22:20 PM
blank)
mengotomatisasikan proses itu dengan sebuah daftar pertanyaanyang sering ditanya
kan
(frequently asked questions-FAQs). Ruang diskusi juga bisa disediakan, agar para
pelanggan dapat berbagi informasi dan tips-tips yang berguna, antara satu sarna
lain.
Web site juga memungkinkan para pelangganuntuk menggunakan PIN agar dapat secal'
a
langsung mengakses informasi rekening mereka danuntuk memeriksa status pesanan
mereka.
Akan tetapi, merupakan hal yang tidak mungkin untuk mengantisipasi setiap
pertanyaan yang mungkin ditanyakan pelanggan. Oleh sebab itu,
12/16/2010 2:22:41 PM
blank)
Web site yang didesain
untuk pelayanan pelanggan mungkin harus memasukkan pesan instan ataufitur
perbincangan untuk memungkinkan para pelanggan mendapatkan bantuan ahli dan
saran secara real-time untuk masalah-masalah khusus yang tidak dapat terjawab de
ngan
memuaskan dalam FAQs.
Efektivitas Web site sebagian besar tergantung dari desainnya. Perusahaan harus
secara teratur meninjau catatan interaksi pelanggan di Web site mereka agar deng
an
cepat mengidentifikasi potensi rriasalah. Web site yang sulit digunakan dapat be
nar-benar
mempersulit penjualan karena membuat frustasi pelanggan dan menciptakan rasa tid
ak
BAB 11 Slklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Ras

senang. Sebaliknya,
12/16/2010 2:23:38 PM
blank)
Web site yang didesain dengan baik dapat mem.berikan pandangan
ke dalam yang dapat mengarah pada peningkatan penjualan. Contohnya, National
Semiconductor
12/16/2010 2:23:46 PM
blank)
menganalisis produk mana yang menerima palingbanyak perhatian dari
para pengunjung situs-nya. ,Ketika para manajer penjualan melihat peningkatan
ketertarikan atas sensor panas yang bam, mereka mampu merevisi perkiraan penjual
an
mereka dan meningkatkan produksi sedinimungkin untuk memenuhi peningkatanyang
tampak dalam pesanan atas produk tersebut. Tanpa peringatan awal yang diberikan
melalui jalur Web site, National Semiconductor tidak akan siap menghadapi kenaik
an
permintaanpelanggan dan mungkin akan kehilanganbeberapa dari pesananbam tersebut
karena lari ke pesaing mereka.
Pengiriman
Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan (lingkaran 2.0 dalam Gambar 11-3)
adalah
memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang ,diinginkan
tersebut. Seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 11-6,
12/16/2010 2:24:04 PM
blank)
proses ini terdiri dari dua tahap:
,'
(1) mengambil dan mengepak pesanan, dan (2) mengirim pesanan tersebut. Departeme
n
bagian penggudangan dan pengiriman melakukan aktivitas ini. Kedua fungsi tersebu
t
mencakup penyimpanan persediaan dan seperti dalam Gambar 11-1, akhirnya
mempertanggungjawabkannya pada wakil direktur utama bagian produksi.
Ambil dan pak pesanan
Kartu pengambilan barang yang dicetak sesuai dengan entri pesanan penjualan akan
En!ri
pesanan
penjualan
Daftar
.-------, Penganililan
Barang
Dokumen Pengiriman
Persediaan
~--.Pengiriman
Slip Pengepakan ~
~~.....
Dokumen Pengiriman
Slip Pengepakan Barang

Penagihan
danPiutang
Usaha
Gambar 11-6 Diagram arus data ting~at
1: pengiriman
16 BAGIAN III AplikaSi Sistem Infonnasi Akuntansi

inemicu proses pengambilandan pengepakan. Para pekerja bagian gudang menggunakan
kartu pengarnbilanbarang untuk mengidentifikasi produkmana, danjumlahsetiap prod
uk,
untuk mengeluarkannya dari persediaan. Para pekerja bagian gudang mencatat jumla
h
setiap barang yang diambil, baik dalam kartu pengambilan barang itu sendiri jika
menggunakan dokumenkertas, maupun dengan memasukkan ?ata ke dalam sistem jika
formulir elektronis yang digunakan. Persediaan lsemudian akan dipindahkan ke
departemen pengiriman.
12/16/2010 2:26:44 PM
blank)
AGE, seperti juga banyak perilsahaan lainnya, memiliki investasi besar atas sist
em
penggudangan otomatis yang terdiri dari komputer, pemindai kode garis (bar code)
, ban
jalan, danforklift untuk mengurangi waktu dan biaya memindahkan persediaan masuk
serta keluar dari gudang. Contohnya, J. C. Penney melengkapi forklift mereka den
gan
terminalkomunikasi data berfrekuensi radio (radio frequency data communication-R
FDC)
untuk menyediakan para operatorforklift dengan informasi mengenai barang mana ya
ng
diambil selanjutnya dan di mana lokasi mereka.
12/16/2010 2:27:46 PM
blank)
Begitu diambil, barang tersebut akan
berjalanmenuju pemindai kode garis, yang memberikan pencatatanreal-timeserta aku
rat
atas pergerakan semua persediaan ke dalam dan keluar gtidang. Hal ini penting ~n
tuk
sistempersediaan perpetual..
Sistem gudang otomatis tidak hanya memotong biaya dan meningkatkan efisiensi
dalam menangani persediaan, tetapi juga,memungkinkan pengiriman yang lebih respo
nsif
ke pelanggan. Contohnya, sistem penggudangan canggih milik Levi Strauss & Compan
y
menggunakan pemindai kode garis di ban jalan untuk mengedarkan jeans dan kemeja
agar mereka dapat di-pak dan dikirimkan ke pelanggan dalam set yang sesuai. Para
pelangganjuga dikirimi slip pengepakan elektronis yang menunjukkan ukuran, model
,
dan wiuna baju dalam pengiriman berikutnya. Kotak yang digunakan kemudian akan
diberi kode garis agarpara ritel dapat dengan cepat memasukkanbarang dagangan te
rsebut
dan memindahkannya ke lantai penjualan. Pelayanan ini tidak hanya menghemat wakt
u
dan uang para pelaku ritel, tetapi juga membantu meningkatkan pergerakan produkL
evi
Strauss, sehingga meningkatkan penjualan produsen tersebut.
Kirim pesanan
12/16/2010 2:29:34 PM
blank)
Departemen pengiriman membandingkan perhitungan fisik persediaan dengan jun:.lah
yangditunjukkandalam kartu pengarnbilanbarang dan denganjumlahyangditimjukkan
dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung ke bagian pengirima
n
dari entri pesanan penjualan. Penyimpangan dapat timbul, baik karena barang ters
ebut
tidak disimpan di lokasi yang ditunjukkan di kartu pengambilan barang atau catat
an
persediaan perpetual tidak akurat. Pada kasus seperti ini,depahemen pengiriman p
erlu
memulai pemesanan kembali barang-barang yang tidak ada dan memasukkan jumlah
yang benar dalam slip pengepakan.
12/16/2010 2:32:15 PM
blank)
Setelah staf administrasi bagian pengirifl?an menghitung barang yang dildrim dar
i
gudang, jumlah pesanan penjualan, nomor barang, dan jumlah barang akan dimasukka
n
BAB 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kas

12/16/2010 2:32:25 PM
blank)
dengan menggunakan terminal on-line. Proses ini meIllperbaruifieldjumlah yang di
miliki
.dalam file induk persediaan. Proses ini juga menghasilkan slip pengepakan dan b
eberapa
rangkap dokumen pengiriman. Slip pengepakan mendaftar jumlah dan keterangan
setiap barang yang dimasukkan dalam pengiriman tersebut (dapat saja berupa salin
an ,
dari daftar pengambilan barang). Dokumert pengiriman adalah kontrak legal yang
menyebutkan tanggung jawab atas barang yang dikirim.Dokumen ini mengidentifikasi

12/16/2010 2:32:32 PM
blank)
kurir, sumber, tujuan, dan instruksi pengiriman lainnya, serta menunjukkan siapa
(pelanggan atatl pemasok) yang harus membayar kurir tersebut (lihat Gambar 11-7)
.
Sebuah salinan dokumen pengiriman dan slip pengepakan akan menyertai
pengiriman tersebut. Apabila pelanggan harus membayar biaya pengiriman, salinan
dokumen pengiriman ini dapat berlaku sebagai tagihan pengiriman, untuk menunjukk
an
jumlah yang harus dibayar pelanggan kepada kurir tersebut. Pada kasus lainnya, t
agihan
pengiriman adalah dokumen terpisah.
Departemen pengiriman menyimpan salinan kedua dokumen pengiriman untuk
melacak dan mengkonfirmasikan pengiriman barang ke kurir tersebut. Salinan lainn
ya
dari dokumen pengiriman dan slip pengepa.kan dikirim ke departemen penagihan unt
uk
menunjukkan bahwa barang tersebut telah dikirim dan bahwa faktur penjualanharus
dibuatserta dikirim. Kurir tersebutjuga menahansatu salinan dokumen pengiriman u
ntuk
catatan mereka.
Salah satu keputusan utama yang perlu dibuat ketika memenuhi dart mengirimkan
pesanan pelanggan berkaitan dengan pilihan metode pengiriman. Dahulu, banyak
perusahaan memiliki armada truk sendiri untuk pengiriman. Perusahaan-perusahaan
besar seperti GM bahkan menugaskan semua departemen untuk fungsiini. Akan tetapi
,
semakin banyak perusahaan yang melakukan outsourcing fungsi ini ke kurir komersf
al
seperti Ryder System, Inc., Roadway Services, Inc., dan Schneider National Compa
ny.
Pengirimandengan jasa outsourcing mengurangi biaya dan memungkinkan pabrik untuk
berfokus pada aktivitas inti bisnis mereka (pembuatan barang). Akan tetapi, memi
lih kurir
yangtepat memerlukan proses pengumpulandan pemeliharaaninformasimengenai kinerja
kurir (contoh, persentase pengiriman tepat waktu, frekuensi kerusakan) dan
mengintegrasikan informasi tersebut ke dalam SIA.
Keputusan penting lainnya berkaitan dengan lokasi pusat-pusat distribusi.
12/16/2010 2:36:14 PM
blank)
Semakin
banyak perosahaan yang meminta para pemasok dan pabrik untuk mengirimkan berbaga
i
produk hanya jika dibutuhkan. Akibatnya, parapemasok dan pabrik harus menggunaka
n
software sistem logistiJ< untuk mengidentifikasi lokasi optimal menyimpan persed
iaan
agar dapat meminirnalkan jumlahtotal persediaan yang dimiliki serta untukmemertu
hi
setiap permintaan pengiriman pelanggan.
Globalisasi menambah kerumitan logistik outbound. Efisiensi dan efektivitas meto
de
distribusi yangberbeda, seperti menggunakan trok atau kereta, berbeda di selumh
dunia.
Pajak dan peraturan di berbagai negara dapat juga mempengaruhi pilihan atas dist
ribusi.
Contohnya, Harley-Davidson memiliki pusat distribusi Eropa. Akan tetapi perusaha
an
Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi

DOKUMEN PENGIRIMAN LANGSUNG-FORMAT PENDEK
Tldak Dapat Dlnegoslaslkan
No. Penglrlm:
No. Kurlr:
Kurlr
DITERIMA, berdasarkan klasitikasi dan taril yang berlaku pada saal penerbilan Do
kumen Pengiriman ini.
pada , 20 darl
barang yang dideskripsikan di bawah ini, lampak balk, kecuaJi yang dicalat (isi
dan kondisi isi paket tidak diketahui), dilandai, dikirim, dan diantarseparli ya
ng disebutkan
di bawah ini, yang menyatakan bahwa kurir (kata kurir daJam kontrak ini mengacu
pada orang ateu perusahaan yang memiliki barang ini di bawah kontrak ini) setuju
untuk
membawa barang ini ke lempal pangiriman yang biasapada lempat lujuan yang disebu
lkan, jika dalam rutenya, alau mengirimnya ke kurir Ialnnya yang salu rute denga
n
lempattujuanbarang ini. Telahdisepakati balSama, untuk setiap kurir dari semuaat
au sebagian barang ini dikirim ke tempat tujuannya, dan seliap pihak yang berkep
entingan
dengan seluruh atau sebagian barang ini, ba~waseliap jasa yang dilakukan tunduk
pada peraturan dan kelentuan dari Uniform Domestic Straighl Bill of Lading yang
dilelapkan (1) dalam Uniform Freight Classification yang mulai berlaku sejak tan
ggaJ yang disebulkan, jika pengiriman lewal darat alau laut, atau (2) dalam tari
t dan
kla$ilikasi kurir kendaraan yang berlaku jika pangiriman lewal kendaraan bermoto
r. .
Dengan ini pangirim menyalakan lelah memahami semuapalSyaratan dan kelenluan yan
g disebutkan delam dokumen pangiriman, lermasuk yang tertera di halaman
balal<ang, yang ditelapkan daJam tarit'dan klasifikasi yang mengalurlransportasi
pangiriman ini, serta palSyaratan dan ketenluan belSama ini disetujui oleh peng
irim dan
diterimanya dan panugasannya.
Dlklrlmke
(Kolak pes alau alamal surat panerima-Hanya unluk lujuan pemberitahuan.)
Destlnasl Negara Baglan ----Kode Pos ----Oaerah
Alamat Penglrlman'
('Hanya diisi jika pengirim menghendaki dan larit yang barlaku menyediakan pengi
riman telSebut.)
Rute
Kurlr Penglrlm Inlslal Mobil atau Kendaraan No.
Junilah Jenls Paket, Deskrlpsl Barang, Tanda 'Berat Kelasatau Kolum Berdasarkan
Baglan 7 darl Kondisl yang berlaku
Paket Khusus, dan Pengec;uallan (SUb. to Cor.) Tarif Pemerlksaan untuk dokumen p
onglriman,jlka barang Inl dlklrim
ke penerlma tanpa kewajlban membayar darl
penglrlm, maka penglrlm wajlb menandatanganl
pemyataan berlkut.
Kurlrtldak boleh menglrim barang Inl tanpa
pembayaran blaya klrlman dan blaya Ialnnya yang
sesual dengan peraturan.
(Tanda tangan Penglrlm.)
Jlka blaya akan dlbayar dl muka, tulls atau
stempel dl slnl, "Dlbayar 01 Muka,"
'Jlka penglrlman melewatl dua pelabuhan oleh kurlr melalul laut, hukum Dllarlma$
sebagai
mewajlbkan dokumen penglrlman untuk menyebutkan apakah beratnya pembayaran di mu
ka darl blaya untuk barang

berdasarkan "kurlr atau pengirlm". yang dldeskrlpslkan.
CATATAN: Jlka tarllnya berdasarkannllal, penglrlm dlmlnta untuk
menyebutkan secara tertulls nllal barang yang dlnyatakan atau disetujul .
Nllal barang yang dinyatakan dan dlselUjul bersama Inl dlnyatakan sacara khusus
oleh penglrim tldak meleblhl
Agen atau Keslr
per Per (Tanda tangan Inl hanya mengakul jumlaht "Kotak fiber yang dlgunakan untuk pengl
rlman Inl sesuel dengan speslflkasl yang dl bayar dl mUka.)
yang dlsebutkan pada sertiflkat pembuat kotak, dan aemua persyaratan Uniform
Freight Classification," I Blaya dl depan:
t Tanda dart penglrlm selaln stempel; bukan merupakan baglan dart dokumen $
penglrlman yang dlsetujul oleh Interstate Commerce CommlsslOll..
Penglrlm, per Agen, Per
Alamat kantor pos permanen darl penglrlm
Gambar 11-7 Contoh dokumen pengiriman
BAH 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan PenagihanKas

tersebut mengirimkan secara langsung dari Amerika Serikat ke Norwegia untuk
menghindari pajak barang mewah negara tersebut sebesar 135% untuk setiap sepeda
motor. Jadi:
12/16/2010 2:36:59 PM
blank)
SIA sebuah organisasi harus memasukkan software logistik yang dapat
memaksimumkanefisiensi dan efektivitas fungsi pengirimannya.
Sistem komunikasi canggih dapat memberikan informasi secara real-time mengenai
status pengiriman, dan oleh karenanya memberikan nilai tambah bagi para pelangga
n.
Contohnya, apabila penjual mengetahui bahwa suatu pengiriman akan terlambat,
pemberitahuan awal dapat membantu pelangganmerevisi rencana-rencana mereka sesua
i
kondisi tersebut.
Penagihan dan Piutang Usaha
Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan (lingkaran 3.0 dalam Gambar 11-3)
melibatkan penagihan ke para pelanggan dan memelihara data piutang usaha. Gambar
11-8 menunjukkan penagihan dan pembaruan piutang usaha sebagai proses terpisah
dan, dalam praktiknya, kedua fungsi ini dilakukan oleh dua fungsi terpisah dalam
departemen akuntansi.
Penagihan
Penagihanyang akurat dan tepat waktu atas barang dagangan yang dikirimkan adalah
hal yang penting. Aktivitas penagihan hanyalah aktivitas pemrosesan informasi ya
ng
mengemas ulang serta meringkas informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivi
tas
pengiriman.
12/16/2010 2:39:33 PM
blank)
Aktivitas ini rilembutuhkan informasi dari departemen pengiriman yang
mengidentifikasi barang dan jumlah yang dikirim, serta informasi mengenai harga
dan
syarat khusus penjualan lainnya dari departemen penjualan.
12/16/2010 2:39:40 PM
blank)
Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan
(lihat Gambar 11-9), yang memberitahukan pelanggan mengenai jumlah yang harus
dibayar dan ke mana harus mengirimkanpembayaran. Seperti banyak perusahaanlainny
a,
AOE masih mencetak faktur penjualan kertas yang dikirimkan ke banyak pelangganny
a
yang lebih kecil. Akan tetapi, perusahaan-perusahaanbesar menerima faktur penjua
lan
melalui ED!.
Teknologiinformasimemberikanpeluanguntukmengurangi biayayangberhubungan
dengan penagihan. Mengirimkan faktur ke perusahaan melalui EDI lebih cepat dan l
ebih
murah daripada mengirimkan dokumen kertas. Contohnya,.Sonoco Products Company
memperkirakan bahwa EDI menghemat 70 hingga 80 sen per faktur jika dibandingkan
dengan pemakaian dokumen kertas. Bisnis yang menjual langsung ke pemakai bisa
memperoleh keuntungan yang serupa dengan meyakinkanpara pelangganmereka untuk
menandatangani penagihan dan pembayaran on-line dengan menggunakan Internet.
Faktur EDI dan pembayaranon-line jugamenguntungkanpelanggan dengan mengurangi
BAGIAN III Aplikasi Sistem Inforrnasi Akuntansi

Enlri
Pesanan Pengiriman
PenjuaJan
SislemBuku
Besardan
Pelaporan
PE!langgan Penjualan El
Ruang
Penyortiran
Uang
Daftar
Pengiriman
'--~-----'
Sural
Gambar 11-8
Diagram arus data tingkat 1: penagihan
dan piutang usaha
waktu dan biaya (terrnasuk pengirirnan surat) yang berhubungan dengan pernrosesa
n
dokurnen kertas.
SIA yang didesain dengan baik dapat rneniadakan keperluan untuk rnernbuat dan
rnenyirnpan faktur penjualan secara rnenyeluruh, paling tidak dengan para pelang
gan
yang telah rnerniliki sistern yang canggih. Guna rnernaharn~konsep ini, lihatlah
kernbali
inforrnasi yang dirnasukkan dalarn faktur penjualan urnurn perusahaan (lihat Gar
nbar
11-9). Faktur tersebut rnenunjukkan jurnlah setiap barang yang dijual dan harga
yang
ditagihkan untukbarang tersebut; tetapiharganyabiasanya ditentukan pada saat pes
anan
dibuat, danjurnlah aktual yang dijual diketahui pada waktu barang dagangan dikir
irn ke
pelanggan. Jadi, SIA perusahaan penjual telah berisi sernua inforrnasi yang dibu
tuhkan
untuk rnenghitungjurnlahpenjualanpadawaktubarangdikirim.Sebaliknya, parapernbeli
rnengetahui harga padasaat pesanan dibuat, dan rnengetahuijurnlah yang dibeli ke
tika
barang tersebut diterirna. Sebagai konsekuensinya, apabila kedua perusahaan rner
niliki
sistern atl-line yang akurat, rnaka akan sangat rnungkin untuk rnernbuat kesepak
atan
dengan pernbeli unfuk secaraotornatis rnengirim pernbayaran dalarn beberapahari
setelah
rnenerima barang dagangan tersebut sesuai dengan kesepakatan antarakedua perusah
aan.
Penjual mengirirn pernberitahuan elektronis, biasanya rnelalui e-mail, ketika ba
rang
dikirirnkan dan pelanggan rnengirirnkan pemyataan elektronis ketika barang diter
irna.
Ford telah rnengaplikasikan hal ini dengan banyak pernasok utamanya. Perhatikanb
ahwa
penjual tetap dapatrnengawasi dan rnengatur piutang usaha dengan rnelacak pengir
irnan
hingga ke pengirirnan uang: Piutang usaha rnewakili sernua pengirirnan yang belu
m
dibayar. Hal yangrnenarik dari penagihan tanpa faktursernacarn ini adalah penghe
rnatan
besar dalarn hal waktu rnaupun biaya bagi penjual dan pernbeli dengan rneniadaka
n
BAB 11 Siklus Penctapatan: Penjualan dan Penagihan Kas 21 _

34567
FAKTUR PENJUALAN
2431 Bradford Lane
51. Louis, MO 631 05-2311
Dlklrlm Kepada:
Hardware City
6742 Mesa Dr.
. Mesa, AZ 65284
Nomor Faktur Penjualan
Dikirlm F.O.B. Syarat Tenaga
denganTrUk
Pengiriman Tujuan 1110,
Kaml lV30
......'"'*1'1 , .i,. :.c, ..'". .
1795
4995
Bayarlah Jumlah Benkut Ini
JKL
,"r ..,
Tenma Kasih!
Penjualan
E)
...
1795 00
2497 50
4292 50
Dljual Kepada:
Hardware City
35 Appfiance Way
Phoenix, AZ 85201
# Pesanan Pesanan
Tanggal
Pelanggan Penjualan
Penglrlman
7291 Kami
20 Maret
12345
2003
Nomor
,) E
l.'f
21'
.:Kti~
earah(j
100
2741 Kalkulator
50
3315 Pager
Gambar 11-9 Contoh faktur penjualan AGE
keperluan untuk melakukan proses bisnis tradisional (penagihan) yang tidak membe
rikan
informasi bam.
.
SIA yang terintegrasi jugamemberikan peluanguntuk menyatukan proses penagihan
<,iengan fungsi penjualan dan pemasaran, dengan memanfaatkandata pembelian seora
ng
pelanggan sebelumnya untuk mengirim informasi mengenai produk dan jasa terkait
bersama dengan laporan bulanan. Pengiklanan yang disesuaikan semaeam ini dapat
menghasilkan penjualan tambahan dengan biaya tambahan yang keeil atau hampir tid
ak
ada.
Pemeliharaandata piutang usaha
Fungsi piutang usaha, yang bertanggung jawab kepada kontroler, melakukan dua tug
as
dasar: Menggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk mendebit rekening
pelanggan dan karenanya mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran diterima.
BAGIAN III ApUkasi SistemInfonnasi Akuntansi

Dua cara dasar untuk memelihara data piutang usaha adalah dengan metode faktur
terbuka danpembayarangabungan. Perbedaankeduametode tersebut terletakpadakapan
pelanggan mengirimkan pembayaran, bagaimana pembayaran tersebut digunakan untuk
memperbarui file induk piutang usaha, dan format laporan keuangan yang dikirim k
e
para pelanggan.
Di bawah metode faktur terbuka, para pelanggan biasanya membayar sesuai
jumlahsetiap faktur penjualan. Biasanya dua salinan faktur dikirimkan ke para pe
langgan,
yang diminta untuk mengembalikan satu salinan bersama pembayaran. Salinan ini ad
alah
dokumen yang dapat dikirimkan kembali (turnaround document) dan disebut sebagai
pemberitahuan pengiriman uang (remittance advice). Pembayaran dari para
pelanggan kemudian dihubungkan dengan faktur penjualan terkait.
Sebaliknya, di bawah metode pembayaran gabungan, para pelanggan biasanya
membayar sesuai dengan jumlah yang diperlihatkan pada laporan bulanan, bukan
membayar setiap jumlah pada faktur penjualan. Sebuah laporan bulanan yang berisi
semua transaksi, termasuk penjualan dan pembayaran, yang terjadi selama bulan te
rakhir
dan juga informasi tentang saldo piutang terakhir'pelanggan (lihat Gambar 11-10)
.
Laporanbulananseringkaliberisibagianyangdapatdisobekyangberisiinformasi tercetak
,
termasuk nama pelanggan, nomor rekening, dan saldonya. Para pelanggan diminta un
tuk
mengembalikan bagian ini, yang bertindak sebagai pemberitahuan pengiriman uang,
bersama dengan pembayarannya. Pengiriman uang kemudiari akan dihubungkan dengan
saldo rekening total, bukan dengan faktur penjualan tertentu.
Salah satu keuntungan dari metode faktur terbuka adalah metode ini kondusif dala
m
menawarkan diskon untuk pembayaran awal, karena faktur akan secara individual
ditelusuri dan dihitung uinumya. Metode ini juga menghasilkan pola arus penagiha
n kas
yang seragam di sepanjangbulan. Kelemahan dan metodefaktur terbuka adalahmetode
ini menambahkan kerumitan yang harus dilakukan untuk memelihara informasi
mengenai status setiap faktur untuk setiap pelanggan.
Perusahaan denganbanyak pelanggan yang melakukan pembelian kecil setiapbulan,
seperti perusahaan kartu kredit Visa dan MasterCard, atau jaringan ritel nasiona
l seperti
Sears dan J.e. Peimey, biasanya menggunakan metode pembayaran gabungan. Bagi
mereka, metode ini lebih efisien dan mengurangi biaya dengan menghindarikebutuha
n
untuk memproses penagihan kas untuk setiap penjualan terpisah. Selain itu, merup
akan
hal yang juga lebih nyaman bagi pelanggan untuk melakukan pengiriman uang hanya
satu kali dalam sebulan.
Guna mendapatkan arus penerimaan kas yang seragam, banyak dari perusahaanperusah
aan
ini menggunakan sebuah proses yang disebut sebagai penagihan berdaur
untuk menyiapkan dan mengirimkan tagihan bulanan kepadapelanggan mereka. Di
bawah penagihan berdaur (cycle billing), laporan bulanan dipersiapkan untuk
serangkaian pelanggan di waktu yangberbeda. Contohnya, file induk para pelanggan

dapat dibagi menjadi empat bagian, dan setiap minggu laporan bulanan akan
BAB 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Pe

Maret 2003
LAPORAN BULANAN
2431 Bradford Lane
51. Louis, MO 63105-2311
HardWare City
35 Appliance Way
Phoenix, AZ. 85201
Gambar 11-10 Contoh laporan bulanan AOE

dipersiapkan untuk seperempat pelanggan dari keseluruhan pelanggan. Penagihan
berdaur menghasilkan arus penagihan kas yang lebih seragam di sepanjang bulan da
n
mengurangi waktu yang digunakan oleh sistem komputer perusahaan untuk mencetak
laporan bulanan. Agar manfaat ini dihargai, ingatlah bahwa apabila sebuah perusa
haan
kartu kredit seperti Visa atau MasterCard mempersiapkan laporan bulanan untuk se
mua
pelanggannya pada waktu yang sarna, sistem komputemya akan bekerja keras untuk
beberapa hari.
Teknologi pemrosesan gambar dapat memperbaiki efisiensi dan efektivitas
pengelolaan'rekening pelanggan. Gambar digital kiriman uang pelanggan dan rekeni
ng
dapat disimpan dalam disk optik yang dihubungkan ke LAN, di mana mereka akan
dapat dengan mudah ditarik kembali, diubah, dan diintegrasikan dengan gambar dan
data lainnya untuk menghasilkan berbagaijenis output. Dengan melakukan hal ini,
para
pegawai mengakses secara cepat semua dokumen yang berhubungan dengan seorang
pelanggan dan meniadakan waktu yang terbuang untuk mencari di sepanjang kabinet
file mengenai dokumen yang hilang. Apabila seorang pelanggan membutuhkan salinan
duplikat laporanbulanan atau faktur penjualan untuk menggantikan dokumen asli ya
ng
hilang,dokumen tersebut dapat ditarik, dicetak, dan difaks sambil berbincang-bin
cang
dengan pelanggi\ll tersebut ditelepon. Pemrosesan gambar juga dapat memfasilitas
i
penyelesaiankeluhan pelanggan, karena garnbar yang sarna dapat dilihat secara si
multan
oleh lebih dari satu orang. Jadi, account representative seorang pelanggan dan m
anajer
BAGIAN III Apl1kasi Sistem Infonnasi Akuntahsi

Fokus 11-2
Menggunakan Pemrosesan Gambar untuk Meningkatkan Penagihan Kas
Bell Atlantic memproses lebih dati 11 juta kiriman penangp gambar berkecepatan ti
nggi. Amplopuang
dati pelanggan setiap bulannya, kadang kala amplop sisanya juga dibuka secara me
kanis, tetapi
menerimalebih dari setengahjuta kiriman dalam satu isinya diproses secara manual
untuk pemilahan
hari. Guna mengurangi biaya dan meningkatkan lebih lanjut. Cek dan dokumen kirim
an uang
akurasi, Bell Atlantic menggunakan sistem pemrokemudian
melewati alat penangkap gambar.
sesan gambar berkecepatan tinggi. Sistem tersebut mencoba untuk membaca
Proses tersebut dimulai saat Bell Atlantic tulisan tangan dicekdanmencocokkannya
dengan
mengambil surat, yang dilakukan beberapa kali saldo rekening pelanggan. Data cek
yang tidak
setiap hari, dan memind~inyasecara elektronis. Alat dapat dibaca oleh sistem ter
sebut akan dimasukkan
pemindaidapat mendeteksi tinta magnetis dalamcek secara manual: Cek-cek tersebut
kemudian dikirim
pelanggan, hingga dapat mengidentifikasi melalui .mesin berkecepatan tinggi yang
akan
bagaimana cek-cek tersebut dimasukkan ke dalam amplop. Alat pemindai tersebut jug
a mampu
mengubah informasi ke dalam bentuk kode,
melakukan pengesahan, dan mengelompokkannya
mengenali jumla,h dokumen yang berada di dalam untuk disimpan.
amplop dankeberadaan benda metal (uang kom atau Sistem tersebut membuat Bell Atl
antic
besi staples) di tiap amplop. Informasiini digunakan menanggung biaya sebesar $8
juta. Akan tetapi,
untuk memilah amplop. Amplop-amplop yangberisi penghematan biaya karena penguran
gan kerja
hanya satu cek dan satu dokumen pengembalian administrasi dan peningkatan akuras
i, memberikan
akan dibuka secaramekanis dan dibawa melalui alat pengembalian atas investasi da
lam hanya dua
tahun.
Sumba: Scon Humphrey,"Bell Arlanric Reengineers Paymenr Processing," Enterprise
&engineering (Okrober/November 1995): 1-22.
bagian kredit dapat meninjau gambar dokumen yang ditanyakan sementara
mendiskusikan masalahnya dengan pelanggan di telepon. Terakhir, pemros~san
gambar
mengurangi ruang dan biaya yang terkait dengan penyimpanan dokumen kertas.
Penghematan dalam hal ini dapat merupakan hal yang penting: SCltu disk optik dap
at
menyimpan hingga 20.000 dokumen, dalam sebuah bagian tempat disk tersebut. Fokus
11~2
menjelaskan penggunaan pemrosesan gambar di Bell Atlantic.
Pengecualian: penyesuaian rekening dan penghapusan
Penyesuaianrekeningpelanggankadangkaladiperlukan. Contohnya, rekeningpelpnggan
dapat-dikreditkan untuk mencerminkanbaik pengembalianbarang atau potongan yang

diberikan atas barang yang rusak. Guna mengkredit rekening p.elanggan karena
pengembalianbarang, manajerbagian kredit hams mendapatkan informasi daribagian
penerimaan barang bahwa barang tersebut benar-benar telah dikembalikan, serta te
lah
disimpan kembali di gudang. Dengan adanya pemberitahuan dari departemen
BAB 11 Siklus Pendapatan: PenJualandan Penagthan Ras

penerimaan bahwa barang tersebut telah dikembalikan, maka manajer kredit akan
mengeluarkan nota kredit (lihat Gambar 11-11), yang mengesahkan pengkreditan
rekeningpelanggan. Apabila kerusakanbarang tersebutsedikit, pelangganmungkinsetu
ju
untuk menerimanya dengan penguranganharga. Pada kasus semacam ini, manajer bagia
n
kredit akan mengeluarkan nota kredit untuk mencerminkanjumlah yang harus dikredi
t
ke rekening pelanggan. Salinan nota kredit dikirim ke bagian piutang usaha untuk
mengesahkan penyesuaian atas saldo rekening pelanggan tersebut; salinan lainnya
dikirim ke pelanggan itu sendiri.
Setelah beberapa kali usaha untuk menagih pembayaran telah gagal, mungkin perIu
dilakukan penghapusan rekening pelanggan. Pada kasus semacam ini, manajer bagian
kredit mengeluarkannota kredit untuk mengesahkan penghapusan tersebut. Akan teta
pi"
tidak seperti kasus yang melibatkan barang rusak atau pengembalian barang, salin
an
nota kredit tidak dikirim ke pelanggan.
Penagihan Kas \
Langkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas (lingkaran 4.0 di
Gambar 11-3). Kasir, orangyang melapor padabendahara (lihat Gambar11-1), menanga
ni '
kiriman uang pelanggan dan menyimpannya ke bank.
Oleh karena kas dan cek dari pelanggan dapat dicuri dengan mudah, adalah hal
yang penting untuk mengambil langkah-Iangkah memadai agar menurunkan risiko
pencurian. Seperti yang telah didiskusikan lebih rind di bagian pengendalian, ha
l ini
berarti fungsi piutang usaha, yang bertanggung jawab atas pencatatan kiriman uan
g
pelanggan, seharusnya tidak memiliki akses fisik ke kas atau cek. Akan tetapi, f
ungsi
piutangusaha harusmampu mengidentifikasisumberkiriman uangdari manapun dan
faktur penjualan terkait harus dikredit. Salah satu solusinya adalah dengan meng
irimkan
duasalinanfaktur kepelanggan danmemintanyauntukmengembalikansalahsatusalinan
tersebut bersama dengan pembayaran. Pemberitahuan pengiriman uang ini kemudian
disirkulasikan ke bagian piutang usaha dan pembayaran yang sesungguhnya dari
pelanggan. dikirim ke kasir. Apabila pemberitahuan pengiriman uang juga berisi b
agian
untuk pelanggan yang menunjukkanjumlah yang dikirim, mesin OCR dapat memindai
data kiriman tersebut, hingga mengurangi potensi kesalahan selama entri data. So
lusi
alternatifnyaadalah dengan meminta petugas bagian surat-menyurat untuk
mempersiapkan daftar pengiriman uang (remittance lis.t), yaitu dokumen yang
mengidentifikasi nama danjumlah semua kirimail. uang pelanggan, serta mengirimka
n
daftar ini ke bagian piutang usaha. Sebagai ganti daftar pengiriman uang,-beber~
pa
perusahaan memfotokopi semua kiriman uangpelanggan dan mengirimkan salinannya
ke piutangusahasambilmengirim kiriman uangyangsebenarnya ke kasir untuk disimpan
.
Diskusi sebelumnya berasumsi bahwa kiriman uang dari pelanggan dikirim secara
langsung ke perusahaan' tersebut. Cara lainnya untuk menjaga kiriman uang dari
pelanggan adalah. dengan membuat perjanjian lockbox dengansebuah bank. Lockbox
BAGIANUI Apl1kasl Slstem Informasl Akuntansl

Tenaga Penjual; FRM
Alasan Dilakukannya Kredit: Un~rusak sewaklu pengirirnan
Dikembalikan pada langgal 6 April 2003
Dilerima Oleh; luZ. Disahkan Oleh: PJ5
Kaml Mengkredll Rekenlng Anda Sebesar Jumlah Berlkut
11121
NOTAKREDIT
Alpha Gmega Electronics
2431 Bradford Lane
51. Louis, M063105-2311
Tanggal; 7 April 2003
Gambar 1111 Contoh nota kredit AGE
adalah alamat pos yang dituju oleh pelanggan ketika mereka mengirimkari uang mer
eka.
Bank yang terlibat mengambil cek dari kotak pos dan menyimpannya ke dalam rekeni
ng
milikperusahaan. Bank tersebut kemudian mengirimkanpemberitahuan pengirimanuang,
sebuah daftar elektronis semua kiriman uang, dan foto kopi semua cek ke perusaha
an.
Penggunaan lockbox tidak hanya mencegahpencurian kiriman uang dari pelanggan
oleh pegawai, tetapijuga meningkatkanmanajemen arus kas. Denganmemintapelanggan
untuk mengirimpembayaranke lockbox akan meniadakanpenundaan yangberhubungan
dengan pemrosesan kiriman uang pelanggan sebelum menyimpannya. Arus kas juga
diperbaikidenganadanyapemilihanbeberapabank dibeberapa tempatuntukmemelihara
lockbox, dengan lokasi yang dipilih luntuk meminimalkan waktu tersimpannya cek
pelanggan di dalam surat.
Teknologi informasi dapat memberikan efisiensi tambahan dengan penggunaan
lockbox. Di bawah kesepakatan electronic lockbox, bank secara elektronis mengiri
m
informasipadaperusahaanmengenainomor rekeningpelanggandanjumlahyangdikirim

begitu bank rnenerirna dar;t rnernindai cek-cek tersebut. Metode ini rnernungkin
kan
perusahaan untuk rnengakui kirirnan uang rekening pelanggan sebelurn foto kopi c
ek
diterirna perusahaan.
Akan tetapi, kesepakatan lockbox hanya rneniadakan penundaan yang berkaitan
dEmgan pernrosesan int~rnal
kirirnan uang yang dikirirn secara langsung ke perusahaan.
Electronic Funds Transfer rnernberikan peluang untuk rnengurangi penyebab lain
penundaan dalarn rnendapatkan akses ke dana pelanggan. Melalui Electronic Funds
Transfer (EFT), pelanggan rnengirirn kirirnan uang rnereka secara elektronis ke
bank
perusahaan, dan karenanya rneniadakan penundaan yang berkaitan dengan waktu
pengirirnan dalarn sistern surat. Peniadaan waktu kliring cek ini juga rnenguran
gi
kekosongan waktusebelurn bank rnenyatakan bahwa dana yang disimpan bisa dipakai
oleh perusahaan. Mengintegrasikan EFT dengan EDI, yaitu proses yang disebut seba
gai
financial electronic data interchange (FEDI), rnelengkapi otornatisasi baik pros
es
pernbuatan tagihan rnaupun penagihan kas. Akan tetapi, untuk rnendapat rnanfaat
FEDI
secara penuh, rnernbutuhkan baik perusahaan yang rnenjual rnaupun pelanggan,
rnenggunakan bank-bank yang rnarnpu rnernberikan layanan ED!.
Ketika berhubungan dengan pelanggan yang tidak rnemiliki kernampuan FEDI, atau
dengan pelanggan perorangan, perusahaan juga dapat rnernpercepat proses penagiha
n
dengan.cara rnenerima penggunaan kartu debit Genis khusus kartu kredit seperti y
ang
didiskusikan pada Bab 12) atau kartu kredit. Menerima rnetode pernbayaran sernac
am ini
akan rnernpercepat penagihan, karena penerbit kartu biasanya rnentransfer dana d
alarn
dua hari setelah penjualan. Manfaat ini harus dipertirnbangkan dengan biaya untu
k
rnenerima kartu sernacam ini, yang biasanya berkisar dari 2 hingga 4 persen harg
a kotor
penjualan. Terakhir, ingatlah kernbali dari Bab 3 yang rnenjelaskan tentang sala
h satu
alternatif lainnya untuk rnenerima pernbayaran pelanggan yang rnernungkinkan unt
uk
, transaksi secara elektronis: penerimaan beberapa bentuk kas eJektronis atau di
gital.
Hal inirnenutup diskusi kami rnengenai berbagai aktivitas siklus pendapatan. Bag
ian
berikutnya rnenjelaskan bagairnana SIA dapat didesain untuk secara efisien
rnengurnpulkan serta rnernproses data rnengenai berbagai aktivitas tersebut.
PROSEDUR PEMROSESAN INFORMASI
Sebagai respons ataskrisis 2YK, AOE,seperti jugaberbagai organisasi lainnya, rne
ngganti
SIA rnereka yang lama dengan sistern ERP terintegrasi. Gambar 11-12 rnernperliha
tkan
sebagian dari ERP bam AOE yang rnendukung berbagai aktivitas siklus pendapatan.
. Karakteristik dasar dari sistern siklus pendapatan AOE yang baru adalah berbag
i
data antaraktivitas serta peningkatan infegrasi yang dihasilkannya. Sistem pernr
osesan
pesanan penjualan on-line rnenangani pesanan pelanggan, rnelalui Internet, dan j
uga
pesanan rnelalui tenaga penjual. Dengan rnenggunakan laptop rnereka, tenaga penj
ual
dapat rnernasukkan pesanan secara langsung ~alarn
field, atau departernen penjualan
dapat rnernasukkan pesanan' pelanggan Y?Jlg diterirna, rnelalui telepon atau sur
at.
28 BAGIANlII AplikaSi Sistem Informasi AkuntanSi

~~
Gudang
Kegiatan~pembuatan faktU~I....l(---;~~=. harian
Fileinduk
faktur
penjualan
Sist9f1l
pemrosesan
penjualan on-line F-------7
Fileinduk
barang
jadi
Sistem
pemrosesan
permintaan
Database
Pemasaran File induk
peIanggan
Tampilan
entridata
pesanan
penjualan
Tenaga PenJualan
Dlslribusl Fak\Ur
Analisis
penjualan dan
prolitabilitas
.--1--.
<.=JStatus
persediaan
Porencanaan
Produksl
Departemen
Pemasaran
Departemen
Kredlt
Gambar 11-12 Sistem siklus pendapatan terintegrasi AGE: (al entri pesanan penjua
lan
Bagaimanapun cara pesanan pada awalnya diterirna, sistem tersebut dengan cepat a
kan
memverifikasi dapat tidaknya pelanggan diberikan kredit, memeriksa ketersediaan
persediaan, dan memberitahukan departemen penggudangan dan pengiriman mengenai
penjualan yang telah disetujui tersebut.
, Parapegawaigudangsertapengirimanmemasukkandatamengenaiberbagaiaktivitas
mereka segera setelah aktivitas-aktivitas tersebut dilaksanakan, sehingga memper
barui
informasimengenai status persediaan secara langsung. Setiap malam, program faktu
r
dioperasikan dalarn modelbatch, menghasilkan faktur dalarn bentuk kertas atau el
ektronis
bagi para pelanggan yang membutuhkan faktur-faktur tersebut. Sewaktu-waktu,
departemen lainnya dapat menggunakan sisternpemrosesan permintaan untuk
memastikan status pesanan dan merencanakan berbagai aktivitas rnereka di masa
mendatang. .
BAB 11 Slklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kas

( Fa~ur,()
c;;:o.
(]
induk
penjualan
peiangga-l .
T ..
..
$
EdH dan perbarui
)0
(Kh:n ()
penagihan kas
serta piutang usaha
t
2 I
Dallar 1 J
peng::,an
~~
( Kekasir )
( Ke piutang usaha J
Gambar 11-12 (b) penerimaan kas
Pemrosesan penerimaan kas juga sebagian besar diotomatisasikan. Para pelanggan
AOE dapat mengirim cek ke salah satu dari enambank regional yangbekerja sama den
gan
AOE mengenai electronic lockbox, atau mengirimkan pembayaran mereka ke bank-bank
tersebut melalui EFT. Setiap hari, bank-bank tersebut mengirim sebuah fileberisi
data
pengiriman ke AOE, yang kemudian digunakan untuk memperbarui data rekening
pelanggan dan kas.
Akan lebihjelas jika membandingkan proses baru di AOE dengan berbagai prosedur
yang dilaksanakan dalam sistem lama (warisan) perusahaan tersebut. Lampiran bab
ini
berisi bagan alir-dan penjelasan deskriptif naratif singkat mengenai sistem sikl
us
pendapatan lama di AOE. Perbaikan utama yang terjadi adalah sebagai berikut:
1.
Entri pesanan secara real-time mendeteksi kesalahan, seperti hilangnya data, pad
a
saat pesanan dimasukkan, dan pada saatlebih mudah untuk memperbaiki kesalahankes
alahan
tersebut.
2.
Keputusan persetujuan kredit dapat dibuat pada waktu pelanggan menyerahkan
pesanannya. Apabila dibutuhkan persetujuan khusus, manajer bagian kerdit
diberitahukan melalui e-mail dan segera membuat keputusan tersebut.
3.
Catatan persediaan lebih akurat dan tepat waktu, memungkinkan pegawai bagian
entri pesanan penju'alan memberikan informasi yang akurat pada pelanggan
mengenai perkiraan tanggal pengiriman.
4.
Departemen penggudangandan pengiriman dapatmerencanakanberbagai aktivitas
dengan lebih baik untuk meminimalkan waktu yang dibutuhkan dalam memenuhi
pesanan pelanggan.
5.
Sistem tersebut membandingkan data yang dimasukkan oleh bagian pengiriman
dengan yang berada di file pesanan penjualan, sehingga dapat mendeteksi serta
memfasilitasi perbaikan kesalahan sebelum dilakukan pengiriman.

6.
Penerimaan kas diproses dengan lebih cepat, hinggameningkatkan arus kas.
7.
Laporan dan ukuran kinerja lebih tepat waktu, hingga meningkatkan kemampuan
pihak manajemen untuk mengawasi dan memperbaiki efisiensi serta efektivitas.
Untuk mewujudkan manfaat-manfaat ini dibutuhkan pengendalian yang memadai untuk
memastikan bahwa informasi dalam sistem tersedia, akurat, aman, dan dapat dipeli
hara.
Bagianberikutinimendiskusikan prosedur pengendalianyang dapat diaplikasikan untu
k
mencapai tujuan-tujuan tersebut.
PENGENDALIAN:TUJUAN,ANCAMAN,DAN
PROSEDUR
Di dalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan
pengendalianyang memadai untuk memastikanbahwa tujuan-tujuan berikut ini dicapai
:
1.
Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar.
2.
Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi).
3.
Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat.
4.
Semua transaksi dicatat dengan akurat.
5.
Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian.
6.
Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif.
Dokumen-dokumen dancatatan-catatan yang dijelaskan dalam bagian sebelumnya
memainkanperanan pentingdalam mencapai tujuan-tujuan ini. Dokumen yang sederhana
dan mudah digunakan dengan instruksi yang jelas, memfasilitasi pencatatan data
transaksi secara akurat dan efisien. Penggabungan pengendalian aplikasi yang tep
at,
seperti pemeriksaan validitas dan pemeriksaan (format) field akan lebih meningka
tkan
akurasientridata ketika menggunakandokumenelektronis. Memberikan ruang di dokume
n
kertas dan elektronis untuk mencatat siapa yang melengkapi dan siapa yang memeri
ksa
formulir tersebutmemberikanbuktibahwatransaksi tersebuttelahdisahkansecarabenali
.
Memberikan nomor terlebih dahulu pada dokumen memfasilitasi pemeriksaan bahwa
semua transaksi telah dicatat. Membatasi akses ke dokumen kosong, jika dokumen k
ertas
masih digunakan, dan membatasiakses ke program yang membuat dokumen akan
mengurangi risiko transaksi yang tidak sah.
Tabel 11-1 mendaftar ancainan-ancaman utama dalam siklus pendapatan dan
prosedur pengendalian yang sesuai yang harus dilaksanakan untuk menghilangkan
ancaman-ancaman tersebut. Setiap perusahaan, apa pun lini usahanya, menghadapi
ancaman-ancaman ini. Oleh sebab itu, merupakan hal yang penting untuk memahami
bagaimarra SIA dapat didesain untuk mengatasinya. Diskusi ini diatur dalam keemp
at
tahap siklus pendapatan: entri pesanan penjualan, pengiriman, penagihan dan piut
ang
usaha, serta penagihan kas.
BAB 11 S1klus Pendapatan: Peqjualan dan Penagthan Ras

Entri Pesanan Penjualan
Tujuan utama proses entri pesanan penjualan adalah untuk secara akurat dan efisi
en
memproses pesanan pelanggan, memastikan bahwa perusahaan dibayar untuk semua
penjualan secara kredit, dan bahwa semua penjualan sah, serta untuk meminimalkan
hilangnya pendapatan akibat dad manajemen persediaan yang kurang baik. Ancaman 1
sampai 4 dalam Tabelll-l menghubungkan tujuan-tujuan ini.
label 11-1 Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pendapatan
Prosedur Pengendalian yang Dapat
ProseslAktivltas Ancaman Diterapkan
Entri pesanan penjualan 1.
Pesanan pelanggan yang tidak lengkap Pemeriksaan edit entri data
atau tidak akurat
2. Penjualan secara kredit ke pelanggan
Perselujuan kredil oleh manajer bagian kredil;
yang memiliki calalan kredil buruk
bukan oleh lungsi penjualan; calalan yang
akural alas saldo rekening pelanggan
3.
Legitimasi pesanan Tanda tangan di atas dokumen kertas; landa
tangan digital dan sertilikal digilal untuk ebusiness
4. Habisnya persediaan, biaya
Sistem pengendalian persediaan
pengQudangan, dan pengurangan harga
Pengiriman 5.
Kesalahan pengiriman: Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu
Barang dagangan yang salah pengambilan dan slip pengepakan; pemindai
Jumlah yang salah kod.e garis;
Alamat yang salah Pengendalian aplikasi enlri dala
6. Pencurian persediaan
Batasi akses lisik ke persediaan;
Dokumentasi semua transler internal
per-sediaan; perhitungan lisik persediaan
secara periodik persediaan dan rekonsiliasi
perhilungan dengan jumlah yang dicalat
Penagihan dan Piutang Usaha 7. Kegagalan unluk menagih pelanggan Pemisahan lungs
i pengiriman dan penagihan; .
Pemberian nomor terlebih dahulu ke semua
dokumen pengiriman dan rekonsiliasi laklur
secara periodik; rekonsiliasi karlu
pengambilan dan dokumen pengiriman
dengan pesanan penjualan
8.
Kesalahan dalam penagihan Pengendalian edit entridata
Daltar harga
9. Kesalahan dalam memasukkan dala
Rekonsiliasi buku pembantu piulang usaha
ketika memperbarui piutang usaha
dengan buku besar; laporan bulanan ke
pelanggan
Penagihan kas 10. Pencurian kas Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan
kas; kesepakalan lockbox; konfirmasikan
pengesahan dan penyimpanan semua
penerimaan;
Rekonsiliasi periodik laporan bank dengan
catatan seseorang yang lidak lerlibat dalam
pemrosesan penerimaan kas
Masalah-masalah Pengendalian Umum 11. K~hilangan
data Prosedur cadangan dan pemulihan dari
bencana; pengendalian akses (secara lisik
dan logis)
12. Kinerja yang buruk
Persiapandan linjauan laporan kinerja
32 BAGIAN III AplikaSl Slstem Infonnasl Akuntansl

Ancaman 1: Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak
akurat
Ancaman dasar selama entri pesanan penjualan adalah data yang penting mengenai
pesanan tersebut akan hilang atau pun tidak akurat. Kegiatan inibukan hanya
menimbulkan inefisiensi karena perlunya menghubungi kembali pelanggan dan
memasukkan kembali pesanan ke dalam sistern, tetapi juga dapat secara negatif
mempengaruhi persepsi peianggan, dan akibatnya, dapatberpengaruh buruk terhadap
penjualan di masa mendatang. Beberapa pengendalian edit entri data dapat
menghilangkan ancaman ini. Contohnya, pemeriksaan kelengkapandapat memastikan
bahwa semua data yang dibutuhkan dimasukkan. Pencarian otomatis data referensi,
seperti alamat pelanggan, yang telah disimpan dalam file induk pelanggan, menceg
ah
kesalahan dengan meniadakan entri data. Uji kewajaran harus membandingkanjumlah
yang dipesan dengan nomor barang dan catatan penjualan terdahulu. Banyak dari
pengendalianeditentri data ini, seperti uji kelengkapan, juga dibutuhkan dalam W
eb site
untuk memastikanbahwa para pelanggan memasukkCln semua data yang dibutuhkan.
Ancaman 2: Penjualan kredit ke pelanggan yang memiliki catatan
kredit buruk
Ancaman kedua dalam entri pesanan penjualan adalah kemungkinan melakukan
penjualan yang kemudian menjadi tidak tertagih. Mensyaratkan otorisasi yang bena
r
untuk setiap penjualan secara kredit akan mengurangi ancaman ini. Secara umum, h
al
ini dicapai dengan menetapkan batas kredit untuk setiap pelanggan dan memberikan
pegawai bagian penjualan otorisasi umum untuk menyetujui penjualan kredit tambah
an
ke pelanggan lama dengan syarat penjualan semacam itu tidak meningkatkan total s
aldo
rekening pelanggan melebihi batas kredit yang disetujui. Dalam kasus-kasus yang
membutuhkan otorisasi khusus, seperti pelanggan baru atau pemberian tambahan kre
dit
ke pelanggan lama persetujuan harus diberikan oleh seseorang yang bukan merupaka
n
sales representative, terutama apabila pegawai bagian penjualan tersebut dibayar
berdasarkan komisi. Bagan organisasi untuk AOE (lihat Gambar 11-1) memperlihatka
n
pemisahan tugas ini: manajer bagian kredit, yang menetapkan kebijakan kredit dan
menyetujui pemberian kredit ke pelangganbaru dan kenaikanbatas kreditbagi pelang
gan
lama, berdiri sendiri dari fungsi pemasaran. Guna mendorong pemisahan tugas ini
dalam
sistern on-line yang terintegrasi, staf administrasi bagian entri pesanan penjua
lan harus
diberikan akses baca saja ke informasi rnengenai batas kredit tiap pelanggan.
Akan tetapi, agar efektif, kredit harus disetujui sebelum pelepasan barangdari
persediaan. Merupakan hal yang juga penting untuk memelihani catatan yang akurat
dan terbaru mengenai saldo rekening pelanggan dan batas kredit.
BAB 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Ras

Ancaman 3: Keabsahan pesanan
Ancaman lainnya berkaitan dengan legitimasi pesanan. Oahulu, keabsahan pesanan
pelanggan didapat melalui penerimaan pesanan pembelian yang telah ditandatangani
dari pelanggan. Bersama peningkatan transaksibisnis secara elektronis, penggunaa
n tanda
tangan digital dan sertifikat digitaldisyaratkanuntuk memverifikasi identitas se
tiap pihak.
Ancaman 4: Kehabisan persediaan, biaya penggudangan, dan
pengurangan harga .
Akan tetapi, ancaman lain dalam proses entridata adalah penjualan akan hilang ka
rena
.
~
kehabisan persediaan. Sebaliknya persediaan yang berlebih akan meningkatkan biay
a
penggudangan dan bahkan dapat memerlukan pengurangan harga yang signifikan.
Guna mengatasi masalah ini, perusahaan-perusahaan membuat sistem pengendalian
persediaan dan perkiraan penjualan yang akurat. SIA yang on-line, se'perti yang
diperliha}kan dalam Gambar 11-12, memfasilitasi penggunaan metode persediaan
perpetual,hinggamemastikan bahwa catatan-eatatan mengenai jumlahpersediaan yang
tersedia untuk penjuaIan adalah akurat. Perhitungan fisik persediaan secara peri
odik
juga membantu memverifikasi akurasi juniJah yang dicatat. Perkiraan penjualan ha
rus
ditinjau secara teratur dan sering direvisi. Sebagai tambahan, kinerja pemasok,
seperti
tingkat pengiriman tepat waktu, harus diawasi.
Pengirirnan
Tujuan utama fungsi pengiriman adalah untuk memenuhi pesanan pelanggan secara
efisien qan akurat, serta untuk menjaga persediaan. Ancaman 5 dan 6 dalam Tabel1
1-1
terkait dengan tujuan-tujuan ini.
Ancaman 5: Kesalahan pengiriman
Mengirimkan barang yang salah atau jumlah barang dagangan yang salah serta
mengirimkan ke lokasi yang salah'adalah kesalahan serius karena kesalahan-kesala
han
tersebut dapat secara signifikan mengurangi kepuasan pelanggan dan selanjutnya
penjualan di masa mendatang. Kesalahan-kesalahan tersebutjuga dapatmengakibatkan
hilangnya aset apabila pelanggan tidak membayar barang yang salah kirim. Sistem
online
yang diperlihatkan dalam Gambar 11-12 dapat mengurangi risiko kesalahan
pengiriman apabila personel pengiriman diminta untuk memasukkan jumlah barang
.
.
yang dikirim sebelumbarang tersebut dikirim. Hal inimemungkinkan pendeteksian, d
an
kemudian pei:"baikan, kesalahan apa punsebelumbarangdagangan meninggalkan tempat
asalnya dengan membandingkan data pengiriman dan pesanan penjualan. Penggunaan
pemindai kode garis untuk mencatat pengambilan dan pengiriman persediaan dapat
secara nyata meniadakan kesalahan entri data. Oi perusahaan-perusahaan tempat en
tri
54 BAGIAN III Aplikasl Slstem Informasl Akuntansl

data masih dilakukan se~ara
manual, penggunaan pengendalian aplikasi, seperti
pemeriksaanfield dan uji kelengkapan, dapat mengi.Irangi kesalahan secara signif
ikan.
Hanya setelah sistem tersebut telah memverifikasi bahwa pengiriman benar maka sl
ip
pengepakan dan dokumen pengir~andicetak.
Ancaman 6: Pencurtan persediaan
Ancaman lainnya dalam tahap pengiriman di siklus pendapatan melibatkan pencurian
persediaan. Kerugian akibat pencurian dapat sangat besar nilainya. Contohnya, Ex
ide,
Inc., sebuah produsenaki, melaporkan}<erugiansebesar $3,5jutakarena pencurianole
h
pegawai. Sebagai tambahan dari kerugian aset, pencurian juga membuat catatan
persediaan menjadi tidak akurat, yang dapat mengakibatkan masalah-masalah dalam
memenuhi pesanan pelanggan.
Beberapa prosedur pengendalian dapat mengurangi risiko pencurian persediaan.
Pertama, persediaan harus disimpan dalam lokasi yang aman denganpembat~sanakses
secara fisiko Kedua, semua transfer persediaan di dalam perusahaan harus
didokumentasikan. Persediaan harus diberikan ke pegawai bagian pengiriman hanya
jika terdapat pesanan penjualan yang telah disetujui. Sebagai tambahan, baik peg
awai
bagian gudang maupun pengiriman harus menandatangani dokumen yang dilampirkan
bersamabarangtersebut (ataumembuatcatatanyangmemadaimengenaitransfertersebut
secara on-line) padasaatbarangditransferdaribagianpersediaanke pengiriman. Prose
dur
ini memfasilitasi penelusuran penyebab kekurangan persediaan apa pun. Lagipula,
akuntabilitas semacam irii mendorong para pegawai untuk mempersiapkan dan
memelihara catatan yang akurat. Terakhir, jumlah persediaan yang dicatat harusse
cara
periodik direkonsiliasi dengan jumlah persediaan secara fisik yang dimiliki, dan
para
pegawaiyangbertanggungJawabataspenyimpananpersediaanharus diberikan tanggung'
jawab atas kekurangan apa pun.
Penagihan dan Piutang Usaha
'.
Tujuan utama dari fungsi penagihan dan piutang usaha adalah untuk memastikan bah
wa
para pelanggan ditagih untuk se~ua
penjualan, bahwa faktur akurat, dan bahwa catatan
rekening pelanggan dipelihara secara akurat. Ancaman 7 hingga 9 dalam Tabeill-l
berhubungan oengan tujuan-tujuanini.
Ancaman 7: Kegagalan untuk menagih pelattggan
Kegagalan untuk menagih pelanggan atas barang-barang yang sudah dikirim
mengakibatkan kerugian aset dan kesalahan dalam data penjualan, persediaan, sert
a
piutang usaha. Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihandapat mengurangi ancaman
ini. Jika tidak, pegawai yang melakukan kedua fungsi ini dapat mengirimkan baran
g
BAB 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagthan Kas

dagangan ke teman-temannya tanpa melakukan penagihan. Pesanan penjualan, kartu
pengarnbilanbarang, slip pengepakan, dan faktur penjualanharussecaraberurutan di
beri
nomor dan kemudian secara periodik dipertanggungjawabkan. Pesanan penjualan atau
slip pengepakan yang tidak dapat ditemukan kesesuaiannya dengan pesanan penjuala
n
mencermW<an pengirimanyang belum ditagih, dan tindakan perbaikan harus dilakukan
.
Ketika faktur penjualan tidak dibuat (contohnya, sistem yang tidak menggunakan f
aktur
penjualan), menjadi hal yang sangat penting untuk memastikan bahwa setiap pengir
iman
dicatat.
Ancaman .8: Kesalahan dalam penagihan
Kesalahan dalam penagihan, seperti kesalahan memberikan harga dan menagih
pelanggan untuk barang-barang yang tidak dikirim atau atas pesanan ulang,
mencerminkan potensi ancaman lainnya. Kelebihan penagihan dapat mengakibatkan
ketidakpuasan pelanggan, dan kekurangan dalam penagihan dapat mengakibatkan
kerugian aset. Kesalahan memberikan harga dapat dihindari dengan cara memerintah
kan
komputer menarik data yang tepat dari file induk persediaan. Kesalahan yang meli
batkan
jumlah barang yang dikirim dapat diketahui dengan merekonsiliasi jumlah yang
tercantum di slip pengepakan dengan jumlah dalam pesanan penjualan. Apabila
memungkinkan, penggunaan pemindai kode garis dapat mengurangi lebih jauh
kemungkinan kesalahan entri data.
Ancaman 9: Kesalahan dalam memelihara rekening pelanggan
Kesalahan dalam memelihara rekening pelanggan dapat mengarah pada hilangnya
penjualan di masa mendatang dan juga menunjukkan kemungkinan pencurian kas.
Pemeriksaan edit berikut ini dapat digunakan untuk memastikan akurasi dalam
memperbarui rekening pelanggan:
1.
Pemeriksaan validitas atas pelanggan dannomor faktur.
2.
Verifikasi closed-loop untuk memastikan bahwa rekening yang benar yang dikredit.
3.
Pemeriksaanfie ld memastikan bahwa hanya nilai numerik yang dimasukkan untuk
jumlah pembayaran.
Pembayaran dari pelanggan sering kali diprosesdalam batch, hingga jumlah total
batch dapat memberikan cara tarnbahan untuk mendeteksi kesalahan dalarn memasukk
an
data. Contohnya, setelah mempros~s
pembayaran dari pelanggan, jumlah semua saldo
rekening tiap pelanggan (file buku pembantu piutang usaha) harus sarna dengan sa
ldo
total dalarn akun pengendali piutang usaha dalarn buku besar. Apabila keduanya t
idak
sarna, kesalahan dalarn memasukkan data mungkin telah terjadi dan semua transaks
i
yangbaru dimasukkan harus diperiksa kembali. Guna memastikan bahwa semua kiriman
uang diproses, jumlah rekening pelanggan yang diperbarui harus diperbandingkan
BAGlAN III Apl1kasl Slstem Infonnasl Akuntansl

dengan jumlahcek yang diterima. Rekonsiliasi ini hams dilakukan oleh seseorang y
ang
tidak terlibat dalam pemrosesan transaksi aslinya karena (1) lebih mudah untuk m
elihat
kesalahan orang lain daripada kesalahan Anda se.ndiri dan (2) hal ini memberikan
suatu
cara untuk mengidentifikasi ketidakberaturan. Terakhir, mengirimkan melalui sura
t
laporan rekeningbulanan ke setiap pelanggan memberikan tinjauanindependen t~baha
n
atas akurasi proses memasukkan data karena pelanggan akan mengajukan keluhan jik
a
rekening mereka belum dikredit dengan benar untuk pembayaran yang telah mereka
kirimkan.
Penagihan Kas
Tujuan utama dari fungsi penagihan kas adalah untuk menjaga kiriman uang pelangg
an.
. Ancaman 10dalamTabelll...1berhubungandengantujuanini.
Ancaman 10: Pencurian kas
Prosedur pengendalian khusus hams digunakan karena kas mudah dicuri. Pemisahan
tugas adalah prosedur pengendalian yang paling efektif untuk mengurangi pencuria
n.
Para pegawai yang memiliki akses secara fisik ke kas hams tidak memiliki tanggun
g
jawab untuk rnencatat atau mengotorisasi transaksi apa punyang melibatkan peneri
maan
kas. Secara khusus, pasangan tugas berikut ini hams dipisahkan:
1.
Menangani kas atau cek serta memasukkan data kiriman ke rekening pelanggan.
Seseorang yang melakukan kedua tugas ini dapat melakukan jenis penggelapan
khusus yang disebut gali lubang tutup lubang (lapping).
2.
Menangani ka5 atau cek dan mengotorisasi nota kredit. Seseorang yang melakukan
kedua tugas ini dapat menutupi pencurian kas den~an
cara membuat nota kredit
yang sama dengan jumlahyang dicuri.
3.
Membuat nota kredit dan memelihara rekening pelanggan. Seseorang yang
melakukan kedua tugas inidapat menghapus jumlah tidak tertagih yang merupakan
utang teman-temannya.
secara umum, penanganan uang dan cek dalam organisasi hams diminimalkan.
Metode optimal adalah melalui kesepakatan lockbox bank atau penggunaan EFT atau
FEDI untuk pembayaran dari pelanggan. Biaya kesepakatan ini hams dipertimbangkan
dengan manfaat pengtirangan biaya pemrosesan internal dan akses yang lebih cepat
ke
pembayaran dari pelanggan.

Apabila pembayaran dari pelanggan hams diproses secara internal, dokumentasi
yang baik atas kiriman uang adalah hal yang penting, karena risiko kehilangan pa
ling
besar pada saat penerimaan pertama. Jadi, daftar semua cek yang diterima hams
dipersiapkan segera setelah membuka surat. Cek-cek tersebut juga hams disahkan s
ecara
BAB 11 Sildus Pendapafun: Penjualan dan Penagihan Ras

terbatas pada waktu tersebut. Guna meminimalkan risiko penyalahgunaan kasatau ce
k
yang diterima, harus ada dua orang yang membuka semua surat yang masuk.
Pemisahan fungsi pencatatan dan penyimpanan berikut ini memberikan
pengendalian tambahan: Hanya data kiriman uang yang harusdikirim ke departemen
piutang usaha, dengan pembayaran pelanggan yang telah dikirim ke kasir. Kesepaka
tan
semacam ini menciptakandua pemeriksaan pengendalian yang benar-benar independen.
Pertama, kredit total piutang usaha yangdicatat oleh departemenakuntansi harus s
arna
dengan debit total kasyangmenyajikanjumlahyang disimpan oleh kasir. Kedua, salin
an
daftar pengiriman uang yang diberikan ke departemen audit internal dapat
diperbandingkan dengan slip penyimpanan yang telah divalidasi danlaporanbank unt
uk
memverifikasi bahwa semua cek yang diterima organisasi tersebut telah disimpan.
Terakhir, laporan bulanan yang dikirim ke para pelanggan memberikan lapisan
pengendalian tambahan, karena para pelanggan akan memperhatikan kegagalan untuk
mengkredit dengan tepat rekening mereka atas pembayaran yang telah dikirim.
Toko-toko ritel danberbagai organisasi yang menerima kas secara langsung dari pa
ra
pelanggan harus menggunakan mesin kas yang secara otomatis menghasilkan catatan
tertulis semua kas yang diterima. Dalanisituasi semacam ini, para pelanggan juga
dapat
memainkan peran penting untuk mengendalikan penagihan kas. Coritohnya, banyak
toko menggunakan tanda untuk menginformasikan pelangganbahwa pembelian mereka
gratis jika mereka tidak menerima tanda terima atau bahwa tanda terima yang dita
ndai
dengan bintang merah memberikan diskon bagi pelanggan. Kebijakan semacam ini
mendorong pelanggan untuk memperhatikan para pegawai agar benar-benar mencatat
penjualan secara tunaitersebut dan melakukannya dengan benar.
Semua kiriman uang pelanggan harus disimpan, utuh, ke bank setiap hari.
Penyimpanan harian mengurangi jumlah kasdan cek yang berisiko untuk dicuri.
Menyimpan semua kiriman secara utuh, dan tidak menggunakanny.a untuk pengeluaran
lain-lain, memfasilitasi rekonsiliasi laporanbank dengancatatan penjualan, piuta
ng usaha,
dan penagihan kas.
Terakhir, pegawai yangmerekonsiliasi laporan bank harus independen dari semua
aktlvitas yang melibatkan penanganan atau pencatatanpenerimaan kas. Pernisahan t
ugas
ini memberikall pemeriksaan independen atas kasir dan mencegah manipulasi lapora
n
bank untuk menutupi pencurian kas.
Masalah-masalah Umum Pengendalian
Dua tujuan umum yang berhubungan dengan semua aktivitas dalam sikluspendapatan
adalah bahwa data tersedia ketika dibutuhkan dan bahwa semua aktivitas dilakukan
secara efisien dan efektif. Ancaman 11 dan 12 dalam Tabelll-l adalah ancaman-anc
aman
umum yang mempengaruhi semua tahap siklus pendapatan.
BAGIAN III Aplikasl Slstem Infonnasl Akuntansl

Ancaman 11: Kehilangan data
Ancaman umum yang signifikan dalam siklus pendapatan adalah kehilangan data
mengenai rekening pelanggan. Rekening pelanggan dan catatan persediaan yang akur
at
adalahhalyangpenting, tidakhanya untuk tujuanpelaporaneksternal daninternalsaja,
tetapi juga untuk merespons pertanyaan pelanggan. Selain itu, kehilangan semua d
ata
piutang usaha dapat mengancam kelangsungan pemsahaan. Oleh sebab itu, catatancat
atan
tersebut hams dilindungi dad kehilangan atau kemsakan.
File-file induk piutang usaha, penjualan, dan penerimaan kas hams dibuat
cadangannya secara teratur. Duasalinan cadangan file-file kunci, seperti file in
duk piutang
usaha, hams dibuat. Salah satunya hams disimpan di lokasi kantor dan lainnya di
luar
lokasi kantor. Salinan cadangan file transaksi terbamjuga hams dibuat. Semua dis
k dan
tape harus memiliki baik label file internal maupun ekstemal untuk mengurangi
kemungkinan secara tidak sengaja menghapus file-file yang penting.
Pengendalian akses juga merupakan hal yang penting. Membocorkan inform,asi
pelanggan ke pesaing dapat menurunkan penjualan dan bahkan membuat pemsahaan
menghadapi tanggungjawab hukum. Akses tidak sahjugameningkatkan risiko kerusakan
file-file data yang penting. Sistem password dan ID pemakai hams digunakan untuk
membatasi akses para pegawai.ke dan kegiatan yang dimungkinkan atas file-file te
rsebut.
Contohnya, hanya pegawaibagian penjualan yangsehamsnya diizinkan untuk membuat
pesananpenjualan: Selainitu, pegawaibagianpenjualan hams memiliki akses read-onl
y
ke batas kredit pelanggan dan saldo rekening terakhir. Pengendalian akses hams a
qa
untuksetiap terminal. Contohnya, sistem tersebut hams diprogram untuk menolak us
aha
apa pun memasukkan pesanan penjualan dari terminal yang berlokasi di bagian
pengiriman. Terakhir, daftar semua aktivitas~
temtama tindakan apa punyangmelibatkan
persetujuan dad pihak manajemen (contohnya, penambahanbatas kredit), hams dicata
t
dan dipelihara untuk pemeriksaan di masa mendatang sebagai bagian dad jejak audi
t.
Ancaman 12: KineIja yang kurang baik
Sebagai tambahan dari memastikan akurasi dan menjaga aset, tujuan lainnya
pengendalianinternaladalahmendorong dilaksanakannya tugas secara efisien dan efe
ktif.
Mempersiapkan dan meninjau laporan memberikan dasar untuk menilai efisiensi dan
efektivitas berbagai aktivitas siklus pendapatan dan untuk mengurangi ancaman ki
nerja
yang dibawah standar. Kemungkinanjumlahlaporansemacam ini dibatasi hanya melalui

pilihan pihak manajemen mengenai aktivitas-aktivitas apa yang penting untuk diaw
asi
dan dikendalikan. Contohnya, entri pesartan penjualan secara efisien dapat diawa
si
dengan mempersiapkan laporan periodik pesanan penjualan yang diproses untuk seti
ap
individu dalamperiodewaktu tertentu.Efisiensi danefektivitas tenaga penjualan.da
pat
dinilai melalui laporan analisis penjualan (sales analysis report), yang merinci
penjualanberdasarkan tenaga penjual, daerah, atau produk. Pandangan lebihjauh te
ntang
kinerja penjualan keseluruhan dapat diberikan dengan mempersiapkan laporan anali
sis .

profitabilitas (profitability analysis report), yang merinci kontribusi margin l
aba setiap
daerah, pelanggan, saluran distribusi, tenaga penjual, produk, atau dasar lainny
a.
Laporan frekuensi dan banyaknya pesanan ulang memherikan pandangan mengenai
efektivitas kebijakan manajemen persediaan dalam memuaskan permintaan pelanggan.
Dalam cara yang hampir sarna, laporan yang mengidentifikasi produk yang lambat
penjualannya (slow-moving prQduct) dapat membantu menghindari kelebihan
penumpukan persediaan.
Dimensi-dimenasi kinerja sebelumnya yang difokuskan ke arah internal hanya
memberikan satu pandangan keberhasilan dalam memenuhi tujuan kepuasan pelanggan.
Organisasi juga perlu menangkap dan mengintegrasikan ukuran-ukuran yang dihasilk
an
secara internal dengan dari efisiensi proses dengan data yang dihasilkan dari ek
sternal
mengenai sikap pelanggan. Jadi, Trevor menginginkan Ann unluk mendesain kembali
SIA AOEhingga mampu menelusuri dan menyimpan tren tingkat kepuasim pelanggan.
Mengawasi piutang usaha secara hati-hati juga merupakan hal yang sangat penting
karena penagihan secara signifikan mempengaruhi arus kas. Daftar umur piutang
usaha mendaftar saldo rekening pelanggan berdasarkan lamanya waktu yang tersisa
dan memberikan informasi untuk memperkirakan piutang ragu-ragu. Hal ini juga
memberikan informasi yang berguna untuk mengevaluasi kebijakan kredit saat ini d
an
untuk memutuskan apakah akan meningkatkan batas kredit bagi pelanggan tertentu.
Masalah arus kas adalah alasan utama mengapa banyak perusahaan bangkrut. Oleh
sebab itu, anggaran kas, yang memberikan perkiraan tepat kas masuk (perkiraan
penagihan dari penjualan) dan kas keluar (utang yang belum dibayar), adalah hal
yang
penting. Anggaran ini dapat memperingatkan organisasi atas kekurangan kas jangka
pendek di masa mendatang, hingga memungkinkan organisasi tersebut membuat rencan
a
ke depan untuk mendapatkan pinjaman jangka pendek dengan suku bunga yang paling
bagus. Sebaliknya, organisasiyang mengetahui adanya kelebihan kas di masa mendat
ang
dapat mengambil berbagai langkah untuk meginvestasikan kelebihan dana tersebut a
gar
mendapatkanpengembalian yang terbaik. Anggaran kas dapat membantu AOE untuk
secara lebih baik mengelola kebutuhan pinjaman jangka pendeknya.
Selanjutnya, kami mendiskusikan secara lebih terinci bagaimana SIA dapat didesai
n
untuk memberikan berbagai laporan ini dan informasi lainnya yang berguna agarsec
ara
efektif mengelola berbagai aktivitas siklus pendapatan:
KEBUTUHAN INFORMASI SIKLUS PENDAPATAN DAN
MODEL DATA
SIA.didesain untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data kegiatan bisnis
agar manajemen mendapatkan informasi untukmendukung pengambilan keputusan.

Data operasional dibutuhkan untuk mengawasi kinerja dan untuk melakukan tugastug
as
rutin berikut ini:
BAGJAN'm Aplikasi Sistem InforrnasiAkuntansi

Meresponspertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan.
Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak.
J
Menentukan ketersediaan persediaan.
Memilih metode untuk mengirim barang.
Selain itu, informasi yang lampau dan yang saat ini diperlukan agar manajemen da
pat,
membuat keputusan strategis berikut ini:
Menentukan harga produk dan jasa.
Menetapkan kebijakan.mengenai retur penjualan dan garansi.
Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan.
Menentukan kebutuhan pinjaman jangka pendek.
Merencanakan kampanye pemasaran yang baru.
Lebih lanjut, SIA juga harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengeva
luasi
kinerja proses yang penting berikut ini:
Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan.
Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan.
..
Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang (back orders).
Tingkat dan tren kepuasan pelanggan.
Analisis pangsa pasar dan tren penjualan.
Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan.
Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan.
Keefektifan iklan dan promosi.
Kinerja staf penjualan.
Pengeluaran piutang ragu-ragu dan kebijakan kredit.
Perhatikan bahwa baik informasi keuangan maupun operasionaldibutuhkan untuk
mengelola dan mengevaluasi kegiatan siklus pendapatan. Contohnya, untuk mengeval
uasi
keefisienan dan keefektifan entri pesanan penjual~ndibutuhkan data mengenai volu
me
penjualan dan mengenai waktu pemrosesan pesanan. Untuk mengevaluasi keefektifan
keseluruhan kegiatan siklus pendapatan juga dibutuhkan informasl mengenai sumber
sumber
eksternal, seperti ukuran kepuasan pelanggan. Secara tradisional, SIA telah
menyediakan ukuran kinerja keuangan yang dihasilkan secara internal dan manajer
telah
beralih ke sumber-sumber lain untuk operasional internal d,an informasi eksterna
l yang
mereka butuhkan. Situasi ini mahal, tida~
efisien, dan tidak diperlukan lagi. Teknologi
database memungkinkan pendesainan ulang SIA untuk menangkap dan menyimpan
datakeuangan dan data operasional mengenai transaksi siklus pendapatan dan untuk
memadukan data yang dihasilkan secara internal dengan informasi dari sumber-sumb
er
ekst~rnal.Akan tetapi, keefektifan datab<;lse bergantung pada kualitas model dat
anya.
.. .
BAll 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kas 41
Model Data Siklus Pendapatan
Gambar 11-13 menunjukkan model data REA yang disederhanakan untuk siklus
pendapatan perusahaan manufaktur seperti AGE. Model ini menyediakan sarana untuk
menangkap dan menyimpan informas.imengenai kegiatan siklus pendapatan dasar yaDg
didiskusikan dalam bab ini. Selain itu, dua kegiatan lain yang penting bagi AGE
juga
dimasukkan, yaitu: Untuk mengevaluasi produktivitas tenaga penjual, Trevor ingin
mengumpulkan data mengenai kunjungan ke pelanggan; dia juga ingin mencatat secar
a
terpisah kegiatan gudang yang termasuk dalam pemenuhan pesanan pelanggan untuk
mengawasi bagaimana hal tersebut mempengaruhi pelayanan pelanggan AGE.
Membaca Model Data
Perhatikan bahwa setiap kotak dalam diagram REA mewakili entitas sumber, kegiata
n;
atau pelaku mengenai informasi yang dikumpulkan. Wajik berlabel (labeled diamond
)
antara entitas tersebut mew~kili
hubungan minat. Jika model data yaDg ditunjukkan pada
Gambar 11-13 diimplementasikan dalam database relasional, akan ada tabel untuk s
etiap
entitas dan untuk setiap hubunganbanyak-ke-banyak. Tabe111-2 menunjukkan berbaga
i
atribut yang akan ditemukan dalam tabel-tabel tersebut.
Perhatikan juga bahwa kardinalitas hubungan tersebut, yang ditunjukkan dalam
.tanda kurung di diagram REA, menunjukkan informasi penting mengenai kebijakan
organisasi dan sifat bisnis tersebut. Mari kita lihat apa yang ditunjukkan oleh
kardinalitas
di Gambar 11-] 3 mengenai AGE.
Perhatikan bahwa kardinalitas maksimum yang berasosiasi dengan entitas persediaa
n
adalah N dalam setiap hubungan dengan kegiatan. Hal ini menunjukkan bahwa AGE
melacak persediaa'n menurut lini produk, bukan sebagai unit fisik individual. Ja
di, lini
produk yang sarna dapat didiskusikan dalam berbagai kunjungan penjualan, dapat
menjadi bagian dari berbagai pesanan, dan dapat dikirim berkali-kali. Kardinalit
as
minimum yang berasosiasi dengan entitas persediaan adalah nol, karena tabel pers
ediaan
adalah file induk, yang berarti bahwa isinya mencakup berbagai periode fiskal. O
i lain
pihak, tabel kegiatan menyimpan infom1asi mengenai transaksi dari periode fiskal
tertentu.
Pada setiap akhir tahun fiskal, isi tabel kegiatan diarsip kemudian dibersihkan.
Sehingga,
pada setiap awal tahun'fiskal, setiap baris di tabel persediaan tidak memiliki h
ubungan
dengan baris di tabel kegiatan.
Perhatikan bahwa kardinalitas maksimum unhlk setiap entitas kegiatan juga N untu
k
hl.lbungannya dengan entitas persediaan. Ketika tenaga penjtlal mengunjungi pela
nggan,
mereka harus mendiskusikan berbagai produk. Pelanggan sering memesan berbagai lj
ni
produk dan setiap kegiatan pemenuhan pesanan dan pengiriman pesanan dapat
mencakup berbagaijenisproduk. Kardinalitas minimum yang berasosiasi dengan kegia
tan
kunjungan ke pelanggan dalam hubungan persediaan-pemeriksaan adalah nol, karena
beberapa kunjungan penjualan didesain l.lntuk membentl.lk atau memperbaiki hubtm
giln
..
to.)
I
I
(1,1)
(O,N)
persediaa~
Pelak"
!,emeri<saan
(O,N) (1,1)
(O,N)
I
Pelanggan
~
1
~./'
(O,N)
(1,1)
Tenaga Penjual
Mencatat (O,N)
~
~
Pesanan Pelaku
(0,1)
ersediaan
Pelanggan
~sana
(O,N)
S1atGudang
(O,N)
~
I
Pelaku
(O,N) I I
(O,N)
(1'1)~
Stat
Pengiriman
(O,N) ersediaan
Persediaan M",m",n"hi
Pelaku
(1,1)
(O,N)
(O,N) (0,1)
I
(O,N)
Pengirim
(1,1)
(1,1)
(1,1)
Mengirim
(O,N)
(l,N) I Pesanan
(1,1)
~
Pelanggan
(0,1)
(O,N)
I
I
I
(1,1)
(O,N) ~SS~
(1,1) (O,N) I
I
I
--l
Kasir
Kas
Pelaku
(1,1)
OJ
~
:=:
II
.-6'
~
:>;"
III
g),
r.n
00'
,...
(1)
:3
I ~
8
III
g),
~
>::
::l
,...
III
::l
g)
Gambar 11-13 Diagram REA siklus pendapatan untuk AGE

label 11-2 Atribut untuk Tabel Relasional dalam Gambar 11-13
Tabel
Persediaan
Atribut (kunci ulama, kunci luar, lainnya)
Nomor produk, deskripsi, biaya per unit, harga per unit, kuantitas
yang tersedia, berat, waktu pemesanan kembali, ,"
Kas Nomor akun, tanda pengenal (/0) bank, saldo, '"
Kunjungan ke Pelanggan Nomor kunjurgan, tanggal, jam, tujuan, tanda pengenal (ID
)
pelanggan, nomor tenaga penjual, nomor pesanan penjualan, "
Mencatat Pesanan Pelanggan Nomor pesanan penjualan, langgal, tanda pengenal pela
nggan,
nomor tenaga penjual, ketentuan, tanggal pengiriman yang
diinginkan, ' '
Memenuhi Pesanan Pelanggan Nomor likel pengambilan, tanggal, jam, nomor stat gud
ang, nomor
staf pengiriman, nomor pesanan perijualan, '
Mengirim Pesanan Nomor pengiriman, nomor faktur, tanggal, nomar dokumen
pengiriman, nomor tikef pengambilan, nomor slafpengiriman,
nomorpengirim, nomor pelanggan, jumlah, '
Penerimaan Pembayaran Nomor kiriman uang, tanggal, jumlah, nomorpelanggan, nomor
kasir, nomor faktur, nomor akun, '
Tenaga Penjual Nomor pegawai, nama, tanggal mulai bekerja, tanggallahir, gaji,
nomor manajer",.
Stat Gudang Nomor pegawai, nama, tanggal mulai bekerja, tanggallahir, gaji,
nomor manajer, ' .
Stat Pengiriman Nomor pegawai, nama, tanggal mulai bekerJa, tanggallahir, gaji,
nomor manC1ier, .',
Pengirim Nomor pengirim, nama, kontak utama,
Pelanggan Nomor pelanggan, nama, alamat penagihan, ..
Kasir Nomor pegawai, nama, tanggal mulai bekerja, tanggallahir, gaji,
nomor manajer, .,'
Persediaan-Pemeriksaan Nomor produk. nomor pemeriksaan
Persediaan-Pesanan Nomor produk, nomor pesanan penjualan, kuantitas, harga jual
sebenarnya, biaya akun'tansi
Persediaan-Memenuhi Pesanan Nomor produk. nomor likel pengambHan, kuantitas
Persediaan-Pengiriman Nomor produk, nomor faklur, kuantitas
dan mungkin tidak mencakup diskusi mengenai produk tettenhL Sebaliknya, kardinal
itas
minimum yang berasasiasi dengan setiap kegiatan lainnya dalam hubungannya dengan
entitas persediaan adalah satu, karena setiap pemesanan, pemenuhan, dan pengirir
nan
hams melibatkan rninimal satu praduk.
Hubungan antara kegiatan kunjungan ke pelanggan dan pencatatan pesanan
pelanggan adalah satu-ke-banyak (l:N), Kardinalitas yang berasasiasi dengan kegi
atan
ini menunjukkan fakta berikut ini: (1) Kunjungan penjualan tidak selalu menghasi
lkan
pesanan, atau dapat menghasilkan banyak pesanan; (2) pesanan dihubungkan dengan
kunjungan penjual~n
yang paling terakhir; dan (3) beberapa pesanan dapat diterima
tanpa kunjungan penjualan sebelumnya, sebagai.hasil dari bentuk iklan lainnya at
au
dari mulut ke mulut,
Hubungan antara kegiatan pencatatan pesanan pelanggan dengan pemenuhan
pesanan diwakili aleh hubungan satu-ke-banyak (l:N), AOE hanya menjual ke taka r
itel
dan grasir,jadi setiap pesanan umumnya cukup besar, sering mencakup ratusan prod
uk.
Oleh sebab itu, setiap pesanan pelanggan diambil secara individual. Namun demiki
an,
44 BAGIA"IIII Aplikasi Sistem Infonnasi Akuntansi

kadang-kadang barang habis dan dipesan ulang. Dalam keadaan tersebut, diperlukan
lebm dari satu kali pengambilan dan pengepakan untuk dapat memenuhi seluruh pesa
nan
pelanggan tertentu. Kardinalitas minimum untuk setiap kegiatan meneerminkan fakt
a
bahwa pesanan harus diterima sebelumdipenuhi.
Hubungan antara kegiatan pemenuhan pesanan dan pengiriman pesanan adalah
satu-ke-satu (1:1): Setelah diambil, setiap pesanan langsung dikirim ke pelangga
n. Untuk
alasan ekonomi, AOE kadang-kadang mengelompokkan beberapa pengiriman keeil dalam
satu truk untuk beberapa pelanggan yang berlokasi di kota yang sarna. Akan tetap
i; setiap
pengiriman dite1usuri seeara individual untuk tujuan pengendalian dan evaluasi k
inerja.
Kardinalitas minimw1 yang berhubungan dengan kegiatan ini meneerminkan fakta bah
wa
pesanan harus dipenuhi sebelum dikirim.
Kardinalitas yang berhubungan dengan kegiatan pengiriman pesanan dan
penerimaan pembayaran menunjukkan bahwa AGE mem~olehkan
para pelanggan untuk
membayar seeara bulanan atassemua kiriman yang mereka terima bulan sebelumnya,
tetapi tidak mengizinkcin para pelanggan untuk mencieil pembayaran. Kardinalitas
minimum yang berhubungan dengan setiap kegiatan menunjukkan bahwa AGE menjiwl
seeara kredit. Perusahaan tersebut mengirim produk sebelum menerima pembayaran.
Kardinalitas yang merupakan hubungan antara kegiatan penerimaan pembayaran
dan sumber kas meneerminkan fakta bahwa setiap pembayaran pelanggan disimpan ke
dalam rekening giro AOE, namun AGE juga memelihara rekening kas lainnya (eontoh,
.untukpenggajiandan investasijangkapendek).
Semua hubungan antara berbagai kegiatan dan pelaku adalah N:1. Setiap kegiatan
dihubungkan hanya ke satu pelanggan dan pelaku internal tertentu, tetapi setiap
pelaku
dapat terlibat dalam banyak kegiatan selama tahun fiskal tersebut. Kardinalitas
minimum
yang berhubungan dengan para pelaku tersebut adalah 0 karena tiga alasan. Pertam
a,
AGE memelihara informa?i mengenai pelanggan potensial. Kedua, ketika pegawai bar
u
dipekerjakan mereka ditambahkan ke dalam database sebelum melakukan aktivitas ap
a
pun. Ketiga, tabel pelaku adalah file induk yang dipelihara sepanjang tahun fisk
al,
sementara tabel kegiatan adalah file transaksi yang akan dibersihkan pada akhir
setiap
tahun fiskal. Pada sisi kegiatan di setiap hubungan, kardinalitas minimum 'satu
meneerminkan fakta bahwa, dengan satu pengeeualian, setiap kegiatan bisnis yang
valid
harus melibatkan seorangpelaku internal dan seorang pelaku eksternal. Pengeeuali
an
tersebut be~hubungander:gan pesanan pelanggan yang diterima melalui Web site AGE
.
Pada kasus semaeam ini, tidak ada tenaga penjua1 yang dilibatkan.
Kunei utama kegiatan pengiriman adalah nomor pengiriman. Dokumen pengiriman
adalah atribut1ainnya, tetapi mungkin kosong untuk pengiriman yang dilakukan den
gan
menggunakan truk milik AGE sendiri. Nomor faktur penjualan adalan atribut 1ainny
a
dari kegiatan pengiriman. Akan tetapi, nomor ini bukanlah kunei utama karena AGE
dalam proses berpindah ke tagman tanpa faktur untuk para pelanggannya. Gleh kare
na
itu,beberapa pengiriman tidakmemilikiIjomor faktur. Para pelanggan yang tidak me
miliki
nomar faktur diinstruksikan untuk meneatat nomor pengiriman yang harus mereka ba
yar.
BAH 11 Siklus Pendapatan: PenJualandan Penagihan Kas

Pemberitahuan pengiriman uang dikirim ke para pelanggan yang masih membutuhkan
faktur penjualan termasuk nomor pengiriman untuk memfasilitasi kredit yang tepat
bagi
pembayaran.
Perhatikan bahwa Gambar 11-13 tidak memasukkan kegiatan tagihan terpisah karena
ini hanyalah aktivitas pemrosesan informasi, bukan bagian dari rantai nilai. Bah
kan
kegiatan tersebut bukanlah ilangkah yang harus dilakukan ketika perusahaan
mengimplementasikan penjualan tanpa faktur dengan para pelanggan. Kegiatan
pertukaran ekonomi dasar dalam siklus pendapatan AOE adalah pengiriman pesanan
dan penerimaan pembayaran. Kegiatan-kegiatan lainnya adalah komitmen atau langka
hlangkah
penting dalam proses tersebut yang diperlukan informasinya oleh pihak
manajemen untuk tujuan perencanaan, pengendalian, dan evaluasi.
Di manakah data mengenai piutang usaha disimpan? Piutang usaha mewakili
penjualan yang pembayarannya belum diterima. Oleh sebab itu, piutang usaha dapat
dihitung dengan melihat perbedaan antara total nilai penjualan dan jumlah penagi
han
kas yang bt'!"hubungan dengan kegiatan-kegiatanpenjualan itu. Akan tetapi, untuk
memperbaiki waktu respons, total saldo yang belum dibayar dari setiap pelanggan
sering
kali disimpan sebagai atribut dalam tabel pelanggan.
Terakhir, perhatikan bahwa informasi mengenai harga dan biaya disimpan di
.beberapa tempat. Tabel persediaanberisi informasi mengenai harga standar (yang
terdaftar)
dan biaya setiap barang karena nilai-nilai tersebut biasanya tetap sepanjang tah
un fiskal
tersebut. Akan tetapi, tabel pengambilan pesanan-persediaan berisi informasi tid
ak hanya
mengenai jumlahyangdipesan, tetapi juga harga serta biaya berdasarkan perhitunga
n
akuntansi yang sebenarnya yang dibebankan ke setiap barang. Hal ini mencerminkan
fakta bahwa AOE dapat mengubah harga beberapa kali dalam tahun tersebut. Jadi,
sementara harga yang terdaftar konstan, harga penjualan aktual yang sebenarnya
bergantung pada waktu penjualan terjadi. Di sisi lain, meskipun biaya standar un
tuk
setiap barang konstan selama tahun tersebut, biaya yang dihitung (yang dapat dit
entukan
dengan menggunakan FIFO, LIFO, rata-rata tertimbang, atau identifikasi khusus) a
kan
berbeda sepanjang tahun, terutama jika sistern persediaan perpetual digunakan.
Manfaat Model Data
Perhatikan bagaimana model data yang ditunjukkan dalam Gambar 11-13 secara efekt
if
memadukan data transaksi akuntansi tradisional (misalnya, tanggal dan nilai penj
ualan)
dengan data operasionallainnya (misalnya, informasi mengenai kunjungan ke pelang
gan).
Akan merupakan hal yang mudah untuk menghubungkan data internal ini dengan
berbagai jenis informasi eksternal. Contohnya, data tingkat kredit pelanggan saa
t ini dan
pelanggan potensial dapat di-download dari database komersial dan disimpan dalam
kolom tambahan di tabel pelanggan: Sarna halnya, tingkat kepuasan pelanggan saat
ini
yang dikumpulkan dari berbagai survei juga dapat disimpan dalam tabel pelanggan.
Akan tetapi, jika AOE ingin menelusuri kepuasan pelanggan sepanjang waktu, tabel

Fokus 11-3
Margin Pendapatan: Metrik Bam untuk Mengevaluasi Kinerja Siklus Pendapatan
Perusahaan-perusahaan telah lama berfokus pada
trend pendapatan sebagai indikator kinerja. Akan
tetapi, metrik yang mungkin lebih baik untuk
mengevaluasi kualitas pertumbuhan adalah margin
pendapatan. Margin pendapatan sarna dengan
margin kotor dikurangisemu';l biaya penjualan:
penggajian, komisi, penggantian biaya perjalanan
tenaga penjual, biaya pelayanan dan dukungan ke
pelanggan, biaya jaminan, biaya pemasaran dart
iklan, serta biaya distribusi dan pengiriman.
Teknologi database yang baru memudahkan
penghitungan angka ini.
Manfaat margin pendapatan sebagai sebuah
metrik adalah adanya perpaduan pengaruh
perubahan dalam penjualan, penetapan harga, dan
biaya yang berhubungan dengan penjualan, dengan
keseluruhan laba operasional perusahaan. Meskipun
merupakan angak finansial, margin pendapatan
mencerminkan faktor-faktor nonfinansial seperti
produktivitas,reputasi, dan kekuatan posisi pasar.
Jadi, trend dalam margin pendapatan menyediakan
pandangan yang bermanfaat bagi manajemen
mengenai keseluruhan kinerja kegiatan siklus
pendapatan. Pertumbuhan margin pendapatan
mengindikasikan bahwa pelanggan puas, produktivitas
meningkat, atau keduanya. Dengan kata lain,
trend yang menurun mengindikasikan masalah
potensial dari retensi pelanggan, produktivitas, atau
tekanan harga karena per~aingan.
Margin pendapatan adalah metrik kinerja nontradisional.
Marginini adalah salah satu contoh
dari berbagai ukuran baru yang dapat dihasilkan
secaralebih mudah karena peningkatan fleksibilitas
pelaporan yang disediakan oleh database relasional
yang di desain dengan baik.
Sumber. James B. Hangsrcfer, "Revenue ~1argin:
A Bener \X'd)' to J\1edsure Company Growth," Strategic Fin.:ma (Juli2000): ifl-4
4.
kepuasan pelanggan yang terpisah harus dibuat. Setiap baris dalam tabel tersebut
akan
menyajikan tingkatan berdasarkan pelanggan tertentu pada titik waktu tertentu de
ngan
informasi mengenai survei terkait dan mungkinmemasukkan komentar tambahan. Setia
p
pelanggan akan dihubungkan ke (O,N)dari tingkatan-tingkatan ini, tetapi setiap t
ingkatan
akan dihubungkan ke (1,1) catatan pelanggan.
Salah satu .keuntungan penting yang diberikan oleh model REA seperti yang
ditunjukkan dalamGambar 11-13 adalah pengambil keput.usan dapat menarik informas
i
siklus pendapatan yang diinginkan dengan bahasa permintaan yang mudah digunakan.
Jadi, mengimplementasikan model data REA dalam database relasional secara signif
ikan
memperbaiki kemampuan SIA untuk memberikan informasi yang dibutuhkan agar secara
efektif mengelola aktivitas-aktivitas siklus pendapatan ke pihak manajemen. Foku
s 11-3
membahas sebuah contoh dari metrik jenis baru yang didesain secara khususuntuk
memberikan indikator awal kinerja sikluspendapatan.
Selain itu, untuk memberikan pengambil keputusan akses yang cepat dan mudah ke
informasi, database yang didesain dengan baik dapat memberikan manfaat strategis
ke
usaha pemasaran perusahaan. Perusahaan dapat 'menambang' data penjualanmereka
BAH 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kas

untuk mengarahkan iklan dan promosi penjualan sesuai kebutuhan dan keinginan
pelanggan mereka. Jadi, sebagai ganti dari pengiriman surat dalam jumlah yang ba
nyak
dan sia-sia ke setiap pelanggan potensial dalam suatu wilayah geografis, perusah
aan
dapat mengirim pesan khusus ke kelompok target. Kunci unhlk secara efektifmelaks
anakan
pemasaran satu-ke-satu adalah memadukan data transaksi yang ada mengenai setiap
pelanggan dengan banyak informasi lainnya serta menyimpan informasi tersebut den
gan
cara yang japat diakses secara mudah. Contohnya, General Motors Corporation
menggunakan data yang dikumpulkandari program koneksi dengan MasterCard dan
catatan penjualan mereka sendiri untuk menentukan jenis informasi kendaraan-mere
k,
model, warna, dan sebagainya-yang hams dikirim oleh perusahaan tersebut ke pelan
ggan
tertentu. Dalam cara yang hampir sarna, Blockbuster Entertainment Corporation
menelusuri catatan sewa pelanggan dan promosi surat yang menyarankan judul yang
mungkin disukai oleh pelanggan tersebut. Kraft General Foods, Inc., menggunakan
informasi yang dikumpulkan dari berbagai survei untuk mempersiapkan pengiriman
surat tertentu yang menawarkan informasi gizi dan resep yang menampilkan produkp
roduk
Kraft yang telah dibeli oleh pelanggan:Siemens Rolm Communications Company
menelusuri permintaan pelanggan untuk berpindah, menambah, atau mengubah alat
komunikasinya. Perusahaan tersebut menggunakan informasi ini untuk memperkiraka,
n
waktu ketika pelanggan mendekati batas kapasitas sehingga mudah dibujuk oleh ten
aga
penjualyang merekomendasikan pembelian kapasitas tambahan.
Model data REA juga memfasilitasi implementasi sistem collaborative forecasting
and replenishment (CFAR) dengan para pelanggan utama. CFAR mengintegrasikan data
penjualan sebenarnya dengan informasi
gai
pelanggan dengan data yang dihasilkan
aan
penjualan yang lebih akurat. Hasilnya
k
dan berkurangnya kemungkinan gagalnya
mengenaipromosi yang direncanakan ke berba

secara internal untuk mengembangkan perkir
adalah manajemen persediaan yang lebih bai
penjualan karena habisnya persediaan serta
kebutuhan untuk potongan karena kelebihan pasokan.

Contoh-contoh sebelumnya menggambarkan bagaimana perusahaan dapat
menggunakan informasi mengenai para pelanggan mereka untuk menghasilkan
peningkatan penjualan dan meningkatkan kinerja keseluruhan'aktivitas siklus
ndapatan. Kemampuan untuk melakukan hal tersebu t tergantung pada
gintegrasikan data secara efektif dari sumber data internal dan eksternal. Denga
n
unakan model data REA sebagai dasar untuk mendesain kembali SIA yang
asilitasi integrasi semacam ini. Merupakan hal yang juga penting bahwa prosedur
ndalian yang memadai dibangun ke dalam sistem untuk memastikan bahwa data
disimpan di dalamnya akurat dan bahwa kerahasiaan data pelanggan terpelihara.
r:n:nnbangan Pengendalian Internal
idatasangatpentingketikamenggunakansisternmanajemen database (da tabase
gt'ment system-DBMS). Untungnya, model data relasional otomatis memberikan
48 BAGlAN III Aplikasi Sistem Infomlasi Akuntansi

beberapa pengendalian untuk memastikan akurasi dan konsistensi data. Salah satu
hat
yang lebih pentingdari pengendalian ini adalah dukungan ke kunci luar dan integr
itas
referensial. Hal ini, contohnya, me.mastikanbahwa ketika sebuah baris baru ditam
bahkan
ke tabel pengambilanpesanan pelanggan, sistem tersebut akan memverifikasibahwa n
om<X
pelanggan (yangmuncul sebagai kunci luar dalam tabel tersebut) benar-benar ada s
ebagai
kunci utama dalam tabel pelanggan (bahwa memang benar-benar ada pelanggan sepert
i
itu).
DBMS juga meningkatkanpentingnya pengendalian akses yang efektif. Sebagian
besar DBMS menawarkan cara untuk mengendalikan akses dengan membiarkan pemakai
yang berbeda hanya melihat sebagian dari database tersebut (disebut sebagai tamp
ilan).
Contohnya, staf administrasi bagian pesanan penjualan hanya akan melihat sebagia
n
dari Gambar 11-13, seperti tabel persediaan, pelanggan, dan pesanan, yang releva
n dengan
tugas pekerjaan mereka. Selain itu, staf administrasi bagian entri pesanan penju
alan hanya
akan diizinkan untuk melakukan kegiatan operasional tertentu pada tabel-tabel te
rsebut.
Contohnya, mereka tidak boleh dapat mengubah batas kredit untuk pelanggan.
Diskusi kita mengenai berbagai ancaman dan eksposur yang didaftar dalam Tabel
11-1 menekankan pentingnya pemisahan tugas yang tidak bolel'\ menjadi satu. Diag
ram
REA berguna untuk mengevaluasi sejauh mana tugas yang tidak boleh menjadi satu
dipisahkan, karena diagram tersebut menunjukkan pelaku internal manakah yang ter
libat
dalam setiap kegiatan. Model REA juga dapat menunjukkan bilamana dan kapan kegia
tan
ditinjau serta disetujui oleh pihak manajemen yang tepat. Contohnya, Gambar 11-1
3 harus
diubah agar kegiatan pengambilan pesanan pelanggan dihubungkan tidak hanya denga
n
entitas pelanggan dan tenaga penjual, tetapi juga dengan manajer bagian kredit.
(Kami
membiarkan penetapan kardinalitas untuk hubungan ini menjadi latihan di rumah.)
Selanjutnya, apabila model REA diimplementasikan dalam sebuah DBMS, komputer
tersebut dapat diprogram untuk mendorong pemisahan tugas dengan menolak usaha
apa pun dari pegawai untuk melakukan fungsi yang tidak sesuai. Sebaliknya, siste
m
tersebut dapat diprogram untukmendaft,ar semua kasus dengan seorang pegawai yang
melakukan beberapa peran, agar auditor dapat menyelidiki apabila terdapat pengen
dalian
pengimbang yang memadai.
RINGKASAN DAN KESIMPULAN KASUS
Keempat aktivitas dasar dalam siklus pendapatan adalah entri pesanan penjualan,
pengiriman, penagihan dan piutang usaha, serta penagihan kas. SIA harus didesain
untuk
memaksimalkanefisiensi di mana setiap fungsi ini dilakukan. SIA juga haws memasu
kkan
prosedur pengendalian internal yang memadai untuk menunmkan ancaman seperti
penjualan yang tidak tertagih, kesalahan dalam penagihan, serta hilangnya atau
penyalahgunaan persediaan dan kas. Prosedur pengendalian juga dibutuhkan untuk
,
memastikan bahwa informasi yang disediakan untuk pengambila~eputusanakurat
BAB
11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan PenagihanfKas
""
dan lengkap. Terakhir, untuk memfasilitasi pengambilan keputusan stratE~gis,

SIA harus
didesain untuk mengakomodasikan integrasi data yang dihasilkan secara internal d
engan
data dari sumber luar.
Pada rapat tingkat eksekutif berikutnya, Elizabeth meringkas proposal yang
dikembangkan oleh dirinya, Trevor, dan Ann untuk memberikan informasi yang
dibutuhkan agar dapat mengelola secara lebih baik hubungan dengan pelanggan dan
arus kas. Beberapa dari rekomendasi tersebut adalah sebagai berikut:
1.
. Melengkapi tenaga penjualan dengan komputer laptop sentuh. Trevor Whitman,
wakil direktur utama bagian pemasaran, yakinbahwa AOE masih akan membutuhkan '
pegawai bagian penjualannya untuk mengunjungi para pelanggan, agar dapat
mengidentifikasi produk tambahan mana yang dapat menguntungkan jika
dipertahankan. Pegawai bagian penjualan juga akan melanjutkan untuk melakukan
kunjungan mendadak ke para pelanggan prospektif untuk mencoba meyakinkan
mereka agar menggunakan produk-produk AOE. Selagi mereka berjalan di gang
toko, saIes representative dapat memberi tanda barang-barang yang perlu diisi ke
mbali
stoknya dan kemudian menuliskan jumlah yang tepat. Ketika pesanan tersebut
lengkap,mereka dapatmengirimkanpesanankembalikekantorpusat.Sistern tersebut
dapat memeriksa status kredit pelanggan dan ketersediaan persediaan serta
mengkonfirmasikan pesanan dalam beberapa menit, termasuk perkiraan tanggal
pengiriman. Setelah pelanggan menyetujui pesanan tersebut, sistem tersebut akan
segera memperbarui semua file agar informasi saat ini mengenai persediaan tersed
ia
bagi sales represen tative lainnya.
2.
Meningkatkan efisiensi proses penagihan dengan meningkatkan jumlah pelanggan
yang setuju untuk berpartisipasi dalam hubungan penjualan tanpa faktur, jika
memungkinkan, melalui EDI untuk mengirimkan faktur-faktur ke para pelanggan
tersebut yang masih membutuhkannya.
3.
Dalam usaha untuk memperbaiki layanan pelanggan, bekerja sarna dengan para
pelanggan utama untuk mendapatkan akses ke data POS mereka agar AOE dapat
membantu mereka untlik mengelola dengan lebih baik persediaan produk mereka.
4.
Secara periodik survei para pelanggan mengenai kepuasan mereka dengan produkprod
uk
dan kinerja AOE.
5.
Perbaiki efisiensi penagihan kas dengan mendorong para pelangganyang memiliki
kemampuanEDI untnk berpindah ke FEDI agar AOE menerima baik dana maupun
datakiriman uangnya secara bersamaan.
Linda Spurgeon menyetujui proposal ini. Dia kemudian meminta Elizabeth dan Ann
agar mengalihkan perhatian mereka untuk mengatasi beberapa lllasalah yang terkai
t
dengan berbagai aktivitas bisnissiklus pengeluaran AOE.
Lam p
Sistem S
Pendapatan Lama A
Sistem siklus pendapatanlama AOE dikarakterisasikan
melalui modul-modul terpisah untuk mendukung
masing-masing dari keempat aktivitas dasar siklus
pendapatan.
ENTRI PESANAN PENJUALAN
Gambar llA-l memperlihatkan proses entri pesanan
penjualan secara batch, seperti yang dahulu
digunakan di AOE. Ketika mereka selesai melakukan
hubungan telepon, para sales representative menulis
pesanan dalam formulir cetak. Fbrmulir ini kemudian
difaks setiap malam ke bagian pesanan penjualan,
tempat mereka disatukan dalam batch sekitar 50
transaksi untuk entri data. Sebelum melanjutkan
dengan entri d,ata, total batch (perhitungan jumlah
catatan dan total lain-lain jumlah yang dipesan) secara
manual dihitung'untuk setiap kelompok yang terdiri
dari 50 transaksi tersebut. Staf administrasi bagian
pesanan penjualan kemudian memasukkan hanya halhal
berikut ini untuk setiap transaksi: nomor rekening
pelanggan, nomor tenaga penjual, nomor produk dan
jumlah, serta tanggal pengiriman yang diminta. Nomor
pelanggan digunakan untuk mengakses catatan yang
sesuai dalam file pelanggan. Sistem tersebut kemudian
menarik nama dan alamat pelanggan untuk
melengkapi pesanan penjualan tersebut. Dalam cara
yang hampir sarna, nomor produk digunakan untuk
mengakses catatan yang tepat dalam file persediaan
dan untuk menarik data deskripsi serta harga barang.
Pada titik ki, serangkaian pemeriksaan edit dila
kukan untuk memastikan akurasi input. Catatan
transaksi yang lolos dari uji edit ini mewakili pesana11
penjualan yang akurat dan valid. Catatan yang gagal
melewati satu atau lebih uji edit akan didaftar dalam
laporan kesalahan dan pengec1!alian untuk diselidiki
. dan diperbaiki.
K~tika
pesanan dimasukkan, sistern tersebut juga
secara otomatis menghitung total batch. Setelah

pemrosesan, totalbatchyang dihasilkansistem ini akan
diperb~dingkan
dengan total batch yang dihitung
secara manual untuk memastikan bahwa semua
transaksi d~asukkan.
Penyimpangan apa pun akan
diinvestigasi'dan diperbaiki. Penggunaan batch-batch
kecil yang difasilitasi tersebut akan mengidentifikasi
sumber kesalahan. .
Batch-batch pesanan penjualan yang valid
kemudian akan disatukan dalam satu file besar
transaksi untuk memproses pesanan danmemperbarui
berbagai file induk. Sistem tersebut pertama-tama
'"
LAMPIRAN Sistem Siklus Pendapatan Lama AGE

Pegawal Baglan Baglan Pesanan Operaslanai Komputer
Pen/ualan Penlualan
.
8~
~penolakan
kredit
Perbaiki
kesalahan
dEn
serahkan
kembali
'9engambil I ,[?P9SllI1W1'.
pesanan ~#PI ~
'I Buattotalc::: 1: ' batch (50)
______ .J
Gambar llAl Entri pesanan penjualan: pemrosesan secara batch
menghitung nilaipenjualan dan membandingkannya pelanggan atau menolak pesanan te
rsebut. Pesanan
dengan kredit yang masih tersedia bagi pelanggan' yang diterima akan dimasukkan
kembali ke batch
(batas kredit dikurangi pembelianyangbelurn dibayar). pesananberikutnya. Pelangg
an yang ditolak kreditnya
Pesanan-pesanan yang gagal melewati pemeriksaan akan diberitahukan bahwa pesanan
mereka hams
kredit ini akan dicetak di laporan penolakan kredit. dibayar di muka (kedua taha
p terakhir ini tidak
Manajer bagian kredit mengevaluasi laporan ini dan ditunjukkan dalam Gambar llAl).
menetapkan apakah akan meningkatkan batas kredit
BAGIAN III AplikaSi Sistem Infonnasi Akuntansi

Departemen Penglriman Operaslonal Kompuler
Ir-~---::""'I,..----'-'-=
Editdaladan -[
cetak dokumen
pengiriman (
I '--------r--' Pengmman
I
I ()
I
I
1
I
1
I
I
I
i
i
:0
I
3
:(
I
1
I
I
I
I
I
I
( Ke pelanggan )
I
I
Gambar llA-2 Prosedur pengiriman
Kekurir )
Selanjutnya, sistem tersebut akan memeriksa

ketersediaan pers~diaan
untuk memenuhi pesanan
yang diterima. Apabila barang tersedia, saldo rekenirig
pelanggan yang tersisa akan dikurangi sejumlah penjualan
tersebuf dan jumlah yang tersedia di lapangan
dalam file persediaan akan dikurangi sejumlah
pesanan tersebut.Jika tidak, maka catatan pemesanan
ulang akan dihasilkan untuk barang yang dibutuhkan.
Terakhir, pesanan penjualan, slip pengepakan, dan'
kartu pengambilan ~kan
dibuat.
PENGIRIMAN
Gambar llA-2 memperlihatkan bahwa kartu
pengambilan yang dicetak melalui entri pesanan
penjualan memicu proses pengiriman. Para pekerja
gudang menggunakan kartu p~ngambilan
untuk
mengidentifikasi produk-produk mana yang akan
dikeluarkan dari persediaan. Mereka menandai jumlah
yang diambil di kartu pengambilan, dan kemudian
membawa persediaan serta kartu pengambilan yang
telah dilengkapi ke departemenpengiriman.
,'
Bagian pengiriman kemudian membandingkan
jumlah fisik persediaan dengan jumlah yang
ditunjukkan dalam kart.u pengambilan barang dan
dengan jumlah yang ditunjukkan dalam slip
pengepakan (salinan 3 dari pesanan penjualan), yang
dikirim langsung ke bagian pengiriman dari entri
LAMPIRAN Sistem Siklus Pendapatan Lama AOE

pesanan penjualan. Penyimpartgan dapat terjadi baik
karena barang tidak disimpan dalam lokasi yang
ditunjukkan di kartu pengambilan maupun kare.,na
catatan persediaan perpetual tidak akural. Pada kasus
semacam ini, departemen bagian pengiriman
mengawali pesanan ulangatas barangyanghilangdan
memasukkan jumlah tepat yang dikirim di slip
pengepakan (langkah-Iangkah ini tidak ditunjukkan
dalam Gambar llA~2).
Setelah staf administrasi bagian pengiriman
menghitung barang yang dikirim dari gudang, nomor
pesanan penjualan, nomor barang, dan jumlahnya
dimasukkan dengan menggunakan terminal on-line.
Berbagai pemeriksaan edithampir sarna dengan yang
dijelaskan sebelumnya untuk entri pesanan penjualan
digunakan untuk memastikanbahwa data pengiriman
valid, akurat, dan lengkap. Proses ini memperbarui
jumlah yang dimiliki di lapangan dalam file induk
persediaan dan menghasilkan beberapa salinan
dokumen pengiriman danpemberitahuanpengiriman.
PENAGlHAN DAN PIUTANG
USAHA
. Seperti yang ditunjukkan dalam Gambar llA-3, AOE
mempersiapkan faktur penjualan hanya setelah
departemen pengiriman memberitahukan bagian
tagihan bahwa barang telah dikirim. Ketika bagian
tagihan menerima dokumen pengiriman,,seorangstaf
administrasi mencocokkannya dengan salinanpesanan
penjualan yang telah dikirim terlebih dahulu dari
bagian entri pesanan penjualan. Sepanjang hari
tersebut, staf administrasi bagian tagihan membuat
batch-batch atas berbagai faktur. Sistem'tersebut
melakukan sejumlah pemeriksaanedit atas data yang
dimasukkan, seperti pengujian validitas nomor angka
dan membandingkanjumlahyang ditunjukkandalam
pesanan penjualanterbuka.
Setelah pemeriksaan edit awal ini, hal-hal berikut
ini dilakukan:
1.
Catatan baru dibuat dalam file faktur penjualan,
dan beberapa salinan faktur penjualan dicetak.
Dua salinan dikirim ke pelanggan, salah satunya
dikembalikanbersarna dengan pembayaran.
2.
File induk pelanggan diakses dan rekening
pelanggan didebit sejumlah nilai penjualan.
3.
Pesananpenjualan terbuka tersebut ditutup ke file

catatan pesanan penjualan.
4.
Setelah semua faktur diproses, sistem tersebut
menghasilkan ayat jurnal yang mencerminkan
jumlah total yang harus dimasukkan l<e akun
penjualan dan piutang usaha di buku besar.
PENERIMAAN KAS
Gambar llA-4 memperlihatkan pendekatan umum
berdasarkan batch untuk memproses penagihan kas,
seperti yang dulu digunakan oleh AOE. Proses
penagihan kas dimulai ketika kedua staf administrasi
bagian surat-menyurat membuka sural. Salah satu staf
administrasi hanya mengesahkan cek-cek yang
diterima untuk disimpan ke salah satu rekening bank
milik perusahaan. Staf administrasi lainnya
mt!mpersiapkan daftar pengiriman uang. Cek-cek dan
satu salinan daftar pengiriman uangkemudian dikirim
ke kasir yang kemudian akan mempersiapkan
penyimpanan mereka. Salinan kedua daftar
pengirimanuang dikirim ke departemen audit internal,
tempat dokumen tersebut nantinya digunakan untuk
merekonsiliasi laporan bank. Salinan ketiga dari daftar
pengiriman uang dan pemberitahuan pengiriman
uang, dikirim ke piutang usaha untuk digunakan
memperbarui rekening pelanggan.
Seorang staf administrasi bagian piutang usaha
kemudian menggunakan terminal on-line untuk
memasukkanjumlah daftar pengiriman uang sebagai
total batch, nomorpelanggan dan faktur penjualan,
serta jumlah setiap pembayaran. Sistem tersebut
melakukan serangkaianpemeriksaan edit on-line
untuk memverifikasi akurasi entri data, Setiap rekening
pelanggan dal,am file induk pelanggan kemudian
I
, 70 BAGlAN III ApUkasi S1stem Informasi Akuntansi

Baglan Taglhan
Operaslonal Kompuler .
{)~
! -J+
Buatfaktur
penjuaJan
Faklur
penjuaJan.---. ...-(
Catatan ( ).
~juaJan
_.
+....
80
( Ke pelanggan
I
I
I
r;::=:-1J.-~T--.1I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
~-------1
(~=~=.~~~~()
( Bu~
besar ( )
)I
I
Gambar llA-3 Sistem tagihan: pemrosesan secara batch
dikredit sejumlah uang yang dikirim, faktur penjualan
terbuka ditandai dengan tanda sudah dibayar, dan
ditutup ke file catatan penjualan. Jumlah kas total yang

diterima dicatat dalam file penerimaan kas. Sistem
tersebut kemudianmencetakslip setorandua tembusan,
dan kemudian mengirimkannya ke kasir. Kasir
membandingkan slip setoran dengan cek serta daftar
pengiriman uang, dan, setelah memverifikasi bahwa
semua kiriman pelanggan telah dimasukkan, akan
mengirim simpanan tersebut ke bank. Seseorang yang.
tidak ter1ibat dalam pemrosesan penagihan kas (dalam
hal ini, departemen audit internal) menerima laporan
bank bulanan dan mempersiapkan rekonsiliasi bank,
sehingga memberikan pemeriksaan independen atas
akurasi dan kelengkapan semua setoran. Terakhir,
sekali dalam sebulan, stafadministrasi bagian piutang
usaha inenyusun dan mengirimkan laporan bulanan
ke semua pelanggan.
)
[7J I
Laporanuntuk
~anwan"
)
[7J I
Laporanuntuk
~anwan"
Pertlarui
piutangusaha
t
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I'
I
I
I
I I
!.AMPIRAN, Slstem S1klus.Pendapatan Lama AGE
Baglan SuratBaglan
Plutang Baglan Operaslonal Baglan Kaslr
Menyurat Usaha Komputer
r2l+.:If 14""peIanggan-~-i,e--('"')i
(:. ) \:l
I. I ----....
~
I
I Catalan: Slip penyimpanan dan
laporan bank yang lelah divaJidasi
: ~
:
dikirim secara langsung ke
deparlemen aud~
internal. yang
akan melakukanrekonsiliasi bank
I I bulanan,
I I
I I
Gambar 11A-4 Sistem penerimaan kas: pemrosesan secara batch

BAB 6 Siklus Pendapatan Buku

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

BAB 6 Siklus Pendapatan Buku

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Siklus Penda

BAGIAN III Aplikasi Sistem Infonnasi Akuntansi

BAS 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kas

(Highlight comment compaq

Gambar 11-2 Diagram konteks siklus pendapatan

BAB 11 S1klus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kas

BAGIAN III Aplikasi Siste,m Informasl Akuntansi

BAB 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penaglhan Ras

10 BAGIAN III AplikaSl Slstem'Infonnasl Akuntansl

(Highlight comment compaq

BAB 11 S1klus Pendapatan: Penjualan dan Penagthan Ras

kredit. Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum diproses.

BAGIAN III Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi

BAH 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kl!; 'l~

BAB 11 Slklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Ras

Slip Pengepakan Barang

16 BAGIAN III AplikaSi Sistem Infonnasi Akuntansi

BAB 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kas

(Highlight comment compaq

Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi

ka darl blaya untuk barang

BAH 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan PenagihanKas

BAGIAN III Aplikasi Sistem Inforrnasi Akuntansi

BAB 11 Siklus Penctapatan: Penjualan dan Penagihan Kas 21 _

BAGIAN III ApUkasi SistemInfonnasi Akuntansi

serangkaian pelanggan di waktu yangberbeda. Contohnya, file induk para pelanggan

BAB 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Pe

Gambar 11-10 Contoh laporan bulanan AOE

BAGIAN III Apl1kasi Sistem Infonnasi Akuntahsi

dapat-dikreditkan untuk mencerminkanbaik pengembalianbarang atau potongan yang

BAB 11 Siklus Pendapatan: PenJualandan Penagthan Ras

BAGIANUI Apl1kasl Slstem Informasl Akuntansl

BAB 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kas

28 BAGIANlII AplikaSi Sistem Informasi AkuntanSi

BAB 11 Slklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kas

BAGIAN III Aplikasi Sistem Infonnasi Akuntansi

BAB 11 S1klus Pendapatan: Peqjualan dan Penagthan Ras

32 BAGIAN III AplikaSl Slstem Infonnasl Akuntansl

BAB 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Ras

54 BAGIAN III Aplikasl Slstem Informasl Akuntansl

BAB 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagthan Kas

uang diproses, jumlah rekening pelanggan yang diperbarui harus diperbandingkan

BAGlAN III Apl1kasl Slstem Infonnasl Akuntansl

pembayaran dari pelanggan.

BAB 11 Sildus Pendapafun: Penjualan dan Penagihan Ras

umum yang mempengaruhi semua tahap siklus pendapatan.

BAGIAN III Aplikasl Slstem Infonnasl Akuntansl

yang dibawah standar. Kemungkinanjumlahlaporansemacam ini dibatasi hanya melalui

BAB 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kas

agar manajemen mendapatkan informasi untukmendukung pengambilan keputusan.

BAGJAN'm Aplikasi Sistem InforrnasiAkuntansi

BAB 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kas

44 BAGIA"IIII Aplikasi Sistem Infonnasi Akuntansi

BAH 11 Siklus Pendapatan: PenJualandan Penagihan Kas

BAGIAN III Aplikasi Sistem Infonnasi Akuntansi

BAH 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kas

mengenaipromosi yang direncanakan ke berba

kebutuhan untuk potongan karena kelebihan pasokan.

gt'ment system-DBMS). Untungnya, model data relasional otomatis memberikan

48 BAGlAN III Aplikasi Sistem Infomlasi Akuntansi

dan lengkap. Terakhir, untuk memfasilitasi pengambilan keputusan stratE~gis,

secara otomatis menghitung total batch. Setelah

LAMPIRAN Sistem Siklus Pendapatan Lama AGE