Studi Kasus 3 SIA – ALPHA OMEGA ELECTRONICS

Alpha Omega Elektronics (AOE) memproduksi berbagai produk elektronik konsumen yang
murah, termasuk kalkulator, jam digital, radia, mainan, dan peralatan dapur kecil. Seperti
kebanyakan produsen, AOE tidak menjual produknya secara langsung kepada konsumen
individu, tetapi hanya ke para pengecer.

Linda Spurgeon, presiden AOE, mengadakan sebuah rapat dengan para eksekutor guna
mendiskusikan dua isu yang mendesak. Pertama, AOE secara terus menerus kehilangan pangsa
pasar selama tiga tahun terakhir. Kedua, masalah arus kas telah memaksa peningkatan
pinjaman jangka pendek. Dalam rapat dengan eksekutif tersebut, Trevor Whitman, wakil
presiden pemasaran, menjelaskan bahwa salah satu alasan penurunan pangsa pasar AOE adalah
para pesaing yang rupanya menyediakan layanan pelanggan yang lebih baik. Namun, ketika
Linda menanyakan yang lebih spesifik, Trevor mengakui bahwa opininya didasarkan pada
percakapan baru-baru ini dengan dua pelanggan utama. Ia juga mengakui bahwa ia tidak dapat
dengan mudah mengidentifikasi 10 pelanggan AOE yang paling menguntungkan. Linda
kemudian menanyakan pada Elizabeth Venko, kontroling (controller), mengenai masalah arus
kas AOE. Elizabeth menjelaskan bahwa daftar umur piutang yang terbaru mengindikasikan
peningkatan signifikan atas sejumlah piutang pelanggan yang telah jatuh tempo. Akibatnya,
AOE harus menambah pinjaman jangka pendeknya karena penundaan dalam penagihan
pembayaran pelanggan. Selain itu, Best Value Company, sebuah jaringan ritel (pengecer) yang
telah menjadi salah satu pelanggan utama AOE, baru-baru ini bangkrut. Elizabeth mengakui
bahwa ia tidak yakin apakah AOE akan mampu menagih sejumlah besar piutang yang telah
jatuh tempo dari Best Value.

Linda merasa frustasi dengan kurangnya informasi terperinci mengenai kedua isu tersebut. Ia
mengakhiri rapat tersebut dengan meminta Elizabeth dan Trevor agar bekerja sama dengan
Ann Brandt, wakil presiden sistem informasi, untuk mengembangkan perbaikan sistem laporan
agar AOE dapat mengawasi secara lebih dekat dan mengambil langkah untuk meningkatkan
layanan pelanggan maupun menajemen arus kas. Secara spesifik, Linda meminta Elizabeth,
Trevor, dan Ann untuk mengatasi isu-isu sebagai berikut:

1. Bagaimana AOE dapat meningkatkan layanan pelanggan? Informasi apa yang diperlukan
oleh pemasaran untuk menjalankan tugasnya dengan lebih baik?
2. Bagaimana AOE dapat mengidentifikasi pelanggan dan pasar yang paling
menguntungkan?
3. Bagaimana AOE dapat meningkatkan pengawasan rekening kreditnya? Bagaimana setiap
perubahan dalam kebijakan kredit memengaruhi penjualan dan piutang tidak tertagih?
4. Bagaimana AOE dapat meningkatkan prosedur penerimaan kasnya?

Kasus AOE tersebut menunjukkan bagaimana kekurangan dalam sistem informasi yang
digunakan untuk mendukung aktivitas siklus pendapatan dapat menciptakan masalah
signifikan bagi sebuah organisasi.

Selain permasalahan di atas, Linda juga prihatin mengenai isu akhir-akhir ini yang diangkat
oleh Leroy Williams, wakil presiden manufaktur untuk AOE. Leroy kecewa karena beberapa
produk yang dijalankan tertunda ke pabrik Wichita disebabkan komponen-komponen yang ada
dalam catatan persediaan AOE diindikasikan tidak ada dalam stok sesungguhnya di tangan.
Ada juga penundaan di pabrik Dayton karena pemasok tidak mengirimkan komponen tepat
waktu atau karena mengirimkan produk di bawah standar.

Linda meminta Elizabeth dan Ann untuk memberikan beberapa rekomendasi mengenai
bagaimana sistem perusahaan AOE dapat membantu menyelesaikan masalah ini. Secara
khusus, ia meminta Elizabeth dan Ann untuk mengatasi isu-isu berikut:

1. Apa yang harus dilakukan untuk memastikan bahwa catatan persediaan AOE terkini dan
akurat untuk menghindari kekurangan komponen yang tidak diharapkan seperti yang
dialami di pabrik Wichita?
2. Bagaimana masalah di pabrik Dayton dapat dihindari di masa depan? Apa yang dapat
dilakukan untuk memastikan pengiriman tepat waktu terhadap komponen berkualitas?
3. Apakah mungkin untuk mengurangi investasi AOE dalam persediaan bahan baku?
4. Bagaimana sistem informasi dapat menyediakan informasi yang lebih baik untuk
memandu perencanaan dan produksi?

Sebagaimana yang diungkapkan dalam permasalahan di atas, kekurangan dalam sistem

informasi yang digunakan untuk mendukung aktivitas siklus pengeluaran dapat mencipatakan
masalah keuangan yang dignifikan bagi sebuah perusahaan. Informasi terkini dan akurat
mengenai oersediaan, pemasok, dan status pesanan pembelian sangat penting dalam mengelola
siklus pengeluaran secara efektif.