4.

Proses Bisnis Utama dalam Sistem ERP

Bab sebelumnya menjelaskan latar belakang dan gambaran umum tentang ERP. Untuk memahami
ERP, maka kita perlu memahami bagaimana sebuah bisnis berjalan diawali dengan melihat area bisnis
umum. Area ini, disebut juga dengan area fungsional, adalah kategori besar dari aktivitas bisnis.

Area Fungsional dari Operasi

Sebagian besar perusahaan memiliki empat area fungsional utama dalam operasinya: Pemasaran dan
Penjualan (Marketing and Sales), Manajemen Rantai Pasok (Supply Chain Management), Akuntansi dan
Keuangan (Accounting and Finance) dan Sumber Daya Manusia (Human Resources). Setiap area terdiri
dari berbagai fungsi-fungsi bisnis yang lebih kecil, yang merupakan aktivitas spesifik untuk area
fungsional dari operasi. Contoh dari fungsi-fungsi bisnis setiap area ditampilkan pada tabel 4.1.
Tabel 4.1. Contoh Area Fungsional dari Operasi dan Fungsi-fungsi bisnisnya
Area fungsional Pemasaran
dan
dari operasi
Penjualan
Pemassaran
sebuah produk

Menerima
pesanan penjualan
Dukungan
pelanggan
Manajemen
hubungan
pelanggan
Peramalan
penjualan
Periklanan

Manajemen
Rantai Pasok
Pembelian barang
dan bahan baku

Akuntansi
dan
Keuangan
Akuntansi
keuangan
dari
pembayaran
pelanggan
dan
kepada pemasok
Menerima barang Alokasi
dan
dan bahan baku
control biaya
Transportasi dan Perencanaan dan
logistic
penganggaran
Penjadwalan
Manajemen aliran
produksi
kas

Sumber
Daya
Manusia
Perekrutan
dan
mempekerjakan

Pembuatan
barang
Perawatan pabrik

Kepatuhan kepada
Pemerintah

Pelatihan
Penggajian
Keuntungan bagi
tenaga kerja

Area fungsional saling terkait dan tergantung satu dengan lainnya. Masing-masing membtuhkan data
dari area lainnya. Integrasi yang baik dari area fungsional dapat meningkatkan komunikasi, aliran
pekerjaan dan kesuksesan perusahaan.
Proses Bisnis
Proses bisnis adalah sekumpulan aktivitas yang menggunakan satu atau lebih input dan menghasilkan
luaran yang bernilai untuk pelanggan. Pelanggan yang dimaksud di sini bisa pelanggan eksternal
Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan
Mahendrawathi ER, 2015

(pelanggan yang membeli produk akhir) maupun pelanggan internal (kolega pada departemen lain).
Berpikir dalam bentuk proses bisnis membantu manajer untuk melihat perusahaan/organisasi dari
perspektif pelanggan. Sebagai contoh, apa yang dijual oleh bagian pemasaran dan penjualan terhubung
dengan apa yang dibeli dan diproduksi oleh bagian manajemen rantai pasok. Konsep ini digambarkan
pada gambar 4.1.
Input

Area Fungsional yang

Proses
Output
bertanggung jawab
untuk input
Permintaan
untuk Pemasaran
dan Pesanan penjualan
Pesanan dibuat
membeli smartphone
penjualan
Bantuan
keuangan Akuntansi
dan Mengatur pendanaan di Pendanaan pelanggan
untuk pembelian
keuangan
dalam
melalui
perusahaan
smartphone
Pemenuhan pesanan
Manajemen
rantai Pengiriman
Pelanggan
menerima
pasok
smartphone
Dukungan teknis
Pemasaran
dan Layanan bantuan yang Permintaan
teknis
penjualan
tersedia 24 jam
pelanggan
dapat
diselesaikan
Gambar 1.1. Contoh Proses Bisnis terkait dengan penjualan sebuah smartphone personal
Bisnis harus selalu mempertimbangkan cara pandang pelanggan dalam setiap transaksi. Sebuah interaksi
dengan pelanggan yang berhasul adalah saat pelanggan (baik internal maupun eksternal) TIDAK HARUS
berinteraksi secara terpisah dengan setiap fungsi bisnis yang terlibat dalam proses tersebut. Jika
perusahaan tidak mengkoordinasikan fungsi bisnisnya, maka peanggan dapat menerima informasi yang
bertentangan dan menjadi kecewa. Manajer bisnis yang berhasil melihat operasi bisnisnya dari
perspektif pelanggan yang terpuaskan dan berusaha memberikan satu wajah yang konsisten dan
positif kepada pelanggan.
Pembagian data secara efektif dan efisien antar dan dalam area fungsional menyebabkan proses bisnis
menjadi lebih efisien. Sistem informasi yang dirancang sehingga area fungsional berbagi data disebut
dengan Integrated Information Systems. Perkuliahan ini akan membantu anda untuk memahami
keuntungan dari sistem informasi terintegrasi dan masalah yang mungkin timbul saat sistem informasi
tidak terintegrasi. Penelitian telah membuktikan bahwa sistem informasi terintegrasi dapat membantu
manajer mengontrol organisasinya dengan lebih baik. Aliran informasi yang lebih baik menyebabkan
komunikasi antar bagian dalam perusahaan menjadi lebih baik, produktivitas meningkat dan biaya
menurun. Pada akhirnya, integrasi sistem informasi dapat meningkatkan efektifitas organisasi secara
keseluruhan dan proses bisnis yang lebih efisien. Gambar 1.2 menunjukkan cara pandang proses dari
operasi bisnis.

Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

Mahendrawathi ER, 2015

Gambar 4.3 Cara pandang proses dari bisnis

Bisnis mengambil input (sumber daya) dan mengubah input ini menjadi barang atau jasa untuk
pelanggan. Input berupa material, manusia dan peralatan. Mengelola input dan proses bisnis secara
efektif membutuhkan informasi yang akurat dan up-to-date.
Untuk mendukung fungsional area maka terdapat empat sistem informasi yang mendukung yaitu:
1.
2.
3.
4.

Sistem Informassi Pemasaran (Marketing Information Systems)

Manajemen Rantai Pasok (Supply Chain Management)
Akuntansi dan Keuangan (Accounting and Finance)
Sumber Daya Manusia (Human Resources)

Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

Mahendrawathi ER, 2015

5. Proses Bisnis Pesanan Penjualan

Untuk mempelajari cara kerja masing-masing sistem yang disebutkan pada akhir bab sebelumnya maka
digunakan sebuah contoh kasus perusahaan fiktif yang disebut dengan Fitter Snacker (FS) yang
membuat makanan ringan. Sistem informasi FS tidak terintegrasi, yang menyebabkan masalah di
berbagai area fungsional.
Gambaran Umum Fitter Snacker
Fitter Snacker memproduksi dan menjual dua tipe snack bar bergizi: NRG-A dan NRG-B. NRG-A disebut
sebagai advanced energy dan NRG-B Body-building proteins. Setiap bar (batang) mengandung
bahan sebagai berikut:
Campuran dasar kering: haver (oat), gandum, tepung
Campuran dasar basah: madu dan minyak canola
Vitamin dan mineral
Setiap batang mengandung bahan tambahan: NRG-A mengandung carob chips dan kismis, dan NRG-B
mengandung hazelnuts dan kurma.
Tenaga penjualan Fitter dibagi ke dalam dua grup: Divisi Wholesale dan divisi Penjualan Langsung.
Kedua divisi penjualan berbeda dari sisi kuantitas pemesanan dan kesepakatan harga. Divisi Wholesale
menjual ke perantara yang menyalurkan snack tersebut kepada toko-toko kecil, operator vending
machine, dan toko makanan kesehatan. Divisi Penjualan Langsung menjual langsung kepada toko
kelontong besar, toko barang-barang olah raga, dan toko jaringan besar lainnya. Dua divisi ini beroperasi
secara terpisah satu dengan lainnya, yang mengakibatkan area fungsional pemasaran dan penjualan
terbagi menjadi dua. Setiap divisi memiliki struktur organisasi yang berinteraksi dengan area fungsional
lainnya seperti akuntansi dan keuangan dan manajemen rantai pasok.
Kedua divisi pada dasarnya berbeda dari sisi volume (kuantitas) pesanan dan kesepakatan harga. Divisi
Penjualan Langsung menawarkan pelanggan diskon kuantitas untuk mendorong pelanggan memesan
lebih besar, yang membuat proses menjadi lebih efisien. Divisi Wholesale memberikan harga yang tetap
karena pesanan biasanya besar. Setiap pesanan terlepas dari kuantitasnya menimbulkan biaya
terkait dengan dokumen, pengiriman dan biaya menangani pesanan. Oleh karena itu, sebuah order
untuk 500 kotak akan menimbulkan biaya penanganan pesanan yang sama dengan order 10 kotak.
Tetapi, order kuantitas besar bisa menghasilkan keuntungan senilai $5000, sementara pesanan kecil
mungkin hanya memberikan keuntungan $100. Kedua divisi mengiriimkan tagihan kepada pelanggan
meminta mereka untuk membayar penuh dalam tenggang 30 hari dan menawarkan diskon 2 persen jika
pelanggan membayar dalam 10 hari. Selain menjual snack bar dengan merek Fitter Snacker, perusahaan
juga memaketkan bar dalam bungkus merk-toko untuk beberapa jaringan toko.
Permasalahan pada Proses Penjualan Fitter
Banyak pesanan pembelian Fitter Snacker mengalami masalah, misalnya:
Kalkulasi harga yang tidak tepat
Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan
Mahendrawathi ER, 2015

Panggilan telpon yang berlebihan untuk meminta informasi kepada pelanggan

Lambatnya pemrosesan pesanan
Tanggal pengiriman yang terlewat

Penyebab permasalahan:
FS memiliki sistem informasi terpisah untuk ketiga area fungsional di dalam perusahaan yaitu:
Sistem Pesanan Penjualan
Sistem Pergudangan
Sistem Akuntansi
Informasi dari setiap sistem dibagi secara elektronik melalui transfer file secara periodic (misal
dari sistem pesanan penjualan kepada sistem akuntansi) atau secara manual melalui kertas
(status kredit dari departemen akuntansi kepada petugas penjualan). Banyaknya transaksi yang
ditangani secara manual memungkinkan banyak kesalahan dalam data entry.
Informasi disimpan pada ketiga sistem tidak dapat diperoleh secara real time.
Untuk setiap divisi penjualan, Fitter memiliki empat penjual yang bekerja di jalan dan dua petugas yang
bekerja di kantor penjualan. Penjual bekerja berdasarkan komibisi dan memiliki peluang untuk
menawarkan kepada pelanggan diskon spesial untuk memastikan produknya terjual. Seluruh proses
penjualan melibatkan serangkaian langkah-langkah yang membutuhkan koordinasi antara Penjualan,
Gudang, Akuntansi dan Penerimaan seperti terlihat pada gambar 4.4. Perhatikan bahwa Produksi tidak
terlibat langsung dengan proses penjualan karena Fitter merencanakan produksi dengan Strategi Maketo-Stock, dimana produk dikirimkan kepada pelanggan dari persediaan gudang daripada dibuat untuk
pesanan yang spesifik.

Gambar 4.4. Proses Penjualan di Fitter Snacker

Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

Mahendrawathi ER, 2015

Kuotasi Penjualan dan Pesanan (Sales Quotations and Orders)

Proses memberikan kuotasi penjualan kemudian menerima pesanan pelanggan seharusnya proses yang
mudah, namun tidak berlaku untuk Fitter. Untuk seorang pelanggan baru, proses penjualan diawali
dengan sales call yang dapat dilakukan oleh penjual melalui telpon atau kunjungan secara langsung
kepada pelanggan. Di akhir kunjungan/telpon, penjual menyiapkan kuotasi dengan tulisan tangan pada
form yang dibuat rangkap dua. Kuotasi yang asli diberikan kepada pelanggan, salinan pertama difaks dan
dikirim ke kantor penjualan dan penjual menyimpan salinan kedua sebagai arsip mereka.
Beberapa masalah dapat timbul dalam proses ini, seperti berikut ini:
1. Penjual dapat membuat kesalahan pada kuotasi penjualan. Misalnya penjual di divisi penjualan
langsung bisa saja menawarkan diskon kuantitas dan diskon spesial. Jika penjual tidak hati-hati
maka kombinasi kedua diskon bisa jadi sangat besar sehingga perusahaan mendapat
keuntungan yang kecil atau bahkan tidak ada keuntungan untuk pesanan tersebut.
2. Penjual mengirimkan salinan kuotasi penjualan ke kantor penjualan melalui faks, tetapi kadang
pelanggan menelpon untuk memesan SEBELUM faks dikirim. Pada kasus seperti ini petugas di
kantor penjualan tidak memiliki pengetahuan tentang kesepakatan penjualan (yang ditulis pada
kuotasi) dan harus meminta pelanggan untuk mengulang informasi yang tertulis di kuotasi.
Sebaliknya, jika kuotasi sudah di faks, datanya mungkin belum dimasukkan ke database
pelanggan, sehingga pelanggan harus tetap mengulang informasi pesanan. Situasi ini juga bisa
menimbulkan duplikasi pesanan.
3. Faks yang diterima kantor penjualan adalah salinan dari tulisan tangan yang mungkin tidak
terbaca.
Selain permasalahan-permasalahan di atas, terdapat pula ketidakefisienan dalam proses pemesanan.
Menentukan Tanggal Pengiriman. Saat pelanggan memasukkan pesanan, mereka biasanya
menanyakan tentang tanggal pengiriman. Untuk mendapatkan tanggal pengiriman, petugass
harus mengontak penyelia gudang dan menanyakan apakah pesanan pelanggan dapat dikirim
langsung dari gudang, atau harus ditunda sampai kiriman dari produksi diterima. Namun karena
penyelia gudang biasanya sibuk untuk mengudate tingkat persediaan, menjumlahkan semua
pesanan yang harus dipenuhi, dan mengetahui berapa pesanan yang masih dalam proses di
kantor penjualan, maka mereka hanya bisa memberikan estimasi tanggal pengiriman. Setelah
petugas memperoleh estimasi tanggal pengiriman, dia menentukan metode pengiriman dan
berapa lama waktu yang dibutuhkan
Mengecek Status Kredit Pelanggan. Pada tahapan selanjutnya, petugas mengecek status kredit
pelanggan. Pengecekan harus melibatkan bagian akuntansi. Untuk pelanggan baru, maka
petugas penjualan mengisi kertas pengecekan pelanggan yang memasukkan data pelanggan dan
jumlah pesanan. Form ini dikirim ke akuntansi dimana akuntan akan melakukan pengecekan
kredit lalu mengirimkan kembali form pengecekan pelanggan dengan menunjukkan batasan
kredit pelanggan. Jika pesanan datang dari pelanggan lama, petugass penjualan akan mengecek
Laporan (bentuk kertas)

Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

Mahendrawathi ER, 2015

Memasukkan Pesanan Pelanggan ke Sistem Pemasukan Pesanan Pelanggan. Setelah detail

pesanan ditentukan, petugas penjualan memasukkan pesanan ke dalam sisem pemasukan
order. Program komputer malakukan empat pekerjaan penting. Pertama, menyimpan data
pesanan pelanggan, yang akan digunakan selanjutnya untuk menganalisis kinerja penjualan
pada tingkat divisi. Kedua, mencetak daftar pengepakan dan label pengiriman untuk gudang
yang akan digunakan untuk mengambil (pick), mengepak (pack), dan mengirimkan pesanan
pelanggan. Ketiga, memproduksi file data untuk semua transaksi untuk departemen akuntansi
yang akan digunakan untuk menyiapkan tagihan (invoice), yang juga digunakan untuk keuangan,
pajak dan akuntansi manajemen). Keempat, file data dikopi ke USB key setiap malam untuk
diupload ke sistem akuntansi berbasis PC perusahaan.

Pemenuhan Pesanan (Order Filling)

Proses untuk pemenuhan order Fitter tidak lebih efisien dari pada proses pesanan penjualan. Daftar
pengepakan dan label pengiriman dicetak di departemen penjualan dua kali dalam sehari siang dan di
akhir hari kerja. Dokumen ini dibawa secara manual ke gudang, untuk kemudian disortir secara manual
menjadi pesanan kecil dan pesanan besar.
Departemen produksi memproduksi dan membukus snack bar dan mengepaknya dalam kotak display,
24 bar untuk setiap kotak. Kotak display memiliki cetakan promosi dan ditujukan untuk pajangan. Fitter
mengepak 12 kotak display ke dalam sebuah kotak pengiriman standar. Gudang menyimpan kotak
display secara tersendiri dan kotak pengiriman, diatur berdasarkan tipe label (Merek Fitter atau Merek
Toko), jadi tergantung pada tingkat persediaan di gudang personel produksi bisa mentransfer kotak
display individual secara langsung ke gudang atau mereka dapat mengepak kotak display ke dalam kotak
pengiriman.
Untuk order kecil (tidak bisa memenuhi 1 kotak pengiriman), pengambil pesanan pergi ke gudang
dengan keranjang jinjing dan mengambil kotak display yang terdaftar di daftar pengepakan. Jika kotak
display tidak tersedia dalam jumlah cukup di gudang untuk memenuhi sebuah pesanan, pengambil
pesanan bisa membuka sebuah kotak pengiriman untuk memenuhi jumlah kotak display yang
dibutuhkan pesanan tertentu. Mereka harus melaporkan kepada penyelia jika melakukan hal ini agar
catatan persediaan tetap terupdate namun terkadang hal ini tidak dilakukan. Pengambil pesanan
kemudian membawa kotak display kembali ke area pengepakan pesanan kecil, dimana kotak display ini
dipak ke dalam kotak berlabel dengan daftar pengepakan di dalamnya dan disiapkan untuk
pengiriman oleh pengirim paket kecil.
Untuk pesanan besar (satu atau lebih kotak pengiriman), pengambil pesanan menggunakan forklift
untuk memindahkan sejumlah kotak pengiriman ke area pengepakan pesanan besar. Pekerja memberi
label kotak pengiriman untuk dikirim, dimasukkan ke dalam pallet dan menyambungkannya ke pallet
dengan plastic shrink-wrap sebagai perlindingan. Pallet-pallet ini dikirim oleh salah satu dari dua truk
pengiriman Fitter atau pengangkut umum Less-than-Truckload (LTL).

Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

Mahendrawathi ER, 2015

FS menggunakan basis data personal komputer untuk mengelola tingkat persediaan di gudang. Program
menyesuaikan angka tingkat persediaan setiap hari, menggunakan data dari catatan produksi
(menunjukkan apa yang sudah ditambahkan ke gudang), daftar pengepakan (menunjukkan apa yang
sudah dikirim dari gudang), dan sumber-sumber data lainnya (seperti kotak pengiriman yang dibuka
untuk mengambil kotak display). Setiap bulan staff gudang melakukan perhitungan persediaan fisik
untuk membandingkan antara persediaan yang sesungguhnya di tangan dengan catatan persediaan
yang ditunjukkan pada basis data. Perhitungan persediaan bulanan Fitter menunjukkan bahwa tingkat
persediaan 95% akurat dan mungkin tidak terlihat terlalu buruk tetapi adanya kesalahan 5% berarti
Fitter secara reguler mengalami masalah dalam memenuhi pesanan.
Mengingat snack bars tidak tahan lama, Fitter menjaga agar persediaan tetap rendah. Tingkat
persediaan berubah dengan cepat dalam sehari, dan sistem Fitter saat ini tidak menyediakan metode
yang baik untuk mengecek ketersediaan persediaan. Akibatnya, seorang pengambil pesanan mungkin
pergi ke rak untuk mengambil sebuah pesanan dan menemukan bahwa snack bars tidak cukup untuk
memenuhi pesanan. Dalam kasus seperti ini ada beberapa kemungkinan:

Mungkin ada tipe snack bar yang sama di area produksi siap untuk ditransfer ke gudang yang
berarti pengambil pesanan dapat menunggu sampai persediaan diterima di gudang untuk
menyelesaikan pesanan
Untuk pelanggan yang penting yang membeli snack bar dengan merk toko, produksi bisa
mengubah pembungkus dan label kotak display yang saat ini sedang dalam produksi menjadi
merk pelanggan untuk memenuhi pesanan pelanggan tersebut.
Dalam situasi lain, pelanggan mungkin bersedia menerima pengiriman sebagian terdiri dari
berapa pun yang ada di gudang, sementara sisanya dikirim pada saat sudah tersedia (dikenal
juga dengan backorders)
Pelanggan mungkin menginginkan untuk mengambil barang yang ada, membatalkan sisanya,
lalu memesan lagi nanti
Jika pelanggan masih memiliki persediaan di tempat mereka, mungkin pelanggan memilih untuk
menunggu sampai seluruh pesanan dapat dikirimkan sehingga menghemat ongkos pengiriman.

Untuk menentukan apa yang akan dilakukan pada situasi ini, pengambil pesanan mungkin berdiskusi
dengan penyelia gudang, penyelia produksi dan petugas penjualana. Apapun hasilnya, penyelia gudang
harus mengontak petugas penjualan sehingga ia dapat memberikan informasi kepada pelanggan (yang
tidak selalu dilakukan saat situasi sedang sibuk) dan departemen akuntansi sehingga mereka dapat
mengubah tagihan kepada pelanggan.
Akuntansi dan Faktur (Accounting and Invoicing)
Tagihan kepada pelanggan juga bermasalah. Pertama, data dari sistem pemasukan order sayaat ini
hanya dimasukkan ke dalam sistem akuntansi di akhir hari, sehingga departemen akuntansi tidak
memiliki informasi tentang pesanan penjualan yang baru sampai keesokan harinya. Petugas juga secara
manual harus menyesuaikan pada sistem pemasukan pesanan dan sistem akuntansi untuk pengiriman
sebagian dan untuk perubahan-perubahan lain yang terjadi selama proses pemenuhan pesanan. Sering
Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan
Mahendrawathi ER, 2015

kali, koreksi tidak dilakukan pada kedua sistem yang menyebabkan perbedaan yang harus dikoreksi pada
akhir bulan, dimana lebih sulit untuk pihak yang terlibat mengingat apa yang terjadi! Penundaan koreksi
pesanan juga terkadang menyebabkan tagihan yang terlambat dan tidak akurat. Jika tagihan yang sudah
selesai sedang meunggu untuk dikirim saat gudang memberitahukan ke bagian akuntansi tentang
pengiriman sebagian, maka tagihan baru harus disiapkan. Dalam kasus apa pun, sebuah tagian biasanya
dikirim kepada pelanggan, terpisah dari pengiriman.
Pembayaran dan Pengembalian (Payment and Returns)
Prosedur Fitter untuk memroses pembayaran seringkali membuat pelanggan frustrasi. Hampir semua
pelanggan membayar tagihan dalam 10 hari akan menerima diskon 2%. Jika ada kesalahan dalam proses
penjualan atau proses pemenuhan pesanan dari kutipan/kuotasi awal sampai memasukkan pesanan
ke dalam sistem pesanan penjualan kemudian pemenuhan pesanan di gudang pelanggan akan
menerima tagihan yang salah. Walaupun Fitter memberikan pelanggan dua salinan tagihan, banyak
pelanggan yang tidak mengirimkan kembali salah satu salinan dari tagihan dengan pengirimannya,
seperti yang telah diinstruksikan. Kesalahan terkadang menyebabkan akun pelanggan yang salah yang
dikredit.
Proses pengembalian Fitter juga bermasalah. Snack bar Fitter tidak mengandung pengawet, maka masa
pakainya terbatas. Sehingga perusahaan memiliki kebijakan untuk mengekredit akun pelanggan untuk
snack bar yang dikembalikan karena melewati tanggal sell by (kebijakan yang sangat murah hati,
karena sangat sulit untuk mengetahui siapa Fitter atau pelanggan yang bertanggung jawab atas tidak
terjualnya snack bar sebelum batas kadaluarsanya). Fitter juga memberikan kredit untuk kotak yang
rusak atau cacat yang dikembalikan oleh pelanggan. Pelanggan seharusnya menelpon Fitter untuk
mendapatkan sebuah nomer Returned Material Authorization (RMA) untuk mempermudah proses
pengkreditan. SAat kotak dikembalikan kepada Fitter, departemen penerima mengisi lembar
pengembalian material dengan tulisan tangan, yang menyebutkan nama pelanggan yang
mengembalikan barang, barang yang dikembalikan dan nomer RMA. Namun, banyak pelanggan tidak
menelpon untuk mendapatkan nomer RMA, atau tidak mencantumkannya saat mengembalikan
material sehingga lebih mempersulit departemen akuntansi untuk mengkredit akun yang benar. Tulisan
tangan yang jelek pada lembar pengembalian material juga sering menimbulkan masalah bagi akuntansi.
Saat akun melewati waktu pembayaran, Fitter mengirimkan sebuah surat tagihan, yang mengacu pada
sebuah surat pemberitahuan kepada pelanggan bahwa akun mereka sudah terlewat dan meminta
pembayaran jika pembayaran belum dilakukan. Jika akun tetap lalai, surat tagihan menjadi semakin
mengancam. Akan tetapi, jika akun pelanggan tidak dikredit dengan benar, maka pelanggan bisa
menerima surat tagihan yang salah, atau menerima panggilan bahwa mereka melebihi batasan kredit
setelah melakukan pesanan baru. Situasi seperti ini dapat menodai hubungan baik dengan pelanggan
lama ataupun baru.
Sales and Distribution pada ERP
Setelah mengetahu kondisi as is dari Fitter Snacker, pada bagian ini akan dibahas bagaimana sistem
ERP dapat meningkatkan proses penjualan dari FS.
Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan
Mahendrawathi ER, 2015

Sebuah sistem ERP dapat meningkatkan proses pesanan penjualan perusahaan dalam beberapa cara.
Sistem ERP menggunakan database yang tunggal, maka ia dapat meminimalkan kesalahan pemasukan
data dan menyediakan informasi yang akurat secara real time kepada seluruh pengguna. Sistem ERP
juga dapat melacak semua data transaksi (seperti tagihan, daftar tagihan, nomer RMA, dan
pembayaran) yang terlibat dalam proses pesanan penjualan.
Kita akan melihat bagaimana sebuah Sistem ERP, yaitu SAP ERP terutama modul Sales and Distribution
(SD) dapat mengelola seluruh proses pesanan penjualan. (Software ERP lain menangani proses ini
dengan cara yang sama. Dalam SAP ERP, transaksi penting dan kejadian penting diberi sebuah nomer
untuk tujuan pencatatan. Bukti elektronik dari sebuah transaksi dalam SAP ERP disebut document.
Modul Sales and Distribution SAP ER, memperlakukan proses pesanan penjualan sebagai sebuah siklus
kejadian. SAP ERP mendefinisikan sampai 6 kejadian untuk setiap penjualan:

Aktivitas pra-penjualan (Pre-sales activities)

Pemrosesan Pesanan Penjualan (Sales order processing)
Penentuan Sumber Persediaan (Inventory sourcing)
Pengiriman (Delivery)
Tagihan (Billing)
Pembayaran (Payment)

Pre-sales activities
Langkah pertama dalam proses penjualan dan distribusi SAP ERP adalah aktivitas pra-penjualan. Pada
fase ini pelanggan dapat memperoleh informasi harga tentang produk perusahaan, melalui inquiry
(permintaan informasi) atau sales quotation (kuotasi penjualan). Perbedaan antara sebuah permintaan
informasi dengan sebuah kuotasi penjualan adalah kuotasi penjualan adalah dokumen tertulis dan
mengikat; penjual menjamin pembeli bahwa, untuk suatu periode waktu, mereka dapat membeli
produk pada harga yang disebutkan pada kuotasi. Sebuah inquiry hanya pernyataan tentang harga,
tanpa ada jaminan. Pada kedua kasus, kejadian ini disimpan dalam database sentral.
Aktivitas pra-penjualan juga termasuk aktivitas pemasaran seperti melacak kontak pelanggan
termasuk panggilan pelanggan, kunjungan dan surat-menyurat. Sebuah perusahaan dapat
mempertahankan data pelanggan dalam sistem ERP dan membuat mailing lists berdasarkan
karakteristik tertentu pelanggan, yang meningkatkan usaha pemasaran secara tertarget.
Sales order processing
Pada sistem SAP ERP, pemrosesan pesanan penjualan adalah serangkaian aktivitas yang harus dilakukan
untuk mencatat pesanan penjualan. Pesanan penjualan bisa berawal dari kuotasi atau inquiry yang
dibuat pada langkah pra-penjualan. Setiap informasi yang terkumpulkan dari pelanggan untuk
mendukung kuotasi (nama kontak, alamat, nomer telepon) secara langsung dimasukkan ke dalam
pesanan penjualan (sales order).
Langkah pemrosesan pesanan penjualan yang kritis termasuk mencatat item yang akan dibeli,
menentukan harga penjualan, dan mencatat kuantitas yang dipesan. Pengguna dapat mendefinisikan
Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan
Mahendrawathi ER, 2015

berbagai alternatif penentuan harga dalam sistem SAP ERP. Sebagai contoh, perusahaan dapat
menggunakan harga tergantung produk, seperti menetapkan diskon kuantitas untuk item tertentu, atau
dapat menentukan diskon tergantung pada produk dan pelanggan tertentu. Mengkonfigurasi sebuah
skema penentuan harga yang kompleks membutuhkan pekerjaan pemrograman yang cukup banyak,
namun begitu sistemnya tersedia, maka ia dengan otomatis menghitung harga yang tepat untuk setiap
pelanggan, menghilangkan banyak permasalahan yang saat ini dialami oleh Fitter.
Saat pemrosesan pesanan penjualan, sistem SAP ERP memeriksa tabel piutang dagang (account
receivable) di basis data ERP untuk mengkonfirmasi kredit pelanggan yang tersedia. SAP ERP
menambahkan nilai dari pesanan kepada sisa kredit pelangan, dan membandingkan hasilnya dengan
batasan kredit pelanggan (yang juga tersedia pada basis data). Jika pelanggan memiliki kredit yang
cukup, pesanan dapat diselesaikan. Jika tidak, sistem SAP ERP mengarahkan staf penjualan untuk
menolak pesanan, menelpon pelanggan untuk memeriksa pembayaran terakhir, atau mengontak bagian
akuntansi untuk mendiskusikan situasi-situasi yang mungkin meringankan pelanggan tersebut.
Inventory sourcing
Saat mencatat sebuah pesanan, sistem SAP ERP memeriksa catatan persediaan perusahaan dan catatan
rencana produksi untuk melihat apakah material yang diminta tersedia dan dapat dikirim pada tanggal
yang diinginkan oleh pelanggan. Cek Available-to-promise (ATP) termasuk juga waktu pengiriman,
dengan mempertimbangkan akhir minggu dan hari libur. Pada sistem SAP ERP, ketersediaan secara
otomatis diperiksa dan sistem akan merekomendasikan peningkatan pada rencana produksi jika
diperkirakan akan terjadi kekurangan. SAP juga menyimpan sebuah catatan tentang semua pesanan
yang ada, sehingga kalau pun produk atau pesananan tertentu masih di gudang, sistem tidak akan
membiarkannya dijual kepada pelanggan lain.
Delivery
Pada sistem SAP, membuat sebuah delivery (pengiriman) berarti merilis dokumen yang digunakan oleh
gudang untuk mengambil, mengepak, dan mengirimkan pesanan dan bukan seperti definisi tradisional
yaitu mentransfer barang. Proses ini memungkinkan pengiriman dibuat sehigga gudang dan aktivitas
pengiriman dilakukan dengan efisien (misalnya, menggabungkan pesanan yang serupa untuk
pengambilan/picking, atau mengelompokkan pesanan berdasarkan metode dan tujuan pengiriman).
Setelah sistem membuat dokumen untuk pengambilan, pengepakan dan pengiriman, dokumen
ditransfer ke modul Material Management, dimana aktivitas pengambilan, pengepakan dan pengiriman
dilakukan.
Billing
Selanjutnya, sistem SAP ERP membuat sebuah tagihan dengan mengcopy data pesanan penjualan ke
dalam dokumen tagihan. Akuntansi dapat mencetak dan mengirimkan dokumen ini, memfaksnya, atau
mentransmit secara elektronij kepada pelanggan. Catatan akuntansi juga diperbaharui pada saat ini.

Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

Mahendrawathi ER, 2015

Untuk mencatat penjualan, SAP ERP mendebit (meningkatkan) account receivable (piutang dagang) dan
mengkredit penjualan, sehingga mengupdate catatan akuntansi secara otomatis.
Payment
Saat pelangga mengirimkan pembayaran, pembayaran ini harus dicatat dalam sistem SAP. Jika
pembayaran dilakukan secara elektronik, dapat diproses secara otomatis oleh sistem ERP SAP, yang
mencatat pembayaran sebagai dokumen pesanan penjualan elektronik, mendebit akun kas dan
mengkredit (mengurangi) sisa akun pelanggan. Jika pelanggan mengirimkan cek, seorang staf harus
secara manual memasukkan informasi pembayaran pelanggan, di mana sistem memperbaharui semua
informasi terkait dengan penjualan. Pencatatan dengan tepat waktu dari transaksi ini berpengaruh
terhadap ketepatan waktu dan akurasi dari pengecekan kredit selanjutnya bagi pelanggan. Dengan
sistem saat ini, Fitter memiliki masalah dalam mendapatkan hasil pengecekan kredit yang akurat,
seringkali memblok pesanan untuk pelanggan yang masih dalam batasan kredit, sementara memberikan
kredit untuk pelanggan yang melebihi dari batas yang ditentukan.

Pertanyaan
1. Asumsikan anda adalah manajer pemasaran baru di Fitter Snacker, direkrut untuk
menyelesaikan beberapa masalah yang dihadapi perusahaan seperti yang dijelaskan pada
bagian ini. Jelaskan semua masalah yang anda tangkap terkait dengan proses penjualan Fitter
Snacker yang menggunakan sistem terpisah-pisah untuk bagian Sales, Warehouse dan
Accounting. Bagaimana anda meyakinkan manajemen puncak tentang pentingnya
meningkatkan sistem sekarang dengan menggunakan sistem ERP?
2. Bagaimana sistem ERP dapat mengatasi masalah yang disebutkan pada bagian 1?
3. Proses akuntansi pesanan pelanggan Fitter saat ini melakukan pencatatan penjualan pada setiap
divisi dan secara periodic mengirimkan data penjualan tertentu untuk penagihan dan pelaporan
keuangan. Data pesanan penjualan yang lengkap disimpan di setiap divisi penjualan untuk
tujuan analisis bisnis.
Misalkan divisi yang berbeda dari Yummy Foods Compan membeli NRG-A dan NRG-B masingmasing dari tiap divisi penjualan Fitter (Wholesale dan Direct Sales). Untuk memperumit
masalah, beberapa divisi dari Yummy membeli snack bars dengan merk toko dari Fitter (Yummy
memiliki outlet toko serba ada). Manajemen Fitter meminta sebuah analisis terkait akun
Yummy. Mereka ingin menentukan apakah ada kesempatan untuk meningkatkan hubungan
dengan Yummy; akan tetapi mereka ingin menilai profitabilitas dari hubungan tersebut sebelum
melangkah lebih jauh. Tim manajemen ingin melihat produk-produk apa yang dijual tiap divisi ke
Yummy, berapa banyak yang terjual and dalam kondisi penjualan seperti apa. Asumsikan bahwa
pada sistem Fitter saat ini, semua data hanya tersedia pada tingkat divisi penjualan. Langkah apa
yang akan diperlukan untuk menarik analisis tingkat perusahaan ini (Bahas bagaimana setiap
divisi menjual produknya). Menurut kalian apakah manajer divisi penjualan akan antusias untuk
membagi seluruh data dengan rekannya di divisi lain? Mungkinkah timbul rasa enggan? Kenapa?
4. Melanjutkan contoh kasus Yummy, sekarang asumsikan bahwa Fitter memiliki sistem ERP.
Setiap divisi penjualan mencatat penjualan dengan cara yang sama. Catatan penjualan tersedia
secara real time dan disimpan pada basis data yang sama di dalam perusahaan. Langkah apa
yang diperlukan untuk melakukan analisis tingkat perusahaan? Menurut anda apakah divisidivisi akan menyambut sistem baru ini dengan antusias atau enggan?
Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan
Mahendrawathi ER, 2015

5. Misalkan anda adalah karyawan magang di Fitter Snacker yang bekerja langsung di bawah Chief
Information Officer (CIO). Tugas pertama anda adalah menulis sebuah memo yang menjelaskan
aliran informasi yang buruk antara tiga area fungsional di perusahaan: Pemasaran dan
Penjualan, Akuntansi dan Keuangan, dan Manajemen Rantai Pasok. Fokuskan penjelasan khusus
pada kurangnya aliran informasi ke dan dari Pemasaran dan Penjualan.
6. Bagaimana sistem ERP seperti SAP dapat mempermudah pencarian nomer pelanggan,
menentukan tanggal pengiriman, dan memberikan harga khusus kepada pelanggan tertentu?
Ikutkan pembahasan tentang data master.
Referensi
Monk, E. and Wagner B. (2013), Concepts in Enterprise Resource Planning

Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

Mahendrawathi ER, 2015