Pemodelan dengan FlowMap

SURVEY SISTEM
• Merupakan prosedur yg dilakukan untuk mengamati, dan
mempelajari masalah di tempat yang akan
mengembangkan Sistem Informasi- nya sehingga masalah
tersebut dapat dipahami
• Tujuan :
1. Mengidentifikasi /mempelajari masalah sistem informasi
2. Mengumpulkan data (dokumen) yang terlibat dalam
sistem
3. Membuat laporan hasil survey.

2
1. Mengidentifikasi /mempelajari masalah sistem
informasi
a. mempelajari prosedur kerja : ruang lingkup dan
pelaksanaan pekerjaan
• contoh :
• perpustakaan
• ruang lingkup :
• pendaftaran anggota
• pelaksaaan pekerjaan :
• mhs mengisi formulir data anggota dari petugas
• petugas membagi no.anggota berdasakan formulir, dst.

3
b. mengetahui entitas (personal / bag. Organisasi) yg terlibat
• internal : terlibat sebagai pelaku pada sistem sesuai dg cakupannya
• eksternal : tdk terlibat sbg pelaku, tetapi sebagai sumber atau tujuan dari
data/informasi.
• Ilustrasi :
• Perhatikan masalah penjualan !

setor
Pesan brg, bayar

Actor1 Actor1 Actor1

Pelanggan Penjualan Keuangan

siapkan

Kirim

Gudang
Actor1 4
Cakupan masalah penjualan tersebut

• pesan brg
• bayar
• siapkan brg dan kirim
• penyerahan hasil jual
• persediaan
• penerimaan kas
• entitas internal : penjualan
• entitas eksternal : pelanggan, gudang, keuangan.

5
c. mengetahui dokumen yg terlibat
(digunakan) dalam sistem
• Pesan barang : Form Order, Daftar Harga
• Bayar : Kuitansi / bukti bayar, Catatan Hutang Pelanggan
• Siapkan brg dan kirim : Surat Jalan
• Setor : Laporan Keuangan

d. mengetahui keinginan user yang akan menggunakan sistem

6
 2. Mengumpulkan data (dokumen) yang
terlibat dalam sistem
a. Dokumen yg menjadi masukan utk sistem, cth : Form.
Data anggota, Kartu pinjam
b. Dokumen yg menjadi keluaran dari sistem, cth : Kartu
Anggota, Laporan Peminjaman
c. Dokumen yg menjelaskan prosedur kerja (diagram
aliran dokumen/flowmap) jika tdk diperoleh di
perush dibuat sendiri
d. Dokumen yg menjelaskan unit atau bagian organisasi
yg terlibat dlm sistem, contoh : struktur organisasi dan
deskripsi/uraian tugas.

7
3. Membuat laporan hasil survey
• Yaitu laporan yg menginformasikan hasil dari survey utk sistem yg
sedang berjalan
• Kerangka / isi laporan :
• Pendahuluan
• latar belakang : alasan melakukan survey
• tujuan : tujuan yg ingin dicapai setelah survey
• Gambaran sistem  hasil survey
• cakupan survey  ruang lingkup, survey organisai, area masalah
• masalah yg disurvey
• batasan
• cara / teknis pelaksanaan survey
• hasil survey
• Penutup
• kesimpulan dan tindak lanjut.

8
Mengumpulkan Fakta

• Tujuan :
• Mendapatkan jawaban yg lengkap, benar dan andal
• Memperhitungkan kelayakan penyusunan sistem yg diajukan
• Menyusun rencana ringkasan utk proyek penyusunan sistem
• Mengajukan tindakan yg dapat menyelesaikan masalah.

9
 Metode / teknik pengumpulan fakta
• Wawancara
• Studi tour (visit to other installation)
• Questionaire  angket berupa daftar pertanyaan (utk
data yg banyak dan menyebar)
• Vendor presentations/ presentasi penjual
• Collecting /pengumpulan dokumen
• Diskusi  pertemuan dalam suatu rapat
• Sampling / pengambilan contoh atau sampel, dsb.

10
Apa saja yg dikumpulkan ?

• Sejarah dan latar belakang organisasi

• Struktur organisasi dan deskripsi kerja per bagian organisasi
• Semua contoh formulir, laporan dan dokumen yg berkaitan
dg sistem ybs
• Deskripsi sistem lama, jika ada
• Penilaian user terhadap sistem lama, dan keinginan user utk
sistem baru
• Deskripsi teknologi dan spesifikasi produk teknologi terkait.

11
Pengantar Pemodelan Konvensional

• Sistem informasi terdiri dari satu atau beberapa sistem pengolahan

data
• Antar sistem pengolahan data dapat saling bekomunikasi
• Dapat terdiri dari aktivitas untuk mengelola sumber daya informasi,
seperti tempat penyimpanan (kartu, map, buku, file) atau perangkat
pengolahannya.

12
Cara Mengenal Sistem Informasi

• Perhatikan elemen sistem pengolahan data

• Interaksi antar orang di dalam organisasi
• Melihat Aliran dokumen
• Melihat interaksi antara orang dengan media pelaksanaan
pengolahan data
• Menganalisis job description (uraian tugas setiap pegawai).

13
Elemen sistem pengolahan data

• Dapat dikenali melalui :

1. Sarana yang digunakan di lingkungan organisasi, misalnya cash register,
kalkulator, komputer, debit/credit card reader, dll.
2. Contoh dokumen yang dipakai atau dihasilkan  banyak digunakan dan
populer sampai saat ini utk analisis.

14
Interaksi antar orang di organisasi

• Perhatikan Struktur organisasi

• Perhatikan wewenang dan tanggung jawabnya
• Perhatikan bagaimana hubungan antara atasan dan bawahan dalam
melaksanakan operasional tugasnya.

15
Aliran Dokumen

1. Aliran dokumen dapat dilihat melalui proses-proses kegiatan yang

dilakukan secara rutin.
2. Setiap aktivitas operasional memiliki dokumen masing-masing
3. Untuk memahami aliran dokumen, digunakan model diagram
yang disebut FLOW-MAP

16
Interaksi antara orang dan media
pelaksana Sist Pengolahan Data
1. Perhatikan tugas setiap staf
2. Perhatikan proses-proses yang dilakukan setiap staf dalam
menangani dokumen yg diterima
3. Perhatikan hasil/ informasi apa yang harus disampaikan kepada
atasannya atau bag. lainnya.

17
Analisis Job Description

• Digunakan untuk mengidentifikasi proses yg termasuk

dalam kelompok fungsi pengolahan data
• Berisi cakupan tugas suatu posisi atau jabatan
• Di dalam uraian tugas yang lebih rinci biasanya terdapat
kegiatan yg termasuk ke dalam proses pengolahan data.
• Dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat suatu
prosedur kerja.

18
FlowMap

19
 FLOW-MAP

•Alat bantu konvensional, disebut juga Mapping

flow atau Process Function chart atau Diagram
aliran dokumen atau Diagram Sistem Prosedur
Kerja atau Paperwork Flowchart.
•Merupakan diagram yg menggambarkan aliran
dokumen pada suatu prosedur kerja di
organisasi

20
• Merupakan diagram alir yang menunjukkan arus dari
dokumen, aliran data fisik, entitas-entitas sistem informasi
dan kegiatan operasi yg berhubungan dengan sistem
informasi.
• Penggambaran biasanya diawali dengan mangamati
dokumen apa yang menjadi media data atau informasi.
Selanjutnya ditelusuri bagaimana dokumen tersebut
terbentuk, ke bagian atau entitas mana dokumen tersebut
mengalir, perubahan apa yang terjadi pada dokumen
tersebut, proses apa yang terjadi terhadap dokumen
tersebut, dan seterusnya.

21
Beberapa simbol flow map
• Menggunakan simbol/notasi flowmap sbb:
Input manual Penyi
Terminator
mpana seleksi
n
Dlm
Dokumen Penyim- tape
input / panan dt
output
: anotasi /
catatatan
penjelasan
operasi
disk
Manual

arsip Data /
Proses Display / kumpula
pengolahan layar n data
data/komputer

X X :konektor
Terminator : Awal/akhir diagram
atau entitas eksternal

22
Membuat Flow-map
1. Bagi diagram ke dalam kolom-kolom
2. Setiap kolom diberi nama entitas yang terlibat (orang, bag./ unit
organisasi, perusahan lain, atau pimpinan)
3. Diagram harus dibaca dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan
4. Setiap kolom terdapat siklus pengolahan data : I-P-O (input-
proses-output) bila kolom tsb. adalah entitas yg melakukan
kegiatan
5. Ketika menyebrangi garis yang memisahkan antara satu kolom dg
kolom lain, gunakan simbol konektor.
6. Cara mengakses file komputer adalah melalui simbol proses
komputer
7. Prosedur kerja yang kejadiannya tidak bersamaan dapat
digambarkan melalui flowmap yang terpisah.

23
Contoh soal

• Sebuah lembaga pendidikan mempunyai prosedur

penilaian sbb:
1. Pengajar meyerahkan nilai kursus ke bag. Adminstrasi
untuk dicatat / diinput ke komputer setelah seluruh nilai
terkumpul.
2. Kumpulan nilai tadi disimpan ke file nilai dengan
mengakses file siswa.
3. Berdasarkan file nilai, petugas menghitung nilai akhir dan
membuat transkrip nilai untuk diserahkan ke siswa.
• Gambarkan flow-map prosedur di atas.

24
Penyelesaian

• Daftar entitas :
• Pengajar
• Bag. Administrasi
• Siswa
• Dokumen :
• Nilai kursus
• Kumpulan nilai
• Transkrip nilai
• File :
• siswa
• nilai

25
Flowmap Prosedur Pengolahan Nilai
Flowmap Prosedur Pengolahan Niai

Pengajar Bag. Administrasi Siswa

Nilai kursus Nilai kursus Transkrip

Nilai

mengu
mpulkan
nilai

Kumpulan
nilai

entri
siswa

Rekam dan
hitung nilai

Nilai

Buat
transkrip

Transkrip
Nilai 26
Tabel Entitas dan Kegiatan

• Digunakan untuk memperjelas informasi yang

ada dalam uraian prosedur serta dapat
membantu mempermudah penyelesaian diagram
prosedur / flowmap secara benar.
• Cara membuat :
Tuliskan masing-masing entitas di bagian kiri
tabel (kolom ke-1) dan kegiatan setiap entitas
di bagian kanan tabel (kolom ke-2).

27
Dari contoh-1

Tabel Entitas dan Kegiatan alternatif-1:

No. Entitas Kegiatan

1 Pengajar 1. Menyerahkan Nilai kursus

2 Bag.Akademik 2. Mengumpulkan nilai-nilai

3. Memasukkan data
4. Menghitung dan merekam nilai
5. Mencetak transkrip nilai
3 Siswa 6. Menerima Transkrip nilai

28
Tabel Entitas dan Kegiatan alternatif-2

Entitas Pengajar Bag.Akademik Siswa

1. Menyerahkan 2. Mengumpulkan 6. Menerima

Nilai kursus nilai-nilai Transkrip nilai

3. Memasukkan data

Kegiatan 4. Menghitung dan

merekam nilai

5. Mencetak transkrip
nilai

29
 Contoh-2 (Sistem Penjualan)
• Sistem Penjualan barang tunai secara langsung di PD Jual :
1. Pembeli membawa barang-barang yang dibeli ke Bagian Kasir
2. Petugas Kasir menghitung jumlah barang yg dibeli dan membuat Bon
Penjualan sebagai bukti transaksi penjualan barang utk pembeli setelah
menyerahkan pembayaran.
3. Di akhir jam kerja, petugas Kasir menghitung jumlah uang yang diterima
dari seluruh transaksi pemjualan barang dan membuat Laporan
Penjualan.
4. Salinan Bon dan Laporan Penjualan diserahkan ke Supervisor Administrasi
Penjualan.
5. Supervisor administrasi penjualan memeriksa apakah jumlah uang yang
diterima sesuai dengan Laporan Penjualan dan Bon penjualannya.
6. Jika sudah sesuai,maka Supervisor akan memberi paraf dan mengarsipkan
Laporan dan Bon tersebut. Jika tidak sesuai, Supervisor administrasi
penjualan akan mengoreksinya sebelum memberi paraf dan
mengarsipkannya.
7. Laporan Penjualan diarsipkan oleh Supervisor bagian Administrasi
Penjualan.
 Buatlah tabel entitas-kegiatannya serta flowmapnya

30
Penyelesaian

No. Entitas Kegiatan

1 Pembeli 1. Menyerahkan barang terjual
3. Menyerahkan pembayaran
4. Menerima Bon Penjualan
2 Kasir 2.Menghitung barang dan membuat Bon
Penjualan
5. Membuat Laporan Penjualan
3 Supervisor 6. Menerima Laporan Penjualan
Administrasi
7.Memeriksa Laporan, jika sesuai memberi
Penjualan
paraf jika tidak mengoreksi dan paraf
Laporan Penjualan

31
Flowmap Sistem Penjualan
Pembeli Kasir SUPERVISOR
Bon penjualan
data brg
data brg terjual Laporan
terjual Penjualan

Hitung &
nilai Buat bon
pembayaran penjualan Periksa
1

Bon Bon
penjualan penjualan sdh
Sesuai ? tidak

ya

Buat Koreksi
Laporan Paraf
penjualan & paraf

Bon penjualan
Bon penjualan Bon penjualan
Laporan Laporan
Penjualan Laporan
Penjualan
Penjualan

1
32
Latihan

Soal-1 :
• Prosedur kerja pendaftaran ulang di suatu perguruan tinggi
berjalan sebagai berikut :
1. Mahasiswa menyerahkan KTM ke Bag. Keuangan sambil
menyerahkan biaya daftar ulang.
2. Petugas Bag. Keuangan merekamkan data pembayaran ke
file setoran setelah mengakses file mahasiswa yang sudah
terekam di komputer, kemudian mencetak tanda lunas (asli
untuk mahasiswa, salinan untuk Bag. Administrasi
Akademik /BAA).
3. Berdasarkan salinan tanda lunas, petugas BAA
mengupdate data mahasiswa ke file ambil_MK dan
mencetak Formulir Rencana Studi untuk mahasiswa.

33
Soal

• Biro Jasa Prima, membantu dalam pembuatan SIM A, SIM C, pengurusan

STNK, dan Balik Nama Kendaraan Bermotor. Untuk keperluan ini,
pemohon diminta menyerahkan KTP, dokumen lain yang diperlukan dan
biaya jasa sesuai dengan tarif di Biro Jasa sebagai persyaratan pelayanan.
• Persyaratan tsb. diserahkan ke Bag. Administrasi, kemudian diperiksa,
bila sudah lengkap, maka dicatat pada Buku Administrasi lalu dibuatkan
Resi untuk pemohon sebagai bukti pengurusan, bila belum lengkap
dikembalikan pada pemohon.
• Dari catatan pada Buku Administrasi, Bag. Keuangan akan membuatkan
kwitansi dua rangkap (untuk pemohon dan arsip), setelah pemohon
melakukan pembayaran sesuai dengan jenis pengurusannya. Dari
kwitansi juga dibuatkan Laporan Keuangan untuk Pimpinan.
• Bag. Administrasi akan membuat Laporan Jasa Pelayanan untuk Bag.
Personalia dari Buku Administrasi.

34