AKTIVITAS PENGENDALIAN-TRANSAKSI PENGELUARAN TUNAI

DOKUMEN DAN CATATAN UMUM Dokumen dan catatan penting yang digunakan dalam
memproses transaksi pengeluaran kas antara lain sebagai berikut:
● Cek. Perintah resmi kepada bank untuk membayar kepada penerima pembayaran
jumlah yang ditunjukkan pada permintaan.
● Periksa ringkasan. Laporan semua cek yang diterbitkan dalam batch atau selama
satu hari.
● File transaksi pengeluaran kas. Informasi pembayaran dengan cek ke vendor dan
lain-lain. Digunakan untuk memposting ke file induk hutang dan buku besar.
● Jurnal pengeluaran kas atau register cek. Catatan akuntansi formal cek yang
dikeluarkan untuk vendor dan lain-lain.
FUNGSI DAN AKTIVITAS PENGENDALIAN
Fungsi pengeluaran kas adalah proses dimana perusahaan memberikan pertimbangan
untuk penerimaan barang dan jasa. Fungsi pengeluaran kas biasanya melibatkan
pembayaran kewajiban dan pencatatan pengeluaran kas secara bersamaan. Fungsi,
aktivitas pengendalian yang berlaku, dan asersi/tujuan audit khusus.
Membayar Kewajiban dan Mencatat Pencairan Biasanya, fungsi perbendaharaan atau
manajemen kas bertanggung jawab untuk menentukan bahwa voucher yang belum
dibayar diproses untuk pembayaran pada tanggal jatuh temponya. Semua pembayaran
harus dengan cek. Komputer dapat diprogram untuk mengekstrak voucher yang jatuh
tempo setiap hari dari file induk utang usaha, dan laporan ini ditinjau untuk menentukan
utang mana yang harus dibayar, dengan mempertimbangkan posisi kas perusahaan.
Setelah voucher tertentu diidentifikasi untuk pembayaran, komputer mencocokkan
informasi cek dengan informasi pendukung, melakukan kontrol aplikasi terprogram,
menetapkan tanda yang mengidentifikasi bahwa voucher telah dibayar (untuk mencegah
pembayaran duplikat), dan pembayaran dicatat. Cek di bawah jumlah dolar tertentu
dapat ditandatangani dengan mesin, dengan cek yang lebih besar memerlukan tanda
tangan manual dari individu yang berwenang. Kontrol atas persiapan dan
penandatanganan cek dan tujuan audit khusus yang terkait mencakup hal-hal berikut:
● Personil yang berwenang di departemen bendahara harus bertanggung jawab
untuk menandatangani cek yang lebih besar (EO2).
● Kontrol terprogram memeriksa untuk menentukan bahwa setiap cek dicocokkan
dengan voucher yang belum dibayar yang disetujui dengan benar dan bahwa
nama penerima pembayaran dan jumlah pada cek sesuai dengan voucher (EO2,
VA2).
● Kontrol terprogram membatalkan nomor voucher setelah pembayaran, dan
meninjau file voucher berbayar untuk memastikan bahwa voucher tidak dibayar
dua kali (EO2).
● Untuk mengurangi risiko pencurian atau perubahan, departemen yang mengontrol
produksi cek harus mengontrol pengiriman cek (EO2).
● Cek tidak boleh dibayarkan kepada "uang tunai" atau "pembawa", dan cek kosong
tidak boleh diterbitkan (EO2, VA2, PD2).
● Cek yang telah diberi nomor sebelumnya harus digunakan dan
dipertanggungjawabkan (C2).
 ● Akses ke cek kosong dan pelat tanda tangan harus dibatasi hanya untuk personel
yang berwenang (C2).
Pada sistem manual adalah penting bahwa cek dicocokkan dengan voucher dan
dokumen pendukung yang mendasarinya, dan voucher dibatalkan untuk mencegah
pembayaran ganda. File transaksi pengeluaran kas yang dibuat saat cek disiapkan
digunakan untuk memperbarui file induk utang usaha dan akun buku besar umum.
Program update juga menghasilkan jurnal pengeluaran kas dan ringkasan buku besar
yang diteruskan ke akuntansi. Pengendalian atas pengeluaran kas meliputi:
● Total run-to-run membandingkan saldo awal file pengeluaran ditambah transaksi,
dengan saldo akhir yang diharapkan dari file transaksi pengeluaran kas yang
diperbarui dan file induk hutang usaha.
● Sebuah cek independen dari agreenient dari total cek yang diterbitkan (biasanya
dilaporkan pada ringkasan cek) dengan total batch voucher yang diproses untuk
pembayaran (EO2, C2, VA2).
● Sebuah cek independen oleh supervisor akuntansi tentang kesepakatan jumlah
yang dijurnal dan diposting ke utang usaha dengan ringkasan cek yang diterima
dari bendahara (EO2, C2, VA2). - Rekonsiliasi bank independen (EO2, C2, VA2).
Cek pencairan umumnya mencakup rintisan, mirip dengan rintisan cek penggajian. yang
mengidentifikasi nomor faktur vendor dan faktur yang sedang dibayar. Sebuah cony dari
setiap cek harus diajukan dengan voucher pendukung dalam file voucher berbayar
KEGIATAN PENGENDALIAN UNTUK PENYESUAIAN PURCH ASE] TRANSAKSI DAN
PENGENDALIAN LAINNYA
DOKUMEN DAN CATATAN UMUM Dokumen dan catatan penting yang digunakan dalam
memproses penyesuaian pembelian meliputi:
● Otorisasi Pengembalian Pembelian. Formulir yang menunjukkan deskripsi, jumlah, dan
data lain yang berkaitan dengan barang yang telah diizinkan untuk dikembalikan oleh
vendor. Ini berfungsi sebagai dasar untuk memulai pengembalian pembelian.
● Laporan Pengiriman. Laporan yang disiapkan tentang pengiriman barang ke vendor
yang menunjukkan jenis dan jumlah barang yang dikirim.
● Nota Debit. Formulir yang menyatakan rincian debit ke hutang, termasuk item tertentu
yang dikembalikan, harga, dan jumlah yang dikreditkan. Ini memberikan dasar untuk
mencatat retur pembelian.

FUNGSI DAN AKTIVITAS PENGENDALIAN

Retur dan Potongan Pembelian Transaksi penyesuaian pembelian melibatkan pencatatan
retur dan potongan pembelian. Terkadang, barang yang diterima dari vendor rusak dan harus
dikembalikan. Selain itu, vendor menawarkan sejumlah bujukan untuk membeli inventaris.
Dalam beberapa kasus, vendor akan setuju untuk menurunkan harga barang daripada
mengembalikan barang. Pada kasus lain mereka mungkin setuju untuk membayar biaya
penyimpanan untuk periode penyimpanan tertentu. Di banyak perusahaan, jumlah dan nilai
dolar dari transaksi ini tidak material. Namun, di beberapa perusahaan, potensi salah saji bisa
mencapai jumlah yang material. Setiap transaksi ini menghasilkan pengurangan hutang dan
pengeluaran dan dalam meningkatkan likuiditas dan pendapatan yang dilaporkan. Pelaporan
keuangan yang baik perlu menetapkan kontrol yang memadai atas transaksi ini untuk
mencegah penyalahgunaannya dalam aktivitas manajemen laba. Oleh karena itu, aktivitas
pengendalian yang berguna dalam mengurangi risiko salah saji berfokus pada penetapan
keberadaan atau terjadinya transaksi tersebut (EO3) dan mencakup hal-hal berikut: I Semua
pengembalian pembelian harus disahkan oleh vendor (EO3).
● Barang harus dikembalikan hanya dengan otorisasi pengembalian pembelian yang
tepat, dan penghitungan barang yang dikembalikan secara independen harus dicatat
pada dokumen pengiriman seperti slip pengepakan dan bill of lading (EO3).
● Komputer harus mencocokkan informasi memo debit dengan otorisasi untuk
pengembalian pembelian dan dokumen pengiriman (EO3, VA3).
● Komputer menghasilkan laporan semua pengembalian pembelian resmi yang belum
dikirim atau belum menghasilkan memo debit (C3).
Selanjutnya, harus ada pemisahan tugas yang memadai antara memperoleh otorisasi untuk
pengembalian pembelian, pengiriman barang, dan pencatatan memo debit. Ketika ada potensi
salah saji material dari transaksi penyesuaian pembelian, auditor harus memperoleh
pemahaman tentang semua aspek yang relevan dari komponen struktur pengendalian internal
dan mempertimbangkan faktor-faktor yang mempengaruhi risiko salah saji tersebut. Jika
penyesuaian pembelian diperkirakan pada akhir kuartal, manajemen harus menetapkan kontrol
untuk memastikan bahwa penyesuaian dibuat berdasarkan informasi yang andal dan bahwa
penyesuaian konsisten dari kuartal ke kuartal. Sebuah komite pengungkapan harus meninjau
perkiraan ini jika mereka bisa agregat dengan penyesuaian lain untuk jumlah yang material
untuk laporan keuangan (VA4, PD7).
PENGENDALIAN LAIN DALAM SIKLUS PENGELUARAN
Pembahasan sebelumnya berfokus pada pengendalian atas transaksi. Hal ini juga penting
untuk mengontrol saldo dan pengungkapan. Saldo akun utama dalam siklus pengeluaran
adalah hutang. Jika ada pengendalian yang baik atas pembelian, pengeluaran kas, dan
penyesuaian pembelian, utang usaha juga harus dikendalikan. Sebagian besar perusahaan
mengontrol kelengkapan (C4), keberadaan (EO4), dan penilaian piutang pada biaya historis
(VA4) dengan merekonsiliasi buku besar pembantu utang usaha dengan laporan vendor.
Pengendalian atas asersi hak dan kewajiban berhubungan dengan apakah utang merupakan
kewajiban entitas. Ini biasanya dikendalikan ketika kewajiban dicatat dengan mencocokkan
informasi voucher dengan data pendukung (RO1).
Akhirnya, manajemen harus menetapkan kontrol atas terjadinya dan hak dan kewajiban
pengungkapan (PD4), kelengkapan pengungkapan (PD5), pemahaman pengungkapan (PD6),
dan akurasi dan penilaian informasi yang termasuk dalam pengungkapan (PD7) . Perusahaan
publik biasanya menyelesaikan tugas ini melalui cara kerja komite pengungkapan yang
independen dari CFO atau pengontrol, dan termasuk individu yang memiliki pengetahuan
tentang GAAP dan transaksi serta pengungkapan yang relevan dengan siklus pengeluaran.
UJI PENGENDALIAN
Banyak auditor berencana untuk menguji pengendalian dalam siklus pembelian karena
tingginya volume transaksi rutin dalam siklus ini, auditor perusahaan publik menguji controis
untuk mendukung opini tentang pengendalian internal. Auditor perusahaan swasta akan
menguji kontrol yang tampaknya efektif karena efisiensi audit yang ada dengan strategi ini. Jika
auditor berencana untuk menilai risiko pengendalian serendah-rendahnya untuk asersi siklus
pengeluaran, dia biasanya harus:
 ● Menguji efektivitas pengendalian umum.
● Gunakan teknik audit berbantuan komputer (CAATS) untuk mengevaluasi efektivitas
pengendalian terprogram. 1 Uji efektivitas prosedur untuk menindaklanjuti pengecualian
yang diidentifikasi oleh kontrol terprogram.
Misalnya, auditor mungkin menggunakan data pengujian untuk menentukan apakah hasil yang
diharapkan muncul pada laporan pengecualian ketika dia menyerahkan
● Kode vendor tidak ada atau tidak valid.
● Transaksi pelaporan penerimaan dalam jumlah yang berbeda dengan jumlah yang
dipesan (baik over maupun under).
● Harga, nomor vendor, nomor rekening, atau informasi lain pada voucher yang tidak
sesuai dengan informasi pada pesanan pembelian.
● Jumlah voucher yang tidak sesuai dengan jumlah pada laporan penerimaan. Auditor
mungkin juga menggunakan perangkat lunak audit umum atau program utilitas untuk
atau voucher yang jumlahnya tidak ada dalam file komputer yang ditentukan.