MAKALAH ANALISIS KASUS O’BRIEN CORPORATION

Sistem Informasi dan Pengendalian Internal

Dosen: Drs. Haryono, Mcom.,Ak.,CA

​KELOMPOK 6
Adisya Valya Maharani (19/453593/EE/07400)
Allan Muraram (19/453598/EE/07405)
Amalina​ ​Khairina Hanun (19/453599/EE/07406)
Bella Ayu Febryaningrum (19/453602/EE/07409)
Christin Yuniarti S (19/453605/EE/07412)
Margie Andiny Rafael (19/453622/EE/07429)
Sinthya Natalia Sinay (19/453635/EE/07442)

PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS GADJAH MADA
2020
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perusahaan O’Brien merupakan perusahaan industri kelas menengah, milik
pribadi, yang memproduksi alat-alat pabrik dan pemasok produsen peralatan presisi di
Midwest. Perusahaan O’Brien berusia 10 tahun dan mengoperasikan sistem informasi
akuntansi secara terpusat. Kantor administrasi terletak di pusat kota bangunan St. Louis,
sedangkan produksi, pengiriman, dan departemen penerimaan disimpan di Gudang yang
telah direnovasi beberapa blok. Pengiriman dan penerimaan ada di area salah satu ujung
Gudang.

Perusahaan O’Brien telah berkembang pesat. Penjualan meningkat 25% setiap tahun
selama tiga tahun terakhir dan perusahaan telah melakukan pengiriman sekitar $ 80.000
dari produknya setiap minggu. James Fox, seorang kontroler O’Brien membeli dan
memasang komputer tahun lalu untuk memproses penggajian dan inventaris. James Fox
berencana untuk mengintegrasikan sistem informasi akuntansi penuh dalam lima tahun ke
depan. Perusahaan ini juga memiliki beberapa departemen, diantaranya yaitu departemen
pemasaran, departemen pengiriman, departemen penagihan, departemen penerimaan.

Departemen pemasaran terdiri dari empat karyawan. Saat mendapatkan pesanan,

biasanya melalui telepon. Seorang karyawan secara manual menyiapkan pesanan dengan
memberikan nomor sales order dengan dua rangkap. Satu rangkap pesanan diajukan
berdasarkan tanggal, dan rangkap kedua dikirim ke departemen pengiriman. Semua
penjualan dilakukan secara kredit, dengan sistem FOB Shipping Point. Karena penjualan
yang cukup meningkat, empat karyawan yang bekerja tidak punya waktu untuk
memeriksa dokumen penjualan kredit. Akibatnya, terdapat 15% penjualan kredit tidak
tertagih.

Departemen pengiriman menerima penjualan dan mengemas barang dari Gudang,

mencatat setiap persediaan yang keluar dari Gudang. Terminal dalam departemen
pengiriman digunakan untuk update secara terus-menerus catatan inventaris setiap item
saat sudah tidak ada di dalam rak. Paket ditempatkan dan diurutkan sesuai dengan abjad
nama pelanggan. Order penjualan ditandatangani oleh petugas pengiriman saat order
sudah terisi dan siap kirim. Pesanan penjualan diteruskan ke departemen penagihan,
dimana di bagian ini disiapkan 2 bagian faktur. Faktur penjualan akan disiapkan hanya
saat setelah menerima pesanan penjualan dari departemen pengiriman, sehingga
pelanggan mendapat tagihan ketika barang tersebut telah dikirim, bukan pada saat retur.
Departemen penagihan mengirimkan Salinan faktur ke departemen pengiriman.
Pelanggan mendapat Salinan faktur yang berfungsi sebagai Salinan penagihan dan
pengiriman memasukkannya ke dalam amplop khusus pada paket untuk menghemat
ongkos kirim. Kurir yang dipilih oleh pelanggan akan dihubungi untuk mengambil
barang.

Pada masa lalu, barang dikirim dalam dua hari kerja dari penerimaan pesanan
pelanggan, namun tanggal pengiriman sekarang rata-rata enam hari kerja setelah
menerima pesanan. Salah satu alasannya adalah terdapat dua karyawan pengiriman baru
yang masih bekerja menjalani pelatihan. Oleh karena itu, dibantu oleh departemen
penerimaan yang berpengalaman.
 Departemen penerimaan berdekatan dengan dermaga pengiriman, dan barang
dagangan diterima setiap hari oleh banyak operator berbeda. Para karyawan berbagi
terminal komputer dengan departemen pengiriman. Tanggal, vendor, dan nomor barang
yang diterima dimasukkan pada tanda terima untuk menjaga agar catatan persediaan
secara perpetual tetap selalu update.

Hard copy dari perubahan persediaan (penambahan dan pengiriman) dicetak sekali
dalam 1 bulan. Supervisor penerimaan memastikan penambahan wajar dan meneruskan
dokumen perubahan persediaan kepada supervisor pengiriman. Supervisor pengiriman
bertanggung jawab untuk memeriksa kewajaran potongan dari persediaan (pengiriman).
Dokumen persediaan disimpan di bagian departemen pengiriman berdasarkan tanggal.
Daftar inventaris lengkap hanya dicetak setahun sekali, bila ada persediaan yang di ambil.

1.2 Rumusan Masalah

-​ Bagaimana identifikasi kelemahan dan jelaskan potensi masalah yang ditimbulkan?

​

-​ Bagaimana rekomendasi pengendalian atau perubahan dalam sistem untuk memperbaiki

​
setiap kelemahan yang ada?

-​ Bagaimana gambar diagram aliran data level 0 dari pemasaran, pengiriman dan penagihan
​
prosedur?
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Identify the weakness and describe the potential problem(s) it caused.

No Kelemahan Potensi Masalah (Ancaman)

1. Pesanan yang diterima melalui Terjadinya kesalahan atau terjadinya

telepon tidak dikonfirmasi pemenuhan pesanan palsu dalam
ulang oleh pelanggan secara penerimaan pesanan dari pelanggan
tertulis. (tidak ada validasi sehingga beberapa pengiriman besar
apapun). pun dikirim dan tidak pernah dibayar.

2. Riwayat kredit pelanggan tidak Menimbulkan akun piutang terlambat

diperiksa sebelum menyetujui dikumpulkan yang mengakibatkan
pesanan. piutang tak tertagih yang berlebihan.
Sehingga akan banyak sekali piutang
tak tertagih dari pelanggan.

3. Dalam departemen pemasaran, Dapat menimbulkan kesulitan dalam

pesanan penjualan diurutkan menangani pertanyaan dan keluhan
berdasarkan tanggal. dari setiap pelanggan.

4. Hanya terdapat dua salinan Memungkinkan adanya ketidak

untuk Pesanan penjualan. cocokan dan ketidaksesuaian dengan
departemen penagihan.

5. Barang-barang yang Memungkinkan terjadinya kekurangan

persediaannya habis, hanya barang tak terduga yang dapat
sekedar dicatat. menyebabkan penundaan bahkan
penolakan pesanan pelanggan.
6. Tidak ada rekonsiliasi jumlah
barang yang dikirimkan
dengan yang ditagihkan
7. Departemen penerimaan dan
pengiriman berbagi terminal
komputer.
Orang-orang dalam kedua
departemen tersebut memiliki
akses terhadap persediaan fisik
dan dapat memperbarui catatan
persediaan perpetual melalui
terminal yang sama.
8. Departemen penerimaan tidak
membandingkan pengiriman
yang masuk dengan pesanan
pembelian.
9. Daftar persediaan (jumlah
persedian fisik) yang lengkap
hanya dicetak setahun sekali.
10. Pengiriman keluar ditempatkan
di dekat pintu dermaga
pemuatan tanpa keamanan
fisik.
11. Pengiriman tidak dirujuk ke
perintah penjualan
Tagihan yang tidak terdeteksi.
Hal ini meningkatkan risiko pencurian,
yang mungkin menyebabkan
kekurangan inventaris yang tidak
dapat dijelaskan. Pencurian persediaan
pun akan sulit ditelusuri pencurinya.
Kesalahan dalam tahap pemeriksaan
kembali (tidak dibandingkan) sehingga
terjadi penerimaan barang yang tidak
dipesan.
Kesalahan dalam catatan persediaan
perpetual bisa tidak terdeteksi untuk
periode waktu yang terlalu lama. Hal
ini dapat menyebabkan ketidak
akuratan dalam catatan persediaan dan
juga tidak dapat dapat mendeteksi
pencurian secara tepat waktu.
Menyediakan tempat atau wadah
untuk pesanan penjualan yang siap
dikirimkan.
Sistem ini juga bisa diubah dengan
membuat gedung di dalam lingkungan
dermaga agar keamanannya terjaga.
Adanya rujukan atau pengantar dari
departemen pengiriman ke departemen
penjualan.
 12. Catatan inventaris perpetual Catatan inventaris diperbarui setiap
hanya diperbaharui setiap hari atau setiap ada penjualan.
minggu.

2.2 Recommend controls or changes in the systems to correct each weakness.

a. Kelemahan: Pesanan yang diterima melalui telepon tidak dikonfirmasi ulang oleh
pelanggan secara tertulis. (tidak ada validasi apapun)
Rekomendasi Pengendalian: Dibutuhkan pesanan pembelian pelanggan secara tertulis
sebagai alat konfirmasi melalui telepon.
b. Kelemahan: Riwayat kredit pelanggan tidak diperiksa sebelum menyetujui pesanan.
Rekomendasi Pengendalian: Kredit pelanggan harus diperiksa dan penjualan tidak
boleh dilakukan pada mereka (pelanggan) yang tidak memenuhi standar kredit.
c. Kelemahan: Dalam departemen pemasaran, pesanan penjualan diurutkan berdasarkan
tanggal.
Rekomendasi Pengendalian: File pelanggan dan file pesanan penjualan diurutkan
berdasarkan nama pelanggan sehingga mudah dicari ketika ada keluhan.
d. Kelemahan: Hanya terdapat dua salinan untuk pesanan penjualan.
Rekomendasi Pengendalian: Salinan pesanan penjualan setidaknya harus ada minimal
tiga salinan. Salinan pertama untuk diarsipkan oleh departemen pemasaran, salinan
kedua untuk departemen pengiriman dan salinan ketiga untuk departemen penagihan.
Departemen penagihan harus mencocokkan salinan tersebut dengan salinan yang
ditandatangani dari departemen pengiriman sebelum menyiapkan faktur penjualan.
e. Kelemahan: Barang-barang yang persediaannya habis, hanya sekadar dicatat.
Rekomendasi Pengendalian: Menentukan jadwal produksi untuk barang-barang
persediaan yang berguna untuk meminimalisasi kekurangan persediaan.
f. Kelemahan: Tidak ada rekonsiliasi jumlah barang yang dikirimkan dengan yang
ditagihkan.
Rekomendasi Pengendalian: Departemen penagihan dan pengiriman harus
diintegrasikan dalam suatu sistem komputer untuk merekonsiliasi jumlah barang yang
dikirimkan dengan yang ditagihkan.
g. Kelemahan: Departemen penerimaan dan pengiriman berbagi terminal komputer.
Orang-orang dalam kedua departemen tersebut memiliki akses terhadap persediaan
fisik dan dapat memperbarui catatan persediaan perpetual melalui terminal yang
sama.
Rekomendasi Pengendalian: Setiap departemen harus memiliki terminal
masing-masing. Persediaan fisik dan catatannya harus dipisahkan. Akses terhadap
persediaan fisik juga harus dibatasi.
h. Kelemahan: Departemen penerimaan tidak membandingkan pengiriman yang
masuk dengan pesanan pembelian.
 Rekomendasi Pengendalian: Salinan pesanan pembelian tanpa informasi kuantitas
barang harus dikirimkan ke departemen penerimaan. Departemen penerimaan harus
mencocokkan pengiriman dengan pesanan pembelian dan melaporkan jumlah barang
yang diterima.
i. Kelemahan: Daftar persediaan (jumlah persediaan fisik) yang lengkap hanya dicetak
setahun sekali.
Rekomendasi Pengendalian: Daftar persediaan harus dicetak secara periodik
sepanjang tahun, lalu daftar tersebut harus dibandingkan dengan jumlah persediaan
yang ada.
j. Kelemahan: Pengiriman keluar ditempatkan di dekat pintu dermaga pemuatan tanpa
keamanan fisik.
Rekomendasi Pengendalian: Hal ini dapat berkontribusi terhadap kekurangan yang
tidak diantisipasi yang mengakibatkan penundaan dalam memenuhi pesanan
pelanggan.
k. Kelemahan: Pengiriman tidak dirujuk ke perintah penjualan.
Rekomendasi Pengendalian: Dapat menimbulkan pengiriman barang menjadi salah
pelanggan.
l. Kelemahan: Catatan inventaris perpetual hanya diperbaharui setiap minggu.
Rekomendasi Pengendalian: Hal ini dapat berkontribusi terhadap kekurangan yang
tidak diantisipasi yang mengakibatkan penundaan dalam memenuhi pesanan
pelanggan.
2.3 Prepare a level-zero data-flow diagram of the marketing, shipping, and billing procedure.
Treat the receiving department as external.
 BAB III

KESIMPULAN

Sistem yang diterapkan oleh perusahaan O’brien mempunyai kelemahan dan

menimbulkan potensi masalah. Maka dari itu, ada beberapa hal yang harus dilakukan
perusahaan ini agar siklus pendapatannya berjalan dengan baik. Yang pertama, pemesanan
yang dilakukan melalui telepon harus memiliki ​back-up t​ ertulis sebagai alat konfirmasi dan
dapat divalidasi. Perusahaan ini juga mempunyai masalah dalam menagih piutang karena
tidak memperhatikan riwayat kredit pelanggan, maka perusahaan harus memeriksa apakah
pelanggan tersebut memehuni standar kredit.

Kemudian, file pelanggan dan file pesanan penjualan seharusnya diurutkan

berdasarkan nama pelanggan, sehingga perusahaan lebih mudah untuk memeriksa kembali
file pelanggan jika terjadi keluhan. Pesanan penjualan tersebut juga harus dibuat lebih banyak
untuk departemen pemasaran, departemen pengiriman, dan departemen penagihan, sehinggan
departemen penagihan dapat mencocokkan salinan tersebut dengan salinan yang
ditandatangani dari departemen pengiriman sebelum menyiapkan faktur penjualan. Selain itu,
persediaan yang habis seharusnya tidak hanya sekedar dicatat, melainkan dibuatkan jadwal
produksi untuk barang-barang persediaan agar tidak kekurangan persediaan. Kemudian
perusahaan juga harus melakukan rekonsilasi mengenai jumlah barang yang dikirimkan dan
ditagihkan.

Kelemahan yang terjadi antara departemen penagihan dan pengiriman juga

harus memiliki terminal masing-masing agar tidak ada tugas yang dikerjakan oleh dua
departemen. Lalu, departemen penerimaan juga harus mencocokkan pengiriman dengan
pesanan pembelian dan melaporkan jumlah barang yang diterima. Data persediaan juga harus
dicetak secara periodeik sepanjang tahun dan daftar tersebut harus dibandingkan dengan
jumlah persediaan yang ada.