Dari definisi diatas dapat diketahui bahwa sistem informasi akuntansi merupakan
koordinasi dan komponen-komponen yang membentuknya (subsistem) yang terdiri dari
manusia, alat, prosedur, data/informasi dalam bentuk dokumen, catatan dan laporan
Fungsi Penerimaan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima barang serta melakukan pemeriksaan
terhadap jeni, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna
menentukan apakah barang tersebut dapat diterima atau tidak oleh perusahaan.
Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab atas keluarnya kas perusahaan
Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam arsip
dokumen sumber. Fungsi ini juga bertanggung jawab melakukan penjurnalan akuntansi.
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatatan bertanggung jawab untuk
mencatat harga pokok persediaan barang yang dicatat ke dalam kartu persediaan.
C. Dokumen terkait yang digunakan dalam system akuntansi pembelian tunai
Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini diisi oleh fungsi gudang atau pemakai barang untuk meminta fungsi
pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang
tersebut dalam surat permintaan. surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat dua
lembar.
Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang
diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantiitas seperti
yang tercantum dalam surat order pembelian
Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian.
Faktur
Bukti transaksi pembelian barang yang diterima dari pihak penjual atas dikirimnya
barang.
Faktur Lunas
Faktur yang diterima dari pihak penjual sebagai bukti bahwa barang yang sudah
dikirim pihak penjual sudah dibayar secara lunas oleh perusahaan.
Laporan Pembelian Tunai
Laporan Pembelian Tunai dibuat oleh fungsi akuntansi yang akan diserahkan kepada
pimpinan.
Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang tidak
bersifat berulang yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
D. Catatan Akuntansi Yang Digunakan
a. Jurnal Pengeluaran Kas
Jurnal ini digunakan untuk mencatat semua pengeluaran uang tunai atau kas dari berbagai
jenis transaksi yang terjadi pada perusahaan.
b. Kartu Persediaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga
pokok persediaan yang dibeli.
c. Analisis Sistem
Menurut Jogiyanto (2005), analisi sistem merupakan penguraian dari suatu sistem
yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan
mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesmpatan-kesemptan, hambatan-hambatan yang
terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat di usulkan perbaikan-perbaikannya.
Di dalam tahap analisis terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh
analisis sistem sebagai berikut:
(i) Mengindentifikasi masalah (identify)
Mengidentifikasi masalah merpakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap
analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang
diinginkan utnuk dipecahkan.
Adapun tugas-tugas yang harus dilakukan dalam langkah ini adalah:
- Mengifentifikasi masalah
- Mengidentifikasi penyebab masalah
- Mengidentifikasi titik keputusan
- Mengidentifikasi personil-personil kunci
(ii) Memahami kerja dari sistem yang ada (understand)
Langkah kedua dari tahap analisis sistem adalah memhami kerja dari sistem
yang ada.langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana
sistem yang ada beroperasi.
Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat
diperoleh dengan cara melakukan penelitian yang dilakukan adalah penelitian terinci.
Adapun tugas-tugas yang harus dilakukan dalam langkah ini adalah:
- Menentukan jenis penelitian
- Merencanakan jadwal penelitian
- Mengatur jadwal wawancara
- Mengatur jadwal observasi
- Mengatur jadwal pengambilan sampel
- Membuat penugasan penelitian
- Membuat agenda wawancara
- Mengumpulkan hasil penelitian
(iii) Menganalisis sistem ( Analyze)
Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil
penelitian yang telah dilakukan. Menganalisis hasil peneitian sering sulit dilakukan
oleh analisis sistem yang masih baru. Pengalaman menunjukan bahwa banyak
analisis yang masih baru mencoba untuk memecahkan masalah tanpa
menganalisinya.
(iv) Membuat laporan hasil analisis (Report)
Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah:
- Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan
- Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan
dianalisis oleh analisis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen.
- Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen.
- Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan
selanjutnya.
CONTOH KASUS
PT Utama merupakan perusahaan yang bergerak dibidang usaha bengkel mobil yang dikenal dengan
nama “Techno” Kegiatanya meliputi penjualan barang dan jasa dimana barang berupa spare part mobil
dan jasa berupa service mobil. Dalam kegiatanya perusahaan melayani khusus kendaraan dengan merk
Isuzu dan Daihatsu. Untuk dapat meningkatkan pelayanan pada pelanggan maka PT Utama harus
senantiasa memenuhi permintaan pelqnggan akan spare part dan servis dengan baik.
BAGIAN GUDANG
Sistem pembelian tunai PT Fajar Surya Utama dimulai dari bagian Gudang membuka
Database Persediaan untuk melihat persediaan. Kemudian menampilkan Database Persediaan.
Lalu melanjutkan dengan kegiatan membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) berdasarkan
Database Persediaan. Kemudian mencetak SPP sebanyak 2 lembar. Selanjutnya, SPP lembar 1
diarsip berdasarkan tanggal dan bagian gudang menyerahkan SPP2 ke bagian pembelian.
Bagian gudang menerima SOP lembar 2 dari bagian pembelian. Setelah itu, menerima
Faktur bersama barang dari pemasok. Kemudian, mencocokkan SOP lembar 2, Faktur
bersama barang. Jika tidak cocok, SOP lembar 2 dikembalikan ke bagian pembelian, Faktur
bersama barang dikembalikan ke pemasok. Apabila cocok, maka akan dilanjutkan ke
kegiatan selanjutnya yaitu melakukan kegiatan entry data kedalam Database Persediaan
berdasarkan SOP lembar 2 dan Faktur. Kemudian menampilkan Database Persediaan. Setelah
itu membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB). Kemudian mencetak Laporan Penerimaan
Barang (LPB) sebanyak 2 lembar. Selanjutnya LPB lembar 1, Faktur, dan SOP lembar 2
diserahkan ke bagian keuangan, sedangkan LPB lembar 2 diarsip berdasarkan tanggal
BAGIAN PEMBELIAN
Bagian pembelian menerima SPP2 dari bagian gudang. Lalu kegiatan selanjutnya adalah
menelephone pemasok untuk mengkonfirmasi apakah spare part yang dipelukan tersedia.
Kemudian membuat Surat Order Pembelian (SOP). Kemudian mencetak SOP sebanyak 3
lembar. Setelah itu, bagian pembelian menyerahkan SOP lembar 1 kepada pemasok melalui
fax, SOP lembar 2 ke bagian gudang, sedangkan SOP lembar 3 dan SPP lembar 2 diarsip
berdasarkan tanggal.
BAGIAN KEUANGAN
Bagian keuangan menerima LPB lembar 1, Faktur, dan SOP lembar 2 dari bagian
gudang. Lalu memeriksa LPB lembar 1, Faktur, dan SOP lembar 2. Setelah itu melakukan
pembayaran via ATM. Selanjutnya, menerima Bukti Transfer (BT). Selanjutnya melakukan
kegiatan entry data kedalam Database Pembayaran berdasarkan Bukti Transfer (BT).
Kemudian menampilkan Database Pembayaran. Lalu membuat BKK berdasarkan database
pembayaran. Kemudian mencetak BKK sebanyak 2 lembar. Kemudian memfotocopy Bukti
Transfer (BT) sebanyak 1 lembar. Setelah itu, BKK lembar 1 dan Fotokopi Bukti Transfer
diberikan kepada pemasok, sedangkan BKK lembar 2, LPB lembar 1, Faktur, SOP lembar 2,
dan Bukti Transfer (BT) diarsip berdasarkan tanggal.
Bagian keuangan menerima Faktur Lunas (FL) dari pemasok. Lalu mencocokkan
dokumen BKK lembar 2, LPB lembar 1, Faktur, SOP lembar 2 dengan FL. Jika tidak cocok,
FL dikembalikan ke pemasok. Apabila cocok, maka BKK lembar 2, LPB lembar 1, Faktur,
SOP lembar 2 dan Faktur Lunas (FL) diserahkan ke bagian akuntansi.
BAGIAN AKUNTANSI
Bagian akuntansi menerima BKK lembar 2, LPB lembar 1, Faktur, SOP lembar 2 dan
Faktur Lunas (FL) dari bagian keuangan. Setelah itu, memeriksa BKK lembar 2, LPB lembar
1, Faktur, SOP lembar 2, dan Faktur Lunas (FL). Selanjutnya membuat Jurnal Penerimaan
Kas (JPK). Lalu membuat Laporan Pembelian Tunai (LPT). Kemudian mencetak LPT 1
lembar. Kemudian LPT diserahkan ke pimpinan, BKK lembar 2, LPB lembar 1, Faktur, SOP
lembar 2 dan Faktur Lunas diarsip berdasarkan tanggal, lalu Jurnal Penerimaan Kas dicatat
ke Buku Besar (BB) dan dicatat di Kartu Persediaan.
BAGIAN GUDANG
BAGIAN PEMBELIAN
BAGIAN KEUANGAN
BAGIAN AKUNTANSI
Usulan SPI :
1. Penambahan fungsi penerimaan yang bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan mutu
dan kuantitas barang.
2. Melakukan otorisasi dengan cara membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) yang dilakukan
oleh fungsi penerimaan.
3. Melakukan otorisasi dengan cara membuat dokumen Surat Permintaan Penawaran Harga yang
ditujukan kepada pemasok yang dilakukan oleh fungsi pembelian.
4. Melakukan otorisasi pada Bukti Kas Keluar dengan membubuhkan cap “Lunas”.
BAGIAN GUDANG
Sistem pembelian tunai PT. Fajar Surya Utama dimulai dari bagian gudang
membuka Database Persediaan, kemudian menampilkan Database Persediaan untuk
mengecek ketersediaan barang. Lalu melanjutkan dengan kegiatan membuat Surat
Permintaan Pembelian (SPP) berdasarkan Database Persediaan. Kemudian mencetak
SPP sebanyak 2 lembar.
Selanjutnya, bagian gudang menyerahkan SPP lembar 2 ke bagian pembelian dan SPP
lembar 1 diarsip berdasarkan tanggal.
Bagian gudang menerima SOP lembar 3 dari bagian pembelian, lalu menerima
Surat Jalan Barang (SJB) beserta barang dan LPB lembar 1 dari bagian penerimaan
barang. Setelah itu, memeriksa SOP lembar 3, SJB dan LPB lembar 1. Kemudian
melakukan penyimpanan barang. Lalu, dilanjutkan ke kegiatan selanjutnya yaitu
melakukan kegiatan entry data kedalam Database Persediaan. Lalu, LPB lembar 2
diserahkan ke bagian keuangan , SOP 3 dan SJB diarsip berdasarkan tanggal.
BAGIAN PEMBELIAN
Bagian pembelian menerima SPP lembar 2 dari bagian gudang. Lalu kegiatan
selanjutnya adalah menelphone pemasok untuk mengkonfirmasi apakah spare part
yang diperlukan tersedia. Kemudian kegiatan selanjutnya yaitu membuat Surat
Permintaan Penawaran Harga (SPPH). Lalu mencetak SPPH. Selanjutnya, SPP
lembar 2 diarsip tetap berdasarkan tanggal dan SPPH diserahkan ke pemasok.
Persediaan berdasarkan SOP lembar 2, Faktur dan Surat Jalan Barang. Setelah itu
membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB). Kemudian mencetak Laporan
Penerimaan Barang (LPB) sebanyak 2 lembar. Selanjutnya, LPB 1 , SOP 2 , SJB
diarsip berdasarkan tanggal , Lalu LPB 2 diserahkan ke bagian gudang beserta
barang , dan Faktur diserahkan ke bagian keuangan.
BAGIAN KEUANGAN
BAGIAN AKUNTANSI
Bagian akuntansi menerima BKK lembar 2 dari bagian keuangan dan faktur lunas dari
pemasok , lalu mencocokan BKK2 dan FL . Jika tidak cocok BKK 2 dikembalikan dibagian
keuangan dan FL ke pemasok. Apabila cocok dilakukan kegiatan selanjutnya yaitu otorisasi
BKK 2 dengan Cap Lunas. Lalu membuat jurnal setelah itu membuat LPT , lalu mencetak LPT 1
lembar . Selanjutnya LPT diserahkan ke pimpinan, BKK2 otorisasi dan FL diarsip berdasrkan
tanggal , dan Jurnal umum dicatat ke buku besar dan kartu persedian
Bagian Gudang
Bagian penerimaan Barang
Bagian Pembelian
Bagian Keuangan
Bagian Akuntansi
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa
yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga kami dapat
menyelesaikan makalah ini.
Makalah ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memenuhi tugas pada
mata kuliah Analisis Perancangan Sistem Informasi Akuntansi. Adapun judul yang
diambil kami dalam makalah ini adalah “Siklus Pengeluaran : Pembelian dan
Pengeluaran Kas”