AKUNTANSI PROYEK

DAN PEMBIAYAAN
 BAB 5
SISTEM AKUNTANSI
PEMBELIAN
5.1 Sistem Akuntansi Pembelian

Sistem akuntansi pembelian digunakan

dalam perusahaan jasa konstruksi untuk
pengadaan barang yang diperlukan untuk
memperlancar kegiatan operasional
perusahaan. Pembelian adalah proses
penemuan sumber dan pemesanan
bahan, jasa, dan perlengkapan. Kegiatan
tersebut terkadang disebut Pengadaan
barang.
Tujuan utamanya adalah memperoleh bahan
dengan biaya serendah mungkin yang
konsisten dengan kualitas dan jasa yang
dipersyaratkan. Terlepas dari memastikan
bahwa perusahaan mempunyai persediaan
bahan tanpa henti, adalah fungsi dari
pembelian untuk memastikan bahwa ada
keseimbangan antara persediaan bahan
dengan tingkat inventaris sehingga
perusahaan dapat mempertahankan posisi
labanya sepanjang menyangkut biaya bahan.
 Sistem akuntansi untuk mencatat
terjadinya pembelian dalam
perusahaan jasa konstruksi terdiri dari:
1) Prosedur permintaan pembelian,
2) Prosedur penerimaan barang,
3) Prosedur pencatatan hutang.
5.2 Fungsi-Fungsi Yang Terkait Pada
Perusahaan Jasa Konstruksi

Fungsi-fungsi yang terkait dalam

sistem akuntansi pembelian
perusahaan jasa konstruksi meliputi
fungsi gudang, fungsi pembelian,
fungsi penerimaan dan fungsi
akuntansi. Berikut ini dijelaskan
masing-masing fungsi tersebut.
Fungsi Logistik
Dalam sistem akuntansi pembelian
perusahaan jasa konstruksi, fungsi
logistik bertanggung jawab untuk
mengajukan permintaan pembelian
sesuai dengan proyek yang dikerjakan.
Pada beberapa perusahaan konstruksi
fungsi logistik terkadang digantikan oleh
bagian pengadaan proyek.
Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian perusahaan jasa kontruksi
bertanggung jawab untuk memperoleh
informasi mengenai harga alat dan material
yang dibutuhkan, menentukan supplier
yang dipilih dalam pengadaan barang dan
mengeluarkan order pembelian kepada
supplier yang dipilih. Pada perusahaan jasa
konstruksi ini, fungsi pembelian dijalankan
oleh bagian logistik kantor/proyek.
Formulir-formulir yang digunakan dalam
sistem akuntansi pembelian adalah
sebagai berikut:
a. Surat Permintaan Pembelian
Formulir ini digunakan oleh
pelaksana/yg membutuhkan material
tsb untuk meminta order alat dan
material melalui bagian pembelian.
b. Surat Pesanan Barang
Formulir ini digunakan untuk memesan
alat dan material kepada supplier yang
dipilih.
Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan perusahaan jasa konstruksi
bertanggung jawab untuk melakukan
pemeriksaan terhadap alat dan material beserta
kuantitas barang yang diterima dari supplier.
Fungsi ini terkadang di rangkap oleh bagian
logistik proyek. Hal ini karena barang maupun
material yang dipesan langsung digunakan
untuk operasional, sehingga tidak memerlukan
penyimpanan. Namun, agar sistem berjalan
dengan baik, sebaiknya fungsi-fungsi tidak boleh
dirangkap.
Fungsi Akuntansi
Dalam sistem akuntansi pembelian perusahaan
jasa konstruksi, fungsi akuntansi bertanggung
jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke
dalam register bukti kas keluar dan untuk
menyelenggarakan arsip dokumen sumber
(bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan
utang atau menyelenggarakan kartu utang
sebagai buku pembantu utang. Catatan-catatan
yang digunakan dalam Sistem Akuntansi
Pembelian adalah sebagai berikut:
a.Jurnal pembelian
Catatan ini digunakan untuk mencatat
pembelian yang telah dilakukan oleh PT.
ANGING MAMIRI dalam kegiatan perusahaan.
Format jurnal pembelian sebagai berikut:
b. Jurnal Pengeluaran Kas
Catatan ini digunakan untuk mencatat
pengeluaran kas dalam kegiatan perusahaan
jasa konstruksi. Adapun jurnal pengeluaran kas
yang digunakan sebagai berikut:
c. Kartu utang
Catatan ini untuk mencatat utang
kepada supplier. Jika dalam
pencatatan utang, perusahaan jasa
konstruksi menggunakan voucher
payable procedure, yang berfungsi
sebagai catatan utang adalah arsip
bukti kas keluar yang belum dibayar.
Format kartu utang adalah sebagai
berikut:
5.3 Dokumen Yang Digunakan
Pada Perusahaan Jasa
Konstruksi
Dokumen yang digunakan dalam sistem
akuntansi pembelian perusahaan jasa
konstruksi meliputi surat permintaan
pembelian, surat order pembelian/surat
pesanan dan bukti kas keluar. Berikut ini
dijelaskan masing-masing dokumen dalam
sistem akuntansi perusahaan jasa
konstruksi.
Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh
bagian gudang/yg membutuhkan untuk
meminta bagian pembelian melakukan
pembelian alat atau material dengan jenis,
jumlah dan mutu yang diinginkan. Kemudian
dokumen ini diotorisasi oleh yang memiliki
wewenang dalam bagian pembelian. Di
perusahaan jasa konstruksi, bagian pembelian
sering juga disebut bagian logistik kantor.
Format Surat Permintaan Pembelian dapat di
lihat pada Gambar 13.
Surat Order Pembelian/Surat Pesanan
Dokumen ini diisi oleh bagian pembelian dan
digunakan untuk memesan alat atau material
kepada supplier yang dipilih. Dokumen
pesanan ini dibuat sebanyak empat rangkap,
yaitu pertama, diserahkan kepada supplier
yang dipilih; kedua, diserahkan kepada bagian
akuntansi (disebut juga bagian pembelian
kredit kantor); ketiga ke bagian penerimaan
barang dan keempat, disimpan sebagai arsip.
Format Surat Pesanan Barang dapat di lihat
pada Gambar 14.
Bukti Kas Keluar
Bukti kas keluar adalah dokumen yang
berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas
untuk pembayaran utang kepada supplier dan
sekaligus sebagai pemberitahuan mengenai
maksud pembayaran. Dokumen ini dibuat oleh
fungsi atau bagian akuntansi untuk dasar
pencatatan transaksi pembelian. Format Bukti
kas keluar dapat di lihat pada Gambar 15.
5.4 Catatan Akuntansi Yang
Digunakan Pada Perusahaan
Jasa Konstruksi
Catatan akuntansi yang digunakan
untuk mencatat transaksi pembelian
pada perusahaan jasa konstruksi
meliputi jurnal pembelian, jurnal kas
keluar, kartu utang dan kartu
persediaan. Masing-masing catatan
akuntansi tersebut akan dijelaskan
berikut ini.
Jurnal pembelian
Jika dalam pencatatan utang perusahaan jasa
konstruksi mengguna­kan voucher payable
procedure, jurnal yang digunakan untuk
mencatat -transaksi pembelian adalah jurnal
pembelian. Format jurnal pembelian (Tabel 5).
Jurnal Kas Keluar
Jurnal ini digunakan untuk mencatat seluruh
pengeluaran kas. Format jurnal kas keluar
(Tabel 6).
Kartu utang
Jika dalam pencatatan utang perusahaan jasa
konstruksi menggunakan account payable
procedure, buku pembantu yang digunakan
untuk men­catat utang kepada suplier adalah
kartu utang. Jika dalam pencatatan utang
menggunakan voucher payable procedure,
yang berfungsi sebagai catatan utang adalah
arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.
Format kartu utang (Tabel 7).
Kartu Persediaan
Dalam sistem akuntansi pembelian
perusahaan jasa konstruksi, kartu persediaan
ini digunakan untuk mencatat harga pokok
persediaan yang dibeli. Berikut ini ditampilkan
bentuk format kartu persediaan pada
perusahaan jasa konstruksi.
5.5 Jaringan Prosedur Yang
Membentuk Sistem Akuntansi
Pembelian Perusahaan Jasa
Konstruksi

Jaringan prosedur yang membentuk

sistem akuntansi pembelian
perusahaan jasa konstruksi meliputi
prosedur permintaan pembelian,
prosedur penerimaan barang dan
prosedur pencatatan utang.
Prosedur Permintaan Pembelian
Dalam prosedur ini bagian
gudang/yang membutuhkan
mengajukan permintaan pembelian
dalam formulir surat permintaan
pembelian (Gambar 13) kepada
bagian pembelian. Bagian pembelian
membuat surat order pembelian
sesuai dengan permintaan bagian
gudang.
Setelah diotorisasi oleh pimpinan
bagian pembelian, surat order
pembelian di buat empat
rangkap, rangkap pertama
dikirim ke supplier yang dipilih,
kedua ke bagian akuntansi, ketiga
dikirim ke bagian penerimaan,
dan keempat disimpan sebagai
arsip.
Prosedur Penerimaan Barang
Setelah barang dipesan, barang akan dikirim ke
bagian penerimaan barang. Barang yang datang
dicocokan kembali dengan surat pemesanan
barang (Gambar 14). Setelah sesuai dengan surat
pesanan barang, bagian penerimaan akan
membuat laporan penerimaan barang yang
dibuat rangkap tiga, satu diserahkan kembali ke
suplier, satu diserahkan ke bagian pembelian
kredit kantor, dan satu lagi disimpan sebagai
arsip. Berikut ini ditampilkan contoh format
laporan penerimaan barang.
Prosedur pencatatan utang
Fungsi akuntansi (pembelian kredit kantor)
perusahaan jasa konstruksi memeriksa
dokumen-dokumen yang berhubungan dengan
pembelian (surat order pembelian, laporan
penerimaan barang dan faktur dari suplier) dan
menyelenggarakan pencatatan utang atau
mengarsipkan dokumen dalam kartu utang
(Tabel 7). Setelah itu, bagian akuntansi
membuat BKK (bukti kas keluar pada Gambar
15) untuk pembayaran setelah jatuh tempo.
5.6 Unsur Pengendalian Internal
Pembelian Perusahaan Jasa
Konstruksi

Unsur pengendalian intern yang

seharusnya ada dalam sistem
akuntansi pembelian perusahaan
jasa konstruksi dirancang untuk
tujuan pokok pengendalian intern
akuntansi berikut ini.
Menjaga kekayaan (persediaan) dan
kewajiban Perusahaan jasa konstruksi
(utang dagang atau bukti kas keluar yang
akan dibayar) dijamin ketelitian dan
keandalan data akuntansi (utang dan
persediaan). Untuk merancang unsur-unsur
pengendalian intern akuntansi yang
diterapkan dalam sistem akuntansi
pembelian, unsur pokok sistem
pengendalian intern terdiri dari:
Organisasi
Organisasi harus didasarkan pada unsur pokok
sistem pengendalian intern yaitu:
Dalam organisasi harus dipisahkan tiga fungsi
pokok berikut yaitu fungsi operasi, penyimpanan
dan akuntansi.
Tidak ada satupun transaksi yang dilaksanakan
dari awal sampai akhir hanya oleh satu orang
atau fungsi saja.
 Dalam neraca organisasi yang
berkaitan dengan sistem akuntansi
pembelian, dua unsur pokok sistem
pengendalian intern dijabarkan
sebagai berikut:
1. Fungsi Pembelian harus Terpisah
dari Fungsi Penerimaan
2.Fungsi Pembelian harus Terpisah dari
Fungsi Akuntansi
 Salah satu unsur pokok sistem
pengendalian intern mengharuskan
pemisahan fungsi operasi, fungsi
penyimpanan dan fungsi akuntansi.
Dalam sistem akuntansi pembelian
fungsi akuntansi yang melaksanakan
pencatatan utang dan persediaan
barang harus dipisahkan dari fungsi
operasi yang melaksanakan transaksi
pembelian.
3. Fungsi Penerimaan harus Terpisah dari
Fungsi Penyimpanan Barang Fungsi
penerimaan merupakan fungsi operasi yang
bertanggung jawab atas penerimaan atau
penolakan barang yang diterima dari
suplier. Fungsi penerimaan merupakan
fungsi yang bertanggung jawab atas
penyimpanan barang yang telah dinyatakan
diterima oleh fungsi penerimaan.
4. Transaksi Harus Dilaksanakan oleh Lebih dari
Satu Orang atau Lebih dari Satu Fungsi
Setiap transaksi harus dilaksanakan dengan
melibatkan lebih dari satu karyawan atau lebih
dari satu fungsi, Dengan penggunaan unsur
sistem pengendalian intern tersebut, setiap
pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta
internal check yang mengakibatkan pekerjaan
karyawan atau fungsi yang satu dicek
ketelitiannya dan keandalannya oleh karyawan
atau fungsi yang lain.
Sistem Organisasi dan Prosedur
Pencatatan
Sistem transaksi terjadi dengan
otorisasi dari yang berwenang dan
dicatat melalui prosedur pencatatan
tertentu, maka kekayaan perusahaan
konstruksi akan terjamin
keamanannya dan data akuntansi
yang dicatat terjamin ketelitiannya
dan keandalannya
1.Surat Permintaan Pembelian/Pesanan
diotorisasi oleh fungsi gudang untuk
barang yang disimpan dalam gudang
atau oleh kepala fungsi pemakai barang
untuk barang yang langsung pakai,
2.Laporan Penerimaan Barang diotorisasi
oleh fungsi penerimaan.
3.Bukti Kas Keluar diotorisasi oleh fungsi
akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.
4.Pencatatan terjadinya utang
didasarkan pada bukti kas keluar
yang di dukung dengan order
pembelian, laporan penerimaan
barang dan faktur dari suplier.
5.Pencatatan ke dalam kartu utang dan
bukti kas keluar diotorisasi oleh
fungsi akuntansi.
Praktik Yang Sehat
Penggunaan Formulir Bernomor Urut Tercetak
Untuk menciptakan praktik yang sehat, formulir
penting yang digunakan dalam perusahaan
konstruksi harus bernomor urut tercetak dan
penggunaan nomor urut tersebut di pertanggung
jawabkan oleh manajer yang memiliki wewenang
untuk menggunakan formulir tersebut. Oleh
karena itu dalam sistem akuntansi pembelian
formulir pokok surat pemesanan barang dan
laporan penerimaan barang harus bernomor urut
tercetak dan penggunaannya dipertanggung
jawabkan oleh fungsi yang bersangkutan.
Suplier Dipilih Berdasarkan Jawaban
Penawaran Harga Bersaing dari Berbagai
Suplier
Suplier harus dipilih tidak berdasarkan
hubungan istimewa dan pribadi di antara
fungsi pembelian dengan suplier, namun
berdasarkan perbandingan penawaran harga
bersaing yang diterima dari berbagai suplier.
Dengan cara ini kemungkinan pengadaan
barang yang lebih tinggi dari harga yang
normal dapat dihindari.
Barang Hanya Diperiksa dan Diterima Penerimaan,
Jika Fungsi ini Telah Menerima Tembusan Order
Pembelian dari Fungsi Pembelian
Dalam penerimaan barang harus diciptakan unsur
pengendalian intern sebagai berikut: tidak ada
barang yang diterima oleh fungsi penerimaan
tanpa didahului dengan dikeluarkannya order
pembelian dari fungsi pembelian. Fungsi
penerimaan hanya melakukan pemeriksaan dan
penghitungan barang yang diterima dari suplier jika
sebelumnya telah menerima tembusan surat order
pembelian yang telah diotorisasi oleh berwenang.
Fungsi Penerimaan Melakukan Pemeriksaan
Barang yang Diterima dari Suplier dengan Cara
Menghitung dan Menginspeksi Barang Tersebut
dan Membandingkan dengan Tembusan Surat
Order Pembelian
Agar perusahaan jasa konstruksi dapat
memperoleh barang yang dibeli sesuai dengan
yang dipesan fungsi penerimaan harus melakukan
pemeriksaan terhadap barang yang diterima dari
suplier dengan cara menghitung dan
menginspeksi barang tersebut serta
membandingkan dengan tembusan surat order
pembelian.
Terdapat Pengecekan Harga Surat
Pembelian dan Ketelitian Perkalian dalam
Faktur dari Suplier Sebelum faktur
Tersebut di Proses Untuk di Bayar
Bukti kas keluar hanya dibuat oleh fungsi
akuntansi setelah fungsi ini dilakukan
pengecekan harga, syarat pembelian dan
ketelitian perkalian dan penjumlahan
yang tercantum dalam faktur dari suplier.
Catatan Yang Berfungsi Sebagai Buku Pembantu
Utang Secara Periodik di Rekonsiliasi dengan Rekening
/Contral Utang dalam Buku Besar
Rekonsiliasi merupakan cara pencocokan data yang
dicatat dalam catatan akuntansi yang beda namun
berasal dari sumber yang sama. Dalam pencatatan
utang dengan sistem bukti kas keluar dokumen
sumber berupa bukti kas keluar yang dilampiri dengan
dokumen pendukung diarsipkan menurut tanggal
jatuh tempo faktur dari suplier. Praktik yang sehat
mengharuskan secara periodik diadakan rekonsiliasi
antara jumlah utang menurut arsip bukti kas keluar
yang belum dibayar dengan rekening kontrol utang
dalam buku besar.
 Bukti Kas Keluar Beserta Pendukungnya
di Cap "Lunas" oleh Fungsi Pengeluaran
Kas Setelah Cek di Kirimkan ke Suplier
Bukti kas keluar merupakan dokumen
yang digunakan untuk memberi otorisasi
fungsi keuangan untuk mengisi cek dan
mengirimkan ke suplier.