PROSEDUR ADMINISTRASI BISNIS RITEL

A. Memahami administrasi gudang

Definisi administrasi gudang yaitu kegiatan prosedur dengan metode tertentu dan kegiatan-
kegiatan yg berhubungan dengan penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang di gudang.
Administrasi gudang berkaitan erat dengan persediaan barang dagang sehingga kegiatan
administrasi gudang akan mempengaruhi nilai persediaan dan pelaksanaan stock opname.

B. Jenis-jenis transaksi :
1. Transaksi internal.
Transaksi internal adalah transaksi yg dihasilkan dalam proses administrasi pada bagian-
bagian yg ada di dalam perusahaan yg lebih menekankan kondisi keuangan pada perusahaan.
Contoh pencatatan perubahan nilai harta kekayaan perusahaan karena penyusutan, catatan
internal dan catatan stock opname.
2. Transaksi eksternal
Transaksi eksternal adalah transaksi administrasi yg dilakukan dengan pihak luar
perusahaan. Contoh transaksi pembelian, penjualan. penerimaan stock barang, dsb.

C. Mekanisme administrasi gudang

Agar alur administrasi gudang berjalan dengan baik perlu dibuatkan penanggung
jawab/pengelola gudang dalam setiap alurnya. Pengelola gudang terdiri atas kepala gudang, sub
bagian tata usaha (administrasi) gudang dan sub bagian operasional dan pengawasan gudang.

Tugas dan tanggung jawab Pengelola Gudang

Sub Bagian Administrasi Gudang Sub Bagian Operasional dan
Kepala Gudang
Pengawasan Gudang
Mengendalikan kegiatan organisasi Mencatat penerimaan dan pengeluaran Melakukan pemeriksanaan gudang,
gudang barang pengawasan gudang dan cek
fisik barang
Menerima dan mengeluarkan Membuat neraca penerimaan dan Melakukan penataan barang sesuai
barang pengeluaran barang dengan jenisnya di gudang
Melakukan cek fisik sesuai Menyiapkan laporan hasil cek Mengawasi penerimaan dan
jadwal yang telah ditentukan fisik barang kepada kepala gudang pengeluaran barang yg berada di
gudang
Menyampaikan laporan bulanan, Mempersiapkan surat masuk dan Menyusun laporan periodic
kuartal, semester dan tahunan keluar barang perkembangan gudang yg
tentang kondisi gudang dan menjadi kewenangannya
barang kepada pimpinan ritel
Bertanggung jawab atas barang Menyiapkan berita acara barang Melakukan pengawasan secara
yg berada di bawah pengelolaannya teratur di lingkungan gudang
Menyusun laporan periodic gudang Melakukan pengamanan gudang
sebagai bahan pertanggungjawaban. dan lingkungannya

D. Menelaah prosedur administrasi gudang

 Prosedur administrasi penerimaan dan pemeriksaan barang
1. Bagian penerimaan barang harus mengecek jadwal kedatangan barang pesanan sehingga dapat
menata ruang gudang terlebih dahulu.
2. Bagian penerimaan harus memastikan bahwa jadwal kedatangan barang pesanan tidak
bersamaan yg menyebabkan kemacetan di pintu masuk dan keluar gudang.
3. Bagian penerimaan dan pemeriksaan harus memastikan peralatan dan teknologi berfungsi
dengan baik untuk menghemat waktu pendataan barang.
4. Bagian penerimaan dan pemeriksaan harus menyiapkan dokumen-dokumen seperti dokumen
permintaan pembelian, dokumen pemeriksaan dan dokumen laporan barang rusak.
5. Barang pesanan yg datang harus diperiksa terlebih dahulu, baik pemeriksaan fisik barang
maupun pemeriksaan kelengkapan dokumen kurir.
6. Apabila barang telah diperiksa, bagian pemeriksaan membuat dokumen laporan pemeriksaan
barang.
7. Apabila barang telah diletakkan di gudang toko, bagian penerimaan dan pemeriksaan
mengeluarkan bukti penerimaan barang.

Dokumen permintaan pembelian (purchase order) merupakan dokumen yg menunjukkan bahwa

pihak manajemen toko telah mengajukan pembelian sejumlah pasokan barang, sehingga pengelola
gudang dapat memastikan barang yg datang telah resmi dibeli dan dipesan oleh pihak manajemen
toko.
Contoh purchase order :

PURCHASE ORDER

Pengirim : Kepada :
PT Jayamart PT Kencana
Jl. Gatot Subroto No. 50 Jl. Adipati Unus No. 2A
Pekanbaru - RIAU Palembang - Sumatera Selatan

Nomor PO : 20-5-1234
Tanggal PO : 20-3-2020

Harap Saudara kirim barang berikut ini : (biasa/segera/mendesak)

Jenis Barang Merek Tipe Ukuran Kuantitas
Minuman soda Kharisma kaleng 250 ml 10 karton
Minuman soda Lembayung kaleng 250 ml 8 karton
NB : Nomor PO harap Saudara cantumkan dalam faktur atau bukti pengiriman.

Bagian Pembelian

(ttd)
Adinda

Dokumen pengecekan (tally sheet) digunakan untuk mengumpulkan data secara real time pada
lokasi data tersebut muncul untuk merekam atau menyimpan informasi kualitatif maupun kuantitatif
yg diinginkan dengan cepat mudah, dan efisien guna mengontrol kualitas barang.
Contoh dokumen pengecekan (Tally Sheet) :
PT Jayamart Inventory Tally Sheet
No. BC/045/04/2020 Pengecekan tanggal : 03-04-2020

Kode barang : AA-1234

Nama barang : Minuman bersoda merek Kharisma ukuran 250 ml
Tipe barang : minuman kaleng
Penghitungan jumlah : 10 karton (200 unit)
No. PO : 20-5-1234
Pemasok : PT Kencana

Keterangan 1 2 3 4 5 Keterangan
Kualitas packing 5
Kondisi barang 5
Kesesuaian barang 5
Kesesuaian jumlah 5
Ketepatan pengiriman 4
Terlambat satu hari dari jadwal
Total nilai 24
seharusnya.

Manajer Gudang, Bagian Pemeriksaan,

(ttd) (ttd)
Makmur Agus

Bukti penerimaan (receiving report) dibuat pembeli sebagai bukti kepada penjual bahwa pembeli
telah menerima barang. Ada 2 rangkap dokumen penerimaan barang, lembar asli untuk penjual dan
lembar copy untuk pembeli.

Contoh bukti penerimaan (Receiving Report)

LAPORAN PENERIMAAN BARANG

PT JAYAMART
Nomor kartu : 8A/087/04/2019
Tanggal penerimaan : 03/04/2019
Diterima melalui : Bagian gudang, logistic pihak ketiga (PT Armada)
Perusahaan pengirim : PT Kencana
Nomor PO : 20-5-1234
Jenis Barang Merk Tipe Ukuran Kuantitas
Minuman soda Kharisma Kaleng 250 ml 10 karton
Minuman soda Lembayung Kaleng 250 ml 8 karton

Manajer Gudang, Diperiksa Oleh: Diterima Oleh:

(ttd) (ttd) (ttd)
Makmur Agus Riski
Dokumen form barang rusak (damages good) menunjukkan barang-barang yg sudah rusak atau
tidak layak jual sehingga tidak boleh sampai ke tangan konsumen. Dokumen ini dikeluarkan oleh
bagian pemeriksaan atau penerimaan barang ketika barang pesanan datang. Dokumen ini diserahkan
kepada pemasok bersamaan dengan barang yg rusak. Dokumen ini dibuat rangkap 3, lembar asli
diberikan kepada pemasok, lembar kedua disimpan oleh bagian gudang dan lembar ketiga
diserahkan kepada bagian akuntansi perusahaan.

Contoh form barang rusak (Damages Good):

LAPORAN PENGEMBALIAN BARANG RUSAK

PT Jayamart
No. BG/012/04/2020

Nomor faktur pembelian : AA/20/03/1234

Tanggal pembelian : 20-03-2020
Total pembelian : Rp 4.320.000,-
Beban angkut : Rp 100.000,-
Pembeli : PT Jayamart
Gudang : Gudang toko/Gudang pihak ketiga
Status pengembalian : sebagian/total
Pemasok : PT Kencana
Tanggal pengembalian : 03-04-2020
Daftar barang :

No Barcode Nama Barang Jumlah Harga Total Alasan

. Retur
1. 123412345 Minuman bersoda 1 karton Rp Rp 240.000,- kadaluwarsa
merek Lembayung (48 unit) 5.000,-/uni
kaleng 250 ml t
Total Rp 240.000,-

Diperiksa oleh,

(ttd
Rahmat

Prosedur administrasi penyimpanan barang :

1. Barang-barang pesanan yang baru datang diletakkan ditempat yg telah disiapkan sebelumnya.
Pastikan kondisi ruangan sesuai dengan sifat dan jenis barang agar tidak merusak fisik barang.
2. Bagian penyimpanan barang harus mendata setiap barang yg masuk dalam akun persediaan.
Dokumen kartu persediaan harus menjadi bukti penerimaan persediaan baru.
3. Bagian penyimpanan barang dapat memperbaharui persediaan barang lama dan barang baru pada
perangkat lunak yg dimiliki oleh perusahaan.
4. Bagian penyimpanan sebaiknya melakukan perhitungan fisik (stock opname) secara berkala agar
data yg dimiliki oleh perusahaan adalah data real time.
Dokumen yg harus dimiliki petugas bagian penyimpanan barang dagang meliputi kartu
gudang/kartu persediaan dan kartu stock opname. Contoh kartu gudang/kartu persediaan :

PT Jayamart
KARTU PERSEDIAAN
No. CS/009/05/2019

Periode awal : 25 April 2019

Periode akhir : 25 Mei 2019
Lokasi Penyimpanan : Gudang toko/Gudang pihak ketiga
Etalase penjualan : Minuman ringan
Daftar barang :

No Barcode Nama Pemasok Tanggal Tanggal Jumlah Sisa

. Barang Masuk Kedaluwarsa Barang
1. 12341234 Minuman PT Kencana 03-04-2019 21-01-2020 10 karton 3 karton
5 bersoda merek (480 (144
Lembayung unit) unit)
kaleng 250 ml
2. 12341245 Minuman PT Kencana 03-04-2019 15-02-2020 7 karton 2 karton
6 bersoda merek 336 unit) (196
Kharisma unit)
kaleng 250 ml

Palembang, 26 Mei 2019

Manajer Gudang Penyimpanan barang

(ttd) (ttd)
Makmur Anas

Kartu stock opname sering disebut montly inventory control sheet (MICS). Kartu ini
menunjukkan berapa banyak barang yg dimiliki oleh perusahaan, baik di dalam gudang maupun di
etalase toko. Contoh kartu stock opname :
PT Jayamart
KARTU STOCK OPNAME
No. DA/015/05/2019

Periode awal : 25 April 2019

Periode akhir : 25 Mei 2019
Lokasi Penyimpanan : Gudang toko/Gudang pihak ketiga
Etalase penjualan : Minuman ringan
Daftar barang :

Tangga Sisa Harga Harga Nilai Jual

No. Barcode Nama Barang Pemasok l Masuk Pokok Jual (Rp)
(Rp) (Rp)
1. 12341234 Minuman PT Kencana 03-04- 3 5.000 7.500 1.080.000
5 bersoda merek 2019 karton
Lembayung (144
kaleng 250 ml unit)
2. 12341245 Minuman PT Kencana 03-04- 2 5.000 7.500 720.000
6 bersoda merek 2019 karton
Kharisma (196
kaleng 250 ml unit)
TOTAL 1.800.000

Palembang, 26 Mei 2019

Manajer Gudang Penyimpanan barang

(ttd) (ttd)
Makmur Anas

Prosedur administrasi pengeluaran barang :

1. Barang yang hendak dikeluarkan untuk dijual di etalase harus diperiksa terlebih dahulu
kelayakannya.
2. Barang yang layak jual dapat dikeluarkan ke etalase dengan membuat bukti mutasi barang
3. Bukti pengeluaran barang dilakukan apabila barang dipindahkan ke tempat selain gudang atau
toko perusahaan.
4. Apabila barang sudah tidak layak untuk dijual, barang dapat dimusnahkan sesuai dengan
kebijakan toko.
5. Sebelum melakukan pemusnahan, bagian pengeluaran barang harus mendapat persetujuan dari
berbagai pihak.
6. Bagian pengeluaran barang harus membuat bukti berita acara pemusnahan barang dagang.

Dokumen yang perlu dipersiapkan dalam pengeluaran barang meliputi bukti pengeluaran
barang, laporan mutasi persediaan, berita acara pemusnahan barang.

Bukti pengeluaran barang merupakan buku yang merangkum lembaran mengenai informasi
mengenai pengeluaran barang-barang dari gudang baik mengenai waktu, kuantitas, kualitas dan
spesifikasi lainnya.
PT Jayamart
BUKTI PENGELUARAN BARANG
No. EA/003/04/2019

Tanggal pengeluaran : 08/04/2019

Lokasi penyimpanan : Gudang toko/Gudang pihak ketiga
Lokasi tujuan : Etalase toko/Gudang toko

Tanggal Tanggal Jumlah Sisa

No. Barcode Nama Barang
Masuk Kedaluwarsa
1. 123412345 Minuman bersoda 03/04/2019 21/01/2020 3 karton 7 karton
merek Lembayung (144 unit) (336 unit)
kaleng 250 ml
2. 123412456 Minuman bersoda 03/04/2019 15/02/2020 2 karton 5 karton
merek Kharisma (196 unit) (240 unit)
kaleng 250 ml

Palembang, 08 April 2019

Manajer Gudang Penyimpanan barang

(ttd) (ttd)
Makmur Anas

Laporan mutasi persediaan adalah perpindahan item barang dari satu tempat penyimpanan
menuju tempat penyimpanan lain. Contoh mutasi barang dari pihak gudang ketiga menuju gudang
toko maka secara otomatis persediaan dalam gudang pihak ketiga akan berkurang dan stok yang ada
di gudang toko akan bertambah. Perhatikan laporan mutase persediaan berikut ini :

PT Jayamart
BUKTI PENGELUARAN BARANG
No. PA/035/04/2019

Tanggal pengeluaran : 08/04/2019

Lokasi penyimpanan : Gudang toko/Gudang pihak ketiga
Lokasi tujuan : Etalase toko/Gudang toko

No Barcode Nama Tanggal Tanggal Jumla Harga Harga Nilai Jual

. Barang Masuk Kedaluwarsa h Pokok Jual (Rp)
(Rp) (Rp)
1. 12341234 Minuman 03/04/2019 21/01/2020 3 5.000 7.500 1.080.000
5 bersoda karton
merek (144
Lembayung unit)
kaleng 250
ml
2. 12341245 Minuman 03/04/2019 15/02/2020 2 5.000 7.500 720.000
6 bersoda karton
merek (196
Kharisma unit)
kaleng 250
ml
TOTAL 1.8000.000

Palembang, 08 April 2019

Manajer Gudang Penyimpanan barang

(ttd) (ttd)
Makmur Anas

Berita acara pemusnahan barang digunakan untuk memusnahkan barang yang kondisinya sudah
tidak layak jual, dibuat rangkap 2 yaitu untuk bagian gudang dan bagian akuntansi. Contoh
dokumen berita acara pemusnahan barang :

BERITA ACARA PEMUSNAHAN BARANG

No. GA/001/04/2019
Tanggal pemusnahan : 19/04/2019
Lokasi pemusnahan : Lokasi pemusnahan privat PT Jayamart

No Barcode Nama Jumlah Harga Nilai Stok Alasan Uraian

. Barang Pokok (Rp) Pemusnahan Pemusnahan
(Rp)
1. 12341267 Biscuit 1 karton 4.000 192.000 Sudah Barang
8 merek (48 unit) kedaluwarsa dihancurkan
Ariesta dengan mesin
300 gr kemudian
dibakar di
tempat
pembakaran
khusus
TOTAL 192.000

Palembang, 19 April 2019

Manajer Gudang Diperiksa oleh Diterima oleh

(ttd) (ttd) (ttd)

Makmur Darwin Agus