Lembar Informasi
T
standar maka perlu dibuat formulir-formulir. Pada setiap tahapan
transaksi dalam bisnis diperlukan bukti yang berupa dokumen. Dokumen inilah dikenal
dengan sebutan dokumen bisnis. Dokumen bisnis adalah data, catatan, dan atau
keterangan yang dibuat dan atau diterma oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan
kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk
corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar. Dokumen sebagai barang bukti,
harus dibuat pada setiap tahapan ransaksi bisnis.
Tahapan dari transaksi bisnis adakalanya panjang dan ada kalanya pendek. Hal
ini tergantung pada beberapa faktor. Faktor yang mempengerahu panjang pendeknya
transaksi misalnya; transaksi tersebut cash atau credit, perdangan local atau
internasional, dan lain sebagainya. Secara umum ada beberapa tahapan yang perlu
diperhatikan.
Ada tujuh tahapan transaksi bisnis yang relative paling penting. Tahapan yang
pertama adalah ketika memesan barang. Pada tahapan ini, dokumen yang diperlukan
adalah order form. Tahapan ke dua yaitu ketika terjadinya kesepakatan jual beli itu
terjadi. Pada tahapan ini dokume yang dibutuhkan adalah invoice. Tahapan selanjutnya
adalah barang dikirimkan dari penjual kepada pembeli. Pada tahapan pengiriman
barang ini, dokumen yang dibutuhkan dibuat untuk menyertai barang yang dikirim
adalah delivery note.
Apabila dari barang yang dikirim, sebagian tidak cocok dengan yang tertera pada
order form, maka barang akan diretur. Sebagai bukti barang dikembalikan dan akan
menjadikan konsekwensi pengurangan terhadap invoice, maka diperlukan untuk
membuat dokumen yang disebut dengan credit note.
Pada setiap akhir bulan, untuk merekap seluruh transaksi selama bulan yang lalu
maka bukti dokumen yang perlu dibuat adalah Statement of account. Apabila telah
jelah jumlah utang piutang antara pembeli dan penjual maka terjadi transaksi
pembayaran. Pada tahapan ini dokumen yang perlu dibuat sebagai alat bayar adalah
cheque. Selanjutnya tahapan yang terakhir yaitu pembuatan suatu dokumen sebagai
bukti bahwa telah terjadi transaksi pembayaran. Pada tahapan ini perlu dipersiapkan
dokumen yang disebut receipt atau disebut juga kwitansi. Sebagai ilustrasi dari uraian
di atas dapat dilihat pada tabel di bawah ini.
Goods Ordered order form
Goods Supplied invoice
Good Delivered delivery note
Some goods returned credit note
Account sent statement
Payment made cheque
Receipt given receipt
CUSTOMER SUPPLIER
1. Purchases Order / PO
Bag. Prod
4B. Check, BG, Cash Bag. Gud.
5. Credit Note
6. Kuintansi, Receipt
7. Statement
Keterangan singkatan:
DPB : Daftar permintaan / pengiriman barang
DPP : Daftar permintaan pembelian
IBV : Invoice
BG : Bilyet Giro
Keterangan Gambar:
1. Di pihak customer (tahap persiapan).
Sebelum perusahaan beroperasi, maka perusahaan harus memutuskan dan
menyediankan barang apa yang akan dijadikan komoditasnya. Stock Requisition
form digunakan untuk memberitahukan kepada bagian pembelian atau
purchasing department bahwa ada sejumlah barang yang perlu disediakan atau
dibeli.
Setiap produc line dari barang yang diterima dan tentunya siap untuk diperjual
belikan harus dicatat pada suatu formulir yang namanya stock control.
Secara umum setiap perusahaan tidak hanya menjual saju jenis komoditas saja,
tetapi banyak. Oleh karena itu, kiranya perlu membuat rekap dari seluruh
produc line yang dijadikan komoditas oleh perusahaan. Rekap tersebut dapat
dibuat dengan menggunakan stock of name forms.
2. Di pihak customer (tahap transaksi).
Bagian produksi akan meminta barang yang akan diproduksinya ke Bagian
Gudang dengan menggunakan formulir “Daftar Permintaan Barang” yang dibuat
2 rangkap, yaitu lembar ke – 1 (asli) dikirim ke Bagian Produksi (peminta
barang) untuk dijadikan arsip.
Jika barang yang diminta ada dalam persediaan digudang, maka Bagian Gudang
akan mengirimkan barang tersebut ke Bagian Produksi maka bagian produksi
dengan menggunakan formulir “Daftar Pengiriman Barang”
Tetapi jika barang yang diminta oleh bagian Produksi tidak ada dalam
persediaan di gudang, maka bagian pembelian untuk dibelikan barang tersebut.
Permintaan ini menggunakan formulir “Daftar Permintaan Pembelian” yang
dibuat 3 rangkap, yaitu lembar ke – 2 (asli) di bagian pembelian, lembar ke – 2
di bagian gudang, dan lembar ke – 3 di bagian produksi.
3. Di pihak costumer ke pihak supplier
Bagian pembelian di pihak costumer membeli / memesan barang tersebut ke
pihak Supplier di bagian penjualan. Pembelian ini menggunakan formulir
“Purchases Order” yang dibuat 3 rangkap, yaitu lembar ke – 1 (asli) di pihak
supplier (bagian penjualan), lembar ke – 2 dan 3 dipihak customer, yaitu lembar
ke – 2 di bagian Akuntansi / Keuangan pembelian sebagai arsip dan lembar ke –
3 di bagian gudang sebagai pemberitahuan bahwa permintaannya sedang
dilakukan pembelian.
4. Di pihak supplier
Setelah Bagian penjualan dipihak supplier menerima pesanan barang dari pihak
customer, bagian penjualan ini akan memberitahukan ke bagian gudang /
persediaan barang untuk mempersiapkan barang yang dipesan.
5. Di pihak supplier ke pihak customer dan dipihak customer ke pihak supplier.
Setelah baranga disiapkan, maka barang tersebut dikirimkan ke pihak customer
disertai dengan formulir “Delivery Order” yang dibuat oleh bagian penjualan
(dipihak supplier) sebanyak 3 rangkap. Ketiga – tiganya dikirimkan ke pihak
customer, barang yang diterima oleh pihak customer di bagian gudang.
Oleh pihak customer formulir tersebut dicocokkan dengan pesanan, setelah itu
baru ditanda tangani dan yang 2 lembar dikirimkan kembali ke pihak supplier
lembar ke – 1 (asli) dipihak customer (di bagian gudang), lembar ke – 2 dan 3
dipihak supplier, yaitu lembar ke – 2 di bagian gudang dan lembar ke – 3 di
bagian penjualan untuk dibuat faktur.
Setelah DO diterima kembali oleh pihak supplier, baru kemudian dibuat faktur
yang sebetulnya bisa juga dibuat bersamaan dengan DO faktur tersebut
dikirimkan ke pihak customer dan dibuat sebanyak 3 rangkap yaitu :
1. Apabila penjualan dilakukan dengan kredit, maka :
Lembar ke – 1 dan ke – 3 dipihak supplier, yaitu lembar ke – 1 di bagian
penjualan sedangkan lembar 2 dipihak customer.
2. Apabila penjualan dilakukan dengan cash, maka :
Lembar 1 dikirimkan kepihak customer di bagian keuangan, sedangkan
lembar 2 dan 3 di pihak supplier.
Oleh pihak customer setelah DO ditandatangani dan faktur diterima mereka
dibuat pencatatan di kartu barang di bagian gudang.
Apabila pihak customer mengembalikan barang ke pihak supplier, mereka
barang tersebut dikembalikan disertai dengan DO.
Setelah barang yang dikembalikan diterima oleh pihak supplier, mereka
dibuatkan credit note dan dikirimkan ke pihak customer, credit note dibuat 2
rangkap, yaitu lembar 1 dipihak customer di bagian keuangan dan lembar 2
dipihak supplier dibagian penjualan.
Jika penjualan dilakukan dengan cash, maka pihak customer (bagian keuangan)
akan membayar langsung ke pihak supplier (bagian keuangan dengan
mengirimkan uang tunai, cheque atau bilyet giro.
Dan pihak supplier akan mengirimkan kuintansi ke pihak customer.
Pada periode tertentu, pihak supplier akan mengirimkan statement ke pihak
customer yang tujuannya untuk mencocokkan catatan antara pihak supplier dan
customer. Statement dikirimkan jika telah terjadi transaksi hutang – piutang.
Quantity Description
PESANAN PEMBELIAN:
Nomor :
Tanggal:
Kepada :
Pemohon,
5. Purchases Order
Purchases Order adalah formulir yang memberitahukan pemesanan barang dari
customer kepada supplier yang berisi barang – barang yang dipesan. Purchases Order
dibuat 3 rangkap, satu yang asli ke penjual (di bagian penjualan), lembar kedua di
pembeli (di bagian gudang / pihak peminta). Purchases Order diberikan ke bagian
gudang sebagai pemberitahuan bahwa permintaannya sedang dilakukan pembelian.
8. Invoice
Faktur adalah formulir yang memberitahukan keterangan lengkap mengenai
barang – barang yang sudah diterima atar sudah terjual. Faktur dibuat tiga rangkap,
yaitu apabila penjualan dilakukan dengan kredit, lembar yang pertama disimpan di
pihak supplier (di bagian akuntansi), lembar kedua dikirimkan ke pihak customer, dan
lembar ketiga disimpan di pihak customer (di bagian keuangan) dan lembar dua dan
tiga di pihak supplier. Faktur biasanya dikirimkan oleh pihak supplier setelah DO
dikirimkan menyatakan barang – barang sudah diterima / sudah terjual. Perbedaan DO
dengan faktur : DO tidak mencantumkan harga barang sedangkan faktur mencantumkan
harga satuan dan diskon barang.
9. Credit Note
Credit Note adalah formulir yang memberitahukan mengenai pengurangan –
pengurangan terhadap barang – barang yang dikembalikan. Credit Note dibuat 2
rangkap : untuk penjual (bagian penjualan) dan untuk pembeli (bagian keuangan). Jika
ada pengembalian barang dari pembeli maka pembayaran adalah faktur dikurangi
memo kredit sedangkan apabila tidak ada pengembalian maka jumlah pembayaran
adalah jumlah yang tercantum dalam faktur.
10. Cheque
Pengertian cheque menurut peraturan perundang-undangan adalah surat perintah
tidak bersyarat dari pemegang buku rekening giro kepada bangnya untuk membayarkan
atau memindak bukukan sejumlah uang kepada seseorang.
11. Kwintansi
Kwitansi adalah formulir yang memberitahukan bukti kebenaran penerimaan
pembayaran dari penjual ke pembeli.
Tanggal : No.
ORDER BARANG
Kepada :
Hormat Kami,
DELIVERY NOTE
PT. DAYANG SUMBI
JALAN RASUNA SAID NO. 64
JAKARTA SELATAN
Kepada :
INVOICE
PT. DAYANG SUMBI
JALAN RASUNA SAID NO. 64
JAKARTA SELATAN
FAKTUR
No. : Tgl :
No. order :
Syarat Pembayaran :
Jatuh Tempo tgl. :
Kepada :……………………
PKP BPKP
NPWP
Hormat Kami,
CREDIT NOTE
PT. DAYANG SUMBI
JLN. RASUNA SAID NO. 64
JAKARTA SELATAN
NOTA KREDIT
Kepada Yth.
TERBILANG
HORMAT KAMI
CHEQUE
BANK SIMULASI
POLITEKNIK ITB
Rp.
No.
Sudah Terima dari ………………………………………
Uang Sebesar …………………………………………..
Untuk Pembayaran …………………………………….
……………………………………………………………
Rp. ……………………………..
………………………19……
STATEMENT OF ACCOUNT
PT. DAYANG SUMBI
JLN. RASUNA SAID NO. 64
JAKARTA SELATAN
No. …………..
Kepada Yth.
Apabila dalam jangka waktu ……… hari setelah surat ini diterima, maka kami
menganggap tidak ada kekeliruan bila Saudara tidak ada pemberitahuan.
Hormat Kami,
13. Buku Besar (Ledger)
Setiap terjadi transaksi bisnis, baik pembelian maupun penjualan, maka perubahan
tersebut harus dicatat di dalam buku besar atau ledger. Contoh buku besar yang
berbentuk “T” account dapat dilihat pada gambar sebagai berikut:
Rangkuman
Ada tujuh tahapan transaksi bisnis yang penting. Tahapan yang pertama adalah
ketika memesan barang. Pada tahapan ini, dokumen yang diperlukan adalah order form.
Tahapan ke dua yaitu ketika terjadinya kesepakatan jual beli itu terjadi. Pada tahapan
ini dokume yang dibutuhkan adalah invoice. Tahapan selanjutnya adalah barang
dikirimkan dari penjual kepada pembeli. Pada tahapan pengiriman barang ini, dokumen
yang dibutuhkan dibuat untuk menyertai barang yang dikirim adalah delivery note.
Apabila dari barang yang dikirim, sebagian tidak cocok dengan yang tertera
pada order form, maka barang akan diretur. Sebagai bukti barang dikembalikan dan
akan menjadikan konsekwensi pengurangan terhadap invoice, maka diperlukan untuk
membuat dokumen yang disebut dengan credit note.
Pada setiap akhir bulan, untuk merekap seluruh transaksi selama bulan yang lalu
maka bukti dokumen yang perlu dibuat adalah Statement of account. Apabila telah
jelah jumlah utang piutang antara pembeli dan penjual maka terjadi transaksi
pembayaran. Pada tahapan ini dokumen yang perlu dibuat sebagai alat bayar adalah
cheque. Selanjutnya tahapan yang terakhir yaitu pembuatan suatu dokumen sebagai
bukti bahwa telah terjadi transaksi pembayaran. Pada tahapan ini perlu dipersiapkan
dokumen yang disebut receipt atau disebut juga kwitansi.
Latihan
Lembar Latihan/Soal
Gambarkanlah langkah-langkah proses terjadinya business transaction! Jangan lupa
ceriterakanlah proses terjadi dari setiap langkah tersebut!
Lembar Pre-test
Lembar Pre-test
1. Apakah ada tahapan transaksi bisnis dalam barter?
2. Apa yang dimaksud dengan tahapan transaksi bisnis?
3. Ada berapa tahapan transaksi bisnis yang saudara kenal, coba jelaskan!
Lembar Post-test
From column 1 select the term, which corresponds in the meaning to a statement
numbered in column 2. In column 3 write the letter which represents the term after the
number to which it belongs.