Rangkuman Audit Lab 4 – Acquisition and Payment Cycle

 Class of Transaction
1. Acquisition of goods and services (1-3), dibahas
2. Cash Dishbursement (4), dibahas
3. Purchases Return and Allowances and Sales Return, tidak dibahas karena tidak
Immaterial
 Business Function
1. Processing Purchase Order
Dokumen Terkait: Purchase Requisition & Purchase Order (Akumulasi, info harga,
dan kuantitas barang)
2. Receiving Goods and Services
Dokumen Terkait: Receiving Report
Receiving Report yaitu berisi kuantitas, kondisi barang, penerima, kapan barang
diterima. Diterima oleh divisi penerimaan yaitu divisi yang memeriksa kondisi barang
apakah sesuai atau tidak dengan purchase order. Lalu, Receiving Report akan dikirim
ke divisi-divisi lain seperti warehouse, akuntansi, dan lain-lain.
Akun Terkait: Goods (Inventory, PPE, pPrepaid Expenses, dan lain-lain)
3. Recognizing the liabilities
Dokumen Terkait: Vendor Invoices, Debit Memo, voucher, vendor statement,
acquisition jpurnal, A/P masterfile.
Keterangan:
- Vendor Invoices: Berisi kuantitas, harga, diskon, dan jumlah yang harus dibayar
- Debit Memo: Purchase Return, bersifat mengurangi sisi Debit
- Voucher: File, folder, kontrol atas transaksi, kumpulan dokumen yang
berhubungan dengan transaksi
- Vendor Statement: Statement yang dikirimkan oleh penjual yang berisi status
utang dari pembeli, status dapat berupa +,-,dan balance
- Acquisiton Journal: Jurnal yang dicatat pada saat terjadi transaksi yang terkait
 - A/P masterfile: Daftar utang ke vendor, misal ke vendor A apakah hutang kita
berkurang, bertambah, dan dapat mengetahui balance dari utang ke vendor A dan
nantinya akan berpengaruh pada A/P Masterfile dan akan disamakan dengan
vendor statement

Akun Terkait: Goods, A/P

4. Cash Dishbursement (Payment)

Dokumen terkait:
- Check: Alat pembayaran
- Cash dishbursement transaction file: Merupakan file untuk pencatatan cash
disbursement journal
- Cash dishbursement Journal: Pencatatan jurnal berdasarkan transaksi pada cash
dishbursement transaction file
Akun Terkait: Cash, A/P

 TOC (Test of Control) yaitu untuk menilai keefektifan

1. Test of Acquisition yaitu mulai dari divisi melakukan Purchase Requisition sampai
receivement
- Authorization of purchases (oleh divisi pembelian): yaitu divisi melakukan
Purchase Requisition tidak boleh membeli barang sendiri dan harus dievaluasi
apakah sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta disesuaikan terhadap jumlah
dan pengaruhnya terhadap value perusahaan.
- SOD (Segregation of Duties): yaitu pemisahan tugas antara fungsi receiving
(penerimaan), warehousing (penerimaan barang), accounting (pencatatan).
- Timely Recording yaitu pencatatan disaat yang tepat ketika menerima barang,
menerima invoice seperti tergantung pada kebijakan pengiriman barang apakah
FOB Shipping Point atau FOB Destination.
- Independent Review yaitu review atas transaksi yang telah dicatat, untuk
melakukan cek ulang apakah sudah benar atau belum. Dan independensi terkait
dengan antara akuntan dan internal audit, yaitu tidak memegang kas, tidak
berhubungan dengan transaksi pembelian dan pembayaran barang.
 2. Test of Payment yaitu Pembayaran
- Check signed by authorized person: ditandatangani oleh orang yang terotorisasi
- SOD : Adanya autorisasi dari orang yang menandatangani check, bendahara
(treasury) yaitu orang yang memberikan uang, dan A/P yaitu bagian pencatatan.
- Examination of check document: Memeriksa hal-hal yang berhubungan dengan
transaksi pembayaran seperti melalu voucher.

 STOT (TRAO)
1. Occurance: Terjadi, non fiktif
2. Completness: Apakah sudah tercatat atau belum
3. Accurancy: Jumlahnya sesuai
4. Classification: Transaksi masuk ke transaksi atau akun cash atau A/P (Short or long)
5. Posting and Summarization: Apakah transaksi seusia pada General Ledger dan
jumlahnya harus sesuai
6. Timing: Transaksi dicatat pada periode yang benar

 TODB (BRAO) terkait dengan balance pada A/P

1. Out of period liability test: terkait dengan completness yaitu semua utang yang
sudah tercatat pada periode terkait
- Audit procedure:
a. Examination document for subsequent cash dishbursement: Memeriksa
dokumen cash dishbursement contoh perusahaan melakukan permbayaran
menggunakan check. Lakukan cek apakah benar pembayaran tersebut
dibayarkan, yaitu melalui record apakah ada A/P yang jumlahnay sesuai
dengan pembayaran tersebut (tracing: completness)
b. Examine document for bills and not paid year end: Tagihan yang belum
dibayar pada tahun tersebut, dengan adanya pencatatan A/P.
c. Trace Receiving Report and Vendor Invoice: General Journal terkait
dengan pencatatan transaksi jika invoice sudah sampai maka harus dicatat.
d. Trace Vendor Statement to A/P Trial Balance
Maka bandingkan Status A/P yang dicatat oleh vendor = A/P Trial Balance
 e. Send Confirmation to vendor: Konfirmasi kepada vendor, contoh transaksi
no E331 sejumlah $1,000 benar atau tidak vendor punya piutang sebesar
$1,000
2. Cutt off test: Apakah A/P masuk ke periode yang benar
- Audit Procedure:
a. Physical Observation of Inventory :
 Stock opname yang dilakukan pada akhir tahun, menghitung inventory
dan membandingkan antara inventory yang diterima dengan inventory yang
terdapat pada warehouse.
 Observasi yaitu melakukan pengamatan terhadap proses penerimaan
barang yang dilakukan oleh perusahaan. Contoh: Receiving report terakhir
pada tahun 2017 adalah 377 maka Receiving Report no 377 kebawah masuk
ke tahun 2017 sedangkan 377 keatas masuk ke tahun 2018.
b. Inventory in transit yaitu inventory yang masih OTW, dan apakah boleh
diakui oleh perusahaan?
Contoh: Jika menggunakan FOB Destination dicatat pada awal tahun 2019
bukan akhir tahun 2018, jika FOB Shipping Point dicatat pada akhir tahun
2018 bukan awal tahun 2019.