SOP Administrasi Transaksi

dan Alur Transaksi

Oleh:
Imron Rosyadi
( silahkan download materi ini di : bit.ly/AdminAkuntansiMEC )
bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 SOP Administrasi Transaksi dan
Alur Transaksi

SOP Administrasi Alur Transaksi

Transaksi

Ruang Lingkup
Administrasi Alur Pembelian

Standard
Operasional Alur Penjualan
Procedure (SOP)

bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Ruang Lingkup
Administrasi

bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Pengertian Administrasi
• Kata administrasi berasal dari kata Latin (Yunani) yaitu ad + ministrare.
Artinya adalah melayani, membantu atau memenuhi..
• Administrasi adalah suatu pengabdian atau pelayanan, yaitu pemberdayaan
sumber daya lainnya dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan

bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Manfaat Administrasi
• Dapat mengetahui barang yang masuk maupun keluar dan hasil dari pembelian
maupun penjualan sehingga dapat meminimalisasi resiko kehilangan barang
• Perusahaan dapat melakukan fasilitas purnajual kepada konsumen dengan
menunjukkan bukti transaksi kesepakatan penjual
• Perusahaan akan dapat dengan mudah menghubungi pihak-pihak lain melalui
berbagai media komunikasi baik itu rekanan, konsumen, instansi pemerintah
maunpun pemasok (supplier)
• Pihak yang membutuhkan informasi tentang perkemabangan atau perubahan
perusahaan dapar dengan mudah mengetahui dengan adanya laporan pencatatan
tersebut
bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Tujuan Administrasi
• Dapat menyusun program pengembangan usaha dan kegiatan
pengorganisasian perusahaan
• Dapat mengamankan kegiatan-kegiatan usaha dan organisasi
perusahaannya
• Dapat memantau aktivitas administrasi perusahaan
• Dapat menilai kinerja dalam kegiatan-kegiatan pengorganisasian
dalam perusahaannya
bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Fungsi Administrasi
• Planning (Perencanaan)
• Organizing (Pengorganisasian)
• Coordinating (Pengkoordinasian)
• Reporting (Pelaporan)
• Budgeting (Penentuan Anggaran)
• Staffing
• Directing (Pengarahan atau Bimbingan)
bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Kegiatan Administrasi

bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Penyelenggaraan Administrasi

• Sistem Pencatatan Terus-menerus

• Sistem Pencatatan secara Periodik

bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Administrasi Transaksi yang Dibutuhkan
Perusahaan

• Perusahaan Jasa
• Perusahaan Dagang
• Perusahaan Manufaktur
bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Perusahaan Jasa
• Produk yang dihasilkan berupa jasa
• Produk yang dihasilkan tidak berwujud (Intangible Goods)
• Dalam laporan keuangan di bagian pendapatan ditulis sebagai
pendapatan dari jasa (Service Revenue).
• Tidak ada HPP karena tidak mengelola barang.
• Contoh: pengacara, salon, kantor akuntan dsb.
bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Perusahaan Dagang
• Produk yang dihasilkan berupa barang.
• Produk yang dihasilkan berwujud (Tangible Goods)
• Dalam laporan keuangan di bagian pendapatan ditulis sebagai
pendapatan dari penjualan (Sales Revenue).
• Ada HPP karena mengelola barang.
• Contoh: toko kelontong, minimarket, toko serba ada dsb.
bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Perusahaan Manufaktur
• Produk yang dihasilkan berupa barang.
• Produk yang dihasilkan berwujud (Tangible Goods) berupa: raw
material, work in process, finish goods.
• Perusahaan manufaktur selain menjual barang kepada konsumen
mereka juga memproses barang tersebut yang berawal dari
pembelian bahan-bahan dasar, pemrosesan barang hingga menjadi
barang yang siap dijual.
bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Ciri – Ciri Perusahaan Dagang
• Melakukan transaksi pembelian dan penjualan barang dagang baik
secara tunai maupun secara kredit.
• Melakukan penyimpanan barang dagang setelah pembelian dan
sebelum barang dagang laku terjual.
• Melakukan transaksi retur pembelian atau retur penjualan bila
diperlukan.
• Melakukan transaksi pelunasan/pembayaran utang dan penerimaan
piutang dagang yang telah terjadi
bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Kegiatan dalam Usaha Dagang

• Pelaksanaan pembelian barang dagangan.

• Barang dagangan disimpan, dipajang, atau
dijajakan/ditawarkan langsung.
• Penjualan barang dagangan langsung kepada
konsumen atau melalui peran-tara.
bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Kegiatan dalam Usaha Dagang
Pembelian Penawaran Penjualan

Pengecer Konsumen
Simpanan
Barang
Dipajang
Dagangan
dijajakan

Konsumen

bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Latihan 1

• Buatlah diagram yang menggambarkan

kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan
jasa dan manufaktur serta beri penjelasan
untuk masing-masing tahapannya!
bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Formulir/Berkas-Berkas Administrasi
Transaksi
• Pembelian
• Biaya Angkut Pembelian
• Retur Pembelian
• Potongan Pembelian
• Penjualan
• Retur Penjualan
• Potongan Penjualan
• Biaya Angkut Penjualan
• Persediaan Barang Dagangan
bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Formulir/Berkas Administrasi Transaksi
(Pembelian)
• Transaksi pembelian barang dagang dalam perusahaan dagang yang
ditujukan untuk dijual kembali akan dicatat pada akun pembelian.
• Pembelian dapat dilakukan secara tunai atau kredit dan bisa juga
sebagian tunai dan sebagian sisanya secara kredit.
• Bukti transaksi berupa: faktur untuk pembelian secara kredit dan
kuitansi (nota kontan) untuk pembelian yang dilakukan secara tunai.

bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Formulir/Berkas Administrasi Transaksi
(Biaya Angkut Pembelian)
• Sebelum memperoleh barang yang dibeli, biasanya perlu
mengeluarkan ongkos angkut dari toko atau sampai ke
gudang pembeli, sehingga harga perolehan barang = harga
beli + ongkos angkut.
• Bukti transaksi berupa: faktur untuk pembelian secara kredit
dan kuitansi (nota kontan) untuk pembelian yang dilakukan
secara tunai.
bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Formulir/Berkas Administrasi Transaksi
(Retur Pembelian)
• Terjadi bila barang yang dibeli tidak sesuai dengan yang dipesan atau rusak
dalam perjalanan.
• Pihak pembeli berhak mengembalikan kepada penjual.
• Jika pembelian dilakukan secara tunai, maka penjual mengembalikan uangnya
secara tunai kepada pembeli.
• Jika pembelian dilakukan secara kredit, pembeli akan membuat nota debet
sebagai pengurangan utangnya.

bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Formulir/Berkas Administrasi Transaksi
(Potongan Pembelian)
• Potongan pembelian diberikan oleh
penjual dengan tujuan agar pembeli dapat
melunasi utangnya sebelum tanggal jatuh
tempo, atau pelunasannya dalam jangka
waktu potongan.
bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Formulir/Berkas Administrasi Transaksi
(Penjualan)
• Transaksi penjualan barang dagang dalam perusahaan dagang dapat
dilakukan baik secara tunai maupun secara kredit, atau sebagian secara tunai
dan sisanya dibayar secara kredit.
• Bukti transaksi yang digunakan adalah berupa faktur atau bukti penerimaan
kas.
• Penjualan dalam partai kecil atau eceran umumnya dilakukan secara tunai,
sedangkan penjualan dalam partai besar atau grosir sering kali dilakukan
secara kredit.
bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Formulir/Berkas Administrasi Transaksi
(Penjualan)
• Jika perusahaan melakukan penjualan secara tunai, bukti transaksi
yang diperlukan umumnya adalah pita mesin register kas, nota
kontan atau rekapitulasi penjualan tunai yang dibuat oleh kasir.
• Apabila perusahaan melakukan penjualan secara kredit maka
perusahaan akan membuat faktur, paling tidak, rangkap 2 (dua),
faktur asli dikirimkan ke pembeli dan faktur kopi digunakan untuk
internal perusahaan.
bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Formulir/Berkas Administrasi Transaksi
(Retur Penjualan)
• Terjadi jika barang yang telah dijual/dikirimkan
dikembalikan lagi oleh pihak pembeli dengan alasan
tertentu. (rusak atau tidak sesuai dengan pesanan).
• Bagi pihak penjual pengembalian barang tersebut
akan mengurangi piutang (tagihannya).
bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Formulir/Berkas Administrasi Transaksi
(Potongan Penjualan)
• Potongan penjualan diberikan untuk merangsang pembeli agar
segera membayar utangnya, sebelum tanggal jatuh tempo yang
ditetapkan.
• Potongan penjualan akan mengurangi jumlah piutang yang
diterima di saat jatuh tempo.
• Bukti transaksi yang digunakan berupa kuitansi atau bukti kas
masuk.
bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Formulir/Berkas Administrasi Transaksi
(Biaya Angkut Penjualan)
• Dalam perjanjian saat barang dijual, mungkin
saja penjual akan menanggung biaya angkut
atau biaya pengiriman barang sampai di
gudang pembeli.

bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Formulir/Berkas Administrasi Transaksi
(Persediaan Barang Dagangan)
• Persediaan barang dagang adalah jumlah persediaan barang dagang yang ada
pada akhir periode tertentu.
• Misalnya Persediaan barang dagang 31 Desember 2006, yaitu nilai persediaan
setelah dilakukan perhitungan secara fisik (stock opname) yang ada di dalam
gudang atau toko.
• Persediaan tersebut dicatat dalam akun persediaan barang dagang. Bukti yang
digunakan adalah bukti memorial.

bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Standard Operational
Procedure

bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Pengertian
• Merupakan suatu aturan yang diterapkan oleh pihak perusahaan
untuk menangani berbagai aktivitas-aktivitas yang terjadi di
perusahaan tersebut.
• Setiap aktivitas perusahaan akan mempunyai standar prosedur
operasional supaya dapat bekerja dalam melakukan kegiatan yang
terdapat pada perusahaan supaya dapat bekerja sesuai target atau
standar yang telah ditetapkan.
bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 SOP Administrasi Penjualan Tunai
• Apabila terdapat permintaan dari pelanggan, maka harus dibuktikan dengan surat
permintaan atau order dari pihak calon pembelian
• Apabila terjadi negosiasi, maka diperlukan bukti pertemuan berupa notulen atau catatan
kesepakatan sementara
• Membuat dan menandatangani surat perjanjian dibuktikan dengan adanya surat perjanjian
• Dalam pembuatan faktur harus dibuat serapi mungkin dan teliti, sehingga calon konsumen
tidak meragukan perusahaan tersebut, untuk kepentingan administrasi, maka faktur dibuat
rangkap atau terdapat Salinan-Salinan
• Lakukan pengecekan invoice asli dan salinannya, apabila sudah sudah sesuai atau tepat,
terima pembayaran barang tersebut dan periksalah secara teliti uang tunai yang diterima

bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 SOP Administrasi Penjualan Kredit
• Apabila terdapat permintaan dari pihak konsumen, maka dibuktikan dengan surat
permintaan atau order dari pihak pembeli
• Aplikasi kredit dibuat oleh calon pembeli
• Lakukan pemeriksaan formulir pada aplikasi kredit terhadap bukti-bukti
• Survei kepada calon pelanggan dibuktikan dengan formulir bukti survei
• Apabila pengajuan kredit disetujui, maka harus dibuktikan dengan tandatangan
• Buat faktur yang menyatakan bahwa terjadi transaksi di dalam perusahaan yang
berisi tanggal transaksi, nama barang, jumlah barang hingga harganya
bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Alur Transaksi

bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Alur Transaksi Pembelian
 Surat Permintaan Pembelian
a. Nama, jenis, tipe, kuantitas, dan kualitas barang yang diminta oleh pembeli
b. Jangka waktu maksimal dalam pengiriman barang
 Surat Permintaan Penawaran Harga
a. Nama, jenis, tipe, kuantitas, dan kualitas barang yang diminta oleh pembeli
b. Jangka waktu maksimal dalam pengiriman barang yang diminta oleh pembeli
c. Informasi terkait dengan syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang yang
diminta oleh calon pemasok
bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Surat Permintaan Pembeliaan

Surat Permintaan Penawaran

bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Alur Transaksi Pembelian
 Surat Order Pembelian
a. Nama dan alamat pemasok
b. Nama, jenis, tipe, kuantitas, dan kualitas barang yang diminta oleh pembeli
c. Jangka waktu terkait penerimaan barang yang dipesan oleh pembeli
d. Syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang
 Laporan Penerimaan Barang
a. Tanggal penerima barang
b. Nomor order pembelian yang bersangkutan
c. Nama, jenis, tipe, kuantitas, dan kualitas barang yang diterima
d. Keterangan hasil dari pemeriksaan barang
 Bukti Pengeluaran Kas
bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Surat Order Pembelian
Laporan Penerimaan Barang
bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 Alur Transaksi Penjualan
1. Permintaan dari pembeli (lisan atau tertulis)
2. Negosiasi
3. Membuat dan menandatangani surat perjanjian
4. Membuat faktur (invoice)
5. Memeriksa barang yang dijual
6. Menerima pembayaran
7. Membuat bukti transaksi
8. Mengirin barang yang dijual
bit.ly/AdminAkuntansiMEC
 SEMOGA BERMANFAAT

bit.ly/AdminAkuntansiMEC