Bagan Alir Dokumen Penjualan yang Berjalan pada

UD Rahma Banjarmasin
 Berdasarkan bagan alir dokumen Sistem Penjualan Tunai pada UD Rahma
Banjarmasin dapat dijelaskan sebagai berikut:
1) Bagian penjualan
Menerima order dari pelanggan. Melakukan konfirmasi barang yang
tersedia kepada bagian gudang. Membuat nota penjualan rangkap 1.
Menerima pembayaran dari pelanggan. Menyerahkan nota penjualan kepada
bagian gudang dan menerimanya kembali bersama barang yang telah
disiapkan oleh bagian gudang. Menyerahkan nota dan barang kepada
pelanggan. Melakukan pencatatan pada buku penjualan tunai. Menyerahkan
buku penjualan tunai bersama uang hasil penjualan.
2) Bagian gudang
Bagian gudang melakukan pengecekan barang dan melakukan konfirmasi
kepada bagian penjualan barang yang tersedia. Menerima nota penjualan dan
menyiapkan barang pesanan pelanggan. Menyerahkan barang bersama nota
pembelian kepada bagian penjualan.
3) Pimpinan
Menerima buku penjualan tunai bersama uang hasil penjualan dari bagian
penjualan.
Bagan Alir Dokumen Penjualan yang di Sarankan
untuk UD Rahma Banjarmasin
 Berdasarkan bagan alir dokumen sistem penjualan yang disarankan oleh
penulis untuk UD Rahma Banjarmasin dapat dijelaskan sebagai berikut:
1) Pelanggan
Pelanggan datang ketoko kemudian memesan barang yang diinginkan
kepada bagian penjualan.
2) Bagian penjualan
a) Bagian penjualan menerima pesanan barang dari pelanggan, lalu
menanyakan persediaan barang kepada bagian gudang. Kemudian bagian
gudang akan memberitahu bagian penjualan mengenai persediaan barang,
Apabila barang yang dipesan pelanggan sudah sesuai dan tersedia maka
akan terjadi proses transaksi penjualan dan dilakukan proses pembayaran
oleh pelanggan.
b) Setelah menerima pembayaran uang tunai sesuai dengan jumlah harga
yang dipesan oleh pelanggan, Bagian penjualan akan memasukan data
penjualan, kemudian akan mencetak nota penjualan sebanyak tiga
rangkap.
c) Nota 3 rangkap tersebut akan diberikan masing-masing kepada pelanggan,
bagian gudang dan diarsipkan di bagian penjualan. Nota untuk pelanggan
digunakan sebagai bukti pembayaran, nota untuk bagian gudang di
gunakan sebagai daftar rincian barang yang harus diambil dan diserahkan
ke pelanggan, sedangkan satu rangkapnya lagi akan diarsipkan pada
bagian penjualan.
d) Data penjualan yang sudah terkumpul akan dibuat laporannya dengan cara
dicetak secara berkala. Laporan penjualan akan diserahkan kepada
pimpinan beserta dengan uang yang didapatkan dari hasil penjualan.
3) Bagian Gudang
a) Menerima instruksi dari bagian penjualan untuk memeriksa persediaan
barang yang dipesan oleh pelanggan, kemudian bagian gudang akan
segera memeriksa persediaan barang tarsebut.
b) Memberitahukan kepada bagian penjualan mengenai persediaan barang,
apabila barang yang dipesan pelanggan tersedia maka akan dilanjutkan
 pada proses transaksi oleh bagian penjualan, sedangkan apabila barang
yang dipesan oleh pelanggan tidak tidak tersedia maka tidak akan
dilanjutkan proses transaksi atau bisa dianggap selesai.
c) Apabila barang yang dipesan pelanggan sudah tersedia maka akan terjadi
proses transaksi pada bagian penjualan dan bagian penjualan akan
mengirimkan satu rangkap nota sebagai data rincian barang yang harus
diambilkan oleh bagian gudang.
d) Setelah menerima nota satu rangkap dari bagian penjualan maka bagian
gudang akan mencarikan dan menyiapkan barang sesuai rincian pada nota
tersebut kemudian mengantarkannya kepada bagian penjualan untuk
diserahkan kepada pelanggan. Nota yang ada pada bagian gudang
kemudian diarsipkan.
4) Pimpinan
Menerima laporan penjualan beserta uang tunai dari bagian penjualan
Bagan Alir Dokumen Pembelian yang di Sarankan
untuk UD Rahma Banjarmasin
 Berdasarkan bagan alir dokumen sistem pembelian yang disarankan oleh
penulis untuk UD Rahma Banjarmasin dapat dijelaskan sebagai berikut:
1) Bagian Gudang
a) Bagian gudang memeriksa persediaan barang yang ada pada gudang.
b) Berdasarkan hasil pemeriksaan persediaan barang, bagian gudang akan
membuat daftar persediaan barang sebanyak dua rangkap, satu rangkap
sebgai arsip sedangkan satu rangkapnya lagi akan diserahkan kepada
bagian pembelian.
2) Bagian pembelian
a) Bagian pembelian menerima daftar persediaan barang yang diserahkan
oleh bagian gudang, daftar pesediaan barang akan menjadi patokan bagian
pembelian untuk menambah persediaan barang yang harus dibeli
persediaannya. Setelah mentukan persediaan barang mana saja yang akan
di beli, maka bagian pembelian akan membuat daftar perencanaan
pembelian.
b) Daftar perencanaan pembelian akan dibuat menjadi dua rangkap, satu
rangkap untuk diarsipkan pada bagian pembelian sedangkan satu
rangkapnya lagi akan dikirimkan kepada pihak pemasok.
c) Bagian pembelian akan menerima faktur dari pihak pemasok sebagai bukti
pembelian. Kemudian bagian pembelian akan memeriksa jumlah fisik
barang yang dikirim pemasok berdasarkan data pada faktur yang diberikan
pemasok apakah sudah sesuai. Apabila jumlah fisik barang sama dengan
data yang ada pada faktur maka bagian pembelian akan memasukan data
pembelian.
d) Data pembelian yang sudah terkumpul akan dicetak menjadi laporan
pembelian dan kemudian akan diserahkan kepada pimpinan.
3) Pemasok
a) Pemasok menerima daftar perencanaan pembelian dari bagian pemeblian
sebagai data barang apa saja yang harus dikirimkan. Pemasok akan
memeriksa persediaan barang, apabila persediaan barang yang diminta ada
maka akan dilanjutkan pada proses transaksi sedangkan apabila persediaan
 barang yang diminta tidak ada maka tidak akan dilanjutkan pada proses
transaksi atau bisa dikatakan selesai.
b) Persediaan barang yang diminta oleh bagian pembelian disiapkan oleh
pemasok dan kemudian dilanjutkan pada proses transaksi. Proses transaksi
akan menghasilakn faktur dengan rincian barang yang sesuai dengan yang
diminta oleh bagian pembelian. Faktur tersebut akan dicetak dua rangkap,
satu rangkap untuk diarsipkan pemasok sedangkan satu rangkapnya lagi
akan diserahkan kepada bagian pembelian.
4) Pimpinan
Pimpinan akan menerima laporan hasil pembelian dari bagian pembelian
sebagai data apa saja pembelian yang sudah dilakukan.